Man Imp

MINISTERUL INTERNELOR ŞI REFORMEI ADMINISTRATIVE
UNITATEA CENTRALĂ PENTRU REFORMA ADMINISTRAȚIEI PUBLICE
ASISTENȚA TEHNICĂ

MANUALUL BENEFICIARULUI

PRIVIND IMPLEMENTAREA
CONTRACTELOR DE FINANȚARE NERAMBURSABILĂ
ÎNCHEIATE ÎN CADRUL PROGRAMELOR PHARE 2005 şi PHARE 2006
FONDUL DE MODERNIZARE PENTRU DEZVOLTAREA ADMINISTRAȚIEI LA NIVEL
LOCAL III‐IV
2008

Fondul de Modernizare a Administratiei Publice la Nivel Local
BENEFICIARUL VA IMPLEMENTA PROIECTUL PE PROPRIA SA
RĂSPUNDERE ŞI ÎN CONFORMITATE CU DESCRIEREA
PROIECTULUI DIN ANEXA I – CONFORM CONDIȚIILOR GENERALE ALE
CONTRACTULUI DE GRANT ART. 1.1.

PREZENTUL MATERIAL ARE CARACTER ORIENTATIV.
STUDIUL PREZENTULUI DOCUMENT DE CĂTRE BENEFICIARUL DE GRANT NU
ÎNLOCUIEŞTE DOCUMENTAREA COMPLETĂ ASUPRA TUTUROR
OBLIGAȚIILOR CE‐I REVIN CONFORM PREVEDERILOR CONTRACTULUI DE
FINANȚARE NERAMBURSABILĂ ŞI A ANEXELOR SALE, PRECUM ŞI A
LEGISLAȚIEI ROMÂNE APLICABILE ÎN VIGOARE.
PREVEDERILE ACESTUI MANUAL SE VOR AMENDA CORESPUNZĂTOR ÎN
FUNCȚIE DE ORICE MODIFICARE LEGISLATIVĂ CE AR AVEA IMPACT SAU
FUNCȚIE DE INSTRUCȚIUNILE ULTERIOARE COMUNICATE BENEFICIARILOR
DE GRANT DE CĂTRE OFICIUL DE PLĂȚI ŞI CONTRACTARE PHARE ŞI / SAU
UNITATEA CENTRALĂ PENTRU REFORMA ADMINISTRAȚIEI PUBLICE /
ASISTENȚA TEHNICĂ.

2/135
Cuprins

CAPITOLUL 1. CADRUL GENERAL ........................................................................................................5
1.1 Glosar de termeni utilizați ....................................................................................................................5
1.2 Scopul manualului .................................................................................................................................6
1.3. Programul Phare 2005/ 017‐553.01.03.06 şi Phare 2006/ 018‐147.01.03.02.03 ................................7
1.4 Cadrul instituțional ................................................................................................................................8
CAPITOLUL 2. ETAPELE ŞI MODUL DE IMPLEMENTARE .............................................................9
2.1 Semnarea contractului de grant. Începerea derulării proiectului ...................................................9
2.2 Conturile speciale ale proiectului. Solicitarea şi plata avansului .................................................10
2.3 Implementarea proiectului .................................................................................................................11
CAPITOLUL 3. MODIFICAREA CONTRACTELOR DE GRANT ...................................................13
3.1 Notificări ...............................................................................................................................................13
3.2 Acte Adiționale ....................................................................................................................................14
CAPITOLUL 4. ACHIZIȚII ÎN CADRUL PROIECTULUI ..................................................................16
4.1 Cadrul legislativ ...................................................................................................................................16
4.2 Cadrul instituțional – roluri şi responsabilități ...............................................................................16
CAPITOLUL 5. COSTURI ELIGIBILE: DEFINIRE, DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE .............38
5.1 Definirea costurilor eligibile ...............................................................................................................38
5.2 Precizări privind decontarea cheltuielilor eligibile, conform liniilor bugetare ..........................38
CAPITOLUL 6. MONITORIZAREA PROIECTELOR ..........................................................................49
6.1 Rapoarte lunare / intermediare / finale. Documente nejustificative .............................................49
6.2 Vizitele de teren ....................................................................................................................................50
CAPITOLUL 7. CEREREA DE PLATĂ INTERMEDIARĂ / FINALĂ ...............................................52
CAPITOLUL 8. VIZIBILITATEA PROIECTULUI ................................................................................55
CAPITOLUL 9. MODUL DE REPREZENTARE A DOCUMENTAȚIEI. CIRCUITUL
DOCUMENTELOR ......................................................................................................................................65
CAPITOLUL 10. ANEXE .............................................................................................................................67
10.1 Date de contact .........................................................................................................................68
10.2. Cerere de plată .........................................................................................................................69
10.3 Notificare tehnică .....................................................................................................................70
10.4 Notificare bugetară ..................................................................................................................71
3/135
10.5 Nota explicativă pentru actul adițional (addendum) .........................................................73
10.6 Buget revizuit în cazul unui act adițional (addendum) .....................................................74
10.7 Model act adițional (addendum) ...........................................................................................76
10.8 Cerere de aprobare a documentației privind achizițiile publice secundare ...................77
10.9a Lista de verificare înainte de lansarea procedurii de achiziție bunuri (Ex‐Ante) ........78
10.9b Lista de verificare înainte de lansarea procedurii de achiziție servicii (Ex‐Ante) .......79
10.9c Lista de verificare înainte de lansarea procedurii de achiziție lucrari (Ex‐Ante) .........80
10.10a Plan lunar de implementare ...............................................................................................81
10.10b Plan lunar de achiziții .........................................................................................................83
10.11 Raport tehnic intermediar ....................................................................................................86
10.12 Raport tehnic final .................................................................................................................94
10.13 Raport financiar intermediar ..............................................................................................102
10.14 Raport financiar final ...........................................................................................................110
10.15a ToR şi Raport auditor ........................................................................................................118
10.15b Certificat de audit pentru contractele de finanțare nerambursabilă – Acțiuni externe
ale Comunității Europene..............................................................................................................130
10.16 Lista de verificare, avizare şi aprobare a materialului publicitar .................................131
10.17a Comunicat de presă ...........................................................................................................132
10.17b Carte de vizită .....................................................................................................................133
10.17c Autocolant ...........................................................................................................................133
10.17d Hârtie cu antet ....................................................................................................................134
10.18 Scrisoare de înaintare ...........................................................................................................135
4/135
Capitolul 1
CADRUL GENERAL

1.1 Glosar de termeni utilizați
AC Autoritate Contractantă
OPCP Oficiul de Plăți şi Contractare Phare din cadrul Ministerului
Economiei şi Finanțelor

AI Autoritate de Implementare
UCRAP Unitatea Centrală pentru Reforma Administrației Publice din
cadrul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative

AT Asistența Tehnică

Beneficiar de grant (BG) Autoritatea locală / ADI cu care Autoritatea Contractantă a

semnat un contract de finanțare nerambursabilă

Contract de grant Contractul de finanțare nerambursabilă încheiat între

Autoritatea Contractantă şi Beneficiar, în baza proiectului
depus şi aprobat de Autoritatea Contractantă

FM Fondul de Modernizare pentru dezvoltarea administrației la

nivel local III şi IV

Grant O plată directă de natură non‐comercială făcută de

Autoritatea Contractantă către o anumită instituție /
organizație, pentru implementarea unei operații (sau în unele
cazuri pentru finanțarea unei părți a bugetului său) în vederea
promovării unei politici a Uniunii Europene

Implementare Totalitatea activităților care duc la finalizarea proiectului, în

contextul îndeplinirii tuturor obligațiilor contractuale, în
conformitate cu prevederile contractului de grant

Monitorizare Procesul prin care Autoritatea Contractantă şi Autoritatea de

Implementare urmăresc ca Beneficiarul de grant să atingă
obiectivele proiectului, să aplice corect procedurile, astfel
încât cheltuielile efectuate să fie eligibile, reale, legale şi să
respecte bugetul aprobat

Ofițer de Proiect Persoana din cadrul UCRAP ‐ AI / AT responsabilă de

comunicarea cu Beneficiarul de grant, de pregătirea
notificărilor şi a actelor adiționale la contractul de grant, de
supervizarea (monitorizare şi control) implementării
contractului de grant

5/135
1.2 Scopul Manualului
Acest material a fost realizat pe baza prevederilor contractului de grant (contract de
finanțare nerambursabilă) Phare 2005/017‐553.01.03.06 şi Phare 2006/018‐147.01.03.02.03 Fondul de
Modernizare pentru dezvoltarea administrației la nivel local III‐IV şi a legislației române în
vigoare, în vederea eficientizării procesului de implementare a programelor de asistență financiară
europeană.
Fiecare secțiune a contractului de grant furnizează informații relevante, reguli şi obligații ce
trebuie cunoscute, în detaliu, de către beneficiarii de grant (beneficiarii de finanțare
nerambursabilă) şi de către partenerii acestora (în cazul în care există). Este necesar ca, în cazul
existenței unor parteneri menționați ca atare în cererea de finanțare, beneficiarii de grant, care sunt
şi semnatarii contractului de grant, să le pună şi acestora la dispoziție o copie a acestui manual
precum şi documentația aferentă contractului.
Scopul acestui manual este de:
• A prezenta instituțiile implicate şi rolul lor;
• A prezenta principiile şi termenele ce stau la baza administrării contractelor de grant Phare;
• A explica prevederile cuprinse în contractul de grant;
• A detalia modul de administrare a contractului de grant: activități, management financiar‐
contabil, proceduri de achiziții secundare, modificări la contract; reguli de identitate
vizuală;
• A prezenta formatele diverselor documente şi rapoarte ce vor trebui elaborate de
beneficiarii de grant, precum şi modul de completare a acestora.

Acest manual nu se substituie niciunei prevederi sau obligații pe care beneficiarii de
grant trebuie să le îndeplinească, în conformitate cu procedurile corespunzătoare, precum şi cu
legislația română aplicabilă în vigoare.

La momentul elaborării prezentului manual, procedurile şi legislația română care
reglementează implementarea contractelor cu finanțare nerambursabilă pe componenta Fondul de
Modernizare din cadrul programelor naționale Phare 2005 si Phare 2006 sunt:
• Manualul OPCP privind Granturile, disponibil la adresa http://cfcu.mfinante.ro;
• Ghidul practic privind Procedurile de contractare pentru acțiunile externe ale Comunității
Europene (versiunea 2006), disponibil la adresa www.infoeuropa.ro;
• Memorandumurile de finanțare Phare 2005 şi Phare 2006, disponibile la adresa
www.infoeuropa.ro;
• Ghidul beneficiarului, FAQ şi Clarificările din timpul evaluării aplicațiilor primite;
• Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 actualizată cu Ordonanța de urgență nr.
94/2007 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de
lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu normele de aplicare, aprobată
cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006;
• Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică din Ordonanța de urgență a
Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de
concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările
ulterioare;
• Legea nr. 343/2006 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 571/2003 privind Codul
Fiscal şi HG nr. 1861/2006 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice de
aplicare a legii;
6/135
• Ordin nr.183/2006 privind aplicarea dispozițiilor referitoare la contractul de publicitate
media, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 979 din 7 decembrie 2006;
• Ghid de bune practici în achiziția serviciilor de publicitate de către instituțiile publice,
disponibil la adresa www.publicitatepublica.ro;
• Ordonanța Guvernului nr. 12/2007 pentru modificarea şi completarea Ordonanței
Guvernului nr. 79/2003 privind controlul şi recuperarea fondurilor comunitare, precum şi
fondurilor de co‐finanțare aferente;
• Legea 388/2007, legea bugetului de stat pe anul 2008;
• Ordinul 634/2007 şi ordinul 454/2007 al Ministrului Finanțelor Publice privind aprobarea
instrucțiunilor pentru stabilirea procedurii privind efectuarea operațiunilor necesare pentru
acoperirea de la bugetul de stat a plății TVA în cadrul programelor Phare, ISPA şi SAPARD.

1.3 Programul Phare 2005/017‐553.01.03.06 şi Phare 2006/018‐147.01.03.02.03
Fondul de Modernizare pentru dezvoltarea administratiei la nivel local III‐IV

Proiectul Phare 2005/017‐553.01.03.06 şi Phare 2006/018‐147.01.03.02.03 Fondul de
Modernizare este o continuare a proiectului PHARE 2002/000‐586.03.02 Fondul de Modernizare
pentru Dezvoltarea Administrației la nivel local. Pornind de la premiza că reforma administrației
publice este un proces dinamic şi continuu, continuarea Fondului de Modernizare este esențială,
deoarece, în acest fel, procesul de integrare în structurile Uniunii Europene, al administrației
publice va fi guvernat de eficiență şi transparență.
Îmbunătățirea calității administrației publice locale se va reflecta la nivelul comunităților,
pe termen scurt, prin eficientizarea gestionării fondurilor locale, iar pe termen lung, prin
dezvoltarea economică şi socială.
Schema de grant‐uri permite finanțarea de proiecte în domenii cheie ale administrației
publice locale: dezvoltare locală, evidența persoanelor, servicii de voluntariat pentru situații de
urgență, alimentarea cu apă şi canalizare, gestionarea deşeurilor solide şi poliție comunitară.

Obiectivul specific este dezvoltarea capacității autorităților locale pentru gestionarea mai
eficientă a serviciilor publice descentralizate prin continuarea procesului de modernizare.

Priorități: creşterea calificării personalului specializat de la nivelul colectivităților locale în
gestionarea serviciilor publice; introducerea de noi instrumente, proceduri şi mecanisme care să
conducă la îmbunătățirea gestionării fondurilor la nivel local şi mai ales managementul serviciilor
publice; dezvoltarea parteneriatului la nivelul comunităților locale pentru accesarea în viitor a
fondurilor europene.

Aceste fonduri au fost acordate pentru: cereri de finanțare care au urmărit dezvoltarea
capacitații colectivităților locale de a gestiona mai eficient fondurile disponibile; cereri de finanțare
care au urmărit formarea personalului în vederea procesului descentralizării; cereri de finanțare
care au urmărit diseminarea informațiilor în legătură cu colectarea şi folosirea fondurilor la nivel
local; cereri de finanțare care au urmărit elaborarea de studii, cercetări şi strategii pentru
dezvoltarea locală; cereri de finanțare care au urmărit dotarea cu echipamente IT (computere şi
soft‐uri) la nivel local pentru o descentralizare financiară fluentă.
Durata proiectelor se situeaza între 7 şi 12 luni. Valoarea maximă a unui grant se ridică la
110.000 de Euro, acesta reprezentând 90% din totalul costurilor eligibile, solicitanții şi/sau
partenerii trebuind să asigure contribuția minimă solicitată de 10%.
Data limită de depunere a proiectelor a fost 15 august 2007, fiind depuse 1449 de proiecte.
7/135
Procesul de evaluare a proiectelor s‐a finalizat în luna noiembrie 2007, din bugetul alocat
inițial schemei de grant ‐ 9.210.000 Euro fiind finanțați un număr de 96 de aplicanți, care au semnat
contractele de grant în data de 28 noiembrie 2007 la Centrul Cultural al Ministerului Internelor şi
Reformei Administrative.
Pe baza deciziei de realocare de către Comisia Europeană, bugetul inițial a fost suplimentat
cu încă 4.000.000 de Euro din Programul Național Phare 2005 şi au mai fost finanțațe încă 64 de
aplicații din lista de rezerve, contractele de grant fiind semnate în data de 30 noiembrie 2007 la
sediul Ministerului Internelor şi Reformei Administrative.
1.4 Cadrul instituțional
Cadrul instituțional al derulării acestui Program se prezintă, în formă schematizată astfel:

OPCP ‐ Autoritate Contractantă

• coordonează şi supervizează implementarea şi monitorizarea acestui Proiect Phare;
• aprobă Contractele de Grant şi modificările aduse la acestea prin notificare sau act
adițional;
• emite Ordinul de Începere al activității pentru contractele de grant;
• îndeplineşte atribuții de agenție de plată.

UCRAP BG
Autoritate de Implementare Beneficiarul de grant
AT ‐ Asistența Tehnică
• Urmăreşte implementarea proiectelor • Asigură managementul proiectului, fiind direct
contractate; responsabil de implementarea acestuia;
• Generează rapoarte lunare, intermediare şi • Realizează toate activitățile prevăzute în proiect;
finale globale ale schemei de granturi
• Verifică şi avizează rapoartele tehnice, • Întocmeşte rapoartele tehnice şi financiare
cererile de plată, rapoartele financiare; (lunare, intermediare şi finale), la care ataşează
• Verifică şi avizează materialele ce conțin documentele justificative;
însemnele de identitate vizuală ale Uniunii
Europene;
• Efectuează vizite pe teren în scop de • Pune la dispoziția OPCP(AC) / UCRAP(AI) / AT
monitorizare şi control; informațiile şi documentele solicitate în cadrul
activității de monitorizare şi verificare a
implementării proiectului;
• Avizează solicitările de acte adiționale; • Propune încheierea de acte adiționale în cazuri
bine justificate;
• Transmite la OPCP / UCRAP / AT notificări
pentru orice modificare față de termenii inițiali ce
reclamă întocmirea unui astfel de document;
• În cazul achizițiilor publice, verifică: • Aplică procedurile de achiziții publice;
o ex‐ante specificațiile tehnice; • Evaluează ofertele primite şi încheie contractele
o ex‐post contractele de achiziții şi de achiziții secundare din cadrul contractelor de
documentele de suport. grant.
8/135
Capitolul 2
ETAPELE ŞI MODUL DE IMPLEMENTARE

2.1. Semnarea contractului de grant. Începerea derulării proiectului

A. Semnarea contractului de grant
• Notificarea solicitantului selectat (a beneficiarului) privind decizia Autorității Contractante
cu privire la începerea procesului de contractare.
• Pregătirea Contractului de finanțare nerambursabilă în 3 exemplare, acordând o atenție
deosebită completării datelor de identificare ale Beneficiarului în conformitate cu
documentele de suport ale aplicației depuse, precum şi completării valorii totale a
proiectului şi a sumelor ce urmează a fi plătite, în conformitate cu bugetul revizuit, după
caz.
• Semnarea contractului de grant de către toate părțile implicate: Autoritatea Contractantă
(AC), Autoritatea de Implementare (AI), Beneficiar de grant (BG).
• Verificarea de către AC a documentelor de sprijin pentru confirmarea eligibilității şi a
celorlalte documente suport transmise de către Beneficiar (deschiderea conturilor speciale
dedicate proiectului de către beneficiar, completarea de către beneficiar a fişelor de
identificare financiară pentru fiecare cont special).

B. Începerea derulării proiectelor

Conform art. 2.2. din Contractul de grant (Condiții speciale), implementarea proiectului
începe a doua zi după emiterea de către Autoritatea Contractantă (OPCP) a Ordinului de
Începere.

1. Transmiterea Ordinului de începere a activităților de către AC şi AI.
2. Desfăşurarea vizitei inițiale la Beneficiarul de grant de către experții AI/AT în vederea
verificării locației de implementare a proiectelor, a componenței echipelor de implementare
şi a documentelor contractuale aferente.
3. Organizarea unui seminar de instruire pentru beneficiari, de către AI / AT, cu privire la:
• Proceduri şi termene obligatoriu de respectat în implementarea contractelor de grant;
• Completarea şi înaintarea cererii de plată a avansului;
• Respectarea Planului de Implementare a activităților specificate în contract;
• Modalitatea de elaborare şi transmitere la AC şi AI/AT a rapoartelor lunare,
intermediare şi finale (tehnice şi financiare);
• Obligativitatea de a pune la dispoziția Autorității Contractante şi a Autorității de
Implementare / Asistenței Tehnice informațiile şi documentele cerute de acestea în
exercitarea activitaților de monitorizare sau verificare a documentelor de plată;
• Modalitatea de informare a AC şi AI/AT asupra modificărilor contractului de grant care
intră sub incidența notificărilor minore în cadrul contractului (notificare);
• Modalitatea de elaborare şi transmitere la AC şi AI/AT a cererilor de modificare a
contractului şi anexelor acestora în vederea întocmirii de acte adiționale la contract;
• Proceduri şi termene referitoare la achizițiile de bunuri, servicii şi lucrări din cadrul
contractului de grant;
• Modalitatea de elaborare şi transmitere la AC şi AI/AT a cererii de plată intermediară
/finală;
• Proceduri şi termene cu privire la vizibilitatea şi promovarea proiectelor;
9/135
• Informarea cu privire la obligativitatea păstrării tuturor documentelor aferente

contractului de grant, şi punerii la dispoziția autorităților de control, care pot efectua
inspecții timp de 7 ani de la ultima plată efectuată în cadrul proiectului (Art. 5 din
Condiții generale).

2.2. Conturile speciale ale proiectului. Solicitarea şi plata avansului. Utilizarea resurselor
financiare în cadrul proiectului. Înregistrarea în contabilitate

A. Conturile speciale ale proiectului
1. Beneficiarul de grant va deschide conturi speciale pentru derularea contractului de grant:
• Un cont în EURO aferent finanțării (în care va încasa finanțarea PHARE şi contribuția
națională), din care va putea efectua plăți externe şi va efectua schimb valutar în lei;
• Un cont în RON aferent co‐finanțării (poate fi sub‐contul în RON aferent contului în EURO
care se va credita cu contravaloarea în lei a sumelor transferate din contul de euro, cu
sumele transferate de la beneficiar/parteneri aferente contribuției acestora şi din care se vor
efectua plățile aferente proiectului;
• Un cont în RON în care va fi virată suma aferentă TVA. Contul în RON trebuie deschis la
Trezorerie sau poate fi acelaşi cu cel al instituției, deschis deja.

2. De asemenea, pentru derularea contractului de grant, fiecare partener va deschide un cont
special, în RON într‐o bancă comercială sau trezorerie (după caz).

Beneficiarul de grant şi partenerii vor avea obligația derulării tuturor operațiunilor
legate de proiect numai prin conturile speciale deschise pentru acesta.

