Accesul la informaţii într-o bibliotecã universitarã

Grigoraş Ciprian, bibliotecar

Confruntată cu provocãrile noului mileniu, cãrora trebuie sã le facã faţã,

biblioteca nu se mai poate rezuma doar la a constitui un spaţiu de radiere culturalã,
un loc al informãrii şi formãrii profesionale şi intelectuale. Biblioteca acţioneazã ca
factor al modelãrii gândirii, ca mijloc de interiorizare şi asumare a valorilor, de
orientare a publicului în plan cultural-intelectual, moral şi civic. Este nevoie de o
implicare constantã a bibliotecii pe planul vieţii sociale.

O bibliotecã trebuie sã facã faţã unor sarcini cu caracter ciclic. Împrumutul la

domiciliu reprezintã un astfel de exemplu, cu toate operaţiunile pe care acesta le
presupune, operaţiuni care implicã timp şi personal. Repetarea unei anumite
operaţiuni se face nu numai în cadrul aceleiaşi biblioteci, ci şi de la o bibliotecã la
alta (centralã şi filiale), una şi aceeaşi carte (titlu şi ediţie) este supusã unei
prelucrãri similare în toate bibliotecile care au achiziţionat-o, operaţiunea
catalogãrii descriptive fiind situaţia cea mai obişnuitã de acest gen. Astfel de
cazuri, precum şi necesitatea intensificãrii fluxului de informaţii au impus
redimensionarea întregii activitãţi de bibliotecã. Aceasta s-a fãcut prin
automatizarea bibliotecilor la sfârşitul anilor 1960, ca o necesitate de eficientizare
a muncii bibliotecarului, în special a circulaţiei documentelor şi a realizãrii
statisticilor. Astfel, controlul circulaţiei a fost una dintre primele şi cele mai
rãspândite operaţii automatizate într-o bibliotecã, mai ales în Occident. Sistemul
manual de circulaţie includea solicitãri de muncã intensivã, cerea mult timp,
inexactitãţi, implicare mare a personalului, imposibilitatea de a genera statistici
exacte despre circulaţia documentelor. Într-o societate modernã biblioteca nu poate
rãmâne o structurã anacronicã, întrucât, în biblioteci performanţa este în funcţie de
relaţia dintre resursele care intrã în bibliotecã şi ceea ce biblioteca realizeazã
folosind aceste resurse.

În BCU Iaşi, procesul de implementare al modulului de control automat al

circulaţiei a început în anul 1992. În urma constatãrii faptului cã numãrul de
utilizatori a crescut, prin apariţia unor noi facultãţi şi prin creşterea numãrului de
studenţi din anul I, precum şi a cerinţelor acestora, s-a procedat în anul 2000 l-a
înlocuirea programului dBASE cu programul ALEPH (Automated Library
Expandable Program). Schimbarea s-a făcut treptat, pe parcursul unui an. Unul
dintre marile avantaje ale acestei schimbãri a constat în conectarea tuturor filialelor
la reţeaua bibliotecii, fapt ce a permis accesul bibliotecarilor, dar şi al cititorilor, la
toate informaţiile. Astfel, orice persoanã care are acces la un computer conectat la
Internet, poate consulta fondul de carte al bibliotecii centrale şi filialelor, şi poate
totodatã vedea dacã un document este împrumutat sau nu. În mod previzibil,
introducerea acestui program a generat schimbãri benefice importante şi la nivelul
personalului (privind activitatea şi comportamentul acestuia), al calitãţii serviciilor
(creşterea vitezei şi îmbunãtãţirea deservirii), la beneficiari, inclusiv în ceea ce
priveşte educarea acestora, în sensul adaptãrii la realitãţi mai dinamice şi mai
eficiente prin acţiunea lor.

Condiţiile care erau de îndeplinit în vederea funcţionalizãrii activitãţii de

împrumut în acest program erau crearea bazei de date a cititorilor, a unui catalog
on-line suficient de bogat care sã conţinã o mare parte din cãrţile solicitate de
cititori şi desigur, instruirea personalului.

