Partea IV.

MANAGEMENTUL EVIDENEI I GESTIUNII N NTREPRINDERILE FARMACEUTICE

Capitolul 24.

EVIDENA CIRCULAIEI PRODUSELOR FARMACEUTICE

24.1. Evidena intrrilor produselor farmaceutice 24.2. Ieirile de produse farmaceutice. Rulajul 24.2.1. nsemntatea, tipurile i structura rulajului 24.2.2. Raportul dintre indicii rulajului i ali indici financiari de activitate a ntreprinderilor farmaceutice 24.2.3. Scopul de baz i sarcinile dirijrii cu rulajul 24.2.4. Etapele de studiu al conjuncturii pieei farmaceutice n procesul de dirijare cu rulajul ntreprinderilor farmaceutice 24.2.5. Determinarea indicilor volumului i structurii rulajului 24.2.6. Normarea i planificarea stocurilor de produse farmaceutice 24.2.7. Planificarea intrrilor de produse farmaceutice 24.3. Documentarea rulajului 24.4. Evidena cheltuielilor i pierderilor de produse farmaceutice 24.5. Documentaia de eviden i gestiune a persoanelor gestionare 24.6. Evidena cantitativ a circulaiei medicamentelor

24.1. Evidena intrrilor produselor farmaceutice.

Furnizorii principali de produse farmaceutice pentru farmacii sunt depozitele farmaceutice. Unele grupuri de produse sunt furnizate de sistemul de tehnic medical, reactivi chimici, reeaua de comer a mrfurilor industriale, etc. Recipientele farmaceutice, produsul vegetal medicamentos, pot fi recepionate i de la populaie. Recepionarea produselor farmaceutice poate avea loc: nemijlocit la depozitul farmaceutic; n farmacie, n cazul transportrii lor cu transportul depozitului; Primind produsele farmaceutice nemijlocit la depozitul farmaceutic, persoana care le recepioneaz este datoare s verifice: denumirea, preul i cantitatea n corespundere cu datele indicate n documentele de nsoire. n caz dac recepia produselor nu poate fi efectuat dup numrul de uniti i masa neto, atunci reprezentantul farmaciei le recepioneaz dup numrul de locuri i masa bruto. Acest fapt se fixeaz n documentele de nsoire. Dreptul de a recepiona produsele farmaceutice la depozit se confirm printr-o delegaie dup o form stabilit valabil pentru o singur recepionare, de regul, pe un termen de pn la 15 zile. Persoanelor ce se ocup permanent de aprovizionarea cu medicamente li se poate elibera delegaie pe un termen de pn la un an de zile pentru achiziionarea de la furnizorii cu care ntreprinderea farmaceutic are relaii contractuale de furnizareachiziionare permanente. Pentru recepionarea substanelor toxice i stupefiante se ntocmete o delegaie aparte. n cazul transportrii produselor farmaceutice la farmacie cu transportul depozitului, expeditorul le transmite farmacistului diriginte (sau altei persoane responsabile) mpreun cu documentele de nsoire, conform numrului de locuri i masei bruto. n acest caz persoana care efectueaz recepia semneaz exemplarele borderoului de expediere i transport care se ntorc expeditorului. Faptul recepiei produselor farmaceutice se confirm prin delegaie sau prin semntura farmacistului-diriginte i aplicarea tampilei farmaciei pe exemplarele borderoului de expediere i transport ce se napoiaz depozitului. Pe exemplarul borderoului de expediere i transport a produselor farmaceutice care rmne n farmacie persoana gestionar aplic tampila de recepie cu u rmtorul coninut:
Valorile materiale enumerate n acest document, n sum de ________________________________________ lei __ bani au fost recepionate n ntregime i se afl sub responsabilitatea mea (noastr)

_____________
data

______________________
semntura(rele)

578

Regula principal de recepie a produselor este recepia conform cantitii, calitii lor i preurilor (recepia valoric). Persoana gestionar din farmacie controleaz pentru fiecare denumire cantitatea, preul, valoarea total i verific aceste date cu cele indicate n borderoul de expediere i transport. Afar de aceasta, toate produsele supuse recepionrii se verific la prezena urmtorilor indici: marcajul, care trebuie s permit stabilirea denumirii ntreprinderii industriale productoare; denumirea preparatului; numrul seriei, numrul analizei, termenul valabilitii i ali indici, prevzui de documentaia tehnic de normare. n caz c se stabilete o necorespundere a cantitii sau calitii produselo r recepionate cu datele din documentele de nsoire, iar furnizorul de produse farmaceutice nu este de acord cu necorespunderile depistate, n farmacie se creeaz o comisie de recepionare n componena crei se include: farmacistul-diriginte, persoanele gestionare, ali farmaciti precum i o persoan necointeresat (poate fi i din cadrul colectivului). Comisia ntocmete un act special, numit Act despre necorespunderea cantitii i/sau calitii produselor farmaceutice, stabilit n ti mpul recepionrii. n caz de necesitate se preleveaz proba medie n scopul expedierii produsele necalitative pentru control la LCCM AM. Depozitului farmaceutic i se trimite o scrisoare reclamaie la care se anexeaz Actul despre necorespunderea cantitii i/sau calitii produselor farmaceutice, stabilit n timpul recepionrii, Actul de prelevare a probei medii i Buletinul de analiz. Documentele de nsoire a produselor farmaceutice recepionate se nregistreaz la intrri n urmtoarele documente: 1. Registrul intrrilor de produse farmaceutice. Acest Registru servete ca baz pentru ntocmirea compartimentului Intrri al Raportului de gestiune despre circulaia produselor farmaceutice. 2. Registrul pentru evidena cantitativ a toxicelor, stupefiantelor i a alcoolului etilic (Registrul de eviden cantitativ). n acest Registru se nregistreaz datele cantitative ale intrrilor medicamentelor supuse, conform regulamentelor n vigoare, evidenei cantitative. 3. Registrul de eviden a medicamentelor cu un termen redus de valabilitate. Forma acestui registru nu este reglementat. n el se introduc datele cantitative despre medicamentele cu termen redus de valabilitate n scopul atenionrii permanente a persoanelor gestionare i celorlali specialiti pentru prevenirea pierderilor posibile. 4. Compartimentul Intrri al Raportului de gestiune a persoanelor gestio579

nare. Aceast eviden este principala form de nregistrare valoric a intrrilor de produse farmaceutice. n calitate de documente justificative pentru efect uarea nregistrrilor n acest compartiment servesc facturile ce nsoesc produsele farmaceutice de la depozit sau ali furnizori. Trebuie de menionat c valoarea intrrilor se nregistreaz deplin (total), chiar dac pe parcursul recepiei au fost depi state divergene sau unele produse au fost alterate i n-au fost recepionate, fapt confirmat prin documentele corespunztoare. Acestea din urm se vor nregistra n compartimentele corespunztoare a Raportului de gestiune. n procesul circulaiei produselor farmaceutice pot avea loc i alte operaii economico-financiare, ce servesc ca surse de intrri sau rezultatul crora duce la majorarea stocurilor de produse farmaceutice. Aceste operaii, precum i rezultatele valorice ale lor se trec n compartimentul Intrri al Raportului de gestiune. Posibilele surse suplimentare i operaii de majorare a stocurilor de produse farmaceutice sunt prezentate n tab. 24.1. Tabelul 24.1 Sursele suplimentare de majorare a volumului stocurilor de produse farmaceutice n farmacie
Nr Operaiile de majorare Transferarea produsului vegetal medicamentos n marf Achiziionarea recipientelor farmaceutice de la populaie i recepionarea lor din seciile unitilor medico-sanitare. Transferarea n marf a ambalajului, materialelor auxiliare i altor valori materiale. nregistrarea la intrri a diferenei n plus ca rezultat al evidenei elaborrilor farmaceutice, preparrii formelor extemporale, realizrii apei purificate. Documentarea operaiilor Act de transfer a produsului vegetal medicamentos n marf; 1. Borderou de achiziie a recipientelor de sticl utilizate; 2. Factura de recepionare a recipientelor de la instituiile medico-sanitare. Act de transfer a ambalajului, materialelor auxiliare i altor valori materiale n marf. 1. Registrul de eviden a elaborrilor farmaceutice. 2. Registrul de receptur. 3. Registrul de eviden a rulajului prin virament i achitrilor cu cumprtorii. 4. Not despre diferena n plus i n minus. Act despre rezultatele inventarierii.

1. 2.

3. 4.

