ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE

PLAN DE COMUNICARE
pentru proiectul MATRA-KAP Modelarea emotiilor prin arta

15 decembrie 2009 15 iunie 2010

1|Page

CUPRINS I. II. III. IV. V. VI. VII

ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE

Scop si obiective generale Definirea publicului tinta Obiective specifice Activitati de informare si publicitate Bugetul alocat activitatii de informare si publicitate Monitorizarea activitatii de informare si publicitate Evaluarea activitatilor de informare si publicitate

. VIII Anexa 1 graficul indicativ al activitatilor de informare si publicitate .

2|Page

I.

ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE SCOP SI OBIECTIVE GENERALE

Scopul Planului de comunicare este informarea publicului asupra contributiei Ambasadei Olandei la Bucuresti la dezvoltarea sectorului ONG din Romania pentru proiectele finantate prin proiectul MATRA-KAP.

Pentru indeplinirea scopului declarat, Planul de Comunicare al proiectului cu titlul Modelarea emotiilor prin arta are definite urmatoarele obiective generale:

1. Informarea publicului profesionist asupra progresului activitatilor, serviciilor oferite beneficiarilor proiectului de catre organizatia aplicanta, achizitiilor de bunuri aferente domeniului terapiei prin arta finantate prin intermediul programului MATRA-KAP. 2. Asigurarea transparentei activitatilor desfasurate de Organizatia Terapia prin Arta in calitate de Autoritate de Implementare prin informarea publicului larg din Romania cu privire la rolul Ambasadei Olandei la Bucuresti in finantarea proiectelor din sectorul ONG prin programul MATRA-KAP. 3. Informarea publicului intern cu privire la stadiul implementarii proiectului Modelarea emotiilor prin arta finantat prin programul MATRA-KAP.

II.

DEFINIREA PUBLICULUI TINTA

Conform cerintelor Ambasadei Olandei la Bucuresti, toate proiectele finantate prin programul MATRA-KAP trebuie sa respecte regulile de informare si publicitate stipulate in Contractul de Finantare si sa asigure vizibilitatea sprijinului financiar nerambursabil acordat organizatiei aplicante, in concordanta cu regulile si reglementarile europene privind identitatea vizuala a proiectelor cu finantare nerambursabila. In acest sens, se are in vedere informarea publicului cu privire la implementarea acestor proiecte ce au ca finalitate dezvoltarea sectorului ONG in Romania.

3|Page

ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE Din motive practice, am definit publicul ca fiind de trei tipuri, dupa cum urmeaza:

a. Publicul profesionist: beneficiarii potentiali si finali; specialistii care lucreaza cu copiii nevazatori, ONG-urile implicate in protectia si promovarea drepturilor persoanelor cu deficiente de vedere; cadrele didactice din scolile de masa unde sunt integrati copii nevazatori; psihologii; art terapeutii; operatorii de proiecte similare ; reprezentantii mass-media, etc. b. Publicul larg este format din toti cetatenii Timisoarei si ai zonei de vest care vor fi informati asupra sprijinului financiar acordat de Ambasada Olandei la Bucuresti pentru dezvoltarea sectorului ONG din Romania. c. Publicul intern este alcatuit din personalul Autoritatii Implementare, organizatia partener si organizatia beneficiar. de

III.

OBIECTIVE SPECIFICE

Pe baza scopului si obiectivelor generale descrise mai sus, vom avea in vedere realizarea urmatoarelor obiective specifice:

O1: organizarea de evenimente de informare publica ori de cate ori se considera necesar ceremonii de semnare contracte, seminarii, conferinte, etc.); O2: comunicarea prin mijloace electronice (sectiunea de pe site-ul Organizatiei Terapia prin Arta dedicata programelor cu finantare nerambursabila, editarea si distribuirea periodica a newsletter-ului OTA); O3: editarea si distribuirea de materiale informative dedicate promovarii proiectului Modelarea emotiilor prin arta finantat prin programul MATRA-KAP; O4: verificarea produselor de comunicare emise de beneficiari pentru proiectul Modelarea emotiilor prin arta (communicate de presa, materiale informative, panouri publicitare, placi comemorative, etc) in 4|Page

ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE ceea ce priveste corectitudinea informatiilor si respectarea prevederilor reglementarilor europene privind identitatea vizuala a programelor cu finantare nerambursabila; O5: arhivarea corespunzatoare a documentelor de publicitate in cadrul Organizatiei Terapia prin Arta (actualizarea bazelor de date, fotografii si inregistrari video, actualizarea dosarelor de presa pentru fiecare conferinta in parte, etc)

IV.

ACTIVITATI DE INFORMARE SI PUBLICITATE

Pentru indeplinirea acestor obiective specific se vor avea in vedere urmatoarele tipuri de activitati de informare si publicitate:

A1: organizarea de ceremonii oficiale de catre Autoritatea de Implementare impreuna cu beneficiarii pentru lansarea si inchiderea proiectului, dar si cu ocazia desfasurarii unor activitati majore, cu impact semnificativ asupra beneficiarilor proiectului; A2: organizarea unui forum de informare publica pentru promovarea progreselor inregistrate in implementarea proiectului Modelarea emotiilor prin arta care beneficiaza de finantare nerambursabila prin intermediul programului MATRA-KAP sustinut de Ambasada Olandei la Bucuresti; A3: organizarea de conferinte de presa cu ocazia lansarii sau incheierii proiectului Modelarea emotiilor prin arta finantat de Ambasada Olandei prin intermediul programului MATRA-KAP, ori de cate ori este cazul; A4: organizarea unor sesiuni de lucru pentru beneficiari cu scopul instruirii acestora in ceea ce priveste activitatea de informare si publicitate; A5: consilierea ofiterilor de proiect asupra aspectelor legate de publicitatea proiectului pe care il gestioneaza, ori de cate ori este cazul; A6: actualizarea, cu ajutorul specialistilor din cadrul organizatiei, a paginii de site (gazduita pe site-ul oficial al organizatiei) dedicata proiectului Modelarea emotiilor prin arta, care beneficiaza de asistenta financiara nerambursabila de la Ambasada Olandei la Bucuresti; 5|Page

ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE A7: publicarea periodica, in cadrul newsletterului organizatiei beneficiar, Scoala speciala IRIS, a informatiilor de actualitate legate de proiectul Modelarea emotiilor prin arta finantat de Ambasada Olandei la Bucuresti; A8: editarea de materiale informative (brosuri, pliante, afise, buletine informative, etc) despre proiectul Modelarea emotiilor prin arta finantat de Ambasada Olandei la Bucuresti prin intermediul programului MATRAKAP, care asigura diseminarea informatiilor catre publicul larg. Realizarea grafica a materialelor informative si a continutului acestora vor fi in conformitate cu specificatiile prevederilor privind identitatea vizuala a proiectelor cu finantare nerambursabila; A9: verificarea si aprobarea comunicatelor de presa emise de catre Autoritatea de Implementare si lansarea acestora pe site-ul organizatiei; A10: verificarea si aprobarea formatului/continutului panourilor publicitare cu afisare permanenta care sa marcheze desfasurarea activitatilor specific din cadrul proiectului, atat la sediul Autoritatii de Implementare, cat si la sediul beneficiarului. Amplasarea A11: obtinerea aprobarii de la Ambasada Olandei la Bucuresti pentru produsele de comunicare aferente proiectului Modelarea emotiilor prin arta; A12: crearea de baze de date foto si video despre evenimentele desfasurate in cadrul proiectului Modelarea emotiilor prin arta; A13: realizarea si actualizarea dosarelor de presa pentru proiectul Modelarea emotiilor prin arta;

In Anexa 1 este prezentat graficul indicative al activitatilor de informare si publicitate propus pentru proiectul Modelarea emotiilor prin arta, care vor fi derulate/finalizate in perioada 15 decembrie 2009 15 iunie 2010, in conformitate cu graficul activitatilor aprobat de finantator;

V.

BUGETUL ALOCAT ACTIVITATII DE INFORMARE SI PUBLICITATE

6|Page

ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE Bugetul aprobat pentru perioada derularii proiectului (15 decembrie 2009 15 iunie 2010) pentru desfasurarea activitatilor de informare si publicitate este de 700 Eur, fara TVA.

Detalierea bugetului pe articole de cheltuieli este prezentata in continuare:

Actiuni estimate pentru activitatea de informare si publicitate Organizarea de evenimente pentru informarea publica (conferinte, seminarii, etc) si activitati de diseminare a informatiilor, ca actiuni majore ale campaniei de informare privind programul MATRAKAP si proiectul

Material e necesare Mape (folie mata, lac selectiv, burduf, hartie 350 g) Pliante (A4, color, hartie 150 g) Invitatii conferinta Carti de vizita membrii echipa Afise publicitar e (A3, color, 150g) Panouri afisare permanen

Cost unitar (EUR) 2,45

Nr. Unitati (buc) 50

Cost total (EUR) 122,5

1,45

100

145

0,75 0,58

50 150

37,5 87,5

25

75

85

170

7|Page

ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE ta Diplome 1,25 de participar e seminarii (A4, color, 150g) TOTAL VI.

50

62,5

700

MONITORIZAREA ACTIVITATII DE INFORMARE SI PUBLICITATE

Conform recomandarilor Comisiei Europene, toate institutiile implicate in programarea, implementarea si monitorizarea proiectelor cu finantare nerambursabila trebuie sa dezvolte masuri specific de informare si publicitate, in functie de cerintele specific ale finantatorului. Pentru urmarirea indeplinirii responsabilitatilor ce le revin partilor implicate in implementarea proiectelor cu finantare nerambursabila, Autoritatea de Implementare trebuie sa monitorizeze activitatile de informare si publicitate desfasfasurate in cadrul proiectelor cu finantare nerambursabila pe care le desfasoara.

In vederea asigurarii implementarii actiunilor de informare si publicitate, responsabilii pentru activitatea de comunicare sin cadrul Autoritatii de Implementare, vor colabora cu ofiterii de publicitate din cadrul:

Autoritatii Finantatoare Beneficiarilor Partenerului de Proiect

In acest sens, ofiterii de publicitate numiti la nivelul Autoritatii de Implementare raporteaza lunar stadiul implementarii actiunilor de informare si publicitate realizate pentru proiectul Modelarea emotiilor prin arta.

8|Page

ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE In plus, ofiterul de publicitate va asigura respectarea instructiunilor referitoare la publicitate emise de catre Autoritatea Finantatoare. Pentru orice produs de comunicare creat pentru promovarea proiectului Modelarea emotiilor prin arta, ofiterul de publicitate va solicita aprobarea prealabila a acestora, inainte de lansarea lor catre public.

Pe baza raportarilor primate de la ofiterii de publicitate, responsabilul cu raportarea va intocmi raportul intermediar de progres, care contine si o sectiune importanta dedicate activitatii de publicitate si informare.

Totodata, la finalul proiectului, ofiterul de publicitate va intocmi un raport de evaluare a Planului de Comunicare pentru proiectul Modelarea emotiilor prin arta.

VII.

EVALUAREA ACTIVITATII DE INFORMARE SI PUBLICITATE

Raportul final de evaluare a activitatilor de informare si publicitate implementate se va elabora pe baza urmatorilor indicatori:

I1: numarul evenimentelor de informare publica organizate pe parcursul proiectului (ceremonia semnarii acordurilor de parteneriat, organizarea de seminarii, workshop-uri, conferinte de presa sau conferinte de specialitate, etc.); I2: numarul de activitati promovate prin intermediul site-ului dedicate proiectului Modelarea emotiilor prin arta; I3: numarul de materiale informative tiparite si distributie pentru asigurarea publicitatii proiectului Modelarea emotiilor prin arta; I4: numarul comunicatelor de presa emise pe durata proiectului; I5: numarul articolelor aparute in mass media cu privire la proiectul Modelarea emotiilor prin arta;

9|Page

ORGANIZATIA TERAPIA PRIN ARTA Compartimentul Evaluare si Comunicare Componenta COMUNICARE I6: numarul de produse de comunicare emise de beneficiarii proiectului si aprobate de conducerea Autoritatii de Implementare; I7: numarul de baze de date create pe durata proiectului;

Pe baza analizei acestor indicatori se va stabili daca masurile de informare si publicitate intreprinse pe durata proiectului au fost eficiente, daca au avut impact asupra publicului tinta si daca au asigurat informarea corecta si continua a cetatenilor cu privire la fondurile alocate de Ambasada Olandei la Bucuresti prin intermediul programului MATRA-KAP pentru dezvoltarea sectorului ONG.

Matricea logica Pentru verificarea gradului de indeplinire a scopului si obiectivelor generale propuse in acest Plan de Comunicare, am definit activitati de informare si publicitate in concordant cu fiecare obiectiv specific (O). Fiecare dintre activitatile (A) enumerate vor fi evaluate la sfarsitul proiectului, pe baza indicatorilor propusi (I), asigurand astfel corelarea logica a celor 3 concepte pe baza carora s-a elaborate Planul de Comunicare. Legaturile de interrelationare dintre aceste 3 concepte sunt prezentate in matricea logica de mai jos: Obiective specifice (O) O1 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13 Activitati de informare si publicitate (A) Indicatori de evaluare (I) I1

O2 O3 O4 O5

I2 I3 I4 I5 I6 I7

10 | P a g e