E CEL

SUMAR
Excel [i managementul eficient al proiectelor . . . . . . . . . . . . . . . 1 Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Definirea foilor de calcul cu date de intrare . . . . . . . . . . . . 2 Restric]ionarea introducerii de date la valorile dintr-o list` . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Introducerea datelor \n Excel \ntr-o structur` asem`n`toare unei baze de date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Crearea din punct de vedere vizual a unui Grafic Gantt . . . . . . . . . . . 9 Folosirea formulei matrice SUM(IF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Formatarea condi]ional` . . . . . . 12 Ascunderea valorilor de zero inutile . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Ascunderea valorilor din celulele colorate . . . . . . . . . . . . . 14 Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe activitate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe lun` . . . . . 15 Avantajele [i dezavantajele aplica]iei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

_profesional
Nr. 1/noiembrie 2006

Unica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar

Trucuri [i sfaturi

Probleme [i solu]ii

Formulare

|ntreb`ri [i r`spunsuri

Aplica]ii

Scurt`turi de taste

Formule utile

Erori [i explica]ii

R&S

RENTROP & STRATON

www.rs.ro

EDITORIAL

Pentru a EXCELa
Excel este unul dintre programele cel mai des folosite \n \ntreaga lume. |n orice firm` a]i merge, g`si]i fi[iere Excel, \ncercnd s` r`spund` nevoilor particulare ale celor mai diverse departamente, de la resurse umane la contabilitate, de la vnz`ri la logistic`, de la achizi]ii la financiar. |n orice loc, o situa]ie realizat` \n Excel vine s` completeze ceea ce sistemele informatice integrate din firm` pot oferi. |n firmele din Romnia, cei mai mul]i utilizatori folosesc programul Excel la un nivel mediu. Dup` \nv`]area conceptelor [i tehnicilor de baz`, se construiesc diferite fi[iere \n Excel pentru a eficientiza munca [i a ob]ine diverse rapoarte, esen]iale pentru activitatea angaja]ilor [i a companiilor. La un moment dat \ns`, fi[ierele create ajung s` fie insuficiente pentru nevoile existente. Uneori se ive[te un raport urgent, ave]i toate datele, dar nu [ti]i ce formule s` folosi]i. Alteori constata]i c` opera]iunile pe care le efectua]i sunt repetitive [i v` gndi]i c` ar trebui s` existe o modalitate de a le automatiza, dar nu [ti]i de unde s` \ncepe]i. {i, desigur, exist` momente \n care sim]i]i c` dureaz` prea mult timp crearea unei situa]ii [i nici nu sunte]i sigur dac` nu cumva a]i gre[it pe undeva... Intuitiv, realiza]i c` ar trebui s` existe pe undeva o metod` mai simpl`, dar... |n toate aceste situa]ii [i altele similare, cuno[tin]ele medii de Excel nu v` sunt suficiente. Ave]i nevoie de ceva mai mult. Materialele existente pe pia]` nu ajut` prea mult \n aceast` privin]`. Cele mai multe se adreseaz` unui grup-]int` foarte eterogen. |n acest sens, firmele au de suferit. Datorit` specificului firmei, apar particularit`]i care ]in de natura datelor de afaceri, neabordate \ntr-o lucrare obi[nuit`. Pe de alt` parte, pe pia]` g`si]i lucr`ri pentru nivelul \ncep`tor/mediu [i aproape deloc pentru mediu/avansat. Dar lipsa cea mai mare este de fapt \n alt` parte. Lucr`rile obi[nuite prezint` \n special tehnici disparate care rezolv` probleme \n mare parte simple. |ntr-o firm`, problemele sunt \ns` complexe [i utilizatorul trebuie s` combine diversele tehnici Excel. Nu este \ntotdeauna u[or s` alege]i din multitudinea de facilit`]i Excel. Cele alese trebuie s` lucreze \mpreun`. Ineficien]a celor mai multe foi de calcul de aici provine. Foile folosesc tehnici bune luate fiecare \n parte, dar ineficiente luate \mpreun`. Excel_profesional \[i propune s` rezolve aceste dificult`]i. Excel_profesional este mai mult dect o simpl` revist`. Este un proiect complex care are ca scop sprijinirea utilizatorilor Excel \n dobndirea unor tehnici avansate de folosire a programului Excel pentru rezolvarea problemelor concrete cu care se confrunt`. Revista nu se adreseaz` mae[trilor \n Excel. Nici celor multumi]i cu nivelul pe care \l au. Este destinat` celor care caut` permanent solu]ii de \mbun`t`]ire, care [tiu c` pentru problemele concrete cu care se confrunt` exist` cu siguran]` rezolv`ri ingenioase. Celor care nu spun a[a ceva nu se poate, ci \nc` nu [tiu cum se face, dar voi afla. Exemplele care vor fi prezentate \n revist` se bazeaz` toate pe realitatea unor firme din Romnia. {i vor acoperi pe ct posibil probleme diverse cu care se confrunt` toate departamentele. Prezen]a \n lucrare a unui caz ce aparent nu are leg`tur` cu activitatea dvs. nu este o pierdere, ci, din contr`, un c[tig. Tehnicile prezentate (chiar dac` nu se refer` concret la situa]ia dvs.) pot fi u[or adaptate altor contexte. Pentru c` aceast` revist` reprezint` undi]a ce v` sluje[te oricnd la pescuit, nu por]ia de pe[te pentru o singur` mas`. {ti]i c` [ansele de cre[tere a procentului de 10% de exploatare a creierului sunt aproape nule? M`car programul Excel s`-l folosim \n propor]ie mai mare!

Florian Filat redactor-[ef

Problem` & Solu]ie

Excel [i managementul eficient al proiectelor

r`im \n prezent \ntr-o a proiectelor. Aproape c` nu mai putem desf`[ura activitate dac` inclus` \ntr-un TPlanificareanici o proiectsocietatenu estefoarte laborioas`proiect. depinde, de unui este o sarcin` de care cele mai multe ori, succesul sau insuccesul unui proiect. {i dup` ce a durat cteva zile s` corela]i ct de ct datele, se \ntmpl` s` vin` [eful [i s` solicite cteva mici modific`ri. Este inutil s` \i spune]i c` toate schimb`rile, aparent mici [i inofensive, pot \nseamna alte ore de calcule [i, \n plus, nu pute]i fi 100% sigur c` opera]i modific`rile peste tot. Cu ajutorul programului Excel pute]i crea \ns` o mini-aplica]ie extrem de puternic` care face aproape automat toat` planificarea de care ave]i nevoie pentru un proiect. Nu este complicat`, con]ine doar cteva foi de calcul, formule [i format`ri condi]ionale. V` va lua circa dou` ore ca s` crea]i aplica]ia [i apoi circa treizeci de minute ca s` o adapta]i pentru oricare alt proiect. Eficien]`, nu?

