CAPITOLUL 4 UTILIZAREA TABLOULUI DE BORD IN

CONTROLUL DE GESTIUNE

4.1. Analiza definirii tabloului de bord

Tabloul de bord este unul dintre instrumentele de gestiune care raspunde foarte bine
fundamentarii si sustinerii deciziilor manageriale cu date complementare celor furnizate de alte
mijloace de informare. In vederea urmaririi realizarii obiectivelor la toate nivelele si categoriile
de functii, intreprinderea foloseste mai multe sisteme de informare, printre care si tabloul de
bord.
In acceptiune semantica, tabloul poate fi definit ca fiind un tabel sau un grafic compus
dintr-o grupare de termeni, de simboluri, de numere etc., dispuse in siruri si coloane. Tabloul de
bord reprezinta tabloul pe care sunt fixate aparate si instrumente necesare controlului si
manevrarii unui vehicul.
In plan economic, tabloul de bord este un ansamblu de indicatori si informatii esentiale,
permitand o vedere de ansamblu, decelarea perturbarilor si luarea deciziilor de orientare a
gestiunii pentru atingerea obiectivelor provenite din strategie. Cu alte cuvinte, tabloul de bord
reprezinta un sistem de informare care perimite cunoasterea in permanenta si cat mai rapid
posibil a datelor indispensabile pentru controlul mersului intreprinderii pe termen scurt si
facilitatea exercitarii responsabilitatilor.
Volumul si structura informatiilor prezentate diferentiaza tablourile de bord in tablouri
restranse, cu un volum relativ mic de informatii zilnice, care implica eforturi reduse pentru
culegerea de informatii si transmiterea lor si tablouri de bord complexe, destinate unei informari
mai ample, cu referiri la toate aspectele importante implicate de activitatea respectivului de
management participativ.
Cerintele minime pe care trebuie sa le indeplineasca un tablou de bord constau in:
integritate, rigurozitate, agregare, accesibilitate, echilibrare, expresivitate, adaptabilitate si
economicitate.
Aceste cerinte constituie premise ale indeplinirii de catre tabloul de bord a functiilor sale
principale care-i definesc continutul: de avertizare, evaluare-diagnosticare, de eliminare a
aspectelor negative si de generalizare a elementelor pozitive.
 Astfel pot fi enumerate o serie de avantaje ale tabloului de bord:
 amplificarea gradului de fundamentare a deciziilor adoptate prin punerea la
dispozitia decidentului a unor informatii operative, relevante vizand principalele
aspecte din intreprindere sau din domeniul condus;
 rationalizarea utilizarii timpului de lucru al managerilor si organismelor
participative de management, prin orientarea activitatii spre problemele cheie cu
care se confrunta firma asupra tabloului de bord, prin situatiile intocmite;
 sporirea responsabilitatii managerilor pentru activitatea desfasurata, tabloul de
bord oferind acestora, sintetizate, aspectele si domeniile critice asupra carora
urmeaza a-si orienta eforturile;
 abordarea informatiilor referitoare la activitatea de management intr-o viziune
sistemica si implicit, crearea de conditii superioare, favorabile, pentru o
disfunctionalitate ridicata a ansamblului firmei;
 asigurarea unei operativitati si calitati ridicate a raportarilor catre diverse
organisme cu ajutorul tehnicilor de calcul;
 folosirea unor criterii adecvate de apreciere a contributiei fiecarei colectiv de