B. Solicitarea şi plata avansului
• Înainte de semnarea Contractului de Grant, Beneficiarul va completa anexa prevazută în
contract ‐ “Identificare Financiară” în conformitate cu datele din extrasele de cont şi
scrisoarea de deschidere a conturilor speciale pentru derularea operațiunilor financiare
aferente proiectului (în lei şi euro). Formularul de Identificare Financiară va fi semnat şi
ştampilat de către reprezentantul băncii, şi semnat şi datat de către reprezentantul legal al
Beneficiarului.
• Dupa primirea Contractului de Grant şi a Ordinului de Începere a activităților, Beneficiarul
de grant transmite Autorității de Implementare Cererea de Plată pentru avans în 3
exemplare originale împreună cu o copie a contractului de finanțare (Anexa V la
contractul de grant şi anexa 10.2 din manual), în limba română, semnate, ştampilate, datate
şi înregistrate în registrul intern de corespondență.
• Suma înscrisă în cererea de plată va fi în euro şi va fi identică cu suma plății în avans
specificată la art. 4.2 din Condițiile Speciale ale Contractului de Grant.
• AI verifică şi aprobă Cererea de Plată pe care o înaintează AC.
• AC are obligația de a efectua plata în 45 zile calendaristice de la primirea documentului
completat corespunzător şi aprobat de AI.

C. Utilizarea resurselor financiare în cadrul proiectului
1. Conturile Beneficiarului de grant se creditează cu:
• Fondurile Phare;
• Cofinanțarea de la bugetul de stat;
• Contribuția proprie a beneficiarului;
10/135
• Contribuția partenerului/partenerilor;
2. Conturile partenerului se creditează cu:
• Sume virate de Beneficiarul de grant pentru implementarea proiectului.
3. Beneficiarul de grant va putea achita furnizorii externi din contul în valută în care a încasat
contravaloarea grantului. Facturile furnizorilor interni le va achita din contul de lei al
proiectului.
4. Conturile în lei/euro deschise de Beneficiarul de grant special pentru implementarea
proiectului vor fi alimentate prin următoarele operațiuni:
• Transferul echivalentului în lei/euro a sumelor în euro/lei, pentru efectuarea plăților
interne/externe, cu mențiunea că Autoritatea Contractantă nu va suporta eventualele
pierderi înregistrate din efectuarea schimburilor valutare, considerate a nu fi
cheltuieli eligibile;
• Contribuția proprie a Beneficiarului de grant;
• Contribuția partenerului/partenerilor.
5. Beneficiarul de grant va ține în contabilitatea proprie evidența analitică pe fiecare sursă
(grant, contribuție proprie, contribuția partenerului/partenerilor). De asemenea, se va ține o
evidență separată a dobânzilor acumulate pe surse, respectiv contribuție proprie şi grant, în
aşa fel încât dobânda ce se va recupera la plata tranşei finale să fie aferentă doar grantului.

În cazul oricărei modificări legate de banca sau contul beneficiarului, Beneficiarul de grant
are obligația de a notifica Autoritatea Contractantă şi Autoritatea de Implementare , în
termen de maxim 5 zile. De asemenea, Beneficiarul de grant va remite un nou Formular de
Identificare Financiară.

D. Înregistrarea în contabilitate a proiectului
1. Beneficiarul de grant trebuie să efectueze înregistrări contabile sistematice şi precise,
conform legislației în vigoare 1 , la implementarea proiectului, folosind un sistem contabil în
partidă dublă, separat față de propriul sistem contabil, cu conturi analitice distincte pentru
toate conturile din evidența contabilă în care se înregistrează operațiunile proiectului.

2. 3. Implementarea proiectului

În conformitate cu Articolul 1 din Condițiile Generale (Anexa II a Contractului de Grant),
Beneficiarul de grant are obligația de a implementa proiectul pe propria răspundere şi în
concordanță cu Descrierea Acțiunii din Anexa I a Contractului de Grant, în vederea atingerii
obiectivelor menționate.

1. Beneficiarul de grant va implementa activitățile din cadrul proiectului în conformitate cu
Contractul de grant şi toate anexele aferente, respectând prevederile prezentului Manual al
Beneficiarului de grant.
2 ‐ Legea Nr. 571 din 22 decembrie 2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare;
Ordinul Nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilității instituțiilor publice,
Planul de conturi pentru instituțiile publice şi instrucțiunile de aplicare a acestuia cu modificarile si completarile ulterioare;
Legea Nr. 500/2002 privind finanțele publice cu modificarile si completarile ulterioare;
Ordinul Nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea şi plata cheltuielilor
instituțiilor publice, precum şi organizarea, evidența şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale cu modificarile si completarile
ulterioare;
Ordinul Nr. 1850/2004 privind registrele şi formularele financiar‐contabile cu modificarile si completarile ulterioare;
11/135
2. Beneficiarul de grant va întocmi Planul de implementare actualizat conform datei de
începere a implementării proiectului şi îl va depune la AI/AT în termen de maxim 15 zile
de la primirea modelului elaborat de AI /AT.
3. Planul de implementare actualizat va include şi Planul de achiziții, care va cuprinde toate
etapele si termenele referitoare la bunurile, serviciile şi lucrările preconizate a fi
achiziționate în cadrul proiectului, conform activităților prevăzute şi bugetului proiectului
(vezi capitolul 4 din prezentul Manual).
4. Pe baza Planului de Implementare, Beneficiarul de grant va trimite la AI / AT până în data
de 1 a fiecarei luni calendaristice, Raportul lunar tehnic de implementare (anexa 10.10)
aferent lunii anterioare de implementare (ex: raportul aferent lunii 18 Ianuarie – 17
Februarie va fi depus până cel tarziu 1 Martie).
5. În conformitate cu art. 7.2.2. din Contractul de grant, Beneficiarul de grant are obligația
întocmirii de rapoarte (tehnice şi financiare) intermediare şi finale. Confom aceloraşi
prevederi contractuale, limba în care vor fi intocmite aceste rapoarte este limba română.

Conform contractului de grant, în cazul Rapoartelor intermediare (anexa 10.11 şi 10.13),
Beneficiarul de grant are obligația de a le înainta Autorității de Implementare la mijlocul perioadei
de implementare odată cu înaintarea Cererii de plată intermediare (în momentul în care minim
70% din avans a fost utilizat). Raportul final (anexa 10.12 şi 10.14) va fi depus în termen de maxim
1 lună de la terminarea perioadei de implementare a proiectului, împreuna cu cererea de plată
finală, dar nu mai târziu de 30 Noiembrie 2008 pentru Phare 2005 şi 30 Noiembrie 2009 pentru
Phare 2006.
12/135
Capitolul 3
MODIFICAREA CONTRACTELOR DE GRANT

În cazul în care apar schimbări de la data semnării contractului, schimbări care afectează
implementarea proiectului, contractul de grant şi/sau anexele acestuia pot fi modificate în
conformitate cu prevederile Anexei II Condiții Generale, printr‐o Notificare sau Act adițional.
Acestea pot fi elaborate de ambele părți semnatare ale contractului – Beneficiarul de grant sau
Autoritate Contractantă.
Pe parcursul implementării proiectului, pot apărea situații neprevăzute care impun
modificarea contractului sau a anexelor acestuia, de exemplu:
• Indisponibilitatea unor membrii ai echipei de implementare sau echipei tehnice (demisie,
concediu medical, forță majoră);
• Schimbarea locului de implementare;
• Modificarea bunurilor, serviciilor şi lucrărilor ce urmează a fi achiziționate sau a valorii
liniilor bugetare;
• Modificări de ordin tehnic specifice proiectului.

3.1 NOTIFICĂRI
Conform art. 9.2. din Condiții generale, situațiile în care modificarea contractului de grant
se poate face prin NOTIFICAREA (anexa 10.3 şi 10.4) Autorității Contractante şi a Autorității de
Implementare de către Beneficiarul de grant sunt următoarele:
• Modificarea nu afectează scopul principal al proiectului şi impactul financiar se limitează la
un transfer în cadrul unui singur capitol bugetar sau la un transfer între capitole, implicând
o variație mai mică sau cel mult egală cu 15% din suma înscrisă inițial pe liniile bugetare
între care se face transferul. În această situație Beneficiarul de grant va aplica modificarea şi
va informa în scris, în termen de 15 zile, AC şi AI/AT.
• ACEASTĂ METODĂ NU POATE FI UTILIZATĂ PENTRU A MODIFICA CAPITOLUL
DE CHELTUIELI ADMINISTRATIVE.
• Schimbarea echipei de implementare, a adresei, modificarea contului bancar şi a
auditorului fac obiectul unei simple notificări, cu toate că acest lucru nu va afecta opțiunea
Autorității Contractante de a se opune alegerii făcute de Beneficiar în privința contului
bancar sau a auditorului.
• Schimbarea contului bancar trebuie specificată în cererea de plată care trebuie să fie
conformă cu modelul prezentat în Anexa V la Contractul de grant.
• Orice modificare legată de bancă sau cont va fi notificată în termen de maxim 5 zile
Autorității Contractante şi Autorității de Implementare.
• Modificarea bunurilor, serviciilor sau lucrărilor inițial programate a fi efectuate / licitate cu
unele similare sau datorită schimbărilor survenite pe piatță se va efectua tot printr‐o
Notificare.
Notificarea, redactată de beneficiar conform modelului din Anexa 10.3 şi / 10.4 în 3
exemplare originale semnate şi ştampilate de responsabilul legal sau managerul de proiect, se va
transmite inițial către AI / AT care le va analiza şi transmite AC.

Acceptarea acesteia va fi comunicată de către AI Beneficiarului de grant în termen de
maxim 5 zile de la primirea deciziei de la Autoritatea Contractantă, data intrării în vigoare a
modificării fiind data la care Beneficiarul de grant a notificat AI.

13/135
3.2 ACTE ADIȚIONALE
Propunerea de întocmire a unui ACT ADIȚIONAL este necesară în cazuri de modificări
majore ale contractului de grant (modificarea locației de implementare a proiectului, schimbări în
activități sau schimbări majore în cadrul bugetului).
Propunerea de modificare a contractului de grant venită din partea Beneficiarului de grant
trebuie să fie înaintată Autorității Contractante cu o lună înaintea momentului la care acesta
doreşte ca modificarea să intre în vigoare, cu excepția cazurilor bine justificate şi acceptate de către
Autoritatea Contractantă.
În acest sens, Beneficiarul de grant va transmite AI/AT o Nota Explicativă (Anexa 10.5) şi
un buget revizuit în cazul modificărilor bugetare (anexa 10.6) în 3 exemplare originale, datate,
semnate şi ştampilate de managerul de proiect sau reprezentantul legal al Beneficiarului.
Pentru ca AI/AT să poată analiza şi aviza solicitarea, este necesar ca Nota Explicativă să includă
următoarele informații:
• Prezentarea situației apărute;
• Propunerea de modificare a contractului de grant (dacă se doreşte modificarea bugetului,
se vor prezenta modificările propuse pentru fiecare linie de buget);
• Argumentele aduse în favoarea încheierii actului adițional, certificând faptul că nu sunt
afectate în niciun fel obiectivele şi scopul proiectului şi nici indicatorii prevăzuți inițial;
• Orice document justificativ care susține propunerea formulată.

În cazul modificărilor bugetare, se vor prezenta toate schimbările survenite şi aprobate
anterior prin acte adiționale şi / notificări:

Articol Buget Buget Buget Buget Modificare Buget
contract Act Act Notificare propusă revizuit
inițial adițional 1 adițional 2 1

Ofițerul de proiect va pregăti dosarul aferent propunerii de act adițional incluzând
modelul de act adițional (Anexa 10.7), care va fi transmis către Autoritatea Contractantă în 3
(trei) exemplare originale, împreună cu 1 exemplar din Nota Explicativă şi / bugetul revizuit
aprobate de AI / AT şi documentele justificative.

La înaintarea propunerilor de acte adiționale se va ține cont de următoarele principii:
• Cererea unui Beneficiar de grant pentru modificarea contractului nu va fi automat
acceptată de către AC/AI. Pentru modificarea contractului de grant trebuie să existe motive
bine justificate. AI/AC vor examina motivele oferite şi vor respinge cererile privind
modificări ale contractelor de grant care nu au susținere sau care sunt irelevante.
• Modificările contractului de grant pot fi realizate numai în perioada de execuție a
contractului şi nu vor avea efecte retroactive. Data intrării în vigoare a Actului Adițional
este data ultimei semnături.
• Un act adițional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbări în contract care ar
pune în discuție decizia de acordare a finanțării nerambursabile sau ar fi contrare
principiului tratamentului egal al solicitanților.
• Scopul actului adițional trebuie să urmărească natura şi obiectivele inițiale ale contractului.
Unitățile de măsură şi costurile unitare din contractul inițial pot fi modificate în cazul
prezentării unei argumentații solide. Valoarea totală a bugetului trebuie să rămână
neschimbată. Orice act adițional privind modificarea bugetului trebuie să includă toate
modificările propuse, precum şi noua structură a bugetului.
14/135
• Nicio modificare nu este posibilă după expirarea duratei contractului.
• Orice solicitare privind prelungirea termenului de realizare a proiectului trebuie realizată
în principiu pentru o perioadă suficient de lungă (cu respectarea perioadei maxime
prevăzute), ținând cont de circumstanțele neprevăzute care pot apărea, astfel încât să nu fie
solicitată de mai multe ori prelungirea perioadei de implementare. Cu toate acestea,
modificarea perioadei de execuție a contractului poate fi făcută numai în măsura în care
termenul final propus permite respectarea termenul limită pentru depunerea raportului
final specificat în contract.
15/135
Capitolul 4
ACHIZIȚII ÎN CADRUL PROIECTULUI

4.1. Cadrul legislativ
1. Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție
publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de
servicii, denumită în continuare Ordonanță, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr.
337/2006, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 625 din 20 iulie 2006;
2. Legea nr. 337/2006 pentru aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2006,
publicată în Monitorul Oficial nr 662 din 1 august 2006;
3. Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 94/2007 privind pentru modificarea şi completarea
Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție
publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de
servicii publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 676 din 4 octombrie 2007;
4. Ordinul Preşedintelui ANRMAP nr.183/2006 privind aplicarea dispozițiilor referitoare la
contractul de publicitate media, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 979 din
7 decembrie 2006;
5. Ghidul de bune practici în achiziția serviciilor de publicitate de către instituțiile publice.
Disponibil la adresa www.publicitatepublica.ro;
6. Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică din Ordonanța de urgență a
Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziție publică, a contractelor de
concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările
ulterioare, publicată în monitorul Oficial, Partea I nr 625 din 20 iulie 2006;
7. Hotărârea Guvernului nr. 1337/2006 privind completarea Hotărârii Guvernului nr. 925/2006
pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de
achiziție publică din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea
contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a
contractelor de concesiune de servicii, publicată în Monitorul Oficial, Partea 1 nr. 625 din 20
iulie 2006;
8. Hotărârea Guvernului nr. 1660 din 22 noiembrie 2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziție publică prin mijloace electronice
din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 34/2006, publicată în Monitorul Oficial, Partea I nr
978 din 07 decembrie 2006.

4.2 Cadrul instituțional – roluri şi responsabilități

Beneficiarul de grant (BG) poate subcontracta o parte din implementarea proiectului sau
poate achiziționa diverse produse, servicii şi lucrări. Produsele, serviciile sau lucrările achiziționate
(de exemplu echipamente, lucrări de renovare/modernizare a unor spații, servicii de consultanță,
formare profesională, etc.) trebuie să contribuie la atingerea obiectivelor şi rezultatelor estimate şi
să fie furnizate cu respectarea tuturor aspectelor menționate în pachetul informativ şi în cererea de
finanțare (exemplu: caracteristici tehnice, număr de unități, costuri unitare şi totale etc).
În conformitate cu Anexa IV a contractului de grant, „pentru implementarea unui proiect
care necesită efectuarea de achiziții de către Beneficiar, contractul trebuie să fie atribuit ofertei celei
mai avantajoase din punct de vedere economic (adică oferta care prezintă cel mai bun raport preț /
calitate), în concordanță cu principiile transparenței şi concurenței loiale între potențialii
contractori şi cu evitarea oricărui conflict de interese”.
16/135
Achiziția serviciilor, produselor, lucrărilor va respecta procedurile de achiziții publice în
vigoare în România (OUG nr. 34/2006 cu modificările şi completările ulterioare privind atribuirea
contractelor de achiziție publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de
concesiune de servicii), în funcție de tipul procedurii (cumpărare directă, cerere de ofertă, licitație
deschisă, licitație restrânsă).

Beneficiarul de grant ‐ joacă rolul de autoritate contractantă în cazul achizițiilor –
prevederile legislației relevante fiindu‐i aplicabile în baza Art. 8 lit. a)‐ c) din Ordonanță.

Pentru evitarea potențialelor confuzii cu rolul Autoritatii Contractante (OPCP), acesta va fi
denumit în continuare Beneficiar de grant (BG) şi are următoarele responsabilități:
1. Să respecte, pe parcursul întregului proces de achiziție publică, la adoptarea oricărei decizii,
următoarele principii:
• Nediscriminarea;
BG nu are dreptul de a furniza informații într‐o manieră discriminatorie care ar putea crea
unuia/unora dintre participanți un avantaj suplimentar în raport cu ceilalți ofertanți/candidați.
• Tratamentul egal;
În procesul de evaluare a ofertelor prin acceptarea completării ofertei cu un document care să
creeze un avantaj evident în raport cu ceilalți ofertanți/candidați, poate aduce o atingere gravă
principiului tratamentului egal.
• Recunoaşterea reciprocă;
BG are obligația de a accepta certificate echivalente emise de organisme stabilite în alte state ale
Uniunii Europene.
• Transparența;
BG trebuie să aplice corect regulile de comunicare şi transmitere a datelor în vederea evitării
restricționării accesului operatorilor economici la procedura de atribuire.
• Proporționalitatea;
BG trebuie să respecte principiul proporționalității atunci când stabileşte criteriile de calificare şi
selecție, precum şi nivelul cerințelor minime solicitate, luând în considerare exigențele specifice
impuse de natura şi complexitatea contractului care urmează să fie atribuit.
• Eficiența utilizării fondurilor publice;
BG trebuie să evite aplicarea unor factori de evaluare care să reflecte avantaje de natură economică
în beneficiul său sau factori a căror pondere în punctajul total sunt vădit disproporționați în raport
cu avantajele economice cuantificate.
• Asumarea răspunderii.
BG este unicul responsabil de stabilirea circumstanțelor de încadrare prevăzute de Ordonanța de
urgență pentru aplicarea fiecărei proceduri sau pentru cumpărarea directă.

2. Să respecte toate etapele procesului de achiziție publică prevăzute în legislația relevantă, făcând
uz, unde este cazul, de pragurile valorice şi excepțiile prevăzute la regulile de atribuire;

3. Să prezinte spre verificare către AI/AT următoarele documente după cum urmează:
• Specificațiile tehnice pentru servicii, produse şi lucrări în vederea aprobării, înainte de
finalizarea documentației de atribuire, indiferent de valoarea estimată.
• Contractele de achiziții (clauzele contractuale obligatorii şi cele speciale) precum şi
documentele suport financiare, la momentul vizitei de monitorizare sau la raportul
intermediar şi final.

4. Să asigure publicarea în SEAP, când este cazul.
17/135
5. Să întocmească dosarul achiziției publice, să‐l păstreze atâta timp cât contractul de achiziție
publică produce efecte juridice, cel puțin după 7 ani de la plata finală din cadrul contractului de grant şi
să‐l pună la dispoziția organelor de control în conformitate cu Anexa II – Condițiile generale, Art.
17.2.
Autoritatea de Implementare, cu sprijinul Asistenței Tehnice, are rolul de a verifica şi
îndruma procesul de achiziții publice efectuate pentru implementarea proiectelor de către BG
acordate în cadrul schemelor de granturi menționate anterior, având următoarele responsabilități:
1. Verifică şi aprobă înainte de finalizarea documentației de atribuire:
• Specificațiile tehnice pentru servicii, produse şi lucrări, elaborate şi înaintate de către
BG. Verificarea va fi realizată de către ofițerul de proiect desemnat din cadrul AI asistat
de un expert monitorizare (AT) şi de expertul pe achiziții (AT) în baza listelor de
verificare anexa 10.9 a, b, c.
2. Verifică la momentul vizitei de monitorizare sau la raportul intermediar şi final:
• Contractele încheiate pentru produse, servicii şi lucrări încheiate de BG precum şi
documentele financiare de suport.
3. Transmite răspunsuri, cu caracter consultativ, către Beneficiarii de grant, conținând
comentarii/observații privind aspectele constatate în cursul efectuării verificării sau o referire la
absența acestora, în cazul în care verificarea efectuată nu a evidențiat încălcări sau eludări ale
legislației în domeniul achizițiilor publice.

Beneficiarul de grant ESTE DIRECT RĂSPUNZĂTOR de implementarea proiectului şi
implicit de procedura de achiziție.Autoritatea de Implementare / Asistența Tehnică nu vor
verifica elaborarea documentației de chemare la competiție şi nici pe cea de atribuire,
derularea procedurii sau raportul de evaluare.

Oficiul de Plăți şi Contractare PHARE din cadrul Ministerului Economiei şi Finanțelor
este Autoritate Contractantă pentru schemele de granturi şi are, în privința achizițiilor efectuate
de către BG în cadrul proiectelor pe care le implementează, următoarele responsabilități:
1. Să impună, prin contractele de finanțare pe care le administrează, aplicarea prevederilor
Ordonanței pentru atribuirea contractelor de achiziție publică;
2. Pentru achiziția de bunuri folosite (second‐hand) să aprobe specificațiile tehnice şi criteriile de
calificare şi selecție candidați/ofertanți, conform unor norme interne;
3. Să verifice, în cadrul misiunilor de control efectuate, inclusiv modul de efectuare a achizițiilor
publice.