Problem`:
|n fi[ierul ata[at (PONTAJ.xls) a[ dori s` calculez automat num`rul de ore de concediu medical (BO) sau concediu de odihn` (CO)

Solu]ie:
|n domeniul AL10:AM34 se introduc formulele care calculeaz` totalul de ore pentru CO (concediu de odihn`) [i BO (concediu medical). Pornim de la prezum]ia c` ziua de BO/CO are 8 ore, similar cu zilele care sunt pontate. Ce face formula folosit`: 1. num`r` de cte ori apare BO sau CO \n linia aferent` unui angajat func]ia COUNTIF; 2. rezultatul \l \nmul]e[te cu 8 (num`rul de ore pentru BO sau CO). COUNTIF are urm`toarea sintax` foarte simpl`: COUNTIF(domeniu_celule; criteriu) domeniu_celule = domeniul de celule \n care se va face num`r`toarea criteriu = ce criteriu dori]i s` aplica]i pentru num`r`toare |n cazul nostru, domeniul de celule este C10:AH10 pentru un angajat, iar criteriul BO (se pun ghilimelele pentru c` se caut` o valoare text), adic` num`r` de cte ori apare BO \n domeniul de celule respectiv.
Formula care se \nscrie \n celula AM10

Problema
T.R. lucreaz` \ntr-o agen]ie de publicitate [i este responsabil de implementarea de campanii de con[tientizare pentru diferi]i clien]i. Are permanent mai multe campanii \n derulare, aflate \n diferite etape ale implement`rii. Echipa pe care o are la dispozi]ie este implicat` aproape \n fiecare proiect, \ntr-o m`sur` mai mare sau mai mic`. F`r` o planificare foarte atent`, proiectele lui T.R. sunt extrem de dificil de implementat. Problema este c` planificarea unui proiect este foarte laborioas`, iar T.R. uneori face [i erori mici, dar care afecteaz` apoi \ntregul proiect. Pe de alt` parte, \i ia prea mult timp, \n loc s` se concentreze pe lucrurile cu adev`rat importante... |n prezent, T.R. dore[te s` implementeze o campanie na]ional` de con[tientizare a publicului privind pericolele consumului de droguri. Proiectul este complex, are mai multe componente [i activit`]i, se deruleaz` pe 11 luni [i sunt implicate circa 20 de persoane. Un poten]ial co[mar... Dar T.R. s-a decis s`-[i creeze un instrument \n Excel care s`-l ajute acum [i pe viitor \n planificarea proiectelor. T.R.: Mi se pare att de complex \nct nici nu [tiu de unde s` \ncep.
La \nceput trebuie s` stabili]i foarte clar care sunt datele de intrare [i care sunt datele de ie[ire. Cu alte cuvinte, ce date trebuie s` ave]i disponibile, pe care s` le lua]i \n considerare [i care sunt datele pe care dori]i s` le ob]ine]i.

Datele de ie[ire
|n fiecare proiect, exist` practic minimum 3 tipuri de rapoarte pe care dori]i s` le ave]i: 1 Grafic Gantt (care arat` \ntinderea \n timp a fiec`rei activit`]i); 2 Alocarea resurselor umane pe activit`]i (\n ce activit`]i se implic` fiecare persoan` alocat` pe proiect [i care este contribu]ia respectivei persoane la fiecare activitate, \n zile om de munc`); 3 Alocarea resurselor umane \n timp (ct lucreaz` fiecare persoan` alocat` pe proiect \n fiecare lun` de implementare a proiectului). Ar mai putea exista [i alte rapoarte, dar pentru simplificarea exemplului ne vom limita la cele de mai sus.

R&S

RENTROP & STRATON

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 1

Trucuri & Sfaturi

Datele de intrare

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Transformarea rezultatelor formulelor \n valori

Dac` \n foile de calcul pe care le construi]i folosi]i foarte multe formule [i dori]i s` transforma]i rezultatele formulelor \n valori, atunci cnd nu mai ave]i nevoie de actualizarea leg`turilor create... iat` cum proceda]i: 1. selecta]i formulele fie manual, fie cu CTRL + G, Special, Formulas; 2. copia]i formulele cu CRTL + C sau ap`snd Copy; 3. alege]i Edit, Paste Special (Lipire special`); 4. \n caseta de dialog care apare bifa]i op]iunea Values (Valori); 5. ap`sa]i OK [i formulele sunt \nlocuite cu rezultatele lor.

Analiznd datele de ie[ire, putem vedea c` acestea reprezint` combina]ii \ntre: activit`]i \n proiect resurse alocate (exper]i implica]i \n proiect) lunile de desf`[urare a activit`]ilor num`rul de zile om pe care o persoan` de pe proiect trebuie s` le lucreze pentru a implementa o activitate. Activit`]ile-exper]ii-lunile-num`rul de zile om reprezint` practic datelecheie pe care trebuie s` le ave]i \n vedere pentru a face o planificare corect` [i cuprinz`toare. Acum toate aceste informa]ii trebuie transformate \n tabel Excel. Este recomandat ca fiecare tip/grup de informa]ie s` fie stocat \ntr-un tabel/foaie de calcul separat`.

Definirea foilor de calcul cu date de intrare

Foaia de calcul Componente
Pune]i drept cap de tabel Componenta, Activitate [i Numar activitate [i apoi introduce]i datele aferente. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos:

Formular
Inten]iona]i s` lua]i un \mprumut [i dori]i s` stabili]i suma maxim` pe care o pute]i primi [i durata de timp pe care se poate \ntinde \mprumutul, \n func]ie de posibilit`]ile de rambursare a sumei pe care le ave]i. V` oferim un instrument care v` ajut` s` v` face]i o impresie \nainte de a merge la banc` pentru a cere detalii. Formularul v` ofer` posibilitatea de a identifica rapid sumele anuale ce trebuie rambursate \n urma efectu`rii unui \mprumut. Tot ce ave]i de f`cut este s` introduce]i \n formular suma \mprumutat` (C2), dobnda anual` (C3) [i durata \mprumutului \n ani (C4).
pag. 2 noiembrie 2006

Rambursare \mprumut

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

|n exemplul nostru, proiectul are 4 componente, fiecare component` avnd mai multe activit`]i. Fiecare activitate a fost numerotat` de la 1 la 4 ca 1.1, 1.2, 2.1, 2.2 [.a. Toate numerele activit`]ilor (coloana C) au fost formatate ca text.

Trucuri & Sfaturi

Calcule matematice f`r` formule \n Excel
Poate p`rea surprinz`tor, dar nu \ntotdeauna utilizarea unor formule este cel mai eficient mod de a manipula datele \n Excel. Dac` ave]i o coloan` cu pre]urile produselor, cre[terea lor cu 5% poate c` nu vi se pare o sarcin` chiar imposibil de realizat. Metoda clasic` este urm`toarea: g`si]i sau insera]i o coloan` goal` lng` coloana de pre]uri; introduce]i o formul` care s` \nmul]easc` pre]ul ini]ial cu 1.05; selecta]i coloana ob]inut`, Ctrl + C, apoi Paste Special Values pe coloana ini]ial`. A]i ob]inut ceea ce dorea]i, dar a]i f`cut destul de multe opera]iuni. Exist` o metod` mai simpl` pentru a face acela[i lucru: 1. introduce]i \ntr-o celul` oarecare valoarea 1.05 (cu care ar trebui s` se \nmul]easc` pre]urile ini]iale); 2. selecta]i celula [i apoi Ctrl + C sau Edit Copy; 3. selecta]i domeniul de celule cu pre]urile ini]iale. Alege]i Edit Paste Special Mutiply [i ap`sa]i OK. A]i ob]inut acela[i rezultat, dar mult mai repede.

R.T.: De ce trebuie numerele formatate ca text?

Este \ntotdeauna recomandat ca atunci cnd numerele nu func]ioneaz` ca numere (adic` nu sunt folosite \n opera]ii matematice: adun`ri, sc`deri, \nmul]iri etc.) s` fie formatate ca texte. |n cazul nostru, 1.1, 1.2 nu sunt practic ni[te numere, ci mai degrab` ni[te etichete ale activit`]ilor. Puteam foarte bine s` le denumim a1, a2, b1, b2 [.a. [i atunci era clar c` sunt texte. A[a, formatarea coloanei C ca text evit` orice ambiguitate cu privire la tipul de date care sunt introduse. Dac` datele ar fi stocate ca num`r (a[a cum le consider` \n mod predefinit Excel), atunci folosirea lor \n anumite formule ar da erori.