5. 6.

nregistrarea la intrri a excedentului de produse farmaceutice depistat n rezultatul inventarierii. Obinerea surplusului de valoare n cazul reevalurii produselor farmaceutice n legtur cu majorarea preurilor.
580

Act despre reevaluarea produselor farmaceutice.

24.2. Ieirile de produse farmaceutice. Rulajul. 24.2.1. nsemntatea, tipurile i structura rulajului.
Baza activitii de antreprenoriat a ntreprinderii farmaceutice pe pia o co nstituie procesul de comercializare a medicamentelor i altor produse farmaceutice. Coninutul economic al acestui proces este reflectat prin rulaj. Prin rulaj se subnelege volumul de realizare a medicamentelor i altor produse farmaceutice pentru o anumit perioad de timp. Asigurrii rulajului tuturor ntreprinderilor farmaceutice, indiferent de formele lor de proprietate i juridico-organizatorice de activitate, i se acord o mare importan n politica economic i social a statului. Aceasta se explic prin faptul c mrimea rulajului caracterizeaz volumul i nivelul satisfacerii cererii populaiei la medicamente, stimuleaz dezvoltarea producerii lor i duce la accelerarea circuitului de capital al ntreprinderile farmaceutice, circuitului mijloacelor bneti, veniturilor n buget (impozite) i a altor indici macroeconomici. Nu mai puin important este rolul rulajului i n activitatea concret a ntreprinderilor farmaceutice. Aa, volumul rulajului determin gradul de ptrundere a ntreprinderii farmaceutice i locul pe care l ocup ea pe pia farmaceutic, posibilitile i tempul de dezvoltare economic a ei. n sistemul de indicatori ce caracterizeaz dezvoltarea ntreprinderii farmaceutice rulajul are un rol neunivoc: 1. Este indicatorul de baz de apreciere a volumului de activitate a ntreprinderii farmaceutice. 2. Servete ca un indicator ce determin stabilirea potenialului de resurse a ntreprinderii farmaceutice (materiale, financiare i de munc). 3. Este indicatorul de baz ce determin consumul acestor resurse (volumul i coninutul cheltuielilor). n acelai timp, n condiiile relaiilor de pia, rulajul poart un caracter subordonator privind raportul venitului ntreprinderii farmaceutice fa de activitatea comercial. Rulajul ntreprinderii farmaceutice se prezint sub diferite tipuri i forme. Structura rulajului dup tipuri i forme este prezentat n fig. 24.1. a) Rulajul cu amnuntul reprezint valoarea realizrii produselor farmaceutice populaiei i altor consumatori prin numerar sau prin virament, finaliznd astfel procesul de circulaie a lor pe pia. b) Rulajul cu ridicata reprezint realizarea produselor farmaceutice, ce au trecut un anumit proces tehnologic de prelucrare n ntreprinderea farmaceutic (transportarea, depozitarea, pstrarea, divizarea), diferitor cumprtori angrositi, ce vor organiza procesul de realizare a lor consumatorilor finali.
581

Criteriu de clasificare

Tipul rulajului

Caracteristica (coninutul)

Cantitatea de produse eliberate destinatarului

Cu amnuntul en detail

Produse eliberate n cantiti necesare nemijlocit consumatorului

Cu ridicata en gross

Produse eliberate cumprtorilor angrositi (intermediari) i/sau n cantiti necesare mai multor consumatori

Conform recepturii de ambulator

Volumul de realizare a medicamentelor conform recepturii de ambulator Volumul de realizare a medicamentelor conform recepturii de staionar Volumul de realizarea a medicamentelor fr reete i a altor produse farmaceutice Volumul de realizarea a produselor farmaceutice nemijlocit populaiei Volumul de realizarea a produselor farmaceutice instituiilor, organizaiilor, ntreprinderilor
Volumul de realizare a produselor farmaceutice pentru care achitarea a fost efectuat preventiv sau la momentul realizrii

Formele organizatorice de realizare

Conform recepturii de staionar Realizarea fr reete

Nemijlocit populaiei

Cumprtorii (consumatorii)

Instituiilor, organizaiilor, ntreprinderilor

Termenele de achitare

Plat preventiv sau achitare concomitent

La realizare sau credit mrfar

Volumul produselor farmaceutice eliberate pentru realizare, costul crora va fi achitat la finele realizrii sau n alt termen

Formele de achitare

n numerar Prin virament

Volumul realizrii produselor farmaceutice costul crora este achitat n valut sub forma sa natural Volumul realizrii produselor farmaceutice costul crora este achitat printr-o form de achitare fr numerar

Figura 24.1. Tipurile rulajului i caracteristica lor

582

Suma total a realizrilor cu amnuntul i cu ridicata constituie volumul brut al rulajului ntreprinderii farmaceutice sau rulajul total. Structura rulajului caracterizeaz, de regul, componena realizrii dup grupele mrfare conform rapoartelor de gestiune statistice.

24.2.2. Raportul dintre indicii rulajului i ali indici financiari de activitate a ntreprinderilor farmaceutice.
Indicii rulajului au un grad mare de dependen cu ali indici de baz a activitii ntreprinderilor farmaceutice. n sistemul de indici un rol important l au urmtoarele: 1. Corelaia (dependena) dintre prile componente ale rulajului; 2. Dependena dintre rulaj i indicii volumului potenialului de resurse i eficacitatea utilizrii lor; 3. Dependena dintre rulaj i principalii indici financiari exprimai n valori absolute i relative. 1. Corelaia dintre prile componente ale rulajului se exprim prin expresia balanei de marf: Si + I = R + A + Sf, (24.1) unde: R volumul de realizare (rulajul) pentru o anumit perioad; I volumul intrrilor de produse farmaceutice; Si, Sf suma soldurilor, respectiv la nceputul i la sfritul perioadei; A alte ieiri documentate ale mrfurilor. Datorit faptului c ntre aceti indici exist o corelaie foarte strns, dirijarea cu rulajul mbin aciuni asupra sistemului lor n ntregime. 2. Dependena dintre rulaj i indicii volumului potenialului de resurse se determin n contextul utilizrii fiecrui tip de resurse n parte. Astfel, dependena dintre rulaj i resursele umane (de personal) se exprim n felul urmtor: R = Ep x Pm, (24.2) unde: R volumul de realizare (rulajul) pentru o anumit perioad; Ep efectivul mediu scriptic de personal pentru aceast perioad; Pm productivitatea medie a muncii personalului pentru aceast perioad (exprimat n volumul rulajului pentru un lucrtor). Dependena dintre rulaj i mijloacele fixe utilizate se exprim prin urmtoarea relaie: R = Cmf x RDmf, (24.3) unde: R volumul de realizare (rulajul) pentru o anumit perioad; Cmf costul mediu al mijloacelor fixe pentru aceast perioad; RDmf randamentul mijloacelor fixe (exprimat prin volumul rulajului la o unitate de mijloace fixe).
583

3. Dependena dintre rulaj i principalii indici economico-financiari se exprim, de regul, n contextul fiecrui indice n parte. Aa, dependena dintre rulaj i venitul brut se exprim n felul urmtor: R = Vb : NVb x 100%, (24.4) unde: R volumul de realizare (rulajul); Vb venitul brut de la realizare; NVb nivelul venitului brut de la realizare (exprimat n procente ctre rulaj). Dependena dintre rulaj i cheltuielile de circulaie se exprim n felul urmtor: R = Ch : NCh x 100%, (24.5) unde: R volumul de realizare (rulajul); Ch suma cheltuielilor de circulaie; NCh nivelul cheltuielilor de circulaie (exprimat n procente ctre rulaj). Dependena dintre rulaj i suma impozitelor achitate se exprim prin relaia: R = SI x 100% : CI, (24.6) unde: R volumul de realizare (rulajul) pentru o anumit perioad; SI suma impozitelor achitate n aceast perioad; CI capacitatea impozitelor fa de rulaj (exprimat prin raportul sumei i mpozitelor ctre rulaj n procente). Legtura dintre rulaj i beneficiu se exprim prin relaia: R = B : RN x 100%, (24.7) unde: R volumul de realizare (rulajul) pentru o anumit perioad; B suma beneficiului de la realizare n aceast perioad; RN rentabilitatea nivelul beneficiului fa de rulaj (exprimat prin rapo rtul sumei beneficiului ctre rulaj n procente). Examinarea relaiilor de mai sus are un rol important n sistemul de msuri economice de dirijare cu rulajul n ntreprinderile farmaceutice.

