Sunteți pe pagina 1din 7

Scoala cu cl.

I-VIII Crucea _______________ Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT)

PROCEDURA OPERAIONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina din Exemplar nr.: 1

Cod: P.O. 14

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau dup caz, a reviziei n cadrul editei procedurii operaionale Elemente privind responsabilii/ operatiunea 1 Elaborat Verificat Aprobat Numele si prenumele 2 Zetu Elena Bontea Mirela Bontea Mirela Functia 3 Secretara Director Director Data 4 25.04.200 9 25.04.200 9 27.04.200 9 Semnatura 5

1.1. 1.2. 1.3

2. Situatia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Editia/ revizia in cadrul editiei 2.1. 2.2. 2.3 1 Editia 1 Revizia 1 Revizia 2 Componenta revizuita Modalitatea reviziei 3 x Data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei 4 27.04.2009

2 x

Scoala cu cl.I-VIII Crucea _______________ Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT)

PROCEDURA OPERAIONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina din Exemplar nr.: 1

Cod: P.O. 14

3. Lista cupriznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale Scopul difuzrii 3.1. 3.2. 3.3. 1 Aplicare Aplicare Aplicare Informare Evidenta Arhivare Alte scopuri ` 4. SCOP Stabilirea unui set unitar de reguli i responsabilitt privind gestionarea riscurilor n activitatea de secretariat. 5.DOMENIUL :Procedura se aplic de ctre persoana desemnat cu activitatea de secretariat, n spe secretarul colii care are stabilite aceste atribuii prin fia postului. 6.DOCUMENTE DE REFERINTA a) Regulamentul de Organizare i funcionare al Scolii cu cl.I-VIII Crucea b) Legi, hotrri de guvern, ordonane de urgen, adrese emise de ctre ISJ sau MECI, privind funcionarea unittilor colare i activitatea serviciului de secretariat. Exemplar nr.: 2 1 2 3 3 3 3 Compartiment 3 Directiune Contabilitat e Secretariat Secretariat Secretariat Secretariat Nume si prenume 5 Bontea Mirela Brguanu Nicoleta Zetu Elena Data primirii 6 27.04.2009 27.04.2009 27.04.2009 Semnatura 7

Funcia 4 Director Contabil sef Secretar Secretar Secretar Secretar -

Scoala cu cl.I-VIII Crucea _______________ Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT)

PROCEDURA OPERAIONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina din Exemplar nr.: 1

