REVISTA ARHIVELOR NR.

2/1997
Codul deontologic al arhivistului
INTRODUCERE
01. Un cod de deontologie pentru arhiviti i propune s stabileasc
reguli superioare de conduit pentru profesiunea arhivistic. Acesta i propune
s familiarizeze noii membri ai profesiunii cu aceste reguli, s aminteasc
arhivitilor experimentai responsabilitile lor profesionale i s inspire
ncrederea public n profesiune.
02. Termenul arhivist, aa cum este el utilizat n acest Cod, se aplic
tuturor acelora care se ocup cu controlul, pstrarea, deinerea, prezervarea i
administrarea arhivelor.
03. Instituiile specializate i serviciile de arhiv sunt ncurajate s
adopte politici i practici care s permit aplicarea acestui Cod.
04. Codul este menit s asigure un cadru etic de conduit pentru
membrii profesiunii, dar nu ofer soluii specifice problemelor particulare.
05. Toate principiile sunt nsoite de comentarii; principiile i
comentariile, considerate mpreun, constituie Codul de deontologie arhivistic.
06. Punerea n aplicare a Codului depinde de bunvoina instituiilor de
arhive i a asociaiilor profesionale. Aceasta poate lua forma unui efort
educaional, precum i a unui mecanism de orientare n cazuri de ndoial,
pentru examinarea conduitei contrare eticii i, dac se consider potrivit, pentru
aplicarea sanciunilor.
CODUL DE DEONTOLOGIE
1. Arhivitii trebuie s protejeze integritatea materialului arhivistic
i s garanteze astfel c acesta continu s fie o mrturie a trecutului
demn de ncredere.
ndatorirea principal a arhivitilor este de a menine integritatea
documentelor aflate n grija i n custodia lor. n ndeplinirea acestei ndatoriri ei
trebuie s in cont de drepturile i de interesele legitime, adesea discordante, ale
angajailor, ale proprietarilor, ale persoanelor citate n documente i ale
utilizatorilor, de trecut, de prezent i de viitor. Obiectivitatea i imparialitatea
arhivitilor constituie msura profesionalismului lor. Ei trebuie s reziste la orice
presiune, de oriunde ar veni, viznd manipularea informaiilor cu scopul de a
disimula sau de a deforma faptele.

Codul de deontologie arhivistic a fost aprobat de cel de al XIII-lea Congres Internaional al Arhivelor
(Beijing, 6 septembrie 1996). Prezenta traducere s-a fcut dup: Code of ethics, ICA Bulletin, nr. 47 (1997-1),
pp. 22-24.