Foaia de calcul Experti

Avnd un cap de tabel simplu: Expert [i Pozitie, introduce]i datele respective. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos:

Introduce]i \n sec]iunea Caracteristicile \mprumutului: suma \mprumutat`, dobnda anual` [i durata \mprumutului \n ani.

Func]ia economico-financiar` PMT calculeaz` valoarea ratelor bazat` pe pl`]i ale acestora la intervale egale de timp [i la o rat` a dobnzii constant`. Sintaxa func]iei este: =PMT(dobanda_anuala,dura ta_de_imprumut,valoarea_ prezenta_a _imprumutului) Formularul este flexibil, existnd chiar [i posibilitatea de a modifica durata de rambursare a \mprumutului.
Not`: desc`rca]i formularul de pe Internet (www.rs.ro)

Instruc]iuni pentru modificarea duratei \mprumutului

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 3

|ntrebare & R`spuns

|ntrebare:
Cum elimin dublurile de date dintr-o list`?

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Observa]i c` acolo unde nu s-a cunoscut numele exper]ilor sau erau mai mul]i exper]i, pentru a fi relevant, \n coloana A s-a \nscris denumirea generic` a exper]ilor (de exemplu, intervievatori, operatori interviu, coordonatori control calitate etc.)!

R`spuns:
Pute]i rezolva asta \n cteva secunde utiliznd comanda Advanced Filter (Filtru avansat) din Microsoft Excel. S` presupunem c` ave]i urm`toarea list`:

Foaia de calcul Planificare

Este poate cea mai important` foaie de calcul din instrumentul pe care dori]i s` \l crea]i. Capul de tabel este unul la fel de simplu ca [i \n cazul celorlalte: Activitate, Expert, Luna, Zile om input. |n coloana Activitate vom introduce num`rul activit`]ii (1, 1.1, 1.2 [.a.), \n coloana Expert vom introduce numele expertului, \n coloana Luna vom introduce luna \n care se desf`[oar` activitatea respectiv`, iar \n coloana Zile om input vom trece num`rul de zile om pe care ar trebui s`-l lucreze expertul respectiv \n luna respectiv` [i pentru activitatea respectiv`. Figura urm`toare prezint` cteva date introduse deja:

selecta]i o celul` din list`, apoi, \n meniul Data, selecta]i Filter (Filtru) [i Advanced Filter (Filtru avansat);

\n fereastra care se deschide selecta]i Copy to another location (Copiaz` \ntr-o alt` loca]ie) [i \n caseta List range (Limitele listei) introduce]i: $A$1:$A$12. Bifa]i op]iunea Unique records only (Doar \nregistr`rile unice);

Cum se traduc aceste informa]ii?

alege]i loca]ia unde vor fi afi[ate datele dumneavoastr` unice. |n cazul nostru, alegem coloana B, cu \ncepere chiar din celula B1. Pentru a realiza acest lucru, introduce]i valoarea $B$1 \n caseta Copy to (Copiaz` la). Rezultatul va fi afi[at imediat. |n coloana B ave]i datele dumneavoastr`, f`r` dubluri.

Linia 2 Diana Andone lucreaz` pentru activitatea 1 \n luna 1 un num`r de 8 zile om. Linia 5 Tot pentru activitatea 1 [i tot \n luna 1 lucreaz` [i Irina Pomeanu, dar cu o contribu]ie de 10 zile om. Linia 6 Pentru activitatea 1.1, Florin Pascu lucreaz` \n luna 2 a proiectului timp de 15 zile om.
Dup` introducerea celorlalte date pentru celelalte activit`]i, toate resursele umane din proiect (exper]i) sunt alocate pe o activitate [i pe o anumit` lun` [i le-a fost estimat` o anumit` contribu]ie \n num`r zile om pe fiecare activitate.

R.T.: Constat c` \mi ia destul de mult timp pentru introducerea tuturor datelor [i exist` [i riscul de a gre[i introducerea unui nume sau a unei activit`]i. B`nuiesc c` dup` aceea datele sunt folosite la diferite calcule [i \mi poate afecta toate rapoartele pe care doresc s` le ob]in.
A[a este, calitatea datelor din acest tabel este esen]ial` [i riscul introducerii gre[it de date trebuie minimizat. Facilitatea Excel cea mai u[oar` de folosit pentru acest lucru este validarea datelor.

pag. 4 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Trucuri & Sfaturi

Restric]ionarea introducerii de date la valorile dintr-o list`

Ar trebui s` restric]ion`m datele introduse pe coloana A la etichetele pe care le-am dat activit`]ilor \n foaia Componente [i de asemenea ar trebui s` restric]ion`m datele din coloana B la numele exper]ilor introdu[i \n foaia de calcul Experti. Trebuie parcur[i urm`torii pa[i: 1. Denumi]i listele cu date de etichete activit`]i [i cu nume de exper]i. Recomandat este ca listele s` fie denumite dinamic pentru a putea actualiza u[or lista \n cazul \n care se mai adaug` o activitate sau un expert sau pentru cazul \n care folosi]i acela[i instrument Excel pentru planificarea altui proiect. Selecta]i Insert Name Define Name [i se va deschide o caset` de dialog:

Formatarea subtotalurilor
|n mod predefinit, Excel formateaz` subtotalurile cu bold. Dac` vre]i s` modifica]i formatarea subtotalurilor proceda]i \n felul urm`tor: 1. ascunde]i liniile care cuprind valorile ce au fost adunate pentru subtotal, ap`snd butonul 2 situat sus, \n stnga coloanelor;
Ap`sa]i butonul 2

2. selecta]i domeniul de celule care con]ine subtotalurile [i pe care dori]i s`-l formata]i; |n Names in workbook introduce]i numele listei nr_list, iar \n caseta Refers to introduceti o formul` folosind func]ia OFFSET care permite denumirea dinamic` a domeniului de celule. Func]ia returneaz` un domeniu de celule. Sintaxa func]iei este: =OFFSET(referinta, randuri, coloane, inaltime, latime), unde: referinta = referin]a celulei care va fi baz` pentru func]ia OFFSET; randuri = num`rul de rnduri, \n sus sau \n jos, fa]` de referin]a la care dori]i s` se refere celula din stnga sus a domeniului returnat. Num`rul 5 la rnduri \nseamn` c` celula din stnga sus pe care o va returna func]ia OFFSET va fi cu 5 rnduri mai jos de celula fixat` ca referin]`; coloane = num`rul de coloane, la stnga sau dreapta, fa]` de referin]` la care dori]i s` se refere celula din stnga sus a domeniului returnat. Num`rul 2 la coloane \nseamn` c` celula din stnga sus pe care o va returna func]ia OFFSET va fi cu 2 coloane mai la dreapta de celula fixat` ca referin]`; inaltime este \n`l]imea, \n num`r de celule, pe care dori]i s` o aib` domeniul de celule pe care \l va returna func]ia OFFSET; latime este l`]imea, \n num`r de celule, pe care dori]i s` o aib` domeniul de celule pe care \l va returna func]ia OFFSET. |n cazul nostru, formula folosit` \nseamn`: =OFFSET(Componente!$C$2;0;0;COUNTA(Componente!$C:$C) -1;1), unde 3. ap`sa]i CTRL + G pentru a afi[a fereastra de dialog Go To [i alege]i Special; 4. \n fereastra nou` selecta]i Visible cells only (Doar celulele vizibile);

RENTROP & STRATON

5. selecta]i doar subtotalurile [i aplica]i formatarea dorit`. Formatarea va fi valabil` doar pentru subtotaluri, nu [i pentru valorile care au stat la baza subtotaliz`rii.

