Procedura cu privire la completarea foilor de parcurs

1. Necesitatea foilor de parcurs in cadrul Saint Gobain Weber Romania

2. Modelul de completare al foilor de parcurs

3. Contabilizarea km lor parcursi in interes personal

4. Reguli interne privin circulatia foilor de parcurs

1. Necesitatea foilor de parcurs in cadrul Saint Gobain Weber Romania

Necesitatea existentei foilor de parcurs decurge din exercitarea urmatoarelor functii de drept ale proprietarului masinii :
a) functia de control asupra activitatii de serviciu daca aceasta consta preponderent in

deplasarea cu autoturismul pe distante lungi ;

b) functia de evidentiere si urmarire a beneficiilor de interes personal asupra posesorului

masinii ;
c) functia legala si obligatorie de a avea completate la zi foi de parcurs de catre posesorul

unui autoturism care desfasoara activitati remunerate si in interesul proprietarului masinii. Cererea unei astfel de foi de parcurs poate face parte din controlul de rutina din partea politiei ;
d) functia de act demonstativ al locului si persoanei careia trebuie sa i se impute o amenda ; e) constituie sursa de date pentru estimarea costurilor cu combustibilul in sesiunea de buget ;

2. Modelul de completare al foilor de parcurs a) fata / verso foaie de parcurs utilizata ( Fig. 1 ; Fig. 4 ) ; b) completarea propriu zisa ( Fig. 3 ; Fig. 4 ) ; a)

se accepta si alte modele de foi de parcurs care sa permita inregisrarea datelor cerute de firma asa cum rezulta la punctul b). Cheltuielile facute cu achizitionarea topurilor cu foile de parcurs se deconteaza sub dovada documentelor aferente. Utilizatorul este obligat sa predea restul foilor de parcurs necompletate firmei daca are loc transferul de masina sau este nevoit sa paraseasca compania.

Fig. 1 : Fata necompletata foi de parcurs

Fig. 2 : Verso necompletat foaie de parcurs

In figura 3. se observa foaia de parcurs fara matca ei. Matca se completeaza cu numarul de ordine, numele soferului, data de deschidere a foii de parcurs , numarul de inmatriculare a autoturismului.

Fig. 3 : Fata completata foaie de parcurs

Fig. 4 : Verso completat foaie de parcurs

b) completarea foilor de parcurs : i) fata :

-

introducerea numarului de ordine al foii de parcurs ( 25 in model ). Numarul de ordine se reseteaza la 1 cu fiecare top nou inceput ;

- introducerea datei de deschidere a foii de parcurs ( 16.05.07 ) ;

-

stampilarea foii de parcurs cu stampila Saint Gobain Weber S.R.L. in locul alocat ; introducerea nr. ului de inmatriculare al masinii utilizate si de care este legata foaia de parcurs ; numele soferului in oricare din spatiile alocate / soferilor daca sunt mai multi ; ruta generala pe care este folosita masina ( Bucuresti interior; Bucuresti Turda ) ; data si ora la care se deschide foaia de parcurs ; kilometrajul observabil la bordul masinii in momentul deschiderii ; data si ora la care se inchide foaia de parcurs precum si kilometrajul citit de la bordul masinii care trebuie sa fie in concordanta cu calculele facute pe verso ;

- declararea alimentarilor facute pentru parcurgerea rutelor declarate verso ;

-

observarea aproximativa a combustibilului din rezervor la deschirerea foii ; semnatura soferului care a deschis foaia de parcurs ; pe fiecare linie de dupa antet se trec ca si in model ruta, data/ora la care s-a plecat pe ruta respectiva, data/ora la care s-a ajuns locul de destinatie al aceleiasi rute ; kilometrajul parcurs pe oricare ruta e preferabil de declarat sub forma kilometraj initial loc plecare si kilometraj inregistrat loc destinatie ;

- observarea aproximativa a combustibilului din rezervor la inchiderea foii ;

ii)

verso :
-

- pentru reducerea timplului de completare / zi este suficienta o sinteza a rutei pe zi completata intr-o singura line asa cum se cere mai sus ;
-

kilometri in interes personal se declara ca si mai sus cu mentiunea in descrierea rutei ca sunt in interes personal ;

utilizatorul masinii are obligatia de a face un total general de kilometri pe foaie precum si un total kilometri in interes personal pe foaia respectiva ; de asemenea kilometrajul de inchidere de pe fata foii trebuie sa fie in concordanta cu distantele declarate pe verso ul foii ; locurile din ruta se demonstreaza cu stampile ale destinatiilor de interes firma ;

