Sunteți pe pagina 1din 179

Guvernul Romniei

Secretariatul General
Unitate Implementare Program

MANUAL DE PROCEDURI EDIS

V 01 08.03.2006

Guvernul Romniei
Secretariatul General

Seciunea I

PREZENTARE GENERAL

Managementul Asistenei Comunitare EDIS (PHARE)

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri

Prezentare General

Abrevieri

AI AMCSC AT ANR CE CNA CCM CV DBCI DCE DGALIE

Agenie de Implementare Autoritatea de Management pentru Cadrul de Sprijin Comunitar Asistena tehnic Agenia Naional pentru Romi Comisia European Coordonatorul Naional al Asistenei Comitet Comun de Monitorizare Curriculum Vitae Direcia de Buget i Contabilitate Interna Delegaia Comisiei Europene Direcia Generala de Armonizare Legislativ i Integrare European Direciile Generale / Direciile implicate Direcia General a Politicilor i Resurselor Umane Deputy Senior Programme Officer Sistemul Extins de Implementare Descentralizat Fondul Naional Raportor de nereguli Ministerul Integrrii Europene Ministerul Finanelor Publice Oficiul de Pli i Contractare PHARE Programul Naional de Aderare a Romniei Planul Naional de Dezvoltare

- DG/D implicate - DGPRS DSPO EDIS FN IO MIE MFP OPCP/CFCU PNAR PND PRAG

- Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of 1

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Prezentare General

external actions RAP RNAF RP PAO SM SPO ST TC TOR TW UIP SGG Responsabilul cu Autorizarea Programului Responsabilul Naional cu Autorizarea Finanrii Responsabilul de Program Responsabil cu Autorizarea Programrii Stat Membru Senior Programme Officer Specificaii Tehnice ar candidat Termeni de Referin Twinning Unitatea de Implementare a Programului Secretariatul General al Guvernului

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Prezentare General

Cuprins
1. SCOPUL MANUALULUI DE IMPLEMENTARE PHARE ____________________________ 4 2. DEFINIII ___________________________________________________________________ 4 3. PREZENTARE GENERAL ____________________________________________________ 9 3.1 Unitatea de Implementare Program (U.I.P.) ________________________________________ 9 3.2 Responsabilii de Program _____________________________________________________ 10 3.3 Organigrama U.I.P. __________________________________________________________ 11 Figura 1. Organigrama U.I.P.____________________________________________________ 11 Figura 2. Organigrama Autoritii de Implementare Secretariatul General al Guvernului ___ 12 4. PREZENTAREA PROCEDURILOR _____________________________________________ 13 Figura 3. Graficul Procedurilor Standard___________________________________________ 14 Figura 4. Graficul Procedurilor Specifice __________________________________________ 15

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Prezentare General

1. SCOPUL MANUALULUI DE IMPLEMENTARE PHARE Scopul acestui manual este de a stabili procedurile administrative interne de organizare i exercitare a activitii de coordonare i monitorizare a programrii, implementrii tehnice, raportrii i evalurii asistenei financiare nerambursabile comunitare, de care beneficiaz Unitatea de Implementare Programe de asisten financiar nerambursabil comunitar din cadrul Secretariatului General al Guvernului.

2. DEFINIII
TERMEN Autoritate contractant Asistena financiar PHARE EXPLICAIE Autoritatea care acord un contract n conformitate cu regulamentul i procedurile PHARE PHARE a fost creat n 1989, pentru a acorda asistena Poloniei i Ungariei, i s-a extins treptat, incluznd 13 state partenere (inclusiv Romnia). Din 1997, cnd Romnia a devenit ara candidat la Uniunea European, PHARE s-a orientat ctre sprijinirea pregtirii acesteia pentru aderare. PHARE are trei obiective principale: - consolidarea administraiei publice i a instituiilor din statele candidate pentru ca acestea s poat funciona eficient n cadrul Uniunii (dezvoltare instituional); - sprijinirea statelor candidate n efortul investiional de aliniere a activitilor industriale i a infrastructurii la standardele UE (investiii pentru sprijinirea aplicrii legislaiei comunitare); - promovarea coeziunii economice i sociale (investiii n coeziune economic i social). Autoritatea de implementare (ministere / agenii guvernamentale) Unitatea de Implementare a Programelor/Proiecte lor (UIP) Rspunde de partea tehnic a aplicrii programului, inclusiv monitorizarea implementrii proiectelor i planificarea asistenei

Structura organizatoric n cadrul Unitii de Politici Publice responsabil cu coordonarea i monitorizarea programrii, implementrii tehnice, raportrii i evalurii asistenei financiare nerambursabile comunitare alocate sectorului ,,Minoriti-romi de care beneficiaz Secretariatul General al Guvernului 4

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Prezentare General

Autoritatea de Management pentru Cadrul de Sprijin Comunitar Oficiul de Pli i Contractare PHARE

Direcie general n cadrul Ministerului Finanelor Publice care are responsabilitatea coordonrii programrii asistenei PHARE.

Direcie n cadrul Ministerului Finanelor Publice care are responsabilitatea organizrii i desfurrii licitaiilor, a contractrilor i a efecturii plilor pentru asistena PHARE.

Acquis communautaire

- n sens restrns legislaie regulamente, instruciuni etc);

comunitar

(directive, implementa

- n sens larg include i capacitatea de a le eficient (best practice). Coordonatorul naional al asistenei

Oficial din cadrul administraiei naionale, responsabil cu activitatea de programare n cadrul Beneficiarului. CNA asigur o legatur strns ntre procesul general de aderare i utilizarea asistenei financiare nerambursabile acordate de Uniunea European, fiind, de asemenea, responsabil cu monitorizarea i cu evaluarea programelor PHARE. Un document ce stipuleaz termenii contractului dintre Comisia European i contractant. Sunt contractele care ofer asistena tehnic, studii, know-how, instruire etc. Noiunea de furnizor de servicii se refer la orice persoan fizic sau juridic care ofer servicii. Contractele implic proiectarea, producerea, livrarea, asamblarea de bunuri, pe lng alte activiti specificate n contract, spre exemplu, servicii de ntreinere, reparaii, instalare, instruire, precum i servicii post-vnzare. Furnizorul poate fi orice persoan fizic sau juridic ce furnizeaz bunuri. Procesul compus din diferite tipuri de activiti ce au loc la momente diferite pe parcursul executrii proiectului. Partea strina care presteaz serviciile. Organul executiv al Uniunii Europene care rspunde de implementarea deciziilor politice luate de Consiliul de minitri i aplicarea politicii UE. Comisia European este rspunzatoare pentru managementul programului PHARE n numele UE, inclusiv implementarea i conducerea global. Comisia European are rol de autoritate contractant pentru acordarea contractelor PHARE.

Contracte Contracte de servicii

Contracte de achiziii de bunuri

Ciclul proiectului Contractor Comisia European

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Prezentare General

Comisia de Evaluare

O Comisie compus din reprezentani ai autoritii contractante i experi externi independeni. Este nsrcinat de autoritatea contractant cu evaluarea ofertelor primite pentru licitaie i recomand cea mai avantajoas ofert. Oficiul Diplomatic ce reprezint Comisia ntr-o ar asociat. Conine toate documentele necesare pentru lansarea, desfurarea i adjudecarea unei licitaii pentru furnizarea de bunuri i servicii. Estimarea periodic a eficienei, performanei, relevanei i impactului proiectului n contextul obiectivelor stabilite. Este o examinare obiectiv care estimeaz gradul de ndeplinire a sarcinilor de ctre contractant i identific cele mai bune ci de urmat pentru proiectele viitoare, resursle necesare pe viitor i necesarul pentru proiectele viitoare. Sistem descentralizat de implementare al programelor cu visa ex-post a Comisie Europene (eliminarea vizei ex-ante a Delegaiei Comisiei Europene din Romnia).

Delegaie Dosar de licitaie

Evaluare

EDIS Sistem Extins de Implementare Descentralizat Fia Sectorial

Document anexat propunerii de finanare, care descrie n amnunt Programele Sectoriale (cadrul multianual), proiectele (cadrul anual) sau msurile (componenta de Coeziune Economic i Social). Document semnat ntre o ar asociat i Comisia European n urma unei decizii de finanare, reprezentnd angajamentul formal al UE de a finana msurile descrise. Instrument special de implementare a programului Phare, accesibil numai instituiilor administraiei publice pentru dezvoltare instituional n principal, precum i suport n redactarea legislaiei necesare pentru adoptarea acquis-ului (se ofer acces la expertiza funcionarilor din statele membre UE). Proiecte similare twining-ului clasic, cu deosebirea c dureaz maxim 6 luni i nu presupune detaarea permanent a unor experi din administraia statelor membre. Msura decis de CE n favoarea unei ri beneficiare, sau a unui grup de ri beneficare, ce va fi transpus ntr-un numr de activiti ce vor fi susinute printr-un anagajament financiar din bugetul CE. Fiecare program constituie subiectul unui memorandum de finanare distinct i are ca scop implementarea ajutorului din partea CE ntr-un anumit domeniu. Un cadru de activiti care trebuie s se desfoare ntr-o succesiune logic pentru ndeplinirea unor obiective prestabilite. 6

Memorandum de Finanare Twinning (nfrire instituional)

Twinning light

Program

Proiect

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Prezentare General

Coordonatorul Unitii de Implementare Program Head of PIU / Deputy SPO - DSPO Responsabil de Program SPO - Senior Project Office Managementul proiectului pe ntreaga lui durat Termeni de referin

Persoan desemnat prin act administrativ de numire al conductorului autoritii de implementare, responsabil cu organizarea i desfurarea activitilor U.I.P.

Oficialul din cadrul administraiei naionale, responsabil cu implementarea tehnic a proiectelor, respectiv secretarul de stat coordonator al direciilor subordonate ministrului delegat pentru coordonarea Secretariatului General al Guvernului. Metodologia de planificare, implementare i evaluare a proiectelor i programelor pe baza metodei schemei logice. Vizeaz n mod special beneficiarii i abordeaz documentaia n mod unitar Definirea cerinelor i obiectivelor impuse serviciilor cerute n cadrul unui contract sau al unei licitaii, inclusiv, dac este cazul metodelor i mijloacelor de utilizat i/sau rezultatele de obinut. Condiii tehnice a echipamentelor, dotrilor IT. Un document care descrie scopurile naionale i planurile pentru un sector, pe un numr de ani i modul n care aceste scopuri i planuri vor fi atinse. O programare multianual i implementarea cadrului instituional legal specificnd toate aciunile rmase, legate de integrare, care necesit fonduri PHARE pentru sectorul implicat pentru ca foaia de parcurs s poat fi implementat n totalitate. Programul Sectorial elaboreaz Strategia Sectorial, prin definirea fiecrei aciuni cu sprijin PHARE ce urmeaz s fie ntreprins, descris destul de detaliat pentru a permite Termenilor de Referin s fie dezvoltai din aceasta, fr a necesita alte documente intermediare.

Specificatii tehnice (AT) Programe sectoriale

Strategia sectorial

Reprezint un document guvernamenral ce constituie baza pentru elaborarea Programelor Sectoriale. Acest document strategic definete obiectivele naionale, inclusiv cele legate de aderare, precum i totalitatea aciunilor pe care Romnia intenioneaz s le ntreprind pentru dezvoltarea fiecrui sector n perioada 2004 2006. Totodat, stabilete ordinea prioritilor i identific sursele de finanare pentru aceste aciuni.

Raport preliminar

Raport elaborat la sfritul perioadei preliminare, ce definete planul de lucru al proiectului (planul de operaii) pe toat durata desfurrii acestuia. 7

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Prezentare General

Invitaie la licitaie

Un document standardizat prin care autoritatea contractant invit societile i organizaiile interesate s nainteze o ofert pentru un contract PHARE. Conine condiiile n care se finaneaz o ofert i prezint termenii de referin sau caracteristicile tehince cerute. Matricea ce cuprinde ipotezele i mecanismul logic ale unui proiect, n care sunt prezentate mijloacele de verificare i indicatorii ce pot fi verificai n mod obiectiv. Metoda managerial care const dintr-un set de noiuni interdependente ce faciliteaz formularea raional a concepiei programelor i proiectelor, cu rol de ghid pentru managementul implementrii programului i proiectului. Stabilete elementele fundamentale ale monitorizrii i evalurii programelor i apreciaz realizrile programului. O evaluare continu a implementrii proiectului n raport cu graficele calendaristice stabilite i cu gradul de utilizare a serviciilor, infrastructurii i resurselor de ctre beneficiarii proiectului. Studiile de monitorizare ofer datele necesare managerilor de proiect n toate etapele unui proiect. Raport elaborat de monitorul extern pentru managerul sarcinii respective, ce recapituleaz stadiul proiectului fa de planul de lucru i evideniaz problemele cheie asupra crora trebuie s acioneze managerul sarcinii sau alte organe, exterioare proiectului. Descrierea scopului unui program ce curpinde activiti, rezultate, scop, obiective globale. Influene externe ce pot afecta desfurarea sau reuita proiectului, dar asupra crora managerul de proiect nu poate exercita un control direct. Membru titular al Comisiei cu sediul la Bruxelles, responsabil cu pregtirea propunerilor de finanare i a termenilor de referin de desfurarea licitaiei i definitivarea contractului, inclusiv elaborarea listelor de pre-selecie; este nsrcinat cu implmentarea global a proiectelor contractante. Oferta de bunuri sau servicii a unei societi sau a unei organizaii (exclusiv costurile), ca rspuns la specificaiile tehince sau termenii de referin definii de autoritatea contractant.

Shema logic

Metoda schemei logice

Monitorizare

Raport de monitorizare

Obiective Riscuri, constrngeri i premise Manager de proiect

Oferta tehnic

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Prezentare General

3. PREZENTARE GENERAL
3.1 Unitatea de Implementare Program (U.I.P.)
U.I.P. este constituit n baza Deciziei Primului-Ministru nr. 473/2005 pentru aprobarea structurii organizatorice i a statului de funcii ale Secretariatului General al Guvernului, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I cu nr. 925 din data de 17.oct.2005, cu modificrile i completrile ulterioare, i are urmtoarele atribuii: a. identific i elaboreaz propuneri de proiecte de finanare din fonduri comunitare, pe baza prioritilor din Parteneriatul pentru Aderare i din alte documente programatice, n conformitate cu strategia de programare a asistenei financiare nerambursabile stabilite de Ministerul Integrrii Europene i dup consultarea conducerii instituiei, precum i a celorlalte direcii/ structuri de specialitate din instituie, poteniale beneficiare ale asistenei; b. ntreprinde toate demersurile pe care le presupune exerciiul de programare, n vederea asigurrii eligibilitii proiectelor propuse (completarea sau modificarea fiei de proiect, redimensionarea bugetului solicitat); n acest scop conlucreaz cu direciile/structurile potenial beneficiare i cu direciile de specialitate din Ministerul Integrrii Europene; c. particip la ntocmirea documentelor subsecvente aprobrii fiei de proiect, pentru derularea efectiv a programului (termeni de referin, convenii de nfrire), mpreun cu direciile de specialitate; d. colaboreaz n activitatea sa cu Agenia Naional pentru Romi n vederea redactrii documentelor specifice i pentru alte activiti n conformitate cu prevederile protocolului de colaborare semnat cu SGG; e. colaboreaz cu Oficiul de Pli i Contractare PHARE i cu Delegaia Comisiei Europene n organizarea licitaiilor/selectrilor i a evalurii ofertelor pentru toate tipurile de asisten comunitar ; f. supravegheaz n permanen ndeplinirea de ctre contractor a obligaiilor asumate n conformitate cu termenii de referin; g. supervizeaz facturile remise de contractori, n vederea efecturii plii de ctre Oficiul de Pli i Contractare PHARE, dup atestarea realitii serviciilor menionate n facturi de ctre direciile/structurile beneficiare;
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Prezentare General

h.

planific i rspunde de organizarea n condiii optime a activitilor aprobate prin program, rspunderea derulrii efective a programelor fiind n sarcina direciilor/structurilor beneficiare ale asistenei ;

i.

coordoneaz i monitorizeaz implementarea programelor; n acest scop pstreaz evidena privind obiectivele, desfaurarea i rezultatele programelor derulate;

j.

ine evidena general a repartizrii i utilizrii bunurilor achiziionate din fondurile PHARE, conform destinaiei i scopului prevzut n program;

k.

ntocmete documentele de raportare periodic privind stadiul implementrii programelor, rapoartele de monitorizare i evaluare a proiectelor, conform procedurilor PHARE; n acest scop beneficiaz de sprijinul beneficiarilor direci;

l.

asigur schimbul de informaii privind aspectele tehnice ale implementrii programelor cu Direciile implicate din cadrul Comisiei Europene, Delegaia Comisiei Europene la Bucureti, Ministerul Integrrii Europene, Fondul Naional i cu Oficiul de Pli i Contractare PHARE;

m. asigur legatura ntre Ministerul Finanelor Publice, ca autoritate de implementare i Ministerul Integrrii Europene, pentru programele PHARE pe care le implementeaz; n. asigur legatura cu celelalte instituii beneficiare ale asistenei i particip la reuniunile inter-instituionale n probleme de interes comun pentru asistena PHARE; o. particip la reuniunile internaionale cu relevan pentru obiectul de activitate al UIP; p. asigur participarea la ntlnirile la nivelul conducerii instituiei legate de activitatea de asistena financiar PHARE; q. ndeplinete orice alte atribuii care pot rezulta din necesitatea derulrii n bune condiii a proiectelor i pentru asigurarea absorbiei fondurilor alocate.

3.2 Responsabilii de Program


Responsabilul de Program / SPO, respectiv Coordonatorul U.I.P. / DSPO au fost desemnai prin ordine de numire ale ministrului delegat pentru coordonarea Secretariatului General al Guvernului.
S.G.G. - Unitate Implementare Program

10

Manual de proceduri

Prezentare General

3.3 Organigrama U.I.P. Unitatea de Implementare Program este parte integrant din cadrul Unitii de Politici Publice a Secretariatului General al Guvernului1. U.I.P. este organizat dup cum este prezentat n Figura 1.

Figura 1. Organigrama U.I.P.

A se consulta Figura 2. S.G.G. - Unitate Implementare Program

11

Manual de proceduri

Prezentare General

Figura 2. Organigrama Autoritii de Implementare Secretariatul General al Guvernului

S.G.G. - Unitate Implementare Program

12

Manual de proceduri

Prezentare General

4. PREZENTAREA PROCEDURILOR
Prezentul manual este structurat n dou pri, fiecare cuprinznd respectiv: Procedurile standard Aceste proceduri sunt cele aferente ciclului programare contractare implementare monitorizare evaluare publicitate i sunt considerate proceduri sistemice la a cror realizare particip: Procedurile specifice Aceste proceduri sunt folosite pentru ndeplinirea eficient a procedurilor standard i cuprind managementul organizaional, managementul resurselor umane, managementul financiar, managementul informaiei, managementul riscului si managementul calitii.

Procedurile standard sunt prezentate pe larg n Figura 3. Procedurile specifice sunt detaliate n Figura 4.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

13

Manual de proceduri

Prezentare General

Figura 3. Graficul Procedurilor Standard

S.G.G. - Unitate Implementare Program

14

Manual de proceduri

Prezentare General

Figura 4. Graficul Procedurilor Specifice

S.G.G. - Unitate Implementare Program

15

Guvernul Romniei
Secretariatul General

Sectiunea I

PROCEDURI STANDARD

Managementul Asistenei Comunitare EDIS (PHARE)

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Cuprins
5.1 PROGRAMAREA ...................................................................................................................18 PROCEDURA P 01. Stabilirea prioritilor ..................................................................................18 PROCEDURA P 02. Elaborarea documentelor de programare i obinerea aprobrii.................20 PROCEDURA P 03. Amendarea fiei standard i elaborarea fiei de proiect ..............................22 5.2 PREGTIREA CONTRACTRII ..............................................................................................24 PROCEDURA P 04. Elaborarea fiei de twinning ........................................................................24 PROCEDURA P 05.01 Elaborarea anunului preliminar de licitaie AT ...................................25 PROCEDURA P 05.02. Elaborarea termenilor de referin i anunului de licitaie AT ...........26 PROCEDURA P 06.01. Elaborarea anunului preliminar de licitaie - Investiii..........................28 PROCEDURA P 06.02. Elaborarea specificaiilor tehnice i anunului de licitaie Investiii....30 5.3 CONTRACTAREA .....................................................................................................................32 PROCEDURA P 07.01 Selectarea partenerilor de twinning .........................................................32 PROCEDURA P 07.02 Elaborarea contractului............................................................................33 PROCEDURA P 08.01. AT: Precalificarea.................................................................................35 PROCEDURA P 08.02. AT: Evaluarea........................................................................................36 PROCEDURA P 08.03. AT : Contractarea ..................................................................................37 Anexa 1. Model de Procurement Notice....................................................................................39 Anexa 2. Model de Termeni de Referin..................................................................................43 Anexa 3. Model de declaraie de confidenialitate.....................................................................50 Anexa 4. Model de gril de evaluare pentru preselecie ............................................................51 Anexa 5. Model de gril de evaluare pentru selecia final .......................................................52 Anexa 6. Model de contract de AT ............................................................................................54 5.4 MONITORIZAREA IMPLEMENTRII....................................................................................58 PROCEDURA P 09 Monitorizarea lunar a proiectelor PHARE aflate n derulare .................58 PROCEDURA P 09.01 Analiza formularelor M1 i M2.............................................................59 PROCEDURA P 09.02 Completarea i transmiterea TPR-ului ....................................................63 Anexa 1. Statement ....................................................................................................................65 Anexa 2. Technical Progress Report..........................................................................................66 PROCEDURA P 09.03 Organizarea reuniunilor lunare................................................................67 PROCEDURA P 10. Monitorizarea semestrial a proiectelor PHARE aflate n derulare ............69 PROCEDURA P 10.01 Analiza rapoartelor semestriale ...............................................................69 PROCEDURA P 10.02 Analiza semestrial U.I.P. .......................................................................71 PROCEDURA P 11. Monitorizarea semestrial a proiectelor PHARE ........................................73 PROCEDURA P 12. Publicitatea ..................................................................................................75 5.5 EVALUAREA IMPLEMENTRII.............................................................................................76 PROCEDURA P 13. EVALUAREA TRIMESTRIAL ..............................................................76

S.G.G. - Unitate Implementare Program

17

Manual de proceduri

Proceduri Standard

5. PROCEDURI STANDARD
5.1 PROGRAMAREA PROCEDURA P 01. Stabilirea prioritilor Scop Stabilirea prioritilor n domeniul mbuntirii situaiei romilor pentru perioada de finanare anunat de Comunitatea European i elaborarea fiei de proiect, n vederea obinerii finanrii PHARE. Premise n cadrul fiecrui program Phare se finaneaz proiecte care s asigure pregtirea Romniei n vederea aderrii la Uniunea European, urmrindu-se domeniile prioritare, aa cum sunt acestea identificate n Parteneriatul de aderare, grupate pe criterii politice, economice, de ntrire a capacitii administrative i a capacitii de asumare a obligaiilor de stat membru (adoptarea acquis-ului comunitar n diferite domenii). Programul Phare furnizeaz sprijin pentru ndeplinirea cerinelor primului criteriu de la Copenhaga, anume stabilitatea instituiilor care garanteaz democraia, statul de drept, respectarea drepturilor omului i protecia minoritilor. Foaia de Parcurs si Parteneriatul de Aderare reprezint cadrul general de aciune a fiecrui stat candidat, stabilind prioritile generale pe care statul respectiv trebuie s le aib n vedere n pregtirea pentru aderare i resursele disponibile aferente. Parteneriatul de Aderare al fiecrei ri este completat cu propriul Program Naional de Adoptare a Acquits-ului (n Romnia - Programul Naional de Aderare, PNAR), Programul Naional de Dezvoltare (PND), Protocolul de Colaborare ntre SGG-ANR, Decada Incluziunii Sociale Roma (2005-2015), Rapoartele de monitorizare i Scrisorile de avertizare, Memorandum Comun n Domeniul Incluziunii Sociale etc. Aplicabilitate Prezenta procedur se aplic pe ntreaga durat a derulrii proiectului/proiectelor PHARE pe care le implementeaz UIP - SGG i respect pricipiile general valabile ale programrii PHARE.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

18

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Procedura Membrii UIP 1. Identific n echip prioritile pe termen mediu pe baza: a. analizei nevoilor grupului-int i b. msurilor prevzute n Strategia Guvernului de mbuntire a situaiei romilor 2001-2010 prin consultare cu prile interesate; 2. ntocmesc Lista obiectivelor pe termen mediu i o supun spre aprobare Coordonatorului UIP / DSPO; 3. Analizeaz i finalizeaz Lista obiectivelor; 4. Semneaz scrisorile de naintare ctre factorii interesai (MIE/MFP); 5. Aloc un numr lucrrii; 6. Asigur transmiterea copiilor lucrrii ctre toi factorii interesai; 7. Transmite Lista obiectivelor instituiilor interesate cu un termen de primire a rspunsului; 8. Primete rspunsurile prilor interesate n termenul de primire stabilit; 9. nregistreaz rspunsurile i le remite membrilor UIP; 10. Centralizeaz i analizeaz propunerile i opiniile venite de la instituiile interesate; 11.Organizeaz reuniuni pentru clarificarea eventualelor probleme aprute n alegerea prioritilor 12. Prezint SPO lista obiectivelor pe termen mediu stabilite de UIP prin luarea n considerare a propunerilor instituiilor interesate centralizate de membrii UIP; 14. Definitiveaz Lista final a obiectivelor; 13. Avizeaz cu sau fr amendamente Lista obiectivelor pe termen mediu; 15. Aprob Lista final obiectivelor pe termen mediu; 16. Pe baza prioritilor identificate se iniiaz amendarea (dac este cazul) a Strategiei Sectoriale.

Coordonatorul UIP / DSPO Secretariatul UIP

Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO

Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO SPO Membrii UIP

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Prioritile identificate de echipa UIP in cont de analiza nevoilor grupului-int i de msurile prevzute n Strategia Guvernului de mbuntire a situaiei romilor 2001-2010? 2. Lista obiectivelor pe termen mediu respect prioritile identificate? 3. A fost respectat traseul de naintare al Listei obiectivelor pe termen mediu? 4. Membrii UIP care au participat la elaborarea Listei obiectivelor pe termen mediu aveau responsabiliti i calificare corespunztoare acestui tip de activitate? 5. A fost respectat procedura de consultare a factorilor interesai? 6. Dac este cazul, s-a initiat amendarea Strategiei Sectoriale?

Nu

Observatii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

19

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 02. Elaborarea documentelor de programare i obinerea aprobrii Scop Furnizeaz informaii eseniale i detalii suficiente privind aciunile PHARE planificate pentru 2004 2006 i vizeaz obinerea avizului favorabil din partea Comisiei Europene reprezentnd baza legala pentru derularea programului. Premise Pe baza Strategiei Sectoriale se completeaz Fia Standard PHARE pentru sectorul minoriti. Principalele aspecte care trebuie tratate includ: 1. Obiectivele pe termen mediu care trebuie realizate pn n 2007 n contextul angajamentelor asumate pe parcursul negocierilor i Fi de parcurs (Roadmap); aceste obiective trebuie definite n mod detaliat, clar i astfel nct s poat fi verificate obiectiv. n definirea obiectivelor pe termen mediu de dezvoltare a structurilor i capacitii instituionale din Romnia, se va face referire la instituii comparabile cu aceleai funcii din Statele Membre; 2. O analiz instituional pentru Romnia i o analiz SWOT realizat n scopul definirii punctelor slabe care trebuie redresate pn n 2007. O atenie deosebit va fi acordat definirii i cuantificrii nevoilor de resurse umane si a necesitilor de formare; 3. O analiz normativ i a necesitailor n acest domeniu: 4. O descriere a unui program multi-anual secvenializat de msuri i proiecte specifice pentru perioada 2004 2006; 5. Analiza resurselor financiare necesare pentru realizarea acestor obiective pe parcursul perioadei planificate; 6. Definirea responsabilitilor instituionale pentru implementarea programului i soluionarea necesitilor de cooperare interministerial; 7. Mecanisme de coordonare a donorilor (unde este cazul); 8. Contribuia Romniei la realizarea programelor.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

20

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Procedura Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO Secretariatul UIP 1. Completeaz fia de sector n conformitate cu prioritile stabilite n Lista Obiectivelor pe termen mediu i incluse n Strategia Sectorial; 2. Analizeaz i, dup caz, amendeaz proiectul de Fi de Sector; 3. Avizeaz proiectul amendat de Fi de Sector i aprob transmiterea acesteia ctre instituiile implicate; 4. Aloc un numr lucrrii; 5. Asigur transmiterea copiilor Fiei ctre toi factorii interesai; 6. Transmite Fia de Sector instituiilor interesate cu un termen de primire a propunerilor/amendamentelor acestora; 7. Primete propunerile/amendamentele instituiilor interesate n termenul de primire stabilit; 8. nregistreaz propunerile/amendamentele i le remite membrilor UIP; 9. Urmresc primirea observaiilor de la instituiilor interesate; 10. Centralizeaz i analizeaz observaiile primite; 11. Definitiveaz Fia de Sector i o supun spre analizare Coordonatorului UIP / DSPO; 12. Analizeaz i, dup caz, amendeaz forma final a Fiei de Sector; 13. Avizeaz forma final (amendat) de Fi de Sector i aprob transmiterea acesteia ctre SPO; 14. Aprob cu sau fr amendamente forma final a Fiei de Sector; 15. Definitiveaz Fia de Sector; 16. Aloc un numr Fiei de Sector; 17. Transmite documentul final ctre AMCSC, care l transmite mai departe ctre DCE.

