CRM REBS

Bara de sus - rămâne permanent vizibilă pe ecran, aceasta caută rapid peste tot - poți căuta
contacte după numărul de telefon, după nume sau după adresă de e-mail și de asemenea
proprietăți după numele străzii, numele sau numărul de telefon al proprietarului, id-ul intern cel
de pe site-ul nostru sau id-ul de pe portalurile imobiliare.
Adaugă - de aici se adaugă rapid o activitate, un contact, o proprietate, o cerere de cumpărare
sau de închiriere.
Butonul în formă de clopoțel - este cel de notificări , aici apar mai multe tipuri de notificări
începând de la întâlniri programate în agendă până la notificarea faptului că un client a citit
e-mailul trimis.
Pe partea stângă observăm bara de navigație unde avem modulele principale : dashbordul ,
activitățile, contactele , proprietățile, iar ultimul este modulul de cerere.

Modul activități
Există mai multe tipuri de activități disponibile de tipul: e-mail, convorbire, to do, semnare
notar ș.a.m.d. Aici poți găsi activitățile programate, ce telefoane trebuie să dai, ce e-mail trebuie
să scrii sau când ai programat o negociere cu clientul. Tipurile de activități pot fi modificate ,
reordonate sau suplimentate din meniul de administrare. În CRM poți asocia proprietăți, cereri
și contacte unei activități. Nu este nevoie să rescrii aceeași informație de mai multe ori ( de
exemplu activitatea de tipul convorbire va apărea în pagina contactului, pagina proprietății ,
pagina cererii ). Toate activitățile pot fi vizualizate sub formă de listă sau în calendar.
Să spunem că vrem să stabilim o vizionare la o proprietate : selectăm tipul activității și asociem
proprietatea, pe care o putem căuta după adresă , după ID, după titlul proprietății sau după
numele proprietarului și automat se asociază și contactul. Apoi se setează data și ora vizionării
pentru a primi o notificare pe e-mail. Vei fi anunțat și cu o notificare în meniul de sus, în formă
de clopoțel . După vizionare marchez activitatea ca finalizată, iar în fereastra care se deschide
se pot nota câteva cuvinte despre rezultatul acesteia, precum și data în care activitatea a fost
efectuată.
Modulul contacte
Aici se află într-o prima fază, filtrele pentru căutarea de contacte: se poate filtra după nume,
număr de telefon, e-mail, companie, agent asociat și sursa leadului. În partea dreaptă sunt
contactele grupate după domenii de activitate, categorii de contact și alte etichete de exemplu
agenți colaboratori, dezvoltator imobiliar, proprietari sau cumpărători.
Funcția de duplicare contacte te ajută să-ți faci curat între contacte, unind informațiile din cele
duplicate în cazul unui import. Duplicarea unui contact are loc numai în cazul unui import
deoarece la adăugarea unui contact, unei cereri sau a unei proprietăți în CRM, se trece prin
verificarea antidublare.
Când intrăm pe pagina unui contact , în modul de vizualizare , putem să vedem datele de
contact, proprietățile și cererile asociate, etichetele, activitățile care urmează, activitățile deja
finalizate , precum și istoricul modificărilor contactului ( orice modificare este monitorizată și
înregistrată ).
Când adaugi un contact nou treci prin etapa de verificare antidublare, astfel încât să nu adaugi
un contact introdus deja de către tine sau de către un coleg . Începem cu prenumele și numele,
după care putem adăuga compania la care lucrează (optional), se adaugă prin butonul + . Poți
adăuga oricâte numere de telefon sau adrese de e-mail.
Este indicat să menționezi la alte detalii sursă lead, adică proveniența contactului. De asemenea
poți atașa fișiere unui contact, de exemplu cartea lui de identitate sau contractul pe care l-ai
semnat. De aici mai poți trimite și newsletter tuturor contactelor din baza ta sau doar anumitor
categorii, în funcție de etichetele atașate, de exemplu doar agenților colaboratori.

