Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
B a ra d e
m e n iu ri Ribbon
Bară de instrumente
Bara de meniuri
Bară de instrumente
1
După cum se poate observa se deschide o listă cu trei opţiuni:
2
Cu ajutorul listei ce se deschide acţionând săgeata din dreapta căsuţei „Alegere
comenzi de la” (unde veţi selecta „Toate comenzile” - All commands), selectând din
lista din partea stângă, cu mouse-ul fiecare comandă aleasă, cu ajutorul butonului
„Adăugare” şi a celui de „Eliminare”, în dreapta se va forma o listă care cuprinde
toate icon-urile ce vor apare pe bara Acces rapid (Quick Acces Toolbar). După ce
adăugăm toate icon-urile (comenzile) ce ne interesează, apăsăm butonul OK, ca de
obicei. În lista ce se formează în partea dreaptă fiecare icon se poate poziţiona mai
sus sau mai jos, după ce se selectează, cu ajutorul celor două săgeţi din dreapta
listei.
3
Acest lucru este „sesizat” automat de calculator care atunci când se scrie (corect)
un cuvânt în limba română acel cuvânt este subliniat cu o linie roşie, ondulată,
pentru că acel cuvânt nu este scris corect în limba engleză.
La fel şi invers, dacă se scrie în limba engleză, iar calculatorul „operează” în limba
română cuvintele scrise în engleză vor fi subliniate cu aceiaşi linie roşie.
Cu alte cuvinte atunci când scriem în limba română calculatorul trebuie să opereze
tot în limba română pentru că astfel va „observa” orice greşeală ortografică, ceea ce
înseamnă că textul poate fi corectat imediat scrierii incorecte. Totodată, setarea
corectă a limbii de lucru permite utilizarea corectă a diverselor opţiuni de scriere
rapidă care vor fi prezentate în continuare.
b. Cum configurăm tastatura pentru scrierea în limba română? Cum schimbăm limba
de lucru a tastaturii?
Dacă operatorul scrie în limba română firesc este ca şi calculatorul să fie setat
pentru a „opera” în limba română, pentru a face corecturile necesare.
Pentru ca tastatura să fie setată să scrie în limba română se parcurg următorii paşi:
1. Start Control Panel Region and Language Formats din lista
derulantă „Format:” se alege Romanian (Romania):
Deşi nu este importantă pentru tastatură, etapa este necesară pentru a alege şi
unităţile de măsură utilizate în România, unităţi necesare la „riglă” şi opţiunea
Iniţializare pagină (Page setup).
4
3. În această fereastră în fila
“General” vom alege din lista
derulantă limba română care este
o opţiune implicită, ceea ce
înseamnă că din acest moment
tastatura va opera în limba
română întotdeauna când se va
deschide calculatorul. Din aceiaşi
listă derulantă putem alege limba
engleză, care va fi limba în care
va opera tastatura la deschiderea
calculatorului.
5. După aceea, în fila Advanced Key Settings putem observa care este comenda
rapidă (din tastatură) pentru schimbarea limbii de lucru a tastaturii:
Deci, pentru a schimba tastatura din limba română în limba engleză (şi invers) să
apasă combinaţia de taste Alt din stânga tastaturii + Shift.
5
caseta de dialog „Text Services and Input Languages” după care se apasă butonul
OK din caseta de dialog „Region and Language”.
7. Schimbarea limbii de lucru se mai poate face făcând click pe incon-ul „tastatură”
din partea dreaptă, jos a ecranului unde se deschide o listă cu cele două limbi în
care lucrează tastatura, urmând să se bifeze limba care ne interesează.
Schimbarea limbii de lucru din română în engleză se impune, uneori, pentru găsirea
mai uşor a unor caractere care şi-au schimbat poziţia pe tastatură ca urmare a
schimbării acesteia în limba română, cum ar fi spre exemplu simbolul „@”. Astfel,
poziţia acestui simbol este la cifra 2, în tastatura în limba engleză, iar în unele
situaţii acesta „dispare” de pe tastatură, când se utilizează limba română.
Pentru ca partea de text care nu este setată în limba română să fie în limba română
şi pentru ca întreg documentul să fie în limba română, să nu mai avem surprize
ulterior, selectăm tot documentul prin comanda rapidă, din taste, Ctrl+A (Select All –
selectează tot) şi alegem limba română din lista derulantă Language (Limbă) din
6
Quick Acces Toolbar:
1
Instrumentul „observă” imediat lipsa unor litere dintr-un cuvânt, dar nu „observă” lipsa unor cuvinte dintr-o propoziţie.
7
3. Adăugare în dicţionar (Add to Dictionary) – cuvântul „considerat” scris greşit va fi
adăugat la Dicţionar, astfel încât la următoarea corectare acesta va fi considerat
scris corect.
4. Modificare (Change) – cuvântul găsit în text şi „considerat” de Microsoft Word ca
scris greşit va fi înlocuit cu cuvântul selectat din lista Sugestii: (Suggestions:).
5. Modificare peste tot (Change All) – aceiaşi operaţie ca la punctul precedent ce
va fi aplicată tuturor cuvintelor de aceiaşi formă.
6. Autocorecţie (AutoCorect) – cuvântul scris greşit şi cuvântul selectat din lista
Suggestions vor fi salvate în Opţiunea Autocorect, mai bine zis în lista din această
opţiune, şi vor fi folosite ulterior ca şi opţiuni de autocorecţie2.
2
Pentru detalii a se vedea „Opţiunea Autocorect”.
8
b. Cum deschidem, activăm Clipboard Office – ul în Microsoft Word 2007-2010?
Deschiderea Clipboard Office – ului se face cu ajutorul icon-ului care îi este propriu
şi pe care deja l-am poziţionat pe Bara de acces rapid (Quick Acces Toolbar) în
primul capitol:
Există şi o calea rapidă3 – ţinând apăsată tasta Ctrl se apasă de două ori, rapid,
tasta C (Ctrl + C+ C).
De altfel, comanda Ctrl + C este comanda Copy făcută din tastatură, şi deci când
copiaţi un text cu ajutorul acestei comenzi, să-l memoraţi pentru o utilizare
ulterioară, mai apăsaţi încă o dată, rapid, tasta C şi veţi copia şi textul şi se va
deschide şi Clipboard Office-ul.
