LECŢIA 6: CREAREA FORMULELOR

Folosirea formulelor pentru analiza datelor

Utilizarea unei formule vă poate ajuta să analizaţi datele de pe o foaie
de lucru. Cu o formulă puteţi executa operaţii cum ar fi adunarea, înmulţirea
şi compararea valorilor de pe o foaie de lucru. Utilizaţi o formulă atunci când
doriţi să introduceţi valori calculate pe o foaie de lucru.
 O formulă Microsoft Excel începe întotdeauna cu semnul egal (=).
 O constantă este o valoare numerică sau text pe care o (îl) tastaţi
direct într-o celulă.
O formulă simplă combină într-o celulă valori constante cu operatori,
cum ar fi semnul plus sau semnul minus pentru a produce o nouă valoare din
cele existente. În Microsoft Excel formulele pot avea diverse forme ce
folosesc adrese, funcţii, texte şi nume pentru a executa operaţii variate.
Gândiţi-vă la o formulă ca o parte a unei ecuaţii al cărui rezultat este afişat în
celulă.

Bara de formule

Bara de formule este plasată în partea de sus a unei ferestre Microsoft

Excel şi poate fi folosită pentru introducerea şi editarea de valori sau formule.
Ea afişează întotdeauna valoarea constantă sau formula introdusă în celula
activă.
Pentru a afişa sau ascunde bara de formule, alegeţi comanda Bară de
formule (Formula Bar) din meniul Vizualizare (View). Puteţi, de asemenea,
afişa sau ascunde bara de formule dacă alegeţi comanda Opţiuni (Options)
din meniul Instrumente (Tools) apoi faceţi clic pe eticheta Vizualizare
(View) şi în zona de dialog Afişare (Show) marcaţi sau goliţi cutia de
selectare Bară de formule (Formula Bar).
Pe bara de formule aveţi următoarele zone:

172
 Printr-un clic pe simbolul Zona de intrare - locul
(X) abandonaţi unde este afişată formula
introducerea informaţiei
Printr-un clic pe simbolul ( )
acceptaţi informaţia introdusă

Când folosiţi funcţiile în formule, bara de formule se schimbă şi va

avea forma următoare:

Afişează funcţiile care pot

fi folosite în formule.

Atunci când bara de formule este activă, sau când editaţi direct în
celule, puteţi tasta o formulă, insera funcţii ale foii de lucru şi nume într-o
formulă şi puteţi insera în ea adrese prin selectarea celulelor. Faceţi clic cu
mouse-ul în zona de intrare sau începeţi să tastaţi pentru a activa bara de
formule.

Semnificaţia operatorilor

Puteţi folosi operatorii pentru a specifica operaţia - cum ar fi adunarea,

scăderea sau înmulţirea - ce se execută asupra elementelor dintr-o formulă.
Operatorii aritmetici execută operaţii matematice de bază; combină
valori numerice şi produc rezultate numerice. În Microsoft Excel operatorii
aritmetici sunt:
 + adunare;
 - scădere (sau negare dacă este plasat înaintea unei valori);
 / împărţire;
 * înmulţire;
 % procent (plasat după o valoare, de exemplu 30%);
 ^ exponent.
De exemplu, formula =20^2*15%, ridică 20 la puterea a 2-a,
înmulţeşte rezultatul cu 0,15 şi produce rezultatul 60.

Anumiţi operatori acţionează asupra a două valori, alţii asupra uneia.

Formula =5+2 conţine operatorul de adunare, ce necesită două sau mai multe
valori, în timp ce formula =3% utilizează operatorul procent, ce necesită doar

173
unul; operatorul procent împarte valoarea din faţa lui la 100, 3% produce
rezultatul 0,03.
Operatorii de comparare
Compară două valori şi produc valoarea logică TRUE (adevărat) sau
FALSE (fals). În Microsoft Excel operatorii de comparare sunt:
= Egal
> Mai mare decât
< Mai mic decât
>= Mai mare sau egal
<= Mai mic sau egal
<> Diferit de
De exemplu, formula =A1<25 produce valoarea logică TRUE dacă
celula A1 conţine o valoare mai mică de 25; altfel, formula produce
valoarea logică FALSE.

Operatorul text
Uneşte două sau mai multe valori text într-o singură valoare text
combinată. În Microsoft Excel operatorul text este &.
& Uneşte sau concatenează două valori text pentru a produce o
singură valoare text continuă. Dacă una din valori este o adresă
a unei celule şi celula respectivă conţine o formulă, acest
operator concatenează valoarea produsă de formula din acea
celulă ca o valoare text.
De exemplu, dacă celulă A1 conţine textul "Primul trimestru al
anului 2000", formula ="Vânzări pentru "&A1 produce valoarea text
"Vânzări pentru Primul trimestru al anului 2000".

Ordinea de evaluare a operatorilor

Dacă se combină mai mulţi operatori într-o singură formulă, Microsoft

Excel execută operaţiile în ordinea prezentată în tabelul următor:
Operator Descriere
- Negare (de exemplu -10)
% Procent
^ Exponent
* şi / Înmulţire şi împărţire
+ şi - Adunare şi scădere

174
 Operator Descriere
& Concatenare texte
= < > <= Comparare
>= <>

Observaţie: Operatorii de adresă sunt evaluaţi înaintea oricăruia dintre

operatorii prezentaţi în tabelul anterior.

