ISA 230 DOCUMENTAIA N AUDIT

1.Necesitatea documentaiei

"Documentaia" nseamn materialele (documentele de lucru) pregtite de auditor precum i

materialele obinute de la client n cursul efecturii auditului pe diferite suporturi (hrtie, film, electronice, etc). uditorul trebuie s documente!e aspectele care sunt importante pentru furni!area de probe de audit care s susin opinia auditului i probe care s arate c auditul a fost reali!at n conformitate cu "tandardele #nternaionale de udit. $entru reali!area unei planificri adec%ate a auditului anului n curs, auditorul trebuie s obin informaiile de referin de care are ne%oie, iar locul acestora se gsete n documentele de lucru. Documentaia de audit se refer n principal la : & repre!entarea principalelor do%e!i (nregistrri) ale muncii depuse de auditor precum i ba!a de date i informaii necesare conclu!iilor, raportului i opiniei de audit' & pri%ete direct planificarea i e(ecutarea misiunii de audit repre!entnd materialul de ba! pentru re%i!uirile (super%i!rile) necesare, inclusi% pentru controlul calitii muncii echipei de audit' & repre!int principalele )piese* (consemnri) n dosarele de audit (permanent, curent), pri%ind procedurile aplicate i probele obinute. +u alte cu%inte, documentaia de audit (documentarea auditului) poate fi perceput ca fiind )po%estea* misiunii, trebuind s permit oricrui utili!ator (a%i!at) al acesteia s neleag mai uor riscurile e(istente, afirmaiile testate, procedurile aplicate, modul n care s,au obinut probele i respecti% s,a conclu!ionat asupra situaiilor financiare prin raportul i opinia de audit. -dat cu finali!area misiunii auditorul trebuie s decid asupra celui mai adec%at tip de raport pe care, l %a emite, ba!a pentru aceasta deci!ie re!ultnd din probele colectate i din conclu!iile consemnate n documentele de lucru. $rin documente de lucru se nelege e%idenele conduse de auditor n care sunt consemnate procedurile aplicate, testele efectuate, informaiile obinute i conclu!iile pertinente puse n e%iden pe parcursul misiunii. .le ar trebui s cuprind toate informaiile pe care auditorul le consider necesare pentru reali!area procesului de audit de manier adec%at i nsi /ustificarea raportului de audit. +alitatea documentelor de lucru determin calitatea auditului pentru furni!area probelor asupra acti%itii desfurate i a conclu!iilor trase. -biecti%ul principal al documentelor de lucru const n a,l spri/ini pe auditor s ofere o asigurare re!onabil pri%ind faptul c s,a reali!at un audit adec%at n conformitate cu "tandardele #nternaionale de udit. Documentele de lucru repre!int o serioas ba! de planificare a auditului, o e%iden a probelor acumulate i a re!ultatelor testelor fcute, o colecie a datelor necesare determinrii tipului de raport adec%at, precum i o ba! pentru %erificarea care se %a reali!a ulterior.

