Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Interogare
Formular Raport
Pentru toate funcţiile de bază din Access există cinci funcţii auxiliare:
Macrocomenzile sunt serii de acţiuni care realizează automatizarea operaţiilor
repetitive executate în bazele de date. Pentru a crea o macrocomandă în Access trebuie
să alegeţi dintr-o listă de acţiuni posibile acţiunile în ordinea în care vreţi să fie
efectuate de program. De exemplu, puteţi să folosiţi o macrocomandă pentru a deschide
un raport, pentru a tipării un raport, apoi pentru a închide raportul respectiv. În
versiunile anterioare ale programului Access, macrocomenzile au constituit în special
elemente pentru automatizarea operaţiilor în baza de date. În Access 2000,
macrocomenzile sunt folosite în special în special pentru realizarea compatibilităţii cu
bazele de date create în versiunile Access anterioare. Pentru bazele de date Access
2000, în vederea automatizării acţiunilor se vor folosi codurile Visual Basic for
Applications(VBA).
Modulele sunt funcţii şi proceduri scrise în limbajul de programare VBA.
Funcţiile VBA sunt folosite pentru efectuarea calculelor mai complexe decât cele care
pot fi exprimate printr-o serie de simboluri matematice convenţionale sau pentru
efectuarea de calcule care impun luarea de decizii. Subprocedurile VBA sunt scrise
pentru efectuarea de operaţii care depăşesc posibilităţile unor acţiuni standard
executate prin macrocomenzi. Pentru a executa subprocedurile VBA, trebuie să
ataşaţi subprocedura la anumite evenimente care au loc atunci când un formular sau
un raport este obiectul avtiv. În Access 2000, puteţi să executaţi procedurile VBA şi
direct din modulul acestora.
Securitatea este reprezentată de funcţii incluse ca opţiuni în meniuri ţi în
subproceduri VBA. Cu ajutorul funcţiilor folosite într-un mediu multiutilizator puteţi să
le permiteţi ale altor utilizatori să vă folosească bazele de date. Puteţi să permiteţi accesul
unor grupuri de utilizatori sau unor utilizatori individuali şi puteţi să le limitaţi
capacitatea de a vedea sau a modifica total sau parţial tabelele din bazele de date.
Funcţia de tipărire vă permite să tipăriţi practic orice vedeţi în ferestra
programului Access. De pe bara cu instrumente puteţi să comandaţi tipărirea
codurilor VBA, nu însă şi a macrocomenzilor pe care le scrieţi.
Funcţiile pentru publicare permit distribuirea informaţiilor prin reţele intranet de
firmă şi în mediul public al Internet-ului, sub formă de pagini de Web. Access 2000
foloseşte şi pagini DAP(Data Access Pages), care vă permit să creaţi aplicaţii pentru
afişarea şi actualizarea datelor în pagini care folosesc limbajele DHTML(Dynamic
HTML) şi XML (eXtensible Markup Language).
Deschiderea unei baze de date pune la dispoziţia aplicaţiei conţinutul acesteia prin
fereastra Database. Puteţi să deschideţi numai o singură bază de date într-o şedinţă
obişnuită de lucru în Access. Scrierea codului VBA vă permite să lucraţi cu tabele din
mai multe baze de date deschise în Access folosind legarea(termenul folosit în
Access 2000 pentru anexare) tabelelor din alte baze de date.
Deschiderea unui tabel determină afişarea conţinutului acestuia în modul de
afişare Datasheet.
Deschiderea unei interogări determină deschidere tabelelor implicate, fără însă a le
afişa. Access execută apoi interogarea în aceste tabele pentru a crea un obiect
Recordset tabelar. Modificările operate asupra datelor din obiectul Recordset
determină operarea modificărilor în datele din tabelele asociate cu interogarea
executată, dacă obiectul Recordset este actualizabil.
Deschiderea unui formular sau a unui raport determină în mod automat
deeschiderea tabelului sau a interogării asociate cu acesta. Formularele şi
rapoartele sunt asociate, de regulă, cu interogări, dar o interogare poate să fie
asociată şi cu un singur tabel.
Închiderea unei interogări determină şi închiderea tabelelor asociate.
2. Crearea obiectelor de tip tabel
Tabelele constituie obiectele fundamentale ale unei baze de date ACCESS. Într-un tabel se
stochează atât descrierea tabelei cât şi înregistrările de date. Gestiunea tabelelor (creare,
modificare, vizualizare, ştergere) a unei baze de date Access 2000 se poate realiza din secţiunea
Tables a ferestrei bazei de date (Database Window)
Crearea tabelelor.
