Cuprins

1. Dashboard generalitati

2. Dashboard tactic
2.1. Caracteristici. Tipuri de dashboard-uri tactice
2.2. Dashboard-utile tactice in practica









1. Dashboard - generalitati

Cand sunt examinate tablourile de bord de performanta in organizatiile de astazi, poti gasi o
gama naucitoare de ecrane si functionalitati utilizate pentru a atinge o varietate de scopuri si nu
par sa existe elemente comune intre sisteme. Dupa un timp, incepi sa observi ca sunt modele si
caracteristici commune si incet, incet aceste modele se contopesc intr-o clasificare generala care
aduce ordine in haos.
Exista trei tipuri de dashboard-uri de performanta:
1. dashboard operational- monitorizeaza procese operationale, evenimente si activitati asa
cum se intampla (in fiecare minut, ora sau zi);
2. dashboard tactic- masoara si analizeaza performanta departamentelor, activitatile, procesele
si scopurile;
3. dashboard strategic- urmareste progresul spre realizarea obiectivelor strategice intr-o
maniera top-down .
Interesant este faptul ca aceste optiuni de dashboard nu sunt exclusive; in general, o
organizatie le are pe toate trei. De fapt, asa cum se poate observa, acestea sunt complementare-
fiecare serveste unui scop unic si nicio organizatie nu poate fi cu adevarat eficienta fara una
dintre acestea trei.
In cele ce urmeaza vom vorbi depre a doua categorie.
















2.1. Dashboard tactic caracteristici

Dashboard-urile tactice sunt ultizate in principal pentru a optimiza procesele de afaceri in
departamamente precum cele de vanzari, marketing si resurse umane, unele dashboard-uri putand
oferi o imagine de ansamblu asupra unei intreprinderi.
Dashboard-urile tactice, spre deosebire de cele strategice, sunt pregatite pentru obiective
detaliate, fiing folosite de obicei pentru identificarea tendintelor in raport cu obiectivele si
initiativele intreprinderii. Datorita lor, managerii au posibilitatea de a controla modul in care piata
reactioneaza la actiunile companiei. Ei pot investiga modul in care fiecare sarcina in parte
actioneaza asupra intreprinderii ca un intreg.
Exisa o multime de factori si valori care ar putea fi masurate cu acest tip de dashboard, dar
ce au toate in comun este faptul ca sunt evaluate in raport cu obiectivul stabilit. In consecinta, nu
este atat de important sa se masoare valoarea obiectivului in sine, ci diferenta dintre valoarea
dorita si cea obtinuta efectiv.
Managerii ultilizeaza dashboard-urile tactice in primul rand pentru a analiza performantele,
ultilizand o combinatie de date detaliate si rapoarte. O caracteristica distinctiva a acestui tip de
dashboard este ca el este executat cu ajutorul unor depozite de date si se bazeaza pe rapoarte
standard si pe istrumente de analiza pentru a afisa date.
Pentru dashboard-urile tactice este important sa se adapteze o tehnologie adecvata care sa ii
sustina toate functionalitatile. Acest lucru va permite perspective mai adanc analizate,
descoperirea problemei si urmarirea locului de unde provine si cauza din care a aparut bazandu-
se pe informatii care conduc la imbunatatirea situatiei actuale.
Nivelul superior al unui dashboard tactic afiseaza, de obicei, o serie de indicatori cheie de
performanta si ofera legaturi catre alte dashboard-uri tactice si rapoarte. Ele arata de cele mai
multe ori ca un tablou de diagrame analitice si tabele si au rolul de a arata ceea ce s-a intamplat in
trecutul intreprinderii, pentru a ajuta utilizatorii sa imbunatateasca performantele acesteia.
Multe dashboard-uri tactice sunt incorporate intr-un portal, ce asigura accesul asupra
dashboard-urilor doar de catre persoanele care au permisiunea sa le vada, in functie de
departamentele in care lucreaza.
Cele mai multe dashboard-uri tactice au o platforma de Business Intelligence - un set
integrat de rapoarte si analize - pentru a genera diagrame si masuratori. Unele platforme BI se
bazeaza mai mult pe rapoarte pentru a genera dashboard-ul, iar altele se bazeaza pe prelucrarea
analitica online (OLAP). Cele mai bune platforme BI ofera posibilitatea de a utiliza rapoartele,
OLAP si elemente de portal pentru a realiza o monitorizare si o analiza cat mai detaliata.
In aceste tipuri de dashboard se pune accent pe analiza. Aceasta nu inseamna ca nu ofera
suport de monitorizare sau de reportare, dar fata de alte tipuri de dashboard, exista mai multe
analize efectuate. Cele mai multe se bazeaza pe serii de timp si ofera diferite optiuni pentru a
ierarhiza atribute si dimensiuni.
Spre exemplu, Universitatea din Arizona are un dashboard care afiseaza propunerile,
subventiile si cheltuielile pentru luna trecuta, ultimele 12 luni, ultimele 36 de luni si anul in curs
utlilizand o serie de grafice si tabele.

