ŞCOALA NAŢIONALĂ DE GREFIERI

Elemente de
tehnoredactare

Nicolae Prepeliţă
Judecător Tribunalul Bucureşti
ŞCOALA NAŢIONALĂ DE GREFIERI

Elemente de
tehnoredactare

Nicolae Prepeliţă
Judecător
Tribunalul Bucureşti.

1
 ELEMENTE DE TEHNOREDACTARE

A. Pregătirea interfeţei Microsoft Word 2007-2010 cu uneltele necesare scrierii rapide.

a. De ce trebuie să pregătim interfaţa Microsoft Word 2007-2010?
b. Unde găsim icon-urile necesare configurării Microsoft Word 2007-2010?

B. „Controlul” limbii române.

a. De ce trebuie să „controlăm” limba română?
b. Cum configurăm tastatura pentru scrierea în limba română? Cum schimbăm
limba de lucru a tastaturii?
c. Cum configurăm un document pentru „controlul” limbii române în Microsoft Word
2007-2010?
d. Opţiunea Spelling and Grammar pentru limba română în Microsoft Word 2007-
2010.

C. Clipboard Office – ul sau „Memoria multiplă”.

a. Ce este Clipboard Office – ul?
b. Cum deschidem, activăm Clipboard Office – ul în Microsoft Word 2007-2010?
c. Cum lucrăm într-un document cu Clipboard Office – ul?
d. Cum lucrăm cu mai multe documente cu Clipboard Office – ul şi în mai multe
programe.

D. Opţiunea „Find and Replace”.

a. Ce este opţiunea „Find and Replace”?
b. Cum folosim opţiunea „Find and Replace” în Microsoft Word 2007-2010?
c. La ce mai putem folosi opţiunea „Find and Replace”?

E. Opţiunea „Autocorect”.
a. Ce este opţiunea „Autocorect”?
b. Crearea, modificarea, ştergerea unei opţiuni „Autocorect” în Microsoft Word 2007-
2010.
c. Cum folosim opţiunea „Autocorect”?
d. Opţiunea „Autocorect” şi programele din suita Microsoft Office.

F. Opţiunea AutoText.
a. Ce este opţiunea AutoText?
b. Crearea şi ştergerea unei opţiuni AutoText?
c. Sugestii de lucru.

G. Lucrul cu formulare (machete).

a. Ce sunt formularele sau documentele machetă?
b. Creare (vizualizare), modificare, ştergerea unei machete în Microsoft Word 2007-
2010.
c. Machete cu liste sau Casetă combo.
d. Machete cu câmpuri legate.
e. Machetele şi actele de procedură.

2
 f. Adresele formular.

H. Macrocomanda.
a. Ce este macrocomanda?
b. Cum se înregistrează o macrocomandă în Microsoft Word 2007-2010?
c. Mici modificări ale unei macrocomenzi cu ajutorul Visual Basic.
d. Ştergerea unei macrocomenzi.
e. Macrocomanda unei încheieri de şedinţă.
f. Macrocomanda şi adresele specifice activităţii de grefier.

I. Optimizarea calculatorului, organizarea şi căutarea documentelor, comenzile din

taste, ca mod de „scriere” rapidă. Alte comenzi.
a. Mouse şi cursor de text rapide.
b. Opţiunea de căutare a fişierelor şi setarea acesteia.
c. Deplasare (selectare) rapidă în text (de text).
d. Dimensionarea ferestrelor; scindare fereastră.
e. Gruparea, sortarea fişierelor într-un folder.
f. Cum organizăm documentele pe care le redactăm.
g. Alte comenzi utile: numerotarea paginilor, setarea paginilor.
h. Denumirea (redenumirea) fişierelor.
i. Formatare identică grefier-judecător a fişierelor cu care aceştia lucrează.
j. Fişiere utilizate repetat. E cazul să facem fişiere şi actelor normative pe care le
folosim în mod curent?
k. Când facem modele, machete de lucru?
l. Comenzi rapide, din taste.
m. Descriptorul de formate sau Format painter.

J. Scanarea.
a. Ce este scanarea?
b. Ce scanner şi ce program folosim pentru a scana şi prelucra ulterior
documentele?
c. Pregătirea scanner-ului pentru scanare.
d. Calitatea originalului şi a scanării sau ce (documente) putem scana?
e. Cum scanăm?
f. Salvarea şi prima prelucrare a textului scanat.
g. Formatarea personalizată şi prelucrarea finală a textului scanat.

K. Programele de învăţare pentru scriere rapidă (orb).

a. De ce să învăţăm să scriem „orb”?
b. Care sunt programele de învăţare pentru scriere orb? Unde le găsim? Cât costă?
c. Pe ce tastaturi scriem „orb” şi de ce?

L. Programele de recunoaştere vocală.

a. Ce sunt programele de recunoaştere vocală şi unde le găsim.
b. Programele de recunoaştere vocală pentru limba română:
1. „Dictation” din Google Chrome.
2. „Dragon Dictation”.
c. Avantajele şi dezavantajele fiecărui program.
d. Instalare, mod de lucru.

3
A. Pregătirea interfeţei Microsoft Word 2007-2010 cu uneltele necesare scrierii rapide.
a. De ce trebuie să pregătim interfaţa Microsoft Word 2007-2010?
Această pregătire este necesară deoarece Barele de instrumente din versiunea
Microsoft Word 1997-2003 au fost înlocuite cu o bară mai lată numită Ribbon
(panglică) pe care rulează meniurile de la stânga la dreapta şi care uneori nu are
toate instrumentele ce vor fi prezentate în continuare, necesare unei tehnoredactări
rapide.
De asemenea, dacă în Microsoft Word 1997-2003 se puteau lesne activa din meniul
Vizualizare (View) Bare de instrumente (Toolbars) mai multe bare de
instrumente, acum acestea au fost înlocuite cu bara Acces rapid (Quick Acces
Toolbar) care poate fi personalizată cu icon-urile pe care le foloseşte în mod curent
cel care lucrează cu calculatorul.
Pentru a sesiza diferenţele sunt prezentate mai jos cele două interfeţe.
Interfaţa Microsoft Word 2007-2010:

B a ra d e
m e n iu ri Ribbon

Quick Acces Toolbar

Interfaţa Microsoft Word 1997-2003:

Bară de instrumente
Bara de meniuri
Bară de instrumente

Asupra Panglicii (Ribbon) şi asupra barei

Acces rapid (Quick Acces Toolbar) se
poate acţiona cu ajutorul butonului din
dreapta al mouse-ului apăsat când
săgeata mouse-lui se află pe Panglică
sau pe bara Acces rapid sau pe Bara de
meniuri:

1
 După cum se poate observa se deschide o listă cu trei opţiuni:

1. Prima opţiune - Particularizare bară de instrumente Acces rapid … (Customize

Quick Acces Toolbar …) - permite deschiderea ferestrei Opţiuni Word (Word
Options) cu ajutorul căreia se configurează bara Acces rapid, aşezând pe aceasta
inco-urile cu care lucrează operatorul în mod obişnuit şi cu care vom lucra în
continuare.
2. Opţiunea a doua - Afişare bară de instrumente Acces rapid mai sus de Panglică
(Show Quick Acces Toolbar Above the Ribbon) - permite vizualizarea barei Acces
rapid deasupra Panglicii (Ribbon), şi invers, dacă bara Acces rapid este deasupra
panglicii.
3. Cea de-a treia opţiune – Minimizare Panglică (Ribbon) – este evidentă, permite
minimizarea Panglicii (practic dispariţia ei).

b. Unde găsim icon-urile necesare configurării Microsoft Word 2007-2010?

Acţionând, aşa cum s-a arătat mai sus, prima opţiune din lista ce se deschide
apăsând butonul din dreapta al mouse-ului în timp ce săgeata acestuia este pe bara
Acces rapid, respectiv opţiunea Particularizare bară de instrumente Acces rapid …
se va deschide fereastra Opţiuni Word (Word Optinons):

2
 Cu ajutorul listei ce se deschide acţionând săgeata din dreapta căsuţei „Alegere
comenzi de la” (unde veţi selecta „Toate comenzile” - All commands), selectând din
lista din partea stângă, cu mouse-ul fiecare comandă aleasă, cu ajutorul butonului
„Adăugare” şi a celui de „Eliminare”, în dreapta se va forma o listă care cuprinde
toate icon-urile ce vor apare pe bara Acces rapid (Quick Acces Toolbar). După ce
adăugăm toate icon-urile (comenzile) ce ne interesează, apăsăm butonul OK, ca de
obicei. În lista ce se formează în partea dreaptă fiecare icon se poate poziţiona mai
sus sau mai jos, după ce se selectează, cu ajutorul celor două săgeţi din dreapta
listei.

c. Ce icon-uri folosim pentru scrierea rapidă?

Pentru elementele prezentate în caietul de
faţă icon-urile necesare sunt cele
prezentate în lista din dreapta în planşa de
mai sus.
Aici aveţi aproximativ aceiaşi listă cu icon-
uri în limba engleză care diferă ca denumiri
de cele în limba română, pentru cei care
lucrează şi cu Microsoft Word 2007-2010
în limba engleză:

B. „Controlul” limbii române.

a. De ce trebuie să „controlăm” limba română?
Programul Microsoft Word a fost conceput să lucreze în numeroase limbi. De multe
ori, se poate întâmpla ca un operator care scrie un text în limba română calculatorul
să „opereze” în limba engleză, pentru că astfel este el setat la un moment dat.
Acest lucru este „sesizat” automat de calculator care atunci când se scrie (corect)
un cuvânt în limba română acel cuvânt este subliniat cu o linie roşie, ondulată,
pentru că acel cuvânt nu este scris corect în limba engleză.
La fel şi invers, dacă se scrie în limba engleză, iar calculatorul „operează” în limba
română cuvintele scrise în engleză vor fi subliniate cu aceiaşi linie roşie.
Cu alte cuvinte atunci când scriem în limba română calculatorul trebuie să opereze
tot în limba română pentru că astfel va „observa” orice greşeală ortografică, ceea ce

3
 înseamnă că textul poate fi corectat imediat scrierii incorecte. Totodată, setarea
corectă a limbii de lucru permite utilizarea corectă a diverselor opţiuni de scriere
rapidă care vor fi prezentate în continuare.

b. Cum configurăm tastatura pentru scrierea în limba română? Cum schimbăm limba
de lucru a tastaturii?
Dacă operatorul scrie în limba română firesc este ca şi calculatorul să fie setat
pentru a „opera” în limba română, pentru a face corecturile necesare.
Pentru ca tastatura să fie setată să scrie în limba română se parcurg următorii paşi:
1. Start Control Panel Region and Language Formats din lista
derulantă „Format:” se alege Romanian (Romania):

Deşi nu este importantă pentru tastatură, etapa este necesară pentru a alege şi
unităţile de măsură utilizate în România, unităţi necesare la „riglă” şi opţiunea
Iniţializare pagină (Page setup).

2. După ce parcurgem etapa anterioară se trece la fila Keyboards and Languages

Change Keyboards … şi se va deschide caseta de dialog „Text Services and
Input Languages”:

3. În această fereastră în fila

“General” vom alege din lista
derulantă limba română care este
o opţiune implicită, ceea ce
înseamnă că din acest moment
tastatura va opera în limba
română întotdeauna când se va
deschide calculatorul. Din aceiaşi
listă derulantă putem alege limba
engleză, care va fi limba în care
va opera tastatura la deschiderea
calculatorului.

4. Din fila Language Bar alegem butonul Docked in the taskbar:

Ceea ce înseamnă că limba în

4
 care operează tastatura va fi
observabilă în partea din dreapta
jos a ecranului:

5. După aceea, în fila Advanced Key Settings putem observa care este comenda
rapidă (din tastatură) pentru schimbarea limbii de lucru a tastaturii:

Deci, pentru a schimba tastatura din limba română în limba engleză (şi invers) să
apasă combinaţia de taste Alt din stânga tastaturii + Shift.

6. Pentru ca setarea începută la punctul 1 să se finalizeze se apasă butonul OK din

caseta de dialog „Text Services and Input Languages” după care se apasă butonul
OK din caseta de dialog „Region and Language”.

7. Schimbarea limbii de lucru se mai poate face făcând click pe incon-ul „tastatură”
din partea dreaptă, jos a ecranului unde se deschide o listă cu cele două limbi în
care lucrează tastatura, urmând să se bifeze limba care ne interesează.

Schimbarea limbii de lucru din română în engleză se impune, uneori, pentru găsirea

5
 mai uşor a unor caractere care şi-au schimbat poziţia pe tastatură ca urmare a
schimbării acesteia în limba română, cum ar fi spre exemplu simbolul „@”. Astfel,
poziţia acestui simbol este la cifra 2, în tastatura în limba engleză, iar în unele
situaţii acesta „dispare” de pe tastatură, când se utilizează limba română.

c. Cum configurăm un document pentru „controlul” limbii române în Microsoft Word

2007-2010?
Se întâmplă adeseori să copiem o parte dintr-un document şi să-l „lipim” într-un alt
document (celebra comandă Copy/Paste). După efectuarea comenzii de „lipire”
observăm că deşi tastatura pe care lucrăm este în limba română şi calculatorul
„operează” în limba română, acea partea pe care am lipit-o este subliniată toată cu
o linie roşie, ondulată, deşi textul „lipit” este scris corect în limba română. Înseamnă
că textul „lipit” a fost scris sub o altă limbă decât româna.
Putem identifica limba sub care s-a scris un text poziţionând cursorul de text în
textul care trebuie identificat şi urmărind icon-ul Language (limba) din Quick Acces
Toolbar pe care am configurat-o deja în secţiunea anterioară:

Pentru ca partea de text care nu este setată în limba română să fie în limba română
şi pentru ca întreg documentul să fie în limba română, să nu mai avem surprize
ulterior, selectăm tot documentul prin comanda rapidă, din taste, Ctrl+A (Select All –
selectează tot) şi alegem limba română din lista derulantă Language (Limbă) din
Quick Acces Toolbar:

În acest fel tot documentul operează în limba română, calculatorul va identifica

instantaneu greşelile ortografice, ceea ce permite corectarea lor imediată, fără a se
mai revizui ulterior textul1. Totodată, pot fi folosite cu succes unele opţiuni pe care le
vom prezenta în continuare.
Acum atât documentul cât şi tastatura fiind setate în limba română ar trebui să
scriem corect în limba română. Din acest moment dacă nu scriem corect folosind şi
diacriticele calculatorul va sesiza lipsa acestora şi va sublinia cuvintele scrise fără
diacritice cu o linie roşie ondulată care nu va apare în documentul imprimat.
Dacă calculatorul la care lucraţi nu subliniază cu o linie roşie ondulată cuvintele
scrise greşit în limba română, chiar dacă documentul este setată în limba română,

1
Instrumentul „observă” imediat lipsa unor litere dintr-un cuvânt, dar nu „observă” lipsa unor cuvinte dintr-o propoziţie.

