Ediia

1
TOP HORECA

eXpresSoft Master

Ghid de utilizare

EXPRESSOFT MASTER

Ghid de utilizare

TOP HoReCa Str. Biharia, Nr. 67-77, Cldirea G Sector 1, Bucureti, 013981 Tel + 40 21 201 11 02 Fax + 40 21.201 11 03

Cuprins
Aprovizionare......................................................................................................... 1 INTRRI .................................................................................................... 1 Antetul........................................................................................... 1 Informaiile legate de produse (repartizarea lor pe gestiuni)................ 2 Lista n care se gsesc produsele ...................................................... 4 Bara pentru comenzi rapide.............................................................. 4 FAQ ............................................................................................... 5 TRANSFERURI............................................................................................ 7 FAQ ............................................................................................... 9 PLI FURNIZORI......................................................................................10 FIA FURNIZORULUI..................................................................................11 FAQ ..............................................................................................11 SITUAIA FURNIZORILOR ..........................................................................12 FACTURI SCADENTE ..................................................................................13 Desfacere.............................................................................................................14 VNZRI ..................................................................................................14 Informaiile legate de produse : .......................................................15 FAQ ..............................................................................................16 CONSUMURI .............................................................................................17 FAQ ..............................................................................................18 PREURI VNZARE ....................................................................................18 FAQ ..............................................................................................18 Stocuri .................................................................................................................21 STOCURI CURENTE ...................................................................................21 Generarea stocurilor curente ...........................................................21 FAQ ..............................................................................................22 FI MAGAZIE ..........................................................................................22 Cmpurile ce alctuiesc fia de magazie............................................22 FAQ ..............................................................................................23 BALANA ..................................................................................................24 FAQ ..............................................................................................24

STOCURI AVERIZARE .....................................................................25 FAQ ..............................................................................................25 NECESAR MATERII PRIME ..........................................................................25 FAQ ..............................................................................................25 REALIZARE PRODUCTIE .............................................................................26 INVENTAR ................................................................................................28 FAQ ..............................................................................................28 Nomenclatoare......................................................................................................31 PRODUSE .................................................................................................31 FAQ ..............................................................................................31 CLASA ECHIVALENTA .................................................................................35 REETE ....................................................................................................36 FAQ ..............................................................................................36 RELAII REETE........................................................................................38 MENIURI ..................................................................................................40 PRODUCTIE ..............................................................................................41 CLIENTI....................................................................................................42 FAQ ..............................................................................................42 FIRME ......................................................................................................45 FAQ ..............................................................................................45 ADAUGARE PRODUSE ................................................................................46 FAQ ..............................................................................................46 PERISABILITATI ........................................................................................48 Rapoarte ..............................................................................................................49 RAPOARTE................................................................................................49 FAQ ..............................................................................................49 GRAFICE...................................................................................................52 Setri...................................................................................................................53 PERSONAL ................................................................................................53 FAQ ..............................................................................................53 GESTIUNI/ SALOANE .................................................................................54 CURS VALUTAR .........................................................................................55 FAQ ..............................................................................................55 POS .........................................................................................................56 FAQ ..............................................................................................56 CENTRE VENIT ..........................................................................................57 FAQ ..............................................................................................57 ADMINISTRARE.........................................................................................57 SETARI GENERALE.....................................................................................58

SINCRONIZARE .........................................................................................60 Cum sa trimit Produse/Preturi de vanzare/ clienti/ etc. catre POS ?: .....60 Ajutor ..................................................................................................................61 SISTEM ....................................................................................................61 NOUTATI ..................................................................................................61 INDEX ......................................................................................................61 DESPRE ....................................................................................................61 Diverse ................................................................................................................62

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

1
Aprovizionare
Bine ai venit n programul eXpresSoft MASTER ! Acest manual v prezint modul de operare a programului de gestiune a stocurilor eXpresSoft MASTER. Folosii acest manual pentru autoinstruire.Toate cunotinele necesare pentru a utiliza n mod eficient programul ,le putei gsi n acest manual

NTRRI

Prin intermediul acestui modul se vor nregistra toate intrrile de produse. Modalitatea de nregistrare este foarte simpl, iar informaiile legate de fiecare nou produs intrat, sunt la un nivel optim. Interfaa foarte bine conceput permite o utilizare facil. Avnd n vedere c informaiile culese sunt extrase din diferite documente (facturi, avize de expediie, facturi retur, borderouri de achiziie), interfaa a fost conceput avndu-se n vedere i structura acestor documente.
Prezentarea cmpurilor din fereastr Interfaa este organizat n 4 pri:

Antetul
Conine cmpuri ce vor fi completate cu date generale legate de documente. Cmpurile coninute de antet precum i datele cu care vor fi completate acestea sunt reprezentate n cele ce urmeaz: Numr document acest cmp prezint numrul documentului. Acest numr este preluat din documentul fizic de nsoire a mrfii, document pe baza cruia se introduc datele. Data documentului - acest cmp este completat automat cu data curent a sistemului. Modificarea acesteia este posibil prin selectarea butonului, reprezentat de o sgeat, situat n partea dreapt a cmpului i selectarea datei dorite. Numar NIR - completarea acestui cmp se va face automat, iar numrul nscris nu se poate terge. Tip document acest cmp este completat cu tipul documentului pe baza cruia se vor introduce n gestiune produsele. Selectarea tipului de document se face prin desfurarea listei ce este cuprins n acest camp. Activarea listei este posibil prin accesarea butonului reprezentat de sgeata din parta dreapt a cmpului.

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Lista derulant conine urmtoarele elemente: Factur fiscal Aviz de expediie Factur retur Borderou de achiziie Bon fiscal Selectarea unui element din list se face prin dublu click pe opiunea dorit. Furnizor - n acest cmp se introduce furnizorul specificat n document. Cmpul se completeaz prin selectarea unui furnizor din lista derulant i ataat acestui cmp. Lista devine activ prin acionarea butonului reprezentat de o sgeat din partea dreapt a cmpului. Completarea cmpului se mai poate face prin introducerea denumirii furnizorului n acest cmp. Lista derulant conine toi furnizorii introdui n modulul Firme, fiind afiai n ordinea alfabetic a numelor. n mod implicit, dac se acioneaz tasta enter fr a fi selectat un element al listei, cmpul va fi completat cu primul element din lista derulant. Dezactivarea listei se face prin accesarea tastei Esc. Data operrii prezint data curent a sistemului i nu poate fi modificat. Aceast dat nu are nici un efect asupra datei pentru care se opereaz documentul. Acest cmp se afl n partea stng a ferestrei i este informativ. Termen de plat - n acest cmp trebuie completat numrul de zile n care firma ce a achiziionat marfa, se angajeaz s achitate contravaloarea acesteia. Acest numr de zile este precizat n documentul ce insoete marfa primit. Dac acest cmp nu se completeaz de ctre utilizator, va fi completat automat. Valoarea cu care va fi completat acest cmp este de 10 zile. Document achitat acest cmp se bifeaz in momentul n care documentul ce insoete marfa achiziionat este achitat pe loc. TVA acest cmp va fi completat cu valoarea TVA-ului. Valoarea introdus n acest cmp este exprimat n procente. Reducere - acest cmp va fi completat cu valoarea discount-ului de pe factur, aferent documentului n cauz. Discount-ul poate fi stabilit ca procent din ntreaga valoare a documentului (2%) sau ca sum net (20). Forma de discount se poate selecta prin intermediul butoanelor de opiune din partea dreapt a cmpului. Discount-ul poate fi introdus i cu semnul minus. Aceast facilitate este foarte util. Valoarea implicit a discount-ului este de 0%. Discount-ul este evideniat pentru fiecare produs n parte. Aplicaia permite introducerea a dou tipuri de discount-uri: unul pe ntregul document un al doilea pe fiecare produs pentru care se face intrare. Discountul prezentat mai sus este cel aferent ntregului document, cel pentru produse se gsete n momentul introducerii produselor. TVA i TOTAL - aceste dou cmpuri sunt completate automat i prezint totalul facturii. TVA n acest cmp este nregistrat TVA-ul total de plat, aferent documentului n cauz. Total n acest cmp este nregistrat suma total de plat aferent documentului n cauz. Pentru calculul sumei totale sunt luate n calcul discount-urile i TVA ul.

Informaiile legate de produse (repartizarea lor pe gestiuni)

Gestiune - Acest cmp trebuie completat cu gestiunea pentru care se vor face intrrile. Gestiunile (sunt definite n modulul Gestiuni\Saloane) se vor selecta din lista derulant ataat cmpului. Lista se activeaz prin acionarea butonului reprezentat de o sgeat din partea dreapt a cmpului. Selecia unui element din cadrul listei se face cu dublu click pe opiunea dorit. Dac pentru primul produs introdus s-a selectat o anumit gestiune, aceasta se va pstra i pentru produsul urmtor. Aceasta pentru c cel mai probabil, pe un anumit document vor fi nscrise produse care vor intra n aceeai gestiune. Aplicaia ofer utilizatorului posibilitatea ca marfa sosit n unitate cu un singur document s fie repartizat de la nceput pe mai multe gestiuni. Cod i denumire - aceste dou cmpuri sunt corelate. Un produs se poate identifica prin codul sau prin denumirea sa. De aceea, dac este completat unul dintre campuri, celalalt va fi completat automat. Primul cmp, avnd n vedere ordinea n care apar n cadrul interfeei de lucru, este
2

E X P R E S S O F T

M A S T E R

cmpul Cod, cel de al doilea fiind cmpul Denumire. Completarea cmpurilor se face prin selectarea unui element din cadrul listei derulante ataat celor dou cmpuri sau prin introducerea de la tastatur a codului produsului respectiv. Lista devine activ prin acionarea butonului reprezentat de o sgeat din partea dreapt a cmpului. Introducerea unui element n cmp se face prin dublu click pe opiunea dorit. Pentru creterea operativitii cele dou cmpuri au fost proiectate astfel nct, dac se introduce de la tastatura nceputul codului sau al denumirii, n momentul activrii listei, cursorul sa fie poziionat pe primul element al crui cod sau denumire ncepe cu irul de caractere introdus de utilizator. Elementele listei sunt definite n nomenclatorul de produse i pot fi att materii prime ct i produse finite. In cazul n care produsul introdus are reet i i se face intrare printr-o factur, nti se va scadea din gestiune cantitatea intrat prin facturi i apoi, cand stocul va ajunge la zero, se vor scadea produsele ce intr n componena reetei.

Nota :
Se pot introduce si produse care contin coduri de bara; in dreapta campului Cod se poate accesa butonul reprezentat de semnul exclamarii , urmand a se deschide o fereastra in care se poate scana sau introduce codul produsului respectiv.

Not
n funcie de documentul n cauz, lista de coduri i produse poate fi limitat sau nu:. n cadrul documentului de intrare , n list sunt cuprinse toate produsele aflate n nomencalatorul de produse. n cadrul transferurilor, produsele din list vor fi doar acele produse care au pre de vnzare n gestiunea respectiv (nu pot introduce un produs n gestiune dac nu am pre de vnzare pentru acesta)

Cantitate n acest cmp trebuie introdus numrul de uniti de msur care vor intra n gestiunea selectat. Numrul de uniti de msur poate avea maxim trei zecimale. Unitatea de msur este predefinit n nomenclatorul de produse. Pre fr TVA - n acest cmp este necesar introducerea preului corepunztor unei singure uniti de msur. Unitatea de msur pentru care este stabilit preul este cea nscris n document i poate s difere de cea predefinit pentru produsul n cauz. Cmpul este corelat cu cantitate i valoare. Legtura dintre cele trei cmpuri elimin inconvenienele legate de neconcordana dintre unitatea de msur stabilit pentru produs n nomenclatorul de produse i unitatea de msur nscris n document. Concret, dac unitiile de msur difer, se pot introduce numrul de uniti de msur corespunztoare produsului, aa cum a fost definit n nomenclatorul de produse, i apoi se va introduce valoarea total nscris n document. n mod automat se va calcula preul raportat la unitatea de msur stabilit pentru produs.

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Valoare - acest cmp este corelat cu cmpurile cantitate i pre. Dac cele dou cmpuri sunt completate, acest cmp se completeaz automat. Valoarea nscris n acest cmp fiind produsul dintre cantitate i pre. Legtura dintre cele trei cmpuri elimin inconvenienele legate de neconcordana dintre unitatea de msur stabilit pentru produs n nomenclatorul de produse i unitatea de msur nscris n document. Concret, dac unitiile de msur difer, se poate introduce numrul de uniti de msur corespunztoare produsului, aa cum a fost definit n nomenclatorul de produse, i apoi se va introduce valoarea total nscris n document. n mod automat se va calcula preul raportat la unitatea de msur stabilit pentru produs. Reducere - acest cmp este destinat introducerii discount-ului pe produs. Discount-ul poate fi stabilit ca procent din ntreaga valoare a produsului (2%) sau ca sum neta (20). Discount-ul poate fi introdus i cu semnul minus. Aceast facilitate este foarte util. Expir la - n acest cmp trebuie introdus data la care expir produsul introdus. Modul de completare i formatul este acelai ca i n cazul cmpului data. Dup completarea tuturor cmpurilor se acceseaz butonul Accept pentru validare, iar produsul se va regsi n tabelul listei de produse. Pentru a mai introduce produse n continuare pe acelai document, se vor completa cmpurile aferente produsului, n acest fel putem vizualiza toate produsele n tabelul din josul cmpurilor. Pentru a activa/dezactiva acest cmp trebuie urmat calea : Setri/Setri Generale/Aprovizionare/Intrri : se bifeaz/debifeaz Atenioneaz utilizator pentru introducere dat expirare produse, se salveaz.

Lista n care se gsesc produsele

Lista n care sunt afiate toate datele despre produsele care fac obiectul intrrii. Datele vor fi afiate n cadrul listei n dou moduri: afiare brut i afiare net. Pentru validarea introducerii tuturor produselor se va accesa butonul Accept din partea de jos a tabelului n care s-au introdus produsele. Dup validare se va deschide automat o fereastr n care putem vizualiza valorile cmpurilor Discount,Total far TVA, TVA, Total factur. Dac totalurile cmpurilor corespund cu cele de pe documentul de intrare, salvarea documentului se face cu ajutorul butonului Accept. Dup salvare se va deschide o nou fereastr destinat printrii documentului. Documentul se poate printa n unul sau mai multe exemplare, sau dac documentul conine mai multe pagini, se va 7specifica numrul paginilor ce vor fi printate, dup care se apas butonul Ok, pentru printare. Afiarea produselor in list - prezint datele n cadrul listei aa cum au fost introduse de ctre utilizator. Lista aferent conine informaii despre produsele introduse la o anumit dat (data operarii). Informaiile furnizate sunt: cod, denumire, UM, cantitate, pre unitar, discount aplicat pe total valoare, valoare total pe produs la care se scade discountul, TVA total pe produs, gestiunea n care s-a inregistrat intrarea i termenul de valabilitate. Pentru a putea deosebi cu uurin lista de date n format brut de cea n format net, afiajul brut va fi prezentat pe un fundal alb spre deosebire de cel net care va avea un fundal de culoare gri.

Bara pentru comenzi rapide

Bara pentru comenzi rapide este un element al interfeei special creat pentru a mbunti viteza de lucru.Pe aceast bar sunt plasate butoane, care prin acionarea acestora se vor efectua anumite comenzi. Butoanele sunt grupate n funcie de comenziile care se execut prin acionarea lor, astfel:
Cu ajutorul acestor butoane putem realiza o navigare printre documntele introduse. Butoanele ce au ataat o linie verticala ne vor ajuta s ajungem la respectiv primul/ultimul document intrat.

Cu ajutorul acestui buton putem deschide un nou document.

Cu ajutorul acestui buton se poate modifica data documentului i produsele aferente

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Acest buton este echivalentul tastei Delete. Cu acest buton putem terge documentul selectat.

Accesarea butonului de filtrare are ca rezultat, n funcie de modul n care se opereaz, generarea raportului aferent ferestrei curente sau vizualizarea a noi module.

Butonul de filtrare

Cu ajutorul acestui buton putem stabili perioada de referin n care dorim s lucrm.

FAQ
Cum introduc un NIR ?

n acest exemplu este prezentat modul n care se va realiza un NIR pentru un produs: Primul pas este reprezentat de deschiderea unui nou document. Acesta se realizeaz cu ajutorul butonului Adaug din partea de jos a ferestrei. Se poate observa c n acest moment au fost completate automat primele dou cmpuri, respectiv :Numr NIR (n care este specificat numrul documentului) i Data documentului (data trecut n acest cmp este data curent a sistemului). Trecerea ctre urmtoarele cmpuri se face cu tasta enter. n urma acionrii tastei vom fi poziionai n cmpul Numr document ce va fi completat cu numrul documentului, preluat din documentul fizic. Necompletarea acestui cmp face imposibil trecerea ctre celelalte opiuni. Tastm enter, cmpul Tip document va fi completat cu felul documetului ales din list, care poate fi desfurat odat cu acionarea butonului din partea dreapt a cmpului. n funcie de felul documentului ales vor fi active /inactive urmtoarele cmpuri din fereastr.

ATENIE! Se pot genera NIR-uri si pentru furnizorii (nou introdusi) ce nu au fost definii n prealabil n modulul Firme..

Dup selectatarea tipului de document din list, cu dublu click, se tasteaz enter, i se completeaz cmpul TVA. Valoarea TVA-ului este procentual (19%; 0%; 9%) . n continuare tastm enter i vom completa cmpul Furnizor. Completarea acestui cmp se face prin editarea direct a numelui furnizorului. Dac se vor tasta primele litere se afieaz automat numele acestuia. O alt modalitate este prin desfurarea listei i vizualizarea numelor tuturor furnizorilor. Desfurarea listei se face cu butonul din partea dreapt a cmpului reprezentat de o sgeat. Tastm enter i vom fi poziionai n cmpul Termen de plat (zile). Completarea acestui cmp nu este strict, iar dac se omite aceast opiune, completarea se face automat cu valoarea 10. Tastm enter i vom fi poziionai n cea de-a doua parte a ferestrei unde se realizeaz introducerea produselor sau facturarea avizelor. Dac nu se bifeaz butonul Avize vom fi poziionai automat n partea de introducere a produselor. Primul cmp este Gestiune, i va fi completat cu gestiunea pentru care se realizeaz intrarea. Specificarea gestiunii se face prin desfurarea listei, i selectarea cu dublu click a gestiunii. n continuare se tasteaz enter i vom fi poziionai n cmpul Cod. Completarea acestui cmp este n concordan cu cmpul Denumire. Dac se completeaz acest cmp, urmtorul cmp Denumire va fi completat automat.
5

E X P R E S S O F T

M A S T E R

ATENIE! Dac produsul nu a fost introdus n nomeclator, i nu se regsete n list, introducerea acestuia poate fi posibil prin selectarea modului Adugare produse, dup care se revine n modulul iniial in timp ce produsul va fi afiat n list. Aceast modificare poate fi realizat fr a se nchide fereastra n care se opereaz NIR-ul

n cmpul Denumire va fi completat denumirea produsului pentru care se realizeaz intrarea. n urma completrii acestui cmp se va completa automat i cmpul Cod. Completarea acestui cmp se face prin editarea denumirii produsului, sau prin desfurarea listei. Desfurarea listei se face cu butonul situat n dreapta cmpului. Tastm enter i vom completa cmpul Cantitate cu valoarea cantitii de produse. Unitatea de msur este cea definit la introducerea produselor. Tastm enter i vom fi poziionai n cmpul Pre fr TVA. Completarea acestui cmp se face prin definirea valorii preului unitar ( dac v aflai in csua pre fr tva , acionnd tasta F9 , va aprea o fereastr unde putei introduce preul cu tot cu tva pe unitatea de masur respectiv ). Dup completarea acestui cmp se tasteaz enter i vor fi completate automat i urmtoarele cmpuri Valoare ( de asemenea dac v aflai in acest cmp acionnd tasta F9 putei introduce valoarea cu tot cu tva, pe toat cantitatea introdus n cmpul Cantitate )TVA, dup care vom fi poziionai n cmpul Reducere. Completarea acestui cmp este identic cu cea explicat mai sus, ns aceast reducere este pe produs. n continuare tastm enter i vom fi poziionai n cmpul Expir la. Acest cmp va fi completat cu data la care expir produsul. Modificarea datei se face prin acionarea butonului din partea dreapt a cmpului reprezentat de o sgeat. n urma acionrii acestui buton, se va deschide fereastra datei n care se va opera modificarea.

Cum modific data documentului ?