Toate documentele elaborate în cursul procesului de achiziție publică vor fi întocmite în
limba română, în formatele standard, conform legislației române.
Beneficiarul de grant va transmite către AI/AT documentația referitoare la achiziții, ce
urmează a fi supusă verificării, cu o Scrisoare de Înaintare (anexa 10.8). AI/AT aprobă
Specificațiile tehnice pentru achiziția de produse şi execuția de lucrări sau termenii de referință
pentru prestarea de servicii precum şi documentația descriptivă, atunci când este cazul‐ anexa
10.9 a, b, c.

Totodată, AI/AT, în cadrul vizitelor în teren precum şi cu ocazia verificării rapoartelor
intermediare şi finale, verifică contractele de achiziție precum şi documentele suport financiare şi
elaborează rapoarte conținând comentarii/observații asupra aspectelor constatate în cursul
efectuării verificării sau, după caz, o referire la inexistența unor documente.

18/135
Eventualele neconformități vor fi raportate Autorității Contractante (Oficiul de Plăți şi
Contractare PHARE).

În ceea ce priveşte celelalte etape ale procesului de achiziții, AI/AT elaborează
recomandări în baza solicitărilor de clarificări primite de la Beneficiari.
Beneficiarul de grant are obligația de a respecta prevederile Ordonanței referitoare la
perioadele minime care trebuie asigurate între, pe de o parte, data transmiterii spre publicare a
anunțurilor de intenție, participare / data transmiterii invitațiilor de participare şi, pe de altă parte,
data limită pentru depunerea ofertelor / candidaturilor, iar AI/AT de a verifica respectarea acestor
prevederi.
Orice comunicare, solicitare, informare, notificare, etc. trebuie să fie transmise în scris, cu
respectarea prevederilor Capitolului 2, Secțiunea a 7‐a din Ordonanță. Orice document scris
trebuie înregistrat în momentul transmiterii, respectiv în momentul primirii.

Verificări şi recomandări din partea AI/AT

Responsabilitatea organizării şi derulării procedurii de achiziție publică este în sarcina
echipei de implementare a proiectului şi a compartimentului intern specializat în atribuirea
contractelor de achiziție publică a Beneficiarului de grant, organizat conform prevederilor
pct. II.2.3 din Planul de acțiune pentru implementarea Strategiei de reformă a sistemului
achizițiilor publice, cuprins în anexa nr. 2 la Hotărârea Guvernului nr. 901/2005 privind
aprobarea Strategiei de reformă a sistemului achizițiilor publice, precum şi a planului de
acțiune pentru implementarea acesteia în perioada 2005‐2007.

Echipa de implementare a proiectului (conform contractului de finanțare nerambursabilă)
este direct responsabilă pentru achiziționarea produselor, serviciilor şi lucrărilor planificate,
prevăzute în bugetul proiectului şi are următoarele sarcini:
• Elaborarea programului anual de achiziții;
• Înaintarea documentației necesare elaborării şi planificării procedurilor de achiziție publică
a proiectului/ proiectelor (în cazul în care sunt implementate mai multe proiecte în aceeaşi
perioadă);
• Elaborarea în colaborare cu compartimentul de achiziții publice a documentației de
atribuire;
• Monitorizarea îndeplinirii obligațiilor referitoare la regulile de publicitate media şi
contractele media aşa cum sunt acestea prevăzute de Ordonanța de Urgență 34/2006 şi
94/2007;
• Monitorizarea modului de aplicare şi finalizare a procedurilor de atribuire;
• Monitorizarea modului de constituire şi păstrare a dosarului de achiziție publică.

Compartimentul de achiziții publice al BG (conform Art.3 a Hotărârii Guvernului nr.
925/2006), are următoarele atribuții principale:
• Elaborarea programului anual al achizițiilor publice, pe baza necesităților şi priorităților
comunicate de celelalte compartimente din cadrul BG;
• Elaborarea sau, după caz, coordonarea activității de elaborare a documentației de atribuire;
• Îndeplinirea obligațiilor referitoare la publicitate, aşa cum sunt acestea prevăzute de
ordonanța de urgență;
• Aplicarea şi finalizarea procedurilor de atribuire;
• Constituirea şi păstrarea dosarului achiziției publice.
19/135
Derularea eficientă a procedurii de achiziții în cadrul proiectelor se poate realiza numai
printr‐o colaborare permanentă între echipa de implementare a proiectului şi compartimentul
intern specializat în atribuirea contractelor de achiziții.

4.3.1 Verificări efectuate de AI/AT
• Caietul de sarcini sau documentația descriptivă, înainte de lansarea procedurii de achiziție;
• Clauzele contractuale.

A.Verificarea specificatiilor tehnice înainte de lansarea procedurii de achiziție
Caietul de sarcini reprezintă punctul de pornire al elaborării documentației de atribuire şi
este o componentă obligatorie a documentației de atribuire, în cazul aplicării procedurilor de:
• Licitație deschisă;
• Licitație restrânsă;
• Cererea de oferte.
Caietul de sarcini se elaborează de către BG, prin compartimentul intern de achiziții
publice/responsabilul desemnat pentru derularea procedurilor de achiziție publică sau prin
specialişti (consultanți) angajați în acest scop, cu respectarea prevederilor legale referitoare la
concurență şi conflictul de interese.
Caietul de sarcini trebuie să conțină, în mod obligatoriu, specificațiile tehnice şi definirea acestora.
Specificațiile tehnice descriu produsele, serviciile sau lucrările solicitate, prin definirea, în
general, a unor:
• Caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic şi de performanță;
• Cerințe privind impactul asupra mediului înconjurător;
• Dimensiuni, terminologie, simboluri, teste şi metode de testare, ambalare, etichetare,
marcare şi instrucțiuni de utilizare a produsului;
• Tehnologii şi metode de producție;
• Sisteme de asigurare a calității şi condiții pentru certificarea conformității cu standarde
relevante sau altele asemenea;
• Prescripții de proiectare şi de calcul al costurilor;
• Condiții de recepție.
Specificațiile tehnice trebuie să permită accesul liber şi egal la procedura de atribuire şi
nu trebuie să conțină elemente care să aibă ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de
natură să restrângă concurența.
Documentația descriptivă ține loc de Caiet de sarcini şi este o componentă obligatorie a
documentației de atribuire, în cazul aplicării procedurilor de:
• Dialog competitiv;
• Negociere.

Documentatia descriptivă trebuie să conțină:
• Descrierea necesităților, obiectivelor şi constrângerilor BG;
• Orice alte informații pe baza cărora se va derula dialogul pentru identificarea soluțiilor
viabile;
• Posibilitatea de a realiza dialogul sau negocierea în runde succesive, cu scopul de a reduce
numărul de soluții discutate sau propuneri de oferte.

Verificarea specificațiilor tehnice sau a documentației descriptive se efectuează pe baza
prevederilor Capitolului 2, Secțiunea a 3‐a din Ordonanță, a Art. 49 din Norme şi a Capitolului
IV, Etapa 2, Punctul 1 din Ghidul ANRMAP.
20/135
Specificațiile tehnice
Condiții De evitat
Să permită accesul liber şi egal la procedura de atribuire. Nu trebuie să conțină elemente care să aibă ca efect introducerea unor obstacole
nejustificate de natură să restrângă concurența.
Să corespundă necesitaților sau exigențelor oricărui utilizator, inclusiv a
persoanelor cu dizabilități.
Specificațiile tehnice trebuie definite:
Fie, prin referire, de regulă, în următoarea ordine, la:
• Standarde naționale care adoptă standarde europene;
• Omologări tehnice europene;
• Standarde internaționale;
• Alte referințe de natură tehnică elaborate de organisme de standardizare
europene;
• Alte standarde, omologări sau reglementări tehnice naționale privind
utilizarea produselor sau proiectarea, calculul şi execuția lucrărilor. (Orice
astfel de referire trebuie să fie însoțită de mențiunea “sau echivalent”).
Fie, prin precizarea performanțelor şi / sau cerințelor funcționale, care pot include
şi caracteristici de mediu;
Dacă specificațiile tehnice se definesc prin referire la performanțe şi / sau cerințe
funcționale, atunci acestea trebuie să fie suficient de precis descrise astfel încât să
permită operatorilor economici determinarea obiectului contractului, iar BG să
atribuie contractul respectiv fie, prin precizarea performanțelor şi / sau cerințelor
funcționale, susținute prin referirea la standarde, omologări tehnice, specificații
tehnice comune, ca mijloc de prezumție a conformității cu nivelul de performață
şi / sau cerințe funcționale solicitate;
Fie, combinat, respectiv, pentru anumite caracteristici prin precizarea
performanțelor şi / sau cerințelor funcționale şi pentru alte caracteristici prin
referirea la standarde sau omologări tehnice.
Dacă specificațiile tehnice se definesc prin referirea la standarde sau omologări Nici o ofertă nu poate fi respinsă pe motiv că propunerea tehnică nu este conformă cu
tehnice. specificațiile precizate, dacă ofertantul demonstrează, prin orice mijloc adecvat, că
propunerea sa tehnică satisface intr‐o manieră echivalența cerințele autoritații
contractante.
Dacă specificațiile tehnice sunt definite prin precizarea performanțelor şi / sau Nici o ofertă nu poate fi respinsă, dacă ofertantul demonstrează, prin orice mijloc
cerințelor funcționalei. adecvat că propunerea sa tehnică asigură îndeplinirea performanțelor sau cerințelor
funcționale solicitate deoarece sunt conforme cu :
21/135
• Un standard național care adoptă un standard european;
• omologare tehnică europeană;
• specificație tehnică comună utilizată in Comunitatea Europeană;
• Un standard internațional;
• Alte reglementări tehnice elaborate de organisme de standardizare europene.
Un mijloc adecvat de a dovedi conformitatea cu specificațiile tehnice solicitate
poate fi considerat:
• Dosarul tehnic al producătorului, sau
• Un raport de încercare / testare emis de un organism recunoscut cum ar fi:
o un laborator neutru de încercări şi calibrare, sau
o un organism de certificare si inspecție care asigură respectarea
standardelor europene aplicabile.
Dacă se solicită îndeplinirea anumitor caracteristici de mediu, atunci se pot Şi numai dacă se îndeplinesc, în mod cumulativ, următoarele condiții:
utiliza, integral sau parțial, specificații definite prin: • Specificațiile sunt adecvate pentru definirea caracteristicilor produselor sau
• “Etichete ecologice” europene; serviciilor a căror furnizare / prestare reprezintă obiectul contractului de achiziție
• “Etichete ecologice” (multi‐)naționale; publică;
• Orice alte “etichete ecologice”. • Cerințele pentru “eticheta ecologică” au fost elaborate pe baze ştiințifice;
• “Eticheta ecologică” a fost adoptată printr‐o procedură specifică care a permis
implicarea tuturor părților interesate ‐ organisme guvernamentale, consumatori,
producători, distribuitori, organizații de mediu;
• “Eticheta ecologică” este accesibilă sau disponibilă oricărei persoane interesate.
Caietul de sarcini poate conține precizarea că produsele sau serviciile oferite care O propunere tehnică nu poate fi considerată ca fiind neconformă, pentru singurul
dețin o anumită “etichetă ecologică” sunt considerate că îndeplinesc implicit motiv că produsele sau serviciile ofertate nu dețin “eticheta ecologică” solicitată, dacă
specificațiile tehnice solicitate. ofertantul demonstrează, prin orice mijloc adecvat că acestea corespund specificațiilor
tehnice solicitate.
O referire particulară este permisă în mod excepțional în situația în care o Este interzis a se defini în caietul de sarcini specificații tehnice care indică o anumită
descriere suficient de precisă şi inteligibilă a obiectului contractului nu este origine, sursă, producție, un procedeu special, o marcă de fabrică sau de comerț, un
posibilă şi trebuie să fie însoțită de mențiunea “sau echivalent”. brevet de invenție, o licență de fabricație, care au ca efect favorizarea sau eliminarea
anumitor operatori economici sau anumitor produse.

Pentru achiziția de bunuri folosite (second‐hand) BG trebuie să elaboreze un Memoriu Justificativ privind oportunitatea achiziției,
specificațiile tehnice şi criteriile de calificare şi selecție a candidați/or/ofertanților precum şi motivul alegerii soluției respective.
22/135
Verificarea ex‐ante va fi efectuată de către ofițerul de proiect (AI), expertul de monitorizare
(AT) şi responsabilul cu achizițiile (AT). Aceasta se va realiza conform listelor de verificare
pentru procedurile de achiziții produse, servicii şi lucrări în conformitate cu Anexele 10.9
a,b,c. Doar dacă vor fi întrunite toate condițiile descrise anterior, AI/AT va aproba
specificațiile tehnice sau termenii de referință.
Elaborarea documentației şi derularea procedurii vor fi în sarcina BG.

B Verificarea clauzelor contractuale după încheierea procedurii de achiziție
Contractul de achiziție publică:
• Reprezintă instrumentul juridic prin care organismele publice intră în relații comerciale cu
operatorii economici.
• Formă scrisă, în cel puțin două exemplare în urma unei proceduri de atribuire sau în baza
unui acord‐cadru.
• Dacă ofertantul declarat câştigător refuză încheierea contractului, procedura de atribuire va
fi anulată, iar AC va relua procedura.
• Contractul de achiziție publică încetează de drept la expirarea perioadei pentru care a fost
încheiat.
• Prelungirea duratei contractului de achiziție publică este posibilă numai în perioada sa de
valabilitate şi fără a fi modificate condițiile stabilite inițial.
• Părțile pot stabili şi alte cauze de încetare a contractului, fără a aduce atingere clauzelor
obligatorii.

Contractul de achiziție publică se încheie în formă scrisă, în cel puțin două exemplare.
AI / AT va verifica ex‐post, la momentul vizitelor de monitorizare sau la momentul
verificării raportului intermediar şi a celui final, toate contractele încheiate de BG în cadrul
implementării proiectului.

Calificarea naturii juridice a contractului de achiziție publică este dată de obiectul
preponderent ca valoare, respectiv contractele de achiziție publică pot fi:
• Contracte de furnizare;
• Contracte de servicii;
• Contracte de lucrări.

Contractul de achiziție publică conține:
• Preambul;
• Clauze contractuale obligatorii;
• Clauze contractuale specifice;
• Anexe (contractele de subcontractare se pot constitui în anexe la contractul de achiziție
publică).

Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract
de achiziție publică trebuie să le conțină referitor la:
• Obiectul principal al contractului;
• Prețul contractului;
• Durata contractului;
• Sancțiuni ale neexecutării culpabile a obligațiilor;
• Documentele contractului;
• Obligațiile principale ale părților.
23/135
Clauze contractuale specifice sunt acele prevederi contractuale specifice fiecărui contract
de achiziție publică care se stabilesc, de regulă, prin acordul părților în funcție de necesitățile
obiective ale BG şi de conținutul ofertei declarată câştigătoare. Clauze contractuale specifice pot fi
propuse atât de BG cât şi de către operatorul economic ofertant, dacă este permis acest lucru prin
documentația de atribuire. Ele nu trebuie să anihileze clauzele obligatorii; dacă afectează clauzele
obligatorii acestea nu produc nici un efect.
Clauzele contractuale specifice pot face referire la:
• Subcontractori;
• Garanția de bună execuție;
• Garanția comercială;
• Modalitatea de ajustare a prețului;
• Termene de executare a obligațiilor părților;
• Recepție, inspecții, teste;
• Ambalare, marcare, transport;
• Asigurări;
• Alte condiții de executare a contractului, ş.a.

Verificarea clauzelor contractuale se efectuează pe baza prevederilor Capitolului IV, Etapa 2,
Punctul 2 din Ghidul ANRMAP. Formatul contractului de achiziție publică va respecta, după
caz, modelele de contracte de achiziție publică prezentate în Formularele nr. 3 “Contract de
furnizare”, nr. 4 “Contract de servicii”, nr. 5 “Contract de lucrări” din Ghid.

4.3.2 Recomandări din partea AI / AT

Recomandări privind derularea etapelor procesului de achiziție publică
Procesul de achiziție publica reprezintă o succesiune de etape, după parcurgerea cărora se
obține produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii
unui contract de achiziție publică.

Calendarul procedurii de achiziție publică se ataşează la documentația de atribuire.

Etapele care trebuie parcurse şi activitățile care trebuie efectuate pentru realizarea unui
proces de achiziție publică sunt următoarele:

24/135
Etapă Activitate Recomandări / Verificări

1 Programarea ‐ Punerea în corespondență cu CPV; Referat de necesitate;
achizițiilor publice ‐ Ierarhizare; Fila de buget / aprobare obținere
‐ Alegere procedură; credit;
‐ Dacă este cazul, elaborarea şi Referat de necesitate care conține
transmiterea anunțului de intenție. estimarea valorii contractului;
Poziția în Programul anual al
achizițiilor publice;
Notă justificativă privind alegerea
procedurii;
Anunțul de intenție, dacă este cazul.
2 Elaborarea Stabilire specificații tehnice sau Specificațiile tehnice pentru produse;
documentației de documentație descriptivă; Termene de referință pentru servicii;
atribuire/ de ‐ Stabilire clauze contractuale; Proiect tehnic, lista cantităților de
selectare ‐ Stabilire cerințe minime de lucrări, pentru lucrări;
calificare, daca este cazul, criterii de Notă justificativă privind stabilirea
selectare; criteriului de atribuire;
‐ Stabilire criteriul de atribuire; Notă justificativă pentru stabilirea
‐Dacă este cazul, solicitare garanție cerințelor minime de calificare
de participare; referitoare la situația economică şi
‐ Completarea Fişei de date a financiară sau la capacitatea tehnică
achiziției; şi/sau profesională
‐ Stabilire formulare şi modele; Fişa de date a achiziției;
‐Definitivare documentație de Formulare şi modele pregătite;
atribuire. Instrucțiuni pentru ofertanți.
3 Chemarea la ‐ Publicarea anunțului/invitației de Anunț publicat;
competiție participare; Invitațiile de participare;
‐ Punerea la dispoziție a Documentația de atribuire;
documentației de atribuire; Declarațiile de confidențialitate şi
‐ Răspuns la solicitările de clarificări; imparțialitate.
‐ Reguli de participare şi de evitare a
conflictului de interese.
4. Derularea ‐ Dacă este cazul, primire Note justificative;
procedurii de candidatură şi selectare candidați; Procese verbale;
atribuire ‐ Dacă este cazul, derularea rundelor Oferte tehnice şi financiare;
de discuții; Registrul de oferte;
‐ Termen pentru elaborare oferte; Proces verbal de deschidere a
‐ Primire oferte; ofertelor;
‐ Deschidere; Proces verbal de evaluare.
‐ Examinare şi evaluare oferte;
‐ Stabilire ofertă câştigătoare;
‐ Anulare procedură, dacă este cazul
(Ord. Art 204).
5. Atribuirea ‐ Notificare rezultat; Notificări;
contractului de ‐ Perioada de aşteptare; Contestații;
achiziție publică sau ‐Daca este cazul, soluționare Procese verbale;
încheierea acordului contestații; Comunicările către ofertanți privind
cadru ‐ Semnare contract/încheiere acord‐ rezultatul procedurii de atribuire, cu
cadru; motivările necesare
‐ Transmitere spre publicare anunț de Contract de furnizare, prestare
atribuire. servicii, de execuție lucrări, după caz.
Publicarea anunțului de atribuire
Returnare garanții de participare, dacă
25/135
este cazul
Constituirea garanției de bună
execuție, dacă este cazul
6. Constituirea ‐ Definitivare dosar de achiziție Dosar de achiziție.
dosarului achiziției publică.
publice
7. Derularea ‐ Dacă este cazul, constituirea Documente justificative şi
contractului / garanției de bună execuție; documente de plată;
acordului cadru ‐ Intrare în efectivitate; Situație de lucrări;
‐ Îndeplinirea obligațiilor asumate şi Procese verbale de recepții
recepții parțiale. intermediare.
8. Finalizarea ‐ Recepție finală; Documente justificative şi
contractului ‐ Dacă este cazul, eliberare garanție documente de plată;
de bună execuție. Situație de lucrări;
Procese verbale de recepție finală.
9. Analiza procesului ‐ Concluzii; Concluzii;
‐ Măsuri de îmbunătățire. Rapoarte;
Propuneri.

Calendarul procedurii de achiziție publică se elaborează de către BG, în funcție de tipul de
procedură de atribuire, pe baza modelului prezentat în Formularele nr. 1 A – F „Calendarul
procedurii de atribuire” din Ghidul ANRMAP.

Recomandări privind alegerea tipului de procedură de atribuire
În luarea deciziei de selectare a unei anumite proceduri de achiziție publică, BG va ține cont de:
• Complexitatea contractului de achiziție publică respectiv;
• Costurile implicate de atribuirea contractului respectiv;
• Nivelul de dezvoltare şi concurența pe piață din domeniul unde va avea loc achiziția
pentru a se putea alege între licitație deschisă şi licitație restrânsă;
• Constrângeri cum ar fi urgența, compatibilitatea cu produse similare;
• Servicii deja existente în cadrul autorității respective, aplicabile unui singur furnizor,
prestator sau executant ş.a.

Excepții de la regula de atribuire sunt: dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte şi
cumpărarea directă care se pot utiliza numai în condițiile prevăzute de OUG 34/2006.

Este interzisă divizarea unui contract în mai multe contracte de valoare mai mică în scopul
evitării aplicării anumitor proceduri de achiziție publică.

Alegerea unei alte proceduri decât cele prevăzute de regulă se face pe baza unei note
justificative.
Nota justificativă se elaborează de către BG, se aprobă de către conducătorul acesteia şi constituie
un înscris esențial al dosarului achiziției publice.
Pentru aplicarea procedurii de cerere de oferte, nota justificativă trebuie să conțină numai
explicații cu privire la valoarea contractului de achiziție publică care urmează să fie atribuit, cu
încadrarea în pragurile prevăzute de Art. 124 din Ordonanță.

