Anexa 2 476

Anexa 2. Sistemul de gestionare a documentaţiei economice şi

urmărire a realizării şi încasării lucrărilor INTCON

Unul dintre cele mai bune sisteme informatice pentru conducerea activităţii
economice a unei firme de construcţii a fost elaborat de către INFSERV S.R.L.
sub numele INTCON.
Sistemul permite calculul preţului ofertă pentru lucrările scoase la licitaţie,
evaluarea situaţiilor lunare de plată actualizate, programarea execuţiei lucrărilor,
gestionarea stocurilor de materiale, urmărirea consumurilor de manoperă, gestionarea
utilajelor de construcţii şi a mijloacelor de transport şi derularea automată a
evidenţei financiar - contabile şi a salarizării personalului.
Acest sistem cuprinde soft de ofertare, decontare, proiectare asistată, desen
automat (cu ocazia proiectării asistate se obţin totodată desenele de execuţie şi
devizele).
Firma INFSERV are în prezent peste 4100 utilizatori: antreprize,
proiectanţi, beneficiari şi alte organizaţii. INFSERV foloseşte 60 de reprezentanţi
distribuitori specialişti în domeniu, care asigură, în toată ţara, promovarea
produsului, asistenţa tehnică şi livrarea îmbunătăţirilor aduse sistemului. Toate
produsele firmei sunt oferite gratuit clienţilor în regim de testare timp de 45 de
zile.

1. Abordarea integrată a gestiunii informaţiei la nivelul firmei

Calitatea deciziilor unei firme de construcţii depinde de cantitatea şi
calitatea informaţiilor pe care aceasta le are la dispoziţie în momentul luării
deciziei. Pentru a răspunde acestor cerinţe firma INFSERV a urmărit în
proiectarea şi realizarea sistemului integrat INTCOM să permită managerului de
proiect să cunoască, în fiecare moment, situaţia lucrărilor executate, costul
acestora, încadrarea în graficul de realizare a proiectului, precum şi măsurile
posibile pentru reglarea unor devieri înregistrate în derularea lucrărilor.
La proiectarea şi realizarea sistemului INTCON, ca şi pentru obţinerea
unui maximum de beneficiu al constructorului din utilizarea acestui produs sunt
avute în vedere următoarele principii:
1) independenţa preţurilor materialelor de devizele în care acestea sunt
folosite.
Preţurile nu depind de lucrare, ci de furnizorii din zonă, de cariere, de
balastiere, ca şi de distanţele de la aceştia. Rezultă că preţurile materialelor nu mai
477 Managementul proiectelor de construcţii

sunt urmărite în extrasele de materiale ale devizelor, ci vor fi întreţinute într-un

fişier unic (numit BAZĂ DE PREŢ) în care se vor înscrie codurile şi preţurile
resurselor din devizele ce se realizează pe un anumit amplasament. Autorii
sistemului informatic recomandă ca bazele de preţ să se constituie pe
amplasamente şi nu pe lucrări. În acest fel, în baza de preţ nu mai sunt incluse
datele (coduri, denumiri) şi preţurile pentru aproximativ 90.000 de materiale, ci
numai codurile materialelor din lucrările executate într-o anumită zonă
(amplasament). Un preţ de la un cod din baza de preţ serveşte atât pentru
calcularea situaţiei de plată , în preţuri la zi, a unei lucrări contractate în trecut
(aflată în curs de execuţie), cât şi pentru calculul devizului ofertă pentru o lucrare
ce poate fi contractată şi executată în viitor. La elaborarea devizelor se declară
apartenenţa la o anumită bază de preţ în vederea accesării preţurilor la zi
practicate de furnizorii din zonă. Preţurile din baza de preţ se pot actualiza manual
sau automat pe baza înregistrării lor, din facturi, în contabilitate.
2) dubla legătură tehnic-contabilitate.
Prin această legătură trebuie realizate două cerinţe:
- tehnicul să ofere contabilităţii codurile de materiale care apar în lucrări
(în bazele de preţ);
- contabilitatea să ofere preţuri la aceste coduri.
Aceste două cerinţe se vor realiza automat dacă utilizatorul foloseşte
subsistemele DOCLIB şi CONTLIB şi dacă în contabilitate materialele se înscriu
pe codurile pe care le-a primit automat din bazele de preţ ale DOCLIB.
3. evaluarea situaţiilor de plată lunare să se facă cu aceeaşi algoritmi ca şi
devizul ofertă, cu aceeaşi coeficienţi de recapitulaţie, dar pentru cantităţile
realizate în luna respectivă şi în preţuri la zi.
4. utilizarea unor algoritmi şi modele de optimizare în organizarea
activităţii de construcţii (pregătirea, programarea şi urmărirea execuţiei).

