Exerciiul 1 Validarea datelor, VLOOKUP, protejarea foii de calcul

1 Verificarea datelor dintr-o zon de csue n Microsoft Excel 2013

Notele obinute la testare sunt introduse n foaia de calcul n zona F8:F167. Valorile permise
pentru note sunt cele din intervalul 0-10. Pentru a vedea dac nu apar, din greeal, i alte
valori n aceast zon procedm dup cum urmeaz:
selectm zona F8:F167;

din panglica Data, seciunea Data Tools, alegem butonul Data Validation, opiunea
Data Validation i construim regula de validare din figura nr. 1;

FIGURA NR. 1 REGULA DE VALIDARE A NOTELOR CONSTRUIT N FEREASTRA DATA VALIDATION

cu zona F8:F167 selectat n continuare, din panglica Data, seciunea Data Tools,
alegem butonul Data Validation, opiunea Circle Invalid Data. Ca rezultat, valorile din
afara intervalului admis (0-10) vor fi marcate cu un oval rou, aa cum se poate vedea
n figura nr. 2;

FIGURA NR. 2 VALORILE CARE NU RESPECT REGULA DE VALIDARE, NCERCUITE CU ROU

corectm valorile. Precizm c ncercuirea dispare dac datele sunt corectate conform
criteriilor de validitate sau prin folosirea sub-opiunii Clear Validation Circles din
panglica Data, de la opiunea Data Validation.

2 Extragerea datelor din tabel cu funcia VLOOKUP

Operaiunile pregtitoare extragerii datelor de identificare i notei fiecrui angajat din tabel
sunt urmtoarele:

construirea unei zone de extragere a datelor, dup modelul din figura nr. 3:

FIGURA NR. 3 ZONA DE AFIARE A NOTEI I DATELOR DE IDENTIFICARE PENTRU FIECARE ANGAJAT, N FUNCIE DE
MARC

sortarea tabelului cu notele din zona A8:F167 n ordinea cresctoare a mrcii (din
coloana A). Sortarea se face prin poziionarea n orice csu din tabel i apelarea de
pe panglica Data, grupul de opiuni Sort & Filter, a opiunii Sort, urmat de
completarea n fereastra Sort a datelor din figura nr. 4;

Operaiunea de sortare n ordine cresctoare sau descresctoare a coloanei

Marca este necesar pentru ca funcia VLOOKUP s funcioneze n mod corect.

atribuirea unui nume zonei de csue din care vor fi extrase datele, A8:F167. Se
selecteaz zona, iar din panglica Formulas, grupul de opiuni Defined Names se alege
opiunea Define Name. Dup cum se observ i n figura nr. 5, numele atribuit zonei
selectate, n fereastra New Name, este note. Se confirm numele prin apsarea
butonului OK.

FIGURA NR. 4 SORTAREA DATELOR DIN TABELUL CU NOTE N ORDINEA CRESCTOARE A MRCII

FIGURA NR. 5 ATRIBUIREA NUMELUI NOTE ZONEI DE CSUE A8:F167

Pentru extragerea propriu-zis a numelui angajatului se procedeaz astfel:

introducem o marc de test n csua A5 (de exemplu, 1512). Ne poziionm n csua

B5 i, de pe panglica Formulas, grupul de opiuni Function Library, din lista de funcii
care se deschide la apsarea butonului Lookup&Reference, alegem funcia VLOOKUP;

fereastra cu argumentele funciei VLOOKUP se completeaz ca n figura nr. 7:

Lookup_value (elementul de cutare, cheia dup care se caut numele i prenumele
angajatului n tabelul note) este marca introdus de acesta n csua A5, Table_array
(tabelul cu ntreaga situaie n care facem cutarea) este tabelul denumit de noi note,
Col_index_num (numrul de ordine al coloanei din care dorim s extragem informaia
n tabelul note) este 2 (deoarece numele i prenumele pe care dorim s l afim ca
rezultat al cutrii este situat pe a doua coloan a tabelului note), i, pentru c dorim
o potrivire exact a mrcii introduse cu marca din tabel, la argumentul Range_lookup
vom completa valoarea False;

FIGURA NR. 6 SELECIA FUNCIEI VLOOKUP

FIGURA NR. 7 ARGUMENTELE FUNCIEI VLOOKUP PENTRU AFIAREA NUMELUI I PRENUMELUI ANGAJATULUI

dup apsarea butonului OK, valoarea returnat de funcia VLOOKUP n csua B5 va

fi numele angajatului cu marca din csua A5, i anume MAXIM R. CRISTI.