6
 deschideţi fereastra Opţiuni Word urmând paşii: poziţionaţi mouse-ul pe bara Acces
rapid, apăsaţi butonul din dreapta al acestuia, alegeţi din lista ce se deschide
opţiunea Particularizare bară de instrumente Acces rapid … → din lista din stânga
selectaţi Verificare, iar la din secţiunea La corectarea şi verificarea gramaticală în
Word bifaţi căsuţa Verificarea ortografiei în timpul tastării (Check Spelling as you
type) → OK. Debifând aceiaşi căsuţă linia roşie nu va mai apare.

d. Opţiunea Corectare ortografică şi gramaticală (Spelling and Grammar) pentru limba

română în Microsoft Word 2007-2010.

Această opţiune, ce are icon-ul ce se află în meniul Revizuire (Review), ne

ajută, atunci când tot documentul este setat în limba română, să identificăm
greşelile de ortografie din text.
Deci făcând click pe icon-ul respectiv se va deschide o fereastră de dialog cu
ajutorul căruia Microsoft Word identifică cuvintele scrise incorect şi pe care le putem
corecta, pe rând sau pe toate odată, în cazul cuvintelor de aceiaşi formă.

Semnificaţia butoanelor este:

1. Ignorare o dată (Ignore
Once) – sugestia va fi ignorată,
apăsând acest buton
corectarea nu se va realiza.
2. Ignorare totală (Ignore All) –
toate cuvintele de aceiaşi
formă, pe care Microsoft Word
le găseşte în text şi le
„consideră” scrise greşit vor fi
ignorate, vor fi lăsate scrise
„greşit”.

3. Adăugare în dicţionar (Add to Dictionary) – cuvântul „considerat” scris greşit va fi

adăugat la Dicţionar, astfel încât la următoarea corectare acesta va fi considerat
scris corect.
4. Modificare (Change) – cuvântul găsit în text şi „considerat” de Microsoft Word ca
scris greşit va fi schimbat cu cuvântul selectat din lista Sugestii: (Suggestions:).
5. Modificare peste tot (Change All) – aceiaşi operaţie ca la punctul precedent ce
va fi aplicată tuturor cuvintelor de aceiaşi formă.
6. Autocorecţie (AutoCorect) – cuvântul scris greşit şi cuvântul selectat din lista
Suggestions vor fi salvate în Opţiunea Autocorect, mai bine zis în lista din această
opţiune, şi vor fi folosite ulterior ca şi opţiuni de autocorecţie2.

C. Clipboard Office –ul – sau „Memoria multiplă”

a. Ce este Clipboard Office-ul sau clipboard-ul?

2
Pentru detalii a se vedea „Opţiunea Autocorect”.

7
 Atunci când folosim operaţiunea, deja celebră,
Copy-Paste copiem şi „lipim” un singur text
(acesta putând avea orice dimensiune: o literă,
un cuvânt, o frază, un paragraf, n pagini de text)
calculatorul memorează doar acel text care este
unic.
Instrumentul Clipboard Office ne ajută să avem
24 de asemenea memorii, care pot memora
separat, la fel, texte de dimensiuni diferite,
făcând munca de tehnoredactare mult mai
uşoară, mai ales când se lucrează texte de
dimensiuni mari sau se lucrează cu denumiri
lungi sau complicate.
Clipboard Office-ul este, ca vizualizare, o listă
de cel mult 24 de memorii care la Microsoft
Word 2007-2010 apare fie în partea dreaptă a
ecranului, fie în partea stângă, depinzând de
opţiunea operatorului.
Lista poate fi rulată şi din ea se pot alege spre a
fi „lipite”, în textul în care lucrăm, texte de orice
dimensiune care au fost copiate anterior, din
acelaşi text, din alte documente, sau chiar din
alte fişiere Microsoft Office (se pot copia texte
care apar în tabele Excel în documente Word, şi
viceversa).
Aici este prezentat un Clipboard Office cum
apare el pe ecranul de lucru la Microsoft Word
2007-2010, cu 5 texte (memorii) de diferite
dimensiuni:

b. Cum deschidem, activăm Clipboard Office – ul în Microsoft Word 2007-2010?

Deschiderea Clipboard Office – ului se face cu ajutorul icon-ului care îi este propriu
şi pe care deja l-am poziţionat pe Bara de acces rapid (Quick Acces Toolbar) în
primul capitol:
Există şi o calea rapidă3 – ţinând apăsată tasta Ctrl se apasă de două ori, rapid,
tasta C (Ctrl + C+ C).
De altfel, comanda Ctrl + C este comanda Copy făcută din tastatură, şi deci când
copiaţi un text cu ajutorul acestei comenzi, să-l memoraţi pentru o utilizare
ulterioară, mai apăsaţi încă o dată, rapid, tasta C şi veţi copia şi textul şi se va
deschide şi Clipboard Office-ul.

3
Personal am încercat această cale rapidă pe mai multe calculatoare şi în Microsoft Word 2007, versiunea în limba română, însă nu
a funcţionat întotdeauna. Din fericire în variantele mai recente ale Microsoft Office odată deschis Clipboard-ul acesta va apare şi
ulterior, chiar după ce ai închis toate documentele şi deschizi, din nou, un document Word, spre deosebire de versiunea 1997-2003
când Clipboard-ul trebuie deschis de fiecare dată când se deschide un document.

8
c. Cum lucrăm cu mai multe documente cu Clipboard Office – ul şi în mai multe
programe?
După ce s-a deschis Clipboard Office s-a copiat textul sau s-au copiat textele de
care avem nevoie, se poziţionează cursorul de text unde vrem să introducem textul
copiat şi se apasă cu butorul stânga al mouse-ului pe textul din Clipboard Office
care vrem să-l „lipim”.
Sau:
Se poziţionează cursorul de text unde vrem să introducem textul copiat, se
poziţionează în Clipboard Office săgeata mouse-ului pe textul care vrem să-l „lipim”,
se apasă butonul dreapta al mouse-ului, şi din lista care s-a deschis se alege
opţiunea „Lipire” („Paste”).
Dacă vrem să „ştergem” din Clipboard Office unul din textele copiate (memorate) -
se poziţionează în Clipboard Office săgeata mouse-ului pe textul care vrem să-l
„ştergem”, se apasă butonul dreapta al mouse-ului, şi din lista care s-a deschis se
alege opţiunea „Ştergere” („Delete”).
Cele două comenzi („Lipire” şi „Ştergere”) apar şi în lista care se deschide dacă
dăm click pe săgeata ce apare în dreapta textului din Clipboard Office¸ dacă
poziţionăm mouse-ul deasupra textului pe care vrem să-l folosim (şterge).
Clipboard Office-ul poate fi golit printr-o singură acţiune de toate textele, simbolurile,
memorate folosind butonul Golire completă („Clear All”) de deasupra listei.
De asemenea, mai există în capul listei Clipboard Office şi butonul „Lipire completă”
(„Paste All)” ceea ce înseamnă că, atunci când este acţionat, vor fi „lipite”, într-un
singur loc, toate textele din Clipboard Office existente la momentul acţiunii.
Comanda este rar folosită, dar utilă atunci când vrei să închizi documentul pe care-l
lucrezi dar vrei să salvezi „într-un colţ” al documentului textele din Clipboard Office
ce le-ai copiat anevoios din mai multe documente, din diferite fişiere, de pe internet,
etc. şi pe care nu le-aţi folosit dar urmează a fi folosite în sesiunea următoare de
lucru.

d. Cum lucrăm cu Clipboard Office – ul în mai multe documente şi/sau programe?

După ce aţi deschis Clipboard Office aveţi la dispoziţie o listă cu 24 de memorii, pe
care o utilizaţi cum doriţi.
De reţinut:
 Clipboard Office-ul memorează texte (inclusiv fotografii, desene, screenshot-uri,
adrese de internet) din textul pe care operăm, din alte documente pe care le
deschidem, la un moment dat, copiem ce ne interesează şi le închidem (fără a
închide documentul în care „lipim” textul copiat), copiază texte şi de pe alte
suporturi (dischete, CD-uri, stick-uri, hard-uri externe, internet). De fapt,
memorează orice se poate copia cu comanda copy.
 Dacă se copiază în Clipboard Office mai mult de 24 de texte, fotografii, etc.,
atunci ce s-a copiat prima oară, când s-a deschis Clipboard Office, se şterge
automat din Clipboard Office.
 Odată închis documentul Word (sau ultimul document în cazul în care se
lucrează cu mai multe documente) lista textelor copiate în Clipboard Office se
şterge4 el deschizându-se automat în următoarea sesiune de lucru numai dacă
am ales opţiunea Afişare automată Clipboard Office din Opţiuni (Options) situat

4
În Microsoft Office 1997-2003 se şterge şi clipboard-ul, aşa încât când se deschide un document trebuie
deschis şi Clipboard-ul.

9
 în partea de jos a Clipboard-ului.
Cu alte cuvinte, dacă în timpul
lucrului cu un document Word s-a
utilizat Clipboard Office-ul, la
următoarea deschidere a unui
document este posibil ca
Clipboard Office-ul să trebuiască
redeschis.

 Clipboard Office-ul creat la un anumit moment există atât timp cât avem deschis
un document Word (chiar şi un tabel în Excel).
 Dacă avem deschise mai multe documente, Clipboard-ul este unic pentru toate
documentele, cu aceeaşi succesiune de texte. Deci aceeaşi listă de 24 de
memorii apare în fiecare document pe care îl deschidem la un moment dat şi în
care dăm comanda de deschidere Clipboard.
Înseamnă că, dacă lucrăm cu două documente, în acelaşi timp, din care în unul
avem deschis un Clipboard, iar în celălalt nu este deschis Clipboard, dacă în cel
de-al doilea document se va efectua comanda de deschidere vom avea un
Clipboard cu acelaşi conţinut.
 Ultimul text „lipit” din lista Clipboard Office, va fi lipit de fiecare dată când
acţionăm comanda rapidă (din tastatură) Ctrl + V (care înseamnă „Paste” –
„Lipire”).

D. Opţiunea „Găsire şi înlocuire” („Find and Replace”).

a. Ce este opţiunea „Găsire şi înlocuire”?
„Găsire şi înlocuire” – ne permite să „Găsim” cuvinte de aceiaşi formă (fără a „sări”
peste vreunul) pe care să le înlocuim (pas cu pas sau pe toate odată) cu alte
cuvinte, printr-un singur click de mouse şi nu din tastatură.

b. Cum folosim opţiunea „Găsire şi înlocuire” în Microsoft Word 2007-2010?

Se identifică cuvântul ce urmează a fi înlocuit şi care poate apare de mai multe ori
în textul pe care îl lucrăm. De exemplu, vrem să înlocuim numele reclamantului
Popescu Ion cu numele altui reclamant - Ionescu Vasile. Selectăm şi copiem
numele Popescu Ion, apăsăm combinaţia de taste Ctrl + H (sau Ctrl + F), moment în
care se va deschide
fereastra „Găsire şi
înlocuire” şi îl „lipim” în
căsuţa „De găsit:” (Find
What), după care
scriem Ionescu Vasile
în căsuţa Înlocuire cu:
(Replace With).

Semnificaţia butoanelor din caseta de dialog este următoarea:

a) Înlocuire (Replace) – se acţionează acest buton dacă în textul pe care se

10
 lucrează calculatorul a identificat şi selectat un cuvânt identic cu cel din poziţia
„De găsit”, în cazul nostru „Popescu Ion”. Dacă doresc înlocuirea respectivului
cuvânt se apasă butonul „Înlocuire” („înlocuieşte” desigur cu cuvântul din poziţia
„Înlocuire cu:”).
Dacă în căsuţa „De găsit:” se scrie cuvântul „pârât” programul va găsi toate
formele cuvântului ce apar în text, adică pârâtul, pârâta, pârâtele.
b) Înlocuire peste tot (Replace all) – se acţionează acest buton dacă se doreşte
înlocuirea tuturor cuvintelor din textul pe care se lucrează, ce au forma din
căsuţa „De găsit”, cu cuvintele din poziţia „Înlocuire cu:”.
c) „Următorul găsit” (Find next) – este butonul care se apasă dacă se doreşte
găsirea următorului cuvânt din text ce are forma din „De găsit:” după care se
acţionează sau nu, după caz, butonul „Înlocuire”. Opţiunea este folosită dacă
înlocuirea se face cuvânt cu cuvânt (pas cu pas), întrucât pot exista situaţii în
care deşi se găseşte cuvântul din „De găsit”, totuşi nu se doreşte înlocuirea lui.

Desigur, opţiunea este mult mai elaborată, în sensul că şi căutarea şi înlocuirea

poate fi mai „sofisticată”, apăsând butonul „More…” din căsuţa de dialog însă
apreciem că nu se impune dezvoltarea subiectului.
Opţiunea este mai dificil de utilizat însă atunci când cuvântul ce se doreşte a fi
înlocuit este folosit în text în mai multe forme – spre exemplu societate, societatea,
societăţii.
Pe de altă parte, spre exemplu, dacă, într-o parte a textului, denumirea unei
societăţii comerciale este sub forma S.C. X S.R.L., în altă parte a textului este SC X
SRL (fără puncte), iar noi introducem la „De găsit” forma S.C. X S.R.L., atunci
opţiunea va găsi strict acele forme care sunt cu puncte, adică exact ce se scrie în
„De găsit:”. Cu alte cuvinte opţiunea trebuie folosită cu atenţie.

b. La ce mai putem folosi opţiunea „Găsire şi înlocuire”?

O situaţie în care poate fi folosită cu succes opţiunea „Găsire şi înlocuire”, mai bine
zis numai opţiunea Găsire, este atunci când se doreşte găsirea într-o lege a
dispoziţiilor referitoare la un anumit aspect.
Spre exemplu se poate lua Codul de procedură civilă, în format Microsoft Word, şi
se pot găsi toate dispoziţiile, normele, în care apare cuvântul apel, ori încheiere,
preschimbare, nulitate etc.. Este recomandat ca atunci când folosim această
opţiune (pentru căutare) să nu folosim variantele articulate ale cuvântului căutat,
adică să nu folosim apelul sau apelului, ci o variantă care să le poată găsi şi pe cele
articulate şi pe cele nearticulate (adică apel).
De fapt opţiunea similară este folosită şi de bazele de date legislative.
ATENŢIE!!!
Când utilizaţi acest mod de căutare fiţi atenţi la utilizarea diacriticelor întrucât
opţiunea va identifica strict acel cuvânt pe care l-aţi scris în De căutat: (Find What),
cu sau fără diacritice. Adică dacă l-aţi scris cu diacritice (călător) nu va identifica şi
varianta cuvântului scris fără diacritice (calator).