Membrii UIP

Coordonatorul UIP / DSPO SPO Membrii UIP Secretariatul UIP

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Membrii UIP au completat Fia de Sector n conformitate cu Lista Obiectivelor pe termen mediu? 2. Membrii UIP au trimis Fia de Sector ctre toi factorii interesai? 3. A fost respectat termenul de trimitere, repectiv de primire a propunerilor/amendamentelor ,instituiilor interesate? 4. Comentariile instituiilor au fost luate n considerare n vederea finalizrii Fiei de Sector_ 5. Membrii UIP care au completat Fia se Sector aveau responsabiliti i calificare corespunztoare acestui tip de activitate? 6. A fost respectat traseul de naintare a Fiei de Sector_

Nu

Observatii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

21

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 03. Amendarea fiei standard i elaborarea fiei de proiect Scop Asigur conformitatea Fiei Standard i a Fiei de Proiect cu procedurile standard ale Manualului PRAG. Premise Semnarea Memorandumului de Finanare. Procedura Secretariatul UIP Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO SPO Membrii UIP Secretariatul UIP 1. nregistreaz observaiile DCE, ale MIE i/ sau MFP i remite membrilor UIP Fia Standard i observaiile; 2. Amendeaz Fia Standard n conformitate cu recomandrile/ observaiile instituiilor sus-amintite; 3. Analizeaz i, dup caz, amendeaz Fia de Sector; 4. Avizeaz Fia amendat, aprob transmiterea acesteia ctre instituiile implicate; 5. Aprob cu sau fr amendamente forma final a Fiei de Sector; 6. Definitiveaz Fia Standard; 7. Aloc un numr Fiei Standard; 8. Transmite documentul final ctre AMCSC, care l transmite mai departe ctre DCE; 9. nregistreaz Fia Standard aprobat de Comisia European i o remite spre consultare membrilor UIP; 10. Elaboreaz Fia de Proiect n conformitate cu procedurile standard i innd cont de informaiile cuprinse n Fia de Sector; 11. Analizeaz i, dup caz, amendeaz Fia de Proiect; 12. Dac este cazul, amendeaz Fia de Proiect; 13. Avizeaz Fia cu sau fr amendamente; 15. Aprob forma final a Fiei de Proiect i transmiterea acesteia ctre instituiile implicate; 16. Aloc un numr Fiei Standard; 8. Transmite documentul final ctre AMCSC, care l transmite mai departe ctre DCE.

Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO SPO Secretariatul UIP

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. A fost Fia Standard amendat n conformitate cu recomandrile/ observaiile instituiilor implicate? 2. A fost respectat traseul de naintare al documentelor? 3. Au elaborat membrii UIP, Fia de Proiect n conformitate cu procedurile standard i innd cont de informaiile cuprinse n Fia de Sector?
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Nu

Observatii

22

Manual de proceduri

Proceduri Standard

4. 5. 6.

A fost respectat procesul de definitivare a Fiei de Proiect? A fost transmis Fia de Proiect n conformitate cu procedura de nregistrare/ transmitere? Pe tot parcursul procedurii, au fost respectate procedurile standard PRAG?

S.G.G. - Unitate Implementare Program

23

Manual de proceduri

Proceduri Standard

5.2 PREGTIREA CONTRACTRII PROCEDURA P 04. Elaborarea fiei de twinning Scop Elaborarea Fiei de Twinning n concordan cu Manualul de Twinning, n vederea circulrii la administraiilor similare ale Statelor Membre. Premise Fia de Twinning reprezint un document necesar pentru contractarea proiectelor de twinning de care va beneficia Secretariatul General al Guvernului. Procedura Membrii UIP 1. Colaboreaz pentru completarea modelului standard al Fiei de Twinning; 2. Asigur existena conformitii ntre Fia de Twinning i criteriile Anexei C1 a Manualului de Twinning; 3. nregistreaz documentele i le nainteaz Coordonatorului PHARE spre avizare; 4. Analizeaz Fia de Twinning i, dac este cazul, propune modificri ale acesteia;. 5. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP; 6. n caz c exist modificri propuse, amendeaz n mod corespunztor Fia de Twinning; 7. nregistreaz documentul amendat i l nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare; 8. Avizeaz Fia de Twinning; 9. nregistreaz Fia de Twinning avizat de Coordonatorul PHARE i o transmite Coordonatorului UIP / DSPO; 10. Analizeaz documentul avizat; 11. Propune modificrile necesare (dac este cazul); 12. Dac este cazul, amendeaz fia; 13. Transmit forma amendat Coordonatorului UIP / DSPO; 14. Analizeaz documentul i, dac este cazul, propune amendarea acestora; 15. Dac este cazul, amendeaz fia; 16. Transmit forma amendat Coordonatorului UIP / DSPO spre avizare; 17. Avizeaz forma final a Fiei de Twinning 18. Aprob forma final a Fiei de Twinning; 19. Transmite forma aprobat a documentelor ctre AMCSC n vederea circulrii la Statele Membre. 24

Secretariatul UIP Coordonator PHARE Secretariatul UIP Membrii UIP Secretariatul UIP Coordonator PHARE Secretariatul UIP Coordonatorul UIP / DSPO Membrii UIP SPO Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO SPO Secretariatul UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. Proiectul este n conformitate cu obiectivele stabilite prin Fia Sectorial? 2. Este evideniat legtura cu alte proiecte? 3. Activitile i rezultatele sunt clardefinite? 4. Profilul RTA corespunde necesitilor de expertiz din proiect? 5. Cadrul instituional este clar definit? 6. Calendarul de implimentare este stabilit? 7. Sunt menionate datele i persoanele de contact pentru aranjamentele de implementare?

Da

Nu

Observaii

PROCEDURA P 05.01 Elaborarea anunului preliminar de licitaie AT


Scop Asigur transparena i publicitatea proiectelor. Premise Documentul elaborat este verificat din punct de vedere al formei i al coninutului, pentru ca acestea s conin informaii relevante pentru competitori. Procedura Membrii UIP 1. Colaboreaz pentru completarea modelului standard de Anun Preliminar de Licitaie (Service Contract Forecast); 2. Asigur existena conformitii ntre Anunul Preliminar de Licitaie i cerintele manualului PRAG si datele existente in Fisa de Proiect; 3. Elaboreaz Transsmmission Note (document obligatoriu care nsoete Anunul Preliminar de Licitaie) pentru transmiterea ctre OPCP; 4. nregistreaz documentele i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare; 5. Analizeaz documentele i, dac este cazul, propune modificri ale Anunului Preliminar de Licitaie;. 6. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP; 7. n caz c exist modificri propuse, amendeaz n mod corespunztor Anunul Preliminar de Licitaie; 8. nregistreaz documentele amendate i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare; 9. Avizeaz Anunul Preliminar de Licitaie;

Secretariatul UIP Coordonator PHARE Secretariatul UIP Membrii UIP Secretariatul UIP Coordonator PHARE Secretariatul UIP

10. nregistreaz Anunul Preliminar de Licitaie avizat de Coordonatorul PHARE i l transmite Coordonatorului UIP / DSPO; S.G.G. - Unitate Implementare Program 25

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Coordonatorul UIP / DSPO Membrii UIP SPO Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO SPO Secretariatul UIP

11. Analizeaz Anunul Preliminar de Licitaie; 12. Propune modificrile necesare (dac este cazul); 13. Dac este cazul, amendeaz documentele; 14. Transmit forma amendat Coordonatorului UIP / DSPO; 15. Analizeaz documentele avizate de ctre Coordonatorul UIP / DSPO i, dac este cazul, propune amendarea acestora; 16. Dac este cazul, amendeaz documentele; 17. Transmit forma amendat Coordonatorului UIP / DSPO spre avizare; 18. Avizeaz forma final a Anunului Preliminar de Licitaie 19. Aprob forma final a Anunului Preliminar de Licitaie i semneaz Transmission Note 20. Transmite forma aprobat a documentelor ctre OPCP.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Anunul Preliminar de Licitaie concord cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect? 2. Activitile i rezultatele (contract description) sunt clar definite? 3. Cadrul instituional si legal este clar definit? 4. Transsmmission Note nsoete Service Contract Forecast?

Nu

Observatii

PROCEDURA P 05.02. Elaborarea termenilor de referin i anunului de licitaie AT


Scop Asigur pregtirea documentelor n mod adecvat i n conformitate cu cerinele stabilite n Manualul PRAG. Premise Documentele elaborate n faza de pregtire a contractrii proiectelor de asisten tehnic sunt verificate din punct de vedere al formei i al coninutului pentru ca acestea s conin informaii relevante.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

26

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Procedura Membrii UIP 1. Colaboreaz n vederea elaborrii modelelor standard de Termeni de Referin i Anun de Licitaie; 2. Completeaz documentele nsoitoare obligatorii (Grila de Evaluare, Declaratie de Confidenialitate i Obiectivitate, Buget estimat) ale Termenilor de Referin i Anunului de Licitaie, verificnd conformitatea acestora cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect; 3. Verific conformitatea documentelor nsoitoare n ceea ce privete formatul i suficiena i relevana informaiilor coninute; 4. nregistreaz documentele i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare; 5. Analizeaz i propune modificri ale Termenilor de Referin i Anunului de Licitaie (dac este cazul); 6. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP; 7. Dac este cazul, membrii UIP se consult cu privire la modificrile survenite i amendeaz n mod corespunztor Termenii de Referin (respectiv documentele obligatorii nsoitoare) i Anunul de Licitaie; 8. nregistreaz documentele amendate i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare; 9. Avizeaz documentele amendate;

Secretariatul UIP Coordonator PHARE Secretariatul UIP Membrii UIP

Secretariatul UIP Coordonator PHARE

10. nregistreaz documentele avizate de Coordonatorul PHARE i le transmite Coordonatorului UIP / DSPO; Coordonatorul 11. Analizeaz Termenii de Referin i Anunul de Licitaie naintate de UIP / DSPO coordonatorul PHARE; 12. Propune modificrile necesare (dac este cazul); Membrii UIP 13. Dac este cazul, amendeaz n mod corespunztor documentele; Coordonatorul 14. Avizeaz documentele amendate i poate propune modificri (dac UIP / DSPO este cazul); SPO 15. Aprob Termenii de Referin i Anunul de Licitaie i semneaz Transmission Note pentru a fi trimii ctre OPCP; Secretariatul 16. Transmite ctre OPCP Termenii de Referin i Anunul de Licitaie. UIP Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Anunul de Licitaie i Termenii de Referin sunt elaborai n conformitate cu modelul standard? 2. A fost respectat fluxul n cazul elaborrii i naintrii documentelor de licitaie (Procurement Notice-ului) ?

Nu

Observatii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

27

Manual de proceduri

Proceduri Standard

3.

Grila de Evaluare, Declaraia de Confidenialitate i Obiectivitate, Buget estimat nsoesc Anunul de Licitaie i Termenii de Referin? 4. Documentele nsoitoare sunt n concordan cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect? 5. Termenii de Referin prevd obiectivele si sarcinile contractuale ? 6. Sunt specificate cerinele care trebuie ndeplinite de contractor, respectiv de catre Liderul de Proiect i experii principali pe termen scurt: profil personal/experien, capacitate de expertiz tehnic? 7. Calendarul de implementare / raportare este stabilit? 8. Termenii de referin sunt actualizai ca urmare a observaiilor transmise de CFCU i de ctre Delegaia CE, nainte de aprobarea lor ? 9. In Anunul de Licitaie sunt menionate datele i persoanele de contact? 10. Cadrul instituional i legal este clar definit? 11. Transmission Note completeaz documentele nsoitoare pentru a fi trimise ctre OPCP?

PROCEDURA P 06.01. Elaborarea anunului preliminar de licitaie - Investiii


Scop Asigur pregtirea documentelor n conformitate cu cerinele stabilite n Manualul PRAG. Premise Documentele elaborate n faza de pregtire a contractrii proiectelor de asisten tehnic sunt verificate din punct de vedere al formei i al coninutului, pentru ca acestea s conin informaii relevante. Procedura Membrii UIP 1. Colaboreaz pentru completarea modelului standard de Anun Preliminar de Licitaie (Supply Contract Forecast) n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect; 2. Elaboreaz Transsmmission Note (document obligatoriu care nsoete Anunul Preliminar de Licitaie) pentru transmiterea ctre OPCP; 3. nregistreaz documentele i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare; 4. Analizeaz i propune modificri ale Anunului Preliminar de Licitaie (dac este cazul); 5. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP; 6. Dac este cazul, amendeaz n mod corespunztor documentele; 28

Secretariatul UIP Coordonator PHARE Secretariatul UIP Membrii UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Coordonatorul 7. Analizeaz i poate propune modificri ale Anunului Preliminar de UIP / DSPO Licitatie; Membrii UIP 8. Dac este cazul, se consult cu privire la modificrile survenite i amendeaz n mod corespunztor documentele; SPO 9. Analizeaz documentele amendate i poate propune amendamente; Membrii UIP 10. Dac este cazul, se consult cu privire la modificrile survenite i amendeaz n mod corespunztor documentele; Coordonatorul 11. Avizeaz Anunul Preliminar de Licitaie UIP / DSPO SPO 12. Aprob Anunul Preliminar de Licitaie; Secretariatul 13. Trimite Anunul Preliminar de Licitaie la OPCP. UIP Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Anunul Preliminar de Licitaie (Supply Contract Forecast) este n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect? 2. Activitile i rezultatele (contract description) sunt clar definite? 3. Cadrul instituional i legal este clar definit? 4. Transsmmission Note nsoete Service Contract Forecast?

Nu

Observatii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

29

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 06.02. Elaborarea specificaiilor tehnice i anunului de licitaie Investiii


Scop Asigur pregtirea documentelor n conformitate cu cerinele stabilite n Manualul PRAG. Premise Documentele elaborate n faza de pregtire a contractrii proiectelor de asisten tehnic sunt verificate din punct de vedere al formei, coninutului i al relevanei. Procedura Membrii UIP 1. Colaboreaz n vederea completrii modelelor standard de Specificaii Tehnice i Anun de Licitaie; 2. Completeaz documentele nsoitoare obligatorii (Grila de Evaluare, Declaraie de Confidenialitate i Obiectivitate, Buget estimat) ale Specificaiilor Tehnice i Anunului de Licitaie, respectnd formatul standard al acestora i n conformitate cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect; 3. Elaboreaz Transsmmission Note (document obligatoriu care nsoete Specificaiile Tehnice i Anunul de Licitaie) pentru transmiterea ctre OPCP; 4. nregistreaz documentele i le nainteaz coordonatorului PHARE spre avizare; 5. Analizeaz i propune modificri ale Specificaiilor Tehnice i Anunului de Licitaie (dac este cazul); 6. nregistreaz documentele primite de la Coordonatorul Phare i le remite membrilor UIP; 7. Dac este cazul, amendeaz n mod corespunztor documentele; 8. Analizeaz i poate propune modificri ale Specificaiilor Tehnice i Anunului de Licitaie; 9. Dac este cazul, se consult cu privire la modificrile survenite i amendeaz n mod corespunztor documentele; 10. Analizeaz documentele amendate i poate propune amendamente; 11. Dac este cazul, se consult cu privire la modificrile survenite i amendeaz n mod corespunztor documentele; 12. Avizeaz Specificaiile Tehnice i Anunul de Licitaie 13. Aprob Specificaiile Tehnice i Anunul de Licitaie; 14. Trimite Specificaiile Tehnice i Anunul de Licitaie la OPCP.

Secretariatul UIP Coordonator PHARE Secretariatul UIP Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO Membrii UIP SPO Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO SPO Secretariatul UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

30

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Anunul de Licitaie i Specificaiile Tehnice sunt elaborate n conformitate cu modelul standard? 2. Grila de Evaluare, Declaraia de Confidenialitate i Obiectivitate, Buget estimat nsoesc Anunul de Licitaie i Specificaiile Tehnice? 3. Documentele nsotitoare sunt n concordan cu cerinele manualului PRAG i datele existente n Fia de Proiect? 4. Conform Specificaiilor Tehnice sunt prevazute conditiile contractuale ? 5. In Anunul de Licitaie sunt menionate datele i persoanele de contact? 6. Cadrul instituional si legal este clar definit? 7. Transmission Note completeaza documentele insotitoare pentru a fi trimise ctre OPCP?

Nu

Observatii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

31

Manual de proceduri

Proceduri Standard

5.3 CONTRACTAREA PROCEDURA P 07.01 Selectarea partenerilor de twinning


Scop Alegerea variantei optime pentru beneficiar. Premise Partenerii de twinning se angajeaz s obin rezultate operaionale n termenii rii beneficiare i care s ndeplineasc totodat cerinele acquis-ului comunitar. Partenerii proiectului trebuie s realizeze un draft detaliat al unui plan de lucru, n care s se regseasc toate activitile necesare obinerii de rezultate msurabile, ct i ordinea n care acestea se vor desfura. Pe baza acestui plan, care este de fapt fia proiectului de twinning, beneficiarii vor alege cea mai buna variant. Procedura Secretariatul UIP 1. Primete de la Delegaia CE calendarul ntlnirilor bilaterale cu partenerii care au ofertat; 2. Informeaz membrii UIP de ziua i data cnd au loc reuniunile; 3. Informeaz instituiile interesate (beneficiarii) de ziua i data cnd au loc reuniunile; 4. Particip mpreun cu beneficiarii la reuniunile respective; 5. n termen de 5 zile de la ntlnirile de la Delegaie primete decizia nsoit de grilele de evaluare pentru toate ofertele primite, att pentru cele selectate, ct i pentru cele refuzate i le remite SPO i membrilor UIP; 6. Verific grilele de evaluare i semneaz adresa de naintare a deciziei respective la AMCSC si la DC. 7. Transmite decizia beneficiarilor ctre AMCSC i o copie ctre Delegaia CE.

Membrii UIP Secretariatul UIP SPO Secretariatul UIP

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. Sunt complete toate datele referitoare la proiect? 2. RTA-ul indeplineste conditiile minime pentru acest tip de contract? 3. Propunerea este relevanta fata de obiectivele Fisei Proiectului de TW?
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Da

Nu

Observatii

32

Manual de proceduri

Proceduri Standard

4. Metodologia propusa pentru proiectul de Tw este cea adecvata? 5. Experienta RTA este corespunzataore cerintelor beneficiarului? 6. Capacitile de expertiz tehnic i abilitile de a gestiona bugetul ale Project Leaderului i ale Resident Twinning Advisor-ului sunt cele mai potrivite?

PROCEDURA P 07.02 Elaborarea contractului


Scop Redactarea n comun a contractului care st la baza transferului de know-how ntre cele dou administraii publice. Premise n termen de 3 luni de la notificarea partenerului selectat, trebuie s existe o variant matur a contractului. Procedura Membrii UIP 1. Ofer consultan beneficiarilor n ceea ce privete forma general a conveniei, cerinele tehnice aparin pe deplin beneficiarilor; 2. Particip, cu rol de observator la ntlnirile de lucru care au loc ntre beneficiar i partenerii strini; 3. Monitorizeaz contractul de TW n toate fazele elaborrii lui;. Beneficiarii 4. Definesc obiectivele (componente, activiti, rezultate pariale); 5. Propun i negociaz cu partenerii resursele umane i materiale necesare (inclusiv bugetul); Delegaia CE 6. Organizeaz o prim sesiune de negociere; Beneficiarii i 7. Se asigur c sunt respectate criteriile de evaluare* a contractului; partenerii 8. Partenerii transmit contractul spre aprobare; 9. Daca nu cad de acord, se reiau negocierile; Coordonatorul 10. Mediaz divergenele dintre parteneri n procesul de negociere a UIP / DSPO contractului; Delegaia CE 11. Aprob de principiu varianta final a conveniei; Partenerii i 12. Convenia este parafat pe fiecare pagin de ctre cei doi efi de benefiarii proiect; 13. Transmit convenia la Delegaia CE spre aprobare.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

33

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. Contractul este initiat de catre autoritatile responsabile din Statul Membru (SM) i din ara Candidat (TC)? 2. Contractul este elaborat n limba de lucru agreat de partenerii de Twinning (engleza, franceza sau germana)? 3. Sunt furnizate toate detaliile unei persoane de contact pentru ambele pri ale TC si SM? 4. Este prevzut un Consilier Rezident de Twinning (RTA) i sunt cuantificate costurile pentru el? 5. Sunt ataate CV-urile detaliate, n format EU, n special pentru RTA propus, i, de asemenea, pentru Liderul de Proiect i experii principali pe termen scurt? 6. Este anexat Bugetul detaliat pentru proiect? 7. ara candidat este de acord n mod oficial s furnizeze resursele i echipamentul de lucru adecvate pentru RTA? Elemente de coninut 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Proiectul este n conformitate cu obiectivele stabilite prin Memorandumul de Finanare? Acquis-ul care urmeaz a fi implementat este exprimat n mod clar? Rezultatele obligatorii sunt clar definite? Componentele, punctele de referin (benchmarks) sunt explicit definite, ntr-o manier logic? Ambele echipe sunt identificate clar i sunt corespunztoare? Exist o referire clar la responsabilitile ambilor parteneri pentru implementarea proiectului? Bugetul total este n conformitate cu suma alocat pentru acest proiect? Exist o mprire detaliat a costurilor? Exist un calendar realist pentru implementarea proiectului?

Da

Nu

Observatii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

34

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 08.01. AT: Precalificarea


Scop Alegerea consultantului. Premise Constituirea unui Comitet de precalificare pentru evaluarea expresiilor de interes i stabilirea listei scurte (shortlist) i a unui Comitet de evaluare pentru aprecierea ofertelor. Aplicabilitate nainte de semnarea contractului / contractelor de asisten tehnic. Procedura OPCP/CFCU 1. Solicit instituiilor abilitate propuneri n vederea constituirii comisiei de pre-evaluare; Membrii UIP 2. Se consult n vederea selectrii membrilor comitetului de precalificare; 3. Elaboreaz i nainteaz CV-ul n vederea transmiterii acestuia ctre CFCU i Delegaia CE Coordonatorul UIP / 4. Avizeaz componena nominal a comisiei de evaluare pentru DSPO preselecia AT SPO 5. Aprob (cu sau fr amendamente) componena nominal a comisiei de evaluare pentru preselecia AT Secretariatul UIP 6. Preia CV-urile de la membrii UIP nominalizai n comisiile de preevaluare pentru selectarea AT i le ataeaz adresei naintate ctre CFCU i, implicit, Delegaiei CE 7. Transmite ctre OPCP ntiinarea componenei comisiei de evaluare/precalificare; 8. nregistreaz comunicarea OPCP; 9. Pe baza comunicrii OPCP ntiineaz Comisia de Evaluare/Precalificare despre ziua i ora cnd are loc reuniunea membrilor; Membrii Comisiei 10. nainte de a alege ofertanii, semneaz la OPCP o declaraie de de evaluare / confidenialitate; precalificare 11. Analizeaz fiecare ofert i o puncteaz conform grilei de evaluare standard din punctul de vedere al ndeplinirii cerinelor din TOR; 12. n urma ntlnirilor avute ntocmesc Raportul de Precalificare, care cuprinde lista cu punctajele obinute de fiecare ofert; Secretariatul 13. nregistreaz i transmit raportul ctre OPCP si DCE. Comisiei de preevaluare Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Da

Nu

Observaii 35

Manual de proceduri

Proceduri Standard

1. 2. 3. 4.

Membrii UIP nominalizai n comisia de evaluare pentru preselcia AT au elaborat CV-uri n format standard? Membrii UIP particip la evalurile la care sunt nominalizai? Membrii UIP au semnat declaraia de confidenialitate i respect n totalitate prevederile acesteia? Membrii UIP i ndeplinesc cu seriozitate atribuiile completarea integral i corect a grilelor, prezena la toate ntlnirile comisiei, semnarea raportului de evaluare?

PROCEDURA P 08.02. AT: Evaluarea


Scop Alegerea ofertei optime. Premise Constituirea unui Comitet de evaluare pentru aprecierea ofertelor. Aplicabilitate nainte de semnarea contractului / contractelor de asisten tehnic. Procedura OPCP/CFCU 1. Solicit instituiilor abilitate propuneri n vederea constituirii comitetului de evaluare; Secretariatul UIP 2. nregistreaz comunicarea OPCP 3. Pe baza comunicarii OPCP si a adresei semnate de SPO, solicita institutiilor abilitate, desemnarea personalului reprezentativ in Comisia de Evaluare a ofertelor tehnice si financiare 4. Inregistreaza raspunsurile ministerelor de resort Membrii UIP 5. Se consult n vederea selectrii membrilor comitetului de evaluare; 6. Elaboreaz i nainteaz CV-ul n vederea transmiterii acestuia ctre CFCU i Delegaia CE 7. Analizeaz CV-urile experilor desemnai de instituiile implicate n rezolvarea problematicii minoritilor comunitatea Roma i propun Coordonatorului UIP / DSPO si SPO componena nominal a comitetului de evaluare; Coordonatorul UIP / Avizeaz componena nominal a comitetului; DSPO SPO 8. Aprob (cu sau fr amendamente) componena nominal a comitetului; Secretariatul UIP 9. Preia CV-urile de la membrii UIP nominalizai n comisiile de evaluare pentru selectarea AT i le ataeaz adresei naintate catre CFCU i, implicit, Delegaiei CE 10.Transmite ctre OPCP ntiinarea componenei comisiei de evaluare 11. nregistreaz comunicarea OPCP; 12. Pe baza comunicrii OPCP ntiineaz Comitetul de evaluare despre ziua i ora cnd are loc reuniunea Comitetului;
S.G.G. - Unitate Implementare Program

36

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Membrii Comitetului 13. Semneaz la OPCP o declaraie de confidenialitate; de evaluare 14. Analizeaz fiecare ofert i o puncteaz din punctul de vedere al ndeplinirii cerinelor din TOR i modelului din grila de evaluare; 15. Pentru ofertele care au un punctaj mai mare de 80% (100% reprezentnd maximum) se organizeaz ntlniri bilaterale la nivel de experi; 16. Aleg soluia optim Secretariatul 17. ntocmeste Raportul de Evaluare; Comisiei de 18. nregistreaz i transmite raportul ctre OPCP. evaluare Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Membrii UIP nominalizai n comisia de evaluare pentru selecia AT au elaborat CV-uri n format standard PHARE ? 2. Membrii UIP particip la evalurile la care sunt nominalizai? 3. Membrii UIP au semnat declaraia de confidenialitate i respect n totalitate prevederile acesteia? 4. Membrii UIP i ndeplinesc cu seriozitate atribuiile -completarea integral i corect a grilelor, prezena la toate ntlnirile comisiei, semnarea raportului de evaluare?

Nu

Observatii

PROCEDURA P 08.03. AT : Contractarea


Scop Semnarea contractului de asisten tehnic (AT). Premise Selectarea celei mai bune oferte de asisten tehnic, n vederea ndeplinirii obiectivelor stabilite i a derulrii cu succes a activitilor propuse n cadrul proiectului/proiectelor PHARE aprobate. Aplicabilitate Prezenta procedur se aplic pe ntreaga durat a derulrii proiectului/proiectelor PHARE pe care le implementeaz UIP - SGG i respect pricipiile general valabile ale procedurilor PHARE.
S.G.G. - Unitate Implementare Program

37

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Procedura Membrii UIP Secretariatul UIP Senior Project Officer Secretariatul UIP Informeaz directorul UIP, periodic sau la solicitarea expres a acestuia, despre stadiul elaborrii documentelor de contractare a AT Semneaz contractul cu AT nregistreaz i arhiveaz Contractul semnat de ctre toi factorii de decizie

List de verificare: Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. n culegerea informaiei i circulaia acesteia n perioada elaborrii documentelor necesare contractrii AT s-a respectat procedura stabilit? 2. Contractul cu AT este semnat de SPO ? 3. Au fost respectate termenele pentru elaborarea i naintarea documentelor necesare pentru contractarea AT ? Da Nu Observatii

Anexe: Model de Procurement Notice pag 39 Model de Termeni de Referin, pag 43 Model de Declaraie de confidenialitate, pag 50 Modele de Grile de evaluare pentru preselecie i pentru selecia final, pag 51, 52 Model de contract pentru AT, pag 54

S.G.G. - Unitate Implementare Program

38

Terms of reference Anexa 1. Model de Procurement Notice

SERVICE PROCUREMENT NOTICE


<Contract title> <Location - Area/region and country/countries > 1. Publication reference
< Publication reference of the corresponding contract forecast notice >

2. Procedure
Restricted

3. Programme
< Phare / Tacis / Cards / Ala / Meda / EDF/ Other >

4. Financing
< Budget line / Financing agreement / Other >

5. Contracting Authority
EITHER European Commission, on behalf of beneficiary country/countries (centralised tender procedures) OR < The beneficiary > (decentralised tender procedures)

CONTRACT SPECIFICATION 6. Nature of contract


< Global price / Fee-based >

7. Contract description
< Recommended maximum 10 lines >

8. Numbers and titles of lots


< As appropriate >

9. Maximum budget
[For centralised contracts: EUR or For decentralised contracts: EUR / <ISO code of national currency>] < Amount >

10. Scope for additional services


< As appropriate >

CONDITIONS OF PARTICIPATION 11. Eligibility


Participation is open on equal terms to all natural and legal persons of the EU Member States, < list of other eligible countries in accordance with the Regulation governing the programme identified in point 3 - See Annex A2 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions >.

12. Candidature
All eligible natural and legal persons (as per item 11 above) or groupings of such persons (consortia) may apply. A consortium may be a permanent, legally-established grouping or a grouping which has been constituted informally for a specific tender procedure. All members of a consortium (ie, the leader and all other partners) are jointly and severally liable to the Contracting Authority. The participation of an ineligible natural or legal person (as per item 11) will result in the automatic exclusion of that person. In particular, if that ineligible person belongs to a consortium, the whole consortium will be excluded. 5/2003

39

Terms of reference 13. Number of applications


No more than one application can be submitted by a natural or legal person (including legal persons within the same legal group) , whatever the form of participation (as an individual legal entity or as leader or partner of a consortium submitting an application). In the event that a natural or legal person (including legal persons within the same legal group) submits more than one application, all applications in which that person (and legal persons within the same legal group) has participated will be excluded.

14. Shortlist alliances prohibited


Any tenders received from tenderers comprising firms other than those mentioned in the short-listed application forms will be excluded from this restricted tender procedure. Short-listed candidates may not form alliances or subcontract to each other for the contract in question.

15. Grounds for exclusion


As part of the application form, candidates must provide the evidence required in Section 2.3.3 of the Practical Guide to contract procedures financed from the General Budget of the European Communities in the context of external actions (available from following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm).

16. Sub-contracting
< Specify whether or not sub-contracting will be allowed and, if so, the maximum percentage of the contract value which may be sub-contracted >

17. Number of candidates to be short-listed


On the basis of the applications received, at least 4 and at most 8 candidates will be invited to submit detailed tenders for this contract.

PROVISIONAL TIMETABLE 18. Provisional date of invitation to tender


< Date >

19. Provisional commencement date of the contract


< Date >

20. Initial period of execution and possible extension of the contract


< To be specified >

SELECTION AND AWARD CRITERIA 21. Selection criteria


The following selection criteria will be applied to candidates. In the case of applications submitted by a consortium, these selection criteria will be applied to the consortium as a whole: 1) Economic and financial standing of candidate [based on item 3 of the application form] The objective of this criterion is to examine whether or not the candidate (ie, the consortium as a whole, in the case of an application from a consortium): will not be economically dependent on the Contracting Authority in the event that the contract is awarded to it; and has sufficient financial stability to handle the proposed contract. the average annual turnover of the candidate must exceed 5 times the annualised maximum budget of the contract (ie, the maximum budget stated in the procurement notice divided by the initial contract duration in years, where this exceeds 1 year); and/or the averages of cash and cash equivalents at the beginning and end of year are positive.

