ŞCOALA NAŢIONALĂ DE GREFIERI

Elemente de
tehnoredactare

Nicolae Prepeliţă
Judecător
Tribunalul Bucureşti.

1
 ELEMENTE DE TEHNOREDACTARE

A. Pregătirea interfeţei Microsoft Word 1997-2003 cu uneltele necesare scrierii rapide.

a. De ce trebuie să pregătim interfaţa Microsoft Word 1997-2003?
b. Unde găsim icon-urile necesare configurării Microsoft Word 1997-2003?

B. „Controlul” limbii române.

a. De ce trebuie să „controlăm” limba română?
b. Cum configurăm tastatura pentru scrierea în limba română? Cum schimbăm
limba de lucru a tastaturii?
c. Cum configurăm un document pentru „controlul” limbii române în Microsoft Word
1997-2003?
d. Opţiunea Spelling and Grammar pentru limba română în Microsoft Word 1997-
2003.

C. Clipboard Office – ul sau „Memoria multiplă”.

a. Ce este Clipboard Office – ul?
b. Cum deschidem, activăm Clipboard Office – ul în Microsoft Word 1997-2003?
c. Cum lucrăm într-un document cu Clipboard Office – ul?
d. Cum lucrăm cu mai multe documente cu Clipboard Office – ul şi în mai multe
programe.

D. Opţiunea „Find and Replace”.

a. Ce este opţiunea „Find and Replace”?
b. Cum folosim opţiunea „Find and Replace” în Microsoft Word 1997-2003?
c. La ce mai putem folosi opţiunea „Find and Replace”?

E. Opţiunea „Autocorect”.
a. Ce este opţiunea „Autocorect”?
b. Crearea, modificarea, ştergerea unei opţiuni „Autocorect” în Microsoft Word 1997-
2003.
c. Cum folosim opţiunea „Autocorect”?
d. Opţiunea „Autocorect” şi programele din suita Microsoft Office.

F. Opţiunea AutoText.
a. Ce este opţiunea AutoText?
b. Crearea şi ştergerea unei opţiuni AutoText?
c. Sugestii de lucru.

G. Lucrul cu formulare (machete).

a. Ce sunt formularele sau documentele machetă?
b. Creare (vizualizare), modificare, ştergerea unei machete în Microsoft Word 1997-
2003.
c. Machete cu liste sau Casetă combo.
d. Machete cu câmpuri legate.
2
 e. Machetele şi actele de procedură.
f. Adresele formular.

H. Macrocomanda.
a. Ce este macrocomanda?
b. Cum se înregistrează o macrocomandă în Microsoft Word 1997-2003?
c. Mici modificări ale unei macrocomenzi cu ajutorul Visual Basic.
d. Ştergerea unei macrocomenzi.
e. Macrocomanda unei încheieri de şedinţă.
f. Macrocomanda şi adresele specifice activităţii de grefier.

I. Optimizarea calculatorului, organizarea şi căutarea documentelor, comenzile din

taste, ca mod de „scriere” rapidă.
a. Mouse şi cursor de text rapide.
b. Opţiunea de căutare a fişierelor şi setarea acesteia.
c. Deplasare (selectare) rapidă în text (de text).
d. Dimensionarea ferestrelor; scindare fereastră.
e. Gruparea, sortarea fişierelor într-un folder.
f. Cum organizăm documentele pe care le redactăm.
g. Alte comenzi utile: numerotarea paginilor, setarea paginilor.
h. Denumirea (redenumirea) fişierelor.
i. Formatare identică grefier-judecător a fişierelor cu care aceştia lucrează.
j. Fişiere utilizate repetat. E cazul să facem fişiere şi actelor normative pe care le
folosim în mod curent?
k. Când facem modele, machete de lucru?
l. Comenzi rapide, din taste.

J. Scanarea.
a. Ce este scanarea?
b. Ce scanner şi ce program folosim pentru a scana şi prelucra ulterior
documentele?
c. Pregătirea scanner-ului pentru scanare.
d. Calitatea originalului şi a scanării sau ce (documente) putem scana?
e. Cum scanăm?
f. Salvarea şi prima prelucrare a textului scanat.
g. Formatarea personalizată şi prelucrarea finală a textului scanat.

K. Programele de învăţare pentru scriere rapidă (orb).

a. De ce să învăţăm să scriem „orb”?
b. Care sunt programele de învăţare pentru scriere orb? Unde le găsim? Cât costă?
c. Pe ce tastaturi scriem „orb” şi de ce?

L. Programele de recunoaştere vocală.

a. Ce sunt programele de recunoaştere vocală şi unde le găsim.
b. Programele de recunoaştere vocală pentru limba română:
1. „Dictation” din Google Chrome.
2. „Dragon Dictation”.
c. Avantajele şi dezavantajele fiecărui program.
d. Instalare, mod de lucru.
3
M. Pregătirea interfeţei Microsoft Word 1997-2003 cu uneltele necesare scrierii rapide.
De ce este necesară pregătirea interfeţei Microsoft Word 1997-2003?
Pregătirea este necesară deoarece este există posibilitatea ca Barele de
instrumente afişate în mod obişnuit de Microsoft Word 1997-2003 să nu aibă toate
instrumentele (icon-urile) necesare unei tehnoredactări rapide, cum este cazul
lucrului cu machete, opţiunii Autocorect, etc..
a. În general pregătirea presupune afişarea barei cu instrumentele ce ne interesează
şi presupune parcurgerea următoarelor etape:

Vizualizare (View) Bare de instrumente (Toolbars) Machete (Forms).

Bara de instrumente „Machete” poate fi „luată” cu mouse-ul şi repoziţionată oriunde:

b. Când nu avem instrumentele (icon-urile) necesare pe nici o bară de instrumente sau

vrem să ne configurăm singuri barele de instrumente cu anumite
icon-uri, respectiv să reducem numărul
lor la strictul necesar, vom proceda
după cum urmează:
1. Din meniul Instrumente (Tools) se
deschide fereastra Particularizare…
(Customize…) care în varianta în
limba română arată astfel:
2. În fila „Comenzi” vor apare două liste,
cea din stânga cu meniuri şi cea din
dreapta cu icon-urile fiecărui meniu.
Dând clic pe butonul stânga al mouse-
ului pe oricare meniu din lista din
partea stângă, în dreapta vor apare
icon-urile specifice lui.
Se va „trage” (lua) cu ajutorul butonului din stânga al mouse-ului, ţinut apăsat
continuu, orice icon din lista din dreapta pe care îl poziţionăm unde dorim pe orice
bară de instrumente. La fel se poate „trage” orice icon de pe Bara de instrumente şi
„pune” în lista din dreapta, în acest fel putând „şterge” sau „înlocui” de pe Bara de
instrumente orice icon.

N. „Controlul” limbii române.

4
a. De ce trebuie să „controlăm” limba română?
Programul Microsoft Word a fost conceput să lucreze în numeroase limbi. De multe
ori, se poate întâmpla ca atunci când un operator scrie un text în limba română şi
calculatorul „operează” în limba engleză, acest lucru să fie „sesizat” automat de
calculator care atunci când se scrie (corect) un cuvânt în limba română acel cuvânt
este subliniat cu o linie roşie, ondulată, pentru că acel cuvânt nu este scris corect în
limba engleză.
Cu alte cuvinte, atunci când scriem în limba română calculatorul trebuie să opereze
tot în limba română pentru ca astfel să „observa” instantaneu orice greşeală
ortografică care apare în timpul scrierii, ceea ce înseamnă că eventualele erori de
scriere din text pot fi identificate şi corectate imediat.
Pe de altă parte, setarea corectă a limbii de lucru permite utilizarea corectă a
diverselor unelte care vor fi prezentate în continuare.

b. Cum configurăm tastatura pentru scrierea în limba română? Cum schimbăm limba
de lucru a tastaturii?
Dacă grefierul scrie în limba română firesc este ca şi calculatorul să fie setat pentru
a „opera” în limba română pentru a putea fi făcute eventualele corecturi.
Pentru ca tastatura să fie setată să scrie în limba română se parcurg următorii paşi:
1. Start Control Panel Regional and Language Options Languages
Detailes şi se deschide fereastra „Text Services and Input Languages”:
În fila Settings mergem pe lista derulantă
Default input language şi selectăm
Romanian – Romanian care va fi o opţiune
implicită, ceea ce înseamnă că din acest
moment tastatura va opera în limba română
întotdeauna când se va deschide
calculatorul.
Dacă nu avem în lista derulantă Default
input language limba română pe care să o
selectăm, o adăugăm cu ajutorul butonului
Add… ce va deschide o fereastră în care se
află două liste derulante, din lista Input
language (introdu limba) se va selecta limba
română şi vom apăsa OK.

2. Din butonul „Language Bar” se va deschide fereastra specifică unde bifăm

căsuţa Show the Language bar on the desktop,
ceea ce înseamnă că limba în care operează
tastatura va fi observabilă în partea din dreapta
jos a ecranului:

5
 3. Din butonul Key Settings… putem observa care sunt comenzile rapide (din
tastatură) pentru schimbarea limbii de lucru a
acesteia şi care, în cazul de faţă, este Left Alt +
Shift (tasta „Alt” din stânga tastaturii + Shift).

4. Pentru ca setarea începută la punctul 1 să se finalizeze se apasă butonul OK din

toate ferestrele pe care le-am deschis după care se apasă butonul OK din caseta de
dialog „Regional and Language Options”.

5. Schimbarea limbii de lucru a tastaturii se mai poate face făcând clic pe incon-ul
„RO” din partea dreaptă, jos a ecranului unde se deschide o
listă cu cele două limbi (sau limbile) în care lucrează
tastatura, urmând să se bifeze limba care ne interesează.
Schimbarea limbii de lucru din română în engleză se
impune, uneori, pentru găsirea mai uşor a unor caractere
care şi-au schimbat poziţia pe tastatură ca urmare a
schimbării acesteia în limba română, cum ar fi spre exemplu
simbolul @. Astfel, poziţia acestui simbol este la cifra 2, în
tastatura în limba engleză, iar în unele situaţii acesta
„dispare” de pe tastatură, când se utilizează limba română.

c. Cum configurăm un document pentru „controlul” limbii române în Microsoft Word

1997-2003?
Se întâmplă adeseori să copiem o parte dintr-un document şi să-l „lipim” într-un alt
document (celebra comandă Copy/Paste). După efectuarea comenzii de „lipire”
observăm că deşi tastatura pe care lucrăm este în limba română şi calculatorul
„operează” în limba română, acea partea pe care am lipit-o este subliniată toată cu
o linie roşie, ondulată, deşi textul „lipit” este scris corect în limba română. Înseamnă
că textul „lipit” a fost scris sub o altă limbă.

Putem identifica limba sub care s-

a scris un text poziţionând cursorul
de text în textul care trebuie
identificat şi urmărind icon-ul
Language (limba) din bara de
stare situată în partea de jos a
desktop-ului (ecranului).

Pentru ca partea de text care nu este setată în limba română să fie în limba română,
să nu mai avem surprize ulterior, selectăm tot documentul prin comanda rapidă, din
taste, Ctrl+A (Select All – selectează tot) după care clic de două ori rapid pe icon-ul
Language (limba) din partea de jos a desktop-ului, iar din lista derulantă alegem
limba română, în care lucrăm de obicei.
O altă cale este: Instrumente (Tools) Limba (Language).
În acest fel tot documentul operează în limba română, calculatorul va identifica
instantaneu greşelile de ortografie prin sublinierea cuvintelor scrise greşit cu o linie
6
 roşie ondulată, ceea ce permite corectarea lor imediată, fără a se mai revizui ulterior
textul1. Totodată, pot fi folosite cu succes unele opţiuni pe care le vom prezenta în
continuare.
Acum atât documentul cât şi tastatura fiind setate în limba română ar trebui să
scriem corect în limba română. Din acest moment dacă nu scriem corect folosind şi
diacriticele calculatorul va sesiza lipsa acestora şi va sublinia cuvintele scrise fără
diacritice cu o linie roşie ondulată care nu va apare în documentul imprimat.
Dacă calculatorul la care lucraţi nu subliniază cu o linie roşie ondulată cuvintele
scrise greşit în limba română, chiar dacă documentul este setată în limba română,
faceţi următorii paşi: Instrumente (Tools) → Corectare ortografică şi gramaticală
(Spelling and Grammar – aceiaşi fereastră de mai sus) → Opţiuni… (Options …) →
să bifează căsuța din dreptul Verificarea ortografiei în timpul tastării (Check Spelling
as you type) → OK → Cancel (Revocare). Dacă fereastra Spelling and Grammar nu
se deschide din Instrumente (Tools) atunci urmaţi calea următoare: Instrumente
(Tools) → Opţiuni… (Options …) → în fila Corectare ortografică şi gramaticală
(Spelling and Grammar) → să bifează căsuța din dreptul Verificarea ortografiei în
timpul tastării (Check Spelling as you type) → OK.
Debifând aceiaşi căsuţă linia roşie nu va mai apare.

d. Opţiunea Spelling and Grammar pentru limba română în Microsoft Word 1997-2003.

Această opţiune, ce are icon-ul şi se află în Bara de instrumente principală, ne

ajută, să identificăm greşelile de ortografie din text, atunci când tot documentul este
setat în limba română.
Făcând clic pe icon-ul respectiv se va deschide o fereastră de dialog cu ajutorul
căruia Word identifică cuvintele scrise incorect şi pe care le putem corecta, pe rând
sau pe toate odată, în cazul cuvintelor de aceiaşi formă:
Semnificaţia butoanelor:
1. Ignorare o dată (Ignore Once) –
sugestia va fi ignorată o dată,
apăsând acest buton corectarea nu
se va realiza.
2. Ignorare totală (Ignore All) – toate
cuvintele de aceeaşi formă, pe care
Word le găseşte în text şi le
„consideră” scrise greşit vor fi
ignorate, vor rămâne scrise „greşit”.
3. Adăugare la Dicţionar (Add to
Dictionary) – cuvântul „considerat”
scris greşit va fi adăugat la
Dicţionar, astfel încât la următoarea sesiune de corectare acesta va fi considerat
scris corect.
4. Modificare (Change) – cuvântul găsit în text şi „considerat” de Word ca scris
greşit va fi schimbat cu cuvântul selectat automat din lista Sugestii: (Suggestions:)
unde pot apare mai multe sugestii pentru cuvântului respectiv. Dacă sugestia
aleasă automat de calculator din lista de sugestii nu este cea dorită, corectă, se
alege o altă sugestie cu ajutorul mouse-ului.

1
Instrumentul „observă” imediat lipsa unor litere dintr-un cuvânt, dar nu „observă” lipsa unor cuvinte dintr-o propoziţie.

7
 5. Modificare peste tot (Change All) – aceeaşi operaţie ca la punctul precedent ce
va fi aplicată tuturor cuvintelor de aceeaşi formă.
6. AutoCorect (Autocorecţie) – cuvântul scris greşit şi cuvântul selectat din lista
Suggestions vor fi salvate în Opţiunea Autocorect, mai bine zis în lista din această
opţiune, şi vor fi folosite ulterior ca şi opţiuni de autocorecţie2.

