Portal Litigii si Back Margin

Ghid de utilizare
- Furnizor -
 1.Conectare
2.Pagina Home

Cuprins 3.Meniuri
Litigii 4.Dashboard
5.Task-uri
Cuprins Back 6.Rapoarte
Margin

11/11/2020 2
1.Conectare
Acces utilizator : http://10.4.8.91 https://net.profi.ro:9443

Pentru logarea in Portal este necesar sa se completeze:

1 1. Username-ul predefinit sau emailul asociat contului de utilizator
2. Parola setata pentru logare
3. CLICK pe butonul Log In
2

11.11.2020 3
1.1 Module Portal

Optiuni de selectie:
1.Modul Litigii
2.Modul Back Margin

11.11.2020 4
2. Pagina Home
1

Pagina de Home cuprinde:

1. In partea stanga a ecranului meniurile si submeniurile accesibile in cadrul Portalului

2. In sectiunea centrala se regasesc meniurile Portalului, illustrate prin intermediul unor pictograme
sugestive.
3. In partea dreapta-sus a ecranului, aveti posibilitatea de a:
• utiliza portalul in limba romana sau engleza, selectand varianta dorita;
• accesa modulul de Back Margin;
• va deloga din cadrul Portalului.

11.11.2020 5
 3. Meniuri

1 1 2 2 3 3

1. Prin accesarea meniului de Dashboard, se pot vizualiza indicatori generali si specifici construiti pe baza informatiilor regasite in cadrul
Portalului.
2. Prin accesarea meniului de Task-uri, se pot rezolva si vizualiza task-uri aferente litigiilor, notelor contabile si facturilor fara receptie.
3. Prin accesarea meniului de Rapoarte, se pot vizualiza si interoga urmatoarele rapoarte:
• Raport Litigii rezolvate;
• Raport litigii nerezolvate.

11.11.2020 6
4.Dashboard

Dashboard-ul cuprinde indicatori si reprezentari grafice privind:

➢ Litigiile active
➢ Litigiile de pret active
➢ Litigiile de cantitate active
➢ Litigiile rezolvate
➢ Facturile fara receptie
➢ Notele contabile

11.11.2020 7
4.1 Dashboard – Litigii Active
1

1.Access: Click pe meniul Dashboard

2. Se pot parametra rezultatele reprezentarilor grafice pentru:
• Un interval de timp selectand date specifice prin intermediul
calendarului;
• Un magazin specific, selectand Codul/Denumirea Site-ului.
Filtrele se aplica prin apasarea butonului Aplica
Pentru anularea filtrelor selectate, CLICK pe butonul Reseteaza
3.Pentru vizualizarea numarului de facturi aflate in litigiu de
pret/cantitate/mixt este necesar sa se duca cursorul pe sectiunea 4
dorita din graficul “placinta”/ coloana din graficul tip coloana.
4. Pentru eliminarea unei element din grafic, CLICK pe denumirea
elementului in legenda graficului.
Pentru readucerea elementului in grafic, click pe denumirea
elementului in legenda graficului.

11.11.2020 8
4.2 Dashboard – Litigii de pret active
1

2
1. Se pot parametra rezultatele reprezentarilor grafice pentru:
• Un interval de timp selectand date specifice prin intermediul calendarului
• Un magazin specific, selectand Codul/Denumirea Site-ului
Filtrele se aplica prin apasarea butonului Aplica
Pentru anularea filtrelor selectate, CLICK pe butonul Reseteaza
2. Pentru eliminarea unei element din grafic, CLICK pe denumirea elementului in legenda graficului.
Pentru readucerea elementului in grafic, click pe denumirea elementului in legenda graficului.

11.11.2020 9
4.3 Dashboard – Litigii de cantitate active
1

2
1. Se pot parametra rezultatele reprezentarilor grafice pentru:
• Un interval de timp, selectand date specifice prin intermediul calendarului.
• Un magazin specific, selectand Codul/Denumirea Site-ului.
Filtrele se aplica prin apasarea butonului Aplica
Pentru anularea filtrelor selectate, CLICK pe butonul Reseteaza
2. Pentru eliminarea unei element din grafic, CLICK pe denumirea elementului in legenda graficului.
Pentru readucerea elementului in grafic, CLICK pe denumirea elementului in legenda graficului.
11.11.2020 10
4.4 Dashboard – Litigii rezolvate
1

1. Se pot parametra rezultatele reprezentarilor grafice pentru:

• Un interval de timp, selectand date specifice prin intermediul calendarului
• Un magazin specific, selectand Codul/Denumirea Site-ului
Filtrele se aplica prin apasarea butonului Aplica
Pentru anularea filtrelor selectate, CLICK pe butonul Reseteaza
2. Pentru eliminarea unei element din grafic, CLICK pe denumirea elementului in legenda graficului.
Pentru readucerea elementului in grafic, click pe denumirea elementului in legenda graficului.
11.11.2020 11
4.5 Dashboard – Facturi fara receptie
1

1. Se pot parametra rezultatele reprezentarilor grafice pentru:

• Un interval de timp, selectand date specifice prin intermediul calendarului
• Un magazin specific, selectand Codul/Denumirea Site-ului
Filtrele se aplica prin apasarea butonului Aplica
Pentru anularea filtrelor selectate, CLICK pe butonul Reseteaza
2. Pentru eliminarea unei element din grafic, CLICK pe denumirea elementului in legenda graficului.
Pentru readucerea elementului in grafic, click pe denumirea elementului in legenda graficului.

