If Builders Built Buildings The Way Programmers Write Programs,

Then The First Woodpecker That Came Along Would Destroy Civilization.
Weinberg's Second Law
The quality of a software product is largely governed by the
quality of the software process used to develop and maintain it.
The Process Management Principle

Proiectarea formularelor/formatelor
şi a rapoartelor
Capitolul I
Obiectivul principal:

Proiectarea intrărilor şi ieşirilor din sistem, fie ele

formulare/formate sau rapoarte, fără a ne
preocupa de interacţiunile dintre utilizator şi
calculator.
1. Definirea formatelor/formularelor şi rapoartelor

Un formular/format – document primar care conţine:

• date constante – predefinite
• date variabile – urmează a fi completate

Un raport
 document pasiv
 document economic – include date predefinite
 folosit exclusiv pentru a fi citit sau vizualizat

Formularele/formatele apar ca intrări ale sistemului

Rapoartele apar ca ieşiri ale sistemului.

 2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor

Caracteristica Descriere Clasificarea ieşirilor

Scopul Descrierea motivului realizării - monitorizarea proceselor sau a

fiecărei ieşiri.
Destinatarii Identificarea şi descrierea
persoanelor care vor utiliza
ieşirile.
Frecvenţa Specificarea momentelor la care
trebuie generate ieşirile.
activităţilor
- controlul activităţilor
- luarea deciziilor
- transferul informaţiilor în afara firmei
- întocmirea altor documente sau
rapoarte
- interne
- externe
- hibride (documente în circuit)
- rapoarte programate
- rapoarte generate de excepţii
- rapoarte la cerere
- analize ad-hoc
2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor
Caracteristica Descriere
Formatul Descrierea modalităţii de
organizare şi prezentare a
informaţiilor.
Conţinutul Descrierea informaţiilor
care vor fi furnizate în
fiecare ieşire.
Sursa datelor Identificarea căilor de
obţinere a datelor necesare
pentru generarea ieşirilor.
Clasificarea ieşirilor
- text
- tabelară
- grafică
- zone predefinite
- rapoarte detaliate
- rapoarte de sinteză
- rapoarte dinamice
- baze de date
- ieşirile din alte procese de
prelucrare
- surse externe
2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor

Caracteristica Descriere Clasificarea ieşirilor

Mediul de Alegerea modalităţii de generare - tipărite
transmitere şi transmitere a ieşirilor. - afişate pe ecran
- transmise prin mesaje
electronice
- sistemele COM
- audio
- video
- hypertext
Controlul Definirea procedurilor şi - cu restricţii de întrebuinţare
mecanismelor necesare pentru - publice
asigurarea confidenţialităţii,
integrităţii accesibilităţii
controlate a ieşirilor.
2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor
Scopul

Rapoartele pot avea utilizări diverse:

• monitorizarea proceselor sau a activităţilor din cadrul firmei
Situaţia comenzilor cu termen de onorare depăşit;

• controlul activităţilor economice

Balanţa analitică a stocurilor;

• luarea deciziilor pe diferite niveluri ierarhice

Situaţia vânzărilor pe zone geografice

• transferul informaţiilor în afara organizaţiei

Ofertele de produse; fisa analitica a clientului; extrasul de cont

• întocmirea unor documente sau a altor rapoarte

Jurnalul vânzărilor şi Jurnalul cumpărărilor; centralizatorul statelor de plata
2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor
Scopul

Scopul ieşirilor influenţează alte aspecte de proiectare:

• coloanele (datele) incluse in raport
• ordinea de prezentare a coloanelor,
• filtrarea informaţiilor,
• totalurile ce trebuie incluse,
• frecvenţa ieşirilor
2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor
Destinatarii
Destinatarii – ieşirile se clasifică:
 interne - rezultat proces de prelucrare, rămân în sistem;
 externe - documente primare şi rapoarte care depăşesc graniţele sistemului, ale
firmei;
 hibride = documente în circuit - părăsesc sistemul şi revin sub o formă
îmbunătăţită, ca intrări.