salariati la obtinerea rezultatelor economico – financiare ale firmei, prin
informatiile pe care le furnizeaza tabloul de bord.
In afara de avantaje, tabloul de bord prezinta si o serie de dezavantaje generate de:
 inregistrarea repetata a unor informatii, in situatiile solicitate de tabloul de bord si
raportarile curente ale firmei catre diferite organisme din sistemul din care face
parte firma;
 volumul de munca solicitata de completarea situatiilor reclamate de tabloul de
bord, mai ales in cazul in care culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea
informatiilor se realizeaza manual;
 costul relativ ridicat al tabloului de bord, daca completarea acestuia este o actiune
singulara, iar ansamblul operatiilor de culegere, inregistrare, transmitere si
prelucrare a informatiilor se realizeaza cu ajutorul mijloacelor electronice, prin
teleprelucrare si teletransmitere.
In conceperea si punerea in practica a tabloului de bord trebuie respectate o serie de
principii, cum ar fi:
  coerenta cu organigrama;
 un continut sinoptic si unitar;
 rapiditate de elaborare si de transmisie.
Coerenta cu organigrama – unul dintre neajunsurile sistemelor informationale contabile
traditionale este nonlocalizarea responsabilitatilor. Decupajul tablourilor de bord trebuie sa
respecte decupajul responsabilitatilor si a liniilor ierarhice.
Pentru ansamblul intreprinderii, cartografia tabelelor de bord trebuie sa se muleze pe
structura de autoritate reprezentata piramidal in care fiecare responsabil apartine de fapt celor
doua echipe:
 primeste o delegare de putere la nivel ierarhic superior si trebuie, periodic, sa dea
socoteala;
 delega la nivel inferior o parte din puterea sa.
Aceasta structura obliga fiecare nivel de responsabilitate la trei tipuri de comunicare:
 comunicare descrescatoare, cand un nivel traseaza o delegare de putere, cu
obiectivele negociate,nivelului inferior;
 comunicare transversala intre responsabilii situati pe acelasi nivel ierarhic;
 comunicare crescatoare, cand un nivel raspunde de obiectivele primite.
Reteaua tabloului de bord are un mecanism cu urmatoarele caracteristici:
 fiecare responsabil are tabloul sau de bord;
 fiecare tabloul de bord are o linie totalizatoare a rezultatelor care trebuie sa
figureze in tabloul de bord al nivelului ierarhic superior;
 fiecare tablou de bord de un acelasi nivel ierehic trebuie sa aiba o aceeasi
structura pentru a permite admiterea datelor;
 introducerea datelor in tabloul de bord trebuie sa respecte linia ierahica.
Un continut sinoptic si unitar – acesta presupune selectionarea dintre toate informatiile
posibile a celor care sunt esentiale pentru gestiunea responsabilului avut in vedere. Alegerea
consta in a determina indicatorii pertinenti in raport cu campul de actiune si cu natura delegarii
destinatarului tabloului de bord.
Rapiditatea de elaborare si de transmisie – in acest domeniu rapiditatea trebuie sa
mearga in paralel cu precizia. Rolul principal al tabloului de bord este sa avertizeze responsabilul
asupra gestiunii sale. El trebuie sa aplice actiuni corective rapide si eficace.
 Precizia rezultatelor este in orice caz obtinuta in raporturile de activitate cu periodicitate
lunara ale contabilitatii de gestiune.