3
Personal am încercat această cale rapidă pe mai multe calculatoare şi în Microsoft Word 2007, versiunea în limba română, însă nu
a funcţionat întotdeauna. Din fericire în variantele mai recente ale Microsoft Office odată deschis Clipboard-ul acesta va apare şi
ulterior, chiar după ce ai închis toate documentele şi deschizi, din nou, un document Word, spre deosebire de versiunea 1997-2003
când Clipboard-ul trebuie deschis de fiecare dată când se deschide un document.
9
· Clipboard Office-ul memorează texte (inclusiv fotografii, desene, screenshot-uri,
adrese de internet) din textul pe care operăm, din alte documente pe care le
deschidem, la un moment dat, copiem ce ne interesează şi le închidem (fără a
închide documentul în care „lipim” textul copiat), copiază texte şi de pe alte
suporturi (dischete, CD-uri, stick-uri, hard-uri externe, internet). De fapt,
memorează orice se poate copia cu comanda copy.
· Dacă se copiază în Clipboard Office mai mult de 24 de texte, fotografii, etc.,
atunci ce s-a copiat prima oară, când s-a deschis Clipboard Office, se şterge
automat din Clipboard Office.
· Odată închis documentul Word (sau ultimul document în cazul în care se
lucrează cu mai multe documente) lista textelor copiate în Clipboard Office se
şterge4 el deschizându-se automat în următoarea sesiune de lucru numai dacă
am ales opţiunea Afişare automată Clipboard Office din Opţiuni (Options) situat
în partea de jos a Clipboard-ului.
Cu alte cuvinte, dacă în timpul
lucrului cu un document Word s-a
utilizat Clipboard Office-ul, la
următoarea deschidere a unui
document este posibil ca
Clipboard Office-ul să trebuiască
redeschis.
· Clipboard Office-ul creat la un anumit moment există atât timp cât avem deschis
un document Word (chiar şi un tabel în Excel).
· Dacă avem deschise mai multe documente, Clipboard-ul este unic pentru toate
documentele, cu aceeaşi succesiune de texte. Deci aceeaşi listă de 24 de
memorii apare în fiecare document pe care îl deschidem la un moment dat şi în
care dăm comanda de deschidere Clipboard.
Înseamnă că, dacă lucrăm cu două documente, în acelaşi timp, din care în unul
avem deschis un Clipboard, iar în celălalt nu este deschis Clipboard, dacă în cel
de-al doilea document se va efectua comanda de deschidere vom avea un
Clipboard cu acelaşi conţinut.
· Ultimul text „lipit” din lista Clipboard Office, va fi lipit de fiecare dată când
acţionăm comanda rapidă (din tastatură) Ctrl + V (care înseamnă „Paste” –
„Lipire”).
4
În Microsoft Office 1997-2003 se şterge şi clipboard-ul, aşa încât când se deschide un document trebuie
deschis şi Clipboard-ul.
10
în textul pe care îl lucrăm. De exemplu, vrem să înlocuim numele reclamantului
Popescu Ion cu numele altui reclamant - Ionescu Vasile. Selectăm şi copiem
numele Popescu Ion, apăsăm combinaţia de taste Ctrl + H (sau Ctrl + F), moment în
care se va deschide
fereastra „Găsire şi
înlocuire” şi îl „lipim” în
căsuţa „De găsit:” (Find
What), după care
scriem Ionescu Vasile
în căsuţa Înlocuire cu:
(Replace With).
11
preschimbare, nulitate etc.. Este recomandat ca atunci când folosim această
opţiune (pentru căutare) să nu folosim variantele articulate ale cuvântului căutat,
adică să nu folosim apelul sau apelului, ci o variantă care să le poată găsi şi pe cele
articulate şi pe cele nearticulate (adică apel).
De fapt opţiunea similară este folosită şi de bazele de date legislative.
ATENŢIE!!!
Când utilizaţi acest mod de căutare fiţi atenţi la utilizarea diacriticelor întrucât
opţiunea va identifica strict acel cuvânt pe care l-aţi scris în De căutat: (Find What),
cu sau fără diacritice. Adică dacă l-aţi scris cu diacritice (călător) nu va identifica şi
varianta cuvântului scris fără diacritice (calator).
E. Opţiunea „AutoCorrect”.
5
Exemple de autorect-uri personale: î – întâmpinare, bu – Bucureşti, cpc – Codul de procedură civilă, afp – Administraţia Finanţelor
Publice Sector , tb – Tribunalul Bucureşti Secţia a VII-a Civilă, cab – Curtea de Apel Bucureşti Secţia a V-a Civilă, price –
PricewaterhouseCoopers Business Recovery Services IPURL, dl – debitorul, dli – debitorului, jl – În temeiul art. 242 alin. 2 din Codul
de procedură civilă s-a solicitat judecarea cauzei şi în lipsa părţilor.
12
Atunci când folosim des o
succesiune de cuvinte pe care
vrem să o folosim pe viitor ca
opţiune autocorect, să spunem
Tribunalul Bucureşti Secţia a VII-
a Civilă, selectăm cuvintele,
textul, şi deschidem opţiunea
AutoCorrect care are icon-ul
pe care l-am poziţionat pe bara
de instrumente Acces rapid şi
această fereastră de dialog:
Cuvintele selectate, fără a le
copia, vor apare direct în căsuţa
Cu: (WIth:), iar în casuţa
Înlocuire: (Replace:) vom scrie tb,
prescurtarea aleasă de noi, după
care apăsăm buton Adăugare
(Add) şi OK. Acum revenind în
document, după ce vom scrie tb
şi vom acţiona spacebar - ul
(bara de spaţiu) atunci
calculatorul va scrie singur -
Tribunalul Bucureşti Secţia a VII-
a Civilă.
Desigur crearea unei opţiuni autocorect se poate face şi deschizând fereastra de
dialog AutoCorrect şi scriind în Înlocuire: prescurtarea, textul scris „greşit”, şi în Cu:
textul cu care dorim să se înlocuiască textul scris „greşit”. După care Adăugare
(Add) şi OK.
Celelalte setări din caseta de dialog AutoCorrect necesare folosirii cu succes a
opţiunii (care sunt predefinite, în general) sunt butoanele Înlocuire text în timpul
tastării (Replace text as you type) şi Text simplu (Plain text) care trebuie să fie
activate.
