Software utilizat în Managementul Proiectelor 24

TEMA 10

RESURSELE PROIECTULUI
1. Tipuri de resurse
Odată ce ai nevoie să incluzi resurse în cadrul proiectului, trebuie să îţi răspunzi la următoarele întrebări:
- De ce tipuri de resurse ai nevoie ?
- De câte resurse ai nevoie ?
- De unde poţi lua aceste resurse ?
- Cum determini costul proiectului ?
Resursele sunt de două tipuri:
- Resurse de muncă – acestea termină activităţile în decursul timpului. De obicei aici intră oamenii
şi echipamentele.
- Resurse materiale – acestea sunt stocuri şi costuri de care este nevoie pentru a termina
proiectul.
În Project, ca şi în realitate, oamenilor care alcătuiesc resursele de muncă li se pot atribui un program
corespunzător cu ore libere sau vacanțe. De asemeni, Project poate determina resursele suprasolicitate
(cele cărora li s-au atribuit prea multe activităţi, sau prea puţin timp de desfăşurare).

2. Crearea listei de resurse

Lista de resurse reprezintă totalitatea resurselor disponibile care pot fi alocate unei activități. Pentru a
edita lista de resurse, vom selecta din meniul View opțiunea Resource Sheet și vom vedea următorul
tabel:

Fiecare câmp din foaia de resurse are o anumită semnificație:

- Indicators (Indicatori) - deşi nu se poate tasta în câmpul Indicators, pot apărea din când în când
nişte iconițe în acest câmp. Unele iconițe apar ca răspuns al unei acțiuni realizate asupra
proiectului. De exemplu se poate vedea un indicator care avertizează că o resursă a fost
supraalocată. În alte cazuri indicatorul apare pentru că s-a ataşat un comentariu la resursă.
- Resource Name (Numele resursei) - aici se tastează numele resursei. Pentru o persoană se poate
tasta numele acelei persoane sau numele profesiei.
- Type (Tip) - se foloseşte acest câmp pentru a se specifica tipul resursei - resursă umană,materială
sau o resursă de cost. MS Project face referire la resursele umane ca fiind resurse de muncă
implicit (Work).
- Material Label (Eticheta materialului) - pentru resurse materiale specifică o unitate de măsură.
Se poate alege eticheta dorită. De exemplu, se pot folosi minute pentru a specifica o deplasare
de serviciu, metri cubi pentru cherestea, litri pentru combustibil.
- Initials ( Inițiale) - se pot specifica inițialele resursei, sau se poate accepta inițiala stabilită implicit
de MS Project, care de obicei este prima literă a numelui resursei. Denumirea apare în orice
Software utilizat în Managementul Proiectelor 25
vizualizare la care se specifică acest câmp. În mod obişnuit apare numele resursei, dar se poate
configura vizualizarea pentru a se afişa inițiala.
- Group (Grup) - Se pot specifica grupuri pentru resurse dacă resursele au în comun nişte
caracteristici, ca de exemplu profilul muncii. Mai apoi se pot folosi aceste grupuri pentru operații
de filtrare sau de sortare si se pot afisa informații despre grup (un anumit profil al meseriei) ca
contrapondere la o resursă specifică. Pentru a specifica grupul este de ajuns tastarea numelui
acestuia.
- Max. Units (Maxim de unități) - Project exprimă volumul de muncă al resursei asociate prin
intermediul unui procent. De exemplu, o sută de procente reprezintă o unitate, sau echivalentul
folosirii complete a resursei, 50 de procente semnifică folosirea doar pe jumătate a resursei. Iar
200 de procente presupune folosirea completă de două unități de resursă.
- Std. Rate (Rată standard) - Rata standard specifică rata de încărcare prin muncă pentru o
resursă. Unitatea implicită este ora. Totuşi se pot specifica încărcări ale regimului de muncă în
alte unități de măsură (pentru resurse de muncă, se pot folosi minute, zile, săptămâni, luni, ani.
Pentru resursele de materiale se poate specifica o încărcare relativ la o unitate din acel material,
specificată prin etichetă).
- Ovt. Rate (Rată de depăsire a programului de lucru) - Rata de depăşire a încărcării unei resurse
specifică de exemplu cum se plătesc orele suplimentare față de valorile stabilite. Implicit MS
Project calculează rata raportată la o oră, dar aceasta se poate modifica.
- Cost/Use (Cost/Utilizare) - În această coloană (ce semnifică costul pentru o utilizare) se specifică
costul prevăzut pentru fiecare folosire a resursei. Costurile resursei se pot baza pe rata standard
(costul va fi calculat ca produsul dintre numărul de ore si costul unei ore), rata
Cost/Utilizare(dacă este un cost fix al utilizării) sau o combinație a celor două. MS Project
foloseşte o combinație dintre Cost/Utilizare și Rata standard pentru a calcula costul unei sarcini.
De exemplu dacă s-a închiriat un echipament care costă 25lei pe oră plus instalarea care costă
100lei, în câmpul Rata standard se va scrie 25lei/hour și la Cost/Utilizare 100lei.
- Accrue At (Creste la) - Acest câmp specifică cum și când MS Project facturează costul unei sarcini
ca fiind cost normal sau ca fiind cost suplimentar. Opțiunea implicită este Prorated (Divizat
proporțional), dar se poate alege și opțiunea Start sau End. Aceste opțiuni au următoarea
descriere:
• Dacă se alege Start și se alocă resursa respectivă unei sarcini, MS Project va calcula costul
imediat ce sarcina începe;
• Dacă se alege End și se alocă resursa unei sarcini, MS Project va calcula costul când sarcina
este finalizată;
• Pentru Prorated MS Project va incrementa costul sarcinii pe măsură ce se realizează munca
planificată.
- Base Calendar (Calendar de bază) - acest câmp specifică calendarul ce va fi folosit de MS Project
când se va planifica această resursă. Calendarul specifică intervale de lucru și intervale
nelucrătoare. Project presupune implicit că se foloseşte calendarul standard, dar se poate
personaliza calendarul pentru a acoperi oricare tip de program sau excepții de la program.
- Code (Cod) - Se poate folosi acest câmp pentru a se specifica o informație scurtă despre resursă,
de exemplu pentru un cod de cost al resursei.