4.2. Principalele caracteristici ale tabloului de bord

Specificul tabloului de bord, ca instrument al controlului de gestiune, este dat de

deosebirea care exista intre celelalte instrumente utilizate in intreprindere. Aceasta diferenta este
evidentiata de caracteristicele pe care le are tabloul de bord:
 retine relativ putine date, fiind sintetic, cifrele sau schemele neexplicand detaliat
abaterile, in scopul accelerarii circuitului informatiei;
 este un mijloc ce deserveste actiunile manageriale curente, oferind informatia la
un interval foarte scurt;
 prezinta indicatori partiali ai celor mai importante activitati, alesi in primul rand
dupa criteriul reprezentativitatii;
 furnizeaza date si informatii de volum care nu apar in mod necesar, in sintezele
produse de celelalte structuri informationale;
 stabileste prima legatura intre natura datelor oferite si responsabilitati, nebazandu-
se pe notiunea de contract asa cum este cazul sistemului bugetar;
 utilizeaza informatii atat din contabilitate cat si de origine extracontabila,
provenind din statistici tinute uneori chiar de catre responsabilii operationali.

4.3. Continutul si intocmirea tabloului de bord

Pentru ca tabloul de bord sa fie eficace si sa poata sa-si indeplineasca rolul de
instrument specific al controlului de gestiune, trebuie ca acesta sa utilizeze indicatori si date pe
care sa le prezinte responsabililor de decizie.
Intocmirea unui tabloul de bord se refera la cuprinderea in continutul sau a elementelor
care il definesc, fiind necesar ca termenii sai de editare sa tina seama si sa primeasca date prin
intermediul unei analize pertinente, de la urmatoarele probleme principale:
 stabilirea punctele cheie de decizie;
 alegerea indicatorilor caracteristici;
  modul de prezentare si reguli de utilizare.
Continutul unui tablou de bord trebuie sa corespunda necesarului de informatii specifice
exercitarii atributiilor de catre manager la nivelul sau din structura organizatorica.

4.3.1. Stabilirea punctelor cheie de decizie

Aceasta actiune incepe cu analiza activitatii fiecarui responsabil, a obiectivelor ce i-au

fost stabilite si a rezultatelor obtinute pentru a se observa care sunt elementele cele mai
importante ce pot influenta performantele si elementele susceptibile sa varieze pe termen scurt.
Determinarea punctelor cheie sunt evidentiate cu ocazia stabilirii responsabilitatilor de
gestiune, precizate prin organigrama. Astfel, se incearca ca intocmirea tabloului de bord sa se
integreze cat mai bine in cadrul general al intreprinderii.
Intocmirea unui tablou de bord presupune in afara de stabilirea organigramei de gestiune
si determinarea punctelor cheie ca faza distincta in care se evalueaza si se compara masa de
informatii disponibile cu cele necesare in functie de tipul tabloului.
Identificarea punctelor cheie are drept scop mentinerea atentiei responsabilitatilor asupra
esentialului, cu posibilitatea detalierii in caz de nevoie a elementelelor caracteristice informatiei
analizate. Punctele cheie constituie baza de referinta pentru aprecierea si luarea deciziilor si, in
acelasi timp, repere in functie de care se ordoneaza continutul tabloului de bord.
Punctele cheie trebuie cautate intre principalele activitati ale intreprinderii, avand in
vedere faptul ca exista obiective principale si secundare. Cele mai importante obiective trebuie
transpuse in indicatori,iar eventualele corectii se pot referi la oricare dintre indicatori. Importanta
obiectivelor se masoara prin incidenta pe care variatiile lor le au asupra rezultatelor, utilizandu-se
pentru aceasta nu numai metodele cantitative de analiza ci si elemente de apreciere retinute si
selectionate din experienta unor responsabili.
Odata stabilite punctele cheie ale intreprinderii, este nevoie sa se precizeze ca deciziile
luate in cadrul planurilor anuale au o periodicitate lunara pentru a fi controlate, de regula
trimestrial sau dupa caz, lunar. In privinta deciziilor zilnice se poate crea un sistem de raportare
prin tabloul de bord saptamanal.
 4.3.2. Alegerea indicatorilor

Tabloul de bord trebuie sa fie un instrument de sinteza eficace, cu ajutorul caruia sa

