Proiect

Sisteme informaionale contabile I

Studeni:
Pascariu Costic-Sorin


Specializarea: CIG ID Iai
1. IDENTIFICAREA PROIECTULUI


1.1 Descrierea organizrii ntreprinderii (obiect de activitate, tipul de structur organizatoric, organigrama,
principalele funciuni economice etc.)


Obiectul de activitate


SC OLINT COM SRL este o companie cu o experien de peste 10 ani n mediul de afaceri, avnd ca principal domeniu de activitate
comercializarea materialelor pentru construcii i amenajri. Principalul mijloc de comer l reprezint Supermarketul OLINT lansat n anul
2005 i o reea de distribuie la nivel regional coordonat prin ageni comerciali.
In ultimii 6 ani firma a adunat o vast experien n comercializarea, distribuia i montajul materialelor de acoperi n general i
iglei metalice n special deinnd n perioada 2008-2009 aproximativ 5% din cota de pia pe sectorul iglei metalice.
n anul 2010 SC OLINT COM SRL a hotrt s isi extinda activitatea i s produca propriile materiale pentru acoperi promovate
sub un nou brand.
Astfel n spatele mrcii RUFSTER se gsete aceeai echip de profesioniti care este hotrt s menin i s creasc nivelul de
acoperire al pieii i s furnizeze n continuare produse de calitate ctre revnztori, constructori i beneficiari finali. Unitatea de Producie a
devenit operaional n vara lui 2011.
Sub marca proprie RUFSTER, este produsa o gam de profile de igl metalic i tabl cutat, accesorii pentru sistemele de acoperi
i casete pentru faad.
RUFSTER dispune de linii de producie moderne, complet automatizate, cu asistare a rulajului pe computer oferind precizie fluxului
tehnologic. Unitatea, cu o suprafa de aproximativ 2.200 mp, este dotat cu dou poduri rulante, posibilitate de ncrcare / descrcare drive-
in i spaii de stocare acoperite, interioare i exterioare, cu o suprafa total de peste 1.500 mp.
Materia prim o reprezint rolele din oel protejat n sistem multistrat cu lime standard de 1250 mm, n diferite grosimi, culori i
straturi de finisaj, livrate de la cei mai importani productori de semifabricate feroase din Europa.
Producia este orientat pe baz de comenzi transmise din teren sau funcie de necesarul pe care l au revnztorii, astfel nct
beneficiarii au avantajul de a primi marfa executat special conform cerinelor proiectelor, fr pierderi sau surplusuri de materiale, livrat n
cel mai scurt timp pe antier, gata de a fi pus n oper.
RUFSTER ofer materiale de calitate, nsoite de Declaraie de Conformitate, Certificat de Garanie i Declaraie de Origine.
Controlul Calitii se realizeaz pe tot parcursul procesului de producie, de la materia prima, la fluxul tehnologic i la materialele
finite.
Pe lng materialele fabricate n Unitatea de Producie, RUFSTER ofer i produsele complementare sistemelor de nvelitori: folie
anticondens, sistem pentru drenaj i accesorii de montaj, toate de bun calitate.


Structura organizatoric


SC OLINT COM SRL are o structur organizatoric de tip geografic-funcional. Exercitarea conducerii se face n mod
descentralizat, iar sistemul de comunicare funcioneaz att pe vertical, ct i pe orizontal. Schematic, organigrama este prezentat n fig.
1.
Firma este organizat ca o societate cu rspundere limitat, condus de directorul general. El formeaz nivelul 1 de conducere.
Directorul general, are n sarcin conducerea societii, asigurarea politicii economice i sociale, adoptarea strategiilor de dezvoltare
i realizarea obiectului de activitate i a tuturor atributiilor legale.
Directorul Economic asigur i rspunde de elaborarea bugetelor de venituri i cheltuieli pe diferite perioade de activitate ale
societii, rspunde de asigurarea crerii resurselor financiare pentru acoperirea costurilor, desfurarea normal a activitii economice,
constituirea fondurilor proprii, rambursarea creditelor bancare, precum i meninerea echilibrului ntre venituri i cheltuieli, acioneaz
pentru pstrarea integritii avutului societii comerciale i a modului de gospodrire ct mai eficient a fondurilor materiale i bneti ale
societii rezultate din activitatea de producie i investiii, asigur desfurarea ritmic a operaiunilor de decontare cu furnizorii i
beneficiarii i stabilete msuri pentru ncasare ntr-un termen ct mai scurt a contravalorii produselor livrate sau a serviciilor prestate,
urmrete i rspunde de recuperarea pagubelor aduse societii comerciale de ctre persoane juridice sau fizice, colabornd cu directorul
comercial.
Director de vnzri asigur i rspunde de ncheierea la timp a contractelor economice, urmrind satisfacerea nevoilor economice,
rspunde de livrarea produselor la termenele i n condiiile prevzute n contractele economice, rspunde de prentmpinarea formrii de
stocuri supranormative i ia msuri de valorificare operativ a celor disponibile, asigur prospectarea pieei externe, particip la negocierea i
ncheierea contractelor sau conveniilor pentru producia de export, este mputernicit de directorul societii de a reprezenta societatea n
toate relaiile privind contractarea de produse, organizeaz recepia mrfurilor i rspunde de depozitarea i conservarea n condiii
corespunztoare a acestora, ia msuri i rspunde de rezolvarea reclamaiilor referitoare la calitate, cantitate, termene de livrare sau alte
clauze prevzute n contractele economice interne i externe, organizeaz studierea permanent a pieei n vederea stabilirii produselor
pentru care exist cerere, caracteristicile lor, cuantumul cererii, tendinele tehnologice, evoluia preului, forme de comercializare, face
propuneri pentru asimilarea de produse noi, organizeaz participarea la trguri, expoziii, urmrete ndeplinirea obligaiilor contractuale i a
modului de livrare a mrfurilor, asigur i rspunde de aplicarea normelor de protecia i igiena muncii n vederea prevenirii accidentelor de
munc i a mbolnvirilor profesionale, aplicarea normativelor de prevenire i stingere a incendiilor, precum i a celor privind prevenirea i
combaterea polurii mediului nconjurtor.
Director de resurse umane asigur organizarea procesual a activitilor, stabilirea principalelor categorii de munc, a proceselor
necesare realizrii ansamblului de obiective ale societii i definirea funciilor, activitilor, atribuiilor i sarcinilor specifice, asigut
organizarea structural,prin gruparea funciilor, activitilor, atribuiilor i sarcinilor n funcie de criteriile aprobate i repartizarea acestora
n subdiviziuni organizatorice, n vederea asigurrii unor condiii optime pentru ndeplinirea obiectivelor societii, elaborarea organigramei
de structur a societii i proiectarea ansamblului de structuri organizatorice, responsabiliti, proceduri, procese i resurse necesare, n
scopul respectrii prevederilor legale.

Departamentul de logistic are grij n primul rnd ca fluxul de marf de la productor la client s fie ct se poate de direct i puin
costisitor, cu un impact ct mai mic asupra mediului nconjurtor. Aceste lucruri se aplic att transportului i manipulrii produselor n
magazine ct i n centrele de distribuie.
Directorul de producie asigur implementarea n zona coordonat a cerinelor legale i proprii referitoare la securitatea muncii, PSI
i protecia mediului, organizeaz i conduce activitatea de ofertare, coordoneaz activitatea de productie si planific procesul de productie
asigur i rspunde de planificarea i realizarea programului de valorificare a sugestiilor i nregistrarea inveniilor; identific necesarul de
licene de achiziionat, coordoneaz activitatea de elaborarea de studii, proiecte, programe de cercetare tiinific i asigur implementarea
acestora,organizeaz i rspunde de ntocmirea documentelor necesare realizrii contractelor externe, licene de export, deschidere
acreditive, formaliti de ncasare .






