Sunteți pe pagina 1din 9

2.

Editarea fisierului Excel


Atribuirea de nume celulelor si domeniilor
Excel-ul permite atribuirea unui nume pentru o celula sau un domeniu de celule, pentru memorarea
mai usoara a referintei respective.
Pasi:
1. Se selecteaza celula sau domeniul
2. Insert; Name; Define; se scrie numele; se apasa tasta Enter
Navigarea in foaia de calcul (Worksheet)
Pentru editarea unei celule, trebuie mutat cursorul (cu ajutorul mouse-ului sau cu tastele sageti) in
interiorul ei. Celula activa este marcata printr-o margine ingrosata; se poate defila in cadrul documentului
cu ajutorul barelor de defilare.
Deplasarea in cadrul foii de calcul se poate realiza si cu urmatoarele combinatii de taste:
/ sau Enter/ Shift+Enter
/ sau Tab/Shift+Tab
Ctrl+ / Ctrl+
Ctrl+ / Ctrl+
Home
End
Ctrl+Home
Ctrl+End
Page Down
Page Up
Alt+Page Down
Alt+Page Up
Ctrl+Page Down
Ctrl+Page Up

mutare jos/ sus cu un rand


mutare dreapta /stanga cu o coloana
mutare stanga/dreapta cu un cuvant
mutare jos/sus cu un paragraf
mutare la inceputul randului curent
mutare la sfarsitul randului curent
mutare in celula A1 a foaia de calcul curenta
mutare in celula din coltul din dreapta-jos a foii de calcul
curente
mutare cu un ecran in jos
mutare cu un ecran in sus
mutare cu un ecran la dreapta
mutare cu un ecran la stanga
mutare pe urmatoarea foaie de calcul din fisier
mutare pe foaia de calcul precedenta

Modificarea latimii coloanelor


Pasi:
Se muta cursorul pe zona gri care afiseaza identificatorul de coloana
Cu butonul stanga apasat, se muta mouse-ul la stanga sau la dreapta, pana la aducerea coloanei la
latimea dorita. Pentru redimensionarea mai multor coloane in acelasi timp, mai intai se selecteaza
coloanele. Pentru redimensionarea tuturor coloanelor, se selecteaza cu comanda Select All.
Pentru ajustarea automata a latimii unei coloane, asfel incat informatiile din fiecare celula a coloanei, sa
incapa pe un singur rand, se face dublu-clic cu mouse-ul pe marginea din dreapta a coloanei.
Modificarea inaltimii randurilor
Inaltimea unui rand se ajusteaza automat dupa inaltimea cea mai mare a fonturilor folosite in ceulele
acelui rand. Pentru ajustarea manual a inaltimii randului, se procedeaza astfel:
Se muta cursorul pe zona gri care afiseaza identificatorul de rand, pe marginea de sus a randului
Cu butonul stanga apasat, se muta mouse-ul in sus sau in jos, pana la aducerea randului la inaltimea
dorita. Pentru redimensionarea mai multor randuri in acelasi timp, mai intai se selecteaza randurile. Pentru
redimensionarea tuturor randurilor, se selecteaza cu comanda Select All.