Tipuri de dashboard-uri tactice

Exista trei tipuri de dashboard-uri tactice: dashboard de intreprindere, mashboard si
dashboard analitic.
Dashboard-ul unei intreprinderi ofera o imagine de ansamblu asupra performantelor din
toate unitatile de afaceri, grupuri si departamente.Este constituit pe o platforma BI si date
integrate ce sustin o serie de dashboard-uri integrate, incepand cu unul executiv. Utilizatorii pot
accesa numai dashboard-urile numai daca au permisiune. Ei pot vizualiza datele sub forma unor
grafice, tabele, rapoarte si liste. Ei pot filtra, sorta si calcula date ulilizand comenzile dashboard-
ului.
Un mashboard serveste drept depozit pentru grafice si tabele derivate din rapoarte
existente, precum si din pagini web. El permite ultilizatorilor sa foloseasca deodata elemente din
rapoartele existente si paginile web in cadrul unui dashboard. Nu necesita un depozit de date, ci
doar un instrument BI folosit ca sursa de date pentru rapoarte. Fiecare obiect dintr-un mashboard
poate folosi date de la o alta sursa si poate fi actualizat la intervale diferite de timp. Obiectele pot
interoga o un serer BI sau o baza de date prin definirea unui raport pe serverul BI.
Un dashboard analitic este proiectat pentru analisti in afaceri, precum analisti financiari, de
marketing sau de vanzari care au nevoie sa ultilizeze seturi de date pentru a identifica tendinte si
anomalii pentru a da recomandari. Aceste dashboard-uri permit utilizatorilor sa foloseasca datele
intr-un mod foarte rapid si includ de obicei analize statistice si analize predictive. Utilizatorii pot
naviga cu usurinta si pot efectua comenzi ce nu pot fi efectuate cu strandardele SQL, in timp ce
instrumentele de analiza permit analistilor sa interactioneze in mod vizual cu datele, ei putand sa
vizualizeze usor tendintele si valorile aberante.
In cele mai multe dashboard-uri tactice, stratul de analiza este compus dintr-un client OLAP
ce ruleaza pe un server OLAP sau o schema stea de date. Acest lucru le permite ultilizatorilor sa
se uite peste datele de care au nevoie pentru a analiza tendinte, relatii si exceptii. Stratul de
analiza poate consta intr-o serie de rapoarte parametrizate care permit utilizatorilor sa filtreze date
prestabilite prin selectarea anumitor variabile dintr-o lista.