11.11.2020 12
4.6 Dashboard – Note contabile
1

1. Se pot parametra rezultatele reprezentarilor grafice pentru:

• Un interval de timp, selectand date specifice prin intermediul calendarului
• Un magazin specific, selectand Codul/Denumirea Site-ului
Filtrele se aplica prin apasarea butonului Aplica
Pentru anularea filtrelor selectate, CLICK pe butonul Reseteaza
2. Pentru eliminarea unei element din grafic, CLICK pe denumirea elementului in legenda graficului.
Pentru readucerea elementului in grafic, click pe denumirea elementului in legenda graficului.
11.11.2020 13
5.0 Task-uri

Task-urile tratate prin intermediul modulului sunt:

➢ Task-uri de litigii - rezultate din diferente de cantitate, de pret sau din diferente mixte, inregistrate intre factura emisa de catre dvs. si receptia realizata de
catre responsabilul de magazin.
➢ Task-uri de note contabile – prin intermediul carora dvs. aveti posibilitatea vizualizarii notelor contabile emise si puteti incarca facturile de corectie aferente
direct in cadrul Portalului.
➢ Task-uri de facturi fara receptie – prin intermediul carora dvs. aveti posibilitatea incarcarii avizelor ce confirma livrarea marfurilor facturate pentru care in
sistemele Profi nu exista receptie realizata.

Toate task-urile sunt supuse unor procese de validare catre roluri dedicate din cadrul Profi

11.11.2020 14
5.1. Task-uri Litigii- proces litigiu de pret

Procesul se afla aici

11.11.2020 15
 5.2 Task-uri Litigii- proces litigiu de cantitate

Procesul se afla intr-unul din

punctele evidentiate

11.11.2020 16
5.3 Lista Task-uri Litigii
1
2

5
6

4
3

1.Acces din meniul Tasku-uri-> Task-uri Litigii

2.In mod predefinit prin accesarea task-urilor de litigii se deschide lista task-urilor active pentru care se asteapta actiuni din partea dvs.
Se pot filtra extern, taskurile de litigii in functie de:
• Provenienta litigiului: Litigiu simplu- cantitate; Litigiu simplu- pret; Litigiu mixt
• Statusurile de task selectabile:
❑ Activ: Afiseaza toate task-urile pentru care se asteapta actiuni din partea dvs.
❑ Nerezolvat: Afiseaza toate task-urile pentru care se asteapta actiuni din partea celorlati utilizatori implicati pe proces
❑ Rezolvat: Afiseaza toate task-urile finalizate in cadrul Portalului sau finalizate in cadrul GOLD. Taskurile finalizate in GOLD sunt determinate prin faptul ca, factura in
cauza nu se mai regaseste la importul de date in lista de litigii, in schimb, se regaseste in lista taskurilor active de note contabile.
❑ Finalizat/Anulat GOLD: Afiseaza toate task-urile ale caror procese de lucru au fost intrerupte din cauza disparitiei complete a facturii din importul de date.
❑ Toate: Afiseaza toate task-urile existente
3.Vizualizarea detaliilor unui task de litigiu se face prin apasarea butonului
4. Se pot aplica filtre pentru fiecare coloana, inserand in campurile de filtrare minimum primele 3 caractere din denumirea /codului cautat.
5. Marimea paginii este parametrabila si se pot afisa 5, 10, 20,50 sau maximum 100 de inregistrari per pagina
6. Lista task-urilor aferente litigiilor, se poate exporta prin apasarea butonului Export sau prin CLICK dreapta ->Export.
Atentie! In cazul in care exista filtre aplicate, exportul va contine doar liniile corespunzatoare filtrului aplicat!

11.11.2020 17
5.4 Detalii task litigiu de pret
1 1. Sectiunea de Detalii task cuprinde detalii
generale ale task-ului precum:
• Cod furnizor
• Denumire furnizor
• Factura
• Site/Retea
• Denumire Site/Retea
2 • Comanda
• Receptie
• Factura
• Status task
2. Sectiunea Linii cu diferenta cuprinde articolele
litigioase. In aceasta sectiune, aveti posibilitatea de
a marca pretul pe care il considerati a fi correct
3. Prin apasarea butonului de istoric aveti
posibilitatea de a verifica istoricul deciziilor luate
pe fiecare articol in parte
5. In urma selectiilor facute aveti posibilitatea de a:
• Salva modificarile efectuate, apasand butonul
Salveaza.
• Renunta la selectiile facute, apasand butonul
3 Renunta