Crearea bazei de date de cititori a fost rezolvatã în decursul unui an. Prin
conversia în sistemul ALEPH a bazei de date din fostul program, s-a putut trece la

2
curãţarea bazei de date existente şi completarea ei cu studenţii din anul I, precum şi
cu celelalte categorii de beneficiari. Astfel, în anul universitar 2000-2001, s-a
trecut la schimbarea permiselor de intrare (prin înfoliere) pentru toate categoriile
de cititori, necesare noului program folosit. Anual aceste permise se reînnoiesc,
prin vizarea lor pentru anul universitar respectiv.

Completarea catalogului on-line cu cãrţile cele mai solicitate s-a desfăşurat pe

mai multe planuri, în scopul eficientizãrii maxime a operaţiei. Aceasta s-a
constituit prin conversia în sistemul ALEPH a mai multor baze de date constituite
începând cu anul 1992. Pe lângã catalogarea curentã, s-a trecut pentru început la
catalogarea scurtã a tuturor uzualelor din sãlile de lecturã şi a tuturor
împrumuturilor mai vechi, atât în filialele Bibliotecii, cât şi în Serviciul Relaţii cu
publicul al Bibliotecii Centrale.

Instruirea personalului a constat în iniţierea acestuia în funcţiile modulului de

circulaţie al programului ALEPH de cãtre firma producãtoare, timp de câteva zile.
De asemenea, au fost hotãrâte de la început şi alte aspecte precum stabilirea
drepturilor cititorilor, a statutelor de carte, a perioadelor de împrumut, a
posibilitãţii de prelungire, a cuantumului amenzilor.

Dupã îndeplinirea acestor condiţii, de la 1 octombrie 2001 s-a trecut la

împrumutul cãrţilor în noul program, atât împrumutul la domiciliu, cât şi la sãlile
de lecturã, din Biblioteca Centralã, urmând ca în anul urmãtor şi Bibliotecile filiale
sã procedeze astfel.

Datoritã acestei experienţe şi ţinându-se seama de multitudinea de facilitãţi

oferite de programul ALEPH, s-a putut obţine o imagine exactã şi completã asupra
activitãţii desfãşurate şi s-au putut lua o serie de decizii care să eficientizeze

3
munca, în acelaşi timp crescând calitatea şi viteza deservirii beneficiarilor
bibliotecii.

Primul şi cel mai important lucru, care a dus la un numãr mare de schimbări ce
s-au putut efectua în activitatea din Bibliotecã, îmbunãtãţind simţitor deservirea
beneficiarilor acesteia a fost creşterea vitezei de deservire. Folosindu-se acelaşi
numãr de angajaţi, s-a reuşit sã se ducã la bun sfârşit mai multe activitãţi din
bibliotecã, precum catalogarea scurtã şi pe loc a cãrţilor solicitate la împrumut şi
care nu erau în baza de date (existã avantajul de a putea întreţine baza de date, prin
adãugarea, ştergerea sau modificarea acesteia, în orice moment, fãrã a se afecta
întreaga structurã). În felul acesta cititorii primesc cartea în câteva minute în loc să
revinã a doua zi.

O importanţã deosebitã a avut-o scãderea semnificativã a numãrului de cititori

restanţieri prin trimiterea zilnicã a somaţiilor. Se poate vorbi astfel de o
disciplinare a beneficiarilor. O consecinţã directã a aplicãrii acestui procedeu o
constituie fluentizarea ciclului, o mai bunã circulaţie a cãrţii.

Prin posiblitatea urmãririi şi verificãrii operaţiilor efectuate, personalul a fost

obligat sã fie mai riguros, putându-se vorbi astfel şi de o disciplinare a
bibliotecarilor. Luându-se în considerare statisticile efectuate numai pe calculator,
aceştia au fost obligaţi sã înregistreze toate împrumuturile efectuate.

Întrucât programul ALEPH este unul expandabil, beneficarul este avantajat

datoritã posibilitãţii astfel create de adaptare a programului de împrumut la
domiciliu şi a împrumutului la salã, cu comanda on-line. Astfel, oricine are permis
de intrare la BCU Iaşi şi acces la Internet, poate completa o fişã de împrumut, de
oriunde s-ar afla, şi în maxim 30 de minute gãseşte publicaţia în sala de lecturã.

