Academia de Studii Economice Bucureti

Raportarea integrat

Savu Florina-Maria Facultatea de Contabilitate i Informatic de Gestiune

Bucureti, 2012 1

CUPRINS
Capitolul 1 Integrarea sistemelor informatice de-a lungul timpului...........................................5
I.1.Definiia i evoluia integrrii aplicaiilor informatice.....................................................5 I.2. Definiia i rolul sistemelor informatice integrate.......................................................... 6 I.3.Probleme ale integrrii.................................................................................................... 7 I.3.1.Probleme tehnice..............................................................................................7 I.3.2.Probleme informaionale..................................................................................7

Capitolul 2 Un concept inovator n raportarea integrat : BUSINESS INTELIGENCE....8

II.1. Conceptul de BI n perspectiva managerilor....8 II.2. Business Intelligence din punct de vedere informatic...9 II.2.1. Soluiile de Raportare Dinamic..10 II.2.2. Soluiile de Data Mining10 II.2.3. Plaforme de BI,structuri clasice de BI..11 II.2.4. Criterii de selectare a unui sistem BI..11

Concluzii............................................. 14

Introducere
Domeniul sistemelor informatice integrate pentru ntreprinderi este unul extrem de vast i ntr-o continu schimbare alimentat, pe de o parte de modificrile survenite n lumea economic i social ce influeneaz direct modul de funcionare a ntreprinderii, i, pe de alt parte, de evoluia permanent a tehnologiilor informatice care relev soluii tot mai eficiente de integrare a resurselor la nivel organizaional. Integrarea resurselor ntreprinderii reprezint o preocupare major manifestat pe dou planuri: gestionarea eficient a diverselor forme de resurse (materiale, financiare, informaionale, umane etc.) i gestionarea proceselor de afaceri ale organizaiei. Funciile unui sistem informatic integrat graviteaz n jurul acestor dou elemente, cutndu-se cea mai bun formul de mbinare a lor ntr-o soluie informatic care s deserveasc toate activitile organizaionale. Fie c discutm de pachete informatice integrate sau de soluii de integrare a unor aplicaii eterogene, ubicuitatea termenului de integrare informaional i a proceselor de afaceri este evident. Dei termenul de sistem informatic integrat rsun de aproape patru decenii n literatura de specialitate, i n prezent interesul academic i importana pentru ntreprinderile puternic afectate de schimbrile de mediu, fac din acesta un subiect de discuie ndelung dezbtut. Sistemele informatice integrate pentru activitatea ntreprinderilor au evoluat permanent i au reuit s se adapteze necesitilor ntreprinderii prin adoptarea celor mai oportune soluii tehnologice evaluate n raport cu cerinele de afaceri. Realitatea n prezent demonstreaz c ntreprinderile nc prezint diverse insule informaionale care acioneaz n paralel chiar i pentru gestionarea acelorai procese de afaceri. Efortul de colectare , prelucrare i diseminare a informaiilor redundante este mare i necesit un consum nsemnat de resurse i de timp. Soluiile informatice in cont ntotdeauna de contextul informatic actual i tendina de evoluie. Ori, societatea informaional spre care ne ndreptm presupune plasarea cunoaterii n centrul ateniei. Bombardamentul informaional actual este, printre altele,rezultatul extinderii n mas a reelelor de calculatoare conectate la Internet.

n acest eseu am urmrit analiza sistemelor informatice integrate i prezentarea unui concept inovator care poate perfeciona integrarea informaiilor financiare n cadrul unei nteprinderi. Primul capitol al eseului, intitulat Integrarea sistemelor informatice de-a lungul timpului, se concretizeaz ntr-o prezentare a sistemelor informatice integrate i a evoluiei acestora de-a lungul timpului. Datele care exist ntr-o organizaie trebuie structurate i puse n valoare, pentru a obine un avantaj n competiia cu alte organizaii, din multiple puncte de vedere: creterea randamentului, relaiile cu clienii sau cu furnizorii sau strategii de marketing. De asemenea, sunt specificate i principalele probleme ntmpinate n integrarea sistemelor informatice, precum i soluii pentru acestea. Cel de-al doilea capitol, Un concept inovator n raportarea integrat : BUSINESS INTELIGENCE, realizeaz o analiz n detaliu a unui concept nou n sistemele informatice integrate, cel de Business Intelligence, privit ca o soluie informatic ce reunete informaii din sistemele operaionale, contabile i financiare i ca un instrument eficient de monitorizare a indicatorilor de performan ai companiei, ce colecteaz date eterogene din surse diferite si le sintetizeaz pentru managementul de top i pentru cel operativ. n ara noastr, n procesul de implementare a sistemelor informatice i de integrare a acestora n domeniul financiar-contabil, inovarea contribuie la mbuntirea business-urilor, la performane i la dezvoltarea instrumentelor de monitorizare a indicatorilor de performan ai unei companii.