Pentru ajustarea automata a ialtimii unui rand, asfel incat informatiile din fiecare celula a randului, sa fie
vizibile, se face dublu-clic cu mouse-ul pe marginea de jos a randului.
Editare de text
Intr-o celula se poate scrie orice combinatii de caractere, numere si simboluri, pana la 255
caractere. Alinierea implicita in celula e la stanga. Pentru inserarea numerelor in celula ca simplu text, se
scriu precedate de un apostrof ().
Textul introdus intr-o celula poate parea truncat, daca celula nu e destul de lata pentu afisarea
intregului continut. Pentru ajustarea automata a latimii coloanei dupa marimea textului, se face dublu-clic
cu mouse-ul pe marginea coloanei, in bara cu denumirea coloanelor.
Comenzile Undo si Redo
Comanda Undo permite anularea actiunelor recente si aducerea fisierului la starea precedenta actiunilor
respective. Daca este executata o comanda ce nu poate fi anulata, nu vor putea fi anulate nici comenzile
precedente.
Daca se doreste repetarea ultimei actiuni, se foloseste comanda Redo (nu toate comenzile pot fi anulate
sau repetate: exemplu: nu se poate anula comanda de salvare sau de stergere a unei foi de calcul).
Pasi:
1. Pentru anularea ultimei comenzi: Ctrl+Z sau butonul Undo
2. Pentru refacerea comenzii anulate: Ctrl+Y sau butonul Redo; comanda Redo nu este valida pana la
folosirea comenzii Undo.
In meniul Edit, Undo se schimba in Can't Undo daca actiunea nu poate fi anulata.
Pentru Undo sau Redo pentru mai multe actiuni, se apasa sageata de langa butonul respectiv si se
selecteaza actiunile dorite din lista ce apare.
Selectarea celulelor si a domeniilor de celule
1. Selectarea unei celule: clic cu mouse-ul in celula
2. Selectarea unui domeniu: clic in celula din stanga-sus si se misca mouse-ul cu butonul stanga apasat
pana in celula din dreapta-jos.
3. Selectarea unui domeniu ce nu e vizibil in totalitate pe ecran: se selecteaza celula din stanga-sus; se
defileaza in coltul opus; cu tasta Shift apasata, clic in celula din dreapta-jos.
4. Selectarea unor celule neadiacente: se selecteaza pe rand celulele, avand tasta Ctrl apasata.
Selectarea randurilor si a coloanelor
1. Selectarea unei coloane: clic pe bara cu denumirea coloanelor, pe coloana respectiva; pentru selectarea
mai multor coloane, se misca mouse-ul cu butonul stanga apasat pe coloanele respective, sau se
foloseste combinatia Ctrl +space bar
2. Selectarea unui rand: clic pe bara cu denumirea randurilor, pe randul respectiv; pentru selectarea mai
multor randuri, se misca mouse-ul cu butonul stanga apasat pe randurile respective sau se foloseste
combinatia Shift+space bar; pentru selectarea mai multor randuri neadiacente se selecteaza randurile,
avand tasta Ctrl apasata.
Selectarea unei foi de calcul
Pentru selectarea unei anumite foi de calcul, se apasa butonul cu denumirea foii de calcul
respective, de pe bara cu denumirile foilor de calcul.
Daca se apasa tasta Delete in timp ce este selectata intreaga foaie de calcul, se vor sterge toate
datele din acea foaie de calcul.

Copierea si mutarea datelor din celule


Datele dintr-o celula pot fi copiate in aceeasi foaie de calcul, in alta, sau in alt fisier.
Pasi:
1. Se selectaza celula (sau domeniul de celule); Edit, Copy
2. Se pozitioneaza cursorul in celula (sau in celula din stanga sus a domeniului); Edit, Paste
Pentru mutarea datelor se foloseste comanda Cut in loc de Copy.
Copierea datelor intre doua aplicatii
Clipboard-ul este o zona de stocare temporara a informatiei in vederea copierii sau mutarii unui
obiect. Cand se copiaza sau se muta un obiect sau un text, este stocat in clipboard si poate fi adaugat in
acelasi document, in altul, sau in alta aplicatie. Aceeasi informatie poate fi adaugata de nenumarate ori,
pana la copierea sau mutarea unui alte informatii. Se pot muta date dintr-o aplicatie in alta, ambele
suportand protocolul OLE. Datele originale sunt copiate din fisierul sursa in fisierul destinatie (nu se
elimina datele din sursa).
Pasi:
1. Se deschid ambele aplicatii
2. Se selecteaza datele in documentul sursa; se trag (cu butonul stanga al mouse-lui apasat) in fisierul
destinatie sau se apasa Ctrl+C sau butonul Copy de pe bara Standard (cu ambele aplicatii deschise
se poate apasa taskbar, Tile Horizontally sau Tile Vertically pentru o aranjare rapida a ferestrelor).
3. Se comuta in cealalta aplicatie si se pozitioneaza cursorul in locul dorit
4. Se apasa Ctrl+V sau butonul Paste de pe bara Standard.
Datele transferate pot fi editate dupa mutare; datele originale din fisierul sursa sunt neafectate.
Copierea si mutarea foilor de calcul (Worksheets)

1.
2.
3.
4.
5.