4
 Exemplarele cu statutul "Pentru împrumut" (exemplare care pot fi împrumutate
acasă) - se livrează în Sediul Central al BCU, sala "Gr. Moisil", la Punctul de
împrumut. Exemplarele cu statutul "Se împrumutã numai la sală" şi "Depozit
legal" - se livrează în Sediul Central al BCU, Sala "H.P. Bengescu"/Sala "M.
Sadoveanu"/Sala "N. Iorga", la Punctul de împrumut. Comenzile online plasate în
intervalul 13.30 - 15.00 se servesc după ora 15.00. Comenzile online plasate în
intervalul 19.30 - 9.00 a.m. (ziua următoare), se servesc în dimineaţa următoare, la
ora 9.00. Comenzile online plasate în intervalul vineri ora 19.30 - luni ora 9.00 se
servesc luni dimineaţa, la ora 9.00. Exemplarele care au cotele în formatul V-, VI-,
IB-, IIB-, IIIB-, IVB-, VB-, VIB- sau care au colecţia "Corporativ" plasate până la
ora 13.30 se servesc după ora 15.00, iar cele plasate în intervalul 13.30 - 8.30
(dimineaţa următoare) se servesc în dimineaţa următoare, la ora 9.00.
Comenzile online pentru exemplare cu statutul "Se împrumutã la sala periodice"
şi având Colecţia: "Reviste"/"Anuare"/"Calendare”, ”Almanahuri"/"Ziar" plasate în
intervalul 8.30 - 13.30 se servesc după ora 15.00 în Sala "G. Ibrăileanu".
Comenzile online pentru exemplare cu statutul "Se împrumutã la sala periodice" şi
având Colecţia: "Reviste"/"Anuare"/"Calendare”, ”Almanahuri"/"Ziar" plasate în
intervalul 13.30 - 8.30 (dimineaţa următoare) se servesc în dimineaţa următoare în
Sala "G. Ibrăileanu", la ora 9.00. Comenzile online pentru exemplare cu statutul
"Se împrumutã la sala periodice" şi având Colecţia:
"Reviste"/"Anuare"/"Calendare”, ”Almanahuri"/"Ziar" plasate în intervalul vineri
19.30 - luni 8.30 a.m. se servesc luni dimineaţa, în Sala "G. Ibrăileanu", la ora
9.00.
În cazul în care utilizatorul doreşte sã realizeze o cãutare, etapele sunt
urmãtoarele:
- se acceseazã catalogul în care se doreşte a fi fãcutã cãutarea: Catalog BCU
ALEPH sau Catalog BCU MEBFIND;

5
 - în cazul în care se alege spre exemplu Catalogul BCU MEBFIND se trece
numele a ceea ce se cautã, alegându-se câmpul dorit de cãutare (titlu, autor,
subiect, cota, ISBN/ISSN, imagini sau opţiunea toate câmpurile);
- dupã ce s-a selectat opţiunea doritã se deschide o listã cu tot ceea ce conţine
biblioteca în funcţie de opţiunea aleasã. Dacã s-a ales spre exemplu un nume
de autor, apar la optiunea ,,format” toate cãrţile, articolele, albumele în care
acesta este autor sau coautor, de asemenea perioada de timp, precum şi
limba în care acesta şi-a scris lucrãrile. Sunt de asemenea specificate şi
bazele de date unde se gãsesc publicaţiile.

Sursele de informare de pe site-ul BCU Iaşi sunt:

Catalog general BCU (după 1995) - Această bază de date cuprinde descrierile
bibliografice ale intrărilor curente (cărţi, publicaţii periodice, colecţii speciale,
stasuri, etc.) începând cu anul 1995, atât din unitatea centrală cât şi din bibliotecile
filiale.

