Sunteți pe pagina 1din 10

1.

Crearea si utilizarea fisierelor Excel


Pornirea aplicatiei Excel
Se porneste Windows 95, apoi se urmeaza pasii:
1. Clic butonul Start de pe taskbar
2. Se alege Programs, Microsoft Excel.
La deschiderea aplicatiei, se deschide automat un fisier nou, denumit Book1. Un fisier poate contine
una sau mai multe foi de calcul, de tipuri diferite; implicit, un fisier nou contine 3 foi de calcul.
Inchiderea aplicatiei Excel
Din meniul File se selecteaza comanda Exit, sau se apasa butonul Close de pe bara de titlu a
aplicatiei.
Crearea unui nou fisier
Pentru crearea unui nou fisier (workbook) se foloseste combinatia de taste Ctrl+N sau butonul
New sau din meniul File, se selecteaza comanda New.
Deschiderea unui fisier
Pasi:
1. Ctrl+O sau butonul Open
2. Apare caseta de dialog Open; se selecteaza discul unde se afla fisierul si directorul.
3. Se scrie numele fisierului in caseta File Name, sau se alege din lista; Open.
Se pot deschide multiple fisiere, comutarea intre ele realizandu-se prin alegerea denumirii lor din
meniul Window.
Schimbarea directorului implicit pentru fisierele Excel
Pasi:
1. Tools, Options, General
2. In caseta Default File Locations se scrie calea completa pentru directorul care va apare implicit in
ferestra de deschidere si de salvare a fisierelor Excel; OK.
Deschiderea unui fisier recent folosit
Se mai poate deschide un fisier daca se afla in lista celor mai recente fisiere deschise (din meniul File),
astfel: din meniul File, din lista cu denumirile fisierelor (in partea de jos a meniului), se selecteaza fisierul ce
trebuie deschis (daca de la ultima deschidere, fisierul a fost mutat sau sters, Excel -ul nu il va putea
deschide).
Pentru schimbara numarului de fisiere din lista, se selecteaza Tools, Options, General; se scrie un alt
numar in lista Recently Used File.
Deschiderea fisierelor din Windows Explorer
1

Pasi:
1. Clic-dreapta pe butonul Start; Explore
2. Se localizeaza fisierul; dublu-clic pe denumirea lui.
Deschiderea fisierele editate in alte formate

1.
2.
3.
4.

Pot fi deschise fisiere in alte formate, ca: Lotus 1-2-3, Quattro Pro, dBASE, HTML.
File, Open
In lista Files of Type se selecteaza tipul fisierului
In lista Look In se alege directorul unde se afla fisierul
Se selecteaza fisierul din lista; Open.

Vizualizarea rapida a fisierelor inainte de deschidere

1.
2.
3.
4.

Fereastra Open poate fi folosita pentru o vizualizare a documentului inainte de a fi deschis.


Pasi:
File , Open
In lista Look In se selecteaza discul si directorul unde se afla fisierul
Se alege comanda Quick View din meniu (daca este instalata optiunea Quick View); nu se poate
formata in Quick View. Pentru deschiderea documentului se alege Open File for Editing.
La pasul 3, se mai poate apasa butonul Preview de pe bara ferestrei Open (daca nu este instalata
optiunea Quick View).

Cautarea fisierelor
Un fisier poate fi cautat dupa nume, extensie, dupa informatiile introduse la Summary.
Pasi:
1. File, Open,se apasa butonul Advanced
2. Din lista Property se alege proprieteatea dupa care se face cautarea; in lista Condition se alege conditia,
iar in lista Value se scrie valoarea
3. In lista Look In se scrie calea catre fisier; pentru cautarea si in subdirectoare, se bifeaza optiunea
Search Subfolders
4. Clic butonul Add to List; se pot adauga criterii suplimentare de cautare
5. Se apasa butonul Find Now; toate fisierele ce indeplinesc criteriile date, vor apare in lista, in fereastra
Open.
Pentru salvarea informatiilor folosite pentru o cautare, se apasa butonul Save Search, se da un nume
cautarii respective; OK.
Vizualizarea proprietatilor fisierelor
1. Pentru vizualizarea proprietatilor fisierului deschis: File, Properties
2. Pentru vizualizarea proprietatilor fisierelor de pe disc: Open, clic pe butonul Properties.
Stergerea fisierelor

1.
2.
3.
4.