11.11.2020 18
5.5 Detalii task litigiu de cantitate
1. Sectiunea de Detalii task cuprinde detalii
generale ale task-ului precum:
1 • Cod furnizor
• Denumire furnizor
• Factura
• Site/Retea
2 • Denumire Site/Retea
• Comanda
• Receptie
• Factura
• Status task
2. Sectiunea Linii cu diferenta cuprinde articolele
litigioase. In aceasta sectiune, aveti posibilitatea de
vizualiza cantitatea facturata si cantitatea marcata
ca fiind receptionata de catre magazinul destinatar.
3. In sectiunea Decizie aveti posibilitatea de a
incarca avizul care confirma receptionarea
comenzii de catre magazin.
Documentul incarcat poate fi descarcat prin CLICK
3 pe denumirea documentului.
4. In urma incarcarii documentului solicitat aveti
posibilitatea de a :
• Salva documentul incarcat
4 • Renunta la modificarile efectuate.

11.11.2020 19
5.6 Task-uri Note contabile - proces

Procesul se afla aici

11.11.2020 20
5.6.1 Lista Task-uri note contabile 1.Acces din meniul Tasku-uri-> Task-uri Note Contabile
2.In mod predefinit prin accesarea task-urilor de note contabile se
deschide lista task-urilor active pentru care se asteapta actiuni din
1 partea dvs.
Statusurile de task selectabile sunt:
2 -Activ: Afiseaza toate task-urile pentru care se asteapta actiuni din
partea dvs.
-Nerezolvat: Afiseaza toate task-urile pentru care se asteapta
actiuni din partea celorlati utilizatori implicati pe proces.
-Rezolvat: Afiseaza toate task-urile finalizate in cadrul Portalului.
-Finalizat/Anulat GOLD: Afiseaza toate task-urile ale caror procese
6 de lucru au fost intrerupte din cauza disparitiei notei contabile din
5 importul de date.
-Toate: Afiseaza toate task-urile existente
3.Vizualizarea detaliilor unei note contabile se face prin apasarea
4 butonului
4. Se pot aplica filtre pentru fiecare coloana, inserand in
3 campurile de filtrare minimum primele 3 caractere din denumirea
/codului cautat.
5. Marimea paginii este parametrabila si se pot afisa 5, 10, 20,50
sau maximum 100 de task-uri de note contabile per pagina
6. Lista task-urilor aferente notelor contabile, se poate exporta
prin apasarea butonului Export sau prin CLICK dreapta ->Export.
Atentie! In cazul in care exista filtre aplicate, exportul va contine
doar liniile corespunzatoare filtrului aplicat!

11.11.2020 21
5.6.2 Detalii task nota contabila 1. Sectiunea de Detalii task nota contabila cuprinde
detalii generale si specifice.
Detaliile generale sunt:
1 • Cod furnizor
2 • Denumire furnizor
• Factura
• Site/Retea
• Denumire Site/Retea
• Status task
Detaliile specifice cuprind informatii legate de articolele
ce necesita refacturare din partea dvs. deoarece pretul
si/sau cantitatea facturata initial a fost gresita.
2.Detaliile notei contabile pot fi exportate prin apasarea
butonui Export PDF sau prin CLICK dreapta ->Export.
3. In cadrul sectiunii Actiuni aveti posibilitatea de a
completa informatii legate de factura de corectie pe
care o veti transmite spre validare.
In cazul in care veti transmite factura de corectie prin
3 canalul Portal/EMAIL, va este solicitat in mod obligatoriu
si incarcarea facturii in format png sau pdf.
In cazul in care ati transmis anterior factura de corectie
prin canulul EDI, aveti posibilitatea de a transmite prin
Portal toate detaliile solicitate sau doar informatiile
minime necesare pentru identificarea facturii de corectie
transmisa.
Datele de identificare minime solicitate de catre sistem
sunt:
• Canal factura
• Data factura
• Total factura
Aveti posibilitatea de a renunta la modificarile efectuate
si sa resetati toate campurile completate prin apasarea
butonului Resetati.
Pentru rezolvarea taskului, este necesar sa apasati
butonul Salveaza.