Examples of reference criteria:

(a) <reference criterion a> (b) etc

5/2003

40

Terms of reference
2) Professional capacity of candidate [based on items 4 and 5 of the application form] The objective of this criterion is to examine whether or not the candidate (ie, the consortium as a whole, in the case of an application from a consortium): has sufficient ongoing staff resources and expertise to be able to handle the proposed contract is not a so-called 'body shop', ie, a candidate with no real expertise in fields related to the contract but which simply identifies and proposes experts to fit the project description

Note that Terms of Reference should avoid being too prescriptive, in order to discourage applications from so-called 'body shops'. Examples of reference criteria: has a professional certificate appropriate to this contract [, such as <specify>]; at least <number related to the quantity of expertise required for this contract> staff currently work for the applicant in fields related to this contract; and at least 20% of all staff working for the candidate this year in fields related to this contract are permanent.

(a) <reference criterion a> (b) etc 3) Technical capacity of candidate [based on items 5 and 6 of the application form] The objective of this criterion is to examine whether or not the candidate (ie, the consortium as a whole, in the case of an application from a consortium): has sufficient expertise and experience to be able to handle the proposed contract the candidate has worked successfully on at least < one / two / three > project<s> with a budget of at least that of this contract in fields related to this contract in the past three years Example of reference criterion:

(a) <reference criterion a> (b) etc If more than 8 eligible candidates meet the above selection criteria, the relative strengths and weaknesses of the applications of these candidates must be reexamined to identify the eight best applications for the tender procedure. The only factors which will be taken into consideration during this re-examination are: 1) <comparitive criterion 1> 2) etc

22. Award criteria


As specified in the tender dossier annexed to the letter of invitation to tender which will be sent to short-listed candidates.

APPLICATION 23. Deadline for receipt of applications


< Time and date to be specified - must be at the close of business of a working day at least 30 calendar days after the date of publication of this procurement notice > (eg, 16:00 Central European Time on <date>) Any application received after this deadline will not be considered.

24. Application format and details to be provided


Applications must be submitted using the standard application form (available from the following Internet address: http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm), whose format and instructions must be strictly observed. Any application which does not observe these provisions will be automatically eliminated. Any additional documentation (brochure, letter, etc) sent with an application will not be taken into consideration. 5/2003

41

Terms of reference 25. How applications may be submitted


Applications must be submitted in English exclusively to the Contracting Authority:

EITHER by recorded delivery (official postal service) to : (for decentralised tender procedures) <Address of Contracting Authority> OR (for centralised tender procedures) <Address of European Commission>

OR hand delivered (including courier services) directly to the Contracting Authority in return for a signed and dated receipt to: (for decentralised tender procedures) <Address of Contracting Authority> OR (for centralised tender procedures) <Address of European Commission>

The Contract title and the Publication reference (see item 1 above) must be clearly marked on the envelope containing the application and must always be mentioned in all subsequent correspondence with the Contracting Authority. Applications submitted by any other means will not be considered.

26. Operational language


All written communications for this tender procedure and contract must be in English.

27. Additional information


<As appropriate>

28. Date of publication of contract forecast


< Date - must have been at least 30 calendar days before the publication of this procurement notice >

28. Legal basis


<Regulation or other instrument under which this contract is to be financed>

5/2003

42

Terms of reference Anexa 2. Model de Termeni de Referin [How to complete these standard Terms of Reference: The elements within <> brackets must be completed with the information indicated, as appropriate for each tender procedure. The phrases within [ ] brackets should only be included if appropriate. All other text should only need to be amended in exceptional cases, depending on the requirements of particular tender procedures. In the final version of each set of Terms of Reference, please remember to delete this paragraph, any other text with yellow highlighting and all such brackets.]
CONTRACT OBJECTIVES & EXPECTED RESULTS Overall objectives The overall objectives of the project of which this contract will be a part are as follows: < objective 1 > < objective 2, etc > Specific objectives The objectives of this contract [which are not necessarily those of the project] are as follows: < objective 1 > < objective 2, etc > Results to be achieved by the Consultant < These may be presented either in order of importance or in chronological order, as appropriate > < result 1 > < result 2, etc > ASSUMPTIONS & RISKS Assumptions underlying the project intervention < Insert elements from the Logical Framework prepared for the project as part of the Financing Proposal > Risks < Insert elements from the Logical Framework prepared for the project as part of the Financing Proposal > SCOPE OF THE WORK General Project description < As appropriate but with a recommended maximum of 2 pages > Geographical area to be covered < As appropriate > Target groups < As appropriate > 5/2003

43

Terms of reference
Specific activities < A clear and detailed list of tasks to be undertaken in order to achieve the contract objectives and/or consultant's job description. The tasks should be listed either in order of importance or in chronological order. They should include any reports which the Consultant must prepare (in addition to the interim and final reports referred to in Section 0 of these Terms of Reference). Any tasks requiring specific expertise should be clearly identified. If appropriate, the time schedule for completion of the various activities should be stipulated here. This section should contain only major managerial, economic, institutional, and technical requirements (+criteria) regarding this projects activities. It may address the question of phasing of the project, or its organisation into distinct components. It should not be too prescriptive. It is up to tenderers to prepare their own detailed organisation and methodology and technical proposals such that they fulfil the general requirements described in these Terms of Reference. For contracts which include an element of supervision of progress of contractors on other contracts (eg, works or supplies), the tasks of the supervisor should include a description of the types of control which he/she must carry out. When the supervisor issues a certificate, he/she must be satisfied that relevant, reliable and sufficient evidence exists that: the tasks have been properly performed; and the amounts claimed by the contractor(s) have actually and necessarily been incurred in accordance with the requirements of the contract he/she is supervising. In preparing this section, particular attention should be given to ensuring the sustainability and dissemination of project results. The Consultant must also observe the latest visibility guidelines concerning acknowledgement of EC financing of the project. > Project management Responsible body < Identity of the specific department of the Contracting Authority / beneficiary country (or its relevant agent, if appropriate) which will be responsible for managing the contract / project > Management structure < Describe the management structure of the Contracting Authority / beneficiary country administration, including all relevant decision-making processes which may be involved in managing this project. Include information on the basic management structure of the project (eg, Project Management Unit, Steering Group) and project planning. Identify those decisions which may be taken by the Project Manager alone (as identified in Article 8 of the Special Conditions) and those which he/she must refer, for example, to a more senior colleague or project steering committee > Facilities to be provided by the Contracting Authority and/or other parties < As appropriate > LOGISTICS AND TIMING Location < Identify the location (ie, city/town) of the operational base for the project, any other location(s) where it may be appropriate for short-term inputs to be provided and/or where pilot projects may be established (eg, regions or neighbouring countries with which cross-border co-operation is encouraged) >

5/2003

44

Terms of reference
Commencement date & Period of execution The intended commencement date is <date> and the period of execution of the contract will be < number > months from this date. Please refer to Articles 4 and 5 of the Special Conditions for the actual commencement date and period of execution. < If the intention is to award a contract for additional services depending on the outcome of the initial contract, such as for the second phase of a study or operation, this must be stated here. The possibility of additional services being procured by negotiated procedure and their estimated cost must be clearly indicated, if appropriate. > REQUIREMENTS Personnel Key experts All experts who have a crucial role in implementing the contract are referred to as key experts. The profiles of the key experts for this contract are as follows: < Identify the profiles sought for all key experts up to a recommended maximum of 6 key experts - otherwise the maximum scores will be negligible and evaluation will be difficult. The skills required may include professional technical skills, team management skills, communication skills, and/or language skills as appropriate. While it is not necessary to identify all key positions in detail, it is recommended to be as clear as possible to guarantee a fair technical evaluation. Remember to set the scores in the evaluation grid accordingly. It is recommended that the precise time inputs of the experts be left to the discretion of tenderers. However, it may be useful to identify some absolute minima for the contribution of key experts to be considered appropriate. > < The minimum percentage of time which experts should work in the beneficiary country could be specified, eg 75%, to limit the possibility that experts spend a large proportion of their time outside the beneficiary country to which they are supposedly giving technical advice. > Key expert 1: Team Leader Qualifications and skills < As appropriate > General professional experience < As appropriate > Specific professional experience < As appropriate > Key expert 2: < eg Senior legal expert > Qualifications and skills < As appropriate > General professional experience < As appropriate > Specific professional experience < As appropriate > Key expert 3: < etc > 5/2003

45

Terms of reference
Guidance notes on expert inputs 1) Working days: performance of the contract (and therefore payment) is based on working days only. The Consultant will only be paid for days actually worked on the basis of the daily fee rate contained in the budget breakdown (annex V). Tenderers must annex the 'Estimated number of working days' worksheet contained in the spreadsheet for Annex V to their Organisation and Methodology (Annex III) to demonstrate the correspondence between the proposed methodology and the expert inputs. It is unnecessary to stipulate what the holiday provision for the experts will be. This is for the tenderer to decide. The annual leave entitlement for long-term experts is simply limited to a maximum of 60 days. A fee-based/technical assistance contract is, by definition, one in which the actual days worked each month for each category of experts may differ from the number of working days estimated for each month in the organisation and methodology and the budget breakdown. The actual input required for the tasks specified in the Terms of Reference can only be determined in the course of the contract. During the technical evaluation, the only aspect that should be considered for the non-key experts is whether the number of working days estimated for each month for each type of expert proposed in the Organisation and Methodology (Annex III) are sufficient for the requirements of the Terms of Reference to be achieved. This is judged on the basis of the profiles identified in the Terms of Reference and/or the Organisation and Methodology. 2) The annual leave entitlement of the experts employed by a service provider is determined by their employment contract with the service provider and not by the service contract between the Contracting Authority and the Consultant. However, the Contracting Authority is able to determine when experts take their annual leave since this is subject to approval by the Project Manager, who will assess any such request according to the needs of the project while the contract is in progress. For obvious reasons, a day of annual leave is not considered to be a working day. All this is clearly stated in the General Conditions: Article 21 Working hours The days and hours of work of the Consultant or the Consultants personnel in the country of the Contracting Authority shall be fixed on the basis of the laws, regulations and customs of the country of Contracting Authority and the requirements of the services. Article 22 Leave entitlement 22.1 Annual leave to be taken during the period of execution of the contract must be at a time approved by the Project Manager. 22.2 For a fee-based contract, the fee rates are deemed to take into account the annual leave of up to 2 months for the Consultants personnel during the period of execution of the contract. Consequently, days taken as annual leave shall not be considered to be working days. 22.3 The Consultant's personnel shall not be entitled to either sick or casual leave provided, however, that the Project Manager may, at his sole discretion whether for compassionate reasons or otherwise, permit the Consultant to take unpaid leave during the period of execution of the contract. Everything is based on working days to avoid getting involved in identifying when working weeks, national holidays, etc are in the beneficiary country of a given contract. The fee rates for all experts must include all the "administrative costs of employing the relevant experts, such as relocation and repatriation expenses [including flights to and from the beneficiary country upon mobilisation and demobilisation], accommodation, expatriation allowances, leave, medical insurance and other employment benefits accorded to the experts by the Consultant". This is why no further precision of annual leave entitlement must be mentioned in the service contract. It is important, though, to establish how many times each short-term expert is to be mobilised (since travel is included in the fee rate, the number of flights will have an impact on that fee rate). 3) The schedule of estimated numbers of working days which must be attached to Annex III provides a direct basis for calculating the maximum contract value. The Project Manager can use the 5/2003

46

Terms of reference
updated cashflow monitoring spreadsheet submitted by the Consultant with its invoices to monitor the actual numbers of working days submitted in invoices and to check that the contract is progressing within budget. This is very useful from a financial management perspective. Since the estimated working days are on a monthly basis, the spreadsheet can be used to provide an early indication of any problems during contract implementation, especially since it automatically calculates variances from the original estimates. Usually, the Project Manager should be able to see and explain why variations have occurred but, if not, he/she can investigate further. This is basic management accounting. Other experts CVs for experts other than the key experts are not examined prior to the signature of the contract. They should not have been included in tenders. The Consultant shall select and hire other experts as required according to the profiles identified in the Organisation & Methodology <and/or these Terms of Reference>. These profiles must indicate whether they are to be regarded as long-term/short-term, international/local and senior/junior so that it is clear which fee rate in the budget breakdown will apply to each profile. For the purposes of this contract, international experts are considered to be those whose permanent residence is outside the beneficiary country while local experts are considered to be those whose permanent residence is in the beneficiary country. The Consultant should pay attention to the need to ensure the active participation of local professional skills where available, and a suitable mix of international and local staff in the project teams. All experts must be independent and free from conflicts of interest in the responsibilities accorded to them. The selection procedures used by the Consultant to select these other experts shall be transparent, and shall be based on pre-defined criteria, including professional qualifications, language skills and work experience. The findings of the selection panel shall be recorded. The selection of experts shall be subject to approval by the Contracting Authority. Note that civil servants and other staff of the public administration of the beneficiary country cannot be recruited as experts. Support staff & backstopping < As appropriate >. [If the contract is a fee-based contract: Backstopping costs are considered to be included in the fee rates. [If the contract is a fee-based contract and the support staff are to be provided by the Consultant: The costs of support staff must be included in the fee rates of the experts.] Office accommodation Office accommodation of a reasonable standard and of approximately 10 square metres for each expert working on the contract is to be provided by < the Consultant / the beneficiary country / the Contracting Authority >. [If the contract is a fee-based contract and the office accommodation is to be provided by the Consultant: Option 1: The costs of the office accommodation are to be covered by the fee rates of the experts Option 2:

5/2003

47

Terms of reference
The costs of the office accommodation are to be covered by the provision for incidental expenditure. The cost per square metre must be in line with the prevailing local market rate for office accommodation of a reasonable standard.] Facilities to be provided by the Consultant The Consultant shall ensure that experts are adequately supported and equipped. In particular it shall ensure that there is sufficient administrative, secretarial and interpreting provision to enable experts to concentrate on their primary responsibilities. It must also transfer funds as necessary to support its activities under the contract and to ensure that its employees are paid regularly and in a timely fashion. < State what will be required in terms of supplies, services, documentation, logistical support, etc for the success of the contract, indicating the source (ie, Consultant / beneficiary country / Contracting Authority / ). The maximum detail should be provided, especially for those elements which are to be provided by the Consultant within the fee rates of its experts. > If the Consultant is a consortium, the arrangements should allow for the maximum flexibility in project implementation. Arrangements offering each consortium partner a fixed percentage of the work to be undertaken under the contract should be avoided. Equipment No equipment is to be purchased on behalf of the Contracting Authority / beneficiary country as part of this service contract or transferred to the Contracting Authority / beneficiary country at the end of this contract. Any equipment related to this contract which is to be acquired by the beneficiary country must be purchased by means of a separate supply tender procedure. [If the contract is a fee-based contract Incidental expenditure The Provision for incidental expenditure covers the eligible incidental expenditure incurred under this contract. It cannot be used for costs which should be covered by the Consultant as part of its fee rates, as defined above. Its use is governed by the provisions in the General Conditions and the notes in Annex V of the contract. It covers: Travel costs and subsistence allowances for missions to be undertaken as part of this contract from the base of operations in the beneficiary country Do not give any financial estimate < Item 2, etc Do not give any financial estimate > The Provision for incidental expenditure for this contract is EUR < amount >. This amount must be included without modification in the Budget breakdown. Any subsistence allowances to be paid for missions undertaken as part of this contract from the base of operations in the beneficiary country must not exceed the per diem rates published on the Web site http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm at the start of each such mission.] Guidance notes on estimating the Provision for incidental expenditure All costs relating to the provision of international experts (including travel to/from the beneficiary country and subsistence once there, apart from missions specified in these terms of reference) must be included in the fee rates. The explicit explanation in the notes to the budget breakdown is as follows: - the provision for incidental expenditure does not cover travel to/from the beneficiary country for international experts (other than for missions within the contract) These mobilisation and demobilisation costs are included in the fee rates. In this respect there is no distinction to be made between long-term and short-term experts. The only per diem rates and travel costs which should be covered by the provision for incidental expenditure are those relating to

5/2003

48

Terms of reference
missions from the base of operations in the beneficiary country which are required by these Terms of Reference. - the subsistence paid to experts on missions requiring an overnight stay away from the base of operations in the beneficiary country must not exceed the per diem rate published on the Web site http://europa.eu.int/comm/europeaid/index_en.htm for each night away from the base of operations Remember that the amount determined in the Terms of Reference as the Provision for incidental expenditure is simply an upper limit on the incidental costs. It need not be estimated exactly and it does not matter that the actual costs are more or less than the estimated amounts of the components, provided that a reasonable margin of error has been allowed. No detailed calculation of the provision for incidental expenditure must appear anywhere in the Terms of reference or in the tender dossier, otherwise the amounts identified become legally binding. REPORTS Reporting requirements Please refer to Article 26 of the General Conditions. Interim progress reports must be prepared every six months during the period of execution of the contract. They must be accompanied by a corresponding invoice. There must be a final progress report and final invoice at the end of the period of execution. The draft final progress report must be submitted at least one month before the end of the period of execution of the contract. Note that these interim and final progress reports are additional to any required in Section 0 of these Terms of Reference. [If the contract is a fee-based contract In addition, an updated financial report must be submitted with each of the above progress reports. The updated financial report must contain details of the time inputs of the experts and of the incidental expenditure. The final progress report must be accompanied by the final invoice and an audit certificate (as defined in Article 30 of the General Conditions and in accordance with the template in Annex VI of the contract) confirming the final certified value of the contract.] Submission & approval of progress reports < Number > copies of the progress reports referred to above must be submitted to the Project Manager identified in the contract. The progress reports must be written in English. The Project Manager is responsible for approving the progress reports. MONITORING AND EVALUATION Definition of indicators < Specific performance measures chosen because they provide valid, useful, practical and comparable measures of progress towards achieving expected results. Can be quantitative: measures of quantity, including statistical statements; or qualitative: judgements and perception derived from subjective analysis > Special requirements < As appropriate >

5/2003

49

Anexa 3. Model de declaraie de confidenialitate


Declaration of Confidentiality (A3) Project Title:_________________ I, the undersigned, hereby declare that I agree to participate in the preparation of the abovementioned [tender/call for proposals]*. By making this declaration, I confirm that I have familiarised myself with the information available to date concerning this [tender/call for proposals]*. I undertake to perform my duties honestly and fairly. My contribution to the documents in whose preparation I will be involved will be objective and will fully respect the principles of fair competition, in particular by avoiding terms or conditions favouring any one product, manufacturer or service provider. I undertake to hold in trust and confidence any information or documents ("confidential information") disclosed to me or discovered by me or drafted by me in the course of or as a result of preparing the [tender/call for proposals]* and undertake to use them only for the purposes of preparing this [tender/call for proposals]* and not to disclose them to any third party. I also undertake not to retain copies of any written information or prototypes supplied and undertake neither to assist nor be associated with any [prospective tenderer/applicant]* in the abovementioned [tender/call for proposals]*. I am fully aware that any failure to comply would lead to my exclusion from the [tender/call for proposals]* and to the rejection of my [candidature/tender/application]*. Lastly, I undertake not to divulge confidential information to any employee or expert unless that person has signed this declaration and agreed to abide by its provisions.

Name: Signature: Date:

Delete as applicable.

5/2003

50

Anexa 4. Model de gril de evaluare pentru preselecie


Maximum

Organisation and methodology


Rationale Strategy Timetable of activities Total score for Organisation and methodology 20 20 10 50

Key experts
<Key expert 1> (Max 25 points) Qualifications and skills General professional experience Specific professional experience <Key expert 2> (Max 15 points) Qualifications and skills General professional experience Specific professional experience <Key expert 3> (Max 5 points) Qualifications and skills General professional experience Specific professional experience <Key expert 4> (Max 5 points) Qualifications and skills General professional experience Specific professional experience Total score for Key experts Overall total score 5 5 15 2 4 9 1 1 3 1 1 3 50 100

[How to use this evaluation grid: The categories to be used to assess the Organisation and Methodology (ie, Rationale, Strategy and Timetable of activities) and each of the key experts (ie, Qualifications and skilles, General professional experience & Specific professional experience) must not be altered in any way. The division of scores between Organisation and methodology and Key experts, as well as the maximum scores for each category must be adapted by the Contracting Authority according to the requirements of the specific tender procedure. The number of key experts must correspond to the number of key expert profiles identified in the Terms of reference and should not exceed 6 key experts. The Evaluation Committee must evaluate tenders on the basis of the maximum scores notified to tenderers using this template. These maximum scores cannot be modified after the deadline for informing potential tenderers of any clarifications. Please remember to delete the highlighted text in the final version of the evaluation grid for a specific tender procedure.]

5/2003

51

Anexa 5. Model de gril de evaluare pentru selecia final


Maximum Initial assessment Revised assessment (before interviews*) Revised assessment after interviews*

Organisation and methodology


Rationale Strategy Timetable of activities Total score for Organisation and methodology 20 20 10 50

Key experts
<Key expert 1> (Max 25 points) Qualifications and skills General professional experience Specific professional experience <Key expert 2> (Max 15 points) Qualifications and skills General professional experience Specific professional experience <Key expert 3> (Max 5 points) Qualifications and skills General professional experience Specific professional experience <Key expert 4> (Max 5 points) Qualifications and skills General professional experience Specific professional experience Total score for Key experts Overall total score
* In the case that interviews are held

5 5 15

2 4 9

1 1 3

1 1 3 50 100

Strengths Weaknesses

Evaluation performed by: Name Signature Date

5/2003

52

INSTRUCTIONS TO EVALUATORS Each evaluator must make an initial assessment of the technical offers and award scores on each sub-criterion according to his/her assessment. Each evaluator should be able to justify his/her assessment and scores in a meeting of the Evaluation Committee. The justifications must relate to the description of the project needs in the terms of reference and, for the key experts, to the profile descriptions included in it. Evaluators must therefore make comments in the strengths and weaknesses boxes. The assessments made will be discussed in the evaluation meeting(s) and each evaluator may make adjustments to the initial assessments after this discussion. If interviews are held, each evaluator may revise his/her assessment of individual key experts on the basis of these but the justification for any such adjustment must be given to the Evaluation Committee. Note that only tenders with average scores of at least 80 points qualify for the financial evaluation.

5/2003

53

Anexa 6. Model de contract de AT

SERVICE CONTRACT FOR EUROPEAN COMMUNITY EXTERNAL ACTIONS

[For centralised contracts: European Commission, B-1049 Brussels, Belgium OR For decentralised contracts: <Name and administrative address of the Contracting Authority>] (the Contracting Authority), of the one part, and <Name of the Consultant> (acronym) (the Consultant) of the other part, have agreed as follows:

Special Conditions
Article 1 Subject

The subject of this Contract is <Contract title> at <Location> with identification number <Publication reference> (the services).

Article 2 -

Structure of the contract

The Consultant will carry out the services on the terms and conditions set out in this contract, which comprises, in order of precedence, these special conditions ("Special Conditions") and the following annexes: Annex I: Annex II: Annex III: Annex IV: Annex V: Annex VI: General Conditions for service contracts financed by the European Community Terms of reference Organisation and methodology Key experts Budget [For fee-based contracts only: breakdown and cashflow forecast] Forms and other relevant documents

In case of any contradiction between the above documents, their provisions shall be applied according to the above order of precedence. Article 3 Contract value

Option 1: Fee-based contract (technical assistance contracts) This contract, established in [For centralised contracts: euro OR For decentralised contracts: euro/<national currency>], is a fee-based contract. Based on the maximum fees and incidental expenditure defined in Annex V, the maximum contract value is [For centralised contracts: EUR OR For decentralised contracts: EUR/<ISO code of national currency>]<amount>.

5/2003

54

Option 2: Global price contracts (studies and other result-oriented contracts) This contract, established in [For centralised contracts: euro OR For decentralised contracts: euro/<currency of beneficiary country>], is a global price contract. The contract value is [For centralised contracts: EUR OR For decentralised contracts: EUR/<ISO code of national currency>]<amount>.

Article 4 EITHER:

Commencement date

The date for commencing performance shall be <date> OR: The date for commencing performance shall be within 3 months of the signature of this contract by both parties and shall be determined by an administrative order issued by the Project Manager.

Article 5 -

Period of execution

The period of execution of the tasks identified in Annexes II & III is <number> months from the Commencement date.

Article 6 -

Reporting

The Consultant shall submit technical reports as specified in the Terms of reference.

Article 7 7.1

Payments and bank account

Payments will be made in [ euro / < national currency > ] in accordance with Article 28 of the General Conditions into the bank account notified by the Consultant to the Contracting Authority in accordance with Article 20.7 of the General Conditions. The payments will be made according to the following schedule, subject to the provisions of Articles 28 to 33 of the General Conditions: Option 1: Fee-based contract Month 1 Pre-financing payment <EUR/***> <amount>
60% of the cashflow forecast for the 12 months following the commencement date

7.2

<7, 13, > <Month number >

Forecast interim payment in Month <7, 13, > [add rows as appropriate, depending on the period of execution of the contract] Forecast balance

<estimated amounts>
based on the cashflow forecast

<estimated amount>
10% of the maximum contract value

Total

<maximum contract value>

The actual amounts payable after the pre-financing payment may differ from the estimated amounts above. They must be based on the Consultant's invoices, setting out the days actually worked for each category of expert and the incidental expenditure actually incurred during the period. The invoices must be paid, subject to the approval of the corresponding
5/2003

55

progress report, until the sum of the amounts paid is 90% of the maximum contract value. No further payment will be made until the payment of the balance, if any, which will be the difference between the total amounts already paid and the final certified value of the contract. Option 2: Global price contract: Month 1 Pre-financing payment <EUR/***> <60% of the contract value> <40% of the contract value> <Total contract value>

<Month number >

Balance

Total

Article 8 -

Contact addresses

Any written communication relating to this Contract between the Contracting Authority and the Consultant must state the Contract title and identification number, and must be sent by post, fax, email or by hand to the addresses identified in accordance with Article 20.7 of the General Conditions.

Article 9 9.1 9.2

Law and language of the contract

The law of [For centralised contracts: Belgium / For decentralised contracts: <country of the Contracting Authority> ] shall govern all matters not covered by the contract. The language of the contract and of all written communications between the Consultant and the Contracting Authority and/or the Project Manager shall be English.

Article 10 -

Tax and customs arrangements

The contract shall be exempt from all duties and taxes, including VAT. [To be amended according to any agreement between the European Community and the beneficiary country]

Article 11 -

Dispute settlement

[For centralised contracts: Any disputes arising out of or relating to this contract which cannot be settled amicably shall be referred to the exclusive jurisdiction of the courts of Brussels, Belgium.] [For decentralised contracts: 11.1 The conciliation procedure in Article 40.3 of the General Conditions [ is not applicable / is applicable and the service of the European Commission which will be responsible for such conciliation is <specify >]. EITHER 11.2 Any disputes arising out of or relating to this contract which cannot be settled otherwise shall be referred to the exclusive jurisdiction of <specify> applying the national legislation of the Contracting Authority. OR 11.2 Any disputes arising out of or relating to this contract which cannot be settled otherwise shall be referred for arbitration to <specify the arbitration body> applying the rules of arbitration of [
5/2003

56

the International Chamber of Commerce / the United Nations Commission on International Trade Law / < other internationally recognised procedure to be specified > ]. [If necessary:

Article 12 -

Other specific conditions applying to the contract

The following derogations from the General Conditions shall apply: 12.1 ] Done in English in three originals, [For centralised contracts: two originals being for the European Commission / For decentralised contracts: one original being for the Contracting Authority, one original being for the European Commission, ]and one original being for the Consultant. For the Consultant Name: Function: Signature: Date: For the Contracting Authority Name: Function: Signature: Date: By derogation from Article ...

[For decentralised contracts: Endorsed for financing by the European Community Name: Function: Signature: Date:

5/2003

57

Manual de proceduri

Proceduri Standard

5.4 MONITORIZAREA IMPLEMENTRII


PROCEDURA P 09 derulare
Scop Cunoaterea stadiului i modului de implementare tehnic a proiectelor. n acest sens, UIP a conceput un Sistem de monitorizare care are 3 componente: Premise Monitorizarea lunar se realizeaz pentru proiectele aflate n derulare i se bazeaz pe formularele M1 si M2 primite n cadrul componentei de monitorizare a sistemului elaborat de UIP. n momentul n care un proiect de asisten tehnic sau de twinning a fost andosat, se transmite o scrisoare de prezentare a sistemului de monitorizare elaborat de Unitatea de Implementare a Programelor, att Liderului de proiect romn, ct i celui strin. Ca urmare a solicitrii UIP, echipa proiectului ne transmite pn la data de 3 a lunii curente, formularele M1 si M2 cuprinznd raportarea pentru luna precedent. Monitorizare; Comunicare; Evaluare.

Monitorizarea

lunar

proiectelor PHARE aflate n

Monitorizarea lunar se realizeaz prin: Analiza formularelor M1 i M2; ntocmirea i transmiterea TPR; Organizare de reuniuni lunare.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

58

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 09.01 Analiza formularelor M1 i M2


Dup primirea formularelor la termenul precizat, responsabilul de proiect le supune analizei i completeaz urmtoarea list de verificare.

Lista de verificare pentru formularul M1 Activiti derulate n luna....... Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de forma 1. A fost respectat termenul limit pentru transmitere? 2. Formularul este completat n limba romn i limba englez? 3. Formularul a fost transmis att pe hartie ct i electronic? 4. Formularul este semnat de ctre Liderul de proiect romn? 5. Formularul este semnat de ctre Liderul de proiect strin / RTA? Elemente de continut 6. 7. 8. 9. 10. Au fost completate activitatile programate iniial n Contract/Calendar de lucru pentru perioada respectiv? Toate activitile planificate iniial au fost realizate efectiv n aceast perioad? Au fost implementate activiti raportate din perioada anterioar? Au fost desfurate n avans activiti planificate iniial pentru perioada viitoare? Activitile planificate pentru aceasta perioad i nerealizate au fost reprogramate i s-au menionat cauzele reprogramrii? Au fost menionate datele referitoare la experii care au participat la activitile realizate n aceast perioad? Sunt descrise rezultatele obinute n perioada de raportare? Sunt descrii indicatorii de realizare a rezultatelor? Au fost ntmpinate probleme n desfurarea activitilor din aceast perioad? Au fost desfaurate activiti n cooperare cu alte programe similare ale MFP? 59

Da

Nu

Observatii

11. 12. 13. 14. 15.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Proceduri Standard

16. 17. 18.

