Registre Regulament DE

DIRECŢIA EDUCAŢIE УПРАВЛЕНИЕ ПРОСВЕЩЕНИЯ
ANENII NOI АНЕНИЙ НОЙ

REPUBLICA MOLDOVA РЕСПУБЛИКА МОЛДОВА
MD- 6501 or. Anenii Noi МД – 6501 г. Анений Ной

str. Suvorov, Nr. 6 ул.Суворова, 6
tel/fax 2-21-62 тел/факс 2-21-62
dgitsaneniinoi@gmail.com
ORDIN
nr. 289 din 15 august 2013
„Cu referire la instituirea şi utilizarea registrelor de ordine”
În conformitate cu prevederile Regulamentului – cadru cu privire la ţinerea

lucrărilor de secretariat în autorităţile publice centrale şi locale şi în instituţiile din
subordinea acestora, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr. 721 din 23.07.2007 şi a
nomenclatorului – tip al dosarelor Direcţiei generale învăţămînt, tineret şi sport a
Consiliului raional (municipal), aprobat de Ministrul Educaţiei al Republicii
Moldova la 19 octombrie 2009, de Directorul Serviciului de Stat de Arhivă,
coordonat la şedinţa Comisiei Centrale de Expertiză şi Control a Serviciului de Stat
de Arhivă al Republicii Moldova (proces verbal nr. 05 din 04.06.2009),
ORDON:
1. A institui şi utiliza de la 01 ianuarie 2014 în lucrul cu documentaţia şcolară

următoarele registre de ordine:
a) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la personal (R – p);
b) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la concedii (R – c);
c) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la deplasări (R – d);
d) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la activitatea de bază (R – b);
e) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la elevi (R – e);
f) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la activitatea financiară (R – f).
2. Ordinele vor fi întocmite în format electronic şi îndosariate pe mape separate.
3. Numerotarea ordinelor va începe de la 01 ianuarie a anului, cu excepţia celor cu
referire la elevi, numerotarea cărora va începe la 15 august.
4. A desemna responsabili de realizarea prezentului ordin dna L. Prodan, şef
adjunct şi dna N. Popcova, specialist principal.N
Şef Direcţia Educaţie Radion MOROŞAN
Executor: N. Popcova, specialist principal

0(265)3-31-13
Anexă la ordinul nr. din
I. Tipuri de ordine care se vor înscrie în registre:
a) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la personal (R – p);

- angajări
- modificări ale contractului individual de muncă
- suspendarea contractului individual de muncă
- încetarea contractului individual de muncă
- demisionări
- concedieri
- transferări
- cumulări
- preavizări la încetarea CIM
- degrevări
- reîncadrări în muncă
- etc...
b) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la concedii (R – c):
- concedii de diferite tipuri: de odihnă anual; neplătit; de odihnă anual suplimentar, medical; de
maternitate; pentru îngrijirea copilului
- rechemările din concediu
- acordarea zilelor de recuperare
- graficul de concedii (programarea lor)
- etc...
c) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la activitatea financiară (R – f)
- retribuirea muncii
- stimulările: - mulţumiri
- premii
- cadouri de preţ
- diplome
- suplimente
- remunerări
- sancţiuni: - avertisment
- mustrări
- mustrare aspră
- remunerarea muncii prestate în zilele de repaus şi în cele de sărbătoare nelucrătoare
- garanţii şi compensaţii
- etc...
II. Modele ale documentelor de secretariat:
1. Urmează să expediaţi Preşedintelui raionului, la solicitarea acestuia, o informaţie privind

activitatea consiliului local pe parcursul anului 2011 (6 file)
Formulaţi scrisoarea de însoţire.
Domnului Ion MUNTEANU,
Preşedinte al raionului XX
Cu referinţă la scr. nr. 34/65-345 din 16 decembrie 2011 Vă prezentăm informaţia privind activitatea
consiliului local ZZZ în anul 2011.
Anexă: 6 file.
Primar Mihai MOCANU
2. Specialistul pentru lucrul cu tineretul al primăriei urmează să fie participe la un seminar de

instruire de la 10 decembrie 2009.
Angajatul se află în concediu ordinar pînă la data de 16 decembrie 2009.
Emiteţi dispoziţia primarului.
DISPOZIŢIE
Nr. ____ din „__” ________ 2010
Cu privire la delegare
În conformitate cu art.__ al Codului muncii al Republicii Moldova, Planul-grafic de perfecţionare a

cadrelor didactice şi în scopul asigurării perfecţionării profesionale a personalului
DISPUN:
1. A rechema dl Sergiu Moraru, profesor de..., din concediu, de la 10 decembrie 2009, cu acordul
dumnealui.
2. A delega dl Sergiu Moraru, de la 10 decembrie 2009, pentru o perioadă de 10 zile, pentru participarea
la seminarul de instruire în cadrul IŞE (Chişinău).
3. Contabilitatea (dna M. Frunză) va efectua calculele respective şi va achita cheltuielile pentru deplasare
conform actelor normative în vigoare.
4. Controlul executării dispoziţii mi-l asum.
Primar Mihai MOCANU
3. Formulaţi o scrisoare de solicitare Ministerului Finanţelor privind alocarea suplimentară a 5,0 mii
lei pentru organizarea seminarelor de instruire cu participarea experţilor de domeniu de peste hotare.
Domnului Ion Rotaru,

Ministru al Finanţelor
Stimate domnule ministru,
Prin prezenta Vă informăm, că în bugetul raionului XX pentru anul 2009 au fost planificate mijloace
financiare în sumă de 20,0 mii lei (douăzeci mii lei) pentru organizarea seminarelor de instruire cu participarea
experţilor de domeniu de peste hotare.
Menţionăm, că devizul de cheltuieli a fost elaborat cu 6 luni înainte de desfăşurarea seminarului, în
conformitate cu preţurile actuale la moment.
În perioada ulterioară au parvenit mai multe modificări ale tarifelor la servicii (energie electrică, termică,
apă etc.) şi consumabile, respectiv, au intervenit rectificări şi la devizul de cheltuieli.
Avînd în vedere faptul, că seminarul menţionat a fost anunţat preventiv, experţii internaţionali sînt
disponibili de a-şi onora obligaţiunile, cît şi ţinînd cont de necesitatea asigurării perfecţionării profesionale a
specialiştilor în conformitate cu cerinţele timpului, solicităm respectuos examinarea posibilităţii alocării
suplimentare a sumei de 5,0 mii lei (cinci mii lei) pentru asigurarea procesului de organizare a seminarului.
În speranţa soluţionării problemei abordate, Vă mulţumim anticipat.
Cu respect,
Preşedintele raionului Sergiu VÎNTU
4. Aţi primit în primărie o telefonogramă cu următorul text:
„Urgent Primarului. Rog să urgentaţi transmiterea modificărilor la Planul de finanţare pentru trimestrul IV al
anului 2009, solicitate în scr. Nr. 13/04-235 din 15 noiembrie 2009. Termenul-limită a expirat la 20.11.2009. Şef
Direcţie finanţe”
Expuneţi rezoluţia primarului
Contabilului şef. În regim de urgenţă de prezentat informaţia solicitată. Rog să fiu informat despre cauzele
încălcării termenilor. 25.11.09. semnătura
5.Urmează să desfăşuraţi un Festival tradiţional pentru satul D-Voastră “Am venit să colindăm”, la
care intenţionaţi să invitaţi şi delegaţia unei localităţi – înfrăţite din România. Întocmiţi o scrisoare –
invitaţie la acest festival.
Domnului Marius STÎNGACIU,

Primar de Fălticeni
Stimate domnule primar,
Sărbătorile de Crăciun sînt un prilej frumos de a ne revedea, avînd în vedere relaţiile de colaborare dintre
localităţile noastre, care s-au consolidat în special în ultimul timp.
După cum ştiţi, noi sîntem anual gazda unui festival tradiţional „Am venit să colindăm”, care în acest an
se va desfăşura în perioada 23-26 decembrie.
Vom fi foarte bucuroşi să Vă avem alături, oferindu-Vă şi o invitaţie specială pentru colectivele de artişti
amatori, în speranţa, că vor binevoi să evalueze în cadrul festivalului nostru.
Totodată, mizăm, în cadrul acestei vizite, la o întrevedere cu Domnia Voastră pentru a discuta unele
momente ce ţin de extinderea relaţiilor noastre de colaborare.
Vă rugăm să ne comunicaţi despre disponibilitatea Dumneavoastră, cît şi despre prezenţa colectivelor de
artişti.
Cu respect,
Primar Vasile URSU
6. În cadrul pregătirilor către jubileul de 250 ani de la atestarea documentarea a satului, intenţionaţi
să stabiliţi relaţii de colaborare cu o regiune similară de peste hotare, cu semnarea ulterioară a unui Acord de
colaborare.
Formulaţi scrisoarea de iniţiere.
Domnului Marius STÎNGACIU,
Primar de Fălticeni
Experienţa activităţii de mai mulţi ani ne permite să afirmăm o dată în plus, că în comun se înfăptuiesc mai
multe lucruri bune. Localitatea noastră, care este aşezată la hotar cu Ukraina, într-un loc foarte pitoresc: malul
Nistrului, Mănăstirea de la Rudi, Farfuria Turcului, Izvoraşul Verde, locuri care ademenesc atît băştinaşii, cît şi
turiştii, pe parcursul a mai mulţi ani întreţine relaţii de colaborare cu localităţi din Ukraina şi Bulgaria. Urmare a
acestor relaţii sunt mai multe lucruri frumoase realizate în ultimul timp: participarea în realizarea unor proiecte
investiţionale comune, schimbul de elevi în cadrul odihnei de vară, donaţii a loturilor de carte etc. La moment
examinăm posibilităţile extinderii micului busininess prin întreprinderilor mixte, fapt ce va contribui la deschiderea
locurilor noi de muncă şi extinderea pieţei de desfacere.
În acelaşi context, venim către Dumneavoastră cu o propunere, în viziunea noastră, benefică pentru
ambele părţi – de a discuta posibilitatea stabilirii relaţiilor de colaborare între localităţile noastre cu semnarea
ulterioară a unui Acord.
Pentru a Vă face cunoştinţă mai aproape cu cele realizate, folosim prilejul de a Vă invita la Ziua Satului –
sărbătoare tradiţională, la care vor participa şi partenerii noştri de peste hotare. În cadrul acestei întîlniri vom
avea posibilitatea de a discuta mai multe aspecte ale iniţiativei noastre.
Vă rugăm să ne comunicaţi despre disponibilitatea Dumneavoastră de a ne vizita la 28 august curent.

Cu alese consideraţiuni
Primar Vasile URSU
8. Formulaţi răspunsul la petiţie
Primarului oraşului
Eu, Ion Rotaru, domiciliat în or. Bălţi, str. Livezilor 47, rog să se ia măsurile respective în legătură cu
faptul, că la 20 septembrie 2009 m-am eliberat de la serviciu, din funcţia de intendent al Casei de creaţie a copiilor.
Iar carnetul de muncă nu mi s-a eliberat pînă la moment. Mi s-a spus că nu am prezentat fişa de lichidare şi am
careva datorii. Dar acesta nu este un motiv ca să nu-mi elibereze carnetul. Eu am scris lămurire şi am promis să
rezolv problema pînă la 1 octombrie 2009. Dar şeful Direcţiei învăţămînt refuză să-mi elibereze carnetul. Din acest
motiv eu nu pot să mă angajez în altă parte şi nu am surse de existenţă.
Vă rog să Vă lămuriţi în situaţia creată şi să rezolvaţi problema în folosul meu.
I.Rotaru
Domnului Ion Rotaru,

domicialiat str. Livezilor 47,
mun. Bălţi
Stimate domnule Rusu,

Vă informăm, că petiţia D-voastră a fost examinată şi sunteţi invitat pentru a ridica carnetul de muncă.
Primar XXX
12. Elaboraţi proiectul deciziei Consiliului local:

Nr.3/2. Cu privire la aprobarea Programului de activitate al Consiliului local pentru anul 2010.
DECIZIE nr. ___

dn „___” _____ 200_
„Cu privire la aprobarea Programului de activitate

a Consiliului local pentru anul 2010”
În scopul realizării prevederilor Programului de activitate a Guvernului Republicii Moldova pentru anii
2009-2013 „Integrare Europeană: libertate, democraţie, bunăstare”, Programului de stabilizare şi relansare
economică a Republicii Moldova pe anii 2009-2011, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr. 790 din 1 decembrie
2009 şi în scopul organizării eficiente a activităţii Consiliul raional decide:
1. Se aprobă Programul de activitate a Consiliului local pentru anul 2010. (se anexează)
2. Consiliul local, aparatul primăriei vor întreprinde măsuri de rigoare pentru realizarea prevederilor
planului aprobat.
3. Consiliul local va asigura transparenţa activităţilor realizate şi va examina în cadrul şedinţelor mersul
executării planului menţionat.
4. Controlul executării deciziei se atribuie primarului.
Preşedintele şedinţei xxxx
Secretarul consiliului xxxx
9. Formulaţi extrasul din procesul-verbal al şedinţei Consiliului local:

într.2. „Cu privire la aprobarea bugetului pentru anul 2010”.
Extras
din procesul verbal al şedinţei consiliului local
nr. 4/2 in 20 decembrie 2009
Total membri ai consiliului: 13

Prezenţi la şedinţă: 12
Absenţi: 1: Mocanu I.
Invitaţi (lista se anexează)
Preşedinte al şedinţei : numele, prenumele
Consilierul desemnat cu dreptul de a semna procesul verbal: nume, prenume
S-a examinat:
2. Cu privire la aprobarea bugetului pentru anul 2010
(raportor: Mocanu M. , preşedintele comisiei de specialitate
coraportor: Roşu T., contabil şef)
Raportul se anexează
Au luat cuvînt: Petreanu N, consilier
Cuşnir T., consilier
Maşnic V., lider al GŢ
(expunere succintă a luărilor de cuvînt)
S-a decis:
DECIZIE
Cu privire la aprobarea bugetului pentru anul 2010
În conformitate cu ... (trimitere la cadrul normativ) şi în scopul asigurării activităţii financiare optime şi
eficiente Consiliul local decide:
1. Se aprobă bugetul consiliului local pentru anul 2010 (se anexează)
2. Consiliul local, aparatul primăriei va întreprinde măsurile de rigoare pentru asigurarea executării
bugetului .
3. Consiliul local va examina simestrial în cadrul şedinţelor mersul executării bugetului local.
4. Controlul executării deciziei se atribuie Comisiei consultative de specialitate.
S-a votat: pro: 12
contra: 0
s-au abţinut: 0
Preşedintele şedinţei: nume, prenume
Secretarul consiliului: nume, prenume
10. Formulaţi decizia consiliului local nr. 3/5 din 10 noiembrie 2009.
Întrebarea examinată: „Cu privire la constituirea Comitetului organizatoric al întrunirii zonale a
primarilor.”
DECIZIE nr. __
din „__” _______200_
„Cu privire la constituirea Comitetului organizatoric

al întrunirii zonale a primarilor.”
În rezultatul examinării informaţiei privind organizarea instruirii zonale a primarilor, Consiliul raional
constată, că instruirea personalului din serviciul public este o prioritate de bază a activităţii autorităţilor
administraţiei publice, iar diversificarea formelor şi metodelor de instruire vor contribui la sporirea gradului de
formare personală a funcţionarilor publici.
În conformitate prevederile art.... al Legii privind administraţia publică locală, a Planului de activităţi
privind instruirea profesională a personalului din serviciul public şi în scopul asigurării procesului de perfecţionare
profesională în conformitate cu cerinţele timpului, Consiliul raional decide:
1. Se constituie Comitetul organizatoric al întrunirii zonale a primarilor (lista nominală se anexează)
2. Comitetul organizatoric:
2.1 în termen de 5 zile va elabora şi propune spre aprobare Planul de activităţi şi devizul de cheltuieli
pentru organizarea întrunirii zonale a primarilor .
2.2 va coordona activităţile instituţiilor implicate în procesul de organizarea a întrunirii.
2.3 va informa sistematic Consiliul raional despre realizarea Planului de pregătirea a întrunirii.
3. Controlul executării deciziei se atribuie secretarului consiliului raional XXX.
11. Formulaţi extrasul din decizia consiliului local nr. 3/5 din 10 noiembrie 2009, (componenta -
alocarea surselor financiare).
Întrebarea examinată: Cu privire la constituirea Comitetului organizatoric al întrunirii zonale a
primarilor
Extras din decizie nr.___

din „__” _________2009
„Cu privire la constituirea Comitetului organizatoric

al întrunirii zonale a primarilor.”
În conformitate prevederile art.... al Legii privind administraţia publică locală, a Planului de activităţi
privind instruirea profesională a personalului din serviciul public şi în scopul asigurării procesului de perfecţionare
profesională în conformitate cu cerinţele timpului, Consiliul raional decide:
...
2. Se aprobă devizul de cheltuieli pentru organizarea întrunirii zonale a primarilor în sumă de 6,0 mii lei
(şase mii lei)
(se anexează)
3. Comitetul organizatoric al întrunirii zonale a primarilor va asigura utilizarea surselor financiare
alocate în strictă conformitate cu destinaţia acestora.
...
APROB
Preşedintele XXXXXX
Semnătura
“___” ____________20__
ACT
de predare-primire
Prin prezentul, în conformitate cu ordinul nr-____ din ___ decembrie 2005, specialistul principal al Secţiei
logistică dl Afanasie MOROI, în prezenţa şefului Secţiei logistică dl Andrei MOCANU şi specialistului coordonator
din cadrul Cancelariei dnei Tatiana CAZACU a transmis, iar dl Mihai TATARU a primit dosarele întocmite
conform Fişei de post a specialistului respectiv.
Lista dosarelor se anexează
- dosare privind tehnica securităţii şi protecţia muncii – 12 dosare;
Actul de predare-primire este întocmit în 3 exemplare, dintre care:
1 - în arhivă
1 - dlui A.Moroi
1 - dlui M.Tataru.
„___” ___________ 20__
A transmis: A primit:
Moroi A. Tataru M.
În prezenţa:
Mocanu A.
Cazacu T.
Model de ordin
ANTETUL INSTITUŢIEI
ORDIN
nr.______ din __________________2004
„Cu privire la constituirea comisiilor

pentru inventarierea patrimoniului”
În legătură cu încheierea exerciţiului financiar, stabilirea situaţiei reale a patrimoniului instituţiei “X” şi în
conformitate cu prevederile p.4 al Regulamentului cu privire la inventariere nr. 27 din 28.04.04 aprobat de
Ministerul Finanţelor al Republicii Moldova
ORDON:
1. A constitui Comisiile pentru inventariere după cum urmează:
Comisia centrală:
Nume, prenumele - funcţia
-„-
b) Comisia pentru inventarierea numerarului Casei
(alte comisii după necesitate)
2. Preşedintele Comisiei centrale în termen pînă la 05 decembrie 2006 va organiza instruirea
membrilor Comisiilor de inventariere şi le va aduce la cunoştinţă responsabilităţile respective.
3. Comisiile, în perioada 6 decembrie - 25 decembrie 2006, vor efectua inventarierea bunurilor
materiale, şi, după încheierea acesteia, în termen de 15 zile
(către 10 ianuarie 2006), vor prezenta Comisiei centrale procesele verbale, vizate de contabil şef şi jurisconsult, cu
propunerile respective.
4. Comisia centrală va examina materialele menţionate şi va prezenta conducătorului instituţiei, către
data de 20 ianuarie 2006, nota informativă integrală privind rezultatele inventarierii cu propunerile respective.
5. Gestionarii de bunuri şi responsabilii de gestiunea bunurilor şi valorilor vor prezenta Comisiilor
respective înainte de începerea operaţiunilor de inventariere “Declaraţia de inventariere”.
6. Secţia evidenţă contabilă va verifica rezultatele inventarierii prin compararea datelor constatate efectiv
şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa analitică în contabilitate.
7. Direcţia administrativă va asigura Comisiile de inventariere cu suportul normativ-metodic şi rechizitele
necesare în termenii oportuni.
8. Controlul executării prezentului ordin se atribuie (numele, funcţia)
Conducător Mihail PÎSLARU
ORDIN /Dispoziţie
nr.______ din __________________2004
„...”
În legătură cu depistarea cazurilor de încălcare a prevederilor Instrucţiunii privind ţinerea lucrărilor de