2. Subsistemele sistemului integrat INTCON

I. Sistemul informatic DOCLIB 19

Produsul se adresează în principal inginerului proiectant sau executant,
precum şi arhitectului.
 Anexa 2 478

Sistemul permite realizarea automată a activităţilor de: ofertare, decontare,

ca şi obţinerea automată a documentaţiei economice (antemăsurătorii) din activitatea
de proiectare asistată.
De asemenea, programul este un soft de proiectare asistată, punând la
dispoziţia utilizatorului un limbaj propriu de programare - limbajul LIDES -
pentru scrierea de algoritmi şi rutine (descriptorii) şi un sistem propriu de desenat
la care cotele pot fi şi nume de variabile (desene parametrizate, generator de
desene) - sistemul DESLIB. Acest produs este singurul soft de proiectare asistată
ce permite obţinerea automată a antemăsurătorii în cantităţi de articole din
indicatoare româneşti pe baza dimensiunilor şi opţiunilor din piesele desenate (a
fost realizată legătura desen - antemăsurătoare).
Baza de date normative a sistemului conţine:
- nomenclatorul de materiale (editat de MCIND-COCC în anul 1987).
- norme de consumuri de resurse editate în 1981-1982.
- norme orientative de consumuri de resurse INCERC editate în 1991-
1995.
- Facilităţile oferite de către acest produs informatic sunt următoarele:
- eliberează total pe utilizator de povara cunoaşterii codurilor la toate
entităţile din sistem (materiale, materiale din liste, manopere, utilaje, norme)
având posibilităţi de regăsire instantanee prin denumire sau caracteristici de sorto-
tipodimensiuni a tuturor informaţiilor;
- oferă posibilitatea de a lucra cu "baze de preţ" pe amplasamente;
- permite calculul automat al situaţiei de plată lunare în preţuri ofertă şi în
preţuri la zi provenite automat din contabilitate (sistemul CONTLIB), sau cu
indici de inflaţie lunari (Ord. 34);
- asigură funcţiuni simple de limbaj de programare pentru inginer sau
arhitect cu ajutorul căruia utilizatorul îşi poate scrie algoritmi (rutine) numiţi
DESCRIPTORI găzduiţi într-o colecţie de descriptori independentă de devize;
descriptorii pot fi ataşaţi articolelor de deviz şi au rolul de a le calcula cantitatea
acelor articole; descriptorul poate fi redactat şi pe loc la articolul de deviz
respectiv în timpul generării devizului dacă formula de calcul este mai simplă;
dacă algoritmul de calcul este complicat el este chemat în dreptul articolului din
colecţia de descriptori gata făcuţi. Descriptorul este un instrument foarte puternic
de simplificare a muncii inginerului;
- permite automatizarea realizării antemăsurătorii; utilizatorul furnizează
programului cotele (dimensiunile) din proiect direct pe imaginile de pe ecran
479 Managementul proiectelor de construcţii

(imaginile fiind secţiunile verticale şi orizontale ale prototipurilor realizate cu

sistemul propriu de desenat DESLIB);
- pune la dispoziţia utilizatorilor colecţii de prototipuri de construcţii civile
realizate de firma INFSERV (prototip însemnând un element de construcţii sau
instalaţii format din perechea normă compusă cu descriptori - desen asociat).
Prototipurile livrate în acest moment sunt: fundaţii, stâlpi, grinzi, plăci, pereţi,
acoperişuri, terase, săpături, scări, ferestre, uşi, profile în lung, platforme,
diafragme;
- oferă posibilitatea de a lucra cu mai multe variante tehnologice proprii de
reţetă la un simbol din indicatoarele 1981 - 1982;
- permite vizualizarea, modificarea, tipărirea rapoartelor direct din meniu;
- editează defalcatorul producţiei (borderoul) cu valoarea de deviz şi
valoarea realizată pe categorii de cheltuieli;
- prin varianta 18.1 permite obţinerea de devize ofertă şi situaţii de plată.
De asemenea, utilizatorul are posibilitatea, în timpul generării devizului, de a
indica pentru materialele din deviz furnizorul de la care este procurat materialul;
- prin varianta 18.2 se realizează evaluarea, optimizarea cheltuielilor de
transport auto şi un raport de justificare în faţa beneficiarului a cheltuielilor cu
transport auto;
- prin varianta 19 se realizează: compatibilitatea cu anul 2000 şi se asigură
posibilitatea ca în baza de preţ la un material să se declare fie preţul materialului,
fie, în loc de preţ, să se indice un pointer la un furnizor al acelui material; în acest
mod, când se schimbă preţul la furnizor la acest material, toate bazele de preţ şi
toate devizele beneficiază automat de noul preţ fără a mai fi nevoie să se modifice
preţul în diversele baze unde apare acest material;
- principalele rapoarte pot să fie prezentate şi în mii lei (rezolvă problema
valorilor mari din cauza inflaţiei);
- se pot întocmi devize-ofertă pe listă (grup) de devize cu recapitulaţie
unică;
- în meniu se poate preciza un director pentru fişierele de date şi un
director pentru fişierele de rapoarte;
- permite utilizarea mai multor tipuri de imprimantă pentru printarea din
meniu;
- permite obţinerea automată a antemăsurătorilor în urma realizării
pieselor desenate ale proiectului (proiectare asistată).
 Anexa 2 480