Continutul unei foi de calcul se poate copia in acelasi fisier, sau in altul.
Pasi:
Se deschid sursa si destinatia foii de calcul; se pozitioneaza cursorul in foaia de calcul ce va fi copiata;
Edit, Move or Copy Sheet
In lista To Book se selecteaza destinatia
In lista Before Sheet se selecteaza foaia inaintea careia se va plasa cea copiata (sau mutata)
Se selecteaza optiunea Create a Copy, pentru copiere (altfel se muta foaia in noua locatie)
OK.

Introducerea datelor duplicat (AutoComplete)


Comanda AutoComplete permite introducerea de texte duplicat intr-o coloana. Pe masura tastarii,
Excel-ul ofera automat sugestii de completare a restului cuvantului, dupa inceperea tastarii cuvantului.
Pasi:
1. Se incepe tastarea cuvantului in celula
2. Daca inceputul cuvantului coincide cu altuia de pe aceasi coloana, celula va fi completata automat; se
apasa Enter pentru acceptare, sau se continua tastarea, pentru scrierea altui text.
3. Pentru vizualizarea listei cu sugestiile oferite pentru completarea automata, se face clic-dreapta si se
alege din meniul aparut optiunea Pick From List
4. Pentu tastarea intr-o celula a unei singure litere, cu ignorarea sugestiei oferite, se tastea intai apoi se
tasteaza litera.
Dezactivarea facilitatii AutoComplete: Tools, Options, Edit; se dezactiveaza optiunea Enable
AutoComplete for Cell Values, OK.
Optiunea AutoCorrect
Cu AutoCorrect se poate scrie un cuvant sau o abreviere, si Excel-ul-ul il va inlocui cu textul
specificat in caseta de dialog AutoCorrect.

Pasi:
1. Tools, AutoCorrect
2. In caseta Replace se scrie abreviatia
3. In caseta With se scrie cuvantul corect sau fraza
4. Clic butonul Add, OK.
Excel-ul inlocuieste un cuvant scris in caseta Replace dupa tastarea unui spatiu, a tastei Enter sau a
unui semn de punctuatie. Dace se doreste dezactivarea corectarii automate: Tools, AutoCorrect, se
debifeaza optiunea Replace Text as You Type.
Inserare de date si ore
Cand se scrie o data sau ora, Excel-ul il converteste intr-un numar; timpul este inregistrat ca o fractie
zecimala din 24 de ore.
1. Se selecteaza celula unde se va edita
2. Se scrie data sub una din formele: 11/6/97, 6-Nov-97, 6-Nov, Nov-97, sau timpul: : 21:41, 21:41:35,
9:41 PM, 9:41:35 PM. (nu se scrie ora in format de 24 ore urmata de AM sau PM)
Pentru introducerea rapida a datei curente, se tasteaza Ctrl+;
Pentru introducerea rapida a orei curente, se tasteaza Ctrl+:
Inserare de numere
Numerele sunt valori constante ce contin caracterele: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Se pot insera numere intregi (ex: 24 ori 973), numere fractionare (ex: 908.37 ori 3 1/4 ori 2/3), sau
numere in notatia stiintifica (ex: 5.87137E+3).
Pentru numere negative se tasteaza semnul inaintea numarului.
O celula ce contine semnul # indica faptul ca coloana respectiva nu este destul de lata pentru
afisarea corecta a numarului; se schimba formatul numarului sau se redimensioneaza coloana.
Pentru inserarea unui numar format doar din partea fractionara (fara intreg) se tasteaza 0 si apoi se
scrie fractia (altfel fractia e interpretata ca data); in bara de formule va fi afisat numarul in forma zecimala.
Navigare rapida in fisier (Go To)
Comanda Go To faciliteaza mutarea rapida in alta locatie a fisierului al carei nume se cunoaste;
Pasi:
1. Se apasa Ctrl+G sau Edit, Go To sau tasta F5
2. In caseta Reference se scrie adresa celulei sau a domeniului, sau se alege din lista; se poate alege o
anumita categorie de cautare din lista Special
3. OK.
Dupa selectarea celulelor cu comenzile Edit, Go To, Special se poate realiza mutarea intre celulele
selectate, prin apasarea tastelor Tab, Shift+Tab, Enter, ori Shift+Enter.
Stergerea continutului celulelor
Pentru stergerea continutului celulelor, se utilizeaza comanda Clear din meniul Edit; optiunile
acestei comenzi sunt:
All - sterge, pentru celulele selectate: continutul, formatarea, comentariile si hyperlink-urile
Formats - sterge formatarea pentru celulele selectate
Contents - sterge datele + formulele pentru celulele selectate; se poate folosi tasta Delete
Comments - sterge comentariile atasate celulele selectate
Stergerea foilor de calcul

