PARTICIPANT PORTAL

instrumentul care iti deschide

…ORIZONT Europa

•vei învăța ABC-ul utilizării unui instrument

complex de accesare a finanțărilor europene

•vei ști cum să aplici, cu proiectul tău, la cea

mai potrivită sursă de finanțare pentru tine

•vei putea găsi parteneri pentru proiectele tale

CURS DE UTILIZARE A PLATFORMEI
PARTICIPANT PORTAL

MODUL 2 INREGISTRAREA ÎN PORTALUL

FUNDING & TENDERS OPPORTUNITIES 
Obiectivele modulului

 Ce este PARTICIPANT PORTAL

 Cum iți creezi cont și cum inregistrezi organizația pe care o reprezinți

(Register an organization)

 Ce este numarul PIC (Participant Identification Code) și la ce folosește

 Cine este LEAR (Legal Entity Appointed Representative)

Manualul utilizatorului

Funding & tenders opportunities

Portalul Funding & tenders opportunities
...punctul unic de intrare pentru programele de finanțare administrate direct de către Comisa
Europeană, care
- prezintă apelurile de propuneri
- asigură acces la serviciul de depunere și evaluare a propunerilor
- găzduiește o gamă completă de servicii care facilitează monitorizarea și gestionarea de propuneri și
proiecte pe tot parcursul ciclului lor de viață

...este interfață web online a Comisiei Europene care permite utilizatorilor să:

își înregistreze organizația pentru a aplica sau participa la proiecte în programe de cercetare și inovare,
educație, audiovizual, cultură, cetățenie și voluntariat, finanțate de UE, respectiv licitații electronice

își gestioneze datele despre organizație și profilul general adaptat în funcție de tipul organizației și
finanțarea căutată

caute și să aplice la o finanțare europeană, inclusiv găsirea de parteneri

Important: Odată înregistrat pe Portal, utilizatorul va avea acces la toate oportunitățile de finanțare și
licitațiile europene
https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/home
EU Login

EU Login – punctul unic de conectare printr-un cont

de autentificare, prin care veți accesa funcțiile
disponibile în My AREA.

Verificați dacă nu aveți deja un cont de conectare

sau un cont ECAS (sistemul de autentificare al
Comisiei Europene anterior Participant Portal!

EU Login Manual
EU Login Crearea unui cont de utilizator

1. Accesați pagina Înregistrare portal și introduceți: prenumele, numele, adresa de e-mail și

codul de securitate afișat.

2. Selectați Creați un cont. Veți primi un e-mail la adresa pe care ați specificat-o, conținând un
link, pe care ar trebui să îl utilizați pentru a finaliza procesul de înregistrare.

3. Faceți clic pe linkul pe care vi se va cere să alegeți și să confirmați o parolă.

4. Reveniți la pagina principală a portalului.

5. Faceți clic pe Login și conectați-vă cu adresa de e-mail (numele de utilizator) și parola

înregistrate.

Important: Toate tranzacțiile efectuate cu contul dvs. (numele de utilizator, parola) vor fi considerate ca
făcute de dvs. Păstrați parola în siguranță și schimbați-o în mod regulat.

https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi
Funding & tenders opportunities
 Verificare înregistrare organizație

https://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-fo
r-funding/register-an
organisation/registration-of-organisation_en.htm Asigurați-vă că organizația dvs.
nu a fost deja înregistrată în
Registru făcând click pe Căutați
un PIC.

Introduceți numele sau o parte a

numelui și faceți click pe Căutare
organizație pentru a afișa
potrivirile.

Rezultatele sunt
afișate în partea de
jos a paginii. Pentru a
reface căutarea faceți
click pe Ștergeți
filtrele

Dacă nu găsiți organizația, mergeți înapoi la How to participate și faceți click pe Înregistrați
organizația din meniul de sus.
Exercițiu

Căutați organizația dumneavoastră

după nume sau după codul PIC

Funding & tenders opportunities

 I. Înregistrarea organizației
Înainte de a depune o cerere de finanțare, toți participanții implicați în propunere trebuie mai
întâi să fie înregistrați în Registrul participanților din portal și să aibă un cod unic de identificare.