24.2.3. Scopul de baz i sarcinile dirijrii cu rulajul.

Scopul de baz de dirijare cu rulajul este asigurarea unui ritm nalt de dezvoltare a ntreprinderii farmaceutice i satisfacerii cererii populaiei pentru ntreg sortimentul de medicamente. n conformitate cu acest scop n faa sistemul de dirijare cu rulajul stau urmtoarele sarcini principale: 1. Corelarea tempului de cretere a rulajului cu creterea indicilor i schimbrile conjuncturii pieei farmaceutice; 2. Planificarea volumului de realizare ce va asigura obinerea de ctre ntreprinderea farmaceutic a venitului scontat;
584

3. Asigurarea utilizrii raionale a potenialului uman, material i financiar (personalului farmaceutic, mijloacelor fixe) la etapa de planificare a rulajului; 4. Asigurarea unei astfel de structuri a rulajului, care n cea mai mare msur ar corespunde structurii cererii contingentului populaiei deservite; 5. Planificarea volumului i structurii intrrilor de produse farmaceutice i stocurilor mrfare, care ar asigura activitatea ritmic a ntreprinderii farmaceutice i un sortiment stabil al medicamentelor. n conformitate cu scopul i sarcinile sistemului de dirijare cu rulajul ntreprinderii farmaceutice, se stabilete coninutul concret al aciunilor i consecutivitatea realizrii lor, fig. 24.2. Coninutul sistemului de dirijare cu rulajul

1. Aprecierea i determinarea conjuncturii pieei farmaceutice

2. Determinarea volumului i structurii rulajului

3. Normarea i planificarea stocurilor de produse farmaceutice

4. Planificarea volumului intrrilor i achiziionrilor de produse farmaceutice

Figura 24.2. Caracteristica sistemului de dirijare cu rulajul ntreprinderii farmaceutice.

24.2.4. Etapele de studiu al conjuncturii pieei farmaceutice n procesul de dirijare cu rulajul ntreprinderilor farmaceutice.
Studiul conjuncturii pieei farmaceutice n procesul de dirijare cu rulajul ntreprinderilor farmaceutice include urmtoarele trei etape: 1. Supravegherea curent asupra activitii de pe pia, i n primul rnd, as upra acelor segmente, n care ntreprinderea farmaceutic i realizeaz activitatea de asisten cu medicamente i alte produse de uz medical. Se atrage o deosebit atenie: dinamicii volumului rulajului n ntregime i pe tipuri; dinamicii volumului de realizare a diferitor grupuri de produse farmaceutice; dinamicii nivelului mediu i diapazonului de preuri pentru diferite grupuri de produse farmaceutice; modificrilor numrului de ntreprinderi farmaceutice pe anumite segmente de pia. Rezultatele supravegherii curente se fixeaz sub form de tabele sau sub form grafic.
585

2. Aprecierea conjuncturii curente a pieei se efectueaz n procesul analizei acelor schimbri, ce au loc n momentul supravegherii comparativ cu perioada precedent. Analiza se petrece n dou etape: La prima etap a analizei se efectueaz un calcul al indicilor analitici ce caracterizeaz conjunctura pieei de consum de baz: rulajului ntreprinderilor farmaceutice pe cap de locuitor n municipiu, raion; rulajului mediu pentru o unitate farmaceutic; tempului de majorare (reducere) a preurilor medii la medicamente. La a doua etap de analiz se evideniaz circumstanele de modificare a rul ajului: sezonalitatea realizrilor, devierile ca rezultat ale unor factori ntmpltori (schimbrii brute ale climei, modificri n activitatea instituiilor medico-sanitare, calamiti naturale, reacii ale cumprtorilor la modificrile economicofinanciare n legislaie, etc.). 3. Prognozarea conjuncturii pieei farmaceutice. n condiiile nestabilitii economice de dezvoltare a rii prognozarea se limiteaz la perioadele apropiate i medii, suficiente pentru determinarea indicilor rulajului, care se face, de regul, prin dou metode de baz: factorial i de trend. Metoda factorial de prognozare a conjuncturii e bazat pe studiul factorilor ce influeneaz cererea, oferta, preurile i concurena pe piaa farmaceutic precum i posibilele modificri al acestor factori pe perioada de prognozare. Factorii pot fi de origine economic, demografic, social-politic, natural, etc. Iniial se studiaz influena diferitor factori asupra anumitor pri componente i tipuri ale rulajului, dup ce se aleg cei mai eseniali din ei i se constituie un model multifactorial de regresie. Firmele farmaceutice mari elaboreaz de sine stttor prognoze multifactoriale de conjunctur, introducnd n statele de personal specialiti pentru studiul i prognozarea pieei. Firmele mai mici pot procura astfel de informaie de la firmele specializate n prognozarea conjuncturii pieei pentru anumite produse. Metoda de trend este bazat pe extrapolarea tendinei rulajului, anterior apreciat, pentru perioada, pentru care se efectueaz prognoza. Aceast metod este accesibil oricrei ntreprinderi farmaceutice, deoarece este bazat pe rezultatele observrilor curente. Metoda de trend se utilizeaz de regul pentru prognozarea conjuncturii pieei farmaceutice pe o perioad apropiat. Lund ca baz rezultatele prognozei se efectueaz determinarea indicilor rulajului dup volum i structur pentru perioada stabilit.

24.2.5. Determinarea indicilor volumului i structurii rulajului.

Procesul de determinare a indicilor rulajului se petrece n cteva etape, principalele dintre care sunt indicate n fig. 24.3.
586

Etapele principale de determinare a rulajului

1. Selectarea scopurilor prioritare de dezvoltare a rulajului ntreprinderii farmaceutice 2. Analiza volumului i structurii rulajului n perioadele precedente 3. Elaborarea indicilor rulajului 4. Elaborarea structurii de realizare a produselor farmaceutice 5. Aprecierea intensitii planului de realizare elaborat 6. Elaborarea msurilor pentru realizarea indicilor determinai ai rulajului

Figura 24.3. Continuitatea etapelor de determinare a indicilor rulajului ntreprinderilor farmaceutice 1. Selectarea scopurilor prioritare de dezvoltare a rulajului ntreprinderii farmaceutice. Scopurile principale sunt: a) asigurarea valoric a indicilor rulajului, reieind din posibilitile maxim ale ale pieei farmaceutice i posibilele modificri ale conjuncturii ei. Un astfel de scop e caracteristic n cazurile cnd cererea nu este nc pe deplin satisfcut (nu e necesar de a cuta cumprtori cu ridicata, nu se ateapt o schimbare a sortimentului, politicii de pre, fondarea de noi filiale). b) realizarea valoric a indicilor rulajului, ce va asigura un profit preventiv stabilit, necesar dezvoltrii ntreprinderii farmaceutice n perioada de planificare. Acest scop este caracteristic pentru etapa iniial i medie de activitate, nu prevede restricii n ceia ce ine de sortiment, de politica de pre, etc. c) realizarea valoric a indicilor rulajului, ce asigur o eficacitate maximal a efectivului de potenial al ntreprinderii farmaceutice (mijloace fixe, personal). Toate scopurile de dezvoltare a rulajului sunt interdependente i trebuie luate n consideraie n mod complex, ns evideniind din ele scopul prioritar pentru ntreprinderea dat, deoarece de aceasta depind metodele de calcul al indicilor planici.
587

2. Analiza volumului i structurii rulajului n perioadele precedente. Pe parcursul studiului dinamicii indicilor rulajului pe perioadele precedente e necesar de asigurat comparabilitatea valoric a lor (comparabilitatea indicilor de preuri). n aceste scopuri se utilizeaz publicaiile periodice ale indicilor de inflaie n raport cu prima perioad de analiz. Indicii perioadelor ulterioare ale rulajului se recalculeaz dup expresia: R c = R f : Ii , (24.8) unde: Rc volumul de realizare n preuri comparabile; Rf volumul de realizare efectiv; Ii indicele de inflaie fa de prima perioad de analiz. Exemplu: rulajul anului 2010 3000 mii lei; rulajul anului 2011 3500 mii lei; indicele de inflaie 1,15; Rc = 3500 : 1,15 = 3043,5 mii lei. Dup cum arat calculele, se observ doar o mic cretere a rulajului n preuri comparabile. n sistemul general ai indicilor de dezvoltare a rulajului n perioadele precedente perioadei de planificare un rol important l au: a) indicii ce caracterizeaz dinamica rulajului. Dinamica se caracterizeaz prin tempul de schimbare a rulajului (media anual de schimbare n %); b) indicii ce caracterizeaz a uniformitatea realizrii. De obicei aceti indici sunt abaterea medie ptratic i coeficientul de variaie (neuniformitate), care se calcul dup expresiile: G = (R1 R) 2 : p i (24.9) V = (R G : R) 100, (24.10) unde: G abaterea medie ptratic (arat diapazonul de variaie a rulajului); R1, R rulajul n fiecare perioad concret; R rulajul mediu; p numrul de perioade; V coeficientul de variaie n %. c) indicii ce caracterizeaz structura rulajului. n procesul analizei structurii se calcul nivelul (%) fiecrei grupe de produse farmaceutice n volumul total de realizare. d) indicii ce caracterizeaz influena fiecrui factor n parte asupra schimbrilor indicilor rulajului. O astfel de analiz se realizeaz n baza calculelor preventive a indicilor de modificare a fiecrui factor cu aplicarea analizei corelaional-regresionale.
588