Secretariat şi în scopul evidenţei stricte a mişcării documentelor
ORDON:
1. Corespondenţa primită sau transmisă prin intermediul curierilor se prezintă în mod obligatoriu în
Cancelarie pentru înregistrare.
2. Proiectele de documente se elaborează în cadrul subdiviziunilor structurale şi se prezintă în Cancelarie

cu amplasarea pe verso a vizelor persoanelor responsabile după cum urmează:
Elaborat: funcţia semnătura
Coordonat: Şef secţie semnătura
Şef direcţie semnătura
Director departament semnătura
Jurisconsult semnătura
Vicedirector semnătura
3. A interzice prezentarea documentelor spre examinare fără viza emitentului, a şefului Cancelariei,
jurisconsultului şi a şefului subdiviziunii de ramură.
4. Prezentarea corespondenţei pentru examinarea conducerii se va efectua zilnic, către ora 15-00.
Materialele parvenite în regim de urgenţă vor fi prezentate în conformitate cu instrucţiunile în vigoare.
5. Controlul executării se atribuie xxx.
XXXX XXXXX
Scrisoare de recomandare
Prin prezenta acord recomandarea mea lui Eugen Rotaru, specialist principal în cadrul Secţiei Sociale.
În cunosc pe dl E. Rotaru din 2007. Fiind angajat iniţial în funcţia de inginer-programator, iar ulterior – în
funcţia de specialist principal, dumnealui, în virtutea obligaţiunilor funcţionale, este antrenat în majoritatea
activităţilor desfăşurate în cadrul Academiei.
Astfel, în perioada respectivă am avut posibilitatea să apreciez atitudinea responsabilă faţă de sarcinile, car-
i sînt înaintate, capacitatea lui de a forma în jurul său un mediu pozitiv şi de a acţiona calm şi foarte tacticos în
diferite împrejurări. Activitatea realizată de către E.Rotaru nu este una omogenă. El a fost implicat în organizarea
festivităţilor, conferinţelor, ziarului radiofonic, muzeului instituţiei etc. Specificul instituţiei impune necesitatea de
a te perfecţiona mereu şi de a te implica în activităţi care ţin nu numai de funcţia exercitată. Şi în această ordine de
idei, Eugen a manifestat spirit de echipă şi profesionalism, onorîndu-şi obligaţiunile.
Activitatea desfăşurată i-a fost apreciată de către conducerea instituţiei, aducîndu-i-se mulţumiri cu
înscriere în Carnetul de muncă.
Fiind licenţiat în informatică şi limbi moderne aplicate, dar activînd într-un domeniu nou pentru el,
E.Rotaru a urmat studii de masterat, fapt ce denotă că este un specialist cu perspectivă.
Este membru al Centrului Tinerilor specialişti. Este corect în relaţiile cu colegii.
Cele expuse permit de a afirma, că Eugen Rotaru va face faţă lucrurilor în orice împrejurări, iar acumulînd
şi o experienţă anumită, posedă toate premisele de a deveni un specialist înalt calificat.
Numele, prenumele
Funcţia
Scrisoare de recomandare
Prin prezenta recomand candidatura dnei Doina Papuc pentru înmatriculare la Doctorat (secţia fără
frecvenţă).
O cunosc pe dna Papuc din anul 1984, pe cînd era studentă la facultatea de farmacie a Universităţii de Stat de
Medicină şi Farmacie. Încă în anii studenţiei s-a evidenţiat ca o studentă disciplinată, ordonată. Rezultatele înalte la
învăţătură i-au permis să fie în rîndul celor mai buni studenţi. S-a manifestat pozitiv şi prin calităţi pronunţate
organizatorice.
Într-un mod am urmărit ulterior şi activitatea profesională a dnei Papuc. S-a afirmat ca specialist în
domeniu. Pe parcursul acestor ani a lucrat mult asupra ridicări nivelului profesional, studiind literatură de
specialitate şi urmînd cursuri de perfecţionare.
Este de menţionat faptul că dna Papuc se străduie să se afirme şi în domeniul ştiinţific, unde de un mare
folos este experienţa dumneaei şi dorinţa de a pătrunde în esenţa lucrurilor, şi aşi expune opinia, avînd la bază
argumentele confirmate de practică.
Acest fapt se dovedeşte prin participarea la Conferinţa ştiinţifică anuală a colaboratorilor şi studenţilor
USMF cu un raport, cît şi prin publicaţiile respective.
Reieşind din cele expuse, cît şi din capacităţile de cercetare a dnei Doina Papuc, consider că dumneaei va
realiza cele pornite şi va obţine rezultate frumoase şi pe tărîmul ştiinţific.
XXXXX numele
XXXXX funcţia, titluri
Scrisoare de gratitudine
Domnului______________,
Primar al municipiului xxxxxxxx
În numele Consiliului ........ (ministerului ----) îmi exprim recunoştinţa pentru receptivitatea de care aţi dat
dovadă în organizarea Conferinţei internaţionale ştiinţifico-practice “Administrarea publică în statele aflate în
tranziţie în contextul proceselor de globalizare şi integrare”. Susţinerea Dumneavoastră este deosebit de importantă
pentru noi, iar conlucrarea ulterioară va contribui substanţial la consolidarea şi aprofundarea relaţiilor de colaborare
dintre instituţiile noastre.
Totodată ţinem să menţionăm, că Consiliul ... (Ministerul ___) este gata de a susţine prin potenţialul său
activităţile desfăşurate în cadrul consiliului municipal.
În speranţa unei colaborări fructuoase pe viitor, Vă rog să primiţi, domnule primar, expresia deosebitei
mele stime.
Preşedintele ::: XXX
Felicitare cu prilejul zilei de naştere a colegului de serviciu
Mult stimată doamnă .........,
Cu prilejul zilei Dumneavoastră de naştere Vă aducem cele mai calde felicitări şi sincere urări de bine,
sănătate şi succes.
Această zi este şi un prilej frumos pentru a Vă exprima stima şi recunoştinţa noastră pentru activitatea
rodnică şi îndelungată în cadrul --------. Sînteţi printre cei care de la fondarea instituţiei şi pînă în prezent, zi cu zi,
aţi retrăit şi bucuriile şi problemele prin care a trecut instituţia noastră. Întotdeauna V-au caracterizat atitudinea
conştiincioasă faţă de lucru, onestitatea, înţelepciunea şi dorinţa de Vă face lucrul cu dăruire de sine.
Aducîndu-Vă tot respectul nostru, Vă urăm, stimată doamnă, mulţi ani de viaţă, noroc şi fericire.
Cu stimă
XXXXX
Chişinău,
Scrisoare de mulţumire
Orchestrei de muzică populară „Ciobănaş”
Conducător artistic şi prim dirijor
Dl Mihai Moraru, artist al Poporului,
În numele Consiliului Directorilor Societăţii pe Acţiuni „UNICOM” Vă exprim sincere mulţumiri pentru
participarea la festivitatea prilejuită de aniversarea a 10-a de la fondarea întreprinderii.
Evoluarea Dumneavoastră a contribuit la crearea unui aspect frumos de sărbătoare şi a bunei dispoziţii, iar
vocile fermecătoare ale grupului etno-folcloric „Smărăndiţa” ne-a alinat sufletul.
Apreciind înalt aportul Dumneavoastră în păstrarea şi promovarea Tezaurului naţional, Vă dorim multă
sănătate, fericire, prosperitate şi realizări frumoase în activitatea de creaţie.
Cu respect,
Director general Mihai PÎSLARU
MODELE DE CERERI
Domnule şef ,
Subsemnatul, Petru MORARU, domiciliat în or. Ialoveni, str. Mihai Viteazu 26, rog să fiu angajat în
funcţia de specialist principal în cadrul Direcţiei învăţămînt, tineret şi sport cu începere de la 25 februarie 2012.
La cerere anexez următoarele acte:
1. Copia buletinului de idntitate;
2. Copia Diplomei de licenţă;
3. Carnetul de muncă;
4. Curriculum vitae;
5. Scrisoare de recomandare;
6. Certificatul medical.
15 februarie 2012 _ ________________

semnătura
P.Moraru
Domnului Ion MOCANU,

şef Direcţia Învăţămînt Ialoveni
CERERE
Domnule director,
Subsemnata Ana Moraru, rog să-mi acordaţi concediu fără plată pentru 60 de zile calendaristice, cu
începere de la 01 iunie 2012 în legătură cu deplasarea soţului în România în interes de serviciu pe perioada
respectivă.
Copia ordinului de delegare a soţului Moraru Mihai o anexez.
Vă muluţesc anticipat.
15 februarie 2012 _ ________________
semnătura
A. Moraru
UNELE FORMULE UZUALE ÎN CORESPONDENŢĂ
Formule de introducere:
Prin prezenta confirmăm primirea scrisorii din...

V-am informat prin scrisoarea noastră din...
Aţi putea să ne expediaţi cît mai curînd posibil…
Acceptăm condiţiile propuse în scrisoarea Dumneavoastră din...
Regretăm profund greaşeala care s-a strecurat...
Avem plăcerea să Vă …
Trebuie să luaţi în consideraţie că…
Folosim acest prilej de a vă mulţumi foarte mult pentru…
Formule de încheiere:
Cu stimă…
Cu cele mai bune sentimente...
Cu respect...
Cu cea mai înaltă consideraţie...
Sperăm să primim răspunsul Dumneavoastră favorabil...
Mulţumim pentru bunăvoinţa Dumneavoastră...
Vă mulţumim anticipat pentru...
Vă rugăm să.acceptaţi scuzele noastre pentru...
Vă rog să aveţi amabilitatea de a confirma acordul D-voastră...
Formule protocolare:
Simate domnule ...
Mult stimate domnule...
(pentru Ambasador) -, Excelenţă, Vă rog să primiţi asigurarea întregii noastre stime.
Domnule Preşedinte, Vă rog să primiţi omagiul celui mai profund respect,
Vă rog să acceptaţi expresia înaltei mele (noastre) consideraţii
Scrierea cu majuscule
Se scriu cu majuscule:
• cuvintele iniţiale ale formulelor de politeţe, toate componentele locuţiunilor pronominale de politeţe: Domnia
Sa, Excelenţa Voastră, Sfinţia Sa etc.; pentru a sugera anumite atitudini (mai ales reverenţa), se poate scrie
Domnule Ministru, Domnule Director etc.;
• denumirile oficiale de funcţii: Ministru al Culturii, Preşedinte al Academiei de Ştiinţe;
• denumirile de aştri şi constelaţii: Marte, Saturn, Ursa-Mare, Luna, Cornul- Caprei, Venus etc.;
• toate cuvintele (cu excepţia celor auxiliare) care formează denumirile unităţilor economice, instituţiilor,
organizaţiilor: Facultatea de Litere, Guvernul Republicii Moldova, Teatrul de Operă şi Balet, Centrul Naţional
de Terminologie, Academia de Ştiinţe a Moldovei, Ministerul Afacerilor Interne, Societatea pe Acţiuni
„Hermes", Societatea cu Răspundere Limitată „Codru";
• denumirile marilor epoci istorice şi evenimentele istorice majore: Evul Mediu, Renaşterea, Unirea
Principatelor,
• denumirile de sărbători: Crăciunul, Anul Nou, Ramadan, Schimbarea la Faţă, întâi Mai;
• denumirile de ordine: Ordinul Republicii.
În cazul titlurilor de publicaţii periodice, opere literare, ştiinţifice, precum şi al denumirilor de documente de
importanţă naţională şi internaţională, alcătuite din mai multe cuvinte, se scriu cu majuscule numai primele cuvinte.
De exemplu: Moldova suverană, Literatura şi arta, Decretul păcii, Regulamentul organic, Declaraţia universală a
drepturilor omului.
Se scrie cu majusculă doar primul cuvânt al denumirilor constituite din două sau mai multe cuvinte ale
organismelor de conducere şi ale compartimentelor din instituţii: Catedra de limba română, Comisia de
cultivare a limbii, Consiliul ştiinţific, Serviciul de contabilitate, Serviciul personal, Direcţia transportur şi
gospodărirea drumurilor etc..
În unele cazuri, pentru a sugera anumite sentimente şi atitudini, se pot scrie cu majusculă termenii de adresare,
inclusiv pronumele, în corespondenţă, atât în text, cât şi pe plic: Domnului Preşedinte; Domnule Primar;
Dumneavoastră etc.
SEGMENTAREA CUVINTELOR LA TRECEREA DINTR-UN RÂND

ÎN ALTUL
Trecerea din rând în rând se efectuează respectând regula generală şi obligatorie a despărţirii cuvintelor în
silabe, care interzice lăsarea la sfârşit de rând a unei secvenţe de cuvânt lipsită de o vocală: as-tăzi; mă-sură, măsu-
ră; pro-curor, procu-ror.
Sunt respectate regulile de despărţire a cuvintelor în silabe bazată pe pronunţare:
a) în succesiunea a două vocale despărţirea se face între cele două.vocale: a-or- tă, bo-re-al, po-lu-a-re,
du-et etc.;
în succesiunea vocală (sau diftong + semivocală (e, i, o, u) + vocală (+ semi- vocală) despărţirea se face
înaintea diftongului postvocalic: dum-nea-ei, ploa-ie, stea-ua;
în cazul grupurilor de două consoane situate între vocale segmentarea pe silabe se face:
în majoritatea situaţiilor între cele două consoane: tic-sit, mun-te, is-to-rie;
înaintea grupului consonantic: o-braz, a-cru, A-fri-ca, pa-tru, ca-blu, pro- cla-ma, su-plu, li-tru,
în cazul grupurilor de trei consoane, situate între vocale, segmentarea cuvintelor în silabe se face:
în majoritatea situaţiilor între prima şi a doua consoană a grupului: fil-tru, vâr-stă, con-tra;
între a doua şi a treia consoană în cazul grupurilor eft, mpt, tnpţ, ncş, net, neţ, ndv, rtf, stm: sculp-tor,
somp-tu-os, punc-taj, punc-ţie, ast-ma-tic;
în cazul grupurilor de patru sau cinci consoane, situate între vocale, segmentarea se face de obicei între
prima şi a doua consoană a grupului consonantic: abstract, construc-tor, monstru-,
foarte rar între a doua şi a treia consoană a grupului consonantic ngs, nbl - grupuri neobişnuite pentru
limba română: horn-blendă, ang-strom, feld- spat, gangster etc.
În cuvintele formate din abrevieri literale, ca UNESCO, SUA, ONU, FIFA segmentarea în silabe nu se admite.
Nu se segmentează pentru efectuarea trecerii din rând în rând nici abrevierile de tipul a.c. (anul curent), î.H.
(înaintea lui Hristos), ş.a. (şi altele), numeralele ordinale notate prin cifre romane sau arabe urmate de un formant.
De exemplu: Conferinţa a IV-a, Congresul al VH-lea.
Nu se trec din rând în rând:
silabele create dintr-o singură vocală, fie că e la începutul cuvântului, fie că e la sfârşitul lui: a-pă, se su-i, o-
mis-,
numele proprii de persoane: Andrei Moraru (nu: Andrei/ Moraru sau Andrei Mo-raru);
unele cuvinte care se scriu cu cratimă, de exemplu: nord-vest, gândeşte-te, semnalânduse;
notaţiile abreviate: 5 kg, 16 km, cap. 2 (nu: 5/ kg, 1 6 / km, cap. /2).
PROCES-VERBAL Nr.______
din ____ ________________20___
al şedinţei Colegiului _________________________
Total membri ai Colegiului ______, din ei prezenţi ______

absenţi: motivat______, nemotivat_____ (lista se anexează)
Invitaţi______ (lista se anexează)
Preşedinte al şedinţei ___________________________________________

( numele, prenumele)
ORDINEA DE ZI:
1. Darea de seamă a Colegiului local pentru perioada anului 2010.
Raportor: ____________________________________
2. Cu privire la modificarea taxelor locale.
Raportori: Ion Petcov, preşedinte al Comisiei consultative

Olga Rusnac, contabil-şef
3. ___________________________________________________
(specificarea chestiunii)
Raportor: ______________________________
(numele, prenumele, funcţia)
1. S-a examinat: ______________________________________________________________

(specificarea chestiunii,
numele, prenumele raportorului, conţinutul raportului* )
Au luat cuvîntul: ______________________________________________________________

( numele, prenumele vorbitorului, funcţia,
_____________________________________________________________________________
redarea succintă a discursului, opiniilor, propunerilor)
S-a decis: (textul deplin al deciziei)
Au votat: Pentru ______, Contra ______, S-au abţinut:_______.

2** S-a examinat:
Au luat cuvîntul:
S-a decis:
Au votat:
Preşedinte al şedinţei: _______________ _________________________