O. Clipboard Office –ul – sau „Memoria multiplă”

a. Ce este Clipboard Office-ul sau, în versiunea română a Microsoft Word 1997-2003

Clipboard-ul?
Atunci când folosim operaţiunea Copy-Paste
copiem şi „lipim” un singur text (acesta putând
avea orice dimensiune: o literă, un cuvânt, o
frază, un paragraf, n pagini de text) calculatorul
memorează doar acel text care este unic.
Instrumentul Clipboard ne ajută să avem 24 de
asemenea memorii, care pot memora separat,
la fel, texte de dimensiuni diferite, făcând
munca de tehnoredactare mult mai uşoară, mai
ales când se lucrează texte de dimensiuni mari
sau cu denumiri complicate sau lungi.
Clipboard-ul este, ca vizualizare, o listă de cel
mult 24 de memorii care la Microsoft Word
1997-2003 apare în partea dreaptă a ecranului.
Lista poate fi rulată şi din ea se pot alege spre a
fi „lipite”, în textul în care lucrăm, texte de orice
dimensiune care au fost copiate anterior, din
acelaşi text, din alte documente, sau chiar din
alte fişiere Microsoft Office (se pot copia texte
care apar în tabele Excel în documente Word, şi
viceversa).
Aici este prezentat un Clipboard cum apare pe
ecranul de lucru la Microsoft Word 1997-2003,
cu cinci texte (memorii) de diferite dimensiuni:

b. Cum deschidem, activăm, Clipboard – ul în Microsoft Word 1997-2003?

Calea cea mai rapidă – ţinând apăsată tasta Ctrl se apasă de două ori, rapid, tasta
C (Ctrl + C+ C).

2
Pentru detalii a se vedea „E. Opţiunea „Autocorect” sau „Regina” scrierii rapide”.

8
 De altfel, comanda Ctrl + C este comanda Copy făcută din tastatură, şi deci când
vreţi să copiaţi un text cu ajutorul acestei comenzi, să-l memoraţi pentru o utilizare
ulterioară, mai apăsaţi încă o dată, rapid, tasta C şi se va deschide şi Clipboard-ul.
O altă cale de activare, ce se observă în partea de jos a Clipboard-ului, este din
meniul Editare.

c. Cum lucrăm într-un document cu Clipboard– ul?

După ce s-a deschis Clipboard-ul s-a copiat textul, respectiv textele de care avem
nevoie, se poziţionează cursorul de text unde vrem să inserăm textul copiat şi se
apasă cu butonul stânga al mouse-ului pe textul din Clipboard care vrem să-l „lipim”.
Sau:
Se poziţionează cursorul de text unde vrem să inserăm textul copiat, se
poziţionează în Clipboard săgeata mouse-ului pe textul care vrem să-l „lipim”, se
apasă butonul dreapta al mouse-ului, şi din lista care s-a deschis se alege opţiunea
„Lipire” („Paste”).
Dacă vrem să „ştergem” din Clipboard unul din textele copiate (memorate) - se
poziţionează în Clipboard Office săgeata mouse-ului pe textul care vrem să-l
„ştergem”, se apasă butonul dreapta al mouse-ului, şi din lista care s-a deschis se
alege opţiunea „Ştergere” („Delete”).
Cele două comenzi („Lipire” şi „Ştergere”) apar şi în lista care se deschide dacă
dăm clic pe săgeata ce apare în dreapta textului din Clipboard¸ dacă poziţionăm
mouse-ul deasupra textului pe care vrem să-l folosim (şterge).
Clipboard-ul poate fi golit printr-o singură acţiune de toate textele, simbolurile
memorate folosind butonul Golire completă („Clear All”) de deasupra listei.
De asemenea, în capul listei Clipboard-ului există butonul Lipire completă („Paste
All”) ceea ce înseamnă că, atunci când este acţionat, vor fi „lipite”, într-un singur loc,
toate textele din Clipboard existente la momentul acţiunii. Comanda este rar folosită,
dar poate fi utilă atunci când vreţi să închideţi documentul pe care lucraţi dar vreţi să
salvaţi „într-un colţ” al documentului textele din Clipboard pe care le-aţi copiat
anevoios din mai multe documente, din diferite fişiere, de pe internet, etc, şi pe care
nu le-aţi folosit dar urmează a fi folosite în sesiunea următoare de lucru.

d. Cum lucrăm cu Clipboard– ul în mai multe documente şi/sau programe?

După ce aţi deschis Clipboard-ul aveţi la dispoziţie o listă cu 24 de memorii, pe care
o utilizaţi cum doriţi.
De reţinut:
 Clipboard-ul memorează texte (inclusiv fotografii, screenshot-uri) din textul pe
care lucrăm, din alte documente pe care le deschidem, la un moment dat,
copiem ce ne interesează şi le închidem (fără a închide documentul în care
„lipim” textul copiat), copiază texte şi de pe alte suporturi (dischete, CD-uri,
stick-uri, hard-uri externe, internet). De fapt, memorează orice se poate copia cu
comanda copy.
 Dacă se copiază în Clipboard mai mult de 24 de texte, fotografii, etc., atunci ce s-
a copiat prima oară şi care este în coada listei, când s-a deschis Clipboard, se
şterge automat din Clipboard.
 Odată închis documentul Word (sau ultimul document în cazul în care se
lucrează cu mai multe documente) lista textelor copiate în Clipboard se şterge,
uneori chiar şi Clipboard-ul, el deschizându-se automat în următoarea sesiune
de lucru numai dacă am ales opţiunea Afişare automată Clipboard Office din
9
 Opţiuni (Options) situat în partea de jos a Clipboard-ului.
Cu alte cuvinte, dacă în timpul
lucrului cu un document Word s-a
utilizat Clipboard-ul, la următoarea
deschidere a unui document este
posibil ca Clipboard Office-ul să
trebuiască a fi redeschis.

 Clipboard-ul creat la un anumit moment există atât timp cât avem deschis un
document Word (sau un tabel în Excel).
 Dacă avem deschise mai multe documente, Clipboard-ul este unic pentru toate
documentele, cu aceeaşi succesiune de texte. Deci aceeaşi listă de 24 de
memorii apare în fiecare document pe care îl deschidem la un moment dat şi în
care dăm comanda de deschidere Clipboard.
Înseamnă că, dacă lucrăm cu două documente, în acelaşi timp, din care în unul
avem deschis un Clipboard, iar în celălalt nu este deschis Clipboard, dacă în cel
de-al doilea document se va efectua comanda de deschidere vom avea un
Clipboard cu acelaşi conţinut.
 Ultimul text „lipit” din lista Clipboard, va fi lipit de fiecare dată când acţionăm
comanda rapidă (din tastatură) Ctrl + V (care înseamnă „Paste” – „Lipire”).

P. Opţiunea Găsire şi înlocuire („Find and Replace”).

a. Ce este opţiunea „Găsire şi înlocuire”?
„Găsire şi înlocuire” – ne permite să găsim cuvinte de aceeaşi formă (fără a „sări”
peste vreunul) pe care să le înlocuim (pas cu pas sau pe toate o dată) cu alte
cuvinte, printr-un singur clic de mouse şi nu prin scriere repetată a aceluiaşi text, din
tastatură, literă cu literă, sau cuvânt cu cuvânt, ori prin copy/paste.

b. Cum folosim opţiunea „Găsire şi înlocuire” în Microsoft Word 1997-2003?

Se identifică cuvântul ce urmează a fi înlocuit şi care, în mod normal, apare de mai
multe ori în textul pe care îl lucrăm. De exemplu, vrem să înlocuim numele
reclamantului Popescu Ion cu numele altui reclamant - Ionescu Vasile. Selectăm şi
copiem numele Popescu Ion, apăsăm combinaţia de taste Ctrl + F sau Ctrl + H3,
moment în care se va deschide fereastra
Găsire şi înlocuire şi îl „lipim”
în căsuţa De căutat: (Find
What), după care deschidem
fila Înlocuire şi scriem Ionescu
Vasile în căsuţa Înlocuire cu:
(Replace With).

Semnificaţia butoanelor din caseta de dialog este următoarea:

a)Înlocuire (Replace) – se acţionează acest buton dacă în textul pe care se
3
Sau se deschide meniul Editare → Găsire.

10
 lucrează calculatorul a identificat şi selectat cuvântul (cuvintele) identic cu cel
din poziţia „De căutat:”, în cazul nostru „Popescu Ion” şi se doreşte înlocuirea
acestui cuvânt cu cel din „Înlocuire cu:”, adică cu „Ionescu Vasile”.
Dacă în căsuţa De căutat: se scrie cuvântul „pârât” programul va găsi toate
formele cuvântului ce apar în text, adică pârâtul, pârâta, pârâtele.
b)Înlocuire peste tot (Replace all) – se acţionează acest buton dacă se doreşte
înlocuirea tuturor cuvintelor din textul pe care se lucrează, ce au forma
cuvântului (cuvintelor) din „De căutat:”, cu cuvântul din poziţia „Înlocuire cu:”. În
exemplul dat, se va da comanda „Replace all” pentru ca Popescu Ion să fie
înlocuit cu peste tot cu Ionescu Vasile.
c) Următorul găsit (Find next) – este butonul care se apasă dacă se doreşte găsirea
următorului cuvânt din text ce are forma din „De căutat:” după care se
acţionează sau nu, după caz, butonul „Înlocuire cu:”. Opţiunea este folosită dacă
înlocuirea se face cuvânt cu cuvânt (pas cu pas), întrucât pot exista situaţii în
care deşi se găseşte cuvântul din „De căutat:”, totuşi nu se doreşte înlocuirea
lui. Operaţiunea Următorul găsit se execută şi la apăsarea tastei Enter.

Desigur, opţiunea este mult mai elaborată, în sensul că şi căutarea şi înlocuirea

poate fi mai „sofisticată”, apăsând butonul „Mai mult” („More…”) din căsuţa de dialog
însă apreciem că nu se impune dezvoltarea subiectului, dar cei curioşi pot încerca.
Opţiunea este mai dificil de utilizat însă atunci când cuvântul ce se doreşte a fi
înlocuit este folosit în text în mai multe forme – spre exemplu societate, societatea,
societăţii.
Pe de altă parte, spre exemplu, dacă, într-o parte a textului, denumirea unei
societăţii comerciale este sub forma S.C. X S.R.L., în altă parte a textului este SC X
SRL (fără puncte), iar noi introducem la „De căutat:” forma S.C. X S.R.L., atunci
opţiunea va găsi strict acele forme care sunt cu puncte, adică exact ce se scrie în
„De căutat:”. Desigur situaţiile de acest gen pot fi „ocolite” prin scrierea în „De
căutat:” doar a lui „X”.

b. La ce mai putem folosi opţiunea „Găsire şi înlocuire”?

O situaţie în care mai poate fi folosită cu succes această opţiune, mai bine zis
numai opţiunea De căutat:, este atunci când se doreşte găsirea într-o lege a
dispoziţiilor referitoare la un anumit aspect.
Spre exemplu se poate lua Codul de procedură civilă, în format Microsoft Word, şi
se pot găsi toate dispoziţiile, normele, în care apare cuvântul apel, ori încheiere,
preschimbare, nulitate etc.. Este recomandat ca atunci când folosim această
opţiune (pentru căutare) să nu folosim variantele articulate ale cuvântului căutat,
adică să nu folosim apelul sau apelului, ci o variantă care să le poată găsi şi pe cele
articulate şi pe cele nearticulate (adică apel).
De fapt opţiunea similară este folosită şi de bazele de date legislative.
ATENŢIE!!!
Când utilizaţi acest mod de căutare fiţi atenţi la utilizarea diacriticelor întrucât
opţiunea va identifica strict acel cuvânt pe care l-aţi scris în De căutat: (Find What),
cu sau fără diacritice. Adică dacă l-aţi scris cu diacritice (călător) nu va identifica şi
varianta cuvântului scris fără diacritice (calator).

11
 Q. Opţiunea „AutoCorrect”.

e. Ce este opţiunea „Autocorect”?

Se întâmplă adeseori ca atunci când un grefier care scrie, într-un document setat în
limba română, prenumele Sanda, acesta să fie înlocuit, corectat, automat, cu
cuvântul Sandală. Acest lucru se întâmplă deoarece cuvântul „sanda”, văzut ca
articol de încălţăminte şi nu ca prenume feminin, este scris incorect şi de aceea
calculatorul îl corectează automat „scriind” sandală. La fel când se scrie „acoarelă”
calculatorul va corecta automat cu „acuarelă”.
Aceasta deoarece Microsoft Word 1997-2003 are corecturi ortografice predefinite
care sunt în număr de aproximativ 500.
Avantajul oferit de această opţiune este că lista de corecturi ortografice predefinite
poate fi îmbogăţită, completată, de operator atunci constată că scrie greşit, în mod
repetat, în aceeaşi formă, un anumit cuvânt.
Însă, avantajul extraordinar al acestei opţiuni, motiv pentru care am numit-o
„Regina” scrierii rapide, este că un cuvânt scris intenţionat greşit poate fi „corectat”
într-un cuvânt, sintagmă, denumire, frază sau chiar paragraf scris corect4.

f. Crearea, modificarea, ştergerea unei opţiuni „Autocorect” în Microsoft Word 1997-

2003.
1. Crearea.
ATENŢIE!!! Atunci când se creează o opţiune autocorect trebuie ca documentul în
care se lucrează să fie setat în limba în care urmează a se folosi respectiva opţiune,
în cazul nostru limba română. Dacă opţiunea este creată într-un document setat în
limba engleză şi o folosim într-un document setat în limba română opţiunea nu va
funcţiona. Pentru detalii a se vedea secţiunea B „Controlul” limbii române.
Atunci când folosim des o
succesiune de cuvinte pe care
vrem să o folosim pe viitor ca
opţiune autocorect, să spunem
Tribunalul Bucureşti Secţia a VII-
a Civilă, selectăm cuvintele şi
deschidem Opţiunea AutoCorrect
din meniul Instrumente (Tools).
Dacă am configurat icon-ul
specific acestei comenzi
(Secţiunea A, pct. b) atunci dăm
clic pe acest icon şi va apare
această fereastă de dialog:
Cuvintele selectate, fără a le
copia, vor apare direct în căsuţa
Cu: (With:), iar în casuţa
Înlocuire: (Replace:) se va scrie
prescurtarea dorită de operator,
în cazul nostru ”tb", după care apăsăm buton „Adăugare” (Add) şi OK. Acum

4
Exemple de autorect-uri personale: î – întâmpinare, bu – Bucureşti, cpc – Codul de procedură civilă, afp – Administraţia Finanţelor
Publice Sector , tb – Tribunalul Bucureşti Secţia a VII-a Civilă, cab – Curtea de Apel Bucureşti Secţia a , price –
PricewaterhouseCoopers Business Recovery Services IPURL, dl – debitorul, dli – debitorului.

12
 revenind în document, după ce vom scrie tb şi vom acţiona spacebar - ul (bara de
spaţiu) atunci calculatorul va identifica „tb" ca fiind scris „greşit” şi va „scrie” singur -
Tribunalul Bucureşti Secţia a VII-a Civilă.
Desigur crearea unei opţiuni autocorect se poate face şi deschizând fereastra de
dialog AutoCorrect şi scriind în Înlocuire: prescurtarea, textul scris „greşit”, şi în Cu:
textul cu care dorim să se înlocuiască textul scris „greşit”. După care Adăugare şi
OK.
Celelalte setări din caseta de dialog AutoCorrect necesare folosirii cu succes a
opţiunii (care sunt predefinite, în general) sunt butoanele Înlocuire text în timpul
tastării (Replace text as you type) şi Text simplu (Plain text) care trebuie să fie
activate.