Fig. 1 Organigrama

Principalele funciuni ale societii


n cadrul SC OLINT COM SRL se regsesc funciile de baz ale ntreprinderii: cercetare-dezvoltare, producia, financiar-contabil,
comercial i de personal.

Prin funcia de cercetare-dezvoltare se urmrete adaptarea ultimelor nouti tehnologice la activitatea desfurat de societate.
Realizarea acestei funcii asigur informaiile necesare n vederea achiziiei de produse noi i a mbuntirii celor existente deja pe pia.
Aceast funcie desfoar urmtoarele activiti:
proiectarea de produse noi n vederea extinderii gamei de produse a societii;
elaborarea de noi tehnologii de fabricaie mai eficiente pentru produsele din gama de fabricaie, adaptate la utilajele noi achiziionate sau
modernizate;
realizarea de lucrri de proiectare pentru diversificarea, modernizarea i adaptarea produselor la cerinele beneficiarilor interni i externi;
asigurarea de asimilri de produse cu caracter i performane tehnico-funcionale de natur s asigure competitivitate economic maxim
la un nivel calitativ corespunztor celor realizate pe plan mondial;
elaborarea proiectelor, strategiei i politicii de cercetare, dezvoltare i proiectare a societii;
stabilirea normelor de consum pentru materii prime, materiale i semifabricate aferente procesului de fabricaie;
activitatea de standardizare n cadrul societii; elaborarea standardelor de firm privitoare la activitatea de proiectare a produselor i
tehnologiilor, precum i a altor norme tehnice interne specifice;
stabilete obiectivele, intele, programele de mbuntire a calitii i programele de mediu;
asigur i urmrete utilizarea eficient a resurselor;
urmrete evitarea producerii de deeuri n scopul reducerii la minim a impactului asupra mediului.
Principala sarcin pe linia sistemului informaional economic a acestui compartiment const n elaborarea normelor de consum
specific i ntocmirea fiei tehnice a produselor n vederea calcului preului de cost (fia de antecalculaie).
Funcia de producie cuprinde activitile desfurate cu scopul obinerii produselor destinate vnzrii. n cadrul acestei funcii sunt
cuprinse i activitile de reparaii efectuate de seciile auxiliare din cadrul societii pentru utilajele tehnologice utilizate n procesul de
producie.
Aceast funcie se realizeaz n cadrul seciei de producie: unde se realizeaz producia destinat livrrii ctre clieni
Funcia de producie presupune asigurarea desfurrii ntregului ciclu de fabricaie ncepnd cu lansarea n producie. Acest lucru
presupune anterior realizarea unui plan de producie i la sfrit realizarea controlului asupra produciei obinute, pentru a verifica dac
aceasta corespunde obiectivelor tehnice i de calitate dorite.
Funcia comercial presupune acele activiti care se refer la procurarea de pe pia a resurselor necesare desfurrii activitii de
producie cum sunt materiile prime i materialele i la desfacerea rulmenilor i a elementelor de rulmeni, rezultat al procesului de producie.
Aceast funcie se realizeaz prin intermediul compartimentului vnzri, a compartimentului aprovizionare i a biroului de marketing.
Fiecare dintre aceste compartimente desfoar activiti specifice.
Compartimentul de vnzri are n vedere urmtoarele activiti:
coordonarea, organizarea i rspunderea de desfurarea activitii de cunoatere a pieei, precum i de vnzare a produselor,
semifabricatelor;
elaborarea strategiei de vnzare a produselor finite, semifabricatelor i serviciilor societii;
asigur portofoliul de comenzi pentru produse finite i servicii;
elaborarea planului de vnzri;
supraveghere a vnzrilor prin intermediul agenilor de distribuie exclusiv;
analizeaz cererile de ofert primite, n funcie de varianta constructiv, pre, curs de revenire, termen de livrare i modalitate de
transport, n condiii de maxim eficien;
asigur verificarea conformitii specificaiei cu comanda;
studierea pieei interne i externe, cunoaterea necesitilor i comportamentului commercial al clienilor, n vederea stabilirii celor mai
adecvate modaliti de orientare a produciei i de cretere a vnzrilor de produse finite, semifabricate i lucrri cu character industrial
furnizate de societate;
realizeaz studii i calcule de eficien pe contracte externe i interne i elaboreaz msuri de cretere a eficienei;
urmrete livrarea corect a produselor conform contractelor i la termenele stabilite, la partener.
n cadrul compartimentului de aprovizionare se desfoar urmtoarele activiti:
aprovizionarea cu materii prime, materiale, subansamble, combustibili, piese de schimb, corpuri abrazive, diamante, scule diamantate,
necesare realizrii planului de producie, n conformitate cu documentaia tehnic ;
asigur buna aprovizionare cu materii prime i materiale n baza solicitrilor de aprovizionare aprobate de conducerea societii;
ealonarea planificat a cantitilor de aprovizionat, stabilirea termenelor de achiziie, correlate cu termenele de lansare n fabricaie a
comenzilor, stabilite de Direcia Planificare Producie;
intocmete lista furnizorilor poteniali, selectarea furnizorilor;
negociaz clauzele contractuale i soluioneaz divergenele aprute cu furnizorii;
intocmirea corect i la timp a documentelor necesare aprovizionrii tehnico-materiale, conform legislaiei n vigoare;
administrarea bunurilor din patrimonial societii;
intocmete i emite comenzi ctre furnizori;
suplimentri, anulri, decalri de termene de livrare;
urmrete evitarea crerii de stocuri de materii prime i materiale cu micare lent sau fr micare.
Biroul de marketing are ca scop realizarea de sondaje de opinie n rndul clienilor pentru a constata eventualele nemulumiri ale
acestora, ce vor putea fi corectate de ctre societate, analiza pieei n scopul gsirii de noi segmente-int, realizarea publicitii societii i
desfurarea aciunilot necesare pentru asigurarea unei bune imagini a firmei.
Funcia financiar - contabil asigur reflectarea n contabilitate a operaiunilor economice ce au loc n cursul unei exerciiu
financiar, stabilirea rezultatelor exerciiului desfurat, realizarea repartizrii profitului n cazul n care exerciiul ncheiat se soldeaz cu un
ctig pentru societate, elaborarea situaiilor financiare trimestriale i anuale, verificarea documentelor ce stau la baza nregistrrii
tranzaciilor, urmrirea evoluiei indicatorilor economici, calculul preurilor.
Funcia de personal urmrete asigurarea personalului necesar desfurrii activitilor societii, a evidenei acestuia. De
asemenea, se urmrete calificarea persoanelor angajate n vederea ndeplinirii cu eficien a sarcinilor ce le revin i stabilirea
responsabilitilor ce revin fiecrui angajat, specificate n fia postului.
Funcia de personal este realizat prin intermediul departamentului de resurse umane si organizare cu urmtoarele atribuii:
organizarea procesual a activitilor, stabilirea principalelor categorii de munc, a proceselor necesare realizrii ansamblului de
obiective ale societii i definirea funciilor, activitilor, atribuiilor i sarcinilor specifice;
organizarea structural,prin gruparea funciilor, activitilor, atribuiilor i sarcinilor n funcie de criteriile aprobate i repartizarea
acestora n subdiviziuni organizatorice, n vederea asigurrii unor condiii optime pentru ndeplinirea obiectivelor societii;
elaborarea organigramei de structur a societii i proiectarea ansamblului de structuri organizatorice, responsabiliti, proceduri,
procese i resurse necesare, n scopul respectrii prevederilor legale;
identificarea, definirea i descrierea funciilor, posturilor, atribuiilor i sarcinilor aferente, a nivelurilor ierarhice de autoritate,precum i
a relaiilor organizatorice i a responsabilitilor corespunztoare, cuprinse n fiele posturilor;
fundamentarea teoretic i metodologic a noilor salariai ai organizaiei aplicate n societate,n conformitate cu prevederile legale i cu
hotrrile structurilor de decizie superioare ierarhic;
organizarea optim a muncii fiecrei structuri, preciznd mijloacele necesare lurii de decizii fundamentate pentru derularea n condiii
optime a activitilor conduse;
elaborarea nomenclatorului de funcii i a grilelor de salarizare n conformitate cu deciziile conducerii societii;
elaborarea i negocierea contractului colectiv de munc;
elaborarea normativelor de personale pe structuri funcionale i grupe de personal;
recrutare, eviden personal i training.