Destinatarii ieşirilor – aspecte proiectare:

• mecanismelor pentru controlul generării şi distribuirii lor,
• alegerea mediilor de transmitere,
• numărul exemplare.
2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor
Frecvenţa
2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor
Formatul

Formatul ieşirilor – organizarea şi prezentarea informaţiilor

• tabelar - organizarea informaţiilor în linii şi coloane;

• zone predefinite - pe hârtie sau pe ecran, similar paginilor Web sau ziarelor
obişnuite;
• grafic - datele numerice prezentate prin tipuri de grafice.

Elemente de proiectare:
• dimensiunea paginii - standarde A3, A4 şi A5;
• rezoluţia de afişare - standard
• 640x480 pixeli (1996);
• 800x600 pixeli (2000);
• 1024x768 pixeli.
 2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor
Conţinutul
Conţinutul – grad de detaliere
• detaliate - nivel minim de agregare, unul sau multe niveluri de total

“Situaţia lunară a vânzărilor” poate include totalul general, totalul vânzărilor pe clienţi şi
totalul valoric pentru fiecare document.
• de sinteză - informaţii agregate şi filtrate (clauza GROUP BY).

“Situaţia vânzărilor pe clienţi” poate conţine câte o linie pentru fiecare client, în care sunt
însumate toate documentele de livrare pentru un client.

• dinamice - combinarea rapoartelor de sinteză cu cele detaliate. Două tehnici: „drill up/drill
down” şi bazată pe legare

In functie de posibilitatea utilizatorului de a modifica continutul rapoartelor:

• rapoarte statice
• rapoarte interactive – utilizatorii pot schimba nivelul de detaliere, filtra sau ordona
datele dupa propriile nevoi
2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor
Conţinutul
Tehnica drill/down
2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor
Conţinutul
Tehnica legării rapoartelor
 2. Caracteristicile generale şi clasificarea ieşirilor

Mediul de generare şi transmitere

 Ieşiri tipărite;
 Ieşiri afişate pe ecran;
 Mesajele electronice – poşta electronică, format XML şi sistemele EDI;
 Sistemele cu ieşiri bazate pe microfilme, COM (Computer Output Microfilm):
• microfilme – stochează imaginile pe role de film şi
• microfişe – transpun imaginile pe o singură peliculă (diapozitive).
 Sistemele audio şi video – Voice–mail.
 3. Recomandări generale de formatare

• Prezentarea foarte clară a titlului în partea superioară a paginii,

centrală. Descrie cu fidelitate conţinutul
• Specificarea datei de emitere a ieşirii, chiar şi ora
• Să se specifice etapa ce urmează după editare
• De consemnat destinaţia fiecărui exemplar tipărit
• Totalurile vor fi bine evidenţiate
• De arătat locul în care se află utilizatorul (pag. 5 din 15)
?????!!!!!?????
 5. Proiectarea rapoartelor sub formă tabelară
Reguli generale de concepere a tabelelor

 Folosirea unei linii cu spaţii după fiecare cinci rânduri atunci când există prea multe
coloane.
 Între coloane trebuie să existe cel puţin două spaţii.
 De lăsat loc suficient pe rapoartele tipărite care să permită adnotările.
 De folosit acelaşi gen de caractere, cu excepţia cazurilor care trebuie să fie scoase în
evidenţă.
 De evitat excesele de fonturi fanteziste, greu de citit.
 Toate coloanele şi rândurile să aibă nume (etichete) cât mai relevante.
 Numele respective vor fi scoase în evidenţă.
 5. Proiectarea rapoartelor sub formă tabelară
Zonele specifice rapoartelor în format tabelar
Date identificare grup

Departamentul Desfacere
Antet
Situaţia vânzărilor pe clienţi în perioada 01/01/2006 - 28/02/2006 raport