Pentru modificarea anului: se selecteaz anul, dup care se vor activa dou butoane reprezentate de sgei cu ajutorul crora se poate realiza navigarea ctre urmtorii ani. Pentru selectarea lunii: se folosesc butoanele reprezentate de sgei din partea stng i dreapt a calendarului. Pentru modificarea zilei: se selecteaz printr-un click cu mouse-ul data zilei care se dorete a fi menionat. Pentru salvarea tuturor datelor introduse pn acum, se acioneaz butonul Accept situat lng cmpul completat anterior. Pentru tergerea tuturor datelor introduse pn acum se acioneaz butonul Renun situat lang cmpul completat anterior. Dup salvarea datelor vom observa mutarea noului produs n tabelul de produse, ce se situeaz mai jos, i poziionarea setrii active a mouse-ului n cmpul Gestiune. n acest moment se poate opera un nou produs. Noua operare se poate realiza pentru o alt gestiune dect cea anterioar. Schimbarea gestiunii este posibil doar prin acionarea butonului reprezentat de o sgeat din dreapta cmpului. Reducere factur (acest reducere se realizeaz pentru ntreg documentul). Completarea acestui cmp este opional. Valoarea completat n acest cmp poate fi att procentual ct i valoric ( 10% --reducere procentual sau 10 --reducere valoric -- ). Salvarea documentului se face prin acionarea butonului Accept situat n partea de subsol a ferestrei. Pentru tergerea datelor introduse n document, se acioneaz butonul Renun. n partea stng, jos, a ferestrei, sunt dispuse patru butoane reprezentate de sgei. Prin intermediul acestor butoane se poate realiza navigarea ctre documentele operate anterior.

Cum terg documentul ?

tergerea documentului n urma salvrii acestuia este posibil de realizat, prin selectarea acestuia i acionarea butonului terge din bara programului. tergerea documentului este posibil de realizat doar dac produsele din document nu au fost sczute prin diferite tranzacii (transfer, BC, sczute prin producie,Z-uri samd.).
6

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Cum schimb data unui document salvat ?

Schimbarea datei unui document poate fi realizat doar dac produsele cuprinse n document nu au fost implicate n alte tranzacii (scdere, transfer). Aceast schimbare se realizeaz prin selectarea nir-ului, aceesarea butonului Modific din bara de jos a programului. n urma accesrii butonului, se deschide fereastra n care se poate realiza modificarea datei nir-ului. Modifcarea datei se face prin selectarea sgeii corespondente cmpului "Schimb data documentului n:". Salvarea modificrilor se realizeaz prin accesarea butonului OK. Modificarea unui produs, a unei cantiti sau a unui pre pentru un NIR salvat se poate realiza prin selectarea NIR-ului, accesarea butonului Modific, selectarea opiunii: "Modific produse pe NIR", i modificarea se poate realiza. Aceste modificri pot fi fcute doar dac produsele nu au suferit tranzacii (scdere prin consum, vnzare,etc) Salvarea modificrilor se realizeaz prin nchiderea ferestrei cu ajutorul butonului Accept.

Cum modific produsele, cantitile, preurile pentru un NIR salvat?

Cum realizez o filtrare ?

Filtrarea documentelor n vederea identificrii unui document sau produs intrat se realizeaz prin selectarea butonului Filtru din partea de jos a programului. Realizarea filtrrii este posibil prin completarea minim a unui cmp. n exemplul de mai jos sunt prezentate toate modalitile de completare a cmpurilor n funcie de care se va realiza filtrarea. Modul de generare a unui raport este urmtorul : Pasul 1 : se completeaz un cmp de filtrare Pasul 2 : se acioneaz butonul Caut. Vizualizarea unui NIR din fereastra de cutare se realizeaz printr-un dublu click pe documentul solicitat. nchiderea ferestrei este posibil prin acionarea butonului Renun. tergerea rezultatelor filtrrii este posibil prin acionarea butonului terge filtre.

Cum printez documentul ?

ATENIE! Pentru o imprimare ct mai bun a documentului, se recomand setarea imprimantei cu formatul paginii A4

Printarea unui document se realizeaz prin simpla accesare a butonului Raport din bara inferioar a programului. n urma accesrii acestui buton se deschide automat o fereastr n care se poate vizualiza documentul nainte de a fi printat. Printarea se realizeaz prin selectarea butonului reprezentat de o imprimant, situat n partea de sus a ferestrei.

RANSFERURI

Acest modul se utilizeaz pentru realizarea transferurilor de produse ntre diferite gestiuni. Modul n care se realizeaz transferurile ntre gestiuni este foarte simplu. Fereastra corespunztoare acestui meniu este structurat n mai multe pri. Cmpurile ce trebuie s conin datele generale despre transferul ce se va efectua:
Numr document este un cmp ce se completeaz automat n momentul n care se deschide un nou document. Numrul nscris n acest cmp este generat automat i nu poate fi modificat.

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Data documentului cmpul datei este completat automat cu data curent a sistemului. Modificarea acesteia se poate realiza cu ajutorul butonului din dreapta reprezentat de o sgeat. Sursa - n acest cmp trebuie completat gestiunea surs, adic gestiunea din care se vor descrca produsele. Destinaie - n acest cmp trebuie completat gestiunea destinaie, adic gestiunea n care vor fi transferate produsele (gestiunea ce se ncarc cu produsele respective). Observaii in cadrul acestui cmp se vor completa (opional) diverse observaii care se vor regsi in documentul generat n urma transferului. Denumire se completeaz cu denumirea sau codul produsului ce urmeaz a fi transferat. Cantitate - n acest cmp trebuie introdus numrul de uniti de msur cu care se va descrca gestiunea surs. Numrul de uniti de msur poate avea maxim trei zecimale. Unitatea de msura este predefinit n nomenclatorul de produse. Dup completarea acestor cmpuri se va aciona butonul Accept ce va avea ca rezultat nregistrarea datelor n list, urmtoarea parte a ferestrei de lucru. Dac nu se dorete nregistrarea produsului n aceast list se poate aciona butonul Renun. Cea de-a treia parte este rezervat listei de produse. n list sunt nregistrate datele despre fiecare produs transferat: codul, denumirea, cantitatea, unitatea de msur, valoarea de descrcare i valoarea de ncrcare. Dup nregistrarea tuturor produselor se calculeaz totalul valorilor de ncrcare i totalul valorilor de descrcare conform metodei de lucru FIFO (primul intrat-primul iesit). Aceste totaluri sunt afiate n cmpul Total poziionat dedesubtul listei, n dreptul coloanelor corespunzatoare valorilor de descrcare, respectiv valorilor de ncrcare. n momentul n care se dorete nregistrarea transferului de produse n baza de date, se va aciona butonul Accept poziionat sub list. n cazul n care nu se dorete nregistrarea n baza de date, se poate aciona butonul Renun.
8

E X P R E S S O F T

M A S T E R

FAQ
Cum pot realiza un transfer ?

Realizarea unui nou document se face odat cu accesarea butonului Adaug din partea de jos a programului. Primele dou cmpuri sunt completate automat : Numr document n acest cmp va fi generat numrul nregistrrii. Acest numr va avea valoare negativ. Data documentului acest cmp va fi completat cu data intocmirii documentului. Sursa n acest cmp va fi specificat gestiunea care se va descrca de cantitatea de produse ce urmeaz a fi transferat. Completarea cmpului cu gestiunea care se descarc se realizeaz prin acionarea butonului reprezentat de o sgeata din partea dreapt a cmpului, dup care se selecteaz cu dublu click gestiunea dorit. n continuare se tasteaz enter pentru a ne poziiona n urmtorul cmp; Destinaie - acest cmp va fi completat cu gestiunea care se va ncrca cu cantitatea de produse ce va fi transferat. Modul n care se completeaz cmpul este identic cu cel de mai sus. n continuare se tasteaz enter dup care vom fi poziionai n cmpul Denumire n care se precizeaz denumirea produsului.

ATENTIE!!! Transferurile efectuate dintro gestiune cantitativ ntruna valoric, pot fi realizate doar dac respectivele produse au pre de vnzare n gestiunea destinaie (valoric).

Observaii in cadrul acestui cmp se vor completa (opional) diverse observaii care se vor regsi in documentul generat n urma transferului. Cantitate acest cmp va fi completat cu numrul de uniti de msur pentru care se va realiza transferul. n continuare se acioneaz tasta enter sau butonul accept, iar produsul va fi transferat n tabelul din partea de jos a ferestrei. Urmndu-se paii de mai sus se pot introduce cte produse dorim. Validarea documentului se face prin accesarea butonului accept din partea de jos a ferestrei. tergerea datelor introduse se face prin acionarea butonului renun. Printarea notei de transfer este posibil prin acionarea butonului Raport din partea de jos a ferestrei.

Cum s printez documentul ?

Cum s realizez o filtrare ?

Cutarea unui bon de transfer sau a unui produs transferat se face foarte uor prin intermediul modulului de filtarare ce devine activ odat cu accesarea butonului Filtru. Realizarea filtrrii este posibil prin completarea minim a unui cmp i acionarea butonului Caut. Vizualizarea unei note de transfer din fereastra de cutare se realizeaz printr-un dublu click. nchiderea ferestrei este posibil prin acionarea butonului Renun. tergerea rezultatelor filtrrii este posibil prin acionarea butonului terge filtre. tergerea unui bon de transfer se poate realiza prin selectarea bonului i accesarea butonului terge din bara programului.

Cum pot terge un bon de transfer ?

E X P R E S S O F T

M A S T E R

P
Cum creez un document ?

LI FURNIZORI

n cadrul acestui modul, utilizatorului i se ofer posibilitatea emiterii documentelor de plat (ex: Ordin de plat, Chitan, CEC), n vederea achitrii documentelor de cumprare, pentru fiecare furnizor.
Selectm cu dublu click furnizorul din cmpul Furnizor. Lista furnizorilor va fi activ odat cu accesarea butonului reprezentat de o sgeat, situat n partea dreapt a cmpului. Document - acest cmp se va completa cu tipul documentului prin care se realizeaz plata. Modul de completare al cmpului este identic cu cel de mai sus. Nr document - acest cmp se completeaz cu numrul de pe document. Data - cmpul datei este completat automat cu data zilei n curs. Modificarea acesteia se poate realiza cu ajutorul butonului din dreapta reprezentat de o sgeat. Dup introducerea datelor, vom putea vizualiza n primul tabel toate documentele prin care s-au realizat intrri. Selectarea documentelor pentru care se vor efectua pli se realizeaz printr-un dublu click, dup care acestea vor aprea n tabelul din partea dreapt. Dac se dorete achitarea parial a documentului selectat, modificarea sumei aferente documentului se realizeaz printr-un click n cmpul valoare, mai exact, pe suma de modificat existent n acest cmp. Acest modul ofer posibilitatea achitrii mai multor facturi printr-un singur document de plat.(se vor selecta individual documentele). Pentru a nchide un document de plat se va accesa butonul Accept. Acest modul ofer posibilitatea vizualizrii tuturor documentelor cu care s-au realizat pli i pentru care sau realizat aceste pli. Aceast opiune este posibil accesnd butonul de filtrare ce se gsete n partea de jos a ferestrei. Pentru vizualizarea documentelor pentru care s-au efectuat pli, se va apsa pe butonul Filtrare. Pentru vizualizarea documentelor de plat se apas butonul . Pentru tergerea unui document de plat, se va selecta rndul i se apas tasata delete sau butonul terge din bara pentru comenzi rapide. Se pot terge documente individual n cazul n care plata s-a realizat pentru mai multe facturi. Modalitatea fiind aceea de a se desfura documentul de plat cu ajutorul butonului + , dup care se selecteaz documentul dorit i se apas pe butonul de tergere. Pentru vizualizarea raportului se apas pe butonul Raport. Pentru revenire la meniul principal se apas butonul Renun

Cum terg un document de plat ?

10

E X P R E S S O F T

M A S T E R

IA FURNIZORULUI

Prin intermediul acestui modul, utilizatorul are acces la toate informaiile necesare cu privire la situaia documentelor existente ntre anumii furnizori (firme) i unitatea economic. Astfel, pentru o perioad de timp stabilit se pot afla toate datele legate de facturile i documentele de plat aferente acestora, existente ntre cele dou pri. La nivel de interfa se deosebesc cmpurile:
Antetul - este compus din cinci regiuni ( Cod Fiscal, Registrul comerului, Ora, Cont, Banc) ce se completeaz n mod automat n momentul n care este selectat un anumit furnizor din lista de furnizori. Accesul la lista de furnizori se realizeaz n dou moduri i anume prin aplicarea unui click asupra butonului sau la apsarea tastei page down (apsarea tastei va avea efect doar n momentul n care cursorul va fi activ n casua aferent listei de furnizori). Soldul iniial - reprezint valoarea soldului la nceputul intervalului de timp selectat. Stabilirea soldului iniial se realizeaz n modulul Firme. Lista de rezultate - lista documentelor pentru intervalul de timp selectat aferente furnizorului ales. Soldul final - reprezint valoarea soldului la sfritul intervalului de timp selectat.

Sold = reprezint obligaia financiar pe care o unitatea economic o are fa de un anumit furnizor ntr-un anumit moment, obinut ca diferen ntre valoarea cumprrilor i cea a plilor.

FAQ
Cum s ?

Dup ce a fost selectat un furnizor din list, cmpurile ce conin informaii cu privire la acesta se vor completa n mod automat fr a permite utilizatorului s intervin cu schimbri asupra acestora. Lista cu rezultate va fi disponibil n urma apsrii tastei Caut. Primul rezultat obinut va fi valoarea soldului la nceputul perioadei de referin. n list, pentru o mai bun delimitare, documentele ce trebuiesc pltite vor avea culoarea albastr, documentele de plat aferente facturilor culoarea neagr, iar documentele de plata ce scad soldul, culoarea roie. Documentul Sold de pornire reprezint soldul aferent furnizorului, soldul introdus din modulul Firme. Putem avea mai multe situaii i anume: Furnizorul nu are un sold de pornire (soldul de pornire se introduce n modulul Firme), n acest caz soldul iniial fiind calculat ca suma documentelor de achiziie din care se scad documentele de plat aferente acestora pana la nceputul intervalului de lucru. Lista va conine totalitatea documentelor aflate n intervalul de lucru, aranjate dup cum urmeaz: documentul de achiziie va fi urmat imediat de documentul de plat dac acesta a fost emis n perioada stabilit;

11

E X P R E S S O F T

M A S T E R

n cazul n care lista ncepe cu un document de plat, acesta corespunde unui document de achiziie situat naintea perioadei de nceput definite. Pentru o mai bun nelegere, coloana nr. factur pltit conine numrul documentului de achiziie ce a fost pltit. Soldul final va fi calculat n mod identic cu soldul iniial, singura diferen fiind data pentru care se calculeaz acesta, respectiv sfritul intervalului de lucru. Furnizorul are sold de pornire, n acest caz soldul iniial se calculeaz innd seama de acest sold astfel: dac data soldului de pornire este n afara intervalului de lucru respectiv, este mai mic dect nceputul perioadei, soldul iniial se va calcula innd seama de documentele de achiziie i de cele de plat emise dup data soldului de pornire respectnd corespondenele (ex: nu se ine seama de documentele de plat ulterioare soldului de pornire dac ele achit o factur anterioar acestuia); daca soldul de pornire este n interiorul intervalului, soldul iniial va avea valoarea 0. Lista va conine documentele aferente furnizorului pentru perioada de timp selectata. Soldul final se calculeaz n mod similar celui iniial, innd cont de aceleai restricii.

ITUAIA FURNIZORILOR

Prin intermediul acestui modul, utilizatorul are acces la lista cu informaii privind situaia sintetizat a soldului inial, a documentelor de plat (debitoare), a documentelor de cumprare (creditoare), i a soldului final pentru fiecare furnizor n parte, pentru o anumit perioad de timp. Astfel, utilizatorul va tii n orice moment, pentru un anumit furnizor, ce sold avea la nceputul perioadei, ce obligaie financiar mai are ctre acesta, ct a pltit i soldul rezultat la sfritul perioadei, calculat ca suma dintre soldul inial i cumprri, scznd plile. Utilizatorul poate opta ntre a genera situaia furnizorilor inclusiv cu sold final 0, nsemnnd practic o list complet a furnizorilor cu nformaiile aferente, i a genera situaia furnizorilor fr sold final 0, list ce va exclude furnizorii cu sold final 0, adic furnizorii ctre care nu mai exist obligaii financiare. Pentru a avea acces la aceste informaii se va apsa butonul Caut, prezent n dreapta ecranului. Dac se va opta pentru varianta inclusiv cu sold final 0, furnizorii cu sold final 0 pot fi deosebii de ceilali, prin culoarea de prezentare a acestora i anume culoarea albastr. n partea de jos a tabelului sunt sintetizate datele la nivelul unitii economice pentru toi furnizorii.

12

E X P R E S S O F T

M A S T E R

ACTURI SCADENTE

Prin folosirea acestui modul, utilizatorul va avea acces la informaiile cu privire la situaia documentelor de plat existente, pentru o perioad de timp definit, fa de un anumit furnizor.
Alegerea unui furnizor din list se realizeaz acionnd butonul prin tastarea numelui acestuia. sau direct n interiorul casuei furnizor,

In dreapta butonului Caut se observ dou filtre : analitic , sintetic. - analitic : returneaz situaia documentelor de plat fa de un anumit furnizor , selectat n prealabil. - sintetic : returneaz situaia documentelor de plat fa de toi furnizorii. Odat ce s-a optat pentru un anumit furnizor, prin acionarea butonului Caut, se vor oferi informaiile dorite. Cmpurile coninute de aceast fereastra sunt : Document : informaiile cuprinse n acest cmp subliniaz tipul documentului prin care s-au realizat intrrile. Numr document : acest numr este preluat de pe document. Data : aceast dat este cea la care s-a realizat intrarea documentului. Data scadent : aceast dat reprezint termenul limit la care ar trebui achitat factura. Aceast dat este implicit de 10 zile, dac, cmpul nu va fi completat n timpul introducerii facturii. Rest de plat : aceast sum reprezint valoarea total de plat pentru documentul n cauz. Numr zile ntrziere : acest cmp este completat cu numrul zilelor trecute de la data la care ar fi trebuit sa se onoreze plata documentului.

13

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

2
Desfacere

NZRI

Acest modul se utilizeaz pentru nregistrarea vnzrilor de produse. Volumul de informaii generat de nregistrarea vnzrilor este foarte mare, de aceea acest modul este creat astfel nct s permit regsirea ulterioar a informaiilor. Informaiile sunt preluate prin intermediul cmpurilor existente. Fiecare cmp este personalizat n funcie de tipul de informaie ce trebuie preluat prin intermediul lui. Acest lucru asigur eliminarea n mare msur a erorilor umane. Cmpurile creaz un mediu de lucru care asigur o utilizare eficient de ctre orice utilizatori, chiar i cu un nivel mediu de pregtire n domeniul calculatoarelor.
Fiecare cmp are o denumire sugestiv n funcie de tipul de informaie cu care va fi completat. Interfaa este organizat n patru pri: Antetul conine cmpuri n care vor fi completate datele generale legate de documente: Document intern - completarea acestui cmp se va face automat. Numrul nscris n acest cmp nu se poate terge. Data - cmpul datei este completat automat cu data zilei n curs. Modificarea acesteia se poate realiza cu ajutorul butonului din dreapta reprezentat de o sgeat. Serie si Numr seria i numrul facturii care se definesc intern in modulul Setri/Setri Generale/Desfacere/Facturi cmpurile respective fiind : Seriile facturilor i Plaja de numere pentru facturile emise.Cmpul Numr poate fi completat automat de ctre aplicaie dac n Setri/Setri Generale/Desfacere/Facturi , cmpul Propune numr la adugare document este bifat. Chitana acest cmp se va completa cu numrul chitanei cu care se realizeaz achitarea documentului emis. Completarea acestui cmp este opional. Tip document acest cmp se va completa cu tipul documentului pe baza cruia se vor scdea produsele din gestiune. Selectarea tipului de document se face prin desfurarea listei ce este cuprins n acest cmp. Activarea listei este posibil prin accesarea butonului reprezentat de sgeata din partea dreapt a cmpului. Lista derulant conine urmtoarele elemente: Factura fiscal Aviz de expediie Factura retur Selectarea unui element din list se face prin dublu click pe opiunea dorit. TVA n acest cmp este nregistrat TVA-ul total de plat aferent documentului n cauz.

