C E N T R U L N AT I O N A L D E V O L U N TA R I AT

Integrarea n cultura organizaiei

In conformitate cu drepturile de proprietate intelectuala prevazute in Legea 8/1996, orice preluare integrala sau partiala a materialelor disponibile pe aceasta pagina se va face numai cu mentionarea autorului (Centrul National de Voluntariat Pro Vobis) si a sursei

Cuprins 1. Introducere..........................................................................3 2. Definiii ale culturii organizaionale..................................4 3. Componentele culturii organizaionale.5 4. Determinanii culturii organizaionale..6 5. Tipuri de culturi organizaionale...7 6. Cum se descoper cultura organizaional...8 7. Cum se transmite cultura organizaional.....................10 8. Cum se schimb cultura organizaional........................11 9. Explorarea compatibilitii dintre cultura individual i cultura organizaional..12 10. Cultura organizaional i programele de voluntariat.13 11. Bibliografie.......................................................................14 2

1. Introducere A duce la ndeplinire hotrrea de a activa ca voluntar pe care ai luat-o poate fi foarte greu sau foarte uor! Dac va fi greu sau uor depinde n mare msur de tine, de informaiile pe care le ai i de deciziile pe care le iei. Dar un rol important n succesul sau eecul ndeplinirii dorinei tale de a fi voluntar l vor avea oamenii cu care vei lucra i organizaia n cadrul creia vei activa. Cel mai uor criteriu de a alege organizaia n care vrei s fii voluntar este domeniul de activitate care te intereseaz. Totui, pe lng acest criteriu ar fi bine s iei n considerare i alte aspecte cum ar fi imaginea organizaiei, ce fel de activiti a desfurat pn acum i care este cultura organizaiei respective, cu alte cuvinte care este personalitatea organizaiei, care sunt caracteristicile ei, modul de funcionare i principiile pe baza crora oamnii sunt integrai i acceptai n cadrul organizaiei. Aceast publicaie i va spune ce este cultura organizaional, cum o poi descoperi i cum i poi da seama dac i se potrivete sau nu pentru a fi sigur ca vei avea o colaborare de succes cu organizaia pe care ai ales-o! Vei afla cum se cristalizeaz cultura unei organizaii i care sunt componentele ei, cum se transmite i cum se schimb cultura unei organizaii. i propunem i un test prin care vei putea afla dac eti compatibil cu organizaia pe care ai ales-o din acest punct de vedere i care sunt acele aspecte care necesit atenie sporit pentru a reui s te integreyi rapid i eficient n organizaie! Mult succes!

2. Definiii ale culturii organizaionale Pentru nceput iat cteva definiii date culturii organizaionale:

Cultura organizaional este personalitatea unei organizaii (McNamara 1997)

Cultura organizaional este un sistem unitar de gndire al membrilor unui grup care i difereniaz de alte grupuri. (Hofstede 1991)

Cultura organizaional este definit prin modele de valori i credine mprtite, care produc, n timp, norme comportamentale adoptate n soluionarea problemelor organizaiei. (Hofstede 1991)

Cultura organizaional este un model de asumpii comune pe care grupul le-a nvat odat cu soluionarea problemelor, care s-au dovedit funcionale i au fost considerate valide ntr-o msur suficient pentru a fi transmise noilor membri ca fiind modul corect de a percepe i aborda probleme similare aprute ulterior. (Schein 1996)

3. Componentele culturii organizaionale Cultura organizaiei este o noiune complex n care se regsesc foarte multe componente. Pe lng influenele acestor componente, asupra culturii organizaionale acioneaz i influene provenite din mediul social, dar i caracteristicile tale personale. Iat o reprezentare grafic a componentelor culturii organizaionale:

4. Determinanii culturii organizaionale Cultura organizaional este influenat de fiecare dintre componentele menionate anterior, dar mai ales de modul cm aceste componente se relaioneaz cu factorii mediului extern dar i ntre ele. Iat civa factori i cteva posibile relaii care determin cultura unei organizaii: misiunea organizaiei; mecanismele decizionale practicate n organizaie; modul de abordare a problemelor n organizaie; standardele dup care funcioneaz organizaia; sistemul de motivare/recompensare i/sau mustrare practicat n organizaie; tradiiile, obiceiurile i valorile promovate i transmise n organizaie; gradul de adaptabilitate al organizaiei la schimbrile din mediul social n care activeaz; gradul i modul de ncorporare a diversitii n structura organizaiei; partenerii tradiionali ai organizaiei; gradul de unitate n gndire al echipei; compatibilitatea ntre sistemele individuale de valori; motivaia membrilor organizaiei de a face parte o perioad ndelungat din organizaie; personalitatea liderului; personalitile individuale ale celor care activeaz n organizaie; compatibilitatea ntre personalitile individuale ale membrilor organizaiei; atmosfera la locul de munc etc. 6

