SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 1 din 7

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

Evidenta modificarilor:
Nr. crt. Pagina Capitol Descrierea modificarii Data/ Versiunea Observatii

NUME ELABORAT VERIFICAT APROBAT

FUNCTIA

DATA

SEMNATURA

Note: 1. Acest document contine informatii si date care sunt proprietatea SC SRL 2. Prezentul document este destinat utilizarii exclusive pentru propriile cerinte. 3. Utilizarea integrala sau partiala a acestei proceduri in orice scop sau activitate, sau reproducerea partiala / integrala in orice publicatie si prin orice procedeu ( electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc.) este interzisa fara acordul scris al PROPRIETARULUI.

Versiunea: 1.1.

Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 2 din 7

CUPRINS 1. DESCRIEREA FIRMEI ..3 2. ORGANIZARE .3 3. INLOCUIREA PERSOANELOR CARE LIPSESC DIN FIRMA 4. DREPTURI DE SEMNATURA SI STAMPILA ..... 5. ACCESUL LA CHEI .. 6. PROGRAMUL DE LUCRU .. 7. ECHIPAMENTUL DE LUCRU SI FOLOSIREA VESTIARULUI .... 8. PRIMIREA PERSOANELOR STRAINE ... 9. ACTIONAREA IN CAZ DE URGENTA (ALARMA) . 10. ALTE REGULI . 11. RELATIA CU CLIENTII . 12. CLAUZA ...

Versiunea: 1.1.

Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 3 din 7

1. DESCRIEREA FIRMEI Denumirea firmei:

SC SRL

Obiectul principal de activitate al firmei SC... il constituie furnizarea si instalarea sistemelor de ventilatie, climatizare si incalzire. SC... inseamna: calitate Strategia companiei este de a oferi solutii complete si eficiente in raport cu specificatiile clientului si posibilitatilor tehnice moderne. Obiectivele de moment ale firmei sunt cresterea continua si constanta a cifrei de afaceri si impunerea firmei SC... pe piata romana a furnizorilor de sisteme de ventilatii. Proiectele de viitor ale firmei noastre consideram ca trebuie sa fie intotdeauna rezonabile, sa preintampine si sa depaseasca asteptarile clientilor. Pentru a fi siguri de succesul in realizarea obiectivelor propuse se au in vedere atat cresterea preocuparilor pentru formarea profesionala, cat si a preocuparilor in vederea perfectionarii produselor noastre. SC... promoveaza in domeniul personalului angajat urmatoarele principii: principiul principiul principiul

2. ORGANIZARE Organigrama n vigoare a firmei este disponibil tuturor angajailor si reprezinta Anexa 1 la acest regulament. ZDM rspunde de permanenta actualizare a organigramei. Modificri n organigram se pot face numai cu aprobarea ZDM. Atributiile, responsabilitatile si interdependenta angajatilor sunt definite conform fiselor postului fiecarui angajat. Intocmirea/actualizarea fiselor postului este realizata de catre sefii de departamente pentru personalul din subordine. Descrierea activitatii specifice fiecarui post de lucru este prezentata in proceduri. Fiecare angajat are obligatia de a cunoate i aplica intocmai prevederile fisei postului si ale procedurilor referitoare la activitatea pe care o desfasoara. 3. INLOCUIREA PERSOANELOR CARE LIPSESC DIN FIRMA Este important ca in situatia in care anumite persoane lipsesc din firma din diferite motive (concedii, deplasari, etc.), activitatea acestora s fie desfasurata de catre inlocuitorii desemnati in acest scop. In acest fel, toate activitatile se vor desfasura normal, fara probleme. Fiecare angajat trebuie sa stie persoana pe care trebuie sa o inlocuiasca in cazul in care aceasta lipseste din firma. In plus, pentru informarea
Versiunea: 1.1. Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 4 din 7