13
AutoCorrect. Se observă că din
momentul în care scriem „titlul preliminar" în căsuţa Cu:, butonul Adăugare
devine Înlocuire: (Replace:).
Desigur modificare se poate face şi în alţi doi paşi, respectiv Ştergere (vezi
punctul 3) şi Creare (vezi punctul 1).
6
De exemplu, personal folosesc opţiunile autocorect: „sac" – „Sentinţa civilă nr. ” şi „sec" – „Sentinţei civile nr. ” care sunt incorect
create pentru că dacă aş motiva o sentinţă penală, în loc de „inculpatul Popescu Ion a sustras un sac cu porumb…” ar apare scris
„inculpatul Popescu Ion a sustras un Sentinţa civilă nr. cu porumb …”. Însă nu am modificat autocorecturile întrucât cazurile în care
folosesc cuvintele sac şi sec sunt extrem de rare în activitatea mea.
7
Astfel, puteţi folosi prima literă a primului cuvânt de două ori, sau chiar de trei ori. Exemplu personal: „dd” – „din data de”.
8
Personal, folosesc prescurtarea „jl” care „vine” de la „judecata în lipsă” pentru opţiunea autocorect: „În temeiul art. 411 alin. 1 din
Codul de procedură civilă s-a solicitat judecarea cauzei şi în lipsa părţilor.”
14
Se poate începe scrierea unei propoziţii direct cu o opţiune autocorect, moment în
care calculatorul va scrie prima literă mare, însă pentru a funcţiona este necesar ca
opţiunea să fie configurată cu toate literele mici.
Calculatorul va scrie exact ce se scrie în căsuţa Cu:, adică dacă se scrie doar cu
literă mare, se va scrie doar cu literă mare.
Dacă în momentul tastării este activată tasta Caps Lock (scriere doar cu litere mari)
atunci şi opţiunea autocorect se va executa cu litere mari dacă aceasta este
configurată toată cu litere mici.
Dacă în căsuţa Cu: s-a scris un text folosind şi litere mari şi litere mici (denumiri de
autorităţi publice sau de societăţi) atunci opţiunea se va executa exact, calculatorul
scriind ce scrie în căsuţa Cu: indiferent dacă este sau nu activată tasta Caps Lock.
Nu se recomandă folosirea literelor unice ca opţiuni autocorect, cel puţin a primelor
litere din alfabet, pentru că literele unice sunt folosite de multe ori la enumerări9.
SFAT !!!!
Nu ezitaţi să configuraţi o opţiune autocorect dacă atunci când lucraţi aveţi nevoie
de un anumit text, de mai multe ori, chiar dacă pe viitor nu-l veţi mai folosi niciodată.
Timpul „pierdut” cu crearea opţiunii este nesemnificativ cu cel câştigat ca urmare a
folosirii ei.10
Folosiţi numai opţiuni autocorect când scrieţi denumiri de autorităţi, textul va fi de
calitate, iar Dvs. veţi depune efort minim pentru scrierea lui.
F. Opţiunea AutoText.
9
În schimb puteţi folosi literele utilizate rar ca opţiuni autocorect. Exemple personale; „î" – întâmpinare : „q” – Sierra Quadrant
IPURL.
10
Spre exemplu, atunci când redactez minutele hotărârilor din cauzele ce le am spre judecare îmi setez un autocorect pentru data
pronunţării, de genul “ddd” – “27 septembrie 2015”.
15
În căsuţa Nume: (Name:) se
introduce o denumire care poate
avea mai multe cuvinte şi care să
ne permită să identificăm textul
ce se va insera.
Din lista Galerie: selectăm
AutoText. Celelalte opţiuni rămân
predefinite, adică: în Categorie
lăsăm selectat General, în
Salvare în: va fi Building Blocks
iar în Opţiuni va fi Inserare numai
conţinut.
Ca să vedem dacă opţiunea abia creată se execută tastăm denumirea, aşa cum a
fost scrisă în căsuţa de dialog, după care apăsăm tasta F3. Textul selectat anterior va
fi scris automat.
16
Se selectează opţiunea AutoText ce se doreşte a fi ştearsă, în cazul nostru denumire
din mai multe cuvinte după care se apasă butonul Ştergere (Delete), moment în care
va apare o fereastră de confirmare care vă întreabă dacă vreţi să ştergeţi opţiunea
respectivă, după care apăsaţi Închidere.
Dacă se selectează opţiunea şi se apasă butonul Inserare (Insert) calculatorul va
insera opţiunea respectivă în locul în care se află cursorul de text.
Dacă apăsăm Editare Proprietăţi … se va deschide aceiaşi fereastra de dialog care
s-a deschis când am creat opţiunea numai că acum se numeşte Modificare bloc
component şi îi putem aduce modificări.
Dacă doriţi să redenumiţi o anumită opţiune cu un alt nume, care vi se pare mai
potrivit, vă sugerez să urmaţi următorii paşi: Inserare Părţi rapide Organizare
blocuri componente .. Editare Proprietăţi … se va deschide fereastra Modificare
bloc component, se redenumeşte opţiunea după care OK în fereastra Modificare bloc
component şi Închidere în fereastra Organizator blocuri componente.
O altă cale de modificare ar fi să inseraţi (executaţi) opţiunea ce trebuie redenumită,
o ştergeţi urmând paşii mai sus arătaţi, după care o creaţi din nou dându-i denumirea
dorită (selectare text, Alt+F3, nume nou, OK). Desigur, urmând aceiaşi paşi se poate
modifica şi textul care se inserează automat.
17
un document deja redactat şi nicidecum, întocmirea unui document nou, cap-coadă.
Deci luăm (copy-paste) un document pe care vrem să-l facem formular şi înlocuim
în el acele cuvinte care se schimbă de la o redactare la alta cu câmpuri machetă
(Forms) .
Spre exemplu, am luat această minută de încheiere:
„Dosar nr. /3/20
Încheiere.
În temeiul art. 1551 din Codul de procedură civilă dispune suspendarea
judecării cauzei până când creditoarea SC SRL va depune la dosar
certificatul constatator de la Oficiul Registrului Comerţului privind sediul, starea
debitorului, asociaţii, administratorii sau lichidatorii acestuia.
