IMPLEMENTAREA UNUI SISTEM INFORMATIC DE TIP ERP ORACLE APPLICATION

1.

Realizarea unui sistem de tip ERP este o activitate extrem de laborioas care

necesit utilizarea unor nsemnate resurse financiare i umane pe o perioad considerabil de

timp.
2.

n lucrarea noastr vom prezenta baza de date i modul de exploatare pentru o

component a modulului de aprovizionare i desfacere, respectiv interaciunea cu furnizorii.

3.
4. 2.1. Caracteristici generale ale sistemului ORACLE APPLICATIONS
5.
6.

Oracle Corporation, prin departamentul su Oracle Applications, este cel mai

mare furnizor de pachete integrate de aplicaii att pentru gestiunea intern ct i pentru
activitile legate de lucrul direct cu clienii - front & back office - fiind destinate instituiilor
i ntreprinderilor de orice dimensiuni.
7.

Strategia Oracle Applications este de a oferi toate componentele care constituie o

soluie complet - aplicaii care i-au dovedit funcionalitile, metodologia Oracle de conducere
a proiectelor de implementare a soluiilor informatice, experien ndelungat n domeniu
precum i o relaie de parteneriat pe termen lung cu beneficiarii si.
8.

Aceste componente vor permite clientului s-i construiasc n cadrul

ntreprinderii un mediu informaional modern i eficient care ofer informaii exacte ce vor
contribui la mbuntirea procesului de luare a deciziilor.
9.

Oracle Applications lucreaz cu 15000 de specialiti n ntreaga lume pentru

implementarea soluiilor Oracle. De asemenea Oracle Corporation lucreaz cu partenerii si,

companii productoare de software care pot furniza soluii software proprii, pentru a asigura
beneficiarilor si cel mai nalt nivel de funcionalitate i integrare.
10.

Oracle Applications Release 11 este o suit unic de pachete de aplicaii de tip

Enterprise Resource Planning (ERP) care folosete i se bazeaz pe modelul de prelucrare pe

Internet Internet Computing. Toate modulele produsului Oracle Applications pot lucra pe web,
n reelele proprii ale companiilor i ntreprinderilor (Intranet) folosind doar un simplu browser
pe maina client.

11.

Complexitatea administrrii, ntreinerii i actualizrii pachetelor software Oracle

Applications se transfer de pe mainile client pe serverele gestionate profesional n mod

centralizat, reducnd dramatic costurile de exploatare.
12.

Prin minimizarea traficului pe reea exploatarea software-ului Oracle Applications

de ctre sute sau mii de utilizatori pe reele de tip WAN este foarte economic i permite
distribuirea informaiei ntr-un mod mult mai larg dect n arhitectura client-server.
13.

Oracle Applications exploateaz costul sczut i posibilitile sporite de acces

oferite de modelul de prelucrare prin Internet Internet Computing i include un set de pachete
de aplicaii concepute special pentru tranzacii pe Internet sau Intranet.
14.

Familia de produse Oracle Applications include urmtoarele module software

care acoper o variat gam de funciuni:

15.

1. Modulul Financiar - Oracle Financials, care cuprinde urmtoarele submodule:

16.

Contabilitate general - Oracle General Ledger (GL)

17.

Contabilitatea Furnizorilor si Plilor - Accounts Payable (AP)

18.

Modulul de Contabilitate a Clienilor i a ncasrilor - Oracle Accounts

Receivable (AR)
19.

Gestiunea mijloacelor fixe - Oracle Assets (FA)

20.

Analizorul Financiar Oracle - Oracle Financial Analyzer (OFA)

21.

2. Modulul Logistic - Lanul de Aprovizionare/ Desfacere, care cuprinde

urmtoarele submodule:
22.

Gestiunea stocurilor - Oracle Inventory (INV)

23.

Aprovizionare - Oracle Purchasing (PO)

24.

Modulul de Desfacere - Oracle Order Entry (OE)

25.

3. Modulul de producie - Oracle Manufacturing

26.

4. Modulul de Resurse Umane Oracle Human Resources

27.

Exist n prezent mai mult de 6000 de companii care utilizeaz produsul Oracle

Applications, n peste 76 de ri.

28.

Produsul este disponibil n 29 de limbi, permite companiilor s lucreze n mai

multe monede sau limbi, se poate adapta la tipul de funcionare i organizare intern a companiei
i la legile din ara respectiv i opereaz n regim de activiti critice.
29.

Prin soluiile flexibile i funcionalitile oferite, prin sigurana pe care o ofer

clienilor Oracle stabilete noi standarde pentru soluiile informatice care automatizeaz
activitile dintr-o ntreprindere.
30.
31.
4.

5. 2

32.
33.
34.

35.

2.2. Implementarea modulelor sistemului ERP - ORACLE

APPLICATION n structura organizatoric a

S.C

DANONE

P.D.P.A.

S.R.L
36.
37.

Dezvoltarea continu i problemele generate de aceast dezvoltare att la nivel

micro, ct i la nivelul macroeconomic, pe de o parte, i soluiile flexibile i funcionalitile

oferite de sistemele integrate Oracle Application, pe de alt parte, au convins echipa managerial
a Complexului Energetic Turceni, s procedeze la implementarea sistemului.
38.

Astfel, pornind de la structura organizatorica a complexului, vom urmri, modul

de implementare a sistemului integrat Oracle Applications, pe diferitele direcii, departamente:

1. La nivelul Direciei Generale, care cuprinde urmtoarele structuri:
1. Director General
2. Corp Unic de Control
3. Biroul Audit
4. Biroul Planificare
5. Biroul Privatizare
6. Departamentul Marketing
7. Departamentul de Protecie a Muncii i a Mediului
39.

a fost implementat submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA), permind astfel

organelor de conducere i control o viziune de ansamblu a activitii complexului, rezultatele

economice, modul de gestionare a resurselor i de desfurare a produciei, de coordonare i
organizare a procesului de stabilire a bugetului, indiferent de metodologia de stabilire a bugetului
de sus n jos, de jos n sus sau mixt. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului
la nivele nalte, cum ar fi trimestru i divizie, pn la nivele reduse, cum ar fi lun i
departament.
2. La nivelul Direciei de Dezvoltare, care cuprinde urmtoarele structuri:
1. Director
2. Serviciul Modernizare, Retehnologizare,
3. Serviciul Investiii
4. Serviciul Construcii
5. Departamentul Cadastru
2.

3. 3

40.

au fost implementate submodule din cadrul modulelor logistice Oracle Inventory

(INV), Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE).

3. La nivelul Direciei Resurse Umane a fost implementate modulul de resurse umane
Oracle Human Resources care este astfel conceput inct sa-i permita unei intreprinderi s
i gestioneze angajaii astfel inct s existe in orice moment o imagine clar si obiectiv a
informaiilor despre acetia, a pregtirii lor profesionale, a poziiei din cadrul
complexului.
4. La nivelul Direciei Energie, care cuprinde urmtoarele structuri:
1. Producie
2. Tehnic,
41.

a fost implementat modulul de producie - Oracle Manufacturing care are un

singur scop, orientat pe serviciu: cel mai sczut cost, cea mai bun calitate, livrare la
timp. Din aceast perspectiv, cerina numrul unu este de a garanta rapid date de livrare
pentru fiecare produs configurat. Folosind trsturile lui Oracle Web Configurator, Oracle
Supply Chain Planning, i Oracle Global Capable-To-Promise, putei oferi clienilor
angajamente ferme de livrare pentru a veni n ntmpinrea dorinelor lor, crescnd
totodat viteza de reacie pe pia.
5. La nivelul Direciei Financiare, care cuprinde urmtoarele structuri:
1. Director
2. Serviciul Financiar
3. Serviciul Contabilitate
4. Birou Calcul Salarii
5. Compartiment Costuri, Analiz Financiar
42.

a fost implementat sistemul integrat de module financiare si anume: Oracle

General Ledger (GL), Oracle Accounts Payable (AP), Oracle Accounts Receivable (AR) , Oracle
Assets (FA), Oracle Financial Analyzer (OFA) .
43.
6. La nivelul Direciei Comerciale, care cuprinde urmtoarele structuri:
1. Director
2. Biroul Gestiuni
3. Biroul Discuii Contractuale
4. Birou Achiziii Produse
5. Serviciul Achiziii Servicii
6. Birou Achiziii Lucrri
2.

3. 4

44. a fost implementat sistemul integrat de module logistice, necesare lanului de aprovizionare
desfacere, si anume: Oracle Inventory (INV), Oracle Purchasing (PO), Oracle Order Entry (OE).
45.
Oracle Inventory - Sistemul Oracle pentru gestiunea stocurilor - este o soluie
complet de eviden a stocurilor care ajut la controlul stocurilor, la asigurarea c
aprovizionarea este adecvat.
46.
Oracle Purchasing este o soluie integrat complet, proiectat v ajute n
prelucrarea cererilor de ofert, a necesarului i comenzilor de aprovizionare rapid i eficient,
astfel nct s se pun accent pe dezvoltarea bazei strategice de aprovizionare i pe mbuntirea
procesului de aprovizionare.
47.
Oracle Order Entry mrete n mod spectaculos productivitatea operaiilor de
administrare a vnzrilor i de distribuie i mbuntete serviciile oferite clienilor, fluidiznd
procesul de introducere a comenzilor de vnzare i procesele de conducere.