14

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Reducere - n acest cmp trebuie introdus discount-ul pe factur aferent documentului n cauz. Discount-ul poate fi stabilit ca procent din ntreaga valoare a documentului (2%) . Forma de discount se poate selecta prin intermediul butoanelor de opiune din partea dreapt a cmpului. Discount-ul poate fi introdus i cu semnul minus. Aceast facilitate este foarte util. Discount-ul este evideniat pentru fiecare produs n parte. Aplicaia permite introducerea a dou tipuri de discount-uri: unul pe ntregul document un al doilea pe fiecare produs pentru care se face intrare. Discountul prezentat mai sus este cel aferent ntregului document. Client - n acest cmp trebuie introdus clientul pentru care se face documentul. Termen de plat - n acest cmp trebuie completat numrul de zile n care firma care a achiziionat marfa trebuie s achitate contravaloarea acesteia. Acest numr de zile fiind precizat n documentul ce nsoete marfa primit. Valoarea implicit este introdus automat dac nu se introduce nici o alt valoare i se acioneaz tasta enter. Gestiune - acest cmp trebuie completat cu gestiunea din care se vor descrca produsele n urma vnzrii. Gestiunile sunt definite n modulul Gestiuni\Saloane, i se vor selecta din lista derulant ataat cmpului. Lista se activeaz prin acionarea tastei Page Down. Selecia unui element din cadrul listei se face cu ajutorul tastelor corespunztoare sgeiilor n sus, respectiv n jos i al tastei enter .Lista se poate dezactiva prin acionarea tastei esc. Prin acionarea tastei enter fr a se fi operat modificri, cmpul va fi completat cu o valoare implicit (prima valoare ce se gsete n lista derulant). Dac pentru primul produs introdus s-a selectat o anumit gestiune, aceasta se va pstra pentru toate produsele.

Informaiile legate de produse :

Cod i denumire - aceste dou cmpuri sunt corelate.Un produs se poate identifica prin codul sau prin denumirea sa. De aceea, dac este completat unul dintre cmpuri, cellalt va fi completat automat. Primul cmp, avnd n vedere ordinea n care apar n cadrul interfeei de lucru, este cmpul Cod, cel de al doilea fiind cmpul Denumire. Completarea cmpurilor se face prin selectarea unui element din cadrul listei derulante ataat celor dou cmpuri sau prin introducerea de la tastatur a codului produsului respectiv. Lista devine activ prin acionarea tastei Page Down. Selecia unui element se face cu ajutorul tastelor corespunztoare sgeiilor n sus, respectiv n jos i al tastei enter. Pentru creterea operativitii, cele dou cmpuri au fost proiectate astfel nct, dac se introduce de la tastatura nceputul codului sau al denumirii, n momentul activrii listei, cursorul s fie poziionat pe primul element al crui cod sau denumire ncepe cu irul de caractere introdus de utilizator. Elementele listei sunt definite n nomenclatorul de produse i pot fi att materii prime ct i produse finite. Dezactivarea listei se poate face prin acionarea tastei esc.

Nota :
Se pot introduce si produse care contin coduri de bara; in dreapta campului Cod se poate accesa butonul reprezentat de semnul exclamarii , urmand a se deschide o fereastra in care se poate scana sau introduce codul produsului respectiv.

Cantitate - n acest cmp trebuie introdus numrul de uniti de msur. Numrul de uniti de msur poate avea maxim trei zecimale. Unitatea de msur este predefinit n nomenclatorul de produse. Pre fr TVA - n acest cmp trebuie introdus preul corepunztor unei singure uniti de msur. Cmpul este corelat cu cantitate i valoare. Legtura dintre cele trei cmpuri elimin inconvenienele legate
15

E X P R E S S O F T

M A S T E R

de neconcordana dintre unitatea de msur stabilit pentru produs n Nomenclatorul de produse i unitatea de masur nscris n document. Concret, dac unitiile de msur difer, se pot introduce numrul de uniti de msur corespunzatoare produsului, aa cum a fost definit n Nomenclatorul de produse, i apoi se va introduce valoarea total nscris n document. n mod automat se va calcula preul raportat la unitatea de msur stabilit pentru produs. Valoare n acest cmp se va regsi valorea total a produselor. Aceast valoare este produsul dintre datele introduse n cmpurile Cantitate i Pre fr TVA. Reducere - n acest cmp trebuie introdus discount-ul pe produs. Discount-ul poate fi stabilit ca procent (2%) sau ca sum net (20). Forma de discount se poate selecta prin intermediul butoanelor de opiune din partea dreapt a cmpului. Discount-ul poate fi introdus i cu semnul minus. Aceast facilitate este foarte util. Lista n care sunt afiate toate datele despre toate produsele care fac obiectul intrrii const n lista n care vor fi afiate toate datele despre toate produsele introduse pentru documentul n cauz.

FAQ
Cum completez o factur fiscal ?

Deschiderea unui nou document se realizeaz prin acionarea tastei insert sau a butonului din partea de jos a ferestrei reprezentat de o pagin. n urma acionrii acestui buton, n noul document, primele dou cmpuri (Document intern, Data) vor fi completate automat cu numrul documentului intern, precum i data curent a sistemului. Pentru modificarea datei, vezi - Modificarea datei n continuare se acioneaz tasta enter i vom fi poziionai n cmpul Serie. Acest cmp va fi completat cu seria facturii (definit intern in modulul Setri/Setri Generale/Desfacere/Facturi : Seriile facturilor); urmtorul este cmpul Numr ( plaja de numere este definit in acelai timp cu seria/seriile facturilor n modulul Setri/Setri Generale/Desfacere/Facturi - Plaja de numere pentru facturile emise ) dup care se apas tasta enter i se va trece ctre cmpul Tip document. Acest cmp va fi completat cu un tip de document defint n lista cmpului. Lista devine activ la accesarea butonului reprezentat de o sgeat, situat n partea dreapt a cmpului. Selectarea documentului se realizeaz prin dublu click pe tipul documentului dorit. Trecerea ctre cmpul TVA se realizeaz prin accesarea tastei enter i trecerea valorii TVA-ului -> enter -> Reducere (vezi modulul Intrri). n continuare se apas tasta enter i vom fi poziionai n cmpul Client care va fi completat cu numele unui client (cumprtor). Desfurarea listei se poate realiza doar prin accesarea butonului reprezentat de o sgeat, situat n partea dreapt a cmpului. Trecerea ctre urmtorul cmp se face prin apsarea tastei enter. Completarea cmpului Termen de plat este opional -> enter -> Gestiune - acest cmp este completat cu gestiunea ce se va descrca n urma vnzrii produselor. Acest cmp este completat prin acionarea butonului de desfurare a listei situat n partea dreapta a cmpului. Dup completarea acestui cmp se acioneaz tasta enter i vom fi poziionai n partea a doua a ferestrei, n opiunea Produse. Aceast opiune este selectat automat. Modul n care se vor completa urmtoarele cmpuri din aceast fereastr este la fel ca i cel din modulul Intrri. EXEMPLU DE FACTURARE A UNUI AVIZ : Dac se dorete facturarea unui aviz, se selecteaz butonul Avize, dup care se va deschide automat o fereastr n care se pot vizualiza toate avizele de marf existente. Selectarea unui aviz este posibil prin bifarea cu un click n casua din dreptul poziiei, dup care se trece avizul n tabelul din partea dreapt. Trecerea unui aviz se face prin acionarea butonului reprezentat de o sgeat (spre
16

E X P R E S S O F T

M A S T E R

partea dreapt) sau a tuturor avizelor, cu butonul reprezentat de mai multe sgei. Dup ce avizul a fost trecut n partea dreapt, salvarea va fi fcut prin acionarea butonului Accept. Trecerea unui aviz din partea dreapt (la facturare), n partea stng (renunare de a mai fi facturat), se face prin bifarea avizului i acionarea butonului reprezentat de o sgeat spre partea stng. n fereastra de alturi, este exemplificat trecerea unui aviz n partea dreapt (pentru facturare). Salvarea modificrilor se face cu butonul Accept situat n partea de jos a ferestrei, sau Renun pentru tergerea modificrilor.. n fereastra urmtoare este exemplificat documentul prin care s-a realizat factu-rarea avizului.: Pentru salvarea documentului se apas tasta Accept din partea dreapta jos .

Cum pot terge o factur?

tergerea unei facturi se poate realiza prin selectarea facturii i accesarea butonului delete (rou) din bara programului.

ONSUMURI

Acest modul se utilizeaz pentru nregistrarea consumurilor. Datele necesare nregistrrii consumurilor sunt preluate prin intermediul unor cmpuri. Aceste cmpuri sunt personalizate n funcie de datele cu care vor fi completate. n acest fel se evit ntr-o mare msur, eroarea uman. Denumirile campurilor sunt sugestive pentru informaiile cu care vor fi completate:
Numr document - completarea acestui cmp se va face automat. Numrul nscris n acest cmp nu se poate terge. Data - cmpul datei este completat automat cu data zilei n curs. Modificarea acesteia se poate realiza cu ajutorul butonului din dreapta, reprezentat de o sgeat. Sursa n acest cmp trebuie completat gestiunea surs. Adic gestiunea din care se vor descrca produsele. Destinatie - n acest cmp trebuie completat detinaia produselor din consum. Acest cmp se completeaz prin selecia din cadrul unei liste derulante a destinaiei. Destinaia poate fi orice angajat din cadrul firmei. Tip bon - Acest cmp se va completa cu o referin(acestea sunt implicit introduse i nu pot fi terse) selectat din coninutul acestuia.Completarea acestuia se realizeaz prin simpla apsare pe butonul din partea dreapta a cmpului i selectarea referinei dorite. Toate datele din acest cmp sunt pur informative. Observaii - n acest cmp se poate inregistra orice observaie necesar legat de consumuri. Produs - n acest cmp trebuie identificat produsul care face obiectul consumului.

17

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Denumirea sau codul produsului trebuie introdus de la tastatur. In funcie de irul de caractere introdus se va deschide o lista derulant n care sunt afiate toate produsele a cror denumire sau cod conin irul de caractere introdus. In acest moment se poate selecta un produs din lista, sau dac se cunoate codul sau denumirea complet se vor introduce de la tastatura. Dup completarea cmpului se va aciona tasta enter. Cantitate- In acest cmp trebuie introdus numrul de uniti de masur care vor intra n gestiunea selectat. Numrul de uniti de msur poate avea maxim trei zecimale. Unitatea de masur este predefinit in nomenclatorul de produse.

FAQ
Cum pot terge un bon de consum?

tergerea unui bon de consum se poate realiza prin selectarea bonului i accesarea butonului delete (rou) din bara programului..

P
FAQ
Cum stabilesc preurile de vnzare ?

REURI VNZARE

Acest modul se utilizeaz pentru stabilirea i setarea preurilor de vnzare. Vizualizarea preurilor de vnzare se face n cadrul unui tabel n care sunt evideniate toate produsele pentru care s-au stabilit preuri de vnzare.

Stabilirea preurilor de vnzare se realizeaz prin acionarea butonului Modific, dup care se deschide fereastra de mai jos. n aceast fereastr se stabilesc: 1. Gestiunea (definirea gestiunii se face prin acionarea butonului din partea dreapt a cmpului i selectarea cu dublu click a gestiunii dorite) pentru care se introduc preurile de vnzare, 2. Data de la care aceste preuri vor fi valabile. Modificarea datei se face prin acionarea butonului din dreapta cmpului, i selectarea cu un click a datei dorite din tabelul lunii n curs. Pentru schimbarea lunii se acioneaz butoanele din partea superioar dreapt i stng a calendarului.

18

E X P R E S S O F T

M A S T E R

3. Categoria preului de vnzare (categoria preului de vnzare este bifat automat n cazul n care exist un singur pre de vnzare). Pentru produsele care vor fi supuse mai multor preuri de vnzare se va proceda la fel dar se va bifa noul pre de vnzare denumit n partea dreapt a ferestrei. Tipul preului de vnzare defint n partea de jos a ferestrei este setat automat pe opiunea Fix. Pentru salvarea datelor din aceast fereastr, se acioneaz butonul Accept, sau Renun pentru tergerea datelor. n urma salvrii datelor, se va deschide urmtoarea fereastr n care se gsesc toate produsele asociate gestiunii solicitate.

n fereastra de mai sus se poate observa tabela produselor. Cmpurile din acest fereastr sunt: Gestiune este precizat gestiunea din care fac parte produsele Data de nceput data cu care vor fi accesibile preurile stabilite ulterior Categorie produs este precizat categoria din care fac parte produsele Categorie pre este precizat categoria de pre selectata anterior Tip pre fix Pre vnzare propus completnd acest cmp, toate produsele i vor nsui acelai pre de vnzare Pret de vanzare anterior cu modifica pretul de vanzare anterior procentual Ex: o cola care are pret de vanzare 5 Ron; daca modific pret de vanzare anterior cu 50 % pretul produsului cola va fi de 5+2.5=7.5 Ron Pret de cost cu modifica pretul de vanzare in functie de pretul de cost ( PV=PC +x %) Pret retete - este valabil doar petru gestiunile valorice si calculeaza pretul de vanzare ca suma a preturilor de vanzare ale materiilor prime care intra in componenta respectivei retete

19

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Modul n care se introduc preurile este urmtorul: Se poziioneaz mouse-ul n cmpul Pre propus, se introduce valoarea, se acioneaz tasta enter astfel fcndu-se trecerea ctre urmtorul rnd. Salvarea datelor se realizeaz cu ajutorul butonului Accept, sau Renun pentru tergerea datelor.

Acest buton prezint arhiva preurilor de vnzare. Vizualizarea schimbrilor preurilor este accesibil printr-un dublu click pe poziia dorit din fereastra ce se deschide n urma acesrii acestui buton. 1. Acest buton realizeaz raportarea preurilor de vnzare. Tipul de raport poate fi selectat din fereastra ce se deschide la accesarea butonului. 2. Acest buton realizeaz o filtrare a elementelor ce se afl n list 3.

Filtrarea elementelor din list este posibil prin completarea cmpurilor din partea superioar a ferestrei cu elementele de cutare dorite i accesarea butonului Caut, situat n partea dreapt a ferestrei. Arhiva (butonul 1 din tabelul de mai sus) este accesibil odat cu acesarea butonului. Dup acionarea butonului se va deschide urmtoarea fereastr : n aceast fereastr se regsesc toate modificrile de preuri. Pentru a vizualiza o schimbare de pre de la o anumit dat este suficient un dublu click pe data respectiv. Pentru tergerea unei nregistrri din arhiv, se urmresc etapele: Pasul 1: se selecteaz cu dublu click data respectiv
ATENIE! Opiunile de teregere a unei nregistrri i modificare a unei nregistrri sunt inactive temporar. Acestea vor fi utilizabile n urmtoarele versiuni.

Pasul 2: se selecteaz butonul arhivei din partea de jos a programului Pasul 3: se selecteaz cu un singur click data accesat anterior i se acioneaz butonul terge din partea superioar a ferestrei. Accesand Butonul vom fi pozitionati in modulul Nomenclatoare/Meniuri .Acest buton este folositor in momentul in care vrem sa adaugam un produs la vanzare fara a mai parasi modulul in care ne aflam ( Desfacere/Preturi vanzare) ; odata introdus produsul la vanzare , el va aparea acum si in lista de produse din Desfacere/preturi de vanzare si ii putem da pretul dorit.

20

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

3
Stocuri

TOCURI CURENTE

Acest modul furnizeaz informaii privind identificarea stocurilor curente pentru un anumit produs, o categorie de produse sau o gestiune. Datele necesare pentru identificarea produsului, categoriei de produse sau gestiunii sunt preluate prin intermediul cmpurilor prezentate mai jos.
Gestiune - n acest cmp se gsesc gestiunile definite din modulul GESTIUNI/ SALOANE. Selectarea acestora se realizeaz prin accesarea butonului reprezentat de o sgeat din partea dreapt a cmpului i selectarea gestiunii dorite din list. Lista se mai poate activa prin acionarea tastei Page Down. Selecia unui element din cadrul listei se face cu ajutorul tastelor corespunzatoare sgeiilor n sus, respectiv n jos i al tastei enter. Lista poate fi dezactivat prin acionarea tastei esc. Categorii - n acest cmp se precizeaz categoria de produse. Alegerea categoriei se face n acelai mod cu selectarea gestiunii. Lista conine arborescena categoriilor de produse. Cod i Denumire - aceste cmpuri sunt n concordan -> dac este completat unul dintre ele, cellalt va fi completat automat ( in acest moment puteti introduce codul sau denu mirea produsului doar in casuta cod , iar produsul respectiv va fi filtrat automat). Data - data pentru care se realizeaz raportarea (in mod implicit este data curenta a sistemului). Mai nou aplicatia permite vizualizarea stocurilor curente la o anumita data prin selectarea sagetii din partea dreapta a campului Data si alegerea datei dorite.

Generarea stocurilor curente poate fi realizat att sintetic ct i analitic.

Sintetic - generarea acestui tip de raport prezint cantitatea i valoarea total a stocului, oferind posibilitatea vizualizrii stocurilor egale cu zero. Opiunea devine activ prin bifarea casuei cmpului arat stocurile egale cu 0 Analitic generarea acestui tip de raport prezint stocul produsului, cantitatea ieit i valoarea unitar a produsului. Pentru gestiunile valorice generarea stocurilor curente se poate face atat la pret de cost ( achizitie ) cat si la pret de vanzare prin bifarea/debifarea casutei la pret de cost.

21

E X P R E S S O F T

M A S T E R

FAQ
Cum aflu stocul curent, sintetic, pentru produsul X" ?

Se selecteaz gestiunea din care face parte produsul solicitat din cmpul Gestiune, se selecteaz grupa de produse n care se gsete produsul din cmpul Categorie produs, se completeaz cmpul Cod cu denumirea sau codul produsului, se apas butonul Caut situat n partea superioar dreapt a ferestrei. Pentru vizualizarea stocului pentru o categorie de produse se completeaz cmpul Gestiune, cmpul Categorie produs i se apas butonul Caut. Se completeaz cmpurile la fel ca i pentru stocul curent sintetic i se apas butonul Caut. Raportul ofer date privind stocul cantitativ - valoric al produselor. Prin apsarea butonului din partea de jos a ferestrei pot fi vizualizate intrrile cantitativ i valoric pentru produsele solicitate. Vizualizarea documentului in raport se face prin simpla selectare a butonului reprezentat de o lup, situat n partea inferioar a ferestrei.Dupa vizualizarea acestuia , se poate si lista la imprimanta actionand butonul reprezentat de o imprimanta. La actionarea butonului Raport se observa optiunea de vizualizare a trei tipuri rapoarte ( aceste rapoarte au o stransa legatura cu modulul Stocuri Avertizare despre care vom discuta un pic mai jos) : Stocuri curente Stocuri minime Stocuri maxime

Cum aflu stocul curent, analitic, pentru produsul X ?

Cum vizualizez documentul ?

De asemenea in partea dreapta a ecranului se observa trei casute de culori diferite. Stocurile maxim,minim pe produse se stabilesc din modulul Stocuri avertizare prezentat in continuare in paginile manualului eXpresSoft master.

I MAGAZIE

Acest modul ofer informaii privind stocul cantitativ valoric al produselor, precum i fluxul acestora ntre gestiuni. Cmpurile ce alctuiesc fia de magazie, prezint tipul documentelor prin care se realizeaz fluxul cantitilor i valoarea acestora. Aceste campuri sunt :
Data : data la care produsul a avut miscare ( data tipului de document care contine produsul respectiv). Numar doc : numarul documentului Tip doc. : tipul documentului prin care produsul a avut miscare ( Z, NIR , NPR , Fact, BC, SI, SF etc.). Documentul poate fi de intrare sau de iesire. Z documentul de iesire care se genereaza in urma inchiderii de zi din prgramul de marcaj ExpresSoft Check ; cuprinde toate produsele care s-au vandut prin POS. NIR nota de intrare receptie
22

E X P R E S S O F T

M A S T E R

NPR nota de predare-restituire (transfer) Fact facura BC bon de cosnum SI , SF stoc initial , stoc final. Intrari :
Cantitate : cantitatea produsului respectiv la data intrarii Pret de Cost : pretul de cost al produsului respectiv ( pe o singura unitate de masura) Valoare : valoarea de cost totala a produsului respectiv

Iesiri :
Cantitate : cantitatea produsului care iese din gestiune. Pret de Cost : pretul de cost al produsului respectiv ( pe o singura unitate de masura).Pretul de cost poate fi 0 in cazul in care produsul nu are stoc. Valoare : valoarea de cost totala a produsului respectiv

Observatii : in cadrul acestui camp se observa 2 tipuri de sageti: - urmata de tipul documentului de iesire ; sageata la dreapta reprezinta faptul ca produsul a avut iesire din gestiune. - urmata de tipul documentului de intrare ; sageata la stanga reprezinta faptul ca produsul a avut intrare in gestiune.