Exist alte observaii importante cu privire la acest proiect? Au fost menionate activitile planificate pentru luna urmtoare? n perioada de raportare au fost fcute modificri la contract? Dac da, au fost menionate numrul, obiectivul i data transmiterii / aprobrii Side Letter / Addendum ?

Instruciuni pentru aplicarea Listei de verificare Responsabilul de proiect UIP va completa Lista de verificare pornind de la raportarea primit de la echipa proiectului i cerinele cuprinse n formatul standard al formularului M1, i anume: o Rndul 1 - Activiti programate iniial se vor completa activitile programate n aceast perioad conform contractului; o Rndul 2 - Activiti desfurate - Realizate curent se va completa cu activitile realizate efectiv dintre cele programate pentru aceast perioad; o Rndul 3 Activiti desfurate - Raportate din perioada anterioar - se va completa cu activitile reprogramate din lunile anterioare i realizate n aceast perioad; o Rndul 4 Activiti desfurate - Realizate n avans - se va completa cu activitile care au fost planificate iniial pentru lunile viitoare dar au fost realizate n aceast lun, precum i cauzele care au determinat aceast modificare; o Rndul 5 - Activiti reprogramate i cauzele reprogramrii se va completa cu activitile programate n aceast perioad, nerealizate i reprogramate n viitor, precum i cauzele care au determinat aceast modificare; o Rndul 6 - Experi strini (nume, durata misiunii: planificat, efectuat) se va completa cu numele expertilor straini veniti in misiune, durata misiunii acestora prevazuta in conventie/contract, durata efectiva a misiunii; o Rndul 7 - Rezultate obtinute Se va completa cu rezultatele obtinute in perioada de raportare; o Rndul 8 - Indicatori de realizare a rezultatelor - se va completa cu aprecierea n mod calitativ i cantitativ a msurii n care rezultatele au fost atinse; o Rndul 9 - Probleme ntmpinate se va completa cu problemele intmpinate n aceast perioad; o Rndul 10 - Conexiuni cu alte programe se va completa cu activitile desfaurate n cooperare cu programe similare ale MFP; o Rndul 11 Observaii se va completa cu orice informaie considerat important i care nu se regsete n rndurile de mai sus; o Rndul 12 - Activiti planificate pentru luna urmtoare - se va completa cu activitile prevzute a se desfura n perioada urmtoare;
S.G.G. - Unitate Implementare Program

60

Manual de proceduri

Proceduri Standard

o Rndul 13 - Side Letter transmis/Addendum aprobat se va completa cu numrul, obiectivul i data transmiterii/aprobrii SL sau Addendum-ului. Lista de verificare pentru formularul M2 - Activiti de formare/informare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de forma: 1. A fost respectat termenul limit pentru transmitere? 2. Formularul este completat in limba romn i limba englez? 3. Formularul a fost transmis att pe hrtie ct i electronic? 4. Formularul este semnat de ctre Liderul de proiect romn? Elemente de coninut : 5. 6. S-a mentionat codul activitii i perioada efectiv a seminarului/vizitei de studiu? Calificativele acordate relev utilitatea seminarului/vizitei de studiu si compatibilitatea temelor abordate cu nevoile de formare? Seminarul/vizita de studiu a avut un impact pozitiv asupra participanilor? Exista un plan de diseminare a cunotinelor pozitive dobndite? Este ataat lista participanilor la seminar/vizita de studiu?

Da

Nu

Observatii

7. 8. 9.

Instruciuni pentru aplicarea Listei de verificare Responsabilul de proiect UIP va completa Lista de verificare pornind de la raportarea primit de la echipa proiectului i cerinele cuprinse n formatul standard al formularului M2, i anume: o Rndul 1 se va completa cu Codul activitatii asa cum este trecut in conventie/contract; o Rndul 2 se va completa cu tipul activitatii (seminar/vizita de studiu); o Rndul 3 - se va completa cu perioada in care a avut loc activitatea; o Rndul 4 se va completa cu lista participantilor care au luat parte la activitatea respectiv; o Rndul 5 - se va completa cu institutiile straine prezentate/vizitate ;
S.G.G. - Unitate Implementare Program

61

Manual de proceduri

Proceduri Standard

o Rndul 6 - se va completa cu subiectele/temele discutate; o Rndul 7 - se va acorda calificativul dorit in concordanta cu nevoile de formare/informare ale participantilor; o Rndul 8 - se va completa cu calificativul dorit care reflecta compatibilitatea intre temele abordate si nevoile de formare; o Rndul 9 - se va completa cu descrierea impactului pe care participarea la activitatea de formare il va avea asupra participantilor si asupra institutiei in ansamblu; o Rndul 10 se va completa cu modalitatile de diseminare de exemplu: un plan de diseminare a cunostintelor, competentelor si a experientei pozitive dobandite. Dac sunt neconcordane, responsabilul de proiect UIP notific acest lucru celor doi lideri de proiect i rectific omisiunile sau eventualele greeli mpreun cu acetia, n termen de 3 zile de la primirea raportrilor.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

62

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 09.02 Completarea i transmiterea TPR-ului


Scop Analizarea activitile derulate n luna precedent i activitile prevzute a se derula n luna curent. Premise Pentru toate proiectele aflate n derulare, n cadrul UIP se ntocmete un document n format Excel, intitulat Technical Progress Report (TPR), care se comunic OPCP i care reprezint unul dintre documentele care stau la baz efecturii plilor pentru munca prestat de ctre partenerul strin. Lunar, pe baza raportrilor primite, pn la data de 3 a lunii curente pentru luna precedent, n cadrul sistemului de monitorizare al UIP (M1 i M2), acest TPR se actualizeaz i se transmite ctre OPCP, pn la data de 5 a lunii curente pentru luna precedent. Procedura Membrii UIP 1. n urma analizei raportrilor lunare M1 i M2 primite, preiau activitile desfurate efectiv i cele prevzute pentru luna curent i le completeaz n formatul de TPR. 2. Actualizeaz (dac este cazul) situaia Addendum-uri/Side Letter-uri. 3. nainteaz Coordonatorului UIP documentul n vederea analizei i avizrii. Coordonatorul UIP / 4. Colecteaz toate TPRurile n form electronic de la DSPO responsabilii de proiecte. 5. Verific TPR-urile i face modificri dac este cazul. 6. Avizeaz TPR-urile. 7. ntocmete adresa de naintare a acestor TPRuri ctre OPCP. 8. nainteaz documentele SPO n vederea semnrii. SPO 9. Analizeaz documentele naintate de DSPO i face modificri dac este cazul. 10. Semneaz adresa i TPR-urile. Secretariat UIP 11. Aloc un numr de nregistrare adresei de transmitere ctre OPCP. Coordonatorul UIP / 12. Se asigur de transmiterea TPRurilor ctre OPCP, att pe DSPO hrtie, ct i n format electronic (pe e-mail).

S.G.G. - Unitate Implementare Program

63

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da Elemente de form 1. A fost respectat termenul limit pentru transmitere? 2. Formularul este completat n limba englez? 3. Formularul a fost transmis, att pe hrtie, ct i electronic? 4. Formularul este semnat de ctre SPO? Elemente de coninut 5. Au fost completate activitile programate iniial n Contract/Calendar de lucru pentru perioada respectiv? 6. Toate activitile planificate iniial au fost realizate efectiv n aceast perioad? 7. Au fost implementate activiti reportate din perioada anterioar? 8. Au fost descrise activitile planificate pentru perioada viitoare? 9. Sunt descrise rezultatele obinute n perioada de raportare? 10. Au fost ntmpinate probleme n desfurarea activitilor din aceast perioad? 11. Au fost identificate soluii cu privire la problemele identificare? Anexe: Model de Statement, pag. 65 Model de Technical Progress Report pag. 66

Nu

Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

64

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Anexa 1. Statement

S.G.G. - Unitate Implementare Program

65

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Anexa 2. Technical Progress Report

S.G.G. - Unitate Implementare Program

66

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 09.03 Organizarea reuniunilor lunare


Scopul Analizarea stadiului proiectelor aflate n derulare, dificultile ntlnite, de a identifica soluii pentru eventualele probleme, i de a analiza aspectele legate de programarea/ contractarea altor proiecte. Premise Reuniunile au loc lunar i presupun participarea tuturor factorilor implicai n ceea ce privete derularea proiectelor Phare din MFP, i anume: reprezentanii direciei beneficiare, ai Consultantului/Partenerului de Twinning, ai OPCP, AMCSC i DCE. Procedura 1. Odat stabilit data, ntocmesc o situaie a proiectelor aflate n derulare, n care se descriu rezultatele obinute de la reuniunea precedent i pn n prezent, preluate din raportrile lunare M1 i M2. 2. ntocmesc agenda reuniunii respective. 3. Redacteaz invitaii pentru coordonatorul de proiect strin/RTA i coordonatorul de proiect romn la care anexeaz documentele mai sus menionate. 4. nainteaz coordonatorului UIP / DSPO documentele n vederea analizrii. Coordonatorul UIP / 5. Verific documentele naintate de responsabil i face DSPO modificri dac este cazul. 6. nainteaz documentele SPO n vederea semnrii. SPO 7. Analizeaz documentele naintate de coordonatorul UIP / DSPO i face modificri dac este cazul. 8. Semneaz documentele. Secretariat UIP 9. Aloc un numr de nregistrare. 10. Transmite invitaiile tuturor prilor implicate Membrii UIP 11. Dup desfurarea reuniunii, elaboreaz minuta Coordonatorul UIP / 12. i nsuete minuta i o transmite participanilor spre DSPO completare i formulare de observaii Membrii UIP 13. Completeaz minuta conform observaiilor i completrilor primite n termen de 15 zile de la data reuniunii 14. Traduc minuta n limba englez 15. Transmit minuta SPO SPO 16. i nsuete minuta i o semneaz Membrii UIP 17. Arhiveaz minuta conform procedurii prevzute n prezentul manual Secretariat UIP 18. Transmite un exemplar al minutei tuturor participantilor la reuniunea lunar Membrii UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

67

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. A fost ntocmit agenda reuniunii? 2. S-a primit confirmarea participrii la reuniune a prilor interesate? 3. Minuta a fost finalizat la termen? 4. Minuta a fost tradus n limba englez? 5. S-a transmis minuta DCE, tuturor participantilor la reuniunea lunar? Elemente de coninut 6. Au fost prezentate activitile desfurate, rezultatele obinute? 7. S-a prezentat calendarul de activiti pentru perioada urmtoare? 8. Au fost dezbtute problemele ntmpinate n perioada ulterioar ultimei reuniuni? 9. S-au identificat soluii cu privire la acestea? 10. Au fost implementate soluiile identificate la reuniunea anterioar? 11. Care a fost impactul acestora? 12. Ce propuneri de proiecte / programe noi au existat? 13. Ce propuneri au fost acceptate i urmeaz a fi implementate?

Da

Nu

Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

68

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 10. Monitorizarea semestrial a proiectelor PHARE aflate n derulare


Scop Cunoaterea stadiului implementrii proiectelor i a progreselor obinute pe baz semestrial i alte aspecte importante cu privire la implementarea proiectelor. Premise Monitorizarea semestrial se realizeaz de ctre responsabilii de proiecte din cadrul U.I.P. pentru proiectele aflate n derulare prin: - Analiza Rapoartelor semestriale; - Analiza trimestrial ntocmit de UIP. Aplicabilitate Periodic pe toat durata derulrii programului, pn la finalizarea acestuia.

PROCEDURA P 10.01 Analiza rapoartelor semestriale


Scop Verificarea respectrii cerinelor de raportare i monitorizarea progreselor obinute n cadrul proiectelor. Premise n documentele de contractare, respectiv Contract de Twinning / Asisten Tehnic, sunt stipulate cerine de raportare conform crora Contractorul / Consultantul are obligaia de a elabora, semestrial, rapoarte intermediare de progres pe care le supune analizei i aprobrii de ctre Beneficiar. Versiunea final, aprobat a acestor rapoarte se transmite spre informare, la un anumit termen, ctre OPCP i DCE. Procedura Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO Membrii UIP SPO Secretariat UIP 1. Analizeaz rapoartele semestriale naintate de ctre Contractor (n 3 exemplare) i formuleaz observaii 2. Transmite observaiile propuse Contractorului 3. i nsuesc prevederile versiunii finale a rapoartelor 4. Formuleaz o not de naintare ctre OPCP i DCE 5. Aprob versiunea final a rapoartelor i o semneaz mpreun cu nota de naintare 6. Transmite ctre OPCP i DCE cte un exemplar al raportului i arhiveaz un exemplar (toate exemplarele sunt originale) 69

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. Sunt menionate elementele de identificare a proiectului? 2. A fost respectat termenul limit pentru elaborare? 3. Perioada raportat este corect? 4. Raportul este semnat de ctre Beneficiar? 5. Raportul este semnat de ctre coordonatorul strin de proiect / RTA? 6. Raportul este elaborat, att n limba de lucru a proiectului, ct i n romn? 7. Raportul a fost elaborat n numrul de exemplare specificat n Contractul de Twinning / Asisten tehnic? 8. Au fost respectate cerinele privind transmiterea ctre OPCP i DCE (numr de exemplare i termen limit)? Elemente de coninut 9. Este prezentat stadiul activitilor? 10. Sunt descrise rezultatele obinute n perioada de raportare? 11. Sunt menionate probleme ntmpinate n implementarea proiectului pn n acest moment? 12. Dac au fost aduse modificri la contractul n cauz n aceast perioad, sunt ele descrise n raport? 13. Exist o planificare pentru perioada (semestru) urmtoare de raportare? 14. Sunt recomandri pentru implementarea viitoare a proiectului? 15. Este anexat calendarul activitilor revizuit ca urmare a modificrilor (dac este cazul)?

Da

Nu

Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

70

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 10.02 Analiza semestrial U.I.P.


Scop Monitorizarea i evaluarea n mod periodic (semestrial) a activitilor desfurate n cadrul fiecrui proiect (de asisten tehnic / twinning) de la nceputul proiectului pn la data de raportare. Premise Procedura are la baz raportrile transmise de echipa proiectului (beneficiar / asisteni strini) n cadrul Sistemului de monitorizare elaborat de ctre UIP. Procedura Membrii UIP 1. Analizeaz informaiile cuprinse n raportrile periodice ale direciilor beneficiare conform Sistemului de monitorizare al UIP. 2. Elaboreaz situaia semestrial 3. Evideniaz sub form grafic gradul de realizare a activitilor raportate la durata de implementare. 4. Discut cu direciile beneficiare modificrile necesare. 5. nainteaz coordonatorului UIP / DSPO analiza semestrial n vederea avizrii. 6. Analizeaz informaiile cuprinse n analiza semestrial 7. Propune modificrile necesare (dac este cazul) 8. Avizeaz forma revizuit 9. nainteaz lucrrile SPO 10. Analizeaz documentele naintate de coordonatorul UIP / DSPO 11. Propune modificrile necesare (dac este cazul). 12. Aprob documentele naintate de coordonatorul UIP / DSPO

Coordonatorul UIP / DSPO SPO

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. Sunt menionate elementele de identificare a proiectului? 2. A fost respectat termenul limit pentru elaborare? 3. Perioada raportat este corect? 4. Reprezentarea grafic evideniaz gradul de realizare a activitilor? Elemente de coninut 9. Este prezentat stadiul activitilor? 10. Sunt descrise rezultatele obinute n perioada de raportare? 11. Sunt menionate probleme ntmpinate n implementarea proiectului pn n acest moment? 12. Dac au fost aduse modificri la contractul n cauz
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Da

Nu

Observaii

71

Manual de proceduri

Proceduri Standard

n aceast perioad, sunt ele descrise n raport? 13. Exist o planificare pentru perioada (semestru) urmtoare de raportare? 14. Sunt recomandri pentru implementarea viitoare a proiectului? 15. Este anexat calendarul activitilor revizuit ca urmare a modificrilor (dac este cazul)?

S.G.G. - Unitate Implementare Program

72

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 11. Monitorizarea semestrial a proiectelor PHARE


Scop Asigurarea tuturor informaiilor referitoare la proiectele aflate n programare / contractare / derulare, care sunt necesare pentru raportri n cadrul SMSC 8. Premise SGG, n calitate de autoritate de implementare, particip la reuniunile SMSC nr. 7 Sectorul social, sntate, educaie, cultur i minoriti, care au loc de 2 ori pe an. n vederea participrii la aceste reuniuni, UIP elaboreaz Raportul Global de Monitorizare care prezint stadiul desfurrii Programelor Phare aflate n curs de implementare i de contractare n cadrul SGG n perioada de raportare dat. Procedura Coordonatorul UIP / 1. Ca urmare a solicitrii din partea AMCSC de elaborare a DSPO Raportului Global de Monitorizare pentru viitoarea reuniune a SMSC nr. 7, comunic membrilor UIP dispoziii necesare n acest scop. Membrii UIP 2. Pe baza raportrilor (sistemul de monitorizare al UIP, Rapoarte trimestriale) primite pn n momentul respectiv privind implementarea proiectelor, elaboreaz o situaie n care descrie: - informaii financiare (fonduri Phare i cofinanare alocate / contractate / pltite) - scopul proiectului - activitile ntreprinse n perioada de raportare - rezultate obinute - rezultate ateptate n cadrul proiectului - activiti planificate pentru viitor 3. nainteaz coordonatorului UIP / DSPO documentul n vederea analizei i avizrii. Coordonatorul UIP / 4. Verific situaiile i face modificri dac este cazul. DSPO 5. Colecteaz toate situaiile n form electronic de la responsabilii de proiecte i le completeaz n formatul de Raport Global de Monitorizare. 6. Completeaz alte informaii conform cerinelor de completare a Raportului Global de Monitorizare. 7. ntocmete adresa de naintare a Raportului Global de Monitorizare ctre NAC. 8. nainteaz documentele SPO n vederea semnrii. SPO 9. Analizeaz Raportul Global de Monitorizare i face modificri dac este cazul. 10. Aprob Raportul Global de Monitorizare i semneaz adresa de naintare. Secretariat UIP 11. Aloc un numr de nregistrare adresei de naintare.
S.G.G. - Unitate Implementare Program

73

Manual de proceduri

Proceduri Standard

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. Sunt menionate elementele de identificare a proiectului? 2. Raportul a fost transmis, att n format electronic, ct i pe suport de hrtie? 3. Raportul Global de Monitorizare a fost elaborat la termen? Elemente de coninut 4. Informaiile financiare prevzute sunt corecte? 5. Este prezentat stadiul activitilor? 6. Sunt descrise rezultatele obinute n perioada de raportare? 7. Sunt menionate probleme ntmpinate n implementarea proiectului pn n acest moment? 8. Dac au fost aduse modificri la contractul n cauz n aceast perioad, sunt ele descrise n raport? 9. Exist o planificare pentru perioada (semestru) urmtoare de raportare? 10. Sunt recomandri pentru implementarea viitoare a proiectului? 11. Este anexat calendarul activitilor revizuit ca urmare a modificrilor (dac este cazul)?

Da

Nu

Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

74

Manual de proceduri

Proceduri Standard

PROCEDURA P 12. Publicitatea


Scop Identificarea activitilor necesare pentru asigurarea transparenei i publicitii proiectelor aflate n derulare n cadrul SGG. Premise Publicarea i actualizarea pe site-ul instituiei a proiectelor n derulare asigur respectarea principiul transparenei i accesul la informaii al tuturor persoanelor interesate de proiectele PHARE de care beneficiaz SGG. De asemenea, aceste informaii pot fi accesate i de ali donori de asisten tehnic. Procedura Membrii UIP 1. Primesc formularul M1 conform procedurii P14 Monitorizare lunar. 2. Extrag activitile desfurate i rezultatele obinute, sub forma fiei standard, n limba romn i n limba englez 3. Verific fia proiectului pentru a evidenia eventualele modificri aprute 4. Actualizeaz fiierele Microsoft Word care se public pe site cu informaiile primite de la responsabilii de proiect. 5. Transform fiierele din formatul Word n format Html 6. nainteaz documentele ce urmeaz a fi publicate pe site coordonatorului UIP / DSPO 7. Avizeaz documentele ce urmeaz a fi publicate pe site-ul SGG. 8. Aprob documentele ce urmeaz a fi publicate pe site-ul SGG. 9. Transmit documentele personalului IT al SGG n vederea publicrii pe site.

Coordonatorul UIP / DSPO SPO Membrii UIP

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. Au fost primite formularele n termen? 2. Fiierele au forma cerut? 3. Informaiile pentru actualizarea site-ului au fost transmise departamentului de IT n timp util? Elemente de coninut 4. Au fost evideniate activitile desfurate? 5. S-au menionat rezultatele obinute? 6. Au fost actualizate informaiile publicate cu cele primite de la responsabilii de proiect?
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Da

Nu

Observaii

75

5.5 EVALUAREA IMPLEMENTRII


PROCEDURA P 13. EVALUAREA TRIMESTRIAL Scop De a verifica dac implementarea proiectelor are loc aa cum este prevzut n contracte. Premise Evaluarea reprezint un proces sistematic i obiectiv prin care sunt estimate elaborarea, implementarea i rezultatele obinute n cadrul programelor / proiectelor n vederea determinrii relevanei acestora, gradului de ndeplinire a obiectivelor, eficienei, eficacitii, impactului i sustenabilitii acestora. Modelul E1 Stadiul Rapoartelor trimestriale elaborate pe parcursul derulrii proiectului Componenta E1 cuprinde informaii cu privire la rapoartele trimestriale elaborate pe parcursul derulrii proiectului. Modelul E2 Reuniunile Comitetelor de Coordonare Componenta E2 cuprinde informaii privind reuniunile Comitetului de Coordonare al proiectului. Sunt prezentate subiectele discutate n cadrul reuniunii, blocajele identificate i soluiile pentru depirea acestora. Modelele E3 i E4 - Evaluarea individual (opionale) Aceste formulare au fost concepute pentru a obine aprecierea coordonatorului de proiect romn i a celui strin cu privire la relevana, eficiena i eficacitatea proiectului. Procedura Membrii UIP 1. 2. 3. Comunic n cadrul primei reuniuni cu coordonatorul de proiect, respectiv RTA-ul, sistemul de evaluare i data de raportare Solicit direciilor beneficiare transmiterea formularelor completate pn la data de 25 ale lunii urmtoare trimestrului de activitate Se asigur ca documentele s fie semnate att de coordonatorul de proiect romn, ct i de RTA pentru Twinning respectiv de coordonatorul de proiect romn i cel strin pentru Asisten Tehnic Verific dac documentele sunt n concordan cu Contractul de Twinning, respectiv Contractul de Asisten Tehnic Notific liderilor de proiect omisiunile sau eventualele greeli i le rectific mpreuna cu acetia, n termen de 3 zile de la primirea raportrilor Analizeaz i propune modificri ale Formularelor de Evaluare completate Analizeaz i aprob Formularele de Evaluare completate 76

4. 5. Coordonatorul UIP / 6. DSPO SPO 7.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Lista de verificare pentru formularul E1 Stadiul rapoartelor elaborate pe parcursul derulrii proiectului Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. A fost respectat termenul limit pentru transmitere? 2. Formularul este completat n limba romn i limba englez? 3. Formularul a fost transmis att pe hrtie ct i electronic? 4. Formularul este semnat de ctre coordonatorul de proiect romn? 5. Formularul este semnat de ctre coordonatorul de proiect strin / RTA? 6. Formularul este completat n totalitate? 7. Perioada acoperit prin raport corespunde cerinelor stabilite conform contractului?

Da

Nu

Observaii

Instruciuni pentru aplicarea Listei de verificare Responsabilul de proiect UIP va completa Lista de verificare pornind de la raportarea primit de la echipa proiectului i cerinele cuprinse n formatul standard al formularului E1 i anume: o o o o o o Coloana 1 se va completa numrul raportului; Coloana 2 - se va completa data finalizrii raportului; Coloana 3 se va completa perioada acoperit prin raport; Coloana 4 se va completa data aprobrii de ctre Liderul de Proiect romn; Coloana 5 - se va completa data transmiterii la DCE; Coloana 6 se va completa cu recomandri specificate n raport.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

77

Lista de verificare pentru formularul E2 Reuniunile Comitetului de Coordonare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. A fost respectat termenul limit pentru transmitere? 2. Formularul este completat n limba romn i limba englez? 3. Formularul a fost transmis att pe hrtie ct i electronic? 4. Formularul este semnat de ctre coordonatorul de proiect romn? 5. Data reuniunii respect termenele prevzute n contracte? Instruciuni pentru aplicarea Listei de verificare Coordonatorul UIP / DSPO va completa Lista de verificare pornind de la raportarea primit de la echipa proiectului i cerinele cuprinse n formatul standard al formularului E2, i anume: o o o o o o Coloana 1 se va completa numrul Comitetului de coordonare; Coloana 2 se va completa data la care a avut loc reuniunea Comitetului de coordonare; Coloana 3 se va completa cu aspectele discutate n cadrul reuniunii Comitetului de coordonare; Coloana 4 se va completa cu soluiile agreate n cadrul reuniunilor Comitetului de coordonare; Coloana 5 se va completa termenul de rezolvare a problemelor ntmpinate; Coloana 6 se va completa numele persoanei / persoanelor responsabile de rezolvarea problemelor ntmpinate

Da

Nu

Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

78

Lista de verificare pentru formularul E3 Stadiul rapoartelor elaborate pe parcursul derulrii proiectului Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. A fost respectat termenul limit pentru transmitere? 2. Formularul este completat n limba romn i limba englez? 3. Formularul a fost transmis att pe hrtie ct i electronic? 4. Formularul este semnat de ctre coordonatorul de proiect romn? 5. Formularul este semnat de ctre coordonatorul de proiect strin / RTA? 6. Formularul este completat n totalitate?

Da

Nu

Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

79

Guvernul Romniei
Secretariatul General

Seciunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Management Organizaional

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Cuprins
6.1 MANAGEMENT ORGANIZAIONAL _________________________________________ 82 PROCEDURA P 14.01 Acreditarea i organizarea UIP, numirea i nlocuirea SPO _________ 82 Scopul _________________________________________________________________ 82 Premise_________________________________________________________________ 82 Aplicabilitate ____________________________________________________________ 83 Procedura _______________________________________________________________ 83 Lista de verificare_________________________________________________________ 84 PROCEDURA P 14.02 Planificarea activitilor_____________________________________ 84 Scopul _________________________________________________________________ 84 Premise_________________________________________________________________ 84 Aplicabilitate ____________________________________________________________ 84 Procedura _______________________________________________________________ 84 Lista de verificare_________________________________________________________ 85 PROCEDURA P 14.03 Delegarea responsabilitilor _________________________________ 85 Scopul _________________________________________________________________ 85 Premise_________________________________________________________________ 85 Aplicabilitate ____________________________________________________________ 86 Procedura _______________________________________________________________ 86 Lista de verificare_________________________________________________________ 86 Anexa 1. Formularul pentru delegarea responsabilitilor Responsabilului de Program / SPO ctre DSPO________________________________________________________________ 87 Anexa 2. Formularul pentru delegarea responsabilitilor ntre membrii UIP ____________ 88 PROCEDURA P 14.04 Comunicarea intern _______________________________________ 89 Scop ___________________________________________________________________ 89 Aplicabilitate ____________________________________________________________ 89 Procedura _______________________________________________________________ 89 Lista de verificare_________________________________________________________ 90

S.G.G. - Unitate Implementare Program

81

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

6.1 MANAGEMENT ORGANIZAIONAL


PROCEDURA P 14.01 Acreditarea i organizarea UIP, numirea i nlocuirea SPO Scopul Acreditarea unitii de implementare n conformitate cu legislaia existent i innd cont de procedura EDIS, respectiv organizarea eficient a unitii de implementare a programului n conformitate cu cerinele mai sus menionate.

Premise n vederea unui management eficient al proiectelor cu finanare comunitar, H.G. nr. 869/2002 pune bazele legale pentru nfiinarea i funcionarea unitilor de implementare a proiectelor / programelor PHARE. Conform Ghidului privind structura i funcionarea unitilor de implementare a proiectului (Guidelines on the structure and functioning of Project Implementation Units) elaborat de ctre Ministerul Integrrii Europene, Unitatea de Implementare a Programelor / Proiectelor (UIP) este structura organizatoric n cadrul unei autoriti de implementare responsabil cu coordonarea i monitorizarea programrii, implementrii tehnice, raportrii i evalurii asistenei financiare nerambursabile comunitare alocate unui anumit sector, respectiv de care beneficiaz autoritatea de implementare. Pentru acreditarea UIP, baza legislativ este urmtoarea: H.G. nr. 869/2002 pentru perfecionarea activitii unitilor de implementare a programelor PHARE - M. Of. 636/28.08.2002 Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare - M. Of. 1096/24.11.2004 H.G. nr. 170/2005 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare - M. Of. 215/14.03.2005 Ordinul MFP nr. 436 privind procedura intern de avizare a structurilor i a personalului care gestioneaz asistena financiar nerambursabil comunitar M. Of. 326/18.04.2005 Decizia nr. 10/2006 pentru aprobarea structurii organizatorice i a statului de funcii ale Secretariatului General al Guvernului - M. Of. 82/30.01.2006 Documentele necesare pentru acreditare sunt:
S.G.G. - Unitate Implementare Program

82

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

a) regulamentul de organizare i funcionare al instituiei publice; b) structura organizatoric a instituiei publice; c) ordinul / decizia de constituire a organismelor menionate la art. 2 lit. a), emis / emis de ctre conductorul instituiei respective; d) ordinul / decizia de numire a personalului pentru care se solicit avizarea, pe posturi cu atribuii n gestionarea fondurilor comunitare, emis / emis de ctre conductorul instituiei respective, care va cuprinde i lista persoanelor numite; e) fiele de post ale personalului pentru care se solicit avizarea, aprobate de ctre conductorul instituiei respective i care s cuprind toate atribuiile i timpul alocat n procente pentru ndeplinirea acestora.

Aplicabilitate Prezenta procedur se aplic naintea tuturor celorlalte proceduri standard sau specifice. Procedura sau pri ale acesteia sunt reluate ori de cte ori este necesar, respectiv la nlocuirea SPO, inlocuirea DSPO, schimbarea componenei U.I.P. etc.