În cazul nostru, vom încerca să menţinem lucrurile cât mai simple, aşadar, în acest tabel, pe coloana
Resource Name vom introduce numai 2 resurse: Inginer de design şi Inginer Software. Tabelul nostru va
trebui să arate astfel:
Software utilizat în Managementul Proiectelor 26

Așa cum se poate vedea în tabelul anterior, MS Project măsoară o resursă în procente (coloana Max
Units).
Ca o interpretare în tabelul nostru de resurse, pute m spune, de exemplu, că un singur inginer de design
își poate aloca activităților asociate 100% din timpul său. Dacă am fi dorit să avem 3 ingineri de design,
am fi introdus la coloana Max. Units valoarea 300%.
Dacă de exemplu, avem 2 ingineri software din care unul lucrează part-time (cu jumătate de normă),
atunci am introduce valoarea 150% în coloana Max. Units. De asemenea, putem atribui fiecărei resurse
o inițială pentru o identificare mai ușoară, introducând în coloana Initials inițiala dorită, ca în figura de
mai jos:

În cadrul proiectului nostru, dacă avem 3 ingineri de design, aceștia pot executa aceleași activităţi în
acelaşi timp, aşadar nu îi putem diferenţia. Pentru a-i putea diferenția, putem introduce în loc de inginer
de design numele unuia dintre ei și pentru ceilalți la fel, vom introduce câte un nume pentru fiecare în
coloana Resource name. Așadar, să zicem că mai adaugăm 2 resurse în proiectul nostru, Ionescu şi
Teodor și vom obține:

Astfel putem specifica ce resursă lucrează part-time şi ce resursă lucrează full-time. În cazul nostru,
Teodor lucrează part-time, iar Ionescu full-time. După cum poţi vedea în coloana Group am asociat un
grup fiecăruia, ID de la Inginer de Design. Așadar îi putem identifica o resursă şi după grupul din care
face parte, nu numai după iniţiale sau nume.
Acum însă, pentru proiectul nostru vom şterge ultimele 2 resurse și le vom lăsa doar pe primele. Cum
putem şterge o resursă? Facem click dreapta pe numărul unic asociat acesteia (valoarea din prima
coloană a tabelului) şi selectăm Delete Resource.
Stocul nostru de resurse va trebui să arate astfel:

După cum putem vedea, am ales 3 ingineri de design fiecare fiind plătit cu 50 lei/oră iar orele extra se
vor plăti cu 1,5 lei/oră. mai avem 3 ingineri software care sunt plătiți cu 100 lei/oră, fără bonusuri
pentru orele suplimentare.
Software utilizat în Managementul Proiectelor 27
În plus față de lista de resurse MS Project mai pune la dispoziție si fereastra de dialog Resource
Information pentru operații de finețe în definirea resurselor. Pentru a deschide această fereastră se face
dublu-clic pe oricare resursă introdusă din lista de resurse sau se alege din meniul Project -> Resource
Information, apoi se selectează tabul General.

Parametrii resurselor din lista de resurse fiind deja stabiliți, se va urmări deci configurarea acelor
parametri care nu sunt încă specificați (Ex: specificarea unei adrese de e-mail pentru stabilirea unei
comunicări facile).

Specificarea disponibilității resursei

Se presupune că se doreşte stabilirea unei resurse umane de o anumită profesie. Sunt disponibile mai
multe unități din această resursă, dar sunt intervale în care unele sunt disponibile iar altele nu.
Folosindu-se opțiunea Resource Availability se pot specifica intervalele de timp în care resursa este
disponibilă și gradul de disponibilitate.

Specificarea modului de rezervare

Se poate specifica un mod de rezervare al resursei. Aceste moduri sunt utile mai ales în cazul
companiilor. Sunt disponibile două moduri de rezervare Commited (Stabilită, aprobată) și Proposed
(propusă,sugerată).
Când se stabileşte o resursă, atunci ea este în mod oficial alocată proiectului.
Când se propune o resursă, aceasta specifică că resursa nu este în mod oficial alocată proiectului, care
efectiv determină calendarul resursei să rămână nemodificat de acțiunile din proiect.
Obs: Dacă un alt project manager ar stabili pentru proiectul său resursa propusă de noi pentru proiectul
nostru, MS Project nu l-ar avertiza că există o supraalocare. MS Project nu ține cont de rezervările
propuse când calculează alocarea resurselor.

Adăugarea de comentarii la resurse

Se apasă tabul Notes(Comentarii) din fereastra de dialog Resource Information. În fereastra ce apare
poate fi introdus un text cu orice formatare dorită. După ce s-a introdus comentariul dorit se apasă OK și
un indicator de „existență comentariu” va apărea sub forma unei iconițe în coloana Indicators din lista
de resurse.
Software utilizat în Managementul Proiectelor 28

3. Alocarea resurselor pentru fiecare activitate

Acum ne vom întoarce la modul de vizualizare al diagramei Gantt ori făcând click pe a doua iconiță de
sus din panoul de vizualizare, ori selectând din meniul View opțiunea Gantt Chart. Vom selecta primul
subtask (intervievare utilizatori) căruia îi vom atribui o resursă și vom apăsa în bara de instrumente
butonul care are ca imagine doi oameni.

