CURS 3

Procesoare de texte profesionale. Microsoft Office

Pentru interfaţa de tip Windows, dar şi pentru sistemul de operare Windows cu versiunile sale,
firma Microsoft a creat pachetul de programe Microsoft Office care conţine patru mari aplicaţii
comerciale:
1. Procesorul de texte Word. Este un program pentru prelucrarea textelor, care tinde să devină
un procesor de publicaţii asigurând, pe lângă operaţiile clasice de prelucrare a textelor şi
aranjarea lor sub forma de tiparitură (broşură, ziar, carte).
2. Programul de calcul tabelar Excel. Este un program care gestionează datele sub formă de
tabele (foi de calcul) şi poate fi folosit cu uşurinţă şi de către utilizatorii neinformaticieni.
3. programul de grafică pentru realizarea prezentărilor pe calculator Power Point. Este un
program cu ajutorul căruia se poate realiza prezentări de diapozitive pe calculator, sub
formă de slid-uri.
4. Sistemul de gestionare a bazelor de date Access. Este un program pentru gestionarea datelor
sub formă de baze de date. El este destinat în special programatorilor.

3.1. Avantajele utilizării aplicațiilor din pachetul de programe Microsoft Office:

 Aplicaţiile lucrează la fel şi folosesc aceleaşi concepte şi metode pentru a asigura legatura cu
calculatorul;
 Aplicaţiile folosesc aceleşi tehnici şi metode pentru realizarea interfeţei (sistemul de meniuri
bara cu instrumente, bara de stare, riglele) asfel încât dacă ne însuşim modul de lucru cu
interfaţa unei aplicaţii, va fi foarte uşor să învăţăm modul de lucru ale celorlalte aplicaţii. In
plus, aplicaţiile au fost create pentru interfaţa Windows şi au preluat de la aceasta tehnicile
folosite pentru realizarea ei (ferestrele şi butoanele ferestrelor, sistemul de meniuri, casetele
de dialog şi obiectele din casete).
 Aplicaţiile comunică între ele prin intermediul aceluiaşi limbaj, astfel încât schimbul de date
între aplicaţii se face foarte uşor şi nu ceează probleme de incompatibilitate. Aplicaţiile pot
fi folosite separat sau împreună, câştigând în acest fel timp preţios. Astfel, într-un document
scris în Word putem insera date sub formă de tabele preluate din foile de calcul gestionate
de aplicaţia Excel sau din bazele de date gestionate de aplicaţia Access şi se efectuează rapid

1
 calcule cu aceste date. Documentul astfel realizat poate fi inserat într-o prezentare creată cu
Power Point.
 Pachetul de programe Microsoft Office oferă un centru de control al celor patru aplicaţii
(administratorul Microsoft Office). El creează pe ecranul calculatorului o bară cu butoane
scurtatură, care ajută la lansarea rapidă în execuţie a aplicaţiilor.
 Aplicaţiile pachetului Microsoft Office sunt uşor de instalat şi de actualizat.

3.2. Caracteristici, conţinut

Aplicaţiile din pachetul de programe Microsoft Office prezintă următoarele caracteristici comune:
 Sistemul de meniuri conţine aceleaşi meniuri verticale (nouă meniuri): File, Edit,
View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help.
 Folosesc aceleaşi taste scurtatură pentru opţiunile comune din meniuri: <Ctrl>+<C>-
Copy, <Ctrl>+<N>-New, <Ctrl>+<F>-Find...
 Pentru opţiunile comune din meniu se folosesc, de pe barele cu instrumente de lucru
aceleaşi butoane cu pictograme ca scurtatură, cât şi aceleaşi descrieri.
 Informaţiile suplimentare despre fişierele de date administrate de fiecare aplicaţie
sunt aceleaşi (titlu, autor, cuvinte cheie...).
 Folosesc rigle pentru poziţionarea mai uşoară în fişierul de date.
 Afişează o bară de stare cu informaţii despre fişierul de date.
In plus, pachetul de programe Microsoft Office mai conţine o serie de mici aplicaţii (applets)
care pot fi utilizate atunci cand procedăm la utilizarea unui document:
 Graf ne ajută să construim grafice pornind de la un set de numere. Aceste grafice
pot fi inserate în documentele create cu Word.
 Organization Chart ajută la crearea structurilor ierarhice de tip organigramă.
 Equation Editor ajută la scrierea unor expresii matematice care urmează a fi
inserate în documentul creat în Word.
 Word Art ajută la scrierea în diferite moduri a textului din documentul creat cu
Word sau din prezentarea creată cu Power Point: răsucit, aplecat, răsturnat,
cu umbre, cu contur.
 ClipArt Gallery pune la dispoziţie un set de imagini din care se pot alege desene
pentru a le insera în documentele realizate în Word sau prezentările create cu
Power Point.

