• Analitici Vizuale

• Managementul
RAPORTARE Performantelor
• Business
Performance
Management
 CE ESTE UN RAPORT?

• Raport : Un document care contine

informatii referitoare la afaceri.

• Scop : INFORMARE (pentru deciziile

manageriale)
• Sursa : date din interiorul si exteriorul
organizatiei
• Format: text + tabele + grafice
• Distributie: print, e - mail, portal/intranet
 Business Reporting

Business Functions

UOB 1.0 X UOB 2.1 X UOB 3.0

Data UOB 2.2

Transactional Records
Exception Event
Symbol Count Description
Action
Machine
1
Failure (decision)

DEPLOYMENT CHART

PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3 PHASE 4 PHASE 5

DEPT 1

DEPT 2

DEPT 3

Data
DEPT 4

4 5
2 3
1
Repositories
Decision
Information
Maker
(reporting)
Un raport bun este:
• Clar
• Concis
• Complet
• Corect

Tipuri de rapoarte (continut si format)

– Informal
– Formal – 10-100 pagini
– Raport scurt – periodic, informativ,
investigativ
 Vizualizarea datelor si informatiilor

“Utilizarea reprezentarilor vizuale pentru a

explora, analiza si comunica datele”

Vizualizarea datelor vs. Vizualizarea informatiilor

• Informatii = contextualizarea, agregarea datelor

• Grafice si reprezentari grafice, imagini, animatii…
 Primul Pie Chart
(William Playfair, 1801)
Infrangerea armatei lui Napoleon in Campania din Rusia (1812)

(Charles Joseph Minard)

 Vizualizarea datelor – scurt istoric
• Anii 1900
– O atitudine formala privind vizualizarea datelor
– Focus pe: culoare, etichetare, scari de valori
• Anii 2000
– Internet – principalul mediu pentru vizulaizarea
informatiilor
– Interactivitate, animatie,grafici 3D, lumi virtuale, date in
timp real
• Anii 2020– ?
 GRAFICE
• Ce tip de grafic utilizam? In ce conditii?

§ Grafice speciale
§ Tipuri de baza
§ Histogram
§ Line Chart
§ Gantt Chart
§ Bar Chart § PERT Chart
§ Pie Chart § Geographic Map
§ Scatter Plot § Bullet Graph
§ Bubble Chart
§ Heat Map / Tree Map
§ Highlight Table
 Wealth and Health of Nations

gapminder.org
 Analitici vizuale
(Visual Analytics)
• Un termen relativ recent
– Vizualizarea informatiilor+ analitici predictive
• Vizualizarea informatiilor
– Descriptiva, orientata spre trecut
– “ce s-a intamplat” /“ce se intampla”
• Analitici predictive
– Predictive, orientate spre viitor
– “ce se va intampla”/ “de ce se va intampla”
 De ce este importanta activitatea de
RAPORTARE?
• monitorizarea mediului (pietelor), gestionarea
afacerii si monitorizarea strategiei
• Rate de esec pentru proiectele BI : 56-80%

• Motive :
1. Nealinierea intre strategia organizatiei si
punctele de informare pentru management
2. Reprezentarea neadecvata a informatiilor
 Tablouri de bord
(Performance Dashboards)
Performance
dashboards - utilizate
in mod frecvent in
aplicatiile BPM si
platformele BI

Dashboards -
reprezentari vizuale • Receptionarea rapida a
ale informatiilor,
consolidate si
informatiilor(”dintr-o privire”)
prezentate pe un • Analiza ulterioara
singur ecran
 Performance Dashboard?
• “A story complete with a plot, supportive cast and descriptive
language, each working in concert to engage an audience and
prompt action.”
(P. Yurgovsky, Executive/Performance Dashboards, 2014)

• O reprezentare vizuala, consolidata, a valorilor actualizate

corespunzatoare celor mai importanti indicatori intr-un anumit
context decizional.
 Scurt Istoric
• Anii 1980 - Executive Information Systems (EIS)
• Anii 1990 – BI (DW, OLAP)
- 1992: “The Balanced Scorecard – Measures that drive
performance “ (Kaplan & Norton)
- BPM
• Anii 2000 – adoptarea pe scara larga a tablourilor
de bord - dashboard - presiunea “informarii”
corecte si in timp real
(scandalul Enron si criza economica)
• Anii 2010 –focus pe utilizator si pe metricile
(masuratorile) potrivite
(Big Data)
 Raportare
• Rapoarte
Statice, informatii trecute referitoare la un anumit indicator/
masura
• Scorecards
- O varietate de indicatori, corelati cu un obiectiv strategic si
obiective/ sub-obiective bine definite
- Utilizatori – management strategic
- Monitorizeaza progresul in atingerea unui obiectiv
• Dashboards
- Deseori caracterizate ca fiind scorecards
- Actualizate mult mai frecvent (timp real)
- utilizatori – nu doar nivelul executiv! – orice angajat cu
atributii de monitorizare si analiza a proceselor de afaceri
 Dashboard
STRATEGIC TACTIC OPERATIONAL ANALITIC

