BPM

Componenta in cadrul sistemului ECM Alfresco

Scurta Istorie
În martie 2010, Tom Baeyens și Joram Barrez, cei doi dezvoltatori cheie pentru jBPM, au părăsit Red
Hat și au început Activiti ca angajați ai Alfresco. Activiti se bazează pe experiența lor în fluxul de lucru
cu jBPM, dar este o bază de cod nouă, care nu se bazează pe niciun cod jBPM anterior.
Prima versiune a Activiti a fost 5.0, pentru a indica faptul că produsul este continuarea experienței pe
care au câștigat-o prin jBPM 1 până la 4.
În octombrie 2016, Barrez, Rademakers (autorul cărții Activiti in Action) și alți colaboratori au părăsit
Alfresco. Dezvoltatorii plecați au introdus codul Activiti pentru a începe un nou proiect numit
Flowable.
În februarie 2017, o nouă versiune comercială a Activiti a fost lansată și redenumită Alfresco Process
Services.
În mai 2017, Activiti a lansat versiunea 6.0.0 cu un nou suport pentru subprocesele ad-hoc și o nouă
interfață pentru utilizatorul aplicației

Ce este Alfresco Process Services ?

Alfresco Process Services este o soluție de management al proceselor de afaceri (BPM) pentru
întreprinderi, destinată oamenilor de afaceri și dezvoltatorilor. La baza sa este un motor de procese de
afaceri open-source de înaltă performanță, bazat pe Activiti, cu flexibilitatea și scalabilitatea pentru a
gestiona o mare varietate de procese critice. Alfresco Process Services oferă o suită puternică de
instrumente pentru utilizatorii finali și se integrează cu o gamă largă de sisteme de întreprindere,
inclusiv Alfresco Content Services, Box și Google Drive.

Introducere

Arhitecturile informaționale ale întreprinderii încă nu oferă toată valoarea care vine din integrarea
informațiilor structurate și nestructurate. Enterprise Content Management și Business Process
Management au fost dezvoltate ca discipline autonome. Astfel, Enterprise Content Management are loc
în continuare fără a lua în considerare formal procesele de afaceri care generează și manipulează
conținutul, în timp ce inițiativele de Business Process Management apar fără un tratament documentat
al materialelor produse de procese. Abordarea neintegrată a acestor discipline colaborează pentru a
reduce beneficiile potențiale așteptate în programele de management al schimbării organizaționale. În
acest context, articolul discută interrelația dintre Business Process Management și Enterprise Content
Management, abordând dintr-o perspectivă istorică aceste discipline, limitele lor conceptuale, suportul
tehnologic și dialogurile de care ar beneficia ambele inițiative. Lucrarea contribuie la clarificarea unei
întrebări încă vagă în domeniul managementului informației, și anume cum să integrăm Business
Process Management și Enterprise Content Management tratând informațiile structurate și nestructurate
într-o manieră unificată. Se discută cum să abordăm această problemă într-un domeniu larg de IM,
combinând conceptele de management al conținutului întreprinderii și managementul proceselor de
afaceri. Pe baza unei analize a literaturii de specialitate, lucrarea analizează și sintetizează experiențe în
Managementul Conținutului Întreprinderii și Managementul Proceselor de Afacere dobândite în
contextul unui proiect derulat într-o Companie din Sectorul Energetic. Articolul dezvăluie probleme în
separarea abordărilor între Enterprise Content Management și Business Process Management. Ea arată
importanța unui efort de integrare și prezintă trei instrumente care promovează legătura dintre cele
două inițiative, aproximând birourile de proces și informațiile analiștilor.

Enterprise Content Management (ECM) și Business Process Management (BPM) sunt instrumente
utilizate pentru a promova programele Organizational Change Management (OCM) în organizații.
Primul instrument urmărește să abordeze ciclul de viață al gestionării conținutului, cum ar fi fișierele
fizice, documentele electronice și alte medii, de la capturarea până la stocarea și eventuala eliminare. Al
doilea urmărește să abordeze îmbunătățirea proceselor de afaceri organizaționale, adică modelarea
proceselor existente, automatizarea și îmbunătățirea indicatorilor de afaceri ai acestor procese.