11.11.2020 22
5.7.0 Task-uri Facturi fara receptie - proces

Procesul se afla aici

11.11.2020 23
5.7.1 Lista Task-uri Facturi fara receptie
1. Acces din meniul Task-uri-> Task-uri Facturi fara
receptie
2. In mod predefinit prin accesarea task-urilor de facturi
1 fara receptie se deschide lista task-urilor active pentru
care se asteapta actiuni din partea dvs.
Statusurile de task selectabile sunt:
2 -Activ: Afiseaza toate task-urile pentru care se asteapta
actiuni din partea dvs.
-Nerezolvat: Afiseaza toate task-urile pentru care se
asteapta actiuni din partea celorlati utilizatori implicati
pe process
-Rezolvat: Afiseaza toate task-urile finalizate in cadrul
Portalului sau in GOLD. Taskurile finalizate in GOLD sunt
6 determinate prin faptul ca factura in cauza nu se mai
5 regaseste la importul de date in lista facturilor fara
receptie, in schimb, se regaseste in lista taskurilor
active de litigii.
4 -Finalizat/Anulat GOLD: Afiseaza toate task-urile ale
3 caror procese de lucru au fost intrerupte din cauza
disparitiei complete a facturii fara receptie din importul
de date
-Toate: Afiseaza toate task-urile existente.
3. Vizualizarea detaliilor unei facturi fara receptie se
face prin apasarea butonului
4. Se pot aplica filtre pentru fiecare coloana, inserand in
campurile de filtrare minimum primele 3 caractere din
denumirea /codului cautat.
5. Marimea paginii este parametrabila si se pot afisa 5,
10, 20,50 sau maximum 100 de inregistrari per pagina
6. Lista task-urilor privind facturile fara receptie, se
poate exporta prin apasarea butonului Export sau prin
CLICK dreapta ->Export.
Atentie! In cazul in care exista filtre aplicate, exportul
va contine doar liniile corespunzatoare filtrului aplicat!

11.11.2020 24
5.7.2 Detalii task facturi fara receptie
1
Atentie! Aceasta optiune poate
suferi modificari pe viitor.
In cazul in care vor intervenii
schimbari, veti primi varianta
actualizata a manualului!
11.11.2020
1. Sectiunea de Detalii factura cuprinde detalii generale ale facturii fara receptie precum:
• Cod furnizor; 3
• Denumire furnizor;
• Comanda;
• Data comanda;
• Site/Retea;
• Denumire Site/Retea;
• Status task.
2. In sectiunea Decizie aveti posibilitatea de a specifica statusul comenzii:
- Comanda a fost livrata: se va incarca documentul justificativ, avizul de livrare.
- Comanda nu a fost livrata(nu se livreaza niciodata): se va incarca factura de stornare
- Comanda nu a fost livrata (comanda intarziata): se completeaza nr. estimativ al zilelor de intarziere.
- Alta optiune: este obligatoriu completarea unui comentariu.
3.Pentru salvarea modificarilor efectuate este necesar sa apasati butonului Salveaza.
Pentru a renunta la modificarile efectuate este necesar sa apasati butonul Renunta.
25
6.Rapoarte

Prin accesarea meniului de Rapoarte, se pot vizualiza si interoga urmatoarele rapoarte:

➢ Raport Litigii rezolvate – acest raport reflecta strict litigiile care au parcurs totii pasii de proces si se afla in statusul Finalizat Portal. In urma interogarii
raportului, se pot vizualiza pentru fiecare litigiu in parte, deciziile finale marcate.
➢ Raport litigii nerezolvate – acest raport reflecta toate litigiile care sunt in asteptarea unei decizii din partea unui rol dedicat

11.11.2020 26
6.1 Raport litigii rezolvate
1

2
5 6

3
4

1.Acces din meniul Rapoarte-> Raport litigii rezolvate

2. Se pot parametra rezultatele raportului pentru un interval de timp, selectand date specifice de filtrare prin intermediul calendarului
3. Se pot aplica filtre pentru fiecare coloana, inserand in campurile de filtrare minium primele 3 caractere din denumirea /codului cautat.
4. Vizualizarea rezolutiilor finale ale unui litigiu se poate face apasand butonul
5. Marimea paginii este parametrabila si se pot afisa 5, 10, 20,50 sau maximum 100 de inregistrari per pagina
6. Lista litigiilor rezolvate se poate exporta prin apasarea butonului Export sau prin CLICK dreapta ->Export.
Atentie! In cazul in care exista filtre aplicate, exportul va contine doar liniile corespunzatoare filtrului aplicat!

11.11.2020 27
6.1.1 Detalii raport litigii rezolvate
1

4
3
2

1.Acces din meniul Rapoarte-> Raport litigii rezolvate -> Vizualizeaza detalii
2. Se pot aplica filtre pentru fiecare coloana, inserand in campurile de filtrare minimum primele 3 caractere din denumirea
/codului cautat.
3. Marimea paginii este parametrabila si se pot afisa 5, 10, 20,50 sau maximum 100 de inregistrari per pagina
4. Detaliile unui litigiu rezolvat se poate exporta prin apasarea butonului Export sau prin CLICK dreapta ->Export.
Atentie! In cazul in care exista filtre aplicate, exportul va contine doar liniile corespunzatoare filtrului aplicat!

11.11.2020 28
6.2 Raport litigii nerezolvate
1

2
4 5
3

1. Acces din meniul Rapoarte-> Raport litigii nerezolvate

2. Se pot parametra rezultatele raportului pentru un interval de timp, selectand date specifice de filtrare prin intermediul calendarului
3. Se pot aplica filtre pentru fiecare coloana, inserand in campurile de filtrare minimum primele 3 caractere din denumirea /codului cautat.
4. Marimea paginii este parametrabila si se pot afisa 5, 10, 20, 50 sau maximum 100 de inregistrari per pagina
5. Raportul litigiilor nerezolvate se poate exporta prin apasarea butonului Export sau prin CLICK dreapta ->Export.
Atentie! In cazul in care exista filtre aplicate, exportul va contine doar liniile corespunzatoare filtrului aplicat!