PIC (Codul de Identificare a Participanților) este un identificator unic din 9 cifre pentru fiecare
organizație, validată. Participanții nu vor trebui să își prezinte informațiile juridice și financiare
(și documentele justificative) de fiecare dată când depun o aplicație, ci doar PIC.

Faceți clic pe secțiunea

HOW TO PARTICIPATE &
selectați Participant
Register din meniul-bară
de sus.

Pasii de inregistrare
Funding & tenders opportunities
Pagina de bunvenit!
În prima pagină a Asistentului de înregistrare puteți găsi informații utile despre procesul de înregistrare &
status:

Sesiune anterioară de înregistrare nefinalizată > mesajul „continuați înregistrarea existentă?”. Faceți
click pe NEXT pentru a continua.

Schițe de înregistrare nesalvate, faceți click pe NEXT, apoi pe Începeți pentru o nouă înregistrare.
Această acțiune va șterge orice schiță existentă

Funding & tenders opportunities

 Identificare (verificare duplicat)

Asistentul de înregistrare poate detecta existența unei organizații duplicat în sistem dacă
veți completa toate cele cinci câmpuri de date:

 Nume legal

 Țara de reședință fiscală/

înregistrare

 Număr de TVA

 Număr de înregistrare

 Website

Funding & tenders opportunities

Completare date organizație

Dacă sistemul nu a găsit organizația dvs. în timpul etapei de identificare și doriți să continuați
înregistrarea, începeți să introduceți datele organizației.

 Câmpurile marcate cu un asterisc roșu *

sunt obligatorii

 Furnizați cât mai multe informații

completând toate câmpurile

 Salvarea înregistrării se face AUTOMAT

după fiecare pas sau manual în orice
moment
Date organizație - Nume legal & statut

 Introduceți numele organizației dvs. sau denumirea juridică a organizației, ca în statut

sau actul de constituire.

 Selectați statutul juridic al organizației dvs. (faceți click pe pictogramă pentru a vedea
descrierea fiecărui tip):

Persoană fizică
Persoană juridică
Profit / Non-profit
Entitate privată / organism public
ONG

Funding & tenders opportunities

 Date organizație - Date de înregistrare

➡️Selectați din meniu „Țara stabilirii / înregistrării” organizației

➡️ Introduceți „Numărul de înregistrare al organizației” (dacă este
disponibil)
➡️Introduceți „Data de înregistrare” (data de înființare / înregistrare)
➡️Introduceți „Autoritatea de înregistrare” (ex: Registrul comerțului)
➡️ Specificați „Forma juridică” a organizației dvs. (selectați opțiunea
corespunzătoare)
➡️Introduceți „numărul TVA” al organizației (dacă este cazul)
➡️Introduceți „Numele companiei” al organizației (opțional).
➡️Selectați „Limba oficială” de comunicare pentru organizație.

Important: Atenție la completarea/ selectarea “formei juridice” pentru evitarea erorilor

atunci când încercați să treceți la următorul pas.
Funding & tenders opportunities
Date organizație Sediul juridic

În secțiunea Adresă juridică, Portalul vă va solicita mai multe informații:

„Regiunea / județul” în care organizația dvs. își are sediul juiridic

„Numele străzii” așa cum se menționează în statutul oficial al organizației

„P.O. - Numărul clădirii/ cutiei poștale

„Codul poștal” - codul poștal al adresei juridice a organizației

„Oraș” pentru adresa juridică a organizației

„Nr. telefon principal ” + „Telefon secundar” + „site-ul web” pentru

comunicarea oficială cu organizația.

Funding & tenders opportunities

 Date organizație Date de contact

În secțiunea Contact, vi se vor solicita 3 trei categorii de

informații:

Persoană de CONTACT: coordonatele persoanei de

contact pentru organizație, până la validarea LEAR (Legal
Entity Appointed Representative).

Adresă: 1. Faceți clic pe „Da” dacă doriți să utilizați

informațiile de adresă deja introduse și pentru persoana
de contact SAU „Nu” și completați o adresa nouă.

Telefoane: Selectați „Da” dacă numerele de telefon ale

persoanei de contact sunt identice cu cele introduse
anterior SAU „Nu” și furnizați alte numere de telefon.

