Capitolul 8

Exploatarea si intretinerea sistemelor informatice

Obiectivele pe care trebuie sa le realizeze implementarea unui sistem informatic fac ca momentul
punerii in functiune sa se identifice cu momentul trecerii in exploatare a sistemului. Orice
intrerupere a mentinerii in exploatare dupa momentul punerii in functiune, inseamna nereusita
acestei actiuni.
Sunt unele metodologii care recomanda punerea in functiune a noului sistem informatic in
paralel cu vechiul sistem de prelucrare a datelor. Este evident ca, in asemenea cazuri, obiectivul
urmarit nu este acela de punere in functiune, ci este acela de experimentare a noului sistem.

Implementarea sistemului informatic proiectat depinde de modul in care beneficiarul asigura

conditiile de punere in functiune. Acesta activitate presupune:

C. Asigurarea
B. Instruirea conditiilor
personalului organizatorice
utilizator D.
Asigurarea
resurselor
A. Difuzarea hard
instructiunilor de
executare a E. Asigurarea
procedurilor mnuale Asigurarea
fondului
si automate conditiilor de
informational
implementare

A. Difuzarea instructiunilor de executare a procedurilor manuale si automate

Aceste instructiuni se pot grupa astfel:
 instructiuni pentru beneficiar - au rolul de a da posibilitatea beneficiarului sa cunoasca
procedurile manuale si automate ce trebuie sa le execute. Ele cuprind:
- prezentarea succinta a aplicatiei si a fluxurilor informationale
- prezentarea noilor documente proiectate si a instructiunilor de completare aferente
- prezentarea situatiilor de iesire (listelor, ecranelor), a modului de folosire si interpretare a
acestora
 instructiuni pentru unitatea de prelucrare. Ele cuprind:
- modalitatile de prezentare si receptie a documentelor primare si a situatiilor cu rezultate
finale
 - modalitatile de pregatire si verificare a purtatorilor tehnici de informatii precum si de
corectare a erorilor aferente
- modalitatile de operare pe parcursul fluxului de prelucrare si de interventie in cazul unor
incidente ce pot apare in timpul executiei programelor.

B. Instruirea personalului utilizator, presupune:

 sensibilizarea beneficiarului in probleme de informatica - urmareste sa aduca la
cunostinta avantajele folosirii tehnicii de calcul precum si noua disciplina informationala
impusa. Aceasta se poate face prin cursuri de initiere de scurta durata organizate de
proiectant la sediul acestuia sau la sediul beneficiarului.
 atragerea personalului cu putere de decizie in activitatea de implementare - este garantia
asigurarii la timp si integrale a conditiilor necesare implementarii, lucru ce va duce
implicit la incadrarea acestei etape in termenele stabilite de proiectant
 pregatirea psihologica a personalului unitatii beneficiare - are drept scop convingerea
acestuia ca introducerea tehnicii moderne nu urmareste reducerea personalului ci
usurarea muncii acestuia, preluarea unei parti din personal in activitati de informatica si
reorientarea altei parti in activitati utile unitatii. Acest lucru va da posibilitatea crearii
unui climat favorabil implementarii solutiei proiectate.

Pregatirea utilizatorului consta in instruirea acestuia cu privire la:

- noile modele de documente de intrare, regulile de completare si de utilizare a acestora,
inistandu-se asupra necesitatii completarii clare, precise, fara ambiguitati a tuturor rubricilor
din documente
- modalitatile de verificare si de transmitere a documentelor, atributiile fiecarei persoane in
completarea si verificarea documentelor de intrare
- utilizarea corecta a codurilor
- descrierea continutului informational al situatiilor de iesire, analiza si folosirea acestora
pentru luarea deciziilor, modul de interpretare a rezultatelor si a mesajelor.

C. Asigurarea conditiilor organizatorice necesare

Conditiile organizatorice ce trebuie asigurate implementarii noului sistem se refera in primul
rand la asigurarea transpunerii in practica a modificarilor organizatorice preconizate in etapa de
proiectare, la lansarea efectiva a documentelor proiectate si la instituirea noilor fluxuri
informationale.