Cu recurs.
Pronunţată în şedinţă publică, azi ”.
Câmpurile gri au fost inserate cu ajutorul icon-ului din bara de instrumente
11
Acces rapid (Quick Acces Toolbar) prin poziţionarea cursorului de text în locul
unde dorim să inserăm un câmp de machetă.
După ce am inserat toate câmpurile de machetă blocăm documentul cu ajutorul
icon-ului tot de pe bara de instrumente Acces rapid, moment din care asupra
documentului nu se mai poate face nicio modificare, cu excepţia câmpurilor de
machetă în care pot fi inserate texte de la o literă, până la cuvinte, fraze, paragrafe
sau chiar pagini întregi.
„Deplasarea” dintr-un câmp în altul al machetei se poate face cu ajutorul tastei Tab
sau cu cel al săgeţilor (de preferat sus/jos care asigură o deplasare mai rapidă, în
acest caz).
Dacă vrem să modificăm textul machetei deblocăm documentul, tot cu ajutorul icon-
ului , după care lucrăm ca într-un document obişnuit, putând insera sau şterge
părţi din text sau câmpuri de machetă.
De reţinut !!! Câmpurile gri care sunt vizualizate în documentul pe care lucrăm nu
sunt vizibile în urmă imprimării documentului. Documentul va apărea ca un
document făcut normal, fără câmpuri de machetă. Dacă nu se vizualizează
câmpurile gri, când lucraţi în machetă, atunci apăsaţi icon-ul Afişare umbrire
câmp (Show Field Shading) din bara de instrumente Acces rapid.
De asemenea, trebuie reţinut că dacă macheta este blocată, ea va fi blocată
indiferent de calculatorul de la care se va opera asupra ei. Cu alte cuvinte, dacă se
transferă macheta pe un alt calculator, pentru a opera modificări macheta trebuie
deblocată.
Imprimarea unei machete se face ca la orice document.
Setarea unui document (font, aliniere) cu câmpuri de machetă se face cu
documentul deblocat. Deci dacă vrem să avem o anumită setare (bold, subliniere,
spre exemplu) doar pe un anumit câmp de machetă, setarea se poate face, dar cu
documentul deblocat.
Un câmp de machetă poate fi şters în mod obişnuit, prin selectarea lui şi acţionarea
oricărei taste de ştergere – Delete, Backspace, sau chiar a unei taste de scriere.
Într-un câmp de machetă, când documentul este blocat, se poate insera automat o
opţiune autocorect şi un text din Clipboard Office, însă nu se poate executa o
11
A se vedea secţiunea A pct. b.
18
macrocomandă.
19
se dă click pe săgeată se deschide lista cu elemente din care se selectează
elementul dorit. După ce se selectează elementul dorit lista se închide automat.
După ce se trece la alt câmp de machetă săgeata dispare.
Câmpul de machetă Casetă combo poate fi copiat şi lipit, cu ajutorul comenzilor
„tradiţionale”, fără probleme, şi în alte documente, urmând să aibă acelaşi conţinut
în documentul în care a fost lipit şi unde, de asemenea, poate fi modificat. De
asemenea, poate fi „transportat” pe alt calculator, unde poate fi folosit sau modificat.
Un câmp de machetă cu listă sau cu Casetă combo poate fi şters ca şi un câmp de
machetă obişnuit, prin selectarea lui şi acţionarea oricărei taste de ştergere –
Delete, Backspace, sau chiar a unei taste de scriere.
În urma unui experiment am constatat că un element din lista combo poate avea cel
mult 50 de semne (incluzând şi spaţiile).
20
mai multe locuri. Identificarea se
face ducând mouse-ul pe câmpul
de machetă ce urmează a fi
identificat şi apăsăm de două ori
rapid butonul din stânga al
acestuia, moment în care se va
deschide fereastra de dialog
Opţiuni pentru câmp formular text:
(Text Form Filed Options).
Se observă că în căsuţa Marcaj în
document (Bookmark:) este scris
un „nume” sub forma Text7, deci
Text lipit de o cifră, acesta este
denumirea câmpului. În continuare
se bifează căsuţa Calculare la
ieşire, după care OK.
3.Pentru inserarea câmpului identificat la punctul 1 şi în alte locuri din text se repetă
paşi de la punctul 2.
ATENŢIE!
Machetele cu câmpuri legate configurate aşa cum v-am prezentat mai sus am
constat că pot fi transportate pe alte calculatoare şi inserate în ECRIS, dar aceasta
nu înseamnă că nu puteţi avea, uneori surprize. Deci, vă recomand să „urmăriţi”
câteva astfel de machete şi pe alte calculatoare şi în ECRIS să vedeţi dacă textul pe
care l-aţi redactat păstrează legăturile.
Am observat însă că într-un alt mod de configurare, care nu este prezentat aici,
machetele cu câmpuri legate nu pot fi „transportate” pe alt calculator sau, altfel
spus, documentul-machetă poate fi copiat şi „lipit” într-un alt calculator, dar
legăturile dintre câmpurile machetei NU se păstrau. Totodată, când textele ce
conţineau machete cu câmpuri legate puteau fi „lipite” în ECRIS, însă textele
conţineau şi mesaje de eroare în locurile unde erau legăturile. Deci, ATENŢIE!!!
21
e. Machetele şi actele de procedură.
Desigur se pot face machete pentru multe documente întâlnite în activitatea
grefierului, însă cu cât macheta conţine mai multe câmpuri cu atât documentul este
mai greu de adaptat.
Lucrul cu machete este recomandat să se facă la documente de mici dimensiuni, cu
număr mic de câmpuri şi, implicit, de modificări, urmând ca, treptat, pe măsură ce se
dobândeşte experienţă, să se poată trece şi la documente de dimensiuni mai mari.
Pentru a avea documente cu câmpuri cât mai puţine şi implicit, mai uşor şi mai puţin
de completat, este necesar ca acestea să fie redactate într-un mod cât mai general,
prin folosirea denumirilor generice (gen reclamant sau pârât) şi nu prin indicarea
numelor, a adreselor de domiciliu/sediu, sau altor elemente de individualizare.