24.2.6. Normarea i planificarea stocurilor de produse farmaceutice.

Clasificarea stocurilor de produse farmaceutice. Procesul de realizare a medicamentelor este asigurat de prezena n ntreprinderile farmaceutice a unui stoc de produse farmaceutice. Crearea stocurilor de produse farmaceutice de anumite mrimi permite ntreprinderii farmaceutice de a asigura un sortiment stabil de medicamente, de a realiza o anumit politic de preuri, de a majora nivelul asistenei cu medicamente a populaiei. Toate acestea necesit meninerea unui stoc, optimal dup mrime i satisfctor dup sortiment, de medicamente n fiecare ntreprindere farmaceutic. Dup destinaia lor stocurile de produse farmaceutice se mpart n trei grupe: 1. stocuri curente; 2. stocuri sezoniere; 3. stocuri cu destinaie special. Stocurile de produse farmaceutice curente constituie partea de baz a stocurilor unitii farmaceutice. Ele se creeaz pentru asigurarea realizrii nentrerupte a mrfurilor n perioada curent i necesit o completare permanent. Stocurile de produse farmaceutice sezoniere se creeaz pentru asigurarea asistenei cu anumite medicamente, necesare n tratamentul mbolnvirilor ce poart un caracter sezonier. De exemplu, unele mbolnviri ale tractului gastro-intestinal pentru perioada de var, sau mbolnvirile aparatului respirator pe perioada de iarn. Stocurile cu destinaie special se creeaz n ntreprinderile farmaceutice pentru asigurarea anumitor scopuri, ce nu depind de asistena curent cu medicamente (epidemii, msuri de profilaxie). n dependen de locul amplasrii stocurile se claseaz: n reeaua de distribuie cu amnuntul (n farmacii), n reeaua de distribuie cu ridicata (la depozitele farmaceutice) i stocuri n drum. Stocurile de produse farmaceutice n ntreprinderile farmaceutice se apreciaz prin urmtorii indici: 1. suma stocurilor n expresie valoric; 2. cantitatea stocurilor n indici naturali; 3. mrimea stocurilor n zile de circulaie. Etapele de normare i planificare a stocurilor de produse farmaceutice. Procesul de normare i planificare a stocurilor de produse farmaceutice const din cteva etape (fig. 24.4):
589

Etapele principale de normare i planificare a stocurilor de produse farmaceutice

1. Determinarea scopurilor de formare a stocurilor de produse farmaceutice n ntreprinderea farmaceutic 2. Analiza volumului, componenei i vitezei de rotaie a stocurilor de produse farmaceutice n perioadele precedente

3. Elaborarea normativelor stocurilor de produse farmaceutice 4. Determinarea planului sumar (valoric) al stocurilor de produse farmaceutice 5. Aprecierea eficacitii planului stocurilor de produse elaborat 6. Asigurarea unui control permanent asupra strii stocurilor de produse farmaceutice al ntreprinderii farmaceutice

Figura 24.4. Consecutivitatea etapelor de normare i planificare a stocurilor de produse farmaceutice n ntreprinderile farmaceutice 1. Determinarea scopurilor de formare a stocurilor de produse farmaceutice n ntreprinderea farmaceutic. Stocurile pot fi create n reeaua farmaceutic cu diferite scopuri, principalele dintre care sunt: a) asigurarea stabil i ritmic a procesului de realizare cu amnuntul i cu rid icata a medicamentelor ctre consumatori; b) crearea stocurilor suficiente pentru medicamentele cu o cerere sporit sezonier i cu destinaie special; c) prevenirea devalorizrii activelor financiare libere pe care le posed ntreprinderea farmaceutic n condiiile economiei inflaioniste i modificrii cursului valutelor. 2. Analiza volumului, componenei i vitezei de rotaie a stocurilor de produse farmaceutice n perioadele precedente. Sarcina principal a acestei analize este evidenierea nivelului de asigurare a
590

procesului de realizare cu stocuri de produse farmaceutice n perioada precedent perioadei de prognozare i aprecierea eficienei utilizrii lor. La etapa iniial de analiz se examineaz indicii valorici ai stocurilor la nceputul i sfritul perioadei precedente, concordana dintre dinamica stocurilor cu dinamica rulajului. La etapa urmtoare se studiaz nivelul asigurrii rulajului cu stocurile necesare de medicamente. Pentru aprecierea nivelului de asigurare se utilizeaz indicele stocurilor de produse farmaceutice n zile de circulaie. Se calcul stocurile medii (soldurile de produse farmaceutice) dup expresia mediei cronologice: SP = (0,5SP1+SP2++0,5SPn):(n-1) (24.11) Circulaia stocurilor de produse farmaceutice n zile, se caracterizeaz prin perioada, n decursul creia se realizeaz aceste stocuri: N (numrul de circulaii) = R : SP (24.12) SPz = 360 : N sau SPz = SP : Rz, (24.13) unde: SPz stocurile de marf exprimate n zile de circulaie; Rz rulajul mediu pentru o zi. Rezultatele analizei se utilizeaz n procesul de optimizare a stocurilor de marf n perioada planic. 3. Elaborarea normativelor stocurilor de produse farmaceutice. Normativele stocurilor de produse farmaceutice se elaboreaz n zile de circulaie numai pentru stocurile curente (celelalte tipuri de stocuri nu se normeaz). Normarea poate fi efectuat prin urmtoarele metode de baz: a) n baza coeficientului de elasticitate a mrimii stocurilor de produse farmaceutice n zile fa de volumul rulajului. Aceast metod se folosete, de regul, n cazurile, n care mrimea stocurilor de produse farmaceutice n perioada analizat au asigurat realizarea stabil i ritmic a medicamentelor. n condiiile de normare majorarea volumului de realizare duce, de regul, la micorarea mrimii stocurilor de produse n zile de circulaie. n baza determinrii coeficientului de elasticitate a rulajului i volumului de cretere a realizrii se calcul normativul stocurilor de produse farmaceutice pentru perioada planic. Ke = (Ism 1) : (Ir 1), (24.14) unde: Ke coeficientul de elasticitate a stocurilor de marf n zile fa de volumul de realizare; Ism indicele de modificare a stocurilor de marf n perioada preplanic; Ir indicele de modificare a rulajului n perioada preplanic.
591

Exemplu:
Anii 2010 2011 2012 SM n zile 55 50 x Rulajul (mii lei) 1500 1700

Ke = ((55:50) 1) : ((1500:1700) 1) = (1,1 1) : (0,88 1) = 0,83 Normativul stocurilor mrfare pentru anul 2012 va constitui 42 zile (50 x 0,83). b) n baza calculelor economice. Aceast metod permite de a stabili mai confirmativ normativul stocurilor de produse farmaceutice n reeaua farmaceutic. Esena ei const n faptul c determinarea normativului stocurilor de produse farmaceutice se efectueaz pe elementele separate din care el const: stocurile de lucru, stocurile de aprovizionare curent, stocurile de asigurare i stocurile n drum. Stocurile de lucru constau din rezervele de produse farmaceutice n formele sortimentului prezent la locurile de lucru n sala de deservire, rezerve n volumul realizrii pentru ziua de lucru i cele ce se afl n procesul pregtirii ctre realizare. Stocurile de realizare curent includ 1/2 din volumul mediu al intrrilor de produse farmaceutice, exprimate n zile de circulaie. Stocurile de asigurare se stabilesc reieind din variaiile cererii la anumite medicamente dup zilele lunii i din condiiile procesului de aprovizionare (ritmicitatea lui). Stocurile n drum se stabilesc n cazurile cnd aprovizionarea (de regul, de la furnizori strini) se efectueaz cu condiia plii preventive. Acest element al stocurilor se stabilete n baza volumului su n perioada preplanic. 4. Determinarea planului sumar (valoric) al stocurilor de produse farmaceutice. Stocurile de produse farmaceutice curente n sum se determin n baza normativului calculat n zile i rulajului mediu pentru o zi pentru perioada planic. La suma stocurilor curente se adaug suma stocurilor cu destinaie special (dac astfel de stocuri sunt prevzute pentru ntreprinderea farmaceutic n perioada planic). Calculele se efectueaz dup formula: SP = SPz Rz + SPsz + SPds, (24.15) unde: SP stocurile mrfare n sum; SPz normativul stocurilor mrfare n zile; Rz rulajul mediu pentru o zi; SPsz stocurile mrfare sezoniere; SPds stocurile mrfare cu destinaie special.
592