E. Opţiunea „AutoCorrect”.

a. Ce este opţiunea „Autocorect”?

Se întâmplă adeseori ca atunci când un operator care scrie, într-un document setat
în limba română, prenumele Sanda, acesta să fie înlocuit, corectat, automat, cu
11
 cuvântul Sandală. Acest lucru se întâmplă deoarece cuvântul „sanda”, văzut ca
articol de încălţăminte şi nu ca prenume feminin, este scris incorect şi de aceea
calculatorul îl corectează automat „scriind” sandală. La fel când se scrie acoarelă
calculatorul va corecta automat cu acuarelă.
Aceasta deoarece Microsoft Word 2007-2010 are corecturi ortografice predefinite
care sunt în număr de circa 500.
Avantajul oferit de această opţiune este că lista de corecturi ortografice predefinite
poate fi îmbogăţită, completată, de operator atunci constată că scrie greşit, în mod
repetat, în aceiaşi formă, un anumit cuvânt.
Însă, avantajul extraordinar al acestei opţiuni, motiv pentru care am numit-o
„Regina” scrierii rapide, este că un cuvânt scris intenţionat greşit poate fi „corectat”
într-un cuvânt, sintagmă, denumire, frază sau chiar paragraf scris corect5.

b. Crearea, modificarea, ştergerea unei opţiuni „Autocorect” în Microsoft Word 2007-

2010.
1. Crearea.
ATENŢIE!!! Atunci când se creează o opţiune autocorect trebuie ca documentul în
care se lucrează să fie setat în limba în care urmează a se folosi respectiva opţiune,
în cazul nostru limba română. Dacă opţiunea este creată într-un document setat în
limba engleză şi o folosim într-un document setat în limba română opţiunea nu va
funcţiona. Pentru detalii a se vedea secţiunea B „Controlul” limbii române.
Atunci când folosim des o
succesiune de cuvinte pe care
vrem să o folosim pe viitor ca
opţiune autocorect, să spunem
Tribunalul Bucureşti Secţia a VII-
a Civilă, selectăm cuvintele şi
deschidem opţiunea AutoCorrect
care are icon-ul pe care l-am
poziţionat pe bara de instrumente
Acces rapid şi această fereastă
de dialog:
Cuvintele selectate, fără a le
copia, vor apare direct în căsuţa
Cu: (WIth:), iar în casuţa
Înlocuire: (Replace:) vom scrie tb
după care apăsăm buton
Adăugare (Add) şi OK. Acum
revenind în document, după ce
vom scrie tb şi vom acţiona
spacebar - ul (bara de spaţiu)
atunci calculatorul va scrie singur
- Tribunalul Bucureşti Secţia a
VII-a Civilă.

5
Exemple de autorect-uri personale: î – întâmpinare, bu – Bucureşti, cpc – Codul de procedură civilă, afp – Administraţia Finanţelor
Publice Sector , tb – Tribunalul Bucureşti Secţia a VII-a Civilă, cab – Curtea de Apel Bucureşti Secţia a V-a Civilă, price –
PricewaterhouseCoopers Business Recovery Services IPURL, dl – debitorul, dli – debitorului, jl – În temeiul art. 242 alin. 2 din Codul
de procedură civilă s-a solicitat judecarea cauzei şi în lipsa părţilor.

12
 Desigur crearea unei opţiuni autocorect se poate face şi deschizând fereastra de
dialog AutoCorrect şi scriind în Înlocuire: prescurtarea, textul scris „greşit”, şi în Cu:
textul cu care dorim să se înlocuiască textul scris „greşit”. După care Adăugare şi
OK.
Celelalte setări din caseta de dialog AutoCorrect necesare folosirii cu succes a
opţiunii (care sunt predefinite, în general) sunt butoanele Înlocuire text în timpul
tastării (Replace text as you type) şi Text simplu (Plain text) care trebuie să fie
activate.

2. Modificare opţiunii autocorect.

Atunci când dorim să modificăm o opţiune autocorect, de exemplu vrem să înlocuim
„tp" – „tabelul preliminar” cu „tp" – „titlul preliminar”, trebuie să facem următorii paşi:
a. Se deschide fereastra de dialog AutoCorrect şi se scrie în Înlocuire: opţiunea
definită anterior, în cazul nostru „tp" moment în care va apare în capul listei
cu „autocorecturi” tp – tabelul preliminar.
b. Scriem în căsuţa Cu: „titlul
preliminar”, după care apăsăm
butonul Înlocuire:, moment în
care va apare un mesaj de
confirmare prin care suntem
întrebaţi dacă vrem să redefinim
opţiunea iniţială, dăm OK în
fereastra de confirmare, după
care OK în fereastra de dialog
AutoCorrect. Se observă că din
momentul în care scriem „titlul preliminar" în căsuţa Cu:, butonul Adăugare
devine Înlocuire: (Replace:).
Desigur modificare se poate face şi în alţi doi paşi, respectiv Ştergere (vezi
punctul 3) şi Creare (vezi punctul 1).

3. Ştergerea unei opţiuni autocorect.

Atunci când dorim să ştergem o opţiune autocorect, de exemplu „tp" – „tabelul
preliminar”, trebuie să deschidem fereastra de dialog AutoCorrect, se scrie în
Înlocuire: opţiunea ce se doreşte a fi ştearsă, în cazul nostru „tp" moment în care va
apare în capul listei cu „autocorecturi” tp – tabelul preliminar, după care se apasă
butonul Ştergere (Delete) şi OK.

c. Cum folosim opţiunea „Autocorect”?

O opţiune autocorect trebuie creată cu atenţie, adică „textul” pe care îl „scriem
greşit” în Înlocuire: nu trebuie să reprezinte un cuvânt de uz obişnuit, pentru că se
poate întâmpla ca opţiunea să opereze, operatorul să nu fie atent, iar sensul textului
să fie altul decât cel urmărit6.
Totuşi, dacă „insistaţi” să folosiţi un cuvânt ca simbol al unei opţiuni autocorect,
folosit însă mai rar în limbaj obişnuit, pentru că vă ajută mai mult la identificare
textului ce se va scrie, şi dacă într-un anumit context aveţi nevoie de acel cuvânt şi

6
De exemplu, personal folosesc opţiunile autocorect: „sac" – „Sentinţa civilă nr. ” şi „sec" – „Sentinţei civile nr. ” care sunt incorect
create pentru că dacă aş motiva o sentinţă penală, în loc de „inculpatul Popescu Ion a sustras un sac cu porumb…” ar apare scris
„inculpatul Popescu Ion a sustras un Sentinţa civilă nr. cu porumb …”. Însă nu am modificat autocorecturile întrucât cazurile în care
folosesc cuvintele sac şi sec sunt extrem de rare în activitatea mea.

13
 nu de opţiunea autocorect, ca să „îndreptaţi” situaţia acţionaţi icon-ul Undo de
două ori sau executaţi comanda rapidă din taste Ctrl + z, tot de două ori, dacă
sunteţi la început de propoziţie sau o dată dacă sunteţi în mijlocul unei propoziţii..
E bine de ştiut că opţiunea autocorect permite folosirea „câmpurilor” specifice
lucrului cu „Machete” (Form Filed), însă atunci opţiunea trebuie creată prin
selectarea textului în document şi nu prin crearea directă în AutoCorrect.
Cu timpul, pentru o viteză sporită de lucru este recomandat crearea de opţiuni
autocorect cu definiţii apropiate, atât în forme articulate, cât şi nearticulate, cum ar fi
„js – judecătorul sindic” , „jis - judecătorului sindic”.
„Textul” scris în căsuţa Înlocuire: trebuie să fie cât mai scurt (iniţialele cuvintelor care
formează textul) şi cât mai „inspirat”, adică să vă ajute să scrieţi repede (să nu
„alergaţi” pe tastatură dintr-o parte în alta7) şi să vă ajute să identificaţi repede
opţiunea8. Dacă textul ce se va scrie are multe cuvinte nu se recomandă să scrieţi
în căsuţa Înlocuire: toate iniţialele cuvintelor ce se vor scrie, este ineficient (aveţi de
„alergat” pe tastatură) şi se consumă timp.
O opţiune autocorect nu poate avea mai mult de 255 caractere, aici intrând şi
spaţiile dintre cuvinte.
Dacă aveţi multe opţiuni autocorect, pentru a nu le uita, faceţi un document cu toate,
pe care să-l printaţi şi să-l aveţi la îndemână pentru a vi le reaminti.
Se poate începe scrierea unei propoziţii direct cu o opţiune autocorect, moment în
care calculatorul va scrie prima literă mare, chiar dacă nu s-a configurat în opţiunea
autocorect această posibilitate (ca prima literă să fie mare).
Calculatorul va scrie exact ce se scrie în căsuţa Cu:, adică dacă se scrie doar cu
literă mare, se va scrie doar cu literă mare.
Dacă în momentul tastării este activată tasta Caps Lock (scriere doar cu litere mari)
atunci şi opţiunea autocorect se va executa cu litere mari dacă aceasta este
configurată toată cu litere mici.
Dacă în căsuţa Cu: s-a scris un text folosind şi litere mari şi litere mici (denumiri de
autorităţi publice sau de societăţi) atunci opţiunea se va executa exact, calculatorul
scriind ce scrie în căsuţa Cu: indiferent dacă este sau nu activată tasta Caps Lock.
Nu se recomandă folosirea literelor unice ca opţiuni autocorect, cel puţin a primelor
litere din alfabet, pentru că literele unice sunt folosite de multe ori la enumerări9.

SFATURI !!!!
Nu ezitaţi să configuraţi o opţiune autocorect dacă atunci când lucraţi aveţi nevoie
de un anumit text, de mai multe ori, chiar dacă pe viitor nu-l veţi mai folosi niciodată.
Timpul „pierdut” cu crearea opţiunii este nesemnificativ cu cel câştigat ca urmare a
folosirii ei. 10
Folosiţi numai opţiuni autocorect când scrieţi denumiri de autorităţi, textul va fi de
calitate, iar Dvs. veţi depune efort minim pentru scrierea lui.

d. Opţiunea „AutoCorrect” şi programele din suita Microsoft Office.

7
Astfel, puteţi folosi prima literă a primului cuvânt de două ori, sau chiar de trei ori. Exemplu personal: „dd” – „din data de”.
8
Personal, folosesc prescurtarea „jl” care „vine” de la „judecata în lipsă” pentru opţiunea autocorect: „În temeiul art. 411 alin. 1 din
Codul de procedură civilă s-a solicitat judecarea cauzei şi în lipsa părţilor.”
9
În schimb puteţi folosi literele utilizate rar ca opţiuni autocorect. Exemple personale; „î" – întâmpinare : „q” – Sierra Quadrant
IPURL.
10
Spre exemplu, atunci când redactez minutele hotărârilor din cauzele ce le am spre judecare îmi setez un autocorect pentru data
pronunţării, de genul “ddd” – “27 septembrie 2014”.

14
 Odată creată, o opţiune autocorect poate fi folosită şi în celelalte programe din suita
Microsoft Office, cum ar fi Excel sau Acces.

F. Opţiunea AutoText.

a. Ce este opţiunea AutoText?

Opţiunea AutoText se aseamănă foarte mult cu opţiunea „AutoCorrect”, numai că
dimensiunea textului ce va fi scris automat de calculator nu mai este limitată la 255
de caractere, ci la un număr nelimitat de caractere, fiind mai avansată. În plus textul
poate fi formatat după propriile preferinţe ale operatorului.
b. Crearea şi ştergerea unei opţiuni AutoText?
1. Crearea unei opţiuni este asemănătoare cu crearea unei opţiuni „AutoCorrect”.
Astfel, se selectează textul ce se doreşte a fi introdus automat şi care poate avea
orice dimensiune, cum ar fi, spre exemplu un draft de Încheiere de suspendare a
judecăţii cu absolut toate elementele şi care va fi formatată după preferinţele
operatorului, după care se apasă combinaţia de taste Alt+F3, moment în care se va
deschide fereastra de dialog Creare bloc component nou. Dacă textul nu este
selectat şi apăsăm combinaţia de taste arătată, căsuţa de dialog nu se va deschide.
În căsuţa Nume: (Name:) se
introduce o denumire care poate
avea mai multe cuvinte şi care să
ne permită să identificăm textul
ce se va insera.
Din lista Galerie: selectăm
AutoText. Celelalte opţiuni rămân
predefinite, adică: în Categorie
lăsăm selectat General, în
Salvare în: va fi Building Blocks
iar în Opţiuni va fi Inserare numai
conţinut.

Ca să vedem dacă opţiunea abia creată se execută tastăm denumirea, aşa cum a
fost scrisă în căsuţa de dialog, după care apăsăm tasta F3. Textul selectat anterior va
fi scris automat.

2. Ştergerea unei opţiuni AutoText se face deschizând fereastra de dialog

„Organizare blocuri componente ..”, parcurgând următorii paşi: Inserare Părţi
rapide Organizare blocuri componente .. :

15
Se selectează opţiunea AutoText ce se doreşte a fi ştearsă, în cazul nostru denumire
din mai multe cuvinte după care se apasă butonul Ştergere (Delete), moment în care
va apare o fereastră de confirmare care vă întreabă dacă vreţi să ştergeţi opţiunea
respectivă, după care apăsaţi Închidere.
Dacă se selectează opţiunea şi se apasă butonul Inserare (Insert) calculatorul va
insera opţiunea respectivă în locul în care se află cursorul de text.
Dacă apăsăm Editare Proprietăţi … se va deschide aceiaşi fereastra de dialog care
s-a deschis când am creat opţiunea numai că acum se numeşte Modificare bloc
component.
Dacă doriţi să redenumiţi o anumită opţiune cu un alt nume, care vi se pare mai
potrivit, vă sugerez să urmaţi următorii paşi: Inserare Părţi rapide Organizare
blocuri componente .. Editare Proprietăţi … se va deschide fereastra Modificare
bloc component, se redenumeşte opţiunea după care OK în fereastra Modificare bloc
component şi Închidere în fereastra Organizator blocuri componente.
O altă cale de modificare ar fi să inseraţi (executaţi) opţiunea ce trebuie redenumită,
o ştergeţi urmând paşii mai sus arătaţi, după care o creaţi din nou dându-i denumirea
dorită (selectare text, Alt+F3, nume nou, OK). Desigur, urmând aceiaşi paşi se poate
modifica şi textul care se inserează automat.

16
c. Opţiunea AutoText oferă o multitudine de posibilităţi de text.