(semnătura) (numele, prenumele)
Secretar _______________ _________________________
(semnătura) (numele, prenumele)
________________________________
*Conţinutul raportului poate fi redat succint sau anexat
** Fiecare chestiune din ordinea de zi se descrie separat.
APROBAT
prin Hotărîrea Guvernului
nr. 721 din 23.07. 2007
REGULAMENTUL-CADRU
cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat în
autorităţile publice centrale şi locale şi în instituţiile
din subordinea acestora
I. Dispoziţii generale
1.1. Prezentul Regulament-cadru stabileşte cerinţele de bază privind documentarea activităţii, organizarea
lucrului cu documentele în cadrul ministerelor, altor autorităţi administrative centrale, inclusiv în cadrul organelor şi
instituţiilor administrative autonome, serviciilor publice desconcentrate ale acestora şi în organele administraţiei
publice locale (în continuare, denumite „organele administraţiei publice” (O.A.P.) şi reglementează modul de
primire, evidenţă, ordonare, perfectare şi multiplicare a documentelor, controlul executării, păstrării şi utilizării
acestora.
Cerinţele expuse în compartimentele 2-6 ale Regulamentului-cadru pot fi utilizate la organizarea lucrărilor
de secretariat în instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile din Republica Moldova.
Cerinţele expuse în compartimentele 7, 8 ale Regulamentului-cadru sînt obligatorii pentru toate instituţiile,
organizaţiile şi întreprinderile din Republica Moldova.
1.2. Regulamentul-cadru se referă la documentele organizatorice (regulamente interne, statute, fişe de post,
scheme de încadrare a personalului, programe şi planuri de activitate, dări de seamă, note informative,
corespondenţă ş.a.) şi de dispoziţie (ordine, dispoziţii, indicaţii, hotărîri, procese-verbale, instrucţiuni ş.a.), cu
excepţia actelor normative ale Guvernului şi ale altor autorităţi ale administraţiei publice (reglementate prin Legea
privind actele normative ale Guvernului şi ale altor autorităţi ale administraţiei publice centrale şi locale nr. 317-
XV din 18 iulie 2003), petiţiilor (reglementate prin Legea cu privire la petiţionare nr.190-XIII din 19 iulie 1994 şi
Instrucţiuni privind ţinerea lucrărilor de secretariat referitoare la petiţiile persoanelor fizice, organizaţiilor legal
constituite, adresate organelor de stat, întreprinderilor, instituţiilor şi organizaţiilor Republicii Moldova, aprobate
prin Hotărîrea Guvernului nr. 208 din 31 martie 1995) şi documentelor secrete, modul de întocmire şi păstrare al
cărora este reglementat prin instrucţiuni speciale.
1.3. Prevederile Regulamentului-cadru se aplică în documentele pe suport de hîrtie. Tehnica ţinerii lucrărilor de
secretariat pe suport electronic va fi prevăzută în actele normative speciale, aprobate de Guvern, ce
reglementează crearea şi implementarea Sistemului integrat de circulaţie electronică a documentelor.
1.4. Conducătorii O.A.P. organizează tehnica operaţiunilor de secretariat, modul de întocmire şi perfectare a
documentelor în baza instrucţiunilor cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat şi a altor documente normativ-
metodice, elaborate de sine stătător în conformitate cu prezentul Regulament.
În cadrul O.A.P. instrucţiunile sînt aprobate de conducător după coordonarea acestora cu Serviciul de Stat de
Arhivă al Republicii Moldova.
1.5. Asigurarea documentară a administrării, exercitarea controlului asupra respectării sistemului unic al
lucrărilor de secretariat în subdiviziunile structurale ale O.A.P., dirijarea metodică şi instruirea cadrelor în acest
domeniu este pusă în sarcina Serviciului secretariat administrativ al O.A.P.
1.6. Conducătorii subdiviziunilor structurale desemnează persoane responsabile pentru ţinerea lucrărilor de
secretariat, care asigură evidenţa şi circulaţia documentelor în termenele stabilite, informează conducerea
privitor la executarea acestora, familiarizează personalul cu documentele normative şi metodice ce ţin de
domeniul dat. Drepturile şi obligaţiunile de serviciu ale persoanelor responsabile sînt prevăzute în fişa de post.
1.7. Funcţionarii încadraţi în O.A.P. şi în instituţiile din subordinea acestora poartă răspundere personală pentru
respectarea cerinţelor instrucţiunilor în cauză şi pentru integritatea documentelor ce se află în posesia lor. Despre
pierderea unor documente este anunţată imediat conducerea subdiviziunilor structurale şi Serviciul secretariat
administrativ.
1.8. Conducătorii O.A.P. şi ai instituţiilor din subordinea lor sînt obligaţi:
să ia măsurile necesare pentru a reduce volumul documentelor, evitînd emiterea documentelor privind
problemele ce ar putea fi soluţionate verbal sau în mod direct;
să controleze periodic starea în care se află lucrările de secretariat şi modul de păstrare a documentelor
de arhivă atît în aparatul central, cît şi în subdiviziunile structurale;
să organizeze instruirea cadrelor responsabile de ţinerea lucrărilor de secretariat;
să implementeze tehnologiile informaţionale în lucrările de secretariat;
să asigure familiarizarea noilor angajaţi cu instrucţiunile cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat.
1.9. La schimbarea conducătorilor subdiviziunilor structurale, predarea-recepţionarea dosarelor şi a
documentelor în curs de executare se efectuează prin întocmirea unui proces-verbal, care se păstrează în serviciul
secretariat al subdiviziunii.
1.10. Dirijarea metodică a modului de organizare şi ţinere a lucrărilor de secretariat este realizată de către
Serviciul de Stat de Arhivă şi instituţiile arhivistice subordonate acestuia, iar suportul lingvistic se pune în
sarcina Centrului Naţional de Terminologie al Institutului de Filologie al Academiei de Ştiinţe a Moldovei.
II. Întocmirea şi multiplicarea documentelor
Drept cadru legal pentru întocmirea documentelor organizatorice şi de dispoziţie în activitatea O.A.P. servesc:
actele legislative ale Parlamentului, decretele Preşedintelui Republicii Moldova, ordonanţele, hotărîrile şi
dispoziţiile Guvernului Republicii Moldova; directivele organelor ierarhic superioare, realizarea activităţii
executive şi organizatorice în scopul îndeplinirii de către O.A.P. a sarcinilor ce ţin de competenţa lor.
În scopul îndeplinirii de către OAP a sarcinilor ce ţin de competenţa lor, întocmirea documentelor organizatorice
şi de dispoziţie urmează a fi efectuată cu respectarea cerinţelor Regulamentului-cadru.
Pentru ca documentele organizatorice şi de dispoziţie să fie valabile, ele trebuie să conţină în mod obligatoriu
următoarele elemente: denumirea organizaţiei autor, tipul documentului, data, titlul textului, textul propriu-zis,
indicele de înregistrare, semnătura.
În procesul întocmirii documentelor, componenţa elementelor poate fi completată în funcţie de destinaţia lor.
Documentele trebuie întocmite în strictă conformitate cu cerinţele prezentului Regulament-cadru şi să conţină un
număr stabilit de elemente obligatorii, conform Anexei nr. 1.
2.1. Formularele documentelor
2.1.1. Documentele organizatorice şi de dispoziţie, de regulă, se întocmesc pe formulare executate pe hîrtie
formatul A4 (297x210 mm) şi formatul A5 (210x148 mm).
2.1.2. Pe formularele O.A.P., în dependenţă de tipul lor, se imprimă următoarele elemente:
Stema de Stat a Republicii Moldova;
numărul unic de identificare (codul cu CUIÎO) din Registrul Naţional Interadministrativ al Republicii Moldova
(RENIM);
denumirea completă a O.A.P.;
date informative referitoare la instituţia emitentă;
tipul documentului (pe formulare speciale, cu excepţia celor pentru scrisori);
semnele distinctive pentru fixarea datei, indicelui de înregistrare a documentului, trimiterii la indicele de
înregistrare şi data documentului de intrare;
locul întocmirii sau editării documentului;
semnele distinctive pentru culegerea adresatului, titlului textului, finalizarea culegerii textului şi
menţiunii de control.
Locurile de amplasare a elementelor şi semnelor distinctive sînt determinate în Anexele nr. 2 şi nr. 3.
2.1.3. În O.A.P. se utilizează trei tipuri de formulare:
formularul general (Anexele nr. 4, 5 şi 5a);
formularul pentru scrisoare (Anexele nr. 6, 6a şi 7);
formularul special - pentru un anumit tip de documente (Anexele nr. 8-12) (el se multiplică tipografic
numai în cazurile în care în O.A.P. se emit mai mult de 200 documente de acest tip pe an).
Formularele pot fi cu elemente amplasate longitudinal sau unghiular.
În O.A.P. se utilizează o singură variantă de formular: cu elementele amplasate longitudinal sau cu cele
amplasate unghiular.
2.1.4. Formularele documentelor se tipăresc pe hîrtie albă cu gradul de albeaţă de 85-93%, densitatea de 80g/m 2.
În cazuri excepţionale se admite utilizarea hîrtiei puţin colorate în nuanţe deschise.
Formularele documentelor pot fi multiplicate tipografic, cu ajutorul mijloacelor poligrafice operative sau pot fi
reproduse cu ajutorul computerelor, la elaborarea nemijlocită a documentului dat.
2.1.5. Procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor raionale şi locale, precum şi deciziile lor, dispoziţiile
preşedintelui raionului (primarului, pretorului) se întocmesc pe formulare speciale, executate tipografic (Anexele
nr.8,8a, 9 şi 10).
Ordinele şi hotărîrile autorităţilor administraţiei publice centrale, de asemenea, se întocmesc pe formulare
speciale, executate tipografic (Anexele nr. 11 şi nr. 12).
2.1.6. Procesele-verbale ale şedinţelor, hotărîrile colegiilor ministerelor, informaţiile, notele informative,
nomenclatoarele dosarelor, fişele de post, planurile şi dările de seamă pentru activitatea de bază, schemele de
încadrare etc. se întocmesc pe formularul general (Anexele nr. 4, 5 şi 5a).
Demersurile se întocmesc pe formularul pentru scrisoare (Anexele nr. 6, 6a, 7).
2.1.7. La întocmirea documentelor de acelaşi tip, folosite frecvent, pot fi utilizate formulare tipizate pe suport
electronic.
2.1.8. Documentele organizatorice şi de dispoziţie, emise de către O.A.P. în comun cu alte organe, nu se
întocmesc pe formulare, ci pe hîrtie albă (Anexa nr. 13).
2.1.9. Se interzice utilizarea formularelor netipizate.
2.2. Elementele constitutive ale documentelor organizatorice şi de dispoziţie
2.2.1. Stema de Stat a Republicii Moldova
Conform Legii cu privire la Stema de Stat a Republicii Moldova nr. 337-XII din 3 noiembrie 1990, pe
formularele O.A.P. se imprimă Stema de Stat a Republicii Moldova. Dimensiunile ei nu trebuie să depăşească 20
mm.
Pe formularul cu elementele plasate longitudinal Stema de Stat se plasează în centru, în partea de sus, iar pe
formularul cu elementele plasate unghiular  în partea de sus, la mijloc, deasupra denumirii instituţiei.
2.2.2. Marca comercială, emblema organizaţiei
Pe formularul organizaţiei-persoană juridică pot fi plasate marca comercială sau emblema. Marca comercială se
plasează pe formularele organizaţiilor numai în cazul în care aceasta este înregistrată în ordinea stabilită de
legislaţia în vigoare a Republicii Moldova.
Marca comercială sau emblema organizaţiei nu se reproduce pe formularul pe care este imprimată Stema de Stat
a Republicii Moldova.
Dimensiunile şi locul plasării mărcii comerciale, emblemei organizaţiei sînt analoage dimensiunilor şi locului
plasării Stemei de Stat.
2.2.3. Numărul unic de identificare (codul CUIÎO) din Registrul Naţional Interadministrativ al Republicii
Moldova (RENIM)
Codul CUIÎO al O.A.P. se stabileşte de către Biroul Naţional de Statistică al Republicii Moldova conform
codului CUIÎO din RENIM. Pe formularul O.A.P. el se plasează sus, în colţul din dreapta.
2.2.4. Denumirea organului administraţiei publice
Denumirea O.A.P. – autorul documentului – se indică complet, în corespundere cu Regulamentul de activitate a

organului respectiv.
Pe formularul cu elementele constitutive plasate longitudinal elementul dat se plasează la acelaşi nivel, din
ambele părţi ale Stemei de Stat a Republicii Moldova: în stînga se imprimă în limba moldovenească, iar în
dreapta – în limba rusă, conform Legii despre funcţionarea limbilor vorbite pe teritoriul R.S.S. Moldoveneşti nr.
3465-XI din 1 septembrie 1989 (Anexele nr. 4, 6, 8, 9, 10, 11); pe formularul cu elementele constitutive plasate
longitudinal al unităţii teritoriale autonome Găgăuzia: în partea stîngă se imprimă în limba moldovenească, în
dreapta – în limba rusă, iar în centru  în limba găgăuză (Anexele nr. 6a şi 8a).
Pe formularul cu elementele plasate unghiular, în partea stîngă se imprimă denumirea completă a O.A.P. în
limba moldovenească, iar mai jos – în limba rusă (Anexele nr. 5, 7, 12); pe formularul cu elementele plasate
unghiular al unităţii teritoriale autonome Găgăuzia denumirea O.A.P. se va indica de asemena în partea stîngă
mai întîi în limba moldovenească, mai jos, în limba rusă, apoi în limba găgăuză (Anexa nr. 5a).
Pe formularul pentru scrisoare, în cazurile corespondenţei cu organisme internaţionale, denumirea O.A.P. se va
indica în limba străină respectivă.
Dacă documentul se întocmeşte pe hîrtie albă, denumirea completă a O.A.P. se culege în partea de sus a filei, în
limba moldovenească, din poziţia „0” a tabulatorului, cu majuscule.
2.2.5. Denumirea organizaţiei sau a subdiviziunii structurale
Denumirea subdiviziunii structurale a O.A.P. şi a instituţiilor din subordinea acestora se plasează mai jos de
denumirea organului său ierarhic superior. Modul de imprimare şi plasare a denumirii este analog celui al
organului administraţiei publice. Denumirea subdiviziunii structurale a instituţiei din subordine se imprimă pe
formularul documentului cu caractere mai mari.
Denumirea instituţiei pe formularul documentului trebuie să corespundă denumirii atestate în documentele de
constituire a instituţiei respective.
Abrevierea denumirii se indică doar în cazul în care aceasta este atestată în documentele de constituire a
instituţiei respective. Ea se plasează mai jos de denumirea completă. Denumirea se indică în limba
moldovenească.
Întreprinderile mixte vor indica denumirea în limba străină respectivă în cazul în care aceasta este atestată în
documentele de constituire.
Denumirea filialei şi reprezentanţei se plasează pe formulare mai jos de denumirea organizaţiei emitente.
2.2.6. Date informative cu privire la organizaţie (codul poştal, adresa poştală şi telegrafică, numărul de
telefon, telefax, adresa electronică, pagina Web, numărul contului de decontare)
Părţile componente ale acestui element se plasează după cum urmează:
pe formularul pentru scrisoare, cu elementele constitutive plasate longitudinal, la acelaşi nivel, din
ambele părţi ale Stemei de Stat a Republicii Moldova, mai jos de denumirea completă a O.A.P.: în partea stîngă
se imprimă în limba moldovenească, iar în partea dreaptă – în limba rusă (Anexa nr. 6);
pe formularul pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate longitudinal al UTA Găgăuzia – mai
jos de denumirea completă a O.A.P.: în partea stîngă se imprimă în limba moldovenească, în dreapta – în limba
rusă, iar în centru – în limba găgăuză (Anexa nr.6a);
pe formularul pentru scrisoare cu elementele plasate unghiular, sus, în colţul din stînga, mai jos de
denumirea completă a O.A.P., se imprimă în limba moldovenească, iar mai jos – în limba rusă (Anexa nr. 7);
pe formularul pentru scrisoare cu elementele constitutive plasate unghiular al UTA Găgăuzia, sus, în
colţul din stînga, mai jos de denumirea completă a O.A.P., se imprimă în limba moldovenească, mai jos, în limba
rusă, apoi în limba găgăuză.
2.2.7. Tipul documentului
Tipul documentului, întocmit pe formular sau pe hîrtie albă, se indică pe fiecare document, cu excepţia scrisorii.
De exemplu: proces-verbal, hotărîre, ordin, dispoziţie, informaţie, plan de activitate, dare de seamă, fişă
de post, schemă de încadrare, nomenclator al dosarelor etc.
Tipul documentului se plasează mai jos de denumirea completă a O.A.P., indicată în limba moldoveneacă sau în
limba în care este perfectat documentul; se culege cu majuscule din poziţia „0” a tabulatorului.
Tipul documentului pe formularele pentru ordine, dispoziţii, cu elementele constitutive plasate longitudinal,
executat tipografic, se plasează în centru, mai jos de Stema de Stat a Republicii Moldova, în limba
moldovenească, cu majuscule.
Tipul documentului pe formularele pentru ordine, dispoziţii cu elementele constitutive plasate unghiular,
executat tipografic, se plasează sus, în colţul din stînga, mai jos de denumirea completă a O.A.P., în limba
moldovenească, cu majuscule.
2.2.8. Data documentului
Toate documentele se datează în mod obligatoriu.

Data se indică de către persoana care semnează sau aprobă documentul. Data documentului se consideră cea a
semnării, adoptării şi aprobării lui sau data desfăşurării evenimentului fixat în el (şedinţei, consfătuirii etc.).
Elementul dat cuprinde ziua, luna şi anul, care se indică prin două metode:
ziua – cu cifre arabe, luna – cu litere, anul – cu cifre arabe. De exemplu: 10 iunie 2005 (astfel se indică
data la întocmirea documentelor normative, financiare şi a celor cu caracter social-juridic);
cu trei perechi de cifre arabe. De exemplu: 10.06.05.
Dacă numărul ce indică ziua sau luna constă dintr-o singură cifră, înaintea ei se va scrie cifra „0”. De exemplu:
01.06.06.
În cazul documentelor întocmite de O.A.P., în comun cu alte organe, data documentului se consideră cea a
semnării de către ultimul organ.
Pe formularele pentru ordine, dispoziţii şi pe formularul general data documentului se plasează mai jos de
denumirea completă a O.A.P. şi tipul documentului, indicate în limba moldovenească, şi se culege cu cifre arabe
din poziţia „0” a tabulatorului.
Pe formularul pentru scrisoare data documentului se plasează mai jos de elementul „Date informative cu privire
la organizaţie” şi se culege cu cifre arabe din poziţia „0” a tabulatorului.
2.2.9. Indicele de înregistrare a documentului
Numărul de înregistrare a documentului se indică pe toate documentele respective.

Numărul documentului de ieşire al O.A.P. este constituit, de regulă, din:
indicele subdiviziunii structurale care a întocmit documentul;
numărul dosarului conform nomenclatorului dosarelor în care se coase copia documentului;
numărul curent de înregistrare. De exemplu: 01-06/25.
Primele două perechi de cifre se indică de către executant în procesul întocmirii documentului, iar numărul
curent de înregistrare se indică în cancelarie.
Pe formularul pentru scrisoare elementul „Indicele de înregistrare a documentului” de ieşire se plasează mai jos
de elementul „Date informative referitoare la organizaţie”, în partea stîngă, la acelaşi nivel cu elementul „Data
documentului”, după abrevierea „nr.” (numărul) şi se scrie cu cifre arabe. De exemplu: nr. 01-06/25 din
01.02.06.
Indicele de înregistrare a documentelor de dispoziţie şi a proceselor-verbale ale şedinţelor îl constituie numărul
curent al documentului. De exemplu: Ordin nr. 1, 2, 3, 4 etc.
Proces-verbal nr. 1, 2, 3, 4 etc.
Pe formularul pentru ordin indicele (numărul) de înregistrare a documentului se plasează la acelaşi nivel cu
elementul „Data documentului”, în partea dreaptă, mai jos de denumirea completă a O.A.P., după abrevierea
„nr.” şi se indică cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 25
La întocmirea proceselor-verbale ale şedinţelor, a proceselor-verbale de constatare, a documentelor de dispoziţie
pe formular general, indicele (numărul) de înregistrare a documentului se plasează mai jos de denumirea
completă a O.A.P. şi tipul documentului, în limba moldovenească, la nivelul elementului „Data documentului”,
după abrevierea „nr.”, cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 3.
Indicele documentului intern care nu se înregistrează (informaţia, nota informativă, instrucţiunea de serviciu,
planul de activitate, darea de seamă, schema de încadrare, nomenclatorul dosarelor etc.) se constituie din indicele
subdiviziunii structurale şi numărul dosarului conform nomenclatorului, care se culege mai jos de denumirea
completă a O.A.P. şi tipul documentului, în limba moldovenească, la acelaşi nivel cu elementul „Data
documentului”, după abrevierea „nr.”, cu cifre arabe. De exemplu: 01.02.05 nr. 01-05
În documentele întocmite de O.A.P., în comun cu alte organe, indicele de înregistrare a autorilor se separă prin
bară în ordinea în care acestea sînt indicate în document (de la stînga la dreapta).
Pentru ordin (dispoziţie, hotărîre, decizie etc.): 26/58 ...
Pentru scrisoare: 02-10/135 / 01-12/200/...
2.2.10. Referinţă la indicele de înregistrare şi data documentului de intrare
Referinţa include indicele de înregistrare şi data documentului la care se dă răspuns.

De exemplu:
„La nr. ______ din ____________”,
unde „La nr. _____” este indicele de înregistrare a documentului de intrare, „din __________” este data
documentului de intrare.
Referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului de intrare se indică numai pe formularul pentru scrisori
şi se plasează mai jos de elementele „Data documentului” şi „Indicele de înregistrare a documentului”, se indică
cu cifre arabe; cuvîntul „anul” sau „an” nu se scrie; se culege din poziţia „0” a tabulatorului. De exemplu: La nr.
03-10/18 din 01.02.98
2.2.11. Locul întocmirii sau editării documentului
Elementul dat se indică pe formularul pentru ordin şi pe formularul general.

Pe formularul pentru ordin elementul dat se plasează în centru, mai jos de elementul „Denumirea tipului
documentului”, în limba moldovenească.
Pe formularul general acest element se plasează în stînga paginii, mai jos de elementele „Data documentului” şi
„Indicele de înregistrare a documentului”, în limba moldovenească.
Se admit următoarele abrevieri:
municipiul – mun.
oraşul – or.
raionul – r-nul
comuna – com.
satul – s.
2.2.12. Parafa de limitare a accesului la document
Elementul dat se indică prin cuvintele:

- Secret;
- Strict secret;
- De importanţă deosebită;
- Secret comercial.
Această parafă se plasează pe prima pagină a documentului, sus, în colţul din dreapta, în limba moldovenească
(la traducerea documentului în limba rusă sau în altă limbă, se traduce şi parafa), fără ghilimele, în conformitate
cu Legea cu privire la secretul de stat nr. 106-XIII din 17.05.94 şi Legea cu privire la secretul comercial nr. 173-
XIII din 06.07.94.
2.2.13. Destinatarul
La expedierea documentelor se utilizează mai multe formule de adresare. Destinatarii documentelor pot fi:
- organizaţii - persoane juridice;
- subdiviziunile acestora;
- persoane cu funcţie de răspundere;
- persoane fizice.
Adresa destinatarului cuprinde:
- denumirea organizaţiei-persoană juridică (subdiviziunii acesteia);
- prenumele, numele destinatarului;
- strada, numărul blocului, apartamentului, codul poştal, localitatea.
Dacă documentul este adresat unei organizaţii – persoana juridică sau unei subdiviziuni a acesteia, fără a se
indica persoana cu funcţie de răspundere concretă, denumirea se scrie la cazul nominativ. De exemplu:
1. Ministerul Economiei şi Comerţului

al Republicii Moldova
Piaţa Marii Adunări Naţionale, 1

MD-2033, mun. Chişinău
2. Ministerul Finanţelor
Direcţia administrativă
str. Cosmonauţilor, 9
Dacă documentul este adresat unei persoane cu funcţie de răspundere concrete, prenumele şi numele se indică
fiind însoţite de abrevierea „dlui” (domnului) sau „dnei” (doamnei), denumirea organizaţiei - persoană juridică
se scrie la cazul nominativ. De exemplu:
Dlui Ion Moraru,
Ministrul finanţelor
În cazul în care se indică funcţia persoanei şi denumirea organizaţiei - persoană juridică în care ea îşi desfăşoară
activitatea, denumirea funcţiei, şi cea a organizaţiei - persoană juridică se scriu la cazul nominativ. De exemplu:
Dlui Mihai Botnaru,

specialist principal, Ministerul
Finanţelor al Republicii Moldova
Documentul nu poate fi adresat unui număr mai mare de patru destinatari. De exemplu:
Ministerul Economiei şi Comerţului
Ministerul Finanţelor
Procuratura Generală
a Republicii Moldova
Biroul Naţional de Statistică

Înaintea celui de-al doilea, al treilea şi al patrulea adresant nu se indică cuvîntul „Copie”.
Dacă documentul se expediază la mai mult de patru destinatari, se întocmeşte o listă de expediere, iar pe fiecare
document se indică destinatarul concret.
Dacă documentul se expediază în mai multe organizaţii similare, destinatarii se indică la general. De exemplu:
1. Consiliile raionale (municipale)