Un tabel se poate crea în mai multe moduri:
alegând comanda Table din meniul Insert;
prin acţionarea butonului de comandă New din fereastra Databases (după ce s-a
selectat secţiunea Tables);
Access va afişa pe ecran caseta de dialog de mai jos , care propune mai multe variante de
descriere a structurii unui tabel.
A. Design View este echivalentă cu acţionarea hyperlink-ului Create table in Design View.
Utilizatorul stabileşte absolut toţi parametrii necesari pentru descrierea structurii unui tabel:
numele câmpurilor, tipurile de date ale acestora, reguli de validare, etc. Fereastra Access de
descriere a tabelei (figura de mai jos ) este formată din două zone: zona a în care se definesc
câmpurile din structura tabelei, şi zona b în care sunt precizate proprietăţile acestora.
Descrierea câmpurilor:
Numele câmpului (Field Name);
Numele unui câmp trebuie să respecte următoarele reguli:
• Poate să conţină litere (majuscule sau minuscule, sau ambele tipuri), cifre şi numeroase
caractere speciale;
• Poate să conţină maximum 64 de caractere;
• Este interzisă utilizarea caracterelor: punct (.), semnul exclamării (!), parantezele drepte ([]).
• Numele câmpului nu poate să înceapă cu un spaţiu.
ReplictionID Tip de date care îşi atribuie automat valori de tip GUID.
Exemplu de valoare GUID: {EODC2C27-EDE8-
412A-B1C4-AF69021A1365}. Ocupa 16 bytes.
Yes/No Tip de date logic, care poate lua doar două valori: adevărat
(valoarea -1)sau fals (valoarea 0). Ocupa 1 bit.
OLE Object Tip de date care poate să includă imagini, documente
WORD, foi de calcul EXCEL, etc. Dimensiunea maximă
este de 1 GB, cu condiţia să existe acest spaţiu pe disk. Nu
poate fi cheie şi nici nu poate fi index.
Hyperlynk Şir de caractere, care poate memora o adresă WEB, ce va fi
utilizată sub formă de hyperiink. Este formată din trei părţi:
textul de afişat, adresa şi subadresa. Dimensiunea maximă
a fiecărei părţi este de 2048 caractere.
Lookup Câmpuri ale căror valori vor fi completate automat prin
Wizard selecţia dintr-o listă simplă de valori (List Box) sau dintr-o
listă derulantă de valori (Combo Box)
Comentarii (Description), este o proprietate opţională, unde utilizatorul poate introduce sub
formă de şiruri de caractere diverse informaţii cu privire la un câmp.
In zona b a ferestrei (General şi Lookup) se pot stabili valori pentru două categorii de
sproprietăţi:
=> proprietăţi pe care le au toate câmpurile;
proprietăţi specifice anumitor câmpuri, în funcţie de tipul de date.
Properties din meniul View, sau se acţionează butonul din bara de instrumente Table
Design.
Validation Rule - are aceeaşi semnificaţie ca proprietatea cu acelaşi nume ataşată câmpurilor,
numai că operează la nivel de tabel, în momentul în care se încearcă salvarea unei înregistrări (în
momentul în care se încearcă introducerea unei înregistrări noi, la trecerea de la o înregistrare la
alta, sau la salvarea explicită a acesteia), dacă nu se verifică această regulă de validare, nu se va
putea salva înregistrarea. Faţă de aceeaşi proprietate la nivel de câmp, la nivel de tabel, se pot
referi mai multe câmpuri ale tabelului în expresia care defineşte proprietatea.
Exemplu de regulă de validare pentru un tabel care are în componenţă între altele următoarele
câmpuri: SimbolCont, Soldinitialdebitor, SoldinitialCreditor. Regula impune ca un cont să nu
aibă simultan soldul iniţial debitor sau creditor în acelaşi timp.
(Not IsNull([soldinitialdebitor]) Imp [soldinitialcreditor]=0) Or (Not lsNull([soldinitialcreditor])
Imp [soldinitialdebitor]=0)
Validation Text - afişează un mesaj în momentul în care regula de validare definită la nivel de
tabel, este testată şi nu se verifică.
Filter - stabileşte un criteriu în funcţie de care vor fi selectate înregistrările în fereastra de
introducere date. Pentru a activa/dezactiva filtrul trebuie acţionat butonul Apply Filter
sau din meniul Records, opţiunea Apply Filter/Sort respectiv Remove Filter/Sort.