Deşi este un pic mai greoi şi poate părea incomod, se poate lucra şi „combinat”,
adică chiar dacă lucrăm asupra unei machete, având documentul blocat, blocăm şi
deblocăm documentul de atâtea ori, scriind în câmpurile machetei sau în afara lor
până obţinem rezultatul dorit.
De asemenea, când lucrăm cu machete putem folosi fără probleme Clipboard-ul şi
opţiunea „AutoCorrect”, în câmpurile gri, atunci când documentul este blocat.
f. Adresele formular.
Cele mai uşor de adaptat la conţinutul unei machete sunt adresele, mai ales
adresele făcute către aceleaşi autorităţi, cu acelaşi conţinut, deci care nu implică
variabile multe, cum ar fi adresele specifice cauzelor de fond funciar sau cele de
stare civilă.
Dacă grefierul este şi bine organizat, adică, spre exemplu, adresele către comisia
judeţeană de fond funciar sunt grupate într-un singur folder, atunci acestuia nu-i
rămâne decât să schimbe câteva câmpuri, de genul nume, prenume, adresă de
domiciliu şi număr de dosar şi să dea o comandă print, adică să lucreze 2-3 minute,
fără a fi nevoit să redacteze o adresă cap-coadă, cu toate elementele specifice, de
fiecare dată.
Nici soluţia prelucrării unui document mai vechi, prin selectare, ştergere, scriere nu
este avantajoasă pentru că în cazul prelucrării „tradiţionale” deplasare în text şi
selectarea este mai greoaie spre deosebire de situaţia în care lucrăm acelaşi
document într-o machetă.
SFAT!!
Pentru a fi eficienţi puteţi folosi şil câmpuri de machetă alăturate. Spre exemplu,
când aveţi de redactat o adresă către un serviciu de stare civilă şi trebuie să
precizaţi localitatea sub forma este bine să o
faceţi în această formă (adică două câmpuri alăturate). Dacă aţi fi făcut-o în această
formă: (deci un singur câmp) ar fi trebuit să scrieţi „com. Snagov”,
pe când în forma recomandată veţi putea completa doar câmpul „Snagov”, ceea ce
înseamnă ceva mai puţin de scris.
Metoda se poate aplica cu succes şi atunci când se indică calitatea unei părţi într-un
dosar: . În această situaţie câmpul de lângă „pârâ” poate fi
completat cu „tul”, „tului”, „ta”, „tele”, „telor”, „ţii”, „ţilor”, urmând ca în câmpul alăturat
să se scrie numele respectivului/respectivilor pârât/pârâţi.
22
g. Îmbinare documente (corespondenţă).
Tot un soi de machetă cu câmpuri legate este şi opţiunea Îmbinare documente
(corespondenţă), numai că aici îmbinarea câmpurilor se face între două documente,
mai bine zis între un document şi un altul care conţine o bază de date, şi nu în
acelaşi document.
Îmbinarea documentelor presupune să avem două documente: unul care va fi
documentul de bază, în care în anumite poziţii (câmpuri de machetă) vor fi introduse
elemente dintr-un alt document, și al doilea, documentul sursă, adică documentul
din care documentul bază își va lua datele ce vor fi introduse în câmpuri.
Pentru a configura şi lucra în documente îmbinate vom folosi meniul Corespondență
(Mailings).
Înainte de a îmbina documentele acestea trebuie, mai întâi, create. Astfel, vom crea
un document bază, să zicem o Încheiere de încuviințare a executării silite:
și un document sursă care poate să fie în Word, sau în Excel, din care documentul
bază își va ”trage” datele. Documentul nostru sursă va fi în Excel:
23
Pentru a lega, îmbina, cele două documente, astfel încât programul să lucreze
singur și să genereze (printeze) automat documentele de care avem noi nevoie
trebuie urmați următori pași:
1. Se deschide documentul bază, ce
va fi generat automat, și din meniul
Corespondență (Mailings) se
selectează iconiță Pornire îmbinare
corespondență (Start Mail Merge) –
Document Word Normal (Normal
Word Document).
24
4. La fel ca în etapa a treia se face și pentru celelalte câmpuri.
25
urmând a se imprima în ordinea înregistrării.
Trebuie să vă mai spun că de fiecare dată când veţi deschide un document bază
programul va afişa un mesaj de genul:
H. Macrocomanda.
a. Ce este macrocomanda?
Este „automatizarea supremă” a lucrului în Word, prin care se poate scrie
automat un text, formular, o machetă, sau pot executa operaţii de formatare care
consumă timp. Un calculator are capacitatea de a memora toate operaţiunile pe
care le faceţi, cel mai bun exemplu în acest sens fiind comenzile Undo şi
Redo .
Ce aţi zice dacă calculatorul, ca urmare unei comenzi de două taste, ar scrie într-
o fracţiune de secundă un draft de încheiere care mai trebuie completat cu
câteva elemente sau un draft de adresă către Comisia Judeţeană de Aplicare a
Legii nr. 18/1990.
Deci, macrocomanda (macro) este un set de proceduri pe care Microsoft Word le
poate rula automat ca urmare a unei singure combinaţii de taste sau a unui clic
de un buton. Aproape toate operaţiile pe care le puteţi realiza în Word pot fi
automatizate printr-o macrocomandă.
26
În căsuţa Nume
macrocomandă: (Macro
name:) se trece denumirea
pe care vrem să i-o dăm şi
care să ne permită să
identificăm textul ce se va
scrie. Denumirea va putea
cuprinde mai multe cuvinte
dar nu poate cuprinde pauză
de text, ci semne asimilate
pauzei (-,_) sau va fi fără
pauză.
Apăsând butonul tastatură se
va deschide fereastra
„Particularizare tastatură” ce
permite alegerea unei
comenzi rapide, din taste,
pentru
macrocomanda ce o
configurăm.
Astfel, în căsuţa Apăsaţi
noua tastă comenzi rapide:
se introduce combinaţia de
taste aleasă de Dvs., în cazul
nostru am ales Alt+D, după
care apăsăm butonul
Asociere, după care butonul
Închidere.
De reţinut că se poate trece
peste această etapă, a
asocierii macrocomenzii cu o
comandă din tastatură, dând
clic pe OK, după ce o
denumim, urmând ca
27
legătură cu macrocomanda. De exemplu să se copieze texte din alte fişiere sau
să se deschidă site-uri web pentru a vedea emailul sau vorbi pe chat.