2. Procuraturile raionale
3. Centrele de medicină preventivă
Dacă documentul se expediază unei persoane fizice, se indică mai întîi prenumele şi numele destinatarului, apoi
adresa. De exemplu:
Dnei Larisa Plugaru

str. Mioriţa, 12, bl. 1, ap. 10
Elementul „Destinatarul” pe formularul pentru scrisoare se plasează sus, în colţul din dreapta, între semnele
prevăzute pentru scrierea adresantului şi se culege din poziţia 4 a tabulatorului.
2.2.14. Parafa de aprobare a documentului
De regulă, se aprobă următoarele tipuri de documente: regulamente, instrucţiuni, planuri şi dări de seamă pentru
activitatea de bază, scheme de încadrare, procese-verbale de constatare, nomenclatoare ale dosarelor etc.
Documentele capătă valoare juridică din momentul aprobării lor de către conducător sau din momentul emiterii
unui document dispozitiv special. Ambele modalităţi de aprobare au valoare juridică identică.
Parafa de aprobare se plasează sus, în colţul din dreapta al documentului, şi se culege din poziţia 5 a
tabulatorului.
Parafa de aprobare trebuie să conţină cuvîntul APROB (scris cu majuscule, fără ghilimele), funcţia persoanei de
răspundere care aprobă documentul, semnătura personală, prenumele, numele şi data. De exemplu:
APROB
Ministrul justiţiei
_____________ Vasile Lungu
(semnătura)
20.10.05
La aprobarea documentului prin hotărîre, decizie, ordin, dispoziţie, proces-verbal, parafa de aprobare trebuie să
conţină cuvîntul APROBAT (scris cu majuscule, fără ghilimele), denumirea documentului prin care se aprobă la
cazul nominativ, data şi numărul lui. De exemplu:
1. APROBAT
Ordinul Ministrului finanţelor
20.10.05 nr. 100
2. APROBAT
Procesul-verbal al şedinţei Consiliului
Colegial al Ministerului Finanţelor
10.05.05 nr. 5
La aprobarea documentului de către mai multe persoane cu funcţii de răspundere de acelaşi rang, semnăturile lor
se plasează la acelaşi nivel. De exemplu:
APROB APROB
Ministrul justiţiei Ministrul finanţelor
___________ Vasile Lungu ___________ Ion Moraru
(semnătura) (semnătura)
20.03.05 20.03.05
2.2.15. Rezoluţia
Indicaţiile conducătorului O.A.P. privind executarea documentului se înscrie sub formă de rezoluţie care include:
prenumele şi numele executantului (executanţilor), conţinutul misiunii, termenul de executare, semnătura şi data.
De exemplu:
Dlui Tudor Ureche

Rog să prezentaţi spre aprobare, pînă
la 01.12.05, planul privind activitatea
de bază a Direcţiei pentru anul 2006
_______________ 10.09.05
(semnătura)
Rezoluţia se plasează pe prima pagină a documentului, mai jos de parafa „Destinatarul”, la nivelul textului
documentului. Dacă locul respectiv nu permite plasarea rezoluţiei, ea poate fi plasată în orice alt loc liber, pe
prima pagină a documentului, cu excepţia marginilor.
Plasarea rezoluţiei pe text este inadmisibilă.
Se admite aplicarea rezoluţiei pe o filă aparte.
2.2.16. Titlul textului
În toate documentele întocmite pe formulare sau pe hîrtie albă, formatul A4 (297x210 mm), se indică titlul
textului, care se plasează mai sus de textul propriu-zis al documentului, în partea stîngă a paginii, pe formulare –
între semnele distinctive pentru culegerea titlului, pe hîrtie albă se culege din poziţia „0” a tabulatorului, cu
spaţiere la un rînd, cu litere mici, cu excepţia primei litere care se scrie cu majusculă. Titlul textului nu se
subliniază, la sfîrşit nu se pune punct.
Titlul textului reflectă conţinutul succint al documentului şi tipul acestuia. De exemplu:
1. Ordin (cu privire la ce?) Cu privire la crearea comisiei...
2. Corespondenţă (privind ce?) Privind prezentarea informaţiei...
3. Proces-verbal (al cui?) Al şedinţei Consiliului raional...
Dacă titlul textului depăşeşte 5 rînduri a cîte 28 de caractere, se permite prelungirea lui pînă la extrema marginii
din dreapta.
La textul documentului întocmit pe formularul de formatul A5 (210x148 mm) (scrisori, telegrame, invitaţii etc.)
titlul textului nu se indică.
2.2.17. Menţiune cu privire la control
Elementul referitor la control se indică prin simbolul „C”, cuvîntul sau ştampila „Control” şi se plasează pe
marginea stîngă a primei pagini a documentului, la nivelul elementului „Titlul textului”.
2.2.18. Textul documentului
Textul documentului trebuie să fie formulat clar, laconic, să nu admită diverse interpretări.
Textul, de regulă, se constituie din două părţi. În prima parte se indică motivul, temeiul, scopul întocmirii
documentului; partea a doua include hotărîri, concluzii, solicitări, sugestii, recomandări. Uneori textul poate să
conţină doar partea a doua, de exemplu, ordinele, dispoziţiile  doar partea dispozitivă, fără clauza de emitere;
scrisorile, cererile – doar solicitarea, fără preambul; informaţiile, memoriile – doar aprecierea faptelor,
concluziile.
În textul documentului întocmit în baza documentelor altor organizaţii sau în baza documentelor emise anterior
se indică următoarele elemente: tipul documentului, denumirea O.A.P. – organul emitent, data documentului,
indicele de înregistrare a documentului şi titlul textului.
În documentele dispozitive ale O.A.P. care activează în baza principiului dirijării unipersonale, precum şi în
documentele adresate administraţiei, subdiviziunii structurale, textul se scrie la persoana întîia singular
(„ordon”, „propun”, „rog”).
În documentele de dispoziţie ale organelor colegiale textul se redactează la persoana a treia singular („hotărăşte”,
„decide”).
În documentele de dispoziţie, elaborate în comun cu mai multe O.A.P., textul se redactează la persoana întîia
plural („ordonăm”, „am hotărît”).
În textul procesului-verbal cuvintele „s-a audiat”, „s-a decis”, „s-a hotărît” se scriu la persoana a treia singular,
iar „au luat cuvîntul” – la persoana a treia plural.
În documentele ce stabilesc drepturi şi obligaţiuni ale O.A.P., ale subdiviziunilor lor structurale, ale persoanelor
cu funcţii de răspundere (regulamente, instrucţiuni), precum şi în cele ce conţin descrieri, aprecieri ale faptelor
sau constatări (procese-verbale de constatare, certificate), textul se redactează la persoana a treia singular sau
plural („secţia exercită funcţiile”, „din componenţa asociaţiei fac parte”, „comisia a stabilit”).
La întocmirea scrisorilor se utilizează formele de redactare de tipul celor prezentate mai jos:
- la persoana întîia plural („rugăm să ne expediaţi”, „expediem spre
examinare”);
- la persoana întîia singular („consider necesar”, „rog să alocaţi”);
- la persoana a treia singular („ministerul este de acord”, „serviciul consideră posibil”).
Textul documentului poate fi plasat pe ambele părţi ale filei (cu excepţia documentelor care se expediază în
organele ierarhic superioare, ordinelor cu privire la activitatea de bază, proceselor-verbale ale Consiliului
raional). În acest caz, verso filei va avea următoarele dimensiuni:
din dreapta – 35 mm;
din stînga – nu mai puţin de 8 mm;
de sus – 20 mm;
de jos:
pentru formatul A4 – cel puţin 19 mm;
pentru formatul A5 – cel puţin 16 mm.
Cea de-a doua, precum şi următoarele pagini ale textului documentului se numerotează cu cifre arabe, la mijlocul
cîmpului de sus al filei, fără cuvîntul „pagina” (sau „pag.”), fără semne de punctuaţie.
Numărul filelor se culege cu spaţiere de 10-15 mm de la marginea de sus a filei.
Pe formulare şi pe hîrtie albă formatul A4 (297x210 mm) textul se culege cu spaţiere la 1,5 rînduri, iar pe hîrtie
formatul A5 (210x148 mm) – cu spaţiere la un rînd.
2.2.19. Menţiune cu privire la anexe
Anexele documentelor pot fi de trei tipuri:

- aprobate sau puse în circulaţie prin anumite documente de dispoziţie;
- ce explică sau completează conţinutul documentului de bază;
- cu valoare de documente de sine stătătoare, expediate cu o scrisoare de însoţire.
Anexele trebuie să conţină elementele obligatorii ale documentului (titlul, semnăturile persoanelor responsabile,
data, menţiuni cu privire la vizare, aprobare etc.).
Anexele menţionate în textul documentului de dispoziţie, ce nu sînt aprobate prin documentul dat, sus, în colţul
din dreapta al primei pagini, conţin următoarea menţiune:
Anexă la ordinul ministrului
______________ nr. ______
În cazul în care documentul de dispoziţie conţine mai multe anexe, fiecăreia dintre ele i se atribuie un număr:
„Anexa nr. 1”, „Anexa nr. 2” etc.
Dacă documentul conţine anexe ce sînt enumerate în text, menţiunea cu privire la prezenţa lor se scrie sub text,
înaintea elementului „Semnătura”, se culege din poziţia „0” a tabulatorului şi se întocmeşte după cum urmează:
Anexă: pe 10 file în 2 ex.
În cazul în care documentul conţine anexe ce nu sînt enumerate în text, denumirea lor se scrie indicîndu-se
numărul de file în fiecare anexă şi numărul de exemplare. De exemplu:
Anexă:
1. Inventarul dosarelor cu termen permanent de păstrare pentru anii 2000-
2005, pe 5 file, în 4 ex.
2. Procesul-verbal cu privire la nimicirea documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat, pentru anii
1989-1999, pe 2 file, în 3 ex.
Dacă la document se anexează un alt document cu anexă, menţiunea despre prezenţa anexei se indică în modul
următor:
Anexă: scrisoarea Serviciului de Stat de Arhivă din 17.01.05 nr. 01-4/52 şi
anexa la ea, în total – 7 file.
În cazul în care anexa nu se expediază pe toate adresele indicate în document, menţiunea despre prezenţa
acesteia se scrie în modul următor:
Anexă: pe 6 file, în 2 ex., în prima adresă.
Dacă anexele sînt sub formă de broşură, numărul filelor nu se indică.
2.2.20. Semnătura
Pentru a da documentului valoare juridică, el trebuie autentificat.

Modalităţile principale de autentificare sînt următoarele: semnarea, aprobarea şi aplicarea ştampilei.
De regulă, se semnează doar primul exemplar al documentului.
Elementul „Semnătura” conţine:
- denumirea funcţiei persoanei care semnează documentul;
- semnătura personală;
- prenumele şi numele (se indică fără paranteze).
Dacă documentul este cules pe formular, denumirea funcţiei semnatarului se scrie prescurtat (fără denumirea
O.A.P.). De exemplu:
Ministru (semnătura personală) Tudor Munteanu
În cazul în care documentul este cules pe hîrtie albă, denumirea funcţiei semnatarului se scrie complet. De
exemplu:
Ministrul apărării (semnătura personală) Andrei Culea
Două semnături vor conţine procesele-verbale ale şedinţelor consiliilor (a preşedintelui şi a secretarului) şi
documentaţia financiară (a conducătorului O.A.P. şi a contabilului). În aceste cazuri, semnăturile se plasează una
sub alta, în dependenţă de funcţia pe care o deţine semnatarul. De exemplu: (în cazul în care documentul este
cules pe formular):
1. Preşedinte (semnătura personală) Ion Dinu
Secretar (semnătura personală) Maria Ciobanu
2. Ministru (semnătura personală) Tudor Hîncu

Contabil-şef (semnătura personală) Elena Eşanu
La semnarea documentului de către mai multe persoane cu funcţii similare, semnăturile lor se plasează la acelaşi
nivel. Documentele emise de două sau mai multe organe se întocmesc pe hîrtie albă, indicîndu-se complet
funcţiile conducătorilor şi data semnării. De exemplu:
Ministrul economiei şi comerţului Ministrul finanţelor
___________ Valeriu Botnaru __________ Ion Moraru
_______________ ______________
(data) (data)
La semnarea documentelor elaborate de o comisie nu se indică funcţiile persoanelor care au întocmit
documentul, ci distribuirea funcţiilor în cadrul comisiei respective. De exemplu:
Preşedintele comisiei (semnătura personală) Mihai Roibu

Membrii comisiei (semnăturile personale ale Alexandru Bordeian
membrilor comisiei) Valentina Roşca
(Lista membrilor
comisiei se scrie în
ordine alfabetică)
În cazul în care lipseşte persoana cu funcţie de răspundere, indicată în elementul „Semnătura” a proiectului
documentului, documentul este semnat de interimarul său indicîndu-se în mod obligatoriu funcţia, prenumele şi
numele semnatarului. Nu se admite aplicarea barei înaintea denumirii funcţiei.
Elementul „Semnătura” se culege din poziţia „0” a tabulatorului.
Semnătura digitală se aplică conform Legii cu privire la documentul electronic şi semnătura digitală nr. 264-XV
din 15 iulie 2004.
2.2.21. Parafa de coordonare a documentului
Proiectele documentelor de dispoziţie ale O.A.P., în unele cazuri, trebuie coordonate cu alte autorităţi de
competenţa cărora ţin problemele abordate în proiectele respective.
Coordonarea documentelor în afara O.A.P. se efectuează prin aplicarea parafei respective pe recto documentului,
mai jos de elementul „Semnătura”, cu indicarea cuvîntului COORDONAT (cules din poziţia „0” a tabulatorului,
cu majuscule, fără spaţiu între ele, fără ghilimele şi două puncte) a denumirii funcţiei persoanei care coordonează
documentul (inclusiv denumirea organizaţiei - persoană juridică) şi a semnăturii personale, urmate de
prenumele, numele semnatarului şi data. De exemplu:
COORDONAT
Directorul Serviciului
de Stat de Arhivă al
Republicii Moldova
__________ Vasile Mocanu
(semnătura)
20.05.05
Dacă documentul se coordonează cu mai multe autorităţi de acelaşi rang, parafele de coordonare se aplică la
acelaşi nivel, după cum urmează:
COORDONAT COORDONAT
Ministrul finanţelor Ministrul economiei şi comerţului
__________ Ion Moraru ___________ Valeriu Botnaru
20.05.05 22.05.05
În cazul în care documentul se coordonează cu mai multe autorităţi de ranguri diferite, parafele de coordonare se
aplică una sub alta, conform rangului.
Dacă documentul este coordonat prin intermediul unei scrisori, printr-un proces-verbal, parafa de coordonare se
întocmeşte în modul următor:
COORDONAT
Scrisoarea Ministerului
Finanţelor al Republicii
Moldova 30.10.05 nr. 07-14/435
sau:
COORDONAT
Procesul-verbal al şedinţei
Comisiei Centrale de Expertiză
şi Control a Serviciului de Stat
de Arhivă al Republicii Moldova
05.04.05 nr. 3/15
În cazul în care documentul necesită coordonarea cu mai multe O.A.P., parafa de coordonare poate fi
aplicată pe o foaie de hîrtie aparte pentru fiecare O.A.P. Pe documentul coordonat se face următoarea menţiune:
„Foaia de coordonare se anexează”. Menţiunea se face în limitele marginilor pentru parafa de coordonare.
2.2.22. Viza
Coordonarea documentelor în cadrul O.A.P. se efectuează prin aplicarea vizei.

Viza trebuie să conţină semnătura, prenumele, numele semnatarului şi data.
În cazul în care este necesar, se indică şi funcţia semnatarului. De exemplu:
Contabil-şef
__________ Ana Ursu
(semnătura)
01.12.05
Vizele se aplică pe exemplarul documentului ce rămîne în O.A.P., pe recto ultimei pagini, mai jos de elementul
„Semnătura”. În proiectele de ordine, hotărîri ale consiliilor şi alte documente de dispoziţie viza se aplică pe
primul exemplar, pe recto ultimei file a documentului.
În cazurile în care există obiecţii sau completări la documentul respectiv, viza se perfectează în modul următor:
Observaţiile se anexează
Şef Direcţie Marketing
__________ Marin Cozma
(semnătura)
10.04.05
Aplicarea vizei se admite şi pe o foaie aparte.
2.2.23. Ştampila, sigiliul
Ştampila autentifică semnătura conducătorului. Ea se aplică pe documentele cu caracter economico-financiar,

certificate, adeverinţe, statute, regulamente, carnete de muncă, procese-verbale de constatare, instrucţiuni,
precum şi pe alte documente, după caz.
Pe documentele prevăzute pentru acte normative speciale, ştampila se aplică pe locul indicat în documentul-
model respectiv, pe celelalte – amprenta ştampilei trebuie să cuprindă o parte din denumirea funcţiei persoanei
care semnează documentul şi o parte din semnătura personală.
2.2.24. Menţiune cu privire la autentificarea copiei
Copia documentului reprezintă redarea exactă a tuturor elementelor documentului şi se eliberează numai cu
permisiunea conducerii O.A.P. sau a conducătorului subdiviziunii structurale respective.
Pentru autentificarea copiei documentului, mai jos de elementul „Semnătura”, se scrie elementul „Pentru
conformitate”, precum şi denumirea funcţiei pe care o deţine persoana care a autentificat copia, semnătura,
prenumele, numele semnatarului şi data. De exemplu:
Pentru conformitate
Contabil-şef (semnătura personală) Dan Buga
25.12.05
Copia documentului poate fi autentificată cu orice ştampilă pe care O.A.P. o consideră potrivită.
2.2.25. Informaţie despre executant
Pe toate documentele ieşite se indică numele executantului şi numărul de telefon de serviciu, e-mail (în caz de
necesitate) care se plasează pe recto sau, în lipsă de spaţiu, pe verso ultimei file a documentului, jos, în colţul din
stînga, sub elementul „Semnătura”; se culege din poziţia „0” a tabulatorului. De exemplu:
Ţurcanu, 23 24 25 e-mail: ţurcanu@registru.md
Mai jos de menţiunea privind executantul documentului se admite plasarea iniţialelor prenumelui şi
numelui operatorului, numărul de exemplare culese şi data. De exemplu:
A.F. 3 01.05.05
2.2.26. Menţiune cu privire la executarea documentului şi îndosarierea lui
Menţiunea dată se plasează pe recto primei file, jos, în colţul din stînga şi include cuvintele „În dosarul”,
urmat de numărul de îndosariere a documentului. Aceste date se indică în cazul în care documentul de intrare nu
cere răspuns sau atunci cînd la documentul de intrare se anexează documentul-răspuns.
De exemplu:
În dosarul nr. 01-5
20.05.05 _________
(semnătura)
În cazul în care la documentul de intrare nu este anexat documentul-răspuns, în menţiune se indică
informaţii scurte privind executarea documentului în felul următor:
- a fost emis ordin;
- a fost soluţionat prin telefon etc. De exemplu:
În dosarul nr. 01-5