R&S

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 5

Trucuri & Sfaturi

Actualizarea automat` a formulei care \nsumeaz`
Pentru a \nsuma, de exemplu, celulele A1:A4, folosi]i func]ia SUM(A1:A4). Problema este c`, dac` introduce]i date pe rndul 5, formula nu se actualizeaz` automat [i trebuie s` o edita]i din nou. Exist` o solu]ie ca actualizarea s` se fac` automat, indiferent cte rnduri mai introduce]i \ntre rndul 4 [i rndul care con]ine formula! Se poate folosi o combina]ie \ntre func]ia SUM [i func]ia OFFSET. |n celula A5 introduce]i formula: =SUM(A1:OFFSET(A5,-1,0) [i rezultatul va \ngloba [i rndurile nou-introduse.

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Componente!$C$2 = celula de referin]`, prima celul` din domeniul de celule care cuprinde etichetele activit`]ilor; 0 = rnduri, adic` domeniul pe care \l dorim nu \ncepe mai jos sau mai sus fa]` de celula de referin]`; 0 = coloane, adic` domeniul pe care \l dorim nu \ncepe mai la dreapta sau mai la stnga fa]` de celula de referin]`; (pn` aici \nseamn` c` domeniul pe care \l dorim \ncepe exact de la celula de referin]`, adic` C2) COUNTA(Componente!$C:$C)-1 = \n`l]imea. Func]ia COUNTA num`r` cte celule care nu sunt goale exist` \n coloana C. |ntruct lista noastr` \ncepe de la al doilea rnd, primul fiind ocupat cu capul de tabel, trebuie s` sc`dem 1, pentru a avea exact \n`l]imea listei. Func]ia COUNTA este cea care fixeaz` limita de jos a listei. Dac` mai ad`ug`m un element la list`, rezultatul func]iei COUNTA se va modifica [i implicit va modifica \n`l]imea listei din func]ia OFFSET; 1 = l`]imea, adic` domeniul de celule care con]ine lista are o l`]ime de 1 coloan`. |n felul acesta, func]ia OFFSET returneaz` un domeniu de celule \ncepnd de la celula C2 [i pn` la cap`tul listei (aflat cu COUNTA) [i avnd o l`]ime de 1 coloan`. Adic` exact domeniul de celule care con]ine lista noastr`. Este bine s` v` \nsu[i]i aceast` tehnic` pentru c` este esen]ial` \n momentul \n care lucra]i cu tabele/liste/baze de date a c`ror dimensiune se modific` de-a lungul perioadei \n care sunt introduse date. |n mod similar proceda]i [i pentru definirea listei cu numele exper]ilor, pe care denumi]i-o nume_list. 2. Selecta]i celula A2 din foaia de calcul Planificare [i alege]i Data Validation.

Aplica]ie

Program de trimis e-mail-uri

A]i fost probabil deseori pus \n situa]ia de a trimite prin e-mail acela[i mesaj unei liste lungi de adrese. Cunoa[te]i, cu siguran]`, solu]iile clasice BCC (undisclosed receipents) sau lista lung` de adrese la To sau CC. Problema este c` nici una dintre aceste solu]ii nu este elegant`. Ideal este ca fiecare destinatar s` primeasc` un mesaj personalizat, adresat doar lui, [i nu un e-mail la care se vede din avion c` a mai fost trimis \nc` la 1.000 alte persoane. Este evident c` a sta [i a concepe cte un e-mail pentru fiecare persoan` din list` nu este solu]ia optim`. Dar \n lips` de altceva, poate func]iona. Totu[i exist` [i ceva mai simplu, care doar printr-o ap`sare de buton rezolv` problema. Aplica]ia Excel creat` special pentru acest scop v` permite s` transmite]i prin e-mail un mesaj personalizat c`tre un num`r aproape nelimitat de adrese [i incluznd numele destinatarului \n corpul mesajului. Economie imens` de timp! Acum pute]i s` trimite]i, de exemplu, un mesaj cu prilejul s`rb`torilor de iarn` c`tre to]i furnizorii dumneavoastr`, \n doar 3 minute!

pag. 6 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Se va deschide o c`su]` de dialog ca mai jos:

Trucuri & Sfaturi

Introducerea datelor \n foi de calcul multiple
De multe ori apare situa]ia de a introduce acelea[i date \n foi de calcul diferite, de exemplu capuri de tabel. Excel are o op]iune care v` poate ajuta ca datele s` fie introduse automat \n toate foile de calcul \n care dori]i. Ap`sa]i tasta CTRL [i executa]i clic pe fiecare din foile de calcul care trebuie s` con]in` acelea[i date. Foile de calcul respective vor fi marcate ca \n figura urm`toare:

Din lista derulant` Allow (Permite) alege]i List. |n c`su]a Source introduce]i =nr_list (adic` numele listei domeniului care con]ine etichetele activit`]ilor). Nu uita]i semnul = pentru c` altfel Excel nu va [ti la ce v` referi]i! Selecta]i [i op]iunile Ignore blank [i In-cell dropdown dac` nu sunt \n mod predefinit selectate de c`tre Excel. Ap`sa]i OK [i \n acest moment \n c`su]a A2 nu sunt permise dect valori din lista de etichete ale activit`]ilor. Observa]i c` \n momentul \n care selecta]i celula A2 apare o mic` s`geat` la dreapta care ap`sat` afi[eaz` o list` cu toate etichetele de activit`]i din list`. Pute]i introduce o dat` fie manual, fie prin selectarea din lista derulant`. Dac` introduce]i o valoare gre[it`, Excel va afi[a un mesaj predefinit:

|n foaia Sheet1, \ncepe]i s` introduce]i datele. Datele vor fi introduse [i \n celelalte foi selectate (\n exemplul nostru Sheet2, Sheet3) exact \n aceea[i pozi]ie. Termina]i prin selectarea unei alte foi dect cele din selectarea cu CTRL ini]ial` (\n cazul nostru Sheet4).

Instruc]iuni

Baza de date cu adresele de e-mail

R&S

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 7

Trucuri & Sfaturi

Eliminarea spa]iilor \n plus dintre cuvinte
Primi]i fi[iere Excel pe care trebuie s` le procesa]i. Constata]i uneori c` \n anumite celule informa]ia are \ntre cuvinte mai mult de un singur spa]iu. Cum pot fi eliminate spa]iile \n plus, f`r` s` fie nevoie s` parcurge]i fiecare celul` \n parte? Se poate folosi func]ia TRIM care elimin` toate spa]iile dintrun text, cu excep]ia spa]iilor singulare \ntre cuvinte. Sintaxa este simpl`: TRIM(text). Proceda]i astfel: 1. crea]i o coloan` nou` lng` coloana cu texte cu mai multe spa]ii; 2. \n prima celul` din coloana nou`, introduce]i formula TRIM(text), unde text este celula din coloana cu texte cu mai multe spa]ii;

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Mesajul \nseamn` c` valoarea introdus` \n celul` nu este valid` [i c` nu pute]i introduce orice valoare pentru c` exist` restric]ii. Dac` ap`sa]i pe Cancel, \n celula A2 va fi p`strat` valoarea anterioar`, dac` ap`sa]i pe Retry ave]i posibilitatea s` mai introduce]i \nc` o dat` o valoare \n celula A2. 3. Copia]i celula A2 [i lipi]i-o cu Paste Special Validation pe celulele A3 pn` la A1000. 4. Repeta]i pa[ii 2 [i 3 pentru restric]ionarea datelor \n coloana B cu numele exper]ilor.