Un avantaj major al „uneltei” îl constituie faptul că textul ce va fi inserat va avea

setarea, formatarea, predefinită, aşa cum a fost la momentul creării opţiunii, spre
deosebire de opţiunea „AutoCorrect” care preia setarea, formatul, textului care este
scris.
Opţiunea permite configurarea unor blocuri de text de diferite dimensiuni care se
inserează pe măsură ce se scrie textul. Un impediment ar putea fi, pentru o viteză
mare de lucru, memorarea denumirilor blocurilor de text pentru a fi inserate la
momentul potrivit. Însă impedimentul poate fi depăşit fie prin aşezarea iconiţei

AutoText (vezi Secţiunea A, pct. b) în bara de instrumente Acces rapid pentru a

deschide lista cu AutoText…-uri, după care se „apasă” pe opţiunea dorită din lista de
„autotexte” (eventual se vizualizează în fereastra specifică pentru a se vedea dacă
este ceea ce căutăm), fie prin parcurgerea următorilor paşi: Inserare Părţi rapide
Organizare blocuri componente .. se selectează opţiunea după care se apasă
Inserare.

G. Lucrul cu formulare (machete).

a. Ce sunt formularele sau documentele machetă?
Se întâmplă adeseori ca în activitatea noastră să avem de redactat documente ce
au acelaşi conţinut, ceea ce le deosebeşte unele de altele fiind câteva elemente,
cum ar fi numele şi prenumele, adresa de domiciliu/sediu.
Documentele formular ne ajută că completăm doar acele câmpuri, locuri, cu
elementele care nu sunt comune documentelor cu acelaşi conţinut.
b. Creare (vizualizare), modificare, ştergere unei machete în Microsoft Word 2007-
2010.
Practic, multe din documentele pe care îl întocmeşte un grefier pot îmbrăca forma
unui formular. Cu alte cuvinte, crearea unui formular poate avea ca punct de plecare
un document deja redactat şi nicidecum, întocmirea unui document nou, cap-coadă.
Deci luăm (copy-paste) un document pe care vrem să-l facem formular şi înlocuim
în el acele cuvinte care se schimbă de la o redactare la alta cu câmpuri machetă
(Forms) .
Spre exemplu, am luat această minută de încheiere:
„Dosar nr. /3/20
Încheiere.
În temeiul art. 1551 din Codul de procedură civilă dispune suspendarea
judecării cauzei până când creditoarea SC SRL va depune la dosar
certificatul constatator de la Oficiul Registrului Comerţului privind sediul, starea
debitorului, asociaţii, administratorii sau lichidatorii acestuia.
Cu recurs.
Pronunţată în şedinţă publică, azi ”.
Câmpurile gri au fost inserate cu ajutorul icon-ului din bara de instrumente
Acces rapid (Quick Acces Toolbar)11 prin poziţionarea cursorului de text în locul
unde dorim să inserăm un câmp de machetă.
După ce am inserat toate câmpurile de machetă blocăm documentul cu ajutorul

11
A se vedea secţiunea A pct. b.

17
 icon-ului tot de pe bara de instrumente Acces rapid, moment din care asupra
documentului nu se mai poate face nicio modificare, cu excepţia câmpurilor de
machetă în care pot fi inserate texte de la o literă, până la cuvinte, fraze, paragrafe
sau chiar pagini întregi.
„Deplasarea” dintr-un câmp în altul al machetei se poate face cu ajutorul tastei Tab
sau cu cel al săgeţilor (de preferat sus/jos care asigură o deplasare mai rapidă, în
acest caz)..
Dacă vrem să modificăm textul machetei deblocăm documentul, tot cu ajutorul icon-
ului , după care lucrăm ca într-un document obişnuit, putând insera sau şterge,
din nou, câmpuri de machetă.
De reţinut !!! Câmpurile gri care sunt vizualizate în documentul pe care lucrăm nu
sunt vizibile în urmă imprimării documentului. Documentul va apărea ca un
document făcut normal, fără câmpuri de machetă. Dacă nu se vizualizează

câmpurile gri, atunci apăsaţi icon-ul din bara de instrumente Acces rapid.
De asemenea, trebuie reţinut că dacă macheta este blocată, ea va fi blocată
indiferent de calculatorul de la care se va opera asupra ei. Cu alte cuvinte, dacă se
transferă macheta pe un alt calculator, pentru a opera modificări macheta trebuie
deblocată.
Imprimarea unei machete se face ca la orice document.
Setarea unui document (font, aliniere) cu machete se face cu documentul deblocat.
Deci dacă vrem să avem o anumită setare (bold, subliniere, spre exemplu) doar pe
un anumit câmp de machetă, setarea se poate face, dar cu documentul deblocat.
Un câmp de machetă poate fi şters în mod obişnuit, prin selectarea lui şi acţionarea
oricărei taste de ştergere – Delete, Backspace, sau chiar a unei taste de scriere.
Într-un câmp de machetă, când macheta este blocată, deci, nu se poate executa o
macrocomandă.

c. Machetele cu liste sau Casetă combo.

Pentru lucru rapid cu machete se pot crea şi câmpuri care să conţină liste cu mai
multe elemente din care se selectează elementul dorit.
Astfel, să presupunem că avem un câmp de machetă în care sunt trecute mai multe
comune din circumscripţia judecătoriei Buftea:

În momentul când operatorul va întocmi o

adresă, spre exemplu, va alege din listă
comuna care se potriveşte situaţiei de
fapt din adresă.

Cum se creează o asemenea listă?

Se poziţionează cursorul de text în locul unde se doreşte inserarea unei asemenea
liste cu mai multe elemente şi se apasă icon-ul Casetă combo (Control

18
 formular) de pe bara de instrumente Acces rapid, după care se apasă icon-ul
Opţiuni pentru câmp formular şi se va deschide fereastra de dialog Opţiuni pentru
câmp formular vertical:
În căsuţa Element listă
verticală: se scriu pe rând
elementele ce vor alcătui lista.
După ce se va scrie corect
fiecare element, în această
căsuţă, el va fi adăugat în listă
cu ajutorul butonului Adăugare.
Desigur cu ajutorul butonului
Eliminare elementul selectat va
fi eliminat din listă. Cu ajutorul
săgeţilor de deasupra şi de
dedesubtul cuvântului Mutare
fiecare element selectat va
putea fi poziţionat mai sus sau
mai jos în listă.
După ce lista a fost configurată
se apasă OK:

Fireşte, lista de elemente va putea fi modificată ulterior creării, dacă poziţionăm

cursorul de text pe câmpul de machetă Casetă combo (Control formular), sau
imediat lângă el şi dăm click pe acelaşi icon Opţiuni pentru câmp formular.
După ce se blochează documentul cu ajutorul când se ajunge pe câmpul de
machetă Casetă combo se va activa în partea dreaptă a câmpului o săgeată. Când
se dă click pe săgeată se deschide lista cu elemente din care se selectează
elementul dorit. După ce se selectează elementul dorit lista se închide automat.
După ce se trece la alt câmp de machetă săgeata dispare.
Câmpul de machetă Casetă combo poate fi copiat şi lipit, cu ajutorul comenzilor
„tradiţionale”, fără probleme, şi în alte documente, urmând să aibă acelaşi conţinut
în documentul în care a fost lipit şi unde, de asemenea, poate fi modificat.
Un câmp de machetă cu listă sau cu Casetă combo poate fi şters ca şi un câmp de
machetă obişnuit, prin selectarea lui şi acţionarea oricărei taste de ştergere –
Delete, Backspace, sau chiar a unei taste de scriere.
În urma unui experiment am constatat că un element din lista combo poate avea cel
mult 50 de semne (incluzând şi spaţiile).

d. Machete cu câmpuri legate.

De multe ori se întâmplă să avem un formular care să aibă două sau mai multe
câmpuri care au acelaşi conţinut. Să luăm, de exemplu, următorul text cu câmpuri
de machetă:

19
 Se observă că avem două câmpuri cu denumirea unei societăţi comerciale, trei
câmpuri cu numele unui avocat şi un câmp cu data pronunţării.
Programul Microsoft Word ne poate ajuta să completăm un singur câmp de
machetă urmând ca în celelalte câmpuri, identice, să se scrie automat ce am scris
în singurul câmp completat. Am denumit această opţiune „Machetă cu câmpuri
legate”.
Cum „legăm” câmpurile?
Legarea câmpurilor se poate face în două moduri:
A. 1. Mai întâi, pentru a lega un câmp de un altul, sau de mai multe, într-o machetă,
trebuie să vedem cum identificăm câmpul pe care îl vom completa cu un text şi care
ulterior se va multiplica în mai multe locuri, pe care le vom stabili ulterior.
Pentru exemplificare am luat câmpul cu numele avocatului.
Pentru a identifica câmpul ales de noi a fi multiplicat aşezăm mouse-ul pe el şi dăm
dublu click, moment în care se va deschie fereastra Opţiuni pentru câmp formular
text (Text Form Filed Options).
În căsuţa Marcaj în Document:
(Bookmark:) se observă că scrie
Text2 şi care este denumirea
(codul) acestui câmp..
După ce am identificat câmpul,
eventual poate chiar l-am
redenumit prin ştergerea „Textn”
şi scrierea propriei denumiri,
închidem fereastra de dialog
apăsând OK.

2. După identificarea câmpului în care vom completa textul ce se va multiplica

automat şi care în cazul nostru este Text2, inserăm cursorul de text în poziţia în
care vom insera automat câmpul respectiv, să zicem numele avocatului în al doilea
paragraf, aşa cum se vede aici:

20
În acest text se observă că două câmpuri de machetă ale avocatului şi unul al
societăţii comerciale nu mai apar, acestea fiind şterse din textul iniţial, pentru o mai
uşoară înţelegere a instrumentului cu care lucrăm.
După ce am inserat cursorul de text în poziţia unde se va insera automat macheta
facem următorii paşi: Inserare (Insert) Părţi rapide Câmp (Field…) şi se va
deschide fereastra de dialog Câmp.

Din lista derulantă din stânga Nume de câmp (Field names:) selectăm opţiunea Ref,
din lista Nume marcaj în document: (Bookmark name:) selectăm denumirea
câmpului, în cazul nostru „Text2”, după care bifăm în partea dreapta căsuţele
Hyperlink către paragraf (Hyperlink to paragraph) care este funcţia ce face legătura
între cele două câmpuri şi căsuţa Păstrare formatare în timpul actualizărilor
(Preserve formatting during updates) care este funcţia ce permite păstrarea
aceluiaşi format al textului din macheta ce va fi inserată, după care închidem,
desigur, cu OK. Acum am inserat un câmp ce se va scrie automat.

21
3. Aşa cum am procedat la punctul 2 vom proceda şi pentru inserarea celui de-al
doilea câmp al numelui avocatului, în paragraful al treilea, iar pentru inserarea celui
de-al doilea câmp, cu denumirea societăţii, în paragraful al patrulea, vom proceda
ca la punctele 1 (identificare) şi 2 („legare”).
După terminarea tuturor operaţiilor de „legare” a câmpurilor textul nostru va avea
doar trei câmpuri de completat (denumirea societăţii, numele avocatului şi data
pronunţării), spre deosebire de textul iniţial care avea şase câmpuri de machetă ce
trebuiau completate, fiecare.
După completarea câmpurilor cu denumirea societăţii şi numele avocatului se va
observa că în celelalte câmpuri, „legate” de primele (două ale numelui avocatului şi
cel al societăţii comerciale), vor apare texte cu care s-a lucrat anterior. În câmpurile
legate va apare elementul abia completat după ce dăm o comandă Vizualizare
înainte de imprimare (Print preview) sau, pur şi simplu, o comandă de imprimare,
printare.

B. Al doilea mod de legare a câmpurilor, ce mi se pare ceva mai simplu, are

următorii paşi:
1. Se identifică câmpul ce urmează a fi legat, a fi inserat într-un anumit loc, sau în
mai multe locuri. Identificarea se
face ducând mouse-ul pe câmpul
de machetă ce urmează a fi
identificat şi apăsăm de două ori
rapid butonul din stânga al
acestuia, moment în care se va
deschide fereastra de dialog
Opţiuni pentru câmp formular text:
(Text Form Filed Options).
Se observă că în căsuţa Marcaj în
document (Bookmark:) este scris
un „nume” sub forma Text7, deci
Text lipit de o cifră, acesta este
denumirea câmpului. În continuare
se bifează căsuţa Calculare la
ieşire, după care OK.

2. După aceea se poziţionează cursorul de text în locul unde se doreşte inserarea

câmpului de machetă identificat, din meniul Inserare se deschide fereastra de dialog

22
 Referinţă încrucişată şi din lista
derulantă Tip referinţă: se
selectează Marcaj în document,
din lista derulantă Inserare
referinţă la: se selectează Text
marcaj în document, se urmăreşte
să fie bifată căsuţa Inserare ca
Hyperlink, iar din lista de
„denumiri” se selectează Text7,
după care se dă click pe butonul
Inserare, moment în care butonul
Revocare va deveni Închidere, şi
click pe Închidere.

3.Pentru inserarea câmpului identificat la punctul 1 şi în alte locuri din text se repetă
paşi de la punctul 2.

ATENŢIE!
Machetele cu câmpuri legate nu pot fi „transportate” pe alt calculator sau, altfel
spus, documentul-machetă poate fi copiat şi „lipit” într-un alt calculator, dar
legăturile dintre câmpurile machetei NU se vor păstra. Desigur legăturile pot fi
reconfigurate, reluând paşi arătaţi mai sus.
Înseamnă că pe machetele cu câmpuri legate se poate lucra doar pe calculatorul în
care acestea se configurează.

e. Machetele şi actele de procedură.

Desigur se pot face machete pentru multe documente întâlnite în activitatea
grefierului, însă cu cât macheta conţine mai multe câmpuri cu atât documentul este
mai greu de adaptat.
Lucrul cu machete este recomandat să se facă la documente de mici dimensiuni, cu
număr mic de câmpuri şi, implicit, de modificări, urmând ca, treptat, pe măsură ce se
dobândeşte experienţă, să se poată trece şi la documente de dimensiuni mai mari.
Pentru a avea documente cu câmpuri cât mai puţine şi implicit, mai uşor de
completat, este necesar ca acestea să fie redactate într-un mod cât mai general,
prin folosirea denumirilor generice (gen reclamant sau pârât) şi nu prin indicarea
numelor, a adreselor, sau altor elemente de individualizare.
Deşi este un pic mai greoi şi poate părea incomod, se poate lucra şi „combinat”,
adică chiar dacă lucrăm asupra unei machete, având documentul blocat, blocăm şi
deblocăm documentul de atâtea ori, scriind în câmpurile machetei sau în afara lor
până obţinem rezultatul dorit.
De asemenea, când lucrăm cu machete putem folosi fără probleme Clipboard-ul şi
opţiunea „AutoCorrect”, în câmpurile gri, atunci când documentul este blocat.

f. Adresele formular.
Cele mai uşor de adaptat la conţinutul unei machete sunt adresele, mai ales
adresele făcute către aceleaşi autorităţi, cu acelaşi conţinut, deci care nu implică
variabile multe, cum ar fi adresele specifice cauzelor de fond funciar sau cele de
stare civilă.