A fost emis ordinul
01.05.05 nr. 100
_________
(semnătura)
Menţiunea privind executarea documentului şi depunerea lui în dosar se semnează şi se datează de către
executantul documentului sau conducătorul subdiviziunii structurale în care a fost executat documentul.
2.2.27. Menţiune cu privire la data intrării documentului în organizaţie
– persoană juridică
Menţiunea referitoare la data intrării documentului se efectuează prin aplicarea ştampilei de înregistrare a
O.A.P. pe prima pagină, jos, în colţul din dreapta, indicîndu-se data intrării şi numărul de înregistrare a
documentului (Anexa nr. 14).
2.2.28. Menţiune cu privire la căutarea documentului cu ajutorul mijloacelor tehnice
Menţiunea pentru căutarea documentului cu ajutorul mijloacelor tehnice trebuie să includă nota referitoare la
trecerea informaţiei pe suport electronic, numărul fişierului, cifrul operatorului şi alte date stabilite de O.A.P.
2.3. Cerinţele faţă de culegerea documentelor
2.3.1. Documentele prezentate pentru culegere se scriu clar, cu cerneală de culoare închisă şi se redactează
minuţios.
2.3.2. La culegerea documentelor (pe recto filei) trebuie respectate următoarele dimensiuni ale marginilor:
din stînga – 35 mm;
din dreapta – nu mai puţin de 8 mm;
de sus – 20 mm;
de jos:
pentru foi formatul A4 – cel puţin 19 mm;
pentru foi formatul A5 – cel puţin 16 mm.
2.3.3. Textul documentelor pe formulare de formatul A4 se culege cu spaţiere la 1,5 rînduri, iar pe formulare de
formatul A5 – cu spaţiere la un rînd.
Primul rînd al alineatului se culege lăsîndu-se cinci caractere de la marginea cîmpului din stînga.
La pregătirea textelor pentru imprimare tipografică se admite culegerea cu spaţiile la 2 rînduri.
2.3.4. Elementele constituite din cîteva rînduri, cum ar fi „Titlul textului”, „Destinatarul”, „Parafa de aprobare a
documentului”, „Menţiune cu privire la anexe”, „Semnătura”, „Viza” se culeg cu spaţiere la un rînd, cu litere
mici, cu excepţia cuvintelor „APROB”, „APROBAT”, „COORDONAT”, care se culeg cu majuscule, fără
ghilimele.
Părţile componente ale acestor elemente se culeg cu spaţiere la 1,5-2 rînduri.
2.3.5. Elementele documentului se culeg cu spaţiere la 2-3 rînduri.
2.3.6. Denumirea tipului documentului se culege cu majuscule.
2.3.7. Semnătura în clar în elementul „Semnătura” se culege la nivelul ultimului rînd ce conţine denumirea
funcţiei.
În cazul în care sînt prezente cîteva semnături, dispuse una sub alta, denumirile funcţiilor şi semnăturile în clar se
plasează cu spaţiere la 2-3 rînduri.
2.3.8. La culegerea documentelor se utilizează opt poziţii standard ale tabulatorului:
0 – extrema marginii din stînga (poziţia „0”);
1 – la spaţiere de 5 caractere de la marginea din stînga;
7 – la spaţiere de 56 caractere de la marginea din stînga.
2.3.9. Din poziţia „0” a tabulatorului se culeg următoarele elemente: „Tipul documentului”, „Data
documentului”, „Referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului”, „Titlul textului”, „Textul
documentului”, „Menţiunea cu privire la anexe”, denumirea funcţiei în elementul „Semnătura”, „Parafa de
coordonare a documentului”, „Viza”, „Menţiune cu privire la autentificarea copiei”, „Informaţie despre
executant”, precum şi cuvintele „S-A AUDIAT”, „AU LUAT CUVÎNTUL”, „S-A HOTĂRÎT”, „AU
VOTAT”, „ORDON”, „PROPUN”.
În cazul în care documentul urmează să fie aprobat sau coordonat de mai multe persoane, parafa respectivă se
plasează în două coloane pe verticală, din poziţiile „0” şi „5” ale tabulatorului.
2.3.10. Din poziţia 1 a tabulatorului începe alineatul în text.
2.3.11. Din poziţia 4 a tabulatorului se culege elementul „Destinatarul”.
2.3.12. Din poziţia 5 a tabulatorului se culege elementul „Parafa de limitare a accesului la document”, „Parafa de
aprobare a documentului”.
2.3.13. Din poziţia 6 a tabulatorului se culege prenumele şi numele semnatarului în elementul „Semnătura”.
2.3.14. Poziţiile 2, 3 şi 7 ale tabulatorului se folosesc la formarea tabelelor.
2.3.15. În cazul în care textul documentului conţine cuvîntul „Notă” sau trimiteri la documentul în temeiul căruia
a fost întocmit, cuvintele „Notă” şi „Temei” se culeg din poziţia „0” a tabulatorului, iar textul ce se referă la ele –
din poziţia 1 a tabulatorului, cu spaţiere la un rînd.
2.3.16. La plasarea elementelor şi a textului pe documentele elaborate pe suport electronic se respectă aceleaşi
cerinţe.
III. Întocmirea unor documente organizatorice şi de dispoziţie
3.1. Ordinul
3.1.1. Textul ordinului este alcătuit, de regulă, din clauza de emitere, partea dispozitivă; anexe, după caz (Anexa
nr. 15). În clauza de emitere se expun faptele ce au servit drept motiv pentru emiterea ordinului, în partea
dispozitivă se enumeră acţiunile preconizate.
Dacă ordinul se emite în baza unui document al organului ierarhic superior, în clauza de emitere trebuie indicate:
denumirea, numărul, data şi titlul documentului respectiv.
3.1.2. Partea dispozitivă a ordinului începe cu cuvîntul „ORDON”, care se culege cu majuscule, fără a întrerupe
textul, din poziţia „0” a tabulatorului, cu spaţiere la 2 rînduri, mai jos de textul precedent, după care se pun două
puncte. Acţiunile preconizate se dispun pe puncte ce se numerotează cu cifre arabe. Fiecare punct începe cu
indicarea executantului concret: subdiviziunea structurală sau persoana cu funcţie de răspundere; se indică
acţiunile prevăzute şi termenul executării.
3.1.3. Proiectul de ordin se coordonează cu subdiviziunile structurale cointeresate, iar în caz de necesitate – cu
alte autorităţi.
În proiectul definitivat poate face rectificări doar conducătorul organului respectiv care semnează şi datează
ordinul.
3.1.4. Ordinele se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic. Ordinele cu privire la activitatea de
bază, personalul scriptic, deplasări, concedii se întocmesc separat. La numărul ordinului referitor la personal, se
adaugă litera „p”, referitor la deplasări – „d” etc.
3.2. Dispoziţia
3.2.1. Dispoziţia, de regulă, se constituie dintr-o singură parte dispozitivă.
Partea de constatare poate servi ca parte introductivă a frazei şi începe cu formule de tipul: „În conformitate cu”,
„În scopul”, „În vederea realizării”. În acest caz, partea dispozitivă trebuie separată de cea de constatare prin
alineat.
3.2.2. Partea dispozitivă trebuie să înceapă cu indicarea acţiunii preconizate, exprimată prin una din sintagmele:
se obligă, se indică, se propune etc.
3.2.3. Dispoziţia se semnează de către preşedintele raionului, primar etc. Dispoziţiile se numerotează consecutiv
pentru fiecare an calendaristic (Anexa nr.16).
3.3. Indicaţia
3.3.1. Indicaţia se emite, de regulă, referitor la probleme cu caracter metodic şi informativ sau de organizare a
executării ordinelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor şi altor acte administrative.
3.3.2. Indicaţia se semnează de către unul din conducătorii O.A.P. sau conducătorul subdiviziunii structurale de
competenţa căruia ţine documentul dat.
3.3.3. Indicaţia se întocmeşte prin analogie cu ordinul.
3.3.4. Partea dispozitivă a indicaţiei începe cu cuvintele „se propune”, „se obligă”.
3.3.5. Indicaţiile se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
3.4. Procesul-verbal
3.4.1. Tipurile de procese-verbale
Procesele-verbale sînt de trei tipuri: de şedinţă, de constatare, de predare-recepţionare. Procesele-verbale, de

regulă, se întocmesc pe formular general, pe formular tipizat sau pe hîrtie albă.
Procesele-verbale se numerotează consecutiv pentru fiecare an calendaristic.
3.4.2. Procesul-verbal al şedinţei
3.4.2.1. Procesul-verbal al şedinţei Consiliului colegial al O.A.P. se întocmeşte pe formular general (Anexa
nr.17), iar procesul-verbal al şedinţei Consiliului raional sau local – pe formular special, executat tipografic
(Anexa nr.18), de către secretarul şedinţei în termen de 5 zile.
3.4.2.2. În titlul procesului-verbal se include şi denumirea autorităţii.
De exemplu:
1. „ ... Al şedinţei Consiliului colegial”;
2. „.... Al şedinţei Consiliului raional”.
3.4.2.3. Procesul-verbal al şedinţei constă din două părţi: de constatare şi de bază.
3.4.2.4. În partea de constatare se indică prenumele şi numele preşedintelui, ale secretarului, în ordine alfabetică
– ale membrilor Consiliului şi ale invitaţilor la şedinţă, funcţiile lor (în cazul în care numărul invitaţilor
depăşeşte cifra 5, la procesul-verbal se anexează o listă a persoanelor prezente la şedinţă). În această parte se
indică, de asemenea, ordinea de zi în care sînt enumerate chestiunile ce urmează a fi discutate în şedinţă,
prenumele, numele şi funcţiile raportorilor şi ale coraportorilor.
3.4.2.5. Partea de bază a procesului-verbal al şedinţei constă din elemente ce corespund, respectiv, punctelor de
pe ordinea de zi.
Textul fiecărui element trebuie să cuprindă următoarele:
S-A AUDIAT,
AU LUAT CUVÎNTUL,
S-A HOTĂRÎT,
AU VOTAT.
3.4.2.6. Înaintea cuvintelor „S-A AUDIAT” se indică numărul punctului de pe ordinea de zi.
Cuvintele „S-A AUDIAT” se culeg de la extrema marginii din stînga, cu majuscule, după care se pun două
puncte.
În rîndul următor, din alineat, se indică prenumele, numele şi funcţia raportorului, se pune tireu şi se expune pe
scurt conţinutul raportului.
3.4.2.7. Dacă raportul se prezintă în scris, conţinutul lui nu se expune în procesul-verbal. În acest caz, după
prenumele şi numele raportorului se menţionează: „raportul se anexează”. Cuvintele „S-A AUDIAT” nu se
repetă înaintea textului cuvîntării coraportorului.
După menţiunea „AU LUAT CUVÎNTUL” se pun două puncte, iar mai jos, din alineat, se indică prenumele şi
numele raportorului la cazul nominativ, tireu şi expunerea succintă a conţinutului cuvîntării.
3.4.2.8. La sfîrşitul expunerii cuvîntărilor se notează hotărîrea privind chestiunea discutată.
Cuvintele „S-A HOTĂRÎT” se culeg din poziţia „0” a tabulatorului, cu majuscule, cu spaţiere la 2 rînduri de la
textul precedent şi două puncte.
În continuare, din alineat, se expune textul hotărîrii.
Cuvintele „AU VOTAT” se culeg analogic cuvintelor „S-A HOTĂRÎT”, după care se indică rezultatele votării
după cum urmează:
„Pentru_____”, „Contra____”, „S-au abţinut_____”.
3.4.2.9. Chestiunile următoare din ordinea de zi se redactează în mod analogic.
3.4.2.10. Procesul-verbal al şedinţei este semnat de preşedintele şi secretarul şedinţei (Anexele nr. 17 şi nr. 18).
3.4.2.11. Persoana responsabilă a O.A.P. exercită controlul asupra executării hotărîrilor Consiliului. Periodic, o
dată în trimestru, ea informează conducătorul O.A.P. şi Consiliul cu privire la rezultatele executării hotărîrilor
anterioare.
3.4.3. Procesul-verbal de constatare
3.4.3.1. Textul procesului-verbal de constatare este alcătuit din două părţi: introductivă şi de constatare.
În partea introductivă se indică motivul întocmirii procesului-verbal şi se enumeră alcătuitorii şi persoanele
prezente. După cuvîntul „Temei” se indică documentul dispozitiv sau prescripţia orală. După menţiunea
„Întocmit” se enumeră funcţiile, prenumele şi numele persoanelor care au întocmit procesul-verbal.
Dacă procesul-verbal a fost întocmit de o comisie, se culege prenumele şi numele preşedintelui.
Prenumele şi numele altor membri ai comisiei se dispun în ordine alfabetică. După menţiunea „Au participat” se
enumeră funcţiile, prenumele şi numele persoanelor prezente la întocmirea procesului-verbal de constatare.
În partea de constatare se expun scopurile şi sarcinile întocmirii procesului-verbal, esenţa şi caracterul lucrului
efectuat, faptele stabilite, precum şi concluziile şi propunerile de rigoare.
3.4.3.2. Titlul procesului-verbal trebuie să reflecte laconic conţinutul faptului sau al evenimentului ce constituie
obiectul procesului-verbal.
3.4.3.3. Locul şi data întocmirii procesului-verbal trebuie să corespundă locului şi datei evenimentului ce
constituie obiectul procesului-verbal.
3.4.3.4. La sfîrşitul textului (înaintea semnăturilor) se plasează informaţia cu privire la numărul de exemplare ale
procesului-verbal şi destinaţia fiecăruia.
3.4.3.5. Procesul-verbal este semnat de către toate persoanele care au participat la întocmirea lui, fără indicarea
funcţiilor acestora.
3.4.3.6. În cazul diferendelor de opinii ale alcătuitorilor procesului-verbal sau ale participanţilor la întocmirea
lui, acestea se notează mai jos de semnături sau pe o filă aparte.
3.4.3.7. Procesele-verbale de constatare au un domeniu de aplicare variat: procese-verbale de recepţie, de
consum, de inventariere, de revizie contabilă sau control financiar, de constatare a lipsei unor documente
sau a deteriorării lor irecuperabile, de nimicire a documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat (Anexa
nr. 31).
3.4.4. Procesul-verbal de predare-recepţionare
3.4.4.1. Procesele-verbale de predare-recepţionare au următoarea structură:

- denumirea O.A.P., a subdiviziunii structurale în cadrul căreia se efectuează predarea-recepţionarea;
- titlul;
- data;
- temeiul în baza căruia se efectuează operaţiunea de predare-recepţionare;
- menţiuni privind caracterul operaţiunii de predare-recepţionare (temporar, concediu de odihnă sau medical,
definitiv);
- prenumele, numele şi funcţia persoanelor care au participat la operaţiunea de predare-recepţionare;
- lista completă a obiectelor ce urmează să fie predate-recepţionate. În listă se descrie starea obiectelor predate-
recepţionate, gradul de uzură, elementele lipsă în cazul predării-recepţionării a unui mobil sau imobil. În
situaţia în care lista obiectelor predate-recepţionate este sub formă de anexă, în procesul-verbal se
consemnează prezenţa anexei;
- semnăturile precedate de cuvintele „a predat”, „a recepţionat”, „a asistat”.
3.5. Nota informativă, memoriul, certificatul
3.5.1. Textul notei informative şi al memoriului se constituie din două părţi. În prima parte se expun faptele care
au condus la întocmirea documentului, iar în cea de a doua – concluziile şi propunerile autorului (Anexa nr. 19).
3.5.2. Data sau perioada de timp la care se referă faptele, expuse în nota informativă sau în memoriu, se includ în
titlu. De exemplu:
„Cu privire la executarea bugetului O.A.P. pentru anul 2007”.
3.5.3. Notele informative şi memoriile se culeg pe formularele generale ale O.A.P. şi se semnează de către
conducătorii O.A.P. sau ai subdiviziunilor structurale de competenţa cărora ţine documentul dat. Notele
informative şi memoriile cu caracter intern se culeg pe hîrtie albă şi se semnează de către executanţi.
3.5.4. Certificatele eliberate la solicitarea cetăţenilor se întocmesc pe formular general sau pe formular tipizat, se
semnează de conducătorul O.A.P. şi se autentifică cu ştampila.
3.6. Scrisoarea, telegrama, mesajul telefonic
3.6.1. Scrisorile se întocmesc în cadrul O.A.P. pentru a expune un motiv, o rugăminte, pentru a răspunde la o
cerere, precum şi pentru a comunica unele informaţii.
Scrisorile de însoţire se întocmesc doar în cazul în care sînt necesare explicaţii privind modul de soluţionare a
problemelor abordate în document sau pentru redarea scopului expedierii documentului anexat.
3.6.2. Textul scrisorii se compune, de regulă, din două părţi, în consecutivitate logică. În prima parte se indică
faptele sau evenimentele ce au servit drept motiv pentru întocmirea scrisorii. În partea a doua se formulează
concluziile, propunerile sau rugămintea.
3.6.3. Scrisorile se întocmesc avînd drept subiect o singură problemă şi se culeg pe formularul pentru scrisoare.
3.6.4. Datarea, formularea titlului, indicarea adresei, autentificarea şi semnarea scrisorii se fac în conformitate cu
regulile stabilite în punctele 2.2.8, 2.2.16, 2.2.20 ale prezentului Regulament (Anexa nr. 20).
3.6.5. Telegramele se expediază în cazuri excepţionale şi se întocmesc în două exemplare, adresa indicîndu-se
conform punctului 2.2.13 al prezentului Regulament. Menţiunea despre tipul telegramei (urgentă, cifrată etc.) se
indică înaintea adresei.
3.6.6. Textul telegramei se expune succint, fără conjuncţii şi prepoziţii (dacă acest fapt nu denaturează
conţinutul), fără trecerea cuvintelor dintr-un rînd în altul şi fără corectări. Semnătura se aplică din rînd nou.
3.6.7. Mesajul telefonic serveşte pentru transmiterea informaţiilor. La transmiterea mesajului telefonic se indică:
destinatarul, funcţia, prenumele şi nu-mele semnatarului, data şi ora transmiterii, numărul de telefon al O.A.P.
IV. Organizarea circulaţiei documentelor
Circulaţia documentelor trebuie să se exercite operativ, cu un scop bine determinat şi să se realizeze optimal.
4.1. Circulaţia şi modul de executare a documentelor de intrare
4.1.1. Primirea şi prelucrarea iniţială a corespondenţei de intrare în O.A.P. se face în mod centralizat în
cancelarie.
4.1.2. Prelucrarea iniţială a corespondenţei de intrare se reduce la verificarea corectitudinii destinaţiei şi
integrităţii corespondenţei, fixarea faptului intrării documentului şi pregătirii corespondenţei pentru a fi
transmisă conform destinaţiei.
4.1.3. Scopul verificării corectitudinii destinaţiei corespondenţei este de a depista corespondenţa expediată greşit.
Corespondenţa expediată greşit se reexpediază pe adresa destinatarului indicat.
Toate plicurile, cu excepţia celor cu menţiunea „personal” şi a celor sosite pe adresa organizaţiilor obşteşti
(comitetul sindical), se deschid, verificîndu-se conţinutul lor. Dacă se atestă deteriorări, lipsa documentului sau a
anexei, precum şi necorespunderea numărului indicat pe plic cu numărul documentului, se informează
expeditorul. De regulă, plicurile se distrug, cu excepţia cazurilor în care adresa expeditorului sau timpul
expedierii şi primirii documentului pot fi stabilite numai în baza plicului.
4.1.4. În cancelaria O.A.P. documentele se grupează în documente înregistrabile şi neînregistrabile, în
conformitate cu Lista-model a documentelor ce nu se înregistrează (Anexa nr. 21).
Pe toate documentele de intrare, jos, în colţul din dreapta, pe recto primei file, se aplică ştampila de înregistrare
pe care se fixează data primirii documentului, iar pe documentele înregistrabile se scrie şi indicele de înregistrare
a lor (Anexa nr. 14).
Indicele de înregistrare a documentului de intrare constă din:
- numărul curent de înregistrare;
- indicele subdiviziunii structurale;
- numărul dosarului conform nomenclatorului dosarelor, în care va fi îndosariat documentul după soluţionare. De
exemplu: 55/01-12, unde 55 este numărul curent de înregistrare, 01 – indicele subdiviziunii structurale, iar 12 –
numărul dosarului conform nomenclatorului.
Numărul curent de înregistrare şi indicele subdiviziunii structurale se fixează de către cancelaria O.A.P.,
iar numărul dosarului – de către subdiviziunea structurală respectivă.
Pe documente neînregistrabile se fixează doar data primirii lor.
Documentele neînregistrabile, documentele sosite pe adresa organizaţiilor obşteşti şi cele cu menţiunea
„personal” se transmit nemijlocit destinatarului.
4.1.5. Documentele de intrare, după înregistrarea lor pe fişe (în registre de evidenţă sau pe suport electronic),
fixarea parafei de înregistrare, se transmit spre examinare conducătorilor O.A.P.
4.1.6. Conducătorului O.A.P. i se transmit documentele organelor guvernamentale, ierarhic superioare, ce conţin
informaţii privind problemele vitale ale activităţii organului respectiv, soluţionarea cărora cere decizia lui.
Celelalte documente se transmit adjuncţilor sau funcţionarilor desemnaţi în acest scop.
4.1.7. Documentele se transmit spre examinare în ziua primirii lor.
Telegramele, mesajele telefonice şi alte documente urgente se transmit spre examinare şi soluţionare în primul
rînd.
Dacă în documentul primit se fac trimiteri la alte documente, acestea se selectează şi se transmit conducerii
O.A.P. împreună cu documentele primite sau cu nota informativă.
4.1.8. Rezultatele examinării documentelor se reflectă în rezoluţiile aplicate, de regulă, pe documente, pe prima
filă, deasupra textului, sus, în dreapta. Rezoluţia trebuie să conţină indicaţii clare şi exhaustive privind modul şi
caracterul executării documentelor, nominalizarea executantului şi termenul de executare a documentului.
Fiecare document trebuie să conţină o singură rezoluţie. Rezoluţia ulterioară este necesară în cazul în care
concretizează procedura executării documentelor. Examinarea documentelor trebuie să se facă într-un termen cît
mai scurt, de regulă, în ziua primirii documentului.
4.1.9. Documentele primite, după examinarea lor de către conducătorul O.A.P., se restituie cancelariei pentru
înregistrarea textului rezoluţiei în fişa de înregistrare (în registrul de evidenţă sau pe suport electronic) şi pentru a
fi luate la control, în caz de necesitate, după care se repartizează conform destinaţiei.
4.1.10. Responsabil de executarea documentului este prima persoană nominalizată în rezoluţie. Responsabilului
de executare i se acordă dreptul de a implica coexecutanţi.
Coexecutanţii documentului trebuie să prezinte, la cererea responsabilului, toate materialele necesare. Ei poartă
responsabilitate pentru prezentarea la timp a proiectelor de documente şi pentru calitatea acestora.
4.1.11. Documentele de intrare se execută în termenele stabilite în document sau în rezoluţie. Dacă documentul a
fost executat în mod direct (prin telefon, în discuţii personale, la consfătuire etc.), responsabilul face o menţiune
pe prima filă a documentului, jos, în colţul din stînga, indicînd modul şi data executării documentului şi o
autentifică prin semnătură şi dată.
4.1.12. Documentele executate se transmit pentru a fi îndosariate în subdiviziuni sau funcţionarilor care
constituie dosarele în problemele respective.
4.2. Circulaţia documentelor de ieşire şi a celor interne în procesul pregătirii lor
4.2.1. Circulaţia documentelor de ieşire include: întocmirea proiectului documentului, vizarea, confirmarea (în
cazurile necesare), semnarea (aprobarea), înregistrarea (documentelor înregistrabile) şi expedierea.
În scopul încunoştinţării şi vizării prealabile, proiectul documentului poate fi multiplicat şi transmis concomitent
tuturor persoanelor şi unităţilor participante la întocmirea lui.
Pînă la transmiterea documentului întocmit spre semnare, executantul trebuie să verifice conţinutul lui,
corectitudinea perfectării, prezenţa parafelor de confirmare şi de vizare, prezenţa anexelor. Documentul prezentat
spre semnare este însoţit de documentele în baza cărora a fost elaborat.
4.2.2. Documentele de ieşire sînt semnate de către conducătorul O.A.P., adjuncţii săi, şefii subdiviziunilor
structurale ale O.A.P. în limitele împuternicirilor lor. Documentele semnate se transmit în cancelarie pentru
înregistrare şi expediere.
4.2.3. Prelucrarea corespondenţei expediate include: sortarea, adresarea, împachetarea, stabilirea costului de
expediere şi predarea ei la oficiul poştal. Pentru corespondenţa recomandată se întocmeşte un borderou de
expediere.
Cancelaria verifică corectitudinea perfectării documentelor şi prezenţa anexelor indicate în documentul de bază.
Documentele întocmite greşit se restituie executanţilor.
Documentele expediate concomitent pe aceeaşi adresă se pun într-un singur plic.
Documentele transmise pentru expediere trebuie prelucrate şi expediate în aceeaşi zi.
4.2.4. Documentele interne se întocmesc şi se execută în cadrul O.A.P.
Circulaţia documentelor interne, la etapele întocmirii lor, se organizează în corespundere cu regulile generale de
circulaţie a documentelor de ieşire, iar la etapa de executare (utilizare) – cu cele privind documentele de intrare.
4.2.5. Proiectele documentelor de dispoziţie, după întocmirea şi vizarea lor de către persoanele şi organizaţiile
interesate, se transmit spre examinare şi semnare conducerii O.A.P. Fiind semnate, documentele menţionate se
înregistrează, se multiplică (după caz) şi se transmit sau se expediază spre executare.
4.2.6. Specificul circulaţiei proceselor-verbale ale şedinţelor constă în lipsa etapelor de pregătire a proiectului
documentului, de vizare şi confirmare a lui. Procesele-verbale ce conţin dispoziţii pentru persoane cu funcţii de
răspundere sau organizaţii din subordine se transmit destinatarilor în forma unor exemplare multiplicate sau a
unor extrase din procesele-verbale.
4.2.7. Memoriile remise conducerii O.A.P., notele informative, comunicatele şi alte documente interne cu
caracter operativ se examinează de către persoanele cu funcţii de răspundere cărora le-au fost adresate, după care
se transmit în modul stabilit pentru executare în subdiviziunile corespunzătoare sau se îndosariază.
4.2.8. Distribuirea documentelor în cadrul O.A.P. o efectuează cancelaria sau persoanele responsabile de
asigurarea documentară.
4.3. Modul de primire şi remitere a documentelor
4.3.1. Primirea, expedierea şi remiterea documentelor de intrare, ieşire şi a celor interne, la toate etapele
circulaţiei lor, se fac cu menţiuni speciale pe fişa de înregistrare (în registrul de evidenţă sau pe suport
electronic). Sub semnătură se pot remite documentele luate la control sau alte documente importante.
4.3.2. Despre remiterea documentelor în cadrul subdiviziunii structurale sau dintr-o subdiviziune structurală în
alta se informează în mod obligatoriu cancelaria. Pe fişa de înregistrare (în registrul de evidenţă sau pe suport
electronic) se face menţiunea respectivă privind transmiterea documentului.
V. Înregistrarea documentelor şi constituirea aparatului informativ
5.1. Regulile de înregistrare a documentelor
5.1.1. Înregistrarea documentelor se face în mod centralizat în cancelarie.