Pasi:
File, Open
Din lista Look In se selecteaza discul si directorul unde se afla fisierul
Clic- dreapta pe numele fisierului; se alege comanda Delete din meniu (Un fisier deschis nu poate fi
sters).
In fereastra de mesaj Confirm File Delete se alege Yes pentru confirmarea stergerii.
2

Inchiderea fisierelor
Pasi:
1. Pentru inchiderea unui document se apasa butonul Close de pe bara de titlu, se foloseste comanda
Close din meniul File sau combinatia de taste Ctrl+F4. Pentru inchiderea tuturor documentelor
deschise, se tine apasata tasta Shift apoi se alege comanda Close All din meniul File
2. Daca au fost operate schimbari in document, de la ultima deschidere sau salvare, la comanda Close
apare o fereastra de dialog cu optiuni de salvare a schimbarilor; se apasa Yes pentru salvare, No pentru
inchidere fara salvarea schimbarilor, Cancel pentru reintoarcerea la document.
Salvarea fisierelor
Numele sub care sunt salvate fisierele (calea completa si numele fisierului) pot contine pana la 255
de caractere; nu pot contine urmatoarele caractere: /, \, >, <, *, ., ?, , |, :, ;.
Fisierul salvat va avea extensia .XLS.
Pasi:
1. File, Save
2. La prima salvare a documentului, apare fereastra de dialog Save As.
3. In caseta Save In se selecteaza discul si directorul unde va fi salvat fisierul
4. In caseta File Name se scrie numele fisierului; Save.
Pentru salvarea aceluiasi document cu un alt nume, se alege Save As din meniul File; in continuare, se
urmeaza pasii de mai sus.
Pentru salvarea fisierului in alt format, din lista Save As Type se alege tipul dorit.
Salvarea automata a fisierelor
Excel -ul permite salvarea automata a documentului la care se lucreaza, la un interval specificat.
Pasi:
1. Tools; Add-Ins; se bifeaza optiunea AutoSave
2. Tools; AutoSave; in fereastra aparuta in caseta Automatic Save Every se trece numarul de minute dupa
care trebuie facuta salvarea; OK.
Crearea automata de copii ale fisierelor
Excel-ul poate crea o copie a fisierului la fiecare salvare a sa (copia va fi un fisier cu extensia XLK,
plasat in acelasi director cu originalul).
Pasi:
1. File, Save As, Options
2. Se bifeaza optiunea Always Create Backup Copy; OK.
Definirea paginii fisierului

1.
2.
3.
4.

Pasi:
File, Page Setup, se apasa butonul Page
Din lista Paper Size se alege marimea paginii.
Optiunea Fit To permite aranjarea foii de calcul pe un anumit numar de pagini
Se poate folosi optiunea Adjust To pentru imprimarea fisierului la marimea normala, sau la un anumit
procent din marimea sa. Implicit, este imprimat la 100% din marimea sa; daca imprimanta nu poate
aduce continutul fisierului la marimea unei singure pagini, optiunile Adjust To si Fit To nu sunt
3

valabile. In caseta Adjust To se scrie procentajul la care se doreste reducerea marimii fisierului (un
numar <100).
5. In zona Orientation, se bifeaza optiunea: Portrait pentru informatii ce ocupa putin spatiu pe latime,
Landscape daca informatiile ocupa mult spatiu pe latime.
6. OK.
Aranjarea marginilor documentului
Pasi:
1. File, Page Setup, se apasa butonul Margins
2. In casetele Top, Left, Bottom, Right se specifica numarul de inci (1 inch=2,54 cm) dorit pentru
marginile sus, stanga, dreapta, jos.
3. Se poate centra pe orizontala/ verticala informatia din foaia de calcul, prin bifarea optiunii Horizontally/
Vertically, din zona Center on Page
4. Clic butonul OK pentru inchiderea ferestrei Page Setup.
Crearea unui antet si a unui subsol de pagina
1. File, Page Setup, se apasa butnul Header/Footer
2. Din lista Header se poate alege unul din antetele predefinite, sau se alege optiunea none, daca nu se
doreste antet
3. Din lista Footer se poate alege unul din subsolurile predefinite, sau se alege optiunea none, daca nu se
doreste subsol de pagina
4. Pentru crearea unui antet sau sobsol propriu, se apasa butonul Custom, si se editeaza informatiile din
zona din stanga, centrul sau dreapta paginii, unde se doreste afisarea
5. OK.
Saltul la pagina noua
Se pot insera salturi la o pagina noua in orice loc din foaia de calcul.
Pasi:
1. Pentru inserarea pe verticala a unui salt de pagina, se apasa pe coloana (in zona unde e scrisa
denumirea coloanei) ce va trebui sa apara pe urmatoarea pagina; pentru inserarea pe orizontala a
unui salt de pagina, se apasa pe randul (in zona unde e scrisa denumirea randului) ce va trebui sa
apara urmatoarea pagina. Pentru inserarea simultana pe orizontala si verticala a unui salt de pagina,
se selecteaza celula ce va trebui sa apara in coltul din stanga sus pe noua pagina.
2. Insert, Page Break.
Pentru eliminarea saltului de pagina, se selecteaza Insert, Remove Page Break.
Imprimarea anumitor informatii pe toate paginile fisierului
Se pot imprima titluri si randuri ce reprezinta un cap de tabel, sau diverse coloane, pe toate paginile
fisierului.
Pasi:
1. File, Page Setup, se apasa butonul Sheet
2. In zona Print Titles se selecteaza optiunea Rows to Repeat at Top (pentru afisarea randurilor selectate
la inceputul fiecarei pagini) sau Columns to Repeat at Left (pentru afisarea coloanelor selectate la
stanga fiecarei pagini)
3. In foaia de calcul se selecteaza randurile sau coloanele ce se doresc repetate (trebuie sa fie adiacente);
se apasa butonul din dreapta, pentru aducerea ferestrei cu optiuni la dimensiunea normala
4. Clic butonul OK pentru inchiderea ferestrei Page Setup.
4

