ROMANIA, -MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR Exenplar ar INSTRUCTIUNILE MINISTRULUI ADMINISTRATIEL SLINTERNELOR Ne 1000 din 01.11.2005 PRIVIND REDACTAREA, GESTIONAREA DOCUMENTELOR NECLASIFICATE SI ACTIVITATEA DE SECRETARIAT {IN MINISTERUL ADMINISTRATIEI SLINTERNELOR = 2005INSTRUCTIUNILE, iministrului adiainistraiet sf nternelor ‘ne 1000 din 01.11.2005 privind redactarea, gestionarea documentelorneclasifiate i activitaten de secretariat {n Ministerul Administrate i Internelor DMinisrl adinistait internet, fn scopul etesterieficienfel si asigusii unui carter unitaractvitsilor de redactare gi gestionare a. documentelor reclsitiente, prcum si activi de secretariat tn structure Ministeralu’ Administra ntemelor, Tn temeiul at. 9 alin. (4) din Ordonanga de urgent a Govemolui nr. 63/2003 privind organizarea si fanctionarea Ministeralui Administra s Tatemolr, aprobatd eu modifier si competi prin Legea nr. 604/2003, cu modifcdile si Complete uterioae, mie witoarele INSTRUCTIUNI CAPITOLULT Disporitii generale Art 1, Prezentele instruciunistabilese reguli de baz entra redactaes, evidenf, primirea, tierea, repartizarea, “urmivira soluionisi, mulipicarea, manipulares, transports, sclectionarea,pstrarea i arhivarea documentelorneclsiieate, precum si penira desfigurarea activitiii de secretariat ia Ministero Administaje i Taterneor.‘Art, 2, (1) ln Ministorul Administ gi Intemetor, gestionarea documentclor neclasificate se asiguel de structure fe secretariat, iar acolo unde staele de organizare nu previ aemencastructri, de persoanele desemnate decltre condacere. ‘@) Siuctra, forma de organizare, amploarea, numiral de funefi si atibutile sccretaiatelor sunt dimensionate tn Tnefo de novoi gi nivelri de deserve {@) Funcfia seeretaralu est defnt inf postal, iar pentru evaluaea acestia se stabilete un sistem de punetaj tn fice de sarinile ce revin gi complexitatoa lor si care are in| vedere: preitiea de baz si specialitatea,gradul de dtiultateu Inerinlor de efecnst, capzcitates de a lucra eu aparatura ‘modern, imbistrsine eunosete ete. (4) Prinipalle activi ale secretariaeor,aibupie si ‘modaitiile de realizare sunt prezentat fn anexa nr 1. CAPITOLUL TL Redactarea| Art. 3. Documentele se redatea7i espestind regulile de ‘rtografi gi de punctaje specifice limbii romaine, asst Int limbejul folost-s6 reflete concizie, claritate, coretitudine, sobvitate, ofcalitate, polite. Promovarea documentelor se face pe cale ierarhicd, avind, atunci cind este cxzul,avizele ‘uturor struct de specalitate cu respoasabilitat in domenin, Obliguia objet avizelor revine structuri iniitoare sau responsable Art, 4. Documentcle de elspuns citre alte inst (gwemamentale, neguverameatale, asociai, funda $2.) smu ‘etn, prezentate la semnat geflor drei, vor avea anexat 5 Tcrarea de ba Art S (1) Documentele tlocmite (note report, ispunsuti cite pete adrese de inaintare, note sitezA $2) trebuie si euprnd unitosrele element: 8) nical ~ Minister Administajct si nternelor, faumele in clar al strcturi, emblema ministoral pentru unitiie Aparatului Central sa, dupa caz, a inspectoraulei general, direjet generale, agente, institu ete: 1) umn gi data tregisteri,earacterul documenta, (Neseeret) a. exemplar, ) estinatarul ~ denursirea institute, fumefia, numele si premumele, {itl corespondenjei ~ delimitrea genuui de Iurare = dup cx ©) formula de introdveste, eu preczarea_ numdrului Iori la care se face referire acolo unde este cazul; 1) conjinutul corespondentet ~ prezentarea, pe