1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente

Resursele hardware
Organizaia dispune de 2, 3 calculatoare legate n reea la internet pentru fiecare departament n parte, iar pe lng acestea,
fiecare birou are cte o imprimant i un fax. De asemenea, sistemul de monitorizare este format din 12 camere video.
Resurse software :
- de baz, sistem de operare: Windows XP.
- aplicaii economice: se utilizeaz programul financiar-contabil WinMENTOR.

Resurse umane specializate: personalul departamentului informatic este format din :
- un analist;
- un programator;
- un tehnician ntreinere sisteme.
Organizaia utilizeaz toate modulele aplicatiei WinMentor.

Modulul MENTOR conine urmtoarele meniuri:
Evidena contabil
Stocuri
Furnizori i clieni
ncasri i pli
Evidena contabil
Programul calculeaz automat coeficientul diferenelor de pre la mrfuri, nchide automat conturile de venituri i cele de cheltuieli,
conturile de TVA. Pentru firmele asociate n participaiune, programul asigur distribuirea procentual a veniturilor i cheltuielilor. ntruct
nregistrrile contabile sunt efectuate automat, programul compune i explicaiile acestora, detaliate conform opiunii utilizatorului.
nregistrrile contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse (ex.: pentru cheltuieli de
constituire, repartizarea profitului, impozit pe dividende). Poate obine si balana cumulat a firmei.
Stocuri
WinMENTOR rezolv integral problema stocurilor, n strns legtura cu aspectul contabil. Iat cteva caracteristici:
evidena multi-gestiune cantitativ-valoric;
descrcarea automat din stoc pe baza metodelor de gestiune CMP;
nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrri cu preuri diferite la acelai articol nu se creeaz poziii noi n
nomenclator);
identificarea rapid a articolelor din stoc prin folosirea claselor de ncadrare i a atributelor de caracterizare;
folosirea de uniti de msur multiple, cu transformarea automat a cantitii i a preului pe baza paritilor specificate;
evidena pe serii, termene de garanie i date de expirare;
rezolvarea documentelor legate de nregistrarea stocurilor i a serviciilor se face pe machete specializate, cu aspect asemntor cu cel
al formularelor tipizate. Posibiliti:
intrri de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expediie, chitane fiscale, bonuri de achiziie, cu evidenierea diferenelor constatate
la recepie i tiprirea de note de recepie corespunztoare;
intrri din import (DVI) i calcul automat al preului de import, cu toate componentele acestuia (transport, asigurare, taxe i
comisioane vamale, accize, etc.);
intrri din producia proprie;
ieiri spre consum, cu preluarea automat a consumurilor specifice aferente comenzilor interne lansate n producie i tiprirea de
bonuri de consum;
vnzri de mrfuri sau produse din stoc sau vnzri de servicii evideniate pe ageni de vnzare, cu tiprirea facturilor, avizelor de
expediie sau chitanelor fiscale corespunztoare;
vnzri la export, cu tiprirea de invoice;
transfer de articole din stoc ntre gestiuni, modificri de stoc (modificarea preului de nregistrare, mriri sau diminuri de stoc), cu
tiprirea de note de transfer sau avize de expediie;
evidena comenzilor emise ctre furnizori i a comenzilor de la clieni, cu tiprire de facturi proforme;
evidena facturilor nesosite, aferente intrrilor pe avize de la furnizori i a facturilor de ntocmit, posibilitatea tipririi facturilor
corespunztoare avizelor emise;
WinMENTOR nregistreaz orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire pe preuri a discounturilor de la furnizori. Pentru
toate tipurile de documente de vnzare se pot urmri termene de plat i majorari de ntrziere la plat.
Furnizori i clieni
WinMENTOR d posibilitatea mpririi n clase de ncadrare, n funcie de necesitile curente de operare, pentru identificarea
rapid a partenerilor. Pachetul de programe pstreaz n nomenclatorul de parteneri o singur nregistrare, indiferent de moneda tranzaciei
sau de tipul contabil al partenerilor (furnizori, furnizori de imobilizri, furnizori pltii n avans, furnizori - facturi nesosite, clieni, ncasri
n avans de la clieni, clieni - facturi de ntocmit); n funcie de macheta n care este utilizat un partener, fie el furnizor sau client, programul
identific tipul contabil potrivit pentru a trata corect cazul propus spre rezolvare.
Pe baza creditelor acordate clienilor, WinMENTOR semnaleaz situaiile n care pe un document de ieire este depit plafonul de
creditare acordat unui client.
Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din stoc sau serviciu vndut n funcie de volumul
tranzaciilor nregistrate n decursul timpului cu un client.
Se pot consulta n orice moment fie lunare sau anuale de clieni i furnizori n lei sau valut, balane de furnizori sau clieni, situaia
furnizorilor neachitai sau a clienilor datornici.
WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectueaz tranzacii n valut), precum i efectuarea operaiunilor de
compensare cu terii, pe baz de proces verbal de compensare.
Stingerea obligaiilor de plat sau ncasare pentru parteneri poate fi fcut i ntr-o moned diferit de cea care a generat obligaia
respectiv.
Lista ncasrilor lunare de la clieni, permite evidena stingerii obligaiilor de ncasare pe clase de parteneri sau pe ageni de vnzri
care au intermediat vnzrile.
ncasri i pli
WinMENTOR permite legarea plailor i ncasrilor de documentele primare care au generat obligaia de plat sau ncasare.
Problema plilor i ncasrilor n valut este rezolvat complet, cu nregistrarea automat a diferenelor de curs valutar;
Evideniaz operaiunile bancare aflate n curs (cambie, cec, bilet la ordin, etc.).
Gestioneaz complet avansurile de trezorerie prin plti, restituiri i justificarea sumelor cheltuite;
Tiprete registre de cas i de banc n lei sau valut; sumele n curs de decontare pot fi tiprite separat pentru ncasri sau plai n
curs, cu evidenierea datei reale sau probabile de decontare. Pe lng modulul din WinMentor societatea dispunea i de alte aplicaii
pe care le-a pstrat datorit fiabilitii cat si a obisnuinei angajailor cu acestea.
Modulul SALARI I ofer posibilitatea calculului salariilor angajailor, lsnd utilizatorul s opteze ntre nregistrarea lor contabil
direct n modulul de baz WinMENTOR i includerea lor manual prin note contabile. n afar de aceast posibilitate, care permite
funcionarea modulului independent de produsul de baz WinMENTOR, acest modul are faciliti de configurare a contribuiilor,
indemnizaiilor, sporurilor i reinerilor, ce i confer un grad ridicat de adaptabilitate la cerinele utilizatorului i la modificrile de legislaie.
Adugnd gradul ridicat de configurabilitate a listelor specifice, rezult un instrument ideal pentru optimizarea activitii de eviden a
personalului i calcul al salariilor.
Integrat n produsul de baz WinMENTOR, modulul permite preluarea realizrilor din producie pentru angajaii salarizai n acord,
calculnd automat indicele de realizare a salariului i oferind date pentru calculul costurilor pe produs realizat. Exist, de asemenea,
posibilitatea de a opera regularizarea automat a impozitului pe venitul global la sfrit de an i de a exporta fiele fiscale pe suport
electromagnetic n fiiere de tip .TXT.
Modulul PRODUCI E presupune prelucrarea datelor cu privire la desfurarea ciclului de producie ncepnd cu primirea normelor
de consum i finaliznd cu obinerea produselor finite i predarea acestora la depozit, n vederea vnzrii.
Creat pentru a veni n ntmpinarea utilizatorilor ce i-au dezvoltat activitatea de producie, modulul ofer posibilitatea asistrii
utilizatorului n realizarea urmtoarelor etape:
pregtirea fabricaiei - ncarcarea consumurilor de materiale si de manopera pe produs;
lansarea n producie - elaborarea comenzilor interne de producie i generarea programului lunar de fabricaie;
urmrirea consumurilor de materiale i manopera, a produciei realizate;
transmiterea realizrilor lunare ale angajailor n modulul SALARII n vederea furnizrii indicatorilor implicii de realizare a
salariilor n acord;
postcalculul produciei lunare realizate conform programului de fabricaie (cu preluarea datelor din modulul SALARII n ceea ce
privete consumurile de manoper);
evidena realizrii produciei - abateri realizate la nivel de comand intern n ceea ce privete consumurile de materiale i manoper,
stadiul realizrii programului de fabricaie lunar, situaia realizrii comenzilor de la clieni, etc.
Modulul MI J LOACE FI XE permite calculul automat al amortizrii mijloacelor fixe si obiectelor de inventar, aflate n gestiunile
societatii utilizatorului n regim liniar, accelerat sau degresiv. Facilitati de calcul: posibilitatea modificarii duratei de utilizare a mijlocului fix
n timpul ciclului de amortizare, posibilitatea reevaluarii amortizarii mijloacelor fixe si a valorii de inventar, etc.

