D

LECIE DEMONSTRATIV

INTRODUCERE

IE ATI
C R
LE NST
O

EM

ASISTENT MANAGER

Un bun asistent manager este un angajat

cheie al companiei. El este liantul care
susine buna funcionare a ntregii echipe,
el este cel care asigur comunicarea
ntre conducere i clienii importani,
dar i ntre conducere i ceilali angajai.
Pregtii-v ncepnd chiar de astzi
pentru o profesie cutat pe piaa muncii!
Cursul EUROCOR Asistent manager
este un adevrat ghid al succesului!
Vei nva despre documentele de eviden contabil primar, modalitile de
plat, gestionarea i securitatea informaiilor, dar i noiuni de management.
Vei afla mai multe despre marketing, negociere i coninutul contractelor
comerciale.
Pentru a putea face fa cu succes ritmului dinamic de lucru, cursul v ajut s
v dezvoltai i abilitile de operare pe calculator.
Vei deprinde i noiuni de psihologie care v vor ajuta s depii momentele
stresante i s comunicai eficient cu toi clienii i partenerii.
Pentru c asistent managerul are adesea i atribuii de PR, vei nva i despre:
corespondena de afaceri sau organizarea evenimentelor de afaceri.
nvai comod!
Primii acas, la oficiul potal sau direct la birou pachetele de curs, pe care le
parcurgei cnd vrei! Studiai fr stres, n confortul propriului cmin, n pauza
de mas, n weekenduri, dup program, vara sau iarna... cnd i unde dorii! Putei
pune rapid n practic noile cunotine, atrgnd un binemeritat succes!
V vei bucura de o atenie deosebit!
Beneficiai de sprijinul unui profesor personal, un specialist cu experien, care
poate fi contactat prin coresponden potal sau online.
Pregtii-v s obinei jobul visat n acest domeniu tot mai solicitat pe piaa forei
de munc!
Mult succes!

LECIA DEMONSTRATIV v ajut s v familiarizai cu materialele

de studiu EUROCOR. Din punctul de vedere al numrului de pagini,
aceasta reprezint aproximativ jumtate din coninutul unui caiet de curs.
V prezentm cteva seciuni teoretice, exemple, exerciii i un model
de tem, selectate din diverse module, pentru a vedea exact cum sunt
structurate caietele. Lectur plcut!
1

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

STRUCTURA MODULELOR
Studiul eficient al cursului nostru este garantat de structura unitar a celor
32 lecii.
Informaiile noi sunt prezentate ntr-un mod atractiv, iar procesul de memorare
devine simplu i rapid!
Caietele se parcurg uor, ntr-un mod relaxat, datorit semnelor grafice i
cuvintelor-cheie special concepute pentru a marca diverse componente ale
leciilor.
Cursul conine diverse tipuri de exerciii; rezolvarea acestora v va ajuta s
aplicai eficient ceea ce studiai n mediul de afaceri actual.
Temele pentru acas i colaborarea cu profesorul personal v ofer o
evaluare obiectiv a gradului de nsuire a noiunilor noi.

PRIMIREA CURSULUI
La Eurocor, cursanii aleg unde s primeasc pachetul de curs! Dvs. ce alegei?
1. Acas, la cutia potal (Cutia potal trebuie s aib dimensiunile de minimum
22x30x1 cm.).
2. La serviciu.
3. La oficiul potal de care aparinei (Adresa declarat la nscriere trebuie s fie
cea din buletin).

CONTUL DE CURSANT
Fiecare cursant are propriul cont pe site-ul www.eurocor.ro. Aici gsii informaii
despre stadiul trimiterii pachetelor de curs, plile efectuate i nregistrate sau
calificativele obinute la temele pentru acas. Din contul de cursant se pot accesa i
aplicaiile TemeOnline sau PlataOnline.

ABSOLVIREA
Odat cu expedierea ultimului pachet de curs, vei primi i testul

de evaluare final. Calificativele obinute pot fi: foarte bine, bine i

insuficient (n funcie de punctajul realizat). Odat promovat acest test,
vei obine Certificatul de absolvire Eurocor.
Opional, dup absolvirea acestui curs, putei participa la un scurt
program de pregtire fa-n fa, de cteva zile, n urma cruia putei
obine Certificatul de absolvire emis mpreun cu Ministerul Muncii
i Ministerul Educaiei. Tradus i apostilat, acesta este recunoscut n
peste 60 de ri, semnatare ale Conveniei de la Haga.
2

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

Programa cursului Asistent manager

LEC}IA 1

LEC}IA 11

Rolul [i calit\]ile unui asistent manager

`ntr-o companie

Crearea tabelelor [i func]ii aferente

LEC}IA 2

Tipuri [i modele ale celor mai utilizate

scrisori de afaceri: oferta, cererea de ofert\,
comanda, scrisoarea de reclama]ie, r\spunsul
la reclama]ie, soma]ia [.a.

Preluarea [i transmiterea informa]iilor

LEC}IA 12

LEC}IA 3

LEC}IA 13

Gestionarea [i securitatea informa]iilor

Gestionarea timpului [i stresului

LEC}IA 4

LEC}IA 14

Birotic\ folosirea aparaturii specializate:

copiatoare, faxuri, calculatoare, imprimante

Rolul asistentului `n coordonarea resurselor

umane ale companiei

LEC}IA 5

LEC}IA 15

Telecomunica]iile derularea convorbirilor

telefonice

Comunicarea interpersonal\ no]iuni de

comunicare organiza]ional\, tehnici de
comunicare, componenta nonverbal\ a
comunic\rii

LEC}IA 6
Administrarea documenta]iei: tipuri
de documente, clasificarea [i arhivarea
documentelor

LEC}IA 16
Reprezentarea [i imaginea firmei rela]iile
publice

LEC}IA 7

LEC}IA 17

Sistemul de operare Windows

Organizarea manifest\rilor de afaceri

LEC}IA 8
Folosirea aplica]iei Microsoft Outlook

LEC}IA 18
Realizarea prezent\rilor folosind aplica]ia
PowerPoint

LEC}IA 9

LEC}IA 19

Coresponden]a de afaceri: principii de

`ntocmire, elemente standard, mijloace de
transmitere

No]iuni financiar contabile documente de

eviden]\ contabil\, modalit\]i de plat\

LEC}IA 10
Realizarea documentelor cu ajutorul
editorului de texte Word

LEC}IA 20
No]iuni de management luarea deciziilor
pornind de la interpretarea parametrilor
economici ai companiei
3