mai facila a tuturor angajatilor cu privire la inlocuiri, lista completa a inlocuitorilor desemnati se gaseste in Anexa 2 la acest Regulament. Pentru angajatii care nu se regasesc in Lista inlocuitorilor, regula este urmtoarea: in cazul absentei unui angajat, activitatea acestuia este distribuita de catre seful direct, celor prezenti la lucru. Persoana inlocuita are obligatia de a aduce la cunostinta inlocuitorului durata absentei sale din firma si de a pune la dispozitia acestuia toate informatiile si mijloacele necesare desfasurarii normale a activitatii in perioada in care urmeaza sa fie inlocuit. In situatia in care si inlocuitorul lipseste, conducatorul locului de munca va desemna o alta persoana pentru inlocuire. Conducatorii locurilor de munca au obligatia de a preveni pe cat posibil astfel de situatii. 4. DREPTURI DE SEMNATURA SI STAMPILA Angajatii firmei au dreptul de a semna si stampila documente numai cu respectarea prevederilor din Anexa 3 unde sunt precizate Persoanele care au drept de semnatura. IMPORTANT: - este interzisa aplicarea semnaturii sau a stampilei pe alte documente sau de catre alte persoane decat cele prevazute in fisierul de mai sus. 5. ACCESUL LA CHEI
Administratorul detine un set complet de chei. Al doilea set complet de chei se pastreaza in camera de garda intr-un dulapior inchis, prevazut cu fereastra independenta pentru fiecare cheie. Oricare din aceste chei poate fi folosita de gardian in caz de urgena, sparganduse gemuletul pentru a scoate cheia, dupa care, agentul de paza va consemna incidentul intr-un proces verbal. Administratorul distribuie angajatilor, pe baza de semnatura de primire, anumite chei. Angajatii care au in posesie chei, raspund pentru pastrarea acestora si nu vor permite efectuarea de copii neautorizate dupa acestea.

6. PROGRAMUL DE LUCRU Programul de lucru este de luni pana vineri, incepand de la ora 8,30 i pn la ora 17,30. Cei care intarzie in mod repetat vor primi scrisoare de avertisment mergandu-se ulterior pana la desfacerea contractului de munca. Angajatul care pleaca din firma in timpul programului, o va face numai cu aprobarea sefului de departament. Pauze: 7. ECHIPAMENTUL DE LUCRU SI FOLOSIREA VESTIARULUI Echiparea/ dezechiparea angajatilor ce desfasoara activitati care necesita echipament de lucru
Versiunea: 1.1. Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 5 din 7

si/sau echipament de protectie, se efectueaza numai in vestiar. Angajatii Societatii au rol important in crearea si mentinerea unei imagini cat mai bune a Societatii, si de aceea, trebuie sa aiba in orice imprejurare o tinuta profesionala ingrijita. Angajatii de la departamentul Montaj au obligatia de a se schimba in echipamentul de lucru: vara: tricou, pantaloni lung,pantofi. iarna: salopeta, pantalon lung, vesta/canadiana, bocanci, caciuli. Angajatii care au in mod frecvent relatii de serviciu cu clienti/vizitatori din afara firmei au obligatia de a fi imbracati prezentabil, potrivit pentru o tinuta de afaceri. 8. PRIMIREA PERSOANELOR STRAINE De la intrare, toate persoanele straine vor fi indrumate catre secretara, care anunta persoana de contact si va prelua oaspetele. Nici un vizitator nu va circula si nu va stationa neinsotit in cladirea birourilor, sau depozit. Singurele locuri unde vizitatorii pot sta neinsotiti sunt: holul de la intrare (secretariat). Dup incheierea vizitei la unul dintre angajati, acesta va conduce vizitatorul inapoi la secretara (dac vizita in firma s-a incheiat) sau la un alt angajat, dac vizitatorul doreste s continue vizita. 9. ACTIONAREA IN CAZ DE URGENA (ALARMA) Orice angajat care sesiseaza producerea unui eveniment care poate pune in pericol viata persoanelor sau poate provoca distrugeri sau pierderi materiale (incendiu, furt, etc.), va actiona imediat cel mai apropiat buton de alarma ptr. incendiu si/ sau anunta cel mai apropiat superior. 10. ALTE REGULI 10.1. Fiecare angajat al firmei SC... trebuie sa pastreze ordinea si curatenia la locul de munca. Trebuie sa facem in asa fel incat oaspetii nostri sa perceapa ca muncim bine, curat, calitativ, prezentabil, ca o adevarata echipa. 10.2. Fiecare angajat raspunde pentru pastrarea confidentialitatii lucrarilor de serviciu cat si a drepturilor salariale conform clauzelor de confidentialitate si de neconcurenta prevazute in contractul de munca. 10.3. Toate documentele care contin astfel de informatii, inclusiv fisierele din computer, trebuie protejate de catre cei care le utilizeaza pentru a nu permite scurgerea de informatii. Cel care se face vinovat de inclcarea acestor principii va fi sanctionat, mergsnd psn la desfacerea contractului de muncs. Accesul in reteaua de calculatoare SC... este permis numai angajatilor. 10.4. Fiecare utilizator de computer va folosi numai programe cu licent, n caz contrar, va suporta consecintele legilor in vigoare. 10.5. Pentru a evita contaminarea retelei de calculatoare cu virusi, utilizatorii de Internet vor intreprinde urmatoarele masuri: - nu vor deschide fisierele cu extensii necunoscute si provenind de la adrese necunoscute; aceste mesaje vor fi sterse imediat dupa primire.