scurt, a problemel trate; 2) formula de fncheiere: fh) sempdtura ~ fancyia, gradul, mumele si prenumele persoanei care semneazi; |) inpantea de jos a pagini se inscre:adresa, numarul Ge telefon, umirul de fax, adres de e-mail, codul pogtl ale expeditoruli, (@) Anteul mu se folsest Ia corespondenfa protocolars, pe invita su flict a Art 6. (1) C€nd documentele se semneaz de 0 singurd persoand, datele privind fanctia, gradul, numele gi prenumele sesso e sora sub txt, fn central pag (@) Cind documentele se semneazi de doul seu mai multe persoane, funeja, gradul, numele si _prenumele condueitorului unitii/persoanei eu funcie mai mare se seriusub text, in parte sting, iar ale clortati semnatri, fn patea teap, i ordnen ctr. (@) Cind documentele se emit in conn de dous sau mai suite unit, denumiile acestora se seriu separa in ane, ir la sflryit se semneazi de citre seit unitailor respective, de la stinga la dreapta,aplcinda-se glampilele corsponzitote. Art. 7. Docummentele redactate la ealelator vor avea pe uikima payin mengiunea referitoare la calea de salvate jn calelator gil ator (ex. C\Documente\nstructudac\CM - 2 exemplare), CAPITOLUL UL Primirea yi evidenta Art 8 Procesul de pretucrare a documentelor in cadrat seretariatelorpresupune umtoarele opeatun: a. primizea corespondenjei inteme $i extere prin sireuial iter, posta militar, posta civil, curr, fax, email tes i, clasficare si ondonarea corespondente, tiers prin ‘atalogaea subieetului corespondentlor in scopul stabil ‘modalitgit de rispuns sis solu, precum si in raport eu atibuile pe compartimente; . Tnmegstrarea corespondenfe in reise de intrare— icpte a corespondeneiondinae; 4. clasifcareainregistriii corespondeajei din punct de vedere al sursi de provenien~intemd, exter; ©. repartzarea_corespondenfei conform diseziilor ezolutve ale gfilor, f. expodiareacorespandentci, 6 Art. 9, In raport cu necetitiile muncii gi volumal corespondenei, efi direct dispun finer evidenei, de a az a ‘ez, pesiictri subordonate stu pe probleme, Pena stractaile cu un fux mare de lucrsi, se pot folsissteme informatice de gestune a documentelor. Art 10 larepistratea documentelor nectasificae se face separat de cele clasficste in regisrul de intare-iesre a ‘coresposdenfe ornare, prezenat in amexa mr. 2, conform eguitlor de cru previzute fn anexa nr-3, Art. 11. (1) Inesstrarea se face cronologic in ordinea primis saw emiterit documentelor, Nu se plstreaz nici un rind Tiber iar i eazul in care exist resturi de spati pe o agin, scenes se batenzd viz {@) Filele regstrului de insare eye a corespondentel ordinare se numeroteazi, iar pe coperta acestuia se noteezi ‘windtoarele: denumizea stacturi; anul iret; mumerele cexreme de nregistrare, data inceperi gi data tncheieis mumul filers termenul de pasta. ‘Art. 12 fn eparee de insar-iepire a oresondenei crdiare mse twegistescl”aarle, buletinle depres, Fete, ele gate publica prime rk adres Art. 13, Documentele primite, care se refer a 0 Iuerare 1m curs de rezolvare, se Inregisteazi cu oumr_sepaat, corespunitr dae la care s-2 primi, menfiunes , conenat” $1 ‘muminil luerini de bara 2 a rubrica",Rezolvie”, ‘urmind a aceeasi menfiune 8 fie ficult sila Inerarca de baz. Art. 14. (2) fn siuaja in care se fice o imegiseare yt, se hare toate rabeclecorespunasoae respectvul ‘le, ala ia Unde ava cas Irae seve gral, numele,prenumele "si semndiura personnel caro fut Inregstare,prozum 9 daa@) Numdral respectiv mu se mai floseste pentru a Inregista alt document. Art. 15, Documentele, pentru