Tema 8.

CONDUCEREA ŞI ORGANIZAREA
APROVIZIONĂRII MATERIALE ŞI CU
ECHIPAMENT TEHNIC

8.1. Managementul aprovizionării, activităţi componente

8.2. Organizarea internă a compartimentului de
aprovizionare
8.3. Structura de personal specifică compartimentului de
aprovizionare
8.4. Sistemul de relaţii specific unităţilor economice pentru
aprovizionarea materială
 8.1. Managementul aprovizionării, activităţi
componente
În practica economică, sunt utilizaţi frecvent termeni
ca: achiziţionare, asigurare, aprovizionare,
cumpărare, alimentare.
Aceşti termeni au însă o semnificaţie asemănătoare
sau, după caz, diferită.
“Achiziţionarea" reprezintă o acţiune de
angajament financiar "de cumpărare" a unor
resurse materiale sau produse, fiind o tranzacţie
efectivă .
În raport cu achiziţionarea, "aprovizionarea" are un
conţinut mai larg - “achiziţionarea” este doar un
moment al procesului complex de aprovizionare cu
materiale şi echipamente tehnice.
"Asigurarea materială şi cu echipamente
tehnice" se apreciază în general ca termen
similar noţiunii de "aprovizionare";
În practica economică de specialitate asigurarea
are o sferă de cuprindere mai extinsă, aceasta
incluzând atât aprovizionarea, cât şi acţiunea
de completare a bazei materiale şi tehnice
necesare cu resurse din surse proprii.
“Alimentarea" reprezintă o acţiune de finalizare
a procesului de aprovizionare (sau de asigurare)
prin trecerea în consum a resurselor materiale
aduse.
Logistica aprovizionării
 Pentru organizarea eficientă a aprovizionării, se iniţiază şi
desfăşoară mai multe activităţi specifice cu grad de complexitate şi
dificultate:

1. Identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi

energetice necesare desfăşurării activităţii pe șantier, pe
întreprindere privind activitatea de producere;
2. Fundamentarea tehnico-economică a planului şi programelor de
aprovizionare materială şi energetică;
3. Dimensionarea pe bază de documentaţie tehnico-economică
a consumurilor materiale şi energetice;
4. Elaborarea de bilanţuri materiale şi energetice care contribuie la
evidenţierea modului de folosire a resurselor, ca şi a formei
concrete de regăsire a acestora pe parcursul construcției;
5. Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a loturilor de
resurse materiale pentru comandă şi aprovizionare;
6. Prospectarea pieţei interne de resurse materiale şi energetice în
vederea depistării şi localizării surselor reale şi potenţiale de
furnizare.
7. Alegerea resurselor materiale şi echipamentelor tehnice care
răspund cel mai bine caracteristicilor cererilor pentru consum,
prezintă cele mai avantajoase condiţii de livrare, reprezintă
substituenţi eficienţi pentru materiale deficitare și scumpe;
8. Alegerea furnizorilor a căror ofertă prezintă cele mai
avantajoase condiţii economice şi asigură certitudine în livrările
viitoare pe termen scurt sau lung;
9. Elaborarea strategiilor în cumpărarea de resurse în raport cu piaţa
de furnizare;
10. Testarea credibilităţii furnizorilor selectaţi în scopul evidenţierii
garanţiilor, seriozităţii în afaceri, responsabilităţii în respectarea
obligaţiilor asumate şi, nu în ultimul rând, a solvabilităţii;
11. Negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi, acţiune care
implică stabilirea, prin acord a tuturor condiţiilor de livrare între
parteneri;
12. Finalizarea relaţiilor de vânzare-cumpărare se realizează prin
emiterea comenzilor şi încheierea de contracte comerciale;
13. Urmărirea şi controlul derulării contractelor de asigurare materială,
întocmirea fişelor de urmărire operativă a aprovizionării pe furnizori
şi resurse.
14. Analiza periodică a stadiului asigurării bazei materiale şi
tehnice, a realizării programelor operative şi a planurilor de
aprovizionare, a contractelor economice pe total şi distinct pe
furnizorii principali de importanţă strategică;
15. Asigurarea condiţiilor normale de primire-recepţie a
materialelor sosite de la furnizori; aceasta presupune:
amenajarea de spaţii speciale de descărcare-recepţie, dotate cu
mijloacele tehnice adecvate; constituirea comisiilor de primire-
recepţie şi organizarea activităţii acestora, a formaţiilor de
lucrători specializaţi în efectuarea operaţiilor respective;
16. Stabilirea anticipată a spaţiilor de depozitare, dotarea lor cu
mobilier/rafturi adecvat, organizarea internă a fluxurilor de
circulaţie, alegerea sistemelor eficiente de depozitare,
efectuarea operaţiilor de depozitare-aranjare a resurselor
materiale în magazii şi depozite.
17. Organizarea raţională a sistemului de servire (alimentare)
ritmică cu resurse materiale a subunităţilor de consum ale
întreprinderii, în strictă concordanţă cu cerinţele programelor
care au stat la baza elaborării celor de aprovizionare;
18. Controlul sistematic al evoluţiei stocurilor efective în raport
cu limitele estimate pentru a se evita consecinţele
economice nefavorabile pe care le poate genera
suprastocarea sau lipsa de materiale în stoc asupra
activităţii economice a întreprinderii, a situaţiei financiare a
acesteia;
19. Urmărirea şi controlul utilizării resurselor materiale şi
energetice pe destinaţii de consum;
20. Conceperea şi aplicarea unui sistem informaţional
cuprinzător, simplu şi operativ, aşezat pe baze informatice,
care să permită: prelucrarea volumului imens de informaţii
într-un timp scurt;
21. Evidenţierea clară a stării reale a procesului de asigurare
materială;
22. Evidenţa corectă a materialelor, în orice moment;
23. Formarea şi perfecţionarea lucrătorilor din sectorul de
asigurare materială prin diferite forme de pregătire ş.a.
 Pe seama realizării eficiente a activităţii de aprovizionare, acestuia i se
asigură rolul de "sursă de informare strategică" şi "subsistem cu
participare activă" la elaborarea strategiilor de dezvoltare a întreprinderii.