2. Modificare opţiunii autocorect.

Atunci când dorim să modificăm o opţiune autocorect, de exemplu vrem să înlocuim
„tp" – „tabelul preliminar” cu „tp" – „titlul preliminar”, trebuie să facem următorii paşi:
a. Se deschide fereastra de dialog AutoCorrect şi se scrie în Înlocuire: opţiunea
definită anterior, în cazul nostru „tp" moment în care va apare în capul listei cu
„autocorecturi” tp – tabelul preliminar.
b. scriem în căsuţa Cu: „titlul
preliminar”, după care apăsăm
butonul Înlocuire:, moment în care
va apare un mesaj de confirmare
prin care suntem întrebaţi dacă
vrem să redefinim opţiunea iniţială,
dăm OK în fereastra de confirmare,
după care OK în fereastra de dialog
AutoCorrect. Se observă că din
momentul în care scriem „titlul preliminar" în căsuţa Cu:, butonul Adăugare
devine Înlocuire: (Replace:).
Desigur modificare se poate face şi în alţi doi paşi, respectiv Ştergere (vezi
punctul 3) şi Creare (vezi punctul 1).

3. Ştergerea unei opţiuni autocorect.

Atunci când dorim să ştergem o opţiune autocorect, de exemplu „tp" – „tabelul
preliminar”, trebuie să deschidem fereastra de dialog AutoCorrect, se scrie în
Înlocuire: opţiunea ce se doreşte a fi ştearsă, în cazul nostru „tp" moment în care va
apare în capul listei cu „autocorecturi” tp – tabelul preliminar, după care se apasă
butonul Ştergere („Delete”) şi OK.

g. Cum folosim opţiunea „Autocorect”?

O opţiune autocorect trebuie creată cu atenţie, adică „textul” pe care îl scriem în
„Înlocuire:” nu trebuie să reprezinte un cuvânt de uz obişnuit, pentru că se poate
întâmpla ca opţiunea să opereze, operatorul să nu fie atent, iar sensul textului să fie
altul decât cel urmărit5.
Totuşi, dacă „insistaţi” să folosiţi un cuvânt ca simbol al unei opţiuni autocorect,
5
De exemplu, personal folosesc opţiunea autocorect: „sac" – „Sentinţa civilă nr. ” care este incorect creată pentru că dacă aş motiva
o sentinţă penală, în loc de „inculpatul Popescu Ion a sustras un sac cu porumb…” ar apare scris „inculpatul Popescu Ion a sustras
un Sentinţa civilă nr. cu porumb …”. Însă nu am modificat opţiunea întrucât cazurile în care folosesc cuvântul sac sunt extrem de
rare în activitatea mea.

13
 folosit însă mai rar în limbaj obişnuit, pentru că vă ajută mai mult la identificare
textului ce se va scrie, şi dacă într-un anumit context aveţi nevoie de acel cuvânt şi
nu de opţiunea autocorect, ca să „îndreptaţi” situaţia acţionaţi icon-ul Undo de
două ori sau executaţi comanda rapidă din taste Ctrl + z, tot de două ori, dacă
sunteţi la început de propoziţie sau o dată dacă sunteţi în mijlocul unei propoziţii..
E bine de ştiut că opţiunea autocorect permite folosirea „câmpurilor” specifice
lucrului cu „Machete” (Form Filed), însă atunci opţiunea trebuie creată prin
selectarea textului în document şi nu prin crearea directă în AutoCorrect.
Cu timpul, pentru o viteză sporită de lucru este recomandat crearea de opţiuni
autocorect cu definiţii apropiate, atât în forme articulate, cât şi nearticulate, cum ar fi
„js – judecătorul sindic” , „jis - judecătorului sindic”.
„Textul” scris în căsuţa Înlocuire: trebuie să fie cât mai scurt (iniţialele cuvintelor care
formează textul) şi cât mai „inspirat”, adică să vă ajute să scrieţi repede (să nu
„alergaţi” pe tastatură dintr-o parte în alta6) şi să vă ajute să identificaţi repede
opţiunea7. Dacă textul ce se va scrie are multe cuvinte nu se recomandă să scrieţi
în căsuţa Înlocuire: toate iniţialele cuvintelor ce se vor scrie, este ineficient(aveţi de
„alergat” pe tastatură) şi se consumă timp.
O opţiune autocorect nu poate avea mai mult de 255 caractere, aici intrând şi
spaţiile dintre cuvinte.
Dacă aveţi multe opţiuni autocorect, pentru a nu le uita, faceţi un document cu toate,
pe care să-l printaţi şi să-l aveţi la îndemână pentru a vi le reaminti.
Se poate începe scrierea unei propoziţii direct cu o opţiune autocorect, moment în
care calculatorul va scrie prima literă mare, chiar dacă nu s-a configurat în opţiunea
autocorect această posibilitate (ca prima literă să fie mare).
Calculatorul va scrie exact ce se scrie în căsuţa Cu:, adică dacă se scrie doar cu
literă mare, se va scrie doar cu literă mare.
Dacă în momentul tastării este activată tasta Caps Lock (scriere doar cu litere mari)
atunci şi opţiunea autocorect se va executa cu litere mari dacă aceasta este
configurată toată cu litere mici.
Dacă în căsuţa Cu: s-a scris un text folosind şi litere mari şi litere mici (denumiri de
autorităţi publice sau de societăţi) atunci opţiunea se va executa exact, calculatorul
scriind ce scrie în căsuţa Cu: indiferent dacă este sau nu activată tasta Caps Lock.
Nu se recomandă folosirea literelor unice ca opţiuni autocorect, cel puţin a primelor
litere din alfabet, pentru că literele unice sunt folosite de multe ori la enumerări8.

SFATURI !!!!
Nu ezitaţi să configuraţi o opţiune autocorect dacă atunci când lucraţi aveţi nevoie
de un anumit text, de mai multe ori, chiar dacă pe viitor nu-l veţi mai folosi niciodată.
Timpul „pierdut” cu crearea opţiunii este nesemnificativ cu cel câştigat ca urmare a
folosirii ei.9
Folosiţi numai opţiuni autocorect când scrieţi denumiri de autorităţi, textul va fi de
calitate, iar Dvs. veţi depune efort minim pentru scrierea lui.

6
Astfel, puteţi folosi prima literă a primului cuvânt de două ori, sau chiar de trei ori. Exemplu personal: „dd” – „din data de”.
7
Personal, folosesc prescurtarea „jl” care „vine” de la „judecata în lipsă” pentru opţiunea autocorect: „În temeiul art. 411 alin. 1 din
Codul de procedură civilă s-a solicitat judecarea cauzei şi în lipsa părţilor.”
8
În schimb puteţi folosi literele utilizate rar ca opţiuni autocorect. Exemple personale; „î" – întâmpinare : „q” – Sierra Quadrant
IPURL.
9
Spre exemplu, atunci când redactez minutele hotărârilor din cauzele ce le am spre judecare îmi setez un autocorect pentru data
pronunţării, de genul “ddd” – “27 septembrie 2014”.

14
h. Opţiunea „AutoCorrect” şi programele din suita Microsoft Office.
Odată creată, o opţiune autocorect poate fi folosită şi în celelalte programe din suita
Microsoft Office, cum ar fi Excel sau Acces.

R. Opţiunea AutoText.
a. Ce este opţiunea AutoText?
Opţiunea AutoText se aseamănă foarte mult cu opţiunea „AutoCorrect”, numai că
dimensiunea textului ce va fi scris automat de calculator nu mai este limitată la 255
de caractere, ci la un număr nelimitat de caractere, fiind mai avansată. În plus textul
poate fi formatat după propriile preferinţe ale operatorului.
b. Crearea şi ştergerea unei opţiuni AutoText?
1. Crearea unei opţiuni este asemănătoare cu crearea unei opţiuni „AutoCorrect”.
Astfel, se selectează textul ce se doreşte a fi introdus automat şi care poate avea
orice dimensiune, cum ar fi, spre exemplu un draft de Încheiere de suspendare a
judecăţii cu absolut toate elementele şi care va fi formatată după preferinţele
operatorului, după care se apasă combinaţia de taste Alt+F3, moment în care se va
deschide fereastra de dialog Creare AutoText (Create AutoText). Dacă textul nu este
selectat şi apăsăm combinaţia de taste arătată, căsuţa de dialog nu se va deschide.
În căsuţa Daţi un nume intrării AutoText (Please
name your AutoText entry:) se introduce o
denumire care poate avea mai multe cuvinte şi
care să ne permită să identificăm textul ce se va
insera, după care apăsăm OK.
Ca să vedem dacă opţiunea abia creată se
execută tastăm denumirea, aşa cum a fost scrisă
în căsuţa de dialog, după care apăsăm tasta F3.
Textul selectat anterior va fi scris automat.
O altă cale de creare a unei opţiuni AutoText este să selectăm textul după care
deschidem fereastra de dialog „AutoCorrect”, fila AutoText, parcurgând următorii
paşi: Insert AutoText AutoText …

15
 În căsuţa Introduceţi
intrările AutoText aici:
(Enter AutoText entries
here:) se scrie denumirea
opţiunii după care se
apăsă butonul Adăugare
(Add).
2. Ştergerea unei opţiuni
AutoText se face
deschizând fereastra de
dialog „AutoCorrect”, fila
AutoText, parcurgând
următorii paşi: Insert
AutoText AutoText …
În căsuţa Introduceţi
intrările AutoText aici:
(Enter AutoText entries
here:) se scrie denumirea
opţiunii (sau numai primele
litere) pe care vrem să o

ştergem, se selectează din lista de sub această căsuţa, opţiunea respectivă, după
care se apăsă butonul Ştergere (Delete), moment în care va apare o fereastră de
confirmare care vă întreabă dacă vreţi să ştergeţi opţiunea respectivă, după care
apăsaţi Închidere.
Dacă se selectează opţiunea şi se apasă butonul Inserare (Insert) calculatorul va
insera opţiunea respectivă în locul în care se află cursorul de text.
După cum se poate observa acest instrument nu are şi o cale de modificare a unei
opţiunii create anterior, însă dacă doriţi să redenumiţi o anumită opţiune cu un alt
nume, care vi se pare mai potrivit, vă sugerez să urmaţi următorii paşi: inseraţi
(executaţi) opţiunea ce trebuie redenumită, o ştergeţi urmând paşii mai sus arătaţi,
după care o creaţi din nou dându-i denumirea dorită (selectare text, Alt+F3, nume
nou, OK). Desigur, urmând aceiaşi paşi se poate modifica şi textul care se inserează
automat.

c. Opţiunea AutoText oferă o multitudine de posibilităţi de lucru.

Un avantaj major al „uneltei” îl constituie faptul că textul ce va fi inserat va avea

setarea, formatarea, predefinită, aşa cum a fost la momentul creării opţiunii, spre
deosebire de opţiunea „AutoCorrect” care preia setarea, formatul, textului care este
scris.
Opţiunea permite configurarea unor blocuri de text de diferite dimensiuni care se
inserează pe măsură ce se scrie textul. Un impediment ar putea fi, pentru o viteză
mare de lucru, memorarea denumirilor blocurilor de text pentru a fi inserate la
momentul potrivit. Însă impedimentul poate fi depăşit prin aşezarea iconiţei AutoText
(vezi Secţiunea A, pct. b) în bara de instrumente pentru a deschide rapid fereastra de
dialog „AutoCorrect”, fila AutoText…, după care se selectează opţiunea din lista de
„autotexte” (eventual se vizualizează în fereastra specifică pentru a se vedea dacă

16
 este ceea ce căutăm), şi se apasă butonul Inserare (Insert).

S. Lucrul cu formulare (machete).

g. Ce sunt formularele sau documentele machetă?
Se întâmplă adeseori ca, în activitatea noastră, să avem de redactat documente ce
au acelaşi conţinut, ceea ce le deosebeşte unele de altele fiind câteva elemente,
cum ar fi numele şi prenumele, adresa de domiciliu/sediu.
Documentele formular ne ajută că completăm doar acele câmpuri, locuri, cu
elementele care nu sunt comune documentelor cu acelaşi conţinut.
h. Creare (vizualizare), modificare, ştergere unei machete în Microsoft Word 1997-
2003.
Practic, multe din documentele pe care le întocmeşte un grefier pot îmbrăca
forma unei machete, a unui formular. Cu alte cuvinte, crearea unui formular poate
avea ca punct de plecare un document deja redactat şi nicidecum, întocmirea unui
document nou, cap-coadă.
„Luăm” (copy-paste) un document pe care vrem să-l facem formular şi înlocuim în el
acele cuvinte care se schimbă de la o redactare la alta cu câmpuri machetă
(Forms).
Spre exemplu, am luat această minută de încheiere:
„Dosar nr. /3/20
Încheiere.
În temeiul art. 1551 din Codul de procedură civilă dispune suspendarea
judecării cauzei până când creditoarea SC SRL va depune la dosar
certificatul constatator de la Oficiul Registrului Comerţului privind sediul, starea
debitorului, asociaţii, administratorii sau lichidatorii acestuia.
Cu recurs.
Pronunţată în şedinţă publică, azi .”
Câmpurile gri au fost inserate cu ajutorul icon-ului din Bara de instrumente
Machete (Vizualizare (View) Bare de instrumente (Toolbars) Machete
10
(Forms)) prin poziţionarea cursorului de text în locul unde dorim să inserăm un
câmp de machetă.
După ce am inserat toate câmpurile de machetă blocăm documentul cu ajutorul
icon-ului tot din Machete, moment din care asupra documentului nu se mai
poate face nicio modificare, cu excepţia câmpurilor de machetă în care pot fi
inserate texte de la o literă, până la cuvinte, fraze, paragrafe sau chiar pagini întregi.
„Deplasarea” dintr-un câmp în altul al machetei se poate face cu ajutorul tastei Tab
sau cu cel al săgeţilor (de preferat sus/jos care asigură o deplasare mai rapidă, în
acest caz).
Dacă vrem să modificăm textul machetei deblocăm documentul, tot cu ajutorul icon-
ului , după care lucrăm ca într-un document obişnuit, putând insera sau şterge,
din nou, câmpuri de machetă, sau text propriu-zis.
De reţinut !!! Câmpurile gri care sunt vizualizate în documentul pe care lucrăm cu
machete nu sunt vizibile la imprimarea documentului. Documentul, în urma
imprimării, va apărea ca un document normal. Dacă nu se vizualizează câmpurile

10
A se vedea secţiunea A pct. a.

17
 gri, atunci apăsaţi icon-ul din bara de instrumente Machete.
De asemenea, trebuie reţinut că dacă macheta este blocată, ea va fi blocată
indiferent de calculatorul de la care se va opera asupra ei. Cu alte cuvinte, dacă se
transferă macheta pe un alt calculator, pentru a opera modificări macheta trebuie
deblocată.
Imprimarea unei machete se face ca la orice document.
Setarea unui document (font, aliniere) cu machete se face cu documentul deblocat.
Deci dacă vrem să avem o anumită setare (bold, subliniere, spre exemplu) doar pe
un anumit câmp de machetă, setarea se poate face, dar cu documentul deblocat.
Un câmp de machetă poate fi şters în mod obişnuit, prin selectarea lui şi acţionarea
oricărei taste de ştergere – Delete, Backspace, sau chiar a unei taste de scriere.

i. Machete cu liste sau Casetă combo.