5.1.2. Fiecare document se înregistrează o singură dată. Documentele de intrare se înregistrează în ziua primirii
lor, iar cele de ieşire şi cele interne – în ziua semnării lor.
5.1.3. Se înregistrează, în mod obligatoriu, documentele de intrare ale organelor ierarhic superioare sau cele
expediate în adresa lor, documentele interne de importanţă majoră (ordine, dispoziţii, hotărîri, procese-verbale,
memorii etc.), precum şi petiţiile cetăţenilor.
Documentele recepţionate de la alte organe sau expediate pe adresa lor, se înregistrează numai în cazul, în care
acestea cer soluţionare sau răspuns.
5.1.4. O.A.P. trebuie să aibă la dispoziţie lista documentelor ce nu se înregistrează (Anexa nr. 21), aprobată de
către conducătorul O.A.P.
5.1.5. Indicele de înregistrare a documentelor de intrare, ieşire şi a celor interne constă, de regulă, din indicele de
înregistrare, a dosarului conform nomenclatorului şi numărul curent de înregistrare.
Drept indice de întregistrare a documentelor de dispoziţie şi a proceselor-verbale sînt numerele lor de
înregistrare, care se atribuie în limitele fiecărui tip de document.
5.1.6. Pentru înregistrarea documentelor de intrare, ieşire şi interne în O.A.P. se utilizează fişele de înregistrare
(Anexa nr. 22), registrele (în cazurile în care circuitul documentelor în O.A.P. nu depăşeşte numărul de 500-600
documente pe an) (Anexele nr. 23 şi nr. 24) şi computerul.
De regulă, fişele de înregistrare şi registrele de evidenţă se execută în condiţii tipografice.
5.2. Completarea elementelor pe fişele de înregistrare
5.2.1. Pentru înregistrarea documentelor pe fişe se folosesc fişe executate tipografic, formatul A5 (210x148 mm)
sau formatul A6 (148x105 mm).
5.2.2. La înregistrarea scrisorilor pe fişe, de regulă, se înregistrează independent numai documentul de iniţiativă
(solicitare), întocmit în cadrul O.A.P. sau primit din alt organ. Menţiunile privind documentul-răspuns se notează
ca o completare la menţiunile de înregistrare pe aceeaşi fişă. Documentului-răspuns de ieşire i se atribuie
indicele de înregistrare a documentului de iniţiativă respectiv, iar pe documentul-răspuns de intrare se aplică
parafa de înregistrare pe care se indică doar data recepţionării.
5.2.3. În fişa de înregistrare, la rubrica „Corespondent”, se înscrie denumirea expeditorului sau a destinatarului.
5.2.4. La rubrica „Termen de executare” se indică data la care documentul trebuie să fie executat.
5.2.5. La rubrica „Data intrării şi indicele documentului” se indică data primirii documentului şi indicele atribuit
în O.A.P.
5.2.6. La rubrica „Data şi indicele de înregistrare a documentului” se scrie data şi indicele acestuia de către
unitatea care l-a elaborat.
5.2.7. La rubrica „Numărul filelor” se indică numărul de file ale documentului de bază şi ale celui anexat.
5.2.8. La rubrica „Tipul documentului şi conţinutul succint” se indică tipul documentului, titlul şi conţinutul
succint al acestuia.
La înregistrarea hotărîrilor şi a dispoziţiilor autorităţilor administrative de specialitate, a ordinelor emise de
organizaţiile ierarhic superioare, pe lîngă titlul sau conţinutul succint al documentului se notează şi indicaţia primită.
5.2.9. La înregistrarea pe fişă a conţinutului rezoluţiei se indică autorul ei şi data.
5.2.10. La rubrica „Confirmarea de primire a documentului” se pune semnătura executantului şi data primirii
documentului.
5.2.11. Nota cu privire la executarea documentului trebuie să reflecte soluţionarea în esenţă a chestiunii, data şi
indicele de înregistrare a documentului de răspuns. În cazul în care nu se cere un răspuns în scris, se indică data,
autorul şi modul de soluţionare a problemei abordate în documentul de iniţiativă.
5.2.12. Pe verso fişei, la rubrica „Menţiuni privind controlul” se fixează notele vizînd controlul termenelor de
executare a documentului, în care se indică data efectuării controlului şi etapa de executare a documentului.
Rubrica poate fi folosită pentru note privind circulaţia documentului.
5.2.13. Rubricile fişei de înregistrare „Fondul nr. ”, „Inventarul nr. ”, „Dosarul nr. ” se completează în arhiva
O.A.P.
5.2.14. Pentru atribuirea numerelor curente de înregistrare pe fişe a documentelor de iniţiativă de intrare şi de
ieşire se foloseşte baremul unic (Anexa nr. 25).
Numerele atribuite documentelor se taie cu două linii încrucişate, numerele de intrare – cu culoare neagră, iar
cele de ieşire – cu culoare roşie.
5.2.15. Elementele în registrele de intrare, de ieşire se completează în mod analogic.
5.3. Constituirea fişierului informativ

5.3.1. Fişierul informativ de înregistrare constă din trei părţi: pentru documentele de intrare neexecutate (prima
parte); pentru documentele de ieşire la care se aşteaptă răspuns (partea a doua); pentru documentele executate
(partea a treia).
Drept compartimente ale primei părţi a fişierului sînt datele lunii. Fişele se distribuie conform termenelor lor de
executare.
Drept compartimente ale părţii a doua a fişierului sînt de asemenea datele lunii. Fişele se distribuie conform
datelor la care se aşteaptă primirea răspunsului. Compartimentele părţii a treia trebuie să corespundă
Clasificatorului corespondenţilor, subdiviziunilor structurale sau anumitor direcţii de activitate a O.A.P. Fişele se
distribuie în ordinea numerelor de înregistrare.
5.3.2. Fişele din compartimentele întîi şi al doilea, după executarea documentelor sau primirea răspunsurilor, se
distribuie în rubricile respective ale compartimentului al treilea al fişierului, cu înscrierea menţiunilor necesare.
Tot în compartimentul al treilea se distribuie fişele de înregistrare a documentelor organizaţiilor ierarhic
superioare, expediate pentru informare.
5.3.3. Fişele de înregistrare a ordinelor, dispoziţiilor, deciziilor şi hotărîrilor se clasifică într-un fişier aparte.
VI. Controlul executării documentelor
6.1. Cerinţele de bază privind organizarea controlului executării

documentelor
6.1.1. Controlul asupra executării documentelor, a dispoziţiilor ce se conţin în ele este realizat de către
conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor în procesul semnării sau aprobării acestora. Controlul asupra termenelor
de executare a documentelor se pune în seama cancelariei sau a persoanelor desemnate în acest scop.
6.1.2. Categoriile documentelor ce urmează a fi monitorizate sînt stabilite în conformitate cu legislaţia în vigoare
în instrucţiuni cu privire la ţinerea lucrărilor de secretariat, fiind incluse în Lista documentelor monitorizate cu
indicarea termenelor de executare.
La indicaţia conducerii pot fi monitorizate şi documente ce nu sînt incluse în Lista-model (Anexa nr. 26).
6.1.3. Controlul asupra executării actelor legislative, decretelor Preşedintelui Republicii Moldova, hotărîrilor,
dispoziţiilor şi însărcinărilor Guvernului se reglementează prin Instrucţiunea-tip asupra organizării şi derulării
controlului asupra executării actelor legislative, decretelor Preşedintelui Republicii Moldova, hotărîrilor,
dispoziţiilor şi însărcinărilor Guvernului în autorităţile administraţiei publice centrale şi locale, aprobată prin
Hotărîrea Guvernului nr.287 din 28.03.2000.
6.2. Termenele de executare a documentelor
6.2.1. Termenele de executare a documentelor se clasifică în: termene tip şi termene individuale.
6.2.2. Termenele tip de executare se stabilesc, de regulă, pentru categoriile generale de documente ce urmează a
fi monitorizate conform Listei-model.
În celelalte cazuri, termenele de executare a documentelor nu vor depăşi 10 zile lucrătoare. Un termen mai lung
poate fi stabilit pentru executarea documentelor dificile prin caracterul executării lor.
6.2.3. Termenele individuale de executare se stabilesc în rezoluţiile conducătorilor O.A.P. şi ai subdiviziunilor
acestora sau se indică direct în document.
La stabilirea termenului de executare se ţine cont de complexitatea conţinutului documentului şi de posibilităţile
practice ale O.A.P. Dacă termenul individual de executare a documentului diferă de termenul tip, stabilit pentru
categoria respectivă de documente, timpul executării se consideră termenul individual.
6.2.4. În cazul în care în documentul de intrare este indicat termenul la care se aşteaptă răspuns, acest termen
trebuie respectat.
6.2.5. Termenul de executare a documentului de intrare se calculează începînd cu momentul intrării lui în O.A.P.
6.2.6. Termenul de executare a documentului poate fi prelungit numai de către persoana sau instituţia care l-a
stabilit. Prelungirea termenului de executare trebuie efectuată cu cel puţin 2-3 zile înainte de expirarea
termenului de executare, în cazurile în care se constată imposibilitatea respectării termenului indicat. În caz
contrar, se consideră că documentul nu a fost executat în termenul stabilit.
6.2.7. În cazul tergiversării executării documentului, conducătorii O.A.P. şi ai subdiviziunilor lor structurale sînt
obligaţi să ia măsuri pentru a elucida şi a înlătura cauzele tergiversării şi pentru a asigura executarea în
termen a documentului.
6.3. Efectuarea controlului asupra termenelor de executare a documentelor
6.3.1. Controlul asupra termenelor de executare a documentelor şi însărcinărilor conducătorului se face în baza
fişelor (registrelor de evidenţă, suportului electronic) în care au fost înregistrate documentele.
6.3.2. Pe fişele şi pe documentele de control (în registre de evidenţă, pe suport electronic) se aplică simbolul
controlului „C” sau parafa „Control”.
6.3.3. Documentul se consideră executat numai în cazul în care sînt soluţionate toate problemele abordate în el şi
s-a expediat răspunsul. Dacă executarea nu a fost documentată, atunci pe documentul-solicitare şi pe fişa de
control (în registrul de evidenţă, pe suport electronic) se face menţiunea cu privire la executare.
6.3.4. După executare, controlul asupra documentelor se ridică. Ridicarea controlului poate fi dispusă numai de
conducătorul care a luat documentul la control. Datele privind executarea documentului şi ridicarea
controlului se includ în fişă (în registrul de evidenţă, pe suport electronic).
6.4. Generalizarea şi analiza datelor cu privire la executarea
documentelor
6.4.1. Datele privind executarea documentelor monitorizate se generalizează conform situaţiei la data de întîi a
fiecărei luni şi se raportează conducătorilor O.A.P. şi ai subdiviziunilor acestora.
În cadrul O.A.P. se fac bilanţuri lunare privind executarea documentelor monitorizate (Anexa nr. 27).
6.4.2. Datele cu privire la rezultatele controlului executării documentelor se analizează periodic. În baza acestor
analize se elaborează propuneri privind urgentarea executării documentelor, mărirea responsabilităţii
executanţilor şi perfecţionarea organizării controlului.
VII. Întocmirea nomenclatorului dosarelor şi constituirea dosarelor
7.1. Întocmirea nomenclatorului dosarelor
7.1.1. După executare, documentele ce se referă la o anumită problemă sau la un domeniu de activitate a O.A.P.
se îndosariază.
7.1.2. În scopul îndosarierii corecte, ce ar asigura găsirea rapidă a documentelor conform conţinutului şi
categoriilor lor, se întocmeşte nomenclatorul dosarelor, care reprezintă o listă sistematizată a titlurilor dosarelor,
cu indicarea termenelor de păstrare, în conformitate cu Indicatorul documentelor-tip şi al termenelor lor de
păstrare pentru organele administraţiei publice, pentru instituţiile, organizaţiile şi întreprinderile Republicii
Moldova, aprobat de Serviciul de Stat de Arhivă în anul 1997.
7.1.3. Nomenclatorul dosarelor serveşte la repartizarea şi clasificarea în dosare a documentelor executate, ca
indicator al indicelor de înregistrare a documentelor şi al termenelor de păstrare a dosarelor, ca schemă pentru
întocmirea fişierului informativ al documentelor executate şi ca document de evidenţă a dosarelor cu termen
temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) în arhiva O.A.P.
7.1.4. Nomenclatoarele dosarelor pentru anul următor se întocmesc sau se concretizează de către subdiviziunile
structurale ale O.A.P. la sfîrşitul anului în curs.
În baza nomenclatoarelor dosarelor subdiviziunilor structurale, cancelaria întocmeşte nomenclatorul dosarelor
O.A.P., care se culege pe blanchetă generală după un model stabilit (Anexa nr. 28).
Nomenclatorul O.A.P. se examinează de către Comisia Centrală de Expertiză a O.A.P., se coordonează cu arhiva
de stat respectivă şi se aprobă de către conducătorul O.A.P.
Nomenclatorul dosarelor se pune în aplicare începînd cu 1 ianuarie a fiecărui an.
7.1.5. Nomenclatorul dosarelor aprobat este valabil pentru mai mulţi ani şi este supus reîntocmirii şi aprobării
numai în cazul în care intervin schimbări în structura O.A.P. şi în componenţa documentelor. Dacă asemenea
modificări nu au intervenit, nomenclatorul dosarelor, la sfîrşitul fiecărui an, se concretizează şi se culege din nou
şi se reaprobă de către conducător.
7.1.6. În nomenclatorul dosarelor O.A.P. se include toată documentaţia, atît cea elaborată în procesul activităţii
lor, cît şi cea de intrare.
În nomenclatorul dosarelor, de regulă, nu se includ publicaţiile: broşurile, îndrumarele, buletinele şi alte ediţii
similare.
7.1.7. Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte pe scheme structurale (în cazul în care există o structură bine
definită) sau pe direcţii de activitate (în subdiviziunile fără structură).
La întocmirea nomenclatorului dosarelor pe schema structurală drept compartimente figurează denumirile
subdiviziunilor structurale, plasate în conformitate cu schema de încadrare (Anexa nr.29). Drept compartimente
ale nomenclatoarelor dosarelor în subdiviziunile fără structură figurează subdiviziunile sau direcţiile de
activitate.
7.1.8. Fiecărui dosar inclus în nomenclator i se atribuie un indice. Indicele dosarelor constă din simbolul
subdiviziunilor structurale sau direcţiilor de activitate şi din numărul de ordine al dosarelor în cadrul
subdiviziunii sau direcţiei de activitate respective. Indicele dosarelor se notează cu cifre arabe.
De exemplu: 01-12, unde 01 indică subdiviziunea structurală, iar 12 – numărul de ordine al titlului dosarului
conform nomenclatorului.
7.1.9. Titlurile dosarelor se înscriu în compartimentele respective ale nomenclatorului în funcţie de gradul de
importanţă al documentelor.
Titlurile dosarelor se stabilesc în dependenţă de conţinutul documentelor grupate în dosare, indicîndu-se tipul lor
(ordine, dispoziţii, procese-verbale etc.), precum şi alte date care precizează conţinutul dosarului: informaţii
referitoare la autor şi la data evenimentului, indicaţii cu privire la autenticitatea documentului sau prezenţa
copiilor.
7.1.10. Dacă pe parcursul anului în cadrul O.A.P. se creează subdiviziuni noi de muncă documentate şi se
constituie dosare neprevăzute, aceste dosare se includ adăugător în nomenclator. În acest scop în
compartimentele nomenclatorului se rezervează cîteva numere.
7.1.11. Rubrica „Numărul dosarelor (volumelor)” a nomenclatorului dosarelor se completează la sfîrşitul anului
calendaristic.
7.1.12. La rubrica „Menţiuni” se fac însemnări cu privire la constituirea dosarelor, întocmirea dosarelor
transmisibile, selectarea dosarelor pentru nimicire, persoanele responsabile de gruparea dosarelor, transmiterea
dosarelor în altă unitate pentru a fi continuate etc.
7.1.13. La sfîrşitul anului, nomenclatorul se încheie cu o înscriere de
totalizare privind numărul dosarelor la momentul respectiv (Anexa nr.28, continuare).
7.2. Constituirea dosarelor
7.2.1. Constituirea dosarelor în conformitate cu nomenclatorul dosarelor se efectuează în subdiviziunile