Rolul de "sursă de informare strategică" decurge din raporturile

privind:
- evoluţia cererii şi a ofertei de produse;
- tendinţe în evoluţia viitoare a concurenţei (determinate de
manifestarea unor relaţii speciale între anumiţi furnizori,
iniţierea unor proiecte comune de colaborare ş.a.);
- strategia desfăşurării negocierilor;
- evoluţia preţurilor;
-noi condiţii de furnizare care influenţează cumpărarea sau
determină atragerea clienţilor etc.
 Rolul de "subsistem cu participare activă" la fundamentarea
strategiilor de dezvoltare a întreprinderii se manifestă prin:

 elaborarea şi fundamentarea strategiilor eficiente în

cumpărarea de resurse materiale şi echipamente
tehnice;
 elaborarea de strategii de acţiune, în raport cu
furnizorii, care să corespundă intereselor
întreprinderii;
 elaborarea unei strategii adecvate în domeniul
colectării şi transmiterii informaţiilor;
 adoptarea unei strategii şi a unei politici eficiente în
angajarea şi formarea forţei de muncă din domeniul
aprovizionării materiale, în aprecierea calităţii şi
eficienţei muncii.
 Rolul "subsistemului aprovizionare materială",
depinde de evoluţia acţiunii acestuia pe următoarele
"faze":

a. faza de pasivitate în care activitatea de

aprovizionare materială este apreciată ca fiind
subordonată subsistemului producţie;
b. faza de autonomie în care aprovizionarea
materială îşi elaborează strategii de optimizare la
nivelul subsistemului propriu;
c. faza de participare în care subsistemul
aprovizionare materială participă, prin punere la
dispoziţie a informaţiilor, datelor şi analizelor necesare,
la elaborarea strategiilor generale de dezvoltare a
întreprinderii;
d. faza de integrare în care acest subsistem
participă efectiv la fundamentarea strategiei de
dezvoltare a întreprinderii.
 8.2. Organizarea internă a compartimentului de
aprovizionare

Derularea normală a proceselor de

aprovizionare necesită organizarea, în
cadrul structurii manageriale a firmei, a
unui compartiment de specialitate
constituit sub formă de direcţie,
departament, serviciu, birou, în funcţie
de volumul şi profilul de activitate,
forma de organizare şi mărimea firmei.
 Organizarea structurală proprie influenţează direct
funcţionalitatea "subsistemului aprovizionare materială";

O organizare eficientă trebuie să aibă în vedere:

 identificarea principalelor funcţii ale

subsistemului;
 definirea criteriilor pe baza cărora se va contura
organizarea structurală;
 precizarea rolului subsistemului în cadrul
organizării structurale de ansamblu a
întreprinderii;
 stabilirea gradului de centralizare-descentralizare;
 definirea precisă a funcţiilor, ca element esenţial al
unei structuri organizatorice eficiente ş.a.
"Sistemul pe grupe de activităţi distincte" de organizare
structurală a compartimentelor de asigurare materială.
 Organizarea compartimentului pe grupe de aprovizionare-
depozitare-control utilizare materiale asemănătoare (omogene).