Pentru lucru rapid cu machete se pot crea şi câmpuri care să conţină liste cu mai
multe elemente din care se selectează elementul dorit.
Astfel, să presupunem că avem un câmp de machetă în care sunt trecute mai multe
comune din circumscripţia judecătoriei Buftea:

În momentul când operatorul va întocmi o

adresă, spre exemplu, va alege din listă
comuna care se potriveşte situaţiei de
fapt din adresă.

Cum se creează o asemenea listă?

Se poziţionează cursorul de text în locul unde se doreşte inserarea unei asemenea
liste, cu mai multe elemente şi se apasă icon-ul Casetă combo (Control
formular) din bara de instrumente Machete, după care se apasă icon-ul Opţiuni
pentru câmp formular şi se va deschide fereastra de dialog Opţiuni pentru câmp
formular vertical:

18
 În căsuţa Element listă
verticală: se scriu pe rând
elementele ce vor alcătui lista.
După ce se va scrie corect
fiecare element, în această
căsuţă, el va fi adăugat în listă
cu ajutorul butonului Adăugare.
Desigur cu ajutorul butonului
Eliminare elementul selectat va
fi eliminat din listă. Cu ajutorul
săgeţilor de deasupra şi de
dedesubtul cuvântului Mutare
fiecare element selectat va
putea fi poziţionat mai sus sau
mai jos în listă.
După ce lista a fost configurată
se apasă OK:

Fireşte, lista de elemente va putea fi modificată ulterior creării, dacă poziţionăm

cursorul de text pe câmpul de machetă Casetă combo (Control formular), sau
imediat lângă el şi dăm click pe acelaşi icon Opţiuni pentru câmp formular.
După ce se blochează documentul cu ajutorul când se ajunge pe câmpul de
machetă Casetă combo se va activa în partea dreaptă a câmpului o săgeată. Când
se dă click pe săgeată se deschide lista cu elemente din care se selectează
elementul dorit. După ce se selectează elementul dorit lista se închide automat.
După ce se trece la alt câmp de machetă săgeata dispare.
Câmpul de machetă Casetă combo poate fi copiat şi lipit, cu ajutorul comenzilor
„tradiţionale”, fără probleme, şi în alte documente, urmând să aibă acelaşi conţinut,
şi unde, de asemenea, poate fi modificat.
Un câmp de machetă cu listă sau cu Casetă combo poate fi şters ca şi un câmp de
machetă obişnuit, prin selectarea lui şi acţionarea oricărei taste de ştergere –
Delete, Backspace, sau chiar a unei taste de scriere.
În urma unui experiment am constatat că un element din lista combo poate avea cel
mult 50 de semne (incluzând şi spaţiile).

j. Machete cu câmpuri legate.

De multe ori se întâmplă să avem un formular care să aibă două sau mai multe
câmpuri care au acelaşi conţinut. Să luăm, de exemplu, următorul text cu câmpuri
de machetă:

19
 Se observă că avem două câmpuri cu denumirea unei societăţi comerciale, trei
câmpuri cu numele unui avocat şi un câmp cu data pronunţării.
Programul Microsoft Word ne poate ajuta să completăm un singur câmp de
machetă urmând ca în celelalte câmpuri, identice, să se scrie automat ce am scris
în singurul câmp completat. Am denumit această opţiune „Machetă cu câmpuri
legate”.
Cum „legăm” câmpurile?
Cunosc două moduri de configurare a machetelor cu câmpuri legat, însă aici vă voi
prezenta pe cel mai simplu:
1. Se identifică câmpul ce urmează a fi legat, a fi inserat într-un anumit loc, sau în
mai multe locuri. Identificarea se
face ducând mouse-ul pe câmpul
de machetă ce urmează a fi
identificat şi apăsăm de două ori
rapid butonul din stânga al
acestuia, moment în care se va
deschide fereastra de dialog
Opţiuni pentru câmp formular text:
(Text Form Filed Options).
Se observă că în căsuţa Marcaj în
document (Bookmark:) este scris
un „nume” sub forma Text1, deci
Text lipit de o cifră, acesta este
denumirea câmpului. În continuare
se bifează căsuţa Calculare la
ieşire (Calculate on exit), după
care OK. Dacă nu se bifează
această căsuţă, câmpurile nu se
vor lega între ele.

2. După aceea se poziţionează cursorul de text în locul unde se doreşte inserarea

câmpului de machetă identificat, din meniul Inserare (Insert) se deschide fereastra
de dialog
Referinţă încrucişată (Cross-
reference…) şi din lista derulantă
Tip referinţă: (Reference Type) se
selectează Marcaj în document
(Bookmark), din lista derulantă
Inserare referinţă la: (Insert
reference to) se selectează Text
marcaj în document (Bookmark
Text), se urmăreşte să fie bifată
căsuţa Inserare ca Hyperlink, iar
din lista de „denumiri” Pentru care
marcaj în document (For Which
bookmars:) se selectează Text1,
după care se dă click pe butonul
Inserare, moment în care butonul
Revocare va deveni Închidere, şi
20
 click pe Închidere.

3. Pentru inserarea câmpului identificat la punctul 1 şi în alte locuri din text se repetă
paşi de la punctul 2.
4. Dacă se doreşte inserarea şi a altor câmpuri (texte) în anumite locuri se reiau
paşii 1, 2 şi 3.

ATENŢIE!
Machetele cu câmpuri legate configurate aşa cum v-am prezentat mai sus am
constatat că pot fi transportate pe alte calculatoare şi inserate în ECRIS, dar
aceasta nu înseamnă că nu puteţi avea, uneori, surprize. Deci, vă recomand să
„urmăriţi” câteva astfel de machete şi pe alte calculatoare şi în ECRIS să vedeţi
dacă textul pe care l-aţi redactat păstrează legăturile.
Am observat însă că într-un alt mod de configurare, care nu este prezentat aici,
machetele cu câmpuri legate nu pot fi „transportate” pe alt calculator sau, altfel
spus, documentul-machetă poate fi copiat şi „lipit” într-un alt calculator, dar
legăturile dintre câmpurile machetei NU se păstrau. Totodată, când textele ce
conţineau machete cu câmpuri legate puteau fi „lipite” în ECRIS, însă textele
conţineau şi mesaje de eroare în locurile unde erau legăturile. Deci, ATENŢIE!!!

k. Machetele şi actele de procedură.

Desigur se pot face machete pentru multe documente întâlnite în activitatea
grefierului, însă cu cât macheta conţine mai multe câmpuri cu atât documentul este
mai greu de adaptat.
Lucrul cu machete este recomandat să fie făcut, la început, la documente de mici
dimensiuni, cu număr mic de câmpuri şi, implicit, de modificări, urmând ca, treptat,
pe măsură ce se dobândeşte experienţă, să se poată trece şi la documente de
dimensiuni mai mari.
Pentru a avea documente cu câmpuri cât mai puţine şi implicit, mai uşor de
completat, este necesar ca acestea să fie redactate într-un mod cât mai general,
prin folosirea denumirilor generice (reclamant sau pârât) şi nu prin indicarea
numelor, a adreselor, sau a altor elemente de individualizare.
Deşi este un pic mai greoi şi poate părea incomod, se poate lucra şi „combinat”,

21
 adică chiar dacă lucrăm asupra unei machete, având documentul blocat, blocăm şi
deblocăm documentul de atâtea ori, scriind în câmpurile machetei sau în afara lor
până obţinem rezultatul dorit.
De asemenea, când lucrăm cu machete putem folosi fără probleme Clipboard-ul şi
opţiunea „AutoCorrect”, în câmpurile gri, atunci când documentul este blocat.

l. Adresele formular.
Cele mai uşor de adaptat la conţinutul unei machete sunt adresele, mai ales
adresele făcute către aceleaşi autorităţi, cu acelaşi conţinut, deci care nu implică
variabile multe, cum ar fi adresele specifice cauzelor de fond funciar sau cele de
stare civilă.
Dacă grefierul este şi bine organizat, adică, spre exemplu, adresele către comisia
judeţeană de fond funciar sunt grupate într-un singur folder, atunci acestuia nu-i
rămâne decât să schimbe câteva câmpuri, de genul nume, prenume, adresă de
domiciliu şi număr de dosar şi să dea o comandă print, adică să lucreze 2-3 minute,
fără a fi nevoit să redacteze o adresă cap-coadă, cu toate elementele specifice, de
fiecare dată.
Nici soluţia prelucrării unui document mai vechi, prin selectare, ştergere, scriere nu
este avantajoasă pentru că în cazul prelucrării „tradiţionale” deplasare în text şi
selectarea este mai greoaie spre deosebire de situaţia în care lucrăm acelaşi
document într-o machetă.

SFAT!!
Pentru a fi eficienţi, e bine să folosiţi câmpuri de machetă alăturate. Spre exemplu,
când aveţi de redactat o adresă către un Serviciu de stare civilă şi trebuie să
precizaţi localitatea sub forma este bine să o
faceţi în această formă (adică două câmpuri alăturate). Dacă aţi fi făcut-o în această
formă: (deci un singur câmp) ar fi trebuit să scrieţi „com. Snagov”,
pe când în forma recomandată veţi putea completa doar câmpul „Snagov”, ceea ce
înseamnă ceva mai puţin de scris.
Metoda se poate aplica cu succes şi atunci când se indică calitatea unei părţi într-un
dosar: . În această situaţie câmpul de lângă „pârâ” poate fi
completat cu „tul”, „tului”, „ta”, „tele”, „telor”, „ţii”, „ţilor”, urmând ca în câmpul alăturat
să se scrie numele respectivului pârât.

g. Îmbinare documente (corespondenţă).

Tot un soi de machetă cu câmpuri legate este şi opţiunea Îmbinare corespondenţă
(documente) (Mail merge), numai că aici îmbinarea câmpurilor se face între două
documente, mai bine zis între un document şi un altul care conţine o bază de date,
şi nu în acelaşi document.
Îmbinarea documentelor presupune să avem două documente: unul care va fi
documentul de bază, în care în anumite poziţii (câmpuri de machetă) vor fi introduse
elemente dintr-un alt document, și al doilea, documentul sursă, adică documentul
din care documentul bază își va lua datele ce vor fi introduse în câmpuri.
Pentru a configura şi lucra în documente îmbinate vom folosi meniul Îmbinare
corespondenţă (documente) (Mail merge) a cărui bară o luăm din Vizualizare (View)
Bare de instrumente (Toolbars) Îmbinare corespondenţă (Mail merge).

22
Înainte de a îmbina documentele acestea trebuie, mai întâi, create. Astfel, vom crea
un document bază, să zicem o Încheiere de încuviințare a executării silite:

și un document sursă care poate să fie în Word, sau în Excel, din care documentul
bază își va ”trage” datele. Documentul nostru sursă va fi în Excel:

Pentru a lega, îmbina, cele două documente, astfel încât programul să lucreze
singur și să genereze (printeze) automat documentele de care avem noi nevoie
trebuie urmați următori pași:
1. Se deschide documentul bază, ce va fi
generat automat, și din meniul Îmbinare
corespondenţă (Mail Merge) se selectează
iconiță Instalare document principal (Main
Document Setup) şi din fereastra de dialog
ce se deschide [Instalare document principal
(Main Document Setup)] se bifează butonul

23
 Document Word obişnuit (Normal Word
Document).

2. La pasul doi se ”îmbină” cele două

documente astfel:
Din meniul Îmbinare corespondenţă dăm
click pe Deschide sursă de date (Open Data
Source) moment în care se va deschide o
fereastră de dialog ce ne permite să ajungem
la documentul sursă, din care documentul
nostru își va lua datele. Se selectează
documentul (tabelul Excel) și click pe
Deschidere (Open). Dacă documentul
selectat este un document Excel programul
ne va întreba, în plus, care din tabelele
(Sheet) din fișier.
3. În etapa trei vom configura, în documentul
bază, câmpurile unde se vor insera datele din
documentul sursă:
Se poziționează cursorul de text în poziția din
text unde vom insera primul câmp după care:
Inserare câmp pentru îmbinare (Insert Merge
Field) – și din lista ce se deschide (sau
fereastra de dialog) se selectează denumirea
capului din tabel ce se va insera în câmpul
nostru. Dacă se deschide fereastra de dialog
se apăsă Inserare și OK.

4. La fel ca în etapa a treia se face și pentru celelalte câmpuri (nr. de sentinţă, data

24
 pronunţării, debitor, etc.).

5. Dacă se întâmplă să nu se vizualizeze câmpurile

unde se vor insera datele din documentul sursă
dăm click pe Evidenţiere câmpuri îmbinare
(Highlight Merge Fields) și atunci câmpurile se vor
vizualiza ca şi un câmp de machetă.

6. Apâsând pe Vizualizare date

îmbinate (Preview Results) veți
putea vedea ce ați făcut, iar
apăsând săgețile stânga/dreapta
veți putea vizualiza, analiza fiecare
document ce se va genera, în parte.
7. Dând click pe Verificare existenţă
erori (Check for Errors) programul
vă va ”spune” dacă ați greșit ceva în
una din etape.

8. Ultima etapă este îmbinarea

propriu-zisă a documentelor,
moment în care documentul bază
va ”lua” datele din documentul
sursă și le va trimite la imprimare.
Dăm click pe Îmbinare pentru
imprimantă (Merge to Printer) se va
deschide o fereastră de dialog în
care putem face următoarele
selecții :

a. Toate înregistrările (All) – selectând această opțiune se vor imprima un număr

de documente egal cu numărul de înregistrări aflate în documentul sursă;
b. Înregistrarea curentă (Current record) – se va imprima înregistrarea la care ați
ajuns cu ajutorul săgeților de lângă Vizualizare date îmbinate (Preview
Results) putând astfel imprima un singur document.
c. De la ... la ... (From ... to ... ) - se vor imprima înregistrările pe care le-ați făcut
în documentul sursă de la ... la ...
După ce selectăm opțiunea care ne interesează apăsăm OK, documentele
urmând a se imprima în ordinea înregistrării.
Trebuie să vă mai spun că de fiecare dată când veţi deschide un document bază
care este „îmbinat” cu un alt document programul va afişa un mesaj de genul:

25
 Ceea ce înseamnă că documentul respectiv este în legătură cu un document
care are o bază de date, iar opţiunea nu poate fi decât DA, dacă vreţi folosiţi, în
continuare, respectiva îmbinare.

