Procedura cu privire la completarea foilor de parcurs

1. Necesitatea foilor de parcurs in cadrul Saint – Gobain Weber Romania

2. Modelul de completare al foilor de parcurs
3. Contabilizarea km – lor parcursi in interes personal

4. Reguli interne privin circulatia foilor de parcurs
1. Necesitatea foilor de parcurs in cadrul Saint – Gobain Weber Romania

Necesitatea existentei foilor de parcurs decurge din exercitarea urmatoarelor functii de drept ale proprietarului masinii :
a) functia de control asupra activitatii de serviciu daca aceasta consta preponderent in

deplasarea cu autoturismul pe distante lungi ;
b) functia de evidentiere si urmarire a beneficiilor de interes personal asupra posesorului

masinii ;
c) functia legala si obligatorie de a avea completate la zi foi de parcurs de catre posesorul

unui autoturism care desfasoara activitati remunerate si in interesul proprietarului masinii. Cererea unei astfel de foi de parcurs poate face parte din controlul de rutina din partea politiei ;
d) functia de act demonstativ al locului si persoanei careia trebuie sa i se impute o amenda ; e) constituie sursa de date pentru estimarea costurilor cu combustibilul in sesiunea de buget ;

2. Modelul de completare al foilor de parcurs a) fata / verso foaie de parcurs utilizata ( Fig. 1 ; Fig. 4 ) ; b) completarea propriu zisa ( Fig. 3 ; Fig. 4 ) ; a)

se accepta si alte modele de foi de parcurs care sa permita inregisrarea datelor cerute de firma asa cum rezulta la punctul b). Cheltuielile facute cu achizitionarea topurilor cu foile de parcurs se deconteaza sub dovada documentelor aferente. Utilizatorul este obligat sa predea restul foilor de parcurs necompletate firmei daca are loc transferul de masina sau este nevoit sa paraseasca compania.

Fig. 1 : Fata necompletata foi de parcurs .

2 : Verso necompletat foaie de parcurs .Fig.

3 : Fata completata foaie de parcurs . data de deschidere a foii de parcurs . numarul de inmatriculare a autoturismului. Fig.In figura 3. numele soferului. Matca se completeaza cu numarul de ordine. se observa foaia de parcurs fara matca ei.

4 : Verso completat foaie de parcurs .Fig.

pentru reducerea timplului de completare / zi este suficienta o sinteza a rutei pe zi completata intr-o singura line asa cum se cere mai sus . Numarul de ordine se reseteaza la 1 cu fiecare top nou inceput . . data/ora la care s-a ajuns locul de destinatie al aceleiasi rute . in locul alocat . pe fiecare linie de dupa antet se trec ca si in model ruta. Bucuresti – Turda ) . data/ora la care s-a plecat pe ruta respectiva.introducerea datei de deschidere a foii de parcurs ( 16. introducerea nr.05.L. - observarea aproximativa a combustibilului din rezervor la deschirerea foii . semnatura soferului care a deschis foaia de parcurs .b) completarea foilor de parcurs : i) fata : - introducerea numarului de ordine al foii de parcurs ( 25 in model ). ruta generala pe care este folosita masina ( Bucuresti interior. . - stampilarea foii de parcurs cu stampila Saint – Gobain Weber S. – ului de inmatriculare al masinii utilizate si de care este legata foaia de parcurs . numele soferului in oricare din spatiile alocate / soferilor daca sunt mai multi . ii) verso : - - . . - - .declararea alimentarilor facute pentru parcurgerea rutelor declarate verso .R. data si ora la care se deschide foaia de parcurs .observarea aproximativa a combustibilului din rezervor la inchiderea foii . data si ora la care se inchide foaia de parcurs precum si kilometrajul citit de la bordul masinii care trebuie sa fie in concordanta cu calculele facute pe verso . - kilometri in interes personal se declara ca si mai sus cu mentiunea in descrierea rutei ca sunt in interes personal .07 ) . kilometrajul observabil la bordul masinii in momentul deschiderii . kilometrajul parcurs pe oricare ruta e preferabil de declarat sub forma kilometraj initial loc plecare si kilometraj inregistrat loc destinatie .