1
In al doilea rand se refera la constituirea nucleului de informaticieni in cadrul unitatii beneficiare,
nucleu ce trebuie format inainte de inceperea proiectarii si implementarii si apot dezvoltat
cantitativ si calitativ pe parcursul realizarii sistemului informatic.
O alta problema care permite o buna organizare a implementarii este planficarea activitatilor
specifice acestei etape, lucru ce se poate face cu ajutorul unor grafuri Grantt, a metodei A.D.C.
(analizei drumului critic), PERT.

D. Asigurarea resurselor hard , se poate realiza in trei moduri:

 prin dotarea unitatii beneficiare cu unul sau mai multe sisteme de calcul
 prin perfectarea accesului la o unitate de informatica pentru un anumit numar de ore-
calculator
 printr-o solutie mixta, care presupune rezolvarea unot probleme de volum mic in cadrul
unitatii, iar pentru problemele mai complexe sa se apeleze la capacitatea unei unitati de
informatica cu o dotare corespunzatoare, lucrandu-se eventual in regim de teleprelucrare.

O alta conditie este asigurarea unui spatiu corespunzator desfasurarii activitatii nucleului de
informatica, care sa permita realizarea unor lucrari de calitate, asigurarea integritatii, securitatii si
confidentialitatii fondului de date manipulat, precum si asigurarea multiplicarii documentelor
primare reproiectate in concordanta cu prevederile proiectului tehnic de detaliu, a instructiunilor
de completare si utilizare aferente.
De o deosebita importanta este de asemenea asigurarea materialelor consumabile specifice
functionarii sistemelor informatice.

E. Asigurarea fondului informational

Presupune pregatirea datelor reale si incarcarea fisierelor sau bazei de date in vederea testarii si
punerii in functiune a noului sistem, pregatire ce se face prin:
- constituirea fisierelor sau entitatilor bazei de date, prin culegerea fondului informational
necesar si stocarea a cestuia pe purtatori tehnici de informatie. Pentru aceasta va fi necesara,
in prealabil, o ampla munca de colectare, ordonare, codificare, incarcare si validare a datelor.
- preluarea partiala sau integrala a datelor dintr-o serie de fisiere deja create, cu ajutorul unor
programe de conversie a fisierelor.

Executarea procedurilor de conversie se aplica atunci cand exista deja un sistem informatic sau
aplicatii informatice in functiune, ce trebuiesc inlocuite. De asemenea, conversiile se impun
atunci cand prin realizarea si implementarea esalonata in timp a componentelor noului sistem

2
informatic, pentru realizarea legaturilor functionale dintre acestea, sunt necesare proceduri de
conversie cum ar fi: conversii de fisiere, conversii de programe sau conversii de proceduri.

1.2. Strategii de implementare a sistemelor informatice

Strategiile de implementare urmaresc gasirea celor mai adecvate cai, metode, proceduri fata de
conditiile si situatiile concrete existente, pentru realizarea obiectivelor de realizare si utilizare a
sistemelor informatice.
Dintre variantele de solutii posibile pentru punerea in functiune a unui sistem informatic, pot fi
mentionate:
a) punerea in functiune simultana a tuturor componentelor sistemului informatic si pe intreaga
lui sfera de actiune. O asemenea solutie se recomanda in cazul unor sisteme de o
complexitate mai redusa sau in cazurile cand sistemele informatice respective nu pot
functiona prin punerea in functiune esalonata a componenetelor sistemului informatic.
b) punerea in functiune simultana a tuturor componentelor sistemului informatic, dar cu
esalonarea in timp in ceea ce priveste sfera de cuprindere. Se aplica de regula la sistemele
informatice generalizabile pe un numar mai mare de unitati. Punerea in functiune a
sistemului respectiv la toate unitatile prevazute se poate esalona pe o perioada mai mare, in
funcite de numarul unitatilor si de posibilitatile de asigurare a conditiilor si resurselor
necesare.
c) punerea esalonata in functiune a componentelor sistemului informatic. Aceasta varianta se
aplica in cazul sistemelor informatice complexe, in functie de criteriile care stau la baza
stabilirii prioritatilor in esalonarea punerii in functiune a diferitelor componente a sistemului
informatic.
Perioada de esalonare a punerii in functiune a unui sistem informatic complex este
determinata intr-o mare masura de dimensiunea, calitatea si modul de alocare a resurselor
financiare, umane si materiale pentru proiectarea si darea in exploatare a acestor sisteme.