Modul proprietăți
Aici întâlnim câmpul de căutare avansată, cu ajutorul căruia poți identifica o proprietate sau
proprietățile care te interesează. Poți căuta în funcție de tipul de proprietate ( apartament , casă,
spațiu de birouri), în funcție de tipul de tranzacție ( vânzare, închiriere ), în funcție de preț sau
chiar și după cuvinte cheie, atât în titlul anunțului cât și în descriere. Proprietățile sunt sub
formă de listă, unde avem câte un semafor pentru fiecare. Acesta îți amintește să rămâi în
contact cu proprietarii, el se schimbă din verde în galben dacă nu validezi proprietatea timp
de 30 de zile și din galben în roșu dacă trec 60 de zile. O proprietate devine verde când
înregistrezi pe ea orice fel de activitate. Dacă selectezi o proprietate vei vedea butonul de
acțiuni de unde poti să generezi o prezentare PDF a proprietății sau a proprietăților selectate.
Proprietățile pot fi vizualizate și pe hartă, poți să selectezi ariile de interes și să vizualizezi
proprietățile.
Dacă intrăm pe pagina unei proprietăți în modul de vizualizare, avem în prim plan
caracteristicile proprietății. Acestea sunt împărțite în taburi pentru simplitatea gestionării , iar
ceea ce vezi în partea stângă sunt caracteristicile esențiale ale proprietății care rămân vizibile
tot timpul. Primul tab e cel de localizare, aici poți vedea adresa exactă și poziționarea pe hartă
a proprietății, următorul tab este cel de caracteristici unde găsești toate detaliile proprietății
precum și descrierea ei, tabul de preț îți arată detaliile referitoare la prețul de vânzare sau
închiriere , următorul tab este cel de imagine unde poti deschide galeria putând astfel să vezi
fotografiile la rezoluție mare , în tabul de contacte vezi contactele asociate cu această
proprietate, tabul de promovare prezintă informații despre portalurile imobiliare unde
proprietatea este promovată , în tabul de activități poți vedea toate activitățile asociate cu
această proprietate, atât cele finalizate cât și cele care urmează. În istoric vezi modificările
efectuate pe caracteristicile proprietății. În tabul de cereri care se potrivesc poți vedea ce clienti
au cereri înregistrate, cărora li se potrivește această proprietate însă nu li s-a propus încă
proprietatea pe email. În tabul de cereri la care s-a propus, îți arată doar clienții cărora li s-a
propus deja această proprietate. Din butonul de acțiune poți propune proprietatea unei alte
cereri, poți genera o prezentare PDF sau poți genera un raport de activitate pentru proprietar.

Pentru a adăuga o proprietate nouă totul începe cu notarea câtorva date esențiale: tipul de
proprietate, contactul proprietarului și adresa exactă, dacă nu este deja contactul înregistrat poți
să o faci apăsând + , pentru adresă e suficient să scrii câteva litere din numele străzii pe care o
cauți, iar CRM va sugera variantele care se potrivesc și apoi în funcție de adresa furnizată va
localiza automat proprietatea. În tabul de caracteristici ai posibilitatea să selectezi și să
completezi toate atributele proprietății pe care le cunoști : detalii despre construcție, despre
finisajele proprietății sau despre alte dotări. Câmpurile marcate cu portocaliu sunt cele
obligatorii (astfel încât promovarea pe portalurile imobiliare să se facă corespunzător), iar
câmpurile care au fond albastru sunt cele care vor fi publice. În josul paginii trebuie să
completezi titlul și descrierea proprietății. Tabul de preț te pune să alegi ce fel de tranzacție
este: de închiriere, de vânzare sau ambele. Poți trece fie prețul total, fie prețul pe metru pătrat
, oricare tip alegi celălalt se completează automat. Tot aici completezi și regimul TVA al
proprietății și comisionul. Următorul tab este cel de imagini unde poți să pui cu drag-and-drop
direct imaginea sau să o adaugi, acestea pot avea orice dimensiune pentru că CRM le va
redimensiona automat. Aici poate fi încărcată și schița unei proprietăți și marcată corespunzător
apăsând butonul schiță de pe imagine. Următorul tab este cel de contacte aici poți specifica
toate contactele asociate . În tabul de promovare, proprietatea se promovează automat pe site-
ul agenției și pe portalurile de imobiliare pe care le selectezi . În documente poți încărca orice
fel de fișiere . Iar în ultimul tab de activități, poți nota istoricul interacțiunilor cu proprietarul,
astfel încât să ai mereu la îndemână toate informațiile referitoare la ce ați discutat sau ce ați
decis.
Raportul pentru proprietar este de asemenea un document care te ajută să faci un scurt rezumat
a datelor relevante despre o proprietate , astfel încât să prezinte activitățile efectuate într-un
mod profesionist. În primul rând trebuie să selectezi adresa de e-mail la care dorești să trimiți
raportul. Raportul conține în prima parte detaliile legate de perioada de când proprietatea este
pe piață și un grafic al evoluției prețului, generat pe baza datelor introduse în CRM, precum și
prețul actual de vânzare sau închiriere. Partea a doua a raportului conține informații legate de
promovare unde anume este promovat anunțul și linkurile către respectivele portaluri. In ultima
parte regăsim activitățile efectuate pentru această proprietate împreună cu detaliile lor , aici
poți să adaugi concluziile și recomandările tale, apasă trimite și raportul va fi expediat către
adresele de e-mail selectate.