Se pot face, în schimb, setări ale textului: mărire/micşorare font, indentare, etc.
În timpul înregistrării unei macrocomenzi nu funcţionează opţiunea autocorect şi
nu pot fi lipite texte copiate în Clipboard. Aparent se va înregistra şi textul din
Clipboard dar macrocomanda va funcţiona atât timp cât acel text este copiat în
Clipboard. Odată textul şters din Clipboard macrocomanda va rula până la
momentul lipirii textului din Clipboard, moment în care calculatorul va da o eroare.
Textul se va scrie integral numai din tastatură.
În cazul deplasărilor, poziţionărilor, în text, nu se va putea utiliza mouse-ul,
deplasarea urmând a se face cu ajutorul săgeţilor..
28
Comanda de executare
a unei macrocomenzi se
poate face şi
„tradiţional” prin
deschiderea ferestrei
Macrocomenzi din
meniul Vizualizare
Macrocomenzi
Vizualizare
Macrocomenzi …
selectăm
macrocomenda ce
trebuie executată
(adresasediu) după care
clic pe butonul
Executare.
29
În această fereastră se observă şi textul nostru, împărţit pe două rânduri, în care
cuvântului „blc” îi lipseşte litera „o”. Adăugăm litera „o” în mod obişnuit, din
tastatură, după care închidem fereastra.
Vom observa că, după ce dăm comanda Alt+D cuvântul „bloc” va fi scris corect.
30
machete, ceea ce înseamnă că după executarea macrocomenzii blocăm textul cu
ajutorul şi trecem la completarea câmpurilor de machetă.
De asemenea, după executarea macrocomenzii, dacă este cazul, se pot folosi
Clipboard-ul şi Opţiunea autocorect.
f. Macrocomanda şi adresele.
Întrucât cu ocazia înregistrării unei macrocomenzi se pot utiliza şi câmpuri de
machete, adresele făcute în mod „tradiţional” către diverse autorităţi pot fi făcute
şi ele sub forma unor macrocomenzi.
Practic un grefier ar putea ca în loc să lucreze pe modele care se le preia dintr-un
folder, sau să le caute cine ştie prin ce „colţ” de calculator, să lucreze cu modele
direct din Macrocomenzi…
31
I. Optimizarea calculatorului, organizarea şi căutarea documentelor, comenzile din
taste, ca mod de „scriere” rapidă. Alte comenzi.
Dacă vrem să lucrăm rapid şi comenzile calculatorului trebuie să fie astfel setate
încât şi acestea să acţioneze rapid la comenzile date.
32
Pentru ca şi cursorul de text să
se deplaseze repede cu ajutorul
săgeţilor facem următorii paşi:
Start Control Panel
Tastatură (Keyboard) şi în
fereastra de dialog Keyboard
Properties se alege fila Viteză
(Speed) unde cursorul Interval
de repetare (Repeat Delay) se
deplasează spre Scurt (Short),
iar cursorul Frecvenţa de
repetare (Repeat rate) spre
Rapid (Fast). Prin aceste setări
cursorul de text va „pleca de pe
loc” şi se va „deplasa” mult mai
rapid.
După care, desigur, OK.
33
După ce deschidem locaţia în care
vom căuta, poziţionăm cursorul de
text în căsuţa din dreapta sus Se
caută în Minute (Minute fiind folderul
în care vom căuta) şi se va deschide
o listă cu două opţiuni: Data
modificării şi Dimensiune. Cele două
opţiuni se referă la data modificării
fişierului pe care îl căutăm, iar
dimensiunea se referă la cât de mare
este fişierul, dimensiune măsurată în
octeţi.
Dacă ne aducem aminte denumirea
sau un cuvânt din conţinutul
documentului îl scriem în căsuţa
respectivă. Nu este nevoie să
apăsăm Enter întrucât căutarea va
începe imediat ce am scris prima
literă (cifră) din cuvântul ce se
inserează.
Dând click pe Data modificării putem
alege data exactă când ştim că am
modificat (creat) documentul sau
putem alege un interval de date din
lista prezentată.
34
Atunci când ne „deplasăm” într-un text de dimensiuni mari, este bine să o facem
rapid. Astfel, pe lângă tradiţionalele „săgeţi” de pe tastatură, Microsoft Word
cunoaşte şi alte căi, mai rapide, de deplasare în text.
Astfel:
- Începutul liniei (de text) - Home
- Sfârşitul liniei (de text) - End
- Paragraful următor - Ctrl + săgeată în jos
- Paragraful precedent - Ctrl + săgeată în sus
- Începutul documentului: - Ctrl + Home
- Sfârşitul documentului: - Ctrl + End
- La stânga un cuvânt - Ctrl + săgeată la stânga
- La dreapta un cuvânt - Ctrl + săgeată la dreapta
- Ecranul următor - PageDown
- Ecranul precedent - PageUp
Dacă pe lângă oricare din combinaţiile de taste arătate pentru deplasarea în text
apăsaţi şi tasta Shift atunci Microsoft Word va selecta textul în forma de
„deplasare” aleasă, adică dacă veţi apăsa Ctrl+Shift+săgeată în jos, se va
selecta, prin deplasare în jos, câte un paragraf la fiecare apăsare de săgeată.
36
Număr de pagină (Page numbers).
- Setarea paginilor sau mai bine zis setarea marginilor paginii se face în
următorii paşi: se că click pe icon-ul Iniţializare pagină (Page Setup …) din
bara de Acces rapid:
37
Din fila „Margini” (Margins) se
setează distanţa dintre
marginea paginii şi marginea
textului în poziţiile: Sus (Top),
Jos (Bottom), Stânga (Left),
Dreapta (Right). Stabilirea
acestor distanţe se va face cu
atenţie pentru a nu „ieşi” de
pe suprafaţa „printabilă” a
paginii, adică să nu fie mai
mici de 0,5 cm. Tot aici se va
alege orientarea paginii în
timpul lucrului şi al tipăririi:
Tip portret (Portrait -
obişnuit), Tip vedere
(Landscape -peisaj – tablou).