Exemplu: [Data factura]>#l/l/2001# va afişa toate facturile de după data 1/1/2001.
Order By - stabileşte ordinea de afişare a înregistrărilor, în momentul introducerii datelor.
Numele câmpurilor trebuie precizate între [].
Exemplu: [Serie factura],[Număr factura].
Salvarea tabelelor
Tabelele Access se pot salva în mai multe moduri:
• din meniul File se alege opţiunea Save;
• se execută clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente de lucru;
• se execută evenimentul clic pe butonul de închidere a ferestrei de descriere a tabelei
• din meniul de control se alege opţiunea Glose,
Indiferent de modul de salvare, Access afişează caseta de dialog Save As care solicită furnizarea
unui nume pentru tabelă. Utilizatorul introduce numele tabelei în caseta de text Table Name şi
apoi execută clic pe butonul OK. Numele tabelelor pot avea până la 64 de caractere şi trebuie să
respecte convenţiile Access descrise pentru formarea numelor de câmpuri.
Pentru a putea defini o legătură între două tabele, trebuie să existe compatibilitate între
tipul de date al cheu primare şi cel al cheii externe corespunzătoare. După plasarea tuturor
tabelelor în panoul de editare, definirea propriu-zisă a unei relaţii se realizează prin drag-and-
drop (selectare şi glisare) dinspre cheia primară a unei tabele spre o cheia externă
corespunzătoare sau invers. După realizarea acestei operaţii finalizarea definirii unei legături se
realizează în fereastra din figura următoare unde este prezentată definirea unei relaţii între
tabelul Operaţii (cheie primarăCodOperatie) şi tabelul OperatiiEfectuate (cheie externă
CodOperatie).
Crearea legaturilor
Dacă o cheie este formată din mai multe câmpuri, acestea se editează corespunzător în panoul
Edil Relationship (Figura de mai sus ).
Opţiunile din fereastra Edit Relationships au următoarea semnificaţie:
• Enforce Referenţial Integrity - defineşte o restricţie de integritate referenţială. Nu se
permite actualizarea valorii unei chei externe, dacă această valoare nu există deja în tabelul unde
aceasta este cheie primară.
• Cascade Update Related Fields - actualizarea valorii unei chei primare dintr-un tabel se
propagă şi în înregistrările din tabelele unde aceasta este cheie externă.
• Cascade Delete Related Fields - ştergerea valorii unei chei primare, are ca efect şi ştergerea
înregistrărilor din tabelele unde aceasta este cheie externă.
In caseta Relationship Type sunt prezentate tipurile de legături care pot exista între două
tabele: One to One- 1-1; One to Many - l -n
Dacă în această casetă este afişat mesajul Indeterminate, înseamnă că tipul de relaţie nu
poate fi definit, cea mai probabilă eroare fiind incompatibilitatea între tipul de date al cheii
primare şi cel al cheii externe, sau inexistenţa unei chei primare în relaţia respectivă.
Butonul de comandă Join Type permite şi definirea unor tipuri de relaţii particulare între tabele,
aşa cum se observă din figura 4.10.
Variantele 2 şi 3 permit utilizarea implicită în interogări a join-urilor externe de tip
LEFT şi RIGHT, care presupun într-o interogare luarea în considerare a tuturor înregistrărilor
dintr-un tabel, indiferent dacă au sau nu înregistrări corespondente după câmpul (câmpurile) de
legătură în celalalt tabel, în exemplul de legătură prezentat în Figura 4. 10, este posibilă o
interogare între cele două tabele, în care vor fi luate în considerare toate înregistrările din tabelul
Operaţii, indiferent dacă au sau nu corespondent în tabelul OperatiiEfectuate.
• Adăugarea înregistrărilor;
• Ştergerea de înregistrări;
• Căutarea de înregistrări;
• Modificarea înregistrărilor;
• Ordonarea înregistrărilor;
• Filtrarea înregistrărilor;
Pentru a efectua aceste operaţii este necesar ca tabela să fie deschisă în modul DataSheet View
(meniul View comanda DataSheet).
4.1. Adăugarea înregistrărilor. Dacă tabela este deschisă imediat după creare, Access va afişa
o foaie de date vidă, iar pointerul de înregistrare va fi plasat pe prima şi unica linie, pe butonul ei
de selecţie (butonul gri din prima coloană din tabela afişată în modul DataSheet View).
