Baze de Date ACCESS

5 BAZE DE DATE
5.1 Utilizarea aplicaiei Access

5.1.1 Concepte generale referitoare la baze de date
Definiia bazei de date
n Encyclopedia Britannica baza de date este definit astfel:
Prin baz de date se nelege orice colecie de date sau informaii, care
este organizat special, n vederea consultrii rapide a datelor de ctre
utilizatorul unei aplicaii, care ruleaz pe un calculator. Bazele de date sunt
structurate astfel nct s faciliteze memorarea, regsirea, modificarea i
tergerea datelor, prin diferite operaii specifice. Bazele de date se pot
memora pe disc sau pe band magnetic, pe disc optic sau pe orice alt fel
de tip de memorare secundar1.
n Britannica Concise Encyclopedia baza de date este definit astfel:
Prin baz de date se nelege o colecie de date sau informaii care sunt
organizate astfel ca ele s fie cutate i regsite rapid, de obicei, de ctre un
calculator2.
Organizarea bazei de date
n Access prima activitate a utilizatorului const n crearea unei baze de
date (fiier de baz de date, care are extensia implicit MDB, prescurtare de la
Microsoft DataBase). n acest fiier se memoreaz tot ce se creeaz pentru
respectiva baz de date.
Tabele
Obiectele cele mai importante, memorate ntr-o baz de date sunt tabelele
bazei. n accepiunea programului Access, un tabel este format dintr-un numr
de linii (rnduri) i dintr-un numr de coloane. Prima linie a tabelului are un rol
1
Database: Any collection of data, or information, that is specially organized for rapid search and
retrieval by a computer. Databases are structured to facilitate the storage, retrieval, modification,
and deletion of data in conjunction with various data-processing operations. Databases can be
stored on magnetic disk or tape, optical disk, or some other secondary storage.
2
Database: Collection of data or information organized for rapid search and retrieval, especially
by a computer.
207
special, ea este linia de antet (cap de tabel) a tabelului. Fiecare celul a liniei de
antet conine un nume de cmp. Celelalte linii ale tabelului sunt articolele
(nregistrrile) tabelului. Fiecrui nume de cmp i este asociat un tip de dat i
o dimensiune (lungime), exprimat n octei. Tipul unui cmp stabilete
domeniul de valori al cmpului, adic valorile care se pot memora n cmpul
respectiv. Astfel, de exemplu, ntr-un cmp tip Text se pot memora pn la 255
caractere (proprietatea FieldSize a cmpului are valoarea maxim 255). ntr-un
cmp Number se pot memora valori numerice. Proprietatea FieldSize a
cmpului stabilete domeniul de valori permise. Dac, de exemplu, aceast
proprietate este configurat cu valoarea Byte, atunci n cmpul respectiv se pot
memora numere ntregi din intervalul [0,255].
NumeCmp1
NumeCmp2
...
NumeCmpn
Articolul 1
Articolul 2
...
Articolul m
Unui tabel i pot fi adugate nu numai articole noi, ci i cmpuri noi, iar
unele cmpuri pot fi desfiinate, adic structura tabelului poate fi modificat.
Atenie: n cazul modificrii structurii unui tabel, interogrile,
formularele i rapoartele care se bazeaz pe tabelul reproiectat trebuie
refcute!
Exemplu:
Vom considera un tabel care are numele tblMarfa i este destinat
gestionrii produselor dintr-un magazin. Tabelul conine urmtoarele cinci
nume de cmpuri:
MarfaID (un cmp de tip AutoNumber, prin care fiecare articol al
tabelului va avea un identificator unic; acest identificator este un
numr ntreg generat de programul Access, motiv pentru care
utilizatorul nu poate introduce n tabel articole care au acelai
identificator);
Nume (un cmp de tip text care conine numele unui produs);
Cantitate (un cmp numeric care conine cantitatea comandat de la un
furnizor din produsul respectiv);
PretUnitar (un cmp de tip valoare monetar care conine preul unitar
al produsului);
DataProcurarii (un cmp de tip dat calendaristic care conine data
de procurare a produsului).
Acest tabel poate conine urmtoarele cinci articole:
208
O baz de date poate conine mai multe tabele. Aceste tabele, de regul,
sunt tabele asociate (adic ntre ele exist o anumit relaie). Astfel, de
exemplu, un prim tabel poate conine informaii referitoare la categoriile de
produse existente ntr-un magazin (de exemplu lactate, conserve), un alt tabel
poate conine informaii despre produsele propriu-zise (de exemplu cantitatea
existent n stoc din fiecare produs), iar un al treilea tabel poate conine
informaii referitoare la preul unitar al produselor.
Interogri
Interogrile servesc la selectarea pe baza anumitor criterii a anumitor
articole din tabele3. Articolele selectate pot fi afiate ntr-o ordine stabilit de
utilizator. Exist posibilitatea combinrii datelor provenite din mai multe tabele
asociate, deci rezultatele interogrii pot fi vizualizate ntr-o singur fereastr. n
majoritatea cazurilor, programul Access permite editarea datelor afiate ntr-o
interogare; modificrile efectuate vor fi salvate n tabelul, care a furnizat datele.
Exemplu:
n acest exemplu, interogarea avnd numele qryMarfa selecteaz articolele
tabelului tblMarfa, care au fost procurate n data de 21 decembrie 1998.
Articolele astfel selectate sunt sortate cresctor n funcie de preul unitar al
produsului.
Se menioneaz c o interogare poate s selecteze anumite articole din cele livrate de o alt
interogare (o interogare se bazeaz pe un tabel sau pe o alt interogare).
209
Formulare
Formularele servesc n primul rnd pentru a facilita introducerea articolelor
unui tabel, cu ajutorul unui ablon vizibil pe ecran. Folosindu-le, este posibil i
navigarea ntre articolele deja introduse i editarea articolelor. Formularele pot
afia cte un singur articol odat, astfel c introducerea de valori n cmpurile
articolului afiat va fi foarte simpl i sigur. Formularele pot afia articolele n
ordinea definit de utilizator i permit selectarea numai a articolelor, care
ndeplinesc anumite criterii. Programul Access realizeaz o nlnuire ntre
formular i tabel: informaia tastat n formular va fi memorat n tabelul
aferent formularului. Exist posibilitatea utilizrii unui singur formular pentru a
introduce articole, simultan, n mai multe tabele. Formularele sunt nzestrate cu
o bar de instrumente, prevzut cu butoane de comand pentru parcurgerea
articolelor deja introduse, precum i cu un buton pentru introducerea unui
articol nou. Pe bar se afieaz numrul articolului actual precum i numrul
total de articole.
Exemplu:
Pentru a introduce articole n tabelul tblMarfa prezentat anterior se poate
utiliza urmtorul formular:
Rapoarte
Rapoartele servesc la extragerea datelor din tabele i interogri i la
trimiterea lor la imprimant, sau n vederea afirii pe ecranul monitorului.
Articolele imprimate pot fi grupate i sortate. Rapoartele pot conine antete i
subsoluri de pagin (afiate la nceputul i la sfritul fiecrei pagini, n care pot
fi introduse, de exemplu, nume de cmpuri, numrul paginii curente) precum i
un antet i un subsol de raport (afiate pe prima, respectiv ultima pagin a
raportului, n care se poate include, de exemplu, sigla unei instituii sau un
rezumat al tuturor datelor, ca sum a valorilor dintr-un cmp specificat).
210
Exemplu:
Raportul corespunztor tabelului tblMarfa poate avea aspectul alturat. n
subsolul raportului a fost inclus un control tip etichet i o cutie text. Eticheta
conine textul:
Valoarea totala =
n cutia text a fost introdus o formul de tipul:
= Sum( [Cantitate] * [PretUnitar])
prin care se calculeaz valoarea total a produselor.
Cheia primar
Puterea sistemelor care gestioneaz baze de date relaionale const n
faptul c, n astfel de sisteme, este posibil cutarea i prelucrarea simultan a
informaiilor care sunt memorate n mai multe tabele distincte, prin intermediul
diferitelor interogri, formulare i rapoarte. Pentru realizarea tratrii simultane a
informaiilor provenite din mai multe tabele distincte, fiecare tabel trebuie s
aib cel puin un cmp (sau un numr de cmpuri) care s conin o valoare
unic pentru fiecare articol din tabel. Astfel, prin coninutul acestui cmp
fiecare articol memorat n tabel poate fi identificat n mod unic. Informaia
memorat n cmpul respectiv este denumit valoarea cheii primare (sau
valoarea cheii principale), iar despre cmp se spune c are atributul de cheie
primar a tabelului. Dup ce utilizatorul desemneaz cmpul care va avea
atributul de cheie primar a tabelului, programul Access va supraveghea
permanent informaia care se introduce n cmpul respectiv. Astfel, n cazul n
care utilizatorul introduce ntr-un cmp care are atributul de cheie primar o
valoare care deja a fost utilizat sau nu introduce nici o informaie ntr-un astfel
de cmp, programul Access sesizeaz imediat aceast greeal i emite un
mesaj de eroare, cernd remedierea erorii.
211
Atributul de cheie primar de regul se atribuie unui cmp care are tipul
AutoNumber, deoarece informaiile coninute n acest cmp sunt generate de
programul Access: pentru fiecare articol nou se va genera automat un nou
numr de identificare.
Dac ntr-un tabel exist un anumit cmp (de exemplu, de tip text sau de
tip numeric), care ntotdeauna conine valori unice, atunci cmpul respectiv
poate avea atributul de cheie primar. S presupunem c ntr-un tabel cu
evidena populaiei exist un cmp, n care se memoreaz codul numeric
personal (CNP) al unei persoane. Cmpul respectiv poate avea atributul de
cheie primar, deoarece nu exist dou persoane care au acelai CNP. Cmpul
care conine informaii referitoare la numele persoanei nu ar fi convenabil
pentru atributul de cheie primar a tabelului, deoarece pot exista dou persoane
cu nume identice.
n situaiile n care ntr-un tabel nu poate fi gsit un cmp, care s conin
ntotdeauna valori unice, atributul de cheie primar poate fi asociat la dou sau
la mai multe cmpuri, prin care se poate realiza identificarea unic a articolelor.
ntr-un tabel de eviden a populaiei, asocierea atributului de cheie
primar pentru cmpurile referitoare la nume, data de natere i domiciliu
(probabil, dar nu tocmai fiabil) ar putea fi suficiente pentru identificarea unui
articol din tabel.
Indexarea
Un cmp al unui tabel este "indexat" atunci, cnd se cere ca programul
Access s ataeze cmpului respectiv anumite tabele interne, prin care se
realizeaz accelerarea cutrilor, sortrilor, gruprilor i filtrrilor de articole.
Exemplu:
S considerm un tabel care conine informaii referitoare la angajaii unei
instituii, avnd structura urmtoare:
AngajatID (de tip AutoNumber);
NumeDeFamilie (de tip Text);
Prenume (de tip Text);
Salar (de tip Number, Long Integer).
Tabelul conine 5 articole:
AngajatID
1
2
3
4
5
212
NumeDeFamilie
Ionescu
Constantinescu
Vasilescu
Rdulescu
Dumitrescu
Prenume
Vasile
Maria
Petre
Rodica
Carmen
Salar
1200000
1300000
1500000
1000000
1400000
Dac se cere indexarea n ordine cresctoare a cmpului NumeDeFamilie,

atunci programul Access va crea un tabel intern cu 5 intrri, de forma
urmtoare:
1
2
3
4
5
AngajatID
2
5
1
4
3
NumeDeFamilie
Constantinescu
Dumitrescu
Ionescu
Rdulescu
Vasilescu
Prin indexarea cmpului NumeDeFamilie cutrile, sortrile, gruprile i

filtrrile referitoare la numele de familie al angajailor vor fi foarte rapide.
ntr-un tabel pot fi indexate mai multe cmpuri. Astfel, de exemplu, se
poate cere crearea unui prim index referitor la nume de familie, al doilea index
referitor la prenume i un al treilea index referitor la salariu.
Indecii sunt creai cnd se salveaz tabelul. Adugarea sau tergerea
indecilor afereni unui cmp pot fi realizate oricnd, prin modificarea
proprietii Indexed. Ori de cte ori se adaug sau se terg articole din tabel sau
se modific coninutul anumitor articole, indecii vor fi actualizai automat.
Indexarea simultan a mai multor cmpuri poate fi ns i dezavantajoas,
deoarece actualizarea unui tabel de mare dimensiune va fi costisitoare n timp.
n general, un cmp al unui tabel este indexat atunci, cnd:
cmpul este folosit cu mare frecven n operaiilor de sortare, cutare,
filtrare i grupare;
valorile introduse n cmpul respectiv aparin unui domeniu extins.
Tabele asociate ntr-o baz de date
Proiectarea eficient a unei baze de date implic separarea datelor n mai
multe tabele, fiecare tabel avnd o tem bine definit. Prin separarea datelor n
mai multe tabele, cu teme unice, se evit repetarea informaiei i utilizatrea
datelor redondante, astfel c se minimizeaz spaiul necesar memorrii datelor.
Datele izolate n tabele distincte, cu teme unice, n momentul prelucrrii lor
(cnd se creeaz interogri, formulare i rapoarte), trebuie s fie reunite. n
operaia de reunire a tabelelor se va comunica programului Access legturile
logice existente ntre tabele. Astfel va fi posibil tratarea simultan a
informaiilor, care provin din mai multe tabele. Primul pas n reunirea
informaiilor provenite din mai multe tabele const n definirea relaiilor ntre
tabelele bazei de date. Dup ce au fost definite aceste relaii, se poate trece la
pasul urmtor, n care se creeaz obiecte: interogri, formulare i rapoarte.
Aceste obiecte permit afiarea simultan a informaiilor provenite din mai
multe tabele izolate.
n unele programe mai vechi de gestiune a bazelor de date relaiile ntre
tabele au existat numai n mintea programatorului, ele nu au fost declarate
213
concret n program. Programul Access fiind un program care prelucreaz