FAQ
Cum s realizez fia de magazie pentru un produs ?

Modul prin care se realizeaz fia de magazie pentru un produs este foarte simplu, i anume: Se selecteaz gestiunea din cmpul cu acelai nume. Lista cu gestiuni poate fi vizualizat prin accesarea butonului reprezentat de o sgeata din partea dreapt a cmpului. Selectarea gestiunii se face printr-un dublu click pe gestiunea solicitat din lista ce devine activ n urma acionrii butonului din partea dreapta a cmpului. Fia de magazie poate fi transmis ctre imprimant prin acionarea butonului reprezentat de o lup ce se situeaz n partea inferioara a ferestrei.

Cum s printez fia de magazie ?

23

E X P R E S S O F T

M A S T E R

B
FAQ
Cum generez balana pentru o categorie de produse ?

ALANA

Acest modul se utilizeaz pentru generarea balanei pentru un anumit produs, pentru o anumit categorie de produse sau pentru o anumit gestiune. Balana este un instrument esenial pentru gestionarea corect a produselor. Prin intermediul balanei se pot evidenia stocurile iniiale, intrrile, ieirile i stocurile finale pentru orice produs.
Datele necesare pentru indentificarea produsului, categoriei de produse sau gestiunii, sunt preluate prin intermediul urmtoarelor cmpuri: Gestiune, Categorii, Cod i Denumire .

Modul prin care se realizeaz balana pentru o categorie de produse este foarte simplu, dac se urmresc paii: Pasul 1: se selecteaz gestiunea din cmpul cu acelai nume. Selectarea gestiunii se face prin accesarea butonului reprezentat de o sgeat, din partea dreapt a cmpului. Pasul 2: se selecteaz categoria de produse. Selectarea categoriei de produse se face la fel ca i la pasul 1. Pasul 3: se completeaz unul din cmpurile cod sau produs, n cazul n care se dorete generarea balanei pentru un singur produs. Pasul 4: se bifeaz felul produsului pentru care se genereaz balana, i anume: Dac este materie prim bifeaz materii prime Dac este preparat bifeaz producie Dac face parte din ambele categorii bifeaz ambele Pasul 5: se apas butonul Caut situat n continuarea cmpurilor. Pentru a putea trimite ctre imprimant, se apas butonul reprezentat de o lup. n urma accesrii acestui buton se deschide o mic fereastr n care se gsesc opiunile de printare a: stocului iniial, final, viteza rotaie stocuri sau a balanei , a gestiunii zilnice precum si un raport privind data expirarii produselor ( raportul tine cont doar de gestiunile pe care se opereaza intrari prin facturi ). viteza rotaie stocuri - prezint intervalul de timp de la ultima intrare i ultima ieire a produsului.

Cum printez balana ?

Pantru a putea printa documentul ales , din pagina care contine raportul documentului se apasa butonul reprezentat de o imprimanta. Nota : Pentru gestiunile global-valorice balanta unui produs se poate genera atat la pret de cost cat si la pret de vanzare prin bifarea / debifarea optiunii la pret de cost (optiune aflata in dreapta campului Gestiune ). In acest modul mai identificam butonul . reglare economii Generare NPR schimbare pv : aceasta optiune este folositoare atunci cand schimbam pretul de vanzare al unui produs.Atunci cand se genereaza un NPR (nota de predare restituire ) produsul se descarca din gestiune la vechiul pret si se incarca in gestiune la noul pret de vanzare. La accesarea lui apar 2 optiuni:

24

E X P R E S S O F T

M A S T E R

S
Cum stabilesc valoarea stocului ?

TOCURI AVERIZARE

Acest modul este destinat stabilirii stocurilor minime maxime pentru materii prime i numrul zilelor n care se face aprovizionarea. Stocurile se pot evidenia pe fiecare produs n parte, pe fiecare gestiune sau pe fiecare categorie de produse. FAQ
Stabilirea valorii stocului precum i zilele de aprovizionare se realizeaz urmnd paii: Pasul 1: se completeaz cmpul Gestiune. Completarea acestui cmp se face cu numele gestiunii pentru care se realizeaz valoarea stocului. Pasul 2: se completeaz cmpul Categorie produs. Completarea acestui cmp se face cu numele categoriei de produse pentru care se va realiza valoarea stocului de avertizare. Pasul 3: se completeaza campurile cod si denumire Pasul 4: se actioneaza butonul Cauta Pasul 5: se completeaz cmpul Stoc maxim Pasul 6: se completeaz cmpul Stoc minim Pasul 7: se acceseaz butonul Salveaz pentru salvarea modificrilor. Pasul 8 : : se completeaz cmpul Zile ( aprovizionare ) Pentru printarea documentului se acceseaz butonul lup din partea de jos a ferestrei i se alege opiunea Stocuri curente. Dac se alege opiunea Propuneri stocuri se poate imprima documentul pe baza cruia se pot stabili valorile stocurilor, i se vor introduce n program.

Cum printez documentul ?

N
FAQ
Cum creez un meniu ?

ECESAR MATERII PRIME

Acest modul se utilizeaz pentru a determina necesarul de materii prime pentru un anumit grup de produse, reete. De asemenea, acest modul este foarte util i pentru evidenierea materiilor prime necesare pentru anumite produse. Interfaa acestui modul este structurat n dou pri, fiecare reprezentnd cte un tabel: produse, materii prime.

Pentru a crea un meniu nou se va aciona butonul corespunztor unui nou document reprezentat de o foaie din bara de comenzi rapide. Acionarea acestui buton va avea ca rezultat afiarea n caseta Denumire meniu a textului [meniu fr nume] i tergerea datelor din cele dou tabele. n acest moment se pot completa n primul tabel datele referitoare la produsele care vor alctui noul meniu. Datele necesare definirii meniului sunt : denumirea si cantitatea produsului. Toate aceste date vor fi introduse de la tastatur i este necesar poziionarea cursorului n coloana denumire. Completarea codului pentru produsele solicitate se realizeaz automat, aceste dou cmpuri fiind n concordan.
25

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Meniul va fi complet dup completarea tuturor produselor care intr n componena sa i a cantitilor corespunztoare.
Cum generez calculul necesarului de materii prime ?

Pentru calculul necesarului de materii prime, dup completarea meniului, se va aciona butonul Calcul, situat imediat sub primul tabel. n acest moment, n cel de-al doilea tabel vor fi afiate toate materiile prime care sunt necesare pentru alctuirea produselor incluse n meniu. Cel de-al doilea tabel va conine codul i denumirea fiecrei materii prime ct i cantitatea necesar, unitatea de msur i valoarea. Pentru a salva un meniu se va aciona butonul Salveaz. Acionarea acestui buton va avea ca rezultat afiarea unei ferestre de dialog n care trebuie completat numele sub care va fi salvat meniul. Salvarea meniului va fi complet dup acionarea butonului Accept , din aceast fereastr. n cazul n care nu se dorete finalizarea salvrii, se poate aciona butonul Renun. Pentru a ncrca un meniu, se va aciona butonul Arhiv de pe bara de stare. Acionarea acestui buton va avea ca rezultat afiarea unei ferestre Arhiv necesar n care sunt afiate toate meniurile salvate anterior. Se va selecta meniul care se dorete a fi ncrcat, dup care se va aciona butonul Accept. n cazul n care se dorete renunarea la ncrcarea unui meniu, se poate aciona butonul Renun n cazul n care exist foarte multe meniuri salvate, se poate folosi un instrument de cutare. n caseta din fereastra Arhiv necesar se va introduce numele meniului, dup care se va aciona butonul Caut. Dac meniul exist n arhiv, cursorul se va poziiona automat pe acel meniu. Cu ajutorul butonului Sterge putem sterge un meniu nou creat sau un meniu aflat in arhiva. Cu ajutorul butonului Raport se pot vizualiza/printa necesarul de materii prime sau lista cu produse finite.

Cum salvez meniul ?

Cum ncarc un meniu ?

EALIZARE PRODUCTIE

In acest modul vor fi evidentiate toate tipurile de documentele de iesire din gestiune ( Bon de Consum , NPR ,Z , Reglare Inventar , Productie ).De asemenea in acest modul se pot realiza si manual documente de productie. Identificam urmatoarele campuri :
Nr document reprezinta nr. documentului de productie ; este completat automat de aplicatie. Data data la care se intocmeste documentul de productie. Gestiune se completeaza cu gestiunea de productie a produsului/produselor respective. Nr. document iesire acest camp este completat automat cu numarul documentului de iesire din gestiune. Tip doc iesire campul este completat automat cu tipul documentului de iesire din gestiune (Bon de Consum , NPR ,Z , Reglare Inventar , Productie).

26

E X P R E S S O F T

M A S T E R

In cazul intocmirii manuale a unui document de realizare productie campurile Nr. document iesire si Tip doc iesire vor ramane necompletate. Produs campul se completeaza cu produsul (reteta ) pentru care se doreste a se realiza documentul de productie. Cantitate se va completa cu numarul de untitati de masura al produsului / retetei pentru care se va realiza documentul de productie.

Urmeaza doua tabele : Denumire reteta : in cadrul acestui tabel vom regasi produsele/retetele care au avut iesire din gestiune , unitatea de masura a produsului respectiv , cantitatea iesita prin productie si pretul de cost. (gestiuni cantitative) Denumire materie prima : in acest tabel se observa toate materiile prime care compun produsele/retetele din primul tabel.Campurile care compun acest tabel sunt identice cu cele din Denumire reteta..

27

E X P R E S S O F T

M A S T E R

NVENTAR

n modulul inventar se stabilesc gestiunile ce vor intra n inventar, data i ora la care acestea intr. Data i ora intrrii unei gestiuni n inventar se refer la data operrii ultimului document (de intrare/ieire ce se dorete a fi luat n calcul la inventar) i nu la data i ora inventarului. Interfaa acestui modul este structurat n dou pri, fiecare constituind un tabel. n tabelul din partea stng a ecranului sunt nscrise toate gestiunile definite n modulul de gestiuni. Existena gestiunii n acest tabel indic faptul c nu sunt n inventar. FAQ
Cum introduc o gestiune n inventar ? Cum renun la inventarierea unei gestiuni? Cum printez lista produselor pentru invetarul faptic?

Modul prin care se introduce o gestiune n inventar este foarte simplu -> se selecteaz cu dublu click gestiunea din tabelul din partea stng, dup care gestiunea va aprea n tabelul din partea dreapt. Data cu care se face introducerea gestiunii n inventar este data curent a sistemului. Renunarea la inventarierea unei gestiuni i transferarea acesteia din tabelul din partea dreapt ctre tabelul din partea stng, se realizeaz prin simpla selectare a gestiunii i accesarea butonului terge din partea inferioar a programului. Lista produselor aferente gestiunii pentru care se realizeaz inventarul se poate printa astfel: Pasul 1: se introduce gestiunea n inventar (n modulul Inventar, n tabelul din partea dreapt ) Pasul 2: se apas butonul Raport Pasul 3: n fereastra ce s-a deschis se apas butonul Listare. Lista produselor poate fi aranjat n funcie de filtrele selectate n fereastra de listare. Modificarea datei cu care se face inventarul se realizeaz printr-un click pe cmpul n care este trecut data inventarului, iar cmpul devine activ i se poate modifica data. Modificarea zilei, lunii , anului se face prin selectarea sgeii din partea dreapt a cmpului, dup care se deschide fereastra urmtoare n care se opereaz modificarea datei. Pentru modificarea datei zilei, se selecteaz cu un click data zilei dorite; Pentru modifcarea lunii se selecteaz butoanele situate orizontal; Pentru modificarea anului se folosesc butoanele situate vertical. Modificarea orei se face prin poziionarea mouse-ului pe or i modificarea acesteia cu ajutorul tastelor, iar pentru minute se procedeaza la fel. Salvarea modificrilor se face prin accesarea butonului Salveaz. Dup salvarea gestiunii, introducerea acesteia n inventar se realizeaz prin accesarea butonului Inventar. n urma accesrii acestui buton, se va deschide o alt fereastr n care se genereaz raportul sriptic.

Cum modific data cu care se face inventarul ?

Cum salvez gestiunea pentru inventar ?

28

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Cum generez sripticul ?

Pentru realizarea generrii scripticului, se acioneaz butonul Generare scriptic. n urma accesrii acestui buton, vor fi afiate: produsele aferente gestiunii introduse n inventar. ordonarea produselor este cresctoare sau descresctoare, n funcie de cod, sau n funcie de existentul scriptic. De asemenea, pot fi vizualizate n ordinea alfabetic a denumirilor sau a unitilor de msur. Ordonarea se face printr-un click pe capul de tabel pe coloana n funcie de care se va efectua ordonarea. Dac produsele erau iniial ordonate cresctor, printr-un click pe capul de tabel vor fi ordonate descresctor i invers. stocul scriptic de produse cantitile rezultate n urma realizrii documentelor de intrare/ieire

Cum introduc fapticul ?

ATENIE! Dac pentru un produs nu exist nici o valoare, valoarea fapticului va fi necesar de introdus, ns cu valoarea 0 (zero).

n coloana faptic se vor introduce valorile cantitilor rezultate n urma invetarului faptic. Aceste valori vor fi introduse de la tastatur n coloana Faptic. Odat introdus, valoarea existentului faptic pentru un produs, va fi calculat diferena dintre scriptic i faptic att n uniti de msur ct i valoric. Trebuie reinut c, pentru gestiunile cantitative, valoarea diferenelor se calculeaz pe baza ultimului pre de achiziie pe gestiune, iar pentru gestiunile cantitativ valorice se va calcula pe baza ultimelor preuri de vnzare. n urma introducerii primei valori n coloana faptic, trecerea ctre urmtoarea poziie se poate realiza prin acionarea tastei enter sau cu ajutorul mouse- ului. n cadrul coloanei de reglri inventar sunt evideniate produsele pentru care a fost completat existentul faptic n cadrul listei de inventar. n coloana reglri sunt nscrise automat valorile pentru care se vor efectua reglrile. Aceste valori sunt reprezentate de diferena dintre scriptic i faptic. Este posibil modificarea acestor valori, ns noua valoare completat trebuie s fie mai mic sau egal cu valoarea absolut.

Cum fac reglarea invetarului ?

Exemplu: dac valoarea produsului pine n coloana reglri este (2), acest produs nu se poate regla dect cu o valoarea egal, adic( 2), sau cu o valoare mai mare (1). Nu se poate regla cu o valoare de (3). Reglarea valorilor produselor se va realiza numai n cazul n care se dorete imputarea acestora.
Cum salvez modificrile fcute Cum nchid inventarul ?

Pentru salvarea modificrilor efectuate se va aciona butonul Salveaz. nchiderea inventarului se realizeaz prin acionarea butonului nchidere inventar. n noua fereastr se va specifica data nchiderii inventarului. Data nchiderii inventarului este i data cu care se vor genera documentele rezultate n urma reglrii inventarului. Documentele rezulate n urma inventarului sunt : De intrare : NIR-uri pentru plusurile de inventar De ieire : BON de CONSUM pentru minusurile rezultate n urma inventarului.

Nota !!!
n urma nchiderii inventarului, gestiunea va fi poziionat automat n tabelul din partea stng.

Odat cu nchiderea inventarului se realizeaz eliminarea automat a acesteia din tabelul de inventariere.

29

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Ce este i cum accesez arhiva inventarelor ?

ATENTIE !!! In inventar se vor regasi doar produsele pentru care s-au operat intrari sau iesiri.

Arhiva inventarelor este un modul n care se gsesc toate inventarele nchise. Aceasta este accesibil la acionarea butonului reprezentat de un plic galben din bara pentru comenzi rapide. Dup acionarea acestui buton se deschide fereastra n care sunt nregistrrile inventarelor. Pentru a vizualiza un inventar se selecteaz cu dublu click inventarul dorit. Stabilirea necesarului de materii prime pentru un produs ce va urma a fi supus inventarierii se va accesa submodulul Necesar materii prime. Noile valori obinute vor fi cumulate valorilor existente. Dupa inchiderea inventarului accesand butonul Raport se pot vizualiza urmatoarele rapoarte : Document Consumuri : afiseaza minusurile rezultate in urma inventarului. Document intrari : afiseaza plusurile rezultate in urma inchiderii de inventar. Raport Stoc Faptic : raportul prezinta stocul faptic introdus de utilizator in coloana faptic Raport diferente : prezinta diferentele dintre stocul faptic si cel scriptic precum si valoarea acestor diferente Lista reglare stocuri Raport stoc scriptic : prezinta stocul pe care aplicatia Expressoft master l-a calculat in urma operarii asupra produselor. Raport Reglari

30

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

4
Nomenclatoare

P
FAQ
Cum definesc o nou categorie de produse ?

RODUSE

Acest modul permite vizualizarea i adugarea produselor. Fereastra n care se vor vizualiza produsele este structurat n dou pri i anume: n prima parte se afl o arborescen n care se gsesc categoriile de produse. n cea de a doua parte, se afl un tabel n care sunt vizualizate produsele din categoriile selectate n cadrul arborescenei.

Definirea unei noi categorii de produse se realizeaz prin selectarea categoriei default numit Categorii i accesarea butonului reprezentat de o pagin din partea de jos a ferestrei sau click dreapta, iar din fereastra ce se deschide se alege opiunea adaug categorie.

Not
Atasarea unei categorii de produse pe aplicatia de vanzare POS se realizeaza prin definirea unei succesiuni de categorii de pana la maxim 4.

Ex.emplu: (o succesiune de categorii pana la 3) Pentru a introduce pe POS categoria de produse Bere se procedeaz asfel : Pasul 1 : click dreapta pe categoria default Categorii se adauga categoria de produse Bar Pasul 2: : click dreapta pe categoria Bar se adaug categoria de produse Alcoolice Pasul 3 : click dreapta pe categoria Alcoolice se adaug categoria de produse Bere

31

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Redenumirea categoriei se realizeaz prin selectarea. categoriei click dreapta si se alege opiunea Redenumete.
Cum ataez o categorie de produse unei gestiuni ?

Are secie aceast opiune ofer posibilitatea atarii grupei de produse unei gestiuni. Ataarea unuei categorii de produse unei gestiuni este posibil dac n prealabil grupa respectiv a fost setat cu opiunea Are secie. Setarea unei grupe de produse cu aceast opiune se realizeaz prin selectarea acesteia cu click dreapta de mouse i alegerea opiunii Are secie.

Cum introduc un produs ?

Atenie! Nu este realizabil ataarea unei categorii de produse la o gestiune dac aceasta nu are setat opiunea Are secie. Atentie! Nu folosii coduri duplicat (acelai cod pentru dou produse). Atentie! Nu folosii aceeai denumire pentru produse cu coduri diferite.

Atentie! Dac nu se bifeaz aceast casu, nu putei introduce reeta pentru produsul introdus!

Introducerea produselor se realizeaz foarte uor, interfaa programului fiind structurat astfel nct definirea produselor se realizeaz n funcie de categoria acestuia. Pentru introducerea produselor este recomandat s urmai paii : Pasul 1 : se selecteaz cu dublu click categoria (din partea stng)cruia i aparine produsul. n partea dreapt se va deschide o nou fereastr. Pasul 2 : n ferastra din partea dreapt se selecteaz cu un click cmpul Denumire. n acest cmp se va introduce denumirea produsului. Denumirea produsului poate fi formata atat din litere cat si din cifre. Generarea automat a stilului cu care va fi scris denumirea produsului se realizeaz ... vezi - Cum generez automat stilul denumirii produselor. Pentru a trece mai departe ctre urmtorul cmp, se apas tasta enter.In acest moment campul Cod s-a completat automat. Pasul 3 : n campul Den se introduce denumirea scurt a produsului. Introducerea denumirii prescurtate a produsului poate fi fcuta direct (scris n acel cmp) sau automat. Pentru generarea prescurtrii automate a denumirii ... vezi Cum generez automat denumirea scurt a produselor. Pentru a trece mai departe ctre urmtorul cmp, se apas tasta enter. Pasul 4 : n cmpul UM se va trece unitatea de msur cu care va fi introdus produsul. Unitatea de msur poate fi personalizat. Recomandare : pentru produse ce conin reete se va folosi ca i unitate de msur POR (poria), iar pentru materiile prime L, Kg. Introducerea unitii de msur se realizeaz prin scrierea denumirii acesteia n cmpul UM, se acceseaz tasta enter de dou ori, se acceseaz butonul Accept (pentru salvare) n fereastra n care sunt definte unitile de msur. Pentru a trece mai departe ctre urmtorul cmp, se apas tasta enter. Pasul 5 : casua din cmpul reet se va bifa doar dac produsul conine reet. Pentru a simplifica modul de operare se poate bifa casua de lng denumirea campului (Reet), astfel toate produsele din aceast categorie vor avea bifat opiunea. Pasul 6 : posibilitatea introducerii codului de bare pe produs ; codul de bare este stocat ca si cod produs (in XMaster se va completa seria codului de bare in Nomenclatoare\Produse\cod produs )

Cum aflu grupa din care face parte un produs ?

