Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Iniţierea proiectului este prima fază a unui proiect, în care se urmăreşte definirea problemei, a
viziunii şi formularea misiunii proiectului, stabilirea rezultatelor proiectului, realizarea unei
analize a soluţiilor potenţiale disponibile, identificarea unei structuri deorganizare şi a unui plan
sumar de activităţi, precum şi o estimare generală asupra unor caracteristici ale proiectului
(restricţii legate de timp, de cerinţele de calitate, de costuri, riscuri, etc.) care să poată furniza
elementele necesare pentru luarea unei decizii în ceea ce priveşte continuarea sau renunţarea la
dezvoltarea proiectului.
În situaţia în care proiectul prevede realizarea unei investiţii, este indicat să se aibă în vedere
elaborarea unui studiu de oportunitate (constă în identificarea şi analiza oportunităţilor de
investiţii într-o anumită industrie, zonă geografică sau afacere concretă) şi a unui studiu de
prefezabilitate, care trebuie să acopere următoarele aspecte:
analiza tuturor alternativelor;
prezentarea ideii proiectului şi a argumentelor pro;
determinarea aspectelor cruciale pentru fezabilitatea proiectului;
identificarea şi prezentarea potenţialilor investitori;
evaluarea efectelor asupra mediului natural.
De obicei, proiectele sunt iniţiate de o oragnizaţie sub forma unei propuneri de proiect sau de
către finanţator sub forma unei oferte de finanţare.
Planificarea, care poate fi descrisă ca fiind activitatea de stabilire a unei secvenţe predeterminate
de acţiuni în cadrul unui mediu previzionat, presupune dezvoltarea planurilor care sunt necesare
la depunerea spre finanţare a propunerii, concomitent cu dezvoltarea planurilor referitoare la
punerea în aplicare a proiectului.
Planificarea înseamnă determinarea activităţilor necesare a fi realizate, a termenelor de
realizare, a resurselor necesare şi a momentului în care acestea trebuie să fie disponibile, a
bugetului disponibil. Faza de planificare presupune derularea unui proces decizional focalizat
asupra atingerii unor deziderate bine individualizate, printr-un set specific de obiective, atent
partajate între diferitele compartimente ale organizaţiei. Paşii care trebuie urmaţi în faza de
planificare ar putea fi structuraţi în modul următor:
1. Planul de lucru (WBS);
2. Planificarea timpului (graficul Gantt);
3. Planificarea resurselor si achizitiilor. Bugetul;
4. Strategia de management a riscurilor;
5. Planul de management a problemelor;
6. Strategia in domeniul calitatii;
7. Strategia de comunicare;
8. Planificarea monitorizarii si evaluarii.
Piramida planificării
Obiectivele pentru orice proiect trebuie să includă și obiective referitoare la calitate. Pentru un
management eficient al proiectului, obiectivele managementului referitoare la rezultatul final
dorit al proiectului trebuie să fie aceleași ca și cele ale managementului calității : de a satisface
așteptările clientului pe cât posibil mai ieftin în timp.
Asociația pentru Managementul Proiectelor (Association for Project Management) din Anglia a
formulat următoarea definiție: "Managementul calității în proiecte este disciplina care este
aplicată pentru a asigura că atât rezultatele proiectului cât și procesele prin care rezultatele sunt
livrate satisfac necesitățile părților interesate. Calitatea este definită în sens larg ca fiind
"corespunzător pentru utilizare" (fitness for purpose) și mai restrâns ca gradul de conformitate al
rezultatelor și procesului".
Planificarea calității- identificarea standardelor de calitate relevante (de referință) pentru proiect
și determinarea modului în care acestea să fie satisfăcute.
Asigurarea calității- evaluarea performanțelor generale ale proiectului în mod regulat, pentru a
furniza încrederea în faptul că proiectul va satisface standardele de calitate relevante.
Controlul calității- monitorizarea rezultatelor specifice ale proiectului, pentru a determina dacă
ele se conformează standardelor de calitate relevante și identificarea căilor de eliminare a
cauzelor rezultatelor nesatisfăcătoare.
٭îmbunătățirea continuă.
٭instrumente și tehnici care sunt aplicate intrărilor pentru a crea ieșirile procesului;
٭Descrierea produsului care conține detalii ale caracteristicilor tehnice și de altă natură și care
pot influența planificarea calității.
٭Ieșiri din alte procese. De exemplu, planificarea achiziționării poate identifica cerințele de
calitate impuse contractorului, cerințe ce trebuie să fie reflectate în planul general de
management al calității.
Benchmarking. Este o metodă de comparare a proceselor proiectului planificat cu cele mai bune
practici ale altor proiecte din domeniul respectiv sau din alte domenii, pentru a genera idei de
îmbunătățire a proceselor și a furniza proceduri prin care să fie măsurate performanțele.