baze de date relaionale pune la dispoziia utilizatorului metode concrete, prin
care pot fi stabilite relaii ntre tabele, astfel c devine posibil supervizarea i
analiza simultan a informaiilor. n marea majoritate a cazurilor ntre dou
tabele ale unei baze de date se stabilesc relaii de tipul "de la unu la mai muli".
Exist i alte tipuri de relaii: "de la mai muli la mai muli" i "unu la unu".
Relaia de tipul "de la unu la mai muli"
S presupunem c o unitate comercial dorete pstrarea informaiilor
referitoare la activitatea societii. Tabelul care urmeaz s fie proiectat ar
trebui s conine dou categorii de informaii:
informaii despre clieni (numele, adresa i telefonul clienilor);
informaii despre tranzacii (data i valoarea comenzilor).
O prim variant de altfel eronat ar fi crearea unui singur tabel, care s
conin toate datele referitoare la activitate. Acest tabel ar avea urmtoarele
apte cmpuri:
ActID, identificatorul activitii, de tip AutoNumber, cheie primar a
tabelului, prin care se identific n mod unic fiecare articol din tabel;
NumeClient, de tip text, care conine numele clientului;
AdresaClient, de tip text, care conine adresa clientului;
TelefonClient, de tip Number de dimensiune Long Integer, care conine
numrul de telefon al clientului;
DataComenzii, de tip Date/Time, care conine data efectrii comenzii;
ValoareaComenzii, de tip Number de dimensiune Long Integer, care
conine valoarea comenzii.
Tabelul astfel proiectat, n care au fost introduse 6 articole, ar putea s aib
aspectul urmtor:
ActID
1
2
3
4
5
6
Nume
Client
Popescu
Ionescu
Anton
Popescu
Anton
Popescu
Adresa
Client
Cluj
Dej
Gherla
Cluj
Gherla
Cluj
Telefon
Client
123456
468579
579680
123456
579690
123456
Data
Comenzii
08/31/02
09/01/02
09/01/02
09/01/02
10/01/02
10/01/02
Valoarea
Comenzii
1000000
2000000
1400000
3000000
4500000
1300000
n aceste condiii, pentru un client cu care se fac tranzacii de mai multe

ori, aceeai informaie (nume, adresa, numr de telefon) trebuie introdus de
mai multe ori. n afar de faptul, c la reintroduceri repetate pot apare erori,
datele referitoare la un client se pot modifica (de exemplu schimbare de adres,
214
numr de telefon). n cazul modificrii datelor referitoare la un client tabelul

ntreg, pe nivel de articol, trebuie actualizat.
O metod mult mai bun este alctuirea a dou tabele separate, prin care se
evit repetarea informaiei.
Primul tabel avnd numele tblClienti conine informaii despre clieni.
Acest tabel are patru cmpuri:
ClientID (identificatorul clientului, de tip AutoNumber, cheie
primar);
NumeClient (de tip text);
AdresaClient (de tip text);
TelefonClient(de tip Number, de dimensiune Long Integer).
Tabelul conine urmtoarele 3 articole:
ClientID
1
2
3
Nume Client
Popescu
Ionescu
Anton
Adresa Client
Cluj
Dej
Gherla
Telefon Client
123456
468579
579680
Tabelul al doilea, avnd numele tblComenzi, conine informaii despre

comenzi. Acest tabel are patru cmpuri:
ComandaID (identificatorul comenzii, de tip AutoNumber, cheie
primar);
ClientID (de tip Number, avnd dimensiunea Long Integer);
DataComenzii (de tip Date/Time);
ValoareaComenzii (de tip Number, avnd dimensiunea Long Integer).
n acest tabel, cmpul ClientID nu mai este o cheie primar, ci servete la
identificarea clientului cu care s-a fcut tranzacia respectiv (adic indicele
aferent clientului n tabelul tblClienti). Valorile
introduse n acest cmp pot apare de mai multe
ori (nu mai sunt valori unice): n cazul n care cu
acelai client s-au fcut mai multe tranzacii,
acelai identificator de client va apare de mai
multe ori n cmpul ClientID. Acest cmp este
denumit cheia strin a tabelului tblComenzi.
n cazul nostru, identificatorul clientului
Popescu, avnd valoarea 1, apare att n linia 1,
ct i n liniile 4 i 6, deoarece cu acest client s-au
fcut trei tranzacii. Identificatorul clientului
Ionescu, avnd valoarea 2, apare o singur dat,
n linia 2, deoarece cu acest client s-a efectuat o singur tranzacie.
215
Identificatorul clientului Anton, avnd valoarea 3, apare att n linia 3, ct i n

linia 5, deoarece cu acest client s-au fcut dou tranzacii. Schema relaiei este
cea din figura alturat.
Vorbind mai general, o cheie strin a unui tabel este un cmp care
asociaz (leag) articolul actual al tabelului respectiv cu cheia primar a unui
alt tabel. Tabelul tblComenzi va conine urmtoarele 6 articole:
ComandaID
1
2
3
4
5
6
ClientID
1
2
3
1
3
1
Data Comenzii
08/31/02
09/01/02
09/01/02
09/01/02
10/01/02
10/01/02
Valoarea Comenzii
1000000
2000000
1400000
3000000
4500000
1300000
ntre tabelele tblClienti i tblComenzi s-a realizat o relaie "de la unu la

mai muli": unui articol oarecare din tblClienti pot s-i corespund mai multe
articole din tabelul tblComenzi (adic un client poate s fac mai multe
comenzi), dar un articol oarecare din tblComenzi este asociat numai la un
singur articol din tblClienti (adic aceeai comand nu poate fi dat simultan de
mai muli clieni). Aceast relaie poate fi reprezentat prin figura alturat.
ntr-un context mai general, ntr-o relaie de tipul "de la unu la mai muli"
(one-to-many), un articol din tabelul A poate avea mai multe articole asociate n
tabelul B, dar un articol din tabelului B poate avea un singur articol asociat n
tabelul A (tabelul A se afl n partea "unu" a relaiei, iar tabelul B n partea "mai
muli" a relaiei). Tabelul A este denumit tabel primar, iar tabelul B este
denumit tabel asociat. Relaia de tip "de la unu la mai muli" este relaia
utilizat cel mai frecvent n gestiunea bazelor de date.
Relaia de tipul "de la mai muli la mai muli"
ntr-o relaie de tipul "de la mai muli la mai muli" (many-to-many), un
articol din tabelul A poate avea mai multe articole asociate n tabelul B, i un
articol din tabelul B poate avea mai multe articole asociate n tabelul A. Acest
tip de relaie poate fi reprezentat numai atunci cnd se definete i un al treilea
tabel C, denumit tabel de jonciune. Rolul acestui tabel este spargerea relaiei
"de la mai muli la mai muli" n dou relaii de tipul "de la unu la mai muli".
216
Fie TabelAID (de tip AutoNumber) cheia primar a tabelului A, iar

TabelBID (de tip AutoNumber) cheia primar a tabelului B. Cheia primar a
tabelului A i cheia primar a tabelului B, mpreun, definesc biunivoc o
pereche de articole provenite din cele dou tabele. Cheia primar a tabelului de
jonciune C va fi format din dou cmpuri, fiecare de tip Number, dimensiune
Long Integer. Primul cmp al cheii primare va conine cheia primar a tabelului
A, iar cmpul al doilea al cheii primare va conine cheia primar a tabelului B.
Aceste cmpuri vor juca i rolul de chei strine corespunztoare tabelelor A i
B. Astfel relaia de tipul "de la mai muli la mai muli" este transformat n
dou relaii de tipul "de la unu la mai muli": o relaie de tipul "de la unu la mai
muli" ntre tabelul A i C i o alt relaie de tipul "de la unu la mai muli" ntre
tabelul B i C.
Relaia de tipul "unu la unu"

ntr-o relaie de tipul "unu la unu" (one-to-one) fiecare articol din tabelul A
poate avea un singur articol asociat n tabelul B i invers, fiecare articol din
tabelul B poate avea un singur articol asociat n tabelul A. Acest tip de relaie
este utilizat destul de rar, deoarece informaiile asociate n acest fel, de fapt pot
fi memorate n acelai tabel. Relaia de tipul "unu la unu" este utilizat n
urmtoarele cazuri:
numrul cmpurilor fiind foarte mare4 se dorete divizarea tabelului n
mai multe subtabele;
se dorete izolarea unor cmpuri ale unui tabel, din motive de
siguran; cmpurile care se izoleaz se vor memora ntr-un alt tabel.
Dou tabele se pot pune n relaia "unu la unu" dac cele dou tabele
folosesc aceeai cheie primar (adic domeiul de valori ale cheilor primare
coincid) i cheile respective sunt puse n coresponden (sunt asociate).
Exemplu:
Tabelul tblInfo1 conine un set
de date despre judee. Cmpurile
acestui tabel sunt:
ntr-un tabel Access numrul maxim de cmpuri este limitat la 255.
217
JudetID, de tip Text de lungime 2 (identificator de jude, de exemplu

BH, CJ, SJ, cheia primar a tabelului);
NumeJudet, de tip Text, dimensiune 50;
NumarOrase, de tip Number, dimensiune Integer;
NumarComune, de tip Number, dimensiune Integer.
Tabelul tblInfo2 conine un alt set de date despre judee. Cmpurile acestui
tabel sunt:
JudetID, de tip Text de dimensiune 2 (identificator de jude, cheia
primar a tabelului);
Suprafata, de tip Number, dimensiune Single;
Populatia, de tip Number, dimensiune Single (exprimat n mii de
locuitori).
Tabelele sunt asociate prin intermediul cheilor primare JudetID. Articolele
tabelului tblInfo1 sunt:
JudetID
BH
CJ
SJ
NumeJudet
Bihor
Cluj
Salaj
NumarOrase
9
6
4
NumarComune
86
74
55
Articolele tabelului tblInfo2 sunt:

JudetID
BH
CJ
SJ
Suprafata
7544
6674
3864
Populatia
620
720
256
Restricii referitoare la legturile ntre tabele

Fereastra de definire a relaiilor ntre diferite tabele ale bazei de date
Relationships este prevzut i cu o caset de selectare etichetat cu Enforce
Referential Integrity, prin care utilizatorul poate s stabileasc tipul de
asociere predefinit.
Caseta de selectare Enforce Referential Integrity (impunerea integritii
refereniale a relaiei) poate fi selectat numai atunci, cnd sunt ndeplinite
urmtoarele trei condiii:
cmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaiei are atributul de
cheie primar (sau are un index unic);
cmpurile puse n coresponden au acelai tip5;
Excepie: un cmp de tip AutoNumber poate fi asociat cu un cmp de tip Number, de dimensiune
Long Integer (dimensiunea poate fi configurat cu ajutorul proprietii Field Size).
218
att tabelul primar, ct i tabelul asociat sunt memorate n aceeai baz

de date.
n aceste condiii impunerea integritii refereniale a relaiei va asigura
urmtoarele trei verificri, realizate automat de programul Access:
n cmpul cheie strin a tabelului asociat pot fi introduse numai
valorile, care aparin mulimii de valori a cheii primare din tabelul
primar. Se permite, ns, introducerea unei valori nule n cmpul cheie
strin, ceea ce nseamn, c se permite necompletarea valorii din
cheia strin. Dac cheia strin conine o valoare nul, atunci
articolul respectiv este interpretat ca fiind un articol neasociat. Astfel,
de exemplu, dac cheia primar conine valorile 1, 2, 3 i 4, atunci
introducerea valorii 5 n cheia strin va declana o eroare
(necompletarea cheii strine ns nu va cauza nici o eroare). n cazul
nerespectrii acestei reguli programul Access va afia o fereastr de
eroare.
Dac unui articol din tabelul primar i corespund unul sau mai multe
articole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate terge sau
modifica articolul respectiv din tabelul primar. Dac utilizatorul totui
ncearc efectuarea acestei operaii, atunci programul Access va afia
o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, ceea ce va
permite tergerea n cascad a articolelor asociate: se va selecta caseta
de selectare Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a
articolelor asociate).
articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi
modificat (editat). n cazul n care utilizatorul ncearc s modifice
valoarea cheii primare, programul Access va afia o fereastr de
eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, ceea ce va permite
editarea valorii memorate n cheia primar i actualizarea automat, n
cascad, a valorilor din cmpurile strine asociate. n acest scop se va
selecta caseta de selectare Cascade Update Related Fields
(actualizarea n cascad a cmpurilor asociate). Se menioneaz faptul,
c n cazul n care cheia primar are tipul AutoNumber, utilizatorul nu
poate s modifice sub nici o form valoarea cheii primare (doarece
numai programul Access poate gestiona valorile memorate n cheia
primar).
5.1.2 Primii pai cu programul Access

Lansarea n execuie i nchiderea programului Access
219
Pentru lansarea n execuie a programului Access, prima dat se va aciona

butonul de comand Start, se va indica comanda All Programs, i n
continuare se va aplica un clic pe linia de comand Microsoft Access.
Pentru a nchide programul Access din meniul File se va da comanda Exit
sau se va aplica un clic pe butonul de comand
(Close) situat n colul
dreapta sus al feresterei Microsoft Access.
Deschiderea unei baze de date care a fost creat anterior
Pentru deschiderea unei baze de date, salvat anterior, din meniul File se
va da comanda Open. n fereastra de dialog afiat se va specifica:
unitatea i dosarul n care a fost salvat baza de date (prin deschiderea
listei combinate Look in);
numele bazei de date care se deschide (prin cutia text File name);
tipul (formatul) bazei de date care se deschide (prin lista combinat

Files of type):
Pentru deschiderea bazei de date specificate se va aciona butonul de

comand Open.
La un moment dat, se pot deschide mai multe baze de date, prin lansarea
multipl a comenzilor Open sau New.
Crearea unei baze de date noi
Pentru crearea unei baze de date noi, din meniul File se va da comanda
New. n urma acestei aciuni, lng marginea din dreapta a ecranului se afieaz
panoul de activitate (taskbar), n care se va efectua un clic pe comanda
(Blank Database, baz de date necompletat).
Se afieaz fereastra de dialog etichetat cu File New Database
specializat n crearea bazelor de date noi.
Cu ajutorul listei combinate Save in (salvare n) se specific unitatea i
dosarul n care se va crea baza de date:
220
Numele bazei de date care se creeaz se stabilete cu ajutorul cutiei text