T. Macrocomanda.
g. Ce este macrocomanda?
Este „automatizarea supremă” a lucrului în Word, care poate scrie automat un
text, formular, o machetă, sau poate face operaţii complicate de formatare. Un
calculator are capacitatea de a memora toate operaţiunile pe care le faceţi, cel
mai bun exemplu în acest sens fiind comenzile Undo şi Redo .
Ce aţi zice dacă calculatorul, ca urmare unei comenzi de două taste, ar scrie într-
o fracţiune de secundă un draft de încheiere care mai trebuie completat cu
câteva elemente sau un draft de adresă către Comisia Judeţeană de Aplicare a
Legii nr. 18/1991.
Deci, macrocomanda (macro) este un set de proceduri pe care Microsoft Word le
poate rula automat ca urmare a unei singure combinaţii de taste, a unui clic pe un
icon. Aproape toate operaţiile pe care le puteţi realiza în Word pot fi automatizate
printr-o macrocomandă.

h. Cum se înregistrează o macrocomandă în Microsoft Word 1997-2003?

Cel mai la îndemână mod de a crea o macrocomandă este pornirea
înregistratorului de macrocomenzi şi realizând efectiv procedura pe care doriţi să
o stocaţi ca macrocomandă.
Pornirea înregistratorului se face din meniul Instrumente (Tools)
Macrocomandă Înregistrare macrocomandă nouă… , moment în care se va
deschide fereastra specifică:

26
În căsuţa „Nume macrocomandă:”
(Macro name:) se trece denumirea
pe care o atribuim şi care ne
permite să identificăm textul ce se
va scrie. Denumirea va putea
cuprinde mai multe cuvinte dar nu
poate cuprinde pauză de text, ci
semne asimilate pauzei (-;_) sau va
fi fără pauză.
Apăsând butonul tastatură se va
deschide fereastra „Particularizare
tastatură” ce permite alegerea unei
comenzi rapide, din taste, pentru
macrocomanda ce o configurăm.
Astfel în căsuţa Apăsaţi noua tastă
comenzi rapide: se introduce
combinaţia de taste aleasă de Dvs.,
în cazul nostru am ales Alt+D, după
care apăsăm butonul Asociere,
după care butonul Închidere.
De reţinut că se poate trece peste
această etapă, a asocierii
macrocomenzii cu o comandă din
tastatură, dând clic pe OK, după ce
o denumim, urmând ca
macrocomanda să se execute în mod normal, din fereastra Macrocomenzi.

După ce se apăsă butonul Închidere va apare o bară de instrumente cu două

icon-uri: iar săgeata de la mouse va fi însoţită de un desen ce seamănă

cu casetele audio ce erau la modă acum 15-25 de ani, semn că în acel moment
tot ceea ce faceţi pe calculator este înregistrat, memorat de acesta.
Cu butonul din dreapta se opreşte înregistrarea, iar cu cel din stânga se face
pauză în timpul înregistrării.
Din acest moment tot ce se execută pe calculator se înregistrează.
DE REŢINUT!
În timpul cât se înregistrează o macrocomandă nu se fac comenzi care nu au
legătură cu macrocomanda. De exemplu să se copieze texte din alte fişiere sau
să se deschidă site-uri web pentru a vedea emailul sau vorbi pe chat.
Se pot face, în schimb, setări ale textului: mărire/micşorare font, indentare, etc.
În timpul înregistrării unei macrocomenzi nu funcţionează opţiunea autocorect şi
nu pot fi lipite texte copiate în Clipboard. Aparent se va înregistra şi textul din
Clipboard dar macrocomanda va funcţiona atât timp cât acel text este copiat în
Clipboard. Odată textul şters din Clipboard macrocomanda va rula până la
momentul lipirii textului din Clipboard, moment în care calculatorul va da o eroare.
Textul se va scrie integral numai din tastatură.

De exemplu, se poate face o macrocomandă care se aibă ca rezultat un text de

27
 genul:
„Bucureşti, str. , nr. , bloc , scara , etaj , ap. , sector , Nr. Reg. Comerţului , CUI ,”
ce este adresa de sediu, numărul din Registrul Comerţului şi Codul unic de
identificare, elemente de individualizare specifice unei societăţi comerciale, ce
trebuie trecute obligatoriu în dispozitivul unei hotărâri judecătoreşti.
Ca macrocomanda să fie eficientă, să vă ajute să scrieţi rapid, cursorul de text îl
mutaţi, după ce aţi scris tot textul, imediat după cuvântul „str. ”, aşa cum este
figurat aici:

După care puteţi da comanda de oprire a înregistrării macrocomenzii din butonul

arătat mai sus, respectiv din partea stângă.
Acum, după ce aţi terminat de înregistrat macrocomanda, o puteţi proba apăsând
comanda rapidă Alt+D, moment în care calculatorul va scrie ce aţi înregistrat mai
devreme, iar cursorul de text se va poziţiona după cuvântul „str.”, loc din care veţi
scrie primul element al adresei de sediu, după care veţi continua cu nr., ş.a.m.d.,
scriind numai elementele de individualizare, nu şi denumirea lor (str. nr, ap.
sector). Desigur, elementele care sunt în plus pot fi şterse în mod obişnuit.

Comanda de executare a unei

macrocomenzi se poate face şi
„tradiţional” prin deschiderea
ferestrei Macrocomenzi din meniul
Instrumente Macrocomandă
Macrocomenzi … selectăm
macrocomenda ce trebuie
executată (adresa) după care clic
pe butonul Executare.

Dacă după ce aţi dat comanda constataţi că sediul societăţii este doar pe o
stradă cu număr (fără bloc, scara, ap.,), fiind vorba de o casă, celelalte elemente
suplimentare pot fi şterse obişnuit. E bine, aşadar, să aveţi cât mai multe
elemente (la o macrocomandă de încheiere, de exemplu), pentru că este mai
simplu de şters, decât de scris.

i. Mici modificări ale unei macrocomenzi cu ajutorul Visual Basic.

E bine ca în timpul înregistrării unei macrocomenzi să nu se facă greşeli de
ortografie, şi chiar dacă faceţi o greşeală, reveniţi, o îndreptaţi, după care
continuaţi, aceasta este înregistrată, chiar dacă la viteză cu care lucrează
calculatorul aceasta nu este observabilă în momentul executării macrocomenzii.
Însă nu este nici o problemă dacă textul este scris corect.
Ce facem însă când facem o greşeală pe care nu o observăm în timpul
înregistrării macrocomenzii, iar în momentul executării ei apare în textul scris?
O îndreptăm cu ajutorul programului sub care sunt înregistrate macrocomenzile,
adică Visual Basic.

28
 De exemplu în
macrocomanda de mai
sus constatăm, după
oprirea înregistrării, că
am omis o literă, de
exemplu lipseşte litera
„o” din cuvântul „blc”.
Cum procedăm?
Din meniul Instrumente
Macrocomandă
Macrocomenzi…
selectăm macrocoman-
da ce trebuie modificată
(adresa) după care clic
pe butonul Editare şi va
apare fereastra din
dreapta (Microsoft
Visual Basic.

În această fereastră se observă şi textul nostru, împărţit pe două rânduri, în care

cuvântului „blc” îi lipseşte litera „o”. Adăugăm litera „o” în mod obişnuit, din
tastatură, după care închidem fereastra.
Vom observa că, după ce dăm comanda Alt+D cuvântul „bloc” va fi scris corect.

Micile modificări nu se fac, în general, în macrocomenzi de genul celei prezentate

anterior, adică de „mici dimensiuni”, a căror refacere de la zero nu presupune
pierdere mare de timp, ci în macrocomenzi mari, în care avem multe elemente,
cum ar fi un draft de încheiere.

De reţinut! O macrocomendă poate avea orice dimensiune, deci se pot înregistra

şi documente de dimensiuni mari, cum ar fi un model de încheiere în care se vor
face toate setările dorite de grefier, deci şi alegerea fontului, a dimensiunii lui,
alinierea paragrafelor, centrarea textului (în cazul părţii introductive a practicalei),
etc..
De asemenea, pot fi introduse într-o înregistrare de macrocomandă şi câmpuri de
machete, ceea ce înseamnă că după executarea macrocomenzii blocăm textul cu
ajutorul şi trecem la completarea câmpurilor de machetă.
De asemenea, după executarea macrocomenzii, dacă este cazul, se pot folosi
Clipboard-ul şi Opţiunea autocorect.
j. Ştergerea unei macrocomenzi se face tot prin deschiderea ferestrei Macrocomezi
din Instrumente Macrocomandă Macrocomenzi … selectăm
macrocomanda ce trebuie ştearsă după care apăsăm butonul Ştergere (Delete)
şi confirmăm prin OK:
k. Macrocomanda unei Încheieri de şedinţă.
Macrocomenzile sunt cele mai utile în cazul documentelor de mari dimensiuni,
folosite în mod repetat. Cel mai bun exemplu, în acest sens, sunt încheierile de
şedinţă.
Astfel, este mult mai simplu să comanzi, într-un document nou (Ctrl+N), din două

29
 taste, o macrocomandă în urma căreia să-ţi apară toate elementele proprii unei
încheierii şi asupra căreia să lucrezi prin ştergerea elementelor în plus şi prin
adăugarea elementelor de individualizare.
De aceea e bine să se înregistreze, folosind elemente de generalitate (ex.:
reclamant, pârât, avocatul reclamantului), o macrocomandă cu un model de
încheiere cu cât mai multe elemente specifice domeniului în care va fi utilizată
(civil, penal) din care se şterg elementele în plus şi se adaugă cele care lipsesc şi
care, teoretic, ar trebui să fie cât mai puţine. Desigur încheierile din „civil” pot fi
specializate pe domeniile în care lucrează grefierul (fond funciar, familie), putând
chiar extinde şi mai mult specializarea „specializării”, cum ar fi spre exemplu să
se înregistreze încheieri pentru divorţuri, încredinţări minori sau pensii alimentare,
toate fiind în sfera dreptului familiei, ca ramură a dreptului civil.

l. Macrocomanda şi adresele.
Întrucât cu ocazia înregistrării unei macrocomenzi se pot utiliza şi câmpuri de
machete, adresele făcute în mod „tradiţional” către diverse autorităţi pot fi făcute
şi ele sub forma unor macrocomenzi.
Practic un grefier ar putea ca în loc să lucreze pe modele care se le preia dintr-un
folder, sau să le caute cine ştie prin ce „colţ” de calculator, să lucreze cu modele
direct din Macrocomenzi…

U. Optimizarea calculatorului, organizarea şi căutarea documentelor, comenzile din

taste, ca mod de „scriere” rapidă.
Dacă vrem să lucrăm rapid şi comenzile calculatorului trebuie să fie astfel setate
încât şi acestea să acţioneze rapid la comenzile date.

m. Mouse şi cursor de text rapide.

Şi mouse-ul şi cursorul de text pot fi setate în aşa fel încât să reacţioneze rapid
sau mai lent.
Puteţi seta mouse-ul în aşa fel ca atunci când doriţi să închideţi un fişier ce
trebuie salvat şi daţi comanda de închidere, indiferent sub orice formă (Fişier
Close sau apăsaţi pe „X” din colţul ferestrei), acesta să „sară” instantaneu pe
opţiunea „Da” care este implicită, la această comandă.
Pentru a seta mouse-ul astfel facem următorii paşi: Start Control Panel
Mouse şi în fereastra de dialog Mouse
Properties se merge la fila Pointer Options
unde se bifează căsuţa Automatically move
pointer to the default button in a dialog box
(Mutare automată pe butonul implicit din
caseta de dialog). De asemenea, ca mouse-
ul să se deplaseze rapid prin mişcări scurte
ale mâinii cursorul Select a pointer speed
se deplasează spre Fast (repede).
După care clic pe Apply şi OK.

30
 Pentru ca şi cursorul de text să se
deplaseze repede cu ajutorul săgeţilor
facem următorii paşi: Start Control
Panel Keyboard şi în fereastra de
dialog Keyboard Properties se alege fila
Speed unde cursorul Repeat Delay se
deplasează spre Short, iar cursorul Repeat
rate spre Fast. Prin aceste setări cursorul
de text va „pleca de pe loc” şi se va
„deplasa” mult mai rapid.
După care, desigur, Apply şi OK.

n. Opţiunea de căutare a fişierelor.

Nu de multe ori se întâmplă să ne aducem aminte că într-un „colţ” al
calculatorului am lucrat, cândva, un document care la un moment dat ne este
necesar, ca model, pentru întocmirea unui nou document. Dar unde este
documentul? Cum îl găsim?
Pentru a găsi un document folosim opţiunea Căutare (Search).
Căutarea începe de la identificarea, cu aproximaţie, a locaţiei în care acesta se
află. Dacă locaţia este precisă, de exemplu un folder (director) cu multe
documente căutarea este rapidă, dacă nu ştim cu exactitate locaţia şi extindem
căutarea în locaţii din ce în ce mai mari, cu documente din ce în ce mai multe,
căutarea, cel puţin pe calculatoarele mai vechi, va dura din ce în ce mai mult. Cel
mai mult va dura, desigur, atunci când se caută în tot calculatorul, căutare care
începe din butonul Start Search All files and Folders.
Cel mai simpul ar fi însă să ne aducem aminte, cu aproximaţie, de locaţia în care
am salvat documentul, o căutăm şi o selectăm.

31
După ce selectăm locaţia în care vom
căuta apăsăm butonul din dreapta al
mouse-ului şi din lista ce se deschide
alegem opţiunea „Search…”(căutare),
moment în care se va deschide o
fereastră ca cea alăturată. Dacă
suntem deja în folderul în care vrem
să căutăm apăsăm icon-ul Search.

În căsuţa All or part of the file name

se va trece denumirea completă sau
parte din denumirea fişierului pe care
îl căutăm. Puţin probabil să ne
aducem aminte denumirea exactă şi
completă a fişierului, de aceea este
recomandat să fie parte din denumire
dar care să individualizeze bine
fişierul, deci nu acele denumiri care
domină într-un calculator de grefier
(încheiere, adresă, hot.), căci
rezultatul căutării va fi o listă foarte
lungă de documente. Dacă nu ne
amintim denumirea sau parte din
denumirea fişierului, atunci poate ne
aducem aminte parte din conţinutul
documentului, cum ar fi numele
reclamantului pe numele căruia s-a
făcut o adresă la Consiliul local
Chiajna, sau, mai individualizat,
Chiajna, cuvânt pe care îl scriem în
căsuţa A word or phrase in the file
(un cuvânt sau o frază din fişier).
În căsuţa Look in: (uită-te în:) se alege partiţia calculatorului, folderul sau
subfolderul în care se va face căutarea care, în cazul de faţă, este deja selectată.
Dacă vrem să schimbăm locaţia dăm clic pe butonul săgeată din dreapta şi
alegem locaţia.
Dacă nu ne aducem aminte denumirea, parte din denumire sau un cuvânt din
textul documentului căutat atunci putem căuta fişierul în funcţie de perioada în
care credem că am redactat documentul căutat.
De aceea, putem lăsa primele două căsuţe necompletate şi putem bifa
butoanele: Within the last week – în ultima săptămână. Past month – ultima lună.
Within the past year – ultimul an. Dacă acţionăm butonul din dreptul Specify
dates: (specifică data) se poate alege, din lista derulantă alăturată, ultima
operaţie făcută asupra documentului: Modified Date (data modificării), Created
Date (data creării) sau Accessed Date (data accesării, deschiderii) şi se poate
stabili data (intervalul de timp) când a fost efectuată una din aceste trei operaţii
prin scrierea datei de la care începe căutarea în căsuţa from (de la) şi a datei
până la care se face căutarea în căsuţa to (la), după care să dă comanda Search
(caută). În partea din dreapta se va afişa o listă cu documentele care îndeplinesc
32
 criteriile de căutare impuse.
Desigur, se poate face şi o căutare prin combinarea criteriilor de căutare, adică
se poate trece parte din denumirea fişierului ce trebuie căutat într-o anumită
perioadă.
Opţiunea de căutare pe o perioadă de timp este foarte utilă atunci când se
doreşte, spre exemplu, gruparea documentelor redactate într-un anumit interval
de timp, dar aflate în foldere „împrăştiate” în computer11.

o. Deplasare (selectare) rapidă în text (de text).