structurale în care au fost executate documentele. Nu se admite păstrarea dosarului la executant.
7.2.2. La constituirea dosarelor se înlătură duplicatele, maculatoarele, filele nescrise, precum şi acele, agrafele,
clamele.
În procesul grupării documentelor se verifică corectitudinea perfectării lor (prezenţa semnăturii, datei, indicelui,
menţiunii „În dosarul nr. ...”, semnăturii de certificare etc.).
Documentele neperfectate sau întocmite greşit se restituie executantului spre finalizare.
Documentele cu termen permanent şi temporar de păstrare se clasifică în dosare separate.
Fiecare dosar trebuie să conţină cel mult 250 de file (cu grosimea de 30-40 mm).
7.2.3. În dosare se clasifică documentele acumulate pe parcursul unui an. Excepţie fac dosarele transmisibile.
7.2.4. Anexele de volum mare se îndosariază separat. Anexele de volum mic se anexează la documentele la care
se referă.
7.2.5. Gruparea documentelor în dosar se efectuează în ordinea soluţionării problemelor, în ordine cronologică,
alfabetică sau a indexării (numerotării) documentelor. Aceste principii pot să varieze sau pot fi îmbinate.
O importanţă primordială o are principiul sistematizării documentelor conform problemelor abordate, principiu
ce prevede gruparea documentelor în consecutivitatea logică a soluţionării unei sau altei probleme (conform
datei semnării, intrării documentului, executării lui).
7.2.6. Controlul asupra corectitudinii constituirii dosarelor este exercitat de către persoanele cu funcţii de
răspundere.
7.3. Sistematizarea unor categorii de documente
7.3.1. Documentele de dispoziţie (legile, decretele, hotărîrile, dispoziţiile, deciziile etc.) ale Parlamentului,
Preşedintelui Republicii Moldova, Guvernului etc. se clasifică în ordine cronologică, conform numerelor şi se
păstrează în Serviciul secretariat administrativ.
7.3.2. Documentele de dispoziţie ale O.A.P. (ordinele, dispoziţiile, procesele-verbale etc.) ce îndosariază pe
categorii, în ordine cronologică, conform numerelor, împreună cu anexele referitoare la ele.
7.3.3. Regulamentele, instrucţiunile aprobate prin documente de dispoziţie se consideră anexe ale acestora şi se
unesc. Dacă au fost aprobate în mod separat, atunci se grupează separat.
7.3.4. Documentele referitoare la procesele-verbale se îndosariază, în dependenţă de volumul lor, împreună cu
procesul-verbal sau aparte şi se sistematizează în ordinea numerelor proceselor-verbale.
7.3.5. Ordinele, dispoziţiile cu privire la activitatea de bază, la personalul scriptic, la deplasări şi concedii se
grupează separat.
7.3.6. Planurile şi devizele de cheltuieli aprobate se grupează separat de proiectele lor.
7.3.7. Planurile şi dările de seamă anuale se grupează separat de cele trimestriale, semestriale.
7.3.8. Fişele conturilor analitice ale funcţionarilor şi alte documente similare se îndosariază separat, pentru
fiecare an, în ordinea alfabetică a numelor de familie.
7.3.9. Corespondenţa se clasifică în dosare pentru perioada anului calendaristic şi include toate documentele ce
apar în procesul soluţionării problemei abordate. Corespondenţa se sistematizează în ordine cronologică:
documentul-răspuns se ataşează la documentul-cerere.
La reluarea corespondenţei într-o anumită problemă, documentele se includ în dosarul anului în curs, atribuindu-
le indicele dosarului din anul precedent, în care se păstrează documentele anterioare ce vizează problema
respectivă.
Corespondenţa cu organele administrative de specialitate şi cele ierarhic superioare se grupează conform
problemelor concrete abordate.
7.3.10. Petiţiile cetăţenilor şi documentele privind examinarea lor se grupează separat de corespondenţa generală.
VIII. Pregătirea documentelor pentru păstrare de stat şi valorificarea lor ulterioară
8.1. Pregătirea documentelor pentru păstrare de stat şi valorificarea lor ulterioară constă în expertiza valorii
documentelor, perfectarea dosarelor, întocmirea inventarelor dosarelor, asigurarea integrităţii documentelor,
depunerea documentelor spre păstrare la arhiva departamentală.
8.2. Expertiza valorii documentelor
8.2.1. Expertiza valorii documentelor constă în stabilirea valorii ştiinţifice, istorice, economice şi socioculturale
a documentelor în scopul selectării lor pentru păstrare de stat şi fixarea termenelor lor de păstrare.
8.2.2. Expertiza valorii se efectuează de către Comisia Centrală de Expertiză (în continuare – C.C.E.) care
activează permanent în cadrul O.A.P. şi de către comisiile de expertiză (în continuare – C.E.) care activează în
cadrul instituţiilor subordonate şi în consiliile locale.
8.2.3. C.C.E. şi C.E. se constituie prin ordinul, dispoziţia conducătorului şi includ în componenţa lor cel puţin
cîte 5 membri sub preşedinţia unui adjunct al conducătorului sau secretarului consiliului local respectiv. În
activitatea lor, C.C.E. şi C.E. se conduc de îndrumările, instrucţiunile şi indicaţiile Serviciului de Stat de Arhivă
al Republicii Moldova privind organizarea lucrului cu documentele, de indicatoarele documentelor-tip şi al
termenelor lor de păstrare, de nomenclatorul dosarelor şi regulamentul lor aprobat, elaborat în baza
Regulamentului-tip (Anexa nr. 30).
8.2.4. C.C.E. şi C.E. exercită următoarele funcţii:
- examinează proiectele nomenclatoarelor dosarelor;
- organizează anual selectarea documentelor pentru păstrare permanentă sau pentru nimicire;
- examinează inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare, ce urmează a fi transmise la păstrare de
stat, inventarele dosarelor cu termen lung de păstrare, iau hotărîri de prezentare a inventarelor dosarelor spre
aprobare Comisiilor de Expertiză şi Control (în continuare – C.E.C.) ale instituţiilor arhivistice din Republica
Moldova;
- examinează procesele-verbale de nimicire a documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat;
- examinează propunerile privind schimbarea termenelor de păstrare a unor categorii de documente, stabilite
de indicatoarele documentelor şi nomenclatoarele dosarelor în vigoare, iau hotărîri de a prezenta aceste
propuneri spre aprobare Comisiei Centrale de Expertiză şi Control (în
continuare – C.C.E.C.) a Serviciului de Stat de Arhivă al Republicii Moldova;
- C.C.E. a O.A.P. exercită controlul şi dirijează metodic activitatea C.E. ale instituţiilor din subordinea O.A.P.
8.2.5. Membrii C.C.E. şi C.E., în comun cu alţi specialişti ai instituţiilor, verifică corectitudinea selectării
documentelor pentru păstrare permanentă sau pentru nimicire examinînd inventarele dosarelor, procesele-verbale
de nimicire a documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat.
Selectarea nemijlocită a documentelor se efectuează de către persoanele responsabile ale subdiviziunilor
structurale ale instituţiilor.
8.2.6. Selectarea documentelor şi a dosarelor pentru nimicire se perfectează într-un proces-verbal de nimicire a
documentelor, termenul de păstrare al cărora a expirat (Anexa nr. 31).
Procesele-verbale sînt examinate de către C.C.E. sau C.E, sînt semnate de către preşedintele şi membrii comisiei,
coordonate cu arhiva de stat respectivă şi aprobate de către conducători.
Nimicirea documentelor incluse în procesele-verbale se efectuează numai după aprobarea inventarelor dosarelor
cu termen permanent de păstrare şi coordonarea celora cu termen lung de păstrare pentru perioada de timp
respectivă de către arhivele de stat ale Republicii Moldova.
8.3. Perfectarea dosarelor
8.3.1. La finele fiecărui an, O.A.P. şi instituţiile subordonate acestora sînt obligate să pregătească documentele
pentru a fi predate la arhivă. În acest scop se definitivează şi se perfectează dosarele constituite pe parcursul
anului. Perfectarea dosarelor include un complex de lucrări: completarea datelor pe prima copertă a dosarelor,
îndosarierea, numerotarea filelor şi certificarea dosarelor.
8.3.2. Dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare se îndosariază în coperte tari şi filele dosarelor se
numerotează, sus, în colţul din dreapta, cu creion simplu. În dosarele compuse din mai multe volume, filele
fiecărui volum se numerotează separat.
Fila de orice format, cusută dintr-o margine, se numerotează ca o singură filă; fila îndoiată şi cusută la mijloc
urmează a fi descusută şi numerotată ca o singură filă.
Dacă la o filă sînt anexate alte documente, acestea se numerotează separat.
Fila cu o fotografie lipită pe ea se numerotează ca una singură.
Plicurile îndosariate, avînd inscripţii pe ele sau conţinînd documente de asemenea se numerotează, după care se
numerotează fiecare document din plic în ordine consecutivă.
La sfîrşitul dosarului, pe o filă adăugită sau pe ultima pagină rămasă nescrisă a registrelor şi condicelor, se face
următoarea certificare: „În prezentul dosar (registru, condică etc.) sînt numerotate şi cusute ... file” (numărul de
file se indică cu cifre şi litere). Se indică data cînd a fost efectuată certificarea şi se pune semnătura
executantului.
Dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani inclusiv) nu sînt supuse perfectării. Evidenţa lor se ţine
conform nomenclatorului dosarelor.
8.3.3. Completarea datelor pe coperta dosarului se efectuează conform modelului stabilit (Anexa nr. 32).
8.3.4. La sfîrşitul anului calendaristic pe copertele dosarelor se concretizează următoarele:
- dacă a fost schimbată denumirea subdiviziunii structurale sau dacă dosarul a fost transmis pentru finalizare în
altă subdiviziune structurală, se introduc modificările respective;
- pe dosarele ce conţin documente de dispoziţie (ordine, dispoziţii, procese-verbale etc.) se indică numerele lor,
se fac menţiuni cu privire la originalul documentelor sau prezenţa cópiilor;
- dacă dosarul ce conţine corespondenţa este constituit din cîteva volume, titlul dosarului conform
nomenclatorului se completează, pentru fiecare volum, cu menţiunile privind corespondentul, autorul, teritoriul
vizat, data (ziua, luna, anul) începerii şi încheierii lui. Datele concrete se înscriu şi pe copertele altor dosare,
dacă acest fapt este necesar pentru operativitatea căutării documentelor pe viitor;
- dacă dosarul conţine documente-anexe pentru anii ce preced începutul dosarului, pe coperta lui, sub dată, se
face menţiunea: „Conţine documente pentru anii ...”;
- pe coperta dosarului se scrie numărul de file, indicat în inscripţia de certificare a lui;
- după includerea dosarului în inventar, pe coperta lui se scrie numărul inventarului şi numărul dosarului în
inventarul respectiv.
8.3.5. Inscripţiile pe copertele dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare trebuie făcute cu cerneală
rezistentă la lumină sau cu tuş şi să fie scrise clar, citeţ. La apariţia unor dificultăţi privind perfectarea dosarelor
ce vor fi transmise la păstrare de stat, se va consulta Serviciul de Stat de Arhivă sau arhivele de stat respective.
8.4. Întocmirea inventarelor dosarelor
8.4.1. La finele fiecărui an calendaristic, persoanele responsabile de lucrările de secretariat ale instituţiilor
întocmesc inventare de predare a dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare la arhiva departamentală a
O.A.P.
Persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular) a O.A.P. întocmeşte compartimente anuale,
separat, pentru documentele cu termen permanent şi pentru cele cu termen lung de păstrare (de la 15 pînă la 100
ani inclusiv).
Inventarul dosarelor este un ghid arhivistic, un document de evidenţă ce reprezintă o listă sistematizată a
titlurilor dosarelor, a componenţei şi a conţinutului documentelor îndosariate.
Inventarele dosarelor cu termen permanent şi lung de păstrare necesită a fi aprobate de către C.E.C. ale arhivelor
de stat cel mult peste doi ani după scoaterea dosarelor din lucrările de secretariat curente.
8.4.2. Inventarele se întocmesc în mod separat pentru dosarele:
- cu termen permanent de păstrare;
- cu termen lung de păstrare;
- personalului scriptic.
Pentru dosarele cu termen temporar de păstrare (pînă la 10 ani) nu se întocmesc inventare.
Compartimentele anuale ale inventarelor dosarelor se numerotează consecutiv pe parcursul a mai multor ani.
Inventarele se închid numai cu acordul arhivelor de stat respective.
8.4.3. La întocmirea inventarelor dosarelor se ţine cont de următoarele cerinţe:
- în inventar se includ numai dosarele închise (scoase din lucrările de secretariat);
- titlurile dosarelor se ordonează pe compartimente, în ordinea în care sînt incluse în nomenclator;
- documentele personalului scriptic se sistematizează în inventar în ordine alfabetică sau cronologică;
- fiecare dosar este inclus în inventar sub un număr aparte. Dacă dosarul este constituit din 2-3 volume, fiecare
volum se numerotează separat;
- numerotarea dosarelor în inventar se efectuează consecutiv pentru mai mulţi ani;
- dacă în inventar sînt incluse cîteva volume ale aceluiaşi dosar, se scrie deplin doar titlul primului volum, pe
celelalte volume se indică menţiunea „idem”, celelalte date se completează deplin;
- dosarele transmisibile se includ în inventar în anul încheierii lor;
- rubrica „Menţiuni” din inventar se foloseşte pentru indicarea stării fizice a dosarului, documentelor, datelor
referitoare la primirea sau transmiterea documentelor etc.
8.4.4. Compartimentele anuale ale inventarelor se întocmesc conform unui model stabilit (Anexa nr. 33). Pentru
dosarele cu termen permanent de păstrare, ele se întocmesc în patru exemplare, pentru dosarele cu termen lung
de păstrare şi cele privind personalul scriptic – în trei exemplare. Inventarele şi istoricul fondului, semnate şi
verificate, se expediază spre aprobare C.E.C. ale arhivelor de stat respective.
În corespundere cu inventarele dosarelor cu termen permanent de păstrare aprobate, instituţiile sînt obligate să
transmită în termenele stabilite la păstrare de stat (cu excepţia instituţiilor care în conformitate cu legislaţia în
vigoare îşi păstrează permanent documentele în depozitele speciale de stat), iar arhivele de stat ale Republicii
Moldova sînt obligate să primească la păstrare de stat dosarele incluse în inventare.
Dosarele personalului scriptic se păstrează în arhiva departamentală a O.A.P. timp de 75 ani, după care se
nimicesc în ordinea stabilită.
8.4.5. La transmiterea documentelor spre păstrare de stat, inventarele trebuie să conţină: cuprinsul, lista
abrevierilor, prefaţa, indicatoarele, foaia de titlu.
8.4.6. Foaia de titlu a inventarului se întocmeşte la prima transmitere a dosarelor în arhivele de stat ale Republicii
Moldova şi se completează de fiecare dată în cazurile în care intervin schimbări în denumirea instituţiei sau în a
organului ei ierarhic superior.
8.5. Asigurarea integrităţii documentelor
8.5.1. Conducătorii subdiviziunilor structurale şi persoanele responsabile de lucrările de secretariat poartă

răspundere pentru păstrarea documentelor.
Din momentul începerii dosarelor şi pînă la predarea lor în arhiva departamentală, acestea se păstrează în
birourile subdiviziunilor structurale.
8.5.2. Dosarele se păstrează în birourile de lucru sau în încăperi amenajate special pentru arhivă, dotate cu
mijloace adecvate de păstrare, pentru a preveni degradarea, distrugerea sau sustragerea documentelor.
8.5.3. Dosarele se păstrează în dulapuri de cancelarie ce se încuie, pentru a le proteja de praf, razele solare şi
pentru a asigura integritatea documentelor.
8.5.4. Constituirea şi păstrarea dosarelor conform nomenclatorului facilitează căutarea şi utilizarea acestora.
Extrasul din nomenclator se afişează pe partea de dinăuntru a uşii dulapului, iar pe cotoarele dosarelor se notează
indicele lor din nomenclator.
8.5.5. Ridicarea şi eliberarea unor documente din dosarele cu termen permanent de păstrare este interzisă. În
cazuri excepţionale (de exemplu, la solicitarea organelor judiciare) o asemenea ridicare se poate face doar cu
permisiunea conducătorilor instituţiilor, lăsînd o copie a documentului ridicat şi un proces-verbal privind cauzele
ridicării originalului.
8.5.6. Eliberarea dosarelor în interes de serviciu funcţionarilor altor subdiviziuni structurale se face numai cu
permisiunea conducătorilor instituţiilor.
Menţiunea despre eliberarea dosarelor se fixează într-un registru sau pe o fişă specială, indicîndu-se denumirea
subdiviziunii structurale, indicele dosarului, data eliberării şi restituirii, prenumele, numele şi semnătura
persoanei căreia i-a fost eliberat dosarul.
8.6. Depunerea documentelor spre păstrare în arhiva departamentală a O.A.P.
8.6.1. În scopul păstrării documentelor Fondului Arhivistic al Republicii Moldova şi a documentelor cu termen
lung de păstrare şi de însemnătate practică (inclusiv documentele personalului scriptic), ţinerii evidenţei,
utilizării, selectării şi pregătirii documentelor cu termen permanent de păstrare pentru transmitere la păstrare de
stat, în O.A.P. există arhiva departamentală.
8.6.2. În activitatea sa, arhiva departamentală se călăuzeşte de legislaţia în vigoare a Republicii Moldova, de
ordinele, dispoziţiile şi indicaţiile O.A.P., de documentele normative şi metodice ale Serviciului de Stat de
Arhivă al Republicii Moldova, de regulamentul arhivei departamentale a O.A.P.
8.6.3. În arhivă se depun dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare, precum şi cele ale personalului
scriptic, conform inventarelor dosarelor. Dosarele cu termen temporar de păstrare nu se depun în arhivă, ci se
păstrează în subdiviziunile structurale ale O.A.P., iar după expirarea termenului de păstrare fixat se nimicesc în
modul stabilit.
8.6.4. În arhivă, împreună cu dosarele, se transmit şi fişele de înregistrare a documentelor pentru completarea
fişierului informativ al arhivei.
8.6.5. Predarea dosarelor din subdiviziunile structurale la arhiva departamentală se face personal de către
reprezentantul subdiviziunii conform graficului stabilit, întocmit de persoana responsabilă de arhiva
departamentală (lucrătorul titular), coordonat de către conducătorii subdiviziunilor structurale şi aprobat de către
conducătorul O.A.P.
8.6.6. În subdiviziunile structurale, procesul pregătirii dosarelor pentru păstrare în arhiva departamentală se
verifică de către persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular). Lacunele depistate sînt
înlăturate de subdiviziunile structurale.
8.6.7. Preluarea dosarelor în arhiva departamentală se execută de către persoana responsabilă de arhiva
departamentală (lucrătorul titular), în prezenţa lucrătorului din subdiviziunea structurală respectivă, conform
inventarului alcătuit în 2 exemplare.
În ambele exemplare ale inventarelor se fac menţiuni despre prezenţa sau lipsa fiecărui dosar. La sfîrşitul
inventarului se indică (cu cifre şi cu litere) numărul dosarelor preluate la păstrare, numerele dosarelor ce lipsesc,
data primirii şi semnăturile persoanelor ce au predat-recepţionat dosarele.
8.6.8. Dosarele cu termen permanent şi lung de păstrare şi dosarele personalului scriptic se transmit în arhiva
departamentală după expirarea unui an de la scoaterea lor din lucrările de secretariat.
Dacă în cadrul lucrărilor de secretariat curente este necesară utilizarea unor dosare din arhiva departamentală,
persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular) le înregistrează în registrul de evidenţă a
dosarelor eliberate pentru utilizare temporară.
8.6.9. Persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular), este obligată să ţină permanent
evidenţa dosarelor ce se păstrează în arhiva departamentală.
8.6.10. Documentele pot fi scoase din evidenţa arhivei în cazul selectării spre nimicire, deteriorării irecuperabile,
predării la păstrare de stat sau constatării lipsei dosarelor.
În toate cazurile menţionate mai sus, persoana responsabilă de arhiva departamentală (lucrătorul titular) este
obligată să întocmească un proces-verbal care va fi prezentat conducătorului O.A.P. spre aprobare, fiind mai întîi
coordonat cu arhiva de stat respectivă.
8.6.11. După expirarea termenelor de păstrare provizorie a documentelor O.A.P., stabilite de Regulamentul cu
privire la Fondul arhivistic de stat, ele se predau pentru păstrare permanentă în arhivele de stat.
8.6.12. Serviciul de Stat de Arhivă al Republicii Moldova stabileşte categoriile instituţiilor subordonate O.A.P.
de la care se recepţionează documente în arhivele de stat şi indică categoriile de documente ce urmează a fi
depuse la păstrare de stat.
Anexa nr. 1 la
Regulament
ELEMENTELE CONSTITUTIVE ALE DOCUMENTELOR
1. Stema de Stat a Republicii Moldova;

2. Marca comercială, emblema organizaţiei;
3. Numărul unic de indentificare (codul CUIÎO) din Registrul Naţional Interadministrativ
al Republicii Moldova (RENIM);
4. Denumirea organului administraţiei publice;
5. Denumirea organizaţiei sau a subdiviziunii structurale;
6. Date informative cu privire la organizaţie;
7. Tipul documentului;
8. Data documentului;
9. Indicele de înregistrare a documentului;
10. Referinţa la indicele de înregistrare şi data documentului intrat;
11. Locul întocmirii sau editării documentului;
12. Parafa de limitare a accesului la document;
13. Destinatarul;
14. Parafa de aprobare a documentului;
15. Rezoluţia;
16. Titlul textului;
17. Menţiune cu privire la control;
18. Textul documentului;
19. Menţiune cu privire la anexe;
20. Semnătura;
21. Parafa de coordonare a documentului;
22. Viza;
23. Ştampila, sigiliul;
24. Menţiune cu privire la autentificarea copiei;
25. Informaţie despre executant;
26. Menţiune cu privire la executarea documentului şi depunerea lui în
dosar;
27. Menţiune cu privire la data intrării documentului în organizaţie;
28. Menţiune cu privire la căutarea documentului cu ajutorul mijloacelor
tehnice.
Anexa nr.6 la
Regulament
PROCURATURA GENERALĂ ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА
A REPUBLICII MOLDOVA РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВA
str. Mitropolit Bănulescu-Bodoni, 26 ул. Митрополита Бэнулеску-Бодони, 26

MD-2005, mun. Chişinău, tel. 22 50 75 МD-2005, мун. Кишинэу, тел. 22 50 75
c/d 310149830163, Banca de Economii, р/с 310149830163, Банка де Економий,
Filiala Nr. 1, Chişinău Филиал № 1, Кишинэу
Anexanr.15 la Regulament
MINISTERUL МИНИСТЕРСТВО
МИНИСТЕРСТВО
AGRICULTURII СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
ŞI INDUSTRIEI ALIMENTARE И ПИЩЕВОЙ
ПРОМЫШЛЕННОСТИ
AL REPUBLICII MOLDOVA РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВA
ORDIN
nr .... din 01.01.05_____________
Model de ordin
În urma verificării existentului dosarelor s-a constatat pierderea a 10 dosare cu termen permanent de
păstrare pentru anii 2000-2002. Pierderea a fost cauzată de lipsa încăperii corespunzătoare pentru păstrarea
documentelor şi de atitudinea iresponsabilă a şefului arhivei dna Maria Albu.
În scopul prevenirii pierderilor de documente şi asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare a lor,
ORDON:
1. A avertiza şeful arhivei dna Maria Albu pentru deficienţele depistate.
2. A repartiza un spaţiu separat, amenajat în corespundere cu cerinţele stabilite, pentru păstrarea
documentelor de arhivă.
3. .........................
Ministru (Semnătura) Prenumele, numele
Anexa nr. 31 la
Regulament
MINISTERUL JUSTIŢIEI МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ

AL REPUBLICII MOLDOVA РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА
PROCES-VERBAL____________ APROB
01.05.2005 _________nr. __1___ Ministru
mun. Chişinău _____________ V. Lungu
Cu privire la nimicirea documentelor, 01.06.05
termenul de păstrare al cărora a expirat
Temei: Ordinul Ministrului din 01.03.05 nr. 55

Întocmit de către Comisia Centrală de Expertiză
Preşedinte ____________________________________________________________.
(Prenumele, numele de familie)
Membri ____________________________________________________________.
(Prenumele, numele de familie în ordine alfabetică)
___________________________________________________________.
Au participat: _______________________________________________________________.
(Prenumele, numele de familie, funcţia)
Comisia în baza _______________________________________________________.
(denumirea Indicatorului)
______________________________________________________________________________.
a selectat pentru a fi nimicite, fiind lipsite de importanţă ştiinţifico-istorică şi de utilitate practică, fiind cu termen
de păstrare expirat, următoarele dosare şi documente ale Ministerului Justiţiei al Republicii Moldova
Nr. Indicele Titlurile dosarelor Datele Numărul Termenul de
Menţiuni
crt. dosarului extreme ale de dosare păstrare a dosa-
dosarelor (volume) relor, nr. artico-
lelor conform
Indicatorului
1 2 3 4 5 6 7
În total ____________________________________.
(în cifre şi cu litere)
dosare pentru anii ____________________
Funcţia persoanei care

a întocmit procesul-verbal (Semnătura) Prenumele, numele de familie
Preşedinte (Semnătura) Prenumele, numele de familie
Membri (Semnăturile) Prenumele, numele de familie
Parafa de coordonare
cu Arhiva Naţională a
Republicii Moldova
Anexa nr. 26 la Regulament

LISTA-MODEL
a documentelor monitorizate cu
indicarea termenelor de executare
1. Legile Republicii Moldova, decretele Preşedintelui Republicii Moldova, hotărîrile Parlamentului, ordonanţele,
hotărîrile şi dispoziţiile Guvernului Republicii Moldova:
– în conformitate cu termenul stabilit în ele sau pe parcursul unei luni din momentul semnării.
2. Indicaţiile, însărcinările şi scrisorile Preşedintelui Republicii Moldova, ale Parlamentului Republicii Moldova şi
ale Guvernului Republicii Moldova:
– în conformitate cu termenul stabilit în ele sau pe parcursul unei luni din momentul semnării lor, iar cele
cu parafa „urgent” – în termen de 5 zile lucrătoare.
3. Ordinele, hotărîrile Consiliului Colegial, indicaţiile etc. ale ministerului, ale altor autorităţi administrative
centrale:
– la data indicată în ele.
4. Notele informative privind mersul executării actelor legislative şi normative se prezintă Guvernului la data de 10
şi 25 ale fiecărei luni.
5. Interpelările, cererile şi scrisorile deputaţilor în Parlamentul Republicii Moldova ce vizează activitatea lor:
– fără întîrziere, dacă nu necesită o studiere şi un control suplimentar;
– în termen de pînă la 30 zile în cazul scrisorilor ce comportă o studiere suplimentară.
6. Scrisorile-interpelări şi scrisorile-însărcinări ale organelor ierarhic superioare, precum şi scrisorile altor unităţi cu
rezoluţia conducerii ministerului, ale altor autorităţi administrative centrale:
– în conformitate cu termenul stabilit;
– în termen de 10 zile lucrătoare.
7. Documentele de iniţiativă cu privire la activitatea de bază:
– la data indicată în ele.
8. Petiţiile cetăţenilor:
– fără întîrziere (dacă nu necesită o studiere şi un control suplimentar) sau în termen de 15 zile lucrătoare
de la data înregistrării;
– în termen de o lună de la data înregistrării ei în cazul în care necesită un control special, verificarea
suplimentară a unor materiale etc.
9. Telegrame (radiograme) şi telefonograme:
– în termen de 2-5 zile lucrătoare.
Este important să ştiţi...
Cerinţele generale privitoare la elaborarea şi perfectarea ordinelor referitoare la personalul scriptic
Ordinele de angajare a salariaţilor se raportează la categoria ordinelor referitoare la personalul scriptic.

Este necesar de menţionat că textul ordinului este alcătuit din două părţi: de constatare şi de dispoziţie. În
partea de constatare se expun faptele ce au servict drept motiv pentru emiterea ordinului (cadrul legal), în partea
constatativă se enumeră acţiunile preconizate şi începe cu un verb care desemnează acţiunea de dispoziţie: „A
numi”, „A elibera din funcţie”, „A desface” etc.
Aceste categorii de ordine, privitoare la personalul scriptic, se arhivează şi se păstrează 75 de ani.
Ordinele referitoare la personalul scriptic se aduc la cunoştinţa salariaţilor, sub semnătură.
Perfectarea documentară a procedurii de angajare în muncă presupune parcurgerea următoarelor etape:
1. Prezentarea documentelor necesare pentru angajare de către persoana care se angajează

2. Informarea persoanei care se angajează în ceea ce priveşte principalele clauze pe care le va cuprinde
contractul individual de muncă
3. Negocierea şi semnarea contractului individual de muncă. Se recomandă pentru părţile contractante
semnarea tuturor paginilor din CIM. Acest lucru ar putea preveni o eventuală falsificare a CIM
4. Înregistrarea CIM în registrul de evidenţă a CIM şi înmînarea unui exemplar al acestui contract
salariatului
5. Emiterea ordinului angajatorului de angajare în muncă.
6. Aducerea la cunoştinţa salariatului a conţinutului ordinului de angajare în muncă
7. Informarea salariatului asupra muncii care i se încredinţează, condiţiilor de muncă şi a drepturilor şi
obligaţiunilor sale
8. Aducerea la cunoştinţa salariatului a Regulamentului intern al unităţii şi a contractului colectiv de muncă,
sub semnătură.
9. Familiarizarea salariatului ci tehnica securităţii, igiena muncii, măsurile de securitate antiincendiară şi cu
alte reguli de protecţie a mincii.
În temeiul ordinului de angajare în muncă:
1. Se efectuează înscrierea referitoare la angajare în carnetul de muncă sau se întocmeşte
carnet de muncă pentru persoana care se încadrează în cîmpul muncii pentru prima dată
2. Se completează fişa personală a salariatului (formularul interdepartamental tipizat nr.
MR-2, aprobat de Departamentul Statisticii prin Hotărîrea nr. 2 din 10.01.1997). această
fişă se completează în baza chestionării salariatului şi în conformitate cu buletinul
salariatului, carnetul de muncă, documentul de evidenţă militară şi cu alte documente
3. Se completează de către salariat fişa personală de evidenţă a cadrelor
4. Se deschide dosarul personal al salariatului. Prin dosar personal se înţelege o totalitate
de documente ce conţin date (informaţii) despre salariat
Carnetul de muncă – document de bază privind activitatea de muncă
Completarea, păstrarea şi evidenţa carnetului de muncă se efectuează în corespundere cu
HG RM nr. 1449 din 24.2.2007 „Privind carnetul de muncă”.
Primul pas pe care urmează să-l facă conducătorul unitărţii (pentru ca să nu apară
conflicte cu inspectorul de muncă) este să numească printr-un ordin o persoană responsabilă
pentru perfectarea carnetelor de muncă.
O R D I N nr. _____
din ____ ________________ 20__
„Cu privire la numirea persoanei responsabile
pentru perfectarea carnetelor de muncă”
În legătură cu necesitatea completării, păstrării şi evidenţei corecte a carnetelor de muncă şi în temeiul

prevederilor pct. 2 din HG RM nr. 1449 din 24.2.2007 „Privind carnetul de muncă”,
ORDON:
1. A numi dna (dl) ________________, (funcţia), persoană responsabilă pentru completarea, păstrarea şi
evidenţa corectă a carnetelor e muncă ale salariaţilor din instituţie.
2. Controlul asupra executării prezentului ordin mi-l asum.
Am luat cunoştinţă de conţinutul ordinului ________________
Director ________________
Carnetele de muncă se întrocmesc în mod obligatoriu pentru toşi salariaţii care au lucrat cel puţin 5 zile în
cadrul unităţii.
Fiecare salariat poate fi titular al uni singur carnet de muncă de model nou.
Carnetul de muncă de completează în limba de stat. În caz de necesitate, la solicitare, salariatului i se poate
elibera textul tradus în limba rusă, certificat în modul stabilit.
Modificarea CIM
Modificarea CIM este posibilă doar în condiţiile prevăzute de CM al RM. Clauzele esenţiale ale CIM pot vi
revizite doar printr-un acord suplimentar, spre exemplu:
Acord suplimentar
la Contractul individual de muncă
nr. 15/2013 din 22 ianuarie 2013
„22” aprilie 2013 Direcţia Educaţie Anenii Noi
Noi, părţile Contractului Individual de Muncă nr. 15/2013 din 22

ianuarie 2013, în conformitate cu prevederile art. 68 din Codul Muncii, am convenit de a modifica punctul 4 din
contract şi a-l expune în următoarea redacţie:
„ 4. Durata contractului va fi următoarea: nedeterminată
„Angajator” „Salariat”
__________________ _____________________
L.Ş.
Demisia
În conformitate cu art. 85, alin. (1) din CM, salariatul are dreptul la demisie, anunţînd despre aceasta
angajatorul, prin cerere scrisă, cu 14 zile calendaristice înainte. Curgerea termenului menţionat începe în ziua
imediat următoare zilei în care a fost întegistrată cererea.
Model de cerere:
Domnule director
Subsemnatul ________________, angajat în funcţia de _______________, solicit desfacerea contractului
individual de muncă nr. __ din __ _________ 20__ în baza art. 85, alin. (1) din CM, în legătură cu demisia şi cu
respectarea preavizului de 14 zile calendaristice.
Data Semnătura
Domnului _____________,
director al_____________________
În caz de demisia a salariatului conform art. 85, alin (2) din CM, angajatorul este obligat să accepte
demisia în termenul redus indicat în cererea depusă şi înregistrată, la care se anexează documentul respectiv ce
confirmă acest drept.
Pînă la expirarea termenului de preaviz, salariatul are dreptul oricând să-şi retragă cererea sau să depună o
nouă cerere, prin care să o anuleze pe prima. În acest caz, angajatorul este în drept să-l elibereze pe salariat numai
dacă, până la retragerea cererii depuse, a fost încheiat un CIM cu un alt salariat.
Programarea concediilor
Programarea concediilor de odihnă se face de către angajator pentru anul următor, împreună cu reprezentanţii
sindicatelor, cu cel puţin 2 săptămîni înainte de sfîrşitul fiecărui ani calendaristic. În funcţie de cerinţele asigurării
bunei funcţionări a instituţiei, efectuarea concediului se va realiza pe tot parcursul anului, în afara unor situaţii
specifice anumitor categorii de personal. Astfel, cadrele didactice beneficiazăde concedii de odihnă anuale în
perioada de vară.
La programarea concediilor se er respectate următoarele condiţii:
- concediul va fi planificat pentru fiecare salariat astfel încît o dată la 3 ani să coincidă cu sezonul
estival
- soţii care lucrează în aceeaşi instituţie au dreptul a concediu în acelaşi timp
- concediul de odihnă ale salariaţilor care prestează muncă prin cumul se acordă concomitent cu
concediul de oduhnă de la locul de muncă de bază.
Rechemarea din concediu
Salariatul poate fi rechemat din concediul de odihnă prin oridnul angajatorului, numai cu acordul scris al
angajatului şi numai pentru situaţii de serviciu neprevăzute, care fac necesară prezenţa acestuia în instituţie.
Salariatul are dreptul să folosească restul zilelor după ce a încetat situaţia respectivă sau la o altă dată stabilită în
cadrul aceluiaşi an calendaristic. Dacă restul zilelor de concediu nu au fost folosite din oricare motive în cadrul
aceluişi ani calendaristic, salariatul este în drept să le folosească pe parcursul următorului an calendaristic.
Folosirea de către salariat a părţii rămase a concediului se efectuează în temeiul ordinului angajatorului.
O R D I N nr. __
din __ ________ 20__
„Cu referire la rechemarea din concediul de odihnă”
În legătură cu situaţia de serviciu neprevăzută, care face necesară prezenţa salariatului _____________ în
instituţie (defectarea sistemului de încălzire) şi în conformitate cu art. 122 din CM al RM,
ORDON:
1. A-l rechema, cu acordul lui în scris, din concediul de odihnă pe _____________, director al gimnaziului
______________, cu începere de la __________________.
2. A utiliza restul zilelor de concediu în perioada statuată prin acordul scris al părţilor în cadrul anului
calendaristic 20__.
Conducător al unităţii _______
Ordinul nr. 31 – p
din ____________________ 20..
„Cu referire la angajare”
În temeiul cererii personale, a art. 54, alin. (1) din Codul Muncii al Republicii Moldova, a
contractului individual de muncă nr. 06/2012 din 15 august 2012,
ORDON:
1. A angaja dna Ciobanu Maria în funcţie de profesor de limba şi literatura română de la
15 august 2012 pe durată nedeterminată.
2. A efectua retribuirea muncii conform salariului tarifar, ţinîndu-se cont de sporuri şi
suplimente stabilite de legislaţia în vigoare.
Director Vasile MOLDOVEANU
Am luat cunoştinţă de conţinutul ordinului _________________ Ciobanu
din ____________________ 20..
„Cu referire la angajare”
În temeiul cererii personale, a art. 55, alin. (...) din Codul Muncii al Republicii Moldova,
a contractului individual de muncă nr. 06/2012 din 15 august 2012,
ORDON:
1. A angaja dna Ciobanu Maria în funcţie de profesor de limba şi literatura română de la
15 august 2012 pe durată determinată, de la _______ pînă la ___________.
din ____________________ 20..
„Cu referire la transfer”
În temeiul acordului personal, a art. 74, alin. (1) din Codul Muncii al Republicii Moldova,
ORDON:
3. A transfera dna Ciobanu Maria, profesor de limba şi literatura română, în funcţia de
bibliotecar, de la 15 august 2012 pe durată nedeterminată.
ORDIN
Nr. 59 – c din 23 mai 2012
„ Cu referire la acordarea concediului”
În temeiul cererii personale, în conformitate cu art. 112, 113, 114, 117, 118 din Codul
Muncii al Republicii Moldova,
ORDON:
1. A acorda concediu de odihnă anual pentru anul 2012, dnei Ciobanu Maria, profesor de
limba şi literatura română, 62 zile calendaristice, în perioada ............................................
2. A calcula şi achita îndemnizaţia de concediu şi ajutorul material conform legislaţiei în
vigoare.
ORDIN
Nr. 59 – c din 23 mai 2012
„ Cu referire la acordarea concediului neplătit”
În temeiul cererii personale, în conformitate cu art. 120 din Codul Muncii al Republicii
Moldova,
ORDON:
3. A acorda concediu neplătit, dnei Ciobanu Maria, profesor de limba şi literatura

română, ... zile calendaristice, în perioada ............................................ în legătură
cu ...................
ORDIN
Nr. 85-c din 15 august 2011
„ Cu referire la rechemarea din concediul de odihnă”
În legătură cu crearea unei situaţii de serviciu neprevăzută, în temeiul art. 122 din Codul
Muncii al Republicii Moldova, a acordului personal,
ORDON:
1. A rechema din concediul de odihnă dna Ciobanu Maria, director adjunct pentru instruire,
cu începere de la 10 august curent.
2. A acorda salariatului restul zilelor din concediul nefolosit (5 zile calendaristice) la o data
stabilită prin acordul părţilor în cadrul aceluiaşi an calendaristic.
Dau acordul _________________ Ciobanu
ORDIN
Nr. 59 – p din 23 noiembrie 2012
„ Cu referire la eliberare”
În conformitate cu art. 82, alin. (...) din Codul Muncii al Republicii Moldova,
ORDON:
4. A desface contractul individual de muncă cu dna Ciobanu Maria, profesor de limba şi

literatura română, în legătură cu ........................, de la 26 noiembrie 2012.
5. A calcula şi achita plata pentru salariu şi îndemnizaţia de concediu pentru zilele real
lucrate conform legislaţiei în vigoare.

ORDIN
ORDON:

ORDIN
În temeiul cererii personale, în conformitate cu art. 85, alin. (1) din Codul Muncii al
Republicii Moldova,
ORDON:

literatura română, în legătură cu demisia, de la 26 noiembrie 2012.
ORDIN
În conformitate cu art. 85, alin. (2) din Codul Muncii al Republicii Moldova,
ORDON:

ORDIN
„ Cu referire la concediere”
ORDON:


Registre Regulament DE

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Registre Regulament DE

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

DIRECŢIA EDUCAŢIE УПРАВЛЕНИЕ ПРОСВЕЩЕНИЯ

ANENII NOI АНЕНИЙ НОЙ

MD- 6501 or. Anenii Noi МД – 6501 г. Анений Ной

nr. 289 din 15 august 2013

„Cu referire la instituirea şi utilizarea registrelor de ordine”

În conformitate cu prevederile Regulamentului – cadru cu privire la ţinerea

1. A institui şi utiliza de la 01 ianuarie 2014 în lucrul cu documentaţia şcolară

Şef Direcţia Educaţie Radion MOROŞAN

Executor: N. Popcova, specialist principal

I. Tipuri de ordine care se vor înscrie în registre:

a) Registrul de evidenţă a ordinelor cu referire la personal (R – p);

1. Urmează să expediaţi Preşedintelui raionului, la solicitarea acestuia, o informaţie privind

2. Specialistul pentru lucrul cu tineretul al primăriei urmează să fie participe la un seminar de

Nr. ____ din „__” ________ 2010

În conformitate cu art.__ al Codului muncii al Republicii Moldova, Planul-grafic de perfecţionare a

Domnului Ion Rotaru,

Domnului Marius STÎNGACIU,

Stimate domnule primar,

Vă rugăm să ne comunicaţi despre disponibilitatea Dumneavoastră de a ne vizita la 28 august curent.

Domnului Ion Rotaru,

Stimate domnule Rusu,

12. Elaboraţi proiectul deciziei Consiliului local:

DECIZIE nr. ___

„Cu privire la aprobarea Programului de activitate

9. Formulaţi extrasul din procesul-verbal al şedinţei Consiliului local:

Total membri ai consiliului: 13

„Cu privire la constituirea Comitetului organizatoric

Extras din decizie nr.___

„Cu privire la constituirea Comitetului organizatoric

nr.______ din __________________2004

„Cu privire la constituirea comisiilor

Conducător Mihail PÎSLARU

În legătură cu depistarea cazurilor de încălcare a prevederilor Instrucţiunii privind ţinerea lucrărilor de

2. Proiectele de documente se elaborează în cadrul subdiviziunilor structurale şi se prezintă în Cancelarie

realiza cele pornite şi va obţine rezultate frumoase şi pe tărîmul ştiinţific.

XXXXX funcţia, titluri

Stimate domnule primar,

Preşedintele ::: XXX

Felicitare cu prilejul zilei de naştere a colegului de serviciu

Mult stimată doamnă .........,

Director general Mihai PÎSLARU

15 februarie 2012 _ ________________

Domnului Ion MOCANU,

UNELE FORMULE UZUALE ÎN CORESPONDENŢĂ

Prin prezenta confirmăm primirea scrisorii din...

SEGMENTAREA CUVINTELOR LA TRECEREA DINTR-UN RÂND

al şedinţei Colegiului _________________________

Total membri ai Colegiului ______, din ei prezenţi ______

Preşedinte al şedinţei ___________________________________________

1. Darea de seamă a Colegiului local pentru perioada anului 2010.

2. Cu privire la modificarea taxelor locale.

Raportori: Ion Petcov, preşedinte al Comisiei consultative

1. S-a examinat: ______________________________________________________________

numele, prenumele raportorului, conţinutul raportului* )

Au luat cuvîntul: ______________________________________________________________

S-a decis: (textul deplin al deciziei)

Au votat: Pentru ______, Contra ______, S-au abţinut:_______.

Preşedinte al şedinţei: _______________ _________________________

Denumirea O.A.P. – autorul documentului – se indică complet, în corespundere cu Regulamentul de activitate a

Toate documentele se datează în mod obligatoriu.

Numărul de înregistrare a documentului se indică pe toate documentele respective.

Referinţa include indicele de înregistrare şi data documentului la care se dă răspuns.

Elementul dat se indică pe formularul pentru ordin şi pe formularul general.

Nr. din „” ______ 2010

nr. din ____________2004

Total membri ai Colegiului , din ei prezenţi

Au votat: Pentru , Contra , S-au abţinut:___.

Preşedinte al şedinţei: _ ___________