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

LEC}IA 21
Programul de calcul tabelar Excel:
introducerea datelor, formatarea foilor de
calcul

LEC}IA 27
Con]inutul contractelor comerciale: obiect,
pre], condi]ii de livrare [i plat\, calitatea
m\rfurilor

LEC}IA 22
Aplica]ii Excel formule, func]ii,
diagrame

LEC}IA 28
Derularea contractelor comerciale:
livrarea, transportul m\rfurilor, asigurarea
m\rfurilor, recep]ia m\rfurilor

LEC}IA 23
No]iuni de marketing: analiza pie]ei,
concuren]ei, analiza SWOT

LEC}IA 29
No]iuni de internet: realizarea conexiunii
la internet

LEC}IA 24
Contactele cu partenerii de afaceri,
organizarea vizitelor

LEC}IA 30
Navigarea pe internet: utilizarea
browserelor de internet, portaluri [i
motoare de c\utare

LEC}IA 25
Negocierea comercial\: preg\tirea
negocierilor, desf\[urarea tratativelor,
tehnici de negociere

LEC}IA 31
Po[ta electronic\. Teleconferin]ele

LEC}IA 26
Contractarea fazele contract\rii

Transferul fi[ierelor [i alte servicii de

re]ea

LEC}IA 32

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

LEC}IA 3
INTRODUCERE
Fiecare modul
ncepe cu o
introducere n care
sunt prezentate
principalele aspecte
ce vor fi studiate.

Pe fondul implic\rii `n activit\]i diverse, ce solicit\ utilizarea a numeroase

documente, foarte mul]i directori au dificult\]i legate de gestiunea [i ordonarea
informa]iilor. Spre deosebire de departamentele [i sec]iile de specialitate, unde
datele sunt mai omogene [i, astfel, mai u[or de gestionat, `n birourile [efilor
converg o multitudine de informa]ii, de diferite tipuri, ce necesit\ o tratare
diferen]iat\. Provenien]a acestora este diferit\, dar caracterul lor eterogen este
determinat mai ales de importan]a [i valoarea pe care le au. ~n plus, aceste
informa]ii sunt stocate pe suporturi total diferite: hrtii, compact discuri etc.
~n acest context, sarcina asistent managerilor de a se `ngriji ca [efilor lor s\ li se
pun\ la dispozi]ie toate informa]iile necesare `ntr-un mod rapid, complet [i eficient, devine din ce `n ce mai complex\. Dac\ [eful dumneavoastr\ este con[tient
de aceste probleme, nu v\ va fi greu s\ introduce]i [i s\ `ntre]ine]i sisteme
profesionale de gestiune a informa]iilor. Dac\, `n schimb, [eful dumneavoastr\
este mai curnd dezordonat, sarcina dumneavoastr\ va fi mai dificil\, totu[i nu
imposibil de realizat. Trebuie doar s\ depune]i mai mult efort de convingere.

GESTIONAREA {I SECURITATEA
INFORMA}IILOR
La nceputul
leciilor vei gsi o
aplicaie practic
ce v va familiariza
cu materialul
ce urmeaz a fi
parcurs.

Firma Elka S.A. a `nregistrat `n ultimele luni o reducere semnificativ\ a cifrei

de afaceri. ~n consecin]\, directorul general efectueaz\ un control `n firm\ [i `i
transmite asistentului s\u urm\toarea not\:
~n urma verific\rii de ieri, am constatat urm\toarele disfunc]ionalit\]i:
`n birouri exist\ o organizare improprie a documentelor;

sistemul informatic de stocare a informa]iilor nu este pus la punct `n mod

corespunz\tor;

multiplicarea documentelor se face defectuos, de c\tre persoane care nu au

calificarea necesar\;
informa]iile sunt transmise `ntre departamente cu `ntrzieri;
nu to]i angaja]ii au fost informa]i complet [i corect `n leg\tur\ cu ultimele
proiecte generale, desf\[urate la nivelul `ntregii firme;
dosarele confiden]iale despre clien]i, planurile de dezvoltare, informa]iile din departamentul financiar contabil sunt consultate de c\tre persoane
neautorizate din cadrul firmei;
numero[i vizitatori nu au ecusoane [i circul\ ne`nso]i]i `n incinta firmei.

(selecie din Lecia 3, pagina 1)

LECIE DEMONSTRATIV

lec]ia 3

ASISTENT MANAGER

Asistent manager

V\ rog s\ elabora]i de urgen]\ un raport cu m\surile ce trebuie luate pentru o

mai bun\ organizare [i circula]ie a informa]iilor, precum [i pentru asigurarea
securit\]ii informa]iilor confiden]iale.
Pentru a putea alc\tui un astfel de raport, asistent managerul trebuie s\ cunoasc\
principalele aspecte pe care gestionarea [i asigurarea securit\]ii informa]iilor
le presupun.

Rolul asistent managerului `n gestionarea informa]iilor

Biroul unui asistent manager poate fi comparat cu o central\ a informa]iilor,
`n care cele trei procese ce regleaz\ fluxul informa]ional (preluare prelucrare
transmitere) trebuie s\ se desf\[oare `n strns\ interdependen]\, f\r\ blocaje
sau amn\ri.
~n fluxul informa]ional specific activit\]ii unui asistent manager, se vehiculeaz\
informa]ii de care depinde buna derulare a unor contacte [i ac]iuni att pe plan
intern, ct [i pe plan extern.
Informa]iile cu care asistent managerul vine `n contact sunt diverse; diversitatea este dat\ de faptul c\ ele pot presupune implicarea direct\ a acestuia `n
solu]ionare sau doar preluarea [i transmiterea lor, documentele revenind spre
rezolvare altor persoane.
A. Informa]iile preluate care vizeaz\ solu]ionare par]ial\ sau total\ din partea
asistent managerului trec prin faza de prelucrare (`n func]ie de sarcina solicitat\ de fiecare tip de document: r\spuns pentru scrisori, oferte; analiz\,
corelare, interpretare pentru raport\ri etc.) [i ulterior de transmitere prompt\
[i eficient\ (c\tre partenerii externi sau `n interiorul firmei, c\tre director
sau al]i angaja]i). Important este ca, `n derularea acestor procese specifice,
s\ fie folosite eficient mijloacele de p\strare [i securizare a datelor cu care
s-a operat. Acestui lucru nu i se poate aloca prea mult timp, `n caz contrar
putnd perturba transmiterea `n timp util a informa]iilor. Att pe parcursul
prelu\rii, al prelucr\rii, ct [i al transmiterii, asistent managerul are un rol
foarte important.