Atunci când ne „deplasăm” într-un text de dimensiuni mari, este bine să o facem
rapid. Astfel, pe lângă tradiţionalele „săgeţi” de pe tastatură, Microsoft Word
cunoaşte şi alte căi, mai rapide, de deplasare în text.
Astfel:
- Începutul liniei (de text) - Home
- Sfârşitul liniei (de text) - End
- Paragraful următor - Ctrl + săgeată în jos
- Paragraful precedent - Ctrl + săgeată în sus
- Începutul documentului: - Ctrl + Home
- Sfârşitul documentului: - Ctrl + End
- La stânga un cuvânt - Ctrl + săgeată la stânga
- La dreapta un cuvânt - Ctrl + săgeată la dreapta
- Ecranul următor - PageDown
- Ecranul precedent - PageUp

Dacă pe lângă oricare din combinaţiile de taste arătate pentru deplasarea în text
apăsaţi şi tasta Shift atunci Microsoft Word va selecta textul în forma de
„deplasare” aleasă, adică dacă veţi apăsa Ctrl+Shift+săgeată în jos, se va
selecta, prin deplasare în jos, câte un paragraf la fiecare apăsare de săgeată.

p. Dimensionarea ferestrelor; scindare fereastră.

Atunci când se lucrează cu mai multe documente, sau cu mai multe ferestre,
foldere, este bine ca acestea să fie poziţionate şi dimensionate astfel încât să
permită vizualizarea simultană, dacă ecranul permite, a cât mai multor ferestre.
Aceasta pentru a evita deschiderea lor repetată prin deplasarea mouse-ului în
partea de jos a ecranului.
Orice fereastră (exceptând cele de dialog) poate fi mărită sau micşorată dacă,
după ce apăsăm butonul dintre Minimizare şi Închidere din colţul dreapta sus,
poziţionăm mouse-ul pe oricare din laturi, sau în colţ, iar după ce acesta se
transformă într-o săgeată dublă în sensuri opuse, clic continuu şi „tragem” de el
până obţine dimensiunea dorită.

Atunci când lucrăm într-un document de dimensiuni mari putem vizualiza, în

acelaşi timp, două părţi diferite ale acestuia, cum ar fi partea de început şi partea
de sfârşit, putând prelucra astfel documentul, fără a face mişcări repetate de du-
te – vino (sus-jos).

11
Personal folosesc frecvent această opţiune de căutare atunci când trebuie să pun la dispoziţia grefierului toate minutele hotărârilor
pronunţate la o anumită dată şi care se găsesc în foldere diferite, pentru ca acestea să fie trecute în Ecris, pentru a genera condica
de şedinţă.

33
 Din meniul Fereastră se alege Scindare
moment în care săgeata mouse-ului se
transformă într-o bară orizontală pe mijlocul
documentului ce poate fi poziţionată, unde
dorim, prin mişcare în sus şi jos. După ce
dăm clic documentul se împarte în două.
Acum putem avea în partea de sus partea de
început a documentului, iar în partea de jos
partea de sfârşit a acestuia.
În fiecare din cele două părţi ne deplasăm în mod obişnuit, documentul poate fi
dimensionat (mărit sau micşorat) pe fiecare secţiune, şi lucrăm ca în orice
document.
Dacă vrem să revenim la fereastra
„tradiţională” mergem din nou în Fereastră
Eliminare scindare.

q. Aranjarea fişierelor într-un folder.

E bine de ştiut că într-un anumit folder, director (subfolder, subdirector), fişierele
pot fi grupate, sortate pe mai multe criterii pe care le poate alege operatorul şi pe
care le poate schimba oricând.
Când ne aflăm într-un folder dăm clic buton
dreapta12 şi se deschide lista alăturată.
Din View (vizualizare) se deschide o listă din
care se poate alege cum vrem să fie
vizualizate folderele.
Din Arrange Icons By (aranjează icon-urile
după) se deschide o altă listă din care alegem
criteriul după care vrem să aranjăm fişierele,
documentele, într-un folder.
1. Name (nume) – documentele se vor aranja în ordine alfabetică.
2. Size (mărime) – în ordinea dimensiunii fişierelor, exprimată în octeţi.
3. Type (tip) – mai întâi folderele, după aceea fişierele Word.
4. Modified (modificare) – după data ultimei modificări. Primele sunt cele mai
vechi, iar cele de la coada listei sunt cele mai noi13.

r. Cum organizăm documentele pe care le redactăm?

O mare atenţie trebuie acordată organizării documentelor pe categorii specifice.
Este adevărat că organizarea implică consum de timp dar avantajele unei
organizări cât mai bune nu vor întârzia să apară.
Astfel, dacă grefierul lucrează atât în „penal” cât şi în „civil” este bine că aibă
foldere dedicate fiecăruia din aceste domenii.
După aceea în cadrul folderului „civil” e bine ca documentele să fie organizate pe
subcategorii. Astfel putem avea subcategoria „adrese” care, la rândul ei, poate

12
Butonul nu se va apăsa când săgeata mouse-ului este pe un fişier document pentru că se va deschide o altă listă ce are în vedere
operaţii care vizează documentul şi nu lista de care vorbim.
13
Personal folosesc aranjarea în funcţie de data modificării întrucât îmi permite să găsesc documentele cele mai recente, acestea
fiind şi cele mai complete şi conţin elemente cu caracter de noutate (norme juridice aplicabile).

34
 avea alte subcategorii, „familie”, „fond funciar”, „pretenţii”, etc. După care în
subcategoria „fond funciar” putem avea subcategoriile „comisii locale” şi „comisia
judeţeană” (aceasta fiind unică la nivelul unei judecătorii), şi putem merge chiar
mai departe, până la a organiza subcategoria „comisii locale” pe comune aflate în
circumscripţia judecătoriei, unde avem adresele făcute în diferite dosare, pentru
anumite părţi.
O atenţie aparte trebuie acordată încheierilor de şedinţă pentru care, din
experienţa colegilor grefieri, cea mai bună organizare este pe termene, urmând
ca Încheierea de la termenul anterior, dintr-un anumit dosar, să fie căutată cu
ajutorul Search, copiată şi operată într-un alt folder, în care se lucrează
încheierile de la ultimul termen.

s. Alte comenzi utile: numerotarea paginilor, setarea paginilor.

- Numerotarea paginilor se face pe baza următorilor paşi: Inserare (Insert)
Numere de pagină (Page numbers).

Din căsuţa „Poziţie” („Position”) se

alege poziţia unde vrem să apară
numerotarea, respectiv în partea de
jos (Subsol - Bottom of page –
Footer) sau în partea de sus (Top of
page – Header).
Din căsuţa „„Aliniere:” („Alignment”)
se alege aliniamentul unde vrem să
fie numerotarea paginii: Stânga (left),
Centru (center), Dreapta (Right),
Interior (inside), Exterior (outside).
Dacă debifăm căsuţa „Afişare număr
pe prima pagină” (Show number on
first page) prima pagină nu va fi
numerotată, situaţie întâlnită atunci
când poziţia numerotării paginii este
sus (Top of Page).
Cu butonul „Format…” se deschide
fereastra „Format număr de pagină”
(„Page Number Format”) de unde se
alege formatul numerotării, cum vrem
să arate numerotarea.
Tot de aici se poate seta
numerotarea paginii de la un anumit
număr cu ajutorul butonului „Pornire
de la:” (Start s:).

- Setarea paginilor sau mai bine zis setarea marginilor paginii se face în

35
 următorii paşi: Fişier (File) Iniţializare Pagină… (Page Setup …):
Din fila „Margini” (Margins) se
setează distanţa dintre marginea
paginii şi marginea textului în
poziţiile: Sus (Top), Jos (Bottom),
Stânga (Left), Dreapta (Right).
Stabilirea acestor distanţe se va
face cu atenţie pentru a nu „ieşi”
de pe suprafaţa „printabilă” a
paginii, adică să nu fie mai mici de
0,5 cm. Tot aici se va alege
orientarea paginii în timpul lucrului
şi al tipăririi: Tip portret (Portrait -
obişnuit), Tip vedere (Landscape -
peisaj – tablou). În căsuţa „Pagini
multiple” („Multiple pages:”) se
stabileşte setarea paginilor atunci
când documentul are mai multe
pagini: Normal, Margini în oglindă
(„Mirror margins” – situaţile folosită
atunci când marginile
stânga/dreapta sunt inegale ca
dimensiune), „Două pagini pe
foaie” („2 pages per sheet”) – 2
pagini ale documentului din
calculator va apare pe o singură
foaie printabilă, „Paginare tip carte”
(„Book fold”) documentul va fi
tipărit ca o carte.
În fila „Hârtie” („Paper”) alegem
dimensiunea hârtiei pe care lucrăm
documentul şi care invariabil va fi
A4. Se recomandă să nu se
aleagă alte formate de hârtie
pentru că se poate întâmpla ca
atunci când daţi comanda de
imprimare documentul să nu se
imprime, cum se întâmplă atunci
când din lista derulantă
„Dimensiune hârtie” („Paper size”)
se alege „Scrisoare” (Letter). Cu
alte cuvinte dacă vi se întâmplă,

36
 vreodată, să nu se imprime
documentul pe care l-aţi lucrat este
bine să verificaţi şi această setare,
pentru că imprimantele sunt setate, în general, să imprime pagini A4 şi nu Letter,
care sunt ceva mai mici, sau alte formate.

t. Denumirea (redenumirea) fişierelor.

O importanţă deosebită va trebui acordată denumirii sau redenumirii fişierelor.
Numele fişierului poate fi uneori vitală în operaţiunea de căutare a lui. Este bine
ca denumirea fişierului să nu conţină elemente comune tuturor fişierelor dintr-un
anumit folder, cum ar fi spre exemplu „încheiere”, „hotărâre”, „sentinţă” (sau orice
prescurtare a acestor cuvinte), pentru că grefierii, judecătorii, procurorii
redactează zilnic acest fel de documente. Denumirea documentului trebuie să
conţină în mod invariabil numărul dosarului (fără „dos.” sau „dosar nr.”) în care se
lucrează acel document şi orice alte elemente de individualizare care îl fac unic.
Nu se recomandă folosirea unor elemente în plus care chiar dacă
individualizează fişierul sunt inutile. Astfel, nu se recomandă folosirea anului din
numărului dosarului sau/şi codul instanţei/parchetului unde s-a întocmit
documentul ca şi componentă a denumirii fişierului cum ar fi „2522 - 3 – 2014
rezolutiune contract vanzare cumparare” sau „253 - P – 2014” pentru că 3, P şi
2014 sunt elemente comune tuturor dosarelor de la o instanţa sau de la un
parchet, deci care nu le individualizează la nivelul instanţei/parchetului, iar pe de
altă parte se întâmplă foarte rar ca acelaşi grefier, judecător, procuror să opereze
într-un interval de doi, trei ani dosare cu acelaşi număr, dar din ani diferiţi14. Iar
chiar dacă se întâmplă ca într-o operaţiune de căutare să apară mai multe fişiere
cu acelaşi număr de dosar, lista rezultată în urma căutării nu va fi mare, şi există
alte elemente care pot individualiza fişierul, cum ar fi data ultimei modificări,
autorul documentului, folderul în care s-a salvat, etc..
În plus cele trei elemente arătate consumă timp atunci când trebuie tastate,
scrise, în denumirea fişierului.
Pe de altă parte, se recomandă să nu se folosească diacritice în denumirea
fişierului. Deşi problema a fost rezolvată de ceva timp, din punct de vedere
tehnic, în programele mai noi, se poate întâmpla ca atunci când „transportăm”
fişierul pe un alt calculator care operează cu programe mai vechi, documentul ce
are în denumire diacritice să nu poată fi deschis. Deci pentru a ne feri de orice
surprize nu folosiţi în denumirea fişierelor diacritice.
Desigur, un fişier sau un folder îl denumim atunci când îl salvăm/ creăm. Dacă
vrem să-l redenumim, pentru că i-am găsit un nume mai potrivit, sau din orice alt
motiv, selectăm fişierul/folderul respectiv, clic butonul din dreapta şi din lista ce se
deschide alegem „Rename” – redenumire, după care îl redenumim cum dorim.
Calculatorul nu permite denumirea/redenumirea unui fişier/folder cu acelaşi nume
al unui alt fişier ce se află deja în locaţia unde este salvat/redenumit.
ATENŢIE!!
Nu redactaţi un document nou „peste” un document mai vechi pentru că nu se
ştie când aveţi nevoie de documentul vechi. Un document nou se creează prin
copierea unui document vechi şi prin lipirea lui în acelaşi folder, pentru că va

14
Personal mi s-a întâmplat de mai multe ori, ca în urma unei operaţii de căutare, să-mi apară o listă cu fişiere cu acelaşi număr de
dosar. Am reuşit fără mari greutăţi să identific fişierul care mă interesează.

37
 avea, de multe ori, aceiaşi natură, sau în alt folder, potrivit ca denumire.

u. Formatare identică grefier-judecător (grefier-procuror) a fişierelor cu care aceştia

lucrează.
Pentru că întotdeauna un grefier lucrează în „echipă” cu un judecător sau
procuror, este recomandat ca cei doi membrii ai „echipei” să aibă documente
setate cu elemente comune, începând de la tipul şi dimensiunea fontului, până la
aliniere stânga-dreapta, dimensiunile marginilor, fără a scăpa din vedere limba de
lucru, care, desigur, ar trebui să fie româna.
O setare comună, identică a documentelor evită o setare ulterioară, finală din
partea unui membru al echipei care va printa documentul, şi care implică costuri
suplimentare de timp.

v. Fişiere utilizate repetat. E cazul să facem fişiere şi actelor normative pe care le

folosim în mod curent?
În activitate unui grefier sunt fişiere care sunt utilizate repetat, cum ar fi un model
de încheiere. Este bine ca acesta să fie la îndemână chiar pe desktop, iar dacă
grefierul este atât de bine organizat încât are modele de încheieri pe categorii şi
subcategorii, este bine ca pe desktop să avem un icon care ne trimit la folderul
respectiv.
De asemenea, dacă se doreşte citarea unor articole de lege, în actele de
procedură redactate, este bine să avem la îndemână, poate chiar pe desktop,
fişiere cu actele normative, actualizate, cele mai uzitate în activitatea curentă:
Codul penal, Codul de procedură penală, Codul civil, Codul de procedură civilă,
diverse legi. De ce aceasta? Pentru că dacă am deschide o bază de date la care
avem acces şi am căuta norma pe care vrem să o copie/lipim (cităm) am
consuma ceva mai mult timp decât dacă am deschide un simplu document pe
care îl avem pe desktop. Bazele de date se deschid greoi, şi căutarea în ele
presupune anumite comenzi cronofage.
Crearea fişierelor se face prin copierea din baza de date a legii ce ne interesează
cu ajutorul comenzilor Ctrl+A (selectează tot), după care Ctrl+C (copiază,
operaţie care durează, la documente mari, de genul codurilor) şi Ctrl+V (paste –
lipeşte) într-un document Word după care se salvează în mod obişnuit în locaţia
dorită.

w. Când facem modele, când facem machete de lucru?