2.

3. 5

48.

2.3. Specificaii cu privire la modul de utilizare a modulului

ORACLE FINANCIALS
49.

50.
Gestiunea
activelor
Gestiunea
lichiditatilor

Planificare
Financiara

Oracle
Financials
Facturare
plata si
incasare

Consolidari
si analize
financiare

Gestiunea
Cheltuielilor

51.
52.
53. Submodulul Oracle General Ledger (GL) - contabilitate general

54.
55.

Contabilitatea General Oracle (Oracle GL-General Ledger) este o aplicaie

financiar cuprinztoare care asigur controlul financiar, culegerea datelor, raportrile financiare
i accesul la ntreaga informaie contabil. Ea se caracterizeaz prin:
56.

- flexibilitate: Oracle GL poate fi configurat astfel nct s asigure o adaptare

maxim la necesiti, oferind utilizatorului posibilitatea de a alege structura planului de conturi

care s corespund cel mai bine cerinelor de nregistrare i urmrire a informaiei contabile.
57.

- integrare: Oracle GL integreaz informaia contabil din toate celelalte module

din Oracle Applications pentru a asigura o imagine complet a situaiei financiare. Mai mult,
Oracle GL poate importa jurnale de tranzacii din alte sisteme. De asemenea, Oracle GL
integreaz informaia din mai multe filiale, avnd un plan de cont identic sau diferit, realiznd
consolidarea bilanului.
58.

- productivitate: prin folosirea notelor contabile standard, recurente, sau alocri

bazate pe distribuii predefinite i bazate pe formule, prin conversie valutar automat, Oracle
GL asigur o productivitate incomparabil fa de alte sisteme. De asemenea nchiderea
perioadelor contabile se realizeaz ntr-un timp record.

2.

3. 6

59.

- alocri de mas: acolo unde costurile indirecte trebuie s fie distribuite ntr-un

anumit procent, sau conform unor criterii definite pe alte centre de profit, acest proces poate fi
complet automatizat.
60.

- conversie valutar, translaie si reevaluare.

61.

- raportare: generarea de rapoarte la cererea utilizatorului. Definirea uoar de

rapoarte fr programare.
62.

Oracle GL reprezenta nucleul aplicaiilor financiare, concentrnd ntreaga

informaie contabila referitoare la tranzaciile efectuate i asigur consolidarea bilanului contabil

ntre mai multe planuri de conturi avnd aceeai structur sau structuri diferite i monede diferite
(conturile se pot consolida dup formule definite de beneficiar),
63.
64.
Inte gra re a Conta bilit ii ge ne ra le Ora cle cu a lte module fina ncia re
P rogra m
s a la rizare

Oracle
Mijloce fixe

S a la riza re
Re gistre conta bile
Ra te de schimb

Informa ii de spre
a nga ja i

Ora cle
Furnizori

Amortiza re
Tra nzacii
fonduri fixe
Re gis tre conta bile
Ra te de s chimb

Fa cturi
P l i

S is te me
e xte rne
Oracle
Re s urs e uma ne

Informa ii de spre
orga niza ie

Oracle
Conta bilita te ge ne ra l
Re gis tre conta bile
Ra te de s chimb

Oracle
Clie ni

65.

Fa cturi
Chita ne

OLAP
Re gistre conta bile
Ra te de schimb
Re gis tre conta bile
Ra te de s chimb

Ora cle
Ale rte

Inve nta r
Activit i
Urmrire a producie i

Ora cle
S tocuri

Accrue d
Chita ne

Ora cle
Aproviziona re

66.
67.

Informaia contabil este structurat pe baza contului contabil extins, avnd un

cod format din segmente definite de utilizator, care conine pe lng contul natural, alte segmente
ca segmentul de companie (sau entitate de bilan), centru de cost, activitate etc. astfel nct s
poat urmri distribuia cheltuielilor i veniturilor.
68.

Cu Oracle Gl se poate defini o structur flexibil a planului de conturi, n

conformitate cu cerinele specifice ale organizaiei, astfel nct s satisfac necesitatea de a

reflecta ct mai fidel i relevant procesele financiare ce au loc. Aceasta se realizeaz printr-o

2.

3. 7

alegere adecvat a structurii cheii contului, structur format din mai multe segmente definite de
utilizator ca lungime, denumire i ordine. O structur trebuie s aib cel puin:
69.

- un segment de balansare (n general referitor la entitatea legal care prezint

bilan contabil i declaraie de venituri i cheltuieli); orice nregistrare contabil n Cartea Mare
trebuie s fie balansat n cadrul acestui segment,
70.

- un segment care s defineasc contul contabil.

71.

Aceasta

permite

nregistrarea

contabil

tranzaciilor

ntr-o

structur

organizatoric complex, care are un sediu central i filiale. Alte segmente pot reprezenta
departamente, sau centre de cost, sau activiti, sau produse, n funcie de elementele pe care se
dorete distribuirea i evidenierea costurilor sau a veniturilor. n configurarea structurii contului
se pot prevedea segmente suplimentare, pentru extindere, care nu sunt folosite iniial.

Numarul maxim de
segmente este 30

Definiti numele
fiecarui segment
72.
73.

Segmentele pot fi independente, sau dependente unele de altele.

74.

Un element important al segmentelor este posibilitatea de a crea ierarhii n

interiorul unui segment, adic relaii de tipul copil-printe; valorile efective ale tranzaciilor se
nregistreaz numai n valorile de tip copil, valorile printe fiind valori de nsumare. De ex. mai
multe departamente pot crea regiuni, mai multe conturi analitice pot compune un cont sintetic.
75.

Conturile de sumarizare sunt conturi adiionale n care se nregistreaz toate

tranzaciile conturilor componente i se utilizeaz n scopul raportrii mai rapide. Anumite

segmente ale conturilor de sumarizare sunt segmente de detaliu, alte segmente sunt de total, sau
sunt asociate valorilor printe.
76.

Segmentul de cont contabil este caracterizat printr-un atribut care precizeaz

natura contului: activ, pasiv, capital, venit, cheltuieli.

77.

Reguli de validare ncruciat stabilesc combinaiile valide de segmente ale unui

cod, astfel nct s asigure corectitudinea atribuirii conturilor n tranzaciile efectuate. De ex. un
cont de activ nu poate avea un segment de centru de cost.

2.

3. 8

78.

Reguli de securitate ale segmentelor definesc pentru diferite categorii de

utilizatori intervalele de valori din segmentele codului contabil la care acetia au acces. Astfel de
reguli pot fi atribuite fiecrui tip de utilizator pentru a controla drepturile de acces.
79.

Pot exista diferite tipuri de perioade definite n cadrul modulului Contabilitate

general Oracle. Unele din acestea sunt predefinite (ex. luna, trimestru, an), dar Oracle permite
definirea unui numr practic nelimitat de perioade n funcie de necesiti (ex. Sptmn, 4
Sptmni etc.). Un calendar contabil poate conine maximum 366 perioade, deci practic fiecare
zi poate fi o perioad diferit. Perioadele din cadrul aceluiai calendar contabil nu trebuie s fie
de durate identice (luni diferite au un numr diferit de zile), dar un set de Registre contabile (o
companie) trebuie s conin numai perioade de acelai tip. Se pot defini de asemenea perioade
de ajustri care se suprapun cu perioade normale contabile, care ns nu se pot suprapune la
rndul lor. Perioadele contabile normale trebuie s se succead fr goluri de timp ntre ele .La
sfritul fiecrei perioade contabile, aplicaia Contabilitate general Oracle ruleaz balanele
conturilor i transmite soldurile tuturor conturilor de venituri i cheltuieli n Contul de
rezultate/rezultat reportat.
80.

In cadrul Contabilitii generale Oracle, fiecrui set de registre contabile

(companie) i se asociaz o moned funcional, folosit pentru a nregistra tranzacii i pentru a

pstra datele contabile. Moneda funcional este n general moneda n care sunt efectuate cele
mai multe tranzacii comerciale ale companiei. Sunt permise tranzacii n orice moned definit
n sistem; tranzacia este translatar n moneda funcional, conform cu rata de schimb.
Contabilitatea general Oracle poate lucra cu mai multe cursuri de schimb curent al zilei (al
companiei, al user-ului, spot, de raportare), sau istoric, de sfrit de perioad, medie ponderat i
s efectueze conversii n mod automat. Contabilitatea general Oracle suport conversii,
translaii i reevaluri de valute n conformitate cu principiile contabile general acceptate
(GAAP, SFAS #52 (US)).
81.