Pentru a extrage nota obinut de angajat la evaluare ne vom poziiona n csua C5 i vom
urma aceiai pai. Argumentele funciei VLOOKUP n acest caz sunt prezentate n figura nr. 8.
Observai c singura diferen const n numrul de ordine al coloanei de pe care se dorete
returnarea rezultatului (notele sunt pe a asea coloan din tabelul note).

FIGURA NR. 8 ARGUMENTELE FUNCIEI VLOOKUP PENTRU AFIAREA NOTEI OBINUTE DE ANGAJAT
Dac dorim s nsoim nota afiat de un mesaj n care s informm angajaii n legtur cu o
eventual refacere a testului, vom utiliza funcia IF n condiiile de mai jos:

s presupunem c pragul de promovare stabilit mpreun cu managerul firmei este dat

de nota 4. Pentru angajaii care au obinut o not cel puin egal cu 4, vom afia
mesajul Felicitri, ai promovat testul!, iar pentru restul, a cror not este sub
valoarea 4, vom afia mesajul Nu ai promovat. Testul se va reface pe data de 30
noiembrie 2015;

ne poziionm n csua D5. De pe panglica Formulas, grupul de opiuni Function

Library, din lista de funcii care se deschide la apsarea butonului Logical, alegem
funcia IF figura nr. 9;

FIGURA NR. 9 APELAREA FUNCIEI IF

fereastra cu argumentele funciei IF se completeaz ca n figura nr. 10: Logical_test

(condiia testat) este C5>=4, Value_if_true (mesajul care se afieaz atunci cnd
condiia este ndeplinit) este Felicitri, ai promovat testul!, Value_if_false (mesajul
care se afieaz atunci cnd condiia nu este ndeplinit) este Nu ai promovat. Testul
se va reface pe data de 30 noiembrie 2015. Pentru confirmare, se apas butonul OK.

FIGURA NR. 10 ARGUMENTELE FUNCIEI IF

Rezultatul folosirii funciilor VLOOKUP i IF, pentru angajatul cu marca 1512 i pentru un alt
angajat, cu marca 1550, este prezentat n figura nr. 11.

FIGURA NR. 11 REZULTATELE FOLOSIRII FUNCIILOR VLOOKUP I IF

3 Operaiuni pregtitoare la nivelul foii de calcul, nainte de aplicarea opiunii de

protecie
Procesul de protejare a unei foi de calcul n Microsoft Excel cuprinde dou etape:
1. mai nti, se pregtesc csuele foii de calul n modul dorit de utilizator (n cazul nostru, se
ascund formulele de calcul i liniile tabelului cu note i se blocheaz la editare toat foaia de
calcul, cu excepia csuei A5);
2. la final, se confirm setrile de la punctul 1 prin aplicarea proteciei, cu sau fr parol.

Abia dup operaiunea de confirmare de la punctul 2, msurile de protecie

intenionate devin active!

3.1 Ascunderea formulelor de calcul folosite pentru extragerea datelor din tabelul note i
afiarea mesajului pentru angajai
n multe situaii din viaa organizaiilor, informaii confideniale pot fi ascunse chiar n banalele
formule de calcul din Microsoft Excel (gndii-v la rata preferenial a dobnzii pentru
anumii clieni ai bncilor, comisioane pe care acestea nu doresc s le comunice clienilor etc.).
Din fericire pentru cei care au nevoie s-i protejeze asemenea mici secrete, formulele pot
fi ascunse la rndul lor.
Pentru problema formulat de noi, este necesar bifarea (activarea) proprietii Hidden
pentru zona de csue care conine formulele prin care am extras numele i prenumele i am
afiat mesajul de felicitare sau refacere a testului (B5:D5). Succesiunea de opiuni pentru a
realiza aceast sarcin este selecia intervalului de csue B5:D5 click dreapta Format
Cells... Protection bifarea (activarea) proprietii Hidden (vezi figura nr. 12).

1.Click dreapta

3.
2.

4.

FIGURA NR. 12 ACTIVAREA PROPRIETII HIDDEN PENTRU CSUELE DIN ZONA B5:D5
1. Proprietile Hidden i Locked sunt distincte. n cazul de fa nu se va interveni
n nici un fel n modificarea proprietii Locked (csuele care conin formulele vor
fi i ele blocate, n aa fel nct s li se asigure integritatea).

