Software utilizat în Managementul Proiectelor 53

TEMA 19

SORTAREA, GRUPAREA ŞI FILTRAREA INFORMAŢIILOR

Pentru fiecare tip de vizualizare pus la dispoziţie, MS Project ne oferă încă o modalitate de a organiza
informaţiile: sortarea, gruparea şi filtrarea. Dacă ni se va cere să printăm un raport cu structura de task-
uri a proiectului ordonată crescător după cost, vom face o sortare. Dacă ni se cere să printăm toate task-
urile în funcție de prioritatea acestora. vom face o grupare, iar dacă ni se vor cere doar taskurile critice
cu diagrama Gantt, vom face o filtrare. Fiecare dintre aceste funcții se poate aplica la aproape toate
modurile de vizualizare ale proiectului.

1. Sortarea informațiilor
În cazul proiectului nostru se presupunem că ni se cere să afișăm structura task-urilor ordonată după
cost. Ne asigurăm că suntem în modul de vizualizare al diagramei Gantt și ne ducem în meniul Project,
alegem submeniul Sort și selectăm opțiunea by Cost. Vom vedea că tabelul de task-uri s-a ordonat după
cost, chiar dacă nu putem vedea costul fiecărui task. Pentru a vedea costul ne ducem la meniul View în
submeniul Table și alegem Cost. Vom observa că sortarea s-a făcut descrescător după cost. Dacă dorim
să fie crescător, alegem din meniul Project –> Sort opțiunea Sort by și ne va apărea o fereastră cu trei
liste ascunse și câte două opțiuni pentru fiecare.

Selectăm în prima listă Cost şi bifăm opţiunea Ascending după care apăsăm OK. Acum vom vedea task-
urile în ordine crescătoare după cost. Alte opţiuni de sortare puse la dispoziţie sunt după Data de
începere a unui task, Data de sfârşire a unui task, după prioritatea unui task, ş.a.m.d. Dar pentru sortări
mai avansate, vom folosi opțiunea Sort by pentru a edita în fereastra de mai sus exact după ce vrem să
sortăm şi cum.

2. Gruparea informaţiilor
Pentru a grupa task-urile în task-uri critice şi non-critice, fiind încă în modul de vizualizare Gantt, algem
din Project -> Group by opțiunea Critical și iată rezultatul grupării:
Software utilizat în Managementul Proiectelor 54

Ca și la sortare, avem şi aici mai multe opţiuni implicite de grupare (după durată, durată și prioritate,
task-uri eveniment, etc.), însă pentru o mai complexă grupare, vom alege din meniul Project –> Group
by opţiunea Customize Group, şi vom vedea următoarea fereastră:

Aici putem introduce toate criteriile după care se va face gruparea. Ca un exemplu, în fereastra de mai
sus am introdus să se facă o grupare după task-urile critice şi non-critice, iar pentru fiecare tip de task, o
altă grupare după cost, sortat crescător. Iată rezultatul:
Software utilizat în Managementul Proiectelor 55

Putem vedea că bara galbenă indică cele două grupuri de task-uri, critice şi non-critice, iar bara gri indică
grupurile de taskuri care au un anumit cost (400 lei, 800 lei, etc.).

3. Filtrarea informațiilor
Ce înseamnă filtrare ? Filtrarea presupune eliminarea informaţiilor care nu aparţin anumitor criterii. De
exemplu, putem face o filtrare după task-urile critice, obţinând astfel o listă doar cu task-urile critice,
cele non-critice fiind eliminate (nu şi fizic, ci doar temporar). Așadar, în proiectul nostru dezactivăm
gruparea selectând din meniul Project -> Group by opțiunea No group, revenind la modul de vizualizare
Gantt. Acum vom selecta din meniul Project -> Filter for opțiunea Critical. Iată rezultatul:

Putem vedea că au dispărut task-urile non-critice doar privind diagrama Gantt, care ne arată doar task-
urile critice. Pentru a elimina filtrul, selectăm din acelaşi meniu Project –> Filter for opţiunea All Tasks
reafişând toate task-urile. Prin opţiunile de filtrare implicite putem găsi filtrarea după task-uri
evenimente, filtrarea task-urilor care încep şi se termină într-un anumit interval, care folosesc anumite
resurse, etc. Şi aici putem, evident, să alcătuim filtrele noastre personalizate. Pentru a face acest lucru,
selectăm din meniul Project -> Filter for opțiunea More filters și va apărea o fereastră cu o listă bogată
de filtre disponibile. Pentru a crea un nou filtru, apăsăm butonul New, şi va apărea o fereastră ca mai
jos:
Software utilizat în Managementul Proiectelor 56

Nu voi insista pe implementarea unui filtru, ci vom explica ce filtru am creat și cum în fereastra
anterioară. Mai sus am introdus un nume de filtru care va descrie filtrul nostru, am bifat Show in meniu
pentru a introduce acest filtru în lista de filtre implicite din cadrul submeniului Filter for, iar în tabelul de
mai jos am introdus două linii, astfel:
• Am selectat din prima listă ascunsă elementul Critical și am specificat ca aceasta să fie egal cu
Yes selectând opțiunea equals, făcând astfel să afișăm toate taskurile critice.
• Apoi am selectat And din prima coloană fiindcă mai impunem o condiţie: task-urile să se execute
după o anumită dată. Aşadar, am selectat Created din coloana Field Name pentru că ne
interesează când a fost creat task-ul, în coloana Test am ales is greater than or equal to (adică
mai mare sau egal) pentru că dorim ca task-ul să înceapă după o anumită dată, iar în ultima
coloană am introdus o valoare parametrizată. Această valoare parametrizată ne permite să
afişăm o fereastră la selectarea filtrului, în care utilizatorul poate introduce o valoare. În cazul
nostru am specificat între ghilimele ce mesaj să apară utilizatorului în acea fereastră şi după
ghilimele am specificat operatorul ? pentru ca Project să ştie că este o valoare parametrizată.
Apăsăm OK, Close la fereastra de filtre, iar din meniul Project –> Filter for vom alege filtrul
tocmai creat de noi, Critice după o anumită perioadă, şi vom vedea următoarea fereastră:

În această fereastră vom introduce o dată după care vrem să vedem task-urile critice, după care apăsăm
OK şi dacă am introdus bine data, vom vedea task-urile critice care au început după acea dată introdusă.