Raportarea integrat
Capitolul I.Integrarea sistemelor informatice de-a lungul timpului
I.1.Definiia i evoluia integrrii aplicaiilor informatice Integrarea aplicaiilor informatice este o activitate ce reunete oameni, echipamente, programe, dar i practici manageriale. Integrarea aplicaiilor este o abordare strategic de a lega mai multe sisteme informatice, la nivel de informaii i servicii, astfel nct sistemele s fie capabile s fac schimb de informaii i s asigure o funcionare a proceselor n timp real.1 Integrarea aplicaiilor informatice n cadrul unei ntreprinderi sau ntre mai multe ntreprinderi care colaboreaz este un subiect de mare actualitate. Permite coordonarea i sincronizarea mai multor aplicaii eterogene att n interiorul ( integrarea aplicaiilor la nivel de companie), ct i n afara ntreprinderilor ( integrarea aplicaiilor Business-to-Business B2B). Denumit n limbajul de specialitate EAI ( Enterprise Application Integration), integrarea aplicaiilor la nivel de software reprezint, de fapt, noul stil de lucru n domeniul software. ntreprinderile au din ce n ce mai puini informaticieni care concep i scriu aplicaii i din ce n ce mai muli care integreaz aplicaii. Entitatea ce trebuie integrat nu mai este un obiect sau o component software, ci este o aplicaie software. Prin EAI, sistemele informatice ale ntreprinderilor se muleaz din ce n ce mai bine pe structura procesului de afaceri. Dezvoltarea unei strategii eficiente de integrare a sistemelor informatice la nivelul intreprinderii este una dintre cele mai complexe probleme ntmpinate de managerii IT. Complexitatea acestei probleme rezult n principal din faptul c cele mai multe dintre aplicaii au fost dezvoltate fr a se avea n vedere o anumit arhitectur a sistemelor informatice sau o strategie de dezvoltare a acestora. Strategia IT trebuie s in seama de toi factorii care influeneaz deciziile de integrare a proceselor economice, frontierele acestora i locul n care schimbarea este cel mai probabil a se produce. nelegerea scopurilor economice, cum ar fi strategiile de fuzionare i de achiziie sau cost i creterea eficienei, apare ca o cheie fundamental. Trebuie stabilit o perspectiv intern i extern comun a nucleului economic, de informaie i de procese, pentru a ntelege relaiile i interfeele ntre unitile economice, sau ntre partenerii comerciali.
1

Lungu I., Diaconia V., Botha I., Bra A., Integrarea sistemelor informatice, Editura ASE, Bucureti, 2007.