Combinarea expresiilor cu paranteze

Dacă formula conţine operatori cu aceeaşi prioritate, se evaluează

operatorii de la stânga la dreapta. Dacă doriţi o altă ordine de evaluare,
folosiţi parantezele pentru a grupa expresiile din formula dumneavoastră.

Sfat: Nu folosiţi parantezele pentru a indica numerele negative în cadrul

unei formule. În loc de acestea, aşezaţi înaintea numărului semnul
minus. De exemplu, =5*-10 produce rezultatul -50.

Microsoft Excel calculează mai întâi expresiile din paranteze şi apoi

foloseşte rezultatele pentru calcularea formulei.

Observaţie: Microsoft Excel scoate în evidenţă prin îngroşare, paranteza

stângă corespunzătoare, atunci când tastaţi o paranteză dreapta
în bara de formule. În acest mod, vă puteţi asigura că aveţi
numărul corect de paranteze dintr-o formulă. Atunci când
utilizaţi tastatura pentru a tasta sau muta punctul de inserare
după o paranteză, Microsoft Excel afişează temporar îngroşate
parantezele pereche.

Afişarea formulelor pe o foaie de lucru

O celulă ce conţine o formulă afişează în mod normal pe foaia de

lucru, valoarea rezultată a formulei. Atunci când selectaţi o celulă ce conţine
o formulă, formula este întotdeauna afişată în bara de formule. Puteţi, de
asemenea, iniţializa foaia de lucru astfel încât să afişeze formule în locul
valorilor rezultate.
Pentru a comuta între afişarea valorilor şi cea a formulelor, apăsaţi
CTRL+` (apostrof stânga - aflat la stânga tastei 1 pe tastatura alfanumerică).

175
 Puteţi, de asemenea, controla modul în care sunt afişate formulele
folosind comanda Opţiuni (Options) din meniul Instrumente (Tools), după
care faceţi clic pe eticheta Vizualizare (View) şi apoi marcaţi cutia de
selectare Formule (Formulas) din zona de dialog Opţiuni fereastră
(Window Options).

Conversia valorilor în Microsoft Excel

Atunci când creaţi o formulă, Microsoft Excel aşteaptă anumite tipuri

de valori pentru fiecare operator. Dacă introduceţi ceva diferit de ceea ce el
aşteaptă, Microsoft Excel converteşte valoarea, dacă este posibil. Această
facilitate vă asigură o flexibilitate în utilizarea formulelor. Este rar necesară
folosirea de funcţii speciale pentru convertirea între tipuri de valori. Tabelul
următor vă oferă nişte exemple care arată modul în care Microsoft Excel
converteşte valori.
Formula Produce Explicaţie
="1"+"2" 3 Semnul plus impune lui Microsoft Excel să
aştepte numere. Chiar dacă ghilimelele arată
că 1 şi 2 sunt valori text, valorile text sunt
automat convertite în numere.
=1+"4,00" 5 Atunci când este aşteptat un număr, textul
este convertit dacă se găseşte într-un format
ce va fi acceptat în mod normal ca un număr.
=SQRT("Sunday") #VALUE Microsoft Excel nu poate converti textul într-
un număr pentru că nu este un format
acceptat pentru o constantă număr.
="25.12.2001"-"5.1.2001" 354 Dacă datele sunt într-unul din formatele
Microsoft Excel de dată, ele sunt convertite în
numere seriale (în formulă se presupune că
România este ţara stabilită în Control Panel,
Regional Settings, altfel datele nu sunt
corecte).
="A="&TRUE A=TRUE Atunci când este aşteptat text, numerele şi
valorile logice sunt convertite în text.
=IF(0,"yes","no") no Atunci când este aşteptată o valoare logică,
numărul 0 este convertit în FALSE, iar
celelalte numere sunt convertite în TRUE.
=IF("true","yes","no") yes Valoarea “true” este convertită în valoarea
logică TRUE.

176
Formulele care produc valori de eroare

Microsoft Excel afişează într-o celulă o valoare de eroare atunci când

nu poate calcula cum trebuie formula pentru acea celulă. Valorile de eroare
încep întotdeauna cu un semn de număr (#).
Valoarea de
Arată că o formulă
eroare
#DIV/0! Încearcă să facă o împărţire la 0.
#N/A Se referă la o valoare care este indisponibilă.
#NAME? Utilizează un nume pe care Microsoft Excel nu-l recunoaşte.
#NULL! Specifică o intersecţie între două zone ce nu este validă.
#NUM! Utilizează incorect un număr.
#REF! Se referă la o celulă care nu este validă.
#VALUE! Foloseşte un argument sau operand incorect.
##### Produce un rezultat care este prea lung pentru a intra în celulă. De
asemenea, apare atunci când o valoare numerică este prea lungă. Aceasta
nu este de fapt o valoare de eroare, ci indică necesitatea de a lăţi celula.