II. Sistemul DESLIB 2

Sistemul DESLIB 2 oferă:
- funcţiuni generale proprii de desenat pe ecran cu posibilitatea de printare
pentru planuri sau detalii de execuţie ale elementelor de construcţii sau instalaţii
(prototipuri);
- posibilitatea de desenare la scară pe baza dimensiunilor din teren;
- posibilitatea de realizare a desenelor parametrizate "prototip" la care
cotele nu sunt numerice, ci nume de variabile-cote (atribuind valori sau descriptori
la aceste variabile-cote, desenul parametrizat prototip se redesenează automat cu
dimensiunile concrete de moment, obţinându-se desenul "instanţiere" al
prototipului);
- legătura desen-deviz (comunicarea dimensiunilor şi opţiunilor pe
imaginea de pe ecran provoacă calculul automat al cantităţilor articolelor în deviz,
ca şi desenarea automată a prototipului cu aceste dimensiuni concrete la scară pe
imprimantă (instanţierea prototipului).
Observaţia 1. De remarcat că un desen prototip este un desen dublu
parametrizat:
- parametrizarea prin cote nume de variabile;
- parametrizarea prin algoritmi (descriptori) ataşaţi variabilelor cote.
Observaţia 2. Descriptorii în DOCLIB servesc pentru calculul cantităţilor
articolelor de deviz în vederea evaluării economice a lucrărilor, pe când
descriptorii în DESLIB servesc la definirea unor elemente ale desenului.

III. Sistemul financiar contabil CONTLIB 9

Sistemul face ca evidenţa contabilă să fie AUTOMATĂ, OBIECTIVĂ şi
TRANSPARENTĂ. Prelucrarea datelor presupune înregistrarea documentelor
primare de către un operator de calculator.
Evidenţa contabilă este AUTOMATĂ deoarece calculatorul asigură direct
contarea documentelor primare, nemaifiind necesare notele contabile, jurnalele şi
nici înregistrările sistematice sau cronologice în jurnale şi registre contabile, iar
rapoartele şi rezultatele financiare se obţin automat.
Evidenţa contabilă devine OBIECTIVĂ deoarece situaţia din conturi nu
mai depinde de notele contabile făcute de contabil, ci de documentele justificative
încărcate de un operator PC şi este TRANSPARENTĂ fiindcă, în orice moment,
481 Managementul proiectelor de construcţii

patronul, directorul sau contabilul poate să vadă care sunt rezultatele financiare
sau rentabilitatea activităţii.
În cazul folosirii integrate toate celelalte subsisteme alimentează automat
CONTLIB. Legătura DOCLIB-CONTLIB permite ca preţurile medii ponderate,
calculate automat în CONTLIB (în fişierul PMS), prin înregistrarea facturilor pe
codurile de materiale venite din bazele de preţ de la DOCLIB, să se poată
transmite automat înapoi în "baza de preţ" din DOCLIB.