Procedura Direcia pregtire edine ale Guvernului Direcia contencios i resurse umane Conductorul autoritii de implementare - ordonatorul principal de credite SPO / Responsabilul de Program 1. Publicarea Deciziei Primului-Ministru pentru aprobarea structurii organizatorice i a statului de funcii ale Secretariatului General al Guvernului n Monitorul Oficial al Romniei, partea I. 2. Dup rmnerea definitiv a rezultatelor finale ale procesului de recrutare, ntocmete ordinul de nfiinare a unitii de implementare, respectiv ordinele de numire a SPO, Coordonatorului UIP / DSPO i membrilor UIP 3. Aprob ordinul de nfiinare a unitii de implementare, respectiv ordinele de numire a SPO / Responsabilului de Program, Coordonatorului UIP / DSPO i membrilor UIP 4. n colaborare cu Coordonatorul UIP / DSPO, decide structura organizatoric a unitii de implementare, respectiv separarea atribuiilor pe subuniti, ncadrarea membrilor UIP n cadrul subunitilor i delimitarea sferei de competene i responsabilitate a fiecrui membru. 5. Aduce la cunotina tuturor membrilor decizia SPO / Responsabilului de Program.

Secretariatul UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

83

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Sunt stabilite structura si statul de funcii a SGGului conform procedurii EDIS? 2. Au fost respectate procedurile de recrutare? 3. S-au ntocmit ordinele de nfiinare, respectiv numire ale UIP/ SPO/Coordonatorul UIP/ DSPO i membrilor UIP? 4. Au fost delimitate sferele de competen i responsabilitate a fiecrui membru UIP? 5. Au fost comunicate membrilor UIP deciziile SPO?

Nu

Observaii

PROCEDURA P 14.02 Planificarea activitilor Scopul Realizarea unui calendar al activitilor care urmeaz s fie desfurate de ctre unitatea de implementare pe parcursul derulrii proiectelor PHARE.

Premise n vederea unui management eficient al proiectelor cu finanare comunitar, este necesar stabilirea misiunii, viziunii, valorilor fundamentale i obiectivelor pe care unitatea de implementare urmeaz s le ndeplineasc, obiective relaionate cu termene precise i responsabili de executarea activitilor aferente obiectivelor.

Aplicabilitate Prezenta procedur se aplic la nceputul fiecrui program. Procedura este reluat ori de cte ori este necesar amendarea termenelor i / sau a persoanelor responsabile pentru realizarea sarcinilor aferente obiectivelor stabilite.

Procedura Membrii UIP 1.Identific n echip misiunea, viziunea, valorile fundamentale i obiectivele unitii de implementare pe parcursul derulrii proiectelor PHARE; 2. Remit propunerea Coordonatorului UIP / DSPO; 3. Analizeaz i, dac este cazul, amendeaz propunerea membrilor; 84

Coordonatorul UIP / DSPO

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

SPO / Responsabilul de Program Membrii UIP

Coordonatorul UIP / DSPO Secretariatul UIP SPO / Responsabilul de Program Secretariatul UIP Membrii UIP

4. Aprob cu / fr modificri misiunea, viziunea, valorile fundamentale i obiectivele unitii de implementare; 5. Iau msurile necesare pentru publicitatea misiunii, viziunii, valorilor fundamentale i ale obiectivelor UIP; 6. n colaborare cu Coordonatorul UIP / DSPO realizeaz calendarul de activiti (coninnd obiectivele detaliate pe activiti pe termen lung, mediu i scurt crora le sunt corespondente termene precise de realizare i responsabilii din cadrul membrilor UIP); 7. Avizeaz propunerea privind calendarul de activiti; 8. Remite propunerea de calendar de activiti SPO / Responsabilului de Program spre aprobare. 9. Aprob cu sau fr amendamente calendarul de activiti ale unitii de implementare. 10. Comunic tuturor membrilor calendarul de activiti; 11. i asum responsabilitile ce le revin din calendarul de activiti i n limita competenelor pe care le dein sau care le-au fost delegate de ctre SPO sau DSPO.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Au fost clar definite misiunea, viziunea, valorile fundamentale i obiectivele care urmeaz a fi atinse de UIP? 2. Au fost nglobate amendamentele fcute de ctre SPO n forma final? 3. A fost stabilit calendarul de activiti i responsabilii desemnai? 4. A aprobat SPO / Responsabilul de Program calendarul de activiti cu sau fr amendamente? 5. Au luat la cunotin membrii UIP despre calendarul aprobat i responsabilitile ce le revin? PROCEDURA P 14.03 Delegarea responsabilitilor Scopul Meninerea i asigurarea la un standard corespunztor a tuturor activitilor specifice UIP. Premise n cazul n care SPO / Responsabilul de Program, din diferite motive, nu-i poate exercita atribuiile, acestea pot fi delegate doar prin mandat, DSPO conform procedurii din anexa 1.
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Nu

Observaii

85

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

n acelai context, unul dintre membrii UIP va propune coordonatorului UIP, delegarea responsabilitilor, respectiv ndeplinirea atribuiilor ce-i revin de ctre personalul prezent conform procedurii din anexa 2. Aplicabilitate Procedura se aplic pe toat durata proiectului ori de cte ori este cazul. Procedura Secretariatul UIP Informeaz membrii UIP despre stadiul elaborrii documentelor de delegare de sarcini Coordonatorul UIP / Semneaz/ Avizeaz propunerea pentru delegare de DSPO responsabiliti ntre membrii UIP Secretariatul UIP nregistreaz i arhiveaz mandatul / propunerea semnat de ctre toi semnatarii / toate prile Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. Mandatul este iniiat de ctre persoanele cu responsabiliti specifice din UIP? 2. Sunt aduse la cunotina persoanei mandatate limitele mandatului? 3. Persoana mandatat i exprim acordul n mod oficial, s furnizeze tot sprijinul necesar pentru ndeplinirea mandatului n limitele stabilite? Elemente de coninut 4. 5. 6. 7. 8. Este mandatul/propunerea n conformitate cu atribuiile menionate n fia postului? Este exprimat n mod clar propunerea de mandat care urmeaz a fi ndeplinit? Sunt identificate prile mandatului n raport de competen specific? Sunt clar definite responsabilitile ce revin mandatarului ? Exist un calendar realist pentru ndeplinirea acestor responsabiliti?

Da

Nu

Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

86

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 1. Formularul pentru delegarea responsabilitilor Responsabilului de Program / SPO ctre DSPO

S.G.G. - Unitate Implementare Program

87

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 2. Formularul pentru delegarea responsabilitilor ntre membrii UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

88

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 14.04 Comunicarea intern Scop Realizarea unei comunicri eficiente n interiorul unitii de implementare i ntre aceasta i celelalte pri implicate n derularea programului PHARE. Aplicabilitate Prezenta procedur se aplic pe parcursul derulrii ntregului program. Procedura n vederea facilitrii comunicrii dintre membri U.I.P. i n relaiile intra- i interinstituionale, strategia de comunicare este structurat n urmtoarele componente: 1. comunicare direct reuniuni sptmnale (ordinare) ale membrilor U.I.P., coordonate de ctre DSPO i la care pot participa cu titlul de observatori SPO i reprezentani ai autoritii de implementare, respectiv ai instituiilor i autoritilor publice implicate n implementarea programului. Calitatea de observator, precum i numrul de observatori pentru o reuniune ordinar sunt aprobate de ctre DSPO (sau, dac este cazul, SPO). n cadrul reuniunilor sptmnale, fiecare membru va prezenta raportul de activitate. Raportul de activitate va cuprinde rezumatul principalelor activiti (sarcini) realizate de fiecare membru, precum i termenul de realizare prevzut i cel n care au fost efectuate activitile. De asemenea, vor fi prefigurate, n conformitate cu calendarul de activiti, sarcinile pentru perioada urmtoare. Tot n cadrul reuniunilor sptmnale, membrii UIP vor face schimb de experien i informaii cu privire la procedurile pentru care sunt responsabili. reuniuni extraordinare, coordonate de ctre DSPO, la care pot participa, dup caz, Responsabilul de Program / SPO i / sau, cu titlul de observatori, reprezentani ai autoritii de implementare, respectiv ai instituiilor i autoritilor publice implicate n implementarea programului. Reuniunile extraordinare au loc ori de cte ori este necesar. Calitatea de observator, precum i numrul de observatori pentru o reuniune extraordinar sunt aprobate de ctre DSPO (sau, dac este cazul, SPO). reuniuni lunare, coordonate de ctre Responsabilul de Program / SPO, cu participarea Coordonatorului i membrilor U.I.P.
S.G.G. - Unitate Implementare Program

89

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

La reuniunile lunare, pe baza rapoartelor de activitate individuale i innd cont de calendarul activitilor, Coordonatorul U.I.P. / DSPO prezint progresul realizat n comparaie cu rezultatele planificate pentru luna precedent, analiznd gradul de eficien al activitii pe baza indicatorilor stabilii n calendarul activitilor. reuniuni informale, organizate pentru ntrirea coeziunii echipei de lucru (teambuilding) i stabilirea unui nivel unitar al cunotinelor necesare pentru toi membrii unitii de implementare (training intern). 2. diseminarea informaiilor n interiorul unitii de implementare, informaiile sunt diseminate tuturor membrilor prin intermediul: potei electronice (comunicare n timp real); Ori de cte ori o informaie / un document parvine unitii de implementare pe cale electronic de la instituiile i autoritile publice i / sau private, acea informaie este difuzat tuturor membrilor U.I.P. Ori de cte ori o informaie / un document este transmis n forma final (aprobat) de ctre un membru U.I.P. ctre instituiile i autoritile publice i / sau private destinatare, informaia este diseminat tuturor membrilor. reuniunilor sptmnale, extraordinare i lunare. Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Au fost organizate reuniunile sptmnale cu participarea tuturor membrilor, respectiv a Coordonatorului U.I.P. / DSPO? 2. Au fost organizate reuniunile lunare cu participarea tuturor membrilor, respectiv a Coordonatorului U.I.P. / DSPO i a Responsabilului de Program / SPO? 3. Au fost aprobate cererile de participare ca observatori la reuniunile periodice? 4. A fost respectat procedura de diseminare a informaiilor n cadrul reuniunilor sptmnale? 5. Au ntocmit toi membrii UIP raportul de activitate sptmnal? 6. A fost respectat procedura de diseminare a informaiilor prin pota electronic?
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Nu

Observaii

90

Guvernul Romniei
Secretariatul General

Seciunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Managementul Resurselor Umane

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Cuprins
6.2 MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE ____________________________________ 93 Recrutarea - Evaluarea - Dezvoltarea resurselor umane _______________________________ 93 Scop ___________________________________________________________________ 93 Premise_________________________________________________________________ 93 Aplicabilitate ____________________________________________________________ 93 PROCEDURA P 15.01 Procedura de recrutare ______________________________________ 94 Lista de verificare_________________________________________________________ 94 PROCEDURA P 15.02 Procedura de evaluare profesional____________________________ 94 Lista de verificare_________________________________________________________ 95 PROCEDURA P 15.03 Dezvoltarea resurselor umane ________________________________ 95 PROCEDURA P 15.03.01 Formare continu (training) _______________________________ 95 Lista de verificare_________________________________________________________ 96 PROCEDURA P 15.03.02 Mentoring _____________________________________________ 96 Lista de verificare_________________________________________________________ 96 Anexa 1. Analiza nevoilor de formare ___________________________________________ 97

S.G.G. - Unitate Implementare Program

92

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

6.2 MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE


Recrutarea - Evaluarea - Dezvoltarea resurselor umane

Scop Asigurarea unor resurse umane competente i n numr suficient pentru ndeplinirea atribuiilor unitii de implementare. Premise Managementul resurselor umane se realizeaz prin trei componente fundamentale: procedura de recrutare, procedura de evaluare profesional i dezvoltarea resurselor umane. 01. Recrutarea Scopul primei componente este recrutarea personalului pentru posturile vacante i promovarea personalului din unitatea de implementare care ndeplinete criteriile necesare (vechime, calificative profesionale, etc.). n vederea ocuprii posturilor vacante din cadrul unitii de implementare (dac este cazul), se organizeaz concurs. Organizarea concursului este n sarcina Direciei contencios i resurse umane, care acioneaz pe baza unei solicitri scrise din partea UIP. 02. Evaluarea Scopul acestei componente este evaluarea permanent a personalului angajat n vederea obinerii de rezultate i performane din ce n ce mai bune. Evaluarea profesional a personalului intr n sarcina SPO i se face la propunerea Coordonatorului UIP / DSPO. 03. Dezvoltarea resurselor umane Scopul componentei este dezvoltarea resurselor umane din unitatea de implementare din punct de vedere profesional i crearea unei echipe. Dezvoltarea resurselor umane intr n sarcina SPO i se face la propunerea Coordonatorului UIP / DSPO. Dezvoltarea resurselor umane se realizeaz prin subcomponentele formale de formare continu (training) i mentoring, iar la nivel informal prin organizarea de training intern (schimb de experien ntre membrii UIP) ori de cte ori se dovedete necesar i prin ntrirea colaborrii ntre membrii unitii prin team building. Aplicabilitate Procedurile se aplic pe toat durata proiectului ori de cte ori este necesar.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

93

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 15.01 Procedura de recrutare Coordonatorul UIP / DSPO SPO Membrii UIP, Coordonatorul UIP / DSPO 1. Propune scoaterea la concurs a posturilor vacante 2. Aprob scoaterea la concurs a posturilor vacante 3. Elaboreaz o scrisoare ctre Direcia contencios i resurse umane prin care se solicit scoaterea la concurs a posturilor vacante. 4. Elaboreaz fiele pentru posturile scoase la concurs, pe care le ataeaz scrisorii ctre Direcia contencios i resurse umane. 5. Elaboreaz bibliografia pentru concurs, care se ataeaz scrisorii ctre Direcia contencios i resurse umane. 6. Semneaz scrisoarea ctre Direcia contencios i resurse umane. 7. Aloc un numr scrisorii ctre Direcia contencios i resurse umane i asigur transmiterea acesteia. 8. Elaboreaz variante pentru subiectele de concurs. 9. Urmrete i anun persoanele implicate n concurs despre data i locul unde se desfoar acesta. 10. Propun actualizarea periodic a Statului de funcii al SGG - UIP, n conformitate cu schimbrile care se produc n urma concursurilor / promovrilor. 11. Propune ordonatorului principal de credite semnarea ordinului de numire. 12. Dup desfurarea concursului persoana ctigtoare este prezentat personalului UIP.

SPO Secretariat UIP Coordonatorul UIP / DSPO, n colaborare cu membrii UIP Direcia de contencios i resurse umane SPO DSPO

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. A fost respectat termenul limit pentru scoaterea la concurs a posturilor vacante ? 2. Sunt anunate toate persoanele implicate pentru data (inclusiv bibliografia) de concurs? 3. S-au finalizat actele de angajare ? 4. A fost actualizat statul de funcii ?

Da

Nu

Observaii

PROCEDURA P 15.02 Procedura de evaluare profesional Coordonatorul UIP / DSPO Secretariat UIP SPO 1. Stabilete termenele de completare a fielor de evaluare pentru anul n curs. 2. Preia de la Direcia contencios i resurse umane fiele de evaluare pentru membrii UIP 3. Face evaluarea Coordonatorului UIP / DSPO i a membrilor UIP aflai n subordinea sa direct 94

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Coordonatorul UIP / DSPO Secretariat UIP Membrii UIP

4. Face evaluarea membrilor UIP pe care-i coordoneaz 5. Distribuie fiele semnate de SPO, respectiv Coordonatorul UIP / DSPO, pentru comentarii i luare la cunotin pentru fiecare persoan n parte. 6. Iau la cunotin de fia de evaluare i fac eventualele comentarii. 7. Semneaz fia de evaluare dac nu sunt observaii, iar dac sunt aceste fie reiau ciclul spre eful direct. 8. Preiau fiele de evaluare semnate i asigur transmiterea lor ctre Direcia contencios i resurse umane.

Secretariat UIP

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. A fost respectat termenul limit pentru transmiterea fielor de evaluare ? 2. Formularul este completat i semnat de ef i de titularul fiei de evaluare ? 3. Formularul a fost transmis la Direcia contencios i resurse umane ?

Da

Nu

Observaii

PROCEDURA P 15.03 Dezvoltarea resurselor umane


PROCEDURA P 15.03.01 Formare continu (training) Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO SPO Secretariat UIP Membrii UIP 1. Completeaz chestionarul privind analiza nevoilor de training 2. Centralizeaz chestionarele i stabilete necesarul de training 3. Stabilete cursurile de formare pentru anul n curs, responsabilii pentru fiecare tem de formare (dac este cazul) i calendarul pentru cursurile de formare. 4. Aprob calendarul cursurilor de formare. 5. Asigur transmiterea calendarului cursurilor de formare ctre toi membrii UIP. 6. Se nscriu la una din temele recomandate i propun alte teme de interes. 7. Particip la cursurile de formare. 8. Depun o copie dup diploma/ certificatul de absolvire (sau participare) a cursului la direcia contencios i resurse umane. 9. Includ cursurile de formare n C.V.-uri ale membrilor UIP

Membrii UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

95

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. A fost respectat termenul limit pentru programarea membrilor UIP la cursurile de perfecionare ? 2. Sunt anunate toate persoanele implicate pentru data la care se in cursurile de perfecionare ? 3. S-au predat copiile diplomelor de absolvire a cursurilor la direcia contencios i resurse umane? 4. Au fost completate C.V.-urile i carnetele profesionale?

Da

Nu

Observaii

PROCEDURA P 15.03.02 Mentoring


Coordonatorul UIP / DSPO SPO Secretariat UIP Membrii UIP desemnai mentori SPO Secretariat UIP Mentorii i resursele nouangajate Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. Au fost identificai membrii UIP nou angajai? 2. A fost respectat procedura de desemnare a mentorilor? 3. A fost stabilit calendarul de mentoring? 4. A fost respectat traseul de naintare al calendarului? 5. A fost respectat procedura de comunicare a informaiilor persoanelor interesate? 6. Mentorii, respectiv membrii nou angajai au respectat calendarul activitilor de mentoring?
S.G.G. - Unitate Implementare Program

1. Stabilete, prin consultare cu membrii UIP, viitori mentori pentru membrii nou angajai; 2. Aprob numirea persoanelor desemnate ca mentor; 3. Comunic numirea mentorilor tuturor membrilor UIP; 4. Stabilesc mpreun cu Coordonatorul UIP / DSPO calendarul activitilor de mentoring; 5. Aprob calendarul activitilor de mentoring; 6. Asigur comunicarea calendarului activitilor de mentoring mentorilor i resurselor umane nou angajate. 7. Realizeaz aciunile prevzute n calendar i informeaz periodic Coordonatorul UIP / DSPO asupra progreselor fcute, n conformitate cu Procedura de Comunicare Intern.

Da

Nu

Observaii

96

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 1. Analiza nevoilor de formare CHESTIONAR

Nume, prenume: Instituia/ departamentul: Funcia: Nr. de ani n organizaie:

Nivelul de cunoatere a limbilor strine (5 elementar, 4 satisfctor, 3 bine, 2 foarte bine, 1 excelent):

Limba Engleza Franceza Germana Italiana Altele

Citit

Citit

Scris

Limbaj de specialitate

Pregtire profesional: Tipul studiilor1 Perioada Instituia Domeniul/ Tema/ Specializarea

Se completeaz: 1 studii universitare; 2 studii postuniversitare S.G.G. - Unitate Implementare Program

97

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Cursuri de formare urmate: Modulul de formare Tipul2 Nivelul Instituia Durata/ data Locaia

Cursuri de formare solicitate: Tema modulului de formare Nivelul Durata

Seminar/ Workshop/ Conference/ Course/ Study Visit/ Other S.G.G. - Unitate Implementare Program

98

Guvernul Romniei
Secretariatul General

Seciunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Management Financiar

V 01

08.03.2006

Deleted: 101 Deleted: 101

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Deleted: 101 Deleted: 101 Deleted: 102

Cuprins 6.3 MANAGEMENT FINANCIAR_______________________________________________ 101 Proceduri contabile - managementul cofinanrii din cadrul proiectelor PHARE __________ 101 Proceduri financiare _________________________________________________________ 102 Scop _________________________________________________________________ 102 Premise _______________________________________________________________ 102 Legislaie aplicabil _____________________________________________________ 102 Structurile implicate n derularea financiar a proiectelor ________________________ 103 Atribuiile direciilor implicate n efectuarea procedurilor financiare _______________ 105 Conturi, pli i verificri financiare - conturile de trezorerie______________________ 105 PROCEDURA P 16.01 Procedura de deschidere de credite bugetare de ctre SGG pentru fonduri de cofinanare ______________________________________________________________ 106 PROCEDURA P 16.02 Reflectarea finanrii mixte ________________________________ 107 Scop _________________________________________________________________ 107 Premise _______________________________________________________________ 107 Procedura _____________________________________________________________ 107 Lista de verificare _______________________________________________________ 108 PROCEDURA P 16.03 Procedura privind transferul cofinanrii de la bugetul de stat ______ 109 Tipuri de cofinanare ____________________________________________________ 109 Scop _________________________________________________________________ 110 Premise _______________________________________________________________ 110 Procedura _____________________________________________________________ 110 Lista de verificare _______________________________________________________ 110 PROCEDURA P 16.04 Proceduri de plat ale cofinanrii naionale____________________ 111 Modaliti de plat ale cofinanrii naionale __________________________________ 111 PROCEDURA P 16.05 Eligibilitatea costurilor ____________________________________ 112 Tipuri de documente _____________________________________________________ 113 PROCEDURA P 16.06 Plata i controlul financiar al plii___________________________ 114 Procedura _____________________________________________________________ 114 Etapele premergtoare efecturii plii _______________________________________ 114 01 Angajarea cheltuielilor_________________________________________________ 115 02 Lichidarea cheltuielilor ________________________________________________ 116 03 Ordonanarea cheltuielilor ______________________________________________ 116 04 Plata cheltuielilor _____________________________________________________ 116 04 Circuitul documentelor de plat__________________________________________ 118 05. Instrumente de plat __________________________________________________ 118 Lista de verificare n vederea efecturii plii__________________________________ 119 06 Circuitul facturii fiscale pentru plat ______________________________________ 121 Anexa 1. Cofinanarea _____________________________________________________ 122 Anexa 2. Lista contractelor semnate i a plilor efectuate din cofinanare mixt ________ 123 Anexa 3. Lista contractelor semnate i a plilor efectuate din cofinanarea paralel______ 124 Anexa 3. Lista contractelor semnate i a plilor efectuate din cofinanarea paralel______ 124 Anexa 4. Alocri bugetare __________________________________________________ 125 Anexa 4. Alocri bugetare __________________________________________________ 125 Anexa 5. Fluxurile pentru angajarea fondurilor de cofinanare din bugetul de stat _______ 126 Anexa 6. Fluxurile pentru rambursarea fondurilor de cofinanare de la bugetul de stat ____ 127

Deleted: 102 Deleted: 102 Deleted: 102 Deleted: 102 Deleted: 102 Deleted: 102 Deleted: 102 Deleted: 103 Deleted: 103 Deleted: 105 Deleted: 105 Deleted: 105 Deleted: 105 Deleted: 106 Deleted: 106 Deleted: 107 Deleted: 107 Deleted: 107 Deleted: 107 Deleted: 107 Deleted: 107 Deleted: 107 Deleted: 107 Deleted: 108 Deleted: 108 Deleted: 109 Deleted: 109 Deleted: 109 Deleted: 109 Deleted: 110 Deleted: 110 Deleted: 110 Deleted: 110 Deleted: 110 Deleted: 110 Deleted: 110 Deleted: 110 Deleted: 111 Deleted: 111 Deleted: 111 Deleted: 111 Deleted: 112 Deleted: 112 Deleted: 113 Deleted: 113 Deleted: 114

S.G.G. - Unitate Implementare Program

100

Deleted: 114 Deleted: 114 Deleted: 114 Deleted: 114

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

6.3 MANAGEMENT FINANCIAR


Proceduri contabile - managementul cofinanrii din cadrul proiectelor PHARE
Contabilitatea, ca instrument principal de cunoatere, gestiune i control al patrimoniului i rezultatelor obinute trebuie s asigure: - nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la situaia patrimonial i rezultatele obinute; - controlul operaiunilor patrimoniale efectuate i al procedeelor de prelucrare utilizate. Contabilitatea se ine n limba romn i n moneda naional (RON). Contabilitatea operaiunilor efectuate n valut se ine att n moneda naional (RON) ct i n valut (EUR). Contabilitatea se conduce n partid dubl i trebuie s asigure: - nregistrarea cronologic i sistematic n contabilitate a tuturor operaiunilor patrimoniale, n funcie de natura lor, n mod simultan, n debitul unor conturi i creditul altor conturi, denumite conturi corespondente; - stabilirea totalului sumelor debitoare i creditoare, precum i a soldului final al fiecrui cont; - ntocmirea lunar a balanei de verificare, care reflect egalitatea ntre totalul sumelor debitoare i creditoare i totalul soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor; - prezentarea situaiei patrimoniului i a rezultatelor obinute, respectiv a activelor i pasivelor prin bilan; - pstrarea contabilitii n moned naional (RON) i / sau (EUR) dup caz. Rata de schimb folosit este rata de schimb Info - Euro pentru luna n care se desfoar tranzacia. Cursul Info - Euro se stabilete n conformitate cu Art. 91 din Hotrrea Comisiei Europene nr. 610/1986 prin care se stabilete aplicarea Reglementrilor Financiare din 22 decembrie 1977. Rata de schimb este publicat dup data de 10 a fiecrei luni n suplimentul Monitorului Oficial al Comunitii Europene
Formatted: Font: Italic
Deleted: .

(http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro).

Formatted: Font: (Default) Times New Roman, Bold, Do not check spelling or grammar
Deleted:

S.G.G. - Unitate Implementare Program

101

Manual de proceduri

Proceduri Specifice
Formatted: Heading 3;Heading 3 manual proceduri
Deleted:

Proceduri financiare
Scop Asigurarea unui cadru unitar pentru managementul fondurilor nerambursabile alocate Romniei de Uniunea European, (fonduri PHARE i alte fonduri comunitare), precum i a fondurilor de cofinanare naionale aferente acestora, pe parcursul exercitrii activitilor ntreprinse de Unitatea de Implementare Program (Minoriti) din cadrul Secretariatului General al Guvernului.

Premise Procedura de management financiar are la baz semnarea Memorandumului de Finanare dintre Guvernul Romniei i Comisia European referitor la Programul Naional PHARE pentru Romnia, respectiv respectarea angajamentelor corespunztoare n conformitate cu cerinele standard ale Manualului PRAG. Unitatea de Implementare Program ntocmete fundamentarea anual de buget n conformitate cu Fia Standard de Program i o transmite Direciei Economice a Secretariatului General al Guvernului. SPO, la propunerea Coordonatorului UIP, solicit Direciei Economice virarea sumelor aferente cofinanrii n contul OPCP, n baza Memorandumului de Finanare n conformitate cu termenele angajate n cadrul contractelor pentru implementarea proiectelor respective, precum i a sumelor aprobate n buget.
Deleted:

Formatted: normal manual proceduri

Legislaie aplicabil - Legea bugetar anual; - Memorandumul de finanare dintre Guvernul Romniei i Comisia European; - Practical Guide Phare; - Legea Finanelor Publice nr.500/11.07.2002 cu modificrile i completrile ulterioare; - Codul Fiscal Legea 571/2003 cu modificrile i completrile ulterioare; - Legea contabilitii nr 82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare; - Ordinul MFP nr.1792/2002 pentru aprobarea normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale;
S.G.G. - Unitate Implementare Program

102

Manual de proceduri

Proceduri Specifice
Formatted: Font: 12 pt Formatted: Font: 12 pt Formatted: Bullets and Numbering Formatted: Font: 12 pt Formatted: Font: 12 pt Formatted: Font: 12 pt

- Legea nr. 300 din 28 iunie 2004 privind autorizarea persoanelor fizice si a asociatiilor familiale care desfasoara activitati economice in mod independent; - Ordonana nr. 119 din 31 august 1999 - (*actualizata*) privind controlul intern si controlul financiar preventiv (cu modificrile i completrile ulterioare); - Ordin SGG nr. 3/2006 privind desemnarea persoanelor care desfoar activiti de control financiar preventiv; - Ordin SGG nr. 341/2004 privind aprobarea Normelor Metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale la Secretariatul General al Guvernului; - Ordonana nr. 60/2001 privind achiziiile publice, cu modificrile i completrile ulterioare; - Ordin MFP nr. 1898/2004 pentru aprobarea Normelor privind aplicarea scutirii de taxa pe valoarea adaugat pentru livrrile de bunuri i prestrile de servicii prevzute la art. 143 alin. 1 lit. i i j din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal; - Ordin MFP nr.750/13.05 2004 privind aprobarea Procedurii de soluionare a cererilor de restituire a taxei pe valoarea adugat n cazul operaiunilor scutite de taxa pe valoarea adugat la art.143 alin.1 lit. i, j, l i m din Legea nr.571/2003 privind Codul Fiscal.

Formatted: Font: Not Italic

Structurile implicate n derularea financiar a proiectelor 1. Ministerul Finantelor Publice MFP; MFP este autorizat s gestioneze contribuia financiar a Comunitii Europene, n condiiile stabilite prin Memorandumul de nelegere privind nfiinarea Fondului Naional i prin memorandumuri de finanare, ncheiate sau convenite ntre Comisia Comunitii Europene i Guvernul Romniei, n baza acordului cadru. Guvernul Romniei, prin Ministerul Finanelor, garanteaz integritatea contribuiei financiare a Comunitii Europene i asigur respectarea utilizrii acesteia conform destinaiei stabilite prin memorandumul de finanare, memorandumul de nelegere, precum i prin alte documente ncheiate sau convenite ntre Comisia Comunitii Europene i Guvernul Romniei.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

103

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

MFP, prin intermediul Oficiul de Pli i Contractare PHARE (OPCP), rspunde de gestionarea contribuiei financiare a Comunitii Europene prin conturi deschise la trezoreria statului sau, dup caz, la bnci comerciale. 2. Delegaia Comisiei Europene DCE; DCE monitorizeaz activitile care se implementeaz prin proiect la nivel macro, att din punct de vedere tehnic, ct i din punct de vedere financiar. 3. Direcia Economic / Secretariatul General al Guvernului; 4. Unitatea de Implementare a Programului - UIP; Secretariatul General al Guvernului, n calitate de Autoritate de Implementare (AUI / IAU) pentru contractele de Grant n cadrul proiectelor PHARE pe care le deruleaz ca Responsabil de Proiect, se oblig s ndeplineasc toate obiectivele proiectelor cu toat diligena i eficiena necesare. U.I.P, structur n cadrul SGG, constituit n baza Deciziei Primului-Ministru nr. 473/2005 pentru aprobarea structurii organizatorice i a statului de funcii ale Secretariatului General al Guvernului, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I nr. 925 din data de 17.oct.2005, cu modificrile i completrile ulterioare, coordoneaz activitile prin care se realizeaz implementarea tehnic a proiectelor i rspunde pentru ndeplinirea acestora potrivit dispoziiilor legale. Anual, U.I.P. va elabora proiectul de buget pentru fiecare proiect PHARE care trebuie s cuprind o bun previzionare a cheltuielilor pe titluri i articole n funcie de aciunile care urmeaz a se desfura n anul respectiv, astfel nct la sfritul perioadei pentru care se face alimentarea, soldul contului de trezorerie s se apropie de 0. Aciunile care urmeaz a se derula n cadrul unui exerciiu bugetar trebuie s se ncadreze n bugetul previzionat pentru fiecare proiect. 5. Contractorii Instituiile publice locale i ONG-urile / Grupurile de iniiativ selectate n urma Apelului de Propuneri implementeaz proiectele PHARE la nivel local, fiind responsabile de modul n care se realizeaz activitile i se gestioneaz fondurile.
Deleted: .