Avantaje:
- simplificarea activităţii agenţilor de
aprovizionare;
- specializarea activităţii lucrătorilor (agenţilor
de aprovizionare);
- numărul redus de materiale şi de furnizori pe
o grupă;
- se asigură condiţii pentru stabilirea unor
relaţii tradiţionale, de continuitate în
aprovizionare.
Acest sistem este indicat pentru organizarea internă a compartimentului
de aprovizionare, datorită eficacităţii superioare în conducerea asigurării
materiale a unităţilor din industria materialelor de construcţii:
Sistemul prezintă ca dezavantaj:
- pe plan intern, în cazul existenţei unui
număr mai mare de puncte de consum
(secţii, ateliere, alte sectoare de activitate)
şi a unei dispersii pronunţate a acestora
pot apărea condiţii care să conducă la
necorelarea aprovizionării cu cererile
pentru consum;
- la îngreunarea procesului de urmărire
-control a modului de utilizare a
resurselor materiale.
 Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare,
control utilizare în funcţie de destinaţia de consum a
materialelor
Avantajul:
- asigură cunoaşterea în detaliu, la nivelul fiecărei grupe, a
necesităţilor de resurse materiale specifice secţiei pe care
o alimentează;
- creează condiţii pentru un control permanent şi eficient al
destinaţiei de consum a materialelor, a consumului propriu-zis;
- oferă posibilitatea exercitării unui control sistematic a
raportului aprovizionare-consum în direcţia depistării
necorelărilor, a cauzelor generatoare şi stabilirii măsurilor de
regularizare;
- se realizează o mai bună corelare între factorul de
aprovizionare şi cel de producţie privind asigurarea cu
resurse materiale, utilizarea economică şi valorificarea
complexă, superioară a acestora, introducerea în circuitul
economic al unităţii a tuturor resurselor disponibile.
Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare,
control utilizare în funcţie de destinaţia de consum a
materialelor.
Sistemul prezintă ca dezavantaj:
- aplicabilitatea variantei este limitată însă de
numărul redus de unităţi care îndeplinesc
condiţiile cerute pentru implementare;
- în frecvente situaţii, nomenclatura materialelor
pentru un șantier, o secţie este foarte largă şi
implicit numărul de furnizori foarte mare;
- din care cauză creşte gradul de dificultate în
coordonarea, desfăşurarea operativă şi
urmărirea eficientă a procesului de
aprovizionare la nivelul grupei constituite.
Organizarea pe grupe de aprovizionare, depozitare,
control utilizare în sistem mixt.
La nivelul unei companii mari de construcţii structura organizatorică
a conducerii aprovizionării materiale se prezintă:
 8.3. Structura de personal specifică
compartimentului de aprovizionare.

După alegerea sistemului de organizare se

trece la repartizarea pe posturi şi funcţii a
atribuţiilor şi responsabilităţilor specifice,
respectiv a activităţilor pe care le au de
realizat viitorii angajaţi cu precizarea
răspunderilor ce le revin.
În concretizarea acţiunii se are în vedere încărcarea
raţională cu sarcini şi atribuţii a fiecărui post pe
orice nivel ierarhic din structura organizatorică a
compartimentelor:
- şef serviciu,
- şef de birou,
- economist,
- agent de aprovizionare,
- merceolog etc.
În repartizarea sarcinilor pe posturi se urmăreşte:
- volumul de muncă pentru îndeplinirea sarcinilor;
- corelarea volumului cu gradul de complexitate al
sarcinilor;
- asigurarea în condiţiile unei intensităţi normale a
muncii, folosirea integrală a timpului disponibil al
fiecărui lucrător.
 Analiştii în domeniul aprovizionării au atribuţii şi
responsabilităţi legate de:
 elaborarea de studii de prognoză privind evoluţia consumurilor;
 fundamentarea necesităţilor de resurse materiale, în volum şi structură;
 elaborarea strategiei şi a programelor de aprovizionare materială, de
echipamente şi alte elemente tehnice;
 analiza gradului de fundamentare a necesităţilor de consum, a cererilor de
materiale emise de subunităţile de consum;
 dimensionarea pe criterii economice a stocurilor, a cantităţilor economice
de comandat;
 participarea la selecţia şi testarea credibilităţii furnizorilor, la negocierea
condiţiilor de livrare şi încheierea de contracte comerciale;
 întocmirea de situaţii şi rapoarte statistice şi curente privind acoperirea cu
resurse a necesităţilor de consum;
 stadiul realizării contractelor economice;
 evoluţia stocurilor efective în raport cu nivelurile estimate;
 gradul de încadrare în consumurile specifice şi indicii de consum din
documentaţia tehnică;
 stadiul rezolvării litigiilor contractuale cu partenerii ş.a.
Experţii şi dispecerii în transporturi se
ocupă cu:
 elaborarea programelor optime de transport între
punctele de consum ale întreprinderii;
 asigurarea traficului privind mişcarea materialelor în
interiorul şi în afara unităţii economice;
 asigurarea necesarului de mijloace de transport din
parcul propriu al firmei sau prin închiriere transport;
 asigurarea condiţiilor pentru realizarea, în timp util şi
cu eficienţă a operaţiilor de încărcare, descărcare,
manipulare a resurselor materiale;
 stabilirea măsurilor pentru folosirea eficientă a
mijloacelor de transport proprii sau închiriate şi
reducerea astfel a cheltuielilor cu mişcarea
materialelor ş.a.
8.4. Sistemul de relaţii specific unităţilor
economice pentru aprovizionarea materială
Desfăşurarea în bune condiţii a activităţii de
aprovizionare în concordanţă cu cerinţele de
consum ale unităţii economice, cu necesitatea
realizării contractelor încheiate cu clienţii, cu
furnizorii de materiale, impune organizarea unui
sistem complex de relaţii atât în interiorul fiecărei
întreprinderi, cât şi în afara acesteia.
Pe plan intern, relaţiile se organizează între
compartimentul de aprovizionare materială şi
celelalte compartimente sau subunităţi din cadrul
structurii organizatorice a unităţilor de
producţie.
Conducerea aprovizionării materiale şi tehnice,
are misiunea importantă de a ţine permanent
active raporturile cu:
- sectorul tehnic care emite specificaţiile
materiale;
- sectorul de producţie care transformă
resursele materiale în produse sau le
încorporează în lucrări;
- compartimentul financiar care achită facturile
pentru materialele aprovizionate;
- compartimentul desfacere care vinde
produsele finite.
Conducerea aprovizionării materiale şi
tehnice
 Principalele relaţii interne ale compartimentului de
aprovizionare materială se stabilesc cu:

1. Compartimentele de planificare-dezvoltare şi de conducere operativă, care

furnizează date şi informaţii privind volumul şi structura producţiei prevăzute pentru
execuţie, eşalonarea fabricaţiei acesteia - elemente care servesc la elaborarea
planului şi a programelor de aprovizionare materială şi tehnică;
2. Compartimentul de desfacere (vânzare) a produselor, care pune la dispoziţie
date şi informaţii pentru fundamentarea necesarului de ambalaje şi materiale de
ambalat;
3. Compartimentele financiar şi de contabilitate, pentru evidenţierea
intrărilor de materiale, acoperirea financiară a resurselor contractate sau
achiziţionate, asigurarea controlului existenţei şi mişcării stocurilor, stabilirea
volumului de mijloace circulante aferent materiilor prime şi materialelor, implicit a
vitezei de rotaţie, evidenţierea şi înregistrarea cheltuielilor de transport-depozitare
a materiilor prime, inventarierea resurselor fizice din depozite ş.a.;
4. Compartimentul de transport, pentru asigurarea şi menţinerea în stare de
funcţionare normală a mijloacelor de transport proprii sau închiriate destinate
aducerii materialelor de la furnizori, a celor pentru transport intern, aprovizionarea
cu combustibili şi lubrifianţi necesari funcţionării acestora, a pieselor de schimb
pentru întreţinere şi reparare;
 continuare:

5. Compartimentul tehnic care pune la dispoziţie listele cu normele de

consum de resurse materiale specifice produselor, lucrărilor de
executat, specificaţiile materiale;
6. Depozitele de materiale, pentru asigurarea primirii şi recepţiei loturilor
de materiale sosite de la furnizori, depozitării şi păstrării raţionale a
acestora, evidenţei şi securităţii , urmăririi dinamicii stocurilor
efective, a nivelurilor de comandă, eliberării pentru consum a
materialelor ş.a.;
7. Secţiile şi atelierele de producţie, cu subunităţile auxiliare şi de
servire, pentru informarea directă asupra necesităţilor de materiale
auxiliare, corelarea operativă a programelor de aprovizionare cu
cele de fabricaţie, controlul utilizării resurselor materiale,
promovarea folosirii de noi resurse ca substituenţi eficienţi etc.;
8. Compartimentul de concepţie-proiectare sau de creaţie, de
cercetare-dezvoltare căruia îi pune la dispoziţie informaţii
privind materiale, componente, echipamente tehnice noi, apărute
pe piaţa, care pot fi avute în vedere pentru modernizarea produselor
din fabricaţia curentă sau la cele noi prevăzute pentru asimilare;
9. Compartimentul de control tehnic de calitate pentru efectuarea
recepţiei calitative.