5. Aprecierea eficacitii planului de stocuri elaborat. n procesul de apreciere a eficacitii utilizrii stocurilor produselor farmaceutice indicele perioadei planice se contrapune indicilor analogici perioadei preplanice. n sistemul indicilor comparabili poate fi inclus i rentabilitatea stocurilor mrfare (raportul dintre suma profitului de la realizare ctre suma stocurilor mrfare, exprimat n procente). n cazul micorrii eseniale a indicilor eficacitii utilizrii stocurilor de pr oduse farmaceutice n perioada planic n calculele sumei planificate a lor se fac corectri (o micorare neesenial se admite pentru stabilizarea sortimentului i intensificarea ritmicitii procesului de realizare). 6. Asigurarea unui control permanent asupra strii stocurilor ntreprinderii farmaceutice. Acest control are menirea de a nu admite micorarea nivelului minim al volumului stocurilor de produse farmaceutice; respectarea termenelor lor de pstrare; asigurarea n limita stocurilor a ntregului sortiment de medicamente etc.

24.2.7. Planificarea intrrilor de produse farmaceutice.

Condiia de baz pentru ndeplinirea planului rulajului i formrii volumului necesar al stocurilor de produse farmaceutice este asigurarea intrrilor lor n ntreprinderea farmaceutic. Scopul planificrii intrrilor de produse farmaceutice este asigurarea ritmicitii achiziionrilor de medicamente n volumul i sortimentul necesar. Procesul de planificare a intrrilor de produse farmaceutice se efectueaz conform urmtoarelor etape de baz (fig. 24.5). 1. Analiza intrrilor de produse farmaceutice n ntreprinderea farmaceutic n perioada preplanic. O astfel de analiz se realizeaz n strns concordan cu indicii de analiz a rulajului i stocurilor marf. Pentru concordarea acestor indici analiza intrrilor de produse farmaceutice se efectueaz n aceleai preuri (cu ridicata sau de realizare). n procesul analizei se studiaz urmtoarele ale circulaiei mrfurilor: a) dinamica rulajului i structura intrrilor de produse farmaceutice. Analiza dinamicii intrrilor se efectueaz n preuri comparabile. Se determin gradul de schimbare a volumului intrrilor de produse farmaceutice n perioada preplanic n ntregime pe ntreprinderea farmaceutic i pe grupe de mrfuri.
593

Etapele de baz de planificare a intrrilor de produse farmaceutice n ntreprinderea farmaceutic

1. Analiza intrrilor de produse farmaceutice n ntreprinderea farmaceutic n perioada preplanic. 2. Determinarea volumului planic i structurii intrrilor de produse farmaceutice. 3. Determinarea volumului planic i surselor de achiziionare a medicamentelor. 4. Asigurarea ritmicitii i optimizarea achiziionrilor de produse farmace utice n ntreprinderea farmaceutic.

Figura 24.5. Consecutivitatea etapelor de planificare a ntrrilor de produse farmaceutice n ntreprinderile farmaceutice b) asigurarea rulajului i stocurilor de marf cu un volum necesar de intrri. Micorarea rulajului concomitent cu micorarea volumului stocurilor de produse farmaceutice denot, de regul, o aprovizionare insuficient cu ele a ntreprinderii farmaceutice. c) componena surselor intrrilor de produse farmaceutice n ntreprinderea farmaceutic. n procesul de efectuare a acestei analize se stabilete nivelul (cota parte) n procesul de aprovizionare a diferitor furnizori depozitelor farmaceutice, nemijlocit a productorilor, diferitor intermediari, etc. n afar de acesta se determin cota parte n procesul de aprovizionare a furnizorilor locali i din alte localiti, autohtoni i de peste hotare. d) nivelul corespunderii intrrilor efective de produse farmaceutice volumului prevzut n contractele ncheiate. Pentru realizarea acestei analize se utilizeaz indicele coeficientul intrrilor, care se calcul dup expresia: Ki = Ie 100 : SIc, (24.16) unde: Ki coeficientul intrrilor de produse farmaceutice n ntreprinderea farmaceutic; Ie intrrile efective de produse farmaceutice; SIc suma intrrilor de produse farmaceutice prevzut n contractele ncheiate.
594

Coeficientul intrrilor se calcul pe ntreprinderea farmaceutic n ntregime, pe grupe de produse farmaceutice, pe fiecare furnizor n parte. n cazul valorii coeficientului mai mic de unu se stabilesc cauzele nendeplinirii obligaiunilor contractuale: refuzul ntreprinderii farmaceutice de unele medicamente, circumstanele fors majore, alte cauze. e) uniformitatea intrrilor de produse farmaceutice pe anumite perioade (luni, decade, sptmni). O astfel de analiz se efectueaz n preuri comparabile n ntregime pe ntreprinderea farmaceutic i pe grupe de produse farmaceutice aparte. Se ia n consideraie sezonalitatea utilizrii unor medicamente. f) frecvena intrrilor de produse farmaceutice n ntreprinderea farmaceutic. Acest indice are un rol important n asigurarea stabilitii sortimentului de medicamente, mrimii stocurilor de produse farmaceutice, cheltuielilor pentru transportarea i pstrarea lor. Rezultatele analizei efectuate se utilizeaz n procesul urmtoarelor etape de planificare a intrrilor de produse farmaceutice. 2. Determinarea volumului planic i structurii intrrilor de produse farmaceutice. Ca baz pentru efectuarea unor astfel de calcule servesc planurile argumentate de realizare a produselor farmaceutice (planul rulajului) i a stocurilor de produse farmaceutice. Calculele se efectueaz dup expresia balanei de mrfuri (vezi formula 24.1) din care se deduce: I = R + A + S f - Si, (24.17) unde: I volumul planic al intrrilor de produse farmaceutice; R volumul planic de realizare a mrfurilor (rulajul); Si suma efectiv a stocurilor de produse farmaceutice la nceputul perio adei; Sf suma calculat a stocurilor de produse farmaceutice la sfritul perioadei; A alte ieiri de produse farmaceutice ce se ateapt pe parcursul perioadei. 3. Determinarea volumului planic i surselor de achiziionare a medicamentelor. Volumul planic al achiziionrilor se determin n baza volumului planic al intrrilor de produse farmaceutice. Totodat e necesar de luat n consideraie c volumul intrrilor de produse farmaceutice de cele mai dese ori se calcul n preuri de realizare, pe cnd achiziionrile n preuri de achiziie (de import plus adaosul comercial al ntreprinderii farmaceutice angrosiste sau cu ridicata). Diferena dintre aceti indici constituie suma rabatului comercial sau venitul brut de la realizarea produselor farmaceutice. Cu aceast condiie volumul planic al achiziionrilor se calcul dup formula:
595