S.G.G. - Unitate Implementare Program

104

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Atribuiile direciilor implicate n efectuarea procedurilor financiare

Conturi, pli i verificri financiare - conturile de trezorerie n bugetul Secretariatului General al Guvernului la cap. 67.01 ,,Cultur, recreere i religie titlul 55 ,,Alte transferuri", art.55.01 ,,Transferuri interne Programe PHARE sunt prevzute fondurile reprezentnd contribuia Guvernului Romniei la proiectele PHARE pe care le deruleaz instituia. La Direcia de Trezorerie i Contablitate Public a Municipiului Bucureti, Secretariatul General al Guvernului are deschis contul RO 58TREZ70023670155xxxxx utilizat i pentru derularea sumelor aferente contribuiei naionale la proiectele PHARE. Contul de trezorerie se alimenteaz cu sumele de la bugetul statului n limita prevzut de legea bugetar anual . Alimentrile se fac lunar n baza unei cereri de finanare transmise
S.G.G. - Unitate Implementare Program

105

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

cu 10 zile nainte de nceperea fiecrei luni. Potrivit legislaiei n vigoare acest lucru trebuie realizat cu maxim diligen i eficien.

PROCEDURA P 16.01 Procedura de deschidere de credite bugetare de ctre SGG pentru fonduri de cofinanare
Creditele bugetare aprobate prin bugetul de stat pot fi folosite numai dup efectuarea deschiderii de credite i alimentarea conturilor deschise n acest scop. Aprobarea deschiderii de credite se face n limita creditelor bugetare i potrivit destinaiilor aprobate pe capitole, subcapitole, titluri de cheltuieli n raport cu gradul de folosire a fondurilor puse la dispoziie, cu respectarea dispoziiilor legale care reglementeaz efectuarea cheltuielilor respective. Direcia Economic, n baza solicitrii UIP, va trimite Ministerului Finanelor Publice, lunar (pn n data de 25 a lunii curente) o cerere pentru deschiderea de credite bugetare n vederea cofinanrii proiectelor PHARE de la bugetul de stat pentru luna urmtoare. Cererea pentru deschiderea de credite bugetare care se transmite Ministerului Finanelor Publice va include: - Formularul de cerere de deschidere propriu-zis - Nota justificativ pentru cererea de deschidere a creditelor bugetare pentru luna urmtoare i care se va ncadra n bugetele anuale/ trimestriale pentru anul n curs - Solicitarea UIP - Borderoul privind transmiterea dispoziiei pentru repartizarea creditelor bugetare la trezoreria statului - Centralizatorul borderourilor de repartizare prin trezorerii, cnd este cazul - Dispoziia bugetar Cererea pentru deschiderea de credite bugetare, verificat i vizat de ctre Controlorul Financiar Preventiv Intern, i respectiv de Controlorul Financiar Preventiv Delegat, va fi semnat de directorul Direciei Economice i de ordonatorul principal de credite. La cererea SGG i n limitele sumelor care trebuie transferate, MFP va deschide lunar, cu aprobarea Direciei Generale de Programare Bugetar si Coordonarea Politicilor Publice

S.G.G. - Unitate Implementare Program

106

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Sectoriale, creditele bugetare pentru sumele solicitate aferente co-finanrii de la bugetul de stat, n concordan cu prezenta metodologie.

PROCEDURA P 16.02 Reflectarea finanrii mixte


Scop Asigur transmiterea estimrii necesarului de cofinanare. Premise Pentru asigurarea cofinanrii, pe baza sumelor alocate prin Memorandumul de Finanare dintre Guvernul Romniei i Comisia European referitor la Programul Naional PHARE pentru Romnia, UIP ntocmete necesarul de cofinanare n conformitate cu Fia Standard de Program, Planul general de msuri cuprins n H.G. nr. 430/2001 privind Strategia Guvernului de mbuntire a situaiei romilor i cerinele standard ale Manualului PRAG. UIP transmite estimarea necesarului de cofinanare ctre Direcia Economic a Secretariatului General al Guvernului. Direcia Economic a SGG ntocmete fundamentarea anual de buget n conformitate cu Fia Standard de Program i o transmite Ministerului Finanelor Publice. Procedura Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO SPO Secretariatul UIP 1. Elaboreaz analiza necesarului de cofinanare pe baza Memorandumului de Finanare, a Fiei Standard de Program i n conformitate cu cerinele standard ale Manualului PRAG; 2. Avizeaz (cu sau fr amendamente) propunerea de necesar de cofinanare; 3. Aprob propunerea de necesar de cofinanare 4. Transmite ctre AMCSC propunerea de necesar de cofinanare nregistrat; 5. nregistreaz comunicarea OPCP; 6. Pe baza comunicrii OPCP ntiineaz Comitetul de evaluare despre ziua i ora cnd are loc reuniunea Comitetului; 7. Verific existena conformitii propunerii de necesar de cofinanare (previziune bugetar) cu cerinele standard ale Manualului PRAG spre consultare DCE; 8. Transmite ctre Directia Economic a SGG propunerea privind necesarul de cofinanare pe baza creia, aceast direcie elaboreaz fundamentarea bugetar anual n conformitate cu Fia Standard de Program i o transmite Ministerului Finanelor Publice. 9. Urmresc aprobarea i publicarea Legii bugetului de stat n Monitorul Oficial i ndosariaz filele aferente anexelor completate la lege.

AMCSC Secretariatul UIP

Membrii UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

107

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Necesarul de cofinanare este n conformitate cu prevederile Memorandumului de Finanare, a Fiei Standard de Program i cu cerinele standard ale Manualului PRAG? 2. A fost respectat termenul limit pentru transmitere spre consultare la instituiile abilitate (OPCP, DCE, ulterior Direciei Economice /SGG)? 3. Propunerea bugetar - necesar de cofinanare a fost transmis att pe hartie ct i electronic? 4. Formularul este completat n totalitate? 5. Fundamentarea bugetar anual ntocmit de Direcia Economic, pe baza propunerii bugetare de cofinanare, este n conformitate cu Fia Standard de Program? 6. A fost transmis Ministerului Finanelor Publice ? 7. Este reflectat propunerea bugetar, prin anexele corespunztoare, n Legea bugetului de stat din Monitorul Oficial respectiv ? Nu Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

108

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 16.03 Procedura privind transferul cofinanrii de la bugetul de stat


Tipuri de cofinanare Cofinanare paralel (parallel co-financing) proiectul este mprit n subproiecte ce pot fi clar identificate, astfel nct fiecare proiect i fiecare subproiect va avea contracte separate finanate din fonduri PHARE sau cofinanare naional, dar se va urmri proporia stabilit n Memorandumul de Finanare. Contractul ce urmeaz a se finana din contribuia naional reprezint responsabilitatea exclusiv a Responsabilului de Proiect, n spe a UIP / SGG.

Cofinanarea mixt (joint co-financing) - costurile totale ale proiectului sunt mprite ntre parteneri cofinanatori, iar toate fondurile sunt administrate n comun de ctre pri, astfel nct nu poate fi identificat o anumit surs de finanare pentru nici o activitate specific proiectului. Acest tip de cofinanare nu poate fi divizat n subproiecte, iar fiecare contract este mixt, finanat din ambele surse de finanare menionate mai sus; proporia stabilit n Memorandumul de Finanare va trebui s fie respectat (n general 75% PHARE i 25% naional).

S.G.G. - Unitate Implementare Program

109

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Scop Asigur virarea cofinanrii de la buget aferent unor proiecte cu finanare nerambursabil PHARE. Premise SPO solicit Direciei Economice declanarea virrii sumelor aferente cofinanrii n contul OPCP, n baza Memorandumului de Finanare i conform termenelor angajate n cadrul contractelor pentru implementarea proiectelor respective precum i a sumelor aprobate n buget. Procedura Membrii UIP Coordonatorul UIP / DSPO SPO Secretariatul UIP ntocmesc Nota de fundamentare prin care propun virarea sumei aferente cofinanrii n contul OPCP; 2. Verific anexele care nsoesc adresa i avizeaz propunerea; 3. Aprob propunerea i semneaz adresa. 4. Aloc un numr adresei i o transmite Direciei Economice n vederea virrii sumei aferente confinanrii n contul OPCP.

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Da 1. Nota de fundamentare prin care se propune virarea sumei aferente cofinanrii n contul OPCP este n conformitate cu prevederile Memorandumului de Finanare, a Fiei Standard de Program i cu cerinele standard ale Manualului PRAG? 2. Nota de fundamentare este nsoit de anexele corespunztoare? 3. Propunerea bugetar (necesar de cofinanare) a fost transmis att pe hrtie ct i electronic? 4. Formularul este completat n totalitate? 5. Fundamentarea bugetar anual ntocmit de Direcia Economic, pe baza propunerii bugetare de cofinanare, este n conformitate cu Fia Standard de Program? 6. A fost transmis Ministerului Finanelor Publice? Nu Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

110

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 16.04 Proceduri de plat ale cofinanrii naionale

Modaliti de plat ale cofinanrii naionale Cofinanarea de la bugetul de stat poate fi pltit : n RON pentru beneficiarii/contractorii, persoanele juridice romne i pentru persoanele din afara rii care au filiale n Romnia; n EUR n cazul contractelor de lucrri sau de servicii atunci cnd beneficiarii/ contractorii sunt din afara Romniei .

S.G.G. - Unitate Implementare Program

111

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 16.05 Eligibilitatea costurilor


Pentru a putea fi considerate eligibile ca i costuri directe n cadrul Proiectului, costurile trebuie s: fie necesare desfurrii i implementrii Proiectului, s fie stipulate n contracte sau alte documente legale i s fie conforme cu principiile unui management financiar corect. n particular este necesar s se aib n permanen n vedere raportul calitate-pre i eficacitatea cheltuielilor; fie efectuate de ctre Beneficiar sau de ctre Partenerii acestuia n timpul perioadei de implementare a Proiectului; fie nregistrate i evideniate n conturile Beneficiarului sau ale Partenerilor Beneficiarului, s poat fi identificate i verificate i s fie nsoite de originalele documentelor justificative. Principalele categorii de costuri directe considerate eligibile sunt: Costurile de achiziie a echipamentelor (noi sau folosite); Costurile lucrrilor de construcii i ale serviciilor, precum i costurile de formare a utilizatorilor i de service, cu condiia s corespund preurilor existente pe pia; Costurile consumabilelor; Cheltuieli legate de sub-contractare; Costurile ce deriv direct din prevederile contractului (diseminarea informaiilor, evaluarea specific a proiectului, audit, traducere, reproducere, asigurare) inclusiv costurile serviciilor financiare (n particular costurile transferurilor i a garaniilor financiare). Urmtoarele costuri nu vor fi considerate eligibile: Datorii i rezerve pentru viitoare pierderi sau datorii; Dobnzi datorate; Aciuni finanate deja n cadrul altor proiecte; Cumprarea de terenuri sau cldiri, cu excepia situaiei n care este necesar pentru implementarea proiectului, n care caz proprietatea trebuie transferat beneficiarilor finali ai proiectului, o dat cu finalizarea acestuia; Pierderile din schimburile valutare;
S.G.G. - Unitate Implementare Program

112

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Taxe, inclusiv TVA, cu excepia cazului n care Beneficiarul (sau partenerii beneficiarului) nu pot s le recupereze i reglementrile aplicabile autorizeaz acoperirea taxelor. Tipuri de documente Prezentm mai jos tipurile de documente justificative care pot face obiectul unor operaiuni financiare derulate de instituie din fondurile reprezentnd cofinanare naional, n conformitate cu prevederile legale n vigoare: state de plat, situaia recapitulativ lunar a salariilor, facturi fiscale, chitane, note de intrare recepie pentru materialele i obiectele de inventar care intr n magazie, bonuri de consum de materiale pentru materialele care se dau la consum, bonuri de predare, transfer, restituire pentru obiectele de inventar care se dau n folosin, procese verbale de punere n funciune a mjloacelor fixe, ordine de plat care atest plata salariilor i a contribuiilor la buget a facturilor fiscale etc. certificate de origine pentru bunurile achiziionate, copii de pe contracte i eventualele acte adiionale la acestea, situaii de lucrri. Documentele justificative care fac obiectul plii trebuie s respecte legislaia referitoare la ntocmirea i utilizarea formularelor comune privind activitatea financiar i contabil a persoanelor juridice, respectiv s poarte semnatura i tampila unitii emitente, numele beneficiarului , data de emitere sau orice alt element stabilit de lege .

S.G.G. - Unitate Implementare Program

113

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 16.06 Plata i controlul financiar al plii


Procedura UIP iniiaz procedurile financiare. n cadrul SGG urmtoarele direcii sunt implicate direct n efectuarea i finalizarea procedurilor financiare: Serviciul Asigurare Logistic se ocup de lansarea procedurilor de achiziii de bunuri, lucrri i prestri servicii pe baz de cumprare direct, cerere de ofert, licitaie deschis, licitaie restrns, etc, stabilirea dup caz a beneficiarului ctigtor i nregistrarea n gestiune a bunurilor achiziionate. Direcia Economic - se ocup de efectuarea procedurilor financiare, conform Ordinului SGG nr. 341/2004, Ordinului SGG nr. 3/2006 i OG nr. 119/1999 (parcurgerea celor 4 faze ale execuiei bugetare a cheltuielilor respectiv angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor (precum i efectuarea controlului financiar preventiv intern) care au drept scop stingerea obligaiilor ctre teri. Serviciul Administrativ gestioneaz i nregistreaz bunurile achiziionate n patrimoniul instituiei. Etapele premergtoare efecturii plii Pe parcursul unui exerciiu bugetar, n limita creditelor bugetare aprobate, ordonatorul principal de credite este autorizat s angajeze, s lichideze i s ordonaneze cheltuieli, iar plata cheltuielilor se efectueaz de persoanele autorizate care, potrivit legii poart denumirea generic de contabil. Principalele etape care stau la baza efecturii plii sunt detaliate n Normele Metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale la Secretariatul General al Guvernului aprobate prin Ordinul intern nr. 341/21.01.2004. nainte de angajarea i utilizarea creditelor bugetare (respectiv nainte de a se produce o cheltuial) trebuie avute n vedere principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui manangement financiar sntos. Etapele efecturii plii sunt prezentate pe larg n cele ce urmeaz.
S.G.G. - Unitate Implementare Program
Formatted: normal manual proceduri, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 1 cm + Tab after: 1.4 cm + Indent at: 1.4 cm
Deleted: Deleted: cu Deleted: cu

114

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

01 Angajarea cheltuielilor Sumele aprobate la partea de cheltuieli, prin buget n cadrul crora se angajeaz, se ordonaneaz i se efectueaz pli reprezint limite maxime care nu pot fi depite. Angajarea oricrei cheltuieli din fonduri reprezentnd cofinanare naional mbrac dou forme de angajamente: angajamentul legal faz n procesul execuiei bugetare reprezentnd orice act juridic din care rezult sau ar putea rezulta o obligaie pe seama fondurilor publice. Angajamentul legal ia forma unui contract de achiziie public, comand, convenie contract de munc, acte de control, acord de mprumut etc. Angajarea cheltuielilor se efecueaz n tot cursul exerciiului bugetar, astfel nct s existe certitudinea c bunurile i serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate i se vor plti n exerciiul bugetar respectiv. angajamentul bugetar orice act prin care autoritatea de implementare afecteaz fonduri din cofinanare naional, n limita creditelor bugetare aprobate. Angajamentele legale sunt precedate de angajamente bugetare care pot fi de dou feluri: o Angajamente bugetare individuale o Angajamente bugetare globale Angajarea i ordonanarea cheltuielilor se efectueaz numai cu viza prealabil de control financiar preventiv propriu, respectiv i cu viza de control preventiv delegat, unde este cazul. Angajamentul bugetar se prezint la viz mpreun cu o propunere de angajare a unei cheltuieli la care se ataeaz toate documentele justificative aferente. Dup avizarea angajamentului bugetar individual sau global de persoanele mputernicite s exercite controlul financiar preventiv intern, acesta se semneaz de ordonatorul de credite i se transmite compartimentului de contabilitate pentru nregistrare i eviden.

Deleted:

Page Break

S.G.G. - Unitate Implementare Program

115

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

02 Lichidarea cheltuielilor n aceast faz se verific condiiile de exigibilitate ale angajamentului legal, se determin sau se verific realitatea sumei datorate pe baza documentelor justificative care s ateste operaiunile respective. Documentele care atest bunurile livrate, lucrrile executate i serviciile prestate se aprob de ordonatorul de credite dup ce, n prealabil, s-a vizat pentru " Bun de plat" de persoana delegat cu aceste atribuii, prin care se confirm c: o Bunurile furnizate au fost recepionate; o Lucrrile au fost executate i serviciile prestate; o Bunurile furnizate au fost nregistrate n gestiune i n contabilitate.

03 Ordonanarea cheltuielilor n aceast faz, n procesul execuiei bugetare se confirm c livrrile de bunuri au fost efectuate i plata poate fi executat. Ordonanarea de plat este documentul intern, iniiat de UIP (compartiment de specialitate) prin care ordonatorul de credite d dispoziie conductorului compartimentului financiar contabil s ntocmeasc instrumentele de plat a cheltuielilor. Ordonanarea de plat datat i semnat de ordonatorul de credite, va fi nsoit de documentele justificative n original i va purta viza persoanei autorizate din cadrul U.I.P. care s confirme corectitudinea sumelor de plat, livrarea i recepionarea bunurilor, executarea lucrrilor i prestarea serviciilor, nregistrarea bunurilor n gestiunea instituiei i n contabilitate. nainte de a fi transmis compartimentului financiar contabil pentru plat, ordonanarea de plat se transmite de ctre UIP pentru avizare persoanei mputernicite s exercite controlul financiar preventiv intern i respectiv delegat.

04 Plata cheltuielilor n aceast faz final a execuiei bugetare, instituia este eliberat de obligaiile sale fa de teri. Plata cheltuielilor se efectueaz de contabil, n limita creditelor bugetare, prin unitile de trezorerie i contabilitate public la care i au deschise conturile, cu excepia plilor n valut, care se efectueaz prin bnci.
S.G.G. - Unitate Implementare Program

116

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Instrumentele de plat utilizate, respectiv cecul de numerar i ordinul de plat pentru trezoreria statului, se semneaz de dou persoane autorizate din cadrul Direciei Economice. Plata se efectueaz numai dac sunt ndeplinite urmtoarele condiii: o cheltuielile care urmeaz s fie pltite au fost angajate, lichidate i ordonanate, o exist credite bugetare deschise sau disponibiliti n contul de disponibil, o subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectueaz plata este cea corect i corespunde naturii cheltuielilor respective, o exist toate documentele justificative care s justifice plata, o semnturile de pe documentele justificative aparin ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare, o beneficiarul sumelor este cel ndreptit potrivit documentelor care atest serviciul efectuat, o suma datorat beneficiarului este corect, o documentele de angajare i ordonanare au primit viza de control financiar preventiv. Nu se poate efectua plata: o n cazul n care nu exist credite bugetare deschise ori disponibilitile sunt insuficiente, o cnd nu exist confirmarea serviciului efectuat i documentele nu sunt vizate pentru " Bun de plat", o cnd beneficiarul nu este cel fa de care instituia are obligaii, o cnd nu exist viza de control financiar preventiv pe ordonanarea de plat i nici aprobarea ordonatorului, o n cazul constatrii unor erori n legtur cu plata ce urmeaz s fie efectuat, conductorul Direciei Economice poate s suspende plata.
Deleted: are obligaia

S.G.G. - Unitate Implementare Program

117

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

04 Circuitul documentelor de plat Cofinanare paralel

Cofinanare mixt

05. Instrumente de plat Principalele instrumente de plat folosite n tranzaciile financiare sunt: o ordinul de plat; o cecul pentru ridicare de numerar; o dispoziia de plat extern. Ordinele de plat se emit pe numele fiecrui creditor. Acestea vor fi datate i vor avea nscrise n spaiul rezervat obiectul plii i numrul documentului justificativ (factura, contract, etc.).
S.G.G. - Unitate Implementare Program

118

Manual de proceduri

Proceduri Specifice
Deleted: tr-un Deleted: distinct Deleted: pe Deleted: documentelor justificative din care s reias c urmeaz s se achite integral sau parial o datorie contractat i justificat

Ordinele de plat se nscriu n registru, vor purta numr de ordine unic, ncepnd cu numrul 1 n ordine cresctoare pentru fiecare exerciiu bugetar. Ordinul de plat se emite n baza ordonanrii de plat.. Se excepteaz de la aceast regul ordinele de plat ce se emit pentru plata de avansuri. Din contul de disponibiliti, SGG, poate ridica, pe baz de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plilor de salarii, premii i deplasri. n fila de cec se menioneaz i natura cheltuielilor care urmeaz s se efectueze din numerarul ridicat. Sumele ridicate n numerar se pstreaz n casieria instituiei n condiii de siguran. n vederea efecturii de pli n numerar pentru deplasri sau achiziionarea de bunuri, executarea de lucrri sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri n numerar persoanelor desemnate, conform procedurilor legale (Ordinul SGG nr. 341/2004) pe baza "Dispoziiei de plat-ncasare ctre casierie" semnat i vizat pentru control financiar preventiv intern i aprobat de conductorul Direciei Economice.

Lista de verificare n vederea efecturii plii Nr. crt 1. Obiectul verificrii Exist credite bugetare deschise sau DA NU Nu se aplic Comentarii

disponibiliti n contul de disponibil pentru efectuarea plii? Exist angajament legal care s fac obiectul

2.

plii (contract, comand, acord de mprumut etc.)? Exist angajamentul bugetar i propunerea de

3. 4.

cheltuieli ntocmite? Exist viza din punct de vedere al regularitii i legalitii din partea SPO pe propunerea de cheltuieli? S-au vizat angajamentul bugetar i propunerea

5.

de cheltuieli de ctre C.F.P.I. i respectiv de C.F.P.D (dac este cazul)?

S.G.G. - Unitate Implementare Program

119

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Angajamentul 6. credite?

bugetar

propunerea

de

cheltuieli au fost semnate de ordonatorul de Datele cuprinse n documentul justificativ sunt

7. 8. 9.

conforme cu contractul? (UIP) Documentele justificative au fost vizate pentru "Bun de plat"? (UIP) Exist viza d.p.d.v. al regularitii i legalitii din partea SPO pe ordonanarea de plat? S-a vizat ordonanarea de plat de ctre

10. C.F.P.I. i respectiv de C.F.P.D (dac este cazul)? Datele de identificare ale beneficiarului din 11. ordinul de plat sunt completate corect denumire beneficiar? (Direcia Economic) Datele de identificare ale bncii sunt 12. completate corect Banca i contul bancar sunt conforme cu contractul? 13. Suma din ordonanarea de plat corespunde sumei nscrise pe ordinului de plat? Ordinul de plat a fost semnat de persoanele 14. aurorizate Economic) Persoana care a completat checklist-ul din partea UIP Nume Prenume Funcia Telefon: Fax: E-mail: Data: Semnatura: i a fost tampilat? (Direcia

S.G.G. - Unitate Implementare Program

120

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

06 Circuitul facturii fiscale pentru plat

S.G.G. - Unitate Implementare Program

121

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 1. Cofinanarea

Implementing Agency:

CO-FINANCING CONTRIBUTION FOR THE PERIOD ENDING Programme: Total cofinancing contribution of the project per PF

Project reference & title per PF

Amount

Type of Cofinancing Joint / parallel (J / P)

National Public Funds 23 per PF

Other contribution 24 per PF

Contracted

Disbursed

National Public Funds

Other (*)

National Public Funds

Other (*)

Amount

Amount

Contracted to date

Amount planned to be 25 contracted

Contracted to date

Amount planned to be 25 contracted

Disbursed to date

Amount planned to be 25 disbursed 11

Disbursed to date

Amount planned to be 25 disbursed 13

1 Total

10

12

Signature SPO Prepared by:

Date: Date:

S.G.G. - Unitate Implementare Program

122

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 2. Lista contractelor semnate i a plilor efectuate din cofinanare mixt


Implementing Authority: PHARE Programme: JOINT COFINANCING List of contracts signed and payments made from joint co-financing for the period ending. Table 2 Value of the Value of the contract quoted in contract Contract EURO at the quoted in no. inforeuro exchange ROL (without rate (without VAT) VAT) Value of the invoice Payment Concluded with: Invoice no (without VAT) order no quoted in ROL Value of the Co-financing payment fulfilled (without Date of quoted in Euro VAT, at the Payment at the inforeuro inforeuro exchange rate exchange rate) (without VAT)

No. Crt.

Value of the payment order

TOTAL

Name SPO / DSPO: Signature

S.G.G. - Unitate Implementare Program

123

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 3. Lista contractelor semnate i a plilor efectuate din cofinanarea paralel


Implementing Authority: PHARE Programme: Parallel COFINANCING List of contracts signed and payments made from parallel co-financing for the period ending. Table 3 Value of the Value of contract the quoted in Value of the invoice EURO at the contract quoted Invoice Payment order Value of the Concluded with: (without inforeuro in ROL (without no no payment order VAT) exchange VAT) quoted in rate (without ROL VAT) Value of the Co-financing payment fulfilled quoted in (without VAT, Euro at the at the inforeuro inforeuro exchange exchange rate (without rate) VAT)

No. Crt.

Contract no.

Date of Payment

TOTAL Name SPO / DSPO: Signature Date:

S.G.G. - Unitate Implementare Program

124

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 4. Alocri bugetare


PHARE Implementing Authority: .

EURO

Allocation

current** year

2006

2007

2008

2009

2010

Sub-programmes/Projects/Subprojects . . . . . . .

* to be filled in a separate table for each financing source (according to the budgets approved in force/withdrawals from IFI, etc.)

** the column "current year" shall be filled in with the available budgets at the moment of this table elaboration (the amounts approved in the budgets minus the payments/withdrawals starting with the first of January of the respective year and to date)

Note: National public funds shall be considered the state budget funds (under the National Preaccession Fund budgetary line and the ministries/agencies budgets), local budgets funds and the funds of other institutions assimilated as public bodies. Other sources shall be considered the private and /or IFI/or bilateral funding, according to the project fiche.

SPO signature ..

Date .

S.G.G. - Unitate Implementare Program

125

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 5. Fluxurile pentru angajarea fondurilor de cofinanare din bugetul de stat


Implementing Agency

Cash-flow forecast for commitment for National Public co-financing for the period

Subprogramme/Project/Subproject/Contract

National Public Funds per PF

Cofinancing source to be specified*

Total committed during previous month

Commitment forecast for 12 months ( no longer than expiry date of commitment)

Code 1

Title 2 3 4 5

current month 6

2nd month 7

3rd month 8

4th month 9

5th month 10

6th month 11

7th month 12

8th month 13

9th month 14

10th month 15

11th month 16

12th month 17

SPO / DSPO.. Prepared by:

Date Date

* to be specified: State budget - transfers related to the National Fund (SB -NF) , State budget - line ministries budget (SB - LM), State budget - other public institutions budget (SB -PI) , local budget (LB)

Note: National public funds shall be considered the state budget funds (under the National Preaccession Fund budgetary line and the ministries/agencies budgets), local budgets funds and the funds of other institutions asimilated as public bodies.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

126

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 6. Fluxurile pentru rambursarea fondurilor de cofinanare de la bugetul de stat


Implementing Agency

Cash-flow forecast for disbursement of National Public Co-financing for the period

Subprogramme/Project/Subproject/Contract

Contract amount (National public funds)

Cofinancing source to be specified*

Total disbursed during previous month

Disbursement forecast for 12 months ( no longer than expiry date of disbursement )

Code 1

Title 2 3 4 5

current month 6

2nd month 7

3rd month 8

4th month 9

5th month 10

6th month 11

7th month 12

8th month 13

9th month 14

10th month 15

11th month 16

12th month 17

TOTAL

SPO / DSPO.. Prepared by:

Date Date

* to be specified: State budget - transfers related to the National Fund (SB -NF) , State budget - line ministries budget (SB - LM), State budget - other public budget (LB)

institutions budget (SB -PI) , local

Note: National public funds shall be considered the state budget funds (under the National Preaccession Fund budgetary line and the ministries/agencies budgets), local budgets funds and the funds of other institutions asimilated as public bodies.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

127

Guvernul Romniei
Secretariatul General

Seciunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Managementul Informaiei

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Cuprins
6.4 MANAGEMENTUL INFORMAIEI __________________________________________ 130 PROCEDURA P 17.01 Securitatea IT____________________________________________ 130 PROCEDURILE 17.02 MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR_____________________ 136 PROCEDURA P 17.02.01 Procedura de pstrare i arhivare a documentelor _____________ 136 Anexa 1. Inventarul documentelor_____________________________________________ 138 Anexa 2. Fia de arhivare____________________________________________________ 139 PROCEDURA P 17.02.02 Procedura de trimitere a documentelor______________________ 140 PROCEDURA P 17.02.03 Identificarea documentelor i a responsabilului de tem ________ 141 Anexa 3. Scrisoarea de naintare standard _______________________________________ 142 PROCEDURA P 17.02.04 Procedura de control al calitii documentelor - Patru Ochi ___ 143

S.G.G. - Unitate Implementare Program

129

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

6.4 MANAGEMENTUL INFORMAIEI


Scop Asigurarea unui flux informaional eficient n cadrul autoritii de implementare i ntre autoritatea de implementare i celelalte pri implicate n implementarea programului. Premise Managementul informaiei se realizeaz prin dou componente fundamentale: securitatea IT i Managementul documentelor. La rndul su, componenta de Management al documentelor se realizeaz printr-o serie de proceduri: procedura de pstrare i arhivare a documentelor procedura de transmitere a documentelor identificarea documentului i a responsabilului de tem procedura de control al calitii documentelor - "Patru ochi" Aplicabilitate Procedurile se aplic pe toat durata programului.