File name (nume fiier). Numele implicit al bazei de date noi este db1.mdb.
Tipul bazei de date se selecteaz din lista combinat Save as type (tipul
implicit este Microsoft Access Databases, de extensie mdb).
Crearea efectiv a bazei de date noi se realizeaz prin efectuarea unui clic
pe butonul de comand Create (creare).
Salvarea unei baze de date
Cnd se creeaz o baz de date, ea este salvat automat cnd i se
stabilete numele. Dup fiecare modificare a structurii unui tabel, formular
sau a unui alt obiect, programul Access nu permite nchiderea obiectului
sau a bazei de date fr lansarea n execuie a operaiei de salvare. Astfel,
pe ecran se va afia ntotdeauna o fereastr de avertisment care cere
confirmarea utilizatorului privind efectuarea operaiei de salvare. Pentru
realizarea operaiei de salvare se d comanda Yes. n marea majoritate a
cazurilor (de exemplu n procesul de introducere a noilor articole ntr-un
tabel) modificrile se salveaz automat. Acesta este motivul pentru care
comenzile de salvare Save i Save As (meniul File) sunt aproape tot timpul
dezactivate.
Utilizarea ajutorului
Programul Access este prevzut cu un sistem
de ajutor foarte detaliat. Acest ajutor poate fi afiat
prin meniul Help, cu ajutorul comenzilor
Microsoft Access Help (tasta de comenzi rapide
F1) sau Show the Office Assistant (afiarea
asistentului Office).
Dac se d prima comand, atunci se afieaz
imaginea asistentului (de exemplu o agraf
animat) i o cutie text n care se formuleaz o
ntrebare. Cutarea informaiilor referitoare la
ntrebarea formulat se realizeaz prin acionarea butonului Search. Dac se
d comanda a doua, atunci se afieaz imaginea asistentului. Dac se
221
efectueaz un clic pe asistent, atunci apare i cutia test corespunztoare

asistentului n care se va tasta ntrebarea i se va lansa n execuie procesul de
cutare. Ascunderea asistentului se realizeaz prin comanda Hide the Office
Assistant a meniului Help.
nchiderea unei baze de date
Pentru nchiderea unei baze de date se pot utiliza mai multe metode:
din meniul File se d comanda Close (nchidere);
n fereastra de baze de date Database se efectueaz un clic pe butonul
Close
, care este situat n colul dreapta sus al ferestrei;
se efectueaz un clic pe simbolul grafic al meniului control

, situat
n colul stnga sus al ferestrei bazei de date i din meniul afiat se
alege comanda Close;
se efectueaz un dublu clic pe simbolul grafic al meniului control;
se acioneaz combinaia de taste CTRL + F4;
se acioneaz combinaia de taste CTRL + W.
Modurile de vizualizare pentru un tabel, o interogare, un formular

sau un raport
Fiind deschis un tabel, o interogare, un formular sau un raport, modurile de
vizualizae ale obiectului respectiv se pot selecta prin comenzile meniului View.
Obiect
Tabel
Interogare
Formular
Raport
Modurile de vizualizare
Design View (modul de vizualizare tip proiect)

Datasheet View (modul de vizualizare tip foaie de date)
SQL View (vizualizarea instruciunii SQL corespunztoare
interogrii)
Print Preview (modul de vizualizare nainte de imprimare)
Afiarea/ascunderea barelor de instrumente

Barele de instrumente ale
programului Access se pot
afia/ascunde, n funcie de
preferinele utilizatorului. n acest
scop, din meniul View se indic
submeniul Toolbars; n urma
222
acestei aciuni se afieaz un meniu cu numele barelor de instrumente

accesibile programului de gestiune a bazelor de date. Numele barelor afiate pe
ecran sunt precedate de caractere de "bifare". Pentru a afia o bar de
instrumente, neafiat nc, se va efectua un clic pe numele barei dorite. Pentru
a ascunde o bar, deja afiat, de asemenea se va aplica un clic pe numele barei
respective. n exemplul alturat sunt afiate barele de instrumente Table
Datasheet i Web.
5.2 Tabele
5.2.1 Operaiile principale
Crearea i salvarea unui tabel
Dac este cazul, se cupleaz n fereastra bazei de date Database. Se
menioneaz faptul c, prin acionarea tastei F11, din orice fereastr se
poate trece n fereastra bazei de date.
n fereastra bazei de date Database se efectueaz un clic pe butonul
(Tables) iar n fereastra afiat se execut un dublu clic pe
nscripia Create table in Design View (crearea tabelului n modul de
vizualizare tip proiect). n urma acestei aciuni se afieaz fereastra de
proiectare a tabelului.
n bara de titlu a ferestrei apare numele implicit al tabelului (Table1).

Fereastra are trei coloane:
223
Field Name (numele cmpului);

Data Type (tipul datei);
Description (descriere).
n partea inferioar a ferestrei de dialog apare o subfereastr etichetat
cu Field Properties (proprietile cmpului). n colul dreapta jos al
ferestrei se afieaz un ajutor, care se adapteaz la situaia actual.
Cursorul de text (liniua vertical sclipitoare) apare n celula din colul
din stnga sus, n prima celul liber a coloanei Field Name.
n prima celul liber a coloanei Field Name se tasteaz numele
cmpului. Lungimea maxim a unui nume de cmp este 64 de
caractere. Pot fi utilizate litere (minuscule, majuscule, ntre care nu se
face distincie n prelucrare), cifre, spaii i diferite caractere speciale,
cu excepia punctului (.), semnului de exclamare (!), accentului grav
(`) i parantezelor ptrate ([ ]). Dup introducerea numelui cmpului se
trece n coloana Data Type (prin tasta TAB sau printr-un clic).
n momentul n care se ajunge n coloana Data Type, coninutul celulei
se transform n tipul implicit de date Text. n partea din dreapta a
celulei apare un buton
(sgeat jos), care indic existena unei liste
combinate. Dac nu se dorete folosirea tipului implicit de date Text,
atunci printr-un clic aplicat pe buton se deschide lista care conine
toate tipurile de date admise de programul Access, dup care printr-un
nou clic se selecteaz tipul dorit. Tipurile cele mai uzuale sunt: Text,
Number (numr), Date/Time (date calendaristice/ore exacte), Currency
(moned), AutoNumber (numr automat sau AutoNumerotare) i
Yes/No (da/nu). Dup introducerea tipului de cmp se trece n coloana
Description.
n coloana Description se introduce o scurt descriere a informaiei
care va fi memorat n cmpul actual. Este recomandat completarea
celulei de descriere (dei este opional).
Dac este cazul, cu ajutorul subferestrei Field Properties se
configureaz proprietile cmpului (de obicei se configureaz
proprietile Field Size i Format).
Dac tabelul trebuie s conin i alte cmpuri, atunci se vor repeta cei
patru pai precedeni.
Se stabilete cheia primar a tabelului. Valorile depuse ntr-un cmp cu
atributul cheie primar permit identificarea unic a articolelor din
tabel. n acest scop se efectueaz un clic pe numele cmpului, care va
fi cheia primar a tabelului i se acioneaz butonul de comand
Primary Key
224
Variant: din meniul Edit se d comanda Primary Key. n urma

acestei aciuni n stnga numelui cmpului respectiv va apare un
simbol de cheie.
Se salveaz tabelul, prin aplicarea unui clic pe butonul de Save
(salvare)
. La
prima
salvare
a
tabelului se va afia o
fereastr de dialog
etichetat cu Save As
(salvare sub nume).
Variant: din meniul File se d comanda Save. n cutia text Table
Name se introduce numele tabelului, dup care se d comanda OK.
Tabelul astfel salvat nc nu conine nici un articol (a fost salvat doar
structura tabelului).
Observaii:
Pentru introducerea de informaii n tabelul salvat (adic pentru a
completa liniile tabelului, n vederea generrii diferitelor articole) se
va comuta n modul de vizualizare de tip foaie de date Datasheet
(meniul View, comanda Datasheet View).
Cnd se lucreaz cu tabele, programul Access pune la dispoziia
utilizatorului dou moduri de vizualizare: Design View (tip proiect) i
Datasheet View (tip foaie de date). Pentru a comuta ntre modul de
vizualizare de tip proiect i modul de vizualizare de tip foaie de date
din meniul View (vizualizare) se selecteaz fie comanda Design View
(modul de vizualizare tip proiect), fie comanda Datasheet View
(modul de vizualizare tip foaie de date), n funcie de modul curent de
vizualizare.
Configurarea proprietii Field Size (dimensiune de cmp). n cazul
cmpurilor de tip text, proprietatea Field Size stabilete numrul
maxim de caractere care pot fi introduse n cmpul respectiv. Valoarea
implicit a acestei proprieti este egal cu 50, iar valoarea maxim
este 255. n cazul cmpurilor de tip numr, proprietatea Field Size
stabilete domeniul de valori numerice care se pot memora n cmpul
respectiv. Aceast proprietate este configurat de obicei cu valorile
Byte, Integer, Long Integer, Single i Double. Valoarea implicit este
Long Integer. Domeniile corespunztoare acestor valori sunt
urmtoarele:
Byte:
Integer:
Long Integer:
Single:
Numere ntregi nenegative din intervalul [0 ; 255]

Numere ntregi din intervalul [32.768 ; 32.767]
Numere ntregi din intervalul [-2.147.483.648 ; 2.147.483.647]
Numere cu zecimale, din intervalul [3,4*1038 ; 3,4*1038]
225
Double:
Numere cu zecimale, din intervalul [1,7*10308 ; 1,7*10308]
Configurarea proprietii Format (formatare). n cazul datelor de tip

numr, dat calendaristic/or i valori monetare, proprietatea Format
stabilete modul n care programul Access va afia (formata)
informaiile introduse n cmp. Aceast proprietate se refer numai la
modul de afiare a datei, nu i la modul de memorare al ei. Formatele
de afiare depind de tipul cmpului.
Exemplu:
n modul de vizualizare tip proiect, tabelul urmtor, salvat sub numele
tblJudet , are aspectul:
Cheia primar a tabelului este cmpul JudetID, de tip Text (n stnga

numelui acestui cmp apare un simbol cheie). S presupunem c n acest tabel
s-au introdus un numr de articole. n modul de vizualizare de tip foaie de date
aspectul tabelului va fi urmtorul:
Adugarea articolelor noi ntr-un tabel

n fereastra de baze de date Database se efectueaz un clic pe butonul
(Tables) iar n fereastra afiat se execut un clic pe numele
tabelului, dup care se d comanda

(Open). Tabelul se
afieaz n modul de vizualizare tip foaie de date.
Se execut un clic pe prima celul goal din prima coloan 6. Variant:
efectuarea unui clic pe butonul de comand
(New Record).
Nu se pot introduce articole noi ntre articole create anterior. Articolele noi ntotdeauna apar la
sfritul tabelului.
226
Se tasteaz valoarea corespunztoare primului cmp. Pentru a trece la

cmpul urmtor se acioneaz tasta TAB sau se efectueaz un clic pe
cmpul respectiv.
Dup ce a fost introdus valoarea corespunztoare ultimului cmp al
articolul, din nou se apas tasta TAB. Cursorul de text se deplaseaz
pe primul cmp din linia urmtoare, de unde se poate ncepe
introducerea unui articol nou.
Introducerea direct a articolelor tabelului nu este cea mai bun metod.

Mult mai eficient este crearea unui formular specializat n introducerea
datelor.
Navigare ntre articolele unui tabel
Butoanele barei de navigare, situate n partea inferioar a ferestrei de
vizualizare tip foaie de date a unui tabel, permit o deplasare rapid ntre
articolele tabelului respectiv. Funcia butoanelor din bara de navigare este
centralizat n schema de mai jos:
tergerea articolelor unui tabel

Tabelul fiind afiat n modul de vizualizare tip foaie de date, se navigheaz
la articolul respectiv (sau se efectueaz un clic ntr-o celul arbitrar a
articolului). n continuare din meniul Edit se d comanda Delete Record.
Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand
(Delete Record). n
urma acestor aciuni se afieaz o fereastr n care se care validarea aciunii de
tergere (articolul ters nu poate fi recuperat). Validarea tergerii se realizeaz
prin Yes, anularea ei prin No.
Adugarea unui cmp nou unui tabel existent
Se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip proiect.
227
Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cmpului, naintea cruia

se depune noul cmp. n urma acestei aciuni ntreaga linie va fi
selectat (linia va apare n video invers).
Se efectueaz un clic pe butonul Insert Rows

. Variant: din meniul
Insert se d comanda Rows. n urma acestei aciuni deasupra liniei
selectate se creeaz o nou linie. n linia creat se definete numele,
tipul i descrierea cmpului creat.
Dup ce s-au introdus toate informaiile necesare se va da comanda de
salvare a tabelului prin butonul de comand
(Save).
tergerea unui cmp dintr-un tabel creat anterior

Se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip proiect.
Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cmpului care se va
terge.
Se efectueaz un clic pe butonul Delete Rows

. Variante: Din
meniul Edit se d sau comanda Delete Rows, sau comanda Delete.
Editarea datelor memorate ntr-un cmp al unui articol

n fereastra bazei de date Database se efectueaz un clic pe butonul
(Tables) iar n fereastra afiat se execut un clic pe numele tabelului, dup care
se d comanda
(Open).
Pentru editarea unei date memorate ntr-un cmp se execut un clic n
interiorul celulei aferente cmpului. n locaia respectiv va apare cursorul de
text (care are forma unei liniue verticale sclipitoare). Cursorul mouse-ului va
avea forma unei litere I. Dac se dorete nlocuirea ntregii valori coninute n
228
celul, atunci se va muta cursorul mouse-ului n partea din stnga a celulei. La

o poziionare corect, cursorul de mouse va avea forma unui semn plus:
. n
acest moment se va executa un clic, i ca urmare, coninutul celulei este selectat
automat i este afiat n video invers.
Se tasteaz textul care urmeaz s fie inserat. Dac se apas tasta
Backspace, atunci se va terge caracterul din stnga cursorului de text. Dac se
apas tasta Delete, atunci se va terge caracterul din dreapta cursorului de text.
Pentru anularea modificrilor efectuate n cmpul actual se va apsa tasta
Esc. Dac se acioneaz din nou tasta Esc, atunci toate modificrile efectuate n
articolul actual vor fi anulate. n momentul trecerii la un alt articol programul
Access va salva automat toate modificrile efectuate n articolul curent.
Utilizarea comenzii Undo
n procesul de editare de date de multe ori se fac greeli (de exemplu
accidental se terge coninutul unui cmp al unui articol i se trece la un alt
articol). Anularea modificrilor eronate poate fi realizat cu ajutorul comenzii
Undo (meniul Edit). Variant: se efectueaz un clic pe butonul de comand
(Undo).
tergerea unui tabel
Un tabel inutil poate fi ters. n acest scop n fereastra bazei de date se
efectueaz un clic pe butonul
(Tables), iar n fereastra afiat se execut
un clic pe numele tabelului respectiv. n continuare, din meniul Edit se d
comanda Delete.
Variant: se efectueaz un clic pe butonul
(Delete, afiat n bara de
instrumente a bazei de date). Operaia de tergere trebuie confirmat de
utilizator. Pentru confirmarea tergerii tabelului, n fereastr afiat se va
aciona butonul de comand Yes.
Salvarea i nchiderea unui tabel
Un tabel modificat este salvat automat de Access. Exist posibilitatea de a
cere salvarea tabelului de ctre utilizator. n acest scop se va efectua un clic pe
butonul de comand
(Save, afiat n bara de instrumente a programului
Access). Variant: n meniul File se d comanda Save.
Pentru nchiderea unui tabel se va executa un clic pe butonul Close
afiat n colul dreapta sus al ferestrei aferente tabelului.
Variant: n meniul File se d comanda Close.
229
5.2.2 Definirea cheilor unui tabel