5. Tipuri de culturi organizaionale

dup Jeffrey Sonnenfeld
(disponibile la http://www.mapnp.org/library/org_thry/culture.htm )

Cultura Academic Angajaii sunt bine pregtii n domeniu i tind s rmn n organizaie, avnd posibilitatea de avansare. Organizaia pune la dispoziia angajailor un mediu de lucru stabil, n care angajaii i pot dezvolta i utiliza la capacitate maxim abilitile. (Exemple: universiti, spitale, marile corporaii) Cultura Echip de baseball Angajaii sunt ageni liberi, care au abiliti foarte cutate pe piaa muncii. Angajaii de acest tip sunt foarte solicitai i i pot gsi cu uurin un alt loc de munc. Acest tip de cultur organizaional exist n organizaii care desfoar activiti cu risc sporit. (Exemple: investiii bancare, publicitate) Cultura Club Cea mai important cerin fa de angajaii organizaiilor cu acest tip de cultur organizaional este s se integreze n grup. n general angajaii ncep de la primul nivel i rmn n structura organizaiei care i promoveaz din interior i apreciaz foarte mult vechimea n organizaie. (Exemple: structurile militarizate, firmele de avocatur) Cultura Fortrea Angajaii nu au sigurana locului de munc, putnd fi disponibilizai n orice moment. Acest tip de organizaii se restructureaz masiv la intervale de timp relativ mici. Exist multe posibiliti de angajare doar pentru angajaii cu abiliti specializate. (Exemple: companiile de asigurri, mprumuturi i economii, marile companii auto) 7

6. Cum se poate descoperi cultura unei organizaii Orice organizaie are o personalitate unic, ntocmai ca i oamenii. Exist cteva trsturi care individualizeaz organizaia. Acestea pot fi comportamente ale membrilor, modaliti de abordare a problemelor i/sau oamenilor care intr n contact cu organizaia, valorile promovate, obiceiurile i procedurile organizaiei, simbolurile alese s reprezinte organizaia (misiune, sigl, culori) .a. O organizaiei i transmite cultura organizaional ntocmai ca i oamenii. Cultura organizaiei este ncorporat n cele mai neteptate lucruri, de la numele organizaiei i modul n care aceasta i promoveaz imaginea pn la locaia i aranjarea mobilierului din sediul organizaiei. Pentru a descoperi cultura unei organizaii trebuie s analizezi cteva domenii eseniale din interiorul organizaiei: normele comportamentale normele procedurale normele cutumiare Iat o serie de ntrebri subscrise fiecrui domeniu pe care trebuie i le pui atunci cnd ncerci s descoperi cultura unei organizaii: Normele comportamentale: Oamenii din organizaie acioneaz i gndesc mai degrab pozitiv sau negativ? Poate oricine s adreseze ntrebri oricui? Oamenii din organizaie sunt preocupai de colegii lor? Dac ceri ajutor l vei primi de la cei din organizaie, indiferent de poziia ierarhic pe care o ocup? Exist sentimentul mulumirii fa de locul de munc? 8

 Oamenii din organizaiei i urmeaz liderul de bun voie i cu convingere? Exist dorina de perfecionare permanent i excelen? Care sunt calitile personale cele mai preuite i valorizate n organizaie? Normele procedurale: Sunt greelile ncurajate? Sunt iertai oamenii care greesc dac nva din greeli? Sunt inclui toi membrii organizaiei n procesul decizional? Exist proceduri de abordare i soluionare a problemelor sensibile? (de exemplu hruire sexual) Este toat lumea ncurajat s gndeasc soluii pentru problemele existente i s contribuie la rezolvarea lor? Este autoritatea centralizat sau exist autonomie decizional pe diferite nivele? Care sunt grupurile culturale reprezentate n structura de conducere i/sau n rndul membrilor organizaiei? Exist suficiente resurse pentru ca sarcinile primite s poat fi duse la ndeplinire? Exist standarde profesionale a cror respectare este solicitat angajailor? Cum sunt abordate i soluionate conflictele? Exist proceduri de consultare i colaborare funcionale? Organizaia opereaz n conformitate cu o viziune pe termen lung? Normele cutumiare: De ce rmn oamenii n aceast organizaie? De ce au plecat oamenii din aceast organizaie? Care sunt legendele care se spun despre cei care au plecat? Care sunt relaiile organizaiei cu cei care au plecat? Exist parteneri tradiionali ai organizaiei?

