MODALITĂŢI ŞI TEHNICI DE ORGANIZARE EFICIENTĂ A

TIMPULUI

Ne organizăm noi oare corect timpul ? Aceasta este întrebarea pe care

mulți dintre noi şi-o pun, însă nu cu toții cunoaştem răspunsul. Pentru mulți
dintre noi s-ar părea că trecem de la o criză la alta atunci când vine vorba despre
repartizarea timpului pentru îndeplinirea sau realizarea tuturor activităților
planificate. Există câteva lucruri, metode, tehnici pe care le poate face oricine
dintre noi pentru a-şi organiza timpul într-un mod mai eficace.
În primul rând, timpul reprezintă o resursă limitată deoarece nu poate fi
nici extras şi nici produs. Fiecare activitate, realizată sau care urmează să fie
realizată de către noi, necesită timp. În al doilea rând, timpul reprezintă o resursă
cu o dinamică unidirecțională adică se consumă ireversibil şi într-un singur sens.
Organizarea eficace a timpului este o decizie conştientă, prin care hotărâm
ceea ce este important şi apoi ne planificăm timpul şi viața în funcție de aceste
aspecte. La baza acesteia stă gândirea pro-activă, în care nu trebuie să lăsăm
timpul să ne preseze. Însă, nu tot timpul putem gândi pro-activ din cauza că apar
unele lucruri care necesită să fie realizate urgent sau este important de a respecta
termenele limită în realizarea unor activități. Numărul acestor situații poate fi
redus dacă ştim cum să ne planificăm lucrurile, activitățile în avans, fiind astfel
pro-activi.
De aici reiese că managementul timpului reprezintă mai întâi de toate o
serie de decizii, alegeri – reprezintă o abilitate de a diferenția între ceea ce vrem
să facem şi ceea ce trebuie să facem. O bună organizare cere evaluarea
priorităților iar prioritățile ne aduc aminte că timpul cu adevărat ne limitează
acțiunile. A face un lucru bine este mult mai important decât a-l face perfect. La
urma urmei, iluzia că putem face ceva perfect pe majoritatea ne împiedică să
mai facem acel ceva.
Studiile în domeniul managementului timpului arată că persoanele care
eşuează în a găsi căi de a profita de plăcerile vieții se dovedesc a fi mai puțin
eficiente în mediul de muncă. Acelaşi lucru se poate spune şi despre influența
asupra noastră a muncii pe care o realizăm. De aici reiese că la fel de important
este nu numai faptul că ne propunem să realizăm obiectivele planificate care
sunt legate de munca noastră dar şi acele obiective ce țin de lucrurile care ne
place să le facem din cauza că suntem stimulați pentru aceasta.
 Din păcate, majoritatea dintre noi suntem obligați să facem unele lucruri
contra voinței noastre şi pentru aceasta avem nevoie de a ne organiza cât mai
bine sarcinile şi activitățile zilnice. Productivitatea muncii noastre rezultă din
activitățile realizate de către noi anume atunci când:
- suntem siguri că putem duce la bun sfârşit acea sarcină pe care o avem
de făcut;
- sarcina se realizează din plăcere dar nicidecum din obligație;
- reacționăm spontan la noi oportunități;
- nu ne gândim cum am putea să finisăm mai repede ceea ce am început ca
să ne ocupăm de altceva;
- nu ne gândim că în locul realizării unei sarcini am putea realiza alta etc.
Din păcate, nu putem spune că există instrumente de organizare a timpului
care să funcționeze pentru toată lumea la fel. Însă, putem singuri să ne alegem
acea metodă, tehnică sau instrument de organizare a timpului care ne convine
cel mai mult. În continuare propunem câteva instrumente, metode şi tehnici de
organizare eficientă a timpului.
1. Lista „To Do” (engl. – „să faci o listă). În această listă se indică acele
activități, sarcini, întâlniri pe care le avem de realizat în următoarea zi. Aceste
liste pot fi elaborate anual, lunar, săptămânal sau zilnic. Cele anuale includ
evenimente sau proiecte majore care au caracter repetitiv sau proiecte, activități,
evenimente ce urmează a fi realizate în anul respectiv.
Listele cu „To Do” includ activități care se realizează lunar sau cele care
urmează să fie realizate într-o lună concretă, datele de finalizare a unor activități
cu caracter lunar, termeni limită ale unor activități, sarcini etc. Listele cu „To
Do” săptămânale includ acele evenimente care urmează să fie realizate în
săptămâni concrete. Iar listele cu „To Do” zilnice pot include acele activități pe
care ni le planificăm să le realizăm în următoarea zi.
2. Metoda celor 4 cadrane. Această metodă presupune împărțirea
sarcinilor, activităților noastre în 4 categorii în funcție de importanța şi urgența
lor. Spre exemplu, în cadranul 1 se includ lucruri importante şi urgente. În
cadranul 2 sunt incluse lucrurile importante dar neurgente. Aici poate fi un risc
mare că aceste activități să fie amânate deoarece nu sunt urgente astfel peste un
timp ele pot ajunge în cadranul 1, ceea ce în multe cazuri conduce la situații de
stres. În cadranul 3 sunt incluse lucrurile urgente dar neimportante. Fie că se
primește sau se dă un telefon, un coleg intră să vorbească, aceste lucruri sunt
urgente dar nu ajută la îndeplinirea sarcinilor cu adevărat importante. În
cadranul 4 sunt indicate lucrurile nici importante nici urgente. Lucrurile din
acest cadran nu au nici o importanță .
Tabelul 1. Metoda celor 4 cadrane