23
 Dacă grefierul este şi bine organizat, adică, spre exemplu, adresele către comisia
judeţeană de fond funciar sunt grupate într-un singur folder, atunci acestuia nu-i
rămâne decât să schimbe câteva câmpuri, de genul nume, prenume, adresă de
domiciliu şi număr de dosar şi să dea o comandă print, adică să lucreze 2-3 minute,
fără a fi nevoit să redacteze o adresă cap-coadă, cu toate elementele specifice, de
fiecare dată.
Nici soluţia prelucrării unui document mai vechi, prin selectare, ştergere, scriere nu
este avantajoasă pentru că în cazul prelucrării „tradiţionale” deplasare în text şi
selectarea este mai greoaie spre deosebire de situaţia în care lucrăm acelaşi
document într-o machetă.

SFAT!!
Pentru a fi eficienţi, e bine să folosiţi câmpuri de machetă alăturate. Spre exemplu,
când aveţi de redactat o adresă către un serviciu de stare civilă şi trebuie să
precizaţi localitatea sub forma este bine să o
faceţi în această formă (adică două câmpuri alăturate). Dacă aţi fi făcut-o în această
formă: (deci un singur câmp) ar fi trebuit să scrieţi „com. Snagov”,
pe când în forma recomandată veţi putea completa doar câmpul „Snagov”, ceea ce
înseamnă ceva mai puţin de scris.
Metoda se poate aplica cu succes şi atunci când se indică calitatea unei părţi într-un
dosar: . În această situaţie câmpul de lângă „pârâ” poate fi
completat cu „tul”, „tului”, „ta”, „tele”, „telor”, „ţii”, „ţilor”, urmând ca în câmpul alăturat
să se scrie numele respectivului pârât.

H. Macrocomanda.
a. Ce este macrocomanda?
Este „automatizarea supremă” a lucrului în Word, care poate scrie automat un
text, formular, o machetă, sau poate face operaţii complicate de formatare. Un
calculator are capacitatea de a memora toate operaţiunile pe care le faceţi, cel
mai bun exemplu în acest sens fiind comenzile Undo şi Redo .
Ce aţi zice dacă calculatorul, ca urmare unei comenzi de două taste, ar scrie într-
o fracţiune de secundă un draft de încheiere care mai trebuie completat cu
câteva elemente sau un draft de adresă către Comisia Judeţeană de Aplicare a
Legii nr. 18/1990.
Deci, macrocomanda (macro) este un set de proceduri pe care Microsoft Word le
poate rula automat ca urmare a unei singure combinaţii de taste sau a unui clic
de un buton. Aproape toate operaţiile pe care le puteţi realiza în Word pot fi
automatizate printr-o macrocomandă.

b. Cum se înregistrează o macrocomandă în Microsoft Word 2007-2010?

Cel mai la îndemână mod de a crea o macrocomandă este pornirea
înregistratorului de macrocomenzi şi realizând efectiv procedura pe care doriţi să
o stocaţi ca macrocomandă.
Pornirea înregistratorului se face cu ajutorul icon-ului (Record Macro) ce se

24
află poziţionat în bara de instrumente Acces rapid Quick Acces Toolbar sau în
lista Macrocomenzi situată în dreapta meniului Vizualizare (View), moment în
care se va deschide fereastra specifică:

În căsuţa Nume
macrocomandă: (Macro
name:) se trece denumirea
pe care vrem să i-o dăm şi
care să ne permită să
identificăm textul ce se va
scrie. Denumirea va putea
cuprinde mai multe cuvinte
dar nu poate cuprinde pauză
de text, ci semne asimilate
pauzei (-,_) sau va fi fără
pauză.
Apăsând butonul tastatură se
va deschide fereastra
„Particularizare tastatură” ce
permite alegerea unei
comenzi rapide, din taste,
pentru
macrocomanda ce o
configurăm.
Astfel, în căsuţa Apăsaţi
noua tastă comenzi rapide:
se introduce combinaţia de
taste aleasă de Dvs., în cazul
nostru am ales Alt+D, după
care apăsăm butonul
Asociere, după care butonul
Închidere.
De reţinut că se poate trece
peste această etapă, a
asocierii macrocomenzii cu o
comandă din tastatură, dând
clic pe OK, după ce o
denumim, urmând ca

macrocomanda să se execute în mod normal, din fereastra Macrocomenzi.

După ce se apăsă butonul Închidere săgeata mouse-ului va fi însoţită de un

desen ce seamănă cu casetele audio ce erau la modă acum 15-25 de ani, semn
că în acel moment tot ceea ce faceţi pe calculator este înregistrat, memorat de

25
acesta.
Cu butonul (Oprire înregsitrare) de pe bara de instrumente Acces rapid se
opreşte înregistrarea, iar cu (Pauză în înregistrare) se face pauză în timpul
înregistrării.
Din acest moment tot ce se execută pe calculator se înregistrează.
DE REŢINUT!
În timpul cât se înregistrează o macrocomandă nu se fac comenzi care nu au
legătură cu macrocomanda. De exemplu să se copieze texte din alte fişiere sau
să se deschidă site-uri web pentru a vedea emailul sau vorbi pe chat.
Se pot face, în schimb, setări ale textului: mărire/micşorare font, indentare, etc.
În timpul înregistrării unei macrocomenzi nu funcţionează opţiunea autocorect şi
nu pot fi lipite texte copiate în Clipboard. Aparent se va înregistra şi textul din
Clipboard dar macrocomanda va funcţiona atât timp cât acel text este copiat în
Clipboard. Odată textul şters din Clipboard macrocomanda va rula până la
momentul lipirii textului din Clipboard, moment în care calculatorul va da o eroare.
Textul se va scrie integral numai din tastatură.

De exemplu, se poate face o macrocomandă care se aibă ca rezultat un text de

genul:
„Bucureşti, str. , nr. , bloc , scara , etaj , ap. , sector , Nr. Reg. Comerţului , CUI ,”
ce este adresa de sediu, numărul din Registrul Comerţului şi Codul unic de
identificare, elemente de individualizare specifice unei societăţi comerciale, ce
trebuie trecute obligatoriu în dispozitivul unei hotărâri judecătoreşti.
Ca macrocomanda să fie eficientă, să vă ajute să scrieţi rapid, cursorul de text îl
mutaţi, după ce aţi scris tot textul, imediat după cuvântul „str. ”, aşa cum este
figurat aici:

După care puteţi da comanda de oprire a înregistrării macrocomenzii din butonul

arătat mai sus.
Acum, după ce aţi terminat de înregistrat macrocomanda, o puteţi proba apăsând
comanda rapidă Alt+D, moment în care calculatorul va scrie ce aţi înregistrat mai
devreme, iar cursorul de text se va poziţiona după cuvântul „str.”, loc din care veţi
scrie primul element al adresei de sediu, după care veţi continua cu nr., ş.a.m.d.,
scriind numai elementele de individualizare, nu şi denumirea lor (str. nr, ap.
sector). Desigur, elementele care sunt în plus pot fi şterse în mod obişnuit.

26
 Comanda de executare
a unei macrocomenzi se
poate face şi
„tradiţional” prin
deschiderea ferestrei
Macrocomenzi din
meniul Vizualizare
Macrocomenzi
Vizualizare
Macrocomenzi …
selectăm
macrocomenda ce
trebuie executată
(adresasediu) după care
clic pe butonul
Executare.

c. Mici modificări ale unei macrocomenzi cu ajutorul Visual Basic.

E bine ca în timpul înregistrării unei macrocomenzi să nu se facă greşeli de
ortografie, şi chiar dacă faceţi o greşeală, reveniţi, o îndreptaţi, după care
continuaţi, aceasta este înregistrată, chiar dacă la viteză cu care lucrează
calculatorul aceasta nu este observabilă în momentul executării macrocomenzii.
Însă nu este nici o problemă dacă textul este scris corect.
Ce facem însă când facem o greşeală pe care nu o observăm în timpul
înregistrării macrocomenzii, iar în momentul executării ei apare în textul scris?
O îndreptăm cu ajutorul programului sub care sunt înregistrate macrocomenzile,
adică Visual Basic.
De exemplu în macrocomanda de mai sus constatăm, după oprirea înregistrării,
că am omis o literă, de exemplu lipseşte litera „o” din cuvântul „blc”.
Cum procedăm?
Din meniul Vizualizare Macrocomenzi Vizualizare Macrocomenzi
…deschide fereastra Macrocomenzi selectăm macrocomenda ce trebuie
modificată (adresasediu) după care clic pe butonul Editare şi va apare fereastra
Microsoft Visual Basic.

27
În această fereastră se observă şi textul nostru, împărţit pe două rânduri, în care
cuvântului „blc” îi lipseşte litera „o”. Adăugăm litera „o” în mod obişnuit, din
tastatură, după care închidem fereastra.
Vom observa că, după ce dăm comanda Alt+D cuvântul „bloc” va fi scris corect.

Micile modificări nu se fac, în general, în macrocomenzi de genul celei prezentate

anterior, adică de „mici dimensiuni”, a căror refacere de la zero nu presupune
pierdere mare de timp, ci în macrocomenzi mari, în care avem multe elemente,
cum ar fi un draft de încheiere.

De reţinut! O macrocomendă poate avea orice dimensiune, deci se pot înregistra

şi documente de dimensiuni mari, cum ar fi un model de încheiere în care se vor
face toate setările dorite de grefier, deci şi alegerea fontului, a dimensiunii lui,
alinierea paragrafelor, centrarea textului (în cazul părţii introductive a practicalei),
etc..
De asemenea, pot fi introduse într-o înregistrare de macrocomandă şi câmpuri de

28
 machete, ceea ce înseamnă că după executarea macrocomenzii blocăm textul cu
ajutorul şi trecem la completarea câmpurilor de machetă.
De asemenea, după executarea macrocomenzii, dacă este cazul, se pot folosi
Clipboard-ul şi Opţiunea autocorect.

d. Ştergerea unei macrocomenzi se face tot prin deschiderea ferestrei Macrocomezi

din meniul Vizualizare Macrocomenzi Vizualizare Macrocomenzi …
selectăm macrocomanda ce trebuie ştearsă după care apăsăm butonul Ştergere
(Delete) şi confirmăm prin DA în fereastra de confirmare:

e. Macrocomanda unei Încheieri de şedinţă.

Macrocomenzile sunt cele mai utile în cazul documentelor de mari dimensiuni,
folosite în mod repetat. Cel mai bun exemplu, în acest sens, sunt încheierile de
şedinţă.
Astfel, este mult mai simplu să comanzi, într-un document nou (Ctrl+N), din două
taste, o macrocomandă în urma căreia să-ţi apară toate elementele proprii unei
încheierii şi asupra căreia să lucrezi prin ştergerea elementelor în plus şi prin
adăugarea elementelor de individualizare.
De aceea e bine să se înregistreze, folosind elemente de generalitate (ex.:
reclamant, pârât, avocatul reclamantului), o macrocomandă cu un model de
încheiere cu cât mai multe elemente specifice domeniului în care va fi utilizată
(civil, penal) din care se şterg elementele în plus şi se adaugă cele care lipsesc şi
care, teoretic, ar trebui să fie cât mai puţine. Desigur încheierile din „civil” pot fi
specializate pe domeniile în care lucrează grefierul (fond funciar, familie), putând
chiar extinde şi mai mult specializarea „specializării”, cum ar fi spre exemplu să
se înregistreze încheieri pentru divorţuri, încredinţări minori sau pensii alimentare,
toate fiind în sfera dreptului familiei, ca ramură a dreptului civil.

f. Macrocomanda şi adresele.
Întrucât cu ocazia înregistrării unei macrocomenzi se pot utiliza şi câmpuri de
machete, adresele făcute în mod „tradiţional” către diverse autorităţi pot fi făcute
şi ele sub forma unor macrocomenzi.
Practic un grefier ar putea ca în loc să lucreze pe modele care se le preia dintr-un
folder, sau să le caute cine ştie prin ce „colţ” de calculator, să lucreze cu modele
direct din Macrocomenzi…

29
I. Optimizarea calculatorului, organizarea şi căutarea documentelor, comenzile din
taste, ca mod de „scriere” rapidă. Alte comenzi.
Dacă vrem să lucrăm rapid şi comenzile calculatorului trebuie să fie astfel setate
încât şi acestea să acţioneze rapid la comenzile date.

a. Mouse şi cursor de text rapide.

Şi mouse-ul şi cursorul de text pot fi setate în aşa fel încât să reacţioneze rapid
sau mai lent.
Puteţi seta mouse-ul în aşa fel ca atunci când doriţi să închideţi un fişier ce
trebuie salvat şi daţi comanda de închidere, indiferent sub orice formă (Fişier
Close sau apăsaţi pe „X” din colţul ferestrei), acesta să „sară” instantaneu pe
opţiunea „Da” care este implicită, la această comandă.
Pentru a seta mouse-ul astfel facem următorii paşi: Start Control Panel
Mouse şi în fereastra de dialog
Proprietăţi Mouse (Mouse
Properties) se merge la fila
Opţiuni indicatori (Pointer
Options) unde se bifează
căsuţa Deplasare automată a
indicatoruli către butonul implicit
din caseta de dialog
(Automatically move pointer to
the default button in a dialog
box). De asemenea, ca mouse-
ul să se deplaseze rapid prin
mişcări scurte ale mâinii
cursorul Selectare viteză
indicator (Select a pointer
speed) se deplasează spre
Rapid (Fast).
După care clic pe Apply şi OK.

30
 Pentru ca şi cursorul de text să
se deplaseze repede cu ajutorul
săgeţilor facem următorii paşi:
Start Control Panel
Tastatură (Keyboard) şi în
fereastra de dialog Keyboard
Properties se alege fila Viteză
(Speed) unde cursorul Interval
de repetare (Repeat Delay) se
deplasează spre Scurt (Short),
iar cursorul Frecvenţa de
repetare (Repeat rate) spre
Rapid (Fast). Prin aceste setări
cursorul de text va „pleca de pe
loc” şi se va „deplasa” mult mai
rapid.
După care, desigur, OK.

b. Opţiunea de căutare a fişierelor.