2. Forma i coninutul documentelor de lucru

Pentru ca documentele de lucru s ser easc sco!ulu" !ro!us la #ntocm"rea lor tre$u"e s se aib n %edere o serie de factori care au influen asupra formei i coninutului lor, astfel 0 & 1atura misiunii ' & 2orma raportului auditorului ' & 1atura i gradul de comple(itate a afacerii clientului ' & 1atura i particularitile sistemelor contabile i de control intern ' & 1ecesitatea ndrumrii, supra%egherea i re%i!uirea lucrrilor e(ecutate de ctre auditori financiari asisteni ' & 3etodologia i tehnologia de audit specifice folosite n cursul reali!rii misiunii de audit. 4radul de e(tindere a documentelor de lucru este o problem de raionament profesional, iar auditorul trebuie s,i ba!e!e deci!ia pri%ind e(tinderea documentelor pe ceea ce ar fi necesar pentru a nlesni unui auditor e(perimentat, fr legturi anterioare cu auditul respecti%, s neleag acti%itatea desfurat i temeiul deci!iilor luate. Documentele de lucru includ, printre altele 0 & date i informaii pri%ind structura organi!atoric i /uridic, sectorul 5 mediul de acti%itate' & copii5e(trase ale documentelor legale rele%ante pri%ind tran!aciile efectuate de entitate (procese %erbale, acte constatatoare, contracte, acte de proprietate, conturi bancare, conturi5balane contabile, situaii financiare)' & documente de planificare (programele de audit ale misiunii ), de e%aluare a sistemului de control (audit) intern i a riscurilor e(istenei unor erori semnificati%e n situaiile financiare, de planificare (programare) a procedurilor de audit (contracarare a riscurilor)' & documentele de anali! a soldurilor5rula/elor i a e%oluiei unor indicatori semnificati%i (proceduri analitice)' & documente de comunicare5confirmare transmise ctre sau primite de la teri i conducerea entitii' & 6eferenieri 5 inde(ri 5 adnotri pe toate documentele ce compun dosarele misiunii, cu a/utorul crora s fie identificabile toate datele i informaiile ce le conin, precum i persoanele responsabile cu ntocmirea5a%i!area acestora. Documentele de lucru repre!int instrumentul principal prin care se demonstrea! faptul c s,a reali!at un audit adec%at, cu respectarea standardelor de audit general acceptate, ele pun n e%iden modul de e%aluare a caracterului adec%at al perimetrului lucrrilor de audit i a corectitudinii situaiilor financiare, dar n acelai timp ele pot ser%i i clientului n procesul de ntocmire a situaiilor financiare. 7n acti%itatea de audit documentele de lucru ser%esc pentru reali!area fa!ei de planificare i e(ecuie a auditorului, supra%egherea i re%i!uirea acti%itii de audit precum i pentru nregistrarea probelor de audit care re!ulta urmare a e(aminrii informaiilor financiar contabile pentru a susine opinia auditorului. 7n principal, documentele de lucru trebuie s conin informaii referitoare i la 0 & Descrierea controlului intern' & 8ugetul de timp afectat pentru auditarea di%erselor sfere de acti%itate' & $rogramul de audit' i & 6e!ultatul auditului din anul precedent. Documentele de lucru repre!int instrumentele de ba! ale unei acti%iti de audit i ser%esc pentru 0 & .laborarea planului de audit, reparti!area sarcinilor i urmrirea reali!rii obiecti%elor stabilite ' & "upra%egherea efecturii lucrrilor pre%!ute n plan i controlul calitii acestora ' & "electarea i stabilirea probelor de audit pentru uurarea formulrii conclu!iilor, anali!ei acestora cu managerii clientului ct i pentru fundamentarea opiniei de audit.

&

&

&

&

Documentele de lucru trebuie ntocmite pe msura efecturii auditului i nu trebuie lsate incomplete sau s conin aspecte inutile. De asemenea, documentele de lucru trebuie s fie corect ntocmite, suficient de complete n %ederea facilitrii nelegerii depline a operaiunilor e(ecutate ntr,o misiune de audit. 1u pot fi aduse modificri la documentele de lucru ulterior emiterii raportului de audit aferent, dect dac astfel de modificri sunt corespun!tor documentate i indic data i circumstanele n care sunt efectuate. Documentele se pot centrali!a sub forma nscrisurilor pe suport de hrtie, a informaiilor pe pelicul de folie, precum i pe medii de nregistrare electronic sau pe ali purttori de informaii. Documentele de lucru trebuie s conin raionamentul auditorului asupra problemelor semnificati%e precum i conclu!iile pe care i le formea! n domeniile de acti%itate care implic fapte deosebite i dificile de principiu sau de raionament, documentele de lucru %or pre!enta faptele rele%ante care de/a erau cunoscute de auditor n momentul cnd au fost fi(ate conclu!iile. Documentele de lucru trebuie organi!ate i structurate ntr,o manier con%enabil auditorului pentru a satisface necesitile de anali! pentru fiecare acti%itate indi%idual de audit. 2olosirea documentelor de lucru tipi!ate (liste de %erificare, scrisori & model) pot mbunti calitatea i eficiena cu care se reali!ea! i se re%i!uiesc situaiile financiare. 7n reali!area misiunii sale, auditorul, poate apela i la personalul de specialitate al clientului, pentru a,i furni!a anumite situaii, tabele, calcule i anali!e pe care s le utili!e!e, dar numai dup ce s,a con%ins de corectitudinea ntocmirii acestora. 9oate documentele de lucru trebuie s fie obinute pe suport adec%at. .le trebuie s identifice0 & 1umele clientului' & "fritul e(erciiului' & -biectul' & #niialele persoanelor care elaborea! i re%i!uiesc' & Datele de elaborare i re%i!uire. - mare parte a documentelor de lucru se reali!ea! sub forma tabelelor ane( ntocmite de client sau auditor pentru a /ustifica anumite sume din situaiile financiare. Documentele de lucru ce cuprind i planul / programele de audit , trebuie s consemne!e (do%edeasc) conformitatea auditului efectuat cu cerinele standardelor aplicabile. Documentele de lucru sunt structurate i organi!ate pentru a respecta att cerinele standardelor aplicabile ct i necesitile auditorului pentru fiecare acti%itate (indi%idual) impus de misiunea sa. :tili!area unor documente de lucru standardi!ate poate mbunti eficiena muncii de audit, mai ales n ceea ce pri%ete acti%itile de colectare a informaiilor (probelor), de ntocmire i de re%i!uire a acestor documente. Documentele de lucru sunt structurate i organi!ate pentru a respecta att cerinele standardelor aplicabile ct i necesitile auditorului pentru fiecare acti%itate (indi%idual) impus de misiunea sa. :tili!area unor documente de lucru standardi!ate poate mbunti eficiena muncii de audit, mai ales n ceea ce pri%ete acti%itile de colectare a informaiilor (probelor), de ntocmire i de re%i!uire a acestor documente. 7n practic se utili!ea! diferite tipuri de tabele funcie de anumite aspecte ale auditului n %ederea documentrii caracterului adec%at al misiunii precum i pentru e(ecutarea altor funcii, aa de e(emplu0 & Analiza de cont. 1ecesitatea ntocmirii unui astfel de document de lucru apare atunci cnd, au fost operate modificri ntr,un cont de carte mare, pe ntreaga perioad supus auditrii n %ederea corelrii soldului iniial cu soldul final. "e utili!ea! n special pentru conturi care nregistrea! operaiuni cu pri%ire la titluri de %alori uor negociabile, efecte de ncasat, pro%i!ioane pentru creane incerte, imobili!ri corporale, datoriile pe termen lung i toate conturile de capitaluri proprii.