Versiunea: 1.1.

Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 6 din 7

- vor solicita administratorului de retea scanarea si devirusarea tuturor mail-urilor continand fisiere atasate considerate periculoase (gen .exe, etc), inainte de citire. Deasemeni, utilizarea dischetelor si a CD-urilor noi sau straine este permisa numai dupa verificarea prealabila si acordul administratorului de retea. 10.6. Fumatul in birouri, vestiar, depozit si anexe este interzis, cu exceptia locurilor special amenajate pentru fumat, amplasate in interior (balcon, secretariat). 10.7. Introducerea si consumul bauturilor alcoolice in firma sunt strict interzise, chiar si dupa orele de program, exceptie fac evenimentele lunare organizate pentru sarbatorirea angajatilor. Nerespectarea acestei reguli se sancioneaza cu desfacerea contractului de munca. 10.8. Fiecare angajat va acorda o atentie maxima cheltuielilor care se fac in departamentul lui si va actiona pentru reducerea acestora. Cheltuielile angajatilor se deconteaza numai daca sunt cheltuieli facute in interesul firmei si pentru care s-a fcut cererea de avans spre decontare. 10.9. Fiecare angajat este direct raspunztor pentru folosirea eficienta a energiei la locul de munca, precum si in locurile comune (vestiar, holuri, toalete, etc.) si actioneaza permanent pentru a evita risipa de energie. Ultimul angajat care paraseste o incapere are datoria de a nu lasa lumina aprinsa. Orice angajat care se face vinovat de risipa de energie electrica va fi penalizat cu un procent de xx% din salariul net. 10.10. Angajatii sunt obligati sa utilizeze bunurile Societatii, articolele de birotica, echipamentele, instalatiile, precum si resursele de telecomunicatii si informationale ale Societatii (de exemplu: telefon, fax, e-mail, acces Internet) strict in scopul indeplinirii sarcinilor de serviciu. Incalcarea acestei obligatii constituie abatere disciplinara a carei repetare determina desfacerea disciplinara a contractului individual de munca 10.11. Cheltuielile autorizate facute de Angajati in contul Societatii vor fi decontate integral pe baza documentelor justificative. Cheltuielile neautorizate nu vor fi decontate. 10.12. Utilizarea telefoanelor fixe sau mobile ale firmei nu este permisa decat angajatilor. Interziceti altor persoane s utilizeze aceste telefoane, cu exceptia cazurilor intemeiate! 10.13. Formula de raspuns la telefon este: SC..., buna ziua!, iar in cazul in care sunteti sunati prin centrala (telefon interior): numele si prenumele. Mesajul de intampinare al mesageriei vocale de pe telefoanele mobile este: Bun ziua, sunt (numele i prenumele) de la firma SC.... V rog s lsai mesajul dumneavoastr!. 10.14. Posesorilor de telefoane mobile de serviciu, compania le suporta abonamentul care include un anumit numr de minute. Depasirea minutelor acordate prin abonament va fi suportata de catre utilizator in orice situatie. 10.15. Posesorii de masina de serviciu, au obligatia de a le utiliza conform regulilor prevazute in Regulamentul de utilizare a masinii de companie. 10.16. Fiecare sef de departament raspunde direct de activitatea departamentului aflat in subordinea sa si poate propune masuri de motivare sau de sanctionare a personalului din subordine, atunci cand este cazul. 10.17. Pastrarea si protejarea bunurilor firmei SC... este responsabilitatea fiecrui angajat. In cazul in care totusi anumite bunuri care apartin societatii sunt deteriorate/pierdute si vina apartine angajatilor, bunurile respective vor