care exist stabil alt Jorma legal de evident, se inregistrear conform regulilr de finer a evidentelor respective, Art 16, Bvidenja regisrelor de intrareieyire a corespondentel ordinare, a condicilor de prodare-primire a corespondentei ordinare, a borderourilor de expeditio. a ocumenelar ordinate, a repistrefor de evident documentelor nesecreie muliplicate, a regstrelor de evident petitilor, a registrclor de evident a persoanelor primite fn audientl se tne in regisrul une de eviden, conform anexel nr. 4 Art. 17, Numerele de Snregistare se reparizea, fn luna ddecembrie, pentru anal urmator, de etre: 8) Secretariatul General ~ entry Aparatl Cental al Minister Administra gi Tntemelor si stevetrle subordonate sau alate in eoordonare; by Strnctuile centrale ~ penis structure teritoriale subordonate, CAPITOLULIV ‘Multplicarea Art, 18. Mullipicarea se fuce prin mijloacele tehnice avute a dispozite ‘Art. 19. Evidenja operatiunilor se tine in registra de cvidenfa a documentclor neelssificate muitiplieate, conform anexei nr. CAPITOLULY. ‘Manipularea Art. 20. (1) Orice migeare » documentelor se consemseazi in regisral de intrae-ieire a corespondenfe ‘ordinare {@) Documentele inate, precum si cele tntoemite fn ceadrl structuri, se predav destinatarilor numai pe bazi de semnituri in condica de predare-primire corespondenfei ‘ordinare, al cei model este prezentat in anexa nr. 6 Art 21, (1) Corespondenfa eu mentiuni_ speciale referitoare la deschidere ei, precum gi cea aresatd nominal, se ‘red persoanelor eltora le este adresat, ia in lpsa acestora celor care aa dreptul so desfac, {@) Coresporlen care nu are menfiun speciale privind estnataral se prezints conducerit de ede seful secretaiatulat ‘su persoana desemnati, pentru a dispune cirar persoane sau sectare de mune trebuie prs ) Sefbl seucturit poate aproba ca yeful secretariat ‘su persoana desemnata si desfack plcurile si coetele gi si Ie repattizeze comparimentelor competente petra le rezolva CAPIPOLUL VE ‘Transportul si expedierea Art. 22. Documentele neclasificae se anspor si expel in plicur lipte si stampilate, prin cures prop, posta civilé sau posta specials. Predarea-primirea documentslor se fice pe bark de semnitrk fn condica de predare-primire a corespondenjei ordinare san in borderoul de expedite @ ocumentclor ondinare, al dru model este prezenat in anexanr. 7, Expaierea corespondentel urgente se poate face gi prin alte miloace (fx, telex, e-mai, Art, 23, Expedierea documentelor cite insti din srfindtate $i misiuni diplomatice se fice de clive stuctuile specializate de rela intermaionale. CAPITOLUL Vit Pistrarea slarhivarea Art. 24. (1) Documenteleneclasificate se claseaz anual {in dosare, conform nomenelatoarelorathivistice, efecrund-se scidereaacestora. ty registele de intare-igie. Clasarca reprezintitooerea documentulas in citeuitl de aehivars, Hind 05 din ctcunal atv de documente (@) Penoanele care au in primize documente neclasfeate spund de pistrvea lor pind tn momeatul prod a arhiva, Art. 25. Arhivarea documentslor se face potrvit Onlinului ministulut administra gi intemelor ar. 68012008 privind organizarea si administarea Fondului Avhivisic al Ministruui Administraiei si Intemslor, prcum si pe baza Nomenclatorului Arhivistic a unitjlor Apartulul Central proba prin Ordinal minstrulu de intere nr. 11442000. (CAPITOLUL VII Dispocii finale ‘Art.26, Secretaratel General coondoneez’, sprijind, Indeumi gi controeazd, pe linia atvitifilor specifics, stucturile 4 profil dia Ministrul Administra st Intemnelr. 