2. INITIEREA SI PLANIFICAREA PROIECTULUI DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI
INFORMATIONAL ALES

2.1 Identificarea principalelor sisteme informationale financiar-contabile din organizatie prezentand intrarile
si iesirile fiecarui sistem

Sistemul informaional al mijloacelor fixe este un sistem mixt, ce presupune realizarea urmtoarelor funcii:
Evidena achiziiilor de utilaje, ceea ce presupune i prelucrarea documentelor de nsoire a utilajului;
nregistrarea amortizrii mijlocului fix conform planului de amortizare i consemnarea anual a amortizrii n fia mijlocului fix, ce
conine i toate datele referitoare la durat de utilizare, data intrrii n unitate etc.;
nregistreaz ieirile de mijloace fixe din unitate prin cedare, casare sau donaie, precum i a celor constatate lips la inventar;
Legatura cu celelalte sisteme se face neinformatizat.
Intrri
-achiziionare de mijloc fix, documentul proces verbal de recepie 1 exemplar, entitatea aprovizionare;
-datele tehnice privind funcionarea utilajelor, documentul raport 1 exemplare, entitatea dep. tehnic;
-casarea sau vnzarea mijloacelor fixe, doc. dispoziie de casare sau vnzare 1 exemplare, entitatea
conducerea;
-inventariere, doc. proces verbal de inventar 1 exemplare, entitatea comisia de inventariere
Ieiri
-reparaia mijlocelor fixe, doc. cerere de reparaie 1 exemplar, entitatea dep.tehnic
-pontaje, doc.fia de pontaj 1 exemplare, entitatea personal
-calculul amortizrii, fia de amortizare 1 exemplare, entitate contabilitate general
-contribuia la realizarea produciei, doc. raport 1 exemplare, entitatea contabilitatea de gestiune
-scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, doc. proces verbal de scoatere din funciune a mijloacelor fixe 1 exemplare, entitatea
contabilitatea general
-inventariere, doc. lista de inventariere 1 exemplare, entitatea comisia de inventariere
Sistemul informaional de gestiune al stocurilor de materii prime, materiale, produse finite - este un sistem informatizat ce
ndeplinete funciile:
Centralizeaz solicitrile de aprovizionare de la toate departamentele, urmnd a stabili comenzile ce trebuie efectuate;
Efectueaz comenzile privind materialele ctre furnizori, urmrind realizarea acestora la termenele stabilite anterior cu furnizorii, n
concordan cu perioadele n care sunt necesare materialele;
ine evidena micrilor de materii prime i materiale: intrri, ieiri, transferuri, urmrind corectitudinea operaiunilor nregistrate.
ine evidena micrilor de produse finite i marfuri: intrri, ieiri, transferuri, urmrind corectitudinea operaiunilor nregistrate.
Intrri
-preul i cantitatea stocurilor achiziionate, doc. bon de recepie 1 exemplare, entitatea aprovizionare;
-stabilirea necesarului de mrfuri i produse finite pentru vnzare, doc. bon de comand 1 exemplare, entitatea vnzare;
-necesarul de materii prime i materiale pentru producie, doc. bon de comanda 1 exemplare, entitatea producie;
-primirea informaiilor privind salarizarea personalului, doc. fluturai de salariu 1 exemplar, entitatea personal;
- produsele finite n stadiul final, doc. bon de predare 1 exemplare, entitatea producie;
-inventariere, doc proces verbal de inventariere 1 exemplare, entitatea comisia de inventariere.
Ieiri
-informaii privind consumul i transferul de stocuri, doc. note contabile i conturi analitice, entitatea contabilitatea general;
-informaii privind consumul i costurile stocurilor, doc. raport 1 exemplar, entitatea contabilitate de gestiune;
-informaii privind necesarul de materii prime i materiale, doc. bon de comand 1 exemplare, entitate aprovizionare;
- materii prime i materiale necesare produciei, doc bon de consum 2 exemplare, entitatea producie
-pontaje, doc.fia de pontaj 1 exemplare, entitatea personal;
-inventariere, doc lista de inventar 1 exemplare, entitatea comisia de inventariere.
Sistemul informaional ncasari plati este un sistem mixt, ce ine evidena ncasrilor i plilor efectuate. Sistemul presupune
prelucrarea datelor privind operaiunile de pli i ncasri efectuate prin banc, reflectate n extrasele de cont, precum i evidena
operaiunilor de ridicare sau depunere de numerar si in casierie sunt si operatiuni care se efectueaza neinformatizat (plata salariilor
personalului, plata avansurilor de trezorerie, incasare de la client persoane fizice).
Intrri
-primirea de informaii privind sumele de ncasat de la clieni, doc. factura i bon de cas, entitatea vnzri;
-informaii referitoare la datoriile ctre furnizori, doc. factura, entitatea aprovizionare;
-informaii referitoare la salariile personalului, doc. stat de plat 1 exemplar, entitatea personal;
-informaii privind ncasrile i plile prin virament, doc. extras de cont 1 exemplare, entitatea banca;
-depunerea numerarului la banc, doc. extras de cont 1 exemplare, entitatea banca.
Ieiri
-documente de plat ctre furnizori prin virament , doc. ordin de plat 1 exemplare, entitatea banca;
-documente privind contribuiile la stat, doc. ordin de plat 1 exemplare, entitatea banca;
-informaii privind plile i ncasarile, doc. registru de cas, monetare, extras de cont, ordin de plat i ncasare, entitatea contabilitatea
general;
-depunerea numerarului la banc, doc. ordin de plat 1 exemplare, entitatea banca.
Sistemul informaional de aprovizionareeste un sistem informatizat ce ndeplinete funcia de reflectare a relaiilor cu furnizorii,
prin intermediul datoriilor fa de acetia, a plilor efectuate pe fiecare furnizor i pe fiecare factur n parte, a avansurilor acordate
furnizorilor.
Intrri
-necesarul de materii prime, materiale, mrfuri, doc. comanda 1 exemplar, entitatea stocuri;
-necesarul de echipamente, utilaje, doc. comanda 1 exemplar, entitatea mijloace fixe;
-situaia plilor ctre furnizori, doc. rapoarte 1 exemplar, entitatea ncasri i pli;
-informaii referitoare la salariile personalului, doc. stat de plat 1 exemplar, entitatea personal;
-primirea ofertelor, doc. oferta 1 exemplar, entitate furnizor;
-achiziii, doc. factura, aviz de insoire 1 exemplar, entitatea furnizor ;
-comanda de materiale necesare reparaiilor, doc. bon comanda 1 exemplar, entitatea departament tehnic.
Ieiri
-situaia facturilor de pli ctre furnizori, doc. rapoarte 1 exemplar, entitatea ncasri i pli;
- preul i cantitatea stocurilor achizitionate, doc. bon de recepie 1 exemplar, entitatea stocuri;
- achiziionare de mijloc fix, documentul proces verbal de recepie 1 exemplar, entitatea mijloace fixe;
-pontaje, doc.fia de pontaj 1 exemplar, entitatea personal;
-informaii privind achiziia, doc. factura, aviz de nsoire, entitatea contabilitatea general;
-cerere de ofert, doc. cerere de ofert 1 exemplar, entitatea furnizori;
-comanda, doc. comanda 1 exemplar, entitatea furnizor;