În căsuţa „Pagini multiple”
(„Multiple pages:”) se
stabileşte setarea paginilor
atunci când documentul are
mai multe pagini: Normal,
Margini în oglindă („Mirror
margins” – situaţile folosită
atunci când marginile
stânga/dreapta sunt inegale
ca dimensiune), „Două pagini
pe foaie” („2 pages per
sheet”) – 2 pagini ale
documentului din calculator
va apare pe o singură foaie
printabilă, „Paginare tip carte”
(„Book fold”) documentul va fi
tipărit ca o carte.
În fila „Hârtie” („Paper”)
alegem dimensiunea hârtiei
pe care lucrăm documentul şi
care invariabil va fi A4. Se
recomandă să nu se aleagă
alte formate de hârtie pentru
că se poate întâmpla ca
atunci când daţi comanda de
imprimare documentul să nu
38
se imprime, cum se întâmplă
atunci când din lista derulantă
„Dimensiune hârtie” („Paper
size”) se alege „Scrisoare”
(Letter). Cu alte cuvinte dacă
vi se întâmplă, vreodată, să
nu se imprime documentul pe
care l-aţi lucrat este bine să
verificaţi şi această setare,
pentru că imprimantele sunt setate, în general, să imprime pagini A4 şi nu Letter,
care sunt ceva mai mici, sau alte formate.
14
Personal mi s-a întâmplat de mai multe ori, ca în urma unei operaţii de căutare, să-mi apară o listă cu fişiere cu acelaşi număr de
dosar. Am reuşit fără mari greutăţi să identific fişierul care mă interesează.
39
deschide alegem „Rename” – redenumire, după care îl redenumim cum dorim.
Calculatorul nu permite denumirea/redenumirea unui fişier/folder cu acelaşi nume
al unui alt fişier ce se află deja în locaţia unde este salvat/redenumit.
ATENŢIE!!
Nu redactaţi un document nou „peste” un document mai vechi pentru că nu se
ştie când aveţi nevoie de documentul vechi. Un document nou se creează prin
copierea unui document vechi şi prin lipirea lui în acelaşi folder, pentru că va
avea, de multe ori, aceiaşi natură, sau în alt folder, potrivit ca denumire.
15
Secţiunea G. Lucrul cu formulare (machete), litera e.
41
Particularizare tastatură:
Apăsăm combinaţia de taste pe
care dorim să o facem comandă
rapidă, de preferat să conţină şi
tasta Alt, în cazul nostru am ales
Alt +B (Blocare), după care click
pe butonul Asociere şi
Închidere.
Este bine să fim atenţi să nu
introducem acele combinaţii de
taste prin care dezactivăm
(schimbăm) acele comenzi
rapide pe care programul deja le
are configurate şi pe care le
prezint în continuare.
2. Voi prezenta în continuare o serie de comenzi din taste care s-au dovedit a fi
mult mai rapide decât în lucrul cu mouse-ul. În paranteză sunt puse, dacă este
cazul, comenzile făcute cu mouse-ul ale aceleiaşi eperaţii.
Ctrl + scroll – (View Zoom) – ţinând apăsat Ctrl şi mişcând rotiţa de la mouse
este comanda care ne permite să modificăm (doar pe ecranul calculatorului)
dimensiunea documentului pe care lucrăm.
Ctrl + Z – undo.
Ctrl + Y – redo.
Ctrl + Alt + + (de pe tastatura Pad – cifre) – configurarea unei comenzi rapide din
taste.
J. Scanarea.
a. Ce este scanarea?
Scanarea unui text este operaţiunea prin care un text scris pe hârtie este transferat,
cu ajutorul unui program special (OCR), într-un calculator pentru a fi prelucrat.
Tehnic vorbind, fotografia unui text se transformă într-un text asupra căruia se poate
lucra.
b. Ce scanner şi ce program folosim pentru a scana şi prelucra ulterior documentele?
Putem folosi orice scanner care are un program OCR (Optical Character
Recognition).
Deci când vreţi să cumpăraţi un scanner pe care vreţi să-l folosiţi pentru a scana şi
documente, întrebaţi dacă are şi OCR.
ATENŢIE !!! Nu toţi angajaţii magazinelor (inclusiv on-line) de produse informatice
ştiu ce este un program OCR, nu toate scanner-ele sunt dotate cu program OCR, şi
nu toate anunţurile de pe site-urile specializate în vânzări de calculatoare specifică
faptul că scanner-ul are OCR deşi el s-ar putea să aibă, iar unele scannere nu au şi
cablu USB necesar legăturii la calculator, ce trebuie cumpărat separat.
Un foarte cunoscut şi excelent program OCR este Abbyy FineReader în diferite
versiuni ale sale. Pe scannere sunt instalate versiuni mai simple, însă dacă aveţi
44
posibilitatea să instalaţi pe calculatorul Dvs. versiunea 9, 10 sau chiar 11
(http://www.abbyy.com/), ce poate fi achiziţionat ca soft, separat de un scanner, veţi
avea o unealtă de lucru extraordinară, întrucât acesta transformă în text nu numai
scanările pe care le faceţi cu ajutorul oricărui scanner pe care îl aveţi, ci şi
documentele scrise în format pdf, fotografiile digitale făcute paginilor de carte (într-o
bibliotecă) cu aparatul foto, cu telefonul mobil sau tableta, screenshot-uri ale
desktop-ului. Altfel, spus dacă aveţi un asemenea program nici nu vă mai trebuie
scanner, ci doar un aparat foto cu zoom optic.
De asemenea, este foarte important ca design-ul scanner-ului, construcţia acestuia,
să permită scanarea unei pagini dintr-o carte sau dintr-un dosar, astfel încât să nu
impună desprinderea paginii (paginilor) din dosar sau carte pentru ca aceasta să fie
trecută prin scanner. Astfel, sunt scannere al căror capac poate fi detaşat uşor de
aparat.
Un scanner care se
comercializează în prezent,
este ieftin şi foloseşte Abbyy
FineReader, este „Mustek
BearPaw 2400CU Plus II”:
Sfat – dacă v-aţi hotărât să cumpăraţi un anumit scanner, vizitaţi pagina de internet
a producătorului unde puteţi afla informaţii complete despre acestea, inclusiv dacă
are OCR.