Vac = I - RC, (24.18) unde: Vac volumul achiziionrilor; I volumul planic al intrrilor (n preuri de realizare); RC suma planificat a rabatului comercial de la realizare. Datorit faptului c conjunctura pieei farmaceutice este n permanent schimbare, relaiilor nestabile cu unii furnizori de produse farmaceutice i altor cauze, asigurarea deplin a ntregului volum planificat al achiziionrilor de produse farmaceutice n majoritatea cazurilor este greu de realizat. De aceea la aceast etap de planificare a achiziionrilor se stabilesc doar sursele principale de achiziionare. n cadrul surselor de achiziionare se evideniaz, de regul, productorii de medicamente, intermediarii (firmele angrosiste), furnizorii locali i strini. Achiziionrile medicamentelor nemijlocit de la productori asigur un nivel mai mic al preurilor contractuale de cumprare, ceia ce influeneaz pozitiv volumul de formare a venitului brut n urma realizrii (comparativ cu achiziionarea medicamentelor prin intermediari). Achiziionrile medicamentelor de la furnizorii locali asigur un nivel mai mic al cheltuielilor de transport, ceia ce influeneaz pozitiv mrimea profitului de la activitatea de realizare. n legtur cu acestea, la stabilirea surselor de achiziionare a medicamentelor e raional de a majora volumul achiziionrilor nemijlocit de la productori i de la furnizorii locali. 4. Asigurarea ritmicitii i optimizarea achiziionrilor intrrilor de produse farmaceutice n ntreprinderea farmaceutic. Aceast sarcin se realizeaz prin determinarea mrimii optimale a volumului fiecrei partide de achiziionare a produselor n ntreprinderea farmaceutic. Cu ct e mai mare volumul partidei de achiziionare, cu att e mai mic nivelul relativ al cheltuielilor pentru formarea comenzii, transportarea i recepionarea produselor n ntreprinderea farmaceutic (convenional vom nsemna aceste cheltuieli Ch1). Totodat volumul mare al partidelor determin o valoare nalt a stocurilor medii de produse farmaceutice. Dac produsele farmaceutice se achizii oneaz odat n dou luni, atunci valoarea medie a stocurilor va constitui 30 zile, iar dac odat n lun, atunci 15 zile. n ultimul caz se vor micora cheltuielile pentru depozitarea mrfurilor (le nsemnm Ch2). Calculul mrimii optimale a volumului unei achiziionri, care asigur minimizarea sumar a cheltuielilor (Ch1 + Ch2 min), se efectueaz dup expresia, cunoscut ca expresia Wilson: VOac = (2 Vac Ch1) : Ch2, (24.19)
596

unde: VOac volumul optimal al unei achiziionri; Vac volumul planic al achiziionrilor. Etapa final de planificare a rulajului, stocurilor produselor farmaceutice i intrrilor lor este concordarea bilanier a tuturor indicilor planificai: volumului de realizare, stocurilor iniial i final, volumului de intrri. Concordarea bilanier a acestor indici permite de a verifica interaciunea dintre ei pe ntreprinderea farmaceutic n ntregime, iar n caz de necesitate, i pe unele grupe de produse farmaceutice.

24.3. Documentarea rulajului.

Evidena rulajului cu amnuntul prevede oglindirea valoric a recepturii de ambulator i de staionar precum i a volumului de realizare a medicamentelor fr reetele medicilor i a produselor parafarmaceutice. n acest tip de rulaj se includ i livrrile gratuite i cu nlesniri ale medicamentelor. Livrarea medicamentelor extemporale bolnavilor de ambulator se nregistreaz n Registrul de receptur, n care se ine evidena cantitativ i valoric a rece pturii de ambulator. Livrarea medicamentelor extemporale bolnavilor de staionar se efectueaz conform bonurilor de comand -livrare. Bonurile taxate se nregistreaz n R egistrul de eviden a rulajului prin virament i achitrilor cu cumprtorii. Acest Registru servete i ca document de eviden a recepturii extemporale de staionar. Evidena separat a livrrilor medicamentelor industriale (specialitilor) ctre bolnavii de ambulator n ntreprinderile farmaceutice nu se ine. Conform regulamentelor n vigoare toate medicamentele, cu excepia celor permise pentru livrare fr reeta (lista OTC), se livreaz din farmacii conform prescripiilor medicale. Fr reet medicamentele i alte articole de uz medical pot fi livrate din secia respectiv a farmaciei, dac este organizat o astfel de secie separat sau din secia de livrare a medicamentelor industriale. n cazul cnd nu se organizeaz o astfel de secie separat valoarea acestor livrri nu poate fi determinat. Medicamentele industriale bolnavilor de staionar se livreaz conform bonurilor de comand-livrare prezentate de seciile respective ale staionarului n farmacie. Analogic bonurile taxate se nregistreaz n Registrul de eviden a rulajului prin virament i achitrilor cu cumprtorii. Livrrile gratuite sau cu reduceri de pre a medicamentelor bolnavilor de ambulator se efectueaz conform prescripiilor medicale pe formularele de reet Nr. 3. Periodic pentru fiecare instituie medico-sanitar ce a prescris aceste reete n farmacie se ntocmete Centralizatorul gratuitilor i nlesnirilor. Centraliz atorul se ntocmete n dou exemplare i se semneaz de farmacistul-diriginte i
597

contabilul-ef. Primul exemplar mpreun cu Nota corespunztoare de plat i cu exemplarul al doilea al Facturii de expediie pentru achitarea acestor reete se prezint instituiei medico-sanitare. Al doilea exemplar al centralizatorului, mpreun cu reetele i primul exemplar al Facturii de expediie rmne n farmacie. Evidena ncasrilor n ntreprinderile farmaceutice se ine n Registrul mainii de cas i control. ncasrile din filiale zilnic sau periodic se transmit n casa ntreprinderii farmaceutice corespunztoare. Acest fapt se documenteaz i prin ntocmirea Bonului de cas de ncasare. Toate tipurile de realizare pentru fiecare zi se nregistreaz n Raportul de gestiune a persoanelor gestionare. La finele fiecrei luni, n baza nregistrrilor efectuate n Registrul de eviden a rulajului prin virament i achitrilor cu cumprtorii, pentru fiecare cumprtor se ntocmete un Act de verificare n care se indic soldul datoriei iniiale (la nceputul lunii), valoarea livrrilor pe parcursul lunii i soldul datoriilor finale (la sfritul lunii). Actul servete ca document de verificare a situaiei decontrilor ntre ntreprinderea farmaceutic i cumprtori. n rezultat se determin i se confirm sumele debitoare-creditoare la sfritul lunii.

24.4. Evidena cheltuielilor i pierderilor de produse farmaceutice.

n afar de rulaj ieirile de produse farmaceutice din ntreprinderile farmaceutice mai includ diferite tipuri de cheltuieli i pierderi. Alte tipuri de ieiri de produse farmaceutice i documentarea lor sunt prezentate n tab. 24.2. Noiunea cheltuieli de produse farmaceutice n farmacie include: prelevarea pentru control a formelor medicamentoase preparate n farmacii, cheltuieli de produse farmaceutice pentru necesiti de gospodrire, cheltuieli n scopul acordrii ajutorului premedical, scderea valoric a stocurilor de produse farmaceutice n rezultatul reevalurii lor (n caz de micorare a preurilor), decontri ca rezultat al alterrilor sau expirrii termenului de valabilitate etc. Evidena cheltuielilor de produse farmaceutice pentru necesiti de gosp odrire. Noiunea de necesiti de gospodrire include dezinfecia recipientelor farmaceutice, splarea i prelucrarea utilajului i instalaiilor, podelei i a ferestrelor, splarea echipamentului sanitar etc. n aceste scopuri n farmacie se utilizeaz: spun, detergeni, amidon, cloramin, soluie de amoniac, mutar, eter, alcool etilic, etc. Aceste produse se elibereaz de ctre persoanele gestionare personalului auxiliar sau altor persoane pe msura necesitilor. n momentul eliberrii aceste materiale se nregistreaz n Registrul de eviden a cheltuielilor de produse far598

maceutice pentru necesiti de gospodrire. Totalul nregistrrilor lunare se transfer n Actul de decontare a produselor farmaceutice cheltuite pentru necesiti de gospodrire. Actul se ntocmete n dou exemplare. Primul se transmite n contabilitatea ntreprinderii farmaceutice mpreun cu Raportul de gestiune a persoanelor de gestiune, al doilea rmne la persoana gestionar care a eliberat aceste mrfuri. Tabelul 24.2 Documentarea cheltuielilor i pierderilor de produse farmaceutice Nr
1.

Tipurile de cheltuieli i pierderi

Necesiti de gospodrire

Documentarea operaiilor
Registrul de eviden a cheltuielilor de produse farmaceutice pentru necesiti de gospodrire. Act de decontare a produselor farmaceutice cheltuite pentru necesitile de gospodrire. Registrul de eviden a confeciilor medicale, folosite la acordarea ajutorului premedical. Act de decontare a confeciilor medicale folosite la acordarea ajutorului premedical Act despre reevaluarea produselor farmaceutice. Proces verbal de prelevare a formei medicamentoase sau Act de prelevare a probei medii pentru controlul calitii.

2.

Acordarea ajutorului premedical

3. 4.

5.