INSIGHT CE CAND CINE DE CE

UNDE CUM

DATE Puternic Mediu TRANZACTIONALE TRANZACTIONALE

SUMARIZATE SUMARIZATE
 Performance Dashboards
• Proiectarea
– Cel mai important aspect in proiectarea unui dashboard -
reprezentarea tuturor informatiilor pe un singur ecran /
pagina, clar si concis.
• Trei nivele de informare
– Monitorizare -grafice, reprezentari abstracte pentru
monitorizarea indicatorilor de performanta
– Analiza - date dimensionale sintetizate pentru analiza cauzelor
problemelor
– Detaliere (Drill to detail) – date operationale pentru
identificarea actiunilor care trebuie adoptate pentru rezolvarea
problemelor.
Performance Dashboards
Un dashboard bun presupune…
• Utilizarea reprezantarilor vizuale pentru evidentierea situatiilor/
exceptiilor care impun actiuni
• Transparenta pentru utilizator – usor de utilizat, instruire
minima
• Integrarea datelor provenite din diverse sisteme intr-o singura
perspectiva asupra afacerii
• Facilitarea operatiilor de drill-down / drill-through pentru
accesul surselor (date, rapoarte)
• Prezentarea dinamica, in timp real a sistemului real
• Necesitati minime de programare pentru
implementare/dezvoltare/mentinere
Best • Analiza comparativa (benchmark) a
KPIs in raport cu valori standard ale
Practices - domeniului/ industriei
• Explicitarea metricilor (indicatorilor) -
Dashboard metadate
• Prioritizarea si clasificarea (in functie
Design de importanta) alertelor si exceptiilor
• Indicatori / metrici
• Adaugarea comentarilor utilizatorilor
reprezentativi • Prezentarea informatiilor pe cele 3
• Indicatori/ masuri nivele
integrate
• Alegerea reprezentarilor vizuale
• Visual design
potrivite
 Business Performance
Management (BPM)

Un sistem care semnaleaza in timp real aparitia

unor probleme sau oportunitati, oferind suport
pentru gestionarea acestora (modele,
colaborare)

Alte denumiri :
• Corporate performance management (CPM -
Gartner Group)
• Enterprise performance management (EPM -
Oracle)
• Strategic enterprise management (SEM - SAP)
 Business Performance Management
(BPM)
• BPM - procesele de afaceri, metodologiile, indicatorii, si
tehnologiile utilizate pentru masurarea, monitorizarea si
gestionarea performantei organizatiei.

• BPM – 3 componente
– Un set integrat de procese de management si procese analitice,
sustinute de tehnologie
– Un set de instrumente pentru definirea obiectivelor strategice si
pentru masurarea peformantelor in raport cu acestea
– Metode si instrumente pentru monitorizarea indicatorilor cheie
pentru analiza performantelor(KPIs), in stransa legatura cu
strategia organizatiei
Un proces pentru optimizarea
performantei organizatiei

Etape
1. Definirea strategiei
2. Planificare
3. Monitorizare/Analiza
4. Actiune/Ajustare
 Definirea strategiei:
Unde vrem sa ajungem?
• Planificare strategica

1. Analiza situatiei curente

2. Stabilirea orizontului de planificare
3. Monitorizarea/ analiza mediului
4. Identificarea factorilor de succes
5. Analiza a diferentelor
6. Crearea unei viziuni strategice
7. Dezvoltarea unei strategii de business
8. Identificarea obiectivelor strategice
 Planificarea:
Cum ajungem acolo?
• OPERATIONALIZAREA strategiei
– Plan operational: plan care traduce obiectivele
strategice intr-un set de actiuni si initiative clar definite,
a resurselor necesare si a rezultatelor asteptate intr-o
anumita perioada de timp (de regula un an).

– Planificarea operationala poate fi:

• Centrata pe tactica (orientare pe operationalizare)
• Centrata pe buget (focus pe finantare)
 Monitorizare/Analiza:
Cum ne descurcam?
• Un cadru adecvat pentru monitorizarea
performantei ar trebui sa abordeze doua
aspecte:
– Ce monitorizam?
• Factori cheie pentru succes
• Obiective/ sub - obiective strategice
•…
– Cum monitorizam?
• …
 Actiune :
Ce trebuie sa schimbam?
• Proiecte noi: noi produse/ piete/ client/
afaceri…
 Masurarea performantelor
Sistem de masurare a performantelor
Un sistem care asista managerii in analiza
stadiului de implementare a strategiei
organizatiei prin compararea rezultatelor
actuale cu cele planificate.