Nu de multe ori se întâmplă să ne aducem aminte că într-un „colţ” al
calculatorului am lucrat, cândva, un document care la un moment dat ne este
necesar, ca model, pentru întocmirea unui nou document. Dar unde este
documentul? Cum îl găsim?
Pentru a găsi un document folosim opţiunea Căutare (Search).
Căutarea începe de la identificarea, cu aproximaţie, a locaţiei în care acesta se
află. Dacă locaţia este precisă, de exemplu un folder (director) cu multe
documente căutarea este rapidă, dacă nu ştim cu exactitate locaţia şi extindem
căutarea în locaţii din ce în ce mai mari, cu documente din ce în ce mai multe,
căutarea, cel puţin pe calculatoarele mai vechi, va dura din ce în ce mai mult. Cel
mai mult va dura, desigur, atunci când se caută în tot calculatorul, căutare care
începe din butonul Start Search All files and Folders.
Cel mai simpul ar fi însă să ne aducem aminte, cu aproximaţie, de locaţia în care
am salvat documentul, o căutăm şi o selectăm.

31
 După ce deschidem locaţia în care
vom căuta, poziţionăm cursorul de
text în căsuţa din dreapta sus Se
caută în Minute (Minute fiind folderul
în care vom căuta) şi se va deschide
o listă cu două opţiuni: Data
modificării şi Dimensiune. Cele două
opţiuni se referă la data modificării
fişierului pe care îl căutăm, iar
dimensiunea se referă la cât de mare
este fişierul, dimensiune măsurată în
octeţi.
Dacă ne aducem aminte denumirea
sau un cuvânt din conţinutul
documentului îl scriem în căsuţa
respectivă. Nu este nevoie să
apăsăm Enter întrucât căutarea va
începe imediat ce am scris prima
literă (cifră) din cuvântul ce se
inserează.
Dând click pe Data modificării putem
alege data exactă când ştim că am
modificat (creat) documentul sau
putem alege un interval de date din
lista prezentată.

c. Deplasare (selectare) rapidă în text (de text).

32
 Atunci când ne „deplasăm” într-un text de dimensiuni mari, este bine să o facem
rapid. Astfel, pe lângă tradiţionalele „săgeţi” de pe tastatură, Microsoft Word
cunoaşte şi alte căi, mai rapide, de deplasare în text.
Astfel:
- Începutul liniei (de text) - Home
- Sfârşitul liniei (de text) - End
- Paragraful următor - Ctrl + săgeată în jos
- Paragraful precedent - Ctrl + săgeată în sus
- Începutul documentului: - Ctrl + Home
- Sfârşitul documentului: - Ctrl + End
- La stânga un cuvânt - Ctrl + săgeată la stânga
- La dreapta un cuvânt - Ctrl + săgeată la dreapta
- Ecranul următor - PageDown
- Ecranul precedent - PageUp

Dacă pe lângă oricare din combinaţiile de taste arătate pentru deplasarea în text
apăsaţi şi tasta Shift atunci Microsoft Word va selecta textul în forma de
„deplasare” aleasă, adică dacă veţi apăsa Ctrl+Shift+săgeată în jos, se va
selecta, prin deplasare în jos, câte un paragraf la fiecare apăsare de săgeată.

d. Dimensionarea ferestrelor; scindare fereastră.

Atunci când se lucrează cu mai multe documente, sau cu mai multe ferestre,
foldere, este bine ca acestea să fie poziţionate şi dimensionate astfel încât să
permită vizualizarea simultană, dacă ecranul permite, a cât mai multor ferestre.
Aceasta pentru a evita deschiderea lor repetată prin deplasarea mouse-ului în
partea de jos a ecranului.
Orice fereastră (exceptând cele de dialog) poate fi mărită sau micşorată dacă,
după ce apăsăm butonul dintre Minimizare şi Închidere din colţul dreapta sus,
poziţionăm mouse-ul pe oricare din laturi, sau în colţ, iar după ce acesta se
transformă într-o săgeată dublă în sensuri opuse, clic continuu şi „tragem” de el
până obţine dimensiunea dorită.

Atunci când lucrăm într-un document de dimensiuni mari putem vizualiza, în

acelaşi timp, două părţi diferite ale acestuia, cum ar fi partea de început şi partea
de sfârşit, putând prelucra astfel documentul, fără a face mişcări repetate de du-
te – vino (sus-jos).
Din meniul Vizualizare se alege Scindare moment în care
săgeata mouse-ului se transformă într-o bară orizontală
pe mijlocul documentului ce poate fi poziţionată, unde
dorim, prin mişcare în sus şi jos. După ce dăm clic
documentul se împarte în două. Acum putem avea în
partea de sus partea de început a documentului, iar în
partea de jos partea de sfârşit a acestuia.
În fiecare din cele două părţi ne deplasăm în mod
obişnuit, documentul poate fi dimensionat (mărit sau
micşorat) pe fiecare secţiune, şi lucrăm ca în orice
document.

Dacă vrem să revenim la fereastra „tradiţională” mergem din nou în Fereastră

33
 Eliminare scindare.

e. Aranjarea fişierelor într-un folder.

E bine de ştiut că într-un anumit folder, director (subfolder, subdirector), fişierele
pot fi grupate, sortate pe mai multe criterii pe care le poate alege operatorul şi pe
care le poate schimba oricând.
Când ne aflăm într-un folder dăm clic buton
dreapta12 şi se deschide lista alăturată.
Din Vizualizare (View) se deschide o listă din
care se poate alege cum vrem să fie
vizualizate folderele.
Din Sortare după (Arrange Icons By) se
deschide o altă listă din care alegem criteriul
după care vrem să aranjăm fişierele,
documentele, într-un folder.

1. Nume (Name) – documentele se vor aranja în ordine alfabetică.

2. Data modificării (Modified) – după data ultimei modificări. Primele sunt cele mai
vechi, iar cele de la coada listei sunt cele mai noi13.
3. Tip (Type) – mai întâi folderele, după aceea fişierele Word.
4. Dimensiune (Size) – în ordinea dimensiunii fişierelor, exprimată în octeţi.

f. Cum organizăm documentele pe care le redactăm?

O mare atenţie trebuie acordată organizării documentelor pe categorii specifice.
Este adevărat că organizarea implică consum de timp dar avantajele unei
organizări cât mai bune nu vor întârzia să apară.
Astfel, dacă grefierul lucrează atât în „penal” cât şi în „civil” este bine că aibă
foldere dedicate fiecăruia din aceste domenii.
După aceea în cadrul folderului „civil” e bine ca documentele să fie organizate pe
subcategorii. Astfel putem avea subcategoria „adrese” care, la rândul ei, poate
avea alte subcategorii, „familie”, „fond funciar”, „pretenţii”, etc. După care în
subcategoria „fond funciar” putem avea subcategoriile „comisii locale” şi „comisia
judeţeană” (aceasta fiind unică la nivelul unei judecătorii), şi putem merge chiar
mai departe, până la a organiza subcategoria „comisii locale” pe comune aflate în
circumscripţia judecătoriei, unde avem adresele făcute în diferite dosare, pentru
anumite părţi.
O atenţie aparte trebuie acordată încheierilor de şedinţă pentru care, din
experienţa colegilor grefieri, cea mai bună organizare este pe termene, urmând
ca Încheierea de la termenul anterior, dintr-un anumit dosar, să fie căutată cu
ajutorul Search, copiată şi operată într-un alt folder, în care se lucrează
încheierile de la ultimul termen.

g. Alte comenzi utile: numerotarea paginilor, setarea paginilor.

- Numerotarea paginilor se face pe baza următorilor paşi: Inserare (Insert)
12
Butonul nu se va apăsa când săgeata mouse-ului este pe un fişier document pentru că se va deschide o altă listă ce are în vedere
operaţii care vizează documentul şi nu lista de care vorbim.
13
Personal folosesc aranjarea în funcţie de data modificării întrucât îmi permite să găsesc documentele cele mai recente, acest ea
fiind şi cele mai complete şi conţin elemente cu caracter de noutate (norme juridice aplicabile).

34
 Număr de pagină (Page numbers).

Se alege poziţia unde vrem să apară

numerotarea, respectiv la Începtul
paginii, Sfârşitul paginii, în stânga sau
dreapta paginii (Margini pagină).
În fiecare din aceste opţiuni se
deschide o listă de unde se alege
locul unde să fie aliniat numărul
pagini.
Cu butonul „Format…” se deschide
fereastra „Format număr de pagină”
(„Page Number Format”) de unde se
alege formatul numerotării, cum vrem
să arate numerotarea.
Tot de aici se poate seta
numerotarea paginii de la un anumit
număr cu ajutorul butonului „Pornire
de la:” (Start at:).

- Setarea paginilor sau mai bine zis setarea marginilor paginii se face în
următorii paşi: se că click pe icon-ul Iniţializare pagină (Page Setup …) din
bara de Acces rapid:

35
Din fila „Margini” (Margins) se
setează distanţa dintre
marginea paginii şi marginea
textului în poziţiile: Sus (Top),
Jos (Bottom), Stânga (Left),
Dreapta (Right). Stabilirea
acestor distanţe se va face cu
atenţie pentru a nu „ieşi” de
pe suprafaţa „printabilă” a
paginii, adică să nu fie mai
mici de 0,5 cm. Tot aici se va
alege orientarea paginii în
timpul lucrului şi al tipăririi:
Tip portret (Portrait -
obişnuit), Tip vedere
(Landscape -peisaj – tablou).
În căsuţa „Pagini multiple”
(„Multiple pages:”) se
stabileşte setarea paginilor
atunci când documentul are
mai multe pagini: Normal,
Margini în oglindă („Mirror
margins” – situaţile folosită
atunci când marginile
stânga/dreapta sunt inegale
ca dimensiune), „Două pagini
pe foaie” („2 pages per
sheet”) – 2 pagini ale
documentului din calculator
va apare pe o singură foaie
printabilă, „Paginare tip carte”
(„Book fold”) documentul va fi
tipărit ca o carte.
În fila „Hârtie” („Paper”)
alegem dimensiunea hârtiei
pe care lucrăm documentul şi
care invariabil va fi A4. Se
recomandă să nu se aleagă
alte formate de hârtie pentru
că se poate întâmpla ca
atunci când daţi comanda de
imprimare documentul să nu

36
 se imprime, cum se întâmplă
atunci când din lista derulantă
„Dimensiune hârtie” („Paper
size”) se alege „Scrisoare”
(Letter). Cu alte cuvinte dacă
vi se întâmplă, vreodată, să
nu se imprime documentul pe
care l-aţi lucrat este bine să
verificaţi şi această setare,
pentru că imprimantele sunt setate, în general, să imprime pagini A4 şi nu Letter,
care sunt ceva mai mici, sau alte formate.

h. Denumirea (redenumirea) fişierelor.

O importanţă deosebită va trebui acordată denumirii sau redenumirii fişierelor.
Numele fişierului poate fi uneori vitală în operaţiunea de căutare a lui. Este bine
ca denumirea fişierului să nu conţină elemente comune tuturor fişierelor dintr-un
anumit folder, cum ar fi spre exemplu „încheiere”, „hotărâre”, „sentinţă” (sau orice
prescurtare a acestor cuvinte), pentru că grefierii, judecătorii, procurorii
redactează zilnic acest fel de documente. Denumirea documentului trebuie să
conţină în mod invariabil numărul dosarului (fără „dos.” sau „dosar nr.”) în care se
lucrează acel document şi orice alte elemente de individualizare care îl fac unic.
Nu se recomandă folosirea unor elemente în plus care chiar dacă
individualizează fişierul sunt inutile. Astfel, nu se recomandă folosirea anului din
numărului dosarului sau/şi codul instanţei/parchetului unde s-a întocmit
documentul ca şi componentă a denumirii fişierului cum ar fi „2522 - 3 – 2014
rezolutiune contract vanzare cumparare” sau „253 - P – 2014” pentru că 3, P şi
2014 sunt elemente comune tuturor dosarelor de la o instanţa sau de la un
parchet, deci care nu le individualizează la nivelul instanţei/parchetului, iar pe de
altă parte se întâmplă foarte rar ca acelaşi grefier, judecător, procuror să opereze
într-un interval de doi, trei ani dosare cu acelaşi număr, dar din ani diferiţi14. Iar
chiar dacă se întâmplă ca într-o operaţiune de căutare să apară mai multe fişiere
cu acelaşi număr de dosar, lista rezultată în urma căutării nu va fi mare, şi există
alte elemente care pot individualiza fişierul, cum ar fi data ultimei modificări,
autorul documentului, folderul în care s-a salvat, etc..
În plus cele trei elemente arătate consumă timp atunci când trebuie tastate,
scrise, în denumirea fişierului.
Pe de altă parte, se recomandă să nu se folosească diacritice în denumirea
fişierului. Deşi problema a fost rezolvată de ceva timp, din punct de vedere
tehnic, în programele mai noi, se poate întâmpla ca atunci când „transportăm”
fişierul pe un alt calculator care operează cu programe mai vechi, documentul ce
are în denumire diacritice să nu poată fi deschis. Deci pentru a ne feri de orice
surprize nu folosiţi în denumirea fişierelor diacritice.
Desigur, un fişier sau un folder îl denumim atunci când îl salvăm/ creăm. Dacă
vrem să-l redenumim, pentru că i-am găsit un nume mai potrivit, sau din orice alt
motiv, selectăm fişierul/folderul respectiv, clic butonul din dreapta şi din lista ce se

14
Personal mi s-a întâmplat de mai multe ori, ca în urma unei operaţii de căutare, să-mi apară o listă cu fişiere cu acelaşi număr de
dosar. Am reuşit fără mari greutăţi să identific fişierul care mă interesează.