Alegerea procedurii de atribuire se efectuează de către Beneficiarul de grant prin aplicarea
prevederilor conținute în: Capitolul 2 şi Capitolul 3 din Ordonanță; Capitolul IV din Norme;
Ghidul ANRMAP.
26/135
Având în vedere că procedurile folosite în derularea contractelor de grant vor fi de regulă
cumpărarea directă, cererea de oferte şi licitația deschisă, condițiile de aplicare ale acestora sunt
exemplificate mai jos:

Cumpărarea directă
Cumpărarea directă poate fi aplicată pentru valori estimate (Ve) care nu depăşesc pragul
valoric prevăzut la art. 19 din ordonanță. Contractul poate fi atribuit oricând prin licitație deschisă,
restrânsă sau cerere de oferte, chiar dacă Ve este mai mică decat 10.000 Euro.

Când se achiziționează produse, servicii
Document justificativ:
sau lucrări a căror valoare (fără TVA)
Factura Fiscală (Art. 19, OUG)
cumulată pe parcursul unui an < 10.000
Contract Comercial
Euro (echivalent în RON).

Cererea de oferte
Cererea de ofertă se aplică pentru valori estimate care sunt mai mici decât sau egale cu
pragurile valorice prevăzute la art. 124 din ordonanță:
• Pentru contractul de furnizare: 75.000 euro;
• Pentru contractul de servicii: 75.000 euro;
• Pentru contractul de lucrări: 500.000 euro.

Dacă invitația de participare este publicată în Dacă întreaga documentație este accesibilă în SEAP
SEAP (totuşi termenul este prea scurt)
10 6

Licitație deschisă

Licitația deschisă se aplică pentru valori estimate (Ve) care depăşesc pragurile valorice prevăzute
la art. 124 din ordonanță. Pragurile valorice pentru care publicarea în JOUE este obligatorie, sunt
prevăzute la art. 55 din Ordonanță.

Ve mai mare decât Dacă
Tmin Dacă se Dacă se transmite la JOUE
pragurile pentru documentația
depunere transmite la şi documentația este
publicare în JOUE şi este accesibilă în
oferte JOUE accesibilă în SEAP
nu a fost publicat SEAP
anunț de intenție 52 45 47 40
Ve mai mare decât Dacă
Tmin Dacă se Dacă se transmite la JOUE
pragurile pentru documentația
depunere transmite la şi documentația este
publicare în JOUE şi este accesibilă în
oferte JOUE accesibilă în SEAP
a fost publicat un SEAP
anunț de intenție 36 29 31 24
Ve egală sau mai Tmin acordat pentru
mică decât pragurile depunerea ofertelor. Dacă se Dacă documentația este accesibilă în SEAP
pentru publicare în transmite în SEAP
JOUE 28 23

27/135
Pentru CONTRACTELE DE PUBLICITATE MEDIA există procedură distinctă,

elementele care trebuie avute în vedere sunt urmatoarele:
În cazul atribuirii contractelor de publicitate media, cu o valoare anuală cumulată, fără
TVA, estimată mai mare decât echivalentul în lei a 2.000 euro, BG are obligația de a publica un
anunț de participare şi un anunț de atribuire, în sistemul informatic de utilitate publică disponibil
pe Internet, la o adresă dedicată, si pe pagina de Internet proprie, acolo unde exista.
Contractele de publicitate media reprezintă orice contract de servicii având ca obiect
crearea, producerea şi/sau difuzarea de reclamă sau alte forme de promovare prin intermediul
mijloacelor de informare în masă scrise, audiovizuale sau electronice.
În anunțul de participare trebuie precizate criteriile de calificare şi selecție şi, în situația în
care criteriul de atribuire a contractului este oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere
economic, algoritmul de calcul a punctajului.
Anunțul trebuie să fie însoțit de un referat de oportunitate prin care se justifică rațiunea achiziției
serviciilor de publicitate, precizându‐se totodată impactul urmărit şi criteriile de măsurare a
rezultatului obținut.
Regimul anunțurilor este acelaşi cu cel aferent celorlalte achiziții ele fiind publicate în
Monitorul Oficial al României, Partea a VI‐a (facultativ), în Sistemul electronic de achiziții publice
(SEAP), la adresa de internet www.publicitatepublică.ro, pe pagina de internet proprie a BG,
dacă există, şi în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (JOUE), în situațiile prevăzute de Ordonanța
de urgență a Guvernului nr. 34/2006, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006
şi actualizată prin Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 94/2007.

Mijloc de comunicare Criterii de selecție
Publicații • Tirajul mediu difuzat pe ediție al
ofertantului
• Aria de difuzare
• Profilul
• Publicul‐țintă
Presa audio‐TV • Aria de acoperire şi audiența certificate
• Profilul şi publicul‐țintă
Internet • Profilul
• Publicul‐țintă

În termenul legal calculat de la data finalizării contractului de servicii de publicitate, BG are
obligația de a publica în sistem informatic un raport de evaluare a impactului achiziției serviciilor
de publicitate.

Recomandări pentru elaborarea documentației de atribuire
Documentația de atribuire cuprinde toate informatiile legate de obiectul contractului de
achiziție publică şi de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, după caz,
documentația descriptivă şi care conțin cerințele formale, tehnice şi financiare, care permit
descrierea obiectivă a obiectului contractului de achiziție publică şi care stă la baza elaborării
ofertei.

Documentația de atribuire trebuie să fie finalizată înainte de transmiterea spre publicare a
anunțului de participare sau de transmiterea către operatorii economici a invitației de
participare, în funcție de procedura de atribuire aleasă.

28/135
Documentația de atribuire trebuie sa fie clară, completă şi fără echivoc.
Documentația de atribuire se elaborează de către BG, prin intermediul compartimentului
intern sau al responsabilului desemnat prin decizie internă a conducătorului BG pentru derularea
procedurilor de achiziție publică.
În cazul în care documentația de atribuire este elaborată de o firmă de consultanță, BG prin
compartimentul intern specializat sau responsabilul desemnat, trebuie sa coordoneze şi să
supervizeze activitatea respectivă şi să şi‐o însuşească prin recepționarea acesteia.
Documentația de atribuire trebuie să cuprindă, cel puțin:
• Informații generale privind BG, în special cu privire la adresă ‐ inclusiv telefon, fax, e‐mail,
persoane de contact, mijloace de comunicare, etc.;
• Instrucțiuni privind date limită care trebuie respectate şi formalități care trebuie îndeplinite
în legătură cu participarea la procedura de atribuire;
• Dacă sunt solicitate, cerințele minime de calificare, precum şi documentele care urmează să
fie prezentate de ofertanți / candidați pentru dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare şi
selecție;
• Caietul de sarcini sau documentația descriptivă, aceasta din urmă fiind utilizată în cazul
aplicării procedurii de dialog competitiv sau de negociere;
• Instrucțiuni privind modul de elaborare şi de prezentare a propunerii tehnice şi financiare;
• Informații detaliate şi complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei
câştigătoare;
• Instrucțiuni privind modul de utilizare a căilor de atac;
• Informații referitoare la clauzele contractuale obligatorii;
• Calendarul procedurii de achiziție publică.

Verificarea conținutului documentației de atribuire se efectuează pe baza prevederilor
Capitolului 2, Secțiunea a 3‐a din Ordonanță.

Alegerea cerințelor minime de calificare
Criteriile de calificare şi selecție, atunci când sunt prevăzute, trebuie să se refere numai la:
• Situația personală a candidatului sau ofertantului;
• Capacitatea de exercitare a activității profesionale;
• Situația economică şi financiară;
• Capacitatea tehnică şi / sau profesională;
• Standarde de asigurare a calității;
• Standarde de protecție a mediului, dacă este cazul.

Criteriile de calificare şi selecție odată stabilite nu mai pot fi schimbate pe parcursul aplicării
procedurii.
Dacă se solicită îndeplinirea unor cerințe minime referitoare la situația economică şi financiară sau
la capacitatea tehnică şi / sau profesională, atunci BG trebuie să elaboreze o notă justificativă prin
care să se motiveze cerințele respective. Nota justificativă se va ataşa la dosarul achiziției.

Documentația de atribuire trebuie să conțină aceleaşi cerințe minime ca în documentația de
chemare la competiție (invitație/anunț de participare).
În cazul în care cerințele din anunțul de participare nu se regăsesc în documentația de atribuire
se aplică cele din anunț. Documentația se interpretează în consecință.

29/135
Cerințele minime de calificare se poate efectua în baza prevederilor Capitolului 5, Secțiunea a 2‐a
din Ordonanță, Capitolului II, Sectiunea 1 din Norme şi a Capitolului IV, Etapa 2, Punctul 3 din
Ghidul ANRMAP.

Stabilirea criteriului de atribuire
Criteriul de atribuire a contractului de achiziție publică, poate fi:
• Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic, sau
• în mod exclusiv, prețul cel mai scazut.
Criteriul de atribuire a contractului de achiziție publică se precizează în mod obligatoriu în
anunțul de participare şi în cadrul documentației de atribuire. Criteriul de atribuire, odată stabilit,
nu poate fi schimbat pe toata durata de aplicare a procedurii de atribuire.
Când se stabileste criteriul de atribuire se elaborează o nota justificativă prin care se motivează
modul în care a fost stabilită ponderea factorilor de evaluare.

Criteriul de atribuire se poate stabili în conformitate cu prevederile Capitolului 5, Secțiunea a 3‐a
din Ordonanță, Capitolului II, Sectiunea a 2‐a din Norme şi a Capitolului IV, Etapa 2, Punctul 4 din
Ghidul ANRMAP.

Modul de completare a fişei de date a achiziției
Fişa de date a achiziției trebuie să cuprindă informații şi instrucțiuni privind:
• BG, în special cu privire la adresa – inclusiv telefon, fax, e‐mail – persoane de contact,
mijloace de comunicare;
• Adresa de unde se poate achiziționa, descărca documentația de atribuire;
• Activitatea;
• Faptul că se achiziționează în numele altei autorități (dacă este cazul);
• Modul de obținere a clarificărilor şi altor informații;
• Soluționarea litigiilor;
• Consiliul Național de Soluționare a Contestațiilor, inclusiv adresă, telefon, fax, e‐mail;
• Obiectul contractului de achiziție publică şi durata acestuia;
• Modul în care se va finaliza procedura;
• După caz, acordul‐cadru, durata acestuia, numărul de operatori, valoarea minimă şi
maximă a unui contract subsecvent;
• Existența loturilor şi modul de abordare;
• Acceptarea / neacceptarea de oferte alternative;
• Codul CPV;
• Cantitatea produselor;
• Despre garanții;
• Termene de valabilitate a ofertei;
• Procedura aplicată şi dacă aceasta are ca etapă finală licitația electronică;
• Cerințele minime de calificare precum şi documentele care urmează să fie prezentate
pentru dovedirea îndeplinirii criteriilor de calificare şi selectie, dacă sunt solicitate;
• Data limită de depunere (ora/zi/lună/an), locul de depunere şi ce alte formalități trebuie
îndeplinite în legatură cu participarea la procedura de atribuire;
• Informații privind modul de elaborare şi prezentare a propunerii tehnice şi financiare;
• Informații privind modul de elaborare şi prezentare a ofertei;
• Informații detaliate şi complete privind criteriul de atribuire.

30/135
Fişa de date a achiziției se poate elabora în baza prevederilor Capitolului IV, Etapa 2, Punctul 5 din
Ghidul ANRMAP. Modelul Fişei de date este prevăzut în Formularul nr. 9 “Fişa de date a
achiziției” din Ghidul ANMAP.

Stabilirea formularele care vor fi folosite
Documentația de atribuire trebuie să conțină şi formularele stabilite de către BG pe baza
modelelor prevăzute în Ghidul ANRMAP.
Modelele au caracter de recomandare şi pot fi adaptate de BG.
Documentația de atribuire trebuie să conțină următoarele formulare:
• Fişa de date a achiziției;
• Formularul de ofertă;
• Formularul de contract;
• Formularul de scrisoare de garanție, dacă se solicită;
• Formularele privind declarațiile.
BG are dreptul de a concepe şi alte modele pe care să le ataşeze documentației de atribuire.

Stabilirea formularelor se face în baza următoarelor modele prevăzute în Ghid:
• Modelul formularului de ofertă prevăzut în Formularele nr. 10 A, B şi C “Formular de
oferta”;
• Modelul scrisorii de garanție de participare prevăzut în Formularul nr.11 “Scrisoare de
garanție bancară”;
• Modelele declarațiilor prevăzute în Formularele nr. 12 A‐I.

Recomandări privind elaborarea documentației de chemare la competiție

În vederea asigurării transparenței atribuirii contractelor de achiziție publică, BG, ori de
câte ori doreşte să atribuie un contract de achiziție publică sau să încheie un acord‐cadru are
obligația de a publica documentația de chemare la competiție. Aceasta constă în:
• Anunțul de participare, atunci când se inițiază procedura de:
o Licitație deschisă;
o Licitație restrânsă;
o Dialog competitiv;
o Negociere cu publicarea prealabilă a unui anunț de participare;
o Sistem dinamic de achiziție;
o Concurs de soluții.

Anunțul de participare trebuie să conțină cel puțin informațiile prevăzute de anexa nr. 1 la
Norme, dar, de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte.

• Invitația de participare, atunci când se inițiază procedura de cerere de oferte
În cazul în care documentația de atribuire este accesibilă direct prin mijloace electronice, BG are
obligația de a include în invitația de participare informații privind modul de accesare a
documentației respective.

Documentația de chemare la competiție se elaborează în baza prevederilor Capitolului 3 şi Anexei
3A din Ordonanță; Capitolului III şi Anexei nr. 1 din Norme; Capitolului IV, Etapa 3 şi
Formularelor nr. 16 (A‐G) din Ghid.

31/135
Invitația de participare trebuie să cuprindă cel puțin următoarele informații:
• Data limită stabilită pentru primirea ofertelor;
• Adresa la care se transmit ofertele;
• Limba sau limbile în care trebuie elaborată oferta;
• Dacă se solicită îndeplinirea unor criterii minime de calificare, menționarea acestora;
• Scurtă descriere a obiectului contractului de achiziție publică care urmează să fie
atribuit;
• Modul de obținere a documentației de atribuire.

Recomandări privind paşii de urmat în derularea procedurii de atribuire
Verificarea modului de desfăşurare a fiecărei proceduri se efectuează pe baza prevederilor
Capitolului IV din Ordonanță; Capitolului IV, Etapa 4, şi a Formularelor nr. 16 (A‐G) “Paşi de
urmat” din Ghid, urmărindu‐se respectarea pragurilor, termenelor şi a perioadelor de aşteptare
prescrise în legislația relevantă aplicabilă.

Întocmirea procesului verbal de deschidere a ofertelor
Plicurile conținând ofertele trebuie deschise de către preşedintele comisiei de evaluare care
are obligația de a anunța următoarele informații:
• Denumirea (numele) ofertanților;
• Modificările şi retragerile de oferte;
• Existența garanțiilor de participare;
• Elementele principale ale propunerilor financiare, inclusiv prețul;
• Cursul de referință care va sta la baza comparării prețurilor la evaluarea ofertelor
prezentate într‐o altă monedă;
• Propuneri de oferte alternative (dacă este cazul);
• Orice alte detalii şi precizări pe care comisia de evaluare le consideră necesare.

Nicio ofertă nu poate fi respinsă în cadrul şedinței de deschidere, cu excepția ofertelor întârziate
şi a celor care nu fac dovada constituirii garanției de participare.

Orice decizie cu privire la calificarea ofertanților, respectiv candidaților sau, după caz, cu
privire la evaluarea ofertelor, va fi luată de către comisia de evaluare în cadrul unor şedințe
ulterioare şedinței de deschidere a ofertelor.
Comisia de evaluare trebuie să întocmescă un proces‐verbal de deschidere care trebuie să
includă informațiile anunțate de către preşedintele comisiei.
Procesul verbal privind şedința de deschidere a ofertelor trebuie semnat de către membrii
comisiei şi de către reprezentanții ofertanților care sunt prezenți la deschiderea ofertelor.
În scopul asigurării confidențialității şi imparțialității în cursul procesului de achiziții publice,
precum şi în vederea evitării conflictului de interese, toți membrii comisiei de evaluare trebuie să
dea o declarație de confidențialitate şi imparțialitate, potrivit modelului prezentat în Formularul
nr. 13 din Ghidul ANRMAP.

Declarația se completează în ziua deschiderii ofertelor / candidaturilor.
În cazul în care un membru al comisiei se află în una dintre situațiile de incompatibilitate
prevăzute în Formularul nr. 13, atunci acesta se va autosesiza în scris, BG având obligația să îl
înlocuiască de îndată.

32/135
Procesul verbal privind şedința de deschidere a ofertelor se efectuează pe baza Modelului de
proces verbal care se găseşte în Formularul nr. 14 „Proces‐verbal de deschidere a ofertelor” din
Ghidul ANRMAP.

Elaborarea raportului procedura de atribuire
Raportul procedurii de atribuire trebuie să cuprindă:
• Denumirea şi sediul BG;
• Obiectul contractului de achiziție publică / acordului‐cadru sau sistemului de achiziție
dinamic;
• Dacă este cazul, denumirea / numele candidăților participanți la procedură;
• Dacă este cazul, denumirea / numele candidaților selectați şi neselectați, precum şi motivele
care au stat la baza selectării sau neselectării respectivilor candidați;
• Denumirea / numele ofertanților participanți la procedură;
• Denumirea / numele ofertanților respinşi şi motivele care au stat la baza acestei decizii;
• Daca este cazul, motivele concrete pentru care una sau mai multe dintre oferte au fost
respinse ca urmare a considerării prețurilor prezentate ca fiind neobişnuit de scăzute;
• Denumirea / numele ofertantului / ofertanților a cărui / căror ofertă a fost declarată
câştigătoare şi motivele care au stat la baza acestei decizii;
• În cazul ofertantului / ofertanților câştigători, partea din contract pe care acesta / aceştia au
declarat ca o subcontractează împreună cu denumirea / numele subcontractanților;
• Dacă este cazul, justificarea hotărârii de anulare a procedurii de atribuire sau declarare
ofertă câştigătoare în circumstanțe speciale (Ord. Art. 204).

Raportul procedurii de atribuire trebuie aprobat de către conducătorul BG care efectuează
respectiva achiziție publică. Verificarea raportului privind procedura de atribuire se efectuează pe
baza modelului de raport al procedurii de atribuire care se găseşte în Formularul 15 ”Raportul
procedurii de atribuire” din Ghidul ANRMAP.

Notificarea rezultatului procedurii de atribuire
BG are obligația de a informa candidații / ofertanții despre deciziile referitoare la:
• Atribuirea contractului de achiziție publică;
• Încheierea acordurilor‐cadru;
• Admiterea într‐un sistem de achiziție dinamic;
• Dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala inițiere ulterioară a unei noi
proceduri.

Comunicarea se realizează în scris şi nu mai târziu de 3 zile lucrătoare de la emiterea deciziilor
respective. Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin mijloace electronice. Dacă aceasta nu
se realizează şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada de aşteptare înaintea semnării
contractului se majorează cu 3 zile lucrătoare.

Ofertanții câştigatori vor fi informați cu privire la acceptarea ofertei / ofertelor prezentate.
Ofertanții/candidații care au fost respinşi sau a căror ofertă nu a fost declarată câştigătoare vor fi
informați asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective, după cum urmează:
• Fiecărui candidat respins, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere a
candidaturii sale;
• Pentru fiecare ofertă respinsă, motivele concrete care au stat la baza deciziei de respingere.

33/135
Se detaliază argumentele în temeiul cărora oferta a fost considerată inacceptabilă, neconformă
sau necorespunzătoare, îndeosebi elementele ofertei care nu au corespuns cerințelor de
funcționare şi performanță prevăzute în caietul de sarcini.

• Fiecărui ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si corespunzătoare, dar
care nu a fost declarată castigătoare, caracteristicile şi avantajele relative ale ofertei /
ofertelor câstigătoare în raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia urmează să i se
atribuie contractul de achiziție publică sau, după caz, ale ofertanților cu care urmează să se
încheie un acord‐ cadru.

Comunicarea către ofertantul / ofertanții declarați câştigători trebuie să conțină şi invitația
pentru semnarea contractului, sau după caz, a acordului –cadru.

Verificarea notificării rezultatului procedurii de atribuire se efectuează pe baza Modelului de
comunicare prezentat în Formularul nr. 17 (A,B) “Comunicarea privind rezultatul procedurii de
atribuire” din Ghidul ANRMAP.

De reținut:
BG (conform Art. 205 din Ordonanță) are dreptul de a încheia contractul de achiziție
publică numai după împlinirea termenului de:
• 10 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, în cazul în
care valoarea contractului de achiziție publică este mai mare decât pragurile valorice
prevăzute la art. 55(2);
• 5 zile de la data transmiterii comunicării privind rezultatul aplicării procedurii, în cazul în
care valoarea contractului de achiziție publică este mai mică sau egală cu pragurile valorice
prevăzute la art. 55(2).

Notă: BG nu are obligația de a respecta termenele prevăzute anterior în următoarele cazuri
prevăzute în Ordonanță, Art. 205(3):
• Atunci când prezenta ordonanță de urgență nu prevede obligativitatea publicării unui
anunț sau a unei invitații de participare în SEAP;
• Atunci când contractul de achiziție publică/acordul‐cadru urmează să fie încheiat cu un
operator economic care a fost singurul ofertant la respectiva procedură de atribuire;
• Atunci când este atribuit un contract subsecvent unui acord‐cadru.

Anunțul de atribuire
Anuntul de atribuire trebuie transmis spre publicare în cel mult 48 de zile după ce:
• S‐a finalizat procedura de
o Licitație deschisă;
o Licitație restrânsă;
o Dialog competitiv;
o Negociere;
o Cerere de ofertă
prin atribuirea contractului de achiziție publică sau încheierea acordului‐cadru;
• S‐a finalizat un concurs de soluții prin stabilirea concurentului câştigător;
• S‐a atribuit un contract de achiziție publică printr‐un sistem dinamic de achiziții.

34/135
Pentru serviciile incluse în anexa nr. 2B la Ordonanță, obligația este aplicabilă numai
contractelor a căror valoare estimată este mai mare decât pragul pentru publicarea în Jurnalul
Oficial al Uniunii Europene.