Odat cu versiunea 11, adaptat deplin schimbrilor produse de introducerea

monedei unice europene EURO, noi funciuni au venit s se adauge sistemului financiar Oracle.
Astfel, se pot adopta mai multe monede funcionale, ceea ce se traduce prin faptul c se
gestioneaz n paralel mai multe registre contabile, cte unul pentru fiecare moned. Se alege
pentru moneda (monezile) alternativ o moned stabil, sau (i) moneda de consolidare. n acest
caz pentru consolidri nu mai este necesar operaia de translatare a sumelor din moneda
funcional n cea de consolidare. Aceast funciune, introdus cu scopul de a pstra moneda
naional n contabilitatea statelor din UE care au adoptat moneda unic EURO (pentru perioada
de coabitare) este deosebit de util pentru rile cu inflaie, pentru care valorile cumulate n

2.

3. 9

perioadele anterioare nu mai sunt relevante pentru prezent, sau pentru companiile func ionnd
ntr-un mediu internaional de afaceri. Cu Oracle GL se realizeaz urmtoarele funciuni:
82.

a) Introducere, actualizare, validat e intrri de jurnal: crearea de jurnale recurente

(repetitive) pentru tranzacii care se repet perioad de perioad (lun), crearea de nregistrri,
alocnd veniturile i cheltuielile generale pe centre de cost, departamente, produse etc. folosind o
simpl formul de alocare, crearea jurnalelor de ajustare, creare automat a liniei de tax n cazul
introducerii tranzaciilor cu taxe
83.

b) Introducere-actualizare de jurnale n format Excel (spreadsheet)

84.

c) Import de jurnale din celelalte module ale sistemului Oracle.

85.

d) Importul i validarea jurnalelor din sisteme externe.

86.

Oracle GL ofer un set de rapoarte standard coninnd numeroase opiuni i

selecii ale datelor de interes pentru raportare.

87.

n afar de rapoartele standard, Contabilitate general Oracle pune la dispoziia

utilizatorului Generatorul de rapoarte financiare, o unealt pentru construirea de rapoarte

personalizate fr a fi nevoie de programare. Cu ajutorul Generatorului de rapoarte financiare
utilizatorul poate:
88.

- s proiecteze propriile rapoarte fr asistena programatorilor. In afara faptului

c vor putea defini i modifica rapoarte on-line, ei vor putea de asemenea controla anumite
aspecte ale raportului, inclusiv capul de tabel i descrierea, formatul, coninutul i calculul.
89.

- s defineasc rapoartele financiare complexe de care au nevoie pentru a-i

analiza activitatea.
90.

- s includ n rapoartele lor toate tipurile de informaii financiare.

91. Submodulul Oracle Accounts Payable (AP) - contabilitatea furnizorilor si plilor

2.

3. 10

92.

Contabilitate
General

Mijloace Fixe
Aprovizionare

Jurnale de
nregistrri contabile

Achiziii M. Fixe

Cost

Gestiunea
Costurilor

Oracle
Contabilitate
Furnizori-plati

ntreinere Furnizori
Verificare cu CdaAp
i Recepia
Date din CdaAp

Import Furnizori
Import Facturi

Sisteme
Externe

Reconciliere bancar
Prognoz de lichiditi
Angajai

Gestiunea
Lichidittilor

Personal

93.
94.

Contabilitate Furnizori - Schema de integrare

Contabilitatea furnizorilor este o soluie contabil de mare productivitate care

permite un control financiar puternic asupra tranzaciilor cu furnizorii. Modulul de Contabilitate

a Plilor are numeroase funciuni i faciliti pentru a asigura gestionarea facturilor de la
furnizori i controlul riguros al plilor , nelegnd prin aceasta: verificarea i aprobarea
facturilor pentru plat sau blocarea lor, emiterea (sau nregistrarea) documentelor de plat,
efectuarea plilor la termenele scadente i numai pentru bunuri i servicii comandate i efectiv
livrate, valorificarea discountului acordat de furnizor, prevenirea plilor duble, prognoza
necesarului de lichiditi.
95.

Contabilitatea furnizorilor din Oracle Applications permite stocarea de informaii

detaliate despre furnizori, inclusiv condiiile de achiziie, de plat i de prelucrare a facturilor.

96.

Oracle AP este integrat cu celelalte module ale lui Oracle Applications: cu

submodulul de Aprovizionare n ceea ce privete informaia despre furnizori i comenzi de

aprovizionare, cu submodulul de mijloace fixe, transfernd ctre acesta informaia despre
achiziia de m. fixe, cu submodulul de Contabilitate general, utiliznd planul de conturi din
modul i transfernd tranzaciile pentru a fi nregistrate n Cartea Mare.

2.

3. 11

97.

Fiind complet integrat cu submodulul de Aprovizionare Oracle, Oracle AP admite

verificarea pe dou, trei i patru ci a facturii cu comanda de aprovizionare, documentele de

recepie. Toate documentele de care compania are nevoie pentru autorizarea plii vor fi on-line
eliminnd micarea hrtiilor (comenzi de achiziie, facturi, chitane, documente de recepie).
Facturile pot fi aprobate direct pe msura intrrii acestora sau n grup.
98.

n cazul n care exist o comand de aprovizionare, la introducerea facturii, se

pot transfera datele din comand n factur i opera rectificrile dorite.

99.

Funciile de verificare a facturii cu Comanda de Aprovizionare, Recepia i

Inspecia pot fi realizate numai n cazul implementrii submodulului de Aprovizionare, modul de

verificare fiind stabilit prin parametrii de configurare a submodulului, la fel ca i criteriile de
verificare - cantitatea, preul, termenul de livrare, TVA.
100.
-

Oracle AP are urmtoarele funciuni principale:

administreaz seciunea bazei de date referitoare la furnizori (funciune realizat i de

modulul de Aprovizionare,

asigur introducerea facturilor standard , a notelor de debit, credit, a plilor n avans,

stabilete strategia de aprobare a facturilor, fluxul de aprobare i condiiile de aprobare,

automatizeaz introducerea documentelor prin:

asignarea prealabil a conturilor de

furnizori, taxe, bnci, etc., prin preluarea integral a informaiei din comanda de
aprovizionare, prin predefinirea unor seturi de distribuie,
-

gestioneaz taxele i asigur calculul automat al acestora,

definete condiiile i metodele de plat - termene, discount, tipul documentului, etc.,

efectueaz plile ctre furnizor - automat, elabornd documentele de plat, sau manual,
nregistrnd plile i aplicndu-le pe facturi

101.

Oracle AP asigur faciliti puternice i uor de folosit pentru administrarea

tranzaciilor i operaiilor internaionale:

-

permite introducerea tranzaciilor n diferite valute, la cursul curent al zilei;

calculeaz ctigul sau pierderile nerealizate datorit diferenelor de curs valutar, la

sfritul perioadei, pentru facturile neachitate;

calculeaz ctigurile sau pierderile reale din diferenele de curs valutar dup efectuarea
plii;

verific concordana facturii cu comanda pentru aceeai valut.

102.

Cu Oracle AP i n concordan cu legislaia romn, se pot defini

conturi

bancare pentru fiecare valut. Tranzaciile (colectarea, plile) pot fi fcute prin aceste conturi
bancare. Dac factura nu este pltit pn la nchiderea perioadei financiare n Oracle AP,
sistemul recalculeaz factura n RON, reflectnd variaia ratei de schimb. Pentru c aceast
2.

3. 12

factur este nc deschis, diferena este transmis n Contabilitatea general ca pierdere (ctig)
nerealizat.
103.

In Oracle AP, informaiile privind furnizorii pot fi inute n conformitate cu

cerinele specifice privind furnizorii. Pentru acei furnizori cu care compania are puine afaceri ar
putea fi suficient introducerea n Oracle AP numai a principalelor date: adresa, numerele de
telefon, fax i telex. Pentru acei furnizori cu care compania are afaceri importante se pot
nregistra informaii mai detaliate. Datele furnizorilor sunt grupate n categorii logice:
-

date de baz: numele i numrul furnizorului;

date privind aprovizionarea: informaii privind transportul, modul de plat, moneda n

care se face aceasta, prioritate de plat, condiii standard pentru reduceri etc.;

date bancare: numele contului i numrul, numele bncii, tipul contului i informaii
contabile privind facturile.
104.

Oracle AP permite nregistrarea persoanei care menine contactul cu

reprezentantul furnizorilor. Unii furnizorii pot avea mai multe sedii, astfel nct pot exista sedii
diferite pentru livrare i pentru plat. De asemenea exist posibilitatea nregistrrii unui furnizor
nainte ca acesta s nceap efectiv afacerile cu organizaia.
105.

Unul din sediile furnizorului poate fi utilizat pentru Cereri de ofert. Facilitatea

cmpurilor descriptive flexibile a Oracle AP poate fi utilizat n perioada de implementare pentru

definirea de noi cmpuri pentru furnizori n concordan cu necesitile specifice ale organizaiei,
fr scrierea de cod.
106.