Răspunsul este simplu: Tot timpul.
Înainte de toate trebuie să distingem între modele şi machete de lucru.
Modelele poate le vom mai folosi o dată, dar nu ştim când, pe când machetele
sunt instrumente pe care le folosim frecvent.
Este recomandat ca atunci când constatăm că documentul asupra căruia lucrăm
va mai putea fi utilizat ulterior ca model pentru alt document este bine să îl
denumim corespunzător şi să-l salvăm într-o locaţie dedicată modelelor
asemănătoare, pentru a fi găsit uşor.
Dacă documentul pe care-l concepem va fi folosit cu o frecvenţă ridicată atunci,
obligatoriu, facem o machetă, indiferent de timpul pe care îl alocăm şi care este
în general mai mare decât dacă am face un document obişnuit, însă beneficiile
ulterioare vor fi considerabile.
Pe de altă parte, unele machete pot fi folosite ca modele pentru alte machete,
38
 chiar dacă numai o parte mică din ele. Ceea ce înseamnă o altă economie de
timp.

x. Comenzi rapide, din taste.

Deşi ar părea discutabil la prima vedere, într-o părere personală, cea mai
importantă invenţie a secolului XX nu este calculatorul, ci mouse-ul utilizat ca
accesoriu al calculatorului. Explicaţia acestei păreri este că înainte de inventarea
mouse-ului, invenţie care a făcut accesibil calculatorul şi unui copil de 3 ani,
comenzile pentru anumite operaţii se făceau combinând, apăsând, mai multe
taste şi care, datorită numărului mare de operaţii, făceau ca şi numărul de
combinaţii să fie mare şi, implicit, greu de memorat. Sunt situaţii însă când
comenzile din taste ne asigură rapiditate sporită în lucru. Multe din comenzile ce
se fac cu mouse-ul se pot face şi combinând două sau trei taste. În versiunea
Microsoft Word 1997-2003 fiecare meniu avea o literă subliniată, iar fiecare
comandă din meniu avea, la rândul său, o literă subliniată. Ţinând apăsat tasta
Alt şi apăsând fiecare literă subliniată conducea la rezultatul dorit. Astfel
combinaţia de taste Alt+I+U avea ca rezultat deschiderea ferestrei de dialog
„Numere de pagină”.

1. Cum se configurează o comandă rapidă din taste?

Într-o secţiune anterioară15 spuneam că deşi este un pic mai greoi şi poate părea
incomod, se poate lucra cu machete şi „combinat”, adică chiar dacă lucrăm
asupra unei machete, având documentul blocat, blocăm şi deblocăm documentul
de atâtea ori, scriind în câmpurile machetei sau în afara lor până obţinem
rezultatul dorit.
Blocarea şi deblocarea unui document presupune luarea mouse-ului şi click pe
iconiţa de câte ori blocăm şi deblocăm textul, ceea ce uneori devine
enervant, obositor.
Însă blocarea şi deblocarea textului se poate face şi prin crearea unei comenzi
rapide din taste.
Apăsând combinaţia de taste Ctrl + Alt + + (deci Ctrl, Alt şi tasta semnului „plus”
de pe pad-ul cu cifre şi nu de pe tastatura cu litere) săgeata mouse-ului se va
transforma într-un semn asemănător unei elice de avion cu patru pale. Mouse-ul,
astfel transformat, îl poziţionăm pe iconiţa ce vrem să o facem comandă rapidă,
în cazul nostru , moment în care se va deschide fereastra de dialog

15
Secţiunea G. Lucrul cu formulare (machete), litera e.

39
Particularizare tastatură:
Apăsăm combinaţia de taste pe
care dorim să o facem comandă
rapidă, de preferat să conţină şi
tasta Alt, în cazul nostru am ales
Alt +B (Blocare), după care se
va activa butonul Asociere, pe
care dăm click, după care
Închidere.
Este bine să fim atenţi să nu
introducem acele combinaţii de
taste prin care dezactivăm
(schimbăm) acele comenzi
rapide pe care programul deja le
are configurate şi pe care le
prezint în continuare.

2. Voi prezenta în continuare o serie de comenzi din taste care s-au dovedit a fi
mult mai rapide decât în lucrul cu mouse-ul. În paranteză sunt puse, dacă este
cazul, comenzile făcute cu mouse-ul ale aceleiaşi eperaţii.

Shift + F3 – (Format Change Case) - este comanda care modifică tipul

fontului. Adică dacă selectăm textul ce urmează a fi modificat şi apăsăm Shift +
F3, de fiecare dată când apăsăm F3 toate literele vor fi mari (majuscule), mici,
sau primele litere mari, următoarele mici. Sau, altfel spus, inversare litere mari cu
mici.

Ctrl + scroll – (View Zoom) – ţinând apăsat Ctrl şi mişcând rotiţa de la mouse
este comanda care ne permite să modificăm (doar pe ecranul calculatorului)
dimensiunea documentului pe care lucrăm.

Ctrl + P – (File Print…) – comanda care deschide directe fereastra de dialog

Print (Tipărire). Odată deschisă fereastra putem tasta direct nr. de exemplare şi
da comanda Enter.

Ctrl + X – (Edit Cut) – comanda de decupat (tăiat) pentru a fi înlăturat definitiv

sau pentru a fi decupat şi lipit în altă parte, textul selectat.

Ctrl + C – (Edit Copy) – comanda de copiere pentru a fi lipit în altă parte,

textul selectat.

Ctrl + V – (Edit Paste) – comanda de lipire a textului decupat sau copiat.

Ctrl + B – scriere cu litere îngroşate (bold – „bolduit”).

Ctrl + I – scriere cu litere cursive, aplecate (italic).
Ctrl + U – scriere cu litere subliniate (underline).

Ctrl + + (Ctrl + tasta + din tastatură şi nu de pe pad-ul calculatorului) – ne ajută să

scriem la exponenţi (Exemplu: art. 181 din Codul penal).
40
 Ctrl + L – Aliniere la stânga.
Ctrl + E – Centrat (comandă bună pentru partea introductivă a unei practicale)
Ctrl + R – Aliniere la dreapta.
Ctrl + J – (Justify) – Aliniere stânga dreapta.

Alt +F +A – Save as – Salvarea documentului cu altă denumire şi/sau într-o altă

locaţie.

Ctrl + Z – undo.
Ctrl + Y – redo.

Ctrl + Alt + + (de pe tastatura Pad – cifre) – configurarea unei comenzi rapide din
taste.

Alte comenzi rapide:

Alt + F4 Inchiderea aplicatiei
Ctrl + A Selectarea intregului text
Ctrl + Shift + A Schimbarea tuturor caracterelor din textul selectat in majuscule
Ctrl + D Deschidere caseta de dialog pentru formatarea textului
Ctrl + F Cautarea unei portiuni de text in document
Ctrl + G Afiseaza o caseta de dialog de unde se poate naviga intr-o locatie
specificata in document
Ctrl + H Inlocuirea textului cautat cu unul specificat in cadrul documentului
Ctrl + N Crearea unui nou document
Ctrl + O Afiseaza caseta de deschidere a unui document existent.
Ctrl + S Salvarea documentului curent
Ctrl + W Inchiderea documentului curent (nu si a aplicatiei)
Ctrl + 1 Setarea spatierii la un rand in textul selectat
Ctrl + 2 Setarea spatierii la 2 randuri in textul selectat
Ctrl + 5 Setarea spatieri la 1,5 randuri in textul selectat
Ctrl + Delete Stergerea cuvantului de dupa cursor
Ctrl + Backspace Stergerea cuvantului dinaintea cursorului
Ctrl + PgDown Mutarea cursorului la inceputul paginii urmatoare
Ctrl + PgUp Mutarea cursorului la inceputul paginii anterioare
Ctrl + ENTER Introduce o pagina noua
Ctrl + F2 Previzualizare inaintea imprimarii.
Ctrl + F6 Navigare intre documentele deschise.
Ctrl + = Transformarea textului selectat in scris de tip indice
Ctrl + Shift + = Transformarea textului selectat in scris de tip exponent
Ctrl + Shift + > Cresterea dimensiunii fontului
Ctrl + Shift + < Micsorarea dimensiunii fontului
F4 Repeta ultima actiune (daca ai sters-sterge, daca ai dat lipire-lipeste, s.a.m.d.)
F12 Salvarea documentului curent sub alta denumire sau alt format (echivalent
Salvare ca-Save as)

m. Descriptorul de formate sau Format painter..

Putem folosi, ca surse de inspiraţie, modele de documente lucrate de colegii
noştri, însă în momentul când deschidem documentul de pe calculatorul nostru
41
 de acasă observăm că are mai multe formate: un paragraf are font arial de 14
pct, italic, alt paragraf are fond Times New Roman, de 12 pct, sublinit, iar alt
paragraf are font Calibri, de 12 pct, parţial bolduit.
Desigur, modificarea formatului documentului după propriile dorinţe se poate face
recurgând la o operaţie de setare anevoiasă şi cronofagă: selectare text,
deschidere fereastra de dialog Font (Ctrl+D), şi selectare opţiuni din liste
derulante (sau click pe icon-uri), deschidere fereastră Paragraf, pentru alinieri,
etc.
Toate operaţiile însă se pot „face” şi din două click-uri de mouse.
Pentru ca documentul să aibă un format, stil, unitar, cel pe care îl preferăm noi,
apelăm la instrumentul Descriptorul de formate (Format painter) ce are icon-ul
asemănător unei pensule de zugrav:
Cum folosim acest instrument?
1. Selectăm un text, preferabil paragraf, care poate să fie în acelaşi document pe
care vrem să-l modificăm, sau dintr-un alt document, pe care îl avem deschis, şi
care corespunde preferinţelor noastre în ce priveşte stilul formatului, respectiv
tipul fontului, dimensiune, aliniere, etc. după care dăm click pe icon-ul Descriptor
de formate .
În acest moment observăm că mouse-ul nu mai are forma „tradiţională”, de
săgeată, ci a unei pensule de zugrav.
2. Mergem în documentul care urmează a fi modificat, dacă nu lucrăm chiar în el,
şi fără a da, face, o altă comandă, cu mouse-ul având forma unei pensule de
zugrav, apăsând butonul stâng începem să selectăm textul al cărui format vrem
să-l modificăm, cu atenţie să nu ne scape vreun element. În momentul în care
eliberăm butonul stâng, deci în momentul când terminăm selectarea, textul se va
formata automat, cum ne-am dorit.

V. Scanarea.
a. Ce este scanarea?
Scanarea unui text este operaţiunea prin care un text scris pe hârtie este transferat,
cu ajutorul unui program special (OCR), într-un calculator pentru a fi prelucrat.
Tehnic vorbind, fotografia unui text se transformă într-un text asupra căruia se poate
lucra.
b. Ce scanner şi ce program folosim pentru a scana şi prelucra ulterior documentele?
Putem folosi orice scanner care are un program OCR (Optical Character
Recognition).
Deci când vreţi să cumpăraţi un scanner pe care vreţi să-l folosiţi pentru a scana şi
documente, întrebaţi dacă are şi OCR.
ATENŢIE !!! Nu toţi angajaţii magazinelor (inclusiv on-line) de produse informatice
ştiu ce este un program OCR, nu toate scanner-ele sunt dotate cu program OCR, şi
nu toate anunţurile de pe site-urile specializate în vânzări de calculatoare specifică
faptul că scanner-ul are OCR deşi el s-ar putea să aibă, iar unele scannere nu au şi
cablu USB necesar legăturii la calculator, ce trebuie cumpărat separat.
Un foarte cunoscut şi excelent program OCR este Abbyy FineReader în diferite
versiuni ale sale. Pe scannere sunt instalate versiuni mai simple, însă dacă aveţi
posibilitatea să instalaţi pe calculatorul Dvs. versiunea 9, 10 sau chiar 11

42
 (http://www.abbyy.com/), ce poate fi achiziţionat ca soft, separat de un scanner, veţi
avea o unealtă de lucru extraordinară, întrucât acesta transformă în text nu numai
scanările pe care le faceţi cu ajutorul oricărui scanner pe care îl aveţi, ci şi
documentele scrise în format pdf, fotografiile digitale făcute paginilor de carte (într-o
bibliotecă publică) cu aparatul foto, cu telefonul mobil sau tableta, screenshot-uri ale
desktop-ului.
De asemenea, este foarte important ca design-ul scanner-ului, construcţia acestuia,
să permită scanarea unei pagini dintr-o carte sau dintr-un dosar, astfel încât să nu
impună desprinderea paginii (paginilor) din dosar sau carte pentru ca aceasta să fie
trecută prin scanner. Astfel, sunt scannere al căror capac poate fi detaşat uşor de
aparat.
Un scanner care se
comercializează în prezent,
este ieftin şi foloseşte Abbyy
FineReader, este „Mustek
BearPaw 2400CU Plus II”:

Sfat – dacă v-aţi hotărât să cumpăraţi un anumit scanner, vizitaţi pagina de internet
a producătorului unde puteţi afla informaţii complete despre acestea, inclusiv dacă
are program de tip OCR.

c. Pregătirea scanner-ului pentru scanare.

După instalarea pe calculator a programului (driver-ului) pentru scanner, este bine
să alegeţi limba în care doriţi să fie exportat textul, respectiv limba română, dacă
programul OCR permite această opţiune,. Aceasta deoarece dacă textul original
scanat conţine diacritice atunci şi textul pe care îl veţi obţine după scanare va avea
diacritice. Din păcate dacă textul a fost redactat folosind tastatura limbii engleze,
fără diacritice, şi textul ce va rezulta va fi tot fără diacritice.
d. Calitatea originalului şi a scanării.
Pentru o calitate cât mai bună a textului obţinut în urma scanării este recomandat ca
textul ce urmează a fi scanat să fie cel original, cât mai bun calitativ, şi nu texte,
pagini, obţinute în urma copierii repetate la copiator, pagini scrise la maşina de
scris, copii fax, sau pagini originale care conţin sublinieri de text făcute cu mână,
ştampile sau scriituri de mână peste textul original, care alterează mai mult sau mai
puţin rezultatul ce se va obţine în urma scanării. Altfel, pot apare caractere,
simboluri, succesiuni de litere, texte ce nu au nici o legătură cu conţinutul textului
scanat.
e. Cum scanăm?
Punem pagina, cartea, dosarul în scanner şi urmăm paşii indicaţi în instrucţiunile
aparatului pe care scanăm. În general paşi de urmat sunt trei:
a. Scanare – adică lampa scanner-ului (asemănătoare cu cea de la copiatoare)
parcurge pagina de text; trebuie să fim atenţi ca scanner-ul să fotografieze
doar pagina de text dorită, nu şi „altceva”, adică o pagină ulterioară sau
anterioară. Se poate întâmpla uneori ca scanner-ul să parcurgă şi frânturi de
text din alte pagini care nu sunt proprii textului scanat. Scanarea unor frânturi

43
 din alte texte, care nu ne interesează, „dă” bătăi de cap la operaţiunea de
prelucrare iniţială – „curăţarea”.
b. „Citire” – aici intervine programul OCR care transformă fotografia rezultată în
urma scanării în text propriu-zis.
c. Expedierea (exportul) textului în programul de lucru ales. Adică OCR-ul poate
exporta textul ales nu numai în Microsoft Word, ci chiar şi în Microsoft Excel
dacă este un tabel sau alte formate pe care le poate avea.

f. Salvarea şi prima prelucrare a textului scanat.