7. Cum se transmite cultura organizaional Cultura organizaional se transmite prin perpetuarea unor elemente de identificare a organizaiei i prin pstrarea unor proceduri i standarde care sunt prezentate noilor membri care trebuie s adere la acestea. Elementele de identificare precum numele organizaiei, sigla i culorile reprezentative, alturi de pstrarea misiunii organizaiei sunt elemente de continuitate care promoveaz cultura organizaiei att pentru mediul extern ct i pentru cei care din interiorul organizaiei. Procedurile decizionale stabile i perpetuarea unei maniere de abordare i soluionare a problemelor constituie un alt mecanism de transmitere ctre nou venii a culturii organizaiei. Consistena valorilor promovate de ctre organizaie este asigurat prin certificarea acceptrii acestor valori de ctre noii membri ai organizaiei. Povestea este cel mai vechi instrument motivaional, care folosit astzi n organizaii pentru a motiva i educa este angajaii i pentru a consolida cultura organizaiei. Povetile ajut oamenii s aduc la locul de munc tot ce este mai bun n ei. De ce s se povesteasc la locul de munc? Pentru c o poveste are n ea cultura, credinele i istoria mprtit a unui grup, este un mod de a experimenta viaa. n vremuri schimbtoare i tulburi avem nevoie de povetile noastre pentru a rmne ceea ce suntem.
(Dup Bonnie Durance, Stories at Work n Training and Development. Vol. 51 Nr. 2 Pag. 26)

10

8. Cum se schimb cultura organizaional Cultura organizaional se schimb datorit nevoii de adaptare a organizaiei la schimbrile din mediu sau din dorina de a schimba vechile proceduri i identiti. Schimbarea culturii organizaionale se produce atunci cnd organizaia trece printr-un proces de restructurare n urma cruia se schimb oamenii i/sau procedurile de operare din interiorul organizaiei. Cteva elemente care atrag dup ele schimbri n cultura organizaional sunt urmtoarele: nlocuirea unui numr de angajai stabilirea unui nou sistem de recompensare i/sau mustrare schimbarea procesului managerial redefinirea relaiilor ierarhice iniierea unor noi forme de comunicare Procesul de schimbare organizat i intenionat a unei organizaii presupune o analiz atent a elementelor care vor perpetua schimbarea i vor contribui la succesul acesteia, i mai ales stabilirea punctului de iniiere a schimbrii: oamenii, structura sau procedurile din organizaie. Organizaiile sunt oamenii dinuntrul lor. Oamenii sunt cei care confer identitatea organizaiilor. Am ncercat s schimbm organizaii schimbnd structuri i procese, dar de fapt oamenii trebuiau schimbai. Odat cu nlocuirea oamenilor se vor petrece i schimbrile necesare n structuri i procese.
(Dup Benjamin Schneider. 1997. The People Make the Place n Personnel Psychology. Nr. 40 Pag. 450 )