Introducerea datelor \n Excel \ntr-o structur` asem`n`toare unei baze de date

O modalitate mai u[oar` de a introduce datele este de a \ncepe cu fiecare activitate. Se selecteaz` activitatea, se stabile[te \n ce luni se desf`[oar`, apoi se aleg exper]ii care lucreaz` \n fiecare lun` [i la final se pune num`rul de zile om pe fiecare expert [i lun`. Practicnd pu]in, ve]i reu[i s` mnui]i Copy [i Paste foarte bine pentru a introduce rapid datele pentru o activitate. Apoi trece]i la activitatea urm`toare. |n cazul \n care dori]i s` face]i verific`ri, puteti s` filtra]i lista dup` diferite criterii. Pute]i observa foarte u[or dac` a]i uitat s` introduce]i ceva sau exist` dubl`ri. Cteva filtr`ri \ncruci[ate sunt mai mult dect recomandate pentru a fi sigur c` datele introduse \n tabel sunt corecte [i nu exist` erori. De exemplu, f`cnd o filtrare dup` expertul Florin Pascu (vezi figura), se poate observa foarte u[or c` pentru activitatea 3.1 \n luna 8 s-au f`cut dou` \nregistr`ri care probabil se refereau la acela[i lucru (liniile 45 [i 65), iar una dintre ele ar trebui [tears`.

3. copia]i formula \n toat` coloana nou`. Ve]i ob]ine toate textele doar cu un singur spa]iu \ntre cuvinte (cele care au un singur spa]iu sunt l`sate a[a, pentru celelalte se elimin` spa]iile \n plus); 4. copia]i coloana nou`; 5. selecta]i prima celul` din coloana veche; 6. selecta]i Paste Special, Values [i apoi OK. Textele corecte (cu un singur spa]iu) din coloana nou` au fost lipite peste coloana veche; 7. [terge]i coloana nou`.
pag. 8 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

|ntrebare & R`spuns

|ntrebare:
Cum creez un buton pentru lansarea automat` a unui macro?

Crearea din punct de vedere vizual a unui Grafic Gantt

Graficul Gantt este un grafic foarte simplu, care arat` \ntinderea unei activit`]i \n timp. Stabili]i, din punctul de vedere al layoutului, cum dori]i s` arate Graficul Gantt. O posibil` abordare este prezentat` \n figura urm`toare.

R`spuns:
Pentru crearea unui buton \n vederea lans`rii automate a unui macro, parcurge]i urm`torii pa[i: selecta]i View Toolbars Forms;

face]i clic stnga pe icoana care arat` un buton n miniatur`;

Observa]i urm`toarele aspecte: tabelul a fost formatat astfel \nct componentele [i activit`]ile aferente acestora s` fie ct mai u[or de citit; \n coloana A au fost trecute etichetele activit`]ilor separat de denumirile activit`]ilor care au fost introduse \n coloana B. Coloana A a fost formatat` ca text, exact cum au fost formatate etichetele activit`]ilor \n foile de calcul anterioare. Acest lucru este justificat de faptul c` dorim s` folosim etichetele activit`]ilor \n formule [i s` facem referire la etichetele situate \n alte foi de calcul; pe rndul 2, de la C2 la M2 a fost trecut` Luna, iar separat, pe rndul 3, exact sub acestea, au fost trecute numerele lunilor, de la 1 la 11. Separarea pe dou` rnduri este justificat` din nou de dorin]a noastr` de a utiliza lunile \n formule; formatarea a fost f`cut` \n a[a fel \nct separarea etichetelor de numele activit`]ilor [i a lunii de num`rul acesteia s` nu fie aproape deloc observat`. Este \ntotdeauna recomandat s` face]i aceast` separare, pentru c` nu [ti]i cnd ave]i nevoie s` le folosi]i \n formule. Dac` cele dou` ar fi \n aceea[i celul`, referirea la etichete sau num`rul lunii ar fi imposibil`. {i de multe ori acest lucru este foarte necesar. Dac` ar fi s` facem Graficul Gantt manual, atunci ar trebui s` color`m celulele din dreptul activit`]ilor [i al lunilor respective cu o culoare distinct` pentru a fi mai u[or de observat. |n exemplul nostru, lund \n considerare lunile \n care am spus c` se desf`[oar` activit`]ile (\n foaia de calcul Planificare), Graficul Gantt ar ar`ta ca mai jos:

deplasa]i cursorul mouse-ului pe suprafa]a foii de calcul. Cursorul se va modifica din s`geat` obi[nuit` ntr-o cruce sub]ire; ]innd mouse-ul ap`sat (clic stnga) desena]i un dreptunghi. Elibera]i [i un buton va fi creat; n mod automat apare o caset` de dialog numit` Assign Macro;

selecta]i macro-ul [i ap`sa]i pe OK;

RENTROP & STRATON

dac` dori]i s` schimba]i denumirea butonului n mod prestabilit aceasta este Button1 face]i clic dreapta pe buton, selecta]i Edit Text [i apoi modifica]i textul care apare pe buton.

R&S

continuare \n pag. 10

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 9

|ntrebare & R`spuns

continuare din pag. 9
n plus, iat` care sunt [i la ce v` ajut` controalele disponibile n bara de instrumente Forms: Label (Etichet`) Introduce \n foaia de calcul o etichet` care va fi utilizat` ulterior la denumirea altor controale. Option Button (Buton op]iune) Permite alegerea unei op]iuni din mai multe disponibile. De regul` se folose[te \n combina]ie cu alte butoane de op]iune. Group Box (Caset` de grupare) Grupeaz` mai multe butoane de op]iune. Button (Buton) Permite lansarea unui macro la clic pe buton. Check box (Caset` de selectare) Selectarea sau deselectarea acestuia permite func]ionarea diferit` a unor elemente din foaia de calcul. List Box (Caset` list`) Permite selectarea dintr-o list` a unui element. Combo Box (Caset` combo) Este similar` cu caseta list`, cu diferen]a c` lista este afi[at` doar la clic pe caseta combo. Scroll Bar (Bar` de defilare) Este o bar` care permite modific`ri incrementale, \ntre o valoare minim` [i una maxim`. Spinner (Buton de incrementare/ decrementare) Este similar cu bara de defilare, avnd \ns` un aspect diferit (ca un contor).

Excel [i managementul eficient al proiectelor

R.T.: |n cazul \n care colorez manual fiecare celul`, Graficul Gantt nu se mai actualizeaz` automat la diferite modific`ri. A[ vrea s` pot modifica \n foaia de calcul Planificare [i apoi, automat, \n foaia Gantt activitati-luna, Excel s` coloreze celulele care trebuie, \n func]ie de modific`ri. Cum trebuie procedat?
Din capul locului trebuie spus c` nu este chiar simplu. Dac` am fi avut un alt design al foii de calcul ar fi fost aproape imposibil. A[a, vom folosi o combina]ie \ntre o formul` matrice [i formatarea condi]ional` [i problema este rezolvat`.

Folosirea formulei matrice SUM(IF)

Ca o preg`tire pentru folosirea formulei vom numi mai \nti domeniile de celule care con]in etichetele activit`]ilor [i num`rul lunilor din foaia de calcul Planificare. Pentru a putea considera [i eventualele modific`ri \n foaia de calcul Planificare (fie [tergerea unor linii, fie ad`ugarea altora noi), denumirea se va face dinamic, dup` pa[ii ar`ta]i anterior.