La introducerea facturilor, pe lng informaia existent pe factura furnizorului, se

adaug conturile implicate n tranzacie i

liniile de distribuie

referitoare la modul de

distribuire a sumei totale pe conturi de mijloace fixe, materiale, cheltuieli, taxe. Unele din aceste
conturi sunt predefinite la configurarea sistemului, de ex. contul de furnizor, de taxe, de
materiale; n cazul m. fixe, este definit un cont intermediar, de clearing n care sumele sunt
concentrate pn la transferul n modulul de mijloace fixe (operaie numit Mass Addition) cnd
se transfer pe contul corespunztor categoriei mijlocului fix achiziionat.
107.

n cazul cheltuielilor, unele din acestea pot genera un numr foarte mare de linii

de distribuie, dac se repartizeaz pe centrele de cost - ex. cheltuielile de chirie sau telefon; n
acest caz, se apeleaz la aa zisele seturi de distribuie definite n prealabil coninnd coeficienii
de alocare a sumelor pe centrele de cost i liniile de distribuie se creeaz automat.
108.

Oracle AP trateaz, pe lng facturile standard i Notele de credit primite de la

furnizori pentru anumite motive, precum i Notele de debit trimise. Notele de debit, credit pot fi
introduse n Contabilitatea furnizori din Oracle Applications ca orice factur, dar cu valoare
negativ. De asemenea, Note de credit pot fi aplicate facturilor deschise ale anumitor furnizori.
2.

3. 13

109.

De asemenea, plile n avans ctre un furnizor pot fi introduse ca orice factur.

Ele pot fi avansuri generale acordate furnizorului, sau pot fi avansuri acordate pentru o anumit
comand.
110.

Conducerea organizaiei va avea un mai mare control asupra cheltuielilor printr-o

procedur de aprobare mbuntit. Procesul de aprobare automat poate fi selectat n funcie de

timp, set de facturi, furnizor, grad de prioritate la plat, factur, sau chiar administrator.
111.

Datorit acestei faciliti compania va avea posibilitatea de a selecta ce facturi s

se plteasc. n cazul existenei unei Comenzi de Aprovizionare (modulul Purchasing), factura se

verific cu comanda, comanda i recepia, sau comanda, recepia i inspecia, n funcie de
metoda de verificare predefinit, pe baza unor criterii de cantitate, pre, dat de livrare, tax
calculat. Ieirea din limitele de toleran admise, are ca efect blocarea automat la plat a
comenzii. Blocarea se poate realiza i manual, de ctre operator.
112.

Deblocarea are loc prin intervenia factorului de decizie uman, autorizat pe baza

fluxului de aprobare stabilit (workflow). Aprobarea automat verific facturile selecionate sau
toate facturile, i le pregtete sau le oprete n funcie de criteriile stabilite.
113.

Oracle AP genereaz rapoarte pentru evidenierea facturilor oprite de la plat i

motivul pentru care acestea sunt oprite. La nchiderea perioadei, sunt transferate n Oracle GL
numai facturile aprobate.
114.

Facturile pot fi pltite individual, sau n grup, total sau parial. Oracle AP poate

programa automat plata facturilor. Programarea automat selecteaz facturile pentru plat pe
anumite criterii - vechimea scadenei, mrimea sumei, .a., asigurnd plata facturilor la data
scadent, cu sau fr discount, n funcie de politica adoptat de companie.
115.

Astfel se va mbunti fluxul de lichiditi i se va preveni plata de dobnzi sau

penalizri prin depirea termenelor de plat. La plata unui furnizor, n lista de facturi candidate
pentru a fi selectate pentru plat, apar numai facturile aprobate dar nepltite, sau parial pltite;
eventualele pli n avans sunt afiate pentru a fi aplicate unor facturi primite de la acel furnizor;
n acest caz, Oracle AP genereaz automat intrrile necesare n Contabilitatea general, storneaz
plata anticipat i genereaz intrarea plii.
116.

Plata n avans poate fi utilizat i n cazul cheltuielilor cu angajaii. In majoritatea

cazurilor angajaii au nevoie de plata anticipat a cheltuielilor implicate de activitatea

desfurat. Oracle AP permite crearea unei pli anticipate ctre un angajat i aplicarea acelei
pli unui decont de cheltuieli. Documentele de plat se pot fie genera automat, fie doar introduse
n sistem.
117.

Oracle AP permite tratarea cheltuielilor cu angajaii ca orice alt relaie cu un

furnizor. Datele privind angajaii provin de la modulul Resurse umane din Oracle pentru a reduce
2.

3. 14

necesarul de date de intrare, dar n absena modulului de HR, acestea sunt gestionate n cadrul
modulului. In multe situaii cheltuielile cu angajaii sunt simple facturi.
118.

Pentru fluidizarea procesului i reducerea activitii de ncrcare, Oracle AP

dispune de Xpense Xpress, un mod rapid i uor de introducere a pontajului i a altor cheltuieli
cu angajaii - deplasri, transport, diurn, etc.
119.

Oracle AP asigur o mare varietate de rapoarte standard despre furnizori, facturi,

pli i contri, dintre care enumerm: registrul facturilor, balana de verificare, necesarul de
lichiditi, raportul facturilor, registrul facturilor scadente neachitate, pe intervale de vechime,
registrul de taxe, registrul de pli efectuate, istoricul plilor furnizorilor, raportul indicatorilor
cheie permite evidenierea productivitii departamentului Contabilitate furnizori
120.

Atunci cnd n Oracle AP, se va nchide o perioad, sistemul verific toate

facturile n valut deschise ale furnizorilor i calculeaz efectul fluctuaiei respectivei valute.
121.

Cnd factura este introdus i contat n Contabilitatea general, Contabilitatea

furnizori calculeaz valoarea echivalent n ROL a facturii pe baza ratei de schimb din ziua
respectiv.
122.

Dac factura este nc deschis (nepltit) la momentul nchiderii, Contabilitatea

furnizori din Oracle Applications recalculeaz valoarea n ROL a facturii i conteaz diferena n
contul de pierderi nerealizate din Contabilitatea general.
123.
124.
125.
126.
127.
128.

Submodulul Oracle Accounts Receivable (AR) - contabilitatea clienilor i a

ncasrilor

Contabilitate
General

contract
retururi de material
autoInvoic
gestiune clienti

venituri
contare factura
contare
incasare factura
Ajustari
Debit/Credit memos

Contabilitatea
Clientilor si a
Incasarilor

Desfacere

Import Clienti
Import Facturi

Sisteme
Externe

reconciliere
previziuni lichiditati

Gestiunea
Lichidittilor

2.

Pret informativ
unitate de masura

Venit din vanzari

3. 15

Gestiune
Stocuri

Comisioane
Vanzari

129.
130.
131.

Oracle AR este unul din principalele module ale aplicaiei financiare Oracle.

Asemenea celorlaltor module, Contabilitatea clienilor din Oracle Applications este un

instrument proiectat pentru a rspunde necesitilor organizaiei privind plile i activitile de
ncasare a clienilor. Principalele caracteristici ale Oracle AR sunt prezentate n continuare.
132.

Oracle AR, fiind integrat cu celelalte module financiare, automatizeaz ntregul

ciclu al veniturilor, inclusiv generarea facturilor, tranzacii electronice, calcularea taxelor i

recunoaterea venitului pe baza regulilor definite de utilizator. Oracle AR asigur urmrirea
interactiv n timp real a datoriilor clienilor fcnd ncasarea clienilor mai eficient i eliminnd
erorile. Rapoarte predefinite i rapoarte sumarizate definite de utilizator asigur administrarea
proactiv a lichiditilor. Posibilitile multivalutare ale Oracle AR permit urmrirea att a
clienilor interni ct i a celor externi n valuta corespunztoare. Administrarea lichiditilor este
vital pentru organizaie n utilizarea capitalului i minimizarea datoriilor clienilor ru platnici.
O bun administrare a lichiditilor va asigura stabilitatea financiar i va diminua costul total al
cheltuielilor operaionale.
133.

Oracle AR permite conducerea proactiv a politicii de credite i ncasri.

Posibilitile de facturare asigurate de Oracle AR acoper un mare numr de tranzacii: intrarea

angajamentelor, intrarea facturilor, calcularea automat a taxelor, completarea facturilor, crearea
tranzaciilor pentru facturare, generarea i transmiterea ctre clieni a extraselor de cont. O
ntreag gam de faciliti sunt disponibile pentru prelucrarea taxelor. Detaliile sunt pstrate
centralizat astfel nct pstrarea sistemului la zi cu schimbarea taxelor este un proces direct.
134.

Oracle AR stocheaz o serie de informaii despre clieni, ncepnd de la cele de

baz cum sunt numele clientului, adresa, numrul de telefon i de fax, pn la informaii privind
persoana de contact, detalii bancare, modaliti agreate de plat, valoarea creditelor i profilul
clientului. Oracle AR stocheaz informaii privind bilanul clienilor, informaii pentru facturarea
automat, taxe aplicabile clientului i alte informaii pentru facturare.
135.