Definiiile i
aspectele eseniale
au fost marcate
special pentru a
facilita nelegerea
informaiilor.

Preluarea, selectarea, memorarea, utilizarea, transmiterea, ordonarea,

clasificarea [i arhivarea informa]iilor sunt parte esen]ial\ a sarcinilor
asistent managerului, ele asigurnd corecta gestionare a informa]iilor
din companie.
B. Atunci cnd sarcina asistent managerului se reduce doar la a prelua [i a
transmite direc]ionat anumite informa]ii, acesta trebuie s\ se asigure, printr-o
organizare riguroas\ a materialelor, ce anume trebuie transmis (un document
integral sau doar o parte a acestuia) [i care este persoana c\reia i se adreseaz\.
~n acest caz, se vor elabora proceduri specifice de gestionare a informa]iilor,
`n a[a fel `nct s\ se asigure transmiterea `n timp util a informa]iei, strict
c\tre departamentul/persoana competent(\).

(selecie din Lecia 3, pagina 2)

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 12

Exemplele trimit
adesea la situaii
concrete din mediul
de afaceri.

21

Asistent manager

Exemplu
Iat\ cteva exemple de formul\ri ce pot convinge poten]ialii parteneri de
afaceri:
Avem n prezent 10 ani de experien]\ pe pia]a produc\torilor de echipamente de birotic\.
Suntem siguri c\ promptitudinea serviciilor noastre [i pre]urile competitive v\ vor satisface pe deplin.
V\ atragem n special aten]ia asupra marii variet\]i sortimentale a ofertei
noastre.
Componentele din care sunt realizate produsele noastre sunt rezistente
la condi]ii de exploatare ridicat\.
Exemplu
Iat\ dou\ modele de ofert\ nesolicitat\ (introducere, cuprins [i ncheiere):
Stimate Doamne/Stima]i Domni,
Adresa dumneavoastr\ ne-a fost comunicat\ de c\tre Camera de
Comer] din Var[ovia, care ne-a ajutat mult n g\sirea de noi parteneri n Polonia. Suntem o firm\ romneasc\ de produse cosmetice
[i furniz\m o gam\ bogat\ de produse de nfrumuse]are, att pentru
b\rba]i, ct [i pentru femei.
Inten]ion\m s\ deschidem n curnd o filial\ n Polonia, care s\ respecte acela[i principiu ca [i celelalte filiale ale noastre din Europa.
Produsele de `nfrumuse]are vor fi distribuite prin formula vnz\rilor prin po[t\. Clien]ii pot alege produsele din catalogul care le
este trimis la domiciliu.
Comenzile pot fi efectuate n scris sau prin telefon. Livrarea la domiciliu are loc n decurs de o s\pt\mn\. Este de la sine n]eles c\,
n cazul n care produsele nu sunt agreate, pot fi returnate n decurs
de 8 zile; costurile de livrare sunt suportate de c\tre noi.
Pentru a v\ forma o imagine asupra posibilit\]ilor oferite de produsele
noastre, precum [i asupra calit\]ilor lor, v\ trimitem catalogul
actualmente folosit n Fran]a, precum [i un e[antion din fiecare
dintre produsele noastre.
Sper\m s\ avem pl\cerea de a v\ num\ra n curnd printre partenerii
no[tri.
Cu salut\ri cordiale,

(selecie din Lecia 12, pagina 21)

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 14

Asistent manager

35

Exemplu
Iat\ un model de fi[\ a unui post de merceolog la o fabric\ de confec]ii:

V vei familiariza
cu diverse
documente
necesare bunei
desfurri a
activitii ntr-o
companie.

FI{A POSTULUI
Post: merceolog
Activitatea: aprovizionarea cu materii prime [i materiale necesare
produc]iei
Lista atribu]iilor:
identificarea [i stabilirea de contacte cu produc\torii de materii
prime din domeniu;
culegerea de date despre materiile prime [i materialele incluse
n consumurile specifice (pre]uri, sortimente, calit\]i etc.);
colectarea de mostre [i verificarea calit\]ii acestora;
propunerea achizi]ion\rii materialelor g\site ca fiind corespunz\toare;
negocierea [i contractarea cantit\]ilor decise a fi achizi]ionate;
preg\tirea de rapoarte periodice privind situa]ia pie]ei produselor achizi]ionate;
alte sarcini, n func]ie de solicit\ri.
Responsabilit\]i:
r\spunde de corectitudinea datelor colectate privind calitatea,
pre]ul [i cantit\]ile de materii prime [i materiale oferite de
fiecare furnizor;
r\spunde de acurate]ea rapoartelor privind pia]a materiilor
prime.
Niveluri de competen]\:
ncheierea de acorduri privind condi]iile de achizi]ionare a
materiilor prime;
ncheierea de contracte n condi]iile stabilite n cadrul firmei.
Subordonarea [i rela]ionarea postului:
se subordoneaz\ directorului de marketing;
colaboreaz\ cu directorul de produc]ie sau cu loc]iitorul acestuia.
Cuno[tin]e [i abilit\]i necesare postului:
metode de baz\ utilizate n studierea pie]ei;
cuno[tin]e de baz\ despre procesele tehnologice existente n
firm\;
rela]ii publice [i abilit\]i de comunicare;
cunoa[terea politicilor de pre] [i a elementelor de determinare
a pre]urilor;
carnet de conducere auto categoria B;
disponibilitate pentru lucrul n ritm sus]inut.
Studii:
studii medii de specialitate (industria alimentar\).
Experien]\:
minimum 2 ani ntr-un post asem\n\tor.