11.11.2020 29
CUPRINS BACK MARGIN

1. Conectare 9. Functionalitati grid

• Filtrare date, Sortare date, Export excel

2. Meniul aplicatiei 10. Negociere si validare acorduri comerciale

3.Administrare furnizori: parametri de back 10.1. Semnare acord
10.2. Consultare lista de acorduri comerciale – Rol buyer,
margin si plaje de valori manager, director, reporting
• Plaja de valori facturi emise de furnizor 11. Facturare penalitati
11.1. Validare suma de facturat pentru penalitati
4. Lista de taskuri 11.2. Emitere factura de penalitati
5.Validare Declarativ de achizitii
• 5.1. Validare declarativ
• 5.2. Redeschidere declarativ
6. Validare sume de back margin
7. Emitere / captare facturi
7.1. Emitere automata
7.2. Emitere prin aplicatie - Rol Furnizor
8. Rapoarte
30
1.Conectare
Acces utilizator : http://10.4.8.91

Pentru logarea in Portal este necesar sa se completeze:

1 1. Username-ul predefinit sau emailul asociat contului de utilizator
2. Parola setata pentru logare
3. CLICK pe butonul Log In
2

11.11.2020 31
1.1 Module Portal

Optiuni de selectie:
1.Modul Litigii
2.Modul Back Margin

11.11.2020 32
 2.Meniul aplicatiei
Rol Furnizor

Buton de schimbare a
limbii de afisare a
Meniul Declarativ CA – aplicatiei
da acces la raportul
lunar cu achizitiile
declarate de furnizor,
accesibil tot timpul Meniul Facturi: Meniu Administrare: Meniu Rapoarte:
Meniul Lista taskuri – - Facturi de emis – lista access la Raportul
anului, nu doar in
afiseaza, grupat pe sumelor validate pentru Access la pagina de centralizator a sumelor
perioada de introducere
categorii, lista taskurilor care trebuie emisa Consultare/administrare de back margin ,
a cifrelor de achizitie.
care asteapta o decizie de factura. Se genereaza plaja de valori pentru statusul de facturare,
Se poate solicita direct
la utilizatorul conectat. factura selectand o linie numerele de facturi diferente ramase de
din raport redeschiderea
Selectati o categorie de din raport. generate din aplicatie. facturat
unei luni anterioare.
taskuri pentru a vizualiza -Raport centralizator
detaliile si a rezolva facturi emise – lista
taskurile. facturilor emise, access
Pasii de lucru sunt descrisi la factura in format pdf.
in detaliu la fiecare
capitol.
Meniu Acorduri comerciale:
Access la lista acordurilor
negociate si la detaliul
risturnelor/serviciilor incluse in
fiecare acord.

33
3. Administrare furnizori: parametri de back margin si plaje de valori
Administrare/consultare plaje de valori pentru facturile emise de furnizor - Rol Furnizor

3 4 5 6 7 10
8 9

11 12

1. Acces din meniul Administrare-> Administrare furnizori;
Alegeti tab-ul “Plaje de valori emitere furnizor”
Nota: Plaja de numere pentru autofacturare este introdusa de
Profi.
2. Click buton Adauga Plaja, pentru a adauga o plaja noua de
valori pentru numerele facturilor
3. Completati seria facturilor
4, 5. Completati numarul minim si maxim al plajei de numere. Nu
se permite ca un numar de factura sa apartina mai multor plaje.
6. Ultimul numar folosit dintr-o plaja de valori anterior create
7. Statusul plajei: Activ/Inactiv – completat automat in
functie de data valabilitatii plajei
8, 9. Completati data de start si de final =intervalul de
valabilitate al plajei de numere; o singura plaja poate fi
create pentru un interval.
10. Buton de editare pentru o plaja create anterior (numar
minim si maxim, tinand cont ca numerele utilizate nu pot fi
eliminate; data de start si de final - daca nu s-au depasit).
11. Salvati modificarile
12. Anulati modificarile 34
4. Lista de taskuri

❑ Toate rolurile definite la nivelul fluxurilor ca responsabili de introducerea unor decizii sau de realizarea unor actiuni, au acces la
un meniu de tip Lista taskuri.
❑ Lista de taskuri este diferentiata pe tipuri (categorii) de taskuri.
❑ La nivel de utilizator individual, tipurile de taskuri vizibile sunt determinate strict de tipul de Utilizator si de profilul alocat in
sectiunea de administrare permisiuni pentru utilizatori.
❑ Accesul la lista de taskuri se face din meniul principal al aplicatiei, iar in zona grafica este vizibil un contor al taskurilor nerezolvate
pe fiecare categorie.
❑ Rolurile care au definite o lista de taskuri sunt:
o Director comercial
o Reporting
o Buyer
o Manager achizitii
o Furnizor
o Responsabil financiar