11

9. Explorarea compatibilitii dintre cultura individual i cultura organizaional

Iat un test care i poate spune dac o anumit organizaie are o cultur organizaional ce poate fi compatibil cu propria ta cultur individual. Acord fiecrei ntrebri din cele dou seturi un scor de la 1(fals/nu sunt de acord cu afirmaia/nu se aplic) pn la 5 (adevrat/sunt ntru totul de acord cu afirmaia/se aplic). Limita compatibilitii o stabileti singur/ n funcie de propriile credine, standarde i/sau norme care i ghideaz comportamentul. Cuvintele cu majuscule sunt elementele cheie ale compatibilitii dintre personalitatea individual i cultura unei organizaii. Succes!
ntrebri despre tine: 1. Eu spun ntotdeauna ADEVRUL. 2. Eu lucrez ntotdeauna n ECHIP. 3. Eu PARTICIP la luarea deciziilor. 4. Eu sunt BINE PREGTIT/ pentru activitatea pe care o voi desfura. 5. Eu sunt COMUNICATIV/. 6. Eu investesc ENERGIE n activitatea zilnic. 7. mi PLAC cu adevrat oamenii din aceast organizaie. 8. VREAU cu adevrat s activez n acest organizaie. 9. Dac a avea puterea decizional a putea SCHIMBA ceva n bine n aceast organizaie? 10. Cred m voi INTEGRA n aceast organizaie? ntrebri despre organizaie: 1. n aceast organizaie se spune totdeauna ADEVRUL. 2. n aceast organizaie se lucreaz n ECHIP. 3. n aceast organizaie toi membrii PARTICIP la luarea deciziilor. 4. n aceast organizaie oamenii sunt bine PREGTII pentru activitatea pe care o desfoar. 5. n aceast organizaie oamenii sunt COMUNICATIVI. 6. Oamenii din aceast organizaie inestesc ENERGIE n activitatea zilnic. 7. M PLAC cu adevrat oamenii din aceast organizaie? 8. Este NEVOIE de mine n aceast organizaie? 9. Dac a propune o SCHIMBARE n organizaie ar fi luat n considerare propunerea mea? 10. Voi fi ACCEPTAT/ n aceast organizaie?
(Adaptat dup Valda Svede i Mariella Petriglia Culture: Rating your workplace, Ontario Institute for Studies in Education of the University of Toronto )

12

10. Cultura organizaional i programele de voluntariat

Concluziile unor studii recente arat c trebuie s existe compatibilitate ntre cultura unei organizaii i un program de voluntariat pentru ca acesta s aib succes. Coordonatorul de voluntari are un rol foarte important n compatibilizarea dintre programele de voluntariat i cultura organizaional i n selecia voluntarilor potrivii. Vrei s fii voluntar ntr-o instituie/organizaie? Trebuie s te asiguri c vei fi compatibil/ cu valorile, standardele i procedurile instituiei/organizaiei respective. Cu ajutorul coordonatorului de voluntari din organizaia care te orienteaz ncearc s analizezi urmtoarele aspecte: ce atepi de la programul n care te implici? ce ateapt instituia/organizaia n care te vei implica de la tine? pe cine poi ntreba dac ai nelmuriri n privina atribuiilor tale? la cine poi apela dac eti tratat/ necorespunztor de angajaii instituiei/organizaiei n care activezi? care sunt procedurile instituiei/organizaiei respective pe care toat lumea le respect necondiionat?

De multe ori instruirea voluntarilor este fcut pentru ceea ce ar trebui s fie i cum ar trebui s funcioneze o organizaie i nu pentru ceea ce este i cum funcioneaz ea n realitate. Astfel de proceduri genereaz probleme de adaptare/integrare i afecteaz succesul programului, limitnd beneficiile instituiei/organizaiei i satisfacia voluntarilor implicai n program. O cunoatere real a culturii instituiei/organizaiei n care urmeaz s activeze voluntarii poate evita numeroase probleme i disfuncionaliti care pot afecta negativ att voluntarul ct i instituia/organizaia beneficiar.

(Dup Nora Silver Organizational Culture and Volunteer Programs n At the Heart: The New Volunteer Challenges to Community Agencies disponibil la http://www.energizeinc.com/art/aatt.html)

13

11. Bibliografie

Barkdoll, Gerald. 1998. Individual Personality Organizational Culture. disponibil http://www.pamij.com/ barkdoll.html

and la

Durance, Bonnie. 1997. Stories at Work n Training and Development. Vol. 51 Nr. 2 Pag. 26 Hofstede, Geert. 1991. Cultures and Organizations, Software of the Mind. London: McGraw Hill McNamara, Carter. 1997. Organizational Culture. disponibil la http://www.mapnp.org/librarz/org_thry/culture/culture.htm Schein, Edgar. 1996. Culture: The Missing Concept in Organization Studies n Administrative Science Quarterly. Nr. 41 Pag. 229-40 Schneider, Benjamin. 1987. The People Make the Place n Personnel Psychology. Nr. 40 Pag. 450 Silver, Nora Organizational Culture and Volunteer Programs n At the Heart: The New Volunteer Challenges to Community Agencies disponibil la http://www.energizeinc. com/ art/aatt.html Svede, Valda i Mariella Petriglia. 1997. Organizational Culture:A Web Walk. Disponibil la http://www.oise.utoronto. ca/vsvede/culture.htm

14