Dublu click pe produs i se deschide structura oraganizatoric a grupelor de produse. Selectarea produsului se face pe linia produsului.

32

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Cum introduc denumirea unui produs n alt limb ?

Introducerea denumirii produselor n alt limb, se realizeaz prin selectarea categoriei n care se gsesc produsele, click dreapta i alegerea opiunii Denumiri n alte limbi. n urma selectrii acestei opiuni, se deschide urmtoarea fereastra: n aceast fereastr se alege din partea dreapta sus, limba n care se introduce denumirea. Denumirea produsului n limba selectat, se trece n tabelul din partea dreapt Pentru salvarea tuturor modificrilor, se acceseaz butonul Accept din fereastra n care se gsec produsele.

Cum terg un produs ?

Atentie ! ! ! Selectarea produsului se va face pe toate linia. Nu este valabila selectarea doar a denumirii sau a codului.

tergerea unui produs este permis doar dac pentru respectivul produs nu s-au operat tranzaii privind transferarea acestuia n celelalte documente, spre vnzare (meniuri, preuri de vnzare, producie) sau de ncrcare/descrcare a stocului (NIR-uri, Consumuri).

tergerea poate fi fcut prin selectarea produsului i accesarea butonului rou din bara programului. Cu ajutorul butonului Sterge se pot sterge produsele : logic : (produsele apar in rapoarte daca au avut miscare, dar nu mai pot fi folosite in documente). Produsele sterse logic vor aparea scrise cu rosu.Daca se doreste reintroducerea produsului respectiv in lista se mai actioneaza o data butonul Sterge . fizic : produsul este sters din baza de date doar daca nu exista un document ce-l contine.

Cum salvez datele ?

n urma definirii produselor salvarea produselor se realizeaza prin accesarea butonului Accepta situat in partea dreapta inferioara a ferestrei. Accesarea butonului Renunta are ca efect stergerea modificarilor facute. Cum generez automat stilul denumirii produselor ? Generarea automata a stilului cu care va scrisa denumirea produselor se face prin accesarea butonului Generare situat in partea stanga inferioara a ferestrei. In urma accesarii butonului se deschide urmatoarea fereastra in care se alege optiunea Denumiri produse. In urma selectarii optiuni Denumiri produse se deschide urmatoarea fereastra in care se alege stilul cu care va fi scrisa denumirea produselor din fereastra. Dupa alegerea stilului se acceseaza butonul Accepta. Pentru salvarea tuturor modificarilor se acceseaza butonul Accepta din fereastra in care se gasec produsele.

33

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Cum generez automat denumirea scurta a produselor ?

Generarea automata a denimrii scurte a produselor se face prin accesarea butonului Generare situat in partea stanga inferioara a ferestrei. In urma accesarii butonului se deschide urmatoarea fereastra in care se alege optiunea Prescurtari Integral . In urma selectarii optiunilor se acceseaza butonul Accepta pentru salvarea datelor. Pentru salvarea tuturor modificarilor se acceseaza butonul Accepta din fereastra in care se gasec produsele.

Cum generez un raport al tuturor produselor existente ?

Generarera raportului privind produsele existente in nomeclator este posibil prin accesarea butonului reprezentat de o lupa din bara programului. In urma accesarii butonului se deschide urmatoarea fereastra : In aceasta fereastra pot fi alese elemente de filtrare pentru o mai buna personalizare a raportului privind produsele, categoriile de produse, tipul de sortare. Pentru vizualizarea raportului se acceseaza butonul Accepta.

34

E X P R E S S O F T

M A S T E R

LASA ECHIVALENTA

Acest modul se utilizeaza pentru definirea claselor de echivalenta a produselor (materiilor prime). Daca un produs are clasa de echivalenta, atunci, la epuizarea stocului acestuia, se poate recurge la oricare alt produs din clasa de echivalenta a acestuia.
De exemplu, presupunem ca produsul Cafea Filtru are in componenta retetei 50g de CafeaTchibo. De asemenea, Cafea Tchibo are aceeasi clasa de echivalenta cu produsul Cafea Lavazza. Daca pentru realizarea produsului Cafea Filtru mai exista pe stoc doar 20g de Cafea Tchibo, diferenta de 30g este preluata din clasa de echivalenta si anume din Cafea Lavazza.

Fereastra este impartit in doua sectiuni. In partea stanga avem produsele utilizate in crearea claselor, iar in dreapta avem clasa de echivalenta corespunzatoare produsului selectat. Un produs poate avea sau nu clasa de echivalenta, fiind deosebit usor prin culoarea cu care este reprezentat, respectiv negru pentru produs cu clasa de echivalenta si rosu pentru produs fara clasa de echivalenta. Crearea unei noi clase de echivalenta incepe odata cu actionarea butonului Clasa noua situat in partea dreapta ecranului. Adaugarea de produse in noua clasa de echivalenta se realizeaz prin acionarea butonului sau prin simpla tragere (drag and drop) a unui produs din partea stng n partea dreapta. Dac se dorete eliminarea unor produse din clasa de echivalen, se va apsa butonul pentru a nltura doar produsul selectat sau butonul pentru nlturarea tuturor produselor din acea clas. Pentru o utilizare si o urmrire a informaiilor ct mai simpl, este indicat folosirea uneltelor de sortare ascendent si descendent situate n partea superioar a coloanelor. De exemplu, dac n capul de tabel, pentru coloana Cod, avem , sortarea se va face ascendent dupa cod produs, in caz contrar vom avea , iar sortarea se va face descendent dupa Cod. Modul de ordonare ascendent/descendent se poate efectua dup denumire sau dupa cod, printr-o simpl apsare pe capul de tabel aferent cmpului dupa care dorim sortarea. Iniial, datele sunt sortate ascendent dupa cod produs. Prin actionarea butonului Raport se pot vizualiza pagina cu pagina toate clasele de echivalenta definite in momentul respectiv

35

E X P R E S S O F T

M A S T E R

EETE

Acest modul permite afiarea si adugarea reetelor. Fereastra n care se vizualizeaz reetele este mprtit n dou pri. n partea stng a ecranului se afl o arborescen ce are ca rdcin Categorii de produse. Aceasta arborescen conine toate produsele din nomenclatorul de produse mprite pe categorii i subcategorii. Aici, se regsesc doar produsele ce dispun de reet. Selectarea unui produs va avea ca rezultat afiarea n partea dreapt a unor tabele ce conin informaii specifice unei reete. n cea de-a doua parte a ferestrei va fi vizualizat reeta produsului selectat din cadrul arborescenei.
Pentru o reprezentare ct mai coerent a informaiilor, acestea sunt afiate separat. Pentru a vizualiza informaia dorit se face un simplu click n partea de sus a tabelului, n locul n care este nscris tipul de informaie dorit. Dac se dorete completarea cu noi informaii se va plasa cursorul pe prima linie liber a tabelului i se vor introduce de la tastatur informaiile respective. Acest lucru este valabil n cazul informaiilor legate de Modul de preparare, Modul de servire si Observaii. n cazul completrii timpului de preparare i a celui de servire, dup ce s-a fcut click n partea de sus a tabelului unde scrie Timp, se va poziiona cursorul cu ajutorul mouse-ului n cadrul csuei i se va introduce de la tastatur numrul de minute corespunztor. Acest soft permite i asocierea unei reete cu denumirile sale n mai multe limbi. Completarea detaliilor legate de Denumiri se face astfel: n prima linie a tabelului se va alege din lista derulant o anumit limb iar n cea de-a doua coloan se va introduce de la tastatura denumirea reetei n limba respectiv. Dac produsului obinut pe baza reetei i corespund mai multe preuri de vnzare, soft-ul permite specificarea fiecrui pre n parte. Detaliile legate de Preturi se completeaz prin alegerea din lista derulant aflat pe prima coloan a tabelului a categoriilor de preuri de vnzare corespunztoare.

FAQ
Cum gasesc reteta unui produs ?

In fereastra din partea stanga a ecranului ( cea care contine categoriile de produse) se poate activa modulul de cautare. Activarea acestuia se realizeaza, printr-un click in partea de sus a ferestrei, mentionate anterior, asupra zonei Cautare. Pentru a vizualiza categoriile de produse se va face click in locul in care scrie Categorii.Cautarea unei retete se face pe baza unui sir de caractere introdus de utilizator. Dupa ce sirul de caractere a fost introdus de la tastatura se va actiona butonul Cauta. Rezultatele cautarii vor fi afisate in lista situata sub butonul Cauta. In aceasta lista vor fi afisate toate retele in a caror denumire exista sirul de caractere introdus. Daca sirul de caractere contine cifre atunci vor fi afisate toate retetele ale caror coduri contin cifrele respective.

Spre exemplu, daca de la tastatura se va introduce numarul 10 atunci intre rezultatele cautarii vor aparea retete ale caror coduri pot fi : 10, 101, 110, 210, 1000, 1110 etc.

36

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Cum adaug/ modific o reteta ?

Pentru a se aduga o nou reet trebuie mai nti s se adauge un nou produs. Dupa ce s-a adugat un nou produs, se va activa opiunea Reete. Se va selecta prin intermediul arborescenei produsul pentru care se va introduce reteta. n momentul n care s-a selectat produsul n partea dreapt a ecranului va apare un antet, urmat de doua tabele poziionate una sub cealalt. n antet sunt informaii legate de codul si denumirea produsului, unitatea de masur, gramajul i numrul de uniti de msur. Elementele de mai sus pot fi adugate i/sau modificate n funcie de reet. Fiecare element este afiat intr-o csu distinct. Pentru completarea sau modificarea elementului dorit se va selecta mai nti csua n care este nscris, dup care se va introduce de la tastatur noul element. Adugarea elementelor ce compun reeta se va face n cadrul primului tabel de sub antet. Se va poziiona cursorul pe linia tabelului marcat cu o stelu (stelua de pe bara din stanga a tabelului). Odat poziionat cursorul pe coloana Cod sau pe coloana Denumire materie prima se introduce de la tastatur codul, respectiv denumirea produsului ce va intra n compoziia reetei. n momentul n care se tasteaz primul caracter se va activa o list derulant. Cursorul va fi poziionat n cadrul listei pe elementul al crui cod, respectiv denumire, ncepe cu caracterul introdus. Dup introducerea codului sau a denumirii se va aciona tasta enter. Este necesar completarea unuia din cele doua cmpuri, odata completat unul, cellalt completndu-se n mod automat. Dup completarea coloanelor Cod si Denumire materie prim se va completa cmpul Cantitate. n acest cmp se introduce numrul de uniti de msur din materia prim aleas anterior ce intr n componena reetei. Cmpul Um (unitate de masur) se va completa n mod automat cu unitatea de masura stabilit n modulul Produse. Ultimul camp , Cant Neta este completat automat odata cu completarea campului Cantitate. Daca materia prima are valoare procentuala in modulul Perisabilitati atunci in campul Cant Neta materia prima va lua o valoare cu x% mai mica decat cea din campul Cantitate (care se refera la cantitatea bruta); x% este valoarea stabilita in modulul Perisabilitati. Completarea celorlalte componente ( materii prime ) ale reetei se va face n mod asemntor. Pentru ca reeta sa fie salvat se va aciona butonul Accept. n urma acionrii butonului de salvare se afieaz automat fereastra din partea dreapt a ecranului n care se precizeaz cu un click gestiunea n care se produce reeta. n cazul n care nu se dorete salvarea reetei se poate aciona butonul Renun.

Cum inlocuiesc un produs dintr-o reteta ?

nlocuirea unui produs ( materie prim ) ntr-o reet cu alt produs ( materie prim ) este posibil cu ajutorul butonului albastru situat n partea de jos a ferestrei. La acionarea acestui buton se deschide urmtoarea fereastr n care se pot nlocui produsele ( materiile prime ). In urma completrii cmpurilor cu produsele dorite se acioneaz butonul Accept pentru salvarea modificrilor. Completarea campurilor se realizeaza prin selectarea butonului reprezentat de o sageata din partea dreapta a campului

Cum sterg produse dintr-o reteta ?

tergerea unui produs dintr-o reet este posibil prin selectarea acestuia si acionarea tastei delete de pe tastatur sau prin acionarea butonului terge din partea de jos e ecranului. Pentru salvarea modificrilor se acioneaz butonul Accept.

37

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Cum calculez costul retetei ?

Calcularea costului reetei este oferit de modulul Preuri de cost, accesibil la acionarea butonului Cost. Modul prin care se realizeaz calcularea costului reetei pentru o categorie de produse este urmtoarea : Pasul 1 : se selecteaz categoria preului de vnzare Pasul 2 : se selecteaz categoria de produse Pasul 3 : se alege modul de calcul Pasul 4 : se apasa butonul Accepta Pasul 5 : se alege documentul de intrare care contine pretul de cost al materiilor prime : - Note de intrare receptie - Bonuri de consum in rosu. Implicit bifa se afla la Note de intrare receptie La accesarea butonului Raport se pot genera urmatoarele raporte : - Costul reetei raportul contine preturile de cost al materiilor prime care alcatuiesc reteta respectriva - Preuri de cost - raportul contine pretul de cost al retetei respective precum si un tabel in dreapta pretului de cost unde se poate completa pretul de vanzare al respectivei retete (produs finit); se poate genera pretul de cost al unei singure retete sau toate preturile de cost ale produselor care au reteta , prin bifarea campului Toate . - Reetar acest raport afiseaza cantitatile brute si nete ale materiilor prime care alcatuiesc reteta respectivului produs finit precum si valoarea precentuala a pierderilor ( valoarea stabilita in modulul Perisabilitati. De asemenea se pot afisa cantitatile pentru toate retetele bifand campul Toate - Reete fr compoziie : raportul afiseaza toate retetele care nu au materii prime in componenta. - Materii prime fr cost : raportul afiseaza toate materiile prime care nu au avut intrare , deci nu au pret de cost. - Reetar detalii : acest raport este identic cu raportul Retetar , el mai avand in plus 3 campuri Mod Preparare , Timp Preparare si Timp Servire afisabile doar in cazul in care sunt completate aceste campuri ( campul Mod Preparare si Timp ). - Preuri de vnzare : afiseaza pretul de vanzare al retetei selectate.Se pot afisa preturile de vanzare al tuturor retetelor bifand campul Toate . - Reete modificate/terse : raportul prezinta retetele asupra carora au avut loc modificari ( inlocuiri , stergeri ale materiilor prime ). Se pot afisa toate retetele asupra carora au intervenit modificari bifand campul Toate .

ELAII REETE

Acest modul faciliteaz sortarea i vizualizarea relaiilor dintre reete si materiile prime. Fereastra n care sunt afiate reetele i produsele este structurat n dou pri, fiecare parte fiind de fapt un tabel.
n primul tabel, cel din partea stng a ecranului, sunt afiate toate reetele, iar n cel de-al doilea tabel, cel din partea dreapt, toate materiile prime.
38

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Modul de reprezentare este urmtorul: pe linia primului tabel sunt datele despre o reet; pe aceeai linie din cel de-al doilea tabel este trecut o materie prim ce intr n reeta din primul tabel. De aceea, denumirea unei reete va fi afisat de cte ori, in cel de-al doilea tabel, este afisat o materie prim din componena acelei reete. Dac se selecteaz unul dintre elemetele celor dou tabele si se va actiona butonul dreapta al mouse-ului se va deschide un meniu cu urmatoarele optiuni: Filtrare dupa selectie Aceasta comanda reprezinta un instrument puternic pentru cautarea retetelor. Spre exemplu, cu ajutorul acestui tip de sortare se vor afisa numai retelele care se fac pentru 10 portii, sau se pot afisa numai retetele in care se folosesc 30 de grame de sare. Pentru a se utiliza aceasta comanda, mai intai se selecteaza elementul dupa care se face filtrarea apoi se actioneaza butonul dreapta al mouse-ului si se alege din meniul ce s-a deschis comanda filtrare dupa selectie. Actionarea acestei comenzi va avea ca rezultat afisarea elementelor din tabele care sunt in relatie cu elementul dupa care s-a realizat filtrarea. Pe coloana din care s-a ales elementul de filtrare, in tabelul din care s-a ales elementul, va apare numai acel element. Elementul selectat poate sa apartina oricarei coloane din cele doua tabele. Spre exemplu, daca se doreste vizualizarea tuturor retetelor in care se regaseste materia prima unt se vor efectua urmtoarele operaii: se va selecta materia prim unt din cel de-al doilea tabel, cel al materiilor prime, se va activa meniul prin acionarea butonului dreapta al mouse-ului, iar din acest meniu se va selecta comanda filtrare dupa selectie. Retetele care contin materia prima unt vor fi afisate in partea stanga. In cel de-al doilea tabel, pe coloana corespunzatoare denumirii produsului, va apare numai materia prima unt. Filtrare excludere selectie Apelarea acestei comenzi se realizeaza in acelasi mod ca si in cazul filtrarii dupa selectie. Rezultatul va consta in afisarea tuturor elementelor excluzand pe cel selectat. De exemplu, daca se doreste ca in tabelul de materii prime sa nu mai apara elementul lapte, atunci, in tabelul materii prime, se va selecta elementul lapte, apoi din meniul afisat prin actionarea butonului dreapta al mouse-ului se activa comanda filtru excluzand selectia . Rezultatul va consta in eliminarea elementului lapte din tabelul ce contine materiile prime. Selectare produs 2 niv. Comanda va avea ca rezultat afisarea tuturor retetelor ce au in componenta elementul selectat, chiar daca in aceasta nu este specificat ca materie prima directa.

Spre exemplu, daca se va selecta materia prima "ulei" vor fi afisate si retete in care uleiul nu este specificat ca materie prima, insa in acea reteta intra un alt produs pentru a carui productie este necesar uleiul ca materie prima, cum ar fi maioneza. Anulare sortare/filtrare Aceasta comanda se utilizeaza pentru anularea filtrelor. Comanda se poate apela din meniul ce se activeaza prin actionarea butonului dreapta al mouse-ului. Pentru anularea filtrelor nu este necesara selectarea unui element. Anularea filtrelor are ca efect afisarea tuturor elementelor din tabel. Sortare crescatoare Utilizarea acestei comenzi are ca efect sortarea crescatoare a informatiilor din tabele. Sortarea se face in functie de una din coloanele celor doua tabele.
39

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Spre exemplu, informatiile din cele doua tabele pot fi sortate crescator in functie de: unitatea de masura corespunzatoare retetelor, de unitatea de masura corespunzatoare materiilor prime, etc. Pentru a sorta crescator informatiile din tabele mai intai se selecteaza un element din coloana pe baza careia se realizeaza sortarea, dupa care, din meniul ce devine activ prin actionarea butonului dreapta al mouse-ului, se selecteaza comanda Sortare crescatoare. Sortare descrescatoare Rezultatul comenzii consta in sortarea descrescatoare a informatiilor din tabele. Sortarea se face in functie de una din coloanele celor doua tabele. Spre exemplu informatiile din cele doua tabele pot fi sortate descrescator in functie de: unitatea de masura corespunzatoare retetelor, de unitatea de masura corespunzatoare materiilor prime, etc. Pentru a sorta descrescator informatiile din tabele mai intai se selecteaza un element din coloana pe baza careia sa i se faca sortarea, dupa care, din meniul ce devine activ prin actionarea butonului dreapta al mouse-ului, se selecteaza comanda Sortare descrescatoare.