35
Lista taskuri Furnizor

1.Acces Meniu Lista taskuri

2.Categorii de taskuri
3.Contor pentru numarul de taskuri care asteapta rezolvare.
4.Click pe icon (simbolul grafic) pentru a deschide lista detaliata a taskurilor de validare a
Declarativelor de achizitii / Sumelor fixe.
3
Nota: Utilizatorul este directionat intr-un ecran specific fiecarei categorii de task. Modul de
rezolvare a taskurilor este descris la capitolele care detaliaza fiecare flux de lucru.
2
4

36
 5. Validare Declarativ de achizitii

Fluxul de validare a declarativului de achizitii

Sunt descrisi pasii principali. Fisele detaliate de proces sunt atasate acestui document.
37
5.1. Validare Declarativ de achizitii

Rol Furnizor

1.Acces Meniu Lista taskuri

2.Click pe icon (simbolul grafic) pentru a deschide lista detaliata a taskurilor
de validare a Declarativelor de achizitii
3.Vizualizati lista declarativelor de achizitii care asteapta completarea
datelor
4.Click pe Rezolva task pentru a accesa ecranul de introducere a cifrei de
2 achizitii

38
5.1. Validare Declarativ de achizitii
1.Sectiune pentru incarcarea cifrei de achizitie
Rol Furnizor dintr-un fisier excel

2.Sectiune pentru completarea manuala a

declarativului, si pentru afisarea datelor incarcate
1 prin fisier
Nota: Sunt vizibile toate lunile din an, dar numai
luna pentru care s-a generat task este editabila.
In acest caz, statusul declarativului este “deschis”.

3.Butoane de actiuni:
•Exporta excel: exporta in excel interfata cu
datele afisate
•Salveaza: salveaza datele completate, fara a
inchide taskul. Permite reluarea completarii,
modificarea cifrelor introduce, si validarea finala.
•Validare finala: valideaza final declarativul si
2 inchide taskul. Furnizorul nu mai poate interveni
asupra cifrelor de achizitie in acea luna.
Declarativele cu diferente sunt trimise la
Reporting pentru verificare si validare.

Declarativul se poate consulta in raportul

3 Declarativ CA.

39
 5.1. Validare Declarativ de achizitii
Rol Furnizor INCARCAREA CIFREI DE ACHIZITIE DINTR-UN FISIER
EXCEL

1.Descarcati template-ul de fisier pentru

completarea cifrelor de achizitii.
1 Template-ul este dinamic: se modifica daca se
4 adauga branduri noi, sau daca se modifica bifa de
retur sau de CA neta/bruta furnizorului.
2.Salvati fisierul
3. Completati cifrele de achizitii si detaliile la nivel de
cota TVA:
o CA depozit/magazine;
o CA la nivel de branduri;
o Cifra de retur Depozit/magazin si branduri
2 (daca se aplica);
o Anul de referinta pentru retur;
o Valoarea notelor de credit promo
• Respectati formatul fisierului. Nu stergeti si nu
3 adaugati coloane sau randuri.
• Capul de tabel include comentarii despre
descrierea coloanelor si formatul corect al
datelor.
• Toate celulele trebuie completate, iar unde nu
sunt date, se va completa 0.
• Se completeaza un singur declarativ intr-un fisier.
4. Incarcati fisierul template completat.
Atentie: orice incarcare noua de fisier sterge si
inlocuieste datele existente pentru acel declarativ.

40
5.1. Validare Declarativ de achizitii
5. Verificati cifra de achizitii incarcata, si faceti
Rol Furnizor ajustari direct in interfata (optional)
6. Salvati (optional): daca nu doriti sa validati
declarativul la acest moment. Este necesar sa
reveniti ulterior pentru a inchide taskul.
7. Validati final declarativul: daca sunt
diferente cu valorile Profi, declarativul este
trimis la Reporting pentru verificari si validare.

COMPLETAREA CIFRELOR DE ACHIZITII IN

INTERFATA
8. Completati cifrele de achizitii si detaliile la
nevel de cota TVA:
5 o CA depozit/magazine;
8 o CA la nivel de branduri;
o Cifra de retur Depozit/magazin si
branduri (daca se aplica);
o Anul de referinta pentru retur;
o Valoarea notelor de credit promo
9. Salvati (optional): daca nu doriti sa validati
declarativul la acest moment. Este necesar sa
reveniti ulterior pentru a inchide taskul.
10. Validati final declarativul: daca sunt
diferente cu valorile Profi, declarativul este
6 7 trimis la Reporting pentru verificari si validare.
9 10