2. Activarea proprietii Hidden nu implic ascunderea coninutului csuelor din

zona B5:D5, ci doar ascunderea formulelor de calcul. Efectul, repetm, va fi vizibil
abia dup aplicarea proteciei.

3.2 Ascunderea liniilor pe care apar informaii confideniale

Informaiile confideniale coninute de foaia de calcul curent sunt cele de pe liniile 7-167.
Ascunderea lor se face prin selectarea tuturor liniilor menionate, apelarea meniului
contextual cu click dreapta Hide.

1.Click dreapta

2.

FIGURA NR. 13 ASCUNDEREA LINIILOR 7:167

3.3 Blocarea csuelor la editare
Evaluatorul dorete ca datele din ntreaga foaie de calcul s fie blocate la editare, cu excepia
csuei A5, care va fi lsat liber pentru a-i permite fiecrui angajat s introduc marca
proprie pentru a-i afla nota. Ca rezultat, angajaii nu va putea modifica nici o alt csua n
afar de A5.
n mod implicit, pentru orice csu a unei foi de calcul din Microsoft Excel, proprietatea
Locked este setat (figura nr. 14). Acest lucru este vizibil la apelarea meniului contextual
pentru orice csu sau zon de csue, cu click dreapta Format Cells... Protection
.

1.Click dreapta

2.

3.
4.

FIGURA NR. 14 VIZUALIZAREA PROPRIETII LOCKED A CSUELOR DIN FOAIA DE CALCUL (IMPLICIT BIFAT)

1.Click dreapta

2.

3.
4.

FIGURA NR. 15 DEZACTIVAREA PROPRIETII LOCKED A CSUELOR DIN ZONA D9:D23

Pentru problema formulat de noi, este necesar debifarea (dezactivarea) proprietii Locked
pentru csua A5, n ideea c dorim s-i lsm angajatului posibilitatea de a introduce marca
pentru a-i afla nota. Succesiunea de opiuni pentru a realiza aceast sarcin este selecia
csuei A5 click dreapta Format Cells... Protection debifarea (dezactivarea)
proprietii Locked (vezi figura nr. 15).
Observai, n figurile 14 i 15, mesajul din fereastra Protection care spune c blocarea csuelor
sau ascunderea formulelor nu au efect pn la confirmarea lor cu o opiune de protecie.

4 Aplicarea opiunii de protecie cu parol

Din panglica Review, grupul de opiuni Changes, se apas butonul

aprea fereastra din figura 16.

. Ca rezultat, va

Pentru o protecie suplimentar, activarea mecanismului general de protecie poate fi nsoit

i de asocierea unei parole. Nu se recomand asocierea parolei dect n situaia unor fiiere
finalizate, date n utilizare curent, ntruct uitarea parolei poate conduce la imposibilitatea
finalizrii modelului.
Dac nu se introduce o parol, deprotejarea foii de calcul se poate face de ctre

utilizator prin simpla succesiune de opiuni Review Changes

. Dac
a fost stabilit o parol, foaia nu va putea fi deprotejat dect de ctre cel care o
cunoate.

FIGURA NR. 16 INTRODUCEREA UNEI PAROLE N FEREASTRA PROTECT SHEET

Dup introducerea parolei i apsarea butonului OK, se solicit confirmarea acesteia. n

fereastra de dialog din figura 17, suntem avertizai c uitarea parolei duce la imposibilitatea
deprotejrii foii de calcul i c parolele sunt case-sensitive.

FIGURA NR. 17 CONFIRMAREA PAROLEI PENTRU PROTEJAREA FOII DE CALCUL

Acionarea butonului OK n fereastra din figura nr. 17 determin activarea mecanismului
general de protecie. Din acest moment, orice operaiune de modificare a coninutului
csuelor care are asociat parametrul de format Locked este imposibil, iar utilizatorul este
avertizat printr-un mesaj de atenionare. De asemenea, formulele de calcul ascunse prin
bifarea parametrului de format Hidden nu mai sunt vizibile, iar vizualizarea liniilor i coloanelor
ascunse nu mai este permis.
Aceste efecte sunt prezentate n figurile de mai jos.
Figura 18 prezint mesajul de avertizare care apare la ncercarea de a scrie sau a terge ceva
ntr-o csu blocat, figura 19 arat cum, dei o csu n care am introdus o formul este
selectat, n bara de formule nu se afieaz nimic, n timp ce figura 20 prezint dezactivarea
opiunii Unhide pentru liniile ascunse anterior aplicrii mecanismului de protecie.