Unele organiza]ii elaboreaz\ descrierea postului ntr-un mod foarte restrictiv,

punnd n final clauze severe. Alte organiza]ii refuz\ s\ acorde angajatului
descrierea postului, pe motivul c\ acesta ar putea refuza o sarcin\ suplimentar\
care nu este cuprins\ n descriere.
O descriere a postului nu poate fi considerat\ o list\ definitiv\ a ndatoririlor de
executat, ea trebuind s\ fie actualizat\ n func]ie de schimb\rile care au loc n
cadrul firmei.
(selecie din Lecia 14, pagina 35)

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 14

anun]urile de
ofertare a
posturilor

Cuvintele cheie
surprind ideile
importante ale
leciilor.

38

Asistent manager

Anun]urile de ofertare a posturilor n ziare sau publica]ii de specialitate

reprezint\ una dintre cele mai folosite forme de recrutare.
Anun]urile trebuie s\ aib\ calitatea de a-i atrage pe poten]ialii candida]i, nu doar
de a-i informa asupra caracteristicilor principale ale postului n cauz\. Pentru
a atrage persoane ct mai competente, firmele ofer\ stimulente candida]ilor.
Orice anun] atr\g\tor trebuie s\ fac\ referire la:

companie [i obiectul ei de activitate cteva referiri concise;

denumirea postului scos la concurs [i cui se subordoneaz\;

zona de activitate caracteristicile principale ale postului;

condi]iile impuse rezumarea atributelor personale esen]iale solicitate

(studii, experien]\, abilit\]i etc.);

condi]iile de angajare [i munc\ (salarizare, bonusuri, posibilit\]i de dezvoltare profesional\, program, mediu de lucru etc.);

actele solicitate (CV, scrisoare de inten]ie, diplome);

adresa, telefonul firmei, faxul/adresa de e-mail, persoana de contact, eventual codul corespunz\tor pozi]iei;

termenul de depunere a solicit\rilor.

Firma XY Opal Ltd

lider al firmelor de prelucrare a pietrelor pre]ioase din Europa de peste
zece ani v\ ofer\ [ansa de a face parte din echipa sa ca:
Secretar\
a directorului de rela]ii publice

Responsabilit\]i: - gestionarea coresponden]ei

- alc\tuirea agendei de lucru

- organizarea manifest\rilor de afaceri [i a vizitelor
Cerin]e: - studii superioare de birotic\
Se ofer\: - posibilitatea unei cariere de

- experien]\ n domeniu de minimum 2 ani
succes `ntr-o companie

- cuno[tin]e operare PC (Word, Excel)
interna]ional\ de prestigiu

- cuno[tin]e de limba englez\ [i francez\
- un pachet de recompensare

- disponibilitate pentru deplas\ri frecvente motivant

- un mediu de lucru modern
A[tept\m CV-ul dumneavoastr\ [i o scrisoare de inten]ie cu men]ionarea postului la sediul
firmei XY Opal Ltd, str. Astra nr. 4, sau fax (01)2234155, pn\ la data de 30.03.2012.
Informa]ii suplimentare la telefon (01)2224154 sau www.opal.com

(selecie din Lecia 14, pagina 38)

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 25

e
Exerciiile reflect
situaii reale din
activitatea unui
asistent manager.
stabilirea
obiectivelor
proprii

Asistent manager

Exerci]iul 2
Tocmai a]i fost informat cu privire la un contract referitor la furnizarea de
componente [i accesorii pentru cel mai important produc\tor de automobile
de pe pia]a romneasc\, pe care compania dumneavoastr\ inten]ioneaz\
s\-l ob]in\ n urma tratativelor care vor avea loc luna viitoare. Directorul
firmei v\ cere s\ afla]i ct mai multe detalii legate de echipa de negociatori
ce urmeaz\ s\ soseasc\ n cadrul firmei. Care vor fi modalit\]ile concrete
prin care ve]i ncerca s\ ob]ine]i informa]iile dorite?
De foarte mare importan]\ `n etapa preg\tirii negocierilor este stabilirea ct
mai precis\ a obiectivelor proprii. ~n acest sens, negociatorul trebuie s\ [tie `n
mod ct mai complet [i detaliat:
ce se vizeaz\ prin afacerea negociat\;
ce ac]iuni concrete vor fi stimulate;
dac\ este vorba despre o negociere comercial\, ce volum al vnz\rilor
sau al cump\r\rilor se are `n vedere, care este calitatea m\rfurilor oferite
sau solicitate, pre], condi]ii de plat\ [i livrare, asigurare, modalit\]i de
rezolvare a eventualelor litigii etc;
care vor fi consecin]ele ac]iunilor sale, `n corela]ie cu evaluarea ct mai
corect\ a situa]iei economico-financiare a propriei companii, a locului
acesteia pe pia]\.
Exerci]iul 3
Argumenta]i importan]a urm\toarelor reguli simple, dar obligatorii, de
formulare a obiectivelor proprii:
transpunerea scopului negocierii `n cifre precise, f\r\ marje [i abateri
relative;
conceperea [i formularea obiectivelor `n paralel cu alocarea unui buget;
definirea obiectivelor prin stabilirea termenilor calendaristici ai concretiz\rii lor;
precizarea clar\ a metodelor de control [i evaluare a gradului `n care
au fost `ndeplinite obiectivele;
nominalizarea expres\ a responsabililor cu fiecare element definitoriu
al obiectivelor;
stabilirea realist\ a limitelor maxime [i minime ale obiectivelor [i
concesiilor cerute sau acordate partenerului;
definirea att a unor obiective finale, ct [i a unor obiective par]iale;
inventarierea punctelor de acord probabil `ntre p\r]i `nainte de a se
ajunge la masa tratativelor.

anticiparea Pentru concertarea pozi]iilor este absolut necesar\ anticiparea obiectivelor

obiectivelor partenerului. Alegerea tipului de negociere se va raporta automat la obiectivele
partenerului pe care [i le-a formulat partenerul pentru aceast\ negociere.