circule doar indicatorii caracteristici.
Activitatea de alegere a indicatorilor care dau consistenta continutului tabloului de bord si
ii confer acestuia utilitate in calitatea sa de instrument al controlului de gestiune, este una dintre
cele mai importante actiuni premergatoare intocmirii lui.
Selectia si alegerea indicatorilor este legata in mod direct de precizarea punctelor cheie
ale intreprinderii. Actiunea consta in asocierea fiecarui punct unuia sau mai multor indicatori
pretabili naturii si limitelor deciziilor ce pot fi luate.
Identificarea si analiza punctelor cheie de decizie influenteaza in mod direct alegerea
indicatorilor si continutul tabloului de bord.
Un indicator poate fi definit ca fiind o informatie, in general cifrata, selectata pentru a
informa, la intervale de timp scurte, asupra indeplinirii unei misiuni.
Indicatorii pot fi prezentati fie in valori absolute, fie sub forma de procente, in unitati
monetare sau in unitati fizice. Daca se au in vedere diferite marimi, indicatorii pot exprima
abaterile dintre acestea.
In momentul in care se incepe proiectarea unui tablou de bord, se poate constata ca exista
un important volum de informatii exprimate cifric, dar cu toate acestea, indicatorii respectivi nu
cuprind unele aspecte masurabile. Intr-o astfel de situatie se impune eliminarea din analiza a
unor indicatori si cautarea altora care lipsesc. Intre alegerea indicatorilor si cautarea informatiilor
necesare exista o stransa legatura deoarece, daca se va ajunge la concluzia ca nu se poate dispune
de o informatie necesara, se va reveni la pachetul care contine indicatorii supusi selectiei.
Tabloul de bord constituie o selectie de informatii asupra problemelor actuale, iar absenta
unei anumite informatii semnifica, implicit, ca problemele aferente sunt rezolvate sau ca nu s-au
dovedit suficient de permanente pentru a trebui sa fie rezolvate printr-un canal avand caracter
permanent.
Selectarea indicatorilor are in vedere ca acestia sa furnizeze informatii precis definite, in
caz contrar alegerea avand un caracter de provizorat. Un indicator, desi este clasificat ca
important, nu va fi retinut, daca se constata ca obtinerea sa este tardiva, dificila si implicit
costisitoare. In schimb, va fi preferat un indicator obtinut usor si rapid, chiar daca el nu ofera
informatii exhaustive. Numarul indicatorilor trebuie sa fie limitat la datele caracteristice ale
responsabilitatilor si problemelor esentiale ale nivelului respectiv.
Tipologia pe niveluri de gestiune si de semnificatie a indicatorilor ofera un cadru destinat
gruparii cifrelor care se preiau in tabloul de bord. In pofida faptului ca activitatea de selectie
trebuie asociata unei actiuni de regrupare a mai multor indicatori in perimetrul punctelor cheie de
decizie, tabloul de bord nu poate sa raspunda la toate intrebarile care se pot pune pentru
fundamentarea deciziei.
Pentru adoptarea celor mai potriviti indicatori este necesar ca in actiunea de selectare sa
fie antrenati toti responsabilii decizionali si sa se precizeze activitatile care se doresc a fi
caracterizate prin tabloul de bord.
Inainte de a retine indicatorii alesi, este necesar ca acestia sa fie testati in cadrul
experimentelor ce se fac in cazul introducerii unui sistem de control de gestiune, sau pe parcursul
procesului daca sistemul functioneaza deja, dar este necesar sa fie imbunatatit.
Alegerea indicatorilor trebuie realizata cu concursul celor ale caror performante se
masoara, ratiunea de a proceda in acest mod constnad in faptul ca responsabilii sunt primii care
verifica indicatorii selectati si totodata sunt primii interesati sa exercite controlul direct a
punctelor esentiale cu influenta cea mai semnificativa asupra rezultatelor.

4.3.3. Prezentarea si utilizarea tablourilor de bord

Un tablou de bord poate fi prezentat intr-o diversitate de moduri.