La introducerea datelor referitoare la un client se pot defini atribute ale profilului

clientului cum sunt:

-

valoarea creditelor: cheltuieli financiare, scrisori de atenionare, balana clienilor, balana

facturilor;

plata la timp: termene de plat, reduceri, zile de graie;

volumul afacerilor: creditul limit, reduceri.

136.

Introducerea manual a ncasrilor poate fi fcut individual sau n grup n

ecranul de introducere a ncasrilor. Prin folosirea formei de introducere a ncasrilor,

2.

3. 16

informaiile pot fi introduse, se pot corela ncasrile cu facturile, se pot crea ajustri i cere pli
suplimentare. Pentru introducerea ncasrilor nefacturate exist un ecran special.
137.

Pentru a asigura un control asupra plilor ce trebuie s intre, suma pentru fiecare

chitan i suma total pentru un grup pot fi introduse. Oracle AR actualizeaz valoarea fiecrei
chitane la introducere. Diferena dintre valoare actual i cea de control indic o posibil eroare
de introducere a datelor.
138.

Oracle AR va asigura pentru organizaie toate informaiile istorice necesare

recuperrii eficiente de la clieni a sumelor datorate. Organizaia va fi n msur s urmreasc

care client nu-i respect angajamentele n ceea ce privete achitarea datoriilor, putnd astfel
decide ce aciune trebuie s fie luat. Oracle AR permite utilizatorilor trecerea n revist a datelor
introduse n forma de nregistrare a convorbirilor. In istoricul convorbirilor, discuiile anterioare
avute cu clienii pot fi trecute n revist. Ecranul grafic furnizeaz utilizatorului data scadent a
tranzaciei, data promis i suma.
139.

Facturile pot fi introduse n orice valut. Sumele n valut sunt transformate

automat n moneda funcional - ROL, folosind rate de schimb specificate de utilizator.

Informaiile din factur sunt salvate n ambele monede pentru a menine procesul de verificare a
tranzaciilor n diferite valute. Tipul ratei de schimb, valoarea ratei, rata plilor n valut
transferate n Contabilitatea general poate fi ajustat. Oracle AR posteaz automat ajustrile,
inclusiv pierderile sau ctigurile rezultate din acestea. Oracle AR are posibilitatea de a procesa
pli n mai multe valute.
140.

Legtura cu Contabilitatea general - cu Oracle AR perioadele contabile pot fi

deschise sau nchise pentru control i pentru nregistrarea informaiilor contabile pentru aceste
perioade. Perioade urmtoare pot fi de asemenea deschise pentru introducerea de tranzacii chiar
dac acestea nu au nceput.
141.

Oracle AR permite crearea de note contabile detaliate sau sumarizate. Facturi,

pli i pierderi/ctiguri realizate sunt contate n Contabilitatea general. nainte de transferarea

n Contabilitatea general utilizatorul poate face balana tranzaciilor folosind rapoarte standard.
142.

Organizaia poate rula rapoarte standard pentru identificarea articolelor cu termen

de plat scadent sau n discuie. Raportul facturilor depite permite organizaiei trecerea n
revist a informaiilor legate de un client: facturi depite, modificri ale valorii facturii,
depozite, valori suplimentare i garanii.
143.

Problemele pot fi ulterior identificate i utilizatorul autorizat poate decide asupra

aciunilor ulterioare n ceea ce privete recuperarea debitelor.

144.

Raportul balanei perioadelor de mbtrnire permite utilizatorului s treac n

revist articolele deschise corespunztoare perioadei pe sume sau persoan responsabil.

2.

3. 17

Informaiile cuprind facturile curente i cele depite, precum i modificrile de valoare a

facturilor.
145.

Toate facturile n discuie, modificrile de valori i valorile suplimentare pot fi

trecute n revist n Raportul facturilor n discuie, inclusiv numele persoanei responsabile i

eventuale comentarii.
146.

Statistica creditelor evideniaz cheltuielile financiare i media zilelor de

ntrziere, n timp ce Contabilitatea clieni afieaz numele clientului, numrul acestuia, balana
debitelor i informaii privind creditul limit. Creditul i informaiile legate de acesta sunt
prezentate n profilul clientului.
147.

Alte ecrane furnizeaz detalii despre contul clientului, cuprinznd tranzaciile i

balana contului, convorbirile cu clienii sunt nregistrate i pot fi trecute n revist mpreun cu
alte date istorice.
148.

Oracle AR asigur un set de rapoarte standard proiectate pentru asigurarea de

rspunsuri i la cele mai dificile ntrebri legate de contabilitatea organizaiei. Datorit

flexibilitii i uurinei de utilizare rapoartele vor furniza organizaiei cea mai nou tehnologie.
Rapoartele pot fi create n diferite valute, astfel nct organizaia va putea urmri balana i
tranzaciile n valut (USD, GBP, DEM etc.) n afara monedei curente (ROL).
149.
150.

151. Submodulul Oracle Assets (FA) - Gestiunea mijloacelor fixe

152.

2.

3. 18

153.

Contabilitate Proiecte
Proiecte de Capital

Furnizori - Plati

Contabilitatea
General
Amortizare
Retrageri
Ajustri costuri
Reevaluare
Reclasificare

Sisteme
Externe

Mijloace Fixe

Achiziii M. Fixe

Personal

Gestiune
Stocuri

Import M.fixe
Uniti de Msur
Informatii articole

Gestiune M. Fix

154.

Oracle Assets este o soluie complet pentru ntreinerea unui inventar precis al

proprietilor i echipamentelor i ofer posibilitatea alegerii celei mai bune strategii contabile i
de impozitare.
155.

Oracle Assets permite o ntreinere uoar a inventarului. Apartenena unui mijloc

fix la un loc bine definit printr-un cod flexibil i de o persoan responsabil permite selectarea
rapid a tuturor mijloacelor fixe. situate ntr-un anumit loc, sau depinznd de o persoan.. Oracle
Assets ofer de asemenea rapoarte care pot fi utilizate ca documente pentru a-l informa pe
managerul fondurilor fixe asupra adugrilor, transferurilor, retragerilor sau a altor modificri
nenregistrate, asigurnd astfel exactitatea inventarului i posibilitatea corectrii lui cu diferenele
constatate.
156.

Deoarece folosete reguli de amortizare i nu o logic preprogramat, Oracle

Assets se adapteaz uor schimbrilor din legile de impozitare i contabile. Utilizatorul fixeaz
regulile de amortizare, registrele de amortizare i informaia financiar care satisfac cel mai bine
obiectivele de raportare financiar.
157.

Oracle Assets administreaz i proiectele n curs de desfurare de la pornire pn

la terminare. Pot fi urmrite toate cheltuielile care apar n cursul ciclului de via al unui proiect
2.

3. 19

i totalizate la terminarea acestuia. De asemenea, pot fi prognozate cheltuielile de capital,

cheltuielile cu amortizarea proiectului i administra cheltuielile n permanent comparaie cu
prognoza.
158.

Oracle Assets v ajut s pstrai nregistrrile dumneavoastr coerente i la zi.

Folosind Mass Addition (Adugarea n mas) putei ncrca datele privind mijloacele fixe din
orice sistem, cum ar fi conturile de plat, n Oracle Assets. Tot Oracle Assets este cel care
faciliteaz integrarea cu Cartea Mare producnd automat toate intrrile n registre privind
mijloacele fixe din sistemul de contabilitate general.
159.

Oracle Assets permite introducerea mijloacelor fixe pe trei ci. Pentru a evita

reintroducerea informaiei, adugai majoritatea mijloacelor fixe folosind adugarea n mas.

160.

Dac trebuie adugate mijloacele fixe manual, se folosete ecranul QuickAddition

(Adugare Rapid) pentru fondurile fixe obinuite pentru a economisi timpul. Se adug
mijloacele fixe cu acest ecran furniznd numai cinci informaii: descrierea, categoria, registrul,
locul, costul i numrul din cartea mare privind amortismentul. Oracle Assets folosete valori
implicite pentru cele mai multe informaii privind fondurile fixe, cum ar fi metodele de
amortizare pe care le definii pe categorii de fonduri fixe
161.

Oracle Assets

permite definirea de subcategorii pentru toate categoriile de

fondurile fixe. De exemplu, dac se creeaz o categorie pentru calculatoare, se pot crea
subcategoriile de calculatoare personale, terminale i imprimante.
162.

Oracle Assets poate nregistra relaia unui mijloc fix cu altul, astfel nct se poate

urmri i administra separat componentele detaabile ale mijlocului fix, n timp ce ele sunt nc
urmrite global n mijlocul printe. Se poate specifica regula dup care Oracle Assets deduce
viaa unui component din cea a mijlocului printe.
163.