ENIURI

Produsele introduse in acest modul vor fi scoase la vanzare. Acest modul creeaza meniurile pentru fiecare categorie de pret in parte. Interfata acestui modul este structurata in doua parti: > prima parte consta intr-un tabel Nomenclatorul general ce contine toate produsele; > cea de-a doua parte consta intr-un alt tabel Meniu categorie pret in care se regasesc produsele ce compun meniul pentru o anumita categorie de pret.
Pasul 1 : Meniul pentru o categorie de pret se alcatuieste astfel: Pasul 2 : Mai intai se selecteaza categoria de pret pentru care se va alcatui meniul. Se selecteaza produsele care vor alcatui meniul, din Nomenclatorul general, si se vor transfera in Meniu categorie pret. Pasul 3 : Pentru finalizare se va actiona butonul Accepta. Daca nu se doreste pastrarea meniului in acest format se actioneaza butonul Renunta. Produsele din Nomenclatorul general pot fi ordonate crescator sau descrescator, in functie de Cod sau in functie de Denumire. Acest lucru se poate face printr-un click pe prima linie a tabelului, pe coloana corespunzatoare codului sau denumirii, in functie de elementul dupa care se face sortarea. Un al doilea click pe aceeasi line si coloana va avea ca rezultat revenirea la sortarea anterioara. Selectare categorie pret de vanzare Selectarea categoriei de pret se face prin intermediul campului Categorie pret de vanzare. Mai intai se pozitioneaza cursorul pe acest camp, dupa care se selecteaza categoria de pret dorita din lista derulanta ce devine activa prin actionarea tastetei Page Down.

40

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Aceasta lista mai poate fi activata si cu ajutorul mouse-ului printr-un click pe sageata din partea dreapta a campului.Lista poate fi dezactivata prin actionarea tastei Esc. Selectare produse Selectarea produselor se realizeaza cu ajutorul mouse-ului. Daca se doreste selectarea unui produs se va plasa cursorul mouse-ului pe prima coloana a tabelului, cea anterioara coloanei Cod, pe linia pe care este inscris produsul respectiv.In momentul in care cursorul este plasat pe prima coloana a tabelului acesta se va transforma intr-un varf de sageata orientat spre dreapta.Se pot selecta si mai multe produse in acelasi timp. Aceasta selectie multipla poate fi de doua feluri: Selectie multipla continua. Se foloseste in cazul in care produsele ce se doresc a fi selectate se situeaza unul sub celalalt. In acest caz, se selecteaza produsul de unde incepe selectia, apoi se tine apasata tasta Shift si se selecteaza produsul unde se incheie selectia. Automat vor fi selectate toate celelalte produsele plasate intre cele doua. Selectie multipla discontinua. Se foloseste in cazul in care produsele ce se doresc a fi selectate nu sunt situate unele sub celelalte in cadrul tabelului. In acest caz, se va tine apasata tasta Ctrl si se vor selecta toate produsele dorite. Cele doua tipuri de selectie multipla pot fi combinate. Transfer produse Transferul produselor intre cele doua tabele se face prin intermediul celor patru butoane situate intre cele doua tabele: Primul buton de sus in jos efectueaza transferul tuturor elementelor din Nomenclatorul general in Meniu categorie pret. Cel de-al doilea buton efectueaza transferul elementelor selectate din Nomenclatorul general in Meniu categorie pret. Al treilea buton efectueaza transferul elementelor selectate din Meniu categorie pret in Nomenclatorul general. Cel de-al patrulea buton efectueaza transferul tuturor elementelor din Meniu categorie pret in Nomenclatorul general. Acelasi produs va apare o singura data in cele doua tabele. Spre exemplu, daca din Meniu categorie pret se transfera toate produsele in Nomenclatorul general, atunci tabelul corespuzator meniului va ramane gol. Concluzie : - produsele aflate in tabelul din stanga ( Nomenclator general ) NU se afla la vanzare. - produsele aflate in partea dreapta se afla la vanzare si apar la marcaj in aplicatia ExpresSoft Check ( produsele trebuie sa aiba si pret de vanzare pentru a putea aparea la marcaj).

RODUCTIE

In cadrul acestui modul se stabilesc produsele care se prepara pe baza de retete, pentru fiecare gestiune in parte. Avand in vedere relatiile complexe ce se pot stabili intre gestiunile existente, trebuie acordata o importanta deosebita acestui modul.

41

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Pentru fiecare gestiune in parte se va stabili o lista de produse. Orice neconcordanta legata de descarcarea din gestiune a produselor, care au la baza o reteta, poate fi eliminata prin crearea acestor liste cu produsele ce se produc in cadrul fiecarei gestiuni. Aceasta lista de produse se aseamana cu un meniu, singura diferenta fiind legata de campul Gestiune. Campul Gestiune se va completa prin selectarea unei gestiuni din cadrul listei derulante ce devine activa prin actionarea tastei Page Down. Selectarea unei gestiuni din cadrul listei derulante se va face cu ajutorul mouse-ului sau cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetiilor in sus, respectiv in jos si al tastei Enter. Motivul pentru care este necesara crearea acestor liste de produse este reprezentat de eliminarea oricaror neconcordante legate de descarcarea din gestiune a produselor. Aceste neconcordante apar deoarece un produs poate fi preparat in cadrul mai multor gestiuni pe baza de reteta si acelasi produs poate face obiectul unei intrari pentru o gestiune. De aceea, in momentul in care se va descarca din gestiune un produs, trebuie sa se cunoasca daca se vor descarca materiile prime ce intra in componenta produsului in cauza sau se va descarca ca materie prima. Scoaterea produselor in productie in urma selectarii gestiunii se face prin selectarea acestora si actionand butonul : Pentru a trece un singur produs in tabelul de productie din partea dreapta Pentru a trece toate produsele in tabelul de productie din partea dreapta Pentru a scoate un singur produs din tabelul de productie din partea dreapta Pentru a scoate toate produsele din tabelul de productie din partea dreapta. Prin actionarea butonului Raport se poate vizualiza raportul cu produsele aflate in productie pe gestiunea selectata.

C
FAQ
Cum adaug un nou client ?

LIENTI

In acest modul se pot inregistra date specifice clientilor firmei. Datele inregistrate in acest modul sunt de mare importanta pentru firma si creaza premizele unei relatii cat mai bune cu clienti.
Adaugarea unui client presupune completarea unor anumite campuri cu date care sa ajute firma in relatia sa cu fiecare client in parte. Inainte de a incepe completarea informatiilor trebuie sa se actioneze tasta Insert, sau trebuie sa se actioneze butonul corespunzator unui nou document situat in partea de jos a ecranului, in cadrul zonei pentru comenzi rapide. Completarea fiecarui camp se face prin introducera de la tastatura a datelor, sau acolo unde este cazul, prin selectarea unui element din cadrul unei liste derulante.

42

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Oriunde se intalnesc liste derulante, acestea se vor activa prin actionarea tastei Page Down. Selectarea unui element din cadrul unei astfel de liste se poate face fie cu ajutorul mouse-ului , fie prin intermediul tastelor corespunzatoare sagetilor orientate in sus, respectiv in jos si al tastei Enter. Datele ce trebuie completate in fiecare camp sunt usor de stabilit din denumirea campului in care sunt introduse. De aceea, vor fi mentionate numai anumite campuri asupra carora trebuie facute cateva precizari suplimentare. In campul Cod va fi completat un cod ce va fi atribuit fiecarui client, in functie de specificul de organizare al firmei dumneavoastra. Campul Data nasterii se va completa prin modificarea datei inscrisa implicit in acest camp. Modificarea datei se poate face cu ajutorul sagetilor si prin introducerea de la tastatura. Pozitionarea cursorului pe ziua, luna respectiv an se poate face cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetilor orientate spre dreapta respectiv stanga. Modificarea zilei, lunii respectiv anului se poate face fie cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetilor orientate in sus respectiv in jos, fie prin introducerea de la tastatura. In campul Categorie se completeaza categoria in care se incadreaza clientul respectiv. Aceasta structurare a clientilor este o metoda buna de a facilita regasirea lor ulterioara. Completarea elementelor acestui camp se face prin selectie, din cadrul unei liste derulante. Elementele din cadrul listei pot fi stabilite de catre utilizator. Pentru adaugarea si stergerea unei categorii vezi: Adaugare categorie, respectiv Stergere categorie.
Cum adaug o noua categorie de clienti ?

Adaugarea unei noi categorii se face prin intermediul unui meniu ce se poate activa prin actionarea butonului in forma de plic situat in partea dreapta a campului Categorie. In urma actionarii butonului se dechide automat fereastra in care se introduce denumirea categoriei de client. Introducerea unei noi categori se face prin apasarea tastelor Ctrl + A. In continuare se completeaza denumirea categoriei in campul de sus al ferestrei si salvarea acestuia prin accesarea butonului Adauga. Pentru renuntare se apasa butonul Cancel. Client cu card- aceasta optiune se bifeaza doar daca clienti din aceasta categorie beneficiaza de autentificare cu ajutorul cardului de fidelitate. Specificare categoriei de clienti ce se autentifica cu card se poate face prin selectarea butonului reprezentat de plic situat in partea dreapta a campului Categorie si bifarea casutei din dreptul categoriei de clienti. Categoria adaugata va fi afisata intr-o lista alaturi de toate celelalte categorii existente.

Cum atasez unei categori de clienti optiunea de autentificare cu card ? Cum sterg o categorie ?

Stergerea unei categorii se realizeaza prin intermediul unei ferestre ce se activeaza in urma actionarii butonului situat in partea dreapta a campului Categorie. Selectarea categoriei ce urmeaza a fi stearsa se va efectua cu ajutorul mouse-ului, in cadrul listei in care sunt afisate toate categoriile. Odata pozitionat cursorul pe categoria respectiva, se va actiona tasta delete. Categoria selectata va fi evidentiata cu o culoare distincta fata restul categoriilor. Dupa selectarea categoriei ce urmeaza a fi inlaturata, se va actiona butonul Sterge. Stergerea unei categorii nu este posibila daca exista clienti incadrati in categoria respectiva. Utilizatorul va fi avertizat in acest sens. Operatiile efectuate vor fi salvate numai prin actionarea butonului Accepta. In cazul in care nu se doreste salvarea operatiilor acestora se va actiona butonul Renunta. Campul Traducere se va completa prin selectarea din cadrul unei liste derulante a indicativului unei tari, reprezentand provenienta limbii specifica clientului adaugat. Dupa completarea tuturor datelelor despre clienti se va actiona butonul Accepta. Actionarea acestui buton va avea ca efect salvarea in baza de date a informatiilor si afisarea numelui clientului in cadrul listei situata in partea dreapta a ecranului. In cazul in care nu se doreste salvarea datelor se va actiona butonul Renunta. Stergerea unui client presupune selectarea prealabila a acestuia. Selectarea unui client se realizeaza cu ajutorul mouse-ului, in cadrul listei in care sunt afisati toti clientii inregistrati. Pentru selectarea unui client se va pozitiona mai intai cursorul pe clientul in cauza dupa care se va actiona butonul din stanga al mouse-ului. Clientul odata selectat va fi evidentiat cu o culoare diferita de ceilalti clienti.
43

Cum sterg un client ?

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Dupa selectarea clientului respectiv se va actiona butonul Sterge, situata in partea de jos a ecranului.
Sortare clienti

In cazul in care exista un numar mare de clienti este necesara o anumita filtrare a acestora pentru a putea fi mai usor de regasit, atunci cand este nevoie. In partea stanga a listei cu clienti exista o coloana de butoane, reprezentand toate literele alfabetului, de la a la z, iar primul element al coloanei este o figura geometrica in forma de romb. Afisarea numelor in cadrul listei este facuta in ordine alfabetica. Aceasta coloana este utilizata pentru afisarea numai a numelor care incep cu una dintre literele alfabetului. Pentru a fi afisate numele care incep cu anumita litera se va pozitiona cursorul mouse-ului pe litera in cauza si va va actiona butonul stanga al mouse-ului. Pentru anularea unui filtru de acest fel se va pozitiona cursorul pe primul element al coloanei si se va actiona butonul stanga al mouse-ului. Aceasta aplicatie permite stabilirea pentru fiecare client a mai multor forme de plata, carora li se pot asocia o reducere. Aceasta reducere poate fi valorica sau procentuala. Primul camp din cadrul chenarului Reduceri se va completa prin selectia din cadrul unei liste derulante a unei anumite forme de plata ( formele de plata se stabilesc in programul de marcaj ExpresSoft Check ). Lista derulanta se va activa prin actionarea tastei Page Down. Selectarea unui element din cadrul listei se poate face fie cu ajutorul mouse-ului , fie prin intermediul tastelor corespunzatoare sagetiilor orientate in sus, respectiv in jos si al tastei enter. In cel de-al doilea camp, se va completa valoarea reducerii. Stabilirea tipului de reducere se face prin intermediul butoanelor de optiune, corespunzatoare reducerii valorice, respectiv celei procentuale. Dupa completarea celor doua campuri se actioneaza butonul Adauga. Actionarea acestui buton va avea ca efect salvarea modificariilor efectuate si afisarea formei de plata, respectiv a reducerii, in cadrul listei prezente in chenarul Reduceri. Pentru stergerea unei forme de plata, respectiv reduceri, se va selecta in prealabil elementul corespunzator din lista, si se actiona butonul Sterge. Perioada Pentru o evidentiere cat mai exacta a datelor, se poate stabili o perioada de colaborare cu fiecare client. Stabilirea perioadei se realizeaza prin bifarea casutei corespunzatoare chenarului Perioada, dupa care se stabileste data de inceput a intervalului si data de sfarsit. Modificarea datei se efectueaza cu ajutorul sagetiilor sau prin introducerea de la tastatura. Pozitonarea cursorului pe ziua, luna, respectiv an, se realizeaza cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetiilor orientate spre dreapta, respectiv stanga. Modificarea zilei, lunii respectiv anului se poate efectua fie cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetiilor orientate in sus, respectiv in jos, fie prin introducerea de la tastatura. Data mai poate fi modificata si prin intermediul calendarlui din bara inferioara a programului ce devine activa prin actionarea butonului din partea dreapta a campului. Credit card In cazul in care un client detine o carte de credit, aplicatia permite inregistrarea seriei si tipului cartii de credit pentru fiecare client. Pentru activarea campurilor necesare retinerii datelor referitoare la cartile de credit este necesara bifarea casutei corespunzatoare chenarului Credit Card. Campul Tip va fi completat prin selectarea din cadrul unei liste derulante a tipului cartii de credit. Lista devine activa prin actionarea tastei Page down. Selectarea unui element din cadrul listei se realizeaza fie cu ajutorul mouse-ului, fie cu ajutorul tastelor corespunzatoare sagetiilor orientate in sus, respectiv in jos. Adaugarea unui nou tip de carte de credit se realizeaza prin intermediul unui meniu ce se activeaza prin actionarea butonului situat in partea dreapta a campului. In campul Credit card, din cadrul acestui meniu, se introduce de la tastatura noul tip, dupa care se actioneaza butonul Adauga. Tipul de carte de credit adaugat va fi afisat intr-o lista, alaturi de toate celelalte tipuri existente. Salvarea tipurilor adaugate va avea loc numai dupa ce va fi actionat butonul Accepta situat in partea stanga jos a meniului. Daca nu se doreste salvarea modificarilor efectuate se actioneaza butonul Renunta. Pentru stergere se va dechide acelasi meniu contextual, ca si in cazul adaugarii prin actionarea butonului. Selectarea tipului de card ce urmeaza a fi sters se realizeaza cu mousul dupa care se apasa butonul Sterge.
44

Cum acord reducere pentru clienti ?

Atentie ! ! ! Vizualizarea formelor de plata nu este posibila daca in prealabil nu s-a realizat preluarea datelor din aplicatia de vanzare POS. Preluarea datelor din POS se realizeaza cu ajutorul aplicatiei Bridge. (Vezi help utilizare Bridge)

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Pentru validarea modificarilor ce au avut loc se va actiona butonul Accepta. Stergerea unui card nu se poate realiza daca s-au realizat operatii pe acel tip. Utilizatorul va fi avertizat in acest sens printr-un mesaj. Modificarile efectuate vor fi salvate numai dupa actionarea butonului Accepta. In cazul in care nu se doreste salvarea modificarilor efectuate se va actiona butonul Renunta. In campul Numar se introduce de la tastatura numarul cartii de credit. Nomenclatoare / Clienti / Raport Nomenclator clienti: daca se bifeaza Introdusi in intervalul selectat, raportul rezultat va afisa doar clientii introdusi in intervalul de timp din partea dreapta-jos a ferestrei Clienti; Nomenclatoare / Clienti / Fisa Client : Se pot defini avansuri pentru fiecare client. La adaugarea unui avans, notele (debitele) se compenseaza automat. Lucrul cu sold debitor/creditor pe clienti: - sold debit: plata datorie - sold credit: plata avans Daca un client plateste in avans il selectam,mergem pe Plati Clienti si editam suma pe care a platit-o cu documentul aferent(chitanta,ordin de plata,CEC). In ExpresSoft Check trebuie creata o forma de plata in cont care sa necesite autentificare client si sa trimita valoarea notei in cont(master).

F
FAQ
Cum adaug o firma ?

IRME

Este foarte important pentru activitatea unei firme sa detina cat mai multe date despre firmele cu care colaboreaza. Acest modul permite stocarea acestor date si face ca accesul la ele sa fie foarte facil.

Pentru a adauga date despre o noua firma, mai intai se va actiona tasta Insert. Actionarea acestei taste va avea ca efect golirea campurilor din suprafata de lucru. Pentru a permite salvarea datelor despre o firma, trebuie completat in mod obligatoriu campul Denumire. Campul Categorie va fi completat prin selectarea unui element din lista derulanta ce devine activa prin actionarea tastei Page Down. Completarea celorlalte campuri se realizeaza prin introducerea de la tastatura a datelor corespunzatoare. Dupa completarea datelor despre firme se va actiona butonul Accepta. Daca nu se doreste salvarea datelor introduse se va actiona butonul Renunta. Exista posibilitatea inregistrarii pentru fiecare firma a unei limite de creditare sau a unei inregistrari a sumelor platite in avans. Pentru inregistrarea unei limite a creditului se vor folosi elementele din chenarul Credit. Daca se doreste inregistrarea limitei de creditare se va bifa casuta corespunzatoare textului Cu limita de credit. Dupa aceasta se va introduce de la tastatura suma reprezentand nivelul maxim al creditului, in casuta corespunzatoare: Suma maxima. Pentru inregistrarea avansului platit de o firma se vor utiliza elementele din chenarul Avans. In campul Suma se va introduce de la tastatura suma ce reprezinta avansul platit de firma. In mod implicit, valoarea
45

E X P R E S S O F T

M A S T E R

avansului este zero. In campul avans curent va fi calculata in mod automat suma curenta ce reprezentand avansul in urma efectuarii unor tranzactii cu respectiva firma.
Cum adaug o categorie de firme ?

Adaugarea unei noi cartegori se realizeaza prin intermediul unei ferestre ce se activeaza in urma actionarii butonului , situat in partea dreapta a campului Categorie. In campul Categorie firma, din cadrul acestei ferestre, se va introduce de la tastatura denumirea noii categori. Dupa ce a fost introdusa noua categorie, se va actiona butonul Adauga. Categoria adaugata va fi afisata intr-o lista alaturi de toate categoriile existente. Salvarea noilor categorii se va efectua numai dupa ce va fi actionat butonul Accepta, situat in partea stanga jos a ferestrei. Daca nu se doreste salvarea acestora, se va actiona butonul Renunta. Stergerea unei categorii se realizeaza prin intermediul unei ferestre ce se activeaza in urma actionarii butonului situat in partea dreapta a campului Categorie. Selectarea categoriei ce urmeaza a fi stearsa se va efectua cu ajutorul mouse-ului, in cadrul listei in care sunt afisate toate categoriile. Odata pozitionat cursorul pe categoria respectiva, se va actiona butonul dreapta al mouse-ului. Categoria selectata va fi evidentiata cu o culoare distincta fata restul categoriilor. Dupa selectarea categoriei ce urmeaza a fi inlaturata, se va actiona butonul Sterge Stergerea unei categorii nu este posibila daca exista furnizori incadrati in categoria respectiva. Utilizatorul va fi avertizat in acest sens. Operatiile efectuate vor fi salvate numai prin actionarea butonului Accepta. In cazul in care nu se doreste salvarea operatiilor acestora se va actiona butonul Renunta. Campul Persoane delegate este folosit atunci cand se doreste a avea un delegat al firmei respective. Se pot introduce in aplicatie foarte usor delegati cu ajutorul butonului Adauga . Actionand acest buton va aparea o fereastra unde se completeaza datele delegatului ( Nume, BI-Nr. , BI-Serie , Eliberat de , Auto , Nr. Auto ) ; pentru salvare se apasa butonul Accepta . Actionand butonul Raport putem vizualiza/lista toate firmele existente in aplicatie precum si datele legate de firmele respective ( Oras , Cod Fiscal , Banca , Cont , Registrul Comertului ). Cu ajutorul butonului Sterge putem sterge o firma din aplicatie doar daca pe firma respectiva firma nu au fost emise documente.

Cum sterg o categorie ?