Prin structura sa, tabloul de bord retine mai putine date, este un instrument de prezentare
simetrica si contine in general cifre sau grafice fara explicatii amanuntite asupra devierilor.
Prezentarea si continutul tabloului de bord trebuie sa asigure consultarea lui de catre
destinatar, cu multa usurinta.
Formele de prezentare ale tabloului de bord se pot completa reciproc tinand seama de
faptul ca el poate cuprinde in afara datelor brute si cifre regrupate reprezentand abateri.
Evolutiile, dinamicile sau alte date, reprezentand indicatorii alesi, pot fi exprimate si sub forma
de grafice, ceea ce permite o vizualizare rapida asupra schimbarilor de ritm sau de tendinta.
 Graficele sunt scheme independente reprezentand cifrele exprimate de abateri. Practica
graficelor este deosebit de cunoscuta si uzuala. Tipurile de grafice cel mai des utilizate ca
tablouri de bord in sistemele controlului de gestiune sunt foarte variate, de la cele mai simple
care permit analiza abaterilor, la cele in benzi sau dreptunghiuri, mergand pana la forme circulare
sau in spirala. Din multitudinea de grafice care se pot intocmi trebuie sa se retina cele mai
reprezentative si esentiale in raport cu indicatorul care se prezinta vizualizarii.
Mai pot fi utilizate si tablouri de bord care folosesc praguri limita, care, o data atinse,
atrag atentia responsabililor ca este necesar sa intervina pentru efectuarea corectiilor. Acest tip de
prezentare este specific sistemului de gestiune prin exceptie.
Legat de prezentarea tablourilor de bord, o problema importanta este constituita de
perioada de timp. La perioada considerata curenta (zi, saptamana, luna) se poate adauga o
coloana de cumul, obtinandu-se scheme care ofera mai multe posibilitati de analiza comparativa
in timp. De asemenea, intr-un tablou de bord se pot integra informatii referitoare la previziuni,
baza de comparatie constituind-o chiar previziunea.
Tabloul de bord poate fi completat si cu alte optiuni, in functie de nevoile
managementului intreprinderii. Spre exemplu, un tablou de bord poate prezenta informatii
referitoare la aceeasi perioada a anului precedent sau asupra cumulului exercitiului anterior.
Realizarile pot fi exprimate in procente din volumul annual prevazut a se obtine ca rezultat, iar
abaterile se pot calcula in sume absolute sau procente fata de prevederi.
Utilizarea tablourilor de bord se refera la stabilirea si respectarea unei anume periodicitati
si proceduri, tinand seama ca ele, fiind concepute ca parte integranta a sistemului informational
de gestiune, constituie un mijloc de actiune si dialog intre responsabili, pe baza semnalizarilor
facute de indicatori si in functie de care se iau masurile corective.
Periodicitatea tabloului de bord este fixata, pe parcursul unui exercitiu, la intervale, de
regula, mai mici de un trimestru, diferentiate de comun acord cu destinatarul si managementul
intreprinderii, in functie de indicatorii pe care ii contine.
Exploatarea tablourilor de bord trebuie sa permita luarea cat mai urgenta a masurilor de
inlaturare a cauzelor care generat abaterea. De altfel, acesta este si principalul argument prin care
se justifica existenta lor ca instrumente ale controlului de gestiune.
 4.4. Clasificarea informatiilor utilizate in tablourile de bord

Prezentarea si continutul tabloului de bord trebuie sa asigure consultarea lui de catre

destinatar cu multa ususrinta.
In mod necesar, informatiile cuprinse in tabloul de bord, in numarul limitat stabilit, se vor
referi numai la domeniul asupra caruia responsabilul poate actiona si vor fi redate in situatii
foarte simple, pentru a putea fi intelese, analizate si utilizate cat mai rapid. Aceste date sunt
aduse sistematic la cunostinta destinatarului tabloului de bord si privesc in principal productia in
unitati fizice, incasarile si cheltuielile.
Pe parcurs, activitatea poate fi influentata de diferite incidente care se produc si este
normal ca managerului sa i se ofere date despre originea abaterii, de catre responsabilul
sectorului unde s-a semnalat devierea, acesta dispunand de informatii detaliate despre incident.
Exista situatii in care anumite derapaje pot sa nu fie semnalate la nivelul conducerii intreprinderii
si astfel sunt necesare asa-numite informatii exceptionale.
Chiar daca tablourile de bord sunt, de regula, adaptate organigramei intreprinderii si mai
ales responsabilitatilor, uneori este util sa fie completate si cu alte date, tocmai pentru ca
responsabilul sa isi poata indeplini misiunea. Aceste informatii sunt colaterale sectorului de
activitate monitorizat de tabloul de bord respectiv si se refera la date complementare realizarii
unor obiective sau la indicatori ce caracterizeaza mediul in care exista intreprinderea. In acest fel,
responsabilul cu productia isi va corela mai bine ritmul de fabricatie daca are cunostinte relative
despre solicitarile clientilor. In aceeasi masura, directorul comercial se intereseaza de ritmul de
fabricatie pentru a aprecia mai bine pana la ce nivel sa accepte comenzile si nu in ultimul rand
pentru a-si orienta politica fata de beneficiarii produselor ori serviciilor.
 Tabloul de bord trebuie sa fie o sinteza doar a informatiilor strict necesare luarii rapide a
deciziilor pe termen scurt, iar in cazul aprofundarii unor probleme sau a fundamentarii luarii
deciziilor cu consecinte pe termen mediu, este necesar sa se apeleze la alte surse de informatii
din categoria celor utilizate de controlul de gestiune.