Faceți clic pe NEXT pentru a trece la pasul următor.

Funding & tenders opportunities

Date organizație Sumar

Examinați sumarul și dacă este necesar, editați

secțiunea corespunzătoare folosind butonul
EDITARE.

Asistentul de înregistrare vă va întoarce la

secțiunea corespunzătoare, în care puteți
modifica datele furnizate.

După verificarea datelor, puteți finaliza

înregistratrea făcând click pe TRIMITE.

Funding & tenders opportunities

 FEEDBACK ÎNREGISTRARE FINALIZATĂ

După finalizarea unei înregistrări, veți primi codul de

identificare unic (PIC), din 9 cifre - pentru a fi utilizat
în formularul de cerere online și în corespondența
ulterioară cu serviciile UE.

PIC creat va fi provizoriu (status declarat nevalid)

până când va fi validat formal într-o etapă ulterioară.

Nu mai trebuie să faceți nimic după generarea PIC,

Serviciul Central de Validare vă va contacta ulterior
pentru a iniția procesul de validare.

Înregistrare finalizată!
După ce faceți clic pe butonul TRIMITE, sistemul va afișa un mesaj care vă va confirma înregistrarea cu succes ca entitate
juridică. PIC-ul dvs. este comunicat și îl puteți utiliza pentru a trimite o propunere prin intermediul portalului.

Funding & tenders opportunities

II. Validarea organizației (1)

Validarea este necesară numai pentru anumite tipuri de participanți (subvenții:

beneficiari și entități afiliate; achiziții: contractanți). Nu este necesară pentru
parteneri asociați, subcontractanți sau alți participanți.

Este realizată de către Serviciul Central de Validare, care efectuează validarea

pentru toate serviciile UE care utilizează Portalul.

Serviciul central de validare va contacta persoana care a înregistrat organizația

(auto-înregistrant) și îi va cere să:

 încarce documente justificative oficiale (prin pagina Organizațiile mele)

 clarifice orice detalii.

Funding & tenders opportunities

 II. Validarea organizației (2)

Documentele necesare vor fi prezentate în notificarea pe care o primiți.

Va trebui să completați un formular de identificare a entității juridice și să furnizați un document oficial

de TVA, extras de înregistrare, statut sau act de inființare etc.

Lista detaliată a documentelor este explicată și în

Regulile privind validarea entității juridice, numirea LEAR și Evaluarea capacității financiare.
Serviciul central de validare va verifica dacă organizația dvs.
 este recunoscută legal (are personalitate juridică)
 se califică pentru unele dintre statutele juridice speciale, necesare pentru unele programe de
finanțare (organism privat sau public, organizație non-profit, organizație internațională).

Rezultatul acestui proces este validarea organizației dvs. (PIC validat).

Validarea organizației este o condiție prealabilă pentru numirea LEAR.

Important: toate comunicările cu Serviciul Central de Validare trebuie să aibă loc prin Registrul
Participanților (pagina Organizațiile mele). E-mailurile și alte comunicări NU vor fi acceptate.

Funding & tenders opportunities

 II. Validare LEAR
LEAR (Reprezentant desemnat de entitatea juridică) este o funcție administrativă care poate fi deținută de reprezentantul
legal al participantului (adică o persoană autorizată în mod corespunzător să acționeze în numele organizației și să o
angajeze față de terți) sau o altă persoană cheie numită de reprezentantul legal.
LEAR trebuie să fie o persoană angajată în organizație, cel mai frecvent în serviciile administrative centrale ale entității.
• gestionează utilizarea de către organizație a portalului
• poartă responsabilitatea finală pentru toate acțiunile din portal
• este persoana de contact care va raspunde Comisiei în legătură cu toate întrebările referitoare la statutul juridic
al entității juridice
• are acces la baza de date online a persoanelor juridice, cu posibilitatea de a vizualiza datele stocate pe entitatea
sa și de a iniția actualizări și corecții la aceste date.

Ex de LEAR: CEO, rectorii, directorii generali etc., întotdeauna în conformitate cu statutul organizației).