41
 5.1. Validare Declarativ de achizitii
Rol Furnizor
1
CONSULTARE DECLARATIV
2 3
1. Deschideti meniul Declarativ CA
2.Selectati anul pentru care doriti afisarea
declarativelor
3.Selectati un contract commercial
4. Consultati cifrele de achizitii, in mod read
only.
5. Buton de Export excel
6. Buton de expandare/restrangere a afisarii
cotelor de TVA
6
4

42
5.2. Redeschidere Declarativ de achizitii

1
2 6 CERERE DE REDESCHIDERE DECLARATIV PE
3 LUNILE ANTERIOARE

4 1. Deschideti meniul Declarativ CA

2.Selectati anul pentru care doriti afisarea
declarativelor
3.Selectati un contract commercial
4. Bifati una sau mai multe lunilpentru care
solicitati redeschiderea declarativului
5. Apasati butonul “Redeschide declarativ”
6.Confirmati trimiterea cererii de
redeschidere

43
6. Validare sume de back margin
Fluxul de validare si facturare a sumelor de Back Margin

Sunt descrisi pasii principali. Fisele detaliate de proces sunt atasate acestui document.
44
 6. Validare sume de back margin

1
1.Acces Meniu Lista taskuri
2.Click pe icon (simbolul grafic) pentru a deschide lista detaliata a taskurilor de
validare a Sumelor fixe
3.Vizualizati lista sumelor fixe de back margin care asteapta validare
Actiuni posibile:
Validare fara modificari – din lista de taskuri
2 4.Selectati una sau mai multe sume
5. Validati sumele fara modificari
3 6.Renuntati la selectie, daca nu doriti sa aprobati sumele
Modificare suma de facturat – din ecranul de detaliu task
( continua in pagina urmatoare)

4
6
5
45
6. Validare sume de back margin

Modificare suma de facturat – din ecranul de detaliu task

(continuare din pagina anterioara)
7.Din lista taskuri, Selectati optiunea de Modifica suma de facturare. Se
va deschide un ecran de detaliu task.
8. Introduceti suma noua de facturat; in cazul sumelor fixe simple - si un
comentariu;
9.Diferenta intre suma initiala si cea validata se calculeaza automat

10.Validati suma noua (se inchide taskul).

7 11.Renuntati la modificari

8
9

10 11

46
7. Emitere / captare facturi

7.1. Emitere automata de facturi

❑ Se emit automat de catre sistem urmatoarele categorii de facturi:

o Facturile de servicii, unde emitentul este Profi
o Facturile de remize sau risturne pentru furnizorii cu acord de autofacturare

❑ Momentul emiterii:
o Pentru sumele procentuale: imediat dupa calculul si validarea automata a sumelor
o Pentru sumele fixe: imediat dupa incheierea fluxului de validare de la buyer, manager, furnizor

47
7. Emitere / captare facturi

7.2. Emitere facturi - Rol Furnizor

1

1.Acces Meniu Facturi de emis

2.Consultati lista sumelor validate si nefacturate
3.Click pe butonul Emite factura pentru acces la ecranul de validare a
facturii

48
7. Emitere / captare facturi

7.2. Emitere facturi - Rol Furnizor

4

7
4.Detalii despre suma de facturat
5.Suma ca va aparea pe factura. Pentru remize si risturne, este
egala cu (-1) x suma validate
6. Generati factura: se va genera in baza de date, in fisierul pentru
Oracle Financial si sub forma de document pdf
7. Salvati factura in format pdf

49
8. Rapoarte

8.1.Raport centralizator facturi Back Margin / Macheta

- Acces din meniul Facturi->Raport centralizator facturi
- Listing cu facturile emise de back margin emise prin aplicatie sau captate manual in aplicatie
- Pastreaza formatul fisierului de export catre Oracle Financial

50
8. Rapoarte

8.2.Centralizator back margin

- Acces din meniul Rapoarte-> Centralizator back margin
- Listing cu toate sumele de back margin calculate, detalii despre remizele/serviciile asociate,valorile facturilor (daca
s-au emis)
- Afiseaza statusul de validare, statusul de facturare si statusul contabil

51
8.3.DASHBOARD GENERAL
Implicit se afiseaza sumele
cumulate pe anul in curs.
Pentru a filtra datele, selectati
luna de inceput si de final si
Denumire furnizor apasati butonul APLICA.
Apasati Reseteaza pentru a
reveni la afisarea datelor pe
anul in curs.

Sume de back margin calculate:

reprezinta numarul si valoarea
risturnelor si serviciilor calculate in
baza acordurilor comerciale
negotiate, indiferent daca sunt emise
facturile sau nu.

Validare automata (sume%):

reprezinta numarul si valoarea
risturnelor si serviciilor procentuale,
care s-au validat automat in baza
acordurilor comerciale negociate.

Validare utilizatori (sume fixe, BV,

altele): reprezinta numarul si
valoarea risturnelor si serviciilor
exprimate in suma absoluta, care au
intrat in fluxul de validare intre Profi
si furnizor.