Pe masura ce trece timpul, studiile se fac utilizand instrumente ce apartin analizelor vizuale
care permit cercetatorilor sa interactioneze vizual cu grafice si tabele si sa poata localiza mult mai
repede valorile extreme. O alta caracteristica este aceea ca instrumentele ce au rolul de a
comprima si stoca data in memorie reduc semnificativ timpul de prelucrare a datelor(de ex:
calcularea, sortarea, etc). Un alt avantaj al folosirii acestor analize este usurinta cu care
cercetatorii pot efectua unele comenzi si usurinta de a ajunge la unele rezultate.
Comparative cu intrumentele OLAP, instrumentele de analiza vizuala nu necesita prezenta
unui specialist in IT pentru a proiecta un model de date dimensional. Exista instrumente cu
ajutorul carora, analistii incarca date brute din mai multe surse, iar apoi, cu usurinta unesc tabele
prin intermediul unei chei commune pentru a avea o imagine de ansamblu asupra setului de date,
prin urmare, o mare parte din instrumentele de analiza vizuala pot fi implementate in cateva ore
sau zile , in functie de complexitatea si acuratetea datelor sursa.
Analistii si dezvoltatorii folosesc deseori instrumentele de analiza vizuala pentru a crea si
publica dashboard-uri interactive pentru diferitele departamente ce urmeaza sa fie folosite de
utilizatori ocazionali, neexperimentati. Uneori creeaza dashboard-urile pe un calculator individual
urmand apoi sa il publice apoi pe un server departamental pentru a putea fi folosit de mai multi
utilizatori. Facand acest lucru, dezvoltatorii elimina unele functionalitati analitice si unele optiuni
care i-ar pune in dificultate pe utilizatorii neexperimentati
Datele din tablourile de date tactice provin din depozitele de date ale unor intreprinderi unde
sunt stocate date cu un grad mare de detaliere. Aceste depozite pot stoca date pe o perioada de
cinci pana la sapte ani, ceea ce permite dashboard-urilor tactice sa afiseze serii de date. Stratul
analitic din cadrul tablourilor de bord tactice pot stoca date in baze de date multidimensionale,
care, in general, utilizeaza date agregate anterior pentru a micsora timpul in care se executa
interogarile si in care se efectueaza calculele analitice.
Dashboard-urile tactice sunt, de obicei, actualizate zilnic sau saptamanal cu mentiunea ca
unele elemente pot fi actualizate mai des decat altele in functie de cerintele utilizatorului.
Tablourile de bord au rolul de a interoga datele ca raspuns la solicitarile utilizatorilor, afisand
intotdeauna datele cele mai recente existente in depozit.






















2.2. Dashboard-uri tactice in practica

Prin exemplele urmatoare vom ilustra generalitatea tablourilor de bord tactice in cadrul unei
firme:
-in ceea ce priveste procesul de productie, cu tablourile de bord tactice pot fi implementate
sisteme de control noi si complete. Calitatea este foarte importanta in cadrul procesului de
productie, prin urmare, dashboard-urile tactice pot fi utilizate pentru stabilirea unor revizuiri
periodice a calitatii. De asemenea, este cert faptul ca vor fi aduse si alte faclitati in cadrul acestui
proces prin intermediul acestor tablouri;
-in cazul departamentelor de vanzari, rapoartele si evaluarile detaliate sunt indispensabile
pentru luarea unor decizii. Cu ajutorul dashboard-urilor tactice putem vedea nu numai totaluri
(lucru pe care il au in comun cu cele strategice) , dar si informatii cu privire la vanzarea unui
produs. Cu aceste tabouri, managerii pot decide daca este bine sa lanseze fiecare produs pe piata
la o anumita data;
-pentru departamentul de servicii, tablurile de bord tactice ofera abilitati de formare extinse
ceea ce este cu adevarat necesar atunci cand este pus in aplicare un nou software de asistenta, de
exemplu;
-in cadrul departamentului de resurse umane, dashboard-urile tactice sunt folosite pentru a
introduce planul de impartire al profitului ceea ce influenteaza moralul angajatilor. Daca vorbim
de departamentul de HR, trebuie mentionat faptul ca recrutorii sunt cu adevarat importanti pentru
ca ei sunt cei capabili sa angajeze oameni potriviti. Tablourile de bord tactice permit sa fie
angajati recrutori;
-managerii departamentului financiar, pe de alta parte, pot angaja cu dashboard-urile tactice
muncitori suplimentari.

