MANAGEMENTUL PROIECTELOR

-elemente de baza-

Conf.Univ.Dr.MSc.-Ing. Stelian BRAD

CURS OPTIONAL
Sectia Design Industrial

Introducere 1
Proiectul:

Un grup de activităţi care trebuie executate într-o secvenţă

logică pentru a rezolva obiectivele specificate de finanţator.

Introducere 2
Caracteristicile de bază ale unui proiect:

•Momentul de început şi de sfârşit al proiectului;

•Ciclul de viaţă al proiectului;

•Bugetul proiectului;

•Activităţi care trebuie să fie distincte unele de altele şi nerepetitive;

•Resurse care trebuie coordonate;

•Un singur „punct“ de responsabilitate (directorul de proiect);

•Echipă de lucru având bine definite rolul şi relaţiile de colaborare dintre membrii
acesteia.

Introducere 3
Exemple de proiecte:

•Proiectarea şi construirea unei clădiri;

•Proiectarea şi testarea unui produs nou;
•Lansarea pe piaţă a unui produs nou;
•Implementarea unui sistem nou (ex. - o nouă structură de organizare în cadrul
firmei, - un sistem informatic, etc.);
•Imbunătăţirea productivităţii într-o perioadă de timp bine definita;
•Auditul modului în care a fost administrată o anumită structură dată în folosinţă,
etc.

Introducere 4
Managementul proiectului:

•Suma acţiunilor ce trebuie întreprinse pentru a duce la bun sfârşit un proiect.

•Un mod de dezvoltare a unei ‘‘structuri‘‘ într-o situaţie complexă unde variabilele
independente cum ar fi: timpul, costul, resursele şi comportamentul oamenilor se
întrepătrund.

Necesitatea de a cunoaşte tehnici de management al proiectelor apare în cazul

proiectelor complexe unde, prin aceste tehnici, se poate asigura planificarea şi
menţinerea sub control a tuturor activităţilor din cadrul proiectului.

Introducere 5
Complexitatea unui proiect poate fi cauzată de:

•Viteza de derulare a proiectului;

•Luarea de decizii pentru derularea unor activităţi cu multiple faţete şi
intercolerate într-un mediu dinamic (aflat în continuă schimbare);
•Numărul mare de sub-contractori şi/sau departamente care trebuie să fie
coordonate;
•Resurse limitate în raport cu problemele cheie;
•Gradul ridicat de inovaţie (în cazul unor anumite proiecte de cercetare-
dezvoltare);
•Sistem de comunicare sofisticat între parteneri;
•Volum mare de date, etc.

Introducere 6
O planificare bună şi un control eficient al unui proiect
impun:

•O vedere panoramică a problemelor;

•Gândire logică a obiectivelor, soluţiilor, metodelor de lucru;
•Capacitate de detaliere a activităţilor din proiect la un nivel ridicat;
•Comunicare bună şi consens între membrii echipei de lucru;
•Evaluare realistă a problemelor.

Introducere 7
Un proiect trece printr-un număr de faze sau etape distincte, începând cu
‘‘Concepţia proiectului‘‘, continuând cu ‘‘Execuţia proiectului‘‘ şi finalizând
cu ‘‘Terminarea proiectului‘‘.

Aceste faze sunt cunoscute la un loc ca fiind: ‘‘Ciclul de viaţă al

proiectului‘‘.

Ciclul de viaţă al unui proiect se reprezintă printr-un grafic unde pe

verticală se exprimă ‘‘Nivelul efortului‘‘ (de obicei măsurat în ore-om) iar
pe orizontală este pusă în evidenţă axa timpului.

Introducere 8
Introducere 9
Introducere 10
Exemplu de diagramă Gantt: fişierul *Gantt* ataşat suportului de curs

Introducere 11
Exemplu de diagramă Gantt (continuare): fişierul *Gantt* ataşat suportului de curs

Introducere 12
Exemplu de diagramă Gantt: fişierul *Gantt_1* ataşat suportului de curs

Introducere 13
Exemplu de diagramă Gantt (continuare): fişierul *Gantt_1* ataşat suportului de curs

Introducere 14
Exemplu de diagramă Pert: fişierul *Pert* ataşat suportului de curs

Introducere 15
Directorul de proiect:

Persoana care răspunde în faţa finanţatorului sau a conducerii organizaţiei de bunul mers al activităţilor
propuse într-un proiect, aceasta trebuind să aibe imaginea globală a problemelor din cadrul proiectului, să
menţină totul sub control şi să coordoneze echipa de lucru.

