INSTRUMENTE SOFTWARE PENTRU

PROIECTE DE MARKETING
-4-

Conf. univ. dr. Dana Boldeanu

boldeanud@cig.ase.ro
 Conținutul cursului
2

Microsoft Project 2016 (II)

 Definirea listei resurse
 Tipuri de resurse
 Adăugarea unei resurse în lista de resurse
 Definirea calendarului de lucru pentru o resursă de tip muncă
 Alocarea resurselor pe sarcinile proiectului (I)
 Modalităţi alocare resurse
 Relaţia Work – Units – Duration (Muncă – Unităţi disponibile – Durată)
 Fixarea componentelor Work, Units, Duration
 Opţiunea Effort Driven
 Campul Peak
 Moduri de vizualizare a resurselor
 Supra-alocarea resurselor
3 Definirea listei de resurse
Tipuri de resurse
 WORK Resources - oameni şi echipamente care
realizează munca pentru proiect
 Personal
 Imobilizări
 Echipament
 MATERIAL Resources - consumabile care sunt utilizate
pe masură ce progreseaza proiectul. Trebuie precizata
unitatea de masura aferenta, de ex: buc, kg, etc.
 COST Resources - resurse financiare asociate cu o
sarcină de care aveți nevoie pentru derularea planului.
Exemplele: bilete de avion, divertisment, angajarea unui
tert, etc.
 Preț fix pe sarcină de lucru
 Definirea resurselor in MS Project (I)
5

 Grupul de optiuni View–> Resource Sheet

Meniul Task -> group View -> Resource Sheet

1
2

3
 Definirea resurselor in MS Project (I)
• Meniul Resource -> group View -> Resource Sheet
• Menul Resource permite planificarea, gestiunea si alocarea resurselor

O dată cu selectare modului de vizualizare Resource

Sheet din grupul de opţiuni View  Team Planner se
activează bara de instrumente Resource Sheet Tools
ce permite adăugarea de resurse prin butonul Add
Resources (umane, materiale şi financiare) care vor fi,
ulterior, asignate task-urilor proiectului.

05.12.2018 Project Management 6

Meniul Resource - Adăugarea de resurse

 Prin comanda Resource Pool are loc stabilirea şi actualizarea

rezervei de resurse (contactele din cadrul companiei,
departamentele, etc).
Detalii resurse (I)

 Resource Name – se completează denumirea resursei

 Type – se selectează tipul resursei: muncă (work) sau material
sau cost
 Material – se completează unitatea de măsură (pentru
resursele de tip material)
 Initials – abrevierea resursei este completată automat de către
aplicaţie ca urmare a completării denumirii resursei. Obs:
Dacă se doreşte, aceasta poate fi modificată prin tastarea
unei alte iniţiale
 Group – se completează denumirea grupului din care face
parte resursa, în cazul în care se doreşte o împărţire a
resurselor pe grupuri
Detalii resurse (II)

 Max – se precizează cât la sută din timp este disponibilă

resursa pentru acest proiect.
Exemple:
 O persoană care lucrează part-time doar 4 ore pe zi va
avea valoarea câmpului Max Units 50%.
 O persoană care lucrează full-time (8 ore pe zi) va păstra
valoarea de 100% unități de resursă.
 O echipă de lucru formată din 2 persoane ce vor lucra full-
time va avea o valoarea de 200% disponibilitate.
Detalii resurse (III)

 Std. Rate (Standard Rate) – se precizează onorariul de plată pentru

timpul standard de muncă
 Ovt. Rate (Overtime Rate) – se precizează onorariul de plată pentru
orele suplimentare de muncă
 Cost/Use – se precizează costul pe utilizare (dacă este cazul)
 Accrue At – se precizează cum şi când se decontează costurile
resurselor pe o sarcină. Se poate alege una dintre următoarele opţiuni:
 Start – toate costurile cu resursele se decontează la începutul sarcinii.
 Prorated (opţiunea implicită)– costurile se decontează proporţional cu utilizarea
resurselor, pe parcursul desfăşurării sarcinii.
 End – toate costurile cu resursele se decontează la finalul sarcinii.
 Base Calendar – se selectează calendarul de lucru al proiectului
11 Calendarul de lucru al unei resurse de muncă
Calendarul de lucru al unei resurse de tip muncă

 Presupune un orar de muncă diferit de cel definit prin

calendarul proiectului.
 Oferă posibilitatea de a defini:
 zile nelucrătoare pentru o resursă de muncă sau perioade
de indisponibilitate.
 un program limitat de muncă (precizând un interval orar) ce
va fi luat în considerare la alocarea resursei în cadrul
sarcinilor de lucru.
 Disponibilitatea unei resurse de muncă se aplică
întotdeauna la timpul de lucru definit prin calendarul
resursei.
 Definirea calendarului de lucru al unei resurse de tip muncă (I)
13

 Selectarea resursei de muncă din fereastra Resource Sheet

 Definirea la nivelul calendarului personalizat al proiectului a

unui calendarului propriu pentru fiecare resursa in functie de
programul acesteia (concedii de odihna, concediu maternitate,
concediu medical, etc.)