- Utilizarea sistematica a unor metode

comparative prin care sa se evalueze progresul
(sau regresul) fata de obiectivele propuse.
 Metrici si indicatori
• Metrici
- Valori numerice care reprezinta un atribut la un
anumit moment in timp
- Nominal, ordinal, interval, ratie
• Indicatori
- Metrici care compara rezultatele fata de o valoare
de baza sau tinta de performanta pentru a decide
daca acesta este bun sau rau.
- Folositi pentru evaluarea succesului sau esecului
unui anumit aspect (al afacerii).
 Leading and lagging Indicators
• Leading Indicators (Indicatori de
avertizare/anticipare)
- Predictivi
- Un precursor a unui rezultat - pentru previzionare
- “Atrag” performanta

• Lagging Indicators (Indicatori de intarziere)

- Reactivi
- Rezultatul unei activitati care a avut loc (pentru a
confirma schimbarile)
 Tipuri de indicatori
• Key Result Indicators (KRI) /
(outcome KPIs) – indicatori de rezultat

- Descriu performanta trecuta – rezultatele

implementarii unei strategii (lagging indicator)
- Cat de bine a performant organizatia fata de
obiectivele stabilite ?
- Exemplu: vanzarile totale semestrul trecut,
satisfactia clientului in anul fiscal trecut…
 Tipuri de indicatori
• Key Performance Indicators (KPI) / (Driver KPIS)
Un KPI - un obiectiv strategic si metricile care masoara
performanta in raport cu un scop

- Leading indicators (indicatori de anticipare) - a

“conduce”/a “dirija” progresul unei organizatii catre un
obiectiv strategic.
- Utilizati de intreaga organizatie, dar definiti si monitorizati
de managementul executiv.
- “Concentrarea” intregii organizatii pe un obiectiv strategic:
alinierea indicatorilor la toate nivelele si departamentele
(indicatori in cascada)
- KPIs sunt unici pentru fiecare organizatie.
 KPI’S de succes sunt…
• Asumati
• Usor de inteles
Simpli!
• Actionabili
Angajatii ar trebui sa stie cum sa actionize asupra unui KPI!
• Masurabili
O singura masura, care sa poata fi analizata in timp (benchmark)
• “Leading”
• Oportuni
• Strategici
Legatura directa cu viziunea organizatiei
 Cati KPIs?
• mai putini KPIs indica o strategie mai “focusata”
Nu definiti atatia KPI’S cati pot fi reprezentati in
dashboard!

Exemplu: British Airways

Un singur KPI: Numarul de zboruri care au decolat la timp

- Usor de masurat, actionabil
- Simplu de inteles
- Un “leading indicator” pentru metricile care definesc
profitul
 Indicatori rezultat si indicatori de
performanta
• Instrumente in cadrul operatiilor curente
• Utilizati de managerii de la nivelele operational si
tactic
• Nu influenteaza in mod direct initiativele strategice

- RI – “indicatori de intarziere” (lagging indicators)

care descriu rezultatele obtinute
- PI – “indicatori de anticipare” (leading indicators)
care ofera angajatilor posibilitatea de a-si concentra
actiunile pentru atingerea unui anumit obiectiv
 Cati indicatori?
• Regula 10/80/10 (David Parmenter)
(10 KRI, 80 RI/PI/, 10 KPI).

• Best practice:
Adaugarea unui indicator doar daca acesta
are un impact mai mare decat impactul
mediu al tuturor celorlalti indicatori (din
dashboard).
 Sistem de masurare/ management a
performantelor
• Balanced Scorecard (BSC)
o metodologie de masurare si gestionare a
performantelor care ofera support in
transformarea obiectivelor si sub-
obiiectivelor (financiare, client, procese
interne , invatare si dezvoltare) unei
organizatii intr-un set de initiative actionabile.
"The Balanced Scorecard: Measures That Drive
Performance” (HBR, 1992)
Balanced
Scorecard
• Six Sigma

Six Sigma
o metodologie de gestionare a performantelor
care isi propune sa reduca numarul erorilor intr-un
proces de afaceri cat mai aproape posibil de
valoarea 0 defecte / un million de oportunitati
Modelul de performanta
- un model de imbunatatire a afacerii
- etape : definirea, masurarea, analizarea,
imbunatatirea, si controlul unui proces
 Implementarea indicatorilor de
performanta
• Valoare informationala
- Definirea metricilor/ cele mai bune practici
- Consultanti / implicarea executivului

• Strategie
- Care sunt metricile critice pentru succes
- Definirea unei suite de KPI, KRI, RI, PI care se propaga in intreaga
organizatie
- Consultanti / implicarea executivului

• Proces repetitiv
- Consultanti in Change management
- Suportul conducerii
- Training, comunicare
 DASHBOARD – tendinte

• Agregarea datelor externe

API pentru a accesa surse de date externe
• Analitici predictive
Algoritmi complecsi
• Analize exploratorii
Explorare bazata pe ipoteze
Analize interactive