Avand in vedere viitorul dashboard-urilor tactice, expertii asteapta o crestere a utilizarii lor
in cadrul intreprinderilor mici si mijlocii. Tehnologia devine tot mai ieftina si mai usor accesibila
pe diferitele niveluri ierarhice ale unei companii, ceea ce inseamna ca aproape tuturor angajatilor
le pot fi furnizate dashboard-uri.
Vom analiza doua dashboard-uri tactice, unul din Universitatea din Arizona si unul de la
Rohn and Haas, acum o filiala a celor de la Dow Chemical. Ambele folosesc depozite de date si
Business Intelligence pentru suportul dashboard-urilor, insa cei de la Rohn and Haas integreaza
dashboard-urile sale pentru a aduce intreprinderii o imagine de ansamblu asupra datelor, pe cand
cei de la Universitatea din Arizona nu.






Universitatea din Arizona

Cu toate ca dashboard-urile tactice ale universitatii nu impartasesc valori comune, ele au un
aspect asemanator deoarece au fost concepute cu acelasi instrument de dashboard (Corda
Centerview) ce utilizeaza un set comun de principii de proiectare pentru datele cantitative. In
plus, Universitatea din Arizona a facut o treaba excelenta oferind utilizatorilor un set de optiuni
de navigatie care sa le permita navigarea printre datele detaliate ale depozitului de date si, in
unele cazuri, in sistemele de operare unde se pot face modificari.
Universtitatea din Arizona a inceput sa implementeze dashboard-uri in 2006, dupa ce si-a
dat seama ca mai multi membrii ai personalului au spus ca rapoartele erau prea dificil de utilizat.
Scopul a fost acela de a converti majoritatea rapoartelor utilizate in dashboard-uri si de a oferi
tuturor acces egal la informatii.
Dashboard-urile au fost concepute pentru a oferi utilizatorilor de la 40 pana la 60 % din
informatiile de care au nevoie pentru a-si indeplini sarcinile, indiferent de resursele tehnice din
departamentul lor, dupa cum declara directorul de dezvoltare al celor de la universitate.
Primul dashboard creeat a fost un mare succes. Acesta urmarea propunerile, premiile si
cheltuilelile din fiecare luna. Cu acest succes initial, o echipa de trei cercetatori au petrecut
urmatorii ani dezvoltand dashboard-uri pentru fiecare departament.
Ceea ce este unic in majoriatea dashboard-urilor din cadrul universitatii este faptul ca ele
permit utilizatorilor sa navigheze printr-un nivel mare de informatii, cu un minimum de click-uri.
In unele cazuri, utilizatorii pot detalia tot drumul de la sistemul operational in cazul in care, daca
sunt autorizati, pot actualiza informatii, inchizand bucla dintre procesele analitice si cele
operationale.
Dashboard-ul cu date despre aplicanti permite decanilor vizualizarea datelor despre
studentii care au aplicat si au fost acceptati. Acesta a fost creat cu scopul de a identifica studentii
cei mai bine pregatiti.
In partea de sus a dashboard-ului este afisata o harta a Statelor Unite si sunt comparate date
despre admitere in functie de state. Doua tabele anexate arata o lista cu 10 licee din care vin elevii
admisi. Utilizatorii pot filtra datele in functie de aplicanti, admisi sau alte criterii.
Majoritatea dashboard-urilor din cadrul universitatii se bazeaza pe un depozit de date ce a
fost finalizat in 2002 si cuprinde toate domeniile si departamentele. Depozitul de date este
actualizat zilnic. Unele dashboard-uri ruleaza direct pe sistemul de operare, acestea fiind folosite
in primul rand apentru a facilita monitorizarea angajatilor.
Universitatea a investit mult timp in crearea dashboard-urilor intr-un mod atractiv si usor de
utilizat. Design-ul nu este unul foarte colorat, accentul punandu-se pe intensitate pentru a scoate
in evidenta datele importante.
Echipa de cercetare si dezvoltare a construit un dashboard ce monitorizeaza utilizarea
acestuia, pentru a sti cine il foloseste si pentru cat timp. Aceasta intentioneaza sa utilizeze aceste
informatii in mai multe campanii de marketing. In plus, planul echipei este de a adauga
functionalitati pentru ca utilizatorii sa poata vedea dashboard-urile cele mai des accesate de catre
ei si sa le acceseze de la principala pagina de portal.
Principalele avantaje ale dashboard-urilor din cadrul universitatii sunt:
Sponsorizarea puternica. Au un sprijin puternic din partea conducerii universitatii.
Designul vizual. Aplica principiul de afisare a datelor intr-un mod curat, ordonat, usor de
citit.
Navigarea usoara. Dashboard-urile le permit utlizatorilor navigarea prin date detaliate cu
doar cateva click-uri.
Echipa puternica. Membii echipei sunt tineri, entuziasti si bine calificati in desingul
dashboard-urilor si in dezvoltare. Se coordoneaza cu echipele de analisti de afaceri pentru a
construi solutii eficiente.
Calitatea datelor. Dashboard-urile au la baza un depozit de date ce ofera date exacte, de
incredere.
Exportul in Excel. Multe dashboard-uri le permit utilizatorilor sa exporte liste in Excel
pentru a actiona (de exemplu studentilor sau angajatilor).
Functia de ajutor. Universitatea ofera o pagina de ajutor, ce raspunde frecvent intrebarilor.
Monitorizarea. Universitatea a construit un dashboard pentru a urmari utilizarea la un
nivel inalt.