Trebuie stabilite problemele proprietii pentru aplicaii, componente, infrastructura integratoare, interfeele externe etc. i aceasta poate fi una dintre cele mai dificile sarcini i poate traversa frontiere organizaionale i responsabilitile actuale. Secvenierea activitilor trebuie s identifice serviciile care trebuie realizate primele, care dintre servicii (nu neaprat aceleai) trebuie utilizate n acord cu restul organizaiei i cnd anume. O tendin n evoluia integrrii sistemelor este trecerea de la integrarea bazat pe informaii la integrarea bazat pe servicii. Integrarea bazat pe informaii ofer un mecanism ieftin de a integra aplicaii deoarece, n cele mai multe cazuri, nu este nevoie ca aplicaia s fie modificat. Cu toate c acest tip de integrare ofer o soluie funcional pentru multe domenii ale problematicii de integrare a aplicaiilor, integrarea bazat pe servicii ofer mai mult valoare pe termen lung. 1.2.Definiia i rolul sistemelor informatice integrate2 Sistemele informatice integrate desemneaz nite sisteme complete n cadrul crora se desfoar procese de afaceri, practici manageriale, interaciuni organizaionale, transformri structurale i management al cunotinelor. Un sistem de aplicaii integrat trebuie s reprezinte soluia pentru orice companie care necesit un sistem informatic modern, indiferent dac acesta automatizeaz procesele interne din cadrul organizaiei , relaiile cu clienii sau pe cele cu furnizorii i partenerii. Adoptarea unor aplicaii disparate pentru diferite activiti ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o soluie bun pentru moment, dar care poate genera mari probleme legate de fragmentarea informaiei i dezvoltarea ulterioar a sistemelor, prin ncercarea de a integra soluii ulterioare. Productorii de software care ofer aplicaii ce ruleaz pe multiple surse de date sau care nu acoper toate sectoarele fluxurilor de afaceri, nu furnizeaz pachete de soluii integrate, ci mai degrab colecii separate de aplicaii, bune s rezolve problemele cerute de sisteme disparate, dar care nu reuesc s funcioneze mpreun.

Saru D., Ionica A.D., Sisteme de programe orientate pe obiecte, Bucureti, Editura ALL Educaional, 2000

I.3.Probleme ale integrrii3 Problema integrrii sistemelor informatice existente n cadrul unei ntreprinderi este greu de formalizat deoarece pleac de la situaii foarte diferite. n principal, integrarea sistemelor informatice conduce la apariia a dou mari tipuri de problem, prezentate mai jos. I.3.1. Probleme tehnice Problemele tehnice sunt datorate eterogenitii soluiilor hardware i software i diversitii tehnologiilor utilizate de diversele sisteme informatice din cadrul ntreprinderii. Problemele tehnice genereaz o discontinuitate de comunicaie ntre sistemele informatice. Pentru rezolvarea acestei probleme, companiile furnizoare de soluii hardware i software au un aport important, acestea fiind direct interesate de succesul integrrii propriilor produse cu produsele altor companii.

I.3.2. Probleme informaionale Problemele informaionale sunt datorate inconsistenei datelor i duc la apariia unei discontinuiti semantice i structurale ntre sistemele informaionale. Inconsistena datelor este rezultatul modului n care au fost dezvoltate aplicaiile informatice. La realizarea acestor aplicaii s-a ignorat c ar putea exista alte aplicaii care s necesite acces la datele create sau ntreinute de aplicaia respectiv. Alte cauze ale inconsistenei datelor sunt lipsa unei terminologii standard la nivelul ntreprinderii de definire a conceptelor i proceselor de afaceri .

Bodea, C.N., Metode i tehnici de planificare a proiectelor, Controlul resurselor-timp i fluxuri financiare,2004

Capitolul II. Un concept inovator n raportarea integrat : BUSINESS INTELIGENCE

n ziua de astzi, este greu s administrezi un business. Pentru a reui , trecnd peste tot felul de etape, fuziuni, achiziii, schimbare a prioritilor i fcnd fa provocrilor competitive , ai nevoie de experien, determinare, pricepere, i s ntelegi care sunt standardele de performan ale companiei tale. Dar pentru a ntelege performana corporativ ai nevoie de Business Intelligence.(BI) De ce ai nevoie de BI? Pentru a ctiga avantaj n faa competitorilor. i vei ctiga acel avantaj prin adoptarea rapid a deciziilor. Cu BI, managerii i cei care iau deciziile pot simi pulsul organizaiei mereu, pot evalua performana funciilor cheie ale organizaiei i pot lua decizii bazate pe analiza lor mult mai repede, dect atunci cnd ar fi prea trziu s schimbe ceva. nelegerea performanelor curente ale afacerii, acionarea pe baza acestor performane i evaluarea efectelor acestor aciuni acestea sunt capacitile de care ai nevoie n soluia ta de BI.