Dacă o formulă include o referire la o celulă ce conţine o valoare de

eroare, acea formulă produce, de asemenea, o valoare de eroare (doar dacă nu
folosiţi funcţiile speciale ale foii de lucru ISERR, ISERROR, ISNA sau
ERROR.TYPE care caută valorile de eroare). S-ar putea să fie nevoie să vă
întoarceţi printr-o serie de celule pentru a descoperi sursa de eroare.
Pentru informaţii despre aceste funcţii, faceţi clic pe butonul
Lipire funcţie (Paste Function) de pe bara de instrumente Standard
sau consultaţi Help-ul interactiv.

TEMĂ PRACTICĂ:
Introduceţi într-o foaie de lucru formulele următoare:
Această formulă
afişează rezultatul sub
formă numerică 36996

Afişaţi apoi rezultatele acestora.

Pentru a afişa rezultatul ca dată calendaristă s-a
folosit formatul de "număr", adică din meniul
Format s-a ales Celule (Cell), Număr (Number),
Dată (Date) şi apoi formatul de dată dorit.

177
Adresele fac formulele mai puternice
Cu adrese puteţi folosi într-o formulă date plasate în zone diferite şi
puteţi folosi valoarea unei celule în mai multe formule:
 adresele identifică grupuri de celule sau celule pe o foaie de lucru;
 adresele îi spun lui Microsoft Excel în care celule să caute pentru a
găsi valori ce vor fi folosite în formule;
 adresele sunt bazate pe titlurile de coloană şi de rând dintr-o foaie
de lucru.
Atunci când lansaţi prima dată în execuţie Microsoft Excel, coloanele
sunt etichetate cu litere (de la A la IV, pentru un total de 256 de coloane) şi
rândurile sunt etichetate cu numere (de la 1 la 65536). Acesta este cunoscut ca
stilul de adrese A1. Adresa celulei curente este afişată în cutia nume din
partea cea mai din stânga a barei de formule.

Semnificaţia adreselor

Există trei tipuri de adrese:

– adrese relative;
– adrese absolute;
– adrese mixte.

Adrese relative
O adresă ca A1 comunică lui Microsoft Excel cum să găsească o altă
celulă, pornind de la celula care conţine formula. Utilizarea unei
adrese relative este ca şi cum s-ar da cuiva indicaţii ce explică încotro
să se ducă persoana din punctul de pornire – "mergi două blocuri
înainte şi apoi încă unul".

Adrese absolute
O adresă cum ar fi $A$1 comunică lui Microsoft Excel cum să
găsească o celulă bazându-se pe poziţia exactă a acelei celule în foaia
de lucru. O adresă absolută este desemnată prin adăugarea unui semn
dolar ($) înaintea literei coloanei şi a numărului de rând. Utilizarea
unei adrese absolute este ca şi cum i s-ar da cuiva adresa unei case –
"Strada Alfa nr.46".

178
Adrese mixte
O adresă cum ar fi A$1 sau $A1 comunică lui Microsoft Excel cum să
găsească o altă celulă prin combinarea unei adrese a unei coloane sau a
unui anumit rând cu o coloană sau un rând relativ. O adresă mixtă este
desemnată prin adăugarea unui semn dolar ($) înaintea literei coloanei
sau a rândului. De exemplu, în adresa mixtă $A2, adresa coloanei ($A)
este absolută şi adresa rândului (2) este relativă. Pe lângă tastarea
directă a adreselor mixte, puteţi selecta adresa din formulă sau puteţi
plasa punctul de inserare în adresă şi apăsaţi tasta adresă (F4).

Schimbarea adreselor prin utilizarea lui F4 este ilustrată în continuare:

F4 F4
A1
$A1 $A$1
F4
A$1 F4

Sfat: Pentru a modifica tipul adresei, apăsaţi tasta adresă F4. De fiecare
dată când apăsaţi tasta adresă, tipul adresei se modifică în ordinea
următoare: relativă (A1), absolută ($A$1), mixtă (A$1), mixtă ($A1).

Observaţie: Nu folosiţi semnul dolar înaintea numerelor pentru a indica

simbolul monetar într-o formulă. În loc de $, utilizaţi formatul
de număr, pentru a determina modul în care sunt afişate valorile
rezultate.

Semnificaţia operatorilor de adresă

Microsoft Excel dispune de trei tipuri de operatori de adresă:

 Zona (două puncte)
Produce o adresă pentru toate celulele dintre şi inclusiv cele
două adrese.
Exemplu:
B2:D2

179
  Uniune (virgulă)
Produce o adresă care include cele două adrese.
Exemplu:
B4,D4
 Intersecţie (spaţiu)
Produce o adresă pentru celulele comune celor două adrese.
Exemplu:
B7:D7 C6:C8, intersecţia este celula C7.