Cod: P.O. 14

7.DEFINITII SI ABREVIERI 1. Organizatie - Persoanele care lucreaza impreuna pentru atingerea unor obiective prestabilite .O organizatie poate fi o autoritatea publica , deasemenea sunt considerate si componentele structurale ( servicii, birouri etc.) 2. Obiective Scopurile pe care si le stabileste o organizatie . Obiectivele reprezinta rezultatele ce trebuie obtinute la nivelul organizatiei si la nivelul fiecarei componente structurale din cadrul acesteia . 3. Risc O problema (situatie , eveniment etc.) care nu a aparut inca, dar care poate apare in viitor, caz in care obtinerea rezultatelor prealabil fixate este amenintata sau potenta .In prima situatie riscul reprezinta o amenintare , iar in cea de-a doua , riscul reprezinta o opotunitate.Riscul reprezinta incertitudinea in obtinerea rezultatelor dorite si trebuie privit ca o combinatie intre probabilitate si impact. 4. Probabilitatea de materializare a riscului Reprezinta o masura a posibilitatii de aparitie a riscului , determinata apreciativ sau prin cuantificare , atunci cand natura riscului si informatiile disponibile permit o astfel de evaluare. 5. Impactul Reprezinta consecinta asupra rezultatelor (obiectivelor), daca riscul s-ar materializa.Daca riscul este o amenintare , consecinta asupra rezultatelor este negativa, iar daca riscul este o oportunitate , consecinta este pozitiva. 6. Expunere la risc Consecintele , ca o combinatie de probabilitate si impact , pe care le poate resimti o organizatie in raport cu obiectivele prestabilite , in cazul in care riscul se materializeaza . 7. Materializarea riscului Translatarea riscului din domeniul incertitudinii (posibilului) in cel al certitudinii (al faptului implinit). Riscul materializat se transforma dintr-o problema posibila intro problema dificila , daca riscul reprezinta o amenintare , sau intr-o situatie favorabila , daca riscul reprezinta o oportunitate. 8. Atenuarea riscului Masurile intreprinse pentru diminuarea probabilitatii (posibilitatii) de aparitie a riscului sau/si de diminuare a consecintelor (impactului) asupra rezultatelor (obiectivelor) daca riscul s-ar materializa. Mai concis , atenuarea riscului reprezinta diminuarea expunerii la risc , daca acesta este o amenintare. 9. Evaluarea riscului Evaluarea consecintelor materializarii riscului , in combinatie cu evaluarea probabilitatii de materializare a rsicului. Mai concis , evaluarea riscului reprezinta evaluarea expunerii la risc. 10. Risc inerent Expunerea la un anumit risc , inainte sa fie luata vreo masura de atenuare a lui. 11. Risc rezidual Expunerea cauzata de un anumit risc dupa ce au fost luate masuri de atenuare a lui. Masurile de atenuare a riscurilor apartin controlului intern.Din aceasta cauza riscul rezidual este o masura a eficacitatii controlului intern . 12. Gestionarea riscurilor sau managementul riscurilor- Toate procesele privind identificarea , evaluarea si aprecierea riscurilor , stabilirea responsabilitatilor , luarea de masuri de atenuare sau anticipare a acestora , revizuirea periodica si monitorizarea progresului. 13. Controlul intern Orice actiune / masura provenita din organizatie , luata in scopul gestionarii riscurilor.Aceste masuri pot fi luate fie pentru a diminua impactul in cazul materializarii riscurilor , fie pentru a reduce probabilitatea de materializare a riscurilor.

Scoala cu cl.I-VIII Crucea _______________ Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT)

PROCEDURA OPERAIONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina din Exemplar nr.: 1

Cod: P.O. 14

8.DESCRIEREA PROCEDURII REFERITOR LA RESPONSABILUL DE RISC 1. Directorul numeste prin Decizie persoana care va gestiona responsabilittle i riscurile aferente activitaii de secretariat, lund la cumostin sub semntur . 2. Persoana desemnat ntocmeste: o lista cu activittile desfurate (anexa nr.1), identific obiectivele specifice (anexa 2), stabilete factorii de risc i nivelul de apreciere a acestora (anexa 3) 3. Persoana desemnat analizeaz analizeaza obiectivele cuprinse n Regulamentul de Organizare si functionare al Scolii cu cl.I-VIII Crucea stabilite pentru domeniul de activitate de care raspunde .(secretariat) 4. Persoana desemnat identifica, , riscurile inerente care pot afecta desfasurarea activitatilor din domeniul de activitate de care raspunde si implicit realizarea obiectivelor specifice ale acestuia, avand in vedere faptul ca fiecare activitate este supusa unor evenimente, actiuni sau amenintari din interiorul ori exteriorul nivelului ierahic respectiv, iar fiecare obiectiv specific este adus la indeplinire prin desfasurarea uneia sau mai multor activitati . 5. Persoana desemnat ntocmete un Tabel cuprinznd obiectivele specifice i riscurile asociate acestora. 6. Directorul unitatii convoac o sedin de analiz, la care particip ntregul personal de conducere din cadrul Scolii cu cl.I-VIII Crucea, avnd ca scop discutarea continutului tabelelor cuprinzand obiectivele specifice si riscurile asociate acestora, in vederea identificarii tuturor obiectivelor pe care urmeaz s le realizeze i a riscurilor ce pot afecta ndeplinirea acestor obiective , la sfritul acestei sedine de analiz fiind ntocmit ntr-un singur exemplar un proces verbal de ctre persoana desemnat s redacteze . 7. Persoana desemnat prezint directorului unittii, Tabelul cuprinznd obiectivele specifice i riscurile asociate, n vederea analizrii i avizrii.