& &

& & & & & &

Balana sau lista de verificare. cest tip de tabel se refer la detaliile care compun soldul de sfrit de an al unui cont din cartea mare. .l difer de anali!a de cont prin faptul c conine numai acele elemente care intr n componena soldului de la sfritul anului. .(emplu 0 balane sau liste de %erificare ale creanelor comerciale ale cheltuielilor pri%ind reparaiile i ntreinerea, precum i ale %eniturilor di%erse. & Confruntarea sumelor. - reconciliere pri%ete /ustificarea unei sume specifice, pre%!ut s corele!e suma nregistrat n e%idenele clientului cu o alt surs de informaii. "pre e(emplu, reconcilierea soldurilor interne ale conturilor cu sumele din e(trasul de cont, reconcilierea soldurilor analitice ale creanelor comerciale cu confirmrile primite de la clienii ntreprinderii precum i reconcilierea soldurilor analitice ale datoriilor comerciale cu situaiile ntocmite de furni!ori. & Teste ale caracterului rezonabil. $rin intermediul acestui document de lucru se testea! caracterul re!onabil al anumitor sume, informaiile respecti%e permit auditorului s e%alue!e dac soldurile conturilor sau par s conin o eroare, /udecndu,se prin prisma circumstanelor misiunii. uditorii anali!ea! frec%ent cheltuielile pri%ind amorti!area, pro%i!ioanele pentru creane incerte prin efectuarea unor teste ale caracterului re!onabil al soldurilor acestor conturi. 7n aceste situaii se aplic proceduri analitice. & Sintezele de procedur . ici gsim sinte!ele re!ultatelor confirmrii creanelor & clieni i sinte!a obser%rii fi!ice a stocurilor. & Teste informative. "unt acele tabele care conin informaii ce nu repre!int probe de audit, aici ntlnim informaii pri%ind declaraiile fiscale, orele de lucru care sunt necesare n gestiunea misiunii. & !ocumentarea e"tern . 6epre!int acele documente e(terne care se colectea! prin gri/a auditorului, e(emplu0 rspunsurile la scrisorile de confirmare i copiile acordurilor semnate de client. 7ntocmirea corespun!toare a documentelor de lucru sub form de tabele care %or documenta probele de audit colectate i conclu!iile deduse repre!int o fa! important a auditului. 2irmele de audit financiar i stabilesc propriile politici i metode pentru ntocmirea documentelor de lucru, pentru a se asigura c ele i ating obiecti%ele propuse. .le se asigur c documentele de lucru elaborate sunt reali!ate de o manier corect i sunt adec%ate pentru circumstanele n care s,a desfurat auditul. Toate deplasrile la client se vor finaliza cu foi de lucru ce se anexeaz la dosar !oile de lucru ntocmite pe parcursul misiunii, inclusi% cele pre!entate de client pentru auditor, aparin auditorului. 7n momentul ncheierii unei misiuni, foile de lucru sunt arhi%ate la sediul firmei de audit pentru a putea fi consultate i n %iitor. 7nainte de emiterea raportului de ctre auditor, partenerul de misiune, prin re%i!uirea documentaiei de audit i discuii cu echipa de lucru, trebuie s fie con%ins c au fost obinute probe de audit adec%ate i suficiente pentru a susine conclu!iile n %ederea emiterii raportului de audit. ;a fiecare client re%i!uirea se %a face de un auditor financiar. uditorul care face %erificarea trebuie s semne!e i s date!e toate situaiile n dosarul care a fost %erificat. "erioada n care se face documentarea este perioada pe tot parcursul reali!rii auditului. Documentele de lucru obinute n timpul reali!rii misiunii de audit, inclusi% cele pre!entate de client, aparin n e(clusi%itate auditorului i trebuie pstrate n siguran i confidenialitate. Dei anumite pri sau e(trase din documente pot fi puse la dispo!iia entitii cu acordul auditorului, documentele nu nlocuiesc situaiile contabile ale entitii.