II.1. Conceptul de BI n perspectiva managerilor Ce este Business Intelligence Business Intelligence este o soluie informatic ce reunete informaii din sistemele operaionale, contabile i financiare. Este perceput ca un instrument eficient de monitorizare a indicatorilor de performan ai companiei, ce colecteaz date eterogene din surse diferite si le sintetizeaz pentru managementul de top i pentru cel operativ. De asemenea, constituie un mediu interactiv de creare i analiz a rapoartelor ce sintetizeaz aspectele vitale ale evoluiei unei companii. Msurarea performanelor reprezint o condiie necesar pentru asigurarea progresului unei entiti, dar nu suficient. Implementarea unei soluii de Business Intelligence ajut managerii n gestionarea coerent a tuturor factorilor determinani n obinerea performanei n afaceri: stabilirea obiectivelor, evaluarea potenialului de realizare a acestora (capacitatea creativ, fidelitatea clienilor), identificarea interdependenelor dintre parametrii cantitativi i calitativi, tehnici i umani, fizici i financiari ai gestiunii.

Un sistem de msurare a performanelor are urmtoarele funcii: S motiveze membrii unei organizaii S ating obiectivele care le-au fost fixate i prin aceasta s pun organizaia n situaia de a realiza obiectivul sau S optimizeze baza msurrii performanei prin modificarea standardelor incorecte i s avertizeze conductorii de necesitatea schimbrii planurilor Plus-valoarea adus managerilor de utilizarea unei soluii de Business Intelligence este dat de: Scurtarea semnificativ a timpului necesar lurii unei decizii Fundamentarea riguroas a oricrei decizii adoptate de manageri prin furnizarea de alternative de aciune corelate att cu situaia existent, ct i cu obiectivul ce se dorete a fi atins Monitorizarea i gestiunea riscurilor care pot amenina realizarea obiectivelor strategice ale organizaiei; posibilitatea de generare de scenarii multiple pentru fiecare obiectiv n parte nlturarea pierderilor financiare datorate necunoaterii factorilor care le genereaz Mrirea profitului companiei prin identificarea produselor, serviciilor sau segmentelor de pia ce prezint un trend ascendent

II.2. Business Intelligence din punct de vedere informatic Soluiile BI au aprut ca un rspuns la cerinele managerilor de top de a obine rapid informaii de sintez asortate, la cerere, cu detalii explicative referitoare la sintezele prezentate. La prima vedere o sarcin relativ simpl, pe care o bun parte dintre sistemele de raportare clasice ale ERPurilor (Enterprise Resource Planning) promiteau s o satisfac cu succes. Numai c, de la promisiune la ndeplinire, drumul era de cele mai multe ori puin prea complicat pentru a putea nregistra un succes real, principalele obstacole fiind: 4 Incapacitatea (ct se poate de normal, de altfel) managerilor de a defini n avans, n detaliu, ntrun limbaj mult prea tehnicizat necesitile de raportare.

Tudor Ctlin Georgel, Florescu Vasile, cond. st., Sisteme informatice integrate cu aplicaii n domeniul financiar contabil, Academia de Studii Economice Bucureti, 2009

Timpul de generare al rapoartelor exagerat de mare (n primul rnd din cauza unei interfee neprietenoase i mult prea complex pentru construirea rapoartelor). Timpul exagerat de mare de reprocesare a rapoartelor pentru scopuri de analiz managerial. Limitrile tehnologice ale ERPurilor, care au fost gndite pentru a optimiza introducerea de date la nivel de tranzacie i nu extragerea de rapoarte complexe.

Soluia construirii unei platforme de raportare flexibile, dinamice i interactive, care s coaguleze informaii venind din mai multe sisteme operaionale a aprut cu circa 35 de ani n urm, dar terminologia curent a fost structurat la nceputul anilor 90, atunci aprnd i conceptul Business Intelligence. Terminologia BI este de fapt semnificativ diversificat, dovad fiind cteva sinonime i termeni adiaceni acestui domeniu: corporate performance management (CPM), business analytics (BA), Balanced Scorecards (BS), business performance management (BPM), dashboarding, etc. Din punct de vedere al uneltelor utilizabile de management, soluiile BI se mpart n dou categorii: Soluii de Raportare Dinamic (cunoscute i ca OLAP); Soluii de Data Mining.

II.2.1. Soluiile de Raportare Dinamic Cunoscute i ca soluii OLAP (OnLine Analytical Processing), soluiile de raportare dinamic permit utilizatorilor nonIT s acceseze n mod interactiv, coerent i sintetic structuri complexe de date colectate din mai multe sisteme informaionale.