Intr-un fisier Excel (workbook) se poate oricand sterge una din foile da calcul (workshhet)
componente; acestei actiuni nu i se mai poate aplica comanda Undo.
Pasi:
1. Clic-dreapta pe butonul foii respective (din bara de jos a fisierului
2. Delete; OK.
Editarea celulelor
Editarea celulei se poate reazliza in celula sau in bara de formule.
Pasi:
1. Dublu-clic in celula; se muta cursorul in celula, in locul inserarii datelor
2. Se editeaza datele; pentru stergere se foloseste tasta Backspace sau Delete
3. Enter pentru accceptarea modificarilor din celula; Esc pentru renuntare la modificari
Editarea datelor din bara de formule (Formula Bar)
Pasi:
1. Se selecteaza celula in care vor fi editate datele; se muta cursorul in bara de formule, in locul inserarii
datelor
2. Se editeaza datele; pentru stergere se foloseste tasta Backspace sau Delete
3. Enter pentru accceptarea modificarilor din celula; Esc pentru renuntare la modificari.
Cautarea datelor in foaia de calcul

1.
2.
3.
4.
5.

Pasi::
Se selecteaza domeniul in care se va cauta (se selecteaza o singura celula pentru cautarea in toata
foaia)
Edit, Find; In lista Find What, se scriu datele ce se vor cauta
Clic butonul Find Next pentu cautarea primei aparitii; se repeta cautarea pana la gasirea celei dorite
Clic butonul Close, pentru inchiderea cautarii
Cu comanda Find nu se poate cauta in tot fisierul (se in cauta fiecare foaie individual)

Gruparea foilor de calcul


Cand un grup de foi de calcul sunt similare, pot fi grupate inainte de introducerea datelor si inaintea
formatarii; astfel se pot aplica aceleasi operatii intregului grup in acelasi timp.
Pasi:
1. Se selecteaza foile
2. Se incepe editarea si formatarea uneia din foi; textul va apare in toate foile
3. Pentru separarea grupului in foi individuale, se apasa tasta Shift si se apasa butonul foii de calcul in
care se va continua editarea individual.
Ascunderea coloanelor si a randurilor
Se pot ascunde temporar coloane sau randuri, pentru a impiedica afisarea lor pe ecran sau
imprimarea lor.
Nu vor fi afectate rezultatele ce depind de continutul celulelor ascunse.
1.
Clic-dreapta pe bara cu identificatorul coloanei, sau a randului
2.
Din meniu se alege Hide.
3.
Pentru vizualizarea coloanelor/ randurilor ascunse: Format; Column; Unhide.
Daca aceleasi coloane se ascund in mod frecvent, se poate crea o vizualizare personalizata, cu
ajutorul comenzii: View, Custom Views.

Inserarea si stergerea celulelor sau a domeniilor de celule

1.
2.
3.
4.