&

#. !osarele de audit

&

Din practica de audit re!ult necesitatea de separare a documentelor de lucru n funcie de caracterul i semnificaia informaiilor n cele dou dosare 0 & !osarul curent (anual sau al exerciiului) ' & !osarul permanent ' & !osarul curent sau dosarul e"erciiului cuprinde toate informaiile rele%ante pentru perioada misiunii de audit. & Dosarul anual cuprinde toate foile de lucru corespun!nd e(erciiului contabil suspus auditului, ncepnd cu fa!a de organi!are a misiunii de audit i terminnd cu raportul de audit al situaiei financiare. .l cuprinde 0 & $lanificarea misiunii de audit ' & #nformaii cu pri%ire la super%i!area lucrrilor de audit ' & precierea controlului intern ' & #nformaii cu pri%ire la e(aminarea elementelor probante. & Dosarul anual trebuie s cuprind cel puin urmtoarele informaii, grupate pe seciuni, astfel 0 & AA % Plan"&"care '" ra!ortr"( & < , ;ista de %erificare a documentelor de lucru & = , 1ota de sinte! & > , +ontrol analitic final & ? , ;ista de %erificare a finali!rii misiunii & @, 6e%i!uirea general a situaiilor financiare & A , +hestionar de sfrit de misiune & B , +hestionar de %erificri specifice & C , +hestionar de e%enimente ulterioare nchiderii e(erciiului & D , -bser%aii finale i ntlnirile cu clientul & <E , +ontrol analitic prealabil & << , $lan de misiune & <= , +onfirmarea planului de audit & <> , 8uget i planificare & <? , bordarea auditului A) * Controlul contur"lor & 8 < , cti%e imobili!ate , corporale i necorporale & 8 = , #n%estiii & 8 > , "tocuri i contracte pe termen lung & 8 ? , +reane i pli n a%ans & 8 @ , Disponibiliti n conturi la bnci sau n cas & 8 A , +reditori i anga/amente & 8 B , #mpo!ite i ta(e & 8 C , +apital, re!er%e i registre cerute de lege & 8 D , +ontul de profit i pierdere & 8 <E , +artea mare i balana de %erificare AC % Ut"l"+area lucrr"lor real"+ate de alte !ersoane AD % ,er"&"cr" s!ec"&"ce !osarul permanent conine documente primite sau anali!ate n cursul diferitelor etape ale auditorului care se folosesc pe toat durata de reali!are a mandatului. Dosarul permanent, organi!at pe seciuni cuprinde0 -. * In&orma/"" des!re cl"ent ( fia de caracteri!are, organi!area general a societii, nelegerea entitii, componena organelor de conducere i administraie, informaii pri%ind prile afiliate, conturi bancare & bnci i semnturi autori!ate, statutul sau copie a actului constituti% al societii, contracte de societate (contract iniial, acte adiionale), codul unic de nregistrare (+:#), regulamentul intern