Daca randurile si coloanele specificate mai sus sunt selectate si ca arie de printat, vor apare de doua ori
la imprimare; pentru evitarea acestui lucru, se selecteaza aria de printat fara aceste randuri.
Pentru anularea optiunilor alese in pasii 1-4, se sterge continutul casetei Rows to Repeat at Top /
Columns to Repeat at Left.
Prin bifarea optiunii Row and Column Headings, se permite imprimarea literelor si numerelor atribuite
coloanelor si randurilor din foaia de calcul.
Prin bifarea optiunii Gridlines, se pot imprima liniile ce delimiteaza celulele, indiferent daca celulele
contin sau nu informatie.
Salvarea spatiului de lucru (Workspace)
Cu ajutorul comenzii Save workspace se poate salva o lista de workbook-uri deschise, marimile lor
si pozitiile lor pe ecran in spatiul destinat ferestrei fisierului, astfel incat ecranul va arata la fel data viitoare
cand se va deschide fisierul "workspace"
Definirea unei arii de imprimare (Print Area)
Cu ajutorul comenzii Print area: - set print area se defineste portiunea selectata ca arie de printat, ca
fiind singura portiune din foaia de calcul care va fi imprimata.
Pasi:
1. Se selecteaza domeniul de celule ce va deveni aria de imprimare
2. File, Print Area, Set Print Area
Pentru eliminarea acestei optiuni, se selecteaza File, Print Area, Clear Print Area.
Definirea mai multor arii de imprimare
Pentru imprimarea diferitelor zone dintr-un fisier printr-o singura comanda se definesc aceste zone
ca arii de imprimare (vor fi imprimate fiecare pe o pagina separata).
Pasi:
1. File, Page Setup, se apasa butonul Sheet
2. Se selecteaza caseta Print Area, apoi se sesecteaza primul domeniu defit ca zona de imprimare
3. Se scrie o virgula (,) in aceeasi caseta, apoi se selecteaza domeniul urmator
4. Se repeta pasul 3 de cate ori e nevoie (domeniile vor fi selectate in ordinea ce se doreste la imprimare)
5. OK.
Comanda Send to

Mail recipient: trimite fisierul curent ca atasat la un mesaj mail


Routing recipient=Add routing slip: trimite fisierul activ la alti utilizatori, pentru a schimba sau adauga
comentarii. Pentru a utiliza aceasta comanda, trebuie ca si cei carora le este trimis documentul sa aiba
aplicatia in care e lucrat documentul. Cand am un "routing slip" existent sau mesajul a fost trimis cu
routing slip, comanda se schimba in Edit routing slip.