0 Art. 27, Anexele 1-7 fac parte integranti din prezcatele inset Art 28 Sefi strueturilor Ministeulut Administra gi Inermelor yor’ ua misuri pentru cunoasterea si aplcares prezenelo instructiuni de cite personal din suborine, MINISTRUL ADMINISTRATIET SLINTERNELOR VASILE BLAGAAnera nr. PRECIZARI PRIVIND ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Princpalele activity: des furan eadrul seeretariatelor otf grupate asf: 8) Actvitgi cu earacter specifi de secretariat: 1. primirea si verificarea corespondenjei. Acolo unde exist posibilitatea, corespondenia se venlicd gi cu _mijloacespecitle pentru controlul antiteroit, 2 clasficarea gi ordonaeacorespondenfl in map 3. ierencorepondentss prin catalogarea subject, in seopl stabi moval de spans sutonae; 4. inregistrarea in registn de inlrare-iesre si consemnarea mumiruli ga datei pe documentl primi Sreportzaren si unmfiea_—_ezolvii corespendenfei conform dispozjiei reoluive gi eomunicarea ispunsului sa infonndn dire peten( san stroctuie slit; 6. progitire corespondentei pentru expedier; 7. expedierea propri-zis a corespondentei, & clasarea documentelr gi ashivareaacestors; 9. proluarea notelor telefoice, a faxurilr, a mai-uilor, agolo unde este cal; 10. consernarea_problemeor discuate/prezentate la sedinpleanalizele sructurit prin stenodsctilografierelserere in egistre special constiite; 1, claborarea "propunerlor privind procedural normele interme privind ciraitl documentelor; 12, tehnoredactaeaanumitor Iver primite din partea conduceri; 13, intocmireanotelor de prezentare aunt Iuerdedocomente penn af prezentate conduceristruturi 14, itocmire invenarelorathivistce; 1S. inereaevidenjeipetilor, "sesizarilor, reelamilor in funete de termene gi compartments, acolo unde este cara, in registele special intocmite 16, inocmirea si tierea evidenfenecesartul de consumable rechzite, formulae tipizats, plicur et. 7, finerea evident tampilcorg sigililr; 18, inerea evidented ondinelor, insrutiunilor gi regulamenteloremise de conducerea MAT; 19._itocmirea formulareor de vidicareldecontare a sumelor de bani necesare experi corespandente prin posts ivi; 20, inerea evidenei prezenjsi sia rispénilor personalului structurii(concedin de odin’, concedi medical, Invoin, misiumi, delegai, deplasri et); 21. fntoemirea, acolo unde este cazul, a DispozitieOrdinuli de zi pe unitate, pe care prez penta probate gl aduee Ia eunostinga cer tn dept bb) Activité de protocol si asistent managerial 1, imoomeste si actulizeazh agenda zilnicd de ctiviti a gefilu, prin consultareaacestis, pe tronsoane orare si subiect,jinind seama atit de evenimentee periodice, ets do cele cu caracterocazional; 2 nioomeste ealendarul de evenimente, m care include invtile, convoctsle, programirile si evenimentele protocolare pentru care s-au primit invita Acesta se Tntoomesie in online cronologick si se actualizezd periodic si torengiat fn fancic de regimul evenimentelor ~ interme sau cextere instil;3. intocmeste planori_penteydesfigurarea tn inilor ev persoane din afira insti, se documenteazd si comunicd sefului strcturi repuli "de ccomportament si de protocol specifice piri din care vine invitauVcolaboratort, pregateste eorespondena protocolari cu ‘cazia diferitelor evenimente, in sinutia in care Ia respectiva ‘suck na exist compartment de protocols iterations, 4. rispunde la felicitiie i invitaile adresmte conducerii sircturi, confirmind patciparea sau motivind neparteipaea la anutite evenimente, 5. ondoncazi inne cu persoanele