Definirea cheii primare a unui tabel
Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect.
Se selecteaz cmpul care se va utiliza pentru cheia primar (sau
cmpurile utilizate pentru cheia primar). Pentru selectarea unui singur
cmp se va efectua un clic pe selectorul de linie al cmpului respectiv7.
Pentru selectarea mai multor cmpuri se aps tasta CTRL i tasta
fiind inut apsat, se vor efectua clicuri succesive pe selectoarele de
linii ale cmpurilor respective.
Din meniul Edit se d comanda Primary Key (sau n bara de
instrumente de proiectare a tabelelor se face un clic pe simbolul grafic
(Primary Key). n stnga numelui cmpului (cmpurilor) va apare
un simbol de forma unei chei.
S presupunem c a fost definit un tabel nou, n care nici un cmp nu are
atributul de cheie primar. n momentul n care utilizatorul lanseaz n execuie
comanda de salvare a tabelului, programul Access va afia o fereastr de
avertisment.
n aceast fereastr se comunic faptul c nu a fost selectat nici un cmp
care s aib atributul de cheie primar; un tabel trebuie s aib o cheie primar,
deoarece valoarea cheii primare este utilizat n definirea unei relaii, care se va
stabili ntre tabelul actual i ntre celelalte tabele ale bazei de date. Programul
Access ntreab dac utilizatorul dorete s defineasc n acest moment o cheie
primar. Pot fi date trei rspunsuri:
Yes - Dac n noul tabel exist un cmp care are tipul AutoNumber,
atunci cmpul respectiv va primi automat atributul de cheie primar a
tabelului. Dac n noul tabel nu exist un cmp de tip AutoNumber,
atunci programul Access creeaz automat un nou cmp (avnd numele
ID i tipul AutoNumber), care va obine atributul de cheie primar a
tabelului.
No - Se salveaz noul tabel fr ca tabelul s fie prevzut cu un cmp
care s aib atributul de cheie primar. Nu se recomand crearea de
tabele care nu au cheie primar, deoarece un astfel de tabel va fi un
tabel "izolat" al bazei de date, deci tabelul respectiv nu poate fi pus
ntr-o oarecare relaie cu alte tabele ale bazei de date.
Cancel - Se revine automat n modul de afiare de tip proiect, fr ca
noul tabel s fie salvat.
Selectorul de linie aferent unei linii este celula, care este situat n stnga celului care conine
numele cmpului. Prin efectuarea unui clic n selectorul de linie, ntreaga linie va fi afiat n video
invers.
230
ndeprtarea cheii primare

Dac cheia primar este deja utilizat ntr-o relaie oarecare, prima
dat trebuie tears relaia respectiv (a se vedea paragraful referitor la
relaii).
Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cheii primare curente
(sau pe o celul din linia n care apare simbolul de cheie), dup care
din meniul Edit se d comanda Primary Key (sau n bara de unelte de
proiectare a tabelelor se face un clic pe simbolul grafic
). n
stnga numelui cmpului (cmpurilor) va dispare simbolul de forma
unei chei.
Crearea unui index asociat unui cmp
Se selecteaz cmpul pentru care se va crea (modifica) un index.
n subfereastra de proprieti ale cmpului se efectueaz un clic n

coloana de valori ale proprietii Indexed. Se deschide lista de valori
ale proprietii. Proprietatea Indexed poate fi configurat cu
urmtoarele valori:
Valoare
No
Yes (Duplicates OK)
Yes (No Duplicates)
Descriere
Cmpul nu este indexat. Valoare implicit.
Cmpul este indexat i se permite ca dou sau mai multe articole
ale tabelului s aib aceeai valoare n cmpul respectiv (adic
indexul creat permite introducerea dublurilor).
Cmpul este indexat dar nu se permite ca dou articole din tabel s
aib aceeai valoare n cmpul respectiv (adic indexul creat nu
permite introducerea dublurilor). n cazul introducerii unei dubluri
programul Access va afia un mesaj de eroare n care va cere fie
modificarea valorii introduse, fie modificarea proprietii Indexed
la valoarea No sau Yes (Duplicates OK) .
Pentru eliminarea unui index existent (exceptnd cazul unui cmp care este
cheie primar unic) proprietatea Indexed trebuie configurat cu valoarea No.
Un index configurat cu valoarea Yes (Duplicates OK) este mult mai puin
performant dect un index configurat cu valoarea Yes (No Duplicates).
Dac un anumit cmp al unui tabel are atributul de cheie primar (Primary
Key), atunci proprietatea Indexed a cmpului respectiv va fi configurat
automat la valoarea Yes (No -Duplicates).
231
5.2.3 Structura unui tabel

Modificarea numelui, tipului i proprietilor unui cmp
Dac la un moment dat se constat, c numele, tipul i/sau anumite
proprieti ale unui cmp nu mai sunt satisfctoare, toate aceste caracteristici
se pot modifica. n acest scop se deschide n modul de vizualizare tip proiect
tabelul ale crui caracteristici se vor modifica. Dac se dorete modificarea
unui nume de cmp, atunci n coloana Field Name se efectueaz un clic pe
numele respectiv i se introduce noul nume. Dac se dorete modificarea tipului
unui cmp, atunci se execut un clic pe coloana Data Type corespunztor
cmpului i din lista derulant se alege noul tip. n mod analog pot fi modificate
informaiile introduse n zona de proprieti ale cmpului (Field Properties).
Consecinele modificrii proprietii Field Size referitoare la
dimensiune de cmp
n multe cazuri, modificarea proprietii Field Size a unui cmp produce
erori. Acest fenomen apare atunci cnd vechea dimensiune de cmp este
modificat la una mai mic.
Exemple:
Lungimea maxim a unui cmp tip Text a fost 50. Ulterior aceast
lungime a fost micorat la 25. n aceste condiii caracterele de la 25
n sus se vor trunchia.
Lungimea iniial a unui cmp tip Number a fost Single. Ulterior
aceast lungime a fost modificat la Long Integer. n acest caz
zecimalele se vor pierde, deoarece se realizeaz rotunjirea la cel mai
apropiat ntreg.
Lungimea iniial a unui cmp tip Number a fost Single. Ulterior
aceast lungime a fost modificat la Integer. n acest caz valorile care
nu aparin intervalului [-32.768 ; 32.767] se pierd.
Crearea unei reguli de validare pentru un cmp
n procesul de introducere a datelor se poate cere ca programul Access s
verifice corectitudinea lor i s afieze un mesaj de eroare n cazul n care s-a
descoperit o valoare eronat. Pentru a crea o regul de validare asociat unui
cmp i a unui mesaj de eroare care se afieaz n cazul datelor invalide se va
proceda astfel:
Se deschide tabelul n modul de vizualizare tip proiect i se selecteaz
cmpul pentru care se va crea (modifica) o regul de validare.
n subfereastra de proprieti corespunztoare cmpului se efectueaz
un clic n cutia text a proprietii Validation Rule (regul de validare).
n cutia astfel desemnat se introduce o expresie logic, de obicei de
232
tip relaie. Astfel, de exemplu, n cazul unui cmp de tip Number

expresia de validare poate fi >= 0, prin care se accept valori mai
mari sau egale cu zero. Operatorii de relaie utilizai sunt < (mai mic),
<= (mai mic sau egal), = (egal), >= (mai mare sau egal), > (mai mare),
<> (diferit).
n cutia text a proprietii Validation Text (text de validare) se
introduce un mesaj care va fi afiat n momentul, n care expresia de
validare (stabilit de proprietatea
Validation Rule) returneaz
valoarea fals. Astfel, de
exemplu, dac regula de validare
este configurat cu expresia
logic >=0, atunci textul de
validare poate fi "Nu introducei
valori negative!".
n tabelul urmtor sunt date exemple de reguli de validare care se refer la

diferite tipuri de date, cu mesajele de eroare corespunztoare:
Tipul datei
Text
Date/Time
Currency
Validation Rule
>"L"
>#12/31/2002#
>=80
Validation Text
Nume de la litera L n sus (M, N, ...)
Introducei date de la 1 ian 2003
Salar cel puin 80 dolari!
Modificarea limii unei coloane a unui tabel

Uneori este necesar modificarea limii unei coloane a unui tabel (de
exemplu nu se vd datele introduse n unele celule ale coloanei). n aceste
condiii se afieaz tabelul n modul de vizualizare tip foaie de date, printr-un
clic aplicat ntr-o celul a coloanei se selecteaz coloana respectiv i din
meniul Format se d comanda Column Width. Se afieaz o fereastr de dialog
etichetat cu Column Width. n cutia text se tasteaz noua lime a coloanei.
Limea coloanei se definete n numr
de caractere care se pot introduce n
coloana respectiv. Dac se selecteaz
caseta de selectare Standard Width
(lime standard), atunci limea
coloanei va fi egal cu 15.6667
caractere. Fereastra de dialog are trei
butoane de comand:
OK (salvarea modificrilor i nchiderea ferestrei de dialog);
Cancel (ignorarea modificrilor i nchiderea ferestrei de dialog);
233
Best Fit (potrivire optimal). n cazul acionrii acestui buton limea

coloanelor selectate va fi stabilit n aa fel, nct va fi vizibil n
ntregime i cea mai lung intrare n interiorul coloanei (antet de
coloan i valori de cmpuri).
Limea unei coloane poate fi
modificat i cu ajutorul mouseului. n acest scop se poziioneaz
indicatorul de mouse pe o linie de
desprire vertical ntre dou
nume de cmpuri. Cursorul se
transform ntr-o linie orizontal
cu dou sgei ndreptate spre
stnga i spre dreapta. Se acioneaz butonul din stnga, i meninndu-l apsat
se deplaseaz mouse-ul n direcia orizontal, pn cnd se obine limea
dorit, moment n care se elibereaz butonul. n acest mod va fi redimensionat
coloana care este situat n stnga liniei de desprire.
Mutarea unei coloane n interiorul unui tabel

Uneori se dorete schimbarea ordinii cmpurilor ntr-un tabel. Aceast
operaie poate fi realizat att n modul de vizualizare tip foaie de dat, ct i n
modul de vizualizare tip proiect :
n modul de vizualizare tip foaie de dat:
Se efectueaz un clic pe numele de cmp dorit, prin care se selecteaz
coloana respectiv. n continuare se trage cu mouse-ul coloana n noua
ei poziie. n exemplul alturat, cmpul Pret este mutat din poziia 3 n
poziia 2.
234
n modul de vizualizare tip proiect:

Se efecteaz un clic pe selectorul de linie al cmpului dorit (celula
situat n stnga numelul de cmp). n continuare se trage cu mouse-ul
linia n noua ei poziie. n exemplul alturat cmpul ProdusID este
mutat din poziia 2 n poziia 4.
5.2.4 Relaii ntre tabele

Crearea unei relaii ntre tabelele unei baze de date
Se nchide fiecare tabel care a fost deschis anterior, deoarece nu pot fi
create sau modificate relaii ntre tabele deschise.
Dac este cazul, se activeaz fereastra de baze de date Database. Din
orice fereastr se poate trece n fereastra de baze prin acionarea tastei
F11.
Se efectueaz un clic pe butonul de afiare a relaiilor

(Relationships).
Variant: din meniul
Tools se d comanda
Relationships.
n urma acestei aciuni
pe ecran va apare
ntotdeauna o fereastr
de dialog etichetat cu
Relationships (relaii)
i n funcie de caz
o alt fereastr de
dialog etichetat cu
Show Table (afiare tabel).
Dac ntre tabelele bazei de date nu au fost nc definite diferite relaii,
atunci se va afia automat i fereastr de dialog Show Table. Dac ntre
tabelele bazei s-au definit anterior relaii, atunci va fi afiat numai
fereastra Relationships. Dac fereastra Show Table nu este nc afiat,
atunci se va efectua un clic pe butonul de afiare de tabele Show Table
.
Variant: din meniul View se d comanda Show Table. Fereastra
corespunztoare filei Tables conine lista tuturor tabelelor din baza
actual de date. Dac toate tabelele necesare pentru crearea de relaii
sunt deja afiate n fereastra de relaii Relationships, atunci se sare
peste punctul urmtor.
Se efectueaz un dublu clic pe numele fiecrui tabel care este necesar
pentru crearea relaiilor.
Variant: printr-un clic se selecteaz un nume de tabel sau un nume de
interogare, dup care se acioneaz butonul de comand Add
(adugare).
Tabelele
selectate vor apare n
fereastra de definire a
235
236
relaiilor; pentru fiecare element este rezervat o list, n care vor

apare numele tabelului, precum i cmpurile acestuia. Dup selectarea
tuturor tabelelor necesare stabilirii relaiilor, fereastra Show Table
poate fi nchis, de exemplu prin acionarea butonului de comand
Close. n exemplul prezentat n captura alturat, n fereastra de
definire a relaiilor au fost "aruncate" tabelele tblJudet i tblLocalitate.
ntre aceste tabele se va genera o relaie de tipul "de la unu la mai
muli", n partea de "unu" a relaiei fiind tabelul tblJudet (ntr-un jude
sunt mai multe localiti).
Pentru crearea unei relaii se trage cu mouse-ul numele cmpului de
cheie primar (din tabelul primar) peste numele cmpului asociat
(cheia strin din tabelul asociat). n cazul de fa se trage cmpul
JudetID (din tabelul tblJudet) peste cmpul JudetID (n tabelul
tblLocalitate). De obicei, cheia primar i cea strin au acelai nume,
ns aceast identitate de nume nu este obligatorie. Dup realizarea
acestei operaii de tragere se afieaz automat o nou fereastr de
dialog etichetat cu Edit Relationships, care are aspectul urmtor:
n aceast fereastr se verific dac operaia de tragere cu mouse-ul a