2
 Aplicaţiile Microsoft Office dispun de instrumente de lucru la care se poate face apel pentru a
primi ajutor. Ele furnizează pas cu pas instrucţiunile necesare desfăşurării unei activităţi. Aceste
instrumente se regăsesc sub formă de:
 Proceduri asistent(Wizart). Sunt instrucţiuni cu care se pot realiza fişiere de date
complexe.
 Folii de sugestii (Cue Card). Sunt instructiuni detaliate care pot fi afişate chiar în timpul
lucrului.
 Previzualizări (Previews). Arată pe ecran ceea ce va fi tipărit la imprimantă.
 Demonstratii (Demos) . demonstrează cum trebuie procedat pentru executarea unei lucrări
mai dificile.
Când se instalează pachetul de programe Microsoft Office se creează automat grupul de
programe Microsoft Office care conţine pictogramele aplicaţiilor din pachet. Orice aplicaţie din
pachet se lansează astfel:
- se deschide grupul de aplicaţii Microsoft Office executând dublu clic pe pictograma lui;
- se lanseaza în execuţie o aplicaţie din grup executând dublu clic pe pictograma ei.
Dacă vom copia aplicaţia Microsoft Office din grupul Microsoft Office în grupul SartUp, la
lansarea în execuţie a mediului Windows se va lansa în execuţie şi administratorul pachetului de
programe. El va afişa o bară cu instrumente de lucru care conţine câte un buton scurtătură pentru
fiecare aplicaţie din pachet. Bara cu instrumente va permite lansarea în execuţie rapid a oricărei
aplicaţii, executând clic pe butonul pictogramă a aplicaţiei.
 executăm clic pe pictograma Microsoft Office;
 se deschide meniul din care alegem opţiunea About Microsoft Office care, la rândul său va
deschide o casetă de dialog din care vom putea afla numărul versiunii.

3.3. Noutăţile pe care le aduce Microsoft Office 2007

3.3.1. Caracteristicle pachetului de programe Office 2007

Mocrosoft Office 2007 este o suită completă de software pentru productivitate şi baze de
date la birou, care ajută utilizatorul să economisească timp şi să se organizeze. Capabilităţile
puternice de management al contactelor ne ajută să menţinem informaţiile de contact ale tuturor
clienţilor actuali sau potenţiali într-un singur loc. Putem crea materiale de marketing profesionale
pentru tipărire, transmitere prin e-mail şi publicare pe web sau putem produce campanii eficiente de
marketing în interiorul firmei. Putem crea documente dinamice de business, foi de calcul, prezentări

3
şi , putem construi baze de date fără a avea nevoie de experienţă sau de personal tehnic. Putem
învăţa rapid caracteristicile noi folosind meniuri îmbunătăţite, care prezintă instrumente adecvate
atunci când avem nevoie de ele.
Office 2007 include următoarele programe:
- Mocrosoft Office Access 2007;
- Mocrosoft Office Excel 2007
- Mocrosoft Office Outlook 2007
- Mocrosoft Office PowerPoint 2007
- Mocrosoft Office Publisher 2007
- Mocrosoft Office Word 2007
La baza sistemului Mocrosoft Office 2007 se află suitele sau ediţiile anterioare ale Mocrosoft
Office, care furnizează instrumentele cheie de productivitate pentru desktop. Noile caracteristici din
aceste programe îmbunătăţesc felul în care angajaţii lucrează între ei, cu partenerii şi cu clienţii. In
plus, organizaţiile captează şi folosesc informaţiile mult mai uşor, mult mai bine.
Pe lângă ediţiile de bază pentru desktop, versiunea 2007 include noi programe, servere şi servicii
care adaugă valoare abilităţilor de operare pe care utilizatorii le au deja.
Folosite împreună, elementele din sistemul Mocrosoft Office 2007 ne ajută să adresăm nevoi de
business, mergând de la managementul productivităţii până la cel al proiectelor complexe.
Incă de la primele sale versiuni, suita Mocrosoft Office s-a adresat acelor utilizatori care
aveau nevoie de o modalitate simplă de a crea şi a manipula informaţii electronice, colecţii de texte,
informaţii financiare sau prezentări. Ulterior, odată cu avansul internetului, s-au adăugat suiei şi un
modul care permite managementul complex al mesajelor electronice, o aplicaţie de prelucrare a
bazelor de date, instrumente de simplificare a preluării şi completării formularelor electronice.
Indiferent de aria de utilizare (personală sau de business), suita Mocrosoft Office este punctul de
referinţă pentru toţi cei care folosesc un calculator personal. Modulele din componenta suitei se
adresează unei necesităţi clar personalizate conform scopului în care vor fi folosite.
Office 2007 este prima suită cu aplicaţii de birou de la Microsoft care este complet
tradusă în limba română. Calitatea traducerilor nu este neaparat cea mai bună, dar modul în care
termenii au fost aleşi permite navigarea destul de intuitivă.
Office 2007 este foarte complex şi probabil că nimeni nu îi va folosi vreodată toate funcţiile
în acelaşi document, însă fiecare dintre utilizatori poate foarte uşor să îi înţeleagă mecanismul şi să
ajungă să fie mai eficient cu el. Nu trebuie însă să ne speriem de complexitatea sa aparentă.
Există patru module care stau la baza suitei Office de la Microsoft, însă, doar Word
(editorul de text) şi Excel (aplicaţia de calcul tabelar) se regăsesc în toate cele opt versiuni de Office