II.2.2. Soluiile de Data Mining Din cauza volumului de date tot mai mare i mai ales a complexitii datelor i relaiilor dintre ele, posibilitatea ca omul chiar narmat cu cele mai eficiente unelte de raportare i vizualizare s descopere legturi ntre diverse evenimente ncapsulate n datele pe care le avem nregistrate n sistemele noastre, devine tot mai mic. Aici intervin soluiile de data mining, care descoper i verific automat sau semiautomat legturi ntre evenimente corelate.

10

II.2.3. Plaforme de BI,structuri clasice de BI n abordarea clasic, datorit volumului mare de date i a necesitilor de procesare uriae, att soluiile de raportare dinamic ct i cele de data mining au nevoie de o infrastructur informatic puternic, care s permit capaciti masive de stocare, interconectare, procesare i corelare. i aici este vorba nu numai despre capacitile hardware, ct mai ales de cele software, inclusiv parametrizrile specific fiecrei organizaii. O tehnologie relativ nou pe pia, n special pe piaa romneasc, abordeaz ns lucrurile ntro manier uor diferit, aducnd ns rezultate spectaculoase. Este vorba de tehnologia AQL (Advanced Query Logic), care permite ncrcarea informaiilor ntro structur relaional nglobat, alturi de scripturile de conectare la date i de definiiile interfeei grafice de interogare .

II.2.4. Criterii de selectare a unui sistem BI O dat convini de necesitatea i beneficiile implementrii unui sistem de Business Intelligence, urmtoarea problem care apare, n special pentru echipa IT a organizaiei, este alegerea platformei optime pentru organizaia n cauz. n rndurile urmtoare v voi propune un set de criterii relevante care s foloseasc drept referin n selectarea soluiei BI. A. Timpul de implementare De cele mai multe ori, de la momentul deciziei de implementare al unui sistem de Business Intelligence pn cnd primele rezultate devin vizibile i investiia ncepe s ntoarc organizaiei beneficii, trece un timp destul de lung, n care, pe de o parte, se pierde o bun parte din entuziasmul i momentumul iniial, iar pe de alta, riscul nefinalizrii cu succes a proiectului crete. Iat de ce se consider c selecia unei platform BI ar trebui s pun pe unul dintre primele locuri dac nu chiar pe primul timpul de implementare.

Aici se pot identifica cel puin dou metrici relevante: timpul necesar obinerii primului raport ctre un utilizator final;

11

timpul necesar ncheierii primei faze a proiectului de BI.

innd cont att de realitile de business ct i de studiile de caz i experiena acumulat, nici un proiect de BI de succes nu se limiteaz la cerinele iniiale, el devenind o entitate care evolueaz n timp, oferind tot mai multe rspunsuri la ntrebrile de zi cu zi ale organizaiei adoptive. Ca atare, se poate spune c proiectele de BI nu au un moment clar de finalizare, excepie fcnd atingerea cerinelor proiectului iniial. B. Flexibilitatea Tocmai datorit faptului c dinamica actual a mediului de afaceri presupune continua mbuntire a fiecrui juctor de pe pia, un sistem BI performant trebuie s ofere modaliti i soluii ct se poate de flexibile. Tehnologiile clasice, bazate pe un data warehouse, se vd de cele mai multe ori puse n inferioritate de tehnologiile mai dinamice de tipul AQL. Se propun o serie de metrici care s transforme evaluarea comparativ a soluiilor BI avute n vedere ntrun comparaie cantitativ: timpul de finalizare a conectrii la o nou surs de date; timpul de obinere a unui nou prototip de analiz; timpul de implementare a unei noi aplicaii de analiz.

Din nou declaraiile productorilor pot fi folosite drept termen comparativ, dar i utilizarea unor versiuni demonstrative poate s ne dea un indicator pentru aceti timpi. C. Uurina n utilizare a platformei n ziua de astzi, cnd managementul oricrei organizaii sufer n mod acut de lips de timp, ideea de a solicita un timp de instruire semnificativ pentru cei care vor utiliza sistemul BI poate determina insuccesul proiectului chiar dac sistemul BI ar putea determina, n timp, economii semnificative de timp pentru management. Iar neutilizarea sa tocmai de ctre management poate nsemna de fapt pierderea celui mai important beneficiu pe care sistemul BI l poate aduce unei organizaii: informaii de valoare, gata sintetizate, la ndemna managementului de top ca suport decizional imediat. Un factor determinant n alegerea platformei ar trebui s fie timpul necesar adoptrii sistemului BI de ctre echipa tehnic a organizaieibeneficiar, cea care va asigura mentenana i dezvoltarea sa ulterioar.