Anunțul de atribuire trebuie să conțină cel putin informațiile prevăzute de anexa nr. 1 la
Norme, dar de regulă, nu mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de
achiziție publică care urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie
publicarea anunțului de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci acesta trebuie să
conțină cel puțin informațiile cuprinse în anexa nr. 3A din Ordonanță, prin utilizarea formularelor
standard adoptate de Comisia Europeană.

Anunțul de atribuire se publică în:
• Obligatoriu în SEAP, prin mijloace electronice, folosind aplicația dedicată, disponibilă la
adresa de Internet www.e‐licitatie.ro;
• Facultativ în Monitorul Oficial al României, Partea a VI‐a, Achiziții publice. Publicarea în
Monitorul Oficial. se face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se realizează prin
transmiterea unei solicitări scrise şi se realizeaza contra cost.
• Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, dacă este cazul. Aceasta se realizează prin sistemul
SEAP.

Anunțul de atribuire se realizează în baza prevederilor art. 56, 57 din Ordonanță,
Capitolului III din Norme, Capitolului IV, Etapa 5, Punctul 5, din Ghidul ANRMAP.

Dosarul achiziției publice
Dosarul achiziției publice cuprinde toate activitatile desfăşurate în cadrul unei proceduri
de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii.
• Are caracter de document public;
• Se întocmeşte şi se păstrează de către BG prin compartimentul intern specializat de achiziții
publice;
• Se întocmeşte pentru fiecare:
o Contract de achiziție publică atribuit,
o Acord‐cadru încheiat,
o Contract de concesiune atribuit,
o Lansare a unui sistem de achiziție dinamic.
• Dacă este solicitat poate fi pus la dispoziția:
o Oricărei autorități publice interesate spre consultare, cu condiția ca nicio
informație să nu fie dezvăluită dacă dezvăluirea ei ar fi contrară legii, ar
împiedica aplicarea legii, ar afecta interesul public, ar prejudicia interesul
comercial legitim al părților sau ar afecta libera concurență;
o Organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea
fraudelor, contravențiilor sau infracțiunilor.

Dosarul achiziției publice trebuie să cuprindă:
• Informații generale: denumirea contractului, procedura aplicată, data lansării procedurii,
persoana responsabilă de actualizarea elementelor dosarului;
• Opis al documentelor;
• Copia filei de buget sau orice alt document care dovedeşte existența fondurilor;
• Nota de calcul privind determinarea valorii estimate, fără TVA;
35/135
• Înregistrările care dovedesc transmiterea anunțului de intenție şi Anunțul de intenție, dacă
este cazul;
• Înregistrările care dovedesc transmiterea anunțului de participare şi Anunțul/Invitația de
participare;
• Documentația de atribuire;
• Nota justificativă privind alegerea procedurii de atribuire, în cazul în care procedura de
atribuire a fost alta decât licitația deschisă sau licitația restrânsă;
• Nota justificativă privind alegerea criteriilor de selecție;
• Nota justificativă privind alegerea criteriului de atribuire;
• Nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, dacă este cazul;
• Procesul verbal de deschidere a ofertelor;
• Raportul procedurii de atribuire,
• Oferta câştigătoare în original;
• Contractul de achiziție publică/acordul cadru, semnate;
• Înregistrările care dovedesc transmiterea anunțului de atribuire şi Anunțul de atribuire;
• Garanția de bună execuție şi înregistrările care dovedesc păstrarea acesteia;
• Documentele constatatoare privind îndeplinirea obligațiilor contractuale;
• Contestațiile formulate în cadrul procedurii de atribuire, dacă este cazul;
• Avizul consultativ emis în conformitate cu prevederile legale, referitor la funcția de
verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de
achiziție publică, dacă este cazul;
• Documentul constatator care conține informații referitoare la îndeplinirea obligațiilor
contractuale de către contractant.

Pe parcursul derulării contractului, dosarul achiziției se poate completa cu:
• Dovada îndeplinirii obiectului contractului – procese verbale de recepție preliminare şi
finale;
• Dovada efectuării plăților;
• Dovada înregistrării în contabilitate a rezultatului derulării contractului.

Dosarului achiziției publice se întocmeşte în baza prevederilor art. 211 şi 216 din Ordonanță,
Capitolului IV, Etapa 6 din Ghidul ANRMAP.

În conformitate cu Ordonanta 34, Art. 212 şi cu art. 17.2 Anexa II ‐ Condițiile generale ale
contractului de grant, dosarul achiziției publice, precum şi ofertele însoțite de documentele de
calificare şi selecție se păstrează de către BG atâta timp cât contractul de achiziție publică
produce efecte juridice, 7 ani de la plata finală din contractul de grant respectiv. Acelaşi termen
se aplică şi în cazul anulării procedurii de atribuire, termenul urmând să fie calculat de la data
anulării respectivei proceduri

Procesului verbal de recepție finală
Recepția finală reprezintă operațiunea prin care BG îşi exprimă acceptarea față de
produsele/serviciile/lucrările rezultate în urma unui contract de achiziție publică şi pe baza căreia
efectuează plata finală.
Recepția finală se realizează în mod diferențiat, în funcție de tipul contractului de achiziție publică
(furnizare/servicii/lucrări), cu respectarea prevederilor Capitolului IV, Etapa 8 din Ghidul
ANRMAP.

36/135
Documentele constatatoare privind îndeplinirea obligațiilor contractuale
BG are obligația de a elibera contractantului documente constatatoare (primare şi finale)
care conțin informații referitoare la îndeplinirea obligațiilor contractuale şi la eventualele prejudicii
apărute pe parcursul derulării contractului.
Documentul consatator primar se eliberează în termen de 14 zile de la data:
• Recepției produselor care fac obiectul contractului de furnizare;
• Terminării prestațiilor care fac obiectul contractului de servicii;
• Încheierii procesului‐verbal de recepție la terminarea lucrărilor
Documentul constatator final se eliberează în termen de 14 zile de la data:
• Expirării perioadei de garanție a produselor;
• Încheierii procesului‐verbal de recepție la terminarea lucrărilor proiectate;
• Încheierii procesului‐verbal de recepție finală a lucrărilor, întocmit la expirarea perioadei
de garanție.
Documentele constatatoare se întocmesc în 3 exemplare, dintre care:
• Un exemplar se ataşează la dosarul achiziției publice;
• Un exemplar se transmite ANRMAP în cel mult 3 zile lucrătoare de la data emiterii
• Un exemplar se eliberează contractantului.
Verificarea documentelor constatatoare se efectuează pe baza prevederilor Capitolului IV, Etapa 8
din Ghid.

Analiza procesului de achiziție publică
Persoana responsabilă pentru realizarea unei achiziții publice analizează modul în care a
fost îndeplinit contractul respectiv, măsura în care au fost satisfăcute nevoile autorității
contractante, punctele tari si punctele slabe ale procedurii de atribuire a contractului de achiziție
publică şi propune masuri de îmbunătățire a procesului de achiziție publică pentru viitor.
Analiza procesului de achiziție publică va fi facută de responsabilul de achiziții din cadrul BG.
37/135
Capitolul 5
COSTURI ELIGIBILE: DEFINIRE, DOCUMENTE JUSTIFICATIVE
5.1 Definirea costurilor eligibile

Costurile eligibile sunt reprezentate de acele costuri care vor fi luate în considerare pentru
finanțarea proiectului, conform Ghidului Solicitantului şi Art. 14 – Costuri Eligibile ( Anexa II –
Condiții Generale).

La cheltuirea sumelor aferente Proiectului, beneficiarul de grant va avea în permanență în
vedere Bugetul proiectului şi Evidența cheltuielilor în vederea evitării erorilor si depăşirilor
costurilor unitare, totalului liniilor bugetare, etc.
Conform art. 14.1 din Anexa II Condiții Generale, pentru a fi considerate eligibile, costurile
trebuie:
• Să fie necesare pentru realizarea proiectului;
• Să fie prevăzute în bugetul contractului anexat contractului de grant;
• Să respecte principiile unei gestiuni financiare sănătoase, mai ales în privința eficienței
economice şi a raportului cost/calitate;
• Să fie angajate numai pe parcursul duratei de execuție a Proiectului, de către Beneficiar
sau partenerii săi, aşa cum este aceasta definită în Articolul 2 din Condițiile Speciale,
oricare ar fi momentul plății efective de către Beneficiar sau partenerii săi, fără a prejudicia
eligibilitatea costurilor la auditul final. Toate plățile vor fi efectuate în cel mult 30 de zile de
la data finalizării implementării proiectului;
• Să fie înregistrate în contabilitatea Beneficiarului şi a partenerilor, după caz;
• Să fie identificabile şi verificabile şi să fie susținute de documente justificative în original.

Numai costurile eligibile vor fi luate în considerare la stabilirea bugetului total realizat, pe
baza căruia se va calcula plata intermediară (după caz) şi finală, efectuată după aprobarea
rapoartelor aferente.

5.2 Precizări privind decontarea cheltuielilor eligibile, conform liniilor bugetare

Beneficiarul îşi va implementa proiectul de grant prin intermediul echipei de proiect
desemnată şi, de asemenea, cu ajutorul altor colaboratori – lectori, formatori, consultanți.
CERINȚE:
• Echipa de implementare trebuie să conțină cel puțin 3 membri – manager de proiect,
responsabil financiar, responsabil de achiziții / tehnic.
• Echipa de implementare poate include personal contractat atât de către beneficiar cât şi de
către parteneri, cu excepția managerului de proiect, care trebuie să fie obligatoriu angajat al
beneficiarului.

CLARIFICĂRI:
• Referitor la statutul angajaților, pot fi întâlnite 3 situații – funcționari publici, angajați
contractuali interni sau angajați contractați extern (cu ocazia contractului de grant).
• Referitor la modalitatea de asigurare a input‐ului acestora:
o Funcționari publici şi personalul contractual intern – fişele postului trebuie
amendate cu sarcinile legate de implementarea proiectului;
• În ceea ce priveşte modalitățile de angajare, pot fi întâlnite 2 situații:
38/135
o Pe bază de contract de muncă (Codul Muncii sau Cod Civil) ‐ pentru o perioadă
nedeterminată sau pentru o perioadă determinată – trebuie să acopere cel puțin
durata de implementare a proiectului; cu normă întreagă sau parțială de lucru
(minimum 4 h/zi pentru managerul de proiect şi cel puțin 32 ore lucrătoare pe lună
pentru ceilalți membrii) – în limitele bugetului, conform capitolului 1 – Resurse
Umane;
o Pe bază de contract de prestări servicii (PFA sau SC) pentru o perioadă
determinată, bugetată conform capitolului 5 sau 6 pentru formatori / lectori sau
consultanți.
• Referitor la sursele de acoperire a remunerației, pot fi întâlnite 3 situații:
o Funcționari publici – (plată salariu actual sau ore suplimentare) sunt considerate
numai ca şi contribuție proprie, cu excepția cazului în care sunt angajați ca şi
lectori în proiect – caz în care remunerația poate fi făcută din grant.
o Personal contractual intern– plată salariu numai ca şi contribuție proprie sau, în
cazul în care implementarea se efectuează din ore suplimentare, acestea pot fi
acoperite din grant.
o Personal contractat extern – plata se poate acoperi din grant.
• Bugetul contractului de finanțare nerambursabilă include în capitolul 1 Resurse Umane
numai remunerația pentru orele de muncă efective. Conform Codului Muncii, beneficiarul
trebuie să asigure remunerația personalului pentru perioadele de concediu de odihnă şi
concediu medical, dar acoperirea acestor plăți trebuie asigurată din surse bugetare externe
proiectului.
• Costul unitar bugetat în Anexa III include salariul brut şi contributiile angajatorului!

CRITERII SUPLIMENTARE:
a. Managerul de proiect
Atât în Ghidul Aplicantului cât şi în Condițiile Generale ale contractului de grant, art. 1
Obligații Generale, este stipulat că aplicantul / beneficiarul (nu partenerul) este direct responsabil
de desfăşurarea procesului de implementare. Din acest motiv, managerul de proiect nu poate fi o
persoană contractată de unul dintre parteneri, ci obligatoriu doar de către aplicant. De asemenea,
dată fiind complexitatea input‐ului managerului de proiect, programul său de lucru trebuie să fie
de cel puțin jumătate de normă – cel puțin 4h/zi.

Pot fi întâlnite 3 situații :
• Dacă managerul de proiect este un funcționar public sau contractual intern, implicarea în
proiect va fi clar specificată şi detaliată prin amendarea fişei postului.
• Dacă managerul de proiect este o persoană contractă extern, input‐ul său pentru proiect va
fi realizat pe baza încheierii un contract de muncă cel puțin pentru o perioadă determinată
(durata de implementare a proiectului), iar input‐ul trebuie să fie de cel puțin patru ore
lucrătoare per zi.

*Notă: Managerul de proiect nu îşi poate desfăşura activitatea pentru proiect pe bază de ore
suplimentare.

Una dintre cerințele ce trebuie îndeplinite de către persoanele desemnate ca manager de
proiect este aceea de a avea experiență relevantă în domeniul managementului de implementare şi
coordonare.

Plata managerului de proiect:
39/135
• Dacă primarul va îndeplini funcția de manager de proiect, acesta nu va putea fi remunerat,
nici din grant şi nici pe baza contribuției proprii.
• Dacă managerul de proiect este un funcționar public sau o persoană contractuală internă,
salariul actual pentru orele dedicate implementării proiectului va fi recunoscut ca şi
contribuție proprie a aplicantului pentru proiect.
• Dacă managerul de proiect este o persoană contractată extern pentru proiect, remunerația
să poate fi acoperită din grant.

*Notă: Acelaşi manager de proiect nu poate fi desemnat pentru mai mult de 2 contracte
de grant.

b. Ceilalți membri ai echipei
Persoanele selectate să fie implicate în implementarea proiectului, cu excepția managerului
de proiect al cărui rol a fost descris mai sus, trebuie să posede studii şi experiență relevantă
pentru domeniul în care urmează să‐şi desfăşoare activitatea.

Input‐ul său lunar trebuie să fie de cel puțin 32 de ore lucrătoare, putând fi selecționați
după cum urmează:
• Funcționari publici – input‐ul poate fi acoperit din norma actuală sau numai pe baza
orelor de lucru suplimentare, prin adăugarea noilor sarcini la fişa postului inițială. Plata pentru
orele dedicate implementării proiectului va fi inclusă în contribuția proprie a aplicantului
(conform prevederilor Ordonanței 6/2007 – art. 13).
• Contractualii interni – input‐ul va fi realizat prin adăugarea noilor sarcini la fişa postului
iar plata pentru orele dedicate implementării proiectului va fi acoperită din contribuția proprie a
aplicantului. Dacă persoanele contractate intern îşi desfăşoară activitatea pentru proiect pe baza
orelor suplimentare de lucru, remunerarea acestora poate fi acoperită din grant dar numai în
conformitate cu prevederile legislației româneşti – Codul Muncii (Legea 53/2003) şi Ordonanța de
Urgență 10/2007 art. 18 (75% din salariul de bază pentru primele 2 ore lucrătoare per zi, 100%
pentru următoarele ore).
• Persoanele contractate extern – trebuie încheiat un contract legal de muncă pe o perioadă
determinată (cu normă întreagă sau parțială) iar plata poate fi acoperită din fondul de finanțare
nerambursabilă.

• Angajații partenerului / partenerilor în cadrul echipelor de implementare trebuie să
îndeplinească aceleaşi condiții ca şi cei ai beneficiarului: salariile lor pot fi considerate ca şi
contribuție proprie a partenerului, dacă sunt funcționari publici sau pot fi acoperite din fondul de
finanțare nerambursabilă dacă sunt contractați pentru proiect.

Următoarele costuri directe ale beneficiarului şi partenerilor vor fi eligibile:

Capitolul bugetar 1. Resurse umane
Liniile bugetare 1.1. şi 1.2. Salarii

Sunt eligibile pentru beneficiarii de grant cheltuielile cu salariile angajaților
beneficiarului, angajate şi efectuate din fondurile proiectului, pe baza contractelor de muncă şi a
actelor adiționale aferente contractelor de muncă (vizate de Inspectoratul Teritorial de Muncă),
fişelor de post din care se pot determina clar atribuțiile pentru implementarea proiectului finanțat
Phare, a statelor de salarii (vizate de Inspectoratul Teritorial de Muncă), registrului de casă,
ordinelor de plată, extraselor de cont (vizate de Bancă sau Trezorerie) a fişelor de pontaj/declarații
40/135
cu timpul lucrat efectiv pentru proiect avizate de către managerul de proiect, precum şi a oricăror
documente încheiate cu o bancă comercială dacă prin intermediul acesteia se realizează plata
salariilor pe card.

Sunt eligibile şi cheltuielile cu salariile angajaților partenerului (când aceştia fac parte din
echipa de proiect) decontate din contribuția proprie a beneficiarului/partenerului sau din grant, pe
baza contractelor de muncă, statelor de salarii, registrului de casă, ordinelor de plată, extraselor de
cont şi fişelor de pontaj, urmând ca partenerul să furnizeze ulterior, beneficiarului, documentele
justificative a plăților efectuate
Pentru a fi considerate eligibile, salariile angajaților partenerului trebuiesc avizate de managerul
de proiect.

Plățile se fac numai din contul special al proiectului deschis de partener, din sumele virate de
beneficiar din contribuție proprie sau din grant.
Cheltuielile la capitolul bugetar 1. Resurse Umane referitoare la salariații partenerului /
partenerilor vor fi declarate eligibile dacă se respectă următoarele reguli:
1.In cazul în care partenerul are contribuție proprie în proiect ‐ acesta îşi va alimenta
contul special deschis pentru proiectul de grant şi va efectua cheltuielile, aducând ca documente
justificative: contractele de muncă şi actele adiționale aferente contractelor de muncă (vizate de
Inspectoratul Teritorial de Muncă), statele de salarii (vizate de Inspectoratul Teritorial de Muncă),
fişe de pontaj/declarații cu timpul lucrat efectiv pentru proiect, avizate de managerul de proiect,
registrul de casă, ordinele de plată, extrasele de cont (vizate de Bancă sau Trezorerie) şi orice
documente încheiate cu o bancă comercială, dacă prin intermediul acesteia se realizează plata
salariilor pe card.

2. În cazul în care angajații partenerului pot fi plătiți din grant, beneficiarul de grant va
alimenta contul partenerului cu sumele aferente salariilor partenerului din grant, după ce acesta a
prestat angajamentele față de proiect. La începutul fiecărei luni, partenerul va transmite
beneficiarului o solicitare în scris în ceea ce priveşte salariile angajaților săi desemnați în proiect
pentru activitățile prestate în luna precedentă, specificând cuantumul salariilor şi al taxelor
salariale plătite şi solicitate a fi decontate de către beneficiar, indicând totodată numărul ordinelor
de plată prin care acestea au fost achitate.

3. În cazul în care partenerul nu are contribuție proprie în proiect, cheltuielile cu salariile
angajaților partenerului desemnați în proiect, pot fi efectuate din grant în baza Declarației
(contractului) de parteneriat Beneficiarul de grant va alimenta contul partenerului cu sumele
aferente salariilor partenerului din grant, după ce acesta a prestat angajamentele față de proiect. La
începutul fiecărei luni, partenerul va transmite beneficiarului o solicitare, în scris, în ceea ce
priveşte salariile angajaților săi desemnați în proiect pentru activitățile prestate în luna precedentă,
specificând cuantumul salariilor şi al taxelor salariale calculate şi solicitate a fi decontate de către
beneficiar, urmând ca partenerul să furnizeze ulterior beneficiarului documentele justificative a
plaților efectuate.
Beneficiarul de grant va efectua decontarea salariilor partenerului din bugetul proiectului
prin intermediul conturilor deschise pentru proiect, după ce acesta a prestat angajamentele față de
proiect şi a efectuat cheltuielile cu salariile şi taxele aferente. Partenerul va transmite beneficiarului
de grant o solicitare, în scris, în ceea ce priveşte salariile angajaților săi desemnați în proiect pentru
activitățile prestate în luna precedentă, specificând cuantumul salariilor şi al taxelor salariale
plătite şi solicitate a fi decontate de către beneficiar, indicând totodată numărul de ordine al
ordinelor de plată prin care acestea au fost achitate.
41/135
Documente justificative:
• Contracte de muncă, acte adiționale aferente contractelor de muncă (avizate de
Inspectoratul Teritorial de Muncă, dacă este cazul), fişa postului amendată cu noile atribuții
în cazul salariaților beneficiarilor de grant;
• Contractul de muncă cu timp parțial (avizat de Inspectoratul Teritorial de Muncă, dacă este
cazul) având obiectul de activitate specificat, diferit de cel curent, în cazul salariaților
partenerului / partenerilor;
• Fişe de pontaj (sau declarație pentru timpul efectuat de angajat în folosul proiectului, în
timpul programului de lucru) semnate de salariat şi managerul de proiect/reprezentantul
legal (după caz);
• State de plata (avizate de Inspectoratul Teritorial de Muncă);
• Lista acestora cu semnăturile salariaților + copie din registrul de casă aferent;
• Dacă plata acestora se face prin intermediul card‐urilor, copii ale ordinelor de plată prin
care se face viramentul fiecărei persoane + copie extras de cont şi a oricăror documente
încheiate cu o bancă comercială dacă prin intermediul acesteia se realizează plata salariilor
pe card;
• În cazul în care prin intermediul unui singur O.P. sunt plătiți mai mulți salariați ‐
borderoul transmis băncii, vizat de aceasta + copie extras de cont aferent ordinului de plată
defalcat pe fiecare persoană în parte.

Pentru plata lichidării vor fi prezentate aceleaşi documentele ca şi în cazul plății
avansurilor, cu mențiunea că trebuie anexate şi copii ale OP prin care sunt plătite impozitele şi
taxele aferente statelor de plată.