Domeniul cu etichetele activit`]ilor va fi denumit plan_activitate:

Domeniul con]innd numerele lunilor va fi denumit plan_luna:

Domeniul cu num`rul de zile va fi denumit plan_zile:

Formula matrice SUM(IF) este mai pu]in cunoscut` [i folosit` de utilizatorii Excel. Are o sintax` mai pu]in obi[nuit`, dar merit` s` fie \n]eleas` [i aplicat`. Ea v` poate scoate din necaz atunci cnd sim]i]i c` func]ia

pag. 10 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

SUMIF este limitat`, [i asta nu se \ntmpl` chiar rar. De exemplu, atunci cnd ave]i mai mult de un criteriu dup` care trebuie calculat` o sum`. {ti]i c` func]ia SUMIF nu poate lua \n considerare dect un singur criteriu. Dac` ave]i mai multe, folosi]i func]ia matrice SUM(IF)! Sintaxa este: =SUM(IF((domeniu1=condi]ie1)*(domeniu2=condi]ie2)*s.a.); domeniu_suma)), unde domeniu1, domeniu2, domeniuN sunt domeniile de celule unde verifica]i \ndeplinirea unor condi]ii; condi]ie1, condi]ie2, condi]ieN sunt condi]iile care trebuie \ndeplinite de c`tre domeniile de mai sus; domeniu_suma este domeniul de celule ale c`rui valori vor fi \nsumate dac` sunt \ndeplinite simultan cele dou` sau mai multe condi]ii. Pentru a nu p`rea prea teoretic, vom reveni la exemplul nostru pentru o mai u[oar` \n]elegere. Dorim s` calcul`m, \n luna 1 [i pentru activitatea 1 cte zile om au planificate cumulat to]i exper]ii. O solu]ie u[oar` ar fi filtrarea pe luna 1 [i activitatea 1 \n foaia de calcul Planificare [i calcularea sumei aferente.

Eroare & Explica]ie

Eroare de tip #####
Apare pentru celule care con]in numere sau format tip dat`, respectiv timp (or`), \n momentul \n care dimensiunea celulei nu este suficient de mare pentru a acoperi dimensiunea num`rului introdus \n celul` sau valoarea nu este \n concordan]` cu formatul pentru dat` [i timp. De exemplu, exist` situa]ia \n care introduce]i \ntr-o celul` cu format dat` sau timp o valoare negativ`. Pute]i rezolva \n mai multe moduri aceast` eroare:
M`ri]i dimensiunea celulei. Tra-

ge]i cu mouse-ul c`tre dreapta de linia de delimitare dintre celule, att ct este necesar pentru ca num`rul s` poat` fi afi[at.

Sum=43

Observa]i \n dreapta jos suma Sum=43. Acela[i lucru poate fi realizat [i cu func]ia SUM(IF), \n Graficul Gantt. Introduce]i \n celula C4 formula: =SUM(IF((plan_activitate=$A4)*(plan_luna=C$3);plan_zile)) [i ve]i ob]ine aceea[i valoare, 43.

Modifica]i formatul num`rului sau datei. Da]i clic dreapta pe celul` [i selecta]i din meniul derulant Format Cells. Selecta]i Number, Date sau Time. |n cazul unui num`r, pute]i mic[ora num`rul de zecimale care se afi[eaz` dup` virgul`. Eventual pute]i debifa [i op]iunea de utilizare a separatorului pentru ordin. Urm`ri]i modific`rile \n caseta Sample din aceea[i fereastr`.

R&S

RENTROP & STRATON

Verifica]i cu aten]ie formula pentru cazul formulelor de tip dat` [i timp, \nainte de a introduce informa]ia. Dac` formatul datei este luna/ziua/anul [i inversa]i valorile, va fi afi[at` aceast` eroare.

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 11

Formule utile
G`sirea numelui folderului \n care se afl` un fi[ier Excel
Dac` dori]i s` afla]i \n ce folder se afl` un anumit fi[ier, f`r` a apela la Visual Basic sau a verifica acest lucru din File, Properties, pute]i folosi urm`toarea formul`: =LEFT(CELL(Filename, $A$1),FIND([,CELL(Filename,$A$1))-1) |n cazul \n care abia a]i creat un nou registru de lucru [i nu l-a]i salvat, formula va returna eroarea #VALUE!. Dup` salvarea fi[ierului, rezultatul formulei va ar`ta calea \n care se afl` fi[ierul.

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Aten]ie! Fiind o formul` matrice, ea trebuie introdus` prin ap`sarea simultan` a tastelor CTRL + SHIFT + ENTER. O introducere corect` va fi eviden]iat` prin apari]ia unor acolade la \nceputul [i finalul func]iei. Ce face func]ia? Se uit` \n domeniul de celule plan_activitate (cu etichetele activit`]ilor), se uit` \n domeniul de celule plan_luna (cu numerele lunilor) [i de fiecare dat` cnd celula din plan_activitate este egal` cu A4 (adic` egal` cu 1) [i simultan celula din plan_luna este egal` cu C3 (adic` egal` cu 1) adun` valoarea din celula din domeniul plan_zile.

R.T.: De ce \n celul` apare $A4 [i C$3, [i nu, simplu, A4 [i C3?

Inten]ia este ca formula s` fie copiat` prin Copy [i Paste \n tot Graficul Gantt. Introducerea $ la referin]a celulei \nghea]` fie linia, fie coloana, \n func]ie de locul unde se plaseaz` semnul $. $A4 absolutizeaz` coloana unde se afl` A4, adic` coloana A. Dac` copiem formula \n celula C7, referin]a va fi $A7; dac` o copiem \n celula H7, referin]a va fi $A7. Adic` r`mne tot pe coloana A, unde avem etichetele activit`]ilor. |n mod similar, C$3 absolutizeaz` rndul 3, acolo unde avem numerele lunilor. Astfel, copierea formulei va face corect referin]a fie la coloana cu etichetele activit`]ilor, fie la rndul cu numerele lunilor. Copia]i celula C4 [i lipi]i-o \n domeniul de celule C4:M4, C7:M11, C14:M17, C20:M22, C25:M25. Ve]i ob]ine rezultatele din figur`:

Utilizarea operatorilor INDEX [i MATCH pentru a g`si o informa]ie

S` presupunem c` ave]i o list` foarte lung` de nume c`rora le sunt asociate vrsta [i departamentul \n care persoana respectiv` lucreaz`. Pe coloana A este numele, pe B departamentul [i pe C vrsta. Pute]i afla foarte repede vrsta unei anumite persoane f`r` a c`uta printre date sau a apela la filtre complexe. Tot ceea ce trebuie s` face]i este s` introduce]i \ntr-o celul` urm`toarea formul` (pentru a afla vrsta angajatului Valentin, de exemplu): =INDEX($A$1:$C$5, MATCH(Valentin,$A$1: $A$5,),3) Rezultatul va ap`rea imediat \n celula \n care a]i introdus formula.
Not`: 5 din $A$5 este ultimul rnd al listei \n care sunt numele, 3 din func]ia INDEX este a treia coloan` din domeniul A1:C5 \n care este \nregistrat` vrsta.

Observa]i c`: \n lunile \n care a fost planificat` o activitate, rezultatul este mai mare dect 0; \n lunile \n care nu a fost planificat` nici o activitate, rezultatul este 0.

Formatarea condi]ional`
Avnd \n minte aceste 2 criterii, putem crea o formatare condi]ional` \n care dac` \n celul` este o valoare mai mare dect 0, celula este colorat` \ntr-o anumit` culoare. Se vor parcurge urm`torii pa[i:

pag. 12 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

1. selecta]i domeniul de celule C4:M25; 2. alege]i Format Conditional Formatting pentru a afi[a urm`toarea caset` de dialog:

Trucuri & Sfaturi

Conversia \n num`r a unui [ir de text care reprezint` un num`r
Cnd copia]i date din alte programe \n Excel, constata]i uneori c` valorile numerice sunt copiate ca text, de[i ele arat` ca numere. Pentru a putea lucra cu ele, trebuie s` le transforma]i din texte \n numere. Cum se procedeaz`? Se poate folosi func]ia Value care face conversia \n num`r a unui [ir de text ce reprezint` un num`r. Sintaxa este simpl`: Value(text).