4
existente pe piaţă în acest moment. In funcţie de versiunea de Office folosită, putem găsi şi
PowerPoint sau Outlook. Toate vin să ne ajute să manipulăm mai uşor diferite tipuri de date: text,
numere, imagini, mesaje electronice sau toate la un loc.
Office este locul în care agregarea informaţiei se face mult mai uşor. De fapt, Office este un
sistem complex format din :
- părţile client (utilităţile cu care suntem familiarizaţi)
- un set de servere care extind foarte mult gama de servicii disponibile (colaborare pe
documente, un nivel crescut de protecţie, agregarea informaţiei etc.)
In realitate, doar cu ajutorul serverelor din noul Office System se poate ajunge la un maxim de
eficienţă pentru zona de business. Comenzile pentru manipularea datelor din modulele Office sunt
similare şi, odată ce ne-am obişnuit cu ele ne va fi mult mai simplu să folosim orice aplicaţie.

3.3.2. Noutăţile pe care le aduce Mocrosoft Office 2007

Mocrosoft Office 2007 aduce o schimbare fundamentală în modul în care informaţiile sunt
necesare şi folosite.dacă în versiunile precedente de Office se punea accentul pe adăugarea de
funcţii noi sau perfecţionarea celor existente, acum accentul s-a mutat către modul în care cel care
foloseşte suita poate să devină mai eficient, să ajungă mai uşor la rezultatele dorite. Ori, această
accentuare pe rezultat a trebuit să fie susţinută de o schimbare importantă la nivelul interfeţei,
schimbare ce poate părea greu de înţeles la prima vedere. Iar modul în care ea a fost exprimată se
rezumă la trei elemente:
- butonul Office;
- bara de instrumente acces rapid;
- Panglica;
Acestea, împreună cu alte câteva elemente, formează noua interfaţă Office 2007.
Butonul Office este butonul din partea stângă sus a ferestrei Office şi ascunde de fapt comenzile de
intrare şi ieşire a materialului electronic folosit de noi. De aici încăracăm, creăm, exportăm şi
tipărim proiectele la care lucrăm. S-a luat în considerare faptul că majoritatea sistemelor actuale
sunt conectate foarte uşor să beneficiem de un conţinut dinamic exprimat în colecţii complexe de
exemple pe care le putem folosi la proiectele pe care dorim să le începem. In funcţie de aplicaţia
folosită, în momentul creării unui document nou sunt descărcate foarte multe template-uri, grupate
pe domenii şi care beneficiază de un identificator de popularitate, pe baza căruia să ne fie mai uşor
să alegem. Odată selectat tipul de proiect pe care îl considerăm nimerit ca exemplu, putem trece la
prelucrarea sa.