-rapoarte ctre conducere, doc. rapoarte 1 exemplar, entitatea conducerea.
Sistemul informaional vnzri este un sistem mixt ce are ca scop prelucrarea datelor privind clienii, prelucrarea comenzilor
primite de la acetia. O alt funcie ndeplinit este evidena facturilor ntocmite i a ncasrilor de la clieni, inclusive a avansurilor.
Intrri
-necesarul de mrfuri i produse finite pentru vnzare, doc. bon de comanda 1 exemplar, entitatea stocuri;
-situaia ncasrilor i plilor, doc. raport 1 exemplar, entitatea contabilitatea general;
-primirea informaiilor privind salarizarea personalului, doc. fluturai de salar 1 exemplar, entitatea personal;
-vnzarea mijloacelor fixe, doc. decizie 1 exemplar, entitatea conducerea;
-costul produselor, doc. raport 1 exemplare, entitatea contabilitate de gestiune.
Ieiri
-situaia vnzrilor, doc. raport 1 exemplar, entitatea contabilitate general;
-comanda de mrfuri i produse finite, doc. bon de comand 1 exemplar, depozit ;
- pontaje, doc.fia de pontaj 1 exemplar, entitatea personal.
Sistemul informaional al produciei este un sistem mixt ce presupune prelucrarea datelor cu privire la desfurarea ciclului de
producie ncepnd cu primirea normelor de consum i finaliznd cu obinerea produselor finite i predarea acestora la depozit, n vederea
vnzrii, nu are legatura directa cu aprovizionarea.
Intrri
- recepia necesarului de materii prime si materiale pentru productie comandat, doc proces verbal predare-primire 1 exemplar, entitatea
stocuri;
-primire informaii privind salarizarea personalului, doc. fluturai de salariu 1 exemplar, entitatea personal;
-informaii despre produse noi, doc. cartea tehnic 1 exemplar, entitatea departamentul cercetare-dezvoltare;
-informaii despre conformitatea calitatii produselor, doc. certificat de calitate 1 exemplar;
-confirmarea depozitrii produselor finite, doc. proces verbal de predare - primire 1 exemplar, depozit;
-decizii de reducere a volumului produciei, doc decizie 1 exemplar, entitate conducere;
-inventariere, doc. proces verbal de inventariere 1 exemplar, entitatea comisia de inventariere;
-planificarea productiei , doc. plan de productie, entitatea conducerea.
Ieiri
-cheltuielile directe ale produselor, doc. bon de consum 1 exemplar, fia produsului, entitatea contabilitate generala;
-necesarul de materii prime i materiale pentru producie, doc. comand 1 exemplar, entitatea stocuri;
-produsele finite n stadiul final, doc proces verbal de predare - primire 1 exemplar, entitatea depozit;
-pontaje, doc.fia de pontaj 1exemplare, entitatea personal;
-informaii privind consumul i transferul de stocuri, doc. note contabile i conturi analitice, entitatea stocuri;
-eventualele neclariti privind noile produse, doc. raport 1 exemplar, entitatea cercetare- dezvoltare;
-raporatarea activitii departamentului de producie, doc. raport 1 exemplar, entitatea conducere;
-informaii cu privire la cheltuielile cu fabricarea produselor finite i obinerea acestora, doc. bon de consum 1 exemplar, entitatea
contabilitatea general;
-justificarea minusurilor la inventariere, doc. raport de justificare a minusurilor, entitatea comisia de inventar;
-raportarea finisrii lotului de produs, doc. raport 1 exemplar, entitatea conducerea.
Sistemul informaional al personal salarizareeste un sistem manual ce urmrete inerea evidenei personalului angajat n cadrul
societii, a datelor privitoare la acetia, a documentelor ce i privesc. De asemenea, sistemul ine evidena micrilor de personal: concedieri,
demisii, angajri, calculeaz salariul datorat fiecrui angajat,ntocmindu-se statul de plat a salariilor, pe baza cruia vor fi nregistrate n
contabilitate operaiunile privind salariile.
Intrri
-angajarea, doc. contract de munca 1 exemplare, entitatea conducerea;
-impozitele, contribuiile instituiilor de stat, doc. stat de plat 1 exemplar, entitatea instituiile de stat;
- pontaje, doc.fia de pontaj 1 exemplare, entitatea toate sistemele informaionale;
Ieiri
-trimiterea informaiilor privind cheltuielile cu personalul, doc. rapoartele 1exemplare, entitate contabilitate de gestiune ;
-necesar de personal, doc rapoarte 1 exemplare, entitatea conducerea;
-primire informaii privind salarizarea personalului, doc. fluturai de salariu 1 exemplar, entitatea toate celelalte sisteme informaionale;
-informaii referitoare la salariile personalului, doc. stat de plat 1 exemplar, entitatea ncasri i pli;
Sistemul informaional al contabilitii generale este un sistem informatizat n cadrul cruia se prelucreaz documentelor primite de
la celelalte sisteme i ntocmesc situaiile financiare anuale i a altor documente prevzute de lege, precum i diverse rapoarte cerute de
ctre conducere.
Intrri
-costurile produselor finite, doc. fia de cost 1 exemplare, entitatea contabilitate de gestiune;
- situaia vnzrilor, doc. raport 1 exemplare, entitatea vnzri;
informaii privind achiziia, doc. factura, aviz de nsoire, entitatea aprovizionare;
-informaii privind plile i ncasrile, doc. registru de casa, monetare, extras de cont, ordin de plat i ncasare, entitate ncasri i pli;
-informaii privind consumul i transferul de stocuri, doc. note contabile i conturi analitice, entitatea stocuri;
-calculul amortizrii, fia de amortizare 2 exemplare, entitate mijloace fixe;
-informaii cu privire la cheltuielile cu fabricarea produselor finite i obtinerea acestora , doc. bon de consum 1 exemplare, entitatea
producie.
Ieiri
-chetuielile i veniturile, doc. fie de cont analitice, entitatea contabilitatea de gestiune;
- situaia ncasrilor i plilor, doc. raport 11 exemplare, entitatea ncasri i pli;
-situaii finanaciare anuale, entitate conducere;
-informaii despre situaia financiar-contabil a firmei, entitate conducere.
Sistemul informaional al contabilitii de gestiune este un sistem informatizat ce presupune calcularea costului efectiv de
producie, nregistrarea n contabilitatea de gestiune a cheltuielilor efectuate n cursul unei luni. n cadrul acestui sistem se centralizeaz
consumurile lunare ale seciilor de producie i consumurile de utiliti.
Intrri
-chetuielile i veniturile, doc. fie de cont analitice, entitatea contabilitatea general;
-cheltuielile cu personalul, doc. rapoartele 1 exemplare, entitate personal;
-cheltuielile directe i indirecte ale produselor, doc. bon de consum 2 exemplare, fia produsului, entitatea producie;
-informaii privind consumul i costurile stocurilor, doc. raport 1 exemplare, entitatea stocuri;
-contribuia la realizarea produciei , doc. raport, entitatea mijloace fixe.
Ieiri
-costurile produselor finite, doc. fia de cost 2 exemplare, entitatea contabilitatea general;
-costul produselor, doc. raport 1 exemplare, entitatea vnzri;
-rapoarte ctre conducere, doc. raport 1 exemplare, entitatea conducere.