din interioraVexteriorl institu’ selecteazt audienele; 6. _Intocmeste liste utile (numere de telefon, adrese ale personalutui unit, zle aniversare, onomastce et.) 7. owoneszi mapa de corespondenta in vederea 8. difuzcari devine, insructiuile, disportile ate de ef seucturis 9. urmireste solutionarea dspoziilor date de efi strcturi gl iformeazi pe acesta; 10, inocmeste, dup consutarea gefuli, onlinea de i a sedinylor la care partcipl conducerea strusturit gi 0 comunicd paricpanilor; 11, asigurl. buna desffyure a evenimentelor profesionsle "prin trimiterea invitailor si purtarea corespondenfi, pregitiea mapelor specifice si. indepinitea ormalitilor de primire a oaspetilor, 12, ntoomeste calendarul_sarcinilor eurente de servic pe are preznt ze gefului struct (©) Activititi de pregitire si perfectionare 4. studierea gi nsuyirea actelor normative care reglomentoez activitatea stuctris 2. eanoayterea gi folosrea aparaturt de hiro: calevlator, x, copia, interfon ete; 3.” cunoasterea sistetuli ierarhicorganizafional al sractui din care face parte; A. perfectonarea permanent a prog cursuri de specilitats, perfoeionaren cinogtingelor de imbi stedne gt informatica et. B. Tablow generic al ealtiflor necesure secret Un secretar ficient rebuie si ail 0p utistert, soli, clit intelectane ide caster deoncbite, capacitate de onganizare, spirit de onde si, nu in ulionl rind, inteligengi 1, Secretarul trebuie sf all © menue hun, Pent refine cu usurin fzionomi, ume, numere tele, date gi informatis 2 Spirit de initativa permite 98 ia daviih rapide, in Limitele competengei sie $s afionene in fine se clementele now apinue, adaptindu-se Ia siti indie. Pe de lth pare, infativa,secretarului mu trebwie si inlocuiased prerogativele sefului si nici si inte in conic cu initaivele ‘enerae ale comparimeselo. . 3. Secretar trbuie si se exprime, oral si in saris, clay, pent a evita echivocurile, cons speci, trebui st respecte formele i formulele de polite obligato, st cunoasea ‘onografa, oroepia si regulile de punctuate, si abi un vocabular bogat gi si fie capabil sf Suing © converajie eu persoane din insite sau din afar c,indiferent de nivelal de rege al acestora, 4. Cattle morale indispenssbile uni bun scretar includ discipina, punctusiate, consincozitatea, spiral de exbipi, discretia gi capacitatoa de agi asuma ispunderea,5 Scerciarol webuie si abi aptitudini psibo-sociale, care Sici permits si sesizere personaiatea rnumeroaselor persoune cu care vine in contact. 6. Discipina si ordinea it asigura seeetruli folesteaefcienti 2 timpul de her, a miloacclor materiale gi financine 7. Deasemenea, seeretarulrebuie si eunoascd 5. Si tilizeze’ corect’ metode si tehnici modeme specifice profesunii sale, princiii de organzare, noni de comportament in reatle publics, una sau doud limbi de iteuatie international, noun de economic. Anexa nr.2 REGISTRU DE INTRARE-IESIRE A ‘CORESPONDENTEI ORDINARE ‘coxrinurut aren evi eerie eri, ‘iruTESTE Anexa nr.3) REGULLDELUCRU iv REGISTRUL DE INTRARF-IESIRE ‘A CORESPONDENTET ORDINARE, nui isi din fara inst ALINTRARE s'Numdrel curent al corespondenfei ~ in orines umeretor locate f incepta anu = Dita dear —lna, zanti in event 1 Nimiral corespondente intate—numdral emitentlal Si umn ulmuls expedite (in cazal mai mvltor Fores = Dela cine vine corespondent~denunitea enter, trancrierea pe seurt a cprinsli, cu rmenonarea unr uvine sche - Chia repartiza lncraren spre exectare (srvicinl Firoul)” compartment" § eventual, pradul profesionalimilitar,-numele. i