Modulul de cereri
Este similar cu modulul de proprietăți, cu un motor de căutare avansată, de exemplu proveniența
contactului. Intram în pagina unei cereri, aceasta este împărțită în mai multe taburi pentru
ușurința în utilizare, primul tab este cel de criterii, aici poți să vezi care sunt criteriile cererii pe
care o vizualizezi . Tabul următor îți permite să vizualizezi contactul sau contactele asociate cu
cererea, în tabul de documente poți să vizualizezi orice fișiere asociate cu această cerere, iar în
activități poți vedea activitățile finalizate care au avut legătură cu această cerere, precum și pe
cele care urmează. Tabul istoric înregistrează orice acțiune de modificare a cererii, aici vei putea
vedea detaliile referitoare la proprietățile care s-au propus acestei cereri. Tabul proprietăți care
se potrivesc arată care dintre proprietățile introduse în CRM are criteriile căutate. De aici poți
să propui o proprietate clientului prin simpla apăsare a butonului propune. După ce ai propus-
o ea va dispărea din acest tab și va apărea în proprietăți propuse, unde vei regăsi doar
proprietățile pe care le-ai selectat pentru a le trimite clienților. Tot aici poți vedea și dacă ai
trimis vreuna dintre aceste proprietăți pe e-mail clientului, când anume ai făcut-o și de asemenea
dacă el a deschis e-mailul. Daca vrei să trimiți una sau mai multe proprietăți pe e-mail clientului
tău : selectezi ce anume dorești să trimiți apoi apeși butonul trimite. Poți să adaugi încă o adresă
de e-mail, sau în căsuța de dialog poți să modifici textul e-mailului pe care urmează să-l trimiți.
Apasă trimite și în câteva secunde vei primi confirmarea trimiterii e-mailului, data și ora
trimiterii mesajului se înregistrează și vor fi afișate sub fiecare proprietate. Vei primi o
notificare atunci când clientul deschide mesajul tău și de asemenea el îți poate trimite feedback
vizavi de fiecare proprietate pe care ai propus-o, feedback pe care îl vei vedea în CRM .
Pentru a adăuga o cerere nouă în primul rând trebuie să trecem de verificarea antidublare, să
ne asigurăm că nu există deja o cerere identică adică același fel de client, același tip de
proprietate și același tip de tranzacție. În cazul în care mai există o cerere cu exact aceste
caracteristici, CRM va semnaliza acest lucru . Pagina cererii nou create se deschide direct cu
tabul de criterii, unde trebuie să introduci caracteristicile proprietății dorită de clientul tău, cu
cât sunt furnizate mai multe criterii, cu atât rezultatele căutării vor fi mai exacte. În tabul
contacte poți să mai adaugi și un alt contact dacă e necesar. În documente poți adăuga orice tip
de fișiere dorești : o fotografie, un document scanat, un e-mail. În tabul proprietăți care se
potrivesc, vei avea bifat automat opțiunea trimite-mi notificări cu proprietăți noi care se
potrivesc, dacă dorești să nu fii notificat debifează această opțiune.

Dashboard
Acesta conține cele mai relevante informații din toate modulele. Poți vedea activitățile care
urmează, detaliile oricăreia dintre activități și o poți modifica sau o poți marca finalizată . Apoi
poți vedea pâlnia de cereri, unde printr-un simplu drag-and-drop poți modifica statusul unei
cereri. Următoarea categorie este pâlnia de proprietăți, unde la fel poți modifica statusul
proprietăților cu drag-and-drop. Dacă muți o proprietate în categoria tranzacționată, CRM va
executa 10 operații automate : va pune un banner cu textul tranzacționată pe anunțul proprietății
de pe site-ul agenției, va opri promovarea pe toate portalurile, te va întreba prețul tranzacționării
și va raporta tranzacția către proprietarul agenției. Următoarea categorie este cea de rapoarte
care conține diverse statistici cum ar fi numărul de sloturi folosită pe portalurile imobiliare.