2.2 Definirea ariei de intindere a sistemului ales (sistemul de gestiune a productiei)

Componentele organizatorice cu responsabiliti n sistemul producie

Directorul de producie
s stabileasc obiectivele specifice produciei n concordan cu obiectivele din politica de mediu i calitate;
s promoveze politica referitoare la calitate i obiectivele calitii n ntreaga secie pentru a crete contientizarea motivarea i
implicarea;
asigur identificarea, obinerea i meninerea tuturor avizelor, autorizaiilor i ale celorlalte cerine legale i de reglementare aplicabile
societii;
organizeaz i conduce activitatea de service;
asigur analiza stocurilor de produse finite i identificarea aciunilor de valorificare a acestora;
asigur analiza de ctre funciile implicate, inclusiv financiar contabil, a stadiului economic al comenzilor n derulare i identificarea de
aciuni/soluii tehnico-economice viznd eliminarea/prevenirea depirii de costuri;
asigur identificarea cauzelor i rezolvarea prompt ale reclamaiilor clienilor referitoare la calitatea i cantitatea produselor expediate,
termene de livrare i alte cerine contractuale;
asigur promovarea i evaluarea aciunilor viznd creterea eficienei economice a proceselor societii;
imbuntete climatul de munc, facilitatea circulaiei informaiei ntre compartimente, stimularea pregtirii/perfecionrii forei de
munc;
asigur definirea i comunicarea personalului din subordine a responsabilitilor i competenelor;
asigur i rspunde de implementarea i respectarea n zona coordonat ale deciziilor, regulamentelor, normelor metrologice i ale altor
dispoziii aplicabile;
asigur implementarea n zona coordonat a cerinelor legale i proprii referitoare la securitatea muncii, PSI i protecia mediului.
Directorul de vnzri
rspunde de prentmpinarea formrii de stocuri supranormative i ia msuri de valorificare operativ a celor disponibile;
este mputernicit de directorul societii de a reprezenta societatea n toate relaiile privind contractarea de materii prime, materiale;
aproba costurile produciei.
Directorul economic
asigur i rspunde de elaborarea bugetelor de venituri i cheltuieli pe diferite perioade de activitate ale departamentului producie;
efectueaz analiza economico-financiar pentru stabilirea strategiei de dezvoltare, a strategiei preurilor mpreun cu directorul
comercial;
coordoneaz inventarierea periodic a tuturor valorilor patrimoniale i urmrete definitivarea, potrivit legii, a rezultatelor inventarierii.
Departamentul financiar contabil
ntocmete note contabile pentru gestiuni i producie;
nregistreaz n contabilitate producia facturat, producia nefacturat, producia neterminat, cu respectarea corelaiilor de raportare;
activitatea de control de gestiune.
Departamentul contabilitatea de gestiune
calculaia costurilor aferente produselor finite;
antecalculaia cheltuielilor directe i indirect.
Depozit
constituirea comisiilor de recepie i efectuarea recepiilor;
asigurarea condiiilor de pstrare si depozitare a produselor finite;
asigurarea nregistrrii n fiele de magazie a intrrilor-ieirilor de produse.
Departamentul CTC
s controleze i s omologheze materiile prime n intrare;
s controleze i s omologheze produsul finit n conformitate cu standardele in vigoare i s redacteze certificatele de omologare interne;
s menin contactele cu responsabilii cu calitatea produsului;
s omologheze materiile prime pentru omologarea furnizorilor de materie prim;
s efectueze probele i cercetarea pentru noile produse;
s efectueze la scadena predeterminat calibrrile instrumentelor de msur i omologare;
s controleze calitatea produsului n conformitate cu cele nscrise n normele de referin i s realizeze un model unde s fie indicate
probele efectuate, tipul materialului utilizat, linia de producie i data produciei, s semneze modelul i s-l arhiveze n dosare adecvate;
s aduc modificri la metodologia de probe (n cazul n care apare aceast necesitate) i trebuie s informeze i s cear aprobarea a
Directorului General.






Clasele de operaii economice reflectate n sistemul productie

recepia de materii prime i materiale necesare produciei din stocuri, presupune efectuarea comenzii ctre depozite, receptia propriu-
zisa pe baza de proces verbal de predare primire, verificarea conformitii materiilor prime i materialelor primite;
darea n consum a materiilor prime i a materialelor n prima secie de producie conform bonurilor de consum;
transferarea produselor n curs de execuie de la prima secie la magazine/depozit;
obinerea produselor finite,
constatarea produselor neconforme cu standardele i a produselor reziduale care se transfer napoi spre prelucrare;
produsele finite se vor transfera spre depozit;
determinarea plusurilor/minusurilor de inventar la nivel de gestiuni;
transferul materialelor de la o gestiune la alta, cnd articolele transferate trebuie s fie nregistrate, pe baza fiselor de transfer, n
evidena gestiunilor participante la operaiune (scdere la gestiune predtoare i cretere de stoc la gestiunea primitoare).