Dupa inserarea sau stergerea unor celule, celulele existente se vor muta in directia specificata.
Pasi:
Se selecteaza celula/ domeniul
Penrtu inserare: Insert, Cells
Pentru stergere: Edit, Delete
Se selecteaza directia in care se vor muta celulele ramase dupa stergere sau inserare; OK.

Inserarea si stergerea coloanelor


Se pot introduce coloane noi cu ajutorul comenzii Insert, Columns din meniul Edit.
Stergerea unei coloane se realizeaza cu comanda Delete din meniul Edit.
Inserarea si stergerea randurilor
Se pot introduce randuri noi cu ajutorul comenzii Insert, Rows din meniul Edit.
Stergerea unei coloane se realizeaza cu comanda Delete din meniul Edit.
Inserarea de foi de calcul
Intr-un fisier Excel (workbook) pot fi inserate pana la 255 de foi de calcul.
Se dechide fisierul
Insert, Worksheet; va fi inserata inainte foii curente
Se poate muta, prin mutarea butonului foiii respective cu mouse-ul.
Pentru schimbarea numarului implicit de 3 foi de calcul pentru un fisier:
1.
Tools, Options, General
2.
In caseta Sheets in New Workbook se scrie numarul dorit de foi de calcul; OK.
1.
2.
3.

Atribuirea de nume foilor de calcul


Fiecarei foi de lucru dintr-un fisier ii este atribuit un nume: Sheet1, Sheet2, etc. Se pot redenumi
foile de lucru astfel:
1.
Dublu clic pe butonul foii respective
Se secrie noul nume; poate avea pana la 31 de caractere si poate contine caracterele: / \ : ? * [ ] < >
2.
Se apasa tasta Enter
Adaugarea datelor cu optiuni speciale (Paste Special)
Cu ajutorul comenzii Paste Special din meniul Edit se pot copia atributele celulelor: formatarea,
valori (dar nu ambele), sau se pot transporta date transformand randurile de celule in coloane si coloanele
in randuri.
Pasi:
1.
Se selecteaza celulele; Edit, Copy
2.
Se selecteaza celula din stanga sus din zona unde vor fi copiate; Edit, Paste Special
3.
In Paste, se selecteaza caracteristicile ce vor fi transferate: All, Formulas, Values, Formats,
Comments, Validation, All Except Borders.
4.
In zona Operation se selecteaza se vor transfera datele
5.
Se bifeaza optiunea Skip Blanks daca nu se doreste copierea celulelor fara continut peste cele
cu continut; se bifeaza optiunea Transpose pentru schimbarea randurilor in coloane si invers;
OK.

Pentru copierea rapida doar a formatarii celulelor,se foloseste butonul Format Painter de pe bara
Standard.
Adaugarea de copii multiple
Se pot adauga copii multiple in celule neadiacente astfel:
1. Se selecteaza domeniul de celule de copiat; Edit, Copy
2. Se selecteaza celula din stanga-sus a fiecarui domeniu unde se vor adauga datele; se tine apasata tasta
Ctrl in timp ce se selecteaza celulele
3. Edit; Paste.
Protejarea datelor din celule
Daca datele din fisier sunt vizualizate si pe alte PC-uri, se poate impiedica editarea celulelor prin
folosirea protectiei.
Pasi:
1. Se selecteaza domeniul de celule ce va fi deblocat (cele ce vor putea fi modificate de ceilalti utilizatori)
2. Format, Cells, Protection
3. Se debifeaza optiunea Locked; OK
4. Tools, Protection, Protect Sheet
5. Se selecteaza optiunile de protectie pentru foaia de calcul curenta, OK
In caseta Protect Sheet se poate scrie o parola pentru limitarea accesului celorlalti utilizatori.
Pentru anularea protectiei: Tools, Protection, Unprotect Sheet
Protejarea foilor de calcul
Pot fi protejate doar anumite foi de calcul dintr-un fisier.
Pasi:
1. Se afiseaza foaia respectiva; Tools, Protection, Protect Sheet
2. Se selecteaza optiunile pentru elementele ce vor fi protejate
3. Se poate da o parola in caseta Password; OK; se retasteaza parola pentru confirmare; OK
Pentru eliminarea protectiei: se afiseaza foaia respectiva; Tools, Protection, Unprotect Sheet
Pentru deschiderea unui fisier protejat, trebuie tastata parola in caseta Password ce apare in fereastra
afisata; OK (sunt interpretate diferit literele mari si mici la parola).
Protejarea fisierelor
Un fisier poate avea protectie de 3 tipuri:
un fisier poate fi doar citit (read-only recommended)
un fisier poate fi modificat prin furnizarea parolei
un fisier poate fi citit si modificat prin furnizarea parolei
Pasi:
1. Se deschide fisierul; File, Save As, Options
2. In caseta Save Options se scrie parola
3. Se retasteaza parola pentru confirmare; OK.
4. Se selecteaza optiunea Read-Only Recommended pentru a permite doar citirea fisierului de catre alti
utilizatori
5. Save.
Pentru stergerea parolei, se urmeaza aceeasi pasi, dar se sterge parola din caseta unde a fost introdusa.