Odată validat LEAR este responsabil pentru:

 încarcarea documentelor justificative oficiale (prin pagina Organizațiile mele)
 păstrarea unei imagini de ansamblu asupra tuturor propunerilor/proiectelor/contractelor în care este implicată
organizația
 gestionarea tuturor informațiilor juridice și financiare despre organizație
 gestionarea drepturilor de acces la nivel de organizație (și acces numai în citire la nivel de proiect)
 numirea persoanelor care vor putea semna electronic subvenții/contracte (semnatari legali - LSIGNs) și
plati/facturi (semnatari financiari - FSIGNs).

Mai multe detalii despre drepturile și responsabilitățile LEAR sunt explicate în secțiunea Roluri și drepturi de acces.

Funding & tenders opportunities

 III. Evaluarea capacității financiare

Evaluarea capacității financiare se va face pentru toți beneficiarii și entitățile afiliate, cu excepția:

 organismelor publice (entități înființate ca organism public în temeiul legislației naționale, inclusiv
autoritățile locale, regionale sau naționale) sau organizațiile internaționale
 dacă suma subvenției solicitate individual este de 60 000 EUR sau mai mică.

Va trebui să furnizați documente care să prezinte situația financiară din ultimele două exerciții
financiare închise

Ex: cont de profit și pierdere, bilanț, plan de afaceri, raport de audit produs de un auditor extern
aprobat, care să certifice conturile pentru ultimul exercițiu financiar închis , etc.

Vă puteți verifica singuri capacitatea financiară utilizând simulatorul de auto-verificare a capacității financiare.

Funding & tenders opportunities

IV. Actualizări de date in portal
Cine poate actualiza informațiile online despre organizație?
 Inițial, numai persoana care a înregistrat mai întâi organizația sau orice alta
persoană desemnată
 odată desemnat, doar reprezentantul desemnat (LEAR) și administratorii de
cont desemnați

Modificări ale statutului juridic

 LEAR-ul ar trebui să actualizeze imediat informațiile din Registrul participanților
și, dacă este posibil, să informeze direct (prin coordonator) ofițerii de proiect ai
UE în cadrul subvențiilor în curs (utilizând facilitatea de mesagerie a portalului)

Gestionarea rolurilor în organizație

 Dacă rolurile organizației trebuie schimbate, LEAR-ul trebui să le actualizeze
imediat în sistem

Important: Dacă subvențiile/contractele sau plățile/ facturile sunt semnate în sistem de persoane ale căror
drepturi de acces ar fi trebuit revocate, aceasta va fi responsabilitatea organizației și va trebui să suportați
consecințele. Semnăturile și alte acțiuni ale acestora vor fi considerate valabile de către serviciile UE.

Funding & tenders opportunities

V. Înregistrarea și validarea contului bancar
pentru plăți
Pe lângă validarea organizațiilor participante, trebuie validat și contul bancar care
va fi utilizat pentru plățile CE către organizație (de obicei, contul bancar al
coordonatorului).

Serviciul central de validare va contacta coordonatorul după validarea PIC, pentru

a introduce detaliile contului bancar în Registrul participanților și pentru a încărca
documentele justificative necesare.

Documentele necesare vor fi listate în notificarea pe care o primiți. În general, va

trebui să furnizați detaliile contului bancar și un extras bancar sau un formular de
identificare financiară.

Serviciul central de validare va verifica aceste informații și va valida contul.

Important:
La înregistrarea organizației dvs. pentru prima dată, nu trebuie să declarați nicio informație despre
contul bancar. Vi se va solicita să faceți acest lucru numai mai târziu, dacă propunerea dvs. are succes.

Funding & tenders opportunities

Exercițiu (pentru acasă)

Înregistrați-vă organizația în Portal

Online Manual Participant Register — Register your organisation

Funding & tenders opportunities

Lidia BEȚOAEA, ADRNE
T:  0745466460
E:   lidia.betoaea@adrnordest.ro
W: adrnordest.ro

Vă mulțumesc!

Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est

Str. Lt. Draghescu nr.9, Piatra Neamt
T: 0233 218.071 / 0233 218.072
E-mail: adrnordest@adrnordest.ro
W: www.adrnordest.ro

Funding & tenders opportunities