prenumele persomel eis a fost ris document pete slutionare Data yr —luna, zon ei din evden ‘Resnvaren —rezouia effi sau modul de sluonare 2 documenta Citre cine 0 trimin corepondenta. — denunires destnaaro Unde lsat rae rial eon ose robleme | si femene de” piste, confor Nomnlatorui arse ex: Dosar we ~ Servi! (nese Gaver, ta 10) ol uns docu i ALINTRARE wNumiral curent al corespondenfei in ordines humerelor locate ls nceputal ani BAIRSIRE ‘ata intr tons, zi ini fn evident ‘Numaralcorespondentel intrate~ AN (ri mand), De la cine vine coespondenta~ denurires ete (conpartimenn ssa persoan) “Mrranseictea pe scurt cupinslui cu tor cavities a repartiza leraren spre executare (servic iroul) — compartment, gradal profesionalmiltar, humele fi prenumele personel cSeia ba fost remis -ocumetul pent soluionare, ata leit — luna, zw in care documental a fost probatavizat, ezolvarea~ rezoluyia yf sau modal de slufonare documento CCatre cine s-a tvimis corespondenta — denumizea strutuifpersoanel cite care a fost ropuiat document, conform reali sau competencion Unde sa clasatlucrarea (erviela,biroul)~ i sare, pe probleme. temene de" pstar, conform omencltorliarivistic fx: Doser nT ~ Social ladrese Gaver, fa 10). fn carl unui document intocit pentru af expediat AUINTRAL altoestructur: RE Numaral eurent al corespondenjel ~ in ordinea rumerelorloete la inospulsauli Data ites luna, zi iti in vides; [Numral corespondentel intrate 1 (mami), ‘Dela cine vine corespandenta ~denamine erent (compartinental isau persoano) ‘Continutul ~ wanscrices pe scut a cupinsulst cw area unr cuvine chee", ‘repartza lucraren spre eecutare (ervici, birou) —compartinentl gradulproesionalmiie, »numele si prenumele persoanel elreia Fa fot remis ‘cumetal penir soluionare Arse = Data eet luna, iu isi in evident: [Rezolvarea~ rez gefuli sau modul de soluionare ‘document Cate ‘cine $2 tris corespondenta — deoumitea destino, ~ Unde a elas lcrarea (servi biroud)— in dosare, pe probleme si termene de" plsrare conform ‘omenelatoelui arhivistie fx: Dosar nr 1 = Servi! J ‘adrese Gaver, fila 1). Exemplar 2 al documentul se psa a compartment secretariat. in care_un_ document este 3 destinatael 91 se inpune neceiatca ‘idea serilor”(aumerelor)"exemplarelor imise car ‘Sestinatr, la rubrics intl Cate cine wa trims corespondents So va mentions vezi situa (nou) difzari™. In situatia (0) Aliuzirt yor "operate gi eventunele rests si reexpeder, ‘icindusetotodataevideereaditugei exemplarcor cre nu mal 'S Completarea rubicit Unde a elasat Iucrarea este cblignore i tents cazile, excepting situaile care documentele Fespecive se dig treat au fost recute Tn tnregine Frost a alle numer, precum ge! cand doctmentele tate ‘sy docimentele prop se rin in inregine aioe nit. NOTA: Regitete de Itrare-teplee a corespandenelordinare sunt Instrumente de proba in Instant. Oriceinserlere neconformd cu ‘realtaten este consideratdnfraclne se pedepseyte penal In cura infratunior de fas REGISTRU UNIC DE EVIDENTA Anexa ne.Anexa nr. (Anaen we 6 REGISTRU DE EVIDENTA A DOCUMENTELOR NECLASIFICATE MULTIPLICATE, ‘CONDICA DE PREDARE-PRIMIRE ‘A CORESPONDENTEI ORDINARE, INTRARE T recng [Ogee] mas aa T : se | Smee!) Zarnts [Scam coal, | wearer ant [Lane [ Zan] ADRES A |Semitr Se [oe C LESIRE we] feat | Mpa [Prat te rt | omer a ri i rH 2Anexa ne-7 BORDEROU DE EXPEDITIE ADOCUMENTELOR ‘ORDINARE (enuamizea units beneficareexpeditoae) catre, BORDEROU Nr. iva luna, snl DESTINATAR PRINTRE se) ede Denumies | enue rncgal| S| Semntare | Orn | caret