A
FAQ
Cum adaug un nou produs cu reteta ?

DAUGARE PRODUSE

Modulul de adugarea a produselor este destinat operarii mai rapide a datelor. Facilitatea acestui modul este aceea de introdcere a unui produs, introducerea retetei (daca contine) si transferarea acestuia in modulul de vanzare in care se va specifica pretul de vanzare.

Modul de operarea in aceasta fereastra este la fel de usor ca si numeroasele optiuni pe care le ofera. Pentru adaugarea unui nou produs, introducerea retetei acestuia si specificarea pretului de vanzare se vor urma pasii :

46

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Pasul 1: se selecteaza categoria de produse din care acesta va face parte. Vom observa generarea automata a codului produsului, iar in partea dreapta a ferestrei se pot vizualiza toate produsele existente in acea categorie. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter. Pasul 2: se introduce denumirea produsului in campul cu acelasi nume. Se acceseaza tasta enter, iar denumirea prescurtata se va genera automat in campul cu acelasi nume. Schimbarea denumirii scurte a produsului se va face prin pozitionarea cursorului in acest camp si stergerea denumirii generarate automat, dupa care se poate edita denumirea prescurtata dorita. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter. Pasul 3: specificarea unitatii de masura a produsului se face prin accesarea butonului reprezentat de o sageata din partea dreapta a campului si selectarea unitatii de masura dorite cu dublu click. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter. Pasul 4: se bifeaza cu un click casuta campului Are reteta Pasul 5: se apasa butonul reprezentat de trei sageti situat in partea dreapta jos. Pasul 6: in noua fereastra se completeaza componenta retetei. Pentru completarea retetei va rog cititi in modulul de retete Cum adaug/ modific o reteta ? Pasul 7: se bifeaza gestiunea in care se produce respectivul produs. Gestiunile se gasesc in tabelul din partea dreapta a ferestrei. Specificarea gestiunii se face prin bifarea casutei din dreptul acesteia. Salvarea datelor si trecerea catre urmatoarea fereastra se face cu ajutorul butonului reprezentat de trei sageti orientatet spre dreapta, situat in partea dreapta jos a ferestrei. Pentru mofidicari in campurile/ ferestrele anterioare se foloseste butonul reprezentat de trei sageti orientate spre stanga, din partea dreapta jos a ferestrei. Pasul 8: in urmatoarea ferastra se selecteaza categoria pretului de vanzare din campul Categorie pret. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 9: se completeaza pretul de vanzare al produsului. In campul pret de cost va fi afisat pretul de cost al produsului. Acest pret va fi afisat doar daca pentru ingredientele respectiva au fost operate intrari. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 10: se completeaza cota de TVA Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 11: se bifeaza / debifeaza casuta campului La vanzare. Bifarea acestei optiuni are ca rezultat transferarea produsului la vanzare. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 12: campul Data de inceput este destinat specificarii datei cu care produsul poate fi transferat catre vanzare. Data din acest camp este implicit data zilei curente. Pentru salvarea produsului si trecerea acestuia in tabelul ce se gaseste in partea a doua a ferestrei se acceseaza butonul Accepta. In urma accesarii butonului Accepta produsul este trecut in tabel, iar cursorul mousului se va pozitiona automat in campul Categorie pret, deoarece aplicatia ofera posibilitatea transferarera produsului catre vanzare in functie de categoria de pret vanzare. Aceasta posibilitatea este foarte utila pentru unitatile care folosesc mai mult de o categorie de pret de vanzare. Salvarea produsului se face prin selectarea butonului Salveaza situat in partea dreapta jos a ferestrei. In urma accesarii acestui buton apare mesajul : Salvare efectuata cu succes. Doriti sa mai introduceti produse ? Pentru introducerea in continuare se apasa DA sau NU pentru inchidera ferestrei
Cum adaug un produs fara reteta ?

Modul de operarea in aceasta fereastra este la fel de usor ca si numeroasele optiuni pe care le ofera. Pentru adaugarea unui nou produs, introducerea retetei acestuia si specificarea pretului de vanzare se vor urma pasii : Pasul 1: se selecteaza categoria de produse din care acesta va face parte. V-om observa generarea automata a codului produsului, iar in partea dreapta a ferestrei se pot vizualiza toate produsele existente in acea categorie. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter. Pasul 2: se introduce denumirea produsului in campul cu acelasi nume. Se acceseaza tasta enter, iar denumirea prescurtata se va genera automat in campul cu acelasi nume. Schimbarea denumirii scurte a produsului se va face prin pozitionarea cursorului in acest camp si stergerea denumirii generarate automat, dupa care se poate edita denumirea prescurtata dorita. Pentru transferarea cursorului se apasa tasta enter.
47

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Pasul 3: specificarea unitatii de masura a produsului se face prin accesarea butonului reprezentat de o sageata din partea dreapta a campului si selectarea unitatii de masura dorite cu dublu click. Pasul 4: se apasa butonul reprezentat de trei sageti situat in partea dreapta jos. Pasul 5: in urmatoarea ferastra se selecteaza categoria pretului de vanzare din campul Categorie pret. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 6: se completeaza pretul de vanzare al produsului. In campul pret de cost va fi afisat pretul de cost al produsului. Acest pret va fi afisat doar daca pentru ingredientele respectiva au fost operate intrari. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 7: se completeaza cota de TVA Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 8: se bifeaza / debifeaza casuta campului La vanzare. Bifarea acestei optiuni are ca rezultat transferarea produsului la vanzare. Se acceseaza tasta enter pentru transferarea cursorului catre urmatorul camp. Pasul 9: campul Data de inceput este destinat specificarii datei cu care produsul poate fi transferat catre vanzare. Data din acest camp este implicit data zilei curente. Pentru salvarea produsului si trecerea acestuia in tabelul ce se gaseste in partea a doua a ferestrei se acceseaza butonul Accepta. In urma accesarii butonului accepta produsul este trecut in tabel, iar cursorul mous-ului se va pozitiona automat in campul Categorie pret, deoarece aplicatia ofera posibilitatea transferarera produsului catre vanzare in functie de categoria de pret vanzare. Aceasta posibilitatea este foarte utila pentru unitatile care folosesc mai mult de o categorie de pret de vanzare. Salvarea produsului se face prin selectarea butonului Salveaza situat in partea dreapta jos a ferestrei. In urma accesarii acestui buton apare mesajul : Salvare efectuata cu succes. Doriti sa mai introduceti produse ? Pentru introducerea in continuare se apasa DA sau NU pentru inchidera ferestrei.

P
Cum calculez perisabiliatatea unui produs ?

ERISABILITATI

Acest modul ofera posibilitatea calcularii perisabilitatilor pentru materiile prime si nu numai. Modul de calcul al perisabilitatilor este foarte simpla, fereastra acestui modul fiind asemanatoare cu fereastra modului in care se introduc produsele Produse.
Pentru calcularea perisabiltatii unui produs sau categorii se urmeaza pasii : Pasul 1 : se selecteaza categoria parinte din care face parte produsul Pasul 2 : se selecteaza randul din dreptul produsului din coloana perisabilitati Perisabilitatile sunt calculate in procente din unitatea de masura a produsului. Salvarea modificarilor se face prin accesarea butonului Accepta din partea de jos a ferestrei.

48

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

5
Rapoarte

R
FAQ
Cum personalizez un tip de raport ? Care este scopul personalizarii raportelor ? Cum generez un raport ?

APOARTE

Aceste rapoarte ofera posibilitatea utilizatorului de a obtine date in timp real pentru orice situatie din gestiune. Rapoartele sunt generate pe baza documentelor, si sunt intocmite pentru fiecare grupa/ subgrupa de produse.

Personalizarea unui raport se face prin selectarea acestuia cu click dreapta de mous si alegerea optiunii Personalizare raport. Rapoartele personalizate se vor gasii in fereastra Rapoarte personalizate. Personalizarea rapoartelor vine in ajutorul utilizatorului si anume elimina timpul de cautare al rapoartelor folosite frecvent.

Generarea unui raport se face prin simpla accesare a butonului reprezentat de lupa situat in bara programului. Generarea unui raport se realizeaza in functie de elementele de filtrare ce sunt completate in campurile active ale raportului. Raportarea se realizeaza pentru perioada de timp prezentata in campului datei al programului. Astfel daca in campul datei intervalul de timp este 1/ian/2007-8/apr/2007, raportarea se va realiza strict pentru aceasta perioada. Identificarea tipului de raportare se realizeaza in functie de categoria caruia ii apartine raportul. In aplicatia de gestiune sunt definte patru categorii de rapoarte si anume :

Cum identific tipul unui raport ?

Iesiri - raportele ce se gasesc in aceasta categorie prezinta documentele de iesire pentru produsele existente in stocul unei gestiuni. In lista de mai jos sunt prezentate rapoartele din aceasta categorie : Adaos comercial - raportul ofera informatii privind valoarea adaosului pentru produsele iesite din gestiunea selectata . Acest raport este foarte util in vederea calcularii valorii procentului pentru bauturile alcoolice. Borderou de productie- raportul ofera informatii privind cantitatea , pretul de cost, valoarea de cost si tipul de document prin care s-a realzat iesirea produsului. Acesta raport este valabil pentru gestiunile in care se realizeaza Consum materii prime Economii materii prime

49

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Jurnal vanzari - raportul ofera informatii cu privire la vanzarile efectuate catre persoane fizice/persoane juridice, cumulate din facturi si din POS. raportul poate fi generat in functie de gestiunea sursa (ce se descarca), centrul de venit (pe unde se realizeaza vanzarea), si tipul de document prin care se face vanzarea. Procent cost din total vanzari - raportul prezinta valoarea si procentul de cost din totalul vanzarii, la pret de vanzare cu/ fara TVA. Procent cost din total vanzari pe categorii - raportul prezinta valoarea si procentul de cost din totalul vanzarii, la pret de vanzare cu/ fara TVA in fuctie de categoriile de produse selectate. Procent vanzari pe unitate - raportul prezinta procentul valorii de cost din valoarea incasata Vanzari pe centre de venit - raportul prezinta valoarea vanzarii realizate de centrele de venit definite in functie de gestiunea selectata. Valoarea vanzarii este prezentata la pret de cost, vanzare cu/ fara TVA. Raportul poate fi generat la valoare de vanzare sau valoare incasata. Vanzari pe clienti - zile raportul prezinta situatia vanzarilor pe zile ce s-a realizat prin POS si facturi pentru clientii definiti in program (clientii pot fi persoane fizice sau juridice) in functie de gestiunea selectata. Valoarea vanzarilor este prezentata la Valoare vanzare sau Vanzare incasata. Vanzari pe intervale de servire acest raport arata incasarile pe zi incepand cu o anumita ora.Raportul functioneaza doar daca sunt definite intervale de servire. ( Setari / Setari Generale / Intervale Servire; campul Denumire interval se completeaza cu numele ce se doreste a fi dat intervalului de servire iar campul Ora inceput cu ora de inceput a intervalului. Vanzari pe zile raportul prezinta situatia vanzarilor pe zile ce s-a realizat prin POS si facturi. Valoarea vanzarilor este prezentata la Valoare vanzare sau Vanzare incasata. Vanzari pe produse - raportul ofera date privind valoarea produselor iesite din gestiunea selectata. Iesirea produselor se poate face prin POS si facturi. POS Note de plata raportul ofera posibilitatea vizualizarii notelor de plata inchise. Generarea raportului poate fi realizat in functie de campurile de filtrare existente in raport. Aceste campuri sunt : tip raport, nr. Nota, forma de plata, clienti, ospatar, saloane, categorie pret vanzare, mese. Produse retur raportul prezinta denumirea , cantitatea si utilizatorul ce a realizat returul produselor. Statistici - raportul ofera date privind media incasarilor in funtie de numarul de persoane Vanzari / intervale orare raportul prezinta valoarea de cost , valoarea de incasare si valoarea discountului intre intervalele orare stabilite. Vanzari clienti /forma de plata - ofera date privind vanzarile ralizate pe clienti Vanzari clienti / zi - raportul ofera informatii privind vanzarile realizate pe clienti pe zilele afernte intervalului selectat. Vanzari ospatari/ forme de plata raportul ofera date privind vanzarile ralizate in functie de formele de plata utilizate. Vanzari ospatari/gestiuni raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de gestiunea descarcata si numele utilizatorului ce a facut vanzarea. Vanzari ospatari/ saloane raportul ofera date privind vanzarile realizate pentru saloanele existente si numele utilizatorului ce a realizat vanzarea. Vanzari ospatari/ valute raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de valutele folosite si numele utilizatorului ce a realizat vanzarea. Vanzari pe clienti raportul ofera date privind vanzarile realizate catre clientii definiti in program. Vanzari pe forme de plata raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de formele de plata utilizate la inchiderea notelor. Vanzari pe gestiuni - raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de gestiunea ce se descarca Vanzari pe mese - raportul ofera date privind vanzarile realizate in functie de numarul mesei Vanzari pe note de plata raportul prezinta notele de plata si valoare si clientul pentru care s-au inchis. In raport este prezentata si valoarea discount-ului si a valorii incasate. Vanzari pe ospatari - raportul ofera date prvind totalul vanzarilor realizate de utilizatori Vanzari produse clienti - Este un raport ce prezinta produsele vandute intr-o perioada pe fiecare client. De asemenea, cuprinde si tichetele de tombola emise pe clienti. (tichete de tombola definite in prgramul de marcaj ExpresSoft Check ). Vanzari produse / saloane raportul ofera date privind incasarile realizate pentru saloanele existente Vanzari produse/ ospatari raportul ofera date privind cantitatea de produse vandute de utilizatori
50

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Consumuri Bonuri de consum- raportul ofera date privin bonurile de consum realizate si valoarea acestora Bonuri de consum pe departament - raportul ofera date privin bonurile de consum realizate si valoarea acestora. Acest raport ofera posibilitatea filtrarii bonurilor in functie de tipul si departamentul acestora. Facturi Centralizator facturi emise acest raport prezinta toate facturile introduse in sistem , inclusiv facturile ce cuprind avize. Vanzari pe clienti acest raport ofera date privind documentele de vanzare a produselor Vanzari produse acest raport ofera informatii privind cantiatatea si valoarea produselor vandute. Inventar Minusuri inventar - acest raport ofera date privind minusurile de inventar rezultate in urma inchiderii inventarului.

Intern - rapoartele ce se gasesc in aceasta categorie prezinta fluxul intern de documente pentru
produsele existente in stocul gestiunilor , schimbarile de preturi precum si transferurile (NPR-urile) intre gestiuni.

Intrari - rapoartele ce se gasesc in aceasta categorie prezinta documentele de incarcare a stocurilor

produselor existente in gestiuni. Cost materii prime pretul de cost al materiior prime Cost materii prime / furnizor pretul de cost al materiilor prime achizitionate pe furnizori. Intrari materii prime Intrari pe zile Preturi cost comparative mp - prezinta evolutia pretului de cost calculat pentru materii prime, pe un an. Anul pentru care se genereaza raportul este cel al datei de inceput, din intervalul selectat. Preturi cost comparatice mp - prezinta evolutia pretului de cost calculat pentru retete, pe un an. Anul pentru care se genereaza raportul este cel al datei de inceput, din intervalul selectat.

Facturi :
Centralizator NIRuri gestiuni valorice prezinta toate documentele de intrare pe furnizori pe gestiuni valorice. Cumparari pe Furnizor prezinta toate achizitiile pe care firma d-voastra le-a facut pe furnizorii existenti.Raportul este de 2 feluri : analitic si sintetic. Cel analitic ofera mai multe informatii in raport.Tipul raportului (valabil pentru majoritatea rapoartelor ) se schimba din campul Tip raport . (analitic / sintetic ). Intrari materii prime raportul prezinta intrarile de materii prime doar prin tipul documentului: facturi. Jurnal Vanzari

Inventar :
Intrari materii prime acest raport contine intrarile de materii prime (NIR-urile generate in urma inchiderii unui inventar , tipul documentului de intrare fiind Reglare Inventar . Plusuri inventar -

Analiza manageriala - rapoartele din aceasta categorie prezinta analize de vanzare a produselor. Campurile ce trebuie completate pentru a genera o raportare difera, ele se vor activa sau dezactiva automat pentru fiecare raport in parte. Diverse Procent cost din total vanzari Vanzari clienti tip 1 Variatie Stoc
51

E X P R E S S O F T

M A S T E R

G
Cum generez un grafic ?

RAFICE

Aceste grafice ofera posibilitatea utilizatorului de a obtine rapoarte in timp real prin reprezentatie grafica pentru orice situatie din gestiune. Graficele sunt generate pe baza documentelor, si sunt intocmite pentru fiecare grupa/ subgrupa de produse.
Generarea unui grafic se realizeza prin accesarea butonului reprezentat de o lupa situat in bara programului. Pentru a putea genera grafice trebuie sa fie setata o valuta (vezi Setari / Curs Valutar ).

Cum identific tipul unui grafic ?

Identificarea tipului de grafic se realizeaza in functie de categoria caruia ii apartine raportul. In aplicatia de gestiune sunt definte trei categorii de grafice si anume : Iesiri Evolutia cifrei de afaceri Iesiri pe produs Structura CA pe categorii produse Structura CA pe gestiuni Structura CA pe saloane Structura vanzarilor (clienti) Vanzari comparative pe saloane Vanzari vs. incasari Intrari Evolutia intrarilor (valoric) Intrari pe produs Structura aprovizionarilor (furnizori) Statistici Evolutia numarului de clienti Media clientilor la o masa Media incasarilor pe client Media incasarilor pe mese Numarul de clienti pe saloane Variatia stocului pe produs

52

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

6
Setri

P
FAQ
Cum adaug un utilizator ?

ERSONAL

Adaugarea unui utilizator se realizeaza prin selectarea grupului in care va fi introdus, click dreapta pe mouse si selectarea optiunii Adauga persoana. In urma selectari optiuni se va afisa urmatoarea fereastra : Datele necesare complectarii campurilor din aceasta fereastra sunt urmatoarele : Nume : numele de utilizator Functia : functia ce o detine in cadrul unitatii Grup : se specifica grupul din care face utilizatorul Data Inceput : data cu care este valid contul utilizatorul Data Sfarsit : dat pana la care este valid contul utilizatorului Utilizator de sistem : bifarea acestui camp ofera posibilitatea utilizatorului de a accesa aplicatia. Stabilirea parolei de acces se face in modulul administrare. Pentru salvarea datelor se face prin accesarea butonului Accepta. Adaugarea unui grup se realizeaza prin selectarea cu click dreapta de mous a primului grup Grupuri si accesarea optiunii Adauga compartiment.

Cum adaug un grup ?

Atentie ! ! ! Nu este posibil stergerea unui grup daca acesta contine utlizatori ce nu pot fi stersi.

Cum modific denumirea grupului ?

Modificarea denumirii unui grup se face prin selectarea grupului, click dreapta de mous si alegerea optiunii Modifica din fereastra nou deschisa.

53

E X P R E S S O F T

M A S T E R

G
Cum se creeaza o sectiune ? Cum se face legatura unei categorii de produse cu o sectiune ? Cum se face legatura unei sectiuni cu o gestiune ?

ESTIUNI/ SALOANE

In cadrul acestui modul utilizatorul are posibilitateta de a crea noi gestiuni, precum si de a seta legatura dintre produsul vandut si gestiunea din care se scade acesta. In cazul in care categoriile de produse nu sunt corelate cu sectiunile, setarea pe fiecare sectiune se face actionand butonul situat pe bara de sectiuni.
Crearea unei sectiuni se realizeaza prin actionarea butonului din partea superioara a ferestrei, pozitionarea mous-ului in tabelul Sectiuni din fereastra Gestiuni\ Saloane si acceasarea tastei insert de pe tastatura. Legatura dintre o categorie de produse si o sectiune se realizeaza prin simpla tragere (drag and drop) a unei categorii intr-o sectiune. Inlaturarea unei legaturi dintr-o categorie de produse si o sectiune se obtine prin selectarea categoriei de produse respective si actionarea tastei Delete. Pentru a reveni la forma initiala se actioneaza butonul situat pe bara de categorii produse . Inainte de a reveni, utilizatorul va fi intrebat daca doreste sau nu salvarea modificarilor efectuate. Revenit la forma initiala utilizatorul va realiza legatura intre sectiuni si gestiuni prin tragerea (drag and drop) unei sectiuni catre o anumita gestiune. In cazul in care exista o legatura gresita intre o sectiune si o anumita gestiune, aceasta poate fi inlocuita prin selectarea sectiunii respective si actionarea tastei Delete. Gestiunile sunt reprezentate diferit, dupa cum urmeaza: gestiuni valorice; gestiuni cantitative-valorica Rezultatul acestor pasi este urmatorul: gestiunea are in continuare corespondent in sectiuni, iar sectiunea este inregistrata cu un anumit numar de categorii de produse. Se poate trece la legatura dintre gestiune si categoriile de preturi de vanzare, legatura fiind obtinuta prin simpla tragere (drag and drop) a unei gestiuni catre o anumita categorie de pret de vanzare. O eventuala gresala se poate corecta prin aceleasi operatii ca mai sus: selectare si actionarea tastei delete. Selectand coloana corespunzatoare gestiunii, utilizatorul va avea posibilitatea adaugarii unei noi gestiuni prin actionarea butonului Adauga situat in stanga, pe bara de comenzi rapide in partea inferioara a ecranului. Numele gestiunii, gestionarul si tipul gestiunii (cantitativa/valorica) constituie datele necesare crearii unei noi gestiuni. Adaugarea unei categorii de pret de vanzare se poate adauga prin selectarea tabelului cu acelasi nume si acesarea tastelor shift + insert sau a butonului Adauga situat in bara programului. Stergerea unei categorii de pret este posibil de realizat daca aceasta nu are atasate salone. Stergerea se realizeaza prin accesarea tastelor shift + delete.