1. Lucruri importante şi urgente 2. Lucruri importante şi neurgente

- Temele pentru acasă
- Pregătirile pentru un examen
- Pregătire pentru o prezentare la o
activitate organizată de școală
3. Lucruri neimportante şi urgente
- Transmiterea unor informații
importante pentru colegi,
pentru altcineva;
- Telefoane urgente etc.
- Lecturi suplimentare;
- Activități gospodăreşti
- Activități recreative
4. Lucruri neimportante şi neurgente
- Discuțiile de durată la telefon
- Navigarea pe site-urile de socializare;
- Jocurile la calculator etc.

3. „Mind mapping”-ul este o tehnică de planificare eficientă a timpului, care

permite utilizarea la maxim a puterii minții. Mind mapping-ul cuprinde procesul
de brainstorming şi un grafic pentru înregistrarea ideilor. Cu ajutorul acestor
două elemente se poate face ulterior o ierarhizare a ideilor şi se poate crea un
arbore de decizie. Mind mapping-ul foloseşte cuvinte, linii, culori, imagini şi
sunete pentru a stimula activitatea cerebrală şi are următoarele caracteristici
importante:
- ideea principală este întotdeauna o imagine aşezată în centrul paginii;
- temele de bază pornesc din imaginile creionate sub forma unor brațe;
- brațele conțin un cuvânt-cheie sau o imagine-cheie cu care sunt corelate;
- subiectele mai puțin importante derivă din brațe sub forma unor brațe mai
mici;
- toate brațele formează o structură interconectată.
Pentru crearea mind-mapping-ului este nevoie:
- să se folosească imagini şi culori cât mai aprinse deoarece acestea ajută la
stimularea capacității vizuale şi creative a creierului şi în acelaşi timp oferă şi o
mică distracție;
- să se folosească cuvinte-cheie în locul frazelor scrise cu litere majuscule dacă
se doreşte să se evidențieze ceva;
- să se folosească simboluri şi coduri;
- să se folosească săgeți pentru a arăta legăturile dintre mai multe idei;
- să se recitească „harta minții”, însă numai după ce se ia o pauză pentru a avea
mintea limpede.
4. Spreadsheet-urile sunt nişte foi de calcul care conțin coloane pentru
obiective, termene limită, măsurări şi alte detalii.
Tabelul 2. Foi de evidenţă – „Spreadsheets”
Obiective Termen limită Măsurare Activități Planificare
5. Sistemul ABCD. Acest sistem ajută la stabilirea priorităților. Sistemul ABCD
cuprinde toate sarcinile care pot şi trebuie să conțină o valoare A, B, C sau D.
Semnificația acestuia indică:
- prioritatea de valoare A este cea care trebuie realizată cât mai urgent.
Finalitatea acesteia poate avea rezultate remarcabile. Cuvântul cheie al acestei
priorități este urgența.
- prioritățile de valoare B sunt cele care ar trebui făcute curând, acestea fiind mai
puțin importante decât cele de valoare A. Aceste priorități pot fi puse pe