Versiunea: 1.1.

Document: Original

SIGLA DENUMIRE FIRMA

REGULAMENT DE ORGANIZARE SI FUNCTIONARE

Cod: ROF-01
Data:

Pag. 7 din 7

fi achitate de angajati la valoarea pietei din momentul deteriorarii/pierderii bunului respectiv. 10.18. Nu este permis scoaterea din unitate a bunurilor/documentelor specifice societii, indiferent de ce natura ar fi acestea, decat cu acordul scris (pe formular tip) al directorului general sau al inlocuitorului acestuia. 11. RELATIA CU CLIENTII Satisfactia deplina si permanenta a clientului trebuie sa fie un obiectiv major. Un client multumit va reveni ntotdeauna la firma si o va recomanda si altora. De aceea, fiecare angajat trebuie sa respecte urmatoarele principii: 11.1. Problema clientului este problema mea. Nu tratati clientul cu indiferenta, pentru a scapa de el! Nu-l facei sa astepte, dati-i intotdeauna cele mai clare si complete informatii la care are dreptul. Oferiti-i intotdeauna cele mai bune servicii. Fiti atenti in orice moment la ceea ce el asteapta de la firma noastra. Descoperiti ceea ce este cu adevrat important pentru client. 11.2. Faceti tot posibilul pentru a nu pierde niciodat un client. Fiecare angajat trebuie sa identifice permanent orice problema ar putea sa apara si sa reactioneze rapid pentru corectarea ei. Sa ne recunoastem greselile si sa le prevenim! Sa verificam totul inainte de a transmite clientului orice informatie. 11.3. Fiti un bun cunoscator al informatiilor legate de activitatea firmei, pentru a putea raspunde la intrebarile clientilor. 11.4. Fiti ambasadorul firmei SC... in interiorul si in exteriorul locului de munca. Vorbiti intotdeauna pozitiv. Nu faceti comentarii negative la adresa firmei sau a angajatilor. 11.5. Nu faceti critici la adresa clientului. Laudati-l, atunci cand este cazul. 11.6. Mentineti intotdeauna un contact vizual pozitiv. Utilizati un vocabular adecvat cu toti oaspetii. 11.7. Utilizati norme de eticheta adecvate in convorbirile telefonice. Raspundeti dupa maxim trei apeluri si cu buna dispozitie. 11.8. CLIENTUL TREBUIE TRATAT EXACT CUM DORIM NOI SA FIM TRATATI CAND SUNTEM CLIENTII ALTORA ! 12. CLAUZA 12.1 Fac parte integranta din prezentul Regulament de Organizare si Functionare urmatoarele anexe: anexa 1 organigrama societatii anexa 2 lista inlocuitori anexa 3 drepturi de semnatura 12.2. Toate modificarile aduse prezentului Regulament de Organizare si Functionare vor fi aduse la cunostinta angajatilor prin afisare la sediul societatii si prin comunicarea acestora pe e-mail directorilor de departamente care au obligatia sa le aduca la cunostinta angajatilor din subordine. 12.3. Acest regulament intra in vigoare in data de xx.xx..

Versiunea: 1.1.

Document: Original