Aspectele comparate de obicei sunt calitatea, timpul și costul proiectului.
Diagrama cauză-efect (diagrama Yshikawa) care se întocmește pentru a stabili relațiile existente
între diferitele cauze și efectele sau problemele potențiale pe care le creează.
Scheme de flux al proceselor sau al sistemelor care indică fluxul datelor sau elementelor
procesului/sistemului și prin urmare, modalitățile în care se succed diferitele elemente ale
procesului/sistemului.
Utilizarea unor diagrame poate sprijini echipa proiectului să anticipeze unde ar putea apărea
probleme referitoare la calitate și astfel poate ajuta la rezolvarea acestora.
Definiții operaționale denumite și metrici în unele aplicații, descriu cum se măsoară calitatea în
lucrările proiectului, precum și în livrabile reale, în cadrul procesului de control al calității. O
atenție particulară trebuie să se acorde metricilor care indică modul în care proiectul progresează,
în termeni de costuri, ore de muncă, duratele activităților, termenele de începere și de terminare
ale fiecărei activități, productivitatea lucrărilor (exprimată prin ore consumate pe unitate de
lucrare) etc.
Metricile calității ar trebui identificate pentru fiecare element din structura de descompunere a
lucrărilor (WBS). Deocamdată, nu există metrici universal acceptate.
Liste de control (check lists- l.engl; listes de contrôle -l.franc.) sunt utilizate pentru a verifica
faptul că un grup de elemente ale unei activități precise au fost efectuate.
Asigurarea calității trebuie să definească mai ales modul operațional de realizare, în special
activitățile care asigură calitatea produsului sau a livrabilelor proiectului. Activitățile de
asigurare a calității în proiecte includ procese de acceptare și testare, procese de verificare a
cerințelor pentru calitate, activități de programare și comunicare etc.
Asigurarea calității poate fi internă sau externă. Asigurarea internă a calității are scopul de a
furniza încredere echipei de management a proiectului și managerilor organizației executante că
este realizată calitatea dorită. Asigurarea externă a calității are scopul de a furniza încredere
clientului sau altor beneficiari neimplicați activ în lucrările proiectului că sistemul calității
existent va furniza produse sau livrabile ce vor satisface condițiile de calitate date.
٭Instrumente și tehnici pentru planificarea calității, așa cum au fost descrise în secțiunea:
Planificarea calității proiectelor.
٭Audituri ale calității. Un audit al calității este o examinare sistematică și independentă în scopul
de a determina dacă activitățile referitoare la calitate și rezultatele aferente satisfac dispozițiile
prestabilite și dacă aceste dispoziții sunt puse în practică în mod efectiv și sunt corespunzătoare
pentru a atinge obiectivele. Unul dintre scopurile auditului calității proiectelor este acela de a
evalua necesitatea de îmbunătățire a performanțelor proiectului.
Auditurile calității pot fi programate în prealabil sau aleatorii și acestea pot fi efectuate de
auditori interni (audit intern) sau de către o terță parte, independentă de organizația executantă a
proiectului (audit extern), cum ar fi o agenție de auditare a sistemelor calității.
Controlul calității în proiecte implică tehnici și activități cu caracter operațional utilizate pentru
monitorizarea rezultatelor specifice ale proiectului , în timpul derulării proiectului, și pentru
eliminarea cauzelor rezultatelor/performanțelor nesatisfăcătoare.
Acest control de calitate trebuie să fie efectuat în toate fazele componente ale proiectului:
inițiere, planificare, execuție etc. Controlul calității în managementul proiectelor necesită ca
managerul de proiect și echipa de proiect să inspecteze lucrările efectuate, pentru a determina
dacă rezultatele lucrărilor sunt aliniate cu obiectivele afirmate ale scopului proiectului.
Rezultatele proiectului care trebuie monitorizate includ atât produsul rezultat al proiectului, de
exemplu calitatea livrabilelor, cât și rezultatele procesului de management, cum sunt
performanțele de costuri și programare. Dacă rezultatul final al proiectului este un produs,
criteriile de calitate impuse pot include caracteristici ce aparțin operării și funcționării
produsului, de exemplu: siguranța în funcționare, ușurința de utilizare, întreținerea ușoară,
disponibilitate,eficiența economică etc. Dacă rezultatul proiectului este un nou serviciu,
caracteristicile de calitate ale serviciului furnizat sunt: calitatea accesului la serviciu,
promptitudinea servirii clienților, competența furnizorului de servicii, curtoazia și abilitățile de
comunicare, fiabilitatea serviciului.