Scoala cu cl.I-VIII Crucea _______________ Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT)

PROCEDURA OPERAIONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina din Exemplar nr.: 1

Cod: P.O. 14

1. In cazul cnd se hotrte completarea sau modificarea Tabelelor, acestea se supun spre aprobare ,cu modificarile efectuate, directorului unittii. Se are n vedere stabilirea nivelului riscurilor pe obiective (anexa 4)

2. Persoana desemnat ntocmeste un Plan de actiune pentru minimizarea riscurilor inerente , conform modelului din Anexa 5. 3. Directorul unittii convoac o sedin de analiz , la care particip ntregul personal de conducere din cadrul colii cu cl.I-VIII Crucea, avnd ca scop discutarea Planurilor de aciune pentru a vedea dac prin punerea acestora n aplicare riscurile inerente vor fi reduse la un nivel care s asigure realizarea n mod cert a obiectivelor stabilite , la sfritul acestei sedine de analiz fiind ntocmit un proces-verbal de ctre persoana desemnat s redacteze . 4. In cazul n care se hotarte completarea sau modificarea Planurilor de aciune , persoana desemnat efectueaza completarile i modificarile corespunzatoare,i supune apoi noile Planuri de aciune spre aprobare directorului unitii.

Scoala cu cl.I-VIII Crucea _______________ Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT)

PROCEDURA OPERAIONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina din Exemplar nr.: 1

Cod: P.O. 14

9.RESPONSABILITATI 1. Directorul unitatii, avizeaz tabelul cuprinzand obiectivele si riscurile asociate acestora, si Situatia privind stadiul implementarii aciunilor de minimizare i evaluarea riscurilor reziduale. 2. Directorul unitatii verifica semestrial revizuirea riscurilor inerente si actualizarea Registrului de riscuri . 3. Directorul unitii aprob Planurile de aciune pentru minimizarea riscurilor inerente .

4. Persoana desemnat respect termenul de revizuire semestrial a riscurilor inerente i acceptate in cadrul Scolii cu clasele I-VIII Crucea.

10.ANEXE Anexa 1 Anexa 2 Anexa 3 Anexa 4 Anexa 5 Anexa 6 Lista cu activittile desfaurate in cadrul compartimentului secretariat Tabel cuprinzand obiectivele specifice i riscurile inerente asociate, n cadrul compartimentului secretariat Stabilirea factorilor de risc, a ponderilor i nivelurilor de apreciere al riscurilor n compartimentul secretariat Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului activitatea secretariat Plan de aciune privind minimizarea riscurilor inerente identificate. Medele registre preconstituite, dosare curente

Scoala cu cl.I-VIII Crucea _______________ Departament: Managementul Calitatii (SECRETARIAT)

PROCEDURA OPERAIONAL privind gestionarea riscurilor pentru activitatea de secretariat

Ediia: 1 Nr.de ex.: 3 Revizia: Nr.de ex. : Pagina din Exemplar nr.: 1

Cod: P.O. 14

ANEXA 1 __________________ AVIZAT, DIRECTOR Lista activitilor desfurate n cadrul COMPARTIMENTULUI SECRETARIAT Denumirea postului caruia ii Denumirea activitatii corespunde activitatea Organizarea registrelor i dosarelor curente Conducerea activitatii Organizarea sistemului de raportare a datelor Plan de aciune pentru minimizarea riscului Fiabilitatea sistemului informatic Organizarea i efectuarea arhivrii documentelor de secretariat Secretariat Secretariat Secretariat Secretariat Secretariat secretariat Intocmit, Secretar,

Nr. Crt. 1.

Pozitia postului in statul de organizare

2. 3. 4. 5. 6.