3. Contabilizarea km lor parcursi in interes personal

-

se face pe baza declaratiei si verificarii km lor parcursi in interes personal de pe sumele aferente deplasarii in interes personal cu autoturismul firmei reprezinta:
i) costuri recuperabile pentru firma ; ii) venituri impozabile pentru utilizatorii masinii ;

foaia de parcurs ;
-

costul recuperabil se deduce din salariul net al utilizatorului masinii ; deducerea costului se aplica diferentiat in functie de numarul kilometrilor in limita de diferentiere a fost stabilita intern la 1000 km de interes personal intr-o regula de baza : pentru kilometrii in interes personal dintr-o luna calendaristica mai putini decat 1000 km se calculeaza uzura masinii aferenta km lor in interes personal ca si procentaj aplicat la amortizarea lunara a masinii ; acest cost impozabil pentru firma este venit impozabil pentru salariat / utilizatorul masinii. Prin urmare din salariu se va scadea 16% din costul rezultat ;
ii.

interes personal realizat de catre utilizatorul autoturismului intr-o luna calendaristica ;

-

luna calendaristica ; i.

pentru kilometrii in interes personal mai multi decat 1000 km se procedeaza :

1. 2.

se aplica regula i. pentru 1000 km in interes personal ; pentru surplusul peste 1000 km in interes personal se calculeaza exact

costul cu benzina in functie de consumul specific al masinii cu tot cu T.V.A., care se deduce din salariul net al utilizatorului masinii.

Caz practic:
-

se bazeaza pe foaia de parcurs prezentata ca model de completare ; se presupune ca din data de 01.05.07 pana in data de 16.05.07 s-au realizat 2300 km in interes de firma si 500 km in interes personal ; contabilizarea km lor in interes personal pentru luna mai 2007 din exemplu ;

Avem : - amortizare lunara a masinii : 500 ron ;

-

total km realizati cu CJ-08-MJA in luna mai = 2300 + 1300 (din foaie exemplu) = 3600 km km in interes personal = 500 km + 600 km = 1100 km ( se aplica regula ii ) km in interes de firma = 2500 km venit impozabil utilizator autoturism : (km int pers luna/ total km luna) * amortizare ; (1000 / 3600) * 500 = 139 ron impozit = venit impozabil * cota impozit venit = 139 * 16% = 22 ron suma care se va scadea din salariul brut ; consum specific = 7% km ) ;

- surplus la 1000 km interes personal = 100 km ( total km in interes personal 1000

-

consum in litri = 7% * 100 km = 7 litri ; pret benzina ( sau motorina dupa caz ) = 3.2 lei / litru fara T.V.A. ; cost suplimentar peste 1000 km va fi : 27 lei cu tot cu T.V.A. care de asemenea se va recupera din salariul ramas dupa calcularea impozitului pe venit ; In total salariul net va fi mai mic in acest caz cu 22 ron + 27 ron = 49 ron ;

4. Reguli interne privind circulatia foilor de parcurs -

foile de parcurs se trimit de catre toti utilizatorii catre departamentul contabilitate in asa fel incat sa ajunga in firma in ultima zi din fiecare luna calendaristica ;

- foile de parcurs se desprind de matca inainte ca acestea sa fie trimise ;

foile de parcurs trebuie sa aiba atasate documente justificative ale alimentarilor cu combustibil in original, daca plata se face prin card, respectiv in copie daca plata se face numerar, din motive de incapacitate temporara de a utiliza cardul ;

de fiecare data cand utilizatorul masinii trebuie sa predea masina acesta are obligatia de a inchide foaia de parcurs curenta ; la primirea unei masini noi noul imputernicit are obligatia sa deschida foia urmatoare de parcurs cu datele aferente si kilometrajul citit de la bord ; eventualii km constati in lipsa dupa declararea rutelor se considera km in interes personal contabilizati pentru imputernicitul legal al masinii din perioada constatata ;

topul cu foile de parcurs este obligatoriu a se afla in proprietatea firmei se deconteaza cheltuieli facute in acest scop ; la epuizarea tuturor foilor de parcurs din top acesta impreuna cu matcile ramase se trimit firmei pentru arhivare ; de asemenea foile de parcurs se tin la arhiva timp de 5 ani in conformitate cu cardul legal ;

5. Reguli interne :
-

deplasarea cu autoturismul firmei pe ruta domiciliu firma se considera in interes de serviciu; se considera rute in interes personal :
i. distantele parcurse in zile de week end ; ii. cele parcurse in perioadele de concediu ; iii. cele parcurse in zile libere la nivel national ; iv. cele rezultate in urma unei cereri de a folosi masina firmei in scopuri

personale ; - completarea foilor de parcurs este obligatorie pentru toti anagajatii care utilizeaza autoturismele firmei ;