Data: 15/03/2006
Nr. Factura Comanda Valoare Antet pagina
crt. Număr Data Număr Data
Cod client: 1234, Nume client: ALFA srl Antet grup
1 458992 13-ian-2006 1212 5-ian-2006 72.000.000
2 459025 13-feb-2006 1875 6-feb-2006 57.000.000
3 459220 22-feb-2006 1899 11-feb-2006 112.000.000 Linie detaliu
4 459758 23-feb-2006 2543 13-feb-2006 43.000.000
Total client 284.000.000 Sfârsit grup
Conţine elementele care apar o singură dată, la
Cod client: 1235, Nume client: BETA sa
5
începutul
458891
raportului (titlul
13-ian-2006 1211
raportului, data
4-ian-2006 14.500.000
6 obţinerii,
458999 numele destinatarului)
18-ian-2006 1256 10-ian-2006 29.850.000
7 459112 20-feb-2006 1301 10-feb-2006 44.000.000
Total client 88.350.000
Total general 372.350.000 Sfârsit raport

Pagina 1 din 1
Sfârsit pagina
 5. Proiectarea rapoartelor sub formă tabelară
Zonele specifice rapoartelor în format tabelar
Date identificare grup

Departamentul Desfacere
Antet
Situaţia vânzărilor pe clienţi în perioada 01/01/2006 - 28/02/2006 raport

Data: 15/03/2006
Nr. Factura Comanda Valoare Antet pagina
crt. Număr Data Număr Data
Cod client: 1234, Nume client: ALFA srl Antet grup
1 458992 13-ian-2006 1212 5-ian-2006 72.000.000
2 459025 13-feb-2006 1875 6-feb-2006 57.000.000
3 459220 22-feb-2006 1899 11-feb-2006 112.000.000 Linie detaliu
4 459758 23-feb-2006 2543 13-feb-2006 43.000.000
Total client 284.000.000 Sfârsit grup
Include elementele raportului care
Cod client: 1235, Nume client: BETA sa
5
apar la 13-ian-2006
458891
începutul fiecărei pagini 4-ian-2006
1211 14.500.000
6 (numele18-ian-2006
458999 coloanelor, numărul
1256 paginii)
10-ian-2006 29.850.000
7 459112 20-feb-2006 1301 10-feb-2006 44.000.000
Total client 88.350.000
Total general 372.350.000 Sfârsit raport

Pagina 1 din 1
Sfârsit pagina
 5. Proiectarea rapoartelor sub formă tabelară
Zonele specifice rapoartelor în format tabelar
Date identificare grup

Departamentul Desfacere
Antet
Situaţia vânzărilor pe clienţi în perioada 01/01/2006 - 28/02/2006 raport

Data: 15/03/2006
Nr. Factura Comanda Valoare Antet pagina
crt. Număr Data Număr Data
Cod client: 1234, Nume client: ALFA srl Antet grup
1 458992 13-ian-2006 1212 5-ian-2006 72.000.000
2 459025 13-feb-2006 1875 6-feb-2006 57.000.000
3 459220 22-feb-2006 1899 11-feb-2006 112.000.000 Linie detaliu
4 459758 23-feb-2006 2543 13-feb-2006 43.000.000
Total client 284.000.000 Sfârsit grup
Cod client: 1235, Nume client: BETA sa
5 458891 Este zona
13-ian-2006 principală
1211 a oricărui
4-ian-2006raport 14.500.000
6 458999 18-ian-2006 1256 10-ian-2006 29.850.000
şi conţine câmpurile care vor forma o
7 459112 20-feb-2006 1301 10-feb-2006 44.000.000
Total client
linie cu informaţii 88.350.000
Total general 372.350.000 Sfârsit raport

Pagina 1 din 1
Sfârsit pagina
 5. Proiectarea rapoartelor sub formă tabelară
Zonele specifice rapoartelor în format tabelar
Date identificare grup

Departamentul Desfacere
Antet
Situaţia vânzărilor pe clienţi în perioada 01/01/2006 - 28/02/2006 raport

Data: 15/03/2006
Nr. Factura Comanda Valoare Antet pagina
crt. Număr Data Număr Data
Cod client: 1234, Nume client: ALFA srl Antet grup
1 458992 13-ian-2006 1212 5-ian-2006 72.000.000
2 459025 13-feb-2006
Sunt incluse elementele 1875 6-feb-2006
raportului care 57.000.000
Linie detaliu
3 459220 22-feb-2006 1899 11-feb-2006 112.000.000
apar la sfârşitul fiecărei pagini (numărul
4 459758 23-feb-2006 2543 13-feb-2006 43.000.000
paginii,
Total client
totalurile la nivel de pagină) 284.000.000 Sfârsit grup
Cod client: 1235, Nume client: BETA sa
5 458891 13-ian-2006 1211 4-ian-2006 14.500.000
6 458999 18-ian-2006 1256 10-ian-2006 29.850.000
7 459112 20-feb-2006 1301 10-feb-2006 44.000.000
Total client 88.350.000
Total general 372.350.000 Sfârsit raport