12

4. Capacitatea de procesare i scalabilitatea Cu siguran, printre primii factori de evaluare i selecie trebuie s se numere i identificarea necesarului actual i de perspectiv n ceea ce privete cantitatea de date procesate. Odat ce un sistem de Business Intelligence a fost ales, se deschid numeroase domenii n care acesta poate fi folosit pentru suportul deciziilor de business. Desigur, managementul general al afacerii va avea cel mai mult de profitat, dar se pot gndi scenarii de aplicare pentru managementul financiar, pentru marketing i vnzri, pentru managementul IT i pentru alte domenii.

13

Concluzie
Tema prezentei lucrri, intitulat Raportarea integrat trateaz integrarea sistemelor informatice i influena lor asupra mediului afacerilor. n concluzie, putem spune c dezvoltarea unei strategii eficiente de integrare a sistemelor informatice la nivelul ntreprinderii este una dintre cele mai complexe probleme ntmpinate de managerii IT. Complexitatea acestei probleme rezult n principal din faptul c cele mai multe dintre aplicaii au fost dezvoltate fr a se avea n vedere o anumit arhitectur a sistemelor informatice sau o strategie de dezvoltare a acestora. Informatizarea , dezvoltarea economic global, specifice nceputului de secol XXI au accentuat tendina de organizare a sistemelor informaionale n modele din ce n ce mai complexe. Prin integrare crete, dup cum s-a vzut, complexitatea, dar i calitatea, pentru c reuniunea sistemelor presupune adugarea de componente evolutive i emergente. Dac organizarea duce la integrare i integrarea duce la complexitate, aceasta din urm determin la rndul ei diversificarea. Din punct de vedere al diversitii, integrarea este efectul evoluiei ciclice i progresive a unui mix de tehnologii i este sprijinit de performanele i de expertiza profesionitilor. Integrarea informaiei din ntreprinderi influeneaz puternic domeniul financiar-contabil al ntreprinderii. Surse informaionale diferite trebuie s colaboreze permanent cu sistemul financiar-contabil ce colecteaz informaia necesar nregistrrii tranzaciilor operaionale n contabilitate. Impactul integrrii informaiei financiare nu trece neobservat n nici o unitate organizatoric a ntreprinderii, avnd incidene asupra ntregii structuri de afaceri. Adoptarea unui sistem informatic integrat pentru ntreprindere reprezint soluia ideal pentru optimizarea fluxului informaional financiar-contabil. De asemenea, gsirea unor soluii de integrare a unor surse informaionale disipate din cadrul ntreprinderii care s colaboreze cu sistemul financiar-contabil reprezint o necesitate. De aceea, se caut imbuntirea sistemelor informatice prin diverse concepte i tehnologii, una dintre acestea fiind Business Intelligence, ce ajut la luarea unor decizii corecte, rapide si hotrte care s soluioneze aceste probleme i care s sporeasc ansele de succes ale companiei .

14

Bibliografie:
1) Bodea, C.N., Metode i tehnici de planificare a proiectelor, Controlul resurselor-timp i fluxuri financiare,2004

2) Ionescu Simona, Velicanu Manole, cond. st.,Integrarea Sistemelor Informatice La Nivelul Organizaiei, tez de doctorat, Academia de Studii Economice Bucureti, 2008

3) Lungu I., Diaconia V., Botha I., Bra A., Integrarea sistemelor informatice, Editura ASE, Bucureti, 2007.

4) Saru D., Ionica A.D., Sisteme de programe orientate pe obiecte, Bucureti, Editura ALL Educaional, 2000

5) Tudor Ctlin Georgel, Florescu Vasile, cond. st., Sisteme informatice integrate cu aplicaii n domeniul financiar-contabil, Academia de Studii Economice Bucureti, 2009

15