 Setarea programului specific resursei de muncă selectate din

Change Working Time
 Definirea calendarului de lucru al unei resurse de tip muncă (II)
14
15 Alocarea resurselor pe sarcinile proiectului
Alocarea resurselor – varianta 1

 Modul de vizualizare Gantt Chart -> coloana Resource Names

-> se selectează la nivelul fiecarei sarcini resursele necesare
desfasurarii acesteia
 Alocarea resurselor – varianta 2

 Modul de vizualizare Gantt Chart -> se selectează sarcina

pentru care se doreşte alocarea resurselor -> Meniul Task ->
grupul de optiuni Properties-> butonul Display Task Details ->
2 se completează detaliile privind resursele alocate
3

4
 Alocarea resurselor – varianta 2
Prin intermediul Caseta de dialog Display Task Details

• Trebuie sa se realizeze o atribuirea realistă a resurselor de muncă (umane si logistice)

si a celor materiale.
• Alocarea se realizeaza prin intermediul casetei de dialog Display Task Details
(meniul Task->grupul de optiuni Properties) in functie de efortul de implicare al
resurselor
Alocarea resursei de tip cost
 Alocarea sumei pentru resursa de tip cost se va face la nivel de sarcina.
 Se va introduce în fereastra Task Details Form în modul de vizualizare Cost (se
deschide din meniul contextual) sau cu dublu click la nivel de task fereastra Task
Information - in tab-ul Resources - Cost
Definirea termenilor de lucru in alocarea
resurselor
 Work – Cantitatea de munca (ore/persoana) necesara
pentru a finaliza un task
 de ex. Revizuirea unui document necesita 8h de munca din
partea referentului)
 Units (Assignment Units) – Numarul de resurse si/sau
procentul la care o resursa va fi desemnata sa lucreze
la un task – incarcarea implicita este 100%
 de ex. un referent isi va dedica 50% din timpul sau pentru
revizuirea unui document
 Duration – durata de desfasurare a unui task
 de ex. Revizuirea unui document va dura 2 zile
 Relaţia Work – Units – Duration (I)

Work = 8h
Units = 100%

Duration = 1 zi

Work = 8h
Units = 50%

Duration=2 zile
Relaţia Work – Units – Duration (II)

 Asocierea uneia sau mai multor resurse la o singură

sarcină definită.
 Posibilitatea modificării procentului de disponibilitate a
resursei doar pentru sarcina curentă.
 Microsoft Project ajustează durata unei sarcini, volumul
de muncă sau procentul de disponibilitate al unei
resurse potrivit următoarei formule:

[Munca]=[Durata]*[Unitati Disponibilitate]
[Work]=[Duration]*[Units]
 Relaţia Work – Units – Duration (III)

Duration = Work/Units
Exemplu:
Duration (16h sau 2 zile)= Work (8h efort)/50% din
timpul
persoanei
24 Fixarea componentelor Work, Units, Duration
Opțiuni de alegere - Task Type
(meniul Task->optiunea Details)

 Alegeti Fixed Work daca task-ul este cu adevarat determinat de cantitatea

de munca implicata (de exemplu, amenajarea unei sali pentru un
eveniment)
 Alegeti Fixed Duration cand cantitatea de munca, numarul de resurse nu
sunt considerate o problema (de exemplu, obtinerea unei autorizatii sau in
faza initiala de planificare a unui eveniment).
 Alegeti Fixed Units (default) daca timpul de implicare a resursei pe care il
puteti folosi sau numarul de resurse disponibile sunt considerate un factor
variabil de constrangere.
 Activati optiunea Effort driven daca este posibil sa adaugati sau sa
eliminati resurse in vederea modificarii duratei unui task.
27 Opţiunea Effort driven
Opțiunea Effort Driven

 Dacă se adaugă sau se elimină resurse la nivelul unei sarcini,

durata acesteia scade sau creşte în conformitate cu resursele
alocate.
 Modificarea programării în funcție de efort (effort driven)
intră în scenă doar când sunt implicate resurse multiple.
 Poate fi activată sau dezactivată pentru Fixed Duration sau
Fixed Units.
 Nu poate fi dezactivată pentru opțiunea Fixed Work.
 Opțiunea Effort driven este specifică exclusiv unei sarcini și nu
unei resurse.
Effort driven - Fixed units