Pagina 1 din 1
Sfârsit pagina
 5. Proiectarea rapoartelor sub formă tabelară
Zonele specifice rapoartelor în format tabelar
Date identificare grup

Departamentul Desfacere
Antet
Situaţia vânzărilor pe clienţi în perioada 01/01/2006 - 28/02/2006 raport

Data: 15/03/2006
Nr. Factura Comanda Valoare Antet pagina
crt. Număr Data Număr Data
Cod client: 1234, Nume client: ALFA srl Antet grup
1 458992 13-ian-2006 1212 5-ian-2006 72.000.000
2 Conţine
459025 elementele
13-feb-2006 care apar o 6-feb-2006
1875 singură dată, la 57.000.000
3 459220sfârşitul raportului (totalurile
22-feb-2006 1899 generale,
11-feb-2006numele 112.000.000 Linie detaliu
4 459758persoanelor responsabile
23-feb-2006 2543de generarea
13-feb-2006şi 43.000.000
Total client certificarea raportului) 284.000.000 Sfârsit grup
Cod client: 1235, Nume client: BETA sa
5 458891 13-ian-2006 1211 4-ian-2006 14.500.000
6 458999 18-ian-2006 1256 10-ian-2006 29.850.000
7 459112 20-feb-2006 1301 10-feb-2006 44.000.000
Total client 88.350.000
Total general 372.350.000 Sfârsit raport

Pagina 1 din 1
Sfârsit pagina
 5. Proiectarea rapoartelor sub formă tabelară
Zonele specifice rapoartelor în format tabelar
Date identificare grup

Departamentul Desfacere
Antet
Situaţia vânzărilor pe clienţi în perioada 01/01/2006 - 28/02/2006 raport

Data: 15/03/2006
Nr. Factura Comanda Valoare Antet pagina
crt. Număr Data Număr Data
Cod client: 1234, Nume client: ALFA srl Antet grup
1 458992 13-ian-2006 1212 5-ian-2006 72.000.000
2 459025 13-feb-2006 1875 6-feb-2006 57.000.000
3 459220 22-feb-2006 1899 11-feb-2006 112.000.000 Linie detaliu
4 459758 23-feb-2006 2543 13-feb-2006 43.000.000
Total client Sfârsit grup
284.000.000
Apare în rapoartele în care se doreşte gruparea datelor
Cod client: 1235, Nume client: BETA sa
după unul sau mai multe câmpuri de control. Include
5 458891 13-ian-2006 1211 4-ian-2006 14.500.000
elementele care apar o singură dată, la începutul
6 458999 18-ian-2006 1256 10-ian-2006 29.850.000
7
fiecărui
459112
grup (datele
20-feb-2006
de identificare
1301
ale grupului)
10-feb-2006 44.000.000
Total client 88.350.000
Total general 372.350.000 Sfârsit raport

Pagina 1 din 1
Sfârsit pagina
 5. Proiectarea rapoartelor sub formă tabelară
Zonele specifice rapoartelor în format tabelar
Date identificare grup

Departamentul Desfacere
Antet
Situaţia vânzărilor pe clienţi în perioada 01/01/2006 - 28/02/2006 raport