Linia bugetara 1.3. Diurna pentru deplasări / călătorii
Indiferent de cuantumul diurnei, în condițiile respectării plafoanelor stabilite in “Anexa G
din Ghidul Solicitantului, şi a Anexei III la contractul de grant – Bugetul proiectului, decontul se
face pe baza ordinului de deplasare la care se anexează documentele justificative:
• Un tabel conținând datele de identificare şi de contact ale persoanelor ce au efectuat
deplasările şi sumele încasate, precum şi semnătura persoanelor ce au încasat diurna;
• Registrul de casă din care să reiasă plata efectivă a sumelor reprezentând diurnă.
Diurna trebuie acordată în strictă corelare cu activitățile din proiect.
Baza legală pentru decontarea cheltuielilor de deplasare a echipei de implementare sau a
beneficiarilor este Hotărârea Guvernului nr. 1860/2006 privind drepturile şi obligațiile
personalului autorităților şi instituțiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate,
precum şi în cazul deplasării, în cadrul localității, în interesul serviciului, cu modificările şi
completările ulterioare, în cazul în care nu se poate aplica cuantumul stabilit în “Anexa G” precum
şi prevederilor procedurilor Phare.
Diurna va acoperi şi costurile de cazare, masa, la locul misiunii / seminarului dacă aceste
costuri nu au fost prevăzute la altă linie bugetară (de ex. 5.7 – Costuri pentru conferințe, seminarii).
Documentele justificative vor fi reprezentate de facturile şi chitanțele /OP aferente emise de
hoteluri / restaurante.

Cheltuielile de transport la locul misiunii, cât şi cheltuielile cu transportul local vor fi prevăzute
la liniile bugetare 2.2. Transport local sau 4.1. Costuri vehicule, şi se vor deconta din cadrul
acestor linii.

42/135
La linia 1.3.3. se vor deconta sumele aferente diurnelor acordate cursanților, în cazul în care, masa
şi cazarea acestora nu a fost subcontractată (caz în care cheltuielile vor fi evidențiate la linia
5.7.”Costuri conferințe/ seminarii”). Se vor prezenta, ca şi documente justificative:
• Lista participanților cu date de identificare şi semnătura de primire a banilor;
• Ordin de deplasare;
• Registrul de casă;
• Facturi de cazare individuale (acolo unde este cazul);
• Dispoziție de plată/încasare către casierie.
Ca şi regulă generală, atât în cazul liniei 1.3.2., cât şi în cazul liniei 1.3.3., diurna acordată peste
cuantumul celei decontate în instituțiile publice va fi justificată prin documente interne (decizie,
contract colectiv de muncă) şi se vor respecta prevederile legislației româneşti în acest domeniu.

Capitolul bugetar 2. Transport
• Se vor deconta bilete/ abonamente/ chitanțe de avion, tren şi alte mijloace de transport. Nu
se vor deconta carburanți.
• Se va accepta decontarea la această linie a serviciilor de transport pe bază de contract
încheiat cu o firmă specializată de transport, pentru transportul personalului propriu, a
partenerului sau al cursanților cu respectarea procedurilor de achiziție, dacă este cazul;
Linia de buget 2.1 “Transport internațional” ‐ sunt eligibile numai cheltuielile pentru
deplasarea experților internaționali, numai dacă au legătură cu participarea la activitățile
proiectului în România sau participări ale experților locali la activități desfăşurate în afara țării şi
aceste cheltuieli au fost prevăzute în bugetul proiectului;
La linia de buget 2.2 “Transport local” ‐ sunt eligibile numai cheltuielile pentru deplasarea
personalului propriu, a partenerului sau al cursanților, numai dacă au legătură cu participarea la
activitățile proiectului şi aceste cheltuieli au fost prevăzute în bugetul proiectului;
Vor fi prezentate ca documente justificative:
• Bilete de transport local (şi internațional pentru linia de buget 2.1.) şi transport la locul
misiunii;
• Facturi ‐ în cazul subcontractării serviciilor de transport;
• Ordine de plată;
• Extrase de cont;
• Ordine de deplasare.

Capitolul bugetar 3. Echipamente şi bunuri
Indiferent de destinația finală a echipamentelor sau bunurilor, cheltuielile cu achiziția
acestora vor fi efectuate numai de către beneficiarul de grant din contul special al proiectului, cu
respectarea procedurilor de achiziție (conform prevederilor Anexei IV la Contractul de grant);
La finalul proiectului, eventualul transfer al unor bunuri către partener se va face pe baza
unui protocol, cu respectarea prevederilor stipulate în Declarația (Contractul) de parteneriat.
Justificarea cheltuielilor se va face pe baza următoarelor documente:
• Dosarul de achiziție (incluzând dosarul de licitație, raportul de evaluare);
• Contractul cu furnizorul;
• Factura, ordin de plată, Declarația de Plată Externă, extras de cont;
• Proces verbal de predare/primire şi punere în funcțiune;
• Înregistrarea în contabilitatea beneficiarului (la cererea AC/AI beneficiarul de grant va
prezenta şi următoarele documente justificative bonuri de consum, balanțe contabile, fişe
de cont, registrul mijloacelor fixe, lista obiectelor de inventar, etc.).

43/135
Linia bugetara 3.1 Cumpărări sau închirieri de vehicule
Linia bugetara 3.2 Mobilier, echipamente, computere, echipamente de instruire, etc
Linia bugetara 3.3 Piese de schimb / echipamente pentru maşini, scule
Linia bugetara 3.4 Altele
Cheltuielile se vor efectua numai de către beneficiarul de grant din contul
special al proiectului, cu respectarea procedurilor privind achizițiile publice şi a
prevederilor bugetare – număr unități şi cost unitar!

• Contract de vânzare ‐ cumpărare;
• Factură/facturi de achiziție;
• Documentele de plată (ordine de plată, extrase de cont);
• Înregistrarea în contabilitatea beneficiarului;
• Notă de recepție, proces verbal de punere în funcțiune (după caz);
• Fişe tehnice, declarație vamală, facturi de legătura;
• Decizie de alocare pentru proiect a bunurilor achiziționate.

Capitolul bugetar 4. Costuri birou local proiect
Atenție la ratele lunare prevăzute în buget!

Linia bugetară 4.1. Costuri vehicule
Sunt decontate la această linie bugetară, în conformitate cu detalierea bugetului, Anexa III
la contractul de grant, cheltuieli legate de carburanți şi cheltuieli pentru verificările tehnice şi
eventualele reparații ale autovehiculelor utilizate pentru implementarea proiectului.

Este obligatoriu ca autovehiculele să fie cumparate sau închiriate în cadrul proiectului
sau puse la dispoziție de către beneficiar/partener în conformitate cu cererea de finanțare.
Carburanții se vor achiziționa de către beneficiar. Beneficiarul va achiziționa pentru el şi
parteneri bonuri valorice/carduri pentru carburanți, pe bază de factură.
Beneficiarul va ține o listă recapitulativă conținând numărul de kilometri parcurşi şi
consumul mediu al vehiculelor utilizate.
De asemenea, la această linie se pot deconta Asigurarea RCA şi CASCO.
Ambele asigurări vor fi considerate cheltuială eligibilă doar pe perioada de derulare a proiectului
şi numai în cazul în care beneficiarul achiziționează un autovehicul prin intermediul proiectului.

Taxa de primă înmatriculare nu reprezintă o cheltuială eligibilă.

• Foile de parcurs, corect întocmite şi complete;
• Ordinele de deplasare aferente (acolo unde este cazul);
• Factura/facturile de cumpărare a carburantilor (acolo unde este cazul);
• Bonuri de carburanți;
• Documente de plată (ordine de plată, extrase de cont, registrul de casă);
• Fişa tehnică a autovehiculului;
• Nota privind consumul mediu;
• Contract de comodat, închiriere a vehiculului (dacă este cazul);
• Decizie de alocare a autovehiculului pentru proiect (beneficiar sau partener).

44/135
Vor fi considerate eligibile doar bonurile de carburanți care au pe verso ştampila unității
emitente şi numărul de înmatriculare al vehiculului alocat pentru proiectul de grant (conform
deciziei), şi vor fi însoțite de foile de parcurs.

Linia bugetară 4.2. Chirie birou
Este eligibilă numai cheltuiala aferentă chiriei pentru spațiul unde se implementează
proiectul (în procentul corespunzător al spațiului utilizat pentru proiect din total spațiu), numai în
condițiile în care titularul contractului de închiriere este Beneficiarul sau Partenerul.

Nu se decontează de la această linie bugetară chiriile aferente sediului social. (Excepție
face situația în care sediul social coincide cu locul de implementare al proiectului).
În cazul în care spațiul închiriat are o suprafață foarte mare care nu este utilizată în totalitate ca
locație a proiectului, şi suprafața utilizată în proiect nu a fost exact specificată/delimitată, este
obligatoriu ca la începerea proiectului, Beneficiarul să emită o decizie de alocare (astfel încât să fie
clară alocarea spațiilor şi calcularea cheltuielilor corespunzătoare).
Dacă spațiul este închiriat de mai mult timp şi nu special pentru proiect (din spațiul
închiriat doar o parte se alocă pentru proiect) atunci costurile de închiriere se includ la linia de
buget 10 – Costuri administrative).
Cheltuielile cu chiria pentru spațiul destinat implementării proiectului vor fi plătite din
grant sau din contribuție proprie, pe bază de factură.
• Factură, ordin de plată, extras de cont, registru de casă;
• Contract de închiriere.

Linia bugetară 4.3. Consumabile
Consumabilele vor fi achiziționate prin procedura de achiziție corespunzătoare valorii din
buget. Se va încheia un singur contract cu executare succesivă, cu un singur furnizor, în funcție de
necesitățile proiectului.
• Contractul încheiat cu furnizorul;
• Factura;
• Ordin de plată, extras de cont, registru de casă;
• Bon de consum lunar (telefon, fax, electricitate, încălzire, întreținere).
Cheltuielile cu materialele promoționale realizate în regie proprie se vor deconta în baza
următoarelor documente: factura pentru materialele consumate în vederea realizării
pliantelor/broşurilor pe care să se specifice destinația acestora, ordin de plată, extras de cont.

Linia bugetară 4.4. Alte servicii
Cheltuielile de la aceasta linie bugetară sunt reprezentate doar de cheltuielile aferente
locului de implementare al Proiectului. Dacă locul de implementare coincide cu sediul social,
costurile cu utilitățile se decontează de la linia bugetară 4.4.
În cazul în care cheltuielile sunt efectuate de beneficiarul de grant, pentru el sau parteneri,
plata se va face numai din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor de achiziție şi
cu anexarea de documente justificative aferente (contractul încheiat cu furnizorul, factura, ordin de
plată, extras de cont, registru de casă precum şi o declarație pe proprie răspundere a
reprezentantului legal al beneficiarului cu privire la sume/cote din valoarea totală fără TVA
aferente utilităților suportate din proiect).
45/135
În cazul în care, cheltuielile sunt efectuate de către parteneri, plata se va efectua pe baza
cererii de plată cumulative, emisă de partener către beneficiarul de grant, care va alimenta contul
pentru proiect al partenerului cu suma cerută. Partenerul va efectua plățile corespunzătoare şi
ulterior va aduce următoarele documente justificative:
• Declarație pe proprie răspundere a reprezentantului legal al beneficiarului cu privire la
sume/cote din valoarea totală fără TVA aferente utilităților /telefoane suportate din
proiect);
• Facturi, ordine de plată, extrase de cont, registru de casă.

Toate cheltuielile acestei linii bugetare sunt eligibile numai dacă sunt efectuate pentru locația
proiectului.

Capitolul bugetar 5. Alte costuri, servicii
Sunt decontate la această linie bugetară activități subcontractate ‐ cheltuielile care derivă în
mod direct din cerințele contractului de grant (diseminare de informații, evaluarea specifică a
Proiectului, audit, traduceri, copiere, asigurări, etc.) inclusiv cheltuielile cu serviciile financiare (în
special, cele referitoare la transferuri şi garanții financiare).

Linia bugetară 5.1 Publicații
Se decontează toate materialele publicate în timpul implementării proiectului – broşuri,
pliante, etc.

Linia bugetară 5.2 Studii, cercetări
Se decontează costul activităților de cercetare sau diferite studii întreprinse în cadrul
proiectului, realizate de firme externe.

Linia bugetară 5.3 Costuri pentru audit
Se decontează misiunile de audit şi rapoartele elaborate de auditorul extern desemnat în
contractul de grant în vederea raportării şi cererii de plată intermediare şi finale.

Linia bugetară 5.4 Costuri de evaluare
Se decontează serviciile de evaluare efectuate de experții externi ai proiectului – evaluare
tehnică, evaluarea ofertelor în cadrul achizițiilor, diferite activități de consultantță.

Linia bugetară 5.6 Servicii financiare
Sunt decontate comisioanele bancare, în cazul în care au fost stipulate în bugetul aprobat al
proiectului.

Linia bugetară 5.7 Costuri conferințe / seminarii
Vor fi decontate toate cheltuielile legate de acest gen de activitate – remunerație traineri,
închiriere sală, masa şi cazarea cursanților în cazul în care au fost subcontractate fie global unei
firme prestatoare de acest gen de servicii, fie doar parte din ele.
Tot din aceasta linie bugetară se vor deconta costurile lectorilor care fac parte din echipa de
proiect şi nu au fost angajați pe bază de contract de muncă.

Linia bugetară 5.8 Costuri pentru vizibilitatea proiectului
Se vor deconta costurile materialelor elaborate în vederea asigurării vizibilității proiectului
de grant şi a finanțării din partea Uniunii Europene şi a Guvernului României. Materialele
46/135
realizate în cadrul acestei linii bugetare vor respecta prevederile din Manualul de Vizibilitate al
OPCP‐ului (Anexa 10.17).

Capitolul bugetar 6. Altele
Cheltuielile vor fi efectuate numai de beneficiarul de grant, pentru consumul lui sau al
partenerilor, din contul special al proiectului, cu respectarea procedurilor de achiziție:
• Achiziția de licențe, software se poate face simultan cu achiziția echipamentelor pe care vor
fi instalate aceste soft‐uri, iar oferta şi factura se vor întocmi detaliat pe cele două
componente, astfel încât să poată fi justificate sumele corespunzătoare la liniile de buget
respective;
• Achiziția de materiale de instruire şi didactice se va face pe bază de factură;
• Alte costuri legate de proiect se vor justifica pe bază de factură, şi unde este cazul, pe bază
de contract.

Capitolul bugetar 8. Contingency (Rezerva)
Provizioanele pentru rezerva de contingență reprezintă maximum 5% din linia 7, subtotal
costuri directe eligibile ale proiectului. Aceasta poate fi utilizată doar după primirea unei
autorizări în formă scrisă, din partea Autorității Contractante. În cazul în care se va crea o nouă
linie sau se va amenda o linie bugetară deja existentă, autorizarea va fi însoțită de un adendum
la contractul de grant.

Acest capitol se poate folosi pentru activitățile deja bugetate în cazul în care apar situații
neprevăzute, de exemplu:
‐ Suplimentări la achiziții: în situația în care, în momentul scrierii cererii de finanțare,
aplicantul a prevăzut un preț pentru achiziționarea unui echipament/prestarea unui serviciu, iar la
momentul licitației, prețul a crescut;
‐ În cazul în care se doreşte achiziționarea unui soft, dar acesta nu este funcțional fără o altă
licență (pe care aplicantul nu a previzionat‐o la data scrierii cererii de finanțare), această licență se
poate achiziționa cu bani din bugetul de rezervă, etc.

Capitolul bugetar 10. Costuri administrative
Aceste costuri ale Beneficiarului de grant reprezintă maximum 7% din linia 7, subtotal
costuri directe eligibile ale proiectului. Se pot deconta cheltuieli de regie (în cazul în care sediul
social nu coincide cu locul de implementare al proiectului), altele decât cele de la capitolul bugetar
4 sau orice alte cheltuieli eligibile necuprinse într‐o altă linie de buget!
Costurile indirecte sunt neeligibile dacă Beneficiarul de grant primeşte o altă finanțare
nerambursabilă operațională (care acoperă exclusiv costurile de funcționare ale organizației)
din partea Comisiei Europene.

Pentru a fi eligibile, plățile efectuate de Beneficiarul de grant sau partenerul acestuia trebuie
efectuate în maxim 30 de zile de la data terminării perioadei de implementare, dar nu mai tarziu
de data înaintării raportului final, iar facturile trebuie emise doar în perioada de implementare!

NU SUNT CONSIDERATE ELIGIBILE :
• Datorii şi provizioane pentru pierderi sau datorii;
• Dobânzi datorate;
• Elemente deja finanțate prin alte proiecte/finanțări;
47/135
• Achiziționarea de terenuri sau clădiri, cu excepția cazului în care acestea sunt necesare
pentru implementarea directă a proiectului, situație în care proprietatea trebuie transferată
beneficiarilor finali ai proiectului, odată ce acesta s‐a încheiat;
• Pierderi datorate diferențelor de curs valutar;
• Impozite, taxe, inclusiv TVA‐ul, cu excepția cazului în care Beneficiarul de grant (sau
Partenerii beneficiarului) nu pot solicita recuperarea lor şi reglementările în vigoare
autorizează acoperirea acestora;
• Cheltuielile pentru care se prezintă ca documente justificative bonuri şi chitanțe neînsoțite
de factura fiscală sau însoțite de factură fiscală necompletată conform legislației în vigoare.
Se vor respecta în acest sens prevederile Hotărârii Guvernului nr. 831/1997 pentru
aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă şi a
normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora cu modificările şi
completările ulterioare;
• Cheltuieli ce nu figurează în buget.

Orice plată care va fi efectuată de către Beneficiarul de grant sau partenerul acestuia (excepție
salariile) care va depăşi 5000 RON (cinci mii lei noi) pe zi / furnizor se va efectua numai prin
bancă. Orice plată peste această sumă efectuată prin casă va fi considerată neeligibilă.
48/135
Capitolul 6
MONITORIZAREA PROIECTELOR

Pe perioada implementării proiectelor de către beneficiari, Autoritatea Contractantă prin
intermediul Autorității de Implementare / AT asigură monitorizarea implementării acestora cu
următoarele scopuri:
• Verificarea progresului proiectului şi luarea de măsuri corective, după caz, pentru
asigurarea atingerii obiectivelor şi a obținerii rezultatelor aşteptate;
• Asigurarea conformității cu procedurile de achiziții si plăți;
• Acordarea de sprijin beneficiarilor de grant‐uri.
Controlul are ca scop şi verificarea conformității între situația descrisă în documente şi situația
reală din teren, în vederea prevenirii eventualelor greşeli sau fraude şi a limitării efectelor celor
deja înfăptuite. În acest sens, trebuie verificate toate elementele constitutive ale proiectului, şi care
au fost menționate în contract.
Beneficiarii de grant vor înainta Autorității Contractante:
• Rapoarte lunare, conținând o secțiune tehnică şi una procedurală.
• Raportul intermediar şi cel final, conținând o secțiune tehnică şi o secțiune financiară.
Există diferite tipuri de vizite pe teren:
• Inițială;
• Intermediară şi Finală;
• Speciale, la cererea Autorității Contractante sau Autorității de Implementare.

6. 1. Rapoarte lunare / intermediare / finale. Documente justificative

Beneficiarul de grant va elabora rapoarte tehnice şi financiare conform formatelor
prezentate ca anexe la Contractul de grant (raportul tehnic şi financiar intermediar şi final) şi anexe
la acest manual (raportul lunar de implementare).

Rapoartele se vor elabora în formatele şi la termenele precizate în acest manual (în limba
română) şi se vor trimite la Autoritatea de Implementare/ AT care le va verifica şi aproba în
vederea trimiterii mai departe spre informare / aprobare la Autoritatea Contractantă:
1. Pe baza Planului de Implementare, beneficiarul va depune la AI / AT lunar, în 2 exemplare,
până în data de 1 a fiecărei luni calendaristice, raportul lunii anterioare de implementare ‐
Raportul lunar tehnic de Implementare – Anexa 10.10.
2. Conform contractului de grant Condiții Speciale, art. 7.2.2, în cazul Raportului
intermediar, Beneficiarul de grant are obligația de a‐l remite Autorității de Implementare
în 3 exemplare originale semnate şi ştampilate, la mijlocul perioadei de implementare odată
cu înaintarea Cererii de plată intermediare (dacă minim 70% din avans a fost utilizat).
Acest raport (anexa 10.11 şi 10.13) va fi însoțit de toate documentele de suport menționate
în acest manual.
3. Raportul final, (anexa 10.12 şi 10.14) însoțit de documentele de suport, în 3 exemplare
originale, semnate şi ştampilate, va fi depus în termen de maxim o lună de la terminarea
perioadei de implementare a proiectului împreună cu cererea de plată finală, dar nu mai
târziu de 30 noiembrie 2008 pentru Phare 2005 şi 30 noiembrie 2009 pentru Phare 2006.

Aceste rapoarte trebuie să includă indicatorii tehnici şi financiari care trebuie atinşi
conform contractului de grant. Rapoartele trimestriale şi finale vor fi întocmite de beneficiar,
verificate şi aprobate de AI / AT şi de AC. Pentru a putea verifica datele înscrise în rapoartele
49/135
tehnice, experții AI / AT vor efectua vizite în teren la locația proiectului.

A. Rapoartele tehnice, trebuie semnate şi ştampilate în original de către reprezentantul
legal al Beneficiarului de grant şi semnate de către Managerul de proiect (în cazul în care acesta
este o altă persoană).
Pentru toate activitățile desfăşurate în cadrul proiectului, Beneficiarul de grant va prezenta
documente justificative care să ateste că fiecare activitate prevăzută a fost realizată.