(selecie din Lecia 25, pagina 6)

10

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 17

12

Asistent manager

Exemplu
Iat\ cum poate fi formulat\ o not\ oficial\ de anun]are a unei [edin]e:
Comitetul pentru organizarea spa]iilor publice
Str. Banu Manta 35, Bucure[ti, 16 mai 2002
Membrilor Comitetului:
D-na S. St\nescu, pre[edinte
Dl. V. Gheorghiu, Dl. A. Marin, D-ra O. Badea
Doamnelor [i Domnilor,
Avem onoarea de a v\ invita s\ lua]i parte la [edin]a Comitetului pentru organizarea
spa]iilor publice.
{edin]a membrilor comitetului va avea loc n data de 2 iunie, la ora 9.45, n sala
de conferin]e a Prim\riei sectorului 3.
Al\tur\m acestei invita]ii:
1) ordinea de zi a [edin]ei;
2) procesul verbal al [edin]ei anterioare, mpreun\ cu lista de m\suri a c\ror punere
n practic\ a fost hot\rt\ cu aceast\ ocazie;
3) propunerile (a) [i (b) referitoare la punctul nr. 6 al ordinii de zi.
Prezen]a dumneavoastr\ este absolut necesar\.
Cu aleas\ considera]ie,
A. Iancu,
asistent manager
Anexe (3):

e
Exerciiile
ilustreaz diverse
probleme care
pot aprea ntr-o
companie.

Exerci]iul 4
Identifica]i erorile care s-au strecurat n urm\toarea not\ oficial\ de
anun]are a unei [edin]e:
str. Costache Negruzzi nr. 8, Bucure[ti
Ne cerem scuze pentru ntrzierea cu care v\ trimitem aceast\ invita]ie. Ar fi
totu[i bine dac\ a]i reu[i s\ ajunge]i la ntlnirea de lucru ce va avea loc la sediul
companiei noastre pe data de 18.
V\ a[tept\m.
Cu drag,
Violeta B\lan
asistent manager

Reformula]i nota de informare n a[a fel nct s\ respecte cerin]ele formulate anterior.

(selecie din Lecia 17, pagina 12)

11

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 23

promovarea
vnz\rilor

25

Asistent manager

Promovarea vnz\rilor mai este numit\ [i promovare complementar\ sau

suplimentar\. Este vorba de tot felul de stimuli care s\-l determine pe client
s\ apeleze la oferta firmei. Promovarea poate fi adresat\ comercian]ilor sau
consumatorilor.
Iat\ exemple de forme care pot fi valorificate n promovarea vnz\rii:
Promovarea adresat\ comercian]ilor
cump\r\turi premiate
exemplare gratuite ale produsului
cupoane pentru receptorii detaili[ti
cadouri pentru angrosi[ti [i detaili[ti
concurs pentru expozi]ie la magazin
premii determinate de vnzare
rabat la repetarea cump\r\turilor

Promovarea adresat\ consumatorului

e[antioane gratuite ale m\rfii
reduceri de pre]uri
cupoane pentru consumatori
cadouri
concursuri, loterii
premii de loialitate
oferte prin acoperirea cheltuielilor
demonstra]ii, degust\ri de produse

Exerci]iul 11
Gndi]i-v\ care dintre formele men]ionate de promovare sunt folosite sau
ar putea fi valorificate de compania la care lucra]i. Cum aprecia]i eficien]a
lor ca forme de comunicare ntre companie [i pia]\?
}ine]i cont de tipul de produs comercializat:
Compara]ie
Produs

Pre]

pentru uz curent

pentru uz `ndelungat

alimente,
mobil\, haine, automedicamente, produse mobile, electronice
pentru igiena personal\ etc.
(s\pun, past\ de din]i,
detergen]i)
relativ mici

mari

de lux
anumite m\rci de automobile, articole de vestimenta]ie de la anumite
case de mod\, cosmetice,
parfumuri etc.
foarte mari

num\r foarte mare de

puncte de desfacere

num\r mare de
puncte de desfacere
specializate

num\r limitat de puncte

de desfacere

Promovare se accentueaz\ pre]ul

se accentueaz\
diferen]ierea fa]\ de
concuren]\

se accentueaz\ unicitatea
produsului

Distribu]ie

Exemplu
Produsele firmei Menaj trebuie s\ fie cunoscute ct mai bine de clien]ii
c\rora se adreseaz\. Bugetul pentru promovare al firmei este redus. Astfel,
firma va trebui s\ foloseasc\ o combina]ie de mijloace de promovare care
s\ fie ieftine, dar [i eficiente. Se au `n vedere urm\toarele:
oferte prin po[t\;
publicarea de bro[uri [i cataloage;
participarea la expozi]ii;
expunerea `n propriul spa]iu de vnzare.

(selecie din Lecia 23, pagina 25)

12

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 23

e
ciclul de via]\
al produsului

16

Asistent manager

Exerci]iul 7
Descrie]i unul dintre produsele/serviciile pe care inten]ioneaz\ s\ le ofere
compania pentru care lucra]i. Reflecta]i `n ce mod ar putea fi valorificate
componentele produsului, astfel `nct clien]ii s\-[i satisfac\ pe deplin
nevoile prin folosirea acestuia.
Dac\ s-a hot\rt care este produsul care va fi lansat pe pia]\, urmeaz\ `ntreb\rile referitoare la ct timp produsul poate exista pe pia]\, cnd ar trebui
`mbun\t\]it [i cu ce alt produs ar trebui `nlocuit.
Ciclul de via]\ al unui produs se define[te ca fiind intervalul de timp
cuprins `ntre momentul lans\rii produsului pe pia]\ [i cel al retragerii sale.
Figura urm\toare prezint\ etapele ciclului de via]\ al produsului.