Data: 15/03/2006
Nr. Factura Comanda Valoare Antet pagina
crt. Număr Data Număr Data
Cod client: 1234, Nume client: ALFA srl Antet grup
1 458992 13-ian-2006 1212 5-ian-2006 72.000.000
2 459025 13-feb-2006 1875 6-feb-2006 57.000.000
3 459220 22-feb-2006 1899 11-feb-2006 112.000.000 Linie detaliu
4 459758 23-feb-2006 2543 13-feb-2006 43.000.000
Total client 284.000.000 Sfârsit grup
Cod client: 1235, Nume client: BETA sa
5 458891 13-ian-2006 1211 4-ian-2006 14.500.000
6 Apare
458999 în18-ian-2006
rapoartele în care
1256se doreşte gruparea 29.850.000
10-ian-2006
7 459112
datelor. 20-feb-2006 1301
Include elementele care10-feb-2006 44.000.000
apar o singură dată,
Total client 88.350.000
la sfârşitul fiecărui grup (totalurile sau rezultatele Sfârsit raport
Total general 372.350.000
altor operaţiuni de agregare la nivelul grupului)
Pagina 1 din 1
Sfârsit pagina
 6. Proiectarea graficelor
Avantajele graficelor

 O imagine este mai sugestivă decât 1 000 de cuvinte

 Marcarea celor mai importante elemente

 Excepţiile sunt uşor de sesizat

 Evidenţiază eventualele corelaţii dintre elemente

 Se pot efectua comparaţii multiple rapide.

 Se oferă şansa efectuării de prognoze.

 7. Controlul confidenţialităţii, integrităţii şi
accesibilităţii ieşirilor
Principalele proceduri de control

 Limitarea accesului la sistemul informaţional - definirea utilizatorilor autorizaţi

şi a drepturilor de acces în sistem ale fiecăruia
 Controlul distribuirii ieşirilor - permiterea accesului la rapoarte doar
utilizatorilor cărora le sunt destinate
 Separarea responsabilităţilor - crearea unor activităţi separate care să fie
realizate de angajaţi diferiţi
 Exemplu: înregistrarea în sistem a comenzilor de la clienţi să fie separată de
generarea documentelor privind livrările.
 7. Controlul confidenţialităţii, integrităţii şi
accesibilităţii ieşirilor
Alte proceduri de control a ieşirilor

 includerea, în antetul rapoartelor, a datei la care au fost generate

 formularea clară a titlului raportului, în care să fie precizată perioada de timp acoperită

 includerea numelui destinatarului în antetul rapoartelor

 numărul de pagină să fie în formatul “pagina ___ din ___”

 prevederea unor totaluri de control, ori de câte ori este posibil

 afişarea numărului de înregistrări prelucrate

 8. Demersul proiectării ieşirilor
În proiectarea ieşirilor trebuie implicaţi în mod direct şi eficient utilizatorii, prin
adoptarea unui procedeu-cadru specific prototipizării iterative.

Identificarea Cerinţele iniţiale Realizarea

problemei prototipului

Conversia în Prototip în lucru

sistem operaţional
Alte cerinţe
Dacă prototipul
este eficient
Problema
Implementare Prototip revizuit
şi folosirea Altă versiune şi îmbunătăţit
prototipului
 8. Demersul proiectării ieşirilor

Evaluarea ieşirilor de către utilizatori

Stabilitate –presupune folosirea aceloraşi termeni, abrevieri, formate, titluri etc.

Comoditate –  să nu se facă trimiteri la afişări anterioare.

Flexibilitate –să i se ofere utilizatorului posibilitatea de a lista în modurile dorite de el,

de a opri procesul şi de a naviga în locurile dorite.

9. Formularea specificaţiilor de proiectare a ieşirilor
Specificaţiile de proiectare pentru raportul
“Situaţia vânzărilor de produse finite pe gestiuni şi facturi”
a) Prezentare descriptivă
Scop: - Întocmirea şi verificarea notei contabile privind vânzările.
- Controlul ieşirilor de produse finite din depozite.
Utilizatori: Economistul responsabil cu evidenţa produselor finite.
Conţinut: 1. Gruparea datelor - pe gestiuni şi facturi
- pe gestiuni şi produse.
2. Ordonarea datelor - pe gestiuni si facturi sau pe gestiuni şi produse,
în funcţie de modul de grupare dorit, şi apoi după denumirea
produsului sau numărul facturii.
3. Totaluri solicitate – la nivel de gestiuni, facturi/produse şi raport.
4. Alte menţiuni – raportul va conţine date privitoare la o singură
gestiune, aleasă de utilizator, sau pentru toate gestiunile;
perioada de timp va fi tot la alegerea utilizatorului.
- denumirea gestiunii va fi afişată o singură dată, în
prima linie a grupului, precum şi în prima linie de detaliu a fiecărei
pagini.
Mediul de generare: Raportul va fi tipărit sau afişat pe ecran.
Frecvenţa: Raportul va fi generat lunar, în primele 5 zile ale lunii, sau la cerere.
Sursa datelor: Se vor accesa tabelele GESTIUNE, PRODUS, VANZARE şi
ARTICOLVANZARE din baza de date.