5
 Tot de la la butonul Office vom realiza şi operaţiile de export a materialului. Implicit, Office
2007 foloseşte un nou format de salvare a documentelor, bazat pe XML (eXtended Markup
Language). El permite o descriere mai uşoară a documentelor (Word, Excel, PowerPoint) şi face
posibilă reducerea semnificativă a dimensiunii ocupate pe hard disk. De fapt este vorba despre un
fişier ZIP, redenumit după caz: docx, xlsxsau pptx, care conţine o descriere XML a informaţiilor din
document. Se poate observa că devine mai simplu de manipulat o astfel de informaţie prin
intermediul unui serviciu web şi că prin compresie se aduce un plus de siguranţă în ceea ce priveşte
protecţia împotriva accesului neautorizat sau protecţie la deteriorare, formatul ZIP beneficiind de un
sistem de protecţie prin suma de control. Este posibil, cel puţin în teorie, ca un document deteriorat
să poată fi recuperat destul de uşor sau măcar să nu fie compromis în totalitate.
Tot în momentul salvării este mai simplu acum să adăugăm informaţii de identificare
(folosite cu maximă eficienţă de Windows Vista) cum ar fi numerele celui care a creat sau a lucrat la
document şi tag-uri de identificare a conţinutului documentului. Tot pentru Windows Vista se poate
salva şi un thumbnail (o imagine în miniatură) prin care afişarea respectivului fişier să fie
personalizată şi care ajută la identificarea sa mai uşoară. Sau dacă se folosesc multe imagini de
dimensiuni apreciabile într-un document, se poate apăsa butonul Instrumente din meniul Salvare şi
de acolo se poate selecta Comprimare imagini cu setarile de rigoare (calitate, rezoluţie etc.)
Trebuie reţinut faptul că, Office 2007 poate lucra în continuare cu formatele vechi de documente
Mocrosoft Office atât la citire cât şi la scriere, neexistând probleme de conversie. Totuşi, dacă se
doreşte să se folosească vechile formate, s-ar putea ca unele elemente funcţionale şi estetice aduse
de Office 2007 să nu poată fi utilizate la maximum din cauza imposibilităţii de redare în versiunile
anterioare.
Nota: se poate stabili ca implicit un alt format de fisier decât cel propus de Office 2007, astfel: din
meniul Office, apăsaţi butonul Opţiuni (Word, Excel, PowerPoint..) şi apoi Salvare. In dreptul
opţiunii „Se salvează fişierele în formatul…” alegeti noul format implicit.
Finalizarea unui document presupune şi închiderea sa. Acest lucru se poate face prin
închiderea aplicaţiei în care lucrăm sau putem să închidem doar documentul dorit. Această a doua
cale este folositoare atunci când lucrăm cu mai multe documente deodată: clic pe butonul Office şi
apoi Inchidere (sau combinaţia de taste ALT+F4)
Opţiunea de publicare directă a unui document Word într-un bloc (pe un serviciu
personalizat), cea de export în format PDF sau XPS. Datorită lor, vom fi siguri că documentul va
avea acelaşi aspect indiferent de staţia sau sistemul de operare folosit pentru vizualizare.
Bara de instrumente acces rapid se găseşte în partea superioară a ecranului, chiar lângă butonul
Office. Cuprinde shortcut-uri pentru cele mai folosite comenzi (implicit: salvare, redo, undo).