2. Arhivitii trebuie s evalueze, s selecioneze i s menin

materialul arhivistic n contextul su istoric, juridic i administrativ, n
respectul principiului provenienei, pstrnd i fcnd astfel evidente
interrelaiile originale ale documentelor.
Arhivitii trebuie s acioneze n conformitate cu principiile i cu
practica general recunoscute. Arhivitii trebuie s-i ndeplineasc ndatoririle i
funciunile n conformitate cu principiile arhivistice privitoare la crearea,
pstrarea i stabilirea destinaiei arhivelor curente i intermediare, inclusiv a
documentelor electronice i multimedia, selecionarea i preluarea documentelor
n vederea arhivrii, asigurarea, protecia, conservarea i restaurarea arhivelor de
care rspund, precum i ordonarea, inventarierea, publicarea i pregtirea lor
pentru folosire. Arhivitii trebuie s evalueze documentele cu imparialitate,
fundamentndu-i judecata pe o profund cunoatere a cerinelor administrative
i a politicilor de achiziionare ale instituiilor lor. Ei trebuie s ordoneze i s
inventarieze documentele reinute pentru pstrare n conformitate cu principiile
arhivistice (i anume principiul provenienei i principiul ordinii originale) i cu
normele universal recunoscute, n timpul cel mai scurt pe care l permit resursele
de care dispun. Arhivitii trebuie s preia documentele n conformitate cu
obiectivele i cu resursele instituiei lor. Ei nu trebuie s urmreasc sau s
accepte preluri de documente atunci cnd aciunea ar periclita integritatea sau
securitatea documentelor; ei trebuie s coopereze pentru a asigura prezervarea
acestor documente n depozitele cele mai potrivite. Arhivitii trebuie s
coopereze la repatrierea arhivelor dislocate.
3. Arhivitii trebuie s protejeze autenticitatea documentelor n
cursul prelucrrii, prezervrii i folosirii.
Arhivitii trebuie s se asigure ca valoarea arhivistic a documentelor,
inclusiv a documentelor electronice i multimedia, s nu fie afectat prin
lucrrile arhivistice de evaluare, ordonare i inventariere, sau de conservare i
folosire. Orice selecionare trebuie s se fac n conformitate cu metode i
criterii stabilite cu grij. nlocuirea originalelor cu alte formate trebuie s se fac
n lumina valorii legale, informaionale i intrinseci a documentelor. n situaia
n care unele documente supuse restriciei de folosire au fost scoase temporar
din dosare, faptul trebuie s fie adus la cunotina utilizatorului.
4. Arhivitii trebuie s asigure permanenta accesibilitate i
inteligibilitate a materialelor de arhiv.
Arhivitii trebuie s selecioneze documentele ce urmeaz a fi pstrate
sau care urmeaz a fi distruse avnd n vedere cu prioritate pstrarea mrturiilor
eseniale ale activitii unei persoane sau ale unei instituii care a produs i a
acumulat documente, dar n egal msur i n funcie de evoluia intereselor
cercetrii tiinifice. Arhivitii trebuie s fie contieni c achiziionarea
documentelor de origine dubioas, chiar interesante, ar putea s ncurajeze
comerul ilegal. Ei trebuie s coopereze cu ali arhiviti i cu serviciile autorizate

pentru identificarea i urmrirea persoanelor suspectate de furtul documentelor

de arhiv.
5. Arhivitii trebuie s in evidena i s fie n msur s justifice
aciunile lor asupra materialului arhivistic.
Arhivitii trebuie s popularizeze practici eficiente de nregistrare pe
parcursul ntregului ciclu de via al documentelor i s coopereze cu creatorii
de arhiv pentru elaborarea de noi formate i de noi practici de gestionare a
informaiei. Ei trebuie s se preocupe nu numai de preluarea documentelor
existente, dar s se asigure i de faptul c informaia curent i sistemele de
arhiv ncorporeaz chiar de la nceput proceduri corespunztoare de pstrare a
documentelor valoroase. Arhivitii care negociaz transferul de documente cu
deintorii sau cu oficialii acestora trebuie s vegheze asupra deciziilor corecte
bazate pe deplina luare n considerare cnd este aplicabil a urmtorilor
factori: autoritatea de a transfera, dona sau vinde; aranjamentele sau beneficiile
financiare; planurile de prelucrare; drepturile de reproducere (copyright) i
clauzele de acces la documente. Arhivitii trebuie s in o eviden permanent
care s informeze asupra prelurilor de documente, conservrii acestora i
asupra ntregii munci arhivistice executate.
6. Arhivitii trebuie s promoveze cel mai larg acces posibil la
materialul arhivistic i s ofere servicii impariale pentru toi utilizatorii.
Arhivitii trebuie s elaboreze att instrumente generale de informare
tiinific, precum i instrumente specifice ct mai potrivite pentru toate
documentele aflate n gestiune. Ei trebuie s ofere consultaii impariale pentru
toat lumea i s utilizeze resursele existente pentru a asigura o gam echilibrat
de servicii. Arhivitii trebuie s rspund cu amabilitate i cu spirit de
bunvoin la toate cererile rezonabile privind fondurile pe care le dein i s
ncurajeze folosirea lor ntr-o msur ct mai larg posibil, n concordan cu
politicile instituionale, protecia arhivelor deinute, considerentele legale,
drepturile individuale i nelegerile convenite cu donatorii. Ei trebuie s explice
potenialilor utilizatori restriciunile pertinente. Arhivitii trebuie s descurajeze
restriciunile nejustificate de acces i de folosire, dar pot s recomande sau s
accepte drept condiii de preluare restricii clar formulate pentru o durat
limitat. Ei trebuie s vegheze cu fidelitate i s aplice cu imparialitate toate
nelegerile convenite cu prilejul prelurii dar, n interesul liberalizrii accesului,
trebuie s renegocieze condiiile atunci cnd mprejurrile se schimb.
7. Arhivitii trebuie s asigure att accesul la documente, ct i
respectul vieii private i s acioneze n limitele legislaiei n vigoare.
Arhivitii trebuie s aib grij ca viaa persoanelor fizice i juridice,
precum i securitatea naional s fie protejate fr a se distruge informaia, n
special n cazul documentelor electronice, unde aducerea la zi i tergerea
constituie o practic obinuit. Ei trebuie s respecte viaa privat a indivizilor
care au creat sau care constituie subiectul documentelor, n special a acelora care
nu au fost consultai asupra folosirii dau destinaiei documentelor.
3

8. Arhivitii trebuie s foloseasc ncrederea special ce le-a fost

acordat n interesul general i s evite folosirea poziiei lor pentru a obine
beneficii necuvenite pentru ei sau pentru alii.
Arhivitii trebuie s se abin de la activiti care le-ar putea prejudicia
integritatea profesional, obiectivitatea i imparialitatea. Ei nu trebuie s
beneficieze financiar sau n alt mod personal n detrimentul instituiilor,
utilizatorilor sau colegilor. Arhivitii nu trebuie s colecioneze documente
originale i nici s participe la vreo form de comer de documente n interesul
lor personal. Ei trebuie s evite activitile care ar putea crea n opinia public
impresia unui conflict de interese. Arhivitii pot s foloseasc arhivele deinute
de instituie pentru cercetri i publicaii personale cu condiia ca o astfel de
activitate s fie fcut dup aceleai reguli ce au fost impuse celorlali utilizatori
de documente. Ei nu trebuie s dezvluie i nici s foloseasc informaiile
obinute n procesul muncii asupra documentelor la care accesul este supus
restriciei. Ei nu trebuie s accepte ca interesele lor personale de cercetare sau de
publicare s interfereze cu propriile ndatoriri profesionale sau administrative
pentru care sunt angajai. Cnd utilizeaz documentele instituiei lor, arhivitii
nu trebuie s foloseasc depistrile nepublicate ale cercettorilor fr a notifica
n prealabil acestora intenia de folosire. Arhivitii pot s recenzeze i s
comenteze lucrri ale altor cercettori din domeniul lor de activitate, inclusiv
lucrri bazate pe documente deinute de instituia proprie. Arhivitii nu trebuie
s permit imixtiuni ale persoanelor din afara profesiunii n practica i n
obligaiile lor.
9. Arhivitii trebuie s aspire la performana profesional prin
perfecionarea sistematic i continu a cunotinelor lor arhivistice i prin
mprtirea rezultatelor cercetrilor i experienei proprii.
Arhivitii trebuie s depun eforturi pentru dezvoltarea priceperii i
cunotinelor lor profesionale, pentru a contribui la progresul arhivisticii i
pentru a veghea ca persoanele aflate sub ndrumarea lor, la munc sau la
pregtire, s fie n msur s-i execute sarcinile ntr-o manier competent.
10. Arhivitii trebuie s promoveze protecia i folosirea motenirii
documentare universale prin cooperarea cu membrii profesiunii proprii sau
ai altor profesiuni.
Arhivitii trebuie s urmreasc stimularea cooperrii, s evite
conflictele cu colegii de breasl i s rezolve dificultile prin ncurajarea
respectului fa de normele arhivistice i de etic profesional. Arhivitii trebuie
s coopereze cu membrii profesiunilor nrudite pe baza respectului i nelegerii
reciproce.
Traducere: Florea Oprea