PROCEDURA DE MANAGEMENT LA NIVELUL PROIECTULUI

continând detalii privind urmatoarele aspecte:

a. Planificarea activitatilor;
b. Organizarea activitatilor si a echipei;
c. Managementul riscurilor;
d. Comunicarea interna si externa;
e. Realizarea controlului si monitorizarii implementarii activitatilor;
f. Managementul calitatii;
g. Managementul financiar al proiectului;
h. Managementul documentelor generate la nivel de proiect;
i. Utilizarea echipamentelor si spatiilor aferente proiectului;
j. Crearea / modificarea / utilizarea procedurilor la nivelul proiectului.
II. PLANIFICAREA DERULARII ACTIVITATILOR tehnice, financiare, de resurse umane, de achizitii, de
derulare a procesului de finantare si de alta natura se asigura prin planuri tactice semestriale ce se
actualizeaza pentru întreaga echipa la fiecare 2 luni si prin planuri operationale lunare ce se
actualizeaza lunar. Punctul de pornire în planificare este cererea de finantare, si procedura de
management a proiectului. În prima luna se demareaza acest demers la nivelul echipei de
management, iar în lunile urmatoare se convoca si experti angajati în proiect, având ulterior un
caracter repetitiv. Deciziile se iau prin consens, raspunzatori pentru implementare fiind expertii si
echipa de management, coordonarea fiind asigurata de echipa de management;
III. ORGANIZAREA, COORDONAREA SI SUPORTUL se realizeaza prin:
a. Întâlniri de lucru de planificare si evaluare a activitatilor – se redacteaza procese verbale care
detaliaza elementele discutate, deciziile luate, responsabili si termene pentru efectuarea sarcinilor;
b. Elaborarea si implementarea procedurilor în cadrul proiectului, alaturi de expertii proiectului:
i. regulamente de recrutare si selectie a GT pentru fiecare categorie de GT;
ii. metodologie de selecţie a personalului didactic care va dezvolta ofertele educaţionale UBB;
iii. procedura de dezvoltare/ îmbunătăţire, de derulare a programului de formare si a evaluarii
cursantilor;
iv. procedura de realizare a programului firma de exerciţiu;
v. procedura de realizare a programelor de consiliere în carieră şi consiliere profesională;
vi. procedura de realizare a activitatilor de tutoriat;
vii. procedura de management a proiectului;
viii. regulamente de acordare a burselor şi premiilor în cadrul proiectului pentru fiecare categorie de
GT;
ix. diverse documente ce detaliaza modul de realizare al unor operatii sau activitati – vor fi elaborate
în proiect cf. nevoi implementare.
c. Asigurare suport de catre membrii echipei de management pentru experti proiect, membri GT,
stakeholderi diversi, dupa caz, pentru implementarea corecta, legala, în conditii de calitate, a
activitatilor proiectului;
IV. CONTROLUL, CALITATEA SI MONITORIZAREA INTERNA A PROIECTULUI se asigura prin:
a. Urmarirea implementarii procedurilor mentionate anterior si luarea masurilor corective si
preventive dupa caz;
b. Verificarea implementarii planurilor operationale lunare dupa fiecare luna, actualizarea planurilor
semestriale odata la doua luni;
c. Verificarea rapoartelor de activitate lunara;
d. Verificarea situatiei financiare a proiectului cu periodicitate lunara.
V. DERULAREA RELATIEI CU FINANTATORUL SI ASIGURAREA DERULARII CONTRACTULUI DE
FINANTARE se va realiza prin urmatoarele demersuri:
a. Echipa de management realizeaza notificari si/sau a acte aditionale la contractul de finantare si
diverse raportari solicitate de finantator. Responsabilii financiari vor verifica eligibilitatea tuturor
cheltuielilor angajate în proiect, iar contabilii vor înregistra in contabilitate toate operatiunile
proiectului. Echipa de management va realiza si va transmite catre finantator cererile de
rambursare /cereri de plată/cereri de prefinanţare conform legislatiei in vigoare;
b. Realizarea tuturor demersurilor si a documentelor necesare pentru întocmirea cererilor de
rambursare (cererea de rambursare/plata/prefinantare, raportul tehnico-financiar, registru de grup
tinta, situatii privind personalul implicat în derularea proiectului, locatii de implementare a
proiectului etc.);
VI. REALIZAREA TUTUROR DEMERSURILOR SI A DOCUMENTELOR NECESARE PENTRU ANGAJAREA
RESURSEI UMANE ŞI RAPORTAREA ACTIVITĂŢII REALIZATE LA NIVEL INDIVIDUAL va fi coordonata de
responsabilul resurse umane de la nivelul UBB, prin consultare cu consilierul juridic si prin implicarea
echipei de management, respectând conditiile legale si cele impuse de finantator, conform pozitiilor
prevazute în cadrul cererii de finantare, respectiv conform modificarilor la contract efectuate de-a
lungul timpului, cu acordul finantatorului. Se va asigura realizarea recrutării, selectării, angajării
persoanelor din echipa de implementare şi a personalului administrativ conform OM
4116/10.07.2018 privind recrutarea şi selecţia personalului; coordonarea realizării raportării
activităţilor desfăşurate de către echipa de implemenare şi de către toate categoriile de personal ale
proiectului;
VII. REALIZAREA ACHIZITIILOR PUBLICE. Aceasta activitate este coordonata de catre responsabilul
achizitii UBB, cu consultarea consilierului juridic si MP, constând în:
a. întocmirea documentatiei necesare pentru realizarea achizitiilor conform legislatiei in vigoare;
b. realizarea demersurilor necesare pentru realizarea efectiva a achizitiilor;
c. receptionarea achizitiilor efectuate- gestionar;
d. realizarea bonurilor de miscare/bonurilor de consum;
e. realizarea demersurilor necesare pentru plata achizitiilor efectuate;
f. inventarierea elementelor achiziţionate în cadrul proiectului;
g. realizarea diverselor situatii/raportari referitoare la achizitii (planul achizitiilor, lista achizitiilor
efectuate etc.).
VIII. DERULAREA ACTIVITATILOR DE INFORMARE ŞI PUBLICITATE LA NIVELUL ÎNTREGULUI PROIECT
este asigurată de către manager, responsabil partener şi asistenţii manager, vizând dezvoltarea şi
actualizării site-ului proiectului, realizarea unei conferinţe de presă de promovare a proiectului,
derularea bunei comunicări cu partenerul din cadrul proiectului, afişe, pliante etc. cu respectarea
manualului de identitate vizuală.