37
 deschide alegem „Rename” – redenumire, după care îl redenumim cum dorim.
Calculatorul nu permite denumirea/redenumirea unui fişier/folder cu acelaşi nume
al unui alt fişier ce se află deja în locaţia unde este salvat/redenumit.
ATENŢIE!!
Nu redactaţi un document nou „peste” un document mai vechi pentru că nu se
ştie când aveţi nevoie de documentul vechi. Un document nou se creează prin
copierea unui document vechi şi prin lipirea lui în acelaşi folder, pentru că va
avea, de multe ori, aceiaşi natură, sau în alt folder, potrivit ca denumire.

i. Formatare identică grefier-judecător (grefier-procuror) a fişierelor cu care aceştia

lucrează.
Pentru că întotdeauna un grefier lucrează în „echipă” cu un judecător sau
procuror, este recomandat ca cei doi membrii ai „echipei” să aibă documente
setate cu elemente comune, începând de la tipul şi dimensiunea fontului, până la
aliniere stânga-dreapta, dimensiunile marginilor, fără a scăpa din vedere limba de
lucru, care, desigur, ar trebui să fie româna.
O setare comună, identică a documentelor evită o setare ulterioară, finală din
partea unui membru al echipei care va printa documentul, şi care implică costuri
suplimentare de timp.

j. Fişiere utilizate repetat. E cazul să facem fişiere şi actelor normative pe care le

folosim în mod curent?
În activitate unui grefier sunt fişiere care sunt utilizate repetat, cum ar fi un model
de încheiere. Este bine ca acesta să fie la îndemână chiar pe desktop, iar dacă
grefierul este atât de bine organizat încât are modele de încheieri pe categorii şi
subcategorii, este bine ca pe desktop să avem un icon care ne trimit la folderul
respectiv.
De asemenea, dacă se doreşte citarea unor articole de lege, în actele de
procedură redactate, este bine să avem la îndemână, tot pe desktop, fişiere cu
actele normative, actualizate, cele mai uzitate în activitatea curentă: Codul penal,
Codul de procedură penală, Codul civil, Codul de procedură civilă, diverse legi.
De ce aceasta? Pentru că dacă am deschide o bază de date la care avem acces
şi am căuta norma pe care vrem să o copie/lipim (cităm) am consuma ceva mai
mult timp decât dacă am deschide un simplu document pe care îl avem pe
desktop. Bazele de date se deschid greoi, şi căutarea în ele presupune anumite
comenzi cronofage.
Crearea fişierelor se face prin copierea din baza de date a legii ce ne interesează
cu ajutorul comenzilor Ctrl+A (selectează tot), după care Ctrl+C (copiază,
operaţie care durează, la documente mari, de genul codurilor) şi Ctrl+V (paste –
lipeşte) într-un document Word după care se salvează în mod obişnuit în locaţia
dorită.

k. Când facem modele, când facem machete de lucru?

Răspunsul este simplu: Tot timpul.
Înainte de toate trebuie să distingem între modele şi machete de lucru.
Modelele poate le vom mai folosi o dată, dar nu ştim când, pe când machetele
sunt instrumente pe care le folosim frecvent.
Este recomandat ca atunci când constatăm că documentul asupra căruia lucrăm
va mai putea fi utilizat ulterior ca model pentru alt document este bine să îl
38
 denumim corespunzător şi să-l salvăm într-o locaţie dedicată modelelor
asemănătoare, pentru a fi găsit uşor.
Dacă documentul pe care-l concepem va fi folosit cu o frecvenţă ridicată atunci,
obligatoriu, facem o machetă, indiferent de timpul pe care îl alocăm şi care este
în general mai mare decât dacă am face un document obişnuit, însă beneficiile
ulterioare vor fi considerabile.
Pe de altă parte, unele machete pot fi folosite ca modele pentru alte machete,
chiar dacă numai o parte mică din ele. Ceea ce înseamnă o altă economie de
timp.

l. Comenzi rapide, din taste.

Deşi ar părea discutabil la prima vedere, într-o părere personală, cea mai
importantă invenţie a secolului XX nu este calculatorul, ci mouse-ul utilizat ca
accesoriu al calculatorului. Explicaţia acestei păreri este că înainte de inventarea
mouse-ului, invenţie care a făcut accesibil calculatorul şi unui copil de 3 ani,
comenzile pentru anumite operaţii se făceau combinând, apăsând, mai multe
taste şi care, datorită numărului mare de operaţii, făceau ca şi numărul de
combinaţii să fie mare şi, implicit, greu de memorat. Sunt situaţii însă când
comenzile din taste ne asigură rapiditate sporită în lucru. Multe din comenzile ce
se fac cu mouse-ul se pot face şi combinând două sau trei taste. În versiunea
Microsoft Word 1997-2003 fiecare meniu avea o literă subliniată, iar fiecare
comandă din meniu avea, la rândul său, o literă subliniată. Ţinând apăsat tasta
Alt şi apăsând fiecare literă subliniată conducea la rezultatul dorit. Astfel
combinaţia de taste Alt+I+U avea ca rezultat deschiderea ferestrei de dialog
„Numere de pagină”.

1. Cum se configurează o comandă rapidă din taste?

Într-o secţiune anterioară15 spuneam că deşi este un pic mai greoi şi poate părea
incomod, se poate lucra cu machete şi „combinat”, adică chiar dacă lucrăm
asupra unei machete, având documentul blocat, blocăm şi deblocăm documentul
de atâtea ori, scriind în câmpurile machetei sau în afara lor până obţinem
rezultatul dorit.
Blocarea şi deblocarea unui document presupune luarea mouse-ului şi click pe
iconiţa de câte ori blocăm şi deblocăm textul, ceea ce uneori devine
enervant, obositor.
Însă blocarea şi deblocarea textului se poate face şi prin crearea unei comenzi
rapide din taste.
Apăsând combinaţia de taste Ctrl + Alt + + (deci Ctrl, Alt şi tasta semnului „plus”
de pe pad-ul cu cifre şi nu de pe tastatura cu litere) săgeata mouse-ului se va
transforma într-un semn asemănător unei elice de avion cu patru pale. Mouse-ul,
astfel transformat, îl poziţionăm pe iconiţa ce vrem să o facem comandă rapidă,
în cazul nostru , moment în care se va deschide fereastra de dialog

15
Secţiunea G. Lucrul cu formulare (machete), litera e.

39
Particularizare tastatură:
Apăsăm combinaţia de taste pe
care dorim să o facem comandă
rapidă, de preferat să conţină şi
tasta Alt, în cazul nostru am ales
Alt +B (Blocare), după care click
pe butonul Asociere şi
Închidere.
Este bine să fim atenţi să nu
introducem acele combinaţii de
taste prin care dezactivăm
(schimbăm) acele comenzi
rapide pe care programul deja le
are configurate şi pe care le
prezint în continuare.

2. Voi prezenta în continuare o serie de comenzi din taste care s-au dovedit a fi
mult mai rapide decât în lucrul cu mouse-ul. În paranteză sunt puse, dacă este
cazul, comenzile făcute cu mouse-ul ale aceleiaşi eperaţii.

Shift + F3 – (Format Change Case) - este comanda care modifică tipul

fontului. Adică dacă selectăm textul ce urmează a fi modificat şi apăsăm Shift +
F3, de fiecare dată când apăsăm F3 toate literele vor fi mari (majuscule), mici,
sau primele litere mari, următoarele mici. Sau, altfel spus, inversare litere mari cu
mici.

Ctrl + scroll – (View Zoom) – ţinând apăsat Ctrl şi mişcând rotiţa de la mouse
este comanda care ne permite să modificăm (doar pe ecranul calculatorului)
dimensiunea documentului pe care lucrăm.

Ctrl + P – (File Print…) – comanda care deschide directe fereastra de dialog

Print (Tipărire). Odată deschisă fereastra putem tasta direct nr. de exemplare şi
da comanda Enter.

Ctrl + X – (Edit Cut) – comanda de decupat (tăiat) pentru a fi înlăturat definitiv

sau pentru a fi decupat şi lipit în altă parte, textul selectat.

Ctrl + C – (Edit Copy) – comanda de copiere pentru a fi lipit în altă parte,

textul selectat.

Ctrl + V – (Edit Paste) – comanda de lipire a textului decupat sau copiat.

Ctrl + B – scriere cu litere îngroşate (bold – „bolduit”).

Ctrl + I – scriere cu litere cursive, aplecate (italic).
Ctrl + U – scriere cu litere subliniate (underline).

Ctrl + + (Ctrl + tasta + din tastatură şi nu de pe pad-ul calculatorului) – ne ajută să

scriem la exponenţi (Exemplu: art. 181 din Codul penal).
40
 Ctrl + L – Aliniere la stânga.
Ctrl + E – Centrat (comandă bună pentru partea introductivă a unei practicale)
Ctrl + R – Aliniere la dreapta.
Ctrl + J – (Justify) – Aliniere stânga dreapta.

Alt +F +A – Save as – Salvarea documentului cu altă denumire şi/sau într-o altă

locaţie.

Ctrl + Z – undo.
Ctrl + Y – redo.

Ctrl + Alt + + (de pe tastatura Pad – cifre) – configurarea unei comenzi rapide din
taste.

m. Descriptorul de formate sau Format painter..

Putem folosi, ca surse de inspiraţie, modele de documente lucrate de colegii
noştri, însă în momentul când deschidem documentul de pe calculatorul nostru
de acasă observăm că are mai multe formate: un paragraf are font arial de 14
pct, italic, alt paragraf are fond Times New Roman, de 12 pct, sublinit, iar alt
paragraf are font calibri, de 12 pct, parţial bolduit.
Desigur, modificarea formatului documentului după propriile dorinţe se poate face
recurgând la o operaţie de setare anevoiasă şi cronofagă: selectare text,
deschidere fereastra de dialog Font (Ctrl+D), şi selectare opţiuni din liste
derulante (sau click pe icon-uri), deschidere fereastră Paragraf, pentru alinieri,
etc.
Toate operaţiile însă se pot „face” şi din două click-uri.
Pentru ca documentul să aibă un format, stil, unitar, cel pe care îl preferăm noi,
apelăm la instrumentul Descriptorul de formate (Format painter) ce are icon-ul
asemănător unei pensule de zugrav:
Cum folosim acest instrument?
1. Selectăm un text, preferabil paragraf, care poate să fie în acelaşi document pe
care vrem să-l modificăm, sau dintr-un alt document, pe care îl avem deschis, şi
care corespunde preferinţelor noastre în ce priveşte stilul formatului, respectiv
tipul fontului, dimensiune, aliniere, etc. după care dăm click pe icon-ul Descriptor
de formate .
În acest moment observăm că mouse-ul nu mai are forma „tradiţională”, de
săgeată, ci a unei pensule de zugrav.
2. Mergem în documentul care urmează a fi modificat, dacă nu lucrăm chiar în el,
şi fără a da, face, o altă comandă, cu mouse-ul având forma unei pensule de
zugrav, apăsând butonul stâng începem să selectăm textul al cărui format vrem
să-l modificăm, cu atenţie să nu ne scape vreun element. În momentul în care
eliberăm butonul stâng, deci în momentul când terminăm selectarea, textul se va
formata automat, cum ne-am dorit.

41
 J. Scanarea.
a. Ce este scanarea?
Scanarea unui text este operaţiunea prin care un text scris pe hârtie este transferat,
cu ajutorul unui program special (OCR), într-un calculator pentru a fi prelucrat.
Tehnic vorbind, fotografia unui text se transformă într-un text asupra căruia se poate
lucra.
b. Ce scanner şi ce program folosim pentru a scana şi prelucra ulterior documentele?
Putem folosi orice scanner care are un program OCR (Optical Character
Recognition).
Deci când vreţi să cumpăraţi un scanner pe care vreţi să-l folosiţi pentru a scana şi
documente, întrebaţi dacă are şi OCR.
ATENŢIE !!! Nu toţi angajaţii magazinelor (inclusiv on-line) de produse informatice
ştiu ce este un program OCR, nu toate scanner-ele sunt dotate cu program OCR, şi
nu toate anunţurile de pe site-urile specializate în vânzări de calculatoare specifică
faptul că scanner-ul are OCR deşi el s-ar putea să aibă, iar unele scannere nu au şi
cablu USB necesar legăturii la calculator, ce trebuie cumpărat separat.
Un foarte cunoscut şi excelent program OCR este Abbyy FineReader în diferite
versiuni ale sale. Pe scannere sunt instalate versiuni mai simple, însă dacă aveţi
posibilitatea să instalaţi pe calculatorul Dvs. versiunea 9, 10 sau chiar 11
(http://www.abbyy.com/), ce poate fi achiziţionat ca soft, separat de un scanner, veţi
avea o unealtă de lucru extraordinară, întrucât acesta transformă în text nu numai
scanările pe care le faceţi cu ajutorul oricărui scanner pe care îl aveţi, ci şi
documentele scrise în format pdf, fotografiile digitale făcute paginilor de carte (într-o
bibliotecă) cu aparatul foto, cu telefonul mobil sau tableta, screenshot-uri ale
desktop-ului. Altfel, spus dacă aveţi un asemenea program nici nu vă mai trebuie
scanner, ci doar un aparat foto cu zoom optic.
De asemenea, este foarte important ca design-ul scanner-ului, construcţia acestuia,
să permită scanarea unei pagini dintr-o carte sau dintr-un dosar, astfel încât să nu
impună desprinderea paginii (paginilor) din dosar sau carte pentru ca aceasta să fie
trecută prin scanner. Astfel, sunt scannere al căror capac poate fi detaşat uşor de
aparat.
Un scanner care se
comercializează în prezent,
este ieftin şi foloseşte Abbyy
FineReader, este „Mustek
BearPaw 2400CU Plus II”:

Sfat – dacă v-aţi hotărât să cumpăraţi un anumit scanner, vizitaţi pagina de internet
a producătorului unde puteţi afla informaţii complete despre acestea, inclusiv dacă
are OCR.

c. Pregătirea scanner-ului pentru scanare.

După instalarea pe calculator a programului (driver-ului) pentru scanner, este bine
să alegeţi limba în care doriţi să fie exportat textul, respectiv limba română, dacă
programul OCR permite această opţiune,. Aceasta deoarece dacă textul original

42
 scanat conţine diacritice atunci şi textul pe care îl veţi obţine în urma scanării va
avea diacritice. Din păcate dacă textul a fost redactat folosind tastatura limbii
engleze, fără diacritice adică, şi textul ce va rezulta va fi tot fără diacritice.
d. Calitatea originalului şi a scanării.
Pentru o calitate cât mai bună a textului obţinut în urma scanării este recomandat ca
textul ce urmează a fi scanat să fie cel original, cât mai bun calitativ, şi nu texte,
pagini, obţinute în urma copierii repetate la copiator, pagini scrise la maşina de
scris, copii fax, sau pagini originale care conţin sublinieri de text făcute cu mână,
ştampile sau scriituri de mână peste textul original, care alterează mai mult sau mai
puţin rezultatul ce se va obţine în urma scanării. Altfel, pot apare caractere,
simboluri, succesiuni de litere, texte ce nu au nici o legătură cu conţinutul textului
scanat.
e. Cum scanăm?
Punem pagina, cartea, dosarul în scanner şi urmăm paşii indicaţi în instrucţiunile
aparatului pe care scanăm. În general paşi de urmat sunt trei:
a. Scanare – adică lampa scanner-ului (asemănătoare cu cea de la copiatoare)
parcurge pagina de text; trebuie să fim atenţi ca scanner-ul să fotografieze
doar pagina de text dorită nu şi „altceva”, adică o pagină ulterioară sau
anterioară. Se poate întâmpla uneori ca scanner-ul să parcurgă şi frânturi de
text din alte pagini care nu sunt proprii textului scanat. Scanarea unor frânturi
din alte texte, care nu ne interesează, „dă” bătăi de cap la operaţiunea de
prelucrare iniţială – „curăţarea”.
b. „Citire” – aici intervine OCR-ul care transformă fotografia rezultată în urma
scanării în text propriu-zis.
c. Expedierea (exportul) textului în programul de lucru ales. Adică OCR-ul poate
exporta textul ales nu numai în Microsoft Word, ci chiar şi în Microsoft Excel
dacă este un tabel sau alte formate pe care le poate avea.

f. Salvarea şi prima prelucrare a textului scanat.