٭controlul statistic prin atribute, aplicat atunci când caracteristica controlată este nemăsurabilă
sau greu măsurabilă și se clasează în "corespunzătoare" sau "necorespunzătoare", respectiv
controlul statistic prin măsurare -atunci când caracteristica de calitate este măsurabilă și valorile
acesteia se determină prin măsurare pentru fiecare unitate din eșantion;
٭cauze speciale ale erorilor (evenimente neobișnuite) și cauze aleatorii (variația normală a
procesului, datorată numai întâmplării);
٭toleranțe (rezultatul controlului este acceptabil dacă valorile caracteristii se află în domeniul
cuprins între limitele de toleranță prescrise), respectiv limite de control (procesul este în stare de
control dacă rezultatul este cuprins între limitele de control: limita de control superioară și limita
de control inferioară).
Inspecția cuprinde activități cum ar fi măsurarea, examinarea, încercarea sau verificarea uneia
sau a mai multor caracteristici ale unui produs, proces sau activitate și compararea rezultatelor cu
condițiile specificate cu scopul de a stabili dacă rezultatele sunt conforme cu specificațiile.
Inspecțiile pot fi efectuate asupra rezultatelor unor activități individuale sau asupra produsului
final al proiectului. Inspecțiile pot avea diferite denumiri, cu semnificații specifice, de exemplu
analize ale produsului, audituri etc.
Diagramele de control (sau fișe de control) sunt grafice pe care sunt reprezentate, în funcție de
timp, valorile rezultatelor unui proces. Acestea sunt utilizate pentru a determina dacă procesul
este "în stare de control". Atunci când procesul este "sub control", acesta nu trebuie să fie
ajustat.
٭Diagrama Pareto este un instrument practic unde pe axa orizontală sunt reprezentate categorii
de defecte iar pe axa verticală -frecvențele lor de apariție (în procente), astfel încât este posibilă
clasificarea cauzelor sau defectelor. Identificarea celor mai importante cauze sau defecte (în
procente) este utilizată pentru a ghida acțiunile corective. Pentru îmbunătățirea calității se
acționează în primul rând asupra eliminării cauzelor care generează cele mai numeroase defecte;
٭Eșantionarea statistică implică extragerea unei părți din "populația" care prezintă interes pentru
inspecție. Există o varietate de modalități de prelevare a datelor pentru a forma (a constitui)
eșantioane, care trebuie să fie cunoscute de echipa de lucru a proiectului.
٭Analiza trendului implică utilizarea unor tehnici matematice care folosesc rezultate anterioare
pentru a prognoza rezultatele viitoare ale proiectului. Prin analiza trendului se monitorizează
performanțele tehnice- cantitatea de erori sau defecte identificate și cantitatea de abateri care au
rămas necorectate. De asemenea, se monitorizează varianțele performanțelor de costuri și
programare.
٭Decizii de acceptare. Entitățile inspectate (produse, procese) vor fi acceptate sau respinse. În
cazul respingerii, entitățile respinse vor necesita remedierea deficiențelor.
Remedierea deficiențelor (rework-l.engl.) este acțiunea întreprinsă pentru a aduce o entitate
neconformă în concordanță cu condițiile specificate anterior. Echipa proiectului trebuie să
întreprindă toate eforturile pentru a minimiza defectele care conduc la necesitatea remedierii
deficiențelor.
Atunci când sunt utilizate liste de control, acestea trebuie să constituie o parte a înregistrărilor
proiectului.
٭Ajustări ale proceselor implică acțiuni corective sau preventive imediate, ca rezultate ale
măsurărilor în cadrul controlului calității proiectului.
Îmbunătățirea calității
Analizele datelor asupra calității în proiect permit managerului de proiect să-și formeze idei clare
asupra greșelilor, erorilor, abaterilor, modificărilor care influențează obiectivele proiectului și a
cauzelor acestora, să efectueze ajustările necesare și să aplice acțiunile necesare pentru atingerea
obiectivelor proiectului referitoare la terminarea proiectului la timp, conform scopului și
bugetului planificat. Procesul de îmbunătățire a calității este suprapus pe procesul de control al
calității.
٭evaluarea fiecărei activități și a fiecărui rezultat care ar putea afecta atingerea obiectivelor
proiectului;
Îmbunătățirea continuă va consta din aplicarea ciclului PDCA de către toate persoanele implicate
în proiect, la toate nivelurile și asupra tuturor activităților proiectului.
Organizația de proiect ar trebui "să învețe" din alte proiecte, din eșecuri ale produselor în
garanție și reclamații, din feedbackul de la clienți și din experiențele altor organizații. Pentru a
învăța din experiența proiectului ar trebui definite informațiile care sunt necesare în acest scop și
ar trebui să fie implementat un sistem pentru identificarea, colectarea, stocarea, actualizarea și
regăsirea informațiilor din proiect.
Procese de comunicare