IV. Sistemul informatic ORGLIB

Sistemul ORGLIB este un sistem de organizare a producţiei de construcţii
şi instalaţii (pregătire, programare, lansare şi urmărire a producţiei), care
realizează grafice de execuţie, optimizarea folosirii resurselor materiale, umane,
utilaje şi băneşti pe baza metodei drumului critic.
Legătura DOCLIB-ORGLIB este foarte puternică şi în ambele sensuri
95% din datele necesare modelului de ordonanţare sunt luate automat din baza de
date DOCLIB.
Utilizatorul întocmeşte lista activităţilor şi condiţionărilor şi apoi asociază
acestor activităţi articole sau părţi de cantităţi de articole din colecţia de devize
DOCLIB. De asemenea, utilizatorul furnizează aplicaţiei în mod extrem de
sintetic densitatea (concentrarea) de forţă de muncă şi de utilaje pe care le alocă
lucrării.
Din sistem rezultă ce resurse sunt necesare la un moment dat şi unde
trebuie duse, rezerva liberă, data limită, activităţile critice. Dacă o activitate critică
este în pericol de întârziere, calculatorul arată de la care activităţi necritice se pot
muta resurse pentru a putea termina la termenul necesar activitatea critică aflată în
pericol.
Sistemul oferă trei variante de grafice: grafic GANTT, grafic reţea,
histograma resurselor, fiind util atât proiectantului, beneficiarului, cât mai ales
constructorului. Comunicările de realizări din ORGLIB se pot transmite automat
în DOCLIB, conducând la obţinerea automată a situaţiilor de plată din DOCLIB.
Constructorul poate, de asemenea, să calculeze un grafic de execuţie la momentul
contractării, care se păstrează (după care îl urmăreşte şi beneficiarul), după care
dacă apar factori perturbatori şi, în urma comunicărilor de realizări din ORGLIB,
drumul critic se recalculează automat "pe rest de realizat", pentru a vedea ce
măsuri sunt necesare pentru a ne încadra în termenele din graful elaborat la
momentul contractării lucrării.
 Anexa 2 482

V. Sistemul de salarii SALLIB

Permite gestionarea informaţiilor legate de cheltuielile de manoperă ale
antreprizei. Atunci când SALLIB este utilizat integrat cu DOCLIB, calculul
salariilor se face automat deoarece sistemul repartizează manopera pe maistru, din
situaţiile de plată lunară calculate în DOCLIB, la muncitorii din echipa maistrului,
proporţional cu trei elemente: numărul de ore pontate, retribuţia orară a
muncitorului şi un coeficient de randament atribuit de maistru muncitorilor.

VI. Sistemul de mijloace fixe FIXLIB

Sistemul gestionează mijloacele fixe conform noilor reglementări pentru
calculul amortizării.

3. Proiectarea asistată cu ajutorul soft-ului DOCLIB 18

Orice activitate sau proces din orice ramură de activitate economică

(producţie de construcţii-montaj, industrie, servicii sau comerţ) poate fi descrisă
din punct de vedere al desfăşurării tehnologice cu ajutorul a trei elemente de
proiectare (instrumente):
- reţete de consumuri de resurse ale operaţiilor elementare în care s-a
descompus activitatea (procesul);
- descriptori (algoritmi, formule) care calculează cantităţile operaţiilor
elementare de mai sus;
- schiţe dublu parametrizate (piesele desenate): parametrizare prin cote
variabile sau prin descriptori asociaţi unor elemente din desen.
Cu aceste trei instrumente de proiectare se poate descrie (formaliza)
tehnologia oricărui proces din activitatea economică.
Produsul DOCLIB oferă funcţiuni puternice pentru operarea cu aceste
instrumente de proiectare deoarece:
- reţetele de consumuri de resurse sunt gestionate cu ajutorul variantelor
tehnologice asociate unor simboluri de operaţii elementare (articole);
- algoritmii sunt gestionaţi cu descriptorii scrişi de utilizatori în limbajul
de programare LIDES;
- schiţele parametrizate se vor realiza cu produsul DESLIB (care în plus
permite şi automatizarea activităţii de desen).
483 Managementul proiectelor de construcţii