La folosirea unui operator de adresă zonă pentru referire la coloane

întregi, rânduri întregi sau la o zonă de coloane şi rânduri întregi, utilizaţi
următoarele forme abreviate de adrese.
Pentru referire la Utilizaţi
Toată coloana A A:A
Tot rândul 1 1:1
Toate rândurile de la 1 la 3 1:3
Întreaga foaie de lucru A:IV sau 1:65536

Introducerea adreselor

Puteţi introduce întotdeauna adrese în formule prin tastarea lor. Totuşi,

cea mai uşoară modalitate este de a selecta celula sau zona direct pe foaia de
lucru. După tastarea semnului egal sau a unui operator, (de exemplu, +, -, <
sau o virgulă), este suficient să faceţi clic pe celulă sau să glisaţi prin zona de
celule la care vă referiţi. Selecţia este înconjurată de o linie punctată numită
chenar mişcător şi adresa celulei sau a zonei apare în formulă.
Puteţi introduce adrese în formule atunci când celulele sunt pe aceeaşi
foaie de lucru ca şi formula sau când sunt pe o foaie de lucru separată. Puteţi,
de asemenea, selecta celule conţinute în registre de lucru separate pentru a
introduce adrese externe.

Observaţie: Dacă Microsoft Excel nu converteşte o adresă în majuscule

atunci când introduceţi formula, adresa nu este validă şi trebuie
să verificaţi ce aţi tastat.

180
TEMĂ PRACTICĂ:
Pe o foaie de lucru nouă, introduceţi un tabel prin care să calculaţi
preţul unor produse în lei, cunoscând preţul în dolari. Folosiţi modelul
următor.

Începeţi prin a scrie

formula de calcul
pentru primul produs,
adică =B1*B4

Trageţi de butonul de umplere

(colţul din dreapta jos al celulei)
pentru a copia formula pentru
celelalte produse.

Ca urmare a copierii formulei pe

coloană, veţi obţine un rezultat si-
milar celui din imaginea alăturată.
Se observă că formula nu produce
rezultate corecte dacă s-au folosit
adrese relative. Formula va fi
corectată astfel: pentru că
valoarea Curs dolar este
constantă pentru toate calculele
din tabelul de preţuri, referirea la valoarea respectivă se va face
printr-o adresă absolută $B$1. De asemenea, se observă că Preţul în
dolari al fiecărui produs va fi preluat tot timpul din coloana B, deci se
poate folosi pentru exprimarea primului preţ, o adresă mixtă de tipul
$B4, care prin copiere se va transforma în $B5, $B6, etc.
După corectarea formulei din celula C4, şi copierea acesteia pe
coloană, tabelul va arăta astfel:

Celula C5 va
conţine formula
=$B$1*$B5, ceea
ce este corect

181
 În continuare se pot selecta datele din coloana C şi li se poate aplica un
format de număr, astfel încât toate valorile rezultate din calcul să fie
afişate cu acelaşi număr de zecimale. Pentru aceasta, din meniul
Format se alege comanda Celule (Cell), apoi se face clic pe eticheta
Număr (Number). Din lista de categorii se alege apoi Număr
(Number) iar în zona Număr zecimale (Decimal Places) se stabileşte
valoarea dorită (de exemplu, 2).
Introduceţi o nouă coloană etichetată TVA, şi calculaţi tva-ul pentru
fiecare produs, înmulţind preţul în lei cu 19%. De exemplu, în celula
D4, formula va arăta astfel: =$C4*19%. S-a folosit o adresă mixtă
deoarece preţul în lei se află în aceeaşi coloană, adică coloana C, iar
rândul se modifică pentru fiecare produs.
Introduceţi o nouă coloană etichetată Pret cu TVA, şi calculaţi preţul
cu tva pentru fiecare produs, adunând la preţul în lei valoarea tva-ului
calculată anterior. De exemplu, în celula E4, formula va arăta astfel:
=$C4+$D4. S-a folosit o adresă mixtă deoarece preţul în lei se află în
coloana C, tva-ul se află în coloana D iar rândul se modifică pentru
fiecare produs.
Modificaţi valoarea cursului dolarului (celula B1) şi observaţi cum se
modifică valorile calculate prin formule în coloanele C, D şi E.
Prin urmare tabelul poate arăta astfel:

Celula D4 conţine
formula =19%*$C4

Salvaţi datele introduse anterior într-un fişier cu numele Exemple de

tabele cu formule, pe discul C:, în folderul CursExcel. Daţi foii de
lucru numele Lista de preturi.

Funcţiile foii de lucru simplifică formulele

O funcţie este o formulă specială scrisă anterior care ia o valoare sau
mai multe valori, execută o operaţie şi întoarce o valoare sau mai multe
valori. Funcţiile pot fi folosite singure în formule, sau ca părţi componente în
formule mai mari. Utilizarea funcţiilor simplifică şi scurtează formulele în

182
foile dumneavoastră de lucru, în special acelea care necesită calcule complexe
sau lungi.
Utilizaţi funcţiile încorporate foii de lucru Microsoft Excel pentru a
executa calcule standard. Valorile pe care le daţi unei funcţii pentru a executa
operaţii sunt numite argumente.
De exemplu, în loc să tastaţi formula
=A1+A2+A3+A4
puteţi utiliza funcţia SUM pentru a construi formula
=SUM(A1:A4)
Pentru informaţii despre funcţii, faceţi clic pe butonul
Lipire funcţie (Paste Function) de pe bara de instrumente
Standard sau consultaţi Help-ul interactiv.
Utilizaţi funcţiile prin introducerea lor în formule. Secvenţa de
caractere folosită pentru o funcţie validă se numeşte sintaxă. Toate funcţiile
au aceeaşi sintaxă de bază. Utilizaţi parantezele pentru a închide toate
argumentele şi punct şi virgulă (sau virgulă, separatorul depinde de
caracteristica de ţară stabilită prin Control Panel, Regional Settings – pentru
România separatorul este punct şi virgulă) pentru separarea argumentelor
individuale în cadrul parantezelor. Dacă nu respectaţi aceasta sintaxă,
Microsoft Excel afişează un mesaj ce indică existenta unei erori în formulă.