3. DESCRIEREA DETALIATA A SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

3.1 Descrierea intrarilor

Denumire intrare Proces/
subproces/
procedur
Emitent Sursa de intrare
n sistem
Nr.
Exemplare
Structur Date preluate Loc stocare n
care se pstreaz
datele
Observaii
Proces verbal de
predare-primire
Recepionarea
materiilor prime
si materialelor
comandate




Sistem stocuri




Sistem stocuri




1



Cod material, denumire
material, cantitate



Cod produs, denumire,
cantitate, data,


Dosar si fiier
Materii prime si
Materiale

Decizie de
crestere/ scadere a
producie

Reducerea sau
creterea
volumului
produciei


Conducerea


Directorul
economic


1

Nrdoc, data, liniidoc, nota
Denumirea produselor,
cantitatea de redus sau
de crescut


Dosar i fiier
Productie

Proces verbal de
inventariere

Realizarea
inventarului

Comisia de
inventariere

Comisia de
inventariere

1

Data, Nrdecizie, datadecizie,
denumire produs

Data, denumire
produs,+/- inventar,
imputabil/neimputabil.

Dosar i fiier
Producie

Plan de producie
aprobat

Aprobare plan de
producie

Directorul de
vanzari

Director de
productie

1
data, denumire produs,
cantitatea, perioada referit,
observaie, valoare

data, denumire produs,
cantitatea, perioada
referit

Dosar si fiier
Producie

Certificat de
calitate
Atestarea
calitii
produselor

Birou CTC

Birou CTC

1
Produs, data, seria
Dosar



3.2 Descrierea prelucrarilor

Proces/
Subproces
Descrierea succint a operaiunilor de prelucrare Ieiri din proces Intrri n proces Locuri de stocare
Formulele sau relaiile
de calcul
Observaii

Comandarea
materiilor prime
i material
Pe baza analizei planului de producie i a aprobrii
conducerii se trimite comanda ctre stocuri
Comanda
Proces verbal de
predare-primire
Dosar i fiier
Materii prime i
materiale
Totalul materiilor prime
i materiale
Se ntocmete manual
nu electronic
Stabilirea
necesarului de
comanda
Analiza planurilor de producie
Analiza deciziilor de cretere/scdere a volumului de
produciei
List cu necesarul
de producie
Fia tehnic a
produsului i
planificarea produciei
Dosar i fiier
Materii prime si
materiale
Totalul materiilor prime
i materialelor
Se ntocmete manual
nu electronic
Trimiterea spre
aprobarea
conducerii
Analiza conformitii listei de necesar cu planul de
producie
Lista cu necesarul
de producie
Comanda aprobat Dosar -
Se ntocmeste manual
nu electronic
Lansarea
comenzii ctre
stocuri
ntocmirea comenzii i nregistrarea comenzii, pe
baza comenzii aprobate de conducere

Comanda

Comanda aprobat
Dosar si fiier
Materi prime si
Materiale
Totalul materiilor prime
i materialelor
Se ntocmete manual
nu electronic
Receptionarea nregistrarea recepiei i verificrii conformitii
materiilor prime i materiale
Comanda Proces verbale de
predare - primire
Dosar Totalul materiilor prime
i materiale
Se ntocmete manual
nu electronic
Verificarea ntre
comand i
procesul verbal
Verificarea conformitii ntre informaiile de pe
comand i procesul verbal
Comanda Proces verbal de
predare primire
Dosar si fiier
Materii prime si
Materiale
Totalul materiilor prime
i materialelor
Se ntocmete manual
nu electronic
Recepia
propriu-zis de
materii prime i
material
nregistrarea recepiei de materii prime i materiale

Proces verbal de
predare primire
Proces verbal de
predare primire
Dosar Totalul materiilor prime
i materialelor
Se ntocmete manual
nu electronic

Evidenierea
produciei

Inregistrarea tuturor evenimentelor ce vizeaz
procesul de producie pn la iesirea produselor
finite din gestiunea sistemului

Proces verbal de
predare primire

Planul de producie
Dosar, fiier
Producie,
Semifabricate i
fiier Producie
rezidual

Totaluri i subtotaluri

nregistrarea
evenimentelor
din secia 1
nregistrarea evenimentelor din secia 1 din
momentul drii n consum a materiilor prime i
materiale pn la obinerea produciei n secie


Fia semifabricate

Proces verbal e
predare primire

Dosar i fiier
Semifabricate

Totaluri i subtotaluri

Se ntocmete manual
Darea n consum nregistrarea drii n consum n secia 1 Bon de consum Proces verbal de
predare primire
Dosar i fiier
Semifabricate
Totaluri i subtotaluri
Obinerea datelor
privind producia
n secia 1
nregistrarea de obinere a produselor n secia 1 Fia semifabricate Bon de consum Dosar i fiier
Semifabricate

-

Obinerea datelor
privind
produsele
reziduale

nregistarea produselor reziduale rezultate din secia

Fia produse
reziduale


Fia semifabricate

Fiier Producie
rezidual

Totaluri i subtotaluri
pe producie

Se ntocmete manual
nu electronic
Compararea
produciei
efective cu cea
planificat

Analizarea informaiilor din notele contabile
privitoare la producia efectiv cu cea planificat

Raport de
activitate

Plan de producie
aprobat

Fiier Producie

Diferena dintre
producia efectiv cu
cea planificat

Se ntocmete manual
nu electronic
Transferarea
produselor finite
n depozit
Scoterea din gestiunea sistemului de producie i
depozitarea produciei
Proces verbal de
predare primire
a produselor finite

Fia produse

Fiier Producie i
dosar
Se ntocmete manual
nu electronic

Justificarea
minusurilor la
inventar

Justificarea minusurilor imputabile la inventar
Raport de
justificare a
minusurilor la
inventariere

Procesul verbal de
inventariere

Dosar
Diferena dintre
cantitatea efectiv i
cantitatea scriptic
Se ntocmete manual
nu electronic
Obinerea
planului de
producie
Elaborarea planului de producie i aprobarea
acestuia de ctre conducere
Planul de
producie
Planul de producie
aprobat
Dosar i fiier
Productie
Se ntocmete manual
nu electronic
Elaborarea
planului de
producie

Stabilirea capacitii de producie
Planul de
producie
Fia tehnic a
mijloacelor fixe

Dosar
Se ntocmete manual
nu electronic
Aprobarea
planului de
Producie
Aprobarea planului de producie de ctre conducere Planul de
producie aprobat
Planul de producie Dosar i fiier
Productie
Se ntocmete manual
nu electronic
Modificarea
volumului
produciei
nregistrarea creterii sau scderii volumului
produciei
Raport de
activitate
Decizie de
cretere/scdere a
produciei
Dosar i fiier
Producie
Nu este tipizat
formularul raportului
de activitate
Centralizarea
datelor despre
pontaje
Obinerea orelor prestate de fiecare salariat
Pontaje

Condica

Dosar



3.3 Descrierea iesirilor

Denumire
ieire
Proces/subproces
de prelucrare din
care se obine
Tipul ieirii i
momentul
obinerii
Destinaia ieirii,
nr. Exemplare
Structura ieirii Documentul/
documentele pe
baza cruia se
obine
Loc stocare Observaii
Centralizator
bon de consum
Evidena
cheltuielilor directe
i aferente producie



Programat, n
fiecare lun


Sistem contabilitate
general, 1
exemplar
Numr document, data, denumirea
materialelor, predator/primitor, numr
comanda/cod mat, cantitate necesar, u.m.,
cantitate eliberat, pre unitar, valoare(cant
eliberat*pre unitar).



