Alma University

Sunteţi auditor intern angajat într-o misiune de audit privitoare la costurile de fotocopiere 1 ale
Universitații Alma.Din investigaţiile preliminare aţi obţinut următoarele informaţii:
 Managementul v-a informat că, în cadrul universităţii, fotocopierea este realizată pe
aparate închiriate de la producător, iar costul pentru multiplicarea unei pagini tip A4 este
de 4 cenţi/pagină. Aceste aparate sunt disponibile în toate departamentele administrative 2
ale universităţii.
 În cadrul universităţii există şi un birou special amenajat pentru serviciile de fotocopiere.
Politica universităţii este ca materialele ce depăşesc 20 pagini să fie multiplicate în biroul
de fotocopiere, deoarece costul aferent este semnificativ mai redus.
 Această politică a fost introdusă în urmă cu aproximativ cinci ani în baza unui studiu-
sondaj privind costurile de multiplicare.
Ca primă acţiune, aţi decis să examinaţi în ce măsură politica managementului este corect
aplicată în realitate şi aţi întreprins o vizită la biroul de fotocopiere. Informaţiile obţinute cu
ocazia acestei vizite sunt:
 Evidenţele biroului de fotocopiere indică acceptarea la multiplicare a documentelor cu o
lungime medie de 100 de pagini. Biroul nu acceptă multiplicarea documentelor mai
scurte de 20 de pagini.
 Pe uşă exista un anunţ prin care angajaţii universităţii erau avertizaţi asupra posibilităţii
de a fi nevoiţi să aştepte maxim şase zile până când documentele lor vor fi multiplicate.
 Discutând problema întârzierilor cu care se prestează serviciul cu personalul biroului de
fotocopiere vi s-a comunicat că avertismentul de pe uşă este valabil doar în anumite
perioade ale anului universitar când cererile de multiplicare sunt foarte mari: perioadele
de sesiune sau de începere a semestrelor. În restul anului, cererile sunt satisfăcute într-un
interval de timp foarte scurt, de obicei, în aceeaşi zi.
Apoi, aţi decis să vizitaţi şi un departament didactic din universitate din universitate şi iată ce
informaţii aţi obţinut de acolo:
 Departamentul didactic a achiziţionat un aparat de multiplicare din bugetul propriu la un
cost de 20.000 euro ce poate asigura servicii complementare celor de fotocopiere: sortare,
mărire/micşorare, capsare, asamblarea documentelor etc. Ni se spune că costurile de
multiplicare sunt 2,5 cenţi (pentru format standard), respectiv 1,25 cenţi pentru cazurile
de multiplicare faţă-verso sau format micşorat.
 Pe parcursul vizitei aţi remarcat că au fost realizate aproximativ 25 de fotocopieri în
format standard și cca 10 în format micşorat.
 De aproximativ zece ori în cursul acelei zile, personalul departamentului didactic a
fotocopiat peste 100 pagini.

Cerinţe:

1
Este vorba despre fotocopierea pentru nevoile interne ale universitații (activități didactice și administrative) și nu
despre fotocopiere contra cost pentru persoane care nu sunt angajați ai universității. Costurile de fotocopiere sunt
suportate de universitate, nu sunt platite de cei care folosesc fotocopiile
2
Universitatea este formată din departamente didactice (de exemplu Departamentul de Contabilitate și audit) și
departamente administrative (de exemplu: departamentul de resurse umane, departamentul juridic, financiar,
secretariate etc.)
 - Pe baza informaţiilor furnizate sugeraţi care ar fi problemele ce ar trebui investigate
în profunzime.
- Propuneţi câteva măsuri de ameliorare a costurilor de fotocopiere din cadrul
Universităţii Alma.

Cerință suplimentară:
- Având în vedere activitățile auditorului în cadrul misiunii referitoare la funcția de
fotocopiere, dați cel puțin un exemplu de audit intern de tip financiar, audit de
conformitate și audit operațional