fost executat corect. n coloana din stnga (Table/Query) trebuie s
fie afiat numele tabelului primar i numele cheii primare. n coloana
din dreapta (Related table/Query) trebuie s fie afiat numele tabelului
asociat precum i numele cheii strine. Dac este cazul, aceste date pot
fi modificate i n interiorul ferestrei actuale de dialog, prin efectuarea
unui clic pe numele eronat i selectarea numelui corect din lista
derulant corespunztoare celulei.
n continuare, dac este cazul, se configureaz proprietile de asociere
ntre cele dou tabele. Ele pot fi stabilite prin cele trei casete de
selectare afiate n partea inferioar a ferestrei de dialog:
Enforce Referential Integrity (impunerea integritii refereniale a
relaiei);
Cascade Update Related Fields (actualizarea n cascad a

cmpurilor asociate (corelate));
Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a
articolelor asociate (corelate)).
Pentru crearea efectiv a relaiei se va aciona butonul de comand
Create (creare).
Se repet paii de la 5 pn la 9 pentru fiecare pereche de tabele care
urmeaz s fie asociate.
n momentul nchiderii ferestrei de relaii, programul Access va
ntreba dac se dorete salvarea aspectului imaginii referitoare la
relaii, adic aspectul obiectului "Relaii". Indiferent de faptul, c
aspectul este sau nu salvat, relaiile create vor fi salvate n baza actual
de date.
n fereastra de relaii Relationships, relaiile ntre tabelele asociate sunt

materializate prin diferite linii. Din aspectul exterior al liniei se poate deduce
natura relaiei ntre cele dou tabele, de exemplu, o linie simpl cu simbolurile
1 i la capete, unde numrul 1
este
lng
cheia
primar,
reprezint o relaie "de la unu la
mai muli" iar o linie simpl cu
simbolurile 1 i 1 la capete,
reprezint o relaie "unu la unu".
Se menioneaz faptul, c n
partea inferioar a ferestrei
Relationships apare o zon,
etichetat cu Relationship Type, n care programul Access comunic tipul
relaiei stabilite. n aceast zon pot apare urmtoarele trei valori:
One-To-Many
One-To-One
Indeterminate
Relaie de tipul "de la unu la mai muli", n care unul din cmpurile puse n
coresponden are atributul de cheie primar (sau are un index unic).
Relaie de tipul "unu la unu", n care ambele cmpuri puse n coresponden au
atributul de cheie primar (sau au un index unic).
Relaie nedeterminat, n care nici unul din cmpurile puse n coresponden
nu are atributul de cheie primar (i nu au index unic). Pentru a evita acest tip
de relaie, unuia din cmpurile puse n coresponden i se va atribui atributul
de cheie primar (sau se va crea un index unic).
Modificarea relaiilor ntre tabele

Relaiile ntre tabele create anterior pot fi modificate. n acest scop cu
ajutorul butonului de comand
(Relationships) se reafieaz fereastra de
relaii, se efectueaz un clic pe linia de reprezentare a relaiei i din meniul
Relationships (relaii) se d comanda Edit Relationship (editare relaie).
237
Variant: se efectueaz un clic dreapta pe linia de reprezentare a relatiei i

din meniul local afiat se d comanda Edit Relationship sau se efectueaz un
dublu clic pe linia de reprezentare a relaiei. n urma acestor aciuni se afieaz
fereastra de dialog Edit Relationships, n care se pot opera modificrile dorite.
tergerea relaiilor ntre tabele
Relaiile ntre tabele, create anterior, pot fi terse. Pentru realizarea acestei
operaii cu ajutorul butonului de comand
(Relationships) se afieaz
fereastra de relaii, se efectueaz un clic pe linia de reprezentare a relaiei i se
apas tasta DELETE.
Variant: se efectueaz un clic dreapta pe linia de reprezentare a relaiei i
din meniul local afiat se d comanda Delete. Programul Access va afia o
fereastr de avertisment, n care se va cere confirmarea utilizatorului pentru
ndeprtarea permanent a relaiei, la care se va rspunde cu Yes (da):
Proprietile relaiilor
Fereastra de definire a relaiilor ntre diferite tabele ale bazei de date
(Relationships) este prevzut i cu o caset de selectare etichetat cu Enforce
Referential Integrity, prin care utilizatorul poate s stabileasc tipul de
asociere predefinit.
Caseta de selectare Enforce Referential Integrity (impunerea integritii
refereniale a relaiei) poate fi selectat numai atunci, cnd sunt ndeplinite
urmtoarele trei condiii:
cmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaiei are atributul de
cheie primar (sau are un index unic);
cmpurile puse n coresponden au acelai tip8;
att tabelul primar, ct i tabelul asociat sunt memorate n aceeai baz
de date.
n aceste condiii impunerea integritii refereniale a relaiei va asigura
urmtoarele trei verificri, realizate automat de programul Access:
n cmpul cheie strin a tabelului asociat pot fi introduse numai
valorile, care aparin mulimii valorilor cheii primare din tabelul
primar. Se permite ns introducerea unei valori nule n cmpul cheie
strin, ceea ce nseamn, c se permite necompletarea valorii din
cheia strin. Dac cheia strin conine o valoare nul, atunci
articolul respectiv este interpretat ca fiind un articol neasociat. Astfel,
de
exemplu,
dac
cheia
8
Excepie: un cmp de tip AutoNumber poate fi asociat cu un cmp de tip Number, de dimensiune
Long Integer (dimensiunea poate fi configurat cu ajutorul proprietii Field Size).
238
primar conine valorile 1, 2, 3 i 4, atunci introducerea valorii 5 n

cheia strin va declana o eroare, necompletarea cheii strine ns nu
va cauza nici o eroare. n cazul nerespectrii acestei reguli programul
Access va afia o fereastr de eroare.
Dac unui articol din tabelul primar i corespunde unul sau mai multe
articole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate terge sau
modifica articolul respectiv din tabelul primar. Dac utilizatorul totui
ncearc efectuarea acestei operaii, atunci programul Access va afia
o fereastr de eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, permind
tergerea n cascad a articolelor asociate: se va selecta caseta de
selectare Cascade Delete Related Records (tergerea n cascad a
articolelor asociate).
articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi
modificat (editat). n cazul n care utilizatorul ncearc s modifice
valoarea cheii primare, programul Access va afia o fereastr de
eroare. Aceast verificare poate fi abrogat, permind editarea valorii
memorate n cheia primar i actualizarea automat, n cascad, a
valorilor din cmpurile strine asociate. n acest scop se va selecta
caseta de selectare Cascade Update Related Fields (actualizarea n
cascad a cmpurilor asociate). Se menioneaz faptul, c n cazul n
care cheia primar are tipul AutoNumber, utilizatorul nu poate s
modifice sub nici o form valoarea cheii primare (doarece numai
programul Access poate gestiona valorile memorate n cheia primar).
5.3 Formulare
Deschiderea unui formular creat anterior
n fereastra bazei de date se efectueaz un clic be butonul

(formulare, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei).
Din lista de formulare, printr-un clic se alege formularul dorit.
Se efectueaz un clic pe butonul de comand
deschidere). n urma
acestei aciuni pe ecran
se afieaz formularul,
care folosete modul de
afiare tip formular
(Form view).
(Open,
239
Prin intermediul acestuia se pot edita, introduce sau terge articole noi
n tabelul pe care se bazeaz formularul respectiv. Un alt mod pentru
deschiderea unui formular este efectuarea unui dublu clic pe numele
formularului respectiv.
Crearea i salvarea unui formular
n fereastra bazei de date se efectueaz un clic pe butonul

(formulare).
Se efectueaz un clic pe comanda etichetat cu Create form by using
wizard (crearea unui formular prin utilizarea expertului). n urma
acestei aciuni se afieaz prima fereastr a expertului de formular:
Din lista combinat Tables/Queries se aleg tabelele (interogrile)

utilizate n formular. Dup selectarea unui astfel de obiect, n lista
Available Fields (cmpuri disponibile) se vor afia cmpurile
disponibile ale obiectului respectiv. Din lista Available Fields, printrun clic se selecteaz un nume de cmp, dup care se execut un clic pe
butonul
. Cmpul selectat se va deplasa n lista etichetat cu
Selected Fields (cmpuri selectate). Se repet procedura pentru fiecare
cmp utilizat n formular. n continuare, din lista combinat
Tables/Queries se pot selecta i alte tabele sau interogri, iar cmpurile
necesare n formular
se vor depune n lista
Selected
Fields.
Dup ce au fost
desemnate
toate
cmpurile utilizate n
240
formular se acioneaz butonul de comand Next, prin care se trece la

pasul urmtor al expertului.
n acest pas sunt puse la dispoziia utilizatorului ase butoane de opiune,

prin care se stabilete aspectul formularului, de exemplu, tip coloan, tip
tabel, tip foaie de date i altele.
Pentru a trece la pasul urmtor al experului se va da comanda Next.

n acest pas, cu ajutorul unei liste se poate selecta stilul preferat al
formularului (adic se poate alege culoarea de fundal respectiv
imaginea din fundal care va fi aplicat formularului). Pentru a trece la
pasul urmtor al expertului se va da comanda Next.
n acest ultim pas se cere stabilirea unui titlu aferent formularului.
Activitatea expertului se termin prin acionarea tastei Finish.
Formularul este salvat automat de Access.
Utilizarea unui formular pentru introducerea, modificarea i

tergerea articolelor
Pentru a introduce un articol nou n tabelul aferent formularului se va va
efectua un clic pe butonul de comand
. n urma acestei aciuni cutiile text
ale formularului devin necompletate, astfel se poate trece la tastarea noilor
valori de cmpuri.
Pentru modifiarea unui articol se navigheaz la articolul respectiv, se face
un clic pe cutia text corespunztoare cmpului modificat, dup care se opereaz
editrile necesare.
Pentru tergerea unui articol se navigheaz la articolul respectiv, dup care
din meniul Edit se d comanda Delete Record. Se afieaz o fereastr n care
se cere confirmarea tergerii (prin Yes) sau abandonarea ei (prin No).
Navigare n articolele unui formular
n partea de jos a unui formular este afiat o bar de instrumente care
asigur parcurgerea articolelor tabelului aferent (interogrii aferente)
formularului.
Poziionare pe primul articol al tabelului.

Poziionare pe articolul precedent al tabelului.
Poziionare pe articolul specificat al tabelului. Dup introducerea
numrului de articol necesar se va aciona tasta Enter.
Poziionare pe articolul urmtor al tabelului.
241
Poziionare pe ultimul articol al tabelului

Adugarea unui articol nou tabelului.
Adugarea i modificarea textelor i a imaginilor din antetul i

subsolul unui formular
Formularele pot conine, n afara seciunii de detalii (Detail), care cuprinde
controlalele "aruncate" pe formular i alte seciuni:
seciunea de antet a formularului;
seciunea de subsol a formularului.
Pentru a afia/a ascunde seciunile de antet i de subsol ale unui formular
se va proceda astfel:
n fereastra bazei de date se efectueaz un clic be butonul

(formulare, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei).
Printr-un clic, din lista de formulare se alege formularul dorit.
(Design), prin
care se deschide formularul n modul de vizualizare tip proiect.
Din meniul View se d comanda Form Header/Form Footer.
242
Seciunile de antet (header) i de subsol (footer) fiind afiate, se pot

aduga seciunilor respective controale suplimentare, de exemplu
etichete sau imagini grafice. Aceste operaii se pot realiza doar dup ce
n seciunile respective exist un spaiu suficient. Pentru a aduga
spaiu antetului sau subsolului, folosind mouse-ul, se trag n jos liniile
care delimiteaz seciunile respective.
Spaiul rezervat antetului i subsolului fiind asigurat, se verific dac

este afiat cutia de unelte. Pentru afiarea/ascunderea casetei de
instrumente se va utiliza comanda Toolbox a meniului View.
Pentru a introduce un text (etichet) n zona antetului sau n zona
subsolului, se va efectua un clic pe butonul
(Label) al casetei de
instrumente. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n zona de
antet sau subsol locaia unde se va poziiona irul de caractere, dup
care se tasteaz irul respectiv.
Pentru a introduce o imagine grafic n zona antetului sau n zona
subsolului, se va efectua un clic pe butonul
(Image) al casetei de
instrumente. Dup acionarea acestui buton se selecteaz n zona de
antet sau subsol locaia unde se va poziiona imaginea. Se afieaz
fereastra de dialog prin care se stabilete imaginea dorit.
ndeprtarea etichetelor i a imaginilor din zonele de antet/subsol se face

prin efectuarea unui clic pe controlul respectiv i acionarea tastei DELETE.
Un formular prevzut cu o etichet n zona de antet (n modurile de
vizualizare tip proiect i tip formular) are aspectul alturat.
tergerea unui formular

Pentru a terge un formular, n fereastra bazei de date se selecteaz
formularul respectiv i se efectueaz un clic pe butonul de comand
(Delete).
Variant: din meniul Edit se d comanda Delete, care are tasta de comenzi
rapide DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment. Operaia de tergere de
formular trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No.
Salvarea unui formular
243
Salvarea unui formular (deschis) este realizat automat de programul

Access. Pentru a avea o siguran mai mare se poate cere efectuarea operaiei
de salvare printr-un clic pe butonul de comand
(Save).
nchiderea unui formular

Pentru nchiderea unui formular se va efectua un clic pe butonul
(Close) situat n partea dreapta sus a formularului deschis.
Variant: din meniul File se d comanda Close.
5.4 Regsirea informaiilor