6
Acestea pot fi modificate destul de uşor în funcţie de preferinţele fiecăruia, astfel: clic pe săgeata
din dreapta zonei Bara de instrumente acces rapid şi bifaţi acele comenzi care vă sunt necesare. Este
important de ştiut că atunci când veţi folosi shortcut-ul anulare tastare, aveţi disponibilă o listă a
paşilor pe care doriţi să îi anulaţi.
In plus, dacă selecţia de shortcut-uri propusă implicit de Bara de instrumente Acces rapid nu
vă mulţumeşte, puteţi să adăugaţi sau să eliminaţi din ele după preferinţă, apăsând butonul
Opţiuni…, se deschide acces la zona Particularizare, de unde puteţi adăuga (sau elimina)
elementele dorite. Tot de aici putem schimba şi poziţia Barei de instrumente Acces rapid prin
bifarea(debifarea) funcţiei afişare bara de instrumente acces rapid sub Panglica.
Nota: o modalitate la fel de simpla de a afla combinaţiile de taste prin care se pot accesa anumite
funcţii este sa apăsăm tasta ALT. Imediat vor fi afişate în dreptul fiecărei cmenzi shortcut-urile
căutate.
Panglica (Ribbon).Cea mai importanta schimbare din Office 2007 este inlocuirea meniurilor
clasice cu un nou tip da toolbar, care se numeste PANGLICA. Meniurile clasice sunt reorganizate în
tab-uri al căror conţinut se schimbă dinamic în funcţie de tipul de informaţie cu care lucrăm. Mai
simplu, aduce la îndemâna acele instrumente de care avem nevoie, atunci când avem nevoie de acest
lucru, selectăm tab-ul dorit şi apoi comanda efectivă.
Prin introducerea acestei Panglici, suita Office şi-a schimbat interesul către rezultate. Dacă
înainte era nevoie să ştim cum trebuie să facem să ajungem la un anumit rezultat, acum trebuie doar
să ştim ce vrem. Aceasta, pentru c, direct din comenzile disponibile în Panglică, putem să vedem în
timp real rezultatul dorit. Nu mai trebuie să fim „profesori” în Office, ci trebuie doar să avem
imaginaţie şi să folosim cât mai bine exemplele existente. Toate comenzile beneficiază în continuare
de o descriere, însă ele sunt mai degrabă grafice, fapt ce le face mult mai intuitive.
Trecand cursorul mouse-ului peste fiecare comandă în parte, obţinem o descriere sumară a
comenzii şi, foarte important, combinaţia de taste care permite activarea sa (ScreenTip).
Panglica din Office îi prezintă utilizatorului un set de componente ale documentului, în diferite
formatări, în locul unor funcţii prin care să se ajungă la acel rezultat. Apoi, permite finisarea
aspectului blocurilor selectate şi obţinem dacă nu direct ceea ce ne dorim, măcar un aspect similar
cu cel dorit de noi. Scopul este acela de a ajunge mai repede la rezultat şi într-o manieră mai
accesibilă.
In momentul deschiderii uneia din aplicaţiile Office 2007 (Word, Excel sau PowerPoint)
vom vedea că în partea de sus a ecranului sunt prezentate meniuri comune în toate aplicaţiile:
Pornire, Inserare, Aspect pagina, Revizuire şi Vizualizare; în funcţie de programul folosit, mai sunt
două meniuri diferenţiate: Referinte şi Corespondenta pentru Word şi Formule si Date pentru Excel.

7
Alegerea acestei noi modalităţi de navigare şi expunere a comenzilor aplicaţiilor din suita Office
2007 are şi o explicaţie mai complexă: prin intermediul Panglicii (personalizabile), dezvoltatorii
diverselor soluţii bazate pe componentele Mocrosoft Office pot crea şi arăta utilizatorului doar acele
comenzi de care au nevoie în situaţia respectivă, aerisind foarte mult spaţiul de pe desktop şi făcând
mult mai simplă acomodarea.
Nota: atunci când avem nevoie de mai mult spaţiu liber pe desktop, folosim combinaţia de taste
CTRL +F1 pentru a ascunde Panglica. Repetând combinaţia de taste vom readuce Panglica pe
desktop.
Examinare în direct (Live Preview)
Dacă ar fi să rezumăm la o singură funcţie tot ceea ce aduce Office 2007 în partea de
aplicaţii desktop, nu am greşi să îl asociem cu Examinare în direct. Aşa cum am amintit anterior,
schimbarea noului Office se simte prin orientarea către rezultat. In trecut, ca să dăm un aspect
frumos unui document Office, trebuia să ne imaginăm cum ar trebui să arate acesta. Apoi, printr-o
succesiune de comenzi (nu întotdeauna simple şi la îndemană) ajungeam la o formula mai mult sau
mai puţin apropiată de ceea ce ne doream. Office 2007 este complet schimbat în această privinţă.
Tot ceea ce avem de făcut este să selectam informaţia dorită şi, prin trecerea mouse-ului peste
exemplele existente în Panglică, schimbările se vor vedea în timp real. Opţiunea Examinare în direct
este facilitatea prin care acest lucru este posibil şi se bazează pe existenţa unui număr mare de
exemple predefinite grupate în nişte galerii (Galleries). Ca să o activăm, mergem în meniul Opţiuni
al fiecărui modul şi bifăm setarea Activare Examinare în direct.

Întrebări de autoevaluare
1. Enumerați cele patru mari aplicaţii comerciale pe care le conține pachetul de programe
Microsoft Office; descrieți-le.
2. Care sunt principalele avantaje ale utilizării aplicațiilor din pachetul de programe Microsoft
Office?
3. Aplicațiile conținute de pachetul de programe Microsoft Office au caracteristici comune?
Dacă da, care sunt acestea?
4. Descrieți noua interfaţă Office 2007.
5. Office 2007 este prima suită cu aplicaţii de birou de la Microsoft care este complet tradusă în
limba română. Adevărat sau fals?