Oracle Assets permite crearea automat de adugri la mijloacele fixe folosind

informaiile din orice alte sisteme. Oracle Assets este deja integrat cu Oracle Payables, dar se
poate integra uor cu orice alt sistem. De asemenea, se poate folosi procesul de adugare n mas
pentru a converti mijloacele fixe ale dumneavoastr din alt sistem la sistemul Oracle Assets.
164.

Oracle Assets permite s executarea de reglri ale costurilor mijloacelor

dumneavoastr CIP de-a lungul ntregului ciclu de via al proiectului. Oracle Assets definete
costul unui mijloc fix CIP ca fiind suma costurilor articolelor din liniile facturilor incluse n
mijloc. Se poate regla costul unui mijloc in construcie ajustnd, adugnd sau tergnd o linie de
factur atribuit acelui mijloc.
165.

Oracle Assets permite atribuirea cu uurin a activele jurnalelor de amortizare i

modificarea informaiei financiare cum ar fi costul sau metoda de amortizare a unui mijloc fix.

2.

3. 20

166.

Oracle Assets permite nchiderea anului independent n fiecare registru de

amortizare. El creeaz automat calendarul i perioadele de distribuie pentru noul an cnd

executai amortizarea pentru ultima perioad a anului fiscal precedent. La executarea
programului de amortizare independent pentru fiecare registru de amortizare, Oracle Assets
calculeaz cheltuielile de amortizare i ajustrile i actualizeaz amortizarea cumulat i cea pe
anul n curs. Oracle Assets nchide automat perioada de amortizare curent i o deschide pe
urmtoarea cnd se ruleaz din nou programul de amortizare.
167.

Oracle Assets permite specificarea detaliilor privind modul n care s creeze

articolele de jurnal pentru retrageri. Se pot specifica conturi distincte pentru fiecare component al
sumei de ctig/pierdere. Opional se pot fixa seturi diferite de conturi de retrageri care au drept
rezultat ctiguri i retrageri care au drept rezultat pierderi.
168.

Oracle Assets permite anularea retragerii activelor. n acest caz, Oracle Assets

creeaz toate articolele de jurnal necesare din cartea mare. Pentru retrageri pariale multiple, se
pot reintegra numai retragerea parial cea mai recent.
169.

Oracle Assets permite ajustarea periodic a valorii activelor capitalizate datorit

inflaiei sau deflaiei n funcie de ratele introduse. Acest proces este cunoscut ca reevaluare.
Regulile de reevaluare difer de la o ar la alta. Oracle Assets are flexibilitatea necesar pentru a
executa cereri specifice.
170.
171.

Submodulul Oracle Financial Analyzer (OFA) - Analizorul Financiar Oracle

1.

Extract
Program

2.
Financials

Data
3. Meta
21

PMF

Distribution

Manufacturing
CRM

KPIs & Targets

Embedded Data Warehouse

Address
City
State

Fact Table

Fleet
type
size
location

Fact Table

Product
Fleet
Class
type
Family
size
location
Type

Fact Table

Market
region
station
gate

172.
173.
174.
175.

Analizorul Financiar Oracle este o aplicaie distribuit pentru raportare financiar,

analiz, buget i planificare. Prin integrarea unei surse centrale de management a datelor, cu
instrumente analitice puternice, sistemul d posibilitatea organizaiilor de a atinge obiectivele
financiare critice - s controleze costurile, s analizeze performana, s evalueze oportunitile i
s formuleze direciile de viitor.
176.

Asigurarea unor informaii financiare consistente i de ncredere este cheia

instrumentului Analizorul Financiar Oracle. Produsul menine integritatea datelor financiare ntr
o surs central i asigur ca utilizatorii s acceseze datele de care au nevoie. Controlul accesului
permite administratorului s determine, funcie de utilizator, care date financiare pot fi
vizualizate i editate. De aceea utilizatorii vd i administreaz numai informaiile pertinente
responsabilitilor i intereselor lor. Directorii executivi pot primi date sintetizate adaptate
nevoilor lor, n timp ce directorii de la nivelele inferioare primesc ambele tipuri de date detaliate
i sintetizate.
177.

Analizorul Financiar Oracle preia informaia contabil din submodulul de Oracle

GL, fr necesitatea dublrii acestora, i astfel asigur o soluie managerial mai rapid.
Informaiile din GL se integreaz cu uurin n ierarhia i dimensiunile analizorului financiar
Oracle. Balanele de conturi sunt reflectate n analizorul financiar Oracle. Cu o permanent
legtur ntre cele dou aplicaii, modificrile ierarhiei i altor structuri efectuate n cartea mare
migreaz n analizorul financiar Oracle fr comenzi suplimentare. Datele i structurile pot fi
mprosptate automat pe baza continuitii astfel nct controlul datelor i integritatea sunt
pstrate.
178.

Analizorul Financiar Oracle se adapteaz la structura afacerilor oricrei

organizaii, cum ar fi centre de cost, activiti, servicii,etc. Afacerea nu trebuie si schimbe

perspectivele i activitile pentru a se adapta instrumentului Oracle Financial Analyzer; produsul
poate reflecta orice afacere existent. In plus, modelele i datele produsului pot fi modificate
rapid pentru a reflecta noi prioriti sau schimbri organizaionale.
179.

Analizorul Financiar Oracle manevreaz bugetul i prognozarea, revizuirea,

modificarea n cadrul aceluiai sistem. Produsul coordoneaz i organizeaz procesul de stabilire

a bugetului, indiferent dac organizaia folosete metodologia de stabilire a bugetului de sus n
jos, de jos n sus sau mixt. Oracle Financial Analyzer poate aloca obiectivele bugetului la nivele
nalte, cum ar fi trimestru i divizie, pn la nivele reduse, cum ar fi lun i departament.
Utilizatorii pot copia activele anului trecut n bugetul anului curent i s creasc anumite balane
2.

3. 22

cu cinci procente. Utilizatorii pot depozita pari din baza comun de date financiare pe
calculatoare personale pentru ai lua bugetul i previziunile din mers. La nchiderea ciclului
bugetar, bugetul definitivat asigura accesul ntreprinderii, i este blocat la modificri adiionale
interzise.
180.

Modelul de date multidimensional ale instrumentului Oracle Financial Analyzer

reflect modul n care managerii privesc afacere lor. Informaiile cheie pot fi vizualizate in orice
combinaie de dimensiuni: sub form de linii, perioade de timp, produse, regiuni geografice i
centre de cost. Instrumentele pentru navigaia prin datele multidimensionale permit utilizatorilor
s izoleze rapid sursa unei variaii. Aceste instrumente fac posibil interogarea uoar a
performanelor financiare ale unui centru de profit pe produs, canal i perioad de timp.
181.

Oracle Financial Analyzer suport o mare varietate de scenarii financiare cu

instrumentele sale de modelare financiar. Rezultatele analizei cear fi dac sunt afiate imediat.
O vast bibliotec de funcii incluse ajut utilizatorul s creeze prognoze i s calculeze raportul
de performan. Modelele sunt caracterizate de independen controlat. Aceast independen
permite utilizatorilor s stabileasc diferite ecuaii detaliate pentru diferite organizaii i scenarii,
n timp ce calculele riguroase sunt pstrate pentru articolele universale sau consolidate.
182.

Oracle Financial Analyzer utilizeaz o interfa grafic proiectat pentru

profesioniti din domeniul finanecontabilitate care au nevoie de acces rapid la scule analitice
sofisticate. Instrumentele sofisticate, ca Selector, ofer interogare i analiz pe baza excepiei.
Rapoartele au formate i funcii familiare utilizatorilor de foi de calcul, cum sunt comenzile de
tiprire i stabilirea fonturilor care reflect standardele industriei.
183.

Oracle Financial Analyzer folosete familiarizarea utilizatorului cu foile de calcul

(spreadsheet). Pe ecran, sistemul se leag direct cu foile de calcul devenite standard industrial
astfel nct utilizatorii pot vedea i raporta datele aparinnd de Oracle Financial Analyzer din
aceste foi. Aceast legtur asigur utilizatorilor din mediul foilor de calcul accesul la
puternicele scule de interogare a datelor din Selector.
184.
185.

2.

3. 23

CAPITOLUL III. IMPLICAIILE IMPLEMENTRII UNUI SISTEM

INFORMATIC DE TIP ERP
186.

Programele pentru planificarea resurselor ntreprinderii, sau ERP, sunt concepute

pentru a fi nucleul unei ntreprinderi, innd s integreze toate departamentele i funciile unei
companii ntr-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesitilor firmei sau
necesitilor particulare ale oricrui departament
187.

Proiectarea unui singur produs informatic care s rspund necesitilor att

personalului din departamentul financiar, ct i a celor de la resurse umane sau a celor de la

producie nu este deloc uoar, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme informatice
specializate i optimizate pentru nevoile particulare proprii. ns ERP le combin pe toate acestea
ntr-un singur program informatic conectat la o baz de date comun, astfel nct comunicarea
interdepartamental este mult mai facil.
188.

n cazul n care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrat,

poate aduce beneficii deosebite companiei respective.

189.