Rohm and Haas

Mediul de Business Intelligence de la Rohm and Hass este conceput pentru a livra informatii
cu ajutorul unui set standard de indicatori de performanta definit de catre directorii executivi si
conform obiectivelor strategice ale companiei. Astazi, mai multe de 3500 de angajati acceseaza
mai mult de 40 de dashboard-uri ce acopera toate unitatile de afaceri, regiunile si departamentele
si ofera acces nelimitat la rapoarte detaliate. Datele din spatele Dashboard-urilor provin din
depozitul de date, ce asigura integritatea datelor.
Rohm and Haas este un producator de material chimice ce a fost achizitionat in anul 2009 de
catre rivalul sau , Dow Chemical. Fondata cu peste 100 de ani in urma, Rohm and Haas a
cumparat in ultimul deceniu 55 de companii care au ajutat la cresterea cu peste 100% a
veniturilor sale.
Cresterea rapida si schimbarea organizational au facut dificila functionarea lui Rohm and
Haas ca o singura companie. Au existat suprapuneri considerabile si redundante intre unitati. In
ceea ce priveste sistemul de IT, compania a mentinut 300 de sisteme diferite in care erau
inregistrate date redundante.
Pentru a reglementa aceste probleme, Rohm and Haas a cheltuit 300 milioane de dolari din
2002 pana in 2004 pentru a inlocui sistemele vechi cu o singura aplicatie SAP. Scopul acestei
inventii a fost crearea unui limbaj comun si a unor procese de afaceri pentru a imbunatati
eficienta operationala si pentru a oferi o singura versiune a adevarului, acest lucru fiind de un real
folos in luarea deciziilor. O parte din investitie s-a indreptat catre recuperarea datelor existente in
depozitele de date folosind tehnologia de stocare a datelor SAP ( SAP BW) si instrumente de BI
(BEx Analyzer si Web Application Designer).
Astazi, mai mult de 3500 de angajati acceseaza peste 40 de tablouri de bord in toate unitatile,
regiunile si departamentele, putand astfel sa vizualizeze rapoartele in detaliu. Datele din spatele
dashboard-urilor si rapoartele provin din depozitele de date fiind asigurata integritatea si coerenta
acestora. Mediul de BI ofera in prezent peste 85% din informatia necesara oamenilor de afaceri
pentru a-si desfasura activitatea.
Rohm and Haas foloseste trei nivele de livrare a cadrelor: nivelul de sus este alcatuit din
dashboard-uri si rapoarte de tip scorecard-uri, cel de mijloc cuprinde rapoartele de management si
analize, iar stratul inferior este format dint rapoarte operationale.
Directorii generali folosesc dashboard-urile si scorecard-urile pentru a vizualiza datele
agregate, apeland de multe ori si la rapoarte mult mai detaliate. Managerii de nivel mediu
folosesc toate cele trei nivele atat pentru rapoarte sumare cat si pentru unele ce tin de performanta
departamentului si care sunt mult mai in detaliu. Personalul operativ intocmeste rapoarte
operationale pentru a monitoriza procesele de business si, din cand in cand, au acces si la
rapoartele de management.
Cu ajutorul acestor dashboard-uri, utiliatorii pot vizualiza datele de care au nevoie, le pot
filtra; atunci cand acestia sunt intr-un dashboard, primesc sugestii pentru a vizualiza rapoartele
conexe. Utilizatorii pot, de asemena, sa detalieze o vizualizare facand clic pe o zona din
diagrama.
Toate cele trei nivele de dashboard-uri au acelasi aspect deoarece au fost implementate cu
