Programul de educație, burse, ucenicie și antreprenoriatul tinerilor în România finanțat prin granturile SEE 2014-2021;

Proiect în domeniul incluziunii copiilor romi în școală

,,O șansă pentru viitorʺ cu nr. 2019-EY-PICR-0002

Anexa la C.I.M. ....................

FIȘĂ POST

- Secretar proiect –

I. Identificarea postului
Numele si prenumele titularului:
Denumirea postului: SECRETAR / ASISTENT MANAGER DE PROIECT
Pozitia in COR / Cod:
II. Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului:

A. Atribuții și responsabilități generale

1. Asistă managerul de proiect în realizarea proceselor specifice managementului de proiect: coordonarea și

implementarea activităților; alocarea resurselor umane, materiale și financiare pe pachetele de activități;
2. Colaborează cu responsabilul financiar al proiectului in vederea verificării evidenței cheltuielilor
efectuate în cadrul proiectului, din bugetul proiectului, comparativ cu categoriile de cheltuieli planificate și
cu regulile de eligibilitate și informează managerul de proiect ori de câte ori este nevoie;
3. Urmărește respectarea și îndeplinirea conformă a planului de activități și propune managerului de proiect
actualizarea acestuia ori de câte ori este nevoie;
4. Realizează planificarea necesarului de resurse materiale (liste de achiziții) pe activități, împreună cu
managerul de proiect;
5. Asigură comunicarea / relația cu potențiali ofertanți / prestatori /furnizori pentru a transmite clarificări,
scrisori de informare, comenzi de produse / servicii etc;
6. Urmăreşte colectarea rapoartelor de activitate și de progres de la echipa de management si membrii
grupului țintă;
7. Asigură comunicarea internă şi externă cu autoritatea de management, conform regulilor interne şi
indicaţiilor managerului de proiect;
8. Organizează și pregătește ședințele echipei de proiect: agendă, materiale, note de discuție, liste prezență
etc.
9. Participă la realizarea activităților de informare și publicitate ale proiectului.
10. Dezvoltă strategia de promovare a proiectului și diseminare a rezultatelor; 
11. Propune managerului de proiect noi canale/mijloace/instrumente pentru promovarea adecvată a proiectului
și a rezultatelor sale, precum și pentru a asigura o comunicare eficientă cu grupul țintă;
12. Realizează şi actualizează ori de cate ori este nevoie, materialele si documentele de prezentare ale proiectului
13. Oferta informatii despre proiect si activitatile lui, potentialilor solicitanti;
14. Pregateste seturile standard de documente pentru sustinerea activitatilor din cadrul proiectului;
15. Asigura suport in verificarea/ arhivarea/ ordonarea/ documentelor completate/semnate de catre grupul tinta;
16. Asigură suport echipei de management pentru pregătirea cererilor de plată – acțiuni de scanat, înregistrat,
arhivat;
17. Realizează scanarea documentelor completate de catre grupul tinta;
18. Elaborarează alte rapoarte solicitate de catre echipa de implementare (centralizari situatii, transmitere e-mail-
uri, fax-uri etc.).

1
 Programul de educație, burse, ucenicie și antreprenoriatul tinerilor în România finanțat prin granturile SEE 2014-2021;
Proiect în domeniul incluziunii copiilor romi în școală
,,O șansă pentru viitorʺ cu nr. 2019-EY-PICR-0002

1. Întocmeste evidenta contabila si anexele pentru cheltuielile realizate în cadrul proiectului ,,O ȘANSĂ PENTRU
VIITOR ʺ, nr. 2019-EY-PICR-0002;
2. Asigură :
2.1.managementul operational si strategic al proiectului;
2.2.realizarea tuturor operatiunilor financiar-contabile ale proiectului in conformitate cu legislatia
natională;
2.3.raportarea financiară în conformitate cu documentele de implementare ale proiectului( Ghidul
solicitantului, Manualul Operational etc.);

B. Atribuții și responsabilități specifice:

1. Planifică si gestionează Bugetele pe activități.
2. Coordoneaza activitatea de trezorerie si planifică activitatile necesare pentru a asigura un flux optim al
lichiditatilor, in vederea desfasurarii eficiente a activitatilor proiectului.
3. Verifica tranzactiile economice in contabilitatea primara si financiara conform standardelor contabile romanesti
si standardelor de raportare financiara ale proiectului.
4. Planifica si gestioneaza cash-flow proiectului.
5. Are responsabilitate directa pentru respectarea si aplicarea cerintelor legislatiei privind: contabilitatea si
fiscalitatea.
6. Realizarea evidentei contabile analitice a proiectului și verificarea corectitudinii inregistrărilor contabile din
cadrul proiectului;
7. Întocmirea documentelor de plată aferente activitatilor proiectului și ALOP-ul pentru proiectele de operațiuni
aferente proiectului în cauză;

2
 Programul de educație, burse, ucenicie și antreprenoriatul tinerilor în România finanțat prin granturile SEE 2014-2021;
Proiect în domeniul incluziunii copiilor romi în școală
,,O șansă pentru viitorʺ cu nr. 2019-EY-PICR-0002

8.Verificarea documentele justificative depuse de personalul contractual implicat în activitatile/subactivitățile

proiectului în vederea efectuării plăților;
9. Respectă planul de lucru al proiectului și întocmește lunar Raport de activitate și Fisă individuală de pontaj;
10. Întocmește Rapoartele periodice privind derularea operaţiunilor financiare din cadrul proiectului și le prezintă
in cadrul ședințelor de lucru:
11. Întocmește necesarul lunar aferent plăților și decada necesară plăților proiectului ,,O ȘANSĂ PENTRU
VIITOR ʺ, nr. 2019-EY-PICR-0002;
12. Întocmește statele de plată pentru personalul contractual care lucrează în cadrul proiectul.
13. Calcularea, verificare si inregistrarea in contabilitate a deconturilor de deplasare pentru membrii echipei de
implementare sau membrilor grupului țintă;
14. Întocmirea notelor contabile lunare, a fiselor de cont precum si a balantelor de verificare;
15. Urmărește respectarea bugetului, încadrarea corectă a cheltuielilor în buget și propune modificări.
16. Organizarea si arhivarea documentelor fnanciar-contabile ale proiectului:
16.1. Arhivează documentele contabile/justificative aferente proiectului în ordine cronologică
16.2. Asigură păstrarea evidenţei contabile a proiectului utilizând un sistem contabil în conformitate cu
prevederile legislative în vigoare.
17. Participă la elaborarea documentelor administrative și procedurale necesare derulării proiectului
18. Contribuie la întocmirea documentelor suport aferente raportărilor la nivel de proiect.
19. Colaborează cu terții abilitați în control și monitorizare pentru verificarea cheltuielilor efectuate în cadrul
proiectului și elaborează documentele solicitate de aceștia – rapoarte, clarificări, documente explicative etc.
20. Realizarea diferitelor documente de natură financiară solicitate de Beneficiar sau de Autoritatea de
Management;
21.Răspunde de getiunea proiectului;elaborează NIIR-uri,bonuri de consum și procese verbale de recepție;
22. Răspunde pentru îndeplinirea calitativă și cantitativă a sarcinilor ce-i revin conform fișei postului
21. Îndeplineste orice alte sarcini alocate de managerul de proiect referitoare la implementarea proiectului;