Dacă nu găsiți acel buton, puteți selecta din meniul Tools opţiunea Assign Resources. Va apărea
următoarea fereastră:

Avem aici lista resurselor disponibile alcătuită din

coloana cu numele resurselor și coloana Units unde vom
introduce numărul de resurse alocate subtask-ului ales
de noi. În cazul nostru vom asocia 2 ingineri de design
pentru a intervieva utilizatorii, aşadar scriem în coloana
Units valoarea 200% (sau mai simplu, 200). După
aceasta apăsăm butonul Assign. Dacă se întâmplă să
greșești sau să nu mai vrei să fie alocată o resursă unui
subtask, poţi selecta în această fereastră resursa pe care
vrei să o retragi şi apeşi butonul Remove.

Acum, cu această fereastră încă deschisă, facem click în

tabelul de taskuri pe următorul subtask căruia îi vom
aloca o resursă, în cazul nostru Definirea cerințelor de performanţă. După cum putem vedea din lista de
resurse a fereastrei de mai sus a dispărut valoarea unităţilor de resurse alocate de noi mai devreme. De
ce ? Fiindcă ne-am mutat la un alt subtask care nu are nici o resursă asociată. Dacă facem înapoi click pe
subtask-ul intervievare utilizatori, vom vedea că apare din nou valoarea 200 la inginer de design.
Revenind la subtask-ul Definirea cerinţelor de performanţă, acestuia îi vom aloca 3 ingineri de design
Software utilizat în Managementul Proiectelor 29
(adică toţi, fiindcă doar trei avem în stocul de resurse). Mai departe vom aloca subtask-urilor
următoarele resurse:

Reprezentare în MS
Denumire subtask Denumire resursă Cantitate
Project
Logica design-ului Inginer de design 3 300%
Design-ul Bazei de date Inginer de design 2 200%
Inginer software
Codul program A Inginer software 2 200%
Codul program B Inginer software 2 200%
Cumpără componentele hardware Inginer de design 1 100%
Asamblare hardware Inginer de design 2 200%
Integrare software/hardware Inginer de design 2 200%

Acum putem închide fereastra de alocare a resurselor apăsând Close. Dacă tragem bara despărțitoare
dintre tabel și diagrama Gantt la dreapta până vedem toate coloanele, iată care va fi rezultatul:

Putem vedea în ultima coloana (Resources Names) numele resurselor alocate fiecărui subtask și
unitățile alocate din fiecare resursă. Se poate observa la subtask-ul cumpără componente hardware că
nu apare numărul de unităţi alocate din resursa respectivă. Acest lucru se întâmplă fiindcă nu am alocat
decât un singur inginer de design (100%) acestui subtask. Acum să presupunem că mai e nevoie de încă
2 ingineri de software la ultimul subtask de integrare software/hardware, aşadar facem click pe butonul
de alocare a resurselor şi introducem 200 la resursa inginer software. Iată rezultatul:
Software utilizat în Managementul Proiectelor 30

Mai mult ca sigur că nu ați observat că durata ultimului subtask acum a scăzut la o jumătate de zi
(compară ultimele 2 imagini).
În general, după ce alocăm resurse anumitor task-uri, durata de desfășurare a acestora scade, dacă am
alocat destule resurse (2, 3 sau 4 ingineri) pentru a scădea durata acestora.
Una e când o activitate este realizată de o persoană și alta este când este realizată de mai multe
persoane. Însă acest lucru nu este mereu valabil, chiar dacă MS Project pornește de la această premisă.
Dacă ştim că durata unui task va rămâne aceeași indiferent de câte câte resurse îi alocăm, putem să
modificăm în tabel durata task-ului ignorând sugestiile de modificare făcute de MS Project. În cazul
nostru vom scrie în loc de 0,5 days, 1d.

Este necesar să aveți grijă de două aspecte când alocați resurse anumitor activităţi:
- durata activităţilor să fie corectă;
- unităţile de resurse alocate să fie corect introduse.
După cum putem vedea, duratele task-urilor şi a subtask-urilor s-au modificat în proiectul nostru şi vrem
să nu se modifice. Modifică şi tu duratele task-urilor pe baza imaginii de mai jos (această imagine este
dintr-o lecţie anterioară):