b) Modelul proiectului
Departamentul Contabilitate

Situaţia vânzărilor pe gestiuni şi facturi

în perioada 01/01/2006 - 31/01/2006

Emis de Ionescu Ionela Data: 02.02.2006

Factura Produs Preţ Cantitate Valoare
Număr Data Cod Denumire UM unitar
Depozitul nr. 1
18795 05.ian.06 110220 Sacou tip A buc 124,00 10,00 1.240,00
110228 Costum Bărb. buc 322,00 8,00 2.576,00
110236 Pantaloni EST per 45,00 12,00 540,00
110250 Camaşă SV buc 81,00 12,00 972,00
Total factură 5.328,00
18801 09.ian.06 110220 Sacou tip A buc 124,00 5,00 620,00
110244 Sacou tip E buc 76,00 5,00 380,00
Total factură 1.000,00
Total depozit 6.328,00
Depozitul nr. 2
21544 13.ian.06 110267 Pijama cod 21 set 67 25,00 1.675,00
110275 Rochie MD 11 buc 85 10,00 850,00
Total factură 2.525,00
21545 20.ian.06 110283 Maieu barb. buc 15 100,00 1.500,00
110267 Pijama cod 21 set 67 20,00 1.340,00
110275 Rochie MD 11 buc 85 25,00 2.125,00
Total factură 4.965,00
Total depozit 7.490,00
Total general 13.818,00

Pagina 1 din 1

c) Testarea şi evaluarea comportamentului la utilizare

Nivelul de percepţie al utilizatorilor (cca. 8 utilizatori):
Consistenţa (de la 1 – consistent la 5 – inconsistent): 1,60
Flexibilitate (de la 1 – flexibil la 5 – inflexibil): 1,85
Precizia (de la 1 – precis la 5 - imprecis): 1,53
...
 10. Instrumente pentru raportare
• Definitie – un software care preia date din surse variate si furnizeaza informatii usor de
inteles si urmarit sub forma graficelor, a tabelelor sau altor forme de vizualizare
• Se regasesc de regula in suitele BI (Business Inteligence)
• Sunt de mai multe tipuri:
 Dashboard software
 Data visualization software
 Scorecarding tools
 Ad-hoc report writers
• Exemple de instrumente pentru raportare
 Power BI pentru Office 365
 SAP Crystall Reports
 Google Data Studio
 Tableau
 Zoho Analytics
 Oracle Discoverer si Oracle Reports
 10. Instrumente pentru raportare
Balanced Scorecard este un cadru strategic de management al performantei - ajuta o
organizatie sa monitorizeze performanțele sale și sa gestioneze executarea strategiei sale.

Perspectivele Balanced Scorecard

Iată definiția pentru cele patru perspective Balanced Scorecard:

 Perspectivă financiară acoperă obiectivele financiare ale unei organizații și permite

managerilor sa urmareasca succesul financiar și valoarea acționarilor.

 Perspectiva clientului se referă la obiectivele legate de client, cum ar fi satisfactia clientilor,

obiectivele cotei de piață, precum și caracteristici de produse și servicii.

 Perspectiva proces intern acoperă obiectivele operaționale interne și prezintă procesele-

cheie necesare pentru a realiza obiectivele legate de perspectiva clientului.

 Perspectiva  Învățarea și Dezvoltarea acoperă purtatori intangibili de succes în viitor, cum

ar fi capitalul uman, capitalul organizațional și capitalul informațional, inclusiv competențe,
formare profesională, cultură organizațională, leadership, sisteme și baze de date.