Pentru a ilustra utilitatea deosebit a programelor ERP se prezint o situaie care

ilustreaz ceea ce ntmpl n lipsa ERP comparativ cu situaia existenei implementrii acestuia.
De exemplu, n mod clasic, comanda unui client, chiar i n cazul n care este primit electronic,
va trece din Inbox n Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru genernd ntrzieri n prelucrare
sau chiar i rtciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu
adevrat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la
departamentul financiar nu au cum s intre n sistemul informatic al celor de la depozit, de
exemplu, i nici invers nu este posibil. Sistemul ERP nlocuiete vechile programe informatice
de la depozit, producie, financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat n mai
multe module ce aproximeaz funcionalitile vechilor programe. Integrarea sistemelor
informatice de gestiune pe Internet exemplu ca cei de la financiar s interogheze sistemul de la
depozit pentru a vedea dac o comand a fost onorat sau nu.
190.

La nceputul anilor 90, sistemele ERP aveau o construcie monolitic, dar ntre

timp productorii acestora le-au fcut din ce n ce mai flexibile i mai modularizabile, fiind
posibil pentru o anumit companie s instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar i
pentru resurse umane i s lase restul departamentelor pentru mai trziu.
191.

Scopul declarat al sistemelor ERP este de a mbunti activitile

corespunztoare etapei dintre obinerea unei comenzi de la un client i emiterea facturii pentru
2.

3. 24

acea comand precum i plata ei, etap cunoscut sub numele de fulfillment process. Din acest
motiv, ERP se mai numete i back-office software. n general, nu exist preocupri legate de
partea de vnzare a produselor, (dei exist mai muli furnizori de ERP care au dezvoltat module
de CRM - Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului
unei comenzi primite de la client pn cnd aceasta va fi onorat. Atunci cnd un reprezentant al
serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul informatic, el va avea n acest fel
acces la toate informaiile necesare i anume: suma maxim cu care poate fi creditat clientul,
informaie ce poate fi preluat de la departamentul financiar; istoricul comenzilor pentru
respectivul client, tot de la departamentul financiar; nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;
posibilitile de transport, de la modulul de logistic.
192.

n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil

costurile companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la un client
ntr-o factur corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt mult
mbuntite. De asemenea, deoarece angajaii diferitelor departamente au acces la datele altor
departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, i clientul va fi mai bine servit.

3.1. Avantajele i dezavantajele sistemelor ERP

Principalele avantaje sunt enumerate mai jos:
-

Reducerea considerabil a timpului de procesare a unei comenzi. Avnd n vedere c

parcurgerea traseului se face n mod automatizat, este evident c timpul este mult
diminuat.

Angajaii din fiecare departament au acces la aceleai informaii, pe care le pot i

modifica n caz de necesitate. Atunci cnd un departament finalizeaz activitatea la o
anumit comand, aceasta este automat direcionat de ctre ERP spre urmtorul
departament.

Poate fi cunoscut n fiecare moment stadiul n care a ajuns o comand. Pentru

aceasta, este suficient s te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce
departament a ajuns respectiva comand.

n mod asemntor cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clieni, ERP poate

aduce beneficii i celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se
ocup de raportrile financiare.

193.

Dei avantajele aduse companiei sunt destul de consistente, pot fi identificate, n

acelai timp i dezavantaje, care pot fi chiar mai mari dect avantajele atunci cnd sistemul ERP
nu este bine implementat i mai ales atunci cnd acesta nu este nsoit de schimbri n modul de
organizare a companiei.
2.

3. 25

194.

Dei nu era suficient de eficient, organizarea separat a fiecrui departament era

mult mai simpl, i n cazul n care ceva nu funciona bine n afara departamentului, aceasta era
problema altcuiva. Implementarea unui ERP trebuie nsoit obligatoriu i de schimbri n modul
de organizare a departamentelor firmei. Angajaii de la departamentul de relaii cu clienii nu mai
realizeaz doar introducerea datelor n sistemul informatic. Avnd acces la toate informaiile
despre istoricul clientului, lista comenzilor anterioare, lista comenzilor achitate sau nc
neachitate, ca i datele de la depozitul firmei, aceti angajai trebuie s ia decizii mult mai
complicate iar munca lor devine dintr-o dat mult mai complex, datorit faptului c deciziile lor
afecteaz clienii i toate celelalte departamente. Dar nu numai angajaii de la relaii cu clienii
trebuie s-i schimbe modul de lucru. Dac nainte cei de la depozit erau obinuii s-i pstreze
datele n minte, sau pe mici buci de hrtie, sau chiar i n registre, acum aceasta nu mai este
posibil. Vor trebui s introduc datele n sistemul ERP, pentru ca cei de la celelalte departamente
s le poat accesa.
Sintetiznd, principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmtoarele:
-

Costul sistemelor ERP este foarte mare;

Implementarea lor este foarte dificil i de lung durat; dei foarte muli

Vnztori prezint n reclame c implementarea se realizeaz n 3-6 luni, dar, de cele

mai multe ori timpul real este de 1-3 ani n medie;

La nceput poate ncetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii erau

obinuii cu vechile programe iar ERP introduce nu numai noi programe, dar i
schimbri n activitatea acestora;

Implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de lucru al

departamentelor companiei.

195.

Avnd n vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe

implementri ale sistemelor ERP nu i-au atins scopul. Pentru c nu este att de important
sistemul informatic, ct schimbrile n modul de lucru al companiei. Dac sistemul este doar
instalat, fr a se ncerca schimbarea modului n care angajaii i desfoar activitatea, atunci
ERP nu va fi altceva dect un foarte complex i foarte scump nou program de contabilitate. Dac
ERP este utilizat pentru a mbunti modul n care sunt preluate i realizate comenzile sau
modul cum sunt livrate i ncasate, atunci integrarea adus de sistemul ERP poate aduce mari
beneficii.

2.

3. 26

3.2. Motivaia implementrii de sisteme ERP

196.

Exist urmtoarele motive principale pentru care companiile trebuie s instaleze

i s implementeze un sistem ERP:

197.

1. Integrarea informaiilor financiare. Atunci cnd managerul unei companii

ncearc s descopere performana de ansamblu a ntregii sale companii, el poate gsi mai multe
versiuni ale strii adevrate a firmei. Departamentul financiar are un set de cifre, vnzrile au alt
set, i fiecare departament are o prere diferit despre modul cum contribuie la obinerea
profitului. Sistemele ERP creeaz o singur versiune a strii financiare, care nu poate fi pus la
ndoial deoarece fiecare departament folosete aceeai versiune.
198.

2. Integrarea informaiilor despre comenzile de la clieni. Sistemul ERP poate

deveni locul unde sunt procesate comenzile de la clieni din momentul n care acestea sunt
primite de ctre serviciul de relaii cu clienii pn n momentul n care produsele sunt livrate i
este emis factura pentru comanda respectiv. Pstrnd aceste informaii ntr-un singur sistem,
(i nu n mai multe sisteme informatice ce nu pot comunica unele cu altele), poate fi mai uor de
urmrit traseul unei comenzi, stadiul n care ea se afl n orice moment, i de asemenea, pot fi
coordonate mai uor toate departamentele firmei, indiferent de locaia unde se afl.
199.

3. Standardizarea i creterea vitezei de producie. De multe ori, companiile de

producie descoper c unele locaii fabric aceleai produse folosind metode diferite i sisteme
informatice diferite. Sistemele ERP ofer premizele pentru a standardiza diferitele etape ale
procesului de producie, standardizare ce reduce costurile, mrete viteza i productivitatea
sectorului respectiv i reduce timpul pierdut prin inventariere. ERP ajut la desfurarea mult
mai uniform a procesului de producie i mbuntete vizibilitatea unei comenzi pe toat
perioada n care aceasta este procesat n interiorul companiei. Toate acestea, nsoite i de
standardizarea procedeelor de producie, conduc de asemenea la reducerea numrului de
inventare a materiilor prime, a mrfurilor i a produselor n curs de realizare necesare.
200.

4. Cunoscndu-se n orice moment situaia stocurilor, pot fi fcute planuri mult

mai precise de livrare a produselor la clieni i coordonarea mult mai bun a distribuiei acestora.
201.

5. Standardizeaz informaiile pentru resursele umane. n special la

companiile care au mai multe uniti de producie sau mai multe filiale, un sistem ERP aduce
beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmrire a activitii angajailor
i de comunicare ntre acetia.
202.

Dei sistemele ERP au fost la nceput concepute pentru companiile cu producie

normal, cu produse care pot fi uor cuantificate, acum acestea au devenit att de complexe nct
pot fi implementate n aproape toate domeniile de activitate i din toate ramurile, productorii de
astfel de sisteme integrate pretinznd c sutele sau chiar miile de particularizri aduse sistemelor
2.