Materia se parcurge
uor graie figurilor
i schemelor
relevante.

etapele
ciclului
de via]\

n esen]\, etapele ciclului de via]\ sunt planificarea, lansarea, dezvoltarea,

maturitatea [i declinul.
Etapa de planificare este una de generare a ideilor [i de proiectare a produselor.
n etapa de lansare a produsului, principalul obiectiv al companiei este s\ informeze consumatorii n leg\tur\ cu apari]ia noului produs; cheltuielile n aceast\
etap\ sunt mari, vnz\rile mici, iar profiturile neglijabile, chiar negative. Produsul este prezentat n una, cel mult dou\ variante constructive; distribu]ia, mai
ales pentru produsele scumpe cum sunt autoturismele, este limitat\, selectiv\.
Etapa de dezvoltare/cre[tere este caracterizat\ de o sporire rapid\ a vnz\rilor
[i a profitului; compania urm\re[te s\-[i maximizeze cota de pia]\ [i s\-[i creeze
o marc\ puternic\. Consumatorii sunt numero[i, dar apar [i mul]i concuren]i
[i imitatori. Compania trebuie s\-[i diversifice gama de produse, s\-[i extind\
distribu]ia [i s\ stimuleze preferin]a de marc\.
n etapa de maturitate, volumul vnz\rilor se stabilizeaz\. Compania ncearc\
s\-[i men]in\ avantajul competitiv prin mbun\t\]irea caracteristicilor produsului,
extinderea garan]iei [i a serviciilor post-vnzare, reduceri de pre]uri.
(selecie din Lecia 23, pagina 16)

13

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 15

Asistent manager

1. Comunicarea descendent\ include mesajele transmise de conduc\tori

subordona]ilor. Con]inutul acestui tip de comunicare este, de regul\, informativ
sau directiv [i este destinat s\ ini]ieze ac]iunea unei p\r]i a subordona]ilor.
2. Comunicarea ascendent\ include mesajele care circul\ de la nivelurile
inferioare la cele superioare ale ierarhiei organiza]iei. Pentru a dezvolta o
comunicare eficient\, care s\ duc\ la cre[terea beneficiilor companiei, mesajele
subordona]ilor trebuie tratate cu respect [i aten]ie. Acest tip de comunicare
prezint\ urm\toarele avantaje:

oferirea de idei menite s\ duc\ la cre[terea calit\]ii produc]iei [i randamentului:

prevenirea situa]iilor tensionate cnd mesajele circul\ de jos n sus cu

u[urin]\, managerii sunt informa]i din timp cu privire la situa]iile poten]ial
generatoare de probleme;

ncurajarea accept\rii comunicarea ascendent\ eficient\ indic\ managerilor

gradul de acceptare [i credibilitatea pe care politicile companiei le au printre
angaja]i;

cre[terea particip\rii stimularea afirm\rii angaja]ilor n planificarea [i

evaluarea politicilor organiza]iei.

Numeroase organiza]ii depun un efort important pentru a facilita comunicarea

ascendent\. Printre cele mai folosite modalit\]i se num\r\: cutiile de sugestii,
politica u[ilor deschise, conversa]ia fa]\ n fa]\ dintre angaja]i [i conducere,
ntlnirile lunare, [edin]ele de grup etc.
(selecie din Lecia 15, pagina 5)

14

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 25

14

Asistent manager

Ultima faz\ a negocierii este, evident, capital\. Aceast\ faz\ este, n general,
destul de scurt\, dar susceptibil\ de r\sturn\ri de situa]ie [i de surprize. Partea
important\ este c\ acordul va fi ob]inut dac\ problemele existente vor fi tratate
cu suficient\ maturitate. Concluzia negocierii nu reprezint\ dect sfr[itul unui
joc prealabil de afirma]ii [i contra-afirma]ii.
negocierea cu
un partener
str\in

Mare aten]ie trebuie avut\ atunci cnd se negociaz\ cu un partener str\in. ~n

func]ie de spa]iul social [i cultural din care provin, de sistemul na]ional de valori
c\rora li se conformeaz\, str\inii au moduri diferite de a evalua lucrurile, `[i
valorific\ `n mod diferit experien]ele, au puncte forte [i sl\biciuni diferite. Un
negociator competent trebuie s\ fie capabil s\ se adapteze la reac]iile partenerilor
de negociere [i s\ le respecte punctele de vedere, indiferent de ce na]ionalitate
sunt. Abordarea unui partener american va fi ntotdeauna diferit\ de cea a unui
partener japonez.
Exemplu
Iat\ n continuare o serie de particularit\]i ale negociatorilor str\ini:
SUA

Japonia

Fran]a

India

Africa

1. Preg\tirea
negocierii
2. Durata negocierii
3. Stil de vorbire

atent\

minu]ioas\

atent\

atent\

superficial\

Orientul
Mijlociu
rapid\

scurt\

lung\

medie

medie

lung\

lung\

liber

rapid

clar

liber

ambiguu

colorat

liber

4. Gesturi, mimic\

libere

re]inute

controlate

libere

libere

exagerate

expansive

mic

mare

foarte mare

mic

mare

polite]e

prietenie

suspiciune

polite]e

prietenie

umor

prietenie

nesiguran]\

emotivitate

veselie

medie

medie

mic\

mic\

mic\

mare

medie

mic\

mic\

medie

bun\
mare

redus\
mediu

medie
mic

medie
mic

redus\
mare

mare

medie

mic\

mic\

mare

5. Interes penmic
foarte mic
tru cunoa[terea
partenerului
6. Atitudine fa]\ de prietenie
re]inere
partener
superficial\
7. Dispozi]ie preoptimism curiozitate
dominant\
mare
medie
8. Viteza deciziei
9. Consecven]a
mare
mare
deciziilor
10. Punctualitate
bun\
strict\
11. Interes pentru
redus
mare
protocol
12. Centralizarea
redus\
mare
deciziei

America
Latin\
rapid\
lung\

Tipuri fundamentale de strategii de negociere

Tabelele v ajut s
asimilai mai bine
anumite reguli sau
concepte.