Sprijinite de platformele de Tehnologia Informației (IT), ECM și BPM s-au dezvoltat ca organisme de
cunoștințe autonome. ECM este promovat în principal de profesioniști în Știința Informației, în timp ce
BPM este proiectat de omologii lor de la Business and Production Engineering. Efectul dezvoltării lor
independente este că programele de management al schimbării legate de managementul conținutului și
managementul proceselor aduc o viziune metodologică distinctă și separată, specifică fiecărui domeniu.

Practicienii Enterprise Content Management implementează programe de management al conținutului

într-o vedere strict funcțională, inventariind, organizând și păstrând fișierele dintr-o anumită zonă dintr-
o organizație. Implementarea ECM cu această vedere operativă tinde să ignore modul în care
înregistrările sunt produse și consumate în colaborare de mai multe domenii diferite, ceea ce poate
implica redundanțe și eșecuri în aceste implementări. În același timp, profesioniștii BPM caută să
îmbunătățească procesele de afaceri și, în mai multe oportunități, nu tratează datele și documentele
produse de aceste procese cu rigoarea metodologică necesară curatorilor lor (arhiști și bibliotecari).
Totuși, căutarea îmbunătățirii proceselor de afaceri fără a lua în considerare ciclul de viață documentar
și instrumentele de management al înregistrărilor, cum ar fi planurile de clasificare a documentelor și
orarele, poate genera depozite de documente corporative izolate, dezorganizate și greu de întreținut
(silozuri). Consumând și producând înregistrări fără comunicare cu ECM, procesele de afaceri nu le
garantează vizibilitatea corporativă. În mod similar, procesele trebuie să poată prelua și salva
documente în baza de date corporativă (depozitul ECM), nu doar local. Într-adevăr, interesul unei astfel
de integrări între ECM și BPM este în concordanță cu motto-ul: „Procesul fără conținut nu servește
niciunui scop și conținutul fără proces nu duce nicăieri” (Larrivee, 2016, p.8).

Un aspect care face ca relația BPM x ECM să fie complexă este că aceste discipline au fost lucrate în
tehnologia informației prin platformele lor tehnologice specifice. Astăzi, există zeci de instrumente
pentru managementul conținutului și multe altele pentru managementul proceselor de afaceri. Unele
dintre instrumentele BPM oferă funcții de gestionare a documentelor, în timp ce instrumentele ECM
oferă facilități pentru modelarea proceselor și a fluxurilor de informații. Aceste „zone gri” generează
neînțelegeri și conflicte situaționale între profesioniștii BPM și ECM. Nu este neobișnuit să găsiți
susținători BPM și ECM care susțin că instrumentele lor îndeplinesc și funcțiile celuilalt. De asemenea,
nu este neobișnuit ca unele dintre aceste instrumente să fie utilizate dincolo de limitele lor conceptuale,
cu rezultate adesea inadecvate.
În lumina unei analize a literaturii de specialitate, am căutat să analizăm și să sintetizăm experiențele în
ECM și BPM dobândite în timpul realizării unui proiect ECM într-o companie electrică. Articolul își
propune să aprofundeze dezbaterea despre relația dintre disciplinele BPM și ECM, efectuând o analiză
istorică a acestor subiecte, relațiile, asemănările, diferențele fundamentale și limitele conceptuale ale
acestora. Subliniem, de asemenea, importanța unui efort pentru integrarea acestor discipline și
prezentăm trei instrumente complementare care promovează legătura dintre acestea, aducând laolaltă
ofițerii de proces și analiștii informaționali. Începem articolul oferind o privire de ansamblu asupra
disciplinelor ECM și BPM. Apoi prezentăm platformele IT pentru ECM și BPM și discutăm aceste
subiecte pe baza dovezilor adunate dintr-un caz concret experimentat de autori. În plus, prezentăm trei
instrumente unificatoare în perspectiva afacerilor și prezentăm câteva concluzii ale studiului.

Enterprise Content Management si Business Process Management

Enterprise Content Management este un set de practici, procese și metode care au ca scop captarea,
clasificarea, gestionarea, stocarea, păstrarea, livrarea și eliminarea conținutului în organizații. ECM
integrează Managementul înregistrărilor (RM) și Managementul electronic al documentelor (EDM)
într-un domeniu unificat. ECM extinde atât RM, cât și EDM prin includerea nu numai a documentelor
pe hârtie și electronice, ci și a mai multor alte medii de informare în procesele sale de management,
care se ocupă atât de formate structurate (bază de date) cât și nestructurate (texte, imagini sau
videoclipuri).