Grafic Valoare totala sume de Back Margin validate –

afiseaza evolutia lunara a sumelor de back margin
calculate si validate pentru perioada selectata

52
8.3. DASHBOARD GENERAL
Implicit se afiseaza sumele cumulate
pe anul in curs.
Filtre optionale:
Periaoda: selectati luna de inceput si
de final
Categorie: se poate selecta o
anumita categorie de marfa pentru
afisarea datelor
Tip factura: se poate filtra dupa
Risturna si remiza / Serviciu

Apasati Aplica pentru afisarea

datelor filtrate in fucntie de criteriile
selectate
Apasati Reseteaza pentru a reveni la
afisarea datelor implicita.

Grafic Valoare totala risturnelor si serviciilor

neinregistrate – afiseaza evolutia lunara a sumelor de
back margin validate dar nefacturate pentru perioada
selectata

53
9. Functionalitati grid

9.1.Filtrare date 1
A. Functionalitate standard de filtrare:
1. Click pe simbolul de filtrare aflat in dreapta fiecarei 3
denumiri de coloanal 2
2. Selectati regula de filtrare
3. Completati o valoare pentru filtrare

B. Functionalitati suplimentare de filtrare:

4. FILTRE EXTERNE: selectati/completati valori in

campurile externe de filtrare si apasati butonul de
aplicare filtre/afisare raport 4

5. LINIE DE FILTRARE integrata in capul de tabel:

completati cel putin 3 caractere din valoarea dorita
pentru a declansa filtrarea datelor.
5

54
9. Functionalitati grid

9.2.Sortare date
1
1. Click o data pe numele coloanei: lista se sorteaza in
ordine inversa fata de afisarea curenta. Se afiseaza
sageata indicatoare a ordinii de sortare
(crescator/descrescator)

9.3.Selectie coloane afisate in pagina

2. Click pe simbolul “lista” aflat in dreapta oricarei
denumiri de coloanal, pentru a deschide lista 2
coloanelor.
Implicit se afiseaza si sunt bifate toate coloanele
raportului.
Deselctati/selectati coloanele dorite si faceti click in
afara listei, pentru salvare.
La o incarcare noua a paginii sau refresh, modul de
afisare revine la cel initial

55
9. Functionalitati grid

9.4.Export excel
A. Functionalitate standard de export:
• Click dreapta oriunde in zona de date a gridului
afisat. Selectati formatul fisierului exportat si
salvati-l in calculatorul propriu A

B. Functionalitate suplimentara de export:

• Buton extern de export (prevazut in cazul unor
layout-uri speciale de rapoarte, diferite de
listingurile clasice): apasati butonul de export si
salvati fisierul in calculatorul propriu.

B
56
 10. Negociere si validare acorduri comerciale
10.1.Semnare acord comercial 1.Click pe icon (simbolul grafic) pentru access la lista taskurilor de negociere.
2.Click pe butonul Rezolva task pentru access la detaliile acordului
1 3. Descarcati acordul comercial in format pdf
4. Incarcati acordul comercial semnat si scanat, in format pdf. Asigurati-va ca sunt
incluse intr-un singur fisier toate paginile documentului.
5. Validati si trimiteti acordul catre responsabilii Profi.

4
3

57
 10. Negociere si validare acorduri comerciale
10.2.Consultare lista de acorduri comerciale 1.Accesati Meniul
acorduri comerciale
1 2.Listing acorduri
comerciale – folositi
bara de filtrare pentru
o cautare rapida
3. Descarcati scanul
acordului semnat -se
2 descarca ultima
versiune salvata in
aplicatie
4.Listing linii de acord
comercial – consultati
lista risturnelor,
serviciilor negociate si
detalii acestora.
3

58
 11. Facturare penalitati
Fluxul de validare a facturilor de penalitati

Sunt descrisi pasii principali. Fisele detaliate de proces sunt atasate acestui document. 59
 11. Facturare penalitati
Validare suma de facturat pentru penalitati 1.Acces Meniu Facturi-> Lista taskuri
penalitati sau Click pe Icon-ul Penalitati
pentru access la lista sumelor care
asteapta validare
1
2. Click pe Rezolva task pentru access la
detaliile fiecarei cereri de facturare
1

60
11. Facturare penalitati
Validare suma de facturat pentru penalitati
1. Modificati suma propusa la
facturare (optional)
Pentru a anula suma de
facturat, completati valoarea 0.

2. Comentraiu (optional) va fi
vizibil pentru urmatorul validator

1 2 3. Validati cererea de emitere a

facturii de penalitati

61
 11. Facturare penalitati
Emitere factura de penalitati
FACTURA DE PENALITATI SE
1
EMITE SI ESTE TRIMISA PRIN
EMAIL FURNZIORULUI, IN MOD
AUTOMAT.
Pentru verificarea facturii,
2 urmati pasii de mai jos:

1.Accesati lista facturilor

emisedin meniul FACTURI-
3 >Raport centralizator facturi
2.Folositi filtrele pentru
identificarea rapida a facturii
3.Descarcati imaginea facturii
de penaltati

62