aşteptare dar nu pentru prea mult timp pentru că într-un timp scurt pot ajunge la
valoarea A.
- Prioritățile de valoare C sunt cele care pot fi lăsate deoparte fără a se crea
consecințe dezastruoase. Unele priorități pot să rămână în această categorie
aproape nelimitat.
- Prioritățile de valoare D. Aceasta se referă la acele lucruri care teoretic nu sunt
neapărat necesar a fi realizate. Acestea foarte rar sunt ancorate undeva în timp ca
şi dată limită de realizare.
6. Tehnica POMODORO. Această tehnică a fost creată de către italianul
Francesco Cirillo în anii ̀80 şi este determinată de împărțirea timpului de lucru
în intervale de 25 de minute în care se desfăşoară o singură activitate. După
aceste 25 de minute urmează 5 minute de pauză, apoi se începe al doilea
Pomodoro. Tehnica se repetă până la 4 Pomodoro complete după care urmează
o pauză mai lungă, de 20 - 30 de minute. Această tehnică are denumirea dată
deoarece a fost folosită pentru prima dată de către Cirillo care a folosit un
cronometru de bucătărie sub forma unei roşii în moment ce realiza o activitate
importantă pentru el. Această tehnică este eficientă prin faptul că are acele pauze
scurte de care uneori avem nevoie în timp ce realizăm o activitate importantă,
deoarece în timpul acestor pauze putem observa asupra căror momente din
activitatea pe care o realizăm trebuie să ne concentrăm mai mult atenția. Pentru
realizarea acestei tehnici avem nevoie de un cronometru, o foaie de hârtie şi un
creion.
Paşii necesari pentru aplicarea tehnicii Pomodoro:
- ne planificăm ce avem de făcut în ziua respectivă;
- ne estimăm, pentru fiecare activitate, un număr de x Pomodoro, în funcție de
timpul pe care îl considerăm necesar (ex.: ca să scriem un articol avem nevoie
de aproximativ 50 de minute, respectiv 2 x Pomodoro); notăm, în dreptul
fiecărei activități, numărul de Pomodoro necesar;
- ne alegem prima sarcină de îndeplinit;
- Setăm cronometrul la 25 de minute;
- începem să lucrăm la sarcina respectivă;
- după epuizarea celor 25 de minute, luăm o pauză de 5 minute;
- după ce finalizăm activitatea o bifăm pe foaia de lucru.
 Regula de aur în funcționarea eficientă a acestei tehnici constă în
concentrarea pe o singură sarcină la un moment dat. Astfel, este necesar să
înlăturăm orice factor, intern sau extern, care ne-ar putea perturba .
În final putem concluziona că organizarea timpului nu este totul, dar este
un punct de start pentru un management eficient al timpului. Eficientizarea
timpului este esențială în orice profesie şi în orice domeniu de activitate. Oricine
îşi poate îmbunătăți capacitatea de organizare a timpului, cunoscând cât mai
multe metode şi tehnici pentru a le putea utiliza la momentul oportun.