Pentru buna derulare a unui proiect, directorul de proiect trebuie să delege responsabilităţi specifice
membrilor echipei de lucru, echipă care este bine, pe cât posibil, să fie organizată sub următoarea formulă:

Director de proiect

Responsabil cu Responsabil cu Responsabil cu Responsabil cu Responsabil cu

subcontractanţii, probleme activităţile aspectele alte probleme
beneficiarii, etc. tehnice lucrative financiare (ex.training)

Introducere 16
Există două tehnici de management a proiectelor:

1. Managementul prin excepţie (MPE)

2. Managementul prin obiective (MPO)

Introducere 17
Managementul prin excepţie (MPE)

•Focalizează atenţia directorului de proiect asupra activităţilor care au avut loc şi

care trebuie controlate pentru a se asigura că acestea vor conduce la atingerea
obiectivelor propuse în proiect.
•Pentru a opera utilizând MPE, directorul de proiect trebuie să îşi proiecteze un
‘‘filtru‘‘ pentru a selecta activităţile neconforme cu obiectivele propuse.
•Tehnica MPE se aplică atunci când proiectul cuprinde un număr foarte mare de
activităţi (100 sau mai multe), directorul de proiect neputând efectiv să le
monitorizeze pe toate.

Introducere 18
Managementul prin obiective (MPO)

• Focalizează atenţia directorului de proiect asupra obiectivelor pe care acesta

le-a definit în cadrul sistemului de planificare şi control a proiectului.
Monitorizarea acestor obiective poate fi efectiv realizată prin evaluarea
rezultatelor.
• Fiecare obiectiv din cadrul proiectului trebuie definit în raport cu trei parametri:
1. timpul în raport cu datele de început şi sfârşit a fiecărei etape;
2. costul în raport cu fluxul de numerar şi bugetul corespunzător fiecărei
etape;
3. calitatea în raport cu standardele predefinite.
• În cazul MPO, directorul de proiect trebuie să subdividă obiectivul general al
proiectului într-o listă de activităţi cărora să le asocieze apoi un obiectiv, după
care să atribuie responsabilităţi clare membrilor echipei de lucru.

Introducere 19
Managementul elaborării unei propuneri de proiect:
Etapa în managementul proiectului
0 Fezabilitatea
1 Definirea obiectivelor
-ţinta principală
-costurile
-scalarea în timp
2 Identificarea finanţării
3 Acordul pentru obiectivele propuse
4 Divizarea muncii
Metoda
Înaintea implicării într-un proiect se impune o etapă preliminară în care să fie realizată
o evaluare pentru a se asigura că proiectul va fi viabil din punct de vedere tehnic şi
economic precum şi faptul că există finanţare suficientă.
Identificarea obiectivului major, după care se recomandă consultarea finanţatorului
(dacă este posibil) pentru a vedea dacă acest obiectiv răspunde cerinţelor.
Evaluarea soluţiei propuse din punct de vedere tehnic pe cât de precis posibil pentru a
se putea ajunge la o estimare a costurilor necesare.
Evaluarea duratei proiectului şi a termenelor cheie pe baza experienţei anterioare în
proiecte similare (a se consulta persoane competente dacă nu există experienţă) fără
a se merge până la un plan foarte detaliat.
Trebuie verificat dacă suma necesară poate fi asigurată de finanţator (a se consulta
finanţatorul asupra acestui aspect).
Unde este cazul, finanţatorul trebuie consultat pentru a-şi da acordul în ceea ce
priveşte obiectivele propuse.
Proiectul se împarte într-un set de sarcini de lucru cunoscute sub denumirea de
‘‘pachete de lucru‘‘. Fiecare pachet de lucru este un mini-proiect cu obiectivele,
costurile şi planificarea în timp proprii. Pachetele de lucru se unesc între ele printr-o
structură de tip arbore, împreună constituind proiectul mare.
Introducere 20
Managementul elaborării unei propuneri de proiect (continuare):
Etapa în managementul proiectului
5 Planificarea muncii
6 Elaborarea bugetului
7 Implementarea muncii
Metoda
Se utilizează tabele speciale (diagrame cu bare, rapoarte tabelare, etc.) pentru a
prezenta toate activităţile proiectului într-o secvenţă logică. Se estimează durata
fiecărei activităţi, se calculează durata întregului proiect, se identifică activităţile
critice. Planul de acţiune trebuie reproiectat dacă durata totală a proiectului este în
afara limitelor admise. La această etapă se calculează şi se planifică de asemenea şi
resursele necesare.
Se re-estimează costurile proiectului la un nivel de detaliere admis şi de etapele 4 şi
5. Dacă estimările iniţiale sunt mai mari atunci costurile trebuie neapărat diminuate
pentru a creşte şansa de reuşită. În acest sens, se renunţă la orice activităţi şi
investiţii secundare. Dacă estimările iniţiale sunt prea mici, atunci trebuie avut grijă
unde anume trebuie făcute corecţii pentru suplimentarea bugetului.
Se dezvoltă schema de organizare a proiectului. Se elaborează procedurile
administrative cu excepţia celor standard. Se stabileşte o listă detaliată de sarcini şi
se atribuie responsabilităţi persoanelor implicate.
Introducere 21
Scheme de lucru utile în procesul de elaborare a unei propuneri de proiect:

PLAN STRATEGIC

OBIECTIVELE PROIECTULUI

PLANURI
DE IMPACT
ACŢIUNE

DEFINIRE
BENEFICII ESTIMĂRI,
PROIECT
PREZUMŢII

RISCURI CONSTRÂNGERI

REZULTATELE PROIECTULUI

Introducere 22
Scheme de lucru utile în procesul de elaborare a unei propuneri de proiect:

De ce fac
proiectul ?
Concepte
Care sunt
Definirea proiectului riscurile ?

Echipa de lucru Ce se va
obţine ?
Planul de acţiune
Când se va
Organizarea proiectului obţine ?

Rezultate aşteptate Cum vor fi

realizate ?
Mod de acţiune
Cine va fi
Controlul activităţilor implicat ?

Evaluarea rezultatelor Cât de mult va

costa ?
Sustenabilitatea
proiectului Care sunt
beneficiile ? +?

Introducere 23
Scheme de lucru utile în procesul de elaborare a unei propuneri de proiect:

Problema globală Identificarea problemei

Domeniul Domeniul 1 Domeniul 2 Domeniul 3 ….. Domeniul n

Selecţie domeniu şi Domeniu selectat / Problemă cheie (de nişă / inovativă)

definire problemă
principală pe domeniu
Cauze principale pentru Cauza A Cauza B Cauza C … Cauza Z
existenţă problemă

Evaluare efecte cauze / Cauze cheie

identificare cauze cheie

Cauza fundamentală Lipsa a CEVA

(esenţa / “rădăcina”)

CONTINUARE

Introducere 24
Scheme de lucru utile în procesul de elaborare a unei propuneri de proiect:

Problema globală Soluţionarea problemei

Obiectiv global “Oglinda” problemei globale (ideea optimizării, îmbunătăţirii, soluţionării

complete etc.)

Obiectiv sectorial “Oglinda” problemei sectoriale

Direcţii necesare pentru Direcţii de dezvoltare

soluţionarea problemei
sectoriale
Soluţia Crearea a CEVA ANUME

Detalii ale soluţiei, încadrarea în strategie etc.

Se vor dezbate diverse formulare pentru propuneri de proiect ataşate suportului de curs:
fisier “cerere de finantare”; fisier “MATRICE CADRU LOGIC”

Introducere 25
Indicaţii privind elaborarea unei propuneri de proiect:

Introducere 26
Conţinutul documentului de coordonare a unui proiect:

Introducere 27
Conţinutul documentului de coordonare a unui proiect (continuare):

Introducere 28
Conţinutul documentului de coordonare a unui proiect (continuare):

Introducere 29