3. alege]i condi]ia is greater than din lista derulant` [i introduce]i 0 \n c`su]a din dreapta (cu alte cuvinte, dac` valoarea din celul` este mai mare dect 0);

4. ap`sa]i pe Format, iar \n tabul Patterns alege]i culoarea \n care dori]i s` se coloreze celula; 5. ap`sa]i OK pentru a \nchide prima c`su]` [i apoi din nou OK pentru a o \nchide pe cea de-a doua. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos:

Proceda]i astfel: 1. crea]i o coloan` nou` lng` coloana cu numere texte; 2. \n prima celul` din coloana nou`, introduce]i formula Value(text), unde text este celula din coloana cu numere texte; 3. copia]i formula \n toat` coloana nou`. Ve]i ob]ine toate valorile convertite \n numere; 4. copia]i coloana nou`; 5. selecta]i prima celul` din coloana veche; 6. selecta]i Paste Special, Values [i apoi OK. Valorile numerice din coloana nou` vor fi lipite peste coloana veche;

Cu siguran]` ve]i spune c` foaia de calcul nu arat` exact a[a cum a]i dorit, dar trebuie s` recunoa[te]i c` suntem totu[i aproape. Mai trebuie f`cute 2 lucruri: eliminate zerourile, pentru c` \ncarc` Graficul Gantt; ascunse valorile din celulele colorate (\n lunile \n care sunt planificate activit`]i), de[i s-ar putea ca \n anumite situa]ii aceste valori s` fie utile chiar pe grafic.

RENTROP & STRATON

Ascunderea valorilor de zero inutile

Exist` 2 posibilit`]i: 7. [terge]i coloana nou`.

R&S

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 13

Trucuri & Sfaturi

Ascunderea con]inutului unor celule la imprimare
Este posibil s` dori]i s` tip`ri]i o foaie de calcul f`r` con]inutul unor celule (nu doar rnduri sau coloane acestea pot fi ascunse \n \ntregime). Dac` lucra]i cu date care pentru anumite persoane sunt confiden]iale, pute]i printa foaia de calcul f`r` aceste date. Iat` un truc extrem de simplu, dar deosebit de util: 1. selecta]i celula (celulele); 2. merge]i \n meniul Format, Cells (Formatare, Celule); 3. \n fereastra Format Cells merge]i \n registrul Font; 4. din lista de culori selecta]i culoarea Alb;

Excel [i managementul eficient al proiectelor

1. selecta]i Tools Options View [i debifa]i op]iunea Zero values;

Debifa]i op]iunea Zero values

Astfel Excel nu va mai afi[a \n registrul de calcul nici o valoare de zero; 2. selecta]i domeniul C4:M25 [i seta]i culoarea textului alb. |n felul acesta, valorile zero vor exista, dar fiind albe vor fi invizibile.

Ascunderea valorilor din celulele colorate

Cea mai simpl` metod` este de a colora fontul cu aceea[i culoare ca [i celula \n care este valoarea. |n Conditional Formatting definit anterior (dup` selectarea C4:M25, Format Conditional Formatting), ap`sa]i Format [i alege]i din tabul Font aceea[i culoare ca [i cea folosit` \n tabul Patterns. Ap`sa]i OK de dou` ori, iar rezultatul va fi cel dorit. Graficul Gantt va ar`ta foarte simplu [i curat, de[i este plin de formule [i format`ri. Marele avantaj este c` celulele se vor colora diferit dac` schimba]i planificarea activit`]ilor \n foaia Planificare. |n plus, aceste opera]iuni nu trebuie s` le face]i dect o singur` dat`, pentru c` formulele sunt suficient de flexibile pentru a putea fi u[or copiate pentru un alt proiect. Pur [i simplu trebuie s` p`stra]i acela[i format al Graficului Gantt [i s` ad`uga]i alte activit`]i.

Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe activitate
Aceast` foaie de calcul va urm`ri alocarea resurselor umane (exper]ii) pe fiecare dintre activit`]ile proiectului. Formatul ar putea ar`ta ca \n figura urm`toare: 5. clic pe OK; 6. printa]i foaia de calcul. Textul scris cu alb nu se va vedea; 7. reveni]i la culoarea ini]ial`.

Speciali[tii no[tri v` r`spund la \ntreb`rile dvs. legate de utilizarea programului Excel. Adresa de coresponden]`: Excel_profesional@rs.ro Conceptul foii de calcul a fost p`strat acela[i ca la Graficul Gantt, avnd pe coloana A etichetele activit`]ilor [i pe o singur` linie numele exper]ilor.
pag. 14 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Aten]ie! Numele exper]ilor din aceast` foaie trebuie s` fie identic cu numele exper]ilor din foaia de calcul Experti. Pentru a fi siguri c` nu se strecoar` gre[eli, copia]i numele exper]ilor din foaia Experti [i lipi]i-o cu Paste Special Transpose \n foaia de calcul Alocare resurse-activ. De aici \nainte se procedeaz` similar cu foaia de calcul Grafic Gantt: 1. se introduce formula matrice SUM(IF): =SUM(IF((plan_activitate=$A3)*(plan_expert=C$2);plan_zile)); 2. se copiaz` \n tot domeniul aferent; 3. se ascund valorile zero; 4. se adaug` formulele de totaluri pentru componente, total proiect [i total activit`]i. Rezultatul este cel de mai jos:

Scurt`turi de taste
Func]iile tastelor F

F1 F2 F3 F4 F5

Afi[eaz` fereastra de ajutor sau Asistentul Office Permite editarea celulei selectate (similar cu BACKSPACE) Permite introducerea unui nume de domeniu \ntr-o formul` Repet` ultima ac]iune Deschide fereastra de salt la o anumit` celul` (GO TO) Trece de la un panou la altul \n sensul acelor de ceasornic (cnd fereastra este \mp`r]it` \n panouri, dar nu este \nghe]at`) Verific` ortografia Permite selectarea celulelor de jur \mprejur cu ajutorul tastelor s`geat` Calculeaz` toate formulele din toate foile de calcul ale tuturor fi[ierelor deschise Activeaz` bara de meniuri (similar cu tasta ALT sau /) Creeaz` un grafic Deschide fereastra Save As (similar cu ALT + F2)
noiembrie 2006 pag. 15

F6
{i aceast` foaie de calcul va fi automat actualizat` \n momentul \n care modific`m ceva \n planificare.

Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe lun`
A treia foaie de calcul urm`re[te alocarea resurselor pe fiecare lun` \n parte. Cu alte cuvinte, poate r`spunde la \ntrebarea referitor la cnd [i ct lucreaz` expertul de-a lungul proiectului. Pa[ii care trebuie parcur[i sunt similari cu cei de la foile anterioare: 1. crea]i layoutul raportului; 2. introduce]i formula matrice SUM(IF) \n celula C5: =SUM(IF((plan_expert=$A5)*(plan_luna=C$3);plan_zile)); 3. copia]i formula \n tot domeniul C5:M24;

F7 F8

F9

F10
RENTROP & STRATON

F11 F12
EXCEL_profesional

R&S

Trucuri & Sfaturi

Identificarea rapid` a tipului de format
Trebuie s` procesa]i deseori cu Excel date introduse de al]i utilizatori [i ave]i nevoie s` [ti]i care date sunt texte [i care numere, pentru c` func]ionarea unor formule depinde de tipul valorii. De obicei lua]i fiecare celul` \n parte, selecta]i Format Cells [i v` uita]i la tipul de format. Dar acest lucru dureaz` foate mult. Exist` o modalitate mult mai simpl`! Func]ia TYPE returneaz` o astfel de informa]ie. Sintaxa este simpl`: TYPE(value). Pentru a avea o imagine dintr-o privire, introduce]i formula pe o coloan` situat` lng` coloana care con]ine valorile pe care vre]i s` le verifica]i. Rezultatul formulei este interpretat astfel: dac` este 1, atunci valoarea este num`r; dac` este 2, atunci valoarea este text.

