Alma University1

Sunteţi auditor intern angajat într-o misiune de audit privitoare la costurile de fotocopiere. Din investigaţiile
preliminare aţi obţinut următoarele informaţii:
 Managementul v-a informat că, în cadrul universităţii, fotocopierea este realizată pe aparate închiriate de
la producător, iar costul pentru multiplicarea unei pagini tip A4 este de 4 cenţi/pagină. Aceste aparate
sunt disponibile în toate departamentele universităţii.
 În cadrul universităţii există şi un birou special amenajat pentru serviciile de fotocopiere. Politica
universităţii este ca materialele ce depăşesc 20 pagini să fie multiplicate în biroul de fotocopiere,
deoarece costul aferent este semnificativ mai redus.
 Această politică a fost introdusă în urmă cu aproximativ cinci ani în baza unui studiu-sondaj privind
costurile de multiplicare.
Ca primă acţiune, aţi decis să examinaţi în ce măsură politica managementului este corect aplicată în realitate şi
aţi întreprins o vizită la biroul de fotocopiere. Informaţiile obţinute cu ocazia acestei vizite sunt:
 Evidenţele biroului de fotocopiere indică acceptarea la multiplicare a documentelor cu o lungime medie
de 100 de pagini. Biroul nu acceptă multiplicarea documentelor mai scurte de 20 de pagini.
 Pe uşă exista un anunţ prin care angajaţii universităţii erau avertizaţi asupra posibilităţii de a fi nevoiţi să
aştepte maxim şase zile până când documentele lor vor fi multiplicate.
 Discutând problema întârzierilor cu care se prestează serviciul cu personalul biroului de fotocopiere vi
s-a comunicat că avertismentul de pe uşă este valabil doar în anumite perioade ale anului universitar când
cererile de multiplicare sunt foarte mari: perioadele de sesiune sau de începere a semestrelor. În restul
anului, cererile sunt satisfăcute într-un interval de timp foarte scurt, de obicei, în aceeaşi zi.
Apoi, aţi decis să vizitaţi şi o catedră din universitate şi iată ce informaţii aţi obţinut de acolo:
 Catedra a achiziţionat un aparat de multiplicare din bugetul propriu la un cost de 20.000 euro ce poate
asigura servicii complementare celor de fotocopiere: sortare, mărire/micşorare, capsare, asamblarea
documentelor etc. Costurile de multiplicare sunt 2,5 cenţi (pentru format standard), respectiv 1,25 cenţi
pentru cazurile de multiplicare faţă-verso sau format micşorat.
 Pe parcursul vizitei aţi remarcat că, în medie, au fost realizate aproximativ 25 de fotocopieri în format
standard, respectiv cca. 40% au fost în format micşorat.
 De aproximativ zece ori în cursul acelei zile, personalul catedrei a fotocopiat peste 100 pagini.

Cerinţe:
1. Pe baza informaţiilor furnizate sugeraţi care ar fi problemele ce ar trebui investigate în profunzime.
Propuneţi câteva măsuri de ameliorare a costurilor de fotocopiere din cadrul Universităţii Alma.

1
Sursa: Audit intern, C.L. Dobroţeanu, L. Dobroţeanu, Editura InfoMega, Bucureşti, 2007, p.23