Documente justificative care se vor anexa la Raportul Tehnic (intermediar / final):
• Curricula cursurilor/seminariilor/instruirilor prevăzute în proiect pentru perioada
raportată;
• Materialele folosite la curs (materiale didactice sau materia primă pentru prelucrare);
• Lista participanților la orice seminarii / conferințe / instruiri: nume şi prenume, funcția,
instituția reprezentată, telefon, adresă de e‐mail, semnătura participantului şi a
managerului de proiect pentru fiecare sesiune;
• Lista cu absolvenții care au primit diplomă de absolvire/ certificate de participare şi tipul
de diplomă/ certificat obținut;
• Raportul de evaluare a cursului elaborat pe baza fişelor de evaluare completate de cursanți
sau firmele consultate – acest raport trebuie să fie semnat şi ştampilat de către
reprezentantul legal şi managerul de proiect;
• Documente aferente publicității realizate pentru proiect, copii ale tuturor materialelor
produse însoțite de aprobarea AI/ AC conform procedurii de Vizibilitate a proiectului;
• Dosarele de achiziție, aprobarea AI/AT a specificațiilor tehnice.

B. Rapoartele financiare trebuie semnate şi ştampilate în original de către reprezentantul
legal al Beneficiarului de grant şi semnate de către Managerul de proiect (în cazul în care acesta
este o altă persoană) precum şi de către ofițerul financiar al proiectului. Se întocmesc pentru
justificarea sumelor cheltuite în cadrul proiectului conform Anexei 10.13 şi 10.14.
În timpul implementării proiectului, fondurile care se regăsesc în contul de Euro al
proiectului vor fi schimbate în RON şi vor fi transferate în contul în RON al proiectului pe măsura
efectuării diferitelor plăți pentru diferiți subcontractori. Banca va folosi propria rată de curs
Euro/RON din ziua convertirii. Cu toate acestea, leii folosiți în proiect pentru plata costurilor
proiectului trebuie evidențiați în Euro în contabilitatea proiectului la cursul InfoEuro aplicabil
pentru luna în care cheltuiala a fost efectuată – conform art. 16.9 din Condițiile Generale.(anexa
II la contractul de grant)

Cursul inforeuro este rata publicată de Banca Centrală Europeană în fascicolul “C” al
Jurnalului Oficial din prima zi lucrătoare a lunii. Cursul infoeuro aferent ficărei luni va fi
comunicat la cerere de experții AI/ AT dar poate fi urmărit si pe www.infoeuropa.ro.
Documentele de suport care se vor anexa la Raportul Financiar (intermediar / final) sunt
prezentate în Capitolul 5 – Documente justificative necesare fiecărei linii bugetare .

6. 2. Vizitele pe teren

Autoritatea de implementare/ Asistența Tehnică vor stabili de comun acord cu beneficiarii
de grant un plan cuprinzând vizitele pe teren care urmează a avea loc în perioada implementării
proiectelor. Vizitele se clasifică după cum urmează:
• Inițială (în primul trimestru după semnarea contractelor);
• Intermediară şi Finală (înaintea întocmirii rapoartelor şi cererilor de plată);
50/135
• Speciale, la cererea Autorității Contractante sau a Autorității de Implementare în cazul
sesizării de întârzieri sau nereguli

În cazul vizitelor pe teren, inițială, intermediară sau finală, Beneficiarul de grant va fi
înştiințat, în scris, cu 5 zile înainte de către Autoritatea de Implementare despre intenția de a se
efectua o vizită în teren, la locația proiectului. Scrisoarea prin care se va comunica data şi ora la
care urmează să aibă loc vizita, va fi însoțită de formatul de raport al vizitei, precum şi de lista
documentelor care urmează a fi verificate (după caz).

În cadrul vizitei se va verifica situația implementării proiectului la fața locului împreună cu
Beneficiarul sau reprezentanții acestuia, se va verifica exactitatea datelor cuprinse în rapoartele
Beneficiarului de grant. Dacă se constată diferențe între raportare şi situația de pe teren, aceste
diferențe se vor consemna în Raportul de vizită.
Rapoartele de vizită se vor completa în 3 (trei) exemplare, care vor fi semnate în original atât de
către Beneficiarul de grant, cât şi de către experții reprezentanți ai Autorității de Implementare /
Asistenței Tehnice.

Vizitele speciale pot fi efectuate în orice moment, fără anunțarea prealabilă a
Beneficiarului de grant. Controlul are ca scop, de asemenea, verificarea conformității între situația
descrisă în documente şi situația reală din teren, în vederea prevenirii eventualelor greşeli sau
fraude şi a limitării efectelor celor deja înfăptuite.

51/135
Fondul de Modernizare a Administrației Publice la Nivel Local
Capitolul 7
CEREREA DE PLATĂ INTERMEDIARĂ / FINALĂ
Conform Articolului 4 ‐ Raportare tehnică şi financiară şi efectuarea plăților din Condițiile
Speciale, Plățile în cadrul acestor contracte de grant se vor face conform prevederilor
Articolului 16 din Anexa II:
• Avans ‐ 50% din valoarea totală a finanțării nerambursabile;
• Plata Intermediară ‐ 40% din valoarea totală a finanțării nerambursabile;
• Diferența de plată ‐ până la 10% din valoarea totală a finanțării nerambursabile.

Plata tranşelor intermediare nu poate fi făcută decât dacă cheltuielile efective, din partea
finanțată de Autoritatea Contractantă (prin aplicarea procentului stabilit în Articolul 3.2 din
Condiții Speciale) reprezintă cel puțin 70% din suma plătită în tranşa precedentă conform
justificărilor din raportul intermediar corespunzător şi din raportul de audit conform Articolul
16.6. Suma totală a plăților efectuate în avans (avansul şi plățile intermediare) nu poate depăşi 90%
din suma prevăzută în Articolul 3.2 din Condiții Speciale.

Conform art 7.2.1 Conditii Speciale, Rapoarte tehnice şi financiare vor fi elaborate pentru a
fundamenta cererile de plată, în conformitate cu Articolele 2 şi 16.1 din Anexa II.
• Un raport intermediar trebuie să însoțească cererea de plată pentru tranşa intermediară;
• Raportul final va fi înaintat în termen de o lună de la sfârşitul perioadei de implementare a
Proiectului, în conformitate cu Articolului 2 din Condițiile Speciale, dar nu mai târziu de 30
noiembrie 2008 pentru contractele finanțate sub Phare 2005 şi nu mai târziu de 30
noiembrie 2009 pentru contractele finanțate sub Phare 2006.

Un audit extern al conturilor Proiectului de grant, realizat de un auditor autorizat, care
este membru al unui organism recunoscut pe plan internațional, organism de supraveghere a
efectuării auditului cu respectarea standardelor de audit în vigoare, se va ataşa la orice cerere de
plată intermediară şi orice cerere de plată finală. Raportul şi certificatul auditorului trebuie să
respecte modelele din Anexa 10.15 a şi b.

Beneficiarul va depune la Autoritatea de Implementare Cererea de Plată intermediară /
finală (Anexa 10.2) însoțită de Raportul Financiar şi Tehnic, de documente justificative (contracte
cu furnizorii, dosare de achiziții, facturi interne, facturi externe, pro‐formă, chitanțe, ordine de
plată, extrase de cont, state de salarii, registrul de casă, ordine de deplasare, DPE, declarații
vamale, fişe de cont, fişe de magazie, registru obiecte inventar, etc. – vezi cap.5 al acestui Manual.)
Pe tot parcursul derulării raportărilor efectuate de beneficiari, Autoritatea de Implementare
şi Asistența Tehnică vor asigura comunicarea şi acordarea unui sprijin real beneficiarilor, pentru
întocmirea unor rapoarte corecte care să justifice realitatea şi legalitatea cheltuirii fondurilor
publice de către beneficiarii asistenței nerambursabile cât şi a contribuției proprii. Se vor organiza
sesiuni de training de către experții AT/AI în perioadele premergătoare acestor raportări şi
întocmiri de cereri de plată.

Cererile de plată şi rapoartele ataşate se transmit la Autoritatea de Implementare în
vederea obținerii „Citit şi Aprobat” cu menționarea în clar a sumei certificate. După verificare şi
aprobare de către AI/ AT, cererile vor fi transmise către Autoritatea Contractantă. Pentru
efectuarea plății intermediare / finale, termenul este de 45 zile de la data înregistrării Cererii de
Plată a beneficiarului la Autoritatea Contractantă.
52/135
În condițiile în care Autoritatea Contractantă constată lipsa unor documente sau în urma
verificărilor efectuate, suma solicitată de către beneficiar nu este eligibilă datorită întocmirii greşite
a rapoartelor, se pot solicita clarificări şi informații suplimentare pe care beneficiarul are obligația
să le furnizeze în maxim 30 de zile. Autoritatea Contractantă poate suspenda termenul limită prin
notificarea beneficiarului că cererea sa de plată nu poate fi admisă, fie pentru că suma în discuție
nu este cuvenită fie pentru că documentele nu au fost furnizate sau consideră necesare verificări
suplimentare. Termenul limită pentru plată va curge din nou de la data la care o formă corectă a
cererii de plată este înregistrată.

La data depunerii raportului final, beneficiarul de grant şi parteneri săi trebuie să fi efectuat
toate plățile aferente proiectului şi în conformitate cu toate contractele încheiate şi facturile
emise de eventualii sub‐contractori.

Raportarea tranşei finale (incluzând 10% din grant care va fi cheltuită în avans de către
beneficiarul de grant şi care va fi plătită de către Autoritatea Contractantă la tranşa finală cu
condiția certificării eligibilității cheltuielilor efectuate), se va face pentru fondurile Phare şi pentru
co‐finanțare.

Documentele financiare suport în cazul plăților prin
BANCĂ CASĂ
• Factură fiscală; • Factură fiscală/ stat de plată;
• Ordin de plată/filă cec/DPE; • Chitanță;
• Notă intrare şi recepție; • Registrul de casă;
• Lista mijloace fixe (unde este cazul); • Notă intrare şi recepție;
• Extrase cont. • Bon de consum;
• Fila din registrul de casă.

Pentru evidențierea încasărilor şi plăților prin bancă se vor anexa:
• Extrasele de cont a operațiunilor aşezate în ordine cronologică din prima zi până în ultima zi
de derulare a plăților proiectului;
• Ordinele de plată de alimentare a contului;
• Alte contribuții;
• Schimburi valutare.

Dobânzile încasate pe seama sumelor plătite de Autoritatea Contractantă vor putea fi
utilizate pe parcursul derulării proiectului pentru acoperirea costurilor eligibile, dar conf. art.18(3)
sunt venituri şi se vor recupera de la beneficiari prin reținere din tranşa finală.
În conformitate cu Art. 16(1) din Condiții Generale, Beneficiarul de grant trebuie să țină o
contabilitate în partidă dublă, evidențiind toate veniturile şi cheltuielile din contract; de asemenea
să indice cu exactitate dobânzile obținute asupra fondurilor plătite de Autoritatea Contractantă.

TVA –plată şi recuperare

Conform Condițiilor Generale (Anexa II la Contractul de grant), art. 15.3.1 Bugetul
contractului nu conține TVA. În ceea ce priveşte TVA, legea aplicabilă este legislația fiscală
româneasca în vigoare şi prevederile legale aferente. Orice alte reguli şi prevederi legale în afara
celor menționate nu se aplică contractului de grant.

53/135
Legislația română este reprezentată de Ordinul Ministrului Finanțelor Publice 454/2007
privind aprobarea instrucțiunilor pentru stabilirea procedurii privind efectuarea operațiunilor
necesare pentru acoperirea de la bugetul de stat a plaății TVA în cadrul programelor Phare, ISPA
şi SAPARD completat cu Ordinul Ministrului Finanțelor Publice 634/2007.
Conform acestor documente, în cazul beneficiarilor de grant contravaloarea TVA se va
suporta de la bugetul de stat numai pentru sursele de finanțare Phare şi co‐finanțare de la
bugetul de stat, cuprinse în Bugetul Ministerului Economiei şi Finanțelor la poziția „Transferuri
aferente Fondului Național de Preaderare”.
Beneficiarul trebuie să deschidă un cont special pentru fiecare proiect Phare în care va
primi fonduri Phare şi cofinanțare națională. Odată cu notificarea deschiderii contului special
pentru proiect va notifica şi contul curent în care va primi TVA aferent fondurilor Phare şi
cofinanțării naționale.

Pentru plata unei facturi către furnizori, beneficiarul va achita din contul special al
proiectului suma reprezentând valoarea fără TVA, iar valoarea TVA va fi achitată din contul
curent al beneficiarului de grant. TVA achitată de către beneficiarul de grant furnizorilor nu va
putea fi plătită din grant (Phare şi co‐finanțare de la bugetul de stat) primite de la Autoritatea
Contractantă, deoarece TVA‐ul este cheltuială neeligibilă conform contractului de grant.
Contravaloarea TVA va fi plătită numai din contul curent al Beneficiarului de grant.
Solicitarea TVA‐ului va fi însoțită de o declarație pe proprie răspundere privind
corectitudinea sumelor reprezentând TVA‐urile înscrise în facturi, precum şi cu privire la
respectarea obligațiilor referitoare la TVA prevăzute de legislația în vigoare.

În cazul în care opțiunea de plată din contractul de grant este avans, tranşe intermediare şi
tranşa finală, TVA‐ul va fi achitat beneficiarului de finanțare nerambursabilă astfel:
Contravaloarea TVA‐ului achitată de către beneficiarul de grant furnizorului nu va putea fi
decontată din avansul primit, ci numai la tranşele intermediare sau finale pe bază de cerere de
plată care evidențiaza distinct TVA‐ul, respectiv contul curent în care se va transfera TVA‐ul. La
dosarul conținând cererea de plată se anexează certificatul de audit care să evidențieze distinct
valoarea TVA acceptată incluzând copii ale facturilor purtătoare de TVA achitate de către
beneficiari, copii de pe ordinele de plată aferente acestor facturi, precum şi copii de pe extrasele de
cont aferente.

Cererea de plată se vizează de către Autoritatea de Implementare.
Evidențierea TVA‐ului ce intră sub incidența OUG nr. 11/2007 se va face în cadrul rapoartelor
financiare în care s‐a inserat o coloană dedicată TVA (vezi Anexa Evidența cheltuielilor).

Dacă contravaloarea TVA‐ului nu va fi solicitată la tranşele intermediare, acesta va putea fi
solicitată doar la tranşa finală.
54/135
Capitolul 8
Vizibilitatea proiectului

În conformitate cu articolul 7.1.2.1. din Contractul de finanțare nerambursabilă – Condiții
Speciale „Beneficiarul va urma Manualul de Identitate Vizuală, care se aplică tuturor informațiilor şi
materialelor publicitare ce vor fi folosite în cursul implementării Proiectului”. Acest manual face parte
integrantă din Contract şi o copie este disponibilă ca Anexa VIII la Contract.

În conformitate cu Articolul 6 ‐ Vizibilitate din Anexa II a Contractului de finanțare
nerambursabilă „Condițiile Generale aplicabile contractelor pentru finanțări nerambursabile ale
Comunității Europene încheiate pentru acțiuni externe”:
6.1. Cu excepția cazurilor în care Comisia Europeană/Autoritatea Contractantă este de acord sau solicită
altfel, Beneficiarul trebuie să ia toate măsurile pentru a face public faptul că Uniunea Europeană a
finanțat sau cofinanțat Proiectul. Aceste măsuri trebuie să fie conforme regulilor relevante privind
vizibilitatea acțiunilor externe, stabilite şi publicate de Comisie.

6.2. În special, Beneficiarul va menționa Proiectul şi contribuția financiară a Uniunii Europene în
informațiile transmise beneficiarilor finali ai Proiectului, în rapoartele interne şi anuale şi în orice
relație cu mass‐media. Va afişa sigla UE oriunde este potrivit.

6.3. Orice comunicare sau publicație realizată de Beneficiar referitoare la Proiect, inclusiv cele prezentate
la conferințe şi seminarii, trebuie să specifice că Proiectul a primit finanțare din partea Uniunii
Europene. Orice publicație a Beneficiarului, în orice formă şi difuzată în orice mediu, inclusiv
Internet, trebuie să conțină următoarea mențiune: “Acest document a fost realizat cu asistența
financiară a Uniunii Europene. Conținutul acestui document se află în totalitate în responsabilitatea
<numele Beneficiarului > şi nu poate fi considerat în nici un caz ca reflectând poziția Uniunii
Europene”.

6.4. Beneficiarul autorizează Autoritatea Contractantă şi Comisia Europeană să publice numele şi adresa
sa, scopul finanțării nerambursabile, suma maximă a finanțării nerambursabile şi procentul de
finanțare a costurilor eligibile ale Proiectului, conform Articolului 3.2 din Condiții Speciale. O
derogare de la această regulă poate fi acordată dacă respectarea ei poate pune în pericol Beneficiarul
sau poate afecta interesele sale.

Manualul de identitate vizuală poate fi găsit la următoarele adrese:
http://cfcu.mfinante.ro/Files/070418155156Anexa%20VIIIManual%20identitate%20vizuala.d
oc.pdf
http://modernizare.mai.gov.ro/documente/grant/AnexaManual%20identitate%20vizuala%2
0ghid.pdf
www.infoeuropa.ro

• Elementele de identitate vizuală ale Uniunii Europene trebuie să fie vizibile pe întreaga
perioada a implementării proiectului.
• Ierarhia vizuală promovează cu prioritate imaginea Uniunii Europene, iar în plan secund
tipul instrumentelor de asistență financiară, PHARE, etc.
• Sigla Uniunii Europene va fi însoțită de textul: “UNIUNEA EUROPEANĂ – Proiect
finanțat prin PHARE”. În cazul în care proiectul nu mai beneficiază în prezent de finanțare,
55/135
textul care însoțeşte sigla UE se va completa cu perioada de finanțare (de exemplu:
“Program finanțat prin Phare în perioada 11 ianuarie 2008‐ 31 decembrie 2008”).
• Când spațiul este limitat se va folosi doar textul “Proiect finanțat de UNIUNEA
EUROPEANĂ”.
• Sigla Uniunii Europene, alături de sigla Guvernului României, va fi folosită în mod
obligatoriu pe toate materialele destinate publicului.

Autoritatea Contractantă (AC) va aproba materialele promoționale realizate de către Beneficiarii
de Grant (BG) în cadrul proiectului, doar dacă au fost supuse analizei şi avizării Autorității de
Implementare (AI). În situația în care materialele promoționale realizate/diseminate nu au fost
supuse avizării Autorității de Implementare, şi nu au obținut aprobarea AC, Beneficiarul de
Grant va suporta cheltuielile pentru materialele promoționale, costurile nefiind eligibile din
bugetul proiectului.

Instrucțiunea OPCP nr. 22‐19.07.2007 prevede ca toate materialele promoționale realizate
ca urmare a punerii în aplicare a Planului de Acțiuni elaborat pentru promovarea proiectelor sau
ca obiective ale contractelor finanțate prin fonduri Phare (comunicate de presă, panouri temporare
sau plăci comemorative, bannere publicitare, afişe, pliante, fluturaşi informativi, materiale de
training, broşuri de informare sau de prezentare a proiectului, la încheierea acestuia, mape de
presă, materiale de prezentare în coferințe de presă sau întâlniri organizate cu grupuri targetate,
scenarii ale materialelor audio – video, pagini web, orice alte materiale prevăzute a fi realizate în
cadrul contractelor finanțate din fonduri europene, care utilizează elementele de identitate ale
Uniunii Europene ) să fie înaintate spre aprobare însoțite de Lista de verificare, avizare şi
aprobare, conform Anexei 10.16, care va certifica faptul că:
• Asistența Tehnică avizează favorabil, în format şi conținut, materialul propus;
• Beneficiarul de Grant aprobă materialul propus;
• Autoritatea de Implementare certifică conformitatea cu obiectivele înscrise în planul de
acțiuni de promovare a proiectului, respectiv conformitatea cu obiectivele contractului.

În planificarea evenimentelor şi în diseminarea materialelor informative sau promoționale,
beneficiarii de granturi trebuie să ia în calcul timpul pe care îl implică circuitul documentelor de la
Beneficiar, la Autoritatea de Implementare (Unitatea Centrală pentru Reforma Administrației
Publice‐UCRAP), Echipa Asistenței Tehnice şi, mai departe, la Autoritatea Contractantă (Oficiul de
Plăți şi Contracte PHARE ‐ OPCP din cadrul Ministerului Economiei şi Finanțelor).

56/135
Procedura de aprobare a materialelor informaționale sau de publicitate:
BG 1. Beneficiarul de Grant transmite Autorității
de Implementare, pentru avizare prealabilă,
materialul.
2. Autoritatea de Implementare verifică
2b conformitatea cu obiectivele înscrise în planul
de acțiuni de promovare a proiectului,
respectiv conformitatea cu obiectivele
1 4a contractului şi cu regulile de vizibilitate:
a) dacă sunt respectate condițiile de formă şi
4b conținut, materialul se transmite la Autoritatea
Contractantă, însoțit de Lista de verificare
semnată de toate părțile implicate (Anexa
10.16);
AI/AT b) dacă nu sunt respectate condițiile de formă
şi conținut, materialul se remite Beneficiarului
de Grant, cu observații, urmând a se relua
procesul de la punctul 1.
3) Autoritatea Contractantă verifică materialele
înaintate de către Autoritatea de Implementare
2a 3 şi îi comunică acesteia decizia.
4) Decizia Autorității Contractantă se
comunică beneficiarului prin intermediul
Autorității de Implementare:
AC a) dacă decizia este favorabilă, Beneficiarul de
Grant poate folosi materialul în scopul în care
a fost elaborat;
b) dacă decizia de aprobare este nefavorabilă
se reia procesul de la punctul 2b).
Având în vedere prevederile cuprinse în Instrucțiunea OPCP, nr. 26‐05.10.2007 la
Acordul de Implementare, referitoare la activitățile de promovare a Programelor PHARE:

Materialele promoționale de maximum 5 pagini, respectiv: comunicat de presă tip B,
panouri temporare, bannere publicitare, afişe, pliante, fluturaşi informativi, mape de presă, vor fi
transmise spre aprobarea OPCP cu cel puțin 7 zile lucrătoare înainte de a fi transmise spre tipărire
şi/sau publicare.