45
anterioară. Se poate întâmpla uneori ca scanner-ul să parcurgă şi frânturi de
text din alte pagini care nu sunt proprii textului scanat. Scanarea unor frânturi
din alte texte, care nu ne interesează, „dă” bătăi de cap la operaţiunea de
prelucrare iniţială – „curăţarea”.
b. „Citire” – aici intervine OCR-ul care transformă fotografia rezultată în urma
scanării în text propriu-zis.
c. Expedierea (exportul) textului în programul de lucru ales. Adică OCR-ul poate
exporta textul ales nu numai în Microsoft Word, ci chiar şi în Microsoft Excel
dacă este un tabel sau alte formate pe care le poate avea.
46
Acces rapid sau cu ajutorul
comenzii rapide Alt+Ctrl +V se
deschide fereastra de dialog
Lipire specială de unde
selectăm Text neformatat,
după care OK.
Textul care se va „lipi”, se va
„lipi” cu formatul documentului
de lucru.
· „Curăţarea” textului de elemente improprii unui text sau ale textului scanat,
respectiv de simboluri sau semne care au apărut ca urmare a imperfecţiunii
originalului scanat, urme de ştampile, rezoluţii, scriituri de mână, antete, note
de subsol. În general, când scanarea nu este de calitate, datorită
imperfecţiunii originalului şi operaţiunea de „curăţare” se face urmărind şi
textul original, fiind mai anevoioasă. Dacă se parcurge etape Lipirii speciale
etapa de Curăţare nu mai trebuie parcursă.
· În general, programele OCR recunosc notele de subsol, ceea ce înseamnă
că textul ce va rezulta în urma scanării va avea şi note de subsol, urmând ca
asupra lor să se opereze în mod „tradiţional”. Adică, dacă se doreşte
ştergerea unei note de subsol nu se selectează nota de subsol şi se
acţionează tasta „Delete”, operaţiune improprie Microsoft Word, ci se va
47
identifica cuvântul din text unde este numerotată nota de subsol şi se va
şterge „cifra” notei de subsol, operaţiune care va avea drept consecinţă şi
ştergerea notei de subsol. Dacă se doreşte păstrarea notei de subsol aceasta
va trebuie renumerotată, cu atenţie mare la păstrarea textului notei de subsol.
b. Care sunt programele de învăţare pentru scriere orb? Unde le găsim? Cât costă?
48
Deci va exista o uşoară dificultate în a adapta semnele învăţate în limba engleză la
semnele diacritice specifice unei tastaturii în limba română. Însă dacă la momentul
învăţării scrierii „orb” elevul va memora că, spre exemplu, semnele [ şi { în limba
engleză sunt de fapt ă şi Ă din limba română atunci învăţarea va fi mai uşoară.
Întrucât tastaturile au configuraţii uşor diferite, ca să nu mai vorbim de diferenţele
dintre tastatura de pe calculatoarele portabile (laptop-uri) şi tastaturile de birou
(uzuale), este recomandat ca învăţarea scrierii „orb” să se facă pe o tastatură de
birou (mult mai practică) care este folosită de cel care învaţă atât acasă cât şi la
serviciu. Dacă acasă avem doar un calculator portabil este de preferat să se
achiziţioneze o tastatură de birou identică cu cea de la serviciu care să fie legată de
calculatorul portabil. „Schimbarea” poziţie tastelor de acasă la serviciu şi viceversa
poate da mari bătăi de cap celui care vrea să scrie rapid.
18
Nu vorbim de tastaturi multimedia care au şi butoane specifice sau de cele folosite la jocurile pe calculator.
19
Personal m-am obişnuit să folosesc tastatura de tip C întrucât tasta literei â şi  este între „backspace” şi „enter” şi nu la stânga
tastei „backspace” cum este la tastatura B (adică „departe” pentru degetul mic al mâinii drepte), sau la stânga „enter” –ului cum este
la tastatura A unde se poate „confunda” cu tasta „enter”.
Un alt inconvenient (tot personal) s-a dovedit a fi tasta „shift” din partea stângă de la tastatura de tip A care este „scurtă”, spre
deosebire de tastaturile de tip A şi B, şi se „confundă” cu tasta din dreapta ei.
49
L. Programele de recunoaştere vocală.
Programele de recunoaştere vocală sunt programele folosite de un calculator care
transformă o dictare, deci făcută printr-un microfon, într-un text.
Programe de recunoaştere vocală sunt folosite în mod curent de judecătorii germani
şi americani, programele fiind create special pentru limbajul juridic.
Deşi nu au performanţe deosebite, relativ de curând, au fost lansate două programe
de recunoaştere vocală, de uz obişnuit, ce nu sunt dedicate unui anumit domeniu,
ce pot fi utilizate şi de cei care vorbesc limba română şi pe care puteţi măcar să le
încercaţi.
1. Primul program este „Dictation” şi este un program care lucrează numai online
din Google Chrome.
50
· Dezavantajele lui Dragon Dictation:
1. Presupune utilizarea unei tablete Apple20, pe lângă calculatorul cu care se
tehnoredactează. Dezavantajul poate fi considerat major, întrucât
respectivele dispozitive sunt mai scumpe decât celelalte dispozitive de
acelaşi gen.
2. Necesită o legătură temporară la internet (care poate fi asigurat cu o cartelă
de telefon mobil sau de tip wireless) cât se „prelucrează” dictarea şi se
transmite „materialul” dictat de pe tabletă într-o cutie poştală electronică (e-
mail) de unde poate fi preluat ulterior şi transpus în documentul de lucru
(Microsoft Word).
3. „Bagajul” de cuvinte nu este complet sau cât mai cuprinzător, adică s-a
constatat că nu recunoaşte anumite cuvinte, nefiind făcut pentru domeniul
juridic, ci pentru uz obişnuit. De exemplu, nu recunoaşte cuvântul „pârât”
(pârâtă, pârâţi, pârâte, pârâţilor) care s-ar putea spune că este esenţial în
tehnoredactările ce vizează procesele civile.
4. Trebuie vorbit foarte aproape de microfonul tabletei sau de un microfon cu fir
care se instalează într-o mufă specială a tabletei.
20
Deşi programul este utilizat şi pe telefoanele Apple (IPhone-uri), personal nu cunoscut performanţele programului pe aceste
aparate.
51