Excel [i managementul eficient al proiectelor

4. formata]i condi]ional domeniul de celule C5:M24 pentru a colora celulele care au valori mai mari dect zero; 5. ascunde]i valorile zero; 6. ad`uga]i un total pe fiecare expert. Ve]i ob]ine un tabel ca \n figura urm`toare:

Lunile \n care lucreaz` [i contribu]ia fiec`rui expert sunt foarte u[or de observat. Aici pute]i sa v` da]i seama imediat: ce exper]i sunt sub-aloca]i; ce exper]i sunt supra-aloca]i. {i v` permite s` face]i foarte u[or modific`ri \n planificare. Dac` ave]i foarte mul]i exper]i [i vre]i s` nu face]i aceste verific`ri la ochi pute]i ad`uga o alt` condi]ie la formatarea condi]ional`, de exemplu s` colora]i cu ro[u toate celulele care sunt mai mari dect 22 (adic` o lun` de munc`).

Aflarea unui r`spuns, identificarea unei solu]ii

Pentru aceasta trebuie doar s` intra]i \n dialog cu autorii revistei. V` macin` o \ntrebare, ave]i o problem` \n lucrul cu programul Excel? Autorii revistei v` stau la dispozi]ie! Transmite]i prin e-mail, la adresa Excel_profesional@rs.ro, o \ntrebare sau descrierea unei probleme cu care v` confrunta]i, eventual \mpreun` cu fi[ierul Excel ce are leg`tur` cu aceasta. Ve]i primi pe aceea[i cale, \ntr-un timp ct mai scurt, r`spunsul/solu]ia speciali[tilor no[tri \n Excel. Nu ezita]i!

Avantajele [i dezavantajele aplica]iei

Avantaje este foarte flexibil`. Odat` creat`, poate fi replicat` pe orice alt proiect \n cteva minute (schimba]i doar numele [i etichele activit`]ilor, numele exper]ilor [i planificarea [i mai opera]i cteva modific`ri \n formatele celor 3 rapoarte, iar apoi copia]i formulele); permite actualizarea automat` a celor 3 rapoarte, f`r` nici o alt` interven]ie din partea dvs. Dezavantaje formulele matrice au o vitez` mai mic` [i pot \ngreuna foaia de calcul. Dac` nu ave]i un proiect foarte mare, atunci viteza mai mic` nu v` va deranja. Dac` totu[i exist` multe activit`]i [i actualizarea foii de calcul se face \n timp mai mare, blocndu-v` lucrul dup` fiecare modificare pe care o opera]i, solu]ia este: Tools Options Calculation [i selecta]i Manual. Foaia de calcul va fi actualizat` doar cnd salva]i sau cnd ap`sa]i tasta F9 (calculeaz`).

pag. 16 noiembrie 2006

EXCEL_profesional

Desc`rca]i de pe Internet (www.rs.ro)

fi[ierele, formularele, aplica]iile

construite de autori pentru prezentarea informa]iilor

www.rs.ro Lucrari Newsletter tiparit Revista Excel_profesional

Clic aici

sau

Clic dreapta Save Target AS...

E CEL

_profesional

Unica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar

Publica]ie editat` de: RENTROP & STRATON Grup de Editur` [i Consultan]` \n Afaceri Membru fondator al B.R.A.T. Pre[edinte-Director General: George Straton Director Executiv: Cipriana T`nase Director Editorial: Florin Cmpeanu Director Economic: Mariana Ne]oiu Director Comercial: Valentin T`nase Difuzare: Sofica Costea tel.: 021/205.57.47, 0744.647.602
ISSN: 1842-4252

Redactor-[ef: Florian Filat Colectiv de redac]ie: Monica Gearb`, Sanda Vl`descu Manager produs: Tudor Mihalache Manager Centru de Profit: Claudia Breban Art Director: Cristina Straton DTP: Mirela Vasilescu, Carmen Ilinca Corectur`: Elvira Panaitescu
Redac]ia: Bdul Na]iunile Unite nr. 4, etaj 1, sector 5, Bucure[ti; Telefon: 021/317.25.87 E-mail: Excel_profesional@rs.ro; Internet: www.rs.ro Coresponden]`: Ghi[eul extern 3 O.P. 39, sector 3, Bucure[ti

2006 RENTROP & STRATON Toate drepturile rezervate. Nici o parte din aceast` lucrare nu poate fi reprodus`, arhivat` sau transmis` sub nicio form` [i prin nici un fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere, \nregistrare audio sau video, f`r` permisiunea \n scris din partea editorului. Autorii sau editorii nu sunt responsabili pentru nici o pierdere ocazionat` vreunei persoane fizice sau juridice care ac]ioneaz` sau se ab]ine de la ac]iuni ca urmare a citirii materialelor publicate \n aceast` lucrare.

Nu rata]i subiectele din numerele urm`toare:

A 1 2 Subiect Analiza eficien]ei unei investi]ii (Excel) B v` \ndrum` spre \n]elegerea conceptelor financiare privind eficien]a investi]iei [i transpunerea lor \n tabele Excel calcularea ratei interne de rentabilitate [i a valorii actualizate nete pentru fundamentarea deciziei de investi]ie legarea foilor de calcul \ntre ele pentru automatizarea calculelor denumirea domeniilor de celule restric]ionarea accesului la anumite date din foaia de calcul ascunderea anumitor foi de calcul protejarea anumitor celule din foaia de calcul realizarea unui layout eficient pentru chestionar construirea unei minibaze de date pentru colectarea r`spunsurilor la \ntreb`ri afi[area unui mesaj pentru repondentul care a completat chestionarul crearea unei baze de date care s` cumuleze r`spunsurile la toate chestionarele crearea unui raport \n func]ie de baza de date cumulativ` colectarea datelor din balan]a de verificare \n Excel importul formatului de bilan] \n Excel importul formatului de cont de profit [i pierdere \n Excel crearea notelor explicative analiza cheltuielilor urm`rirea modific`rilor legate de situa]iile financiare

Colectarea [i procesarea datelor financiare (Excel + VBA)

Realizarea unui chestionar \n Excel (Excel)

Analiza situa]iilor financiare anuale (Excel)

Not`: Lista subiectelor nu se opre[te aici. |n plus, chiar dumneavoastr` pute]i propune teme pe care dori]i s` le trat`m \n revist`.

= Formula ideal` pentru abona]i!

intra]i \n dialog cu autorii revistei, prin e-mail, la adresa: Excel_profesional@rs.ro solicita]i tratarea anumitor teme \n numerele viitoare ale revistei transmite]i o \ntrebare sau descrierea unei probleme care v` preocup`; primi]i r`spunsul/solu]ia de la autori pe aceea[i cale, \ntr-un timp ct mai scurt desc`rca]i de pe Internet ( www.rs.ro ) toate formularele, aplica]iile [i fi[ierele construite de autori \n vederea prezent`rii informa]iilor. Folosindu-le ve]i face o economie imens` de timp.

Contact:
Telefon: (021) 209 45 45 Fax: (021) 205 57 30 E-mail: comenzi@rs.ro