Bon de consum


Dosare, Fiier
Materii prime si
Materiale

Acest document se
intocmeste manual
nu electronic deci
prelucrarea se face
de dou ori
Comand
Stabilirea
necesarului de
materii prime i
materiale pentru
producie


Neprogramat

Sistemul Stocuri, 1
exemplar
Cod material,denumirea materialelor,
cantitate necesar, u.m., data, observaii
Fisa tehnic a
produsului si
planului pentru
producie

Dosare
Se ntocmete
manual nu
electronic
Proces verbal
de predare
primire a
produselor
finite
Predarea produselor
finite


Programat,
neregulat

depozit, 1 exemplar
Cod produs, denumire produs, cantitate Planul pentru
producie i
inventarul
produciei
efective

Dosare si fiier
Producie

Se intocmeste
manual nu
electronic
Proces verbal
de predare
primire
Confirmarea
recepionrii de
materii prime i
material

Programat,
neregulat
Sistemul Stocuri, 1
exemplar
Cod mat/cod produs, denumire produs,
cantitate
Planul pentru
producie i
inventarul
produciei
efective
Dosare si fiier
Materii prime i
Materiale
Se ntocmete
manual nu
electronic
Pontaje
nregistrarea orelor
efectuate de
personal




Programat, pe
data de 3 a
fiecrei luni




Sistemul Personal, 1
exemplar



Luna, numeprenumesal, meseria i funcia,
ore zilnic, total ore lucrate, ore suplimentare,
ore de noapte, total ore nelucrate



Registru de
prezen




Dosare
Procesul poate avea
scpri din cauza
neexistenei unei
modalitti
automatizate de a
controla salariaii,
trebuind preluate
manual datele din
registru de prezen

Raport de
activitate
Aducerea la
cunostina
conducerii a
activitii
departamentului

Neprogramat, la
cerere

Conducerea, 1
exemplar

Denumire produs, cantitatea planificat,
producia efectiv, data
Proces verbal de
predare primire,
plan de productie


Dosare

Se ntocmete
manual nu
electronic, nu este
tipizat

Raport de
justificare a
minusurilor la
inventariere

Justificarea
minusurilor la
inventor


Neprogramat

Comisia de
inventariere, 1
exemplar
Data inventarului, denumire produs, buci
minus, justificare, data raport(

Liste de
inventariere


Dosare

Plan de
producie
Planificarea
cantitii de
producie pentru
aprobare

Programat lunar
si
anual

Conducerea, 1
exemplar
Data, denumire produs, cantitate, perioada
referit, observaie, valoare
Fisa tehnic a
mijloacelor fixe

Dosar


Fi
semifabricate
Prelucrarea datelor
privind obinerea
semifabricatelor
Neprogramat Sistemul
Contabilitatea
general, un
exemplar
Cod semifabricat , denumire produs, cantitate Bonul de consum Dosar i fiierul
Semifabricate

Fia produse Prelucrarea datelor
privind obinerea
produselor finite
Neprogramat Sistemul
Contabilitatea
general
Cod produs, denumire produs, cantitate Fi semifabricate Dosar i fiierul
Producie

Fia produse
reziduale
Prelucrarea datelor
privind obinerea
produselor reziduale
Neprogramat Sistemul
Contabilitatea
general, un
exemplar
Cod produs, denumire produs rezidual,
cantitate
Fi semifabricate Dosar i fiierul
Producie
rezidual




4. MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT



Diagrama de context

























Diagrama de nivel 0






















Diagrama de nivel 1- comandarea






















Diagrama de nivel 2 efectuarea productiei






















5. DETERMINAREA CERINTELOR INFORMATIONALE PENTRU NOUL SISTEM

Societatea SC OLINT COM SRL a folosit initial aplicatii neintegrate proprii, o data cu cresterea cotei de piata, a profitului, a
diversificarii productiei conducerea a hotarat implementarea aplicatiei WinMentor, insa modulul productie impreuna cu cel al mijloacelor
fixe a fost pastrata datorita faptului ca se potrivea mai bine cu obiectul si volumul de activitate.

5.1. Cerinele funcionale ale noului sistem

Datorit utilizrii mai multor aplicaii exist o lips de integrabilitate ntre aplicaia WinMentor i Producie. Din cauza acestor
neintegrabiliti exist urmatoarele deficiene:
-nlocuirea documentaiei netipizate. Din cauza ntocmirii manuale a majoritii documentelor, specifice fluxurilor de date care
circul n cadrul sistemului producie, prelucrarea dcumentelor se realizeaz de 2 ori, iar unele documente (raport de clarificare a
neclaritilor privind producia nou, raport de activitate, procesul verbal de predare-primire) sunt ntocmite n formul proprie, genernd
astfel mare cosum de timp i resurse.
-actualizarea automat a bazei de date. Acesta se refer la interaciunea cu sistemul stocuri pentru actualizarea datelor privind
materiile prime i materialele, oferirea dreptului sistemului Producie de a acutaliza odata cu baza de date proprii i bazele de date ale
aplicaiilor WinMentor i Mijloace fixe.
-generarea automat a documentelor de ieire. Presupune ca aplicaia noastr s permit generarea automat a documentelor de
ieire spre alte sisteme informaionale sau entiti.
-generarea automat a comenzilor din tabela materii prime i materiale. Presupune ataarea la baza de date proprii a unor
declanatoare care n momentul atingerii unui numr minim de materii prime i materiale s avertizeze faptul c nu mai exist materii prime
i materiale n stoc i c exist posiblitatea de a opri producia.
-controlul accesului se refer la drepturile angazailor din sistemul Producie de adaugare i citire din celelalte sisteme n urma
integrabilitii sistemelor, aceasta creeaz posibilitatea de citire a informaiilor din tabela materii prime i materiale din sistemul Stocuri
pentru a vedea existena materiilor prime i materialelor necesare pentru sistemul Producie.
-optimizarea timpului de rspuns. Se are n vedere viteza cu care se raspunde la informaiile solicitate de alte sisteme, prelucrarea
automat ar putea reduce din timpul necesar obinerii de informaii. Prin aceasta putem elimina ntreruperi att n sistemul nostru ct i
celelalte sisteme datorit lipsei de informaii.
-eliminarea verificrii conformitii ntre datele din comanda i procesul verbal de predare-primire. Aceast verificare are loc n
cadrul sistemului stocuri, verificarea conformitii datelor ntre comand i procesul verbal de predare-primire n sistemul producie consum
timp i resurse nejustificat.
Soluia pentru toate aceste cerine ar fi integrarea n aplicaia WinMentor, n urma unei analize a costurilor i a avantajelor.

5.2.Cerine nefuncionale ale noului sistem

-realizarea unei reele de tip LAN la nivelul ntregii firme astel nct s permit integrarea fiecrui sistem informaional i uurarea
realizrii fluxurilor de date. Acest obiectiv ar elimina pierderea de timp din partea personalului cu introducerea manual a informaiilor
solicitate de alte sisteme i entiti. Astfel drept exemplu ar putea fi trimiterea raportului de activitate ctre conducere prin reea nefiind
obligat s ntocmim manual raportul i s il trimitem efectiv.
-controlul accesului. Potrivit acestei cerine se urmrete restricionarea accesului din partea personalului neautorizat avnd n
vedere faptul c odat cu realizarea reelei i integrabilitii ntre aplicaii accesul nu va mai putea fi doar la informaiile sistemului nostru ci
la informaiile altor sisteme.
-realizarea de formulare pentru crearea de documente tipizate cu legatura direct la baza de date. Aceste formulare trebuie s aib o
structur accesibil tuturor i n acelai timp s conin toate informaiile din baza de date.
-implementarea unor echipamente i software mai performante care s rspund la cerinele tehnice ale noii reele i a noilor
tehnologii din domeniul proiectrii, a celor mai actuale produse din domeniul IT, astfel mrind viteza de rspuns la interogrile bazei de
date.