Reevaluarea produselor farmaceutice n legtur cu reducerea preurilor cu amnuntul Prelevarea probei medii de medicamente pentru analiz la Laboratorul pentru Controlul Calitii Medicamentelor Perisabilitatea natural

6. 7.

Calculul perisabilitii naturale. Situaia comparativ pentru medicamentele ce se afl la eviden cantitativ. Act al rezultatelor inventarierii. Alterarea produselor farmaceutice Act despre alterarea produselor farmaceutice i altor valori materiale. Transferarea produselor farmaceu- Act de transfer a produselor farmaceutice tice n materiale auxiliare sau obiec- n materiale auxiliare sau obiecte de mic te de mic valoare i scurt durat. valoare i scurt durat.

n Registrul de eviden a cheltuielilor de produse farmaceutice pentru necesiti de gospodrire n dreptul fiecrei denumiri de valori materiale folosite se indic numrul actului n care ele au fost incluse i data ntocmirii lui. Actul servete ca document justificativ de trecere la ieiri a sumelor de produse farmaceutice cheltuite n scop de gospodrire i se anexeaz la Raportul de gestiune a persoanelor gestionare. Suma cheltuit se deconteaz n activul cheltuielilor farmaciei.
599

Evidena cheltuielilor de produse farmaceutice n scopul acordrii ajutor ului premedical. Una din funciile farmaciei (numit funcie medical) este acordarea ajutorului premedical. Faptul acordrii ajutorului premedical se fixeaz de fiecare dat n Registrul de eviden a confeciilor medicale folosite la acordarea ajutorului premedical. n baza nregistrrilor din Registru la finele lunii se ntocmete Actul de decontare a confeciilor medicale folosite la acordarea ajutorului premedical. Actul se ntocmete n dou exemplare. Primul exemplar, anexat la Raportul de gestiune a persoanelor gestionare, se transmite n contabilitatea ntreprinderii farmaceutice, al doilea rmne n posesia persoanelor gestionare. Numrul Actului i data ntocmirii se fixeaz n Registrul de eviden a confeciilor medicale folosite la acordarea ajutorului premedical. Evidena medicamentelor prelevate n scop de control. Prelevarea medicamentelor de ctre LCCM se documenteaz prin ntocmirea Procesului verbal de prelevare a formei medicamentoase, pentru formele medicamentoase extemporale sau Actul de prelevare a probei medii, pentru formele medicamentoase indu striale. n aceste documente se indic denumirea medicamentelor sau componena formei medicamentoase, numele persoanelor ce au preparat, divizat i controlat forma medicamentoas, cantitatea probei medii, preul, suma, semnturile farmacistului-expert care a prelevat forma medicamentoas i a farmacistului-diriginte. Documentele se ntocmesc n dou exemplare: unul - se ia n laborator, al doilea rmne la persoana gestionar i se anexeaz la Raportul de gestiune ca document ce justific ieirea de produse farmaceutice. Reevaluarea produselor farmaceutice. Micorarea valoric a stocurilor de produse farmaceutice poate avea loc ca rezultat al reevalurilor lor n cazul reducerii preurilor. n urma experienei acumulate n ntreprinderile farmaceutice, dac reevalurii vor fi supuse mai mult de 1/3 din nomenclatura produselor, atunci se recomand ca reevaluarea s se efectueze cu petrecerea inventarierii totale. Cnd reevalurii se supun mai puin de 1/3 din produsele existente efectueaz inventarierea numai acestor produse (inventariere parial). Reevaluarea p roduselor farmaceutice se documenteaz prin ntocmirea Actului de reevaluare a produselor farmaceutice. Actul se ntocmete n dou exemplare separat pentru fiecare secie n pre cu amnuntul i n pre cu ridicata. n baza acestui act diferena val oric a produselor farmaceutice reevaluate se trece la micorarea stocurilor de produse farmaceutice. Evidena pierderilor de produse farmaceutice. Pierderile de produse farmaceutice pot fi divizate n 3 grupe: perisabilitatea natural (pierderi ce sunt legate de procesele de pstrare, divizare, producere etc.);
600

alte alterri argumentate; alterri neargumentate. Perisabilitatea natural va fi examinat detaliat n cadrul temei Inventarierea valorilor materiale, deoarece trecerea la pierderi a sumelor de perisabilitate natural n contul cheltuielilor se efectueaz numai la momentul inventarierilor. Alte tipuri de alterri argumentate i neargumentate nu pot fi incluse n normele perisabilitii naturale dac alterrile au avut loc din cauzele: pstrrii incorecte; ambalrii necalitative; transportrii incorecte; calamitilor naturale; expirrii termenului valabilitii etc. Astfel de pierderi se documenteaz prin ntocmirea Actului despre alterarea valorilor materiale. Acest act se ntocmete separat pentru fiecare grup de valori materiale (medicamente, ambalaj etc.) la momentul depistrii faptului de alterare ori n timpul inventarierii de ctre comisia de inventariere n dou exemplare cu indicaia cauzelor alterrii i a persoanelor vinovate. Ambele exemplare, mpreun cu lmuririle n scris a persoanelor gestionare sau vinovate de alterarea valorilor materiale se transmit farmacistului-diriginte pentru a-l aproba i a lua decizia respectiv. Dup aprobarea actului un exemplar se transmite n contabilitate, al doilea rmne n posesia persoanei gestionare i se anexeaz la Raportul de gestiune n cazul cnd s-a luat decizia de a trece valoarea produselor farmaceutice alterate la pierderi. Valoarea mrfurilor alterate poate fi trecut la pierderi numai n cazul dac a fost argumentat, c persoana (persoanele) gestionar nu poart nici o vin pentru alterri. n celelalte cazuri valoarea mrfurilor alterate va fi compensat de ctre persoanele vinovate de alterarea lor sau de persoanele gestionare. Dup luarea deciziei pe marginea Actului, medicamentele alterate vor fi nimicite n conformitate cu prevederile Regulamentului respectiv aprobat de Mini sterul Sntii. Decontarea medicamentelor din cauza expirrii termenului valabilitii. Faptul expirrii termenului de valabilitate a medicamentelor se documenteaz printr-un Act despre decontarea medicamentelor ca rezultat al expirrii termenului de valabilitate. Suma valoric a medicamentelor cu termen de valabilitate expirat poate fi trecut la pierderi sau poate fi recuperat din contul persoanelor gestionare, la decizia farmacistului-diriginte, reieind din cauzele concrete care au dus la faptul nerealizrii lor pn la expirarea termenului de valabilitate. Nimicirea medicamentelor cu termenul de valabilitate expirat se efectueaz n conformitate cu Regulamentului respectiv aprobat de Ministerul Sntii.
601

Compensarea valoric a alterrilor neargumentate (adic dac alterarea a avut loc din cauza neglijenei persoanelor gestionare sau a altor persoane) se va face din contul acestor persoane. Astfel de alterri se documenteaz n momentul depistrii lor printr-un Act, dup forma stabilit. Actul se aprob de farmacist-diriginte i tot el ia decizia despre compensarea valoric a valorilor materiale alterate. Toate operaiile de ieiri indicate mai sus, fr excepie, dup aprobarea documentelor primare justificative de trecere la pierderi, se oglindesc n compartimentul Ieiri al Raportului de gestiune a persoanelor gestionare. La Raport se anexeaz cte un exemplar de fiecare document justificativ. Aceste tipuri de cheltuieli de valori materiale contribuie la micorarea valoric a stocurilor de produse farmaceutice n pre cu ridicata i cu amnuntul, iar suma rabatului comercial din valoarea stocurilor (rabatul comercial nerealizat) se micoreaz cu diferena dintre costul acestor produse n pre cu amnuntul i cu ridicata. Tot ca ieiri de produse farmaceutice pot fi considerate transferurile interne de produse farmaceutice (dintr-o secie n alta, sau dintr-o secie n filialele ntreprinderii farmaceutice). Aceste transferuri se documenteaz prin ntocmirea Bonurilor de comand-livrare sau Bonurilor de transfer intern a produselor farmaceutice. n aceste cazuri, subdiviziunea din care se livreaz valorile materiale va nregistra livrarea n compartimentul Ieiri, iar subdiviziunea care le recepioneaz o va nregistra n compartimentul Intrri al Raportului su de gestiune.