Astfel, este necesară transmiterea documentelor pentru avizare prealabilă la Autoritatea de
Implementare cu cel puțin 9 zile lucrătoare înainte de a fi transmise spre tipărire şi/sau publicare.
Documentele se vor transmite pe adresele de e‐mail ale ofițerului de proiect desemnat (Anexa 10.1
– Date de contact).

57/135
În vederea acordării avizului prealabil cu privirea la regulile de identitate vizuală,
Autoritatea de Implementare va verifica următoarele:

Element de verificat Comunicat Bannere Afişe Mape Clipuri Audio‐video
de presă Publicitare, Pliante de
tip B Panouri Fluturaşi presă
temporare
Sigla UE (de preferință pe 9 9 9 9 9 9 pentru video,
prima pagină) alocați timp suficient
ca să poată fi citit
Sigla UE trebuie însoțită de 9 9 9 9 99 pentru audio‐
textul video, alocați timp
„UNIUNEA EUROPEANĂ suficient ca să poată fi
Proiect finanțat prin Phare”: citit.
UNIUNEA EUROPEANA
Textul „Proiect finanțat
de UNIUNEA
EUROPEANA” se va
citi, înaintea textului:
Proiect finanțat prin PHARE

“conținutul acestui
Sau când spațiul este limitat se
material nu reprezintă în
va folosi textul: „Proiect
mod necesar poziția
finanțat de UNIUNEA
oficială a Uniunii
EUROPEANA”.
Europene. Pentru
sesizări PHARE vă
puteți adresa:
cfcu.phare@mfinante.ro”)
Proiect finanţat de
UNIUNEA EUROPEANA

Sigla/siglele partenerilor în 9 9 9 9 9
implementare (dacă există)
Caseta tehnică:
Titlul programului 9 9 9 9 9 (insert carton pentru
video)
Linia de finanțare 9 9 9 9
Editorul materialului 9 9 9 9
Data publicării 9 9 9 9 9
Textul: “conținutul acestui 9 9 9 9 99
material nu reprezintă în mod
necesar poziția oficială a
Uniunii Europene. Pentru
sesizări PHARE:
cfcu.phare@mfinante.ro“

58/135
Materialele publicitare mai mari de 5 pagini, respectiv: broşuri, materiale de training,
scenarii ale materialelor audio‐video, vor fi transmise spre aprobarea OPCP cu cel puțin 14 zile
lucrătoare înainte de a fi transmise spre tipărire şi/ sau publicare.
Astfel, este necesară transmiterea documentelor pentru avizare prealabilă la Autoritatea de
Implementare cu cel puțin 16 zile lucrătoare înainte de a fi transmise spre tipărire şi/sau publicare.
Documentele se vor transmite pe adresele de e‐mail ale ofițerului de proiect desemnat (Anexa 10.1
– Date de contact).

În vederea acordării avizului prealabil cu privirea la regulile de identitate vizuală,
Autoritatea de Implementare va verifica următoarele:

Elemente de verificat Broşuri Materiale Scenarii ale materialelor
training audio‐video
(copertele (doar în cazul în care sunt
acestora) făcute publice, prezentate la
evenimente)
Sigla UE (de preferință pe prima pagină) 9 9 9
Sigla UE trebuie însoțită de textul 9 9 9
„UNIUNEA EUROPEANĂ Proiect finanțat prin
Phare”:

UNIUNEA EUROPEANA

Proiect finanțat prin PHARE

Sau când spațiul este limitat se va folosi textul:
„Proiect finanțat de UNIUNEA EUROPEANA”.

Proiect finanţat de
UNIUNEA EUROPEANA

Sigla/siglele partenerilor în implementare (dacă 9 9 9
există)
Caseta tehnica:
Titlul programului 9 9 9
Linia de finanțare 9 9 9
Editorul materialului 9 9 9
Data publicării 9 9 9
Textul: “conținutul acestui material nu reprezintă 9 9 9
în mod necesar poziția oficială a Uniunii
Europene. Pentru sesizări PHARE:
cfcu.phare@mfinante.ro“

59/135
ATENȚIE !!! în conformitate cu prevederile OUG nr. 34/2006, actualizată prin OUG nr. 94/2006,
privind atribuirea contractelor de achiziție publică (capitolul 2, secțiunea 6), ACHIZIȚIILE
PENTRU PUBLICITATEA MEDIA SE SUPUN UNOR PROCEDURI SPECIFICE (vezi
prevederile enunțate în capitolul 4 al acestui Manual)

În vederea gestionării relațiilor beneficiarilor de grant cu presa pot fi utilizate
următoarele instrumente de comunicare:

1. Comunicatul de presă (Anexa 17a)
Comunicatul de presă este cea mai utilizată formă de transmitere a informației scrise către
reprezentanții mass‐media şi trebuie lansat la începutul/încheierea unui proiect, precum şi la
finalizarea anumitor etape, cu condiția ca informația transmisă să constituie o ştire (proiectul să
aibă un interes clar pentru public şi/sau impact la nivelul cetățeanului) .

Comunicatul de presă trebuie să conțină:
• Informații privind scopul proiectului/programului;
• Parteneriatul dintre Uniunea Europeană şi Partenerii de Implementare;
• Rezultate înregistrate până la momentul lansării în presă;
• Sigla Uniunii Europene;
• Informații privind instrumentul de finanțare al UE;
• Mențiuni cu privire la suma alocată de UE, atât în euro cât şi în monedă națională;
• Data emiterii, plasată în partea de sus a documentului.

! Ca regulă generală, comunicatul de presă trebuie să fie scurt şi simplu şi să răspundă întrebărilor
care construiesc o informație completă: cine, ce, unde, când, cum, de ce?
Titlul comunicatului trebuie să fie scurt şi percutant (de preferat cu verb inclus) şi să
indice, în acelaşi timp, despre ce este vorba în text.
Primul paragraf trebuie să conțină informațiile cheie, în general, răspunsurile la întrebările
menționate. Următoarele paragrafe se construiesc ca susținătoare de informație, adică dezvoltă
elementele principale cuprinse în paragraful de debut. Ordonarea informației se face în sensul
descreşterii importanței.
În unul din paragrafele susținătoare de informație se poate insera un citat care să conțină
opinia unuia dintre personajele cheie în proiect/program, despre impactul acestuia, scopul
acestuia, etc. Citatul adaugă culoare textului şi, în plus, subliniază sursa care emite mesajul.
Finalul comunicatului trebuie să conțină detalii de evoluție, termene, etape ale proiectului.
De asemenea, se va menționa persoana de contact şi datele de contact ale acesteia (telefon, fax, e‐
mail, etc).

2. Conferința de presă
Conferința de presă se organizează atunci când informația destinată publicului justifică o
întâlnire cu presa, permițând astfel dezbaterea publică.
Astfel de cazuri pot fi: programul a trezit deja un interes major în media; programul
reprezintă o noutate/o realizare deosebită pentru un anumit sector; programul este complicat şi
necesită multe explicații/clarificări, etc.
Pentru a avea succes, o conferință de presă trebuie:
• Să fie pregatită cu grijă: alegerea locației, stabilirea persoanelor care vor lua cuvântul,
pregătirea materialelor ce vor fi înmânate participanților, asigurarea suportului logistic
(echipament necesar: microfoane, videoproiector/retroproiector etc.; suporturi cu numele
60/135
persoanelor care vor lua cuvântul, traducere, dacă este cazul, decorarea încăperii, etc.),
invitații adresate reprezentanților presei; obținerea de confirmări la invitațiile transmise,
etc.
• Să fie moderată în mod profesionist, pentru ca intervențiile vorbitorilor să fie la obiect,
pentru a permite întrebări şi răspunsuri legate de subiectul conferinței, cât şi declarații de
presă pe marginea conferinței;
• Să fie monitorizată: verificarea şi analiza modului în care presa a acoperit evenimentul;
• Declarații de presă şi interviuri ca urmare a conferinței de presă, etc.
Se va utiliza sigla UE pe toate documentele. De asemenea, se pot instala steagul UE şi/sau bannere
în sălile de conferință.

3. Aparițiile în presă
Subiectele tehnice privind proiectele finanțate de Uniunea Europeană pot fi prezentate în
presă fie prin intermediul comunicatelor de presă, fie prin intermediul unor contracte de
publicitate.
În primul caz, jurnaliştii selectează informațiile pe care le consideră relevante şi publică atât
cât consideră interesant pentru propria audiență.
În cazul al doilea, textele sunt publicate aşa cum sunt trimise de cel care angajează spațiul,
ele fiind în mod obligatoriu marcate cu un semn distinctiv ‐ ca publicitate.

Conform normelor etice UE, apariția unor texte plătite fără semnul distinctiv de publicitate nu
este permisă. Interviurile, de asemenea, nu pot face obiectul unor contracte de publicitate.

Exemplu: Pot face obiectul unor contracte de publicitate informații utile pentru aplicanții unor
scheme de finanțare sau informațiile despre politicile UE dintr‐un domeniu, detaliile tehnice
necesare derulării unor activități. Nu pot face obiectul unor contracte de publicitate orice fel de
interviuri – chiar cele care oferă detalii tehnice, datele conclusive ale unor proiecte, datele care
promovează calitatea activității într‐un proiect, etc.

4. Publicații
Publicațiile (pliante, broşuri de informare/poveşti de succes, buletine informative, afişe, etc)
reprezintă un mijloc simplu de informare publică cu privire la scopul unui proiect/program,
progresele înregistrate şi rezultatele previzionate prin implementarea acestuia.
Pe coperta publicației (de preferință pe prima copertă) vor apărea sigla Uniunii Europene şi
sigla Partenerilor de Implementare.
Cu excepția afişului, pe ultima copertă a publicației se plasează o casetă tehnică, ce va
conține următoarele:
• Titlul programului (eventual o definiție a programului de finanțare al UE);
• Editorul materialului (inclusiv date de contact);
• Data publicării;
• Textul: “Conținutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziția oficială a Uniunii
Europene”.

A) Pliantul reprezintă o modalitate obişnuită de a informa publicul, dar este un material de
o complexitate mărită. Datorită audienței mai largi (număr mare de exemplare), este preferabil să
se tipărească în tipografii profesionale, ceea ce permite tratarea grafică mai elaborată şi o abordare
cromatică.

61/135
B) Broşurile ‐ presupun o abordare conceptuală, structurală şi grafică deosebită.
Pe prima copertă a publicației va apărea sigla, împreună cu textul “UNIUNEA
EUROPEANĂ proiect finanțat prin PHARE” şi sigla autorității de implementare. Dacă aceasta din
urmă nu există, sigla Uniunii Europene, împreună cu textul “program (proiect) finanțat de
UNIUNEA EUROPEANĂ” va apărea singură pe copertă. În acest caz, se recomandă utilizarea, pe
prima copertă, a timbrului UE‐România.
Pentru programe (proiecte) finanțate prin programe comunitare, sigla UE va fi însoțită de
textul “program/proiect finanțat de UNIUNEA EUROPEANĂ”.

Pe ultima copertă se plasează o casetă tehnică. Aceasta va conține:
• Titlul programului;
• Editorul materialului;
• Data publicării;
• Textul: “conținutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziția oficială a Uniunii
Europene”.

C) Buletinul infomativ (newsletter) este un instrument de informare de bază, cu o
periodicitate de 4‐12 apariții pe an, care oferă informații de actualitate despre proiect, precum şi
comentarii, opinii, analize, elemente de legislație şi alte materiale de referință.
Din punct de vedere grafic, poate fi tratat foarte sumar (tehnoredactat pe calculator, tipărit
şi multiplicat pe copiator) sau abordat ca o revistă (inserare de imagini, tipărire color, număr mare
de exemplare). Formatul minimal al unui newsletter este de 4 pagini format A4.
Pe prima copertă va apărea sigla UE, împreună cu textul “program finanțat de UNIUNEA
EUROPEANĂ prin PHARE” şi cu sigla autorității de implementare (dacă există). Tot pe prima
copertă trebuie să apară titlul materialului şi titulatura “buletin informativ”, data apariției,
numărul ediției.
Pe ultima copertă se plasează o casetă tehnică. Aceasta va conține:
• Titlul programului;
• Editorul materialului;
• Textul: “conținutul acestui material nu reprezintă în mod necesar poziția oficială a Uniunii
Europene”.

D) Hârtie cu antet/cărți de vizită/autocolante publicitare (stickers)
Hârtia cu antet va conține, pe lângă elementele specifice (denumirea programului, adresă,
nume, etc.), sigla Uniunii Europene însoțită de textul “UNIUNEA EUROPEANA proiect finanțat
prin PHARE” în subsolul paginii pe partea stângă şi sigla Beneficiarului de Grant în dreapta sus.
(Anexa 17d).

Cărțile de vizită vor conține timbrul UE‐România însoțit de textul “Program finanțat de
Uniunea Europeană” în stânga sus şi de sigla Autorității de implementare / beneficiarului în
dreapta sus, precum şi denumirea programului. (Anexa 17b)

Autocolantele publicitare (Anexa 17c) vor fi utilizate pentru a identifica activele fixe şi/sau
rambursabile (maşini, mobilă, utilaje, echipamente, obiecte de papetărie, etc.) obținute în cadrul
unui proiect finanțat de Uniunea Europeană. Ele vor fi de asemenea utilizate lângă intrarea sau pe
uşile clădirilor unde se desfăşoară asemenea proiecte. Autocolantele vor fi plasate la vedere, pe
partea din față a obiectelor. În funcție de amplasarea autocolantelor, dimensiunile acestora vor fi
fie A4, fie 5x10 cm. Grafica va include sigla Uniunii Europene, însoțită de textul “Proiect finanțat
de UNIUNEA EUROPEANĂ”.
62/135

5. Bannere
Bannerul va conține, pe lângă titlul proiectului /programului sigla Uniunii Europene şi
sigla Partenerilor de Implementare.

Se recomandă următoarele dimensiuni ale bannerului:
• 2,5m x 0,8m, pentru o sală care poate găzdui până la 100 de persoane;
• 4m x 1,2m, pentru o sală mai mare sau în exterior.

6. Afişe
Afişul va sublinia mesajul care trebuie transmis şi va conține, ca elemente de identitate,
sigla UE, însoțită de textul “UNIUNEA EUROPEANĂ proiect finanțat prin PHARE”, şi/sau
timbrul UE‐Romania, alături de textul “Program finanțat de UNIUNEA EUROPEANĂ” şi de sigla
Beneficiarului de Grant.

7. Website
Conținut obligatoriu pentru pagina de deschidere:
• Sigla Uniunii Europene;
• Avertismentul (cunoscut în limba engleză drept “Legal Disclaimer”): “Acest site web nu
reprezintă în mod necesar poziția oficială a Comisiei Europene. Întreaga răspundere asupra
corectitudinii şi coerenței informațiilor prezentate revine inițiatorilor site‐ului web.”
• Un link către site‐ul web al Reprezentanței Comisiei Europene în România. Textul subliniat
este link la adresa web (URL): http://www.infoeuropa.ro.

8. Clipuri audio‐video
În cazul unor clipuri video pregătite pentru difuzare publică prin televiziuni/pe casetă
video, se va insera simbolul Uniunii Europene, pentru un timp suficient ca să poată fi citit.
Textul „Program/proiect finanțat de UNIUNEA EUROPEANĂ” va fi citit şi în cazul
clipurilor video, şi în cazul celor audio.
Inserarea textului: “Conținutul acestui material nu reprezintă, în mod necesar, poziția
oficială a Uniunii Europene” este, de asemenea, obligatorie. În cazul clipurilor audio pregătite
pentru difuzare publică prin radio sau casete audio, acest text va fi citit. Acest avertisment nu este
necesar în cazul campaniilor de informare publică.

9. Panouri pentru afişare temporară şi plăci pentru amplasare permanentă
Panourile care anunță (co) participarea Uniunii Europene la finanțarea unui proiect vor fi
amplasate în apropierea acestuia, într‐un loc vizibil. Panoul va fi expus pe durata implementării
proiectului + încă 6 luni.

Elementele informative care vor fi prezente pe panou:
• Titlul proiectului/investiției;
• Sigla UE, însoțită de textul “UNIUNEA EUROPEANĂ proiect finanțat prin PHARE”;
• Sigla Beneficiarului de Grant şi sigla contractantului;
• Valoarea proiectului şi termenul limită;
• Textul va fi scris cu fontul Arial.

Inscripția va conține sigla UE, a autorității de implementare, precum şi un text care să reflecte
contribuția UE, ca de exemplu: “Această construcție a fost consolidată cu sprijinul Uniunii
Europene”, precum şi anul execuției lucrării.
63/135

10. Prezentări publice (slides)
Pentru prezentările publice pe marginea activităților legate de programele finanțate de
Uniunea Europeană, se va utiliza un slide Power Point/overhead standard, care trebuie să conțină
următoarele elemente grafice/informative:
• Un antet standard, ca cel de mai jos;
• Sigla UE, însoțită de textul “UNIUNEA EUROPEANĂ program finanțat prin PHARE”, în
partea de sus, în stânga antetului;
• Sigla Beneficiarului de Grant, sus, în dreapta antetului;
• Titlul prezentării, la subsol, pe o linie groasă de culoare albastră.

11. Alte produse publicitare
Pentru produse de informare necuprinse în prezentul Manual (ex: CD‐ROM, filme, obiecte
promoționale, etc.), se va utiliza o casetă tehnică care va conține informațiile prezente în caseta
tehnică propusă la subcapitolul “Publicații”.
64/135
Capitolul 9
MODUL DE PREZENTARE A DOCUMENTAȚIEI.
CIRCUITUL DOCUMENTELOR

9.1. Cerințe privind prezentarea documentelor

Toate documentele întocmite de Beneficiarul de grant care sunt adresate Autorității
Contractante trebuie să fie trimise prin intermediul Autorității de Implementare / Asistenței
Tehnice care le verifică şi aprobă. Indiferent de natura acestora ‐ cerere de plată, notă pentru
întocmirea unui act adițional, completări solicitate, anexe, raport tehnic sau financiar, dosare
achiziție, etc., acestea vor fi însoțite în mod obligatoriu de o scrisoare de înaintare (Anexa 10.18) ce
va conține următoarele date:
• Numele Beneficiarului de grant;
• Codul contractului de grant;
• Titlul proiectului;
• Ofițerul de proiect căruia îi este adresat documentul;
• Natura documentului şi scopul acestuia;
• Numărul de exemplare şi pagini anexate;
• Opis în cazul unui număr mai mare de documente;
• Nume, prenume reprezentant legal sau manager de proiect;
• Ştampila şi semnătura Beneficiarului.

Toate documentele vor fi redactate în limba română, conform modelelor prezentate şi în
numărul stabilit pentru fiecare, conform precizărilor din acest manual. În situația unui număr mai
mare de pagini, documentele înaintate vor fi îndosariate (în dosare de încopciat, cu şină, din
plastic sau carton), iar dacă documentația cuprinde mai multe dosare acestea vor fi introduse în
bibliorafturi pe care vor fi trecute datele de identificare a beneficiarului.

Dosarul care va conține raportul tehnic / financiar şi documentele justificative ale acestora,
vor avea paginile numerotate, iar numerotarea va fi reflectată într‐un OPIS. Documentele
justificative financiare se vor prezenta în ordinea capitolelor şi a liniilor bugetare din evidența
cheltuielilor.

În caz contrar, Autoritatea de Implementare/ Asistența Tehnică îşi rezervă dreptul de a returna
neînregistrată documentația care nu este prezentată conform cerințelor formulate.

9.2. Circuitul documentelor

Documentele întocmite de Beneficiarul de grant vor parcurge următorul traseu:
• Beneficiarul de grant depune orice cerere / raport / documentație la Autoritatea de
Implementare/ Asistența Tehnică;
• După verificarea tehnică şi procedurală/ financiară a documentelor, Autoritatea de
Implementare avizează orice document tehnic sau procedural şi orice cerere de plată şi
acorda viza „Citit şi Aprobat”;
• Autoritatea de Implementare va transmite solicitarea Beneficiarului de grant la Autoritatea
Contractantă pentru verificarea şi aprobarea finală;
65/135
• După obținerea tuturor aprobărilor interne, Autoritatea Contractantă (OPCP) semnează

actele adiționale la contractele de grant sau efectuează plățile conform cererilor primite de
la beneficiar.
CIRCUITUL DOCUMENTELOR

OPCP

(Autoritatea Contractantă)

• Emite Ordinul de Incepere
• Aprobă cererile de plată şi efectuează plata
• Aprobă rapoartele tehnice
• Aprobă rapoartele financiare
2
• Aprobă actele adiționale sau notificările
• Aproba solicitările de utilizare a rezervei de
contingență
UCRAP / AT
(Autoritatea de Implementare /

Asistenta Tehnica)

3
Verifică şi avizează:
• Cererile de plată
• Rapoartele tehnice
• Rapoartele financiare
• Solicitările de încheiere a actelor
adiționale sau notificări.
• Dosarele de achiziții publice.
4 1
BENEFICIARUL DE GRANT

Întocmeşte:
• Cererile de plată
• Rapoartele tehnice
• Rapoartele financiare
• Planul de achiziții secundare şi dosarele
de achiziții publice
• Solicitările de încheiere a actelor
adiționale sau notificări
• Solicitările de utilizare a rezervei de
contingență
66/135

Man Imp

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Man Imp

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Beneficiar de grant (BG) Autoritatea locală / ADI cu care Autoritatea Contractantă a

Contract de grant Contractul de finanțare nerambursabilă încheiat între

FM Fondul de Modernizare pentru dezvoltarea administrației la

Grant O plată directă de natură non‐comercială făcută de

Implementare Totalitatea activităților care duc la finalizarea proiectului, în

Monitorizare Procesul prin care Autoritatea Contractantă şi Autoritatea de

Ofițer de Proiect Persoana din cadrul UCRAP ‐ AI / AT responsabilă de

• Informarea cu privire la obligativitatea păstrării tuturor documentelor aferente

Etapă Activitate Recomandări / Verificări

Pentru CONTRACTELE DE PUBLICITATE MEDIA există procedură distinctă,

• După obținerea tuturor aprobărilor interne, Autoritatea Contractantă (OPCP) semnează

S-ar putea să vă placă și