După ce se scanează documentul (documentele) se vor efectua următoarele
operaţiuni asupra textului rezultat în urma scanării:
a. Salvarea documentului (documentelor), de preferat într-un folder separat,
dedicat operaţiunii de scanare. Salvarea este necesară pentru a nu se pierde
textul scanat, ca urmare a întreruperii accidentale a alimentării calculatorului
cu energie electrică, în timpul lucrului (mai ales când s-au scanat multe
pagini), dar şi pentru o recuperare ulterioară a unor pasaje atunci când, în
timpul lucrului, au fost şterse pasaje din textul iniţial. Cu alte cuvinte, nu vom
lucra niciodată un document nou în documentul rezultat în urma scanării, ci îl
vom „lipi” în documentul unde avem nevoie de textul scanat.
b. Prelucrarea iniţială, primară, a textului scanat care presupune:
 Selectarea întregului text şi anularea formatării existente, operaţiune care se
poate face pe două căi, în Microsoft Word 2007-2010:

43
 - Combinaţia de taste Ctrl +A (Select All –
selectează tot) şi click pe icon-ul din
meniul Pornire (Home).

- Combinaţia de taste Ctrl + A (Select All

– selectează tot) se deschide lista
derulant Modificare stiluri (Change
Styles), apăsând în locul indicat de
săgeată, din meniul Pornire (Home) şi se
selectează prima opţiune din listă, Golire
totală (Clear All).

Etapa prelucrării primare a textului poate fi „sărită” procedând astfel:

Se selectează şi copiază textul scanat ce urmează a fi înserat în documentul

de lucru, după care cu ajutorul icon-ului Lipire specială din bara de

Acces rapid sau cu ajutorul
comenzii rapide Alt+Ctrl +V se
deschide fereastra de dialog
Lipire specială de unde
selectăm Text neformatat,
după care OK.
Textul care se va „lipi”, se va
„lipi” cu formatul documentului
de lucru.

Operaţiunea de anulare formatare (sau lipire specială) este necesară pentru

că textul rezultat în urma scanării trebuie „curăţat” de multitudinea de formate
şi/sau stiluri ale textului care au apărut în text ca urmare a operaţiunii de
scanare şi care creează probleme atunci când se prelucrează textul, ulterior,
în documentul final, cu alte formate sau stiluri.

 Selectarea întregului text şi indentarea lui (crearea paragrafelor din textul

iniţial):

Ctrl + A → se trage cu ajutorul

mouse-ului săgeata de pe rigla
interfeţei de lucru specifică
paragrafelor, până la
dimensiunea de paragraf
dorită:

44
  „Curăţarea” textului de elemente improprii unui text sau ale textului scanat,
respectiv de simboluri sau semne care au apărut ca urmare a imperfecţiunii
originalului scanat, urme de ştampile, rezoluţii, scriituri de mână, antete, note
de subsol. În general, când scanarea nu este de calitate, datorită
imperfecţiunii originalului şi operaţiunea de „curăţare” se face urmărind şi
textul original, fiind mai anevoioasă. Dacă se parcurge etape Lipirii speciale
etapa de Curăţare nu mai trebuie parcursă.
 În general, programele OCR recunosc notele de subsol, ceea ce înseamnă
că textul ce va rezulta în urma scanării va avea şi note de subsol, urmând ca
asupra lor să se opereze în mod „tradiţional”. Adică, dacă se doreşte
ştergerea unei note de subsol nu se selectează nota de subsol şi se
acţionează tasta „Delete”, operaţiune improprie Microsoft Word, ci se va
identifica cuvântul din text unde este numerotată nota de subsol şi se va
şterge „cifra” notei de subsol, operaţiune care va avea drept consecinţă şi
ştergerea notei de subsol. Dacă se doreşte păstrarea notei de subsol aceasta
va trebuie renumerotată, cu atenţie mare la păstrarea textului notei de subsol.

g. Formatarea personalizată şi prelucrarea finală a textului scanat.

După prelucrarea primară operatorul poate trece la „lipirea” textului în documentul
unde va fi folosit, formatarea acestuia potrivit opţiunilor sale şi la lucrul propriu-zis cu
textul scanat, adaptând-ul, putându-l modifica, adăuga la el sau şterge din el.

K. Programele de învăţare pentru scriere rapidă (orb).

a. De ce să învăţăm să scriem „orb”?
Credem că avantajele scrierii cu toate degetele şi fără a urmării tastatura – adică
tehnoredactarea „orb” - se subînţeleg de la sine. O persoană care scrie cu 2-4-5
degete (arătătoarele, degetele mijlocii şi un deget mare de la o mână pentru bara de
spaţiu - spacebar) şi care urmăreşte tastatura cu privirea, scrie de trei până la patru
ori mai încet decât o persoană care tehnoredactează „orb”. Altfel spus, o persoană
care nu tehnoredactează „orb” pierde de 3-4 ori mai mult timp.
La scrierea orb nu trebuie omis avantajul de a te uita numai pe ecranul calculatorului
sau pe înscrisul de pe care transcrii, fără a schimba continuu privirea de la înscris la
tastatură, de la tastatură la monitor, de la monitor la înscris, de la … pentru perioada
scurte de timp, procedeu care este foarte obositor şi cronofag pentru cel care scrie.

b. Care sunt programele de învăţare pentru scriere orb? Unde le găsim? Cât costă?

Pentru învăţarea scrierii orb se pot descărca, gratuit, programe dedicate, de pe

internet. Restul depinde de cel care doreşte să înveţe să scrie repede, „pe nevăzute”.
Un program de învăţare pentru scriere orb foarte popular este „Letter Chase Typing
Tutor” care poate fi descărcat gratuit de la adresa: http://www.letterchase.com/ însă
programul poate fi folosit doar 30 zile. Pentru mai mult timp (utilizare permanentă) se
achiziţionează contra sumei de 19,50 USD de la

45
 http://www.letterchase.com/pricing.htm.
Însă credem că o oră de exerciţiu în fiecare zi, timp de 30 de zile, este suficient
pentru a stăpâni relativ bine scrierea „orb”. Pe urmă, odată învăţată scrierea „orb”, va
trebui ca elevul să se dezobişnuiască treptat să se mai uite la tastatură.
O pagină cu adrese de internet cu multe programe care pot fi descărcate pe
calculator gratuit sau pot fi utilizate online în diferite forme (cu logare şi/sau
autentificare), unele dintre ele având şi teste de viteză, este aceasta16:
http://www.typingstudy.com/ro/list_of_free_touch_typing_software_and_online_resour
ces

c. Pe ce tastaturi scriem „orb” şi de ce?

Singura problemă care se pune în cazul programelor de învăţare a tehnoredactării

„orb” este aceea că se învaţă semnele potrivit limbii engleze şi nu limbii române.
Aceasta în situaţia în care nu găsiţi programe făcute (şi) pentru limba română 17.
Deci va exista o uşoară dificultate în a adapta semnele învăţate în limba engleză la
semnele diacritice specifice unei tastaturii în limba română. Însă dacă la momentul
învăţării scrierii „orb” elevul va memora că, spre exemplu, semnele [ şi { în limba
engleză sunt de fapt ă şi Ă din limba română atunci învăţarea va fi mai uşoară.
Întrucât tastaturile au configuraţii uşor diferite, ca să nu mai vorbim de diferenţele
dintre tastatura de pe calculatoarele portabile (laptop-uri) şi tastaturile de birou
(uzuale), este recomandat ca învăţarea scrierii „orb” să se facă pe o tastatură de
birou (mult mai practică) care este folosită de cel care învaţă atât acasă cât şi la
serviciu. Dacă acasă avem doar un calculator portabil este de preferat să se
achiziţioneze o tastatură de birou identică cu cea de la serviciu care să fie legată de
calculatorul portabil. „Schimbarea” poziţie tastelor de acasă la serviciu şi viceversa
poate da mari bătăi de cap celui care vrea să scrie rapid.

Cu diferenţele marcate tastaturile arată18 astfel19:

Diferenţa majoră, pentru limba A:

română, între cele trei tastaturi
este poziţia tastei literei â (Â)
care este la stânga tastei
„backspace” la tipul B, la stânga
„enter” –ului la tipul A şi între
tastele „backspace” şi „enter” la
tipul C.
O altă diferenţă care poate
genera neplăceri este tasta B
„shift” din partea stângă de la
tastatura de tip A care este
16
Cu ajutorul cuvintelor “typing tutor” veţi găsi pe internet numeroase programe de învăţare pentru scriere “orb”.
17
Personal nu am găsit programe de învăţare a tehnoredactării „orb” şi pentru limba română.
18
Nu vorbim de tastaturi multimedia care au şi butoane specifice sau de cele folosite la jocurile pe calculator.
19
Personal m-am obişnuit să folosesc tastatura de tip C întrucât tasta literei â şi  este între „backspace” şi „enter” şi nu la stânga
tastei „backspace” cum este la tastatura B (adică „departe” pentru degetul mic al mâinii drepte), sau la stânga „enter” –ului cum este
la tastatura A unde se poate „confunda” cu tasta „enter”.
Un alt inconvenient (tot personal) s-a dovedit a fi tasta „shift” din partea stângă de la tastatura de tip A care este „scurtă”, spre
deosebire de tastaturile de tip A şi B, şi se „confundă” cu tasta din dreapta ei.

46
 „scurtă” şi se poate „confunda”
cu cea din dreapta ei.
Limba cu care scrie oricare
dintre cele trei tipuri de tastaturi
poate fi schimbată (a se vedea
secţiunea C punctul c.) dacă se
face setarea corespunzătoare.
Într-un cuvânt, pentru a evita
neplăcerile, folosiţi o tastatură
„unică” – adică cu acelaşi gen
de taste şi aceiaşi poziţionare a C
tastelor – şi acasă şi la serviciu.

L. Programele de recunoaştere vocală.

Programele de recunoaştere vocală sunt programele folosite de un calculator care
transformă o dictare, deci făcută printr-un microfon, într-un text.
Programe de recunoaştere vocală sunt folosite în mod curent de judecătorii germani
şi americani, programele fiind create special pentru limbajul juridic.
Deşi nu au performanţe deosebite, relativ de curând, au fost lansate două programe
de recunoaştere vocală, de uz obişnuit, ce nu sunt dedicate unui anumit domeniu,
ce pot fi utilizate şi de cei care vorbesc limba română şi pe care puteţi măcar să le
încercaţi.

1. Primul program este „Dictation” şi este un program care lucrează numai online
din Google Chrome.

 Avantajele programului „Dictation” sunt:

1. Este gratuit.
2. Poate fi utilizat pe orice PC, deci pe orice calculator utilizat la serviciu sau
acasă,
3. Recunoaşte, „binişor”, diacriticele.

 Dezavantajele programului „Dictation” sunt:

1. scrie doar cu literă mică tot textul pe care îl dictaţi, indiferent de lungimea lui.
2. nu se pot folosi comenzi de punctuaţie. Textul, după dictare, va fi continuu
doar cu literă mică, ceea ce presupune o prelucrare suplimentară, ulterioară
dictării.
3. Nu foloseşte cratima în cuvintele în care aceasta apare.
4. Nu scrie numele proprii cu litere mari.
5. Necesită conexiune de calitate şi permanentă la internet. Dacă legătura nu
este calitate prelucrarea dictării şi transformarea ei în text eşuează.

47
  Programul se instalează din browserul de internet Google Chrome.
 După ce se face dictarea în „Dictation” se copiază, „tradiţional”, în
documentul de lucru după care se prelucrează.

2. Al doilea program este „Dragon Dictation” – program dedicat exclusiv tabletelor şi

telefoanelor Apple (adică tabletelor IPad şi telefoanelor IPhone).

 Avantajele lui „Dragon Dictation”:

1. Este gratuit.
2. Recunoaşte diacriticele.
3. Primeşte numeroase comenzi de punctuaţie. Deci dacă spui „virgulă”, „pune”
virgulă, dacă spui „punct”, „pune” punct, la fel cu semnul întrebării, exclamării,
ghilimelele, per („/”) sau „slash”, două punte, punct şi virgulă, etc.
4. Primeşte comenzi de genul „propoziţie nouă” sau „paragraf nou”, moment în
care începe să scrie cu literă mare.
5. Foloseşte cratima atunci când este cazul.
6. Scrie numele proprii cu literă mare (ex.: Cluj sau Fănuş Neagu).

 Dezavantajele lui Dragon Dictation:

1. Presupune utilizarea unei tablete Apple 20, pe lângă calculatorul cu care se
tehnoredactează. Dezavantajul poate fi considerat major, întrucât
respectivele dispozitive sunt mai scumpe decât celelalte dispozitive de
acelaşi gen.
2. Necesită o legătură temporară la internet (care poate fi asigurat cu o cartelă
de telefon mobil sau de tip wireless) cât se „prelucrează” dictarea şi se
transmite „materialul” dictat de pe tabletă într-o cutie poştală electronică (e-
mail) de unde poate fi preluat ulterior şi transpus în documentul de lucru
(Microsoft Word).
3. „Bagajul” de cuvinte nu este complet sau cât mai cuprinzător, adică s-a
constatat că nu recunoaşte anumite cuvinte, nefiind făcut pentru domeniul
juridic, ci pentru uz obişnuit. De exemplu, nu recunoaşte cuvântul „pârât”
(pârâtă, pârâţi, pârâte, pârâţilor) care s-ar putea spune că este esenţial în
tehnoredactările ce vizează procesele civile.
4. Trebuie vorbit foarte aproape de microfonul tabletei sau de un microfon cu fir
care se instalează într-o mufă specială a tabletei.

Ambele programe presupun o vorbire foarte clară, de tip actoricesc. Cu alte

cuvinte, unele persoane trebuie să exerseze pentru a face o dictare care să fie
recunoscută corect de oricare dintre programe. Astfel, în urma unui experiment cu
„Dragon Dictation” s-a constatat că un text dictat de o persoană avea mai multe greşeli
de scriere, în timp acelaşi text dictat de o altă persoană avea o singură greşeală, în
condiţiile în care nicio persoană nu folosise până în acel moment programul.

20
Deşi programul este utilizat şi pe telefoanele Apple (IPhone-uri), personal nu cunoscut performanţele programului pe aceste
aparate.

48
49