Alegerea momentului punerii in functiune

Momentul punerii in functiune a unei componente a unui sistem informatic corespunde datei
cand prima sa aplicatie informatica se da in functiune. Declansarea momentului punerii in
functiune se plaseaza in zona operatiilor de culegere, inregistrare si transmitere a datelor,
corespunzand astfel debutului ciclului de operatii tehnologice ale aplicatiei.
Momentul punerii in functiune trebuie sa corespunda cu inceputul unei perioade (ciclu)
semnificativ din activitatea unitatii respective (inceput de an calendaristic, introducerea unei noi
forme de organizare, lansarea in productie a unei noi tehnologii etc.)

3
Inainte de activitatea de punere in functiune trebuie sa se asigure o perioada de timp
corespunzatoare cerintelor de indeplinire a conditiilor de pregatire calitativa a momentului
punerii in functiune. Momentul punerii in functiune se alege si in functie de posibilitatea de
pregatire a categoriilor de personal in realizarea noilor sarcini.
Activitatile de punere in functiune a noului sistem sau a unei componente nu reprezinta
inlocuirea unui sistem informational, ci ea are si sarcina dificila de a inlocui si unele conceptii
depasite cu privire la rolul, locul si calitatea acestui sistem. Aceste activitati in mod aproape
inevitabil, reprezinta o confruntare directa intre “nou” si “vechi”.

Pentru exploatarea sistemului se pot folosi mai multe procedee:

- functionarea concomitenta atat a sistemului manual existent cit si a sistemului automat
proiectat
- experimentarea sistemului proiectat pe baza datelor provenite din perioade precedente
- inlocuirea directa a sistemului existent cu cel proiectat

a) Functionarea in paralel atat a sistemului manual existent cat si a sistemului proiectat cuprinde
o perioada de cca 1-3 luni in care se verifica si se compara rezultatele obtinute de sistemul de
prelucrare automata a datelor si de catre sistemul existent. Renuntarea la sistemul manual se va
face numai dupa ce intregul lant de programe a fost executat fara incidente si fara erori, de mai
multe ori.
Cu toate ca functionarea in paralel este mai dificila si mai costisitoare, implicand eforturi mai
mari, este totusi mai eficienta deoarece permite sa depisteze unele erori si anomalii de la cadrul
proiectat. Printre cauzele care conduc la aparitia erorilor se mentioneaza:
- intocmirea necorepunzatoare a documentelor de intrare
- atribuirea incorecta a codurilor
- erori de programare
- utilizarea necorespunzatoare a programelor

Avantaje:
- asigura eliminarea eventualelor erori exitent fara ca aceasra sa impiedice desfasurarea
normala a activitatii beneficiarului
- evidentiaza cauzele generatoare de erori
- verifica si compara in permanenta rezultatelel celor doua sisteme
- realizeaza actualizarea si intretinerea bazei de date in ambele sisteme

4
- organul de decizie poate folosi informatiile sistemului existent pana cand noul sistem
informatic intra definitiv in functiune

b) Experimentarea sistemului proiectat folosind date provenite din perioade precedente prezinta
aceleasi avantaje ca procedeul anterior. In plus, evita aglomerarea excesiva a personalului, in
perioadele de varf si nu are timpul de executie limitst in raport cu perioada pentru care se face
experimentarea

c) Inlocuirea imediata (directa) a sistemului existent cu cel proiectat poate fi aplicata numai in
situatii deosebite, in functie de volumul si importanta problemei, de marimea unitatii beneficare
si de masurile organizatorice intreprinse.

Etapa de implementare a sistemului informatic se finalizeaza atunci cand noul sistem

functioneaza in conformitate cu cerintele stabilite prin proiect, atunci cand se realizeaza
corelarea procedurilor manuale si automate, se completeaza corect documentele de intrare, se
obtin in timp util informatiile dorite pe toate nivelele de conducere, se atinge ritmul de
exploatare si se obtin performatenle scontate.
Etapa de implementare nu poate fi considerata incheiata daca nu se definitiveaza intreaga
documentatie a proiectului. Aceasta presupune definitivarea atat a manualelor de prezentare cat
si a celor de utilizare si exploatare. Lucru impus de necesitatea realizarii unei concordante
depline intre sistemul proiectat si documentatia sa.