După ce se scanează documentul (documentele) se vor efectua următoarele
operaţiuni asupra textului rezultat în urma scanării:
a. Salvarea documentului (documentelor), de preferat într-un folder separat,
dedicat operaţiunii de scanare. Salvarea este necesară pentru a nu se pierde
textul scanat, ca urmare a întreruperii accidentale a alimentării calculatorului
cu energie electrică, în timpul lucrului (mai ales când s-au scanat multe
pagini), dar şi pentru o recuperare ulterioară a unor pasaje atunci când, în
timpul lucrului, au fost şterse pasaje din textul iniţial. Cu alte cuvinte, nu vom
lucra niciodată un document nou în documentul rezultat în urma scanării, ci îl
vom „lipi” în documentul unde avem nevoie de textul scanat.
b. Prelucrarea iniţială, primară, a textului scanat care presupune:
 Selectarea întregului text şi anularea formatării existente, operaţiune care se
face astfel:

- Se selectează tot textul scanat prin

comanda rapidă (din taste) Ctrl+A (Select
All – selectează tot) după care din lista
derulantă ce se deschide apăsând
săgeata din căsuţa „Stil” („Style”) se
alege opţiunea „Anulare formatare” (Clear
Formatting). Operaţiunea de anulare
formatare este necesară pentru că textul
rezultat în urma scanării trebuie „curăţat”
de multitudinea de formate şi/sau stiluri
ale textului care au apărut în text ca
urmare a operaţiunii de scanare şi care
creează probleme atunci când se
prelucrează textul, ulterior, în documentul
final, cu alte formate sau stiluri.

Etapa prelucrării primare a textului poate fi „sărită” procedând astfel:

Se selectează şi copiază textul scanat ce urmează a fi înserat în documentul

de lucru, după care cu ajutorul icon-ului Lipire specială din bara de

44
 Acces rapid sau cu ajutorul
comenzii rapide Alt+Ctrl +V se
deschide fereastra de dialog
Lipire specială de unde
selectăm Text neformatat,
după care OK.
Textul care se va „lipi”, se va
„lipi” cu formatul documentului
de lucru.

Operaţiunea de anulare formatare (sau lipire specială) este necesară pentru

că textul rezultat în urma scanării trebuie „curăţat” de multitudinea de formate
şi/sau stiluri ale textului care au apărut în text ca urmare a operaţiunii de
scanare şi care creează probleme atunci când se prelucrează textul, ulterior,
în documentul final, cu alte formate sau stiluri.

 Selectarea întregului text şi indentarea lui (crearea paragrafelor din textul

iniţial):

Ctrl + A → se trage cu ajutorul

mouse-ului săgeata de pe rigla
interfeţei de lucru specifică
paragrafelor, până la
dimensiunea de paragraf
dorită:

 „Curăţarea” textului de elemente improprii unui text sau ale textului scanat,
respectiv de simboluri sau semne care au apărut ca urmare a imperfecţiunii
originalului scanat, urme de ştampile, rezoluţii, scriituri de mână, antete, note
de subsol. În general, când scanarea nu este de calitate, datorită
imperfecţiunii originalului şi operaţiunea de „curăţare” se face urmărind şi
textul original, fiind mai anevoioasă.
 În general, programele OCR recunosc notele de subsol, ceea ce înseamnă
că textul ce va rezulta în urma scanării va avea şi note de subsol, urmând ca
asupra lor să se opereze în mod „tradiţional”. Adică, dacă se doreşte
ştergerea unei note de subsol nu se selectează nota de subsol şi se
acţionează tasta „Delete”, operaţiune improprie Microsoft Word, ci se va
identifica cuvântul din text unde este numerotată nota de subsol şi se va

45
 şterge „cifra” notei de subsol (care poate avea aceiaşi mărime ca şi textul
scanat şi nu va avea mărimea obişnuită o unei note de subsol – adică mai
ceva mai mică), operaţiune care va avea drept consecinţă şi ştergerea notei
de subsol. Dacă se doreşte păstrarea notei de subsol aceasta va trebuie
renumerotată prin operaţiunea de creare a notelor de subsol, cu atenţie mare
la păstrarea textului notei de subsol.

g. Formatarea personalizată şi prelucrarea finală a textului scanat.

După prelucrarea primară operatorul poate trece la „lipirea” textului în documentul
unde va fi folosit, formatarea acestuia potrivit opţiunilor sale şi la lucrul propriu-zis cu
textul scanat, adaptând-ul, putându-l modifica, adăuga la el sau şterge din el.

W. Programele de învăţare pentru scriere rapidă (orb).

d. De ce să învăţăm să scriem „orb”?
Avantajele scrierii cu toate degetele şi fără a urmării tastatura – adică
tehnoredactarea „orb” – sunt evidente. O persoană care scrie cu 2-4-5 degete
(arătătoarele, degetele mijlocii şi un deget mare de la o mână pentru bara de spaţiu -
spacebar) şi care urmăreşte tastatura cu privirea, scrie de trei până la patru ori mai
încet decât o persoană care tehnoredactează „orb”. Altfel spus, o persoană care nu
tehnoredactează „orb” pierde de 3-4 ori mai mult timp.
La scrierea orb nu trebuie omis avantajul de a te uita numai pe ecranul calculatorului
sau pe înscrisul de pe care-l transcrii, fără a schimba continuu privirea de la înscris la
tastatură, de la tastatură la monitor, de la monitor la înscris, de la … pentru perioada
scurte de timp, procedeu care este foarte obositor şi cronofag pentru cel care scrie.

e. Care sunt programele de învăţare pentru scriere orb? Unde le găsim? Cât costă?

Pentru învăţarea scrierii orb se pot descărca, gratuit, programe dedicate, de pe

internet. Restul depinde de cel care doreşte să înveţe să scrie repede, „pe nevăzute”.
Un program de învăţare pentru scriere orb pe care l-am utilizat este „Letter Chase
Typing Tutor” care poate fi descărcat gratuit de la adresa:
http://www.letterchase.com/ însă programul poate fi folosit doar 30 zile. Pentru mai
mult timp (utilizare permanentă) se achiziţionează contra sumei de 19,50 USD de la
http://www.letterchase.com/pricing.htm.
Însă credem că o oră de exerciţiu în fiecare zi, timp de 30 de zile, este suficient
pentru a stăpâni relativ bine scrierea „orb”. Pe urmă, odată învăţată scrierea „orb”, va
trebui ca elevul să se dezobişnuiască treptat şi cu perseverenţă să se mai uite la
tastatură şi să e uite la ecran.
O pagină cu adrese de internet cu multe programe care pot fi descărcate pe
calculator gratuit sau pot fi utilizate online în diferite forme (cu logare şi/sau
autentificare), unele dintre ele având şi teste de viteză, este aceasta16:
http://www.typingstudy.com/ro/list_of_free_touch_typing_software_and_online_resour
ces

f. Pe ce tastaturi scriem „orb” şi de ce?

16
Cu ajutorul cuvintelor “typing tutor” veţi găsi pe internet numeroase programe de învăţare pentru scriere “orb”.

46
 Singura problemă care se pune în cazul programelor de învăţare a tehnoredactării
„orb” este aceea că se învaţă semnele (tastele) potrivit limbii engleze şi nu limbii
române. Aceasta în situaţia în care nu găsiţi programe dedicate limbii române17.
Deci va exista o uşoară dificultate în a adapta semnele învăţate în limba engleză la
semnele diacritice specifice unei tastaturii în limba română. Însă dacă la momentul
învăţării scrierii „orb” elevul va memora că, spre exemplu, semnele [ şi { în limba
engleză sunt de fapt ă şi Ă din limba română atunci învăţarea va fi mai uşoară.
Întrucât tastaturile au configuraţii uşor diferite, ca să nu mai vorbim de diferenţele
dintre tastatura de pe calculatoarele portabile (laptop-uri) şi tastaturile de birou
(uzuale), este recomandat ca învăţarea scrierii „orb” să se facă pe o tastatură de
birou (mult mai practică) care este folosită de cel care învaţă atât acasă cât şi la
serviciu. Dacă acasă avem doar un calculator portabil este de preferat să se
achiziţioneze o tastatură de birou identică cu cea de la serviciu care să fie legată la
calculatorul portabil (laptop). „Schimbarea” poziţie tastelor de acasă la serviciu şi
viceversa poate da mari bătăi de cap celui care vrea să scrie rapid.

Cu diferenţele marcate tastaturile arată18 astfel19:

Diferenţa majoră, pentru limba A:

română, între cele trei tastaturi
este poziţia tastei literei â (Â)
care este la stânga tastei
„backspace” la tipul B, la stânga
„enter” –ului la tipul A şi între
tastele „backspace” şi „enter” la
tipul C.
O altă diferenţă care poate
genera neplăceri este tasta B
„shift” din partea stângă de la
tastatura de tip A care este
„scurtă” şi se poate „confunda”
cu cea din dreapta ei.
Limba cu care scrie oricare
dintre cele trei tipuri de tastaturi
poate fi schimbată (a se vedea
secţiunea B punctul b.) dacă se
face setarea corespunzătoare.
Într-un cuvânt, pentru a evita
neplăcerile, folosiţi o tastatură C
„unică” – adică cu acelaşi gen
de taste şi aceiaşi poziţionare a
tastelor – şi acasă şi la serviciu

17
Personal nu am găsit programe de învăţare a tehnoredactării „orb” şi pentru limba română.
18
Nu vorbim de tastaturi multimedia care au şi butoane specifice sau de cele folosite la jocurile pe calculator.
19
Personal m-am obişnuit să folosesc tastatura de tip C întrucât tasta literei â şi  este între „backspace” şi „enter” şi nu la stânga
tastei „backspace” cum este la tastatura B (adică „departe” pentru degetul mic al mâinii drepte), sau la stânga „enter” –ului cum este
la tastatura A unde se poate „confunda” cu tasta „enter”.
Un alt inconvenient (tot personal) s-a dovedit a fi tasta „shift” din partea stângă de la tastatura de tip A care este „scurtă”, spre
deosebire de tastaturile de tip A şi B, şi se „confundă” cu tasta din dreapta ei.

47
(şi în concediu).

X. Programele de recunoaştere vocală.

Programele de recunoaştere vocală sunt programele folosite de un calculator
care transformă o dictare, deci făcută printr-un microfon, într-un text.
Programe de recunoaştere vocală sunt folosite în mod curent de judecătorii
germani şi americani, programele fiind create special pentru limbajul juridic.
Deşi nu au performanţe deosebite, relativ de curând, au fost lansate două
programe de recunoaştere vocală, de uz obişnuit, ce nu sunt dedicate unui
anumit domeniu, ce pot fi utilizate şi de cei care vorbesc limba română şi pe care
puteţi măcar să le încercaţi.

1. Primul program este „Dictation” şi este un program care lucrează numai online
din Google Chrome.

 Avantajele programului „Dictation” sunt:

1. Este gratuit.
2. Poate fi utilizat pe orice PC, deci pe orice calculator utilizat la serviciu sau
acasă,
3. Recunoaşte „binişor” diacriticele.

 Dezavantajele programului „Dictation” sunt:

1. scrie doar cu literă mică tot textul pe care îl dictaţi, indiferent de lungimea lui.
2. nu se pot folosi comenzi de punctuaţie. Textul, după dictare, va fi continuu
doar cu literă mică, ceea ce presupune o prelucrare suplimentară, ulterioară
dictării.
3. Nu foloseşte cratima în cuvintele în care aceasta apare.
4. Nu scrie numele proprii cu litere mari.
5. Necesită conexiune de calitate şi permanentă la internet. Dacă legătura nu
este calitate prelucrarea dictării şi transformarea ei în text eşuează.

 Programul se instalează din browserul de internet Google Chrome.

 După ce se face dictarea în „Dictation” se copiază, „tradiţional”, în
documentul de lucru după care se prelucrează.
48
 2. Al doilea program este „Dragon Dictation” – program dedicat exclusiv tabletelor şi
telefoanelor Apple (adică tabletelor IPad şi telefoanelor IPhone).

 Avantajele lui „Dragon Dictation”:

1. Este gratuit.
2. Recunoaşte diacriticele.
3. Primeşte numeroase comenzi de punctuaţie. Deci dacă spui „virgulă”, „pune”
virgulă, dacă spui „punct”, „pune” punct, la fel cu semnul întrebării, exclamării,
ghilimelele, per („/”) sau „slash”, două punte, punct şi virgulă, etc.
4. Primeşte comenzi de genul „propoziţie nouă” sau „paragraf nou”, moment în
care începe să scrie cu literă mare.
5. Foloseşte cratima atunci când este cazul.
6. Scrie numele proprii cu literă mare (ex.: Cluj sau Fănuş Neagu).

 Dezavantajele lui Dragon Dictation:

1. Presupune utilizarea unei tablete Apple20, pe lângă calculatorul cu care se
tehnoredactează. Dezavantajul poate fi considerat major, întrucât
respectivele dispozitive sunt mai scumpe decât celelalte dispozitive de
acelaşi gen.
2. Necesită o legătură temporară la internet (care poate fi asigurat cu o cartelă
de telefon mobil sau de tip wireless) cât se „prelucrează” dictarea şi se
transmite „materialul” dictat de pe tabletă într-o cutie poştală electronică (e-
mail) de unde poate fi preluat ulterior şi transpus în documentul de lucru
(Microsoft Word).
3. „Bagajul” de cuvinte nu este complet sau cât mai cuprinzător, adică s-a
constatat că nu recunoaşte anumite cuvinte, nefiind făcut pentru domeniul
juridic, ci pentru uz obişnuit. De exemplu, nu recunoaşte cuvântul „pârât”
(pârâtă, pârâţi, pârâte, pârâţilor) care s-ar putea spune că este esenţial în
tehnoredactările ce vizează procesele civile.
4. Trebuie vorbit foarte aproape de microfonul tabletei sau de un microfon cu fir
care se instalează într-o mufă specială a tabletei.

Ambele programe presupun o vorbire foarte clară, de tip actoricesc. Cu alte

cuvinte, unele persoane trebuie să exerseze ceva timp pentru a face o dictare care să
fie recunoscută corect de oricare dintre programe. Astfel, în urma unui experiment cu
„Dragon Dictation” s-a constatat că un text dictat de o persoană avea mai multe greşeli
de scriere, în timp acelaşi text dictat de o altă persoană avea o singură greşeală, în
condiţiile în care nicio persoană nu folosise până în acel moment programul.

20
Deşi programul este utilizat şi pe telefoanele Apple (IPhone-uri), personal nu cunoscut performanţele programului pe aceste
aparate.

49