~n conturarea strategiilor de negociere se pot folosi numeroase criterii de

diferen]iere:
A. ~n func]ie de poten]ialul de lupt\ al p\r]ilor negociatoare, se poate face o
distinc]ie categoric\ `ntre strategiile directe [i strategiile indirecte de
negociere. Strategiile directe sunt folosite atunci cnd raportul de for]e
este net favorabil [i se dore[te impunerea punctului de vedere `ntr-un timp
scurt, fiind u[or de aplicat atunci cnd negociatorul este puternic [i se afl\
fa]\ `n fa]\ cu un partener relativ mai slab.
(selecie din Lecia 25, pagina 14)

15

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 18

Asistent manager

41

5) Colorarea graficului
Pentru a ad\uga culoare oric\rui obiect al graficului, se selecteaz\ obiectul [i
se alege culoarea corespunz\toare din caseta afi[at\ ca urmare a execut\rii unui
clic pe butonul Fill Color de pe bara de instrumente standard a programului
Graph. De asemenea, colorarea mai poate fi f\cut\ prin selectarea obiectului [i
alegerea culorilor dorite din comanda corespunz\toare a meniului contextual
afi[at ca urmare a unui clic dreapta pe obiectul respectiv.

e
folosirea
butonului
Insert Chart

Pentru cunotinele
de calculator, print
screen-urile, v
vor nlesni nsuirea
acestora.

Exerci]iul 9
Ad\uga]i graficului creat de dumneavoastr\ `n cadrul prezent\rii elemente
noi: de culoare, de chenar etc.
Folosirea butonului Insert Chart aflat pe bara de instrumente standard a
aplica]iei PowerPoint reprezint\ a doua metod\ de ad\ugare a unui grafic pe
un diapozitiv.
Pentru aceasta, avnd prezentarea deschis\, se execut\ clic pe butonul
Insert
Chart. Foaia de date implicit\ care apare la accesarea acestei comenzi se
completeaz\ conform cerin]elor, a[a cum am procedat [i anterior. Alegem
apoi un anumit tip de grafic din lista desf\[urat\ prin executarea unui clic pe
butonul Chart Type de pe bara de instrumente. Execut\m clic pe butonul View
Datasheet sau `n afara casetei de inser]ie. Pentru ca graficul creat s\ ocupe un
spa]iu potrivit `n prezentare, acesta se redimensioneaz\, tr\gnd marcajele de
dimensionare conform dorin]elor.
Exemplu
Am prev\zut prezentarea creat\ cu un grafic tip pl\cint\ reprezentnd
vnz\rile totale `nregistrate `n anul 2001 pe cele trei pre]uri date:

Dac\ dorim s\ rotim un grafic tridimensional pentru a putea fi v\zut mai

bine, putem face acest lucru aplicnd num\rul de grade de rotire necesar
`n caseta de editare Rotation din fereastra afi[at\ ca urmare a execut\rii
unui clic pe comanda 3-D View din meniul Chart al programului Graph.

(selecie din Lecia 18, pagina 41)

16

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

Mlec]ia
ODU
17L 4

Asistent manager

Definirea obiectivelor [edin]ei

Definirea clar\ a obiectivelor care urmeaz\ a fi atinse prin manifestarea respectiv\ faciliteaz\ ac]iunile viitoare pe care trebuie s\ le ntreprinde]i. Este absolut
necesar\ structurarea obiectivelor dup\ priorit\]i.
13 (14-17)

Un simbol special
arat c anumite
teme se leag de
idei prezentate
anterior. n acest
caz, le regsim i
n Lecia 13, la
paginile 14-17.

Metodele practice de gestionare a activit\]ii prezentate n lec]ia 13 v-ar putea fi

foarte utile [i n acest context.
Din nefericire, n via]a de zi cu zi a unei companii se poate ntmpla ca participan]ii
la o [edin]\ s\ r\mn\ dezam\gi]i la terminarea acesteia; [edin]a respectiv\ nu
a corespuns a[tept\rilor celor care au luat parte la ea. Unele dintre cele cteva
posibile motive ale irit\rii [i dezam\girii participan]ilor pot fi:

lista cu sarcini
[i obiective

faptul c\ ace[tia nu au perceput exact obiectivele [edin]ei respective, acestea

nefiind clare pentru ei de aici deriv\ importan]a stabilirii de c\tre asistent
a unor obiective foarte corect [i precis delimitate;

faptul c\ manifestarea respectiv\ a reprezentat o irosire de timp, nefiind

oportun\, pentru rezolvarea respectivelor probleme putndu-se alege alte
canale de comunicare.
n aceast\ faz\ a stabilirii obiectivelor, asistent managerul este eficient
dac\ reu[e[te s\ reduc\ num\rul punctelor din ordinea de zi (deseori
mult prea numeroase) [i dac\ reu[e[te s\ explice foarte bine obiectivele
(deseori implicite).

Pentru stabilirea ct mai clar\ a priorit\]ilor, pute]i preg\ti o list\ corespunz\toare, n care s\ enumera]i toate sarcinile [i obiectivele manifest\rii respective,
eventual men]ionnd responsabilii desemna]i pentru fiecare sarcin\, precum [i
termenul limit\.
Exemplu
O list\ pentru organizarea unei [edin]e a directorilor companiei ar putea
ar\ta n felul urm\tor:
Nr.
crt.
1

2
3

Sarcina
motivarea angaja]ilor
`n vederea ob]inerii
unui angajament
sporit
aprobarea noului plan
de marketing
dezbaterea conflictului de munc\ ap\rut
`ntre sec]iile 1 [i 2 de
produc]ie

Obiectivul

Responsabilul

cre[terea vnz\rilor

director de resurse
umane Tudor
Samoil\

mai prompta informare a

serviciului de clien]i
asigurarea coeziunii
interne a personalului

director de marketing
Oana Vintil\
director general
Vasile M\t\saru

Termen
limit\
23.06.2012

25.06.2012
30.06.2012

Pentru o mai mare certitudine privind realizarea sarcinilor, lista poate cuprinde
att obiective optime, ct [i obiective minime, datele limit\ de realizare putnd
fi diferite, la rndul lor, n func]ie de obiective.

(selecie din Lecia 17, pagina 5)

17

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 24

49

Asistent manager

RECAPITULAREA LEC}IEI 24
Recapitulrile
sintetizeaz
aspectele cele mai
importante din
fiecare lecie.

24.1

Printre atribu]iile asistent managerului se poate num\ra [i coordonarea

vizitelor, att individuale (diver[i oameni de afaceri, clien]i, beneficiari,
func]ionari cu care se `ntlne[te managerul), ct [i colective (grupuri
de ziari[ti, elevi sau studen]i, directori ai altor companii interesate `n
formarea unei imagini privind activitatea companiei).