PROCEDURA P 17.01 Securitatea IT


Scop Procedura de securitate IT are ca scop stabilirea cadrului necesar (reguli, activiti, tehnologii) pentru protejarea sistemului informatic (SI) mpotriva atacurilor externe i utilizrii interne neautorizate astfel nct s se asigure integritatea, confidenialitatea i disponibilitatea informaiei. Premise Aceast procedur stabilete paii comuni necesari asigurrii securitii sistemului informatic precum i procedura de back-up (crearea i utilizarea copiilor de siguran) i planul de recuperare n caz de dezastru. Prezenta procedur este stabilit astfel nct s fie n conformitate cu statutul, regulamentele, legile i alte documente oficiale n vigoare privind administrarea resurselor informatice publice i managementul licenelor i resurselor software n cadrul SGG.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

130

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Aplicabilitate Procedura este elaborat n baza normelor generale care se aplic pentru sistemul informatic al Secretariatului General al Guvernului. Regulile sunt obligatorii pentru toi membrii UIP.

Termeni Faciliti IT Resursele, serviciile, reeaua, computerele, funciile de stocare i procesare a datelor, servere, reele, dispozitivele de conectare, nregistrare, programe, software, documentaia aferent Team leader / Leader de proiect

Sistemele / serviciile Orice sistem de mesagerie care depinde de facilitile IT, pentru de pot electronic crearea, trimiterea, retrimiterea, transmiterea, stocarea, copierea, descrcarea, afiarea, citirea, sau imprimarea informaiilor din computer, n scopul comunicrii ntre sistemele de reea, ntre persoane sau grupuri de persoane, care sunt definite clar ca un sistem electronic pentru pota electronic sau implicit este folosit n asemenea scopuri, inclusiv servicii precum buletinele informaionale, lista serverelor, grupuri de tiri. Serviciile / sistemele Sistemele / serviciile de pot electronic deinute sau utilizate de email ale UIP de ctre membrii UIP Responsabiliti Direcia Informatic i Design (DID) din cadrul Cancelariei Primului-ministru este responsabil pentru folosirea eficient a sistemelor informatice i a mijloacelor de comunicare, precum pota electronic, pentru a crea condiiile necesare realizrii de ctre UIP a obiectivelor i scopurilor propuse. Principalele responsabiliti sunt: 1. disponibilitatea infrastructurii IT 2. instalarea i meninerea echipamentelor IT i a reelei 3. instalarea de software 4. instalarea clienilor de email 5. instalarea software-ului privind soluia antivirus 6. instalarea diferitelor aplicaii specifice (MS Office, legislaie, dicionare) 7. setarea parametrilor de acces la Internet
S.G.G. - Unitate Implementare Program

131

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

8. managementul conturilor de utilizatori (creare, administrarea conturilor utilizatorilor i a parolelor) 9. remedierea problemelor aprute 10. asigurarea securitii datelor prin: realizarea procedurilor de back-up i restaurare trainingul utilizatorilor (noi), inclusiv pe teme privind: politica antivirus a UIP tehnicile de transfer a fiierelor (file-sharing) politicile de back-up existente. Serviciul Relaii cu publicul i mass- media, informatizare al SGG se ocup de: dezvoltarea i consultarea UIP privind strategia de investiii n echipamente IT; achiziia de noi echipamente IT, software i elemente de reea. Procedura Membrii UIP 1. 2. Solicit DID atribuirea parolelor de acces a calculatorului/oarelor n reea i a parolei de acces Internet; Se informeaz cu privire la regulile de utilizare a programelor informatice i resurselor instituiei i particip la sesiunile de training organizate de ctre DID; Solicit DID, n scris, instalarea de programe informatice pe calculatorul/oarele ncredinate direct sau indirect, precum i instalarea de software nou sau upgrade-ul programelor informatice existente; Respect regulile de acces la programele informatice (sisteme de operare, programe de gestiune, programe informatice de tip "open-source", ct i cele "shareware" i "freeware", jocuri etc.) i calculatoarele instituiei, corespunztor nivelului de acces al acestora; Utilizeaz programele informatice instalate pe calculatorul/oarele care le sunt ncredinate spre utilizare, fiindule interzis s efectueze modificri asupra programelor informatice instalate pe calculatorul/oarele proprii sau pe calculatoarele instituiei sau s le dezinstaleze / terge fr avizul SPO i aprobarea DID; Utilizeaz doar echipamentele IT care le sunt ncredinate direct sau indirect. n situaia n care utilizatorii doresc s schimbe locaia fizic a echipamentelor IT, acetia trebuie s se adreseze DSPO. Schimbarea locaiei acestora se va face doar n prezena 132

3.

4.

5.

6.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

responsabililor IT. 7. 8. Au obligativitatea de a permite accesul la calculatoarele lor, n orice moment, a responsabililor IT. Au obligativitatea de a nu copia sau permite copierea de ctre alte persoane a software-ului instalat pe calculatorul/oarele ncredinate direct sau ale instituiei i de a nu altera setrile de securitate aferente acestora. n cazul necesitii unei astfel de modificri, utilizatorul se va adresa DSPO. Pot s i dezvolte propriile lor aplicaii (ex. tabele Excel complexe, baze de date Access etc.). Responsabilitatea pentru funcionalitatea acestor aplicaii revine utilizatorului.

9.

10. Respect regulile de acces a paginilor de Internet. Este strict interzis orice ncercare de hacking neautorizat a paginii de Internet a instituiei sau a oricrui alt sistem fie extern sau intern. Sunt interzise organizarea de licitaii, vnzarea de produse sau orice tip de tranzacii pe Internet, prin intermediul sistemelor instituiei; accesarea, descrcarea i stocarea de materiale pornografice, ofensatoare sau obscene. 11. Raporteaz DSPO orice problem legat de funcionarea defectuoas a programelor informatice de pe calculatorul/oarele ncredinate direct sau indirect. 12. Raporteaz DSPO orice nclcare a regulilor i politicii privind utilizarea resurselor software, n cadrul instituiei. 13. Sunt obligai s realizeze o copie de rezerv (back-up) pentru toate documentele n form electronic o dat la dou sptmni. Copia electronic de rezerv a documentelor se eticheteaz cu numele utilizatorului, scurt descriere a coninutului copiei i data la care aceasta a fost realizat. Backup-ul se pstreaz de ctre fiecare utilizator n condiii de securitate, la sediul UIP i se distruge (terge pentru CD-RW) dup expirarea termenului de dou sptmni, respectiv dup ce compilaia de rezerv nou creat a fost verificat. 14. Se informeaz cu privire la prevederile planului de recuperare a informaiilor n caz de dezastru i colaboreaz cu reprezentanii IT, delegai de ctre DID, la testarea acestuia. DSPO 1. Primete de la membrii UIP i nainteaz ctre DID, spre soluionare, cererile de atribuire a parolelor de acces a calculatorului /oarelor membrilor n reea i a parolelor de acces Internet. 2. Informeaz membrii UIP cu privire la regulile de utilizare a programelor informatice i resurselor instituiei i particip, alturi de acetia la sesiunile de training organizate n acest sens. 3. Primete de la utilizatori cererile de instalare a programelor informatice i a celor pentru instalarea de software nou sau ugrade-ul programelor informatice existente i le nainteaz DID spre soluionare i aprobare.
S.G.G. - Unitate Implementare Program

133

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

4. Verific modul de utilizare de ctre membrii a programelor informatice instalate i informeaz DID cu privire la neregulile constatate; primete de la membrii UIP cererile de modificare, dezinstalare / tergere a programelor informatice, le avizeaz i le nainteaz spre aprobare de ctre DID. 5. Primete de la utilizatori cererile de schimbare a locaiei fizice a echipamentelor IT, le centralizeaz i le transmite DID spre aprobare i soluionare. 6. Are obligativitatea de a permite accesul la calculatorul/oarele sale, n orice moment, a responsabililor IT. 7. Primete de la utilizatori cererile de modificare a setrilor de securitate a calculatoarelor ncredinate acestora i le nainteaz DID spre aprobare i soluionare. 8. Aprob dezvoltarea propriilor aplicaii de ctre membrii UIP i informeaz DID. 9. Verific modul de respectare de ctre membrii UIP a regulilor de acces a paginilor de Internet i informeaz DID cu privire la neregulile constatate. 10. Informeaz DID cu privire la orice problem legat de funcionarea defectuoas a programelor informatice de pe calculatorul/oarele ncredinate direct sau indirect membrilor UIP, precum i orice nclcare a regulilor i politicii privind utilizarea resurselor software, n cadrul programului. n cazul constatrii nerespectrii, de ctre un membru UIP, a politicii i procedurilor instituiei n ceea ce privete gestiunea licenelor i resurselor software precum i la propunerea DID aprob i aplic msuri disciplinare mpotriva angajatului respectiv. Verific realizarea, de ctre membrilor UIP, a copiilor de siguran (procedura back-up). Se informeaz i informeaz membrii UIP cu privire la prevederile planului de recuperare a informaiilor n caz de dezastru i deleag persoanele din UIP care vor colabora cu reprezentanii IT la testarea acestuia.

11.

12. 13.

List de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor : Aspecte de verificat Da 1. Este respectat nivelul de acces al utilizatorilor la programele informatice i calculatoarele instituiei ? 2. Instruciunile pentru utilizatori sunt semnate de ctre acetia?
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Nu

Observaii

134

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor : Aspecte de verificat Da 3. Sunt respectate regulile de acces la programele informatice i calculatoarele instituiei (inclusiv existena licenei software) ? 4. Au fost efectuate modificri sau dezinstalri / tergeri asupra programelor informatice instalate pe calculatorul/oarele utilizatorilor ? 5. Locaia fizic a echipamentelor IT ncredinate utilizatorilor corespunde aprobrii primite? 6. Este permis accesul la calculatoare a DID? 7. Setrile de securitate aferente calculatoarelor au fost alterate / modificate? 8. Utilizatorii i-au dezvoltat propriile lor aplicaii (ex. tabele Excel complexe, baze de date Access etc.)? 9. Sunt respectate regulile de acces a paginilor de Internet? 10. S-au constatat probleme legate de funcionarea defectuoas a programelor informatice de pe calculatorul/oarele ncredinate direct sau indirect utilizatorilor? 11. S-au raportat nclcri ale regulilor i politicii privind utilizarea resurselor software? 12 A fost respectat formatul i traseul semnturilor n naintarea solicitrilor ctre i de la DID? 13 Au fost realizate copii de siguran back-up (pe dischete sau CD-ROMuri)? 14 Sunt cunoscute de ctre membrii UIP prevederile planului de recuperare a informaiilor n caz de dezastru ? 15 Sunt delegate persoanele care vor colabora cu reprezentanii IT la testarea planului de recuperare a informaiilor n caz de dezastru i acetia i cunosc atribuiile? Nu Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

135

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURILE 17.02 MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR PROCEDURA P 17.02.01 Procedura de pstrare i arhivare a documentelor
Scop Aceast procedur are ca scop crearea condiiilor pentru asigurarea disponibilitii i a transparenei datelor legate de proiecte n timpul i dup terminarea finanrii pentru o perioad de cel puin 5 ani. Premise Documentele UIP sunt proprietatea entitii publice i sunt confideniale. Ele trebuie pstrate pe o perioad de 5 ani, dup care se arhiveaz n concordan cu reglementrile legale privind arhivarea. Aplicabilitate Pe toat durata derulrii programului. Procedura Coordonatorul DSPO UIP / 1. Stabilete, n colaborare cu SPO regulile de clasificare a informaiilor publice i informaiilor secrete i urmrete pstrarea confidenialitii, n conformitate cu reglementrile n vigoare; 2. Repartizeaz documentele primite ctre membrii UIP, n funcie de responsabilitile acestora; 3. nregistreaz documentele primite n registrul de intrri al UIP i le mparte persoanelor responsabile desemnate de coordonatorul UIP / DSPO; 4. Elaboreaz documentele primite n lucru i le nainteaz, n termenul prevzut coordonatorului UIP / DSPO; / 5. Avizeaz documentele n form final; 6. Aprob documentele n form final; 7. nregistreaz documentele n registrul de ieiri al UIP i le trimite solicitanilor, pstrnd un exemplar / copia acestora; 8. ndosariaz documentele n bibliorafturi, pe domenii / subdomenii; 9. Numeroteaz paginile fiecrui biblioraft; 10. ntocmesc o fi n care sunt evideniate numele biblioraftului, numrul de pagini, anul la care se refer documentele i persoana care l-a ntocmit; 11. Atribuie fiecrei fie un numr unic pentru identificare; Secretariat UIP 12. Verific, periodic, respectarea procedurii de arhivare i pstrare a documentelor de ctre membrii UIP i sesizeaz membrii UIP i coordonatorul UIP / DSPO orice problem aprut n acest domeniu; 136

Secretariat UIP

Membrii UIP Coordonatorul DSPO SPO Secretariat UIP Membrii UIP UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Coordonatorul DSPO SPO Membrii UIP

UIP

/ 13. Controleaz, cel puin o dat n timpul derulrii unui proiect, modul n care se realizeaz arhivarea i pstrarea documentelor; 14. ntocmete un raport ctre SPO; 15. Primete raportul DSPO-ului i l analizeaz din punct de vedere al corectitudinii acestora cu prezentele proceduri i propune modificri (acolo unde este cazul); 16. Depun dosarele n arhiva Secretariatului General al Guvernului dup expirarea perioadei de 5 ani.

List de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor : Aspecte de verificat 1. Sunt ndosariate toate documentele proiectului proiectelor n bibliorafturi, pe domenii / subdomenii? 2 / Da Nu Observaii

Au bibliorafturile o fi cu numrul de pagini, anul la care se refer documentele i persoana care l-a ntocmit?

3. Sunt nregistrate toate documentele n registrul de intrri i ieiri? 4. A fost respectat traseul documentelor n vederea rezolvrii lor? 5. Dup ncheierea proiectului au fost depuse dosarele / bibliorafturile specifice n arhiva SGG? 6. Au fost pstrate, n arhiv, documentele privitoare la proiectul / proiectele derulate, cel puin 5 ani? 7. Exist reguli de clasificare a informaiilor privitoare la proiectul / proiectele n derulare? 8. Exist procese verbale de verificare a modului de arhivare i pstrare a documentelor pe parcursul derulrii proiectului / proiectelor?

S.G.G. - Unitate Implementare Program

137

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 1. Inventarul documentelor

INVENTARUL PE ANUL ............. pentru documentele care se predau arhivei Secretariatului General al Guvernului .................. ......................... (denumirea proiectului) Nr. crt. Indicativul documentului conform nomenclatorului Coninutul dosarului pe scurt Datele extreme Nr. filelor Observaii

Prezentul inventar format din ................ file conine .......... dosare, etc. S-au preluat ...... dosare.

Am predat
Nume i prenume Funcie Semntur Nume i prenume Funcie Semntur

Am primit

data:

S.G.G. - Unitate Implementare Program

138

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 2. Fia de arhivare

S.G.G. - U.P.P. - U.I.P.

Numr dosar _____________ Data arhivrii_____________

NUMELE DOSARULUI
ANUL

Nr. pagini ____

ntocmit de
Nume i prenume Funcie Semntur

Verificat de
Nume i prenume Funcie Semntur

S.G.G. - Unitate Implementare Program

139

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 17.02.02 Procedura de trimitere a documentelor


Scopul Aceast procedur are ca finalitate asigurarea receptrii documentelor de ctre destinatarul lor. Premise Membrii UIP ntocmesc documente ca rspuns la solicitrile primite de la diverse instituii, care sunt apoi transmise acestora din urm, prin intermediul Secretariatului. Totodat, aceeai procedur este utilizat n cazul trimiterii oricrui tip de document (solicitare, adres etc.) al UIP ctre alte instituii. Aplicabilitate Prezenta procedur se aplic pe toat durata programului. Procedura Membrii UIP DSPO SPO Secretariatul 1. ntocmesc documentele, n funcie de domeniul de activitate vizat de solicitare 2. Avizeaz documentul ntocmit 3. Aprob documentul 4. Se asigur c documentul ce urmeaz a fi trimis conine toate semnturile necesare 5. Trimite documentul, dup ce i-a alocat un numr de nregistrare, prin una dintre urmtoarele sau ambele modaliti: Prin fax, pstrnd raportul de transmitere pn la definitivarea problemei Prin pota militar 6. Verific telefonic, n ambele cazuri dac documentul a ajuns la destinatar 7. Cel care a ntocmit documentul l transmite destinatarului n format electronic, solicitnd o confirmare electronic de primire 8. Se asigur telefonic de recepionarea documentului

Membrii UIP

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. Documentul ntocmit a fost avizat de DSPO i semnat de SPO? 2. Documentului i-a fost alocat un numr de nregistrare? 3. Documentul a fost transmis n format electronic? 4. Documentul a fost transmis prin fax i pota militar?
S.G.G. - Unitate Implementare Program

Da

Nu

Observaii

140

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 17.02.03 Identificarea documentelor i a responsabilului de tem


Scopul Prin utilizarea acestei proceduri se realizeaz accesul rapid la documentele UIP i, totodat o responsabilizare a membrilor Unitii.

Premise Dup ntocmirea unui document, acestuia i se ataeaz o scrisoare de naintare, n format standard (a se vedea modelul din anexa nr 3,care conine numele persoanei care a ntocmit documentul i al celei care l-a avizat. Acest procedeu permite identificarea imediat a persoanei responsabile pe un anumit domeniu i accesul eficace la documentele UIP.

Procedura Membrii UIP 1. ntocmesc i redacteaz documente, n funcie de domeniul propriu de activitate 2. Ataeaz documentului finalizat o scrisoare de naintare standard (Anexa ) 3. nainteaz documentul astfel redactat DSPO-ului / SPO-ului spre avizare. 4. Verific i avizeaz, dup caz, documentul. 5. Semneaz scrisoarea de naintare. 6. Dac este cazul, avizeaz / aprob documentul. 7. Semneaz scrisoarea de naintare.

DSPO SPO

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. 2. 3. A fost ntocmit scrisoarea de naintare? Scrisoarea de naintare conine numele persoanei care a ntocmit documentul? Scrisoarea de naintare conine numele persoanei care a avizat documentul? Da Nu Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

141

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 3. Scrisoarea de naintare standard

S.G.G. - Unitate Implementare Program

142

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 17.02.04 Procedura de control al calitii documentelor Patru Ochi


Scopul S asigure pregtirea n mod corespunztor a documentelor, elaborarea lor n conformitate cu regulile stabilite prin manualele PHARE i s evite orice suprapunere ntre diversele proiecte. Premise Documentele sunt verificate din punct de vedere al formei i al coninutului, asigurndu-se concordana cu cerinele manualelor PHARE. Pentru a fi avizate, ele trebuie s conin informaii suficiente, concludente i relevante. Procedura Membrii UIP 1. Evalueaz documentele de monitorizare transmise de direciile beneficiare n sensul corelrii acestora cu cerinele PHARE, asigurrii coerenei i claritii acestora 2. Discut cu direciile beneficiare modificrile necesare 3. Efectueaz modificrile necesare la documente 4. Elaboreaz documentele specifice activitii de monitorizare a programelor Phare 5. nainteaz coordonatorului UIP / DSPO documentele n vederea avizrii 6. ndosariaz documentele primite de la direciile beneficiare i copiile celor transmise altor direcii sau instituii 7. Analizeaz documentele naintate de membrii UIP n vederea asigurrii coerenei i, pentru coordonarea i nlturarea posibilelor suprapuneri ntre proiectele Phare 8. Propune modificrile necesare (dac este cazul) 9. Avizeaz forma revizuit 10. nainteaz lucrrile SPO 11. Analizeaz documentele naintate de coordonatorul UIP / DSPO 12. Propune modificrile necesare (dac este cazul) 13. Avizeaz sau semneaz documentele naintate de coordonatorul UIP / DSPO

Coordonatorul UIP / DSPO

SPO

S.G.G. - Unitate Implementare Program

143

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat 1. 2. 3. 4. 5. Au fost actualizate i corelate documentele cu cerinele PHARE? Au fost elaborate monitorizare? documentele de Da Nu Observaii

Limbajul folosit este clar i concis? Sunt informaiile cuprinse n documente relevante pentru proiect? Care sunt elementele de suprapunere identificate?

S.G.G. - Unitate Implementare Program

144

Guvernul Romniei
Secretariatul General

Seciunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Managementul Riscului

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Cuprins
6.5 MANAGEMENTUL RISCULUI ______________________________________________ 147 PROCEDURA P 18 Managementul riscului ______________________________________ 147 Scop __________________________________________________________________ 147 Premise________________________________________________________________ 147 Procedura ______________________________________________________________ 147 Factori de risc___________________________________________________________ 147 Msuri de prevenire i corectare a situaiilor de risc _____________________________ 148 Lista de verificare________________________________________________________ 149

S.G.G. - Unitate Implementare Program

146

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

6.5 MANAGEMENTUL RISCULUI

PROCEDURA P 18 Managementul riscului


Scop Identificarea, analizarea i nlturarea (sau reducerea efectelor) tuturor factorilor interni i externi care ar putea avea un impact nefavorabil asupra capacitii UIP de a realiza activitatea. Premise Procedura are la baz toate elementele tangibile i intangibile care pot constitui factori de risc. Procedura n mod permanent, membrii UIP identific, analizeaz i nltur toate elementele interne i externe care constituie factori de risc pentru desfurarea n condiii optime a activitii UIP. Factori de risc 1. Informaii insuficiente, incorecte sau nereale primite de ctre membrii UIP de la direciile generale / direciile implicate din Secretariatul General al Guvernului, ct i din alte instituii sau organisme din afara instituiei noastre; 2. Informaii contradictorii primite din surse diferite; 3. Compatibilitatea procedurilor de lucru proprii ale UIP cu cele ale altor direcii generale / direcii din SGG ct i din afara acestuia; 4. Msura n care sunt nelese documentele i cerinele naintate ctre direciile generale / direciile din SGG i din afara SGG; 5. Neprimirea n timp util a informaiilor i solicitrilor necesare n vederea desfurrii activitii UIP; 6. Riscuri legate de conectarea la Internet. 7. Lipsa de continuitate n activitile specifice a responsabililor de proiect, respectiv a personalului de coordonare din cadrul UIP

S.G.G. - Unitate Implementare Program

147

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Msuri de prevenire i corectare a situaiilor de risc Coordonarea sarcinilor de ctre conductorul UIP pentru evitarea suprapunerilor activitilor membrilor UIP; Stabilirea unui calendar sptmnal de lucru pentru evitarea ntrzierilor; Difuzarea informaiilor tuturor membrilor UIP implicai pe probleme colaterale pentru evitarea neconcordanelor; Verificarea informaiilor primite i corectarea lor dac e cazul; Elaborarea de documente detaliate n mod clar pentru a fi uor de neles; Fiecare membru UIP are un contact permanent cu persoana de legtur desemnat din cadrul direciilor generale / direciilor pentru a se asigura c va primi n timp util ceea ce s-a solicitat. Instituirea de ctre eful UIP a unor msuri prin care se va asigura continuitatea activitilor la nivelul UIP. Membrii UIP 1. Elaboreaz documente detaliate, n mod clar, pentru a fi uor de neles 2. Pstreaz un permanent contact cu persoana de legtur din cadrul direciilor generale / direciilor din cadrul SGG, pentru a se asigura c va primi n timp util informaia solicitat 3. Pstreaz permanent contact cu persoana de legtur din cadrul AT, pentru a se asigura c va primi n timp util informaia solicitat 4. Coordoneaz sarcinile primite de ctre membrii UIP n vederea evitrii suprapunerilor 5. Stabilete, de comun acord cu membrii UIP, un calendar sptmnal de lucru, n vederea evitrii ntrzierilor 6. Verific, periodic, respectarea de ctre toi membrii UIP a procedurilor legate de securitatea IT i de arhivarea i pstrarea documentelor 7. ntocmete un raport ctre Coordonatorul de proiect / program 8. Primete raportul DSPO-ului i l analizeaz din punct de vedere al corectitudinii acestora cu prezentele proceduri i propune modificri (acolo unde este cazul)

Coordonatorul UIP / DSPO

SPO

S.G.G. - Unitate Implementare Program

148

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Lista de verificare Aspecte de verificat 1. Au fost evitate suprapunerile de sarcini? 2. Exist un calendar sptmnal de lucru? 3. Materialele elaborate de ctre membrii UIP sunt clare, detaliate i uor de neles? 4. Membrii UIP primesc toate informaiile la timp i pe traseul stabilit? 5. Informaiile primite sunt verificate iniial de ctre coordonatorul UIP / DSPO? 6. Membrii UIP cunosc care sunt persoanele de contact din cadrul SGG i din cadrul AT cu care trebuie s pstreze legtura permanent pentru obinerea informaiilor necesare? Da Nu Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

149

Guvernul Romniei
Secretariatul General

Seciunea II

PROCEDURI SPECIFICE

Managementul Calitii

V 01

08.03.2006

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Cuprins
6.6 Managementul calitii_______________________________________________________ 152 PROCEDURA P 19 Raportarea neregulilor _______________________________________ 153 Scopul ________________________________________________________________ 153 Aplicabilitate ___________________________________________________________ 153 Definiii i cadru legal ____________________________________________________ 153 Premise________________________________________________________________ 157 Procedura ______________________________________________________________ 158 Lista de verificare________________________________________________________ 160 Anexa 1. Alerta la neregul __________________________________________________ 163 Anexa 2. Scrisoare standard "Scrisoare de notificare pentru trimiterea Raportului Trimestrial de Nereguli" ______________________________________________________________ 164 Anexa 3. Scrisoare pentru transmiterea Raportului Trimestrial de Nereguli ctre OPCP___ 165 Anexa 4. Raport Trimestrial de Nereguli________________________________________ 166 Anexa 5. Ghidul pentru completarea Raportului Trimestrial de Nereguli_______________ 172 Anexa 6. Scrisoare care s ateste n faa Comisiei Europene c nu exist nici o neregul nregistrat n Raportul Trimestrial de Nereguli __________________________________ 175 Anexa 7. Registrul ofierului de nereguli________________________________________ 176 Anexa 8. Notificare ctre Unitatea contabil pentru nregistrarea neregulilor ___________ 177

S.G.G. - Unitate Implementare Program

151

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

6.6 Managementul calitii

Prin intermediul Programului Phare se asigur sprijin pentru ndeplinirea cerinelor primului criteriu de la Copenhaga, i anume stabilitatea instituiilor care garanteaz democraia, statul de drept, respectarea drepturilor omului i protecia minoritilor. Prevenirea, nregistrarea i raportarea diverselor nereguli, analiza periodic a proiectelor aflate n derulare i analizarea posibilitii accesrii altor proiecte, pregtirea corespunztoare a tuturor documentelor, cu respectarea regulilor impuse prin manualele PHARE, asigurarea accesului imediat la documente i responsabilizarea membrilor UIP, ntocmirea unui calendar de activiti i nlturarea factorilor interni sau externi cu efect nefavorabil asupra activitii UIP asigur utilizarea eficient i eficace a fondurilor comunitare, aspect reliefat prin procedurile urmtoare, descrise n prezentul manual: Procedura de raportare a neregulilor Procedura de control al calitii documentelor Identificare documentelor i a responsabilului de tem Procedura de planificare a activitilor Procedura de management al riscului Actualizarea prezentului manual.

Cu privire la acest ultim aspect, este de menionat c prin identificarea, analizarea i inserarea n manual a unor amendamente se urmrete mbuntirea calitatii procesului administrativ. n mod periodic, membrii UIP identific, analizeaz i propun amendamente la prezentul manual. Amendamentele se propun ex post, niciodat naintea implementrii unei proceduri. DSPO analizeaz amendamentele propuse de membrii UIP i avizeaz modificrile de rigoare n Manual. SPO studiaz modificrile amendamente, dac e cazul, i aprob forma actualizat a manualului. propuse, aduce

S.G.G. - Unitate Implementare Program

152

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

PROCEDURA P 19 Raportarea neregulilor


Scopul Prin intermediul acestei proceduri se realizeaz managementul neregulilor aprute n cadrul procesului de derulare al proiectelor cu finanare Phare, avnd ca finalitate prevenirea, detectarea, nregistrarea i raportarea posibilelor nereguli de ctre membrii UIP.

Aceste aciuni sunt necesare pentru a obine: Protejarea intereselor financiare ale Uniunii Europene Protejarea corectitudinii i uniformitii schemelor naionale de ajutor financiar Recuperarea i refinanarea oricror fonduri pltite eronat ca rezultat al unei nereguli Prevenirea neregulilor similare ce ar putea reaprea Revizuirea sistemelor i procedurilor necesare pentru asigurarea c asemenea nereguli nu vor mai aprea n viitor Colaborarea cu Comisia European, cu celelalte state membre UE i cu cele n curs de aderare n vederea identificrii i suprimrii fenomenelor de fraud la frontier. Aplicabilitate Procedura se aplic tuturor proiectelor cu finanare Phare, pe ntreaga perioad de implementare a acestora i 5 ani dup ce au fost finalizate. Prezenta procedur se aplic din momentul constituirii Unitii de implementare.

Definiii i cadru legal n vederea protejrii intereselor sale financiare, Uniunea European solicit statelor membre raportarea periodic a neregulilor, n diferitele sectoare de activitate finanate din fondurile comunitare.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

153

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Fiecare Memorandum de finanare Phare, n capitolul Special Conditions - Msuri AntiFraud, Audit i Evaluare, prevede obligativitatea statelor candidate, analog statelor membre, de a raporta nereguli sau fraude. Orice nclcare a Memorandumului de Finanare dintre CE i Guvernul Romniei sau a Acordului Financiar ncheiat ntre CFCU i beneficiarul final se constituie ca neregul. Potrivit prevederilor art. 1, paragraful (2), din Reglementarea Consiliului UE nr. 2988/95 privind protecia intereselor financiare ale Comunitilor Europene, neregula reprezint orice nclcare a prevederilor legislaiei comunitare care rezult dintr-o aciune sau omisiune a unui operator economic care are sau ar putea avea efectul prejudicierii bugetului general al Comunitilor sau bugetelor gestionate de acestea, fie prin diminuarea sau pierderea veniturilor acumulate din resurse proprii, colectate direct sau n numele Comunitilor, fie printr-o cheltuial nejustificat. Aceast definiie acoper toate comportamentele, intenionate sau nu (acte de omisiune) ale unui operator economic, beneficiar, autoritate de implementare, care are sau ar putea avea, efectul prejudicierii bugetului general al Comunitilor. Consecina obiectiv a acestei nereguli trebuie s fi fost nerespectarea unei prevederi a legislaiei comunitare.