Cea mai frecventă aplicare a sistemului DOCLIB a fost înregistrată până

în prezent în ramura construcţiilor (pentru producţia de construcţii montaj).
Utilizatorii de DOCLIB trebuie să respecte următoarele cerinţe:
1. În baza de preţ sau la furnizorii indicaţi la generarea devizului preţurile
trebuie să fie independente de devize (să fie în concordanţă cu furnizorii din
zonă).
2. Bazele de preţ să fie create pe zone (în funcţie de amplasamentul
lucrărilor şi nu pe devize sau investiţii). În baza de preţ utilizatorul are
posibilitatea de a declara preţul dorit de el la materiale (preţul local al bazei la acel
material), sau poate să comunice în loc de preţ o apartenenţă la un furnizor de
materiale (pointer la furnizor). Prin această facilitate puternică, în momentul în
care la un furnizor la un anumit material modificăm preţul de factură, în mod
automat toate bazele care au pointat acel furnizor şi toate devizele care aparţin de
acele baze vor beneficia automat de noul preţ. În acest mod, când un furnizor
modifică preţul unui material, avem de modificat într-un singur loc: la furnizor,
fără a ne mai interesa în ce baze şi devize se lucrează cu acel material.
3. Dacă la un material dintr-un deviz nu poate fi acceptat preţul din bază,
se poate indica direct furnizorul acestui material chiar la momentul generării
devizului. Deci există posibilitatea de a indica furnizorul unui material în două
momente: fie la întocmirea bazei de preţuri, fie în momentul generării devizului.
În acest mod, un acelaşi material poate să fie luat în calcul cu preţuri şi furnizori
diferiţi de cei din baza de preţ, fără a mai trebui să facem baze de preţ
suplimentare din cauza preţurilor diferite pe care poate să le aibă un material în
diverse devize.
4. La calculul devizului se reţin automat preţurile unitare ale articolelor
calculate în funcţie de preţurile momentului care erau în baza de preţ sau la
furnizorii precizaţi la deviz.
5. La un deviz calculat şi contractat nu se mai poate solicita un nou calcul
de deviz pentru că baza de preţ evoluează şi astfel am afecta preţurile unitare
calculate la articole în preţuri de referinţă.
6. La articolele cu care lucrează frecvent, utilizatorul să facă variante
proprii tehnologice la simbolurile din 1981 în concordanţă cu tehnologia reală a
lucrărilor sale (varianta 0 a simbolului din NOR.DAT rămânând reţeta din
indicatoarele din 1981, iar variantele 1, 2, ... din TEHNO.DAT fiind reţetele
proprii ale utilizatorului).
7. Este total interzis să se apeleze funcţia “calcul deviz” înainte de situaţia
de plată.
 Anexa 2 484

8. Pentru a elabora situaţii de plată conform legislaţiei în vigoare

utilizatorul trebuie să respecte patru cerinţe:
- devizul să aibă luna de referinţă corectă;
- cele trei fişiere cu brutul pe economie, carburantul sau energia la utilaje,
carburantul la transporturi să aibă date corecte;
- de la contractarea devizului să nu se mai fi făcut nici un calcul de deviz;
- în baza de preţ sau la furnizorii de deviz preţurile să fie de ultimă oră.
9. Pentru a genera o grupă de materiale noi (de exemplu, 15 materiale de
un anumit tip) se vor realiza următoarele operaţii:
- se înscriu pe o coală de hârtie denumirile celor 15 materiale noi;
- cu funcţia de căutare a programului "MATERIALE" din meniul principal
se caută o zonă de materiale din aceeaşi categorie din nomenclatorul MAT.DAT;
- în zona respectivă se aleg 15 coduri libere de materiale care se atribuie
celor 15 denumiri de materiale noi;
- se încarcă în MAT.DAT materialele, de la ultimul de pe lista întocmită
pe hârtie (pentru ca atunci când se generează informaţia de înlănţuire "cod
material următor", materialul următor să fie deja generat);
- informaţia "cod material următor" este obligatoriu de furnizat la generarea
materialelor pentru că ea realizează înlănţuirea materialelor în grupă (la ultimul
material de pe foaie nu se dă această informaţie, neexistând după el alt material);
- OBLIGATORIU la materialele noi, încărcate de utilizator, primul
caracter din denumire trebuie să fie a-rond;
- pentru a putea găsi uşor prin intermediul denumirii aceste materiale noi
atunci când se generează devize, este necesar să se creeze şi un pointer de căutare
prin denumire pentru aceste 15 materiale noi;
- pointerul se generează cu funcţiunea "GENERARE POINTER PENTRU
CĂUTARE MATERIALE" de la "ALTE FUNCŢIUNI" din meniul principal.
Pointerul are structura: codul primului material din cele 15 de pe foaie; 1 spaţiu;
denumirea pointerului (o denumire care să fie sugestivă pentru utilizator pentru a
califica această grupă de 15 materiale);
- la generarea devizelor, pentru a găsi unul din cele 15 materiale noi se dau
două, trei sau patru cuvinte din denumirea pointerului, iar apoi, pentru a alege
efectiv unul din cele 15 materiale se acţionează săgeata în jos.
485 Managementul proiectelor de construcţii

Produsul prezentat are avantajul că poate să evalueze rapid şi precis o nouă

lucrare, chiar şi atunci când documentaţia pentru respectiva lucrare este
incompletă. Sistemul permite determinarea cu exactitate a influenţelor unor
modificări constructive asupra costului lucrărilor, ceea ce acordă un avantaj major
contractantului care îl utilizează.