Vizualizarea fisierelor
Print Preview permite vizualizarea aranjamentului paginilor fisierului, inainte de a fi tiparit. Bara de
instrumente Print Preview contine butoane pentru marire si pentru vizulizarea mai multor pagini. Fisierul
poate fi editat in modul de vizualizare Print Preview.
Butonul Preview permite vizualizarea paginii precedente
Butonul Next permite vizualizarea paginii urmatoare
5

Butonul Zoom mareste portiunea de document unde se face clic cu mouse-ul, pentru o mai buna
vizualizare
Butonul Print trimite documentul la imprimanta.
Butonul Setup afiseaza fereastra cu optiunile de setare a paginii
Butonul Margins afiseaza marginile documentului sub forma unor linii de care se poate trage pentru
redimensionarea marginilor, antetului si latimii coloanelor
Butonul Page Break Preview comuta in modul de vizualizare page break preview, in care se pot
introduce salturi de pagina pe foaia de calcul activa, poate fi redimensionata aria de imprimare si se
poate continea editarea; dupa apasarea butonului, denumirea lui se schimba in Normal View; prin
apasarea acestuia se revine la modul normal de vizualizare
Butonul Close inchide modul de vizualizare Print Preview.

Imprimarea fisierelor
Pasi:
1. File, Print
2. Din lista Name se alege numele imprimantei folosite
3. Clic butonul Properties pentru vizualizarea ferestrei cu optiunile imprimantei alese; se fac modificarile
dorite; OK
4. Din fereastra Print se aleg optiunile pentu imprimarea documentului:
Din lista Print What se alege:
Selection pentru imprimarea portiunii selectate din fisier
Active sheet(s) pentru imprimarea foii de calcul active
Entire workbook pentru imprimarea intregului fisier
In lista Number of Copies se scrie numarul de exemplare
In sectiunea Page Range se alege:
All, pentu imprimarea intregului fisier
Page(s), pentru imprimarea mai multor pagini; in caseta From se scrie numarul primei pagini ce
se va imprima; in caseta To se scrie numarul ultimei pagini ce se va imprima.
1. OK.
Adaugarea de informatii despre fisier
Pentru fiecare fisier creat, pot fi introduse si alte informatii optionale care sa descrie fisierul
respectiv, pe langa numele, marimea si data fisierului.
Pasi:
1. File, Properties
2. Summary; se scrie o scurta descriere a continutului fisierului: titlu (pentru o descriere mai lunga a
documentului), subiect, autor (numele celui carea a creat fisierul), categoria de subiecte din care
face parte, keywords - cuvinte cheie dupa care sa se faca cautarea fisierului, comentarii (scurte
informatii pentru o cautare mai usoara a fisierului, sau pentru alte persoane ce lucreaza cu fisierul
respectiv).
3. Butonul Statistics afiseaza o fereastra cu informatii despre data crearii fisierului, a modificarii, printarii
si accesarii lui; cine l-a salvat ultima oara, numarul de revizii
4. Butonul Contents afiseaza o fereastra cu lista foilor de calcul
5. Butonul Custom afiseaza o fereastra in care se selecteaza un nume de camp din lista Name, apoi se
alege tipul de informatie ce se stocheaza in camp; daca tipul e numar, trebuie introdusa o valoare de la
1 la 9 in campul Value; OK.

Sabloane
Sabloanele sunt fisiere ce contin parti dintr-un fisier si aranjamente specifice unui anumit tip de
fisier; pot contine text, formule, imagini, grafice, formatare, stiluri, macrouri, campuri, meniuri
personalizate, combinatii de taste pentru anumite comenzi.
Schimbarile facute in sabloane vor fi valabile doar in fisierele create pe baza acelor sabloane, dupa
operarea modificarilor. Fisierele deja create be baza unui sablon in care s-au facut schimbari, raman
neschimbate.
Crearea de sabloane
Pasi:
1. Se deschide fisierul ce va fi salvat ca sablon
2. File, Save As; in caseta de optiuni Save as Type se selecteaza Template
3. Sablonul va si salvat in directorul unde sunt toate sabloanele; poate fi salvat si in alt director (numele
directorului reprezinta numele butonului din fereastra New)
4. Se scrie numele fisierului in caseta File Name, Save.
Crearea unui fisier bazat pe un sablon
Pasi:
1. File, New, se selecteaza butonul ce afiseaza fereastra cu lista sabloanelor existente
2. Se selecteaza sablonul dorit; OK.
Daca se creaza un fisier nou, prin combinatia de taste Ctrl+N, nu va fi afisata ferestra New; noul fisier
va fi bazat pe sablonul normal.
Editarea sabloanelor

1.
2.
3.
4.