Inlocuirea datelor in foaia de lucru cu comanda Replace


Pasi:
1. Se selecteaza domeniul unde se va face cautarea datelor de inlocuit
2. Edit, Replace. In caseta Find What se scriu datele ce se vor cauta. In caseta Replace With se scriu
datele cu care vor fi inlocuite; se apasa butonul Find Next
3. Se apasa butonul Replace pentru inlocuire
4. Se apasa butonul Close pentru inchiderea ferestrei.
Partajarea fisierelor
Daca se lucreaza in retea, Excel-ul permite partajarea fisierului (folosirea simultana de catre mai multi
utilizatori a aceluiasi fisier). Fisierul partajat va putea fi astfel vizualizat si editat simultan de mai multi
utilizatori. Excel-ul pastreaza refererinte despre cine acceseaza si schimba date din fisier.
Pasi:
1. Cu fisierul deschis, Tools, Share Workbook, Editing
2. Se selecteaza Allow Changes by More Than One User at a Time; OK.
3. In fereastra ce apare se apasa butonul OK pentru a salva schimbarile.
4. Se salveaza fisierul intr-un loc de unde poate fi accesat de ceilalti utilizatori.
Vizualizarea schimbarilor in fisierele partajate
Se poate vizualiza o istorie a schimbarilor unui fisier partajat, in doua moduri:
schimbarile pot apare subliniate, cu detalii despre autorul si data schimbarii
schimbarile pot fi listate intr-o foaie de calcul separata
Excel-ul tine istoria schimbarilor din ultimele 30 de zile, ceea ce permite revenirea la o versiune
anterioara a fisierului.
Pasi:
1. Cu fisierul deschis, Tools, Track Changes, Highlight Changes
2. Trebuie ca optiunea Track Changes While Editing sa fie selectata
3. In zona Highlight Which Changes, se selcteaza optiunea When, apoi se alege All din lista
4. Se selecteaza optiunea Highlight Changes on Screen pentru vizualizarea schimbarilor pe ecran, sau
optiunea List Changes on a New Sheet pentru vizualizarea schimbarilor intr-o lista intr-o noua foaie
de calcul
5. OK, apoi se salveaza schimbarile.
Dezafectarea partajarii fisierelor
Fisierele ce sunt partajate (lucreaza mai multi utilizatori pe ele), pot fi oricand aduse la stadiul initial
(pentru un singur utilizator).
Pasi:
1. Se deschide fisierul respectiv
2. Tools, Share Workbook, Editing
3. Daca alti utilizatori sunt prezenti in lista Who Has This Workbook Open Now, trebuie anuntati sa
salveze si sa inchida fisierul
4. Se debifeaza optiunea Allow Changes by More Than One User at a Time; OK.
5. In fereastra ce apare, se apasa butonul Yes pentru aplicarea dezafectarii partajarii.