Sursa: Collin Quiring

Effort driven - Fixed work

Sursa: Collin Quiring

Effort driven - Fixed duration

Sursa: Collin Quiring

 Programarea sarcinilor în funcție de efortul depus
Tipul sarcinii Cu opțiunea effort-
driven
Fixed units Adăugarea de resurse
scurtează durata sarcinii.
Fixed duration Adăugarea de resurse
implică scăderea unităților
alocate pentru fiecare
resursă.
Fixed work Adăugarea de resurse
scurtează durata.
Fără opțiunea effort-driven
Adăugarea de resurse crește
volumul total de muncă,
păstrând neschimbată durata și
unitățile de alocare.
Adăugarea de resurse crește
volumul total de muncă,
păstrând neschimbată durata și
unitățile de alocare.
Nu se aplică.
Programare sarcinilor

Daca utilizatorul modifică

Task Type Duration Units Work

Fixed Duration Work Work Units

Fixed Units Work Duration Duration

Fixed Work Units Duration Duration

Microsoft Project recalculează

Campul Peak
 Se adauga ca o coloana separata in modul de
vizualizare Task Usage
 Afiseaza procentul maxim sau număr de unități
pentru care o resursă este atribuită la un moment
dat unei sarcini (implicarea maxima)
 Campul Assignment Units – arată cat din
resursele asignate sunt alocate unui task
(implicarea initiala a unei resurse la nivelul unui
task).
 Campul Peak - arată unitatile asignate „in folosita”
pentru un anumit task
Diferenta dintre coloanele Assignment Units si Peak
36 Moduri de vizualizare
Meniul View

 Conţine butoane de referinţă legate de cele mai populare

vizualizări de task-uri şi resurse.
 De asemenea, din caseta de dialog More Views se poate alege
modul de vizualizare dorit sub formă de:
 Task Form
 Task Sheet
 Timeline
 Aceast meniu are comenzi de control a informaţiilor pe care
doriţi să le vizualizaţi: mai multe niveluri în ierarhie, tabelele de
intrări, costuri, filtre, grupări, sortări, etc.
Meniul View

 Aveţi posibilitatea să activaţi/dezactivaţi opţiunea Cronologie

(Timeline) şi panoul de detalii referitor la fiecare task
 Se poate observa cum selectând opţiunea Resource Sheet
se va comuta la modul de vizualizare Resource Sheet în care
fiecare linie conţine informaţii despre o singură resursă.
Modalităţi de formatare pentru modul de
vizualizare Resource Usage

 Pentru modul de vizualizare Resource Usage ales din meniul Task-

>View există aferent in meniul Format casete de opţiune pentru
câmpurile care se doresc a fi evidenţiate în grid-ul din partea dreaptă a
ferestrei legate de:
 încărcare pe om;
 numărul total de ore lucrate;
 costuri;
 timp disponibil până la finalizarea proiectului, etc.
40 Supra-alocarea resurselor
Supra-alocare resurselor
 Supralocarea resurselor poate fi rezultatul programării
manuale a task-urilor.
 Dacă în cadrul unui task sau a unor task-uri anterioare sunt
alocate mai multe resurse pe o perioadă mai mare de timp
acest lucru va genera în coloana Indicators un semnal de
atenţionare pentru managerul de proiect.
 Factorii care generează supralocarea şi măsurile care pot fi
luate pentru a contracara acest efect sunt generaţi prin
selecţia butonului Inspect din meniul Task -> grupul de opţiuni
Tasks
Rezolvarea supra-alocarii resurselor
Rezolvarea supra-alocarii
 Caseta Task Inspector va fi inserată în partea stângă a
diagramei Gantt. Se vor specifica resursa umane
supralocată şi opţiunile de soluţionare a problemei:
 prin reprogramarea (Reschedule Task) pe o altă perioadă
disponibilă sau prin reducerea perioadei propuse, de obicei
prin schimbarea din modul Manual Schedule în modul Auto
Schedule.
 prin replanificarea în cadrul echipei de lucru prin modul de
vizualizare Team Planner. Task-ul se replanifică prin
operaţiuni de tip Drag&Drop pe o perioadă ulterioară mai
puţin încărcată sau se reasignează altei resurse umane.
Referinte bibliografice
 Collin Quiring, ” DURATION vs UNITS vs WORK” available online at:
http://epmstrategy.com/WhitePapers/EPM%20Strategy%20Task%20Typ
es.pdf
 https://support.office.com/en-us/article/Change-the-task-type-for-more-
accurate-scheduling-B0B969AD-45BC-4E9E-8967-435587548A72
 https://ntrajkovski.com/2015/01/07/duration-units-work-and-schedule-in-
ms-project-2013-how-are-they-linked-and-some-tips-and-tricks/