5.4.1 Cutarea datelor
Programul Access permite cutarea unei valori care este memorat ntr-un
cmp (specificat sau nespecificat) al unui articol. Operaia de cutare poate fi
aplicat pentru:
articolele unui tabel (n modul de vizualizare tip foaie de date);
articolele livrate de o interogare (n modul de vizualizare tip foaie
de date);
articolele unui formular (n modul de vizualizare tip foaie de date
i n modul de vizualizare tip formular).
n modul de vizualizare tip foaie de date sau n modul de vizualizare

tip formular se efectueaz un clic pe cmpul care conine informaia
care urmeaz s fie cutat. Dac nu se cunoate exact numele
cmpului care conine informaia cutat, atunci se va executa un clic
pe un cmp arbitrar.
n meniul Edit se d comanda Find (gsire).
(Find). Se
afieaz o fereastr de dialog etichetat cu Find and Replace (cutare
i nlocuire) care conine dou file. Dac este cazul, se activeaz fila
Find.
244
n cutia text Find What (de cutat) se tasteaz valoarea care urmeaz
s fie cutat (text, numr, dat calendaristic).
Lista combinat Look In (privire n) este ncrcat automat cu numele
cmpului selectat n primul pas. Cutarea se limiteaz la cmpul
curent, astfel cutarea va fi rapid. Din aceast list se poate selecta i
numele foii de date analizate sau formularului analizat. n acest caz
cutarea se refer la toate cmpurile i la toate articolele, cutarea
fiind lent.
Se deschide lista combinat Search (cutare), prin care se va stabili
direcia de cutare. Opiunile posibile sunt:
Up (n sus, de la articolul actual spre primul articol);
Down (n jos, de la articolul actual spre ultimul articol);
All (se va cuta n toate articolele, opiune implicit).
Se deschide lista combinat Match (potrivire), care stabilete modul de
comparare a informaiei cutate, cu diferitele valori. Opiunile posibile
sunt:
Whole Field (cmp ntreg). Se caut cmpurile, al cror coninut
coincide cu textul specificat n cutia text Find What. Opiune
implicit. De exemplu, cu "Pop" nu se va gsi "Popescu".
Start of Field (nceputul cmpului). Se caut cmpurile, care ncep
cu textul specificat. De exemplu, cu "Pop" se va gsi att "Pop",
ct i "Popescu", dar nu i "Ion Pop".
Any Part of Field (orice parte a cmpului). Se caut cmpurile,
care conin textul cutat ntr-o poziie arbitrar. De exemplu, cu
"Pop" se va gsi "Pop", "Popescu" ct i "Ion Popovici".
Pentru a cuta prima apariie a valorii introduse n cutia text Find
What se va efectua un clic pe butonul de comand Find Next (caut
urmtorul). Dac informaia cutat a fost descoperit, ea va fi
selectat; n caz contrar se va afia o fereastr n care se comunic
acest fapt.
245
Pentru a cuta urmtoarele apariii ale valorii introduse n cutia de text

Find What se va efectua un clic pe butonul de comand Find Next.
Dup localizarea informaiei cutate se va efectua un clic pe butonul
de comand Cancel (nchiderea ferestrei de cutare).
5.4.2 Filtrarea datelor

Prin filtrare se nelege afiarea unor articole care satisfac anumite criterii.
Articolele care nu satisfac criteriul respectiv sunt ascunse, dar nu i terse din
tabel. Operaia de filtrare este folosit atunci, cnd utilizatorul dorete s
pun deoparte anumite articolele neeseniale; pe ecran vor fi afiate doar
articolele, care prezint interes n momentul respectiv. Filtrarea articolelor
poate fi realizat prin mai multe metode. Cea mai uoar metod de filtrare este
filtrarea prin selecie. Singura activitate a utilizatorului nainte de filtrare este
"descoperirea" (localizarea) unei valori de cmp, care urmeaz s fie folosit n
procesul de filtrare. Astfel, de exemplu, s presupunem c se dorete afiarea
tuturor articolelor, care n cmpul Ora conin valoarea Arad. n acest scop se
va cuta i selecta o valoare egal cu Arad, dup care va lansa n execuie
comanda de filtrare prin selecie, astfel:
Se deschide tabelul, interogarea sau formularul care urmeaz s fie
filtrat (se va utiliza modul de vizualizare tip foaie de date; la formulare
poate fi utilizat i modul de vizualizare tip formular).
Se caut o apariie a valorii care urmeaz s fie coninut n toate
articolele filtrate.
Se selecteaz valoarea respectiv, conform urmtoarelor:
Pentru a afia toate articolele n care valoarea cmpului este
identic cu valoarea selectat, se va selecta ntreaga informaie
memorat n cmp. Dac, de exemplu, din cmpul Ora se
selecteaz valoarea Arad, atunci se vor afia toate articolele, care
n cmpul Ora conin valoarea Arad.
Pentru a afia toate articolele n care valoarea cmpului respectiv
ncepe cu valoarea selectat, atunci se selecteaz o parte de
nceput din informaia memorat n cmp, pornind de la primul
caracter al valorii. Dac, de exemplu, din valoarea Arad se
selecteaz numai litera A, atunci se vor afia toate articolele, care
ncep cu litera A, de exemplu Arad, Alba Iulia, Anina, Adjud
.a.m.d.
Pentru a afia toate articolele n care cmpul conine valoarea
selectat ntr-o locaie arbitrar, atunci se selecteaz doar o parte
din informaia memorat n cmp. Dac, de exemplu, din valoarea
Arad se selecteaz literele ra, atunci se vor afia articolele, care
conin literele ra, de exemplu Arad, Caracal, Crasna .a.m.d.
246
n meniul Records se indic submeniul Filter, dup care se d

comanda Filter by Selection.
(Filter by
Selection). n urma acestei aciuni pe ecran vor fi afiate doar
articolele, care satisfac criteriul respectiv.
Numrul articolelor afiate pe ecran, n continuare, poate fi micorat. n

acest scop se va relua algoritmul anterior din pasul al treilea, cu o nou valoare
de filtrare.
Efectul unei operaii de filtrare poate fi anulat prin tergerea filtrului
aplicat. n acest scop n meniul Records se va da comanda Remove Filter/Sort
(eliminare filtrare/sortare).
5.4.3 Interogri
Crearea i salvarea unei interogri
n fereastra bazei de date analizate se efectueaz un clic pe butonul de
comand
(interogri, buton situat lng marginea din stnga a
ferestrei).
Se efectueaz un dublu clic pe comanda Create query in Design view
(crearea interogrii n modul de afiare tip proiect). n urma acestei
comenzi pe ecran vor apare dou ferestre:
n fa o fereastr etichetat cu Show Table (afiare de tabel);
n planul secund o fereastr etichetat cu Select Query (fereastra
destinat pentru proiectarea interogrii, care conine grila de
proiectare).
247
248
Fereastra de dialog Show Table conine trei file:

Fila Tables afieaz lista tuturor tabelelor din baza de date.
Fila Queries afieaz lista tuturor interogrilor bazei de date,
create anterior. Se menioneaz faptul, c pot fi create interogri
tip stiv, caz n care articolele care se vor afia n noua interogare
se bazeaz pe articolele livrate de o alt interogare.
Fila Both cumuleaz informaiile existente n cele dou fie
anterioare; ea afieaz lista tuturor tabelelor i interogrilor din
baza de date.
Se efectueaz un dublu clic pe numele obiectului (tabel sau interogare)
pe care se bazeaz noua interogare.
Variant: printr-un clic se selecteaz obiectul necesar i se acioneaz
butonul de comand Add. Obiectul respectiv va fi aezat ("aruncat") n
partea superioar a ferestrei Select Query. Fiecrui obiect aruncat i
corespunde cte o list, care conine urmtoarele date: numele
obiectului aruncat (n capul de tabel a listei), un caracter *, precum i
numele tuturor cmpurilor din obiectul respectiv. n cazul exemplului
nostru se vor "arunca" n fereastra Select Query tabelele tblJudet i
tblLocalitate.
Se repet pasul precedent pentru fiecare tabel sau interogare pe care se
bazeaz noua interogare. Dup alegerea tuturor obiectelor necesare
noii interogri se nchide fereastra Show Table (prin acionarea
butonului de comand Close). n urma acestei comenzi se activeaz
fereastra Select Query.
Dac sunt utilizate mai multe tabele sau mai multe interogri, prima
dat se verific modul de conectare a cmpurilor asociate (cmpurile
asociate sunt legate cu o linie). Stabilirea de relaii ntre tabele

(interogri) sau modificarea tipului relaiilor existente poate fi
realizat i n interiorul ferestrei Select Query.
Se adaug cmpul implicat n interogare pe gril, situat n partea
inferioar a ferestrei Select Query. n acest scop din lista de nume se va
trage cu mouse-ul numele cmpului respectiv ntr-o celul liber din linia
Field (cmp). n linia Table se afieaz automat numele tabelului
(interogrii) care conine cmpul tras. O alt variant este efectuarea unui
dublu clic pe numele cmpului necesar. Tragerea pe gril a caracterului
"*" este echivalent cu tragerea pe gril a tuturor numelor de cmpuri din
tabelul aferent. n cazul nostru au fost trase pe gril cmpul JudetID (care
aparine tabelului tblJudet), Nume (din tabelul tblJudet), Centru (din
tabelul tblJudet) precum i cmpul NumeLoc (care aparine tabelului
tblLocalitate). Dup tragerea acestor cmpuri liniile Field i Table ale
ferestrei de proiectare a interogrii va avea aspectul urmtor:
Se repet pasul precedent, pn cnd toate cmpurile necesare

interogrii vor fi depuse n liniile Fields i Table ale grilei de
interogare.
n continuare, pentru fiecare cmp al grilei pot fi stabilite criterii de
sortare (celulele din linia Sort), criterii de selectare a articolelor
(celulele din linia Criteria) i pot fi desemnate cmpurile vizibile ale
interogrii (celulele din linia Show). n cazul nostru, n linia Criteria
corespunztoare cmpului tblJudet a fost introdus criteriul "Cluj". n
linia Sort corespunztoare cmpului NumeLoc a folosit valoarea
Ascending (sortare n ordine cresctoare). Cele patru cmpuri utilizate
n interogare sunt vizibile (casetele de selectare din linia Show sunt
selectate).
249
Pentru a salva interogarea creat se va efectua un clic pe butonul Save

. n fereastra afiat se va introduce numele atribuit interogrii,
dup care se va aciona butonul de comand OK.
Rezultatele interogrii pot fi vizualizate prin acionarea butonului Run
(executare).
Observaii:
Criteriile specificate n celulele liniei Criteria sunt legate prin
operatorul de conjuncie I (AND). Ele permit limitarea afirii
tuturor valorilor coninute ntr-un cmp specificat al grilei. Pentru a
specifica un criteriu corespunztor unui cmp, se va efectua un clic pe
linia Criteria aferent cmpului i se va introduce criteriul care
urmeaz s fie utilizat. Criteriul poate fi o simpl valoare sau un
operator urmat de o expresie. Valorile de tip text trebuie s fie
ncadrate de o pereche de caractere "ghilimele", iar cele de tip date
calendaristice de o pereche de caractere "#" (diez).
Tabelul alturat conine mulimea operatorilor utilizai n stabilirea
criteriilor:
Operator
<
<=
=
>=
>
<>
sau
Not
250
Semnificaie
Mai mic
Expresia introdus
n celula Criteria
<1200.45
Mai mic sau egal
<= Date( ) - 10
Egal
= 13
Numere mai mici dect

1200.45
Cel puin cu 10 zile n
urm.
Numere egale cu 13.
= Date( )
Data actual.
>= "Popescu"
Mulimea
valorilor
(numelor)
de
la
"Popescu"
pn
la
sfritul alfabetului.
Mulimea
valorilor
(numelor) care ncep cu
litera N pn la sfritul
alfabetului.
Mai mare sau egal
>="N"
Mai mare
>234
<> 2
Diferit
Valorile selectate
Not "USA"
Numere mai mari dect

234
Numere diferite de 2.
Mulimea
valorilor
diferite de "USA"
Dac n aceeai linie de criterii se introduc mai multe criterii,

programul Access va selecta numai articolele care ndeplinesc
simultan toate criteriile menionate, adic ntre criteriile introduse n

diferitele celule ale aceleai linii de criteriu se utilizeaz operatorul de
conjuncie logic AND. n cazul n care criteriile sunt introduse n linii
diferite (un criteriu este specificat n linia Criteria, celelalte criterii n
linii avnd etichetele or), programul Access va selecta articolele, care
ndeplinesc oricare dintre criteriile menionate (adic ntre aceste
criterii se utilizeaz operatorul de disjuncie logic OR).
Expresiile utilizate n specificarea criteriului introduse ntr-o oarecare
celul a liniei Criteria se pot combina cu ajutorul urmtorilor operatori
logici (utilizai mai frecvent):
Operator
And
Or
Not
Semnificaie
Conjuncie logic
(operatorul I)
Expresia introdus n
celula Criteria
>= 5 And <=10
> #12/1/02# And

< #12/31/02#
Disjuncie logic
(operatorul SAU)
> 77 Or < 55
Negaie logic
(operatorul NU)
Not 55
Valorile selectate
Numere mai mari sau
egali dect 5 i mai
mici sau egali dect
10.
Zile
calendaristice
mai mari dect 1
decembrie 2002 i
mai mici dect 31
decembrie 2002.
Numere mai mari
dect 77 sau mai
mici dect 55.
Numere diferite de
55.
Articolele afiate de o interogare pot fi sortate n funcie de valorile

coninute ntr-un cmp specificat al grilei. n acest scop se va efectua
un clic pe linia Sort a cmpului care urmeaz s fie sortat, moment n
care n celula respectiv va apare un buton
corespunztor unei liste
combinate. Din aceast list pot fi selectate trei valori:
Ascending - sortare n ordine cresctoare, de exemplu de la A la
Z, de la 0 la 9, de la date calendaristice mai vechi la date
calendaristice mai recente;
Descending - sortare n ordine descresctoare, de exemplu de la Z
la A, de la 9 la 0, de la date calendaristice mai recente la date
calendaristice mai vechi;
(not sorted) - fr sortare; se folosete atunci, cnd se dorete
anularea unei sortri ascendente sau descendente specificate
anterior.
Dac se cere realizarea unei sortri n funcie de valorile coninute n
mai multe cmpuri, programul Access va sorta secvenial de la stnga
251
la dreapta, adic primul criteriu de sortare este specificat de coninutul

cmpului situat n poziia din stnga.
ntr-o interogare pot fi incluse anumite cmpuri doar pentru
stabilirea criteriilor de selectare sau de sortare. Pentru a mpiedica
apariia unui cmp n cadrul informaiilor de ieire ale interogrii, n
linia Show a cmpului se va deselecta cutia de selectare
corespunztoare, adic:
reprezint un cmp ascuns;
reprezint un cmp afiat.
Editarea unei interogri

O interogare creat anterior poate fi editat. n acest scop, n fereastra
bazei de date se alege fereastra corespunztoare filei Queries, se efectueaz
un clic pe numele interogrii, dup care se d comanda Design, prin care se
afieaz grila de proiectare a interogrii. Operaiile fundamentale de editare
sunt urmtoarele:
252
Adugarea, tergerea sau modificarea criteriilor utilizate n interogare.