Pentru a introduce date se plasează pur şi simplu cursorul pe câmp şi se introduce o
valoare, în timp ce se efectuează această operaţie, pointerul de înregistrare se transformă într-un
creion, ilustrând faptul că se editează o înregistrare. O nouă linie vidă apare dedesubtul primei
linii, în locul pointerului de înregistrare figurează un asterisc (*) indicând o nouă înregistrare.
Dacă tabela care se deschide în modul DataSheet conţine date, pentru a adăuga o nouă
înregistrare trebuie plasat cursorul pe ultima linie (al cărei pointer este un asterisc) şi se
introduce noua înregistrare. Pentru plasarea cursorului pe ultima linie se execută clic pe butonul
New Record de pe bara cu instrumente sau se alege Insert, Record sau se utilizează tasta săg. în
jos.
4.2. Ştergerea de înregistrări. Pentru a şterge una sau mai multe înregistrări se selectează
înregistrarea sau înregistrările şi se acţionează tasta Delete sau butonul Delete Record de pe bara
cu instrumente sau se alege din meniul Edit opţiunea Delete. Oricare ar fi metoda aleasă, Access
deschide o casetă de mesaj care cere confirmarea ştergerii. Dacă se execută clic pe butonul Yes,
înregistrările sunt şterse. Se recomandă o atenţie deosebită la ştergerea înregistrărilor deoarece
Access nu permite anularea ştergerii înregistrării.
4.3. Căutarea unei înregistrări se realizează în acces secvenţial sau în acces direct.
Căutarea secvenţială a unei înregistrări se face utilizând setul de butoane din partea
stângă a barei aflate în partea de jos a ferestrei DataSheet: butonul Next Record, First Record,
Last Record, Previous Record sau bara de derulare verticală dacă sunt prezente mai multe
înregistrări decât pot încăpea în dimensiunea verticală a ferestrei DataSheet.
Pentru consultarea în acces direct se selectează câmpul în care se face căutarea şi se
utilizează butonul Find de pe bara cu instrumente sau se alege Edit, Find. Access deschide
caseta de dialog Find in Field. în caseta de text Find What se specifică criteriul de căutare.
Butoanele de comandă Find First (găsirea primei apariţii) şi Find Next (găsirea următoarei
apariţii) sunt activate când se introduc date în caseta de text. Căutarea se poate realiza în întreaga
tabelă (AH), începând cu înregistrarea curentă până la sfârşitul tabelei (Down), de la
înregistrarea curentă spre prima înregistrare (Top) sau de la ultima înregistrare spre începutul
tabelei (Up), opţiuni care se pot preciza în zona Search. Din lista derulantă Match (potrivire) se
poate selecta Whole Field (întregul câmp), Start of Field (începutul câmpului) şi Any Part of
Field (orice parte a câmpului). Pentru a indica o căutare care să ţină seama de literele mari şi
mici, se marchează caseta de validare Match Case.
4.4. Modificarea înregistrărilor. În timp, apare necesitatea actualizării datelor conţinute în baza
de date. Modificarea conţinutului unei înregistrări se realizează plasând cursorul în câmpul
respectiv şi modificând datele. Pentru înlocuirea automată a valorilor dintr-un câmp din mai
multe înregistrări se utilizează caseta de dialog Replace in Field (o variaţiune a casetei Find in
Field). Caseta Replace in Field se afişează prin comanda Edit, Replace sau a combinaţiei de
taste Ctrl + H .
Comanda va înlocui valorile din câmpurile care se potrivesc cu valorile introduse în
caseta de text Find What. înlocuirea se face cu valorile specificate în caseta de text Replace
With. înlocuirea se poate face selectiv prin căutarea fiecărei valori de înlocuit şi confirmarea
înlocuirii (butoanele Field Next şi Replace) sau pentru toate înregistrările care corespund
criteriul de înlocuire (butonul Replace AH).
Obs. Datele pot fi modificate şi folosind interogări speciale.
4.6. Îngheţarea afişării câmpurilor. Dacă o tabelă conţine prea multe câmpuri, ele nu pot fi
afişate toate în modul DataSheet View. Pentru a vizualiza toate câmpurile se foloseşte bara de
derulare orizontală sau îngheţarea afişării câmpurilor. Pentru îngheţarea afişării câmpurilor se
deschide tabela în modul DataSheet View, se selectează coloana sau coloanele a căror afişare se
va îngheţa executând clic pe butoanele antetelor acestor coloane, apoi din meniul Format se
alege opţiunea Freeze Columns (îngheţarea coloanelor). Pentru "dezgheţarea" coloanelor
"îngheţate" se alege Format, Unfreeze AH Columns.