acelasi instrument SAP Web Application Designer. Rohm and Haas a inceput dezvoltarea
tablourilor de bord in 2005, cand inca nu erau foarte multe instrumente de bord pe piata asa ca a
decis sa construiasca unul nou.
Au fost nevoie de sase luni si de 500.000 de dolari pentru a implementa tablou de bord initial.
Urmatorul a fost dezvoltat intr-o luna folosind numai 100.000 de dolari.
Exista mai multe motive care ne fac sa credem ca tabloul de bord al celor din Roh anda Haas
a rerprezentat un real success.
In primul rand, dashboard-urile sunt expresia vizibila a unei infrastructuri de date robuste.
Prin standardizarea aplicatiilor sale de operare si a mediului de BI in SAP, Rohm and Haas a fost
in masura sa isi standardizeze atat procesele de business cat si definitiile datelor si sa ofere un
adevar general al intreprinderii.
Dashboard-urile pot imbunatatii calitatea datelor deoarece erorile sunt mult mai vizibile.
Rohm and Haas a incorporate tablourile de bord si rapoartele sale pe portalul intreprinderii
(construit, de asemenea, cu ajutorul tehnologiei SAP), utilizatorii nefiind nevoiti sa invete cum sa
foloseasca un instrument de BI; ei trebuiau doar sa se logheze si aveau acces la toate dashboard-
urile si rapoartele prin intermediul unui browser Web.
Rohm and Haas a inclus o serie de caracteristici in cadrul tablurilor de bord pentru a mari
gradul de uitilizare al acestora:
-dasboard-urile pot afisa filtrele pe care utilizatorii le-au accesat in trecut, acestia avand si
posibilitatea de a marca paginile pentru a mentine vizualizarile intacte;
-fiecare pagina are o lista de rapoarte si tabluri de bord aferente pe care utilizatorii le pot
accesa cu un singur clic;
-utilizatorii pot trece, folosind cursorul, de pe un element pe o diagrama pentru a vizualiza
datele fundamentale sau textul;
-utilizatorii pot face clic pe pictograma lupa pentru a creea rapoarte ad-hoc incepand cu
tabelul curent sau vizualizarea;
-utilizatorii pot selecta variabila care doresc sa declanseje KPI;
-administratorii pot transmite mesaje cu privire la relevanta detaliilor contextuale si alerte
pentru fiecare dashboard ;
-filtrele cascada ajuta utilizatorii sa selecteze filtrele de care au nevoie rapid;
-utilizatorii pot extinde si restrange o diagrama cu un singur clic;
-tablourile de bord incorporeaza top 10 dashboard-uri care beneficieaza de un grad de interes
mai mare din partea utilizatorilor.
In concluzie, Rohm and Haas a construit un tablou de bord de la zero. Compania are in
present 40 de astfel de tablouri ce cuprind toate unitatile de business, regiunile si departamentele
si ofera acces nelimitat la rapoartele detaliate. Marea provocare este de a integra infrastructura IT,
inclusiv dashboard-urile de performanta, cu Dow Chemical si de a migra catre noua platform BI a
SAP-ului.

Luand in considerarea toate cele mentionate anterior, putem spune cu certitudine ca
dashboard-ul de performanta tactic este un instrument ce ajuta intreprinderea sa-si atinga
obiectivele strategice. Pentru a face acest lucru, tablourile de bord trebuie sa atraga indivizii sa
lucreze la task-urile potrivite care sa indrepte compania pe drumul cel bun. Din acest motiv,
directorii trebuie sa acorde o foarte mare atentie ipotezelor ce conduc la performanta.


























Bibliografie


Performance Dashboards [2011]
http://bi-insider.com/