Frauda este definit n conformitate cu Convenia de protejare a Intereselor Financiare din anul 1995 i intrat n vigoare n 17/10/2002. n sensul acestui document, frauda care afecteaz interesul financiar al Comunitilor const:

n ceea ce privete cheltuielile, n orice act intenionat sau omisiune legat de: utilizarea sau prezentarea de declaraii sau documente false, incorecte sau incomplete, care au ca efect alocarea neadecvat sau reinerea eronat de fonduri din bugetul general al Comunitilor sau bugetelor administrate de ctre sau n numele Comunitilor Europene nefurnizarea unei informaii privind nclcarea unei obligaii specifice, cu acelai efect utilizarea unor astfel de fonduri pentru alte scopuri dect cele pentru care au fost iniial acordate;

S.G.G. - Unitate Implementare Program

154

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

n ceea ce privete veniturile, n orice act intenionat sau omisiune legate de: utilizarea sau prezentarea de declaraii sau documente false, incorecte sau incomplete, care au ca efect diminuarea ilegal a resurselor din bugetul Comunitilor sau bugetelor alocate de ctre sau n numele Comunitilor; nefurnizarea unei informaii privind nclcarea unei obligaii specifice, cu acelai efect; utilizarea necorespunztoare a unor beneficii obinute legal, avnd acelai efect .

O.G. nr. 79/2003, privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor, cu modificrile i completrile ulterioare definete neregula i frauda dup cum urmeaz: neregul nseamn orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate, precum i orice nerespectare a prevederilor memorandumurilor de finanare, memorandumurilor de nelegere, acordurilor de finanare privind asistena financiar nerambursabil acordat Romniei de Comunitatea European, precum i a prevederilor contractelor ncheiate n baza acestor memorandumuri / acorduri, rezultnd dintr-o aciune sau omisiune a operatorului economic, care, printr-o cheltuial neeligibil, are ca efect prejudicierea bugetului general al Comunitii Europene i / sau a bugetelor prevzute la art. 1 alin. 2 lit. a - f i i din Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile ulterioare, i la art. 1 alin. 2 lit. a d din O.U.G. nr. 45/2003 privind finanele publice locale, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 108/2004; fraud nseamn orice aciune sau omisiune intenionat n legtur cu: utilizarea sau prezentarea de declaraii ori documente false, incorecte sau incomplete, inclusiv faptele penale prevzute n cap. III seciunea 4^1 din Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile ulterioare, care au ca efect alocarea / dobndirea, respectiv utilizarea nepotrivit sau incorect a fondurilor comunitare de la bugetul general al Comunitii Europene i / sau a sumelor de cofinanare aferente de la bugetul de stat, bugetele prevzute la art. 1 alin. 2 lit. a - f i i din Legea nr. 500/2002, cu modificrile ulterioare, i la art. 1 alin. 2 lit. a - d din O.U.G. nr. 45/2003, aprobat cu modificri prin Legea nr. 108/2004, cu modificrile ulterioare; necomunicarea unei informaii prin nclcarea unei obligaii specifice, avnd acelai efect la care sS.G.G. - Unitate Implementare Program

155

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

a fcut referire anterior; deturnarea acestor fonduri de la scopurile pentru care au fost acordate iniial. n sensul aceluiai act normativ, operatorul economic i creanele bugetare se definesc dup cum urmeaz: operatorul economic este persoana fizic sau juridic ori alte organe i / sau entiti constituite potrivit legii; creanele bugetare rezultate din nereguli i / sau fraud reprezint sume de recuperat la bugetul Comunitii Europene, la bugetele prevzute la art. 1 alin. 2 lit. a - f i i din Legea nr. 500/2002, cu modificrile ulterioare, i la art. 1 alin. 2 lit. a - d din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 45/2003, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 108/2004, ca urmare a utilizrii necorespunztoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinanare aferente n acord cu prezentul manual neregulile se raporteaz fr a se distinge ntre clasificri, aceast atribuie fiind lsat n sarcina organelor de control i audit abilitate. Spre cunotina actorilor implicai n procesul de derulare al programelor i proiectelor Phare, neregulile se pot clasifica n: 1.1 nereguli neintenionate (erori) 1.2 nereguli intenionate (fraude) 2.1 nereguli fr impact financiar 2.2 nereguli cu impact financiar

1. 1. Neregula neintenionat este orice aciune a unui operator din cadrul unei instituii implicate (Fondul Naional, Agenia de Implementare pentru sub-programe sau granturi, beneficiar, contractor sau consultant, etc.) cauzat de neglijen i rezultat, n cele mai multe dintre cazuri, de nclcarea procedurilor aprobate. Neregulile neintenionate pot fi: culpe i erori cauzate de neglijen nclcri neintenionate ale procedurilor de operare mediu de control i sistem de management financiar insuficient definite

S.G.G. - Unitate Implementare Program

156

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

1.2 Neregula intenionat (frauda) este orice aciune premeditat a unui operator dintr-o instituie implicat (Fondul Naional, Agenia de Implementare pentru sub-programe sau granturi, beneficiarul final, contractorul sau consultantul, etc.) n scopul de a obine foloase necuvenite pentru sine ori pentru alt persoan. Neregulile intenionate pot fi: Facturi pentru servicii, bunuri i lucrri nelivrate (facturi fictive) Facturi emise de firme fictive - falsificri Facturi emise n duplicat Facturi pentru sume mai mari dect cele reale inflaie de facturi Facturi coninnd cantiti, preuri i alte discounturi netaxate Transfer fraudulos de fonduri n conturi neeligibile Constatri falsificate ale verificrilor documentare Constatri falsificate ale controalelor la faa locului Falsificarea i modificarea conturilor i / sau a altor nregistrri i a documentelor justificative 2.1. Neregula fr impact financiar este o neregul identificat nainte de a se efectua plata ctre contractor sau beneficiar. O neregul de acest gen o constituie neprezentarea rapoartelor de evaluare n termenele specificate n Memorandumul de Finanare i se notific. 2.2 Neregula cu impact financiar este o plat efectuat nejustificat n contextul proiectului. Neasigurarea cofinanrii este i ea o neregul de acest gen.

Premise n vederea prevenirii neregulilor: exist reguli de procedur intern a UIP clar definite exist responsabiliti instituionale i personale clar definite membrii UIP sunt instruii n problematica programelor Phare un sistem cuprinztor de completare /arhivare a tuturor documentelor relevante proceduri specifice de raportare a neregulilor
S.G.G. - Unitate Implementare Program

157

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

n cadrul UIP responsabil cu raportarea neregulilor este Raportorul de nereguli (Irregularities officer). Procedura trebuie urmat de ctre toi membrii UIP. Este responsabilitatea tuturor membrilor UIP la toate nivelurile funciilor de a participa la descoperirea i raportarea neregulilor. Responsabilitatea pentru aplicarea i implementarea procedurii curente se mparte cu: 1. Responsabilul de program - Senior Programme Officer - (SPO); 2. Coordonatorul UIP (DSPO); 3. Raportorul de nereguli din UIP Irregularities Officer (IO); 4. Controlul Financiar Preventiv al SGG; 5. Compartimentul de audit al SGG; 6. Raportorul de nereguli din OPCP / CFCU 7. Responsabilul cu autorizarea programelor - Programme Authorising Officer (PAO) 8. Raportorul de nereguli din Fondul Naional; 9. National Authorising Officer (NAO) 10. Toate autoritile de audit i control fie acestea naionale sau din UE.

Procedura 1. Membrii UIP care doresc s sesizeze o neregul o vor face prin completarea formularului Alert de neregul (Anexa 1), pe care l nregistreaz i l nmneaz ofierului de nereguli 2. Dac persoana n cauz dorete s-i pstreze anonimatul, va sesiza verbal IO, DSO sau SPO cu privire la neregula observat DSPO, SPO 3. Analizeaz documentele necesare pentru a stabili dac neregula sesizat este real Ofierul de 4. Dac neregula este real, se autosesizeaz i completeaz nereguli formularul Alert de neregul 5. Efectueaz nregistrarea neregulii Membrii UIP 6. n cazul n care cel care a sesizat neregula constat c persoanele ierarhic superioare nu au luat nici o msura va sesiza direct RNAF (Responsabilul Naional pentru Autorizare Financiar) la adresa email sau la postul telefonic nfiinat special n acest caz Ofierul de 7. Pentru fiecare neregul va completa o fi distinct nereguli 8. ntocmete i completeaz Registrul de nereguli (Anexa 7) 9. ntocmete i completeaz un Registru al Ofierului de nereguli (n formatul prezentat n anexa 12). 10. Raporteaz DSPO i SPO, n scris, neregulile ce i-au fost raportate S.G.G. - Unitate Implementare Program 158 Membrii UIP

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

sau pe care le-a detectat 11. ntocmete, i transmite dup avizarea de ctre DSPO i semnarea de ctre SPO, Raportul trimestrial privind neregulile (Quarterly Report on Irregularities) ctre CFCU (Anexa 4), mpreun cu documentaia aferent 12. Apoi IO l nainteaz n original PAO (pstrnd o copie la Dosarul de nereguli care cuprinde i Registrul de nereguli). 13. IO nregistreaz Raportul trimestrial privind neregulile, scrisoarea de transmitere ctre PAO i ataeaz documentele justificative privind neregulile (stinse sau nu). 14. Apoi copiaz Raportul trimestrial privind neregulile mpreun cu scrisoarea aferent i documentele justificative i le trimite ctre CFCU PAO, oprind pentru Dosarul privind neregulile copiile fcute. 15. Dac CFCU solicit informaii suplimentare, necesare n vederea clarificrii oricror elemente ale Raportului trimestrial privind neregulile, IO nregistreaz adresa privind solicitarea de clarificri la secretariatul UIP, analizeaz clarificrile solicitate de ctre CFCU i identific sursele de informaie. 16. Dac informaiile necesare pot fi asigurate de ctre IO, acesta nregistreaz i transmite informaiile, ntocmind scrisoarea de rspuns, ce va fi avizat de DSPO i semnat de SPO. 17. Daca informaiile necesare se afl n posesia altor entiti, IO, n msura n care poate identifica aceste entiti, pregtete, asigur semnarea, dup caz, de ctre SPO, nregistreaz, face copii i trimite scrisori de solicitare a clarificrilor entitilor n cauz. 18. Dup primirea clarificrilor solicitate, IO nregistreaz i transmite informaiile ce i-au fost solicitate, ntocmind scrisoarea de rspuns, ce va fi avizat de DSPO i semnat de SPO. 19. Dac nu sunt nereguli de raportat IO va ntocmi o scrisoare prin care se specific acest lucru, o d spre avizare ctre DSPO i semnare de ctre SPO i o transmite ctre CFCU (Nil Report Anexa 6) 20. Depune toate diligenele pentru ca revizuirile aduse procedurilor s se deruleze innd cont i de neregulile constatate pn la acel moment DSPO 21. Coordoneaz activitatea IO 22. ntreprinde demersurile necesare n vederea analizrii neregulilor ce i-au fost raportate i remedierii lor 23. Solicit, acolo unde este cazul, sprijinul entitilor de control i audit din SGG (Controlul Financiar Preventiv si Compartimentul de audit) pentru analiza neregulilor i remedierea acestora 24. Avizeaz Quarterly Report on Irregularities i Nil Report ntocmite de IO 25. ntreprinde demersurile necesare n vederea schimbrii procedurilor, atunci cnd aceasta se impune ca urmare a sesizrii unor nereguli decurgnd din vicii procedurale 26. Se asigur c modificrile recomandate, de ctre entitile abilitate, a fi aduse sistemelor i procedurilor se efectueaz SPO 27. Coordoneaz activitatea IO i DSPO 28. Aprob Quarterly Report on Irregularities ntocmit de IO i Nil Report S.G.G. - Unitate Implementare Program 159

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Lista de verificare Titlul proiectului: Beneficiar: Contractor: Aspecte de verificat Elemente de form 1. A fost completat un formular Alert la neregul n cazul fiecrei nereguli reale constatate? 2. A fost completat o fi distinct pentru fiecare neregul? 3. A fost ntocmit Registrul de nereguli i Registru al Ofierului de nereguli? 4. Raportul trimestrial privind neregulile a fost avizat de DSPO i aprobat de SPO? 5. A fost respectat termenul limit pentru transmiterea Raportului trimestrial privind neregulile? Elemente de coninut 6. Toate neregulile menionate n Raport sunt dovedite cu elemente justificative? 7. S-au luat msuri cu privire la neregulile constatate? 8. Au fost ntreprinse demersuri n vederea schimbrii procedurilor, atunci cnd aceasta se impune ca urmare a sesizrii unor nereguli decurgnd din vicii procedurale? 9. Recomandrile instituiilor abilitate au fost implementate? 10. A fost solicitat sprijinul entitilor de control ale SGG pentru remedierea unor nereguli? 11. A fost sesizat RNAF (Responsabilul Naional pentru Autorizare Financiar) n cazul unor nereguli? 12. Au fost solicitate informaii suplimentare cu privire la Raportului trimestrial privind neregulile de ctre CFCU? Scopul acestui registru este de a constitui un element de lucru util IO, prin accesul rapid la informaii sintetizate legate de fiecare neregul.

Da

Nu

Observaii

S.G.G. - Unitate Implementare Program

160

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Urmtoarele informaii vor fi nregistrate n Registrul Ofierului de nereguli. Numrul de nregistrare al neregulii Data la care se efectueaz nregistrarea Numele persoanei care efectueaz nregistrarea (IO) i semntura acesteia Fiele vor fi anexe la registru i vor constitui parte integrant din acesta. Fiecare fi va cuprinde urmtoarele informaii: Numrul de nregistrare al neregulii i data efecturii nregistrrii (dup care va fi identificat n registru) Persoana care a sesizat neregula, dac aceasta nu a cerut sa rmn anonim, caz n care se va specifica n fi acest lucru Copie dup Alerta de neregul Codul proiectului de care este legat neregula Descrierea neregulii Data cnd a fost neregula raportat ctre DSPO Numele persoanei care a fcut raportarea ctre DSPO Copia adresei prin care s-a fcut raportarea ctre DSPO Numele DSPO i semntura acestuia pe fi Data la care s-a raportat neregula ctre CFCU prin Qarterly Report on Irregularities Msurile luate pentru rezolvarea sau eliminarea neregulii Situaia de fapt a neregulii, urmrit periodic (sptmnal) Progresul i rezultatele oricrei investigaii executate Progresul i rezultatele oricrei aciuni iniiate pentru a recupera sumele deja pltite din fonduri comunitare sau naionale Data cnd debitul a fost recuperat Decizia asupra sanciunii sau tipul de sanciune impus, dac este cazul Care sunt documentele legate de neregul (numrul de nregistrare, de la cine emit, unde sunt ndosariate) inclusiv cele legate de rezolvarea neregulii
S.G.G. - Unitate Implementare Program

161

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Documentele legate de neregul se vor pstra n copie, ataate fiei neregulii, ntr-un dosar. Serviciul Contabilitate are obligaia de a nregistra n contul debitorilor toate situaiile n care exist sume pltite necuvenit din contribuia financiar a Comisiei Europene, probate prin acte de control, care constituie i titlu executoriu, conform OG 79/2003 cu modificrile i completrile ulterioare, dup primirea Notificrii (Anexa 8) trimise de IO din SGG, care primete o copie a raportului realizat de organismului de control.

S.G.G. - Unitate Implementare Program

162

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 1. Alerta la neregul Annex 1 Irregularities Alert Form

1. 2. 3.

Programme code/project Amount.. Describe shortly the context in which the irregularities has been committed

..

UNIT or Person

S.G.G. - Unitate Implementare Program

163

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 2. Scrisoare standard "Scrisoare de notificare pentru trimiterea Raportului Trimestrial de Nereguli"

Annex 2
Standard letter Notification letter for submitting the Quarterly Report on Irregularities

To:

Mr./ Mrs. SPO/DSPO Ministry of.

According to the provisions of Article from the Implementing Agreements between the CFCU and .. , signed at ., we inform you that you have to submit to the PAO, the Quarterly Report on Irregularities corresponding to the period from ... to . , in the pre-established format, within one week starting with the date of the present letter.

Yours sincerely, Mr./ Mrs. CFCU Director and PAO Date .

S.G.G. - Unitate Implementare Program

164

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 3. Scrisoare pentru transmiterea Raportului Trimestrial de Nereguli ctre OPCP Annex 3 Letter for transmission of the Quarterly Report on Irregularities to the CFCU

To:

Mr./ Mrs. CFCU Director and PAO Mircea Voda, 44, Sector 3, Bucharest

According to the provisions of the Financing Memorandum, the undersigned, . as the SPO, submit you enclosed the Quarterly Report on Irregularities No... of..

Yours sincerely, Mr./ Mrs. SPO Mr./Mrs.. DSPO

Date ..

S.G.G. - Unitate Implementare Program

165

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 4. Raport Trimestrial de Nereguli

Annex 4
Quarterly Report on Irregularities

To be sent to: CFCU Ministry of Public Finance B-dul Mircea Voda nr. 44, sector 3 Bucharest

According

to

the

provisions

of

the

Financing

Memorandum,

the

undersigned,

.as the Senior Programme Officer representing UIP, submit you enclosed the Quarterly Report on Irregularities No... of.... The details related to the irregularities incurred from .. (day/month/year) to ... (day/month/year...) and the debts recovered in this period, are set out in the tables annexed hereto and form an integral part of this report. I declare that the listing of irregularities, debts recovered or expected to be recovered is complete and accurate. The listing and corresponding supporting documents are open to any verification.

This report has been established by: ... Date, stamp and signature of the SPO

THE REPORT HAS BEEN ESTABLISHED ON THE BASIS OF THE INFORMATION PROVIDED BY ME .. DATE AND SIGNATURE OF THE IO UIP And reviewed by . Date, stamp and signature of the DSPO

S.G.G. - Unitate Implementare Program

166

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Form 1 Cover page Name of the programme:

QUARTERLY REPORT ON IRREGULARITIES

Case No. RO/05/......./.........../0


On period

Prepared by: (name)..., Irregularities Officer (signature)__________ (date) ________________

DSPO: (name)

____________________________

(signature) _____________ (date) ___/___/___

Certified by : (name) ____________________________________, SPO (signature) _____________ (date) ___/___/___

S.G.G. - Unitate Implementare Program

167

Manual de proceduri Form 2 EC-PHARE - Quarterly Report on Irregularities

Proceduri Specifice

Irregularities Report
(EC FORM: IR-F-01) CONFIDENTIAL CASE NO.: __/__/___/ P/_ QUARTERLY REPORT ON IRREGULARITIES

IDENTIFICATION OF COMMUNICATION
Applicant country: Case number: __/__/__/ P/_1 Quarter: __/__2 Date sent: Administrative Department in Applicant Country: Contact point: Name: Phone: Fax: e-mail: DETAILS OF IRREGULARITY 1. Description of measure 1.1 Name of measure: 1.2 Date of Financing Memorandum: 1.3 Number of measure: 2. Provision infringed 2.1 Community provision infringed: 2.2 National provision infringed: 3. Date and source of first information leading to suspicion of irregularity: 4. Method of Detection: 5. Type of irregularity 5.1 Practices employed in committing the irregularity:

5.2 Are these practices considered new?

Yes ( )

No ( )

With the exception of the last digit the case number remains the same and is composed of candidate countrys initials/ year/ three digit case number/ P for PHARE/ 0 for initial communication, 1 for first update, 2 for second update etc. e.g.: RO/05/001/P/0 2 Two digits for the year and two digits for the last month of the reported quarter e.g. 0503, 0506, 0509, 0512 S.G.G. - Unitate Implementare Program 168

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

5.3 If yes, has notification been sent under Annex III. 5 Section 5 of the Financing Memorandum? Yes ( ) No ( ) Not known ( ) If yes: Date and reference: 6. Are other countries involved? Yes ( ) No ( ) 6.1 If yes, has notification been sent under Annex III.5 Section 5 of the Financing Memorandum? Yes ( ) No ( ) Not known ( ) If yes: Date and reference: 7. Date on which, or dates between which, the irregularity was committed 8. Authorities or bodies 8.1 Authorities or bodies which drew up the official report on the irregularity: 8.2 Authorities or bodies responsible for administrative or judicial follow up: 9. Date on which the official report on irregularity was drawn up: 10. Name and address of natural and legal person/persons involved 10.1. Natural persons Name Address Postal code City Country Function 10.2. Legal persons Name Registered Office Address Postal code City Country FINANCIAL ASPECTS 11. Total amount and distribution between sources of financing 11.1 Total amount of the operation: 11.2 Community financing: 11.3 Applicant country financing: 12. Nature and amount of the expenditure found to be irregular 12.1 Nature of the expenditure: 12.2 Total amount of the expenditure:
S.G.G. - Unitate Implementare Program

169

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

12.3 Community expenditure: 12.4 Applicant country expenditure: 13. Amount which would have been wrongly paid if the irregularity had not been discovered 14. Financial consequences 14.1 Amount of expenditure under 12.2 not yet paid: 14.2 Community share: 14.3.Applicant country share: 15. Possibility of recovery: 16. Total amount recovered: 16.1 Community share: 16.2 Applicant country share: 17. Total amount to be recovered: 17.1 Community share: 17.2 Applicant country share:

STAGE OF PROCEDURES 18. Action by applicant country 18.1 Interim measures: 19. Administrative proceedings: 19.1 Interim measures: 20. Judicial proceedings: 21. Reasons for any abandonment of recovery proceedings: 21.1 Was the Commission notified before the decision to abandon the recovery procedure was taken? Yes ( ) No ( ) Not known ( ) If yes: Date and reference: 22. Have criminal proceeding been abandoned? Yes ( ) No ( ) Not known ( )

23. Termination of procedures 22.1 Has the Commission been notified of Administrative or judicial decisions or the main points thereof, concerning termination of proceedings in accordance Axe III.5 Section 6 of the financing memorandum Yes ( ) No ( ) Not known ( ) 170

If yes: Date and reference:


S.G.G. - Unitate Implementare Program

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

24. Penalties imposed (administrative and/ or judicial): 25. Additional observations:

S.G.G. - Unitate Implementare Program

171

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 5. Ghidul pentru completarea Raportului Trimestrial de Nereguli Guideline for performing the Quarterly Report on Irregularities
Form 1 Cover page 1. Name of the Programme To be ..../RO./P./../.... 2. Quarterly Report on Irregularities number and date Number- To be an unique increasing number (code QRI); RO/year/quarter/the increasing number( to be 1 for the first Quarterly Report on Irregularities, 2 for the second, and so on) Date- To be the date of the Quarterly Report on Irregularities submission to the CFCU 3. Authorised signatures for the MoH; correct date The names and signatures to be the same as the last communicated to the CFCU by the IA Form 2 EC-PHARE - Quarterly Report on Irregularities IDENTIFICATION OF COMMUNICATION Applicant Country: To be ROMANIA. Case number; With the exception of the last digit number remains the same and is composed of candidate
countrys initials/year/r/P for PHARE/0 for initial communication, 1 for first update, 2 for second update etc

Annex 5

Quarter: Two digits for the year and two digits for thethe last month of the reported quarter e.g. 0503, 0506, 0509, 0512 Date sent: To be the date of transmission of the Quarterly Report on Irregularities to CFCU Administrative Department in Applicant Country: To be MoH Contact point: To be MoH /SPO DETAILS OF IRREGULARITY 1. Description of Measure 1.1, Name of measure: To be the filled in the name of the measure concerned according to the Financing Memorandum 1.2. Date of Financing Memorandum: To be the date on the Financing Memorandum was signed 1.3. Number of measure: To be filled in the code of the measure/programme concerned according to the Financing Memorandum 2.Provision Infringed 2.1. Community provision infringed: To be filled in, with the reference number of the provision infringed 2.2. National provision infringed: To be filled in the no., date of issuing, full title of the law, regulation etc infringed 3. Date of the first information leading to suspicion of irregularity: to be the date on which the irregularity was discovered 3.1. Source of the first information leading to suspicion of irregularity: to be Implementing Agency/ Department,
Financial Officer, Project Manager or any other person that discovered or suspected the irregularity

4. Method of detection : To be the modality under which the irregularity was detected The irregularity was been discovered by: - On-the-spot checks - Documentary checks - Financial Officers or Project Managers checks - Head of PIU monitoring /checking documents, etc. 5. Type of Irregularity 5.1. Practices employed in committing the irregularity Shortly presentation of the practices employed in committing the irregularity. Examples for completion of practices : false documents presented to support non-existing or not project related expenses, incurred before or after the project; missing supporting documentation needed for S.G.G. - Unitate Implementare Program

172

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

incurred expenses; invoices for non existing operations; no presentation of reports in due time, according to the existing schedule; non assuring of the co-financing from the IAs budget, etc) 5.2. New practices: To be filled in Yes/No 5.3. Notification sent under Section 5 of Annex III of the Financing Memorandum: If the case 6. Other countries involved: To be filled in Yes/No 6.1. Notification sent under Section 5 of Annex III of the Financing Memorandum: If the case 7. Date on which, or dates between which, the irregularity was committed: To be filled in the dates on which the irregularity was committed or the period 8. Authority or bodies

8.1. Authorities or bodies, which drew up the official, report on the irregularity: To be filled in the name of national authorities or bodies that drew up the official report on irregularity (ex: General Secretariat of the Government, insert the name of the Implementing Authority) 8.2. Authorities or bodies responsible for administrative or judicial follow-up: To be filled in the name of national authorities or bodies responsible for administrative or judicial follow-up
9. Date on which the Official Report on Irregularity was drawn up: To be fill in the date of the approval of the official report which has to be the same date of the first notification 10. Natural and Legal persons 10.1. Natural persons (name, first name, address, postal code, city, country, function): To be filled in 10.2. Legal persons (name, registered office, postal code, country); To be filled in FINANCIAL ASPECTS 11. Total amount and distribution between sources of financing

11.1 Total amount of the operation: To be filled in the total amount of the operation 11.2. Community financing: To be filled in with the amount wrongly paid from the Community contribution 11.3. Applicant country financing: To be filled in with the amount wrongly paid from the national contribution 12. Nature and amount of the expenditure found to be irregular 12.1. Nature of the expenditure: To be filled in (ex. Building of roadside infrastructure, or cofinancing not assured ) 12.2. Total amount of the expenditure: To be filled in the total amount of the expenditure incurred until the irregularitys discovery 12.3. Community expenditure: To be filled in with the amount wrongly paid from the Community contribution 12.4. Applicant country expenditure: To be filled in with the amount wrongly paid from the Applicant Country contribution
13. Amount which would have been wrongly paid if the Irregularity had not been discovered To be filled in with the amounts which would have been wrongly paid if the irregularity had been not discovered prior to payment 14. Financial Consequences 14.1. Community share expenditure not yet paid: To be filled in the amount that was to be paid if the irregularity could not had been discovered 14.2. Applicant Country share expenditure not yet paid: To be filled in the amount that was to be paid if the irregularity could not had been discovered

S.G.G. - Unitate Implementare Program

173

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

15. Possibility of recovery: To be filled in the number, date of issuing, full title of the law, regulation etc regarding the recovery (ex: Possible through bank guarantee) 16. Total amount recovered: To be filled in the amount recovered 16.1. Community share: To be filled in the amount recovered from the paid Community share 16.2. Applicant country share: To be filled in the amount recovered from the paid Applicant Country share 17.Total amount to be recovered : To be filled in 17.1. Community share: To be filled in 17.2. Applicant country share: To be filled in STAGE OF PROCEDURES 18.Action by Applicant Country 18.1. Interim measures: To be filled in 19. Administrative proceedings: To be filled in (ex; financial recovery requested from National Court of Accounts, National Anticorruption Prosecutors Office, etc) 20. Judicial proceedings: To be filled in 21. Reasons for any abandonment of recovery proceedings: To be filled in, if the case

21.1. Was the Commission notified before the decision to abandon the recovery procedure was taken To be filled in Yes/No/Not known 22. Have criminal proceedings been abandoned: To be filled in Yes/No/Not known
23. Termination of procedures: To be fill in 23.1. Has the Commission been notified in accordance with Section 6 of the Financing Memorandum

To be filled in Yes/No/Not known


24. Penalty imposed: To be filled in 25. Additional observations: to be inserted all the case history to better understand the situation that conduced to the irregularity producing

S.G.G. - Unitate Implementare Program

174

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 6. Scrisoare care s ateste n faa Comisiei Europene c nu exist nici o neregul nregistrat n Raportul Trimestrial de Nereguli Annex 6 Letter to state that there are no irregularities to record in the Quarterly Report on Irregularities to the EC

To:

Mr./ Mrs. CFCU Director and PAO Mircea Voda, 44, Sector 3, Bucharest

According to the provisions of the Financing Memorandum, the undersigned, . as the SPO states that there are no irregularities to record in the Quarterly Report on Irregularities No... of..

Yours sincerely,

Mr./ Mrs. SPO Date ..

Mr./Mrs.. DSPO Date ..

S.G.G. - Unitate Implementare Program

175

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 7. Registrul ofierului de nereguli Annex 7 Registry of the Irregularities Officer/ IO Ledger

No.

Date

Name of the IO and signature

S.G.G. - Unitate Implementare Program

176

Manual de proceduri

Proceduri Specifice

Anexa 8. Notificare ctre Unitatea contabil pentru nregistrarea neregulilor Annex 8 Notification to Accountancy Unit to register the irregularity

To:

To: Mr./ Mrs. Head of Accountancy Unit, General Secretariat of the Government

Dear Mrs. ..,

Please be notified that following the control made byaudit section., on, year,..the debt of.EURO, must be included/registered in the Accountancy Unit accounts for the programme/measure.. This irregularity has become, starting with this date enforceable ( Execution title).

Yours sincerely,

Mr./ Mrs. Counsellor IO of MoH Signature .. Date

S.G.G. - Unitate Implementare Program

177