Cum adaug categoria pretului de vanzare ? Cum sterg categoria pretului da vanzare ? Cum adaug un salon categoriei pretului de vanzare ?

Click dreapta pe categoria de pret vanzare si selectarea optiunii Adauga salon.

54

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Cum sterg un salon asociat unei categorii de pret vanzare ? Cum adaug imprimante unui salon ? Cum adaug schema salonului ? Cum adaug o grupa de produse unui printer ?

Stergerea unui salon este posibil de realizat daca aceasta nu are atasate imprimante . Stergerea se realizeaza prin accesarea tastei delete.

Rolul adaugarii imprimatelor de sectii saloanelor este acela de a permite descarcarea produselor categoriei atasata imprimantei prin intermediul salonului. Adaugarea unei imprimante se face prin simpla tragere (drag and drop) a acesteia din tabelul gestiuni. Click dreapta pe denumirea salonului, se alege optiunea Asociere schema. In fereastra nou deschisa se selecteaza cu dublu click denumirea salonului, astfel deschizandu-se fereastra de cautare. Salvarea datelor se face prin accesarea butonului Accepta. Adaugarea unei categorii de produse unui printer de sectie se realizeaza prin creerea categoriei de produse in modulul Nomenclatoare Produse, atasarea optiuni Are sectie pentru categoria nou definita. In modulul Setari Gestiuni\Saloane, se in tabelul Sectiuni se creeaza un nou printer, caruia i se ataseaza respectiva grupa de produse. Printer-ul se asociaza gestiuni care descarca stocul produselor si salonului in care se va face vanzarea produselor din categoria definita. Modifcarea componentei unei categori de produse existente in aplicatia de vanzare se realizeaza din modulul Setari - Gestiuni \ Saloane urmandu-se pasii : Pasul 1 : identificarea printer-ului din care face parte grupa de produse ; Pasul 2 : stergerea printer-ului din tabelul Categorii preturi de vanzare, din toate saloanele in care exista atasat. Stergerea se face cu tasta Delete. Pasul 3 : stergerea printer-ului din tabelul Gestiuni Pasul 4 : stergerea printer-ului din tabelul Sectiuni In acest moment modificarea componentei categoriei de produse este posibila deoarece produsele categoriei nu se mai scad.

Cum modific componenta unei categorii de produse existente in aplicatia de vanzare ?

Atentie ! ! ! Aceasta modificare poate deterioara valorile stocurilor daca in prealabil consumurile sau facut pe o alta structura. Mai exact daca se schimba gestiunea din care se scadeau produsele.

C
FAQ
Cum introduc valutele folosite ?

URS VALUTAR

Acest modul este destintat introducerii valutelor folosite si precizarea cursului.

Modul prin se introduc valutele este urmatorul : Pasul 1 : se apasa butonul reprezentat de o pagina situat in bara programului Pasul 2 : in fereastra nou deschisa se introduce numele valutei Pasul 3 : se apasa tasta enter Pasul 4 : se apasa butonul Accepta

55

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Cum introduc/ modific cursul ?

Introducera cursului se face prin selectarea valorii din dreptul valutei solicitate si editarea valorii dorite. Optiunea de filtrare Optiunea de filtarere este activa odata cu accesarea butonului galben din partea de jos a ferestrei. In urma actionari acestui buton se deschide fereastra de filtrare. Pentru vizualizarea tuturor modificarilor facute pentru o valuta, se selecteaza valuta din campul Valuta si se actioneaza butonul Cauta. In fereastra de filtrare sunt prezentate date privind modificarile cursului valutar pe perioada trecuta in campul datei.

P
FAQ
Care este functionalitatea acestui modul ? Cum adaug un POS ?

OS

Modulul POS ofera posibilitatea utilizatorului de a creea legatura dintre baza de date a aplicatiei de gestiune Master si baza de date a aplicatiei de vanzare POS. Aceasta legatura este foarte importanta, in vederea transferarii datelor din aplicatia de gestiune catre aplicatia de vanzare. Fereastra modului POS este impartita in doua tabele. In tabelul din partea stanga se gasesc saloanele, iar tabelul din partea dreapta se creeza POS-urile. Stabilirea legaturii se realizeaza urmand pasii : Pasul 1 : click dreapta in al doilea tabel Pasul 2 : din fereastra deschisa se alege optiunea Adauga Campurile existente in fereastra nou deschisa se vor completa astfel : POS : acest camp va fi completat cu denumirea pos-ului ( denumire ce va aparea si in eXpresSoft Bridge , aplicatia care face legatura intre programul de marcaj si cel de gestiune ). Server numele calculatorului unde se afla baza de date a aplicatiei ExpresSoft Check. Catalog - numele bazei de date a aplicatiei ExpresSoft Check

Cum redenumesc un POS ? Cum steg un POS ?

Redenumirea unui POS se face prin selectarea cu mous-ul : click dreapta pe denumire si selectarea optiunii redenumeste din fereastra nou dechisa. Stergerea unui Pos este posibila prin selectarea acestuia cu mousul click dreapta si alegerea optiunii Sterge. Modificarea unui POS este posibila prin selectarea acestuia cu mous-ul click dreapta si alegera optiunii modifica. Pentru modificare vezi - Cum adaug un POS ?

Cum modific un POS ?

NOT:
Modificarea POS-ului se face doar daca s-a modificat denumirea sau IP-ul calculatorului.

Cum adaug saloane POS-ului ?

Adaugarea saloanelor se face prin selctarea salonului din fereastra din partea stanga si tragerea acestuia cu mous-ul catre POS-ul existent. Data de inceput cu care se face validarea atasari salonului este implicit data curenta a sistemului. Atasarea salonului cu o data ulterioara se face prin modificarea datei. Modificarea
56

E X P R E S S O F T

M A S T E R

datei sa face prin simpla selectare a salonului (moment in care in partea dreapta a ferestrei apare automat fereastra datei) si modifcarea acesteia. Salvarea datelor se face prin accesarea butonului Accepta.

C
FAQ
De este necesara atasarea saloanelor la POS ? Cum atasez salonul unui centru de venit (POS) ?

ENTRE VENIT

In cadrul acestui modul sunt prezentate date informative ce privesc direct centrele furnizoare de profit precum si componenta acestora. Un centru de profit poate avea in componenta mai multe puncte de vanzare. Fereastara modului Centre de venit este impartita in doua tabele, in care se gasesc : In partea stanga toate saloanele existente in configuratia aplicatiei In partea dreapta POS-urile.

Atasarea unui salon la Centru de venit este necesara pentru evidentierea corecta a rapoartelor, atat din POS cat si din Master.

Atasarea salonului la Centru de venit se face foarte usor cu ajutorul mousului. Se selecteaza din tabelul in care se gasesc saloanele cu un click salonul dorit, se tine apasat pe mouse si se trage catre POS-ul din partea dreapta. Pentru salvare se apasa butonul Accepta.

DMINISTRARE

In cadrul acestui modul se vor stabilii nivelele de acces si parolele de logare in aplicatie a utilizatorilor. Pentru stabilirea nivelului de acces se vor urma pasii:
Pasul 1 : se acceseaza butonul Drepturi de acces Pasul 2 : selectam utilizatorul din tabelul din partea stanga in care se pot viualiza toti utilizatorii introdusi Pasul 3 : in tabelul din dreapta se bifeaza in dreptul fiecarui nivel dreptul de acces Pentru salvarea modificarilor se acceseaza butonul Salveaza. Cum introduc parola pentru utilizatorul existent ? Introducera parolei se realizeaza prin selectarea cu dublu click a utilizatorului si introducerea parolei in campurile Noua parola si Confirmare parola noua.

57

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Tot aici , in fereastra nou deschisa (dupa dublu click pe utilizator) se poate modifica numele utilizatorului si se poate corela numele utilizatorului cu numele utilizatorului de windos astfel incat atunci cand deschidem aplicatia ExpresSoft Master nu va mai aparea casuta de logare (nume utilizator si parola) , ci utilizatorul se va loga direct in aplicatie.

ETARI GENERALE

In acest modul avem posibilitatea introducerii datelor firmei.

In modul Setari / Setari Generale intalnim sase submodule , in partea stanga a ecranului : - Setari generale : in acest se observa 3 metode de tinere a gestiunii.De retinut ca doar una
dintr ele functioneaza (asa a fost gandita aplicatia) si anume FIFO (first in first out ; primul intrat primul iesit) - Datele Societatii : in cadrul acestui submodul se completeaza date referitoare la firma. - Intervale Servire : Accesand butonul Intervale vom putea specifica intervalele de comparatie in vederea scoaterii rapoartelor referitoare la intervalele de servire. - Aprovizionare : in cadrul acestui camp se observa subcampul Intrari cu urmatoarele optiuni : o rotunjire valori pe facturi ; nr de zecimale - (bifarea acestei optiuni are rolul de a rotunji valoarea facturi cu numarul introdus in campul numar de zecimale).
58

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Ultimul pret de achizitie pe facturi intrate daca aceasta optiune este bifata atunci cand se face un NIR , in dreapta campului Denumire din modulul Aprovizionare/Intrari va aparea ultimul pret de achizitie general (daca bifa se afla la pe toti furnizorii ) sau ultimul pret de achizitie pe furnizor (daca bifa se afla la pe furnizorul selectat ). Daca optiunea nu este bifata nu va aparea niciun pret de achizitie in modulul Aprovizionare / Intrari.

o Atentioneaza utilizator pentru introducere data expirare produse optiunea este corelata cu optiunea expira la din Aprovizionare / Intrari. o Nu permite operarea de documente cu data mai mica de : daca aceasta optiune este bifata aplicatia nu va permite operarea de NIR-uri cu data calendaristica mai mica decat data din dreptul optiunii..

Orice modificare operata in modul trebuie urmata de accesarea butonului Salveaza .

Desfacere : o Facturi : in acest subcamp se completeaza date/informatii care sa apara sau nu pe

facturile emise. Vom insista mai mult asupra campurilor referitoare la seriile facturilor si plaja de numere pentru facturilor emise. Introducerea unei serii de factura se realizeaza destul de usor : cu un click , cursorul se va pozitiona in interiorul campului Seriile facturilor , apoi se introduce de la tastatura seria dorita si se apasa butonul reprezentant de un V .In acest moment seria facturii a fost introdusa.Plaja de numere pentru facturile emise se completeaza la fel de simplu. De asemenea se pot completa diferite mesaje care sa apara pe factura emisa , in campurile:

o Delegati : in acest camp se adauga persoana delegata ce va completa documentul (factura). Numele persoanei delegate se aduaga prin selectarea tabelului cu click dreapta si alegerea optiuni adauga din noua fereastra ce se deschide. In urma alegeri optiuni de adaugare se activeaza in partea dreapta a ferestrei campurile in care se pot introduce date referitoare persoanei. Salvarea modificarilor se face prin accesarea butonului "Salveaza". Modificarea datelor persoanei se face prin selectarea numelui cu click dreapta si alegerea optiuni "Modifica". tergerea unei persoane se face prin selectarea cu click dreapta a numelui utilizatorului si accesare optiuni "Sterge

- Plati Furnizori/documente de plata : sunt specificate toate documentele prin care se pot efectua plati. In aceasta fereastra sunt declarate documentele de plata cel mai des
utilizate. Introducerea unui nou document se face prin accesarea tabelului cu click dreapta si alegerea optiunii "Adauga", se introduce numele documentului in campul Document si se acceseaza butonul "Salveaza". Neaccesarea butonului salveaza nu se ia in considerare modificarile facute.

59

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Modificarea si stergerea (click dreapta pe documentul de plata in cauza ) unui document se poate realiza doar daca nu s-au folosit respectivele documente de plata.

Bifarea optiuni de prompt are ca efect printarea automat a documentului in urma salvarii acestuia. Modificare numarului de copii pentru documentele trecute in tabel se realizeaza prin selectarea acestora cu un click si precizarea numarului in campul Numar de copii. Rotunjiri valori pe facturi intrate: bifarea acestei optiuni are rolul de a rotunji valoarea facturi cu numarul introdus in campul numar de zecimale. Rotunjiri valori pe facturi emise: completarea acestui camp se face la fel ca si la cel anterior. Campurile Mesaj 1,2,3 pe factura emisa: completarea acestor campuri este optionala, iar datele generale ce se precizeaza se refera la termenul de plata, penalizarile in caz de intarziere numele si CNP-ul persoanei ce intocmit factura. Aceste date sunt printate in partea de jos stanga a facturi, deasupra tabelului privind datele privind expeditia. Intervale - In acest modul se definesc intervalele de referinta pentru categoria de rapoarte manageriale. Definirea unui raport se realizeaza prin prin complectarea campului "Denumire" si stabilirea intervalului oras si a anilor de referinta. Pentru salvarea modificarilor se acceseaza butonul "Salveaza". Documente de plata - In aceasta ferastra sunt declarate documentele de plata cel mai des utilizate. Introducerea unui nou document se face prin accesarea tabelului cu click dreapta si alegerea optiuni "Adauga", se introduce numele documentului in campul cu acelasi nume si accesarea butonului "Salveaza". Neaccesarea butonului salveaza nu se ia in considerare modificarile facute. Modificarea si stergerea unui document se poate realiza doar daca nu s-au folosit respectivele documente de plata.

INCRONIZARE

Cum sa trimit Produse/Preturi de vanzare/ clienti/ etc. catre POS ?:

Exportul datelor introduse in Master/Piccolo se va realiza automat in Expressoft Check. Totusi, daca modificarile facute in programul de gestiune (XMaster) nu se regasesc in programul de marcaj (XCheck) pentru a forta sincronizarea intre Expressoft Master si Expressoft Check va rugam sa selectati subcampurile atasate campului POS si sa accesati butonul Sincronizare aflat in partea dreapta a ferestrei. In partea stanga a modulului ( in primul tabel ) exista un camp Log , care contine informatii despre data si ora cand a fost accesat butonul Sincronizare , precum si daca actiunea de sincronizare a modulelor a fost efectuata cu success (done) sau a esuat (failed).

60

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Capitolul

7
Ajutor
SISTEM
In aceasta fereastra este prezentat configuratia sistemului.

NOUTATI
In aceasta fereastra sunt prezentate noutatile din aplicatie si rezolvarile propunerilor referitoare la modulele de lucru ale programului.

INDEX
In aceasta fereastra este prezentat un scurt manualul de utilizare al programului.

DESPRE
Accesand acest buton putem vizualiza echipa tehnica care lucrat la realizarea acestui program, si versiunea programului.

61

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Diverse

De ce se deschide fereastra in care se introduce codul de licenta? Unde vad stocul unui produs ?

Verificati daca placa de retea este enable (functionabila). Este foarte important sa functioneze. Daca in prealabil ati fost atentionati ca in X zile expira licenta si nu ati sunat la 201.11.02 pentru reinnoire.

Fisa de magazine , balanta. (se genereaza luand in considerare si data)

Cum introduc un produs ? Cum introduc un produs in NIR daca acesta nu exista in modulul Produse? Cum adaug un nou client?

Vezi ADAUGARE PRODUSE. Se introduce produsul cu ajutorul modulului Adaugare produse, se revine in NIR si se apasa tasta F2 pentru actualizarea listei de produse, dupa care se cauta produsul nou introdus.

Se acceseaza tasta insert sau cu ajutorul butonului reprezentat de o pagina existent in bara pentru comenzi rapide.

Atentie !!! Pentru a introduce un nou client nu se modifica unul existent si se acceseaza tasta accepta.
De ce apar produse cu reteta in inventar/ balanta? Care este valoarea stocului initial in urma inchiderii inventarului ?

Cazul 1: nu au fost introduse in productie. Cazul 2: au fost operate intrari pentru respectivele produse.

Valoarea stocului initial pentru materiile prime/ produsele ce au fost supuse invetarierii va fi cea trecuta in coloana Faptic.

Atentie !!! Acest fapt nu este valabil pentru produsele in dreptul carora nu s-a introdus nici o valoare in coloana faptic. Stocul initial pentru aceste produse va fi in continuare valoarea trecuta in coloana Scriptic.

62

E X P R E S S O F T

M A S T E R

Care este valoarea stocului, daca inventarul s-a operat cu o data anterioara datei curente a sistemului ?

Valoarea stocului, pentru o gestiune pentru care s-a operat un inventar cu o data anterioara datei curente a sistemului , reprezinta valoarea trecuta in coloana Faptic plus valoarea rezultata in urma diferitelor operatii ce s-au efectuat dupa data inchiderii invetarului. Exemplu: Prezentam situatia in care data zilei curente este 20.03.2004, si se doreste a se opera invetarul pentru gestiunea Bucatarie, dar cu data de 10.03.2004. Se considera ca intre data de 10.03- 20.03.2004 sau realizat documente de intrare, iesire. Stocul pentru gestiunea Bucatarie la data de 20.03.2004 este rezultatul valorilor : valoarea stocului trecut in coloana Faptic + (plus) valoarea rezultata in urma intrarilor iesirilor pana la data de 20.03.2004.

Ce se intampla daca am uitat sa operez documente, iar invetarul a fost salvat (nu inchis) ?

Daca gestiunea a fost introdusa in invetar, s-a operat fapticul, dar mai este necesara introducera unor documente ce au fost omise, se poate rezolva prin operarea documetelor cu o data anterioara datei cu care s-a deschis inventarul, dupa care se va genera scripticul insa fara a mai introduce fapticul (in cazul in care acesta a fost introdus).

De ce sa introduc denumirea scurta a produselor ? Cum scot lista de inventariere ?

Introducerea denumirii scurte a produselor este necesar de introdus pentru printarea denumirii acestora pe imprimantele din sectii (bucatarie, bar) si imprimantele fiscale. Se introduce gestiunea in inventar (adica in tabelul din parte dreapta) cu dublu click si se apasa butonul reprezentat de o lupa din bara programului.

Cum pot sterge un produs din NIR ? Cum pot sterge un NIR ? Cum pot schimba data unui NIR ?

Posibiliatatea stergerii unui produs din NIR (tabelul in care sunt salvate produsele) este posibil doar daca NIR-ul nu a fost salvat. Stergerea se face prin selectarea produsului, click dreapta de mous si accesarea optiunii sterge. Posibiliatatea de stergere a unui NIR este activa doar daca : din documentul de intrare nu au fost scazute produse ; documentul de intrare nu a fost realizat pentru mai multe gestiuni. Optiunea de schimbare a datei unui NIR poate fi realizata doar daca produsele de pe NIR nu sunt implicate in operatii de scadere, transfer, productie. Schimbarea datei se realizeaza prin selectarea NIR-ului si accesarea butonului reprezentat de un stilou situat in bara programului.

63

E X P R E S S O F T

M A S T E R

De ce nu se poate realiza transferul unui produs intre gestiuni ? De ce nu se poate realiza bonul de consum pentru un produs ? Cum reglez stocurile ?

Realizarea transferului poate fi realizat doar daca respectivul produs are stoc pozitiv in gestiunea sursa.

Realizarea unui bon de consum poate fi facut doar daca produsul are valoarea cantitatii pozitive in stocul gestiunii sursa.

Reglarea stocurilor se poate face doar prin documente de intrare (ex. NIR, bonuri de transfer) iesire (ex. bonuri de consum,bonuri de transfer, facturi,vanzare direct de pe pos) sau prin generarea unui inventar. Generarea inventarului se face vezi INVENTAR.

64