24.5. Documentaia de eviden i gestiune a persoanelor gestionare.

Toate persoanele gestionare din ntreprinderile farmaceutice (secii i filiale) n conformitate cu periodicitatea stabilit ntocmesc Raportul de gestiune a persoanelor gestionare. Raportul de gestiune const din dou compartimente de baz: Intrri i Ieiri de valori materiale dup grupe de eviden. Ca documente de confirmare a intrrilor i ieirilor de valori materiale servesc facturile, conturile, borderourile de expediere i transport de valori materiale, bonurile de ncasare a banilor n numerar n cas de la realizarea produselor farmaceutice, precum i alte documente de eviden a intrrilor i ieirilor de valori materiale enumerate mai sus. Suma realizrii n numerar din compartimentul Ieiri se verific prin co mparare cu datele din Registrul mainii de cas i control. Raportul de gestiune a persoanelor gestionare se ntocmete n 2 exemplare. Primul exemplar, mpreun cu documentele justificative, ce confirm fiecare inscripie din Raport, anexate la el, se transmite n contabilitate, al doilea cu semntura lucrtorului contabilitii rmne la persoana gestionar. Dup verificare n contabilitate ambele exemplare se prezint farmacistuluidiriginte pentru aprobare. Forma Raportului de gestiune a persoanelor gestionare este prezentat n tab. 24.3.
602

Tabelul 24.3

603

24.6. Evidena cantitativ a circulaiei medicamentelor.

Evidena circulaiei majoritii produselor farmaceutice n farmacii i filiale se ine n indici valorici. Sistemele informaionale de eviden a circulaiei medicamentelor n farmacii permit de a ine i evidena numeric a fiecrui medicament n parte. Datorit proprietilor pe care le manifest unele grupe de medicamente (toxice, stupefiante, psihotrope etc.) ele se supun unei proceduri suplimentare de eviden, numit eviden cantitativ. Evidena cantitativ presupune evidena circulaiei fiecrui medicament n parte, exprimat cantitativ, n indici naturali (gr, kg, cutii, flacoane, uniti etc.) n baza documentelor justificative a operaiilor de circulaie i nregistrarea zilnic cantitativ, n registre speciale, a acestor operaii. Lista medicamentelor supuse evidenei cantitative se aprob de Ministerul Sntii i este prezentat n tab. 24.4. Tabelul 24.4 LISTA MEDICAMENTELOR ce se afl la eviden cantitativ n ntreprinderile farmaceutice i instituiile medico-sanitare
I. Medicamente cu coninut de substane stupefiante (Tabelul 2 Lista nr.1) i psihotrope (Tabelul nr.2, Lista nr.1 i Lista nr.2 i Tabelul nr.3, Lista nr.2) - substanele medicamentoase i toate formele farmaceutice II. Medicamentele psihotrope: Bixtonim (picturi) Clonidin (Clofelin) (pulbere; picturi oftalmice; soluie injectabil) Diazepam (soluie injectabil) Droperidol (soluie injectabil) Efedrin (pulbere, comprimate i soluie injectabil) Ergotamin (soluie injectabil) Ergometrin (soluie injectabil) III. Medicamentele toxice: Atropin sulfat (pulbere) Tetracain (Dicain) (pulbere) Azotat de argint (pulbere) Ketamin (soluie injectabil) Oxibutirat de sodiu (soluie injectabil) Solutan (picturi) Tiopental de sodiu (soluie injectabil) Tramadol (toate formele farmaceutice) Trihexifenidil (Ciclodol) (comprimate)

IV. Alcoolul etilic. n concentraii mai mari de 70% sau n ambalaje cu un volum mai mare de 100 ml, indiferent de concentraie; V. Medicamentele cu coninut de substane puternic active: Tropicamid (picturi oftalmice) Difenhidramin (pulbere, comprimate)
604

nregistrrile cantitative a operaiilor de circulaie a medicamentele supuse evidenei cantitative se efectueaz n Registrul de eviden cantitativ a toxicelor, stupefiantelor, altor medicamente i a alcoolului etilic, forma cruia este stabilit de Ministerul Sntii (tab. 24.5).
Tabelul 24.5

REGISTRUL DE EVIDEN CANTITATIV a toxicelor, stupefiantelor, altor medicamente i alcoolului etilic Alcool etilic 960, litru
(denumirea medicamentului, unitatea de msur)
Intrri Luna So ld ini ial Furni-zor, Nr. docum. data Cantitatea Total lunar: intrri i stoc Felurile de ieiri 1 Receptura individual IMS, filialelor i seciilor farmaciei Receptura individual IMS, filialelor i seciilor farmaciei Receptura individual IMS, filialelor i seciilor farmaciei 2 3 31 Ieiri Canti tatea lunar pentru fiecare fel Total lunar ieiri Stocul nregis trat Stocul fac-tic Semntura persoanei gestionare

Ianuari e

5,35

Basa Farm, 1585 15.01.02

. .

. .

0,41 0,5

. .

. .

3,50 6,7 10,2 2,15 2,10

7,0

12,35

...

Dece mb rie

Acest Registru, nainte de a ncepe nregistrrile, trebuie s fie numerotat, nuruit, parafat i semnat de conductorul ntreprinderii farmaceutice. Registrul se completeaz pe parcursul unui an (de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie). Pentru fiecare denumire de medicament, remediu, specialitate, divizare se rezerv o fil separat. Intrrile se nregistreaz pe baza facturilor sau a bonurilor de livrare care nsoesc medicamentele de la depozit la farmacie. Ieirile se nregistreaz zilnic pe baza Fiei zilnice de selecie, (tab. 24.6). Tabelul 24.6 Fia zilnic de selecie pentru 3 ianuarie 2012
Nr Denumirea medicamentului U. M. Ieiri Total

1. 2. 3.

Atropina sulfat Alcool etilic 96% etc.

g
ml

Cantitatea Documentul Cantitatea Documentul Cantitatea Documentul

0,1 633 50 630

0,3 640 20 638

0,1 645 100 642

0,2 652 250 649

0,3 654 60 655

0,1 670 30 677

1,1 410,0

n aceast fi se nregistreaz denumirea medicamentului i cantitatea folosit pentru pregtirea fiecrei forme medicamentoase conform reetelor sau bonurilor primite. Soldul final (la sfritul lunii) se determin dup formula balanei de mrfuri: Sf = Si + In Ie , (24.20) unde: Sf soldul final (la sfritul lunii);
605

Si soldul iniial (la nceputul lunii); In intrri pe parcursul lunii; Ie ieiri pe parcursul lunii. Totalul pentru fiecare medicament din fia zilnic se transfer n Registru pentru ziua respectiv, n rubrica Ieiri, Receptura individual. Livrrile IMS, filialelor i altor secii ale farmaciei se nregistreaz n bonuri de livrare sau de transfer intern i rezultatul totalizator se nregistreaz n rubrica IMS, filialelor i seciilor farmaciei. Paralel, cu determinarea soldului final corespunztor datelor nscrise n Registru, se determin i soldul final efectiv (real), adic se efectueaz inventarierea medicamentelor supuse evidenei cantitative. n cazul cnd se stabilete o divergen ntre cantitile de facto i cea ca lculat conform datelor nregistrate n Registru, se determin perisabilitatea natural conform normelor perisabilitii naturale pentru toxice, stupefiante i alcool etilic n vigoare (tab. 24.7). Tabelul 24.7 Normele perisabilitii naturale pentru toxice, stupefiante i alcool etilic
Norma perisabilitii naturale n %% fa de cantitatea consumat a medicamentelor Modul de preparare, n farmacii cu responsabilin farmacii operaiile tehnologice tate material separat fr secii stosecia produsecia stocuri separat cere curi Toxice i stupefiante: Preparare individual (conform 0,95 0,95 reetelor i bonurilor de comand) Cntrirea i msurarea volumu0,4 0,4 lui fr alte operaii tehnologice Alcool etilic Preparare individual (conform 1,9 1,9 reetelor i bonurilor de comand) Cntrirea i msurarea volumu0,65 0,65 lui fr alte operaii tehnologice

Nr. d/o

1. 1.1. 1.2. 2. 2.1. 2.2.

Aceast verificare o efectueaz farmacistul-diriginte. n caz de depistare a unei devieri a soldului faptic (real) fa de cel din Registru (care nu se ncadreaz n limitele normelor perisabilitii naturale) farmacistul-diriginte este dator s informeze instanele corespunztoare n decurs de 3 zile. n caz de necesitate se efectueaz o cercetare de serviciu pentru stabilirea cauzelor devierilor i a persoanelor vinovate de lipsa care s-a comis. Aceste persoane pot fi trase la rspundere n conformitate cu legislaia n vigoare.
606