3. 27

lor le preteaz chiar i pentru companii petroliere, din chimie sau din industria de utiliti. n
sprijinul acestei afirmaii vine i faptul c i la noi n Romnia, societatea comercial de
distribuie a gazelor naturale DISTRIGAZ SUD S.A., preluat recent de Compania Gaz du
France, a implementat un astfel de sistem integrat de gestiune a ntreprinderii, i anume SAP.

3.3. Punctele sensibile n implementarea unor sisteme informatice de tip

ERP
203.

Investiiile sunt de multe ori adevrate bombe cu ceas pentru bugetele

companiilor. Totui, firmele care au implementat pachete Enterprise Resource Planning (ERP)
trebuie s recunoasc faptul c unele cheltuieli sunt supraevaluate, n timp ce altele sunt
subestimate.
204.

Daca ncercm s cercetm care sunt principalii devoratori de buget n

implementarea pachetelor ERP, respectiv s identificm care sunt punctele sensibile n

implementarea unor asemenea sisteme, n mod cert, nu putem s facem abstracie de factorii
prezentai n continuare.
1. Training-ul
205.

Training-ul este o component neglijat n procesul de implementare, att ca

etap, ct i la nivel bugetar. Astfel, costurile sunt subestimate cel mai adesea pentru ca se pierde
din vedere faptul c majoritatea angajailor au de nvat un nou set de procese i nu doar o noua
interfa software.
2. Integrarea i testarea
206.

Testarea compatibilitii pachetelor ERP cu alte programe software este o alt

cheltuial de care nu se prea ine seama n procesul de implementare. O companie standard de

producie poate avea aplicaii ce necesit modificri pentru partea de logistic, taxe, planificarea
produciei i codurile de bare. Dac la toat aceast list se adaug i customizarea funciilor de
baz din pachetul ERP, costurile de integrare, testare i mentenan a sistemului vor arunca n aer
bugetul. n ceea ce privete training-ul, testarea integrrii ERP trebuie fcut din perspectiva
procesului.
3. Conversia datelor
207.

Transferul datelor, de tipul informaiilor referitoare la clieni i furnizori, sau la

designul produsului, de pe vechile sisteme pe cele ERP, este o operaiune costisitoare. Dei puini
manageri sunt dispui s admit, multe din datele existente n sistemele primite motenire nu sunt
2.

3. 28

foarte importante. Companiile neag de multe ori redundana datelor pe care le dein, cel puin
pn n momentul n care trebuie s le fac transferul n noile setri client/server necesare
pachetelor ERP. i din nou companiile subestimeaz costurile, de aceast dat pe cele necesare
transferului.
4. Analiza datelor
208.

De multe ori datele din sistemele ERP trebuie combinate cu datele din sistemele

externe pentru a putea permite realizarea de analize. Utilizatorii care efectueaz analize n mod
curent ar trebui s aib n vedere n bugetul alocat implementrii ERP-ului i depozitul de date,
dar i efortul necesar pentru a-l pune pe picioare. Utilizatorii sunt pui n dificultate n acest
moment: reactualizarea zilnic a tuturor datelor ERP dintr-un imens depozit de date dintr-o
corporaie este dificil, iar sistemele ERP nu ajut prea mult la identificarea acelor date care s-au
modificat de la zi la zi, fcnd updatri selective. O soluie costisitoare este custom
programming..
5. Consultani ad infinitum
209.

Pentru a evita notele de plat kilometrice ctre consultani, companiile trebuie s

identifice clar obiectivele ctre care partenerii de consultan trebuie s i orienteze pe angajai.
Activitatea consultanilor trebuie s poat fi evaluat, iar pentru aceasta este necesar s le fie
stabilit un plafon n activitatea lor: de exemplu, un numr de angajai s poat trece cu brio un
test de project management.
6. Specialitii
210.

Cei mai muli analiti susin c succesul unui sistem ERP depinde de echipa care

lucreaz la implementarea lui. Software-ul este prea complex i schimbrile din zona de business
prea dramatice pentru a lsa un astfel de proiect pe mna unor amatori. Vestea proast este c, la
finalul proiectului, companiile trebuie s fie pregtite s nlocuiasc muli dintre specialiti.
Chiar dac piaa ERP-urilor nu mai este o zon la fel de fierbinte ca pe vremuri, firmele de
consultan, dar i alte companii care i-au pierdut cei mai buni oameni, vor ncepe s vneze
specialitii altor firme cu oferte de genul salarii mai mari i bonusuri
7. Echipele de implementare o poveste fr de sfrit
211.

Multe companii tind s trateze implementrile de ERP ca pe orice alt proiect

software. Odat ce programul software a fost instalat, gndesc ei, echipa va fi dizolvat i fiecare
i va relua postul iniial cu tot cu atribuiile ce i revin.

2.

3. 29

212.

Dup o implementare de sistem ERP ns, membrul echipei nu se poate rentoarce

la vechile atribuiuni pentru c este mult prea valoros pentru companie ajunge s tie mai multe
lucruri despre procesul de vnzri i de producie chiar dect agentul de vnzri, respectiv
agentul de producie nsui.
213.

Companiile nu i prea pot permite s trimit pe vechile posturi participanii la

proiect, ntruct exista multe lucruri de fcut dup instalarea ERP-ului. Doar crearea de rapoarte
pentru a extrage informaii din noul sistem ERP ine echipa ocupat cel puin un an de zile.
214.

Din pcate, puine companii au n vedere etapa post-instalrii i chiar i mai

puine o prevd n planificarea bugetar prealabil implementrii.

8. Profitul ateptat
215.

n managementul de proiecte software tradiionale, companiile se ateapt s vad

rezultatele imediat ce instalarea aplicaiei s-a ncheiat, lucru imposibil n cazul ERP. Majoritatea
sistemelor ERP i relev eficiena dup o perioada mai ndelungat de la implementare, iar
echipa de proiect la rndul su nu primete recompensa dect dup amortizarea investiiei.
216.

Identificarea corect a acelor puncte sensibile permite managerilor unei firme care

investete ntr-un sistem de tip ERP s acioneze n cunotin de cauza i implementarea s fie
un succes.
217.

Sistemele informatice de tip ERP i-au dovedit, pe termen lung, viabilitatea,

eficiena. Problemele sunt critice pe termen scurt i mediu.

2.

3. 30

BIBLIOGRAFIE
218.
1.

219.

Bue L.

220.

Analiza economico-financiar a firmei, SITECH,

Nistorescu T.,

Craiova, 2007
222. Management Strategic, Editura SITECH,

2.

221.

3.

Sitnikov C.
223. Dragomir Ghe.

Craiova, 2003
224. Managementul Resurselor Umane, Editura

4.

225.

Constantinescu D.

Universitaria, Craiova, 2008

226. Managementul ntreprinderii, Editura SITECH,

Tumbr C.,M.

Craiova, 2005
228. Management i gestiune pentru simulri

5.

227.

Vrzaru, I. Crciun, R.
6.
7.

decizionale, Editura Universitaria, Craiova, 2007

Ogarc
229. Lioiu V
230.
231. ugui, A., Ftu, T., 232.

Birotic, Editura Universitaria, Craiova, 2005

Managementul Resurselor Informatice, Ed.

8.

233.

Kolb, F., Herman.

Secom Libris, Iai, 2004

234. Informatique et Organization, LEO, Paris, 1990

9.

A.,
235.

Laudon, K.,

236.

10.
11.
12.

Management Information System. Organization

Laudon, J.,

and Technology in the Networked Enterprise, 6th Edition,

237.

Oz, E.,

Prentice Hall, New Jersey, 2000

238. Management Information System, Course

Peaucelle, J.-L.,
Fnaru L.

Tecnology, Cambridgde, 1998

240. La gestion de linformatique, LEO, Paris, 1990
242. Programare vizual i RAD, Editura Junimea,

Gordon G., Gray

Iai, 2004
244. Teleworking Explained, John Wilei/Sons, New

239.
241.

13.

243.

14.

M., Hodson N.
245. Grama A.

York, 2003
246. Informatizarea ntreprinderilor mici i mijlocii,

15.

247.

Lucey T.

Editura Ankarom, Iai, 1998

248. Management Information Systems, DP

16.

249.

Drgoi G.

Publications Ltd. Ed. 6, 1991

250. Sisteme integrate de producie asistat de

17.

251.

Nicolescu O.

calculator, Editura Tehnic, Bucureti, 1997

252. Management, Editura Didactic i pedagogic,

18.

(coordonator)
253. Nichi S.,

Bucureti, 1992
254. Bazele prelucrrii informaiilor i tehnologia

Racovian D

informaional, Editura Intelcredo, Cluj-Napoca, 1996

2.

3. 31

19.

255.

Oprea D.

257.

Analiza i proiectarea sistemelor informaionale,

20.
21.
22.
23.

256.
258.
260.
262.
264.

Ptru B.
***
***
***

Editura Polirom, Iai, 1999

259. Internet, Editura Teora, Bucureti, 2002
261. www. agora.ro
263. www.cci.ro
265. www.mcti.ro
266.

267.
268.

2.

3. 32