Aceste operaii se pot efectua folosind linia Criteria a grilei de
interogare.
Adugarea, tergerea sau deplasarea unor cmpuri utilizate n grila de
interogare.
Pentru a aduga un nou cmp grilei de interogare,
cmpul respectiv (afiat n schema de tabel
afiat n partea superioar a grilei) trebuie tras
cu ajutorul mouse-ului ntr-o celul liber a liniei
Field.
Exist posibilitatea de a depune tabele noi n grila de interogare.
Tabelele noi se pot depune n gril prin comanda Show Table (meniul
Query).
Dac se dorete tergerea unui cmp din grila de interogare, atunci se
efectueaz un clic n selectorul de coloan corespunztor cmpului i
se apas tasta Delete. Prin selector de coloan se nelege bara
orizontal situat deasupra unei coloane.
O coloan selectat poate fi mutat ntr-o
alt poziie prin tragerea ei cu mouse-ul n
noua locaie.
Limea coloanelor grilei de interogare poate fi, de asemenea,
modificat. Prima dat se aeaz cursorul de mouse pe marginea
vertical din dreapta selectorului de coloan. n momentul n care se
modific forma cursorului de mouse, se efectueaz o tragere
orizontal.
Ascunderea sau reafiarea unor cmpuri utilizate n grila de interogare.

Aceste operaii se realizeaz folosind casetele de selectare plasate n
linia Show a grilei de interogare.
Dac fereastra de proiectare a interogrii conine mai multe tabele
asociate, ntre cmpurile asociate va apare o linie. Uneori este
necesar modificarea acestor asocieri. Modificarea asocierii afecteaz
numai modul n care actuala interogare va selecta articolele, deci nu
are nici un efect asupra relaiilor stabilite ntre tabele. Pentru tergerea
unei asocieri (din actuala interogare) se va efectua un clic pe linia de
reprezentare a relaiei i se va aciona tasta Delete. Dac se dorete
crearea unei alte asocieri, atunci se va trage cmpul din tabelul primar
peste cmpul din tabelul asociat. Pentru afiarea ferestrei de dialog
prin care se poate stabili tipul de asociere se va efectua un dublu clic
pe linia de reprezentare a relaiei.
Afiarea articolelor livrate de o interogare (executarea unei

interogri)

(interogri).
Din lista de interogri, printr-un clic se alege interogarea dorit.
(Open,
deschidere). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz articolele
livrate de interogare, n modul de afiare tip foaie de date (Datasheet
View).
Un alt mod pentru afiarea articolelor livrate de o interogare este efectuarea

unui dublu clic pe numele interogrii respective.
tergerea unei interogri

(interogri).
Din lista de interogri, printr-un clic se alege interogarea dorit.
(Delete). Variant:
se acioneaz tasta DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment.
Operaia de tergere de interogare trebuie validat cu Yes sau
invalidat cu No.
Salvarea i nchiderea unei interogri
253
Dac se fac operaii de editare n grila de interogare, interogarea respectiv

trebuie salvat prin efectuarea unui clic pe butonul de comand
(Save).
Variant: din meniul File se d comanda Save.
Pentru nchiderea unei interogri se va efectua un clic pe butonul
(Close, situat n partea dreapta sus a ferestrei aferente interogrii).
5.4.4 Sortarea articolelor

Programul Access dispune de comenzi prin care se poate realiza sortarea n
ordine cresctoare (de la A la Z, de la 0 la 9) sau descresctoare a articolelor (de
la Z la A, de la 9 la 0), n funcie de valorile coninute ntr-un cmp selectat.
Prin comenzi simple pot fi sortate:
articolele unui tabel (n modul de vizualizare tip foaie de date);
articolele livrate de o interogare (n modul de vizualizare tip foaie de
date);
articolele unui formular (n modul de vizualizare tip foaie de date i n
modul de vizualizare tip formular).
Este posibil sortarea articolelor, care au fost filtrate anterior.
n modul de afiare tip foaie de date sau tip formular se efectueaz un
clic pe numele cmpului, ale cror valori urmeaz s fie utilizate n
procesul de sortare. n urma acestei operaii se selecteaz coloana
corespunztoare cmpului.
Dac se dorete sortarea n ordine cresctoare, atunci n meniul
Records se va indica submeniul Sort i se va da comanda Sort
Ascending.
Variant: clic pe butonul de comand
. Dac se dorete sortarea n
ordine descresctoare, atunci n meniul Records se va indica
submeniul Sort se va da comanda Sort Descending.
Variant: clic pe butonul de comand
.
Ordinea de sortare aplicat unui tabel, unei interogri sau unui formular
poate fi ndeprtat; astfel se revine la ordinea existent nainte de sortare. n
acest scop, n modul de afiare tip foaie de date sau tip formular, se va da
comanda Remove Filter/Sort (eliminare filtrare/sortare, meniul Records).
5.5 Rapoarte
Examinarea (vizualizarea) unui raport creat anterior
254

(rapoarte, buton situat lng marginea din stnga a ferestrei).
Din lista de rapoarte printr-un clic se alege raportul dorit.
(Preview,
examinare). n urma acestei aciuni pe ecran se afieaz raportul
respectiv, folosind modul vizualizare "examinare naintea imprimrii"
(Print Preview).
Un alt mod pentru vizualizarea unui raport este efectuarea unui dublu clic
pe numele raportului respectiv.
Crearea i salvarea unui raport
n fereastra bazei de date se execut un clic pe butonul

(rapoarte).
Se execut un dublu clic pe comanda Create report by using Wizard
(crearea raportului utiliznd expertul). n urma acestei aciuni se
afieaz prima fereastr a expertului de raport:
Din lista combinat Tables/Queries se aleg tabelele (interogrile)

utilizate n raport. Dup selectarea unui astfel de obiect n lista
Available Fields (cmpuri disponibile) se vor afia cmpurile
disponibile ale obiectului respectiv. Din lista Available Fields printrun clic se selecteaz un nume de cmp, dup care se execut un clic pe
butonul
. Cmpul selectat se va deplasa n zona etichetat cu
Selected Fields (cmpuri selectate). Se repet procedura pentru fiecare
cmp utilizat n raport. n continuare din lista combinat
Tables/Queries se pot selecta i alte tabele sau interogri, iar cmpurile
necesare n raport se vor depune n lista Selected Fields. Dup ce au
fost desemnate toate cmpurile utilizate n raport se acioneaz butonul
de comand Next, prin care se trece la pasul urmtor al expertului.
255
Aceast fereastr a expertului se refer la o eventual grupare a

articolelor din raport, n funcie de valorile coninute ntr-un cmp
specificat. Dac se dorete gruparea articolelor n funcie de valorile
unui cmp, n lista din stnga se efectueaz un clic pe numele
cmpului respectiv i se acioneaz butonul
. Pot fi selectate mai
multe niveluri de grupare. n exemplul nostru au fost selectate dou
niveluri de grupare. Primul nivel de grupare se bazeaz pe coninutul
cmpului Continent, iar nivelul al doilea pe coninutul cmpului Tara.
Dup stabilirea nivelurilor de grupare se va aciona butonul de
comand Next.
256
Aceast fereastr a expertului se refer la ordinea de sortare a valorilor

din cmpurile, care vor fi plasate n seciunea de detalii ale raportului
(n aceast seciune pot fi sortate numai cmpurile, care nu sunt
utilizate pentru grupri). Operaia de sortare a articolelor din seciunea
de detalii poate fi realizat dup cel mult patru cmpuri, n ordine
cresctoare sau descresctoare. n exemplul nostru s-a cerut sortarea
cresctoare a articolelor din seciunea de detalii dup valorile
coninute n cmpul Nume. Dup stabilirea opiunilor de sortare se va
aciona butonul de comand Next.
n noua fereastr a expertul se poate stabili modul de aezare a

raportului n pagin precum i orientarea paginii utilizate. Butoanele
de opiune afiate n zona Layout (aspect) permit selectarea modului
de aezare a raportului n pagin. Efectul lor poate fi vizualizat chiar n
interiorul ferestrei de dialog (n partea din stnga a ferestrei).
Butoanele de opiune din zona Orientation se refer la orientarea
paginii imprimate (portret sau vedere). Fereastra este prevzut i cu o
caset de selectare. Dac caseta este selectat, atunci limea
cmpurilor raportului vor fi ajustate de programul Access astfel nct
toate cmpurile s ncap n pagin. Dup selectarea acestor opiuni se
va aciona butonul de comand Next.
Din fereastra afiat se alege stilul care urmeaz s fie utilizat de
antetulul raportului precum i de etichetele i controalele afiate n
seciunea de detalii ale raportului. Stilurile pot fi vizualizate n
interiorul ferestrei de dialog. Dup selectarea stilului preferat se va
aciona butonul de comand Next.
257
n ultima fereastr a expertului se stabilete titlul raportului. Prin

aplicarea unui clic pe butonul de comand Finish se termin
activitatea expertului de raport.
Raportul creat de vrjitor este salvat automat i este afiat n modul de

vizualizare "examinare naintea imprimrii" (Print Preview). Acest mod de
vizualizare poate fi modificat n modul de vizualizare tip proiect (Design View).
Comenzile de alegere a modului de vizualizare utilizat se gsesc n meniul
View.
Un raport grupat dup coninutul cmpurilor Continent i ara i sortat
cresctor dup coninutul cmpului Nume poate avea aspectul de mai jos:
Editarea unui raport creat anterior

Prin editarea unui raport vom ntelege urmtoarele operaii:
Modificarea ordinii de afiare a cmpurilor n structura raportului.
Gruparea i sortarea datelor dup diferite cmpuri.
Introducerea formulelor n anteturile i subsolurile de raport, prin care
se pot apela funcii tip agregat (SUM, MIN, MAX, AVG, COUNT).
Adugarea i modificarea textelor n antetul i subsolul unui raport.
258
Aceste operaii de editare se pot realiza numai dac raportul este deschis n
modul de afiare tip proiect (Design View). n acest scop n fereastra bazei de
date se efectueaz un clic pe butonul
(rapoarte), din lista de rapoarte
printr-un clic se alege raportul dorit i se efectueaz un clic pe butonul de
comand
(Design), prin care se deschide raportul n modul de
vizualizare tip proiect. Un raport afiat n acest mod de vizualizare poate avea
aspectul din captura de mai jos:
Un raport se compune de regul din mai multe seciuni. Seciunea de

detalii (Detail) a raportului se repet pentru fiecare articol n momentul n care
raportul este afiat n modul de vizualizare "examinare naintea imprimrii".
n afara seciunii de detalii, un raport poate avea un antet i un subsol al
raportului (Report Header i Report Footer), un antet i un subsol al paginii
(Page Header i Page Footer) precum i antete i subsoluri pentru un numr de
pn la zece nivele de grupare.
Antetele i subsolurile aferente raportului i paginii se pot afia / ascunde
prin comenzile Report Header / Footer i Page Header / Footer (meniul
View). Antetul i subsolul de pagin definesc elementele care vor fi imprimate
n partea de sus i de jos a fiecrei pagini. Antetul de raport apare numai pe
prima pagin a raportului i joac rolul unui titlu pentru ntregul raport.
Subsolul de raport apare numai pe ultima pagin a raportului.
Modificarea ordinii de afiare a cmpurilor n structura unui raport
Cmpurile afiate n seciunea de detalii a unui raport sunt reprezentate cu
ajutorul controalelor tip cutie text (Text Box). Prin operaii simple, efectuate cu
ajutorul mouse-ului, aceste cutiile text se pot muta n alt locaie a raportului,
259
prin care se modific ordinea de afiare a cmpurilor n structura raportului.

Pentru mutarea unui control se va utiliza urmtorul algoritm:
Se execut un clic pe controlul care urmeaz s fie mutat ntr-o alt
locaie a raportului. Pentru a selecta mai multe controale, n timpul
selectrii lor se ine apsat tasta SHIFT. n jurul controlului apar opt
ptrele utilizate n procesul de redimensionare.
Se indic marginea superioar a controlului, moment n care cursorul
mouse-ului se transform ntr-o mn cu cinci degete ntinse.
n acest moment se trage controlul ntr-o nou locaie. n momentul n
care se ajunge n locaia dorit, se elibereaz butonul de mouse.
Pentru tergerea unui control se efectueaz un clic pe controlul respectiv i
se acioneaz tasta DELETE.
Modificarea sau definirea gruprii i sortrii datelor unui raport
Se deschide raportul n modul de vizualizare tip proiect.
260
Se efectueaz un clic pe butonul Sorting And Grouping

. Variant:
din meniul View se d comanda Sorting and Grouping. n urma
acestei aciuni se afieaz fereastra etichetat cu Sorting and
Grouping. Cu aceast fereastr se poate modifica sau stabili modul n
care se vor grupa datele (i anume dup valorile cror cmpuri i n ce
ordine).
n prima linie a coloanei Field/Expression se efectueaz un clic pe

butonul
i din lista afiat se selecteaz un nume de cmp pe care
se bazeaz primul criteriu de grupare. n urmtoarea linie se va
introduce un alt nume de cmp pe care se bazeaz cel de al doilea
criteriu de grupare .a.m.d. n momentul completrii coloanei
Field/Expression programul Access va alege automat ordinea
cresctoare de sortare a gruprilor, adic n coloana Sort Order

(ordinea de sortare) se va depune valoarea Ascending (ordinea
cresctoare). Ordinea de sortare a unei grupri poate fi modificat dac
n linia corespunztoare gruprii se efectueaz un clic pe celula din
coloana Sort Order i se alege varianta Descending.
Proprietile unei grupri pot fi configurate. n acest scop printr-un clic
aplicat n coloana Field/Expression se alege gruparea respectiv;
proprietile gruprii desemnate se stabilesc prin subfereastra Group
Properties. Principalele proprieti ale unei grupri sunt prezentate n
tabelul urmtor:
Proprietate
Descriere
Dac se alege varianta Yes, atunci pentru cmpul selectat din coloana
Field/Expression se va crea o grupare de articole i n raport se va
genera o seciune de antet de grupare. n urma acestei aciuni n
selectorul de linie al cmpului (n prima coloan a ferestrei de sortare i
Group Header
grupare) se afieaz un indicator de grupare, care are forma