24.2

Atunci cnd v\ confrunta]i cu vizite individuale, `ndatoririle dumneavoastr\ se refer\ la:

programarea `ntlnirilor;
asigurarea preg\tirilor necesare desf\[ur\rii optime a vizitei;
`ntmpinarea oaspe]ilor;
asistarea la discu]iile de afaceri, pentru luarea noti]elor, furnizarea
informa]iilor sau a materialelor necesare discu]iei;
`nso]irea oaspe]ilor la plecare.

24.3

~n cazul vizitelor de grup, trebuie s\ ave]i `n vedere urm\toarele:

definirea exact\ a obiectivelor vizate, tipul vizitatorilor;
preg\tirea unui program al fiec\rei vizite (cine va `nso]i vizitatorii,
cine va conduce grupul, ct va dura vizita, ce materiale informative
vor primi vizitatorii, ce se va servi);
informarea colaboratorilor care particip\ la organizarea vizitei;
trimiterea unei confirm\ri de vizitare respectivului grup, al\turi de
programul vizitei aprobat de [ef.

24.4

~n ceea ce prive[te vizitele la distan]\ (c\l\toriile de afaceri), atribu]iile

asistent managerului se refer\ la: formularea clar\ a obiectivelor vizitei
[i preg\tirea documenta]iei necesare, alegerea mijloacelor de transport,
asigurarea caz\rii, a banilor, a asigur\rilor solicitate, a documentelor
necesare pentru c\l\torie, stabilirea programului c\l\toriei [i a sarcinilor
de `ndeplinit `n absen]a [efului.

24.5

Primirea oaspe]ilor din ]ar\ sau din str\in\tate presupune, `n general,

urm\toarele: invita]ia adresat\ vizitatorului; transmiterea datelor esen]iale
privind perioada desf\[ur\rii vizitei [i drumul; stabilirea [i anun]area
programului vizitei; `ntmpinarea [i conducerea oaspe]ilor `n unit\]ile
de cazare; organizarea discu]iilor de afaceri [i a programelor de recreere;
`nso]irea invita]ilor la plecare; contactarea ulterioar\ a invitatului (mul]umiri).

24.6

Trgurile reprezint\ pie]e organizate `n locuri dinainte stabilite [i care

concentreaz\ `n perioade limitate de timp cererea [i oferta de produse sau
servicii, avnd obiective complexe, promo]ionale [i de comercializare.

24.7

Expozi]iile sunt manifest\ri ocazionale care nu `[i propun `n mod prioritar obiective comerciale, avnd drept scop etalarea celor mai moderne
mijloace de satisfacere a diferitelor nevoi ale consumatorilor.

(selecie din Lecia 24, pagina 49)

18

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

lec]ia 24

50

Asistent manager

TEMA PENTRU ACAS| 23 {I 24

Temele pentru
acas v ajut s v
fixai cunotinele
dobndite.

1.

Realiza]i segmentarea pie]ei pentru o firm\ care comercializeaz\ articole de mbr\c\minte, ]innd cont de criteriile de segmentare prezentate `n lec]ie. Pute]i s\ g\si]i noi
criterii de segmentare ce v-ar fi utile pentru analizarea pie]ei respective?

2.

Tipul de concuren]\ n care o firm\ ofer\ produse ce satisfac nevoi identice sau similare
se nume[te:
a) concuren]\ poten]ial\;
b) concuren]\ de produs;
c) concuren]\ substitutiv\ (generic\).

3.

Completa]i rubricile urm\torului tabel, ]innd cont de specificul firmei la care lucra]i:
I
N
T
E
R
N
E
X
T
E
R
N

Puncte forte

Puncte slabe

Aspecte interne pozitive:

Aspecte interne negative:

Oportunit\]i

Amenin]\ri

Condi]ion\ri externe pozitive care pot

constitui un avantaj:

Condi]ion\ri externe negative care nu pot fi

controlate:

Pornind de la elementele marcate `n acest tabel, stabili]i principalele obiective de

marketing ale companiei `n care lucra]i `n momentul de fa]\.
4.

Afirma]ia Confirmarea scris\ sau telefonic\ a vizitelor de afaceri, cu cel pu]in o zi

`naintea desf\[ur\rii, reprezint\ un aspect obligatoriu `n cazul `ntlnirilor programate
din timp. este:
a) adev\rat\;
b) fals\.
Justifica]i pe scurt alegerea f\cut\.

5.

S\ presupunem c\ sunte]i asistentul directorului general al unei firme de montaj de

piscine. Furnizorul care v-a livrat pompe [i instala]ii de recirculare a apei [i-a restrns
activitatea [i s-a retras de pe pia]a romneasc\. Vi se cere s\ identifica]i parteneri pentru
furnizarea de pompe [i instala]ii de recirculare a apei. Descrie]i mijloacele concrete pe
care le ve]i folosi pentru a g\si noi parteneri de afaceri.

6.

Men]iona]i pe scurt:
trei aspecte ce denot\ rolul particip\rii att ca vizitator, ct [i ca expozant la trguri
[i expozi]ii;
cinci condi]ii pe care trebuie s\ le `ndeplineasc\ standul expozi]ional pentru a
stabili ct mai multe [i fructuoase contacte cu poten]ialii parteneri de afaceri.

(selecie din Lecia 24, pagina 50)

19

LECIE DEMONSTRATIV

ASISTENT MANAGER

Temele se pot
rezolva pe
formularele
speciale inserate n
caiet (dac se trimit
spre corectare prin
pot) sau online, n
contul de cursant de
pe site-ul
www.eurocor.ro.
Un profesor
personal v
ndrum pe toat
durata studiului.

U
L

M
E

X
E

Profesia de asistent manager este tot mai cutat pe piaa muncii! ncepei chiar astzi
cursul de ASISTENT MANAGER de la Eurocor! Vei dobndi cunotine variate precum:
management i marketing, corespondena de afaceri, tehnic de calcul, drept, psihologia
afacerilor. Cursul se adreseaz att persoanelor care urmresc obinerea unui post n acest
domeniu, ct i celor care doresc s exceleze n activitatea lor. nvai s atragei succesul n
existena dumneavoastr! Spor la studiu!

Tel. 021 33 225 33

20

www.eurocor.ro