Pasi:
File, Open
Se selecteaza sablonul ce va fi modificat; Open
Se opereaza schimbarile dorite
File, Save; sablonul va fi salvat cu vechiul nume; dace se doreste salvarea lui sub un alt nume, se
foloseste optiunea Save As.

Ajutor (Help)
1. Pentru a obtine mai multe informatii despre un buton sau o linie de meniu se apasa butonul ? din meniul
Help, sau combinatia de taste Shift+F1
2. Clic pe butonul sau linia de meniu pentru care se doreste ajutor; va apare o fereastra cu explicatii
3. Clic in fereastra aplicariei pentru a o indeparta de pe ecran.
Help: Continut si Index
In orice loc poate fi accesat Help-ul pentru a da asistenta, a arata definitii sau sfaturi pentru realizarea
anumitor actiuni mai repede. Facilitatea Help Contents and Index da informatii detaliate despre un subiect.
Pasi:
1. Help, Contents and Index; clic pe butonul Contents
2. Dublu clic pe categoria dorita
3. Clic pe optiunea dorita; Display
7

4. Inchiderea ferestrei Help se face cu butonul Close.


Se foloseste butonul Index, daca se doreste vizualizarea unor cuvinte specifice care sunt aranjate intr-un
index.
Tiparirea informatiilor furnizate de Help

1.
2.
3.
4.
5.

Pasi:
Help, Contents and Index, se alege Contents, Index, ori Find; sau se alege Office Assistant si se scrie
intrebarea
Se navigheaza prin feresatra Help
Se alege comanda Options, Print Topic
Se pot face modificari in caseta de dialog Print; OK
Close.

Cautarea de subiecte
Cand nu se stie unde pot fi gasite explicatiile despre un anumit subiect, se apasa Find si apoi se alege
din lista.
Pasi:
1. Help, Contents and Index; clic butonul Find
2. In caseta de text se scrie cuvantul care trebuie cautat
3. In caseta din mijloc, se selecteaza un cuvant sau o fraza penru a se micsora aria cautarilor
4. In lista de jos se selecteaza subiectul ales; Display
5. Close.
Asistentul Office
Este o noua facilitate a Office-ului ce furnizeaza sfaturi, informatii; este un program interactiv ce
furnizeaza ajutor in timpul lucrului. Poate fi inchis pentru a dispare de pe ecran (butonul Close), sau pot fi
specificate conditiile in care sa apara (clic pe butonul-dreapta pe Office Assistant si se aleg din lista de
optiuni ce apare, cele care se doresc; OK).
Pasi:
1. Clic pe butonul Office Assistant sau Help, Microsoft Excel Help
2. In caseta de text se tasteaza intrebarea sau subiectul pentru care se doreste ajutor; Search
3. Daca apare o lista de subiecte, se alege cel mai apropiat subiect de cel dorit; apare o fereastra cu
informatii
4. Close
Pentru a se schimba aspectul asistentului: clic pe butonul-dreapta pe Office Assistant si se alege din lista
de optiuni din Gallery (defilarea cu butoanele Next si Back), OK.
Pontul zilei
Facilitatea Tip of the Day ajuta la familiarizarea cu capacitatile Excel-ului. Daca este activata, un sfat
apare la fiecare deschidere a Excel-ului. Pentru sfaturi aditionale in timpul folosirii Excel-ului se alege
Office Assistant si clic pe optiunea Tip.
Explicatii pentru butoanele de pe bare
Excel-ul furnizeaza sfaturi pentru a reaminti numele si functiile butoanelor atunci cand cursorul este in
dreptul lor.
1. Clic pe butonul respectiv: apare o caseta cu explicatii
8

2. Clic pe caseta respectiva pentru a o inchide.


Pentru a activa/dezactiva optiunea Screentips: View, Toolbars, Customize; clic pe butonul Options; se
bifeaza / debifeaza optiunea Show Screentips; Close.
Gruparea fisierelor folosind Microsoft Binder
Mai multe fisiere create in Word, Excel, ori PowerPoint, avand acelasi subiect, pot fi grupate cu
ajutorul aplicatiei Microsoft Binder din grupul Office.
Pasi:
1. Start, Programs, Microsoft Binder.
2. Section, Add from File ( se adauga toate documentele respective)
3. File, Save Binder (se da un nume gruparii de fisiere ce a fost creata ca un alt fisier)
4. Pentru printarea tuturor fisierelor din grupare: File, Print Binder
Cand este editat un document din fisierul Binder, schimbarile vor fi salvate doar in acest document, nu
si in original.

10