- utilizatorul masinii are obligatia de a face un total general de kilometri pe foaie precum si un total kilometri in interes personal pe foaia respectiva . foaia de parcurs . » pentru 1000 km in interes personal . ii. interes personal realizat de catre utilizatorul autoturismului intr-o luna calendaristica . Contabilizarea km – lor parcursi in interes personal - se face pe baza declaratiei si verificarii km – lor parcursi in interes personal de pe sumele aferente deplasarii in interes personal cu autoturismul firmei reprezinta: i) costuri recuperabile pentru firma . 2. - - costul recuperabil se deduce din salariul net al utilizatorului masinii . deducerea costului se aplica diferentiat in functie de numarul kilometrilor in limita de diferentiere a fost stabilita intern la 1000 km de interes personal intr-o regula de baza : pentru kilometrii in interes personal dintr-o luna calendaristica mai putini decat 1000 km se calculeaza uzura masinii aferenta km – lor in interes personal ca si procentaj aplicat la amortizarea lunara a masinii . pentru kilometrii in interes personal mai multi decat 1000 km se procedeaza : 1. de asemenea kilometrajul de inchidere de pe fata foii trebuie sa fie in concordanta cu distantele declarate pe verso –ul foii . acest cost impozabil pentru firma este venit impozabil pentru salariat / utilizatorul masinii.A. ii) venituri impozabile pentru utilizatorii masinii . . - - 3. Prin urmare din salariu se va scadea 16% din costul rezultat . pentru surplusul peste 1000 km in interes personal se calculeaza exact costul cu benzina in functie de consumul specific al masinii cu tot cu T.. locurile din ruta se demonstreaza cu stampile ale destinatiilor de interes firma . care se deduce din salariul net al utilizatorului masinii. se aplica regula « i. i. - luna calendaristica .V.

- Avem : . Reguli interne privind circulatia foilor de parcurs - foile de parcurs se trimit de catre toti utilizatorii catre departamentul contabilitate in asa fel incat sa ajunga in firma in ultima zi din fiecare luna calendaristica . - total km realizati cu CJ-08-MJA in luna mai = 2300 + 1300 (din foaie exemplu) = 3600 km km in interes personal = 500 km + 600 km = 1100 km ( se aplica regula ii ) km in interes de firma = 2500 km venit impozabil utilizator autoturism : (km int pers luna/ total km luna) * amortizare . .07 pana in data de 16.A. . (1000 / 3600) * 500 = 139 ron impozit = venit impozabil * cota impozit venit = 139 * 16% = 22 ron suma care se va scadea din salariul brut . consum specific = 7% km ) . - - - . .Caz practic: - se bazeaza pe foaia de parcurs prezentata ca model de completare . se presupune ca din data de 01.05. cost suplimentar peste 1000 km va fi : 27 lei cu tot cu T.amortizare lunara a masinii : 500 ron . 4.2 lei / litru fara T. care de asemenea se va recupera din salariul ramas dupa calcularea impozitului pe venit .surplus la 1000 km interes personal = 100 km ( total km in interes personal – 1000 - consum in litri = 7% * 100 km = 7 litri .V. pret benzina ( sau motorina dupa caz ) = 3.V. In total salariul net va fi mai mic in acest caz cu 22 ron + 27 ron = 49 ron .07 s-au realizat 2300 km in interes de firma si 500 km in interes personal .05.A. contabilizarea km – lor in interes personal pentru luna mai 2007 din exemplu .foile de parcurs se desprind de matca inainte ca acestea sa fie trimise .

de asemenea foile de parcurs se tin la arhiva timp de 5 ani in conformitate cu cardul legal .- foile de parcurs trebuie sa aiba atasate documente justificative ale alimentarilor cu combustibil in original. daca plata se face prin card. la primirea unei masini noi noul imputernicit are obligatia sa deschida foia urmatoare de parcurs cu datele aferente si kilometrajul citit de la bord . cele rezultate in urma unei cereri de a folosi masina firmei in scopuri - personale . Reguli interne : - deplasarea cu autoturismul firmei pe ruta domiciliu – firma se considera in interes de serviciu. . - - - topul cu foile de parcurs este obligatoriu a se afla in proprietatea firmei – se deconteaza cheltuieli facute in acest scop . cele parcurse in zile libere la nivel national . respectiv in copie daca plata se face numerar. distantele parcurse in zile de week – end . - - 5. la epuizarea tuturor foilor de parcurs din top acesta impreuna cu matcile ramase se trimit firmei pentru arhivare . eventualii km constati in lipsa dupa declararea rutelor se considera km in interes personal contabilizati pentru imputernicitul legal al masinii din perioada constatata .completarea foilor de parcurs este obligatorie pentru toti anagajatii care utilizeaza autoturismele firmei . - de fiecare data cand utilizatorul masinii trebuie sa predea masina acesta are obligatia de a inchide foaia de parcurs curenta . ii. cele parcurse in perioadele de concediu . . iv. se considera rute in interes personal : i. din motive de incapacitate temporara de a utiliza cardul . iii.