Cunoștințele Enterprise Content Management sunt organizate de unele asociații, cum ar fi Asociația
pentru Managementul Informației și Imaginii (AIIM) și Asociația pentru Managementul Datelor
(DAMA). De asemenea, este standardizat de ISO 15489 (Organizația Internațională pentru
Standardizare, 2001) și implică inițiative precum:

- Planificarea nevoilor de informații într-o organizație.

- Identificarea informațiilor care trebuie obținute.

- Crearea, aprobarea și implementarea politicilor și practicilor documentare.

- Dezvoltarea planurilor de stocare pe termen scurt și lung care includ documente fizice și digitale.

- Controlul accesului la documente atât intern, cât și extern, echilibrând cerințele de confidențialitate a
afacerii, confidențialitatea datelor și accesul public.

- Crearea politicilor de management al documentelor in conformitate cu cerintele legale (planuri de

clasificare si orare).

Managementul proceselor de afaceri este o abordare a managementului care urmărește să înțeleagă și să

îmbunătățească performanța firmelor prin dobândirea de cunoștințe, modelarea și îmbunătățirea
proceselor acestora. A început în anii 1920 prin programe de management al calității, cu accent pe
îmbunătățirea sarcinilor. Ea a fost dezvoltată în continuare în mișcări precum reingineria
organizațională în anii 1980 și 1990. Al treilea val de management al proceselor stabilește și
consolidează termenul BPM, popularizat acum ca abordare centrală a managementului proceselor de
afaceri.

Conform BPM Commom Body of Knowledge, managementul proceselor de afaceri este o abordare
disciplinată pentru identificarea, proiectarea, executarea, documentarea, măsurarea, monitorizarea,
controlul și îmbunătățirea proceselor de afaceri (automatizate sau altfel) pentru a realiza rezultate țintă,
consecvente și aliniate cu obiectivele strategice ale unei organizații. Domeniile de cunoștințe prevăzute
în acest corp de cunoștințe includ:

- Analiza proceselor: metode de înțelegere a proceselor dintr-o organizație.

- Proiectarea proceselor: metode de specificare a proceselor noi sau îmbunătățite.

- Managementul performanței procesului: metode de furnizare de informații pentru ajustările procesului

pentru a îndeplini obiectivele de afaceri.

- Transformarea procesului: metode de management al schimbării prin implementarea rezultatelor

analizei și proiectării proceselor.

- Managementul proceselor corporative: metode de orchestrare a domeniilor de cunoștințe într-o vedere

integrată a procesului.
- Tehnologia BPM: tehnologii pentru a permite disciplina BPM prin modelare, automatizare, simulare
și instrumente de management al proceselor. Aceste suite sunt numite Business Process Management
Suites/System (BPMS).

Concluzie

Deși BPM și ECM au apărut ca discipline separate și sunt studiate în domenii distincte ale științelor
sociale aplicate, este imperativ să înțelegem relația dintre procese și conținut într-o perspectivă de
cercetare mai formală. Procesele generează valoare doar atunci când manipulează conținutul și, în
același timp, conținutul este generat sau consumat de-a lungul proceselor organizației.

Acest articol urmărește să stabilească principalele puncte de intersecție dintre aceste discipline, oferind
o viziune conceptuală integrativă care permite birourilor de proces, analiștilor de informații,
bibliotecarilor și arhiviștilor să lucreze împreună în mod sinergic. Au fost prezentate câteva instrumente
conceptuale capabile să promoveze o astfel de integrare. CMIS, primul dintre aceste instrumente, este o
tehnologie cheie pentru a reduce impedanța de comunicare între platformele BPM și depozitele ECM.
De asemenea, CMIS permite interoperarea diferitelor instrumente ECM. Practicile arhitecturii
întreprinderii reprezintă un alt instrument în acest sens, deoarece ele caută să înglobeze mai multe
dimensiuni ale unei organizații într-o ontologie pentru a reprezenta forme de integrare între conținut și
procese în cadrul modelelor conceptuale unificatoare.