2. Exploatarea si intretinerea sistemelor informatice

Activitatile de exploatare si intretinere a sistemului informatic pus in functiune, urmaresc

asigurarea realizarii continue a parametrilor tehnici, economici si functionali ai sistemului
respectiv, in concordanta cu proiectul elaborat si cu dinamica cerintelor activitatii de conducere
si operative din unitatea respectiva.
Acestor activitati le revine sarcina de realizare a exploatarii curente si a consolidarii functionarii
sistemului informatic pus in functiune pe intreaga perioada pentru care s-a preconizat a fi utilizat,
perioada care se inscrie intr-un ciclu. Acest ciclu de viata al sistemului informatic, este
determinat de frecventa perfectionarilor de fond in domeniul tehnicii de calcul, precu, si in
domeniul evolutiei produselor program. Totodata, acest ciclu corespunde si cerintelor de
perfectionare a metodelor si tehnicilor utilizate in activitatile de conducere din unitatile
economico-sociale.
Activitatile de exploatare si intretinere se pot grupa astfel:

5
- activitati de exploatare
- activitati de intretinere
- activitati de inregistrare a cerintelor de reproiectare

Activitatile de exploatare se concentreaza in principal asupra executiei curente a operatiilor de

culegere, transmitere, validare, prelucrare, vizualizare a datelor, prin respectarea stricta a
instructiunilor tehnice de lucru. Ele vizeaza responsabilitatea utilizatorului si a personalului din
informatica in exploatarea sistemului informatic.

Activitatile de intretinere a sistemului informatic se refera atat la realizarea constanta a

parametrilor sistemului proiectat si aflat in exploatare, cat si la introducerea in sistem a unor
perfectionari curente, care conduc la ridicarea nivelului parametrilor tehnico-functionali si
economici ai sistemului respectiv.

Activitatile de inregistrare a cerintelor de reproiectare a sistemului informatic in functiune

vizeaza pregatirea trecerii la reproiectare, respectiv la un nou ciclu de parcurgere a etapelor de
realizare a sistemelor informatice.

Dintre sarcinile avute in vedere la exploatarea si intretinerea sistemului informatic pot fi

mentionate:
- organizarea si urmarirea executiei operatiilor de actualizare a fisierelor si/sau a bazelor de
date la momentele stabilite, operatii de importanta deosebita pentru mentinerea in functiune a
sistemului informatic
- imbunatatirea continua a calitatii datelor, reducerea timpului de raspuns a sistemului si
reducerea costurilor pe unitate de informatie prelucrata si valorificata
- introducerea perfectionarilor in tehnologia de prelucrare automata a datelor
- organizarea si intretinerea arhivelor de date inregistrate pe suporti magnetici
- asigurarea reviziilor tehnice si reparatiilor echipamentelor de prelucrare a datelor

Practica demonstreaza ca neglijarea activitatilor de mentinere in functiune, intretinere si

dezvoltare a sistemelor informatice implementate, conduce la inregistrarea unei scaderi constante
dupa momentul punerii in functiune, mergand uneori pana la nivelul de periclitare a functionarii
sistemului.
In momentul in care se ajunge ca perfectionarile ce se impun in cadrul sistemul informatic sa
afecteze o buna parte a sistemului in functiune, cand ele sunt mai generale ca sfera de actiune si
mai radicale din punct de vedere al tehnicilor si procedeelor utilizate, inseamna ca s-a ajuns la o

6
situatie conflictuala intre cerinte si existente si se cere o reproiectare a intregului sistem, o trecere
evidenta la un nou ciclu de perfectionare.
Perfectionarile curente ce se cer a fi aduse sistemului informatic in functiune nu trebuie sa
afecteze solutiile tehnice si organizatorice de fond prevazute de catre proiectul initial, ci sa le
completeze, sa le perfectioneze.