În ilustraţie se prezintă un exemplu de funcţie şi sintaxa ei.

Semnul egal (dacă funcţia este la începutul formulei)

Numele funcţiei
Argumente

=SUM(2;13;50;37) Parantezele închid argumentele

Un punct şi virgulă separă fiecare argument

Parantezele închid argumentele

Indicaţii privind utilizarea funcţiilor

 Parantezele spun lui Microsoft Excel unde încep şi se termină

argumentele. Nu uitaţi să includeţi ambele paranteze şi ele să nu
fie precedate sau urmate de spaţii.

183
  Nu folosiţi virgule pentru a separa miile în valorile numerice. În
loc de acest lucru, utilizaţi stabilirea unui format de numere pentru
a determina modul în care sunt afişate valorile rezultate.
 Specificaţi argumentele unei funcţii între parantezele.
Argumentele pot consta din numere, adrese, texte, valori logice,
matrici sau valori de eroare. Anumite funcţii acceptă argumente
opţionale ce nu sunt cerute de funcţie, pentru executarea
calculelor.
 Argumentele unei funcţii pot fi valori constante sau formule. Dacă
folosiţi o formulă ca un argument, ea poate conţine alte funcţii.
Când un argument al unei funcţii este el însuşi o funcţie, se spune
că este imbricat (nested). În Microsoft Excel puteţi imbrica până
la şapte nivele de funcţii într-o formulă.

Observaţie: Dacă Microsoft Excel nu converteşte numele unei funcţii în

majuscule atunci când introduceţi formule, funcţia nu este
validă şi trebuie să verificaţi ce aţi tastat.

Mesajele de eroare

Dacă Microsoft Excel afişează un mesaj ce indică existenţa unei erori

în funcţia sau formula dumneavoastră, asiguraţi-vă că:
 toate parantezele sunt închise;
 toate argumentele necesare sunt incluse în ordinea şi tipurile de
date cerute.
Dacă omiteţi un argument, tastaţi punt şi virgulă în locul acestuia.

Utilizarea butonului
Însumare automată (AutoSum)
Funcţia SUM este cea mai frecvent utilizată dintre toate funcţiile foii
de lucru. Cu ea puteţi transforma o formulă complexă cum ar fi
=A1+A2+A3+A4+A5+A6 în forma mai concisă =SUM(A1:A6). Şi mai
convenabil este butonul Însumare automată (AutoSum) de pe bara de
instrumente Standard. Atunci când utilizaţi butonul Însumare
automată (AutoSum), Microsoft Excel introduce funcţiile pentru
dumneavoastră şi chiar vă sugerează zona celulelor pe care doriţi să
le adunaţi.

184
Introducerea unei formule de însumare
cu butonul Însumare automată (AutoSum)

Pentru a introduce o formulă de însumare, selectaţi o celulă adiacentă

unui rând sau unei coloane de numere pe care doriţi să le adunaţi şi faceţi clic
pe butonul Însumare automată (AutoSum).
În exemplul următor se afişează rezultatul utilizării butonului
Însumare automată (AutoSum) cu celula B4 selectată. Microsoft Excel
introduce un semn egal şi o funcţie SUM, sugerează B2:B3 ca zonă pentru
însumare şi supraimprimă luminos adresa din bara de formule.

Dacă zona sugerată este incorectă, sau dacă Microsoft Excel nu poate
determina o zonă pe care să o sugereze, puteţi glisa prin zona corectă şi apăsa
pe ENTER pentru a accepta formula completată.

Introducerea formulelor de însumare

multiplă cu butonul Însumare automată (AutoSum)

Atunci când selectaţi o zonă de celule adiacentă rândurilor şi

coloanelor de valori şi faceţi clic pe butonul Însumare automată (AutoSum),
formulele de însumare sunt inserate simultan în toate celulele selectate.
Puteţi, de asemenea, selecta valorile pe care doriţi să le adunaţi înainte
de a face clic pe butonul Însumare automată (AutoSum). Microsoft Excel
adaugă formule de însumare în primul rând liber de sub zona selectată.

Selectaţi aceasta zonă şi faceţi clic pe butonul

Însumare automată (AutoSum) pentru a adăuga
simultan formule de însumare în rândul 4.

Pentru a adăuga în acelaşi timp formule în rânduri şi în coloane,

selectaţi o zonă de celule care includ valorile pe care doriţi să le însumaţi şi

185
celulele libere unde doriţi ca formulele de însumare să apară, apoi faceţi clic
pe butonul Însumare automată (AutoSum).