2. * Detal"" des!re m"s"une ( scrisoarea de misiune sau contractul de prestri ser%icii, scrisoarea de la auditorul precedent, autori!ri de funcionare i licene ale societii auditate, fia de acceptare a misiunii 3. * In&orma/"" '" contracte sau alte acte cerute de le0e ( lista asociailor sau acionarilor, copii ale cererilor de nscriere la -ficiul 6egistrului +omerului sau la 6egistrul 6omn al cionarilor, e(trase din statutul i contractul de societate, e(trase din procesele %erbale ale 4 i + pe ultimii > ani, copii ale contractelor de nchiriere, copii ale titlurilor de proprietate, copii ale contractelor de mprumut i leasing, copii contract colecti% de munc, copii contract indi%idual cu personalul, copii procese %erbale in%entariere anual, etc. 1 * S"tua/"a &"scal ( situaii i informaii fiscale, documentaia fiscal, e(trase din procesele %erbale ale controalelor fiscale' 2 * S"stemul conta$"l ( pre!entarea sistemului contabil, copii ale situaiilor financiare pe ultimii > ani, etc. 3. % S"stemul de control "ntern ( organi!are general, reparti!area sarcinilor, chestionar de control intern cu pri%ire la stocuri, furni!ori & cumprri, clieni & %n!ri, personal, tre!orerie, imobili!ri , amorti!ri Dosarul permanent se organi!ea! pe seciuni cu inde(area acestora pentru a a%ea acces rapid la documente. $entru a,i pstra rolul informati%, dosarul permanent trebuie actuali!at la !i, s nu conin informaii n%echite i perimate i s nu conin documente de %olum mare, se prefer atunci cnd situaia permite e(trase ale acestora. Dosarul permanent ntocmit de auditor conine un istoric al entitii, o list a principalelor domenii de acti%itate, o pre!entare a celor mai importante politici contabile care au fost aplicate n anii anteriori. "tudierea acestor informaii i discuiile cu personalul clientului contribuie la buna nelegere a entitii. Documentaia cuprins n dosarul permanent trebuie actuali!at corespun!tor i re%i!uit anual. :n dosar de audit trebuie s conin suficiente probe de audit pentru a spri/ini conclu!iile stabilite pe ba!a lor, pe care se ntemeia! opinia de audit asupra situaiilor financiare. $robele pe care auditorul le obine n cursul auditului trebuie s satisfac urmtoarele obiecti%e0 & #xisten 0 un acti% sau o datorie e(ist la un moment dat' & Drepturi $i obligaii 0 un acti% sau o datorie aparine entitii la o anumit dat' & %pariie 0 o tran!acie sau un e%eniment a a%ut loc n cursul perioadei i aparine entitii' :n dosar de audit trebuie s conin suficiente probe de audit pentru a spri/ini conclu!iile stabilite pe ba!a lor, pe care se ntemeia! opinia de audit asupra situaiilor financiare. $robele pe care auditorul le obine n cursul auditului trebuie s satisfac urmtoarele obiecti%e0 & #xisten 0 un acti% sau o datorie e(ist la un moment dat' & Drepturi $i obligaii 0 un acti% sau o datorie aparine entitii la o anumit dat' & %pariie 0 o tran!acie sau un e%eniment a a%ut loc n cursul perioadei i aparine entitii' & #x&austivitate0 nu e(ist acti%e, obligaii, tran!acii sau e%enimente nenregistrate ori elemente nepre!entate' & 'aloare 0 un acti% sau o datorie este nregistrat la o %aloare contabil corespun!toare' & (omensurare0 o tran!acie sau un e%eniment este nregistrat la %aloarea adec%at, iar %eniturile i cheltuielile sunt alocate perioadei corespun!toare' & "rezentare0 un element este pre!entat, clasificat i descris conform cadrului de raportare aplicabil' $robele obinute prin intermediul procedurilor de audit sunt utili!ate pentru a determina gradul de corectitudine i obiecti%itate (imparialitate) a situaiilor financiare i tipul raportului (opinia) de audit.

uditorul aplic procedurile specifice pentru a obine probe referitoare la faptul dac fiecare afirmaie rele%ant a conducerii este conform cu principiile i regulile contabile aplicabile, aceste proceduri i probe urmnd s,i susin n final raportul (opinia).

"ituaiile financiare "ituaiile financiare

6aportul 6aportulde deaudit audit

firmaiile firmaiileconducerii conducerii referitoare la componentele referitoare la componentele situatiilor financiare situatiilor financiare

$rocedurile $rocedurile de deaudit audit

$robele la $robelereferitoare referitoare la corectitudinea, corectitudinea, obiecti%itatea obiecti%itatea(impartialitatea) (impartialitatea) situatiilor financiare situatiilor financiare

)inteza relaiilor dintre situaiile financiare $i raportul de audit

uditorul trebuie s documente!e toate aspectele importante sesi!ate n urma aplicrii diferitelor proceduri (teste), cu probe care s,i susin apoi opinia asupra situaiilor financiare. Documentarea fcut n timpul misiunii %a reflecta att modul n care s,au desfurat lucrrile de audit, ct i procedurile ce au fost aplicate i probele ce au fost culese.