.
Programul Access adaug o seciune de antet de grupare n fereastra de
proiectare a raportului, n faa seciunii de detalii a raportului. n aceast
seciune ulterior se pot depune, de exemplu, cutii text. n cutiile text
respective se pot depune formule. Valoarea implicit a proprietii
Group Header este No (nu se creeaz antet de grupare).
Dac se alege varianta Yes, atunci pentru cmpul selectat din coloana
Field/Expression se va crea o grupare de articole i n raport se va
genera o seciune de subsol de grupare. n urma acestei aciuni n
Group Footer
selectorul de linie al cmpului se afieaz un indicator de grupare

.
Programul Access adaug o seciune de subsol de grupare n fereastra
de proiectare a raportului, dup seciunea de detalii a raportului. n
aceast seciune ulterior se pot depune, de exemplu, cutii text. n cutiile
text respective se pot depune formule. Valoarea implicit a proprietii
Group Footer este No (nu se creeaz subsol de grupare).
Introducerea n antetele i subsolurile unui raport a diferitelor

formule
n antetele i subsolurile unui raport se pot insera cutii text. Coninutul
acestor cutii text de obicei sunt apeluri de funcii tip agregat, care livreaz
valori globale referitoare la cmpurile existente n grupare. Se menioneaz
faptul c formulele existente n cutii text se pot depune n orice tip de antet i
de subsol (grupare, pagin sau raport).
Fiind n modul de vizualizare tip proiect, pentru introducerea unei cutii text
ntr-un antet/subsol se va verifica dac este vizibil cutia de unelte. Afiarea,
respectiv ascunderea casetei de instrumente se realizeaz prin meniul View,
comanda Toolbox. Pentru a introduce o cutie text n antetul sau n subsolul unui
raport se va efectua un clic pe butonul
(Text Box) al casetei de instrumente.
Dup acionarea acestui buton printr-un clic se desemneaz antetul sau subsolul
261
dorit i se deplaseaz mouse-ul. n momentul eliberrii butonului mouse-ului n

antetul/subsolul desemnat se vor crea dou controale: un control tip etichet i
un control tip text.
n controlul etichet (controlul din stnga) se va tasta un text prin care se

descrie succint rolul formulei. n controlul cutie text (controlul din dreapta) se
va tasta o formul. n antetele i subsolurile unui raport de obicei se depun
urmtoarele formule:
Formul
= SUM ([NumeCmp])
= COUNT([Orae])
=MIN([Locuitori])
= MAX([Locuitori])
= AVG([Locuitori])
Semnificaie
Suma valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii,
paginii sau raportului ntreg.
Numrul de valori din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii,
Minimul valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii,
Maximul valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul gruprii,
Media aritmetic a valorilor din cmpul NumeCmp n cadrul
gruprii, paginii sau raportului ntreg.
De exemplu, n subsolul unei grupri, bazat pe valorile cmpului JudetID,

al unui raport, s-au introdus urmtoarele formule:
Acest subsol, n modul de vizualizare nainte de imprimare, are aspectul

alturat:
Adugarea i modificarea textelor i a imaginilor n anteturile i

subsolurile unui raport
262
Pentru a introduce un text (etichet) n antetul sau n subsolul unui raport

se va efectua un clic pe butonul
(Label) al cutiei de unelte. Dup
acionarea acestui buton se selecteaz n antetul sau subsolul dorit locaia unde
se va poziiona irul de caractere, dup care se tasteaz irul respectiv. Pentru a
introduce o imagine grafic n antetul ori n subsolul unui raport se va efectua
un clic pe butonul
(Image) al cutiei de unelte. Dup acionarea acestui
buton se selecteaz n antetul sau subsolul dorit locaia unde se va poziiona
imaginea. Se afieaz fereastra de dialog prin care se stabilete imaginea dorit.
Modificarea unui text se realizeaz prin selectarea etichetei respective i
operarea editrilor dorite. ndeprtarea etichetelor i a imaginilor din zonele de
antet/subsol se face prin efectuarea unui clic pe controlul respectiv i acionarea
tastei DELETE.
tergerea unui raport
Pentru a terge un raport, n fereastra bazei de date se selecteaz raportul
respectiv i se efectueaz un clic pe butonul de comand
(Delete).
Variant: din meniul Edit se d comanda Delete, care are tasta de
comenzi rapide DELETE. Se afieaz o fereastr de avertisment. Operaia de
tergere de raport trebuie validat cu Yes sau invalidat cu No.
Salvarea i nchiderea unui raport
Dac se fac operaii de editare ntr-un raport, raportul respectiv trebuie
salvat prin efectuarea unui clic pe butonul de comand
(Save).
Variant: din meniul File se d comanda Save.
Pentru nchiderea unui raport se va efectua un clic pe butonul
situat n partea dreapta sus a ferestrei aferente interogrii).
(Close,
5.6 Pregtirea rezultatelor

Vizualizarea (examinarea) nainte de imprimare a unui tabel,
formular sau raport
nainte de a lansa n execuie operaia de imprimare a unui tabel, formular
sau raport, se recomand lansarea n execuie a comenzii de vizualizare a
obiectului care se va imprima n modul prealabil imprimrii. Acest mod poate fi
declanat prin selectarea obiectivului din fereastra bazei de date i lansarea
comenzii Print Preview (meniul File). Aceast comand poate fi accesat i
prin butonul de comand
(Print Preview, bara de unelte Database). Dac

263
aspectul obinut corespunde cerinelor dvs, se poate cere imprimarea imediat a

obiectului analizat.
Configurarea opiunilor referitoare la pagina utilizat n procesul de
imprimare
Se deschide tabelul, intrerogarea, formularul sau raportul. n cazul
unui tabel sau al unei interogri se va utiliza modul de vizualizare tip
foaie de dat sau modul de vizualizare nainte de imprimare. Un
formular sau un raport poate fi deschis n orice mod de vizualizare.
Din meniul File se d comanda Page Setup (iniializare pagin). Se
afieaz o fereastr de dialog format din filele Margins, Page,
eventual i Columns.
264
Prin fila Margins a ferestrei de dialog Page Setup se stabilete

dimensiunea zonei de imprimare, adic se stabilesc cele patru margini
utilizate (msurtorile se dau n inchi, se va imprima doar n interiorul
celor patru margini). n cazul formularelor i rapoartelor prin caseta de
selectare Print Data Only se stabilete dac se vor imprima doar datele
i se omite imprimarea etichetelor, bordurilor, liniilor de reea,
imaginile grafice ale liniilor i cutiilor. n cazul imprimrii tabelelor
sau a articolelor livrate de o interograre prin caseta de selectare Print
Headings se poate cere imprimarea anteturilor.
Prin fila Page a ferestrei de dialog se stabilete orientarea hrtiei
utilizate la imprimare. Variantele posibile sunt opiunile Portrait
(portret, se imprim paralel cu marginea mai ngust a hrtiei) i
Landscape (vedere, se imprim paralel cu marginea mai lat a hrtiei).
Prin lista combinat Size, situat n subfereastra Paper, se alege

dimensiunea hrtiei, de exemplu A4, precum i modul de alimentare
cu hrtie a imprimantei. De asemenea, se poate stabili imprimanta
utilizat (cea implicit sau o imprimant specificat).
n cazul formularelor i rapoartelor fereastra de dialog conine o i fil
Columns prin care se stabilete numrul, dimensiunea i modul de
implementare a coloanelor.
Opiuni pentru imprimare

Opiunile utilizate n procesul de imprimare se pot stabili prin meniul File,
comanda Print.
n aceast fereastr de dialog, prin lista combinat Name situat n

subfereastra Printer se alege tipul imprimantei utilizat n procesul de
imprimare. Dac se dorete imprimarea ntr-un fiier disc, de extensie PRN,
atunci se selecteaz caseta de selectare Print to File. Numrul de copii dorite se
introduce n cutia Number of Copies.
Imprimarea foii de date corespunztoare unui tabel, a unei
interogre sau a unui formular (adic a tuturor articolelor aferente
obiectului )
Se deschide tabelul, interogarea sau formularul n modul de
vizualizare tip foaie de dat.
Din meniul File se d comanda Print.
Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune All.
265
Se stabilesc i celelalte opiuni ale ferestrei de dialog i se d comanda

OK.
Imprimarea articolelor selectate dintr-o foaie de date a unui tabel, a
unei interogri sau a unui formular
Se deschide tabelul, interogarea sau formularul n modul de
vizualizare tip foaie de dat.
Se selecteaz articolele care se vor imprima.
Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Selected
Record(s).
OK.
Imprimarea tuturor articolelor unui tabel sau a articolelor livrate de

o interogare folosind formularul corespunztor obiectului
Se deschide formularul corespunztor obiectului n modul de
vizualizare tip formular (Form View) sau n modul de vizualizare tip
foaie de dat (Datasheet View).
Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune All.
OK. Formularul este imprimat n modul de vizualizare specificat de
proprietatea DefaultView.
Imprimarea articolelor selectate ale unui tabel sau a articolelor
livrate de o interogare, folosind formularul corespunztor
obiectului
Se deschide formularul corespunztor obiectului n modul de
vizualizare tip formular sau n modul de vizualizare tip foaie de dat.
Se selecteaz articolele dorite prin efectuare de clicuri pe selectori de
date (dac se dorete selectarea mai multor articole, atunci se va
efectua un clic pe primul selector de articol i se deplasa cursorul
mouse-ului pn la ultimul selector de articol care se va imprima).
Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Selected
Record(s).
OK.
Imprimarea unui raport
266
n fereastra bazei de date se selecteaz raportul respectiv i se deschide

folosind modurile de vizualizare tip proiect (Design View), examinare
nantea imprimrii (Print Preview) sau vizualizare tip implementarea
(Layout Preview).
Din subfereastra Print Range se alege butonul de opiune Pages, dup
care se specific numrul paginilor dorite folosind cutiile text From
(de la) i To (pn la).
OK.
267

Baze de Date ACCESS

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Baze de Date ACCESS

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

5 BAZE DE DATE

5.1 Utilizarea aplicaiei Access

Dac se cere indexarea n ordine cresctoare a cmpului NumeDeFamilie,

Prin indexarea cmpului NumeDeFamilie cutrile, sortrile, gruprile i

concret n program. Programul Access fiind un program care prelucreaz

n aceste condiii, pentru un client cu care se fac tranzacii de mai multe

numr de telefon). n cazul modificrii datelor referitoare la un client tabelul

Tabelul al doilea, avnd numele tblComenzi, conine informaii despre

Identificatorul clientului Anton, avnd valoarea 3, apare att n linia 3, ct i n

ntre tabelele tblClienti i tblComenzi s-a realizat o relaie "de la unu la

Fie TabelAID (de tip AutoNumber) cheia primar a tabelului A, iar

Relaia de tipul "unu la unu"

ntr-un tabel Access numrul maxim de cmpuri este limitat la 255.

JudetID, de tip Text de lungime 2 (identificator de jude, de exemplu

Articolele tabelului tblInfo2 sunt:

Restricii referitoare la legturile ntre tabele

att tabelul primar, ct i tabelul asociat sunt memorate n aceeai baz

5.1.2 Primii pai cu programul Access

Pentru lansarea n execuie a programului Access, prima dat se va aciona

tipul (formatul) bazei de date care se deschide (prin lista combinat

Pentru deschiderea bazei de date specificate se va aciona butonul de

Numele bazei de date care se creeaz se stabilete cu ajutorul cutiei text

efectueaz un clic pe asistent, atunci apare i cutia test corespunztoare

se efectueaz un clic pe simbolul grafic al meniului control

Modurile de vizualizare pentru un tabel, o interogare, un formular

Design View (modul de vizualizare tip proiect)

Afiarea/ascunderea barelor de instrumente

acestei aciuni se afieaz un meniu cu numele barelor de instrumente

n bara de titlu a ferestrei apare numele implicit al tabelului (Table1).

Field Name (numele cmpului);

Variant: din meniul Edit se d comanda Primary Key. n urma

Numere ntregi nenegative din intervalul [0 ; 255]

Numere cu zecimale, din intervalul [1,7*10308 ; 1,7*10308]

Configurarea proprietii Format (formatare). n cazul datelor de tip

Cheia primar a tabelului este cmpul JudetID, de tip Text (n stnga

Adugarea articolelor noi ntr-un tabel

tabelului, dup care se d comanda

Se tasteaz valoarea corespunztoare primului cmp. Pentru a trece la

Introducerea direct a articolelor tabelului nu este cea mai bun metod.

tergerea articolelor unui tabel

Se efectueaz un clic pe selectorul de linie al cmpului, naintea cruia

Se efectueaz un clic pe butonul Insert Rows

salvare a tabelului prin butonul de comand

tergerea unui cmp dintr-un tabel creat anterior

Se efectueaz un clic pe butonul Delete Rows

Editarea datelor memorate ntr-un cmp al unui articol

celul, atunci se va muta cursorul mouse-ului n partea din stnga a celulei. La

5.2.2 Definirea cheilor unui tabel

ndeprtarea cheii primare

n subfereastra de proprieti ale cmpului se efectueaz un clic n

Yes (No Duplicates)

5.2.3 Structura unui tabel

tip relaie. Astfel, de exemplu, n cazul unui cmp de tip Number

n tabelul urmtor sunt date exemple de reguli de validare care se refer la

Modificarea limii unei coloane a unui tabel

Best Fit (potrivire optimal). n cazul acionrii acestui buton limea

Mutarea unei coloane n interiorul unui tabel

n modul de vizualizare tip proiect:

5.2.4 Relaii ntre tabele

Se efectueaz un clic pe butonul de afiare a relaiilor

relaiilor; pentru fiecare element este rezervat o list, n care vor

n aceast fereastr se verific dac operaia de tragere cu mouse-ul a

Cascade Update Related Fields (actualizarea n cascad a

n fereastra de relaii Relationships, relaiile ntre tabelele asociate sunt

Numere cu zecimale, din intervalul [1,710308 ; 1,710308]