TEMĂ PRACTICĂ:
Deschideţi registrul de lucru creat anterior, cu numele Exemple de
tabele simple, aflat pe discul C:, în folderul CursExcel, şi stabiliţi ca
foaie activă, foaia de lucru Realizari firma. Selectaţi zona de date,
inclusiv locul în care doriţi să apară totalurile (ca în figură), apoi faceţi
clic pe butonul Însumare automată (AutoSum).

Rezultatul poate arăta ca în imaginea alăturată:

Introducerea totalurilor generale cu

butonul Însumare automată (AutoSum)

Puteţi însuma subtotaluri de rânduri şi coloane în totaluri generale de

rânduri şi coloane folosind butonul Însumare automată (AutoSum).
Microsoft Excel presupune că doriţi să adunaţi subtotalurile şi să ignoraţi
valorile, aşa cum este arătat în ilustraţie.

186
 Selectaţi aceasta zonă şi faceţi clic pe butonul
AutoSum pentru a adăuga automat totalurile în
coloana E şi totalurile generale în rândul 9.

Mutarea şi copierea formulelor şi adreselor

Tehnicile de editare de bază din Microsoft Excel asigură economisire
de timp la mutarea şi copierea formulelor şi adreselor.

Cum sunt afectate adresele la mutarea celulelor

Atunci când mutaţi celule, valorile sau adresele pe care le conţin nu se

modifică niciodată. Totuşi, mutarea afectează formulele ce conţin adresele
celulelor mutate cu următoarele efecte:
 Microsoft Excel ajustează automat toate adresele celulelor care
sunt mutate, astfel încât adresele desemnează aceleaşi celule în
noua lor poziţie.
 Formulele care conţin adrese din zona în care aţi mutat celulele
produc valoarea de eroare #REF! deoarece aţi şters efectiv celulele
existente şi le-aţi înlocuit cu cele mutate.

187
 Formula din celula B4 a fost mutată în celula C4.
Formula =SUM(B2:B3) nu se schimbă.

Înainte de mutare, Formula din celula C9 era

formula din celula B9 a
fost =SUM(B4,B8).
După mutare, formula
din celula B9 devine
=SUM(C4,B8).
=SUM(C4:C8). Deoarece mutarea
provoacă ştergerea conţinutului celulei
C4, apare valoarea de eroare #REF!,
indicând o adresă ce nu este validă.

TEMĂ PRACTICĂ:
Pe o foaie de lucru, introduceţi în fiecare celulă din zona A2:B5,
valoarea 1. În celula A1 introduceţi o formulă de însumare a celulelor
din zona A2:A5, folosind formula =SUM(A2:A5). În celula B1
introduceţi o formulă de însumare a celulelor din zona B2:B5, folosind
formula =B2+B3+B4+B5. Veţi obţine situaţia din figura următoare.
Formulele din celulele A1 şi B1 produc
fiecare valoarea 4.

Dacă mutaţi celulele selectate (zona A3:B4), formula din celula A1

rămâne constantă şi produce valoarea 2, în timp ce formula din celula
B1 se schimbă şi produce încă valoarea 4.

188
 Deci, dacă mutaţi celulele din centrul unei zone referite într-o formulă,
zona rămâne aceeaşi în formula respectivă.

Cum sunt afectate adresele la copierea celulelor

Copierea celulelor are un efect diferit asupra adreselor relative şi ale

celor absolute.

Sfat: Puteţi folosi facilitatea AutoUmplere (AutoFill) pentru a copia celule

adiacente.

Adresele relative
Atunci când copiaţi celule, Microsoft Excel ajustează automat adresele
relative şi părţile relative ale adreselor mixte din zona în care inseraţi
celulele copiate.

Celula C8 conţine formula =SUM(C6:C7) şi

celula C9 conţine formula =SUM(C4;C8).

După copiere, formula

După selectarea formulelor
din celula D8 devine
din coloana C, butonul de
=SUM(D6:D7) şi
umplere este folosit pentru
formula din celula D9
copierea lor în celulele
devine =SUM(D4;D8)
adiacente din coloana D.

Adresele absolute şi mixte

Atunci când copiaţi o formulă şi folosiţi aceleaşi adrese ale celulelor
din formula originală în cea duplicat, utilizaţi în formula
dumneavoastră adresele absolute sau mixte.

189
 Formula din celula C5 este
=-PMT(C$4/12,$B$1,$B5).
Copiind aceasta formulă în
C5:F8 se produce ajustarea
adreselor mixte C$4 şi $B5, în
timp ce adresa absolută $B$1
rămâne nemodificată.

De exemplu, formula din celula F8 este:

=-PMT(F$4/12,$B$1,$B8)

Cum sunt afectate adresele la

inserarea şi copierea celulelor

Puteţi insera celule, zone de celule, rânduri sau coloane în foaia

dumneavoastră de lucru. Toate adresele care sunt afectate de inserare sunt
ajustate în mod corespunzător, indiferent dacă sunt absolute sau relative.
Acelaşi lucru se aplică şi la ştergerea celulelor, a zonelor de celule a
rândurilor şi coloanelor, exceptând cazul în care o celulă ştearsă este adresată
direct într-o formulă.
De exemplu, următoarea figură arată trei formule care folosesc valorile
din rândul 2 înainte şi după ce rândul 2 este şters.

După ştergerea rândului 2, formula din celula A3 produce o eroare,

deoarece celula A2 (în rândul 2) este adresată direct în formula originală.

Observaţi că formulele care conţin funcţia SUM sunt ajustate la rândul

şters, chiar dacă formula originală din coloana C conţine o adresă de zonă
care specifică o celulă din rândul 2. Din acest motiv, este o bună idee să
folosiţi adrese de zone ori de câte ori se poate în formulele dumneavoastră, în
loc de a specifica celule individuale, aşa cum face formula din coloana A.

190
Controlul modului de calcul
Calculul este procesul de evaluare a formulelor, urmat de afişarea
rezultatelor ca valori în celulele ce conţin formule.
 Ori de câte ori este posibil, Microsoft Excel actualizează doar
acele celule afectate de valorile pe care le modificaţi, evitând
calculele inutile.
 Microsoft Excel mai curând face calculele pe baza valorilor
memorate în celule, decât pe a celor având formatul stabilit de
dumneavoastră pentru afişare. Aceasta înseamnă că puteţi schimba
aspectul unei valori pe o foaie de lucru, fără a afecta valoarea în
sine.
 În timp ce Microsoft Excel efectuează calculul, puteţi alege
comenzi sau executa operaţii, cum ar fi introducerea de numere
sau formule. Microsoft Excel întrerupe temporar calculul pentru a
efectua celelalte comenzi şi apoi reia calculul.
Utilizarea calculului manual
De fiecare dată când introduceţi sau editaţi o formulă, Microsoft Excel
recalculează automat toate formulele conţinute în registrul de lucru curent.
Dacă introduceţi sau editaţi mai multe formule pe o foaie de lucru complexă,
puteţi micşora considerabil timpul de răspuns prin trecerea de la calcul
automat la cel manual.
Calculul automat este implicit. Pentru comutarea la calculul manual,
alegeţi comanda Opţiuni (Options) din meniul Instrumente (Tools), faceţi
clic pe eticheta Calcul (Calculation) şi apoi selectaţi butonul opţiune În mod
manual (Manual). De asemenea, puteţi folosi tasta funcţională F9, ori de
câte ori doriţi actualizarea manuală a valorilor formulelor.

Valorile memorate şi valorile afişate

În mod normal Microsoft Excel memorează valori cu o precizie de 15

zecimale. Aceasta este numită precizie maximă. Numerele sunt însă afişate în
concordanţă cu formatul celulelor care le conţin, deci numărul pe care îl
vedeţi în celulă poate fi diferit de valoarea memorată. Bara de formule
afişează valoarea curent memorată a celulei curente.
Indiferent de formatul de afişare a valorii, Microsoft Excel foloseşte în
calcul valoarea memorată.

Efectuarea calculului folosind valorile afişate

191
 Implicit, toate calculele utilizează întreaga valoare memorată,
indiferent de modul în care valorile au formatul stabilit şi sunt afişate.
Dacă afişaţi numere cu o precizie mai mică decât cea memorată,
numerele afişate sunt rotunjite. Acest lucru poate face ca anumite
formule să afişeze rezultate ce par incorecte, cu toate că valorile
memorate sunt corecte. De exemplu, dacă două celule conţin fiecare
valoarea 3.006 şi le adunaţi într-o a treia celulă, rezultatul este 6.012.
Dacă toate cele trei celule au stabilit formatul în aşa fel încât să afişeze
doar două zecimale, rezultatul este 3.01+3.01=6.01, ce pare a fi greşit.
Calculând cu valorile afişate, rezultatul este 3.01+3.01=6.02.
Puteţi stabili ca Microsoft Excel să efectueze calculele doar pe baza
valorilor afişate. Pentru aceasta, alegeţi comanda Opţiuni (Options)
din meniul Instrumente (Tools), faceţi clic pe eticheta Calcul
(Calculation) şi marcaţi cutia de selectare Precizie aşa cum este
afişată (Precision As Displayed).

Calculul cu precizia aşa cum este afişată:

 Afectează toate foile de lucru din registrul de lucru activ.
 Nu afectează numerele cu formatul Standard, care sunt
întotdeauna calculate cu precizia maximă.
 Încetineşte calculul deoarece Microsoft Excel trebuie să
rotunjească numerele pe măsură ce calculează.

Atenţie! Marcarea cutiei de selectare Precizie aşa cum este afişată

(Precision As Displayed) provoacă modificarea permanentă a
valorilor constante memorate în valori afişate. Dacă ulterior
doriţi să reveniţi la precizia maximă, valorile originale cu
precizie maximă nu sunt restaurate.

Înlocuirea unei formule cu valoarea ei calculată

Pentru a înlocui o formulă cu valoarea ei rezultantă, copiaţi celula ce

conţine formula. Apoi utilizaţi Lipire specială (Paste Special) din meniul
Editare (Edit) şi alegeţi butonul opţiune Valori (Values). Atunci când
apăsaţi tasta ENTER, formula este înlocuită cu valoarea ei rezultantă.
Puteţi, de asemenea, înlocui o parte din formulă cu valoarea ei rezul-
tantă. Atunci când faceţi o selecţie în bara de formule, doar partea selectată a
formulei este calculată atunci când apăsaţi tasta calculate (F9).

192
Sfat: Pentru a calcula porţiunea selectată dintr-o formulă, apăsaţi tasta F9
sau CTRL+=.

TEMĂ PRACTICĂ:
Deschideţi registrul de lucru creat anterior, cu numele Exemple de
tabele cu formule, aflat pe discul C:, în folderul CursExcel. Stabiliţi
ca foaie activă, foaia Lista de preturi. Înlocuiţi formulele din coloanele
C, D şi E, cu rezultatul acestora. Modificaţi valoarea cursului dolarului
(celula B1) şi observaţi că valorile din coloanele C, D şi E nu se mai
schimbă, acestea au devenit constante.

Atenţie! Înlocuirea unei formule cu valoarea ei, şterge irevocabil

formula. Dacă aţi înlocuit greşit o formulă cu o valoare şi doriţi
restaurarea formulei, alegeţi comanda Anulează intrare (Undo
Entry) din meniul Editare (Edit) imediat ce aţi inserat sau
editat. Dacă bara de formule este încă activă, pentru a restaura
introducerea anterioară, puteţi apăsa, de asemenea, şi tasta ESC.

Calculul valorilor logice

Microsoft Excel recunoaşte valorile logice TRUE şi FALSE şi le

evaluează ca valori numerice 1, respectiv 0. De exemplu, presupunând că
celula A1 conţine valoarea 6. Formula =A1>5 din celula B1 produce valoarea
logică TRUE şi formula =100+B1 produce valoarea 101, deoarece valoarea
logică TRUE este evaluată la valoarea numerică 1.

TEMĂ PRACTICĂ:
În fişierul registru de lucru Exemple de tabele cu formule, aflat discul
C:, în folderul CursExcel, pe o foaie nouă introduceţi informaţii despre
cheltuielile unei asociaţii de locatari. Folosiţi modelul din imagine.

193
 Pentru început, folosiţi butonul Însumare automată (AutoSum)
pentru a calcula totalul cheltuieli în celula B3, pentru a calcula
numărul total de persoane în celula B12 şi pentru a calcula suprafaţa
totală a blocului în celula C12. Ca urmare tabelul va arăta astfel:

În continuare, scrieţi formula pentru calculul cheltuielilor cu căldura

pentru apartamentul lui Ionescu, astfel: =$B$1/$C$12*$C6. Prin
împărţirea cheltuielilor cu căldura (valoarea din celula B1 reprezintă
totalul cheltuielilor cu căldura, este constantă pentru luna curentă, ca
urmare s-a folosit o adresă absolută) la suprafaţa totală a blocului
(valoarea din celula C12 reprezintă suprafaţa totală a blocului şi este
constantă, ca urmare s-a folosit o adresă absolută) se obţine valoarea
căldurii pentru un metru pătrat din locuinţă. Înmulţim apoi valoarea
calculată anterior cu suprafaţa apartamentului lui Ionescu (valoarea din
celula C6 este suprafaţa unei locuinţe şi ea este diferită pentru fiecare
locatar, dar se află în coloana C, ca urmare sa folosit o adresă mixtă cu
coloana constantă).
Pentru a calcula cheltuielile cu apa caldă aferente apartamentului lui
Ionescu, introducem formula: =$B$2/$B$12*$B6. Prin împărţirea
cheltuielilor cu apa caldă (valoarea din celula B2 reprezintă totalul

194
cheltuielilor cu apa caldă, este constantă pentru luna curentă, ca
urmare s-a folosit o adresă absolută) la numărul total de persoane
(valoarea din celula B12 reprezintă numărul total de persoane şi este
constant pentru luna curentă, ca urmare s-a folosit o adresă absolută) se
obţine valoarea apei calde pentru o persoană. Înmulţim apoi valoarea
calculată anterior cu numărul de persoane din apartamentul lui Ionescu
(valoarea din celula B6 reprezintă numărul de persoane dintr-un
apartament şi ea este diferită pentru fiecare apartament, dar se află în
coloana B, ca urmare s-a folosit o adresă mixtă cu coloana constantă).
Pentru a calcula totalul cheltuielilor cu căldura şi apa caldă pentru
apartamentul lui Ionescu puteţi proceda astfel: selectaţi zona de celule
D6:F6 şi apoi faceţi dublu clic pe butonul Însumare automată
(AutoSum).
Comparaţi formulele cu cele din figură:

Selectaţi zona de celule D6:F6 şi apoi copiaţi formulele şi pentru

celelalte apartamente folosind butonul de umplere.
Folosiţi butonul Însumare automată (AutoSum) pentru a calcula
totalul cheltuielilor cu căldura, în celula D12, totalul cheltuielilor cu
apa caldă, în celula E12 şi totalul general în celula F12.

195
 Verificaţi rezultatul calculelor comparându-le cu valorile de intrare.
Daţi foii numele Cheltuieli bloc şi salvaţi modificările.

Exemplul anterior poate fi completat cu date reale şi formulele pot fi

folosite şi cu alte date de intrare.

196