Catalog tradiţional – fişe digitizate (înainte de 1995) - Această bază de date a

rezultat în urma scanării fişelor din cataloagele tradiţionale din unitatea centrală şi
din bibliotecile filiale. Ambele baze de date bibliografice înglobează cataloage
pentru cărţi, periodice (ziare, reviste, almanahuri, calendare), colecţii speciale
(carte veche românească şi străină, muzică tipărită, albume, materiale audio-video,
resurse electronice, materiale non-carte).

Fişiere de autoritate - Această bază de date, începută în 2004, cuprinde

înregistrări de autoritate pentru nume de persoane, colectivităţi, titluri şi subiecte.

6
 Baza de date România - Cuprinde descrieri bibliografice ale articolelor din
publicaţiile periodice româneşti din domeniul ştiinţelor socio-umaniste.

ROLINEST – catalog virtual colectiv românesc- Acest catalog este un

instrument de căutare şi regăsire a informaţiei bibliografice existente în mai multe
biblioteci universitare şi de cercetare din România, biblioteci digitale şi biblioteci
străine.
Catalogul naţional „RoLiNeST" a fost creat în 2005 în cadrul proiectului de
cercetare NUSIDOC („Sistem Naţional Unitar de Informare şi Documentare
Ştiinţifică şi Tehnică" ce a avut ca scop unificarea sistemelor de biblioteci) şi a
inclus iniţial cataloagele online ale celor patru biblioteci centrale universitare (Iaşi,
Bucureşti, Cluj şi Timişoara) şi al Bibliotecii Universităţii Politehnicã din
Bucureşti.

Căutarea unor informaţii privind fondurile de carte, periodice şi colecţii speciale

deţinute prin utilizarea site-ului BCU Iaşi se poate realiza aşadar fie în Baza 2
(catalogul tradiţional BCU-înainte de 1995) fie în Baza 1 (Catalogul general BCU-
dupã 1995).
În interogarea catalogului online utilizatorii pot opta să folosească
interfaţa Catalog BCU MEBFIND, un produs gratuit, care face căutări simultane
în toate bazele de date.

Principalul serviciu prestat de cãtre BCU Iaşi se efectuează la nivelul sãlilor de

lecturã şi de împrumut, prin Serviciul Relaţii cu publicul, serviciu structurat în
patru compartimente: Permise. Vize. Lichidări, Împrumutul la domiciliu,
Împrumutul în Sãli de lecturã, Împrumutul interbibliotecar. Cartea rãmâne
principala ofertã a BCU Iaşi.

7
 Serviciile oferite de BCU Iaşi se adreseazã următoarelor categorii:
-studenţi din instituţiile de învãţãmânt de stat şi particular din Iaşi, studenţi strãini
cuprinşi în programe şi proiecte educaţionale;
-cadre didactice universitare din universitãţile ieşene şi din alte universitãţi din
ţarã;
-cercetători ai institutelor academice şi doctoranzi din Iaşi şi din alte oraşe;
-absolvenţi ai unor instituţii de învãţãmânt superior cu domiciliul în Iaşi şi din alte
oraşe;
-elevi din clasa terminalã de liceu, cu recomandarea şcolii.
Printre cele mai importante dintre servicii se numărã:
-împrumutul, pe perioade limitate, al unor cãrţi, periodice, sau al altor documente,
cãtre beneficiari, spre consultarea în sãlile de lecturã sau la domiciliul acestora.
Împrumutul se efectueazã pe baza documentelor de evidenţã a cititorilor (permisul
de intrare). Persoanele care doresc sã aibã acces la colecţiile şi la serviciile
bibliotecii au obligaţia sã obţinã un permis, valabil atât pentru Unitatea Centralã,
cât şi pentru bibliotecile filiale.
-împrumutul interbibliotecar la nivel naţional şi internaţional, care se efectueazã pe
bazã de documente specifice, cu excepţia periodicelor şi a publicaţiilor care fac
parte din patrimoniul cultural naţional şi care nu pot face obiectul unui astfel de tip
de împrumut.
-expoziţiile efectuate în cadrul bibliotecii cu ocazia diferitelor evenimente.
-transferul temporar către instituţii din ţară pentru organizarea unor expoziţii sau a
altor activitãţi specifice, efectuat pe baza unui act de transfer între biblioteca
deţinătoare şi cea primitoare.
Alte servicii oferite sunt cele de cercetare bibliograficã la cerere şi consultanţã
bibliograficã la cerere.

8
 Serviciul de cercetare bibliografică la cerere realizează, contra cost, bibliografii
complexe pe teme diverse, în funcţie de cerinţele utilizatorilor bibliotecii. Procesul
de cercetare bibliografică se bazează, în principal, pe investigarea colecţiilor BCU
„Mihai Eminescu”, dar nu exclude nici consultarea altor resurse informaţionale.
Accesul publicului la acest serviciu se face prin intermediul Departamentului
Bibliografic al bibliotecii, pe baza unei cereri care colectează datele necesare unei
investigaţii elaborate:

 Numele şi prenumele
 Numărul de permis la bibliotecă
 Ocupaţia şi datele de contact
 Delimitarea subiectului (geografic şi cronologic)
 Destinaţia cercetării bibliografice
 Limba documentelor descrise bibliografic
 Sursele de informare
 Publicaţiile consultate de beneficiar
 Termenul de predare a bibliografiei
 Data cererii
 Semnătura beneficiarului

Serviciul de consultanţă bibliografică la cerere se adresează utilizatorilor care

solicită consultanţă de specialitate din partea unui bibliograf în realizarea
cercetărilor independente din domeniile lor de interes.

Pentru ca documentele sã poată fi accesate şi utilizate eficient, ar putea fi

implementate mai multe procedee. Trebuie specificat că optiunea comanda on-
line a revoluţionat în cadrul BCU Iaşi posibilitatea accesării documentelor.
Avantajele au fost multiple. Nu numai că au redus timpul de aşteptare petrecut de

9
utilizator, dar a şi îmbunãtãţit viteza de deservire, eliminându-se posibilele erori ce
apăreau la momentul completării comenzii sau a deservirii acesteia şi care duceau
la indispoziţie şi la un consum de timp inutil.

În aceastã ordine de idei, o metodã utilă in opinia mea ar fi crearea unor DVD-
uri care sã conţinã scanate anumite articole mai importante sau chiar unele cãrţi şi
manuscrise care nu pot fi împrumutate acasã, aparţinând colecţiilor speciale.
Practic, documentele care nu pot fi împrumutate acasã (exceptându-se materialele
audio-video care sunt protejate de legea drepturile de autor), în special exemplarele
unicat sau cele solicitate mai intens, pot fi oferite pe timp limitat sub o formã
digitalã. Fiecare DVD ar putea avea o copie ce s-ar pãstra separat într-o videotecã,
pentru a se evita astfel posibilele pierderi. Avantajele sunt lesne de sesizat:
economisire mare de timp pentru utilizator în vederea consultãrii materialelor,
protejarea mai bine a respectivelor materiale prin evitarea apariţiei unor deteriorări
în cazul utilizãrii lor prea frecvente, prevenirea pierderii definitive a informaţiei în
cazul unor evenimente de forţã majorã, şi, nu în ultimul rând creşterea veniturilor
bibliotecii prin punerea la dispoziţie a acestui serviciu. Desigur cã implementarea
acestui serviciu nu s-ar putea face într-un timp scurt, date fiind condiţiile necesare,
însã posibilitatea este una cât se poate de realizabilã şi ar constitui un real folos atât
pentru beneficiari cât şi, aşa cum am arãtat, pentru bibliotecã.

10
 Bibliografie

Ionel Enache, Biblioteconomie: suport de curs, Bucureşti, Editura Universitãţii din

Bucureşti, 2002.

Idem, Managementul informaţiei şi bibliotecilor, Bucureşti, Editura Credis, 2001.

Philiph Kotler, Marketing. Management, Bucureşti, 1996.

Doina Toma, Bazele biblioteconomiei, Braşov, 2005.

Legea bibliotecilor nr. 334 din 31/05/2002 Republicatã în Monitorul Oficial,

Partea I, nr.132 din 11/02/2005.

http://www.bcu-iasi.ro/

11