FIGURA

NR.

18 MESAJ DE
CSU N AFAR DE A5

AVERTIZARE CARE APARE LA NCERCAREA UTILIZATORULUI DE A MODIFICA ORICE

Se observ c, dei csua B5 este selectat, n bara de formule nu este afiat funcia
VLOOKUP folosit anterior

FIGURA NR. 19 INVIZIBILITATEA FORMULELOR N BARA DE FORMULE

Se observ c opiunea Unhide este inactiv

FIGURA NR. 20 OPIUNEA DE AFIARE A LINIILOR 7:167 ESTE INACTIV

Dac asupra fiierului trebuie aplicate modificri, vom solicita operaiunea de deprotejare,

adic de dezactivare a mecanismului general de protecie (Review Changes

).

n situaia folosirii unei parole, apare o caset de dialog pentru precizarea parolei (vezi figura
nr. 21).

FIGURA NR. 21 DEPROTEJAREA FOII DE CALCUL

Exerciiul 2 Identificarea ameninrilor i pericolelor din organizaie

folosind opiunile de validare i consolidare a datelor din Microsoft
Excel 2013 - Realizarea ablonului de colectare a datelor
Dup copierea din Inventarul resurselor informaionale a informaiilor care vor fi supuse
analizei, urmeaz introducerea n capul de tabel, pe orizontal, a pericolelor identificate de
ctre director.
Pentru aceasta, se copie lista pericolelor din Microsoft Word n Excel. Lista rezultat n
Microsoft Excel va fi n poziie vertical, cu valorile unele sub altele. Lista se selecteaz i, din
meniul contextual apelat cu click dreapta pe selecie, se alege opiunea Copy. Dup
poziionarea n csua B2, din care dorim s nceap lista n poziie orizontal, se alege, din
meniul contextual apelat cu click dreapta, opiunea Paste Special, butonul Transpose:

Ulterior, se terge lista iniial i se aplic listei orizontale, la nivel de csu, opiunile de
aliniere la stnga pe orizontal i centrat pe vertical, ca i proprietatea Wrap text, prin care
se mrete nlimea csuei i se mparte textul pe linii, n aa fel nct s fie vizibil.
Paii pentru obinerea liniei din matrice sunt prezentai n figura nr. 2.
Matricea rezultat este cea din figura nr. 1. Ea ocup, n foaia de calcul, zona de csue A2:T16.
Din aceast zon, vor fi completate de ctre evaluatori csuele B3:T16.

FIGURA NR. 1 MATRICEA RESURSE INFORMAIONALE/PERICOLE

FIGURA NR. 2 COPIEREA LISTEI DE PERICOLE TRANSPUS DE PE VERTICAL PE ORIZONTAL

Pentru a permite doar introducerea valorilor de la 0 la 4 n matrice, se procedeaz dup cum
urmeaz:
se selecteaz zona de csue B3:T16;
din panglica Data, seciunea Data Tools, se alege butonul Data Validation, opiunea
Data Validation;

FIGURA NR. 3 OPIUNEA DATA VALIDATION DIN PANGLICA DATA, SECIUNEA DATA TOOLS

n primul cadru de pagin al ferestrei Data Validation, Settings, se completeaz

condiia pe care trebuie s o ndeplineasc datele care vor fi introduse de evaluatori:
s fie numere ntregi, cuprinse ntre 0 i 4 vezi figura nr. 4;

FIGURA NR. 4 FEREASTRA DATA VALIDATION, OPIUNEA SETTINGS

n al doilea cadru de pagin al ferestrei Data Validation, Input Message, se
completeaz mesajul pe care l va vedea utilizatorul atunci cnd se va poziiona pe o
csu din zona B3:T16 potrivit figurii nr. 5;

FIGURA NR. 5 FEREASTRA DATA VALIDATION, OPIUNEA INPUT MESSAGE

n al treilea cadru de pagin al ferestrei Data Validation, Error Alert, se completeaz
mesajul de eroare care va fi afiat atunci cnd utilizatorul va introduce n una din
csuele din zona B3:T16 o alt valoare dect cele permise (0, 1, 2, 3, 4). Figura nr. 6
arat cum se creeaz acest mesaj. Observai i butonul Stop, care indic faptul c
utilizatorului nu i se va permite s treac mai departe dect dup ce va furniza o
valoare corect;

FIGURA NR. 6 FEREASTRA DATA VALIDATION, OPIUNEA ERROR ALERT

se apas butonul OK, pentru confirmare.
Rezultatele acestor opiuni sunt urmtoarele:

cnd utilizatorul se poziioneaz n una din csuele din zona B3:T16, se afieaz ntrun tooltip mesajul de informare din figura nr. 7;

FIGURA NR. 7 MESAJ DE INFORMARE N LEGTUR CU VALORILE PERMISE N CSUA B3

dac valoarea introdus este corect, utilizatorului i se va permite s continue
introducerea de date. Altfel, mesajul de eroare care se afieaz este prezentat n figura
nr. 8.

FIGURA NR. 8 MESAJ DE AVERTIZARE N LEGTUR CU VALORILE PERMISE N CSUA B3

Exerciiul 3 Identificarea ameninrilor i pericolelor din organizaie

folosind opiunile de validare i consolidare a datelor din Microsoft
Excel 2013 - consolidarea datelor privind pericolele din departamentele
analizate
Consolidarea datelor presupune nsumarea valorilor descoperite de ctre evaluatori la cele
trei departamente la nivelul organizaiei. Pentru a realiza acest centralizator al numrului total
de pericole, se parcurg paii urmtori:
se deschide fiierul cu ablonul iniial, construit de directorul DSR, i se ndeprteaz
restricia ca zona B3:T16 s conin numai valori ntre 0 i 4. n acest sens, se selecteaz
zona B3:T16, se alege butonul Data Validation, opiunea Data Validation din panglica
Data, seciunea Data Tools i se apas butonul Clear All, din partea stng jos a
ferestrei;

FIGURA NR. 1 BUTONUL CLEAR ALL DIN FEREASTRA DATA VALIDATION

cu aceeai zon de csue selectat, se alege din panglica Data, seciunea Data Tools,
opiunea Consolidate;

FIGURA NR. 2 OPIUNEA CONSOLIDATE DIN PANGLICA DATA, SECIUNEA DATA TOOLS

n fereastra Consolidate, din zona Function se alege funcia Sum, deoarece dorim
adunarea numrului pericolelor din cele trei departamente la nivelul organizaiei. n
zona Reference, se selecteaz din fiierul pericole_DSR, foaia de calcul DSR, zona de
csue
B3:T16
i
se
apas
butonul
Add.
Se
terge
irul
[pericole_DSR.xlsx]DSR!$B$3:$T$16 din Reference i se selecteaz zona B3:T16 din
fiierul pericole_BD, urmat de apsarea butonului Add. Se terge din nou irul de
caractere completat automat de Excel, se selecteaz fiierul pericole_CD, zona B3:T16,
i se apas Add i apoi OK. Menionm c, pe parcursul acestor operaiuni, fiierele
pericole_DSR, pericole_BD, pericole_CD au fost deschise;

FIGURA NR. 3 FEREASTRA CONSOLIDATE

o secven din fiierul consolidat rezultat este vizibil n figura nr. 4. Se observ c
valorile din csuele zonei B3:T16 conin suma valorilor csuelor aferente din fiierele
pericole_DSR, pericole_BD, pericole_CD.

FIGURA NR. 4 REZULTATUL OPERAIUNII DE CONSOLIDARE

Reluai exemplul cu consolidarea, calculnd media pericolelor nregistrate n cele trei

departamente n perioada analizat.

Pentru a evidenia n centralizator pericolele care s-au nregistrat cel mai frecvent (cu numrul total
de apariii cuprins ntre 8 i 12), vom proceda dup cum urmeaz:

selectm zona de csue B3:T16. Din panglica Home, seciunea Styles, apsm butonul
Conditional Formatting i alegem opiunea Highlight Cells Rules, butonul Between (figura nr.
5);

FIGURA NR. 5 OPIUNEA CONDITIONAL FORMATTING

se completeaz fereastra Between ca n figura nr. 6, ceea ce nseamn c se vor colora csuele
care conin valori ntre 8 i 12 cu n rou (cu textul rou nchis pe un fundal rou deschis);

FIGURA NR. 6 FEREASTRA BETWEEN A OPIUNII CONDITIONAL FORMATTING

rezultatul este cel